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CARACTERIZACIN PROCESOS DE REALIZACIN II PARTE

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1. OBJETIVO Establecer la secuencia e interaccin de los procesos necesarios para el Sistema de Gestin Integral y la aplicacin en INSURCOL LTDA. 2. ALCANCE Aplica en la descripcin de los procesos de Realizacin II parte: Importacin, Entrada y Almacenamiento, Facturacin, Despacho de materiales, Registro, atencin y solicitud de garantas. 3. DOCUMENTOS REQUERIDOS. NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos SGE21:2008 Sistema de Gestin tico y socialmente responsable IN-CAD08: Manual de Gestin Integral GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS. Cuarta edicin. PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del PMI 4. DEFINICIONES No aplica 5. NORMATIVIDAD No aplica 6. EQUIPOS No aplica 7. RESPONSABILIDADES COORDINADOR DE CALIDAD: Es responsable de dar a conocer en su totalidad el contenido de este documento, aplicarlo y de igual manera velar por su cumplimiento en toda la organizacin. Es responsable de actualizar el documento cada vez que se presenten modificaciones en los procesos, procedimientos, documentos, especificaciones, etc. TODO EL PERSONAL: Es responsable de aplicar en el desarrollo de las actividades diarias lo planificado en este documento del Sistema de Gestin Integral con respecto a los procesos. 8. INSTRUCTIVO Ver adjunto. 9. CONTROL DE REGISTROS No aplica

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VERIFICAR
PROVEEDOR

ENTRADA
Documentacin

Fabrica

ACTIVIDAD Verificar que el borrador de el registro de importacin cumpla con las normas legales

REGISTRO Registro de importacin

RESPONSABLE

AUTORIDAD

Comprobante de egreso

Fabrica

Solicitud de remisin y facturacin, cuenta de anticipos, consignacin Despacho del material

Comprobar la ejecucin de la facturacin remisin

Factura, remisin, comprobantes de pago Reporte de ndices de gestin

Aux Dpto. tcnico importaciones

Coord. negocios e
Importaciones

SALIDA Documentos originales nacionalizacin factura, remisin

CLIENTE

Sociedad de intermediacin

Aduanera

Cliente Coordinador de negocios e Importaciones Aux Dpto. tcnico importaciones Coord. De calidad Alta direccin Auditores internos o externos informe de indicador es de gestin Conformi dad del proceso.
Sociedad de intermediacin

Revisar mediante los indicadores de gestin el cumplimiento de los proveedores aceptados

Aduanera

Auditorias internas

Programa de Auditorias Internas Y externa

Verificar la eficacia del proceso por medio de auditorias internas/externas

Informe de Auditora Interna/externa Lista de verificacin de auditoras

ACTUAR
PROVEEDOR

Importacin

ENTRADA Despacho de material

ACTIVIDAD Comprobar que las actividades concernientes a la importacin se hayan realizado de acuerdo a los parmetros del proceso

Procesos de asegurami ento de la calidad

Informacin del desarrollo del proceso

Implementar oportunidades de mejora, acciones correctivas y preventivas aplicables al proceso

REGISTRO Todos los registros involucrados al proceso. Reporte de oportunidad de mejora Reporte de accin preventiva

RESPONSABLE

AUTORIDAD

Coord. negocios e
Importaciones Aux Dpto. tcnico e Importacione s Coordinador de calidad

Coord. negocios e
Importaciones

SALIDA Satisfaccin del cliente.

CLIENTE

cliente

Alta direccin.

Acciones de mejora implement adas

Revisi n por la direcci n

PROCESOS DE SOPORTE
COMUNICACIN CON PARTES INTERESADAS RECEPCIN NOTAS DE IMPORTACION GIROS AL EXTERIOR REGISTRO Y ARCHIVO DE NEGOCIOS MANTENIMIENTO INTERNO DE EQUIPOS E INSTALACIONES COMPRAS MENSAJERIA

HARDWARE
computador impresora papelera formatos preimpreso fotocopiadora comunicaciones y elementos de oficina

RECURSOS SOFTWARE
sarcof: sistema operativo, servicio de Internet

LOCATIVOS
Dpto. tcnico de contabilidad

DOCUMENTOS
IMPORTACIN ESTATUTO DE CAMBIOS INTERNACIONALES Y COMERCIO EXTERIOR ARANCEL ARMONIZADO DE COLOMBIA NOTAS DE IMPORTACIN GIROS AL EXTERIOR POLITICA DE GESTION INTEGRAL POLITICA ANTICORRUPCION

CODIGO
IN-TEI01 N.A. N.A. IN-ADI016 IN-ADI015 IN-CAD31 IN-CAD32

REGISTRO
REGISTRO DE IMPORTACIN CUENTA DE ANTICIPOS CARTA DE PAGO ANTICIPOS FACTURA COMERCIAL PACKING LIST DOCUMENTOS DE EMBARQUE DOCUMENTOS DE NACIONALIZACIN SOLICITUD DE GIROS MENSAJE SWIFT SOLICITUD DE GIRO AL EXTERIOR

CODIGO
N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A N.A IN-ADI015-F01

REQUISITOS
Cliente: Entrada legal de la mercanca al pas Organizacin: cumplir fecha de entrega de material al cliente NTC-ISO 9001:2008: 7.1 Planificacin de la realizacin del producto, 7.2.3 Comunicacin con el cliente, 7.4 Compras , 7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio, 7.5.3 Identificacin y trazabilidad, 7.5.5 Preservacin del producto NTC-OHSAS 18001:2007: 4.4.6. Control operacional NTC-ISO 14001:2004: 4.4.6. Control operacional SGE21:2008 6.2 Clientes, 6.3 proveedores OTRAS NORMAS:

DECRETO 2685, LEGISLACION ADUANERA, 28 DE DICIEMBRE DE 1999 (http://www.dian.gov.co/dian/13normatividad.nsf/pages/Decreto%202685-1999?opendocument) DECRETO LEY MARCO 444 de 22 de marzo de 1967. ESTATUTO DE CAMBIOS INTERNACIONALES Y DE COMERCIO EXTERIOR : Decreto ley 688 y 691
Matriz de legislacin del sistema de gestin de calidad GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 4.2.3 Desarrollar El Plan Para La Direccin Del Proyecto, 5.5. Controlar El Alcance, 6.4 Estimar La Duracion De Las Actividades, 6.6 Controlar El Cronograma, 8.3 Realizar El Control De La Calidad, 10.1 Identificar A Los Interesados, 10.3 Distribuir La Informacin, 12.1planificar Las Adquisiciones, 12.2 Efectuar Las Adquisiciones, 12.3 Administrar Las Adquisiciones, 12.4 Cerrar Las Adquisiciones

PARAMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICION

ANLISIS DE DATOS DEL PROCESO SEGUIMIENTO SEMANAL DEL PEDIDO AUDITORIAS INTERNAS/EXTERNAS

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IN-CAD04
PROCESOS DE SOPORTE
HARDWARE
PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DE SERVICIOS TCNICOS, ORDEN DE COMPRA Y RECOLECCIN DE DATOS, IMPORTACIN, MANTENIMIENTO, PERCEPCIN DEL CLIENTE, COMUNICACIN INTERNA, ARCHIVO, COMPRAS, PEDIDO, DISPOSICIN DE EMBALAJE DE MATERIALES, RECEPCIN.

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RECURSOS
SOFTWARE
Sistema Operativo Servicio de Internet

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LOCATIVOS
Laboratorio / Almacn

Computador, Impresora, Papelera, formatos preimpresos, fotocopiadora, elementos de oficina.

DOCUMENTOS
ENTRADA Y ALMACENAMIENTO DE MATERIALES RECOMENDACIONES ALMACENAMIENTO DE MATERIALES MAPA DE LABORATORIO POLITICA DE GESTION INTEGRAL INVENTARIO Y ALMACEN

CODIGO
IN-AZI01 IN-AZE01 N.A. IN-CAD31 IN-AZI07

REGISTRO
KRDEX ENTRADA DE ALMACN ENTRADA DE MATERIALES INSPECCIN Y PRUEBAS FINALES PARA ACTUADORES CONTROL DE ALMACN CONTROL DE PROVEEDORES PRUEBA DE LABOTARIO PARA EQUIPOS Y/O REPUESTOS CONSOLIDADO CONTROL ALMACN GUA O REMISIN INSTRUCTIVO INVENSOFT REMISIN DE INSUMOS INVENSOFT CONTROL DE ENTREGA Y DEVOLUCIONES DE ALMACN CONSOLIDADO DE ALMACN CONTROL DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE USO COMN INSTRUCTIVO DE VERIFICACIN DE MATERIALES ENTREGA Y DEVOLUCIN DE MALETINES DE HERRAMIENTAS

CODIGO
N.A IN-AZI01-F01 IN-AZI01-F02 IN-AZI01-F03 IN-AZI01-F04 IN-AZI01-F05 IN-AZI01-F06 IN-AZI01-F07 N.A IN-AZI07-F01 IN-AZI07-F02 IN-AZI07-F03 IN-AZI07-F04 IN-AZI07-F05 IN-AZI07-F06 IN-AZI07-F07

REQUISITOS
Organizacin: Controlar el inventario. Mnimo tiempo para la reparacin de un equipo. Preservacin del Inventario. NTC-ISO 9001:2008: 7.1. Planificacin de la realizacin del producto, 7.2 Procesos relacionados con el Cliente, 7.4.3 Verificacin de productos comprados, 7.5 Produccin y prestacin del servicio, 7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio, 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad, 7.5.4 Propiedad del cliente, 7.5.5 Preservacin del producto. NTC-ISO 14001:2004: 4.3.1. Aspectos ambientales, 4.4.6. Control Operacional, 4.4.7. Preparacin y respuesta ante emergencias NTC-OHSAS 18001:2007: 4.3.1. Planificacion para la identificacin de peligros, valoracin de riesgos y determinacin de los controles 4.4.6. Control Operacional, 4.4.7. Preparacin y respuesta ante emergencias. GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto, 12.1 Planificar las Adquisiciones, 12.2 Efectuar las Adquisiciones, 12.3 Administrar las Adquisiciones, 12.4 Cerrar las Adquisiciones Cliente: Expresados en la entrada de almacn.

PARAMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICION

ANLISIS DE DATOS DEL PROCESO CONTROL DEL KARDEX AUDITORIAS INTERNAS/EXTERNAS

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REQUISITOS
Organizacin: Facturacin oportuna de acuerdo a las instrucciones dadas por coordinador de Negocios o el auxiliar Tcnico Administrativo. Cliente: Facturacin de acuerdo a la orden de compra NTC-ISO 9001:2008: 7.1 planeacin de la Realizacin del producto, 7.2.3 Comunicacin con el cliente, 7.5.1 Control de produccin y de la prestacin del servicio, 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad. GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 5.1 Recopilar Requisitos, 5.2 Definir el Alcance, 6.6 Controlar el Cronograma, 8.3 Realizar el Control de Calidad, 10.5 Informar el Desempeo, 12.1 Planificar las Adquisiciones, 12.2 Efectuar las Adquisiciones, 12.3 Administrar las Adquisiciones, 12.4 Cerrar las Adquisiciones OTRAS NORMAS: Cdigo de comercio, ley 222/95, ley 43/90, decretos 2649/93 y 2653/93, Estatuto Tributario, Matriz de legislacin del sistema de gestin de calidad.

PARAMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICION

ANLISIS DE DATOS DEL PROCESO FACTURACIN OPORTUNA AUDITORIAS INTERNAS/EXTERNAS

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PROCESOS DE SOPORTE
HARDWARE Computador, Impresora, Papelera, formatos preimpresos, fotocopiadora, elementos de oficina, Telfono, celular, avantel.

RECURSOS
SOFTWARE LOCATIVOS

ORDEN DE COMPRA Y RECOLECCIN DE DATOS, COMPRAS, REGISTRO ATENCIN Y SOLICITUD DE GARANTAS, PERCEPCIN DEL CLIENTE, COMUNICACIN INTERNA, ARCHIVO, COMPRAS, DISPOSICIN DE EMBALAJE DE MATERIALES, RECEPCIN, ENVO DE MATERIALES AL EXTERIOR.

Sistema Operativo Servicio de Internet

Oficina

DOCUMENTOS
DESPACHO DE MATERIALES DISPOSICIONES DE EMBALAJE DE MATERIALES POLITICA DE GESTION INTEGRAL FACTURACION

CODIGO
IN-ADI06 IN-LAE01 IN-CAD31 IN-ADI02

REGISTRO
REMISIN SARCOF REMISIN PREIMPRESA GUA DE TRANSPORTADORA CONSOLIDADO DE REMISIONES SOLICITUD DE TRANSPORTE SOLICITUD DE REMISIN CONSOLIDADO SOLICITUD DE REMISION INFORME SEMANAL DE REMISIONES PREIMPRESAS SOLICITUD DE FACTURACIN CONTROL DE FACTURACIN DE PEDIDOS CONSOLIDADO DE CERTIFICADOS DE GARANTA CONSOLIDADO DE FACTURAS EMITIDAS

CODIGO
N.A N.A N.A IN-ADI06-F01 IN-ADI06-F02 IN-ADI06-F03 IN-ADI06-F04 IN-ADI06-F05 IN-ADI02-F01 IN-ADI02-F02 IN-ADI02-F03 IN-ADI02-F04

REQUISITOS
Organizacin: Confirmar el recibido del material con el cliente. Buen trato con el cliente. Asegurar todo material que se despacha. NTC-ISO 9001:2008: 7.1. Planificacin de la realizacin del producto, 7.5 Produccin y prestacin del servicio, 7.5.1 Control de la produccin y prestacin del servicio, 7.5.4 Propiedad del cliente, 7.5.5 Preservacin del producto. NTC-OHSAS 18001:2007: 4.4.6. Control operacional NTC-ISO 14001:2004: 4.4.6. Control operacional Cliente: Estipulados en la orden de compra / Entrada Almacn. GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS: 5.1 Recopilar Requisitos. 5.2 Definir el Alcance, 5.4 Verificar el Alcance, 6.6 Controlar el Cronograma, 7.3 Controlar los Costos, 10.3 Distribuir la Informacin, 12.1 Planificar las Adquisiciones, 12.2 Efectuar las Adquisiciones, 12.4 Cerrar las Adquisiciones, SGE 21:2008 6.2 Clientes, 6.3 Proveedores

PARAMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICION

ANLISIS DE DATOS DEL PROCESO SEGUIMIENTO A LA LLEGADA DEL MATERIAL AL DESTINO FINAL AUDITORIAS INTERNAS/EXTERNAS

RUTA ARCHIVO: E:Iso9000/4. SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL/4.2.2 MANUAL DE GESTIN INTEGRAL /CARACT_PROCES_REALIZ_II

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