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Microsoft Excel

O que ?
um poderoso programa de folha de clculo

Para que serve?


Serve para facilitar a gesto de vastos conjuntos de informao que envolvam principalmente o clculo de dependncias entre os dados

Pequeno exemplo
Produto Quantidade Preo Unitrio A B C 50 50 25 1000 Total 15.000 Valor 750.000 IVA (19%) 142.500 Total 892.500

5.000.000 100.000 2.500.000 2.500 2.500.000 5.750.000 8.250.000

950.000 5.950.000 475.000 2.975.000 475.000 2.975.000 1.092.500 6.842.500 1.567.500 9.817.500

Ricardo Rocha DCC-FCUP

Microsoft Excel: # 1

O ambiente de trabalho
Ttulo de coluna Barra de menus Barra de ferramentas Clula Activa Barra de frmulas Folha de clculo Ttulo de linha

Barra de deslocamento horizontal

Barra de estado Separador de folhas Barra de deslocamento vertical

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Microsoft Excel: # 2

Organizar o livro
Menu do separador de folhas (boto direito do rato)
Inserir folhas (tambm no menu <Inserir>) Eliminar folha activa (tambm no menu <Editar>) Mudar o nome (tambm usando o rato) Mover e copiar folhas (tambm no menu <Editar> ou usando o rato)

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Microsoft Excel: # 3

Introduzir e visualizar dados


Tipos de dados
Rtulos (clulas A1 a D1 e A2 a A12) Valores (clulas B2 a C12) Frmulas (clulas D2 a D12)

Contedo de uma clula


Barra de frmulas (contedo exacto) Folha de clculo (depende da formatao)

Ferramentas de visualizao
Dimensionamento das clulas Barras de deslocamento e barras de diviso Ricardo Rocha DCC-FCUP Microsoft Excel: # 4

Formatar dados I
Formatao de clulas
Menu <Formatar> seguido da opo <Clulas> Botes na barra de ferramentas

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Microsoft Excel: # 5

Formatar dados II
Formatao de clulas numricas
Nmero (7,00) Moeda e Contabilidade (7,00 ) Percentagem (700%) Data (4-Out-98) Hora (13:20:55) Fraco (3/4) Cientfico (5,67E+2)

Relao entre nmeros e datas


1 1-Jan-1900 36526 1-Jan-2000 .5 12:00:00 .25 6:00:00 36526.75 1-Jan-2000 18:00:00 Ricardo Rocha DCC-FCUP Microsoft Excel: # 6

Formatar dados III


Pincel de formatao
Permite copiar formatos entre clulas (no copia o contedo) Cpia simples (um clique) Mltiplas cpias (duplo clique)

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Microsoft Excel: # 7

Formatar dados IV
Formatao condicional
Menu <Formatar> seguido da opo <Formatao condicional> Possibilidade de definir vrias condies Possibilidade de definir condies sobre outras clulas (opo A frmula)

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Microsoft Excel: # 8

Documentar dados
Comentrios
Menu <Inserir> seguido da opo <Comentrio> Tringulo vermelho no canto superior direito Colocar o rato sobre a clula para ver comentrio

Validao de dados
Menu <Dados> seguido da opo <Validao> Tipo de dados Mensagem de entrada Aviso de erro

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Microsoft Excel: # 9

Preenchimento automtico
Listas Personalizadas
Menu <Ferramentas> seguido de <Opes...> Seleccionar clula inicial e arrastar pelo canto inferior direito Possibilidade de importar listas a partir da folha de clculo

Nmeros separados por intervalos regulares


Seleccionar pelo menos duas clulas que definam o intervalo

Duplicao de contedo
As clulas seleccionadas no se enquadram nos restantes casos Ricardo Rocha DCC-FCUP Microsoft Excel: # 10

Copiar e mover dados


Utilizando os botes da barra de ferramentas
Cortar Copiar Colar

Utilizando o rato
Move dados por defeito Tecla de <CONTROL> para copiar

Frmulas
Actualizao das referncias nas frmulas quando se copia dados

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Microsoft Excel: # 11

Exemplo
Nome do livro (Exemplo Tericas.xls) Nome da folha (Horrio) Clula activa (A3) Rtulos (B1:F13) Valores (A3:A13) Formatao bsica Formatao tipo hora (A3:A13) Formatao condicional (B3:F13 se no vazio mudar cor preenchimento) Pincel de formatao Comentrio (B1F1) Listas personalizadas (SegSex e 8:0018:00) Copiar e colar (professores)

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Microsoft Excel: # 12

Frmulas I
Operadores aritmticos
Executam as operao matemticas bsicas Adio (+); subtraco (-); multiplicao (*); diviso (/); percentagem (%); exponenciao(^)

Operadores de comparao
Comparam valores lgicos Igual a (=); maior que (>); menor que (<); maior ou igual (>=); menor ou igual (<=); diferente de (<>)

Operadores de texto
Combinam valores de texto Unio (&) Ricardo Rocha DCC-FCUP Microsoft Excel: # 13

Frmulas II
Operadores de referncia
Referenciam conjuntos de clulas Intervalo de clulas (:); combinao de clulas(;); interseco de clulas( )

Exemplos
Clula: A2 Intervalo de clulas: B1:C3 Combinao de clulas: A2;B1:C3 Interseco de clulas: A4:B5 B4:C5
1 2 3 4 5

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Microsoft Excel: # 14

Frmulas III
Referncias relativas
So aquelas que so editadas por defeito numa frmula Na frmula da clula E2, a referncia D2 pode ser interpretada como uma clula esquerda e a referncia C14 pode ser interpretada como duas clulas esquerda e doze clulas abaixo

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Microsoft Excel: # 15

Frmulas IV
Referncias absolutas
Permitem fixar as referncias s clulas usadas numa frmula A referncia a fixar deve ser precedida do smbolo $ (=D2*$C$14)

Referncias a outras folhas


Ao nome da folha deve seguir-se o smbolo ! (Folha1!A1 / Nome Folha!A1) Ricardo Rocha DCC-FCUP Microsoft Excel: # 16

Frmulas V
Exemplo com referncias relativas e absolutas
Inserir =A1*B5 em B1 e copiar para B1:B3 Inserir =A1*$B$5 em B1 e copiar para B1:B3 Inserir =A1*$B$5 em B1 e copiar para B1:C3 Inserir =$A1*$B$5 em B1 e copiar para B1:C3 Inserir =$A1*B$5 em B1 e copiar para B1:C3

A 1 2 3 4 5 Pesos 1 2 3

C 1 2 3 4

A 1 2 3

B 10 20 0 30 0

C 1000 100 10 2000 200 20 3000 300 30

=A1*B5 ? ? =$A1*$B$5 =$A1*$B$5 =$A1*B$5 =$A1*C$5 =A1*$B$5 =B1*$B$5 =A2*B6 ? ? =$A2*$B$5 =$A2*$B$5 =$A2*B$5 =$A2*C$5 =A2*$B$5 =B2*$B$5 =A3*B7 ? ? =$A3*$B$5 =$A3*$B$5 =$A3*B$5 =$A3*C$5 =A3*$B$5 =B3*$B$5

10

1000

Pesos

10

1000

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Microsoft Excel: # 17

Frmulas VI
Rtulos
Podem ser usados quando as clulas tm rtulos de identificao prximos Facilitam a compreenso das frmulas

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Microsoft Excel: # 18

Frmulas VII
Nomes
Podem ser usados independentemente da proximidade das clulas que identificam Implica a atribuio de um nome a uma clula

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Microsoft Excel: # 19

Frmulas VIII
Nomes para conjunto de clulas
Implica a atribuio de um nome a um conjunto de clulas (=MDIA(Notas))

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Microsoft Excel: # 20

Frmulas IX
Valores de erro
##### : o valor numrico introduzido ou o resultado de uma frmula demasiado extenso ( necessrio redimensionar a largura da clula) #DIV/0! : ocorre quando numa frmula se divide algo por zero #NULO! : ocorre quando se especifica uma interseco de dois intervalos que no se intersectam #REF! : ocorre quando a frmula referencia clulas que j no existem (foram eliminadas) #NOME? : ocorre quando o texto numa frmula no reconhecido (nome, rtulo ou nome de uma funo mal escrito ou no existente) #NM! : ocorre quando h um problema com um argumento numrico numa frmula (argumento numrico demasiado grande ou utilizao de um argumento no aceitvel numa funo que requer um argumento numrico) #VALOR! : ocorre quando a frmula possui argumentos no vlidos (argumentos de um dado tipo usados em expresses que requerem outro tipo) #N/D : ocorre quando uma frmula referencia clulas com valores no disponveis (utiliza-se #N/D nas clulas cujos dados ainda no se conhecem) Ricardo Rocha DCC-FCUP Microsoft Excel: # 21

Funes I
O que so?
So frmulas pr-definidas

Vantagens
Simplificam a insero e compreenso de frmulas mais complexas Eficincia e robustez dos argumentos que aceitam e tratam

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Microsoft Excel: # 22

Funes II
Inserir funo
Menu <Inserir> seguido da opo <Funo> Boto <Colar funo> Categorias e argumentos

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Microsoft Excel: # 23

Funes III
Boto <Soma automtica>
Soma conjuntos de clulas na mesma coluna ou linha (no soma matrizes) Uma clula livre seleccionada: prope a soma de todas as clulas da mesma coluna at o rtulo de topo da coluna (=SOMA(B2:B12)) ou a soma de todas as clulas da mesma linha at o rtulo esquerda na linha Mais do que uma clula livre seleccionada: soma automaticamente todas as clulas at o rtulo situado na mesma coluna ou linha Clulas a somar seleccionadas: se tambm for seleccionada uma clula livre a que colocado o resultado, seno colocado no final da coluna ou linha

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Microsoft Excel: # 24

Funes IV
Clculo automtico
Permite efectuar os clculos mais comuns sem ser necessrio criar frmulas ou utilizar funes

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Microsoft Excel: # 25

Funes V
Categoria Lgica
FALSO ( ) VERDADEIRO ( ) NO (lgico) gico E (lgico1; lgico2; ) gico1 gico2 OU (lgico1; lgico2; ) gico1 gico2 SE (lgico; valor1; valor2) gico valor1 valor2 FALSO VERDADEIRO lgico lgico lgico valor
A 1 2 3 4 Aluno Pedro Maria Joo B Nota 12 15 9

Exemplos
=E(B2>10; VERDADEIRO()) =SE(B3>=10; Aprovado; Reprovado) =SE(B4>=10; Aprovado; SE(B4>=8; Oral; Reprovado) VERDADEIRO Aprovado Oral

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Microsoft Excel: # 26