La gestion d'quipe

Lquipe est le cur mme de lassociation, cest la force vive qui permet de raliser un mme projet. Lassociation et lquipe sont utiles parce que lunion fait la force. La notion dquipe est bien plus que la seule juxtaposition dindividualits diffrentes : lorsquun groupe choisit dlibrment de former une quipe pour raliser un projet, lobjectif commun cest le projet. Nanmoins les individus peuvent avoir des objectifs diffrents, ce sont des objectifs secondaires, individuels qui expliquent lintrt de chacun raliser un projet commun. Par exemple, certains rejoignent les associations tudiantes pour se faire des amis, dautres pour monter un projet de solidarit ou une pice de thtre. Pourtant tous participent la ralisation dun projet : le dveloppement de lassociation.

Les grands principes de la gestion dquipe

tablir des rgles de fonctionnement. Les sports dquipe font lobjet de rgles du jeu claires et dfinies. Dans une quipe associative, les rgles permettent de donner chacun des repres, des impratifs et des priorits. Ces rgles permettent de prciser les critres de russite collective et individuelle, cest--dire que sans rgle, le dsordre est une perte de temps et defficacit. Une vraie rgle du jeu permet : de prciser des valeurs communes tous les membres dune association ; de clarifier les objectifs de lassociation court et long terme ; de dvelopper une meilleure cohsion dans lquipe car chacun connat son rle et celui des autres ; de susciter limplication de tous, et constitue une base au rglement des dsaccords. Une rgle est bonne lorsquelle est claire, applicable, utile, contractuelle (elle engage tout le monde les uns envers les autres), protectrice et souple.

Dsigner un capitaine dquipe et son rle

Le capitaine dquipe, cest celui qui dfinit les rgles du jeu et qui veille ce quelles soient respectes par chaque membre de lquipe. dicter une rgle ne revient pas exposer sa vision. Mettre en place dans une quipe un mode de fonctionnement est une mission qui certes incombe au capitaine dquipe mais elle doit se faire en lien avec les autres membres. Le capitaine de lquipe qui nest pas lcoute des autres sera vite dpass, et lorigine de conflits.

Dfinir les rles de chacun

Dfinir les fonctions de chacun, cest garantir la cohrence du travail de chacun, dans le but de raliser une mission commune. Dfinir le rle dun membre dans lquipe, cest dterminer les principales responsabilits que la personne doit assumer. Cette dfinition permet aussi de clarifier les comptences ncessaires pour remplir une mission : peut-on dsigner un trsorier qui naime pas la comptabilit ? Les checs et les problmes organisationnels ont aussi des consquences pour la relation entre les quipiers et provoquent des conflits inutiles. Dans une quipe, il faut donc tablir en dbut de mandat un organigramme avec les divers postes et leurs missions. Il faut distinguer ce qui est central, prioritaire et permanent. Le chef dquipe, frquemment le prsident de lassociation, est le premier responsable, il doit donc mettre en place une stratgie efficace pour permettre laboutissement du projet.

tablir les objectifs de chacun

Lobjectif cest laction entreprendre pour obtenir un rsultat attendu. Les objectifs permettent de mettre en place des critres dvaluation. valuer le travail de chacun revient valuer ltat davancement de la mission collective. Une quipe cest un engrenage, le moindre grain de sable ralentit lensemble du processus. Les objectifs doivent tre formuls clairement, mesurables et observables, limits dans le temps et faire lobjet dun suivi au cours de leurs avancements.

valuer lefficacit de chacun

La mission dvaluation revient au chef de lquipe, valuer ne signifie pas contrler. Au sein dune quipe, il est important dvaluer le travail et limplication de chacun. valuer le travail de lquipe a pour objectif dapporter une aide et un soutien chaque membre afin de lui permettre de mener bien sa mission. Paradoxalement, tout individu a besoin la fois dtre autonome face sa mission et la fois dtre valu, pour tre valoris en cas de russite et aid en cas dchec. Pour tre efficace, le chef dquipe doit respecter certains principes : tout le monde a le droit lerreur ; lvaluation est le meilleur moyen de progresser : la mise en place doutils dvaluation (exemple : nombre de partenaires contacts, le nombre de participants une soire, les bnfices du dernier gala) ; lvaluation doit tre rgulire. Lerreur, cest une dcision prise ou un comportement inadapt par rapport aux engagements, aux missions et objectifs dfinis au sein de lassociation. Lorsquon suspecte une erreur au sein de lquipe, le capitaine de lquipe doit couter le responsable, laider trouver les moyens de corriger son erreur, rechercher les causes, et trouver le moyen de ne pas reproduire lerreur. Une erreur est toujours un enseignement, il est important de retenir la dimension positive dune erreur.

Communiquer au sein de lquipe

Dans une quipe, tout le monde doit disposer dune mme information, objective, provenant dune source unique. Il ne doit pas y avoir de membres sur-informs et dautres non-informs. Pour viter toute information parasite, il faut grer les flux dinformation. Linformation descendante : provient du chef dquipe et est destine aux quipiers, cest la situation de la runion de bureau au cours de laquelle le prsident de lassociation transmet toutes les informations, les e-mails Linformation ascendante : elle provient des quipiers et remonte vers le chef de lquipe, elle est ncessaire et nest possible que dans un climat de confiance. La runion de bureau est le meilleur moment pour ce type dchange, elle permet de connatre le ressenti de chacun au sein de lquipe. Linformation latrale : cest linformation qui circule entre plusieurs quipiers, elle est invitable. Mais le principal dfaut au sein dune quipe associative rside dans le fait quelle peut ne pas tre transmise tous.

Grer la motivation de lquipe

La motivation cest lensemble des motifs qui expliquent un acte, cest aussi un facteur conscient ou inconscient qui amne un individu agir de telle ou telle faon. La motivation est totalement individuelle. Le capitaine de lquipe doit apprendre grer la motivation parfois fluctuante des autres quipiers, la mission collective ne doit pas tre fonde sur des motivations individuelles. Parmi les motivations, il existe des besoins communs tous les individus. Laccomplissement de soi nest possible que si les autres besoins sont satisfaits. Un bon gestionnaire dquipe doit permettre lensemble des membres dquipe de satisfaire chacun de leurs besoins. Il faut tre conscient que lengagement nest possible que sil existe un intrt individuel participer au dveloppement de lassociation. Lengagement des membres dune association relve de quatre types dengagement : lengagement professionnel. Lquipier recherche progresser, se remettre en cause, confronter son point de vue celui des autres, apprendre et acqurir de nouvelles comptences ; lengagement instrumental. Ce qui motive le plus lindividu, ce sont les avantages quil peut tirer de son engagement (cadeaux, rductions, invitations des vnements). On est parfois confront ce type dengagement chez un de nos quipiers, mme dans une association, o le caractre dsintress doit primer ; lengagement managrial consiste vouloir tre le chef de lquipe, ce qui intresse lquipier est de se mettre dans la peau de celui qui dirige, gre et anime le travail de lquipe ; lengagement communautaire consiste rechercher le contact dans son engagement, ce qui prdomine cest le besoin dtre dans un groupe avec des valeurs communes. En ralit, linvestissement dun individu dans une association rsulte de ces diffrents types dengagement, mais une motivation est souvent plus prpondrante que les autres. Il est important quau sein de lquipe, il y ait une vraie discussion pour connatre les motivations de chacun. Il est normal dans une association quil y ait des baisses de rgime. Lun des meilleurs moyens de maintenir cette motivation consiste donner des signes de reconnaissance positive. Ces signes peuvent tre directs et consistent fliciter lun des quipiers qui a obtenu des rsultats satisfaisants, constater les consquences positives dun acte quel quil soit. Dautres signes, plus indirects, consistent tre lcoute de tous, encourager les initiatives individuelles, demander lavis gnral, dlguer certaines de vos activits, favoriser lexpression libre de chacun en runion, faire voluer les responsabilits de chacun.

Savoir dlguer
Le principal problme lorsquon dirige une quipe est de vouloir tre au centre de toutes les dcisions, de chercher dans ses coquipiers de vritables sosies qui agiraient de la mme faon que soi, et davoir peur de chacun lorsquon confie une nouvelle mission inhabituelle. Dlguer certaines de ces activits permet de mieux grer son temps, de nommer pour chaque mission un responsable dont les comptences sont les plus adaptes. Cest un gage de confiance et un signe de reconnaissance. Une mission dlgue doit tre bien limite, claire, ralisable, avec des objectifs bien dfinis. Il faut aussi donner les moyens aux quipiers de raliser cette mission, il faut aussi suivre les vnements sans simmiscer dans le travail des autres.

La gestion du temps

Les activits de chacun sont multiples, lorsquon a sous les yeux une liste de choses faire, on ne sait pas par laquelle commencer. Il est donc important de dgager des priorits. On prend la liste des activits dont on value le degr durgence : activit impose, dlais de ralisation, ncessit dtre rapide. On value ensuite limportance des activits : cest un choix personnel qui vise dterminer quelles sont les plus importantes aux vues de la fonction. On paie la facture, puis on organise la runion de bureau, puis on ralise le dossier de partenariat. Il faut bien comprendre que ce qui est urgent nest pas forcment ce qui est le plus important.