INTRODUCCION El almacn es un espacio del que disponen casi toda la empresa, ya sea de mayor o menor tamao, contenido y complejidad.

Es un rea desconocida dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organizacin. DEFINICIN DE ALMACN: el almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

1.- FUNCIONES DEL ALMACEN a) Manejo fsico de los inventarios:

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario es importante por las siguientes razones: Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias fsicas (cantidad real en existencia). para en fsico

 Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislacin. 2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real.

b) Recepcin: Recepcin de materiales en el almacn. Recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materia prima, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina. Incluye todas las actividades involucradas en aceptar materiales a ser almacenados. Un procesamiento rpido y exacto de los recibos constituye el objetivo primario de esta funcin, que generalmente envuelve: 1. 2. 3. 4. Procesamiento rpido y exacto de los recibos. Control y programacin de entrega. Procura y procesamiento de toda la informacin. Anlisis de documentos para efectos de planificacin.

El almacn debe recibir solo aquellos materiales que se ajusten a las especificaciones fijadas y deber controlar: Si se trata de material slido. Si la cantidad recibida corresponde a la pedida. Si el material recibido rene las condiciones de calidad y requisitos tcnicos.

c) Organizacin: Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los

sistemas aprobados para clasificacin y localizacin, evitando as de igual manera accidentes dentro del almacn.

d)Despacho: Despacho de materiales: Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieren. Consiste en retirar o entregar a las personas autorizadas los materiales que ellos soliciten. Deben tenerse presentes ciertas normas fundamentales de organizacin para regular la salida de los materiales: Registrar todo movimiento de salida. Utilizar implementos especiales que faciliten las salidas del almacn. Informar a los trabajadores sobre la planificacin del trabajo para que puedan prepararse con anticipacin. El almacn debe contar con reas libres y amplias que permitan albergar los materiales a preparar para su posterior despacho. Se debe disponer de los equipos de manejo necesarios para el movimiento de los materiales.

e)Mantenimiento de registro: El almacn es responsable de mantener registros completos y exactos de los inventarios que permitan que el sistema de produccin funcione regularmente, sin escasez de materiales, con eficacia y sin exceso en las existencias manteniendo los niveles establecidos en la poltica de la empresa.

2.- LOCALIZACION Y DISTRIBUCION DE LOS ALMACENES a) Localizacin de los almacenes: La localizacin de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes.

b) Distribucin fsica de los almacenes: La Distribucin Fsica es el trmino empleado para describir las actividades relativas al movimiento de la cantidad correcta de los productos adecuados al lugar preciso en el momento exacto. Antes de planear es necesario informarse acerca de:

 Los artculos que se deben almacenar. La disposicin de las reas de recepcin, almacenamiento y entrega. La calidad del servicio, intrnseca a las operaciones de distribucin, es fundamental desde el punto de vista estratgico, pues constituye para la empresa una importante ventaja competitiva que lleve a los clientes a su eleccin aunque el producto sea muy similar o incluso inferior al de sus competidores. La distribucin en planta de almacn debe estar estructurada de forma que consiga alcanzar las siguientes metas: Un flujo con pocos retrocesos. Mnimo trabajo de manipulacin y transporte. Mnimos movimientos y desplazamientos intiles del personal. Eficiente uso del espacio. Previsin de una posible expansin. Reglas que deben seguirse cuando se realiza la distribucin en planta de almacenes: Los artculos de ms movimiento deben ubicarse cerca de la salida para acortar el tiempo de desplazamiento Los artculos pesados y difciles de transportar deben localizarse de tal manera que minimicen su trabajo Los espacios altos deben usarse para artculos ligeros y protegidos Los materiales inflamables y peligrosos deben situarse en zonas cerradas y protegidas Los artculos grandes protegidos o insensibles al agua y al sol pueden almacenarse en algn anexo, en el exterior del edificio del almacn Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artculos que los requieran Todos los elementos de seguridad y contraincendios deben estar situados adecuadamente en relacin a los materiales almacenados.

3.- SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN a)Mobiliario de almacn: Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de algn dispositivo para su operacin. Mobiliario para almacn: Estantes para varios tems Estantes para carga pesada

 Equipos de despacho Equipo de computo

b) Equipos de Almacn: Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las actividades y que requieren de dispositivos para su operacin (computadoras, cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.). Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicacin implica compaginar las necesidades de movimiento y almacn con las caractersticas de equipamiento. Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: Maximizar el uso del volumen, y permitir un fcil y rpido acceso a los productos almacenados. Despus de establecer las unidades y niveles de almacenamiento de inventarios almacenamiento para reserva y para surtir pedidos, se hace la seleccin del equipo para almacenamiento. En la seleccin de equipo para un edificio existente, hay que tener en cuenta las restricciones de la construccin. El equipo para almacenamiento debe ser compatible con la capacidad de carga de los pisos, altura libre debajo de rociadores contra incendio y acero estructural, espaciamiento entre columnas y la ubicacin de andenes para recibo y embarque, etc. Las caractersticas de la unidad de almacenamiento, como tarimas, tambores, atados, etc., determinan el tipo de equipo necesario. Los niveles de inventario que se deben mantener determinan el nmero de unidades del equipo de almacenamiento. Las caractersticas de los materiales y su volumen de movimiento son factores decisivos en la seleccin del equipo para manejo de materiales. Por lo general, el equipo para almacenamiento, consiste en estanteras ("racks") para usos generales o especiales, de altura, fondo y capacidad de carga variables. El piso del almacn se puede utilizar en parte o en su totalidad en vez de equipo. Las unidades de almacenamiento, como tarimas con productos enlatados empacados, que tienen rigidez y estabilidad para soportar otras hileras, se suelen apilar en el piso. Los rollos y bobinas de papel o acero se almacenan sobre un extremo (de pie). Cuando hay muchas unidades de almacenamiento que tienen rigidez y resistencia, se suelen apilar en el piso. Las unidades de almacenamiento pesadas o voluminosas y carentes de rigidez y cuyo nmero es pequeo se almacenan mejor en estanteras. Las unidades de almacenamiento pequeas, como relojes de pulsera o tornillera se almacenan en estanteras y casilleros. En general se puede admitir que un sistema de almacn bien diseado debera: Usar adecuadamente el volumen construido

 Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y favorecer el flujo de bienes. Favorecer el movimiento y el control de stocks. Proteger contra incendios, daos y robos. Prevenir el deterioro y/o la contaminacin del stock. La seleccin del equipamiento debera tener en cuenta la siguiente informacin: Caractersticas fsicas de los bienes almacenados. Contaminacin-olores que pueden afectar a los bienes. Riesgos asociados a los bienes: Incendios, gases... Factores de deterioro, obsolescencia y caducidad. Valor de los bienes Nmero de lneas en los pedidos. Nmero de referencias. Niveles mnimos, mximos y medios de stock. Disponibilidad de capital. Caractersticas del equipamiento disponible.

4.- SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS En la prctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de informacin que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones: por ejemplo, en una fbrica se tendran los siguientes sistemas principales: Funcin Sistema Almacn. Control de inventarlos. Produccin. Planeacin y control de la produccin. Compras. Proceso de rdenes y seguimiento de las compras. Ventas Facturacin y control de crditos. Contabilidad. Registro de afectaciones contables y emisin de informes. Personal. Nminas y administracin de personal.

Por lo general, en estos sistemas los datos se registran en documentos fuente que representan las actividades y acontecimientos ocurridos durante el flujo de operaciones de la organizacin. Estos sistemas pueden pasar por un flujo que permita su procesamiento electrnico y con ello tratar de satisfacer las necesidades de informacin de la organizacin. Cabe hacer notar que estos sistemas normalmente estn relacionados unos con otros; las salidas de un sistema pueden ser transacciones de entrada de otro sistema y durante el diseo de sistemas es de vital importancia identificar estas relaciones. Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes:

Determinsticos. Probabilsticas. Abiertos. Cerrados.

Hasta cierto punto la clasificacin no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinmica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la poca actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociolgicos, tcnicos, econmicos o legales, que modifican las polticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no con los requerimientos histricos. Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: Subsistema administrativo. Subsistema operativo. Subsistema de informacin. stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El subsistema de informacin tiene una funcin muy importante dentro de la organizacin: Debe proporcionar informacin confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones. Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar informacin sobre las operaciones que da con da tiene que realizar la organizacin. Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar informacin que ayude a corregir las desviaciones incurridas. Tradicionalmente los sistemas computacionales de informacin se han desarrollado bajo metodologas distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los ltimos aos ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnologa de informacin, ingeniera de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodologa formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de informacin de manera eficiente y efectiva.