Proceso de comunicacin

Este proceso consta de seis pasos: Ideacin: comienza cuando el transmisor decide compartir el contenido de un mensaje con alguien, siente una necesidad de comunicarse, desarrolla una idea o selecciona una informacin para compartir. El propsito de la comunicacin puede ser el de informar, convencer, mandar, inquirir o entretener. Codificacin: implica la puesta de significado en smbolos, hablado, escrito o no verbal. Por otra parte los antecedentes y perjuicios culturales y profesionales de las personas afectan a las metas y el proceso de codificacin. Transmisin del mensaje: este debe ser capaz de superar las interferencias, tales como la distorsin del discurso, el uso de palabras ininteligibles, las frases largas y complejas, la distorsin ocasionada por los aparatos de grabacin, el ruido y la escritura ilegible. Recepcin: los sentidos de la vista y el odo del receptor se activan para recibir el mensaje transmitido. Las personas tienden hacia la atencin selectiva (or nicamente los mensajes de inters) y en la percepcin selectiva (or las partes del mensaje que se adaptan a lo que quieren or). Estos dos aspectos son causa de una interpretacin incompleta y distorsionada de la comunicacin. La escucha deficiente es una de las mayores barreras en el proceso de comunicacin. Decodificacin del mensaje: es el fundamental paso. En el cual el receptor define las palabras e interpreta los gestos durante la transmisin del discurso. Los mensajes escritos permiten ms tiempo para la decodificacin, mientras los receptores estudian el significado explicito y las implicaciones del mensaje basndose en lo que los smbolos significan para ellos. El proceso de comunicacin depende de la comprensin que el receptor haga de la comunicacin. Respuesta: es importante para el emisor, en este caso el directivo, conoce que el mensaje ha sido recibido e interpretado correctamente.

Sistemas de comunicacin
El estudio del proceso en grupos pequeos a revelado distintos canales de comunicacin entre estos tenemos: Sistema de cadenas: es rpido y eficaz para problemas sencillos. Y: lo constituye la horquilla y en el circulo su centro. Ambos sistemas proporcionan una va rpida y fiable de resolucin del problema.

 Rueda: es una estructura eficiente de comunicacin para problemas sencillos. Estructura circular: es lenta e inexacta. Carece de la necesidad de un lder y dado que nadie puede comunicarse con nadie, no existe un coordinador del proceso. Todos los canales: los canales abiertos a medida que los problemas se hacen ms complejos, volvindose y una estructura de rueda cuando esos problemas se vuelven mas sensibles. Por consiguiente, una estructura adaptativa como la del sistema de todos los canales resulta mejor para completar tareas complicadas e impredecibles. Entre otras estructuras que facilitan la comunicacin estn: Comunicacin en sentido descendente: esta comunicacin es principalmente directiva, y ayuda a coordinar las actividades de los distintos niveles de la jerarqua por medio de la comunicacin a los subordinados de lo que deben hacer y proporcionando la informacin necesaria a esos subordinados para que apliquen sus esfuerzos a las consecucin de las metas de organizacin. Incluye la enseanza oral y escrita, la formacin y cualquier otra informacin necesaria para influir en los comportamientos y actitudes de los subordinados. Entre las formas de comunicaciones en sentido descendente se encuentran los manuales del empleado, las hojas de descripcin laboral, las entrevistas de evaluacin de rendimiento etc. La comunicacin en sentido descendente contribuye a generar una mayor insatisfaccin laboral en los subordinados de la que puede producirse con la comunicacin en sentido ascendente independiente de la calidad del mensaje. Comunicacin en sentido ascendente: proporciona un medio de motivacin y satisfaccin personal permitiendo la participacin del empleado. El directivo compendia la informacin y la eleva al siguiente nivel para que all se utilice en la toma de decisin. A medida que la informacin se mueve en ese sentido ascendente se produce un proceso natural de filtro. As, cuando llega a la cpula directiva, este se presenta muy pulido. Los medios comunes empleados en este tipo de comunicacin son las discusiones cara a cara, las polticas de puertas abiertas, las reuniones con la plantilla, informes escritos las evaluaciones de actuacin, la entrevistas de salida. Comunicacin lateral u horizontal: se establece entre departamento o personal del mismo nivel dentro de la jerarqua de

una organizacin, se usa con frecuencia para la coordinacin de actividades esta aumenta a medida que crece la interdependencia. Los comits, las conferencias y las reuniones son con frecuencia empleados para facilitar la comunicacin horizontal. Comunicacin diagonal: se produce entre individuos o departamentos que no se encuentran en el mismo nivel de jerarqua. De naturaleza informal y frecuentemente usada entre grupos de plantillas funciones lineales y organizaciones dirigidas a un proyecto, constituye otra faceta de comunicacin multidireccional. Rumor: los mtodos de comunicacin informales coexisten con los canales formales y reciben el nombre de rumores. La comunicacin informal es una frecuencia rpida y est sujeta a una considerable distorsin. Esta suele venir fragmentada e incompleta debido a que el rumor es un sistema informal carente de lneas de compromiso.

Barreras de la comunicacin
Las principales barreras de la comunicacin la constituyen los mensajes carentes de razonamientos, deficientemente expresado la falta de claridad y precisin resultante de un vocabulario inadecuado, de una pobre eleccin de palabras, del empleo de palabras huecas, de jergas, de frases mal construidas son defectos comunes en este sentido. Hablar demasiado de prisa o despacio, farfullar y no remarcar los puntos clave son otros aspectos que traen como consecuencia el fracaso en la trasmisin de ideas, si los emisores carecen de informacin u omiten hechos que conocen, entonces estarn transmitiendo un mensaje distorsionado o filtrado. El receptor se ve confundido cuando las pistas no verbales tales como la expresin facial o la postura entran en conflicto con la comunicacin verbal o cuando el emisor no logra comunicar la intensin o las emociones subyacentes del mensaje. Las personas usan la percepcin selectiva para or lo que quieren de acuerdo con sus perjuicios. Los valores, las actitudes y las premisas afectan a la propia percepcin de un mensaje. La realizacin de un juicio de valor respecto a un mensaje basndose en la opinin que uno tenga del emisor o del significado que se espera del mensaje permitiendo al receptor or lo que quiere or. Una actitud es un sentimiento hacia alguien o algo basndose en una experiencia o en la falta de ella y supone una barrera comn a la comunicacin debido a su efecto de pantalla. La confianza o desconfianza del emisor tambin influye en el modo en el que el mensaje es recibido.

Los subordinados pueden mostrarse reacios a informar acerca de los problemas presentes o potenciales cuando consideran que esa medida ser considerada como una debilidad en la evaluacin de su rendimiento. De modo similar, los directivos medios pueden no informar de los problemas que pueden reflejar sus capacidades de direccin de una manera desfavorable. La distancia fsica, la complejidad organizativa, la temperatura, el ruido las instalaciones fsicas (tales como despachos, salas de reunin y cuartos de descanso para tomar caf) y las instalaciones tcnicas (tales como telfonos, altavoces y equipamiento de reproduccin) tambin afectan la comunicaciones.

Mejora de la comunicacin
Antes de hablar, uno debe tener clara las ideas que quiere comunicar. Cul es el propsito del mensaje? Se dirige a buscar informacin, a informar, a convencer o a iniciar una accin? Para formular un mensaje, debe reunirse toda la informacin necesaria y consultar a las personas que resulten ms adecuadas. El contacto cara a cara implica un comportamiento no verbal que clarifica la intencin y permite la recepcin de una respuesta que atestige la comprensin del mensaje. Un clima que permita a la gente decir lo que piensa tambin facilita ese intercambio. Debe considerarse tambin el escenario en el que uno se comunica y el momento en que los mensajes pueden alcanzar su mximo impacto. Las comunicaciones deben estar bien organizadas expresadas en trminos sencillos, en un estilo claro y con las frases ms cortas posibles. El grado de redundancia depende del contenido del mensaje y de la experiencia y procedencia del receptor, la redundancia puede llegar a ser una barrera si el mensaje es sencillo y el personal se encuentra familiarizado con l. Despus de la comunicacin debe efectuarse un seguimiento para comprobar que aqulla ha sido entendida. En sentido la confianza es un importante requisito previo, ya que el personal de enfermera no comparte sus sentimientos con personas en las que no confa. Una vez que se ha establecido la adecuada confianza, resulta necesario establecer una empata en la escucha. Pensamos ms rpido de lo que hablamos, y, por consiguiente, cuando escuchamos a otras persona, nos queda tiempo para pensar; tiempo que con frecuencia es mal empleado.

La escucha activa implica el dejar de hablar mientras se trata de entender la actitud y los sentimientos de la persona que habla. Debe escucharse la historia completa, hablando tampoco como sea posible y evitando la formulacin de preguntas que den pie a una respuesta, la discusin o el consejo. Las pausas animan a las personas para que continen hablando. La comunicacin escrita suelen contar con las ventajas de que son formuladas de un modo ms cuidadoso que los orales. Tambin pueden ahorrar tiempo y dinero, y ser archivadas como documentos legales y fuentes de referencias. Las comunicaciones escritas pueden ser enviadas en sentido descendente, ascendente u horizontal (las cartas, las memorias y los informes pueden emplearse en las comunicaciones en cualquiera de los sentidos). Los redactores deben preguntarse a s mismos si la comunicacin responde adecuadamente a las clsicas cuestiones de quin, qu, cundo, dnde, y por qu, y deben considerar el tono del documento. Las comunicaciones son fundamentales para el funcionamiento de una organizacin. El personal de enfermera necesita estar familiarizado con el proceso de comunicacin, los sistemas de comunicacin y con las direcciones que las comunicaciones pueden seguir. Por otra parte, existen numerosas barreras a la comunicacin. Los directivos necesitan conocer cules son estas y las vas para superarlas.

Comunicacin con personas problemticas

El trato con determinadas personalidades, como las hostiles o agresivas, las quejumbrosa, las negativas, las que no ofrecen respuesta alguna y las excesivamente deseosas de agradar, requiere el desarrollo de tcnicas de comunicacin especial. Ante una persona de estas caractersticas uno ha de plantarse firmemente si no quiere resignarse a sentirse atropellado y frustrado. Es importante tomar medidas sin recurrir al enfrentamiento directo o el conflicto crecer an ms. Resulta importante evitar el enfrentamiento con la personalidad hostil y agresiva, debido a que probablemente esa lucha se perdera. Cuando uno se planta firmemente ante una persona de estas caractersticas, puede llegar a convertirse en su amigo. La gente acta de acuerdo con sus percepciones, pero no debe olvidarse que cada uno puede percibir la misma situacin de manera diferente.

La estrategia ms importante es conseguir que esa persona hable formulndola preguntas de respuesta abierta, aguardando calmadamente a su respuesta y no tratando de hablar para llenar el silencio. Si una pregunta de respuesta abierta no obtiene replica, uno debe comentar lo que est sucediendo. Debe presentarse especial atencin cuando la persona habla. Si esta nunca lo hace, debe darse por finalizada la reunin indicando uno mismo la decisin de lo que har, ya que no se ha producido debate alguno en torno al asunto. El problema surge cuando su necesidad de aprobacin entra en conflicto con los aspectos negativos de la realidad. Hay que preguntarles qu es lo que no funciona tan bien como les gustara y qu es lo que interfiere en las buenas relaciones. Uno debe escuchar atentamente para captar sus relaciones ocultas a travs de determinados comentarios y estar preparados para la resolucin de problemas.