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Organisation de rception et lexpdition des marchandises

Notes de cours
T 2009

Stphane Evanko

1. SECTION 1
1.1. INTRODUCTION (RECEPTION)
Au niveau de la rception, voici les tapes considrer : Accueil des camions (avec ou sans rendez-vous) Vrification de ladresse de livraison (est-ce vraiment lentreprise ?) Allocation dune porte en particulier Scuriser le camion au quai Installation des quipements (coussin dair, lumire, quai niveleur, etc.) Vrification du sceau (si applicable) Dchargement de la marchandise Vrification du nombre de botes Vrification de lintgrit des botes (voir sil y a des bris) Signature des diffrents documents de rception Dballage des botes Vrification de la marchandise (compte et numro de pice) et autres vrifications (ex : numro de bon de commande) Vrification de la qualit (processus) Consolidation avec le bon de livraison (packing slip) Rception de la marchandise sur systme informatique Dplacement de la marchandise vers les lieux dentreposage Amener les documents consolids au dpartement qui effectuera le paiement au fournisseur

Fin du processus de rception.

1.2. INTRODUCTION (EXPEDITION)


Au niveau de lexpdition, voici les tapes considrer : Commande remplir (panier ou autre systme) Prlvement de la marchandise (cueillette) Consolidation de la marchandise Prparation de la facturation ( laide de la consolidation) Envoyer les commandes au dpartement dexpdition Vrification des produits, de la qualit, de la quantit et de la documentation Emballage de la marchandise Prparation de la documentation de transport et du bon de livraison (Si le transporteur narrive pas de faon automatique, il faut le prvoir avant avec le client qui place la commande) Arriv du camion Allocation dune porte Scuriser le quai dexpdition Installation des quipements Chargement du camion Sceller le camion (l ou ncessaire) Faire signer la documentation dexpdition et remettre des copies au chauffeur. Vrification du progrs de la livraison (tlphone, internet, GPS)

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1.3. OBJECTIF DE LA RECEPTION


Les objectifs du dpartement de la rception sont de sassurer que le fournisseur (vendeur) vous a livr : la bonne marchandise la bonne quantit en bonne condition a respect les dlais de livraison (surtout au niveau des rceptions htives) Les responsabilits (activits) du dpartement de rception sont : cdule de livraison et respect de celle-ci par les transporteurs (pas toujours vident surtout en JIT) dchargement des camions vrification du compte de la marchandise vrification de la qualit identification du produit la mise en inventaire (informatique ou autres mthodes) envoyer la marchandise vers le lieu dentreposage

1.4. OBJECTIF DE LEXPDITION


Les objectifs du dpartement de lexpdition sont de dassurer que lentrept (dpartement de la cueillette) vous a livr : la bonne marchandise la bonne quantit en bonne condition et temps ET CE DANS LE RESPECT DE LA CLIENTLE. Les responsabilits (activits) du dpartement dexpdition sont faire le tri des expditions faire de laccumulation (zone tampon) emballage vrification de la marchandise vrification du compte adresser correctement les colis prparation des documents dexpdition chargement des transporteurs suivi de la livraison LEXPDITION EST LE DERNIER MOMENT O VOUS VOYEZ VOTRE MARCHANDISE. LEXPDITION EST LE DERNIER ENTONNOIR AVANT QUE LE CLIENT OBTIENNE VOTRE MARCHANDISE. CETTE TAPE EST CRUCIALE. Dites-vous que la rception est l pour vrifier le fournisseur et que lexpdition est l pour vrifier votre entreprise. Sinon, les deux activits seraient des tapes strictement administratives. Les tapes les plus importantes sont les minis audits quotidiens de toutes les rceptions et expditions.

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2. SECTION 2
2.1. LES NOUVELLES TENDANCES DANS LA RCEPTION ET LEXPDITION (AU NIVEAU DE LENTREPT)
Au niveau de la rception et de lexpdition, il y a toujours des changements. Il peut y avoir des amliorations technologiques, des amliorations des quipements de manutention, et il peut y avoir des tendances ngatives.

Tendance 1 Le Juste temps Le juste temps affecte directement la rception. Les amliorations des quais de rception et dexpdition afin de maximiser le flux de la marchandise sont des ralits bien prsentes notre poque. Et cela va continuer. Tendance 2 Linformatique, les codes barres (scanning) et le GPS Linformatique permet : 1) amlioration de la prparation de la documentation (rception et expdition) 2) identification des produits 3) charte de travail des employs 4) amlioration du flux de la marchandise 5) amlioration de la productivit 6) amlioration de la traabilit 7) amlioration de tout ce qui touche linventaire 8) amlioration du temps de rponse 9) amlioration du service la clientle 10) amlioration des indicateurs de performance 11) meilleur suivi des employs 12) etc. Les codes barres ont permis : 1) amlioration de lidentification des items en inventaire 2) contrle du flux de la marchandise 3) amlioration du transport interne dans lentreprise 4) prparation de documentation prcis pour chaque client ou livraison 5) documentation de transport plus prcis 6) systme unique qui peut tre cr par lentreprise Le systme GPS permet : 1) amlioration des livraisons 2) amlioration de lutilisation des quipements 3) amlioration de lutilisation de la main duvre 4) augmentation de la productivit des quipements Tendance 3 Les nouveaux quipements de dchargement, chargement et de manutention. Les nouveaux quipements comprennent : 1) les quais de mise niveau 2) systme de chargement et de dchargement automatique (surtout dans le vrac) 3) les convoyeurs 4) les chariots lvateurs 5) le systme de scurit (ex : crochet pour retenir les remorques) 6) la radio frquence (article 5)

Stphane Evanko Dans les faits, les nouveauts sont toujours prsentes, il y a constamment des amliorations. Par contre, il y a aussi de la dtrioration (article 1), les nouvelles suspensions air ont amlior la rentabilit des flottes de vhicules, mais ne sajustent plus aux quais traditionnels.
Par contre les nouveaux quipements ont deux fonctions majeures : Fonction 1 : Ils augmentent la flexibilit des dpartements de la rception et de lexpdition recevoir et grer une multitude de marchandises et des remorques de diffrentes grandeurs. Fonction 2 : Lamlioration des quipements augmente la scurit des employs, le flux de la marchandise, la productivit des employs et le rendement dun entrept.

2.2. STRATGIE DE LENTREPT


Il ne faut pas oublier que le quai de rception et dexpdition va reflter la stratgie de lentrept. Il est vident quun entrept qui gre strictement de la palette pleine naura pas le mme genre de quai de rception quun entrept qui gre des pices lunit. moins de faire affaire avec un entrept dj existant, le quai de rception et dexpdition se doit dtre adapt aux activits de lentrept. Entrept de type conventionnel : Les activits dentreposage occuperont une grande partie des oprations. (Entreposage). Entrept gr en JUSTE TEMPS : Les activits seront plus importantes aux quais de rception et dexpdition et il y aura moins dentreposage. (Rception et expdition) Entrept de type catalogue (Sears) ou commande postale (Yves Rocher) Les activits seront centres sur la cueillette et lemballage. (Cueillette et consolidation) Entrept de palette complte Les activits de rception, dexpdition et dentreposage seront alors dimportance gale. Entrept de style bote complte Les activits de rception et expdition seront centrs sur lentreposage et la cueillette. Il est donc vident que le quai de rception et dexpdition reflteront limportance quon leur accorde dans les oprations. Il faut seulement comprendre que plus la rception est efficace, plus il est possible davoir un inventaire plus bas (JIT). Plus lexpdition est efficace, plus rapide la livraison arrivera vers le client.

2.3. LA STRATGIE DU QUAI DE RCEPTION


Il est vident que le quai de rception doit tre le plus petit possible. Pourquoi ? Plus il est grand, plus on lutilisera comme zone tampon et cela est viter absolument. Il faut chercher tre le plus efficace possible. Il est essentiel de comprendre que le quai de rception doit permettre la manutention de la marchandise. Prenez lexemple de Bombardier : le quai sud est l pour manipuler des pices majeures et le quai nord pour manipuler de plus petites pices, mais les deux sont trs petits. Un flux efficace est donc obligatoire.

Stphane Evanko 2.4. LES RISQUES ASSOCIS AU QUAI DE CHARGEMENT


Les dfis de la scurit sur le quai de chargement et dchargement. on estime que 25% des accidents industriels arrivent sur les quais de rception/expdition. le fait est que les caristes entrent et sortent en moyenne annuellement 100 000 fois dans des remorques qui ne sont pas attaches aux btiments. les causes sont : a) les dparts soudains b) les effondrements des bquilles de soutien c) lavanc progressive il faut donc trouver des solutions efficaces : 1) remorques barres 2) linstallation dun niveleur plus scuritaire 3) systme de contrle laide de lumire ou de son et 4) lapplication de procdures stricte de dchargement, exemple, le camionneur doit laisser ses clefs au cariste, ou exiger que le camion se dtache de la remorque il est noter que les solutions font rarement laffaire des gens, mais on na pas toujours le choix.

3. SECTION 3
3.1. LES INDICATEURS DE PERFORMANCES : LOUTIL INDISPENSABLE POUR GRER ET CONTRLER LES
OPRATIONS LOGISTIQUES

Important, les IP sont essentiels pour toutes vos oprations dentreposage et non uniquement pour la rception et lexpdition. Dans votre future vie de gestionnaire, lutilisation des indicateurs de performances est importante, voir essentielle. Selon larticle 2, 20% du cot dun produit est reli aux dpenses de transport, dentreposage, dinventaire et de gestion de la logistique. Ltablissement de mesure de performance est impratif. Il est essentiel de bien comprendre nos oprations. Un indicateur de performance doit tre : 1) Quantifiable 2) Simple et facile comprendre 3) Stimulant pour lquipe 4) Visible (tableau quon appel souvent KPI) 5) Dfini et compris par lensemble des utilisateurs Il est important de comprendre que chaque IP est diffrent et que pour une entreprise lautre le systme dvaluation sera unique. Prsentation dun projet sur la rception de la marchandise. tablir ensemble les IP de mon secteur.

3.2. TABLISSEMENT DES CRITRES DE PERFORMANCE POUR LES OPRATIONS DE RCEPTION ET


EXPDITION

Des indicateurs de performance peuvent exister galement pour les fonctions : 1) les mises en localisations 2) la cueillette 3) le service la clientle (si prsence dun guichet mme lentrept)

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4) les achats 5) les inventaires 6) etc. Voici des exemples pour notre cours :

3.3. LA RCEPTION (INDICATEUR DE PERFORMANCE)


1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) ratio poids reu par porte de rception nombre de remorques par porte de rception temps dattente moyen par remorque % de commandes reues sans dfaut % commandes reues temps % rceptions fermes en 24 heures temps de dchargement efficacit par heure des employs % des commandes en avance

3.4. LEXPDITION (INDICATEUR DE PERFORMANCE)


1) 2) 3) 4) nombre dexpdition par heure par employ % dexpdition faites en 24 heures dlai dattente des camions % de dfaut sur les expditions (erreur des tiers)

3.5. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LINEFFICACIT DE LA RCEPTION (VISION NGATIVE) 3.6. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LEFFICACIT DE LA RCEPTION (VISION POSITIVE) 3.7. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LES RETARDS 3.8. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LA RCEPTION DE PETITES PICES 3.9. TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LA RCEPTION DE GROS ITEMS

3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16.

TABLEAU INDICATEUR DE PERFORMANCE SUR LA QUALIT DES RCEPTIONS TABLEAU SUR LE CHEMINEMENT DUNE RCEPTION (TRAVAIL DE SESSION) AUTRE EXEMPLE DUN TABLEAU SUR LE CHEMINEMENT DE LA RCEPTION (TRAVAIL DE SESSION) TABLEAU SUR LEFFICACIT DE LA MAIN DUVRE (RCEPTION) TABLEAU SUR LEFFICACIT DE LA MAIN DUVRE EN QUANTIT TOTALE TABLEAU STATISTIQUES SUR LES TEMPS DEXPDITIONS TABLEAU SUR LA PERFORMANCE DE LEXPDITION

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4. SECTION 4
4.1. LA RADIO FRQUENCE POUR UNE GESTION EFFICACE DES MOUVEMENTS DE MARCHANDISES (RELI
AUX NOUVEAUTS DES QUIPEMENTS

Point 1 : Limportant dans la saisie de donnes cest que celles-ci soient le plus rapidement possible accessibles aux autres membres de la chane logistique. Point 2 : La RF est une technologie qui communique linformation via un systme donde en temps rel un ordinateur central. Point 3 Permet de faire des calculs defficacit et de productivit. Point 4 La RF est particulirement adapte lindustrie du transport, la gestion dinventaire, la rception et lexpdition sur les quais.

4.2. LA RCEPTION (INTRODUCTION)


La rception est la premire activit de votre entrept. Celle-ci doit rpondre aux objectifs oprationnels suivants : 1) Le processus de rception doit tre prcis 2) Le processus doit se faire le plus rapidement possible (moins de 24 heures) Si la rception ne remplit pas ces deux objectifs, elle met risque la qualit du travail de lentrept car il y aura des mauvais produits dans les locations et lexactitude de linventaire sera galement affecte.

4.3. LES MTHODES DE LIVRAISON


Il y a plusieurs possibilits de livraisons : 1) 2) 3) 4) 5) Camion commun (tracteur remorque) Livraison de type UPS Camion du fournisseur Livraisons urgentes (voiture, camion spcial) Par conteneur

Il faut par contre dterminer le fonctionnement des heures darrives des camions : 1) Par rendez-vous fixe 2) Par plage horaire dtermine (exemple de 8h00 10h00 pour Fedex) 3) Alatoire (pas de prdiction)

4.4. LES ACTIVITS DE CONTRLE DE LA COUR


Au niveau de la livraison, il ne faut pas oublier les cas o la cour est utilise comme zone tampon. Dans ce cas les tapes sont : 1) Vrification du sceau de la remorque 2) Briser le sceau et ouvrir la remorque

3) 4) 5) 6)

Stphane Evanko Vrification visuelle de la marchandise Vrification visuelle de la remorque Refermer la remorque et installation dun nouveau sceau Signature des documents de livraisons

4.5. PRSENTATION DUNE PROCDURE MAGASIN 4.6. COMMENT DTERMINER LA CAPACIT DE DCHARGEMENT ET CHARGEMENT DUN ENTREPT

5. SECTION 5
5.1. LES NOUVELLES TENDANCES EN BENCHMARKING 5.2. LE DCHARGEMENT(SURVOL)
Lactivit de dchargement est la deuxime activit de la rception Cette activit peut tre faite de plusieurs faons : 1) Manuellement 2) Avec de la machinerie 3) Automatiquement (pour le vrac) Normalement, les employs de lentrept devraient dcharger les remorques tout en tant accompagn du conducteur du camion. Dans les cas de petits camions ou de service courrier, ce sont les conducteurs qui devraient dcharger les marchandises (souvent petites quantits). Thoriquement, on devrait toujours avoir le contrle des oprations qui nous appartiennent. Il est un non sens (mon point de vue) quun tierce parti utilise vos quipements de dchargement. Les employs de lentrept sont les seuls responsables de la machinerie et surtout, ils connaissent les consignes SST de lentreprise.

5.3. LA VRIFICATION DE LA QUALIT ET DE LA QUANTIT


La vrification de la quantit et de la qualit est la troisime grande tape de rception. Il est impratif de comprendre que cette tape peut tre fragmente par exemple :

1) 2) 3) 4) 5)

Le dballage La vrification de la marchandise Le comptage du produit La vrification de la documentation La vrification de la qualit du produit

Cette activit a le mandat de vrifier que la quantit reue respecte les demandes du bon de commande et que la marchandise respecte les standards de qualit de votre organisation.

5.4. VRIFICATION DE LA QUALIT ET DE LA QUANTIT


Il faut faire ici une distinction, les tapes de qualit et de compte peuvent se faire de deux faons : 1) Une activit spcifique qui va vrifier le compte et la qualit 2) Une activit spcifique de compte et de vrification de documentation et une activit spcifique de la qualit.

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A) Vrification et de la qualit et du compte 1) La mthode dacceptation 100% sans aucune vrification 2) La mthode de vrifications par chantillonnage dtermin 3) La mthode de vrification 100% B) Vrification du nombre de produits reus. 1) La mthode manuelle 2) La mthode mcanique 3) La mthode du convoyeur (standardisation du poids)

5.5. LE PLAN DE TRAVAIL DUN SYSTME DE CONTRLE DE LA QUALIT


Pour quun systme de contrle de la qualit la rception soit efficace il faut rpondre six questions : QUOI contrler ? COMMENT contrler ? QUI contrle ? O contrler ? COMBIEN contrler ? QUAND contrler ? 1) Quoi et comment contrler ? On doit dterminer les caractristiques importantes vrifier et les paramtres utiliser. On dtermine ensuite la manire de mesurer les produits reues afin dvaluer la qualit des biens et des services offerts. 2) Qui contrle ? Le contrle peut tre fait par les employs de la rception MAIS il est prfrable de le faire faire par des inspecteurs ou des contrleurs de la qualit. 3) Ou contrler ? Le dpartement de la rception est lendroit idal afin de faire le contrle de la qualit et car il est juste au dbut du cycle. Il est logique de la faire cet endroit. Au niveau de lexpdition, cest la dernire chance offerte lentreprise de sassurer de la qualit des produits. Elle peut ainsi viter beaucoup de conflits avec les client et supprimer des cots de transport et de manipulation en vrifiant la qualit avant lexpdition. 4) Combien contrler ? Les produits de faible valeur ou de classe C exigeront peu de contrle, les cots attribuables un manque de qualit sont trs faibles. Par contre, dans un milieu de production, comme linstallation de rivet pour un avion, les produits sont de faibles valeurs, mais ceux-ci doivent respecter un diamtre bien prcis. Il faudra alors faire un contrle des lots utiliss. Lors de la dcouverte dune problmatique sur un lot, celui-ci pourra tre retir de la ligne de production. Au niveau des pices de grande valeur soit de classe A ou B, une vrification de lordre de 100% est envisageable. Noubliez pas que plus la taille de lchantillon est grande plus prcis seront les informations obtenues. Par contre, plus lchantillon est grand, plus les cots attachs la qualit deviennent grands. 5) La cadence de prlvements quelle frquence doit-on procder un prlvement ? Pour dterminer la frquence ou la cadence des prlvements :

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C =

n* L /v

n = taille des chantillons prlev v = cadence de la rception L = nombre dunits traits sur une priode de temps. Pour dterminer la proportion en % du lot contrl il faut utiliser la formule suivante :

n L

On peut dterminer aussi la cadence en instituant des normes comme : 1 unit par 100 rceptions pour la classe C 50 units par 100 rceptions pour la classe B 100 units par 100 rceptions pour la classe A 1 unit par 10 rceptions 1 unit par 15 rceptions Etc.

5.6. LA DTERMINATION DE LCHANTILLON


La cadence dun prlvement est une chose, mais lvaluation de lchantillon peut se faire de deux faons : a) De faon alatoire : il faut juste comprendre que plus chantillon est grand, plus la prcision sera grande. Plus lchantillon est petit, moins il y a de prcision. b) De faon statistique

5.7. PRSENTATION DE LA TABLE STATISTIQUE LOI NORMALE CENTRE RDUITE


Prsent la formule 1 du texte Cette formule doit tre utilise dans les situations o vous avez dj eu des rsultats. Prsent formule 2 du texte Cette formule doit tre utilise dans les situations o vous navez jamais eu de rsultat.

6. SECTION 6
6.1. CORRECTION DE LEXAMEN NUMRO 1 6.2. LA GESTION DES DOMMAGES LA RCEPTION
Quand un employ de la rception dcouvre des dommages lors dune livraison, il est impratif que celui-ci puisse avoir accs une procdure de vrification du dommage. Veuillez noter que lors de la signature du connaissement, il sera trs difficile sinon impossible, de faire une rclamation au transporteur. Le rapport de matire endommage devra tre fait avant le dchargement de la marchandise. Dans les faits, on doit agir immdiatement lorsque le dommage est dcouvert.

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Il y a deux mthodes de rdaction de rapport : 1) Rapport crit 2) Rapport crit avec illustration

6.2.1. LE RAPPORT CRIT


Le rapport crit est la description de lemploy des conditions du dommage dtect la rception. Idalement, plutt obligatoirement, un formulaire devra tre prt pour ce genre de situation. Celui-ci devra permettre la cueillette dun maximum dinformation : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) Le nom du transporteur Le numro du connaissement Heure darrive Explication du conducteur Nom du fournisseur Description du dommage Description du produit Numro du bon de commande Numro du bon dexpdition (packing list) etc.

Un formulaire bien prpar vous permettra dobtenir tous les dtails pertinents lvnement.

6.2.2. LE RAPPORT CRIT AVEC PHOTOS


Le rapport crit demeure le mme, mais on y ajoute des illustrations. Avec les appareils numriques, il est facile de prendre plusieurs photos et den vrifier la qualit sur le champ. Noubliez pas : Une photo vaut mille mots.

6.2.3. LA VALIDIT DE VOTRE RAPPORT


Lorsque vous ou votre employ prpare le rapport, le livreur doit tre prsent. Celui-ci doit approuver votre rapport et le signer. Si celui-ci refuse de signer votre rapport et que vous acceptez la marchandise, ce sera la parole du transporteur contre la votre ou celle de votre employ. Dans ces conditions, un seul choix soffre vous, refuser tout simplement la rception et donner une copie de votre rapport comme preuve de refus.

6.2.4. AUTRES CONSIDRATIONS


Lors de ce genre dvnement, limplication des personnes clefs dans lorganisation peut vous apporter une grande aide dans votre dmarche. Par exemple, impliquer lacheteur ou le responsable du transport peut vous aider rgler une problmatique rapidement. ce stade, en faire trop nest pas un problme, mais manquer dinformation plusieurs mois plus tard lorsque le litige arrive en cour est beaucoup plus problmatique.

6.2.5. LES BRIS LORS DU DBALLAGE DES BOTES


Lors du dballage de la marchandise, il se peut quon trouve des pices endommages. Si la bote est intacte et sans bris, le problme viendra de deux facteurs :

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1) Mauvaise manipulation de la pice par le transporteur. (flche en haut, etc.) 2) Mauvaise conception de lemballage de la part du fournisseur. Encore l, un formulaire devrait exister afin de faciliter le travail de collecte dinformation par les employs de la rception. Comme indiqu auparavant, il est impratif de mettre le maximum dinformation. Pour les cas de mauvaise manipulation des pices par les transporteurs, un indicateur de couleur peut tre utilis afin de dtecter les botes qui ont t manipules avec force. Il est de mme dans lalimentation, des thermomtres spciaux sont utiliss. (Mmoire de la temprature). Pour arriver dtecter cette problmatique, la complicit du fournisseur est essentiel afin dy arriver. Au niveau des problmatiques demballages, limplication du fournisseur est essentiel afin darriver une solution optimale.

6.2.6. CONCLUSION SUR LES DOMMAGES


Dans tous les cas, lorsquun dommage est dtect, un mcanisme doit tre prsent afin de permettre au dpartement de la rception de bien grer la problmatique. Un dommage, cest dommage, mais on doit le grer, sinon on perd de largent.

6.3. AUTRES PROBLMATIQUES


Voici une liste de problmes qui peut survenir lors de la rception : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) mauvaises pices reues pices manquantes pices en trop problme de qualit problme didentification problme demballage problme de bon de commande problme de documentation pice qui nappartient pas la compagnie etc.

Une procdure pour grer les problmes doit tre mise en place. Une mauvaise gestion de la part du dpartement de la rception aura des consquences ngatives sur toutes les oprations de lentrept et entranera une insatisfaction de la part du client. Il faut donc rester vigilant et avoir de la rigueur dans nos procds.

7. SECTION 7
7.1. LES RETOURS AUX FOURNISSEURS OU RTV (RETURN TO VENDOR)
Il y a plusieurs raisons qui obligent lentreprise retourner de la marchandise vers le fournisseur : 1) Problme de conformit. 2) Problme de qualit. 3) Rception htive. Ce genre de problmatique doit tre bien gr et document la rception. Il faut donc que le dpartement gre les produits fautifs jusqu temps quune dcision soit prise. De plus, il est bon de faire une vrification priodique des problmes, afin dviter quils soient oublis.

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Cette zone de quarantaine doit respecter les mmes caractristiques dun entrept. En effet ,elle doit permettre de : 1) retrouver rapidement les pices 2) de savoir linventaire 3) de savoir les problmatiques de chacune des rceptions dfectueuses Lorsquune dcision est prise, une action prcise sur la marchandise sera excute : 1) on peut accepter les pices (rception htive) 2) on peut jeter les pices (mauvaise qualit) 3) on peut retourner les pices Un conseil : toujours obtenir une copie de la disposition des produits et en faire le classement. Il nest pas surprenant de retrouver plusieurs mois plus tard, une rception perdue sur un rapport, il faut donc tre vigilant. Il faut comprendre que la gestion de ce genre de problmatique peut devenir onreux, il est donc essentiel de le faire le plus efficacement possible. Noubliez pas, il faut toujours de la visibilit sur les pices problmatiques, TOUJOURS.

7.2. LES MTHODES DAJUSTEMENT DINVENTAIRE


Au niveau de la mise en inventaire, il existe deux mthodes qui influenceront le dpartement de la rception.

7.2.1. MTHODE DE MISE EN INVENTAIRE RETARD


Lors de lutilisation de cette mthode, il y a un mouvement de la marchandise vers les lieux de lentreposage, mais cest lors de la mise en tablette que les produits seront mis en inventaire. Comme il a t expliqu auparavant, la traabilit est donc de mise dans cette mthode; il est important de savoir en tout temps o est le produit. Plusieurs entreprises auront de la difficult savoir ou se trouve le produit lorsque celui-ci quitte le dpartement de la rception, cest donc un dfi qui doit tre constamment relev. Mme les meilleurs systmes de traabilit ont des failles, ils ne seront jamais lpreuve de lerreur humaine.

7.2.2. LA MTHODE DE MISE EN INVENTAIRE INSTANTAN


Pour cette mthode, cest lors de la rception que les produits se retrouvent en inventaire. Il y a plusieurs dangers avec cette mthode : 1) Lors de la mise en inventaire, la marchandise se retrouve disponible pour des commandes, mais elle nest pas disponible dans la zone de cueillette. 2) Si des oprations de compte sont effectues au mme moment, les employs feront inutilement un ajustement dinventaire. Afin de rduire les risques, on peut incorporer aux activits de rception lactivit de mise en tablette. La dernire tape de la rception sera la mise en tablette. La rception informatique sera alors effectue aprs cette opration.

7.3. LIDENTIFICATION DES PRODUITS


Lidentification et le marquage des produits sont galement des responsabilits du dpartement de la rception. En effet, lidentification des produits sert dinstruction et dindicateur aux employs de la mise en tablette et de la cueillette.

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Exemple didentification : Traabilit Code barres de lentreprise Numro de pice propre lentreprise Dure de vie Date des oprations de rception Ajout demballage spcifique pour lentreprise.

7.4. LA PROTECTION DES PRODUITS


Finalement, la rception a la responsabilit denvoyer les produits vers les lieux dentreposage en les protgeant adquatement. Lutilisation de botes, palettes spcifiques ou de chariots adapts est donc importante.

8. SECTION 8
8.1. LA FONCTION EXPDITION
Lexpdition est le dernier cycle de votre entrept (en considrant les retours comme des rceptions). Cest la dernire tape oprationnelle qui doit tre faite de la meilleure faon possible. Que ce soit pour une expdition vers une autre organisation ou vers le consommateur finale du produit, cette tape refltera toujours la qualit du travail de votre entreprise. Un colis bris, une bote mal adresse ou bien le mauvais produit expdi, le rsultat risque dtre la perte de crdibilit surtout avec un nouveau client.

8.2. LES DIFFRENTES TAPES DE LA FONCTION EXPDITION


la prparation de la commande la consolidation la vrification lemballage la fermeture de la bote lidentification de la bote la prparation de la documentation la prparation finale de la bote prte remettre au transporteur les contrles avant dpart le dplacement des colis vers les zones dattentes le chargement du camion et transfert de responsabilit le suivi de lexpdition

8.3. LA PRPARATION DE LA COMMANDE


Ce sujet a t vu lors du cours gestion des stocks. Il faut juste garder en mmoire que dans certaines organisations, la prparation des commandes sera sous la tutelle du dpartement de lexpdition. Il faut distinguer ce quest une commande, dans les faits et un dpartement dexpdition peut expdier une foule de type de marchandise : produits de la vente des chantillons des retours aux fournisseurs des articles personnelles (portable, tlphone, de la documentation) des articles promotionnels des articles faire rparer etc.

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Il est donc sage dtre prpar grer ce genre dactivit, cest souvent lexception qui embrouille lefficacit dun dpartement dexpdition. Lors de la prparation dune commande, souvent le document utilis pour faire la cueillette sera remis au dpartement de lexpdition afin de complter le processus de la prparation de la commande. La plupart des entreprises utilisent le mme document de la cueillette lexpdition comme outil de travail. Ce sera alors au dpartement de lexpdition faire le document final qui sera remis avec le colis au client.

8.4. LA CONSOLIDATION
Dpendamment de la stratgie de lentreprise, la consolidation pourra tre faite soit par les gens qui prparent les commandes ou par le dpartement de lexpdition. Comme pour ltape de la prparation des commandes, la gestion de la consolidation peut galement tre une responsabilit de lexpdition. La consolidation est ncessaire dans les entreprises ayant plusieurs produits et ce en bonne quantit expdier pour un seul et mme client. Souvent il y aura plusieurs cueilleurs pour une commande. Il faut donc runir le travail de tous les cueilleurs avant de prparer lexpdition. Soyez conscient quune expdition de 30 palettes peut ncessiter moins de consolidation que lexpdition dune bote. Ce nest donc pas la quantit en volume qui dicte le besoin de faire la consolidation mais bien le nombre de produit et la faon dont il aura t cueilli dans lentrept. Selon mon exprience strictement personnelle, la mthode utilise dpendra de lamnagement de lentrept. Ex : Permacon (consolidation par les gens qui prparent la commande) Yoplait : (consolidation par le cariste responsable de lexpdition) Topcon Canada (Consolidation par les gens qui prparent la commande) Bombardier Aronautique : (2 types dexpditions : en usine (consolidation par les gens qui soccupent dexpdier la marchandise sur le plancher) ou les expditions externes (consolidation par les gens qui ont prpar la commande). La stratgie est directement relie lamnagement de lentrept. Ne jamais oublier que lamnagement sera toujours fait en fonction des mthodes de travail qui auront t conues dans le temps.

8.5. LA VRIFICATION
La vrification de la commande consiste sassurer que le bon produit est expdi, en bonne quantit, en bonne condition et au bon client. On peut faire de la vrification de plusieurs faons : en comptant et en vrifiant chacune des expditions (dans les cas ou ce nest pas lexpdition qui est responsable de lexpdition ou si le volume le permet) en ne faisant aucune vrification (prparation de la commande responsabilit de lexpdition) en faisant des vrifications bases sur un plan dchantillonnage.

Idalement, il est TOUJOURS prfrable de faire une vrification complte de ce que nous envoyons, souvent le manque de temps nous fait sauter cette tape. Dans les cas o cest le cueilleur qui sera le dernier responsable de la vrification de la commande du client, celuici pourra le faire de faon manuelle ou avec laide dun lecteur de code barre. Il est important que chacune des botes ou des produits soient scanns par le cueilleur, sans cela, le risque domettre des quantits est trs grand. Cest le mme principe que dans les magasins, un scan gal un achat payer par le consommateur.

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Stphane Evanko Dans les entreprises qui utilisent des convoyeurs pour faire la prparation des commandes, le code barre est une aide prcieuse.

8.6. LEMBALLAGE, FERMETURE DE LA BOTE ET IDENTIFICATION DU COLIS


La fonction emballage doit rpondre trois besoins : 1) Protection du produit (emballage) 2) Emballage au meilleur cot possible 3) Identification claire de la bote

8.6.1. LA PROTECTION DU PRODUIT (EMBALLAGE)


Lors de cette tape, il est impratif de bien protger le produit. Cette tape est cruciale et indispensable pour chaque expdition, et ce, mme si cette tape est donne un autre parti (sous-traitant). Dans les cas de lutilisation dun sous-traitant, cest lentreprise (client) qui doit dterminer les besoins demballage. Laisser cette dcision au sous-traitant peut savrer tre une mauvaise dcision. Il est noter que la fonction emballage peut tre faite de plusieurs faons : 1) Lemballage primaire est fait par les gens de la consolidation (exemple, emballer les pices individuellement avec un sac de plastique avec une identification spcifique) et lemballage final galement. 2) Lemballage primaire est fait par les gens de la consolidation et lemballage final sera fait par le dpartement de lexpdition. 3) Finalement, lemballage complet est de la responsabilit du dpartement de lexpdition. Il est noter que la mthode demballage et la stratgie derrire celle-ci sera directement influence par les solutions qui auront t envisag. Les mthodes de travail et lamnagement de lentrept, dicteront la faon (du moins qui en sera responsable) de faire lemballage. Dans tous les cas, le stockage proximit des articles de conditionnement ne doit pas tre oubli, de mme que les priphriques informatiques destins la prparation des tiquettes et des diffrents documents dexpdition. Les surfaces de travail ncessaires pour lemballage doivent galement tre planifies et seront implants dans les dpartements o lemballage sera fait. Cest galement dans cette zone que les dispositifs de houssage ou de banderolage de palettes seront implants si le besoin est ncessaire. (Les capuches et le wrapping)

8.6.2. EMBALLAGE AU MEILLEUR COT POSSIBLE


Il est impratif dviter de faire du suremballage afin de rduire les cots. Il faut donc juger de la pertinence de chacun des types demballages afin dtre le plus efficace possible. Il faut chercher standardiser au maximum les types demballage. Au niveau de la prsentation de lemballage, plusieurs organisations chercheront montrer leurs niveaux de qualit en ayant des emballages qui seront sduisant pour le consommateur final, car souvent ce mme emballage est utilis afin de prsenter lentreprise expditrice. Des rubans adhsifs avec le nom de lentreprise expditrice est bien joli mais cela galement un prix qui napporte aucune valeur ajoute au produit, mais cela dpend toujours de la stratgie utilise. galement la rutilisation des botes peut tre faite par le dpartement de lexpdition. Autrement dit, les gens de la rception gardent les botes des expditeurs et le dpartement de lexpdition les rutilisent. Cette mthode a des avantages : des rductions des cots et cela favorise un certain respect de lenvironnement qui doit tre gr. Il

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Stphane Evanko est vident que cette faon de faire sera relie directement une stratgie de rutilisation. Selon moi, lutilisation danciennes botes comportent un risque majeur derreur si la bote en question na pas t bien conditionne, c'est--dire llimination des anciennes tiquettes. Souvent le cot main-duvre associ cette tape nest vraiment pas rentable.
Au niveau des types demballages, plusieurs stratgies peuvent tre utilises : Une stratgie qui respecte lenvironnement (matire recyclable seulement) Une stratgie qui cherche rduire les cots au maximum (utilisation de matriaux non recyclable) Une stratgie qui chercher minimiser le type de bote (les cots de transport peuvent donc tre influenc par ce genre de stratgie) Dans tous les cas, il faut penser CONDITIONNEMENT DU PRODUIT !

8.6.3. IDENTIFICATION CLAIRE DE LA BOTE


Cette tape est cruciale et il y a souvent une tape supplmentaire didentification qui sera faite par la suite, et ce, une fois les documents de transports complts, do la ncessit davoir un excellent systme didentification. mon avis, on nen fait jamais trop lors de cette tape. Un colis perdu cote cher.

9. SECTION 9
9.1. LA PRPARATION DE LA DOCUMENTATION ET PRPARATION FINALE DE LA BOTE
La prparation de la documentation peut tre totalement de la responsabilit du dpartement de lexpdition. Dans certaines entreprises, cette responsabilit est galement fragmente. La prparation des documents consistent : tiquette finale pour la bote. Prparation et impression du bordereau dexpdition (packing slip). Prparation de la facture finale (si celle-ci est expdie avec le colis). Prparation de la documentation de marchandises dangereuses si requis. Prparation de la documentation douanire. Prparation du connaissement.

Cette tape consiste remettre au transporteur et au client final toute linformation ncessaire afin que le colis arrive correctement destination. Le colis doit tre prt faire face toute ventualit (exemple, inspection douanire, inspection sur la route, etc.). Lorsque la responsabilit de la prparation de la documentation est fragmente, il est impratif davoir une tape de consolidation de la paperasse. Souvent, dans une entreprise, les douanes seront prpares par un courtier ou tout simplement par un autre dpartement.

9.2. LES CONTRLES AVANT LE DPART ET DPLACEMENT DES COLIS VERS LES ZONES DATTENTES
La prparation finale de la bote consiste tre identifier pour le destinataire et apposer les tiquettes des compagnies de transport. En effet, pour prparer la documentation il faut avoir fait lemballage des produits. Il faut donc manipuler la bote nouveau afin de terminer adquatement lemballage et lidentification. Les contrles avant dpart consistent sassurer que le colis est adquatement prpar pour son dpart. Le dplacement des colis vers les zones dattentes consiste prparer et ce par transporteur les expditions, afin de charger rapidement les remorques. Il est impratif (et ce dpendamment du volume) davoir un systme de suivi des colis, trs pratique lorsquil faut soustraire une expdition au besoin. Cest le mme scnario, il faut continuellement avoir de la traabilit sur nos produits.

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Stphane Evanko 9.3. CHARGEMENT DU CAMION ET TRANSFERT DE RESPONSABILITS


Le chargement est une tape importante, en effet, cest ce moment que les colis sont remis aux diffrents transporteurs et galement le transfert de responsabilit des produits. Effectivement, ds lors, ce sera le transporteur qui sera responsable de lintgrit du produit ( moins dune ngligence au niveau de lemballage). Il est impratif de sassurer que les documents soient signs par le reprsentant de la compagnie de transport. Ce sera le seul lien qui prouve que les colis auront t remis au transporteur. Sans signature, sans preuve, si un colis disparat, vous naurez aucun recours.

9.4. LE SUIVI DE LEXPDITION


Le suivi de lexpdition sera normalement fait sur demande dun client. En effet, lorsquun client est la recherche de son colis, il communiquera avec lexpditeur de la bote afin de faire vrifier le droulement de lexpdition. Aujourdhui, avec laide dInternet, il est facile dtre efficace lors de cette opration.

9.5. QUE FAIRE LORS LA PERTE DUN COLIS ?


Situation difficile, et cela dpendra de la responsabilit du transporteur, de lexpditeur ou du receveur et plus les liens daffaires seront importants, plus il sera facile de rgler la problmatique. Le transporteur sera responsable sil na aucune preuve de signature la livraison, une fois la livraison effectue, celui-ci na plus aucune responsabilit vis--vis le colis livr ( moins de ngligence extrme au niveau de la manutention).

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