UTILISATION DU MANUEL

Objet : Ce manuel a t labor pour fournir les instructions et explications ncessaires aux structures de lentreprise charges des approvisionnements, de lexpression des besoins jusqu la comptabilisation des oprations y affrentes. Structures concernes : Ce manuel sadresse essentiellement : 1. Au Directeur de ladministration et des finances ; 2. Au responsable des moyens gnraux charg de lachat des matires et fournitures ainsi que le magasinier de la socit ; 3. Au comptable, charg du traitement financier, fiscal et comptable des achats et des stocks. 4. A la structure daudit interne charge du suivi de lapplication de cette procdure. Rvision : Les changements oprer sur cette procdure ne peuvent tre effectus que sur proposition du directeur de ladministration et des finances ou le charg de laudit et aprs acceptation formelle par le Directeur Gnral de lentreprise. Mise en vigueur : Cette procdure est en vigueur au sein de la socit Ech-chaab partir du 01/05/2005.

CHAPITRE I PRESENTATION GENERALE

1.1. DFINITION DES STOCKS Les stocks sont constitus par l'ensemble des marchandises destines la revente en l'tat ou des matires premires ncessaires la production de biens ou au fonctionnement des moyens de production ou de prestation de la socit. On peut citer, pour la socit Ech-chaab, les cas les plus frquents, savoir : - les pices de rechange, le pneumatique et les consommables, - le carburant et les lubrifiants, - les fournitures de bureau, - etc. Ils sont ncessairement consommables ds le premier usage. 1.2. OBJECTIFS DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENTS La matrise de la fonction approvisionnements est ralise par la prise en compte des conditions suivantes : - La fonction approvisionnements ne doit pas tre considre comme une fonction subalterne qui ne fait quappliquer la politique des autres, cest une fonction stratgique dont la matrise permet non seulement damliorer la rentabilit globale de lentreprise par la rduction des cots, mais galement pour la ralisation dimportantes conomies par la matrise des cots des approvisionnements. - Lactivit approvisionnements doit tre assure par un responsable et professionnel de lachat expriment, appliquant parfaitement les techniques modernes de gestion et de suivi des approvisionnements. - Lachat en gnral, ne doit pas tre considr comme un acte improvis mais plutt comme un acte de gestion prvu et inscrit dans la politique gnrale de la socit. - Il est important de savoir qui dcide des achats et donc de connatre les intervenants faisant parties prenantes de tout achat dans le but dvaluer leur degr de performance, de qualit et de gestion.

- Il est galement important de dterminer les surcots dapprovisionnements gnrs par les facteurs externes la socit, tel lenvironnement conomique national, afin de les diffrencier des surcots internes telles une matrise insuffisante et / ou une organisation dfaillante en matire dactions dapprovisionnements. - Enfin le contrle continu de lapplication correcte et rigoureuse des procdures formalises de gestion des approvisionnements par le responsable habilit constitue une condition ncessaire la bonne gestion et la matrise des cots lis cette activit. 1.3. ORGANISATION DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENTS Les achats et la gestion des stocks sont effectus par le service des moyens gnraux ( dfaut de son existence, il y a lieu de le prvoir dans lorganigramme) relevant de la direction de ladministration et des finances et qui sappuie sur un agent ayant comme fonction la tenue du magasin et la gestion des stocks. La prsente procdure sarticule donc autour du principe de sparation des taches. Elle a pour fondement lexistence des structures (ou personnes) suivantes spares lune de lautre : - Structure dachat (moyens gnraux) ; - Gestionnaire de stocks et magasinier ; - Comptabilit. Sagissant dune petite socit , la fonction de la gestion des stocks est confondue avec celle du magasinier.

CHAPITRE II MODE OPERATOIRE ET SUPPORTS DOCUMENTAIRES

2. MODE OPERATOIRE ET SUPPORTS DOCUMENTAIRES Le processus de ralisation dun approvisionnement au sein de la socit Ech-chaab se dcompose en quatre tapes : - Lidentification du besoin. - Linstruction du dossier approvisionnement. - Lexcution de lachat. - Lutilisation. 2.1. LIDENTIFICATION DU BESOIN 2.1.1. La naissance et lorigine du besoin Les achats de matires et fournitures doivent obir un besoin rel exprim dans le cadre de lexploitation de lEntreprise ou dans le cadre du budget annuel des approvisionnements. Le besoin doit trouver sa justification dans : - le maintien des stocks un niveau qui ne peut tre infrieur au niveau du stock de scurit ; - les approvisionnements rguliers des diffrentes structures compte tenu du rythme de consommation ncessaire la poursuite de l'activit. 2.1.2. Lexpression et la dfinition prcise du besoin Lopration dachat est dclenche en tablissant et en signant une demande dachat en trois exemplaires pr numrots (annexe 1) par le service demandeur lattention du Directeur de lAdministration et des Finances. La demande dachat doit indiquer notamment : - la rfrence et la dsignation de larticle, - les quantits demandes. Cette demande doit ncessairement transiter par le gestionnaire des stocks pour approbation. Ce dernier, la rception de la demande dachat, doit sassurer que le stock thorique indiqu sur sa fiche est conforme au stock rel dtenu au magasin. 7

2.1.3. Le contrle du besoin (vrifier sa pertinence) Le contrle de la pertinence du besoin relve de deux personnes : - Le Directeur de la structure demandeuse qui doit signer la demande dachat ; - Le Directeur de ladministration et des finances, par qui transite la demande dachat, qui apprcie la pertinence de lachat. Lapprciation de la pertinence de lachat doit tre matrialise sur la demande dachat. 2.1.4. Circuit de la demande dachat La demande dachat est tablie par la direction exprimant le besoin en trois exemplaires et signe par son responsable. - Le premier exemplaire portant accus de rception de la DAF est gard au niveau de la structure mettrice. - Le second exemplaire (loriginal) portant lapprciation du DAF et le visa de la gestion des stocks doit tre gard dans le dossier dachat au niveau de la comptabilit (avec le dossier dachat). - Le troisime exemplaire est archiv au niveau du service des moyens gnraux. 2.2. LINSTRUCTION DU DOSSIER APPROVISIONNEMENT 2.2.1. Le dclenchement de la commande A la rception de la demande dachat, le service des moyens gnraux procde certaines vrifications portant sur lexistence du visa de la gestion des stocks. Cette vrification tant effectue, il procde lexploitation du fichier fournisseurs afin de consulter les fournisseurs susceptibles de rpondre la demande de la socit. a). Pour les oprations dont le montant est infrieur 50.000,00 DA, le service acheteur tablit un bon de commande (modle en annexe 2) quil vise conjointement avec le directeur de ladministration et des finances avant de le remettre au fournisseur. b). Pour les oprations dont le montant se situe entre 50.000,00 DA et 500.000,00 DA, le service acheteur est tenu : - dengager des consultations en saisissant, par crit, les fournisseurs habituels tout en largissant la consultation dventuels nouveaux fournisseurs. Sauf exception qui 8

sera dment motive par un P.V. de la part du responsable du service acheteur, approuv par son directeur, un minimum de trois offres est exig pour engager la commande ; - de traiter les offres reues et dtablir un tableau comparatif dont le modle est prsent en annexe 3. En concertation avec le directeur de ladministration et des finances, il propose le fournisseur qui rpond au mieux au cahier des charges (un crit prcisant les besoins et les caractristiques techniques du produit peut constituer au sens de la prsente un cahier des charges) et qui offre les meilleures conditions commerciales et financires. Le dossier soumis lapprobation du Directeur Gnral comprend : - la demande dachat ; - le tableau comparatif des offres assorti de la proposition motive du Directeur de ladministration et des finances - le bon de commande (ou contrat) vis par le DAF. Lengagement de ces oprations ne peut intervenir quaprs signature du bon de commande (ou contrat) par le Directeur Gnral. c). Pour les oprations dont le montant est suprieur 500.000,00 DA, la slection du fournisseur doit tre effectue par la commission des marchs de la socit. Son accord, matrialis par les visas de ses membres sur le tableau comparatif des offres (annexe 4), est obligatoire avant tout engagement de lopration par la Direction Gnrale. 2.2.2. Suivi et Codification des fournisseurs a). Le service acheteur organise le suivi des fournisseurs en constituant un fichier fournisseurs obligatoirement codifi. Pour ce faire, il est attribu chaque fournisseur un code (ce mme code sera repris en comptabilit gnrale afin de coordonner lidentification du mme fournisseur au niveau des deux structures). Ce fichier doit contenir toutes les informations ncessaires, sur les fournisseurs de la socit, qui pourraient tre utiles lacheteur, telles que : - leur situation financire, 9

- le descriptif de leurs produits, - le chiffre daffaires ralis avec eux, - lhistorique des transactions, etc ; Il doit tre constamment mis jour. b). Le responsable du service acheteur consulte son fichier fournisseurs afin de noter le code fournisseur sur le bon de commande (ou contrat). Le cas chant, il codifie le nouveau fournisseur et met jour son fichier. 2.2.3. Circuit documentaire des oprations dachat Le Bon de commande Le bon de commande est tabli par le responsable du service acheteur (moyens gnraux) et sign par le DAF ou le Directeur Gnral suivant les niveaux dhabilitation indiqus ci-dessus. Etabli en trois exemplaires, ncessairement pr numrots, le bon de commande est ainsi rparti : - loriginal est remis au fournisseur ; - une copie est classe dans le dossier dachat au niveau de la comptabilit ; - une copie est classe dans le chrono du service acheteur. Le Tableau comparatif des offres Ce document est tabli en deux exemplaires : - un exemplaire est gard au niveau du service acheteur ; - un exemplaire est class dans le dossier dachat au niveau de la comptabilit. 2.3. EXCUTION DE LACHAT 2.3.1. Procdure dexcution Aprs signature du bon de commande, le service acheteur : - rcupre le dossier dachat, - tablit une demande de fonds (ou de chque) en deux exemplaires (modle en annexe 5) quil adresse au service financier accompagne du dossier dachat. 10

Ce dossier doit contenir tous les documents justificatifs savoir : - la demande dachat, - le bon de commande (ou contrat), - loriginal de la facture (ou facture pro forma). Le service comptable, aprs vrification dusage, accuse rception sur le double de la demande de fonds et : - tablit le titre de paiement et le mandat de paiement (annexe 6) ; - les remet la signature, accompagn du dossier dachat. Il remet le titre de paiement (le chque sign par les personnes habilites) directement au fournisseur ou via le service acheteur, en contre partie de la signature de ce dernier sur le mandat de paiement et conserve, en instance de rgularisation, le dossier dachat. Une fois le dossier rgularis (rcupration de la facture dfinitive, le bon de rception et laccus de rception du chque), il est remis au service comptabilit , pour enregistrement comptable. Ce dossier doit comprendre la demande dachat, le bon de commande, la facture originale, le bon de rception et le justificatif du paiement : ordre de virement ou accus de rception du chque. 2.3.2. Circuits documentaires des oprations de paiement Demande de fonds La demande de fonds est tablie par la structure demandeuse : le service acheteur. Outre le visa de ce dernier, ce document est sign par le DAF et remis au service comptable pour excution. Il est archiv avec le dossier dachat au niveau de la comptabilit. Mandat de paiement Le mandat de paiement est tabli par le service comptable ; aprs son visa, il est remis au DAF, accompagn du chque, pour signature et transmission la Direction Gnrale. Une fois le chque sign, il est rcupr par le service comptable quil transmet la structure bnficiaire (moyen gnraux) avec le mandat de paiement sur lequel elle accuse rception. 11

Ce mandat de paiement est gard la comptabilit gnrale une fois lopration rgularise, accompagn de tous les justificatifs lis lopration dachat. Accus de rception du chque Ce document est tabli par le service acheteur. Il le remet au fournisseur avec le chque afin que ce dernier accuse rception. Il est transmis au service comptable accompagn de la facture originale et du bon de rception. 2.4. LUTILISATION 2.4.1. Le contrle qualitatif Le contrle qualitatif de la marchandise Les produits achets, accompagns de la facture du fournisseur, et ventuellement du bon de livraison, sont rceptionns par le magasinier, en prsence, sil y a lieu, dun reprsentant de la structure demandeuse. Ce dernier est tenu de se prononcer sur la qualit de la marchandise reue en apposant, le cas chant, son visa (Cachet, nom et signature) sur le bon dentre. Deux situations peuvent se prsenter : La marchandise est conforme : Il appose son visa sur la facture originale y affrente (ou le bon de livraison). Ce visa, qui reprsente un bon payer de la facture, doit contenir le nom, la signature et le cachet du reprsentant de la structure concerne par la marchandise ; La marchandise nest pas conforme : Il est tenu de spcifier, en observation du bon dentre les rserves formules lencontre de la marchandise reue. Dans ce cas, le service acheteur : - saisit immdiatement, par crit de prfrence, le fournisseur de la non-conformit constate, - dcide avec lui des dispositions prendre pour la rgularisation de cette opration. Deux cas peuvent se prsenter : - la marchandise est immdiatement remplace par le fournisseur conformment la commande, la procdure de rception de la marchandise est alors observe telle que dcrite ci-dessus. 12

- le fournisseur nest pas en mesure de tenir son engagement conformment la commande ; il sera tenu : * soit de rembourser le paiement (le cas chant), * soit dtablir une facture davoir pour la partie de la marchandise ayant fait lobjet dun rejet et devant tre remplace. La facture davoir est rcupre par lacheteur quil contrle avant de la transmettre la comptabilit accompagne du dossier dachat en instance pour justifier lcart entre le paiement et la rception. Le contrle qualitatif des prestations de services Les travaux de prestations de service sont superviss par le responsable de la structure concerne. Ce dernier est tenu, au vu des attachements (ou situations) de travaux et des factures y affrentes, de se prononcer sur la qualit des prestations reues. Deux situations peuvent se prsenter : La prestation est conforme : Il appose son visa sur la facture originale y affrente. Ce visa, qui reprsente un bon payer de la facture, doit contenir le nom, la signature et le cachet du responsable concern par la prestation. La prestation nest pas conforme : Il est tenu de spcifier, dans un P.V., les rserves formules lencontre de la prestation reue. Dans ce cas, le service concern : - saisit immdiatement, par crit de prfrence, le prestataire de la non-conformit constate, - dcide avec lui des dispositions prendre pour la rgularisation de cette opration. Deux cas peuvent se prsenter : * La prestation est immdiatement complte conformment la commande (ou contrat) ; la procdure de rception de la prestation est alors observe telle que dcrite ci-dessus, * Le prestataire nest pas en mesure de tenir son engagement conformment la commande (ou contrat) ; il sera tenu dtablir une facture davoir pour la partie de la prestation ayant fait lobjet dun rejet. 13

La facture davoir est rcupre par le service concern (maintenance ou moyens communs) pour contrle et visa avant de la transmettre la comptabilit accompagne du dossier dachat en instance. 2.4.2. Le contrle quantitatif Le contrle des quantits relve de la responsabilit du magasinier. A la rception de la marchandise, ce dernier procde, en prsence de lacheteur, un comptage des quantits livres en les rapprochant aux documents dachats notamment le bon de livraison et la facture. Remarque : Concernant les marchandises peser et faute de moyens de pesage, le magasinier peut se rfrer au ticket de pesage transmis par le fournisseur. En cas d'carts entre la quantit rceptionne et la quantit commande et facture, le magasinier est tenu d'en faire mention dans un procs-verbal (P.V.) qui devra tre adress au responsable du service acheteur. Ce dernier prend contact avec le fournisseur et dcide avec lui des dispositions prendre pour la rgularisation de cette opration. 2.4.3. Entre en stock Justification de la rception Une fois le contrle effectu, le magasinier justifie lentre en stock en tablissant un bon dentre pr numrot (modle en annexe 7), quantifi et sign par ses soins (en respectant la squence numrique). Ce bon dentre, tabli en quatre (4) exemplaires, est ainsi rparti : - Une copie qu'il garde son niveau, en souche, pour justifier les entres et mettre jour ses fiches casiers (modle en annexe 8) par l'inscription des quantits effectivement reues ; - Les trois autres sont remis la gestion des stocks. Valorisation de lentre en stock Le gestionnaire de stocks (le magasinier lui-mme ou le responsable des achats) procde la valorisation du bon de rception au cot d'achat conformment aux dispositions du plan comptable national savoir : 14

- le prix factur par le fournisseur en DA ou en devises converties en DA (selon le cours bancaire de la date de facturation) ; - les frais de transport hors facture ; - les droits de douanes et autres taxes non rcuprables ; - et tous les autres frais pays des tiers pour l'acheminement de ces produits jusqu' la socit. Ne constituent pas des frais dapproche : - les frais de la fonction approvisionnements ; - les frais financiers mme lis l'achat ; - les frais ultrieurs de stockage ; - les frais de dstockage. Dans le cas o les frais d'approche ne pourraient pas tre obtenus la rception des matires et fournitures, il y a lieu de prvoir un pourcentage de frais d'approche (compte tenu des statistiques antrieures) inclure au cot d'achat en sus du prix factur par les fournisseurs. Le Gestionnaire de stocks, aprs avoir valoris et vis les trois exemplaires du bon de rception, en garde un son niveau pour la mise jour de ses fiches de stocks (annexe 9) et en transmet les deux autres au service achats. Ce dernier garde une copie attestant de la rception effective des marchandises et transmet loriginal la comptabilit gnrale. Rintgration des matires et fournitures Les matires et fournitures livres par le magasinier peuvent ne pas correspondre celles commandes par la structure utilisatrice. Dans ce cas, ce dernier restitue les articles concerns au magasinier qui tablit un bon de rintgration pr numrot (annexe 10) en quatre (4) exemplaires : - une copie au service utilisateur pour tre classe dans ses archives ; - une copie conserve par le magasinier pour la mise jour de ses fiches casiers ; - une copie pour le Gestionnaire de stocks pour la mise jour de ses fiches de stocks ; 15

- l'original est remis au Gestionnaire de stocks pour tre transmis la comptabilit gnrale. Le bon de rintgration contient exactement les mmes informations que contient le bon de rception dont notamment : - le code du service utilisateur ; - le code et la dsignation des articles restitus ; - la quantit et la valeur de ces articles ; - la date, la signature du magasinier, du responsable du service utilisateur et du Gestionnaire de stocks ; - le motif de la rintgration. Le bon de rintgration peut tre utilis la fin d'une opration spcifique pour la restitution des pices de rechange ou des matires non utilises. 2.4.4. Sortie de stocks Besoins de consommation Les besoins de consommation des utilisateurs en matires en fournitures et autres matires consommables sont exprims par la demande de consommation. Excution des demandes de consommation Quantits demandes disponibles Dans ce cas, le magasinier livre la quantit demande et remplit un bon de sortie en quatre (4) exemplaires (annexe 11) :

- une copie est garde son niveau pour justifier la sortie et mettre jour ses fiches casiers immdiatement aprs ;

- une copie est remise au service demandeur pour tre classe dans ses archives ; - une copie est remise au Gestionnaire de stocks pour la mise jour de ses fiches de stocks ;

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- l'original est remis galement au Gestionnaire de stocks pour tre valoris et transmis la comptabilit gnrale pour la constatation de la sortie et le suivi du respect de la squence numrique. Il accompagne ltat mensuel des consommations. Le Bon de sortie, pr numrot, doit contenir au moins les informations suivantes : - le code du service demandeur ; - le code et la dsignation des articles livrs ; - la quantit demande et la quantit livre ; - la valeur (attribue par le Gestionnaire de stocks) ; - la date de sortie ; - la signature du magasinier, du service utilisateur et du Gestionnaire de stocks. Quantits demandes insuffisantes ou non disponibles Dans le cas o les quantits demandes ne pourraient tre entirement satisfaites, le magasinier livre les quantits disponibles en stocks, remplit le bon de sortie (comme indiqu ci-dessus) et mentionne ses observations sur la demande dachat adresse au Gestionnaire de stocks. Ce dernier, son tour, met jour ses fiches de stocks et avise son suprieur hirarchique pour le dclenchement d'une nouvelle commande qui pourrait revtir un caractre urgent. Dans le cas o l'article demand ne serait pas disponible, le magasinier renvoie immdiatement la demande dachat au service acheteur pour dclencher lachat. Valorisation des bons de sortie La mthode de valorisation la plus approprie pour la socit XXXXX est le cot unitaire moyen pondr (CUMP) calcul aprs chaque entre. Concrtement, la mthode consiste additionner, chaque entre, la valeur des stocks et la valeur des nouvelles acquisitions qu'il faudra diviser ensuite par le total des quantits en stock et des quantits rceptionnes. Le cot unitaire ainsi dtermin restera en vigueur pour la valorisation des sorties de stock jusqu' la rception de nouvelles acquisitions. 2.4.5. Autres dispositions 17

Responsabilit du magasinier La responsabilit du magasinier est entirement engage sur les quantits qu'il a reues et pour lesquelles les bons dentre ont t tablis et signs par ses soins. Aucune livraison ne peut se faire sans la remise d'une demande dachat et l'tablissement d'un bon de sortie en bonne et due forme. L'entre au magasin est strictement interdite toute personne trangre, sauf en cas d'inventaire. Les cls du magasin sont conserves par le magasinier. Les doubles de cls ne peuvent tre dtenus que par le DAF qui ne peut en user que dans les cas suivants : - absence prolonge du magasinier et besoin urgent ; - l'ouverture du magasin doit se faire pendant les horaires de travail ; - les livraisons doivent donner lieu l'tablissement de bons de sortie signs par ses soins ; - le Gestionnaire de stocks est tenu de mettre jour ses fiches de stocks ; - le magasinier est tenu de mettre jour ses fiches casiers conformment aux bons de sortie tablis en son absence et signaler toute anomalie ventuelle. Spcimens de signatures Les demandes dachat ne peuvent tre acceptes par le magasinier qu'aprs avoir t signes par les responsables dment habilits. Ces derniers doivent tre nommment dsigns par une dcision du Directeur Gnral. Leurs fonctions ainsi que leurs spcimens de signatures (annexe 12) sont communiques au magasinier qui doit s'assurer de leur validit avant toute livraison. Contrles inopins L'efficacit de la gestion des stocks dpend de l'application de la procdure, du respect de ses dispositions et des contrles inopins. Ces contrles, laisss la discrtion de la DAF et de laudit interne doivent tre organiss de manire procder des inventaires physiques trs limits (en prsence du magasinier) et s'assurer que : 18

- les quantits disponibles en magasin correspondent celles portes sur les fiches casiers mais aussi sur les fiches de stocks dtenues par le Gestionnaire de stocks ; - les entres et sorties sont justifies par des bons dment tablis ;

- tous les mouvements ont t effectivement enregistrs ; - les articles sont convenablement rangs pour permettre une opration d'inventaire toute priode de l'anne. Les contrles ainsi effectus donnent lieu l'tablissement d'un procs-verbal mentionnant notamment : - le code, la dsignation, la quantit physique constate et la quantit porte sur les fiches ;

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- les carts ventuels dcels et les mesures arrtes pour leur traitement ; - toutes observations utiles ; - la date de l'opration ; - les noms, fonctions et signatures des contrleurs, du magasinier et du gestionnaire de stocks. Ce procs-verbal est tabli en quatre (4) exemplaires destins au magasinier, au gestionnaire de stocks, au DAF et la Direction Gnrale. Utilisation des stocks livrs La consommation effective des pices de rechange juge de forte valeur et susceptibles d'tre utilises l'extrieur, doit tre justifie par la remise des pices usages (remplaces) au magasinier. Ce dernier doit ranger ces pices dans un endroit isol en vue de leur destruction. Pour ce faire, le responsable de la structure est tenu dtablir une note dans laquelle est identifi le type des pices cibles et de la remettre au Directeur Gnral pour approbation. Le double de cette note est remis au magasinier pour application.

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CHAPITRE III LENREGISTREMENT COMPTABLE

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3.1. CONSTATATION DE LA DETTE FOURNISSEUR DU STOCK La comptabilit reoit les dossiers relatifs aux achats de stocks du service acheteur au plus tard durant la premire semaine qui suit le mois. Elle vrifie la conformit de toutes les pices contenues dans ces dossiers avant de procder limputation et la saisie de lopration dans le journal des achats. Le dossier dachat est ensuite archiv son niveau pour au moins 10 ans (la priode rglementaire). Ecriture comptable (journal des achats)

a) Rception de la marchandise sans facture :

Dbit

: 38X

Achats (H.T.)

457X TVA sur achats Crdit : 538 Facture recevoir (TTC)

A la rception de la facture

Dbit

: 538

Facture recevoir (TTC) Fournisseur (TTC)

Crdit : 530

b) Rception de la marchandise avec facture :

Dbit : 38X

Achats (H.T.) 23

457X Crdit : 530

TVA sur achats Fournisseur (TTC)

c) Livraison partielle de la marchandise et tablissement de la facture pour le montant total de la marchandise :

Dbit : 38X

Achats (H.T.)

457X TVA sur achats 37X Stocks lextrieur (H.T.)

Crdit : 530 Fournisseur (TTC)

Au complment de la commande

Dbit : 38X

Achats (H.T.)

Crdit : 37X Stocks lextrieur (H.T.)

d) Livraison de la marchandise avec contestation partielle : Premire opration : Comptabilisation de la totalit de la facture

Dbit : 38X

Achats (H.T.) 24

457X TVA sur achats Crdit : 530 Fournisseur (TTC)

Deuxime opration : Comptabilisation de la partie conteste de la marchandise Cas N 1 : le fournisseur prend lengagement de remplacer la marchandise conteste et dlivre une facture davoir qui sera ainsi comptabilise :

Dbit : 530

Fournisseur (H.T.)

Crdit : 38X Achats (H.T.) 547 TVA

Cas N 2 : le fournisseur ne peut pas remplacer la marchandise conteste et dcide du remboursement :

Dbit

: 530

Fournisseur (TTC) Achats (H.T.) TVA

Crdit : 38X 547X

3.3. CONSTATATION DE LA DETTE PRESTATION DE SERVICE La comptabilit reoit les dossiers relatifs aux prestations de services du service acheteur au plus tard durant la premire semaine qui suit le mois. Elle vrifie la conformit de toutes les pices contenues dans ces dossiers (notamment le service fait sur la facture originelle par la personne habilite) avant de procder limputation et la saisie de lopration dans le journal des achats. Le dossier dachat est ensuite archiv son niveau pour au moins 10 ans (la priode rglementaire). 25

Ecriture comptable (journal des achats)

Dbit : 62X 457X

Prestation de service (H.T.) TVA sur achats

Crdit : 562X Crditeurs de services (TTC)

3.3. CONSTATATION DES MOUVEMENTS DE STOCKS Les bons de rception sont transmis la comptabilit dans les dossiers dachat par le gestionnaire des stocks. Le service comptable est tenu de vrifier le respect de la squence numrique de ces bons avant toute constatation de lentre en stock. Ltat mensuel des consommations, accompagn des originaux de bon de sortie, est tabli au niveau de la gestion des stocks ; il doit tre remis la comptabilit au plus tard le 5 du mois qui suit la clture du prcdent.

a) Entre de marchandises en stock : (journal des stocks)

Dbit : 31X

Matires et fournitures (H.T.)

Crdit : 38X Achats (H.T.)

b) Consommation des stocks (journal des stocks)

Dbit : 61X

Matires et fournitures consommes

Crdit : 31X Matires et fournitures

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3.4. LES CONTRLES DEXHAUSTIVIT Prestations de service Le service Comptabilit tient un registre de suivi des factures de prestations reues bas sur lordre numrique des attestations de service fait et o sont indiqus, outre le dpartement ordonnateur de cette prestation, le nom du prestataire, le N de la facture, le montant et la date de comptabilisation. La revue rgulire de ce registre permet de sassurer lors de chaque arrt comptable que toutes les factures relatives aux prestations de service reues ont bien t comptabilises. Matires et fournitures Entres en stocks Les magasiniers doivent utiliser les bons dentre en respectant leur ordre squentiel. Le gestionnaire de stock doit contrler systmatiquement la squentialit des bons mis dans chaque magasin. Il enqute sur toute anomalie constate. Au 31 dcembre, il devra rcuprer les derniers bons des carnets souche afin de sassurer que ces bons ont bien t pris en compte dans les stocks. Le service Comptabilit doit tre destinataire des bons dentre immdiatement aprs leur mission. Il contrlera tout au long de lanne la squence numrique des bons mis afin de sassurer que tous les bons remonts ont bien fait lobjet dune comptabilisation en achats ; il enqute sur toute anomalie constate. A la clture, le comptable tablit la liste des bons dentre, mis au 31 dcembre, dont les factures y affrentes nont pas t transmises la comptabilit. Aprs enqute, il valorise les bons, relatifs aux rceptions non factures, aux prix des commandes. Il inclut donc ces achats en consommations via le compte de Factures recevoir prvu cet effet par le PCN. En dbut danne suivante, il suit la squentialit interrompue, de lanne prcdente, et extourne lcriture de factures recevoir. Sorties de stocks 27

Le magasinier doit utiliser les bons de consommation en respectant leur ordre squentiel. Chaque mois, le gestionnaire de stock sassure que la totalit des bons de consommation dlivrs correspond au total des consommations. Le contrle porte galement sur les dates figurant sur les bons de consommation afin que la totalit des bons mis sur le mois n soit correctement enregistre dans les consommations du mme mois. Les originaux des bons de consommation sont alors remis au service Comptabilit, en annexe de ltat mensuel de consommation, sur une base mensuelle et par ordre numrique. Le comptable contrle son tour la squence numrique des bons et senquiert, en cas de rupture de squence, des raisons de non-transmission du bon manquant au service Comptabilit. Lors de chaque arrt comptable, le comptable sassure que le dernier bon mis la date darrt a bien fait lobjet dune comptabilisation. 3.5. EVALUATION DES PROVISIONS ET LEUR COMPTABILISATION 3.5.1. Matires premires et matires consommables La mthode repose sur le calcul, pour chaque rfrence, de taux de rotation partir des quantits en stock la clture et des consommations constates sur lexercice. A partir de ce taux de rotation, la dprciation comptabiliser sestime en fonction des critres suivants : - dprciation 100% des stocks totalement inactifs, qui sont par ailleurs identifis et isols physiquement en attendant dtre dtruits ou cds; - dprciation X % des stocks rotation lente. Ces taux sont appliquer de manire systmatique, sauf pour les rfrences dment justifies que les structures concernes estiment pouvoir utiliser dans un proche avenir. 3.5.2. Pices de rechange Pour les pices de rechange non spcifiques (les pices spcifiques font en effet lobjet dun plan damortissement), le taux de rotation des stocks nest pas un critre correct pour apprcier lopportunit dune dprciation. Le critre de dtermination de la 28

provision le plus pertinent est la date de la dernire sortie de stocks pour la pice de rechange considre : - pour les pices de rechange dont la date de dernire sortie est antrieure deux ans, le taux de provision appliquer est de 50% ; - pour les pices de rechange dont la dernire date de sortie est antrieure cinq ans, le taux de provision appliquer est de 100 %. 3.5.3. Constatation de la provision Les provisions constituer sur les stocks sont dtermines par la commission dinventaire en concertation avec la gestion de stocks suivant les critres dfinis cidessus. Les provisions sont soumises lapprciation du Directeur Gnral quand elles influent de manire significative sur le rsultat de la socit. Quand le montant de la provision est infrieur deux mille dinars, lavis de la commission dinventaire suffirait au DAF pour lenregistrer dans ses tats financiers.

Lcriture de constatation de la provision pour dprciation des stocks est la suivante : Dbit : 68X Dotations aux provisions

Crdit : 39X Provision pour dprciation des stocks

29

ANNEXES SUPPORTS DOCUMENTAIRES

30

31

ANNEXE 1

ECH-CHAAB

DEMANDE DACHAT N..du

Rfrence de larticle

Dsignation

Quantit demande

Quantit remise

32

Demande tablie le (Cachet, nom et signature)

Visa de la gestion des stocks

Le responsable de la structure

33

ANNEXE 2

Nom et adresse du fournisseur ECH-CHAAB Sige social : Tlphone / Fax : Registre de commerce : Identifiant fiscal : Article dimposition BON DE COMMANDE N .. Date .

Dsignation

Rf ou unit

Quantit

Prix unitaire

Prix total

34

Chef de service MGX

Le DAF

Le Directeur Gnral

35

ANNEXE 3

ECH-CHAAB

TABLEAU COMPARATIF DES OFFRES (Pour la comparaison des offres ne dpassant pas 500.000,00 DA) Date : .

Matires et fournitures (ou prestations) demandes :

Fournisseurs

Conditions commerciales

Conditions financires

Fournisseur propos : Motif :

Chef de service acheteur

Le DAF

Apprciations du DG

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ANNEXE 4

ECH-CHAAB

TABLEAU COMPARATIF DES OFFRES (pour la comparaison des offres suprieures 500.000,00 DA)

Date : .

Matires et fournitures (ou prestations) demandes :

Fournisseurs

Conditions commerciales

Conditions financires

Fournisseur propos : ..

Motif : . . .

Visa du chef de service

Visa du DAF

37

Acheteur

Fournisseur choisi par la commission des marchs : .

Visas des membres de la commission Noms et prnoms Signatures

38

ANNEXE 5

ECH-CHAAB

DEMANDE DE FONDS N XXXXX

Structure mettrice :

A lattention du DAF

Veuillez tablir au bnfice du fournisseur : (Code : ...)

un

(*)

chque

ordre de virement

dun montant de (chiffres)

Montant en lettres : .

Domiciliation bancaire du fournisseur : N du compte : ...

Motif du paiement : . .

Documents justificatifs joints :

Demande dachat N : Bon de commande N : . Facture N : du , montant : DA Facture Pro forma N : . du , montant : .. DA

39

Demande tablie le : Visa du responsable de la structure :

Demande reue le : . Accus de rception du DAF :

Identification du chque / virement mis :

Banque : . ; Numro : ; Date : . ;

Montant : . DA

Dcharge :

Chque enlev le :

Nom de lacheteur : ;

Signature :

(*) Barrez la mention inutile

40

ANNEXE 6

ECH-CHAAB DAF

Date :..

Mandat N

ORDRE DE PAIEMENT

Bnficiaire

Libell

Imputation

Montant

Total

41

Arrt le prsent ordre de paiement la somme de .. ...

Rgl le

par chque N

Chef de service finances

Directeur finances et comptabilit

Directeur Gnral

Chque remis le : A:

42

ANNEXE 7

BON DE RECEPTION
N XXXXX Date :
Magasin :

Fournisseur : ... ; Code fournisseur : .. Facture N : ; Date : Bon de commande N : ; Contrat N : ..

Rfrence article

Dsignation de larticle

Quantit Reue

Unit de mesure

Cot Unitaire (DA)

Total Cot dachat (DA)

43

Contrle qualit (Cachet, nom et signature)

Le magasinier (Cachet, nom et signature)

Le gestionnaire de stock (Cachet, nom et signature)

Rserves :

44

ANNEXE 8

ECH-CHAAB

FICHE CASIER Magasin : ... DESIGNATION ARTICLE: CODE ARTICLE : Date N du bon Affectation Quantit entre Quantit sortie Stock nouveau

45

46

ANNEXE 9

ECH-CHAAB

FICHE DE STOCK Magasin : ... DESIGNATION ARTICLE: CODE ARTICLE :

Date

N du bon

Quantit entre

Quantit sortie

Stock nouveau

Cot unitaire

Valeur DA

47

48

ANNEXE 10

ECH-CHAAB BON DE REINTEGRATION N XXXXX Date : ..

Code utilisateur : .

Code article

Dsignation article rintgr

Quantit Rintgre

Unit de mesure

Cot unitaire

Valeur

49

Motif de rintgration :

Le magasinier (Cachet, nom et signature)

Le service utilisateur : (Cachet, nom et signature)

Le gestionnaire des stocks : (Cachet, nom et signature)

50

ANNEXE 11

BON DE SORTIE
N XXXXX

Date : ..

Code utilisateur : .

Code article

Dsignation

Quantit demande

Emplacement

Quantit Livre

Cot unitaire

Montant

51

Le magasinier :
(Cachet, nom et signature)

Le service utilisateur :
(Cachet, nom et signature)

Le gestionnaire des stocks :

(Cachet, nom et signature)

Observations

52

ANNEXE 12

ECH-CHAAB

DEPOT DE SIGNATURE

Je soussign Monsieur (Nom et prnom) (fonction),

autorise

Monsieur .. En qualit de ... Matricule N .

signer les demandes dachat

ECH-CHAAB, le .

(Cachet et signature)

53

NOM : ( renseigner par le concern)

SPECIMEN DE SIGNATURE

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