GERENCIA DE PROYECTOS

1. EN QUE CONSISTE? En el rea econmico-financiera, traducen el trmino menagement como administracin. Entendemos que este trmino cubre parcialmente el concepto que se pretende abarcar, por lo que el trmino gestin se considera ms amplio. El primero se refiere a tareas organizativas y administrativas, incluidas las de control econmico. El trmino gestin alude tanto a los aspectos organizativos, como los de tramitacin, tareas burocrticas, toma de decisin y control de la ejecucin. Numerosos autores utilizan el trmino direccin de proyectos, el cual hace marcada referencia a las tareas y decisiones del director o manager, al manejo de los recursos humanos involucrados en el proyecto, a la capacidad de liderazgo sobre los miembros del equipo de proyectos, y a las relaciones con otras entidades involucradas en el desarrollo del proyecto. Herdia (1995), analiza el trmino management y de acuerdo con Peter Drucker, asegura que management es la optimizacin de los recursos de que dispone o puede disponer una empresa o institucin, de manera que cumpla su finalidad (la obtencin de beneficios), auxilindose de herramientas de tcnicas y de mtodos y manejando los mismos con los adecuados conocimientos prcticos. Se puede decir que es el arte, las metodologas y las tcnicas utilizadas para optimizar el uso de todos los recursos de que dispone o puede disponer una institucin, y adems, es el proceso que conduce el esfuerzo organizativo hacia la consecucin de los fines de la propia organizacin. La gerencia de proyectos, en definitiva consiste en la aplicacin a un proyecto de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas, con el objetivo de alcanzar las expectativas deseadas, siguiendo una disciplina y estndares que faciliten su gestin (plazos, costes, calidad, riesgos, etc.).

2. CARACTERISTICAS DE LOS PROYECTOS EXITOSOS La clave para lograr proyectos exitosos es desarrollar habilidades tcnicas (las cosas), habilidades humansticas (la gente) y sus habilidades conceptuales (la organizacin), en beneficio de los clientes o de la comunidad definida en el proyecto.

ACTITUDES

FACTORES INTERNOS

FACTORES EXTERNOS

IDENTIFICACION Y DEFINICION

FINANCIAMIENTO

PROGRAMACION Y CONTROL

OPERACIN IMPLANTACION

ORGANIZACIN ESTRUCTURA

COMUNICACIN RELACIONES

GENTE

CALIDAD HUMANA

ADMINISTRACION DE RECURSOS

La planeacin y la comunicacin son vitales para una administracin de proyectos satisfactoria. Evitan que ocurran problemas o reducen al mnimo su impacto sobre el logro del objetivo de un proyecto cuando stos se presentan. Tomarse el tiempo para desarrollar un plan bien diseado antes de iniciar el proyecto es vital para el logro satisfactorio de cualquier proyecto. un proyecto debe tener un objetivo muy definido: un resultado o producto esperado, determinado en funcin del alcance, programa y costo y aceptado por el cliente. Involucrar al cliente como socio en el resultado exitoso del proyecto por medio de su participacin activa. Lograr la satisfaccin del cliente requiere una comunicacin continua con l para mantenerlo informado y determinar si las expectativas han cambiado. La clave para el control eficaz del proyecto es medir el avance real y compararlo con el avance planeado de manera regular y oportuna, y aplicar acciones correctivas de inmediato en caso necesario. Una vez que concluye un proyecto, debe evaluarse su desempeo para saber qu podra manejarse si se realiza un proyecto similar en el futuro. Debe obtenerse retroalimentacin del cliente y del equipo de proyecto.

3. AREAS DE EXPERIENCIA Muchos de los conocimientos, y de las herramientas y tcnicas para gestionar proyectos, tales como la estructura de desglose del trabajo, el anlisis del camino crtico y la gestin del valor ganado, son exclusivos del rea de la direccin de proyectos. Sin embargo, comprender y aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas generalmente reconocidas como buenas prcticas no es suficiente por s solo para una direccin de proyectos efectiva. Una direccin de proyectos efectiva requiere que el equipo de direccin del proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes a, por lo menos, cinco reas de experiencia: Fundamentos de la direccin de proyectos Conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin Comprensin del entorno del proyecto

Conocimientos y habilidades de direccin general Habilidades interpersonales

Existe una relacin entre estas cinco reas de experiencia. Si bien aparentan ser elementos discretos, por lo general, se superponen; ninguno de ellos puede existir sin los dems. Los equipos de proyectos efectivos integran estos elementos en todos los aspectos de su proyecto. No es necesario que cada miembro del equipo del proyecto sea experto en las cinco reas. En realidad, es poco probable que una sola persona cuente con todos los conocimientos y habilidades necesarios para el proyecto. Es importante que el equipo de direccin del proyecto tenga conocimiento o est familiarizado con los fundamentos de la direccin de proyectos y con las otras cuatro reas de direccin para gestionar un proyecto de forma efectiva.

4. FUNDAMENTOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS Los Fundamentos de la Direccin de Proyectos describen el conocimiento propio del campo de la direccin de proyectos, que se superpone con otras disciplinas de direccin. Las reas de experiencias comunes (Fundamentos de la direccin de proyectos, conocimientos, normas y regulaciones del rea de aplicacin, comprensin del entorno del proyecto, conocimientos y habilidades de direccin general y las habilidades interpersonales), son indispensables en el equipo del proyecto. Los fundamentos de la direccin de proyectos se componen de: Definicin del ciclo de vida del proyecto Cinco grupos de procesos de direccin de proyectos Nueve reas de conocimiento

5. COMPRENSION DEL ENTORNO Casi todos los proyectos se planifican e implementan en un contexto social, econmico y ambiental y tienen impactos positivos y negativos deseados y/o no deseados. El equipo del proyecto debe considerar el proyecto en el contexto de su entorno cultural, social, internacional, poltico y fsico. Entorno cultural y social: El equipo tiene que entender cmo afecta el proyecto a las personas y cmo afectan las personas al proyecto. Esto puede requerir una comprensin de los aspectos econmicos, demogrficos, educativos, ticos, tnicos, religiosos, y de otras caractersticas de las personas a quienes afecta el proyecto o que puedan tener un inters en ste. El director del proyecto tambin debe examinar la cultura de la organizacin y determinar si se reconoce que la direccin de proyectos desempea un rol vlido con responsabilidad y autoridad para gestionar el proyecto. Entorno internacional y poltico: Es posible que algunos miembros del equipo tengan que estar familiarizados con las leyes y costumbres internacionales, nacionales, regionales y locales aplicables, as como con el clima poltico que podra afectar al proyecto. Otros factores internacionales a tener en cuenta son las diferencias de husos horarios, los das festivos nacionales y regionales, los requisitos de viaje para reuniones cara a cara y la logstica de teleconferencias. Entorno fsico: Si el proyecto va a afectar a su mbito fsico, algunos miembros del equipo debern estar familiarizados con la ecologa local y la geografa fsica que podran afectar al proyecto o ser afectadas por el proyecto.

6. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES GERENCIALES La direccin general comprende la planificacin, organizacin, seleccin de personal, ejecucin y control de las operaciones de una empresa en funcionamiento. Incluye disciplinas de respaldo como por ejemplo: Gestin financiera y contabilidad Compras y adquisiciones Ventas y comercializacin Contratos y derecho mercantil Fabricacin y distribucin

Logstica y cadena de suministro Planificacin estratgica, planificacin tctica y planificacin operativa Estructuras y comportamiento de la organizacin, administracin de personal, compensaciones, beneficios y planes de carrera Prcticas sanitarias y de seguridad Tecnologa de la informacin

La gerencia proporciona los fundamentos para desarrollar habilidades de direccin de proyectos y a menudo es esencial para el director del proyecto. En cualquier proyecto, es posible que se requieran habilidades relativas a una gran cantidad de temas generales de la direccin.

7. HABILIDADES INTERPERSONALES Las habilidades interpersonales son esenciales para un gerente de proyecto. Estas dependen de las buenas habilidades de comunicacin orales y escritas. El gerente debe definir expectativas claras de los miembros del equipo de proyecto, as que todos saben la importancia de su papel en el logro del objetivo del proyecto. El gerente puede hacerlo al involucrar al equipo en el desarrollo de un plan de proyecto que muestra cules personas se asignan a cules tareas y como dichas tareas se interrelacionan. El gerente debe hacer nfasis en que la contribucin de todos es valiosa para ejecutar el plan con xito. En las conversaciones informales, el gerente de proyecto debe emplear preguntas abiertas y escuchar con mucha atencin. Un gerente de proyecto requiere de buenas habilidades interpersonales para tratar de influir en el pensamiento y las acciones de otros, ya que en todo el proyecto tendrn que persuadir y negociar con el cliente, el equipo de proyecto y la alta gerencia de la empresa. Un gerente de proyecto tambin necesita buenas habilidades interpersonales para lidiar con el desacuerdo o la divisin entre los miembros del equipo. Estas situaciones pueden requerir un manejo delicado por parte del gerente, con el fin de mediar una resolucin en la cual nadie queda mal y el trabajo del proyecto no se ve afectado. La gestin de las relaciones interpersonales incluye adems:

Habilidad de liderazgo: el liderazgo es lograr que el trabajo se realice a travs de otros; el gerente del proyecto logra resultados a travs del equipo de proyecto. El liderazgo consiste en estimular a las personas asignadas al proyecto para que trabajen como equipo con el fin de implementar el plan y lograr el objetivo de manera satisfactoria. El gerente debe crear para el equipo una visin de resultado y los beneficios del proyecto. Cuando los miembros del equipo pueden prever los resultados, se sentirn ms motivados a trabajar como equipo para terminar el proyecto con xito. La administracin de proyectos eficiente requiere un estilo de liderazgo participativo que fomente la consulta, en el cual el gerente de proyecto proporciona asesora y gua al equipo de proyecto. Este estilo es preferible a un enfoque administrativo jerrquico, autocrtico y directivo. El liderazgo requiere que el gerente de proyecto proporcione direccin, no que d rdenes. El gerente de proyecto fomenta la motivacin por medio del reconocimiento del equipo de proyecto como un todo y de cada uno de los miembros del mismo. Esto se hace a lo largo del proyecto, no slo al final del mismo. Las personas quieren sentir que contribuyen al proyecto y deben ser reconocidas.

Habilidad para fomentar el desarrollo de las personas: el gerente de proyecto efectivo tiene un compromiso con la capacitacin y el desarrollo de las personas que trabajan en el proyecto. Utiliza el proyecto como una oportunidad para agregar valor a la base de experiencia de cada persona de modo que todos los miembros del equipo tengan un mayor conocimiento y sean ms competentes al final del proyecto. Durante las discusiones individuales con los miembros del equipo, ste debe preguntar Qu ha aprendido de su trabajo en el proyecto?. Cada respuesta ayudar al gerente a determinar qu otras actividades de desarrollo u oportunidades se necesitan. Plantear estas preguntas tambin enva el mensaje de que el gerente valora y espera una superacin personal continua.

Habilidades de comunicacin: Los gerentes de proyectos deben ser buenos comunicadores. Necesitan hacerlo de manera peridica con el equipo, as como con los subcontratistas, el cliente y la alta

gerencia de su empresa. La comunicacin frecuente y efectiva es crucial para mantener al proyecto en movimiento, identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias para mejorar el desempeo del proyecto, mantenerse al tanto de la satisfaccin del cliente y evitar sorpresas. Un alto nivel de comunicacin es en especial importante en las primeras etapas del proyecto para construir una buena relacin laboral con el equipo y establecer expectativas claras con el cliente. Los gerentes de proyecto efectivos comunican y comparten informacin en una variedad de formas; tienen reuniones y conversaciones informales con el equipo, el cliente y la alta gerencia de la empresa; tambin proporcionan informes escritos al cliente y a la alta gerencia. Todas estas tareas requieren que el gerente tenga buenas habilidades de comunicacin oral y escrita. Aprendemos ms al escuchar que al hablar. Por consiguiente, un buen gerente de proyecto pasa ms tiempo escuchando que hablando; no domina una conversacin, escucha las expectativas y las necesidades expresadas por el cliente y las ideas e inquietudes Habilidades para la solucin de problemas: un gerente de proyecto debe resolver de manera correcta los problemas. Aun cuando es ms fcil identificar los problemas que resolverlos, la buena solucin comienza con la identificacin temprana de un problema o de un posible problema. Esto permitir ms tiempo para desarrollar una solucin bien planeada. Adems, si un problema se identifica a tiempo puede ser menos costoso resolverlo y tener menos impacto en otras partes del proyecto. La adecuada identificacin de problemas requiere un sistema de informacin manejado por datos precisos y oportunos; comunicacin abierta y oportuna entre los miembros del equipo, los subcontratistas y el cliente, y algunas reacciones instintivas con base en la experiencia. El gerente de proyecto debe estimular a los miembros del equipo a identificar problemas a tiempo y resolverlos por s mismos. As como el equipo necesita autodirigirse en la solucin de problemas y no esperar o depender del gerente para empezar a resolverlos. Habilidades para la administracin del tiempo: Los buenos gerentes de proyecto administran bien su tiempo. Los proyectos requieren mucha energa debido a que involucran numerosas

actividades concurrentes y sucesos inesperados. Para el uso ptimo del tiempo disponible, los gerentes deben tener autodisciplina, ser capaces de priorizar y mostrar una disposicin.

8. AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS La direccin y gestin de proyectos involucra nueve reas de conocimiento fundamentales. Para el correcto desarrollo del proyecto, la definicin de cada una de ellas, y su planificacin, se considera indispensable para lograr los resultados esperados.

Estas reas son:

Integracin del proyecto Alcance del proyecto Plazos del proyecto (Tiempo) Costes del proyecto Calidad del proyecto Recursos humanos del proyecto Comunicacin del proyecto Riesgos del proyecto Aprovisionamientos del proyecto (adquisiciones o contratacin)

DIRECCION DE PROYECTOS

Gestin de integracin

Gestin del alcance

Gestin del tiempo

Gestin de los costes

Gestin de la calidad

Gestin de los recursos humanos

Gestin de la comunicacin

Gestin de los riesgos

Gestin de las adquisiciones

9. GESTION DE INTEGRACION DEL PROYECTO Incluye los procesos requeridos para asegurar que los diferentes elementos del proyecto son coordinados adecuadamente. Se ocupa de encontrar el equilibrio entre los objetivos posibles y sus alternativas, con el fin de satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de las entidades involucradas. Los procesos principales que se llevan a cabo en esta rea son: Desarrollo del plan del proyecto: toma los resultados de otros procesos de planificacin y los integra en un uniforme coherente y consistente.

Ejecucin del plan del proyecto: lleva a cabo el plan del proyecto desarrollando las actividades incluidas en dicho plan. Control de cambios: coordina las alteraciones que se producen a lo largo de todo el proyecto.

Con el fin de llevar a cabo una correcta integracin del proyecto, resulta necesario generar un documento gua para la ejecucin del proyecto: el plan del proyecto. Para ello se requiere la intervencin de todas las partes interesadas. Adems se definir la poltica organizativa. Relaciones entre los socios, interlocutores y participantes relevantes. Tambin es necesario establecer fechas clave: inicio, entregas de documentacin, acciones correctoras y mecanismos de control de cambios, el establecimiento de los mecanismos de autorizacin de trabajos, ensayos, etc., as como los procedimientos organizativos considerados tiles.

10. GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO Comprende los procesos requeridos para asegurar que en el proyecto est identificado y definido todo el trabajo necesario para completar el mismo con xito. Los procesos principales que se llevan a cabo son: Iniciacin: Compromete a la organizacin para que d inicio la siguiente fase del proyecto. Planificacin del alcance: Desarrolla un informe escrito del alcance que sirva de base para las futuras decisiones del proyecto. Definicin del alcance: Subdivide las principales entregas del proyecto en componentes ms pequeos y manejables. Verificacin del alcance: Formaliza la aceptacin del alcance del proyecto. Control de cambios del alcance: Controla los cambios que surgen en el alcance del proyecto.

2. Planificacin del alcance

1. Iniciacin Gestin del alcance

3. Definicin del alcance

5. Control de cambios del alcance

4. Verificacin del alcance

11. GESTION DEL TIEMPO (PLAZOS DEL PROYECTO) Incluye los procesos necesarios para asegurar la conclusin del proyecto en los tiempos establecidos. La organizacin general de los principales procesos incluidos en esta rea es la siguiente: Definicin de actividades: Identifica las actividades especficas que se deben desarrollar para cumplir con las principales entregas del proyecto. Ordenacin de actividades: Identifica y documenta las distancias interrelaciones entre actividades. Estimacin de la duracin de las actividades: Estima el nmero de jornadas laborales que se necesitarn para determinar cada actividad. Desarrollo del programa: Analiza la secuencia de actividades, su duracin y las necesidades de recursos para elaborar el programa del proyecto.

Control del programa: Controla los cambios del programa del proyecto. Aplicacin de tcnicas de programacin: Gantt, Pert, Cpm, etc.

12. GESTION DE COSTES DEL PROYECTO Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto finaliza dentro del presupuesto aprobado. Los procesos que lo incluyen son: Planificacin de recursos: Determina qu recursos (personal, material, equipo) y qu cantidad de cada uno de ellos se debe utilizar para desarrollar las actividades del proyecto. Estimacin de costes: Desarrolla una aproximacin de los costes de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Presupuesto de costes: Asignan la estimacin general de costes cada uno de los elementos de trabajo. Control de costes: Controla los cambios que se producen en el presupuesto del proyecto.

13. GESTION DE CALIDAD DEL PROYECTO Realiza los procesos necesarios para asegurar que el proyecto cubrir las necesidades para las que se ha llevado a cabo. Incluye todas las actividades de la direccin que determinan la poltica de calidad, objetivos y responsabilidades, as como su desarrollo por medios tales como la planificacin de la calidad, control de calidad, aseguramiento y mejora de la calidad. Todos estos dentro del sistema de la calidad. La organizacin de los procesos fundamentales en la calidad del proyecto es: Planificacin de la calidad: Identifica qu normas de la calidad son ms importantes para el proyecto y determina cmo cumplirlas. Aseguramiento de la calidad: Evala el desarrollo general del proyecto sobre una base establecida, con el fin de tener la seguridad de que el proyecto cumplir con las ms importantes normas de calidad.

El pliego de condiciones: En su captulo de condiciones particulares o especificaciones tcnicas ha de especificar, entre otras cosas los parmetros de calidad. Control de la calidad: Realiza un seguimiento de los resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen las normas ms importantes sobre la calidad e identificando la manera de eliminar las causas de un desarrollo no satisfactorios.

14. GESTION DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO En esta rea se encuentran los procesos necesarios para aprovechar ms efectivamente al personal relacionado con el proyecto, incluyendo a todas las entidades involucradas en el proyecto como son patrocinadores, clientes, contribuyentes, individuales y otros. Los procesos que contienen esta rea son: Planificacin de la organizacin: Identifica, documenta y asigna las funciones, responsabilidades y relaciones jerrquicas del proyecto. Adquisicin de personal: Rene los recursos humanos que sean necesarios asignar para cada trabajo del proyecto. Desarrollo del equipo: Crea actitudes individuales y de grupo para mejorar el desarrollo del proyecto.

15. GESTION DE COMUNICACIN DEL PROYECTO Comprende los procesos necesarios para asegurar la elaboracin, recopilacin, distribucin, archivo y disposicin definitiva de la informacin del proyecto en el momento y forma adecuado. Proporciona las relaciones clave entre personas, ideas e informacin, necesarias para el xito del proyecto. Los procesos principales: Planificacin de comunicaciones: Determina las necesidades de informacin y comunicacin de las entidades involucradas en el proyecto. Distribucin de informacin: Pone a disposicin de las entidades involucradas en el proyecto de informacin necesaria en el momento adecuado.

Informe de realizacin: Recopila y distribuye la informacin sobre el desarrollo del proyecto. Esto incluye el informe de situacin, la evaluacin del progreso y las previsiones. Cierre administrativo: Elabora, rene y distribuye la informacin necesaria para formalizar una fase o la terminacin del proyecto.

16. GESTION DE RIESGOS DEL PROYECTO En esta rea se encuentran los procesos relacionados con la identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Incluye maximizar los efectos positivos de los distintos eventos y minimizar las consecuencias de los efectos negativos. Los procesos que se incluyen son: Identificacin de riesgos: Determina qu tipos de riesgos es probable que afecten al proyecto y documenta las caractersticas de cada uno de ellos. Cuantificacin de riesgos: Evala los riesgos y sus interacciones para determinar el rango de los posibles resultados del proyecto. Desarrollo de respuestas a riesgos: Define los pasos para potenciar las oportunidades y responder a las amenazas. Control de respuestas a riesgos: Responde a los cambios de riesgos que se producen el curso del proyecto.

17. GESTION DE CONTRATACION (APROVISIONAMIENTO DEL PROYECTO) Incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios (productos) en el exterior de la organizacin ejecutora. Los procesos que se llevan a cabo son: Planificacin de aprovisionamientos: Determina qu? y cundo? realizar el aprovisionamiento. Planificacin de la peticin de ofertas: Documenta las necesidades de producto e identifica pospotenciales suministradores.

Peticin de ofertas: Obteniendo presupuestos, ofertas y propuestas adecuadas. Seleccin de suministradores: Elige entre los proveedores. Administracin del contrato: Dirige las relaciones con los proveedores. Cierre del contrato: Finaliza la relacin contractual, incluyendo la resolucin de temas abiertos.

Todos los procesos que forman cada una de las nueve reas, mencionados anteriormente, interaccionan entre ellos y con los procesos de las otras reas. Cada proceso puede requerir esfuerzos de una o ms personas segn sean las necesidades del proyecto. Generalmente cada proceso ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto, y todos ellos forman una unidad en la disciplina de la direccin y gestin de proyectos.