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CORPORACIN

SOLOPLSTICO, SOLOPL STICO, C.A.


Gerencia de Administracin
MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Formato: Fecha: 22/09/2011 22/09

MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA


Aprobado por: Ing. Leonardo Torres Elaborado por: Flix Martnez Cargo: Gerente General Fecha: 22/09/2010 22/09/2010 Firma

Cargo: Gerente de Administracin Cargo: Asistente Administrativa

Fecha: 22/09/2010 22/09/2010

Firma

Encargado (a): Ana Cceres

Fecha: 22/09/2010 22/09/2010

Firma

Rige a partir de: 22 de Septiembre de 2.01 2.011

MANUAL DE CAJA CHICA Con el propsito de atender una serie de pagos menores por medio de los fondos asignados, se emite el presente Manual para regular los procedimientos a seguir en el manejo de la misma, con el objetivo de fortalecer la estructura de control interno y como herramienta de apoyo. DEFINICIN DE CAJA CHICA La Caja Chica constituya un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la organizacin. Este fondo no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores que excedan los lmites establecidos en el presente Manual. NORMAS PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA 1.- Se autorizan compras y/o pagos en efectivo hasta un mximo de TRESCIENTOS BOLVARES (300,00 Bs.) en una sola compra y/o pago de servicio. 2.- nicamente podrn efectuarse compras y/o pagos que estn comprendidos en los Renglones de los Grupo 1 y 2, segn la descripcin siguiente: GRUPO No. 1 SERVICIOS NO PERSONALES
Correos, telgrafos y servicios de encomiendas. Impresin, encuadernacin y reproduccin. Fletes. Mantenimiento y Reparacin de Equipos de Oficina. Mantenimiento y Reparacin de Medios de Transporte.

GRUPO No. 2 MATERIALES Y SUMINISTROS


Alimentos para personas. Papelera. tiles de Oficina. tiles de Limpieza y Productos Sanitarios. Accesorios y Repuestos en General.

NOTA IMPORTANTE: Para ejecutar en renglones del grupo 1 y 2 que no figuren en el listado arriba identificado deber solicitar autorizacin a la Gerencia de Administracin.

SANCIONES El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual, por parte del encargado(a) de caja chica y/o quin hace uso de los fondos, dar lugar a sanciones disciplinarias que la organizacin establezca, as como otras sanciones legales aplicables. USO DE VALES Solicitud de Vale, documento que ser emitido por la persona que solicite el efectivo. Para llenar un vale debe tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones: 1.- nicamente los gerentes de departamentos podrn solicitar vale al encargado de caja chica. El vale debe llenarlo con letra clara, el concepto del gasto debe ser el mismo de la requisicin de compra, firma del solicitante. LIQUIDACIN DE VALES Los empleados que soliciten dinero de caja chica, estn obligados a liquidar el vale dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al recibo de efectivo. 1.- El monto del vale debe liquidarse en un trmino de setenta y dos horas y no se autorizar un segundo vale sin antes haberse liquidado el primero. 2.- Al liquidar el vale, debe acompaar factura(s) a nombre de CORPORACIN SOLOPLSTICO, C.A. RIF: J-30286811-4 con el valor y descripcin del gasto. 3.- A todo vale deber acompaarse la requisicin de compra. REINTEGRO DE FONDO DE CAJA CHICA El Encargado(a) de Caja Chica solicitar el reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 50% como mnimo y el 80% como mximo. El encargado (a) de Tesorera revisar en forma previa la liquidacin presentada, as como documentacin de soporte adjunta, previo a su reintegro con Vo.Bo. del Gerente de Administracin. EL reintegro de liquidaciones parciales se solicitar en formulario previamente elaborado, conteniendo como mnimo la siguiente informacin: 1.- Deber existir un control correlativo interno de liquidaciones, por lo que cada formulario tendr un nmero de orden secuencial, el cual se colocar en la parte superior derecha. 2.- El perodo, se completar con las fechas inicial y final de la liquidacin, as mismo las fechas de los documentos que se liquidan deben corresponder al perodo indicado, para delimitar la liquidacin. 3.- Anotar correlativamente del nmero uno (1) hasta el ltimo comprobante de la liquidacin en el cuadro detalle.

4.- Se anotar la fecha del documento que ampara el gasto. 5.- Se registrar el nmero de factura que ampara el gasto, nombre de la empresa, tipo de gasto, el valor total de la factura, el departamento solicitante y el nmero de requisicin de compra respectiva. 6.- Fondo asignado: se anotar el monto total asignado. 7.- Valor de la reposicin: se completar con el nmero de la presente liquidacin y su valor. FISCALIZACIN Y AUDITORA La fiscalizacin del fondo de caja chica est a cargo de la Gerencia de Administracin, la misma podr ser realizada a travs del encargado (a) de Tesorera con previo Vo.Bo.. El proceso de fiscalizacin comprender la realizacin de un arqueo de caja chica para verificar los fondos, vales y comprobantes de gastos. Dicha fiscalizacin podr ser realizada sin previo aviso cuando la Gerencia de Administracin la considere pertinente.

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