Tcnicas de Presentacin

Visin general Conduccin Miedo escnico Preguntas difciles

Jos Ramn Luna Cerdn
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Tcnicas de Presentacin
Visin general

Qu es una presentacin? Es un ejercicio de persuasin

Vale la pena dedicar algo de tiempo y esfuerzo para conseguir una buena comunicacin

Punto de Partida
En una presentacin no se puede exigir la atencin... ...hay que ganrsela !!!

Etapas de Desarrollo
1. Definir Objetivos y Mensajes 2. Realizar anlisis de la Audiencia 3. Determinar el Contenido 4. Definir la Estructura 5. Seleccionar y desarrollar Medios Audiovisuales 6. Organizar Aspectos Logsticos 7. Practicar y... seguir practicando!!

Definir Objetivos MENSAJE (Externo)

OBJETIVO (interno)

Definir Objetivos (i)

TIPOS DE OBJETIVOS INFORMAR CONVENCER MOVER A LA ACCIN CAMBIAR ACTITUDES

Definir Objetivos (ii)

Poco numerosos Expresados mediante conductas que incluyan verbos de accin El sujeto ha de ser el participante, nunca el ponente Considerar objetivos ocultos y, llegado el caso, establecer prioridades
Demostrar Conocimientos Diferenciarse respecto de la competencia, etc.

Definir Mensajes

CARACTERISTICAS DE LOS MENSAJES

CONCRETO ACTIVO PROGRESIVO REPETITIVO VARIADO INDIVIDUALIZADO ESTIMULANTE DIRIGIDO AUTOFORMATIVO

Anlisis de la Audiencia
Qu esperan de la presentacin? Y su nivel de inters?

Y el tamao del grupo? Es un grupo homogneo? Sus conocimientos? Cul es su estatus?

Y la cultura empresarial?

Cul es el clima ?

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Determinar el contenido Adecuar el tema al objetivo Adecuar el tema al objetivo

Diferenciar temas Centrales y Secundarios Seleccionar en funcin de los intereses y el nivel de conocimiento de la audiencia No abusar de ideas principales Quitar todo lo que se separa del esquema central: ganar dinamismo y accin Adecuar los contenidos a los tiempos

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Preparar el tema
Preparar los contenidos Preparar datos, estadsticas, grficos, referencias Preparar y anticiparse a las objeciones

Ganar fluidez al comunicar y la informacin ser ms creble y comprensible

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Adecuacin de los contenidos a los tiempos

Brevedad: no introducir lo innecesario El ndice de fatiga aumenta con el exceso de informacin Transmitir lo que interesa a la audiencia y lo que van a entender Comenzar y terminar puntualmente

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Atencin y fatiga

Capacidad de Atencin

5-10

45 90

Tiempo

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Definir estructura general

Introduccin:
Captar atencin Interesar Organizar Presentacin Objetivos Sumario

Cuerpo:
Informar Clarificar Resmenes Parciales Nexos o transiciones Preguntas Resumen final (relacionar con objetivos) Prximos pasos Despedida

Cierre:
Resumir Motivar a la accin

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Definir estructura general

Objetivos de la introduccin

Captar de inmediato la atencin Ganar el respeto de la audiencia hacia el ponente y hacia el contenido de la presentacin Preparar a la audiencia a escuchar la parte central del discurso Hacer ver el inters que tiene la sesin para la audiencia

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Definir estructura general

Conseguir una buena introduccin

Hacer referencia al tema o a la ocasin Saludo de bienvenida y referencia a uno mismo (Presentarse) Formulacin de una pregunta retrica Afirmacin atrevida Empleo de una cita Ancdota Empleo de ilustraciones

HACER VER QUE SE COMPRENDEN LAS NECESIDADES DEL AUDITORIO

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Definir estructura general

Objetivos del Cierre

Fijar la atencin de la audiencia en el tema central y en el propsito especfico Motivar a la accin Tiene que apreciarse que es la autntica ltima palabra y que ha sido buscada para terminar Ha de aparecer como un autntico final por su forma y tono de voz

La ltima palabra siempre en manos de quien presenta

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Definir estructura general

Cmo conseguir un buen cierre

Reto o peticin Resumen del contenido Cita de un texto Empleo de una ilustracin Una frase de persuasin adicional Intencin personal de obrar segn la presentacin Indicar el beneficio de hacer lo propuesto Volver al motivo de apertura

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Para mantener el orden y la claridad

Sumario Resmenes parciales Nexos Resumen final

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Tcnicas facilitadoras de retencin de la informacin

Motivacin: Explicitar los intereses de la audiencia Resumen: Centrarse en lo principal Ilustracin: Convertir las ideas centrales en imgenes grficas Repeticin: Remarcar aspectos importantes. Es conveniente para pasar de una parte a otra del discurso Aplicacin: Llevar a la prctica lo aprendido

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Para Captar la Atencin

La actividad y el movimiento La actividad y el movimiento Realidad Realidad Proximidad Proximidad Familiaridad Familiaridad Novedad Novedad Suspense Suspense Conflicto Conflicto Humor Humor

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Medios Audiovisuales Tipos de Audiovisuales:

4. Tcnicas facilitadoras de 4. Tcnicas facilitadoras de retencin de la informacin retencin de la informacin

De apoyo

Motivacin: Explicitar los intereses de la Motivacin: Explicitar los intereses de la audiencia audiencia Resumen: Centrarse en lo principal Resumen: Centrarse en lo principal Ilustracin: Convertir las ideas centrales en Ilustracin: Convertir las ideas centrales en imgenes grficas imgenes grficas Repeticin: Remarcar aspectos Repeticin: Remarcar aspectos importantes. Es conveniente para pasar de importantes. Es conveniente para pasar de una parte aaotra del discurso una parte otra del discurso Aplicacin: Llevar aala prctica lo aprendido Aplicacin: Llevar la prctica lo aprendido
Integracin y Tecnologa, S.L. Integracin y Tecnologa, S.L. PREP 23 PREP 23

Esquema de Herramientas Esquema de Herramientas

D.A.F.O. D.A.F.O. Brainstorming Brainstorming 6/3/5 Y 6/3/5
D D xyzxyzzyz
xyzxyzzyz

Ilustrativos

A A O O

Y Baja Media Baja Media

Matriz de Matriz de Prioridad Prioridad Alta

Alta

Lista de Lista de Acciones Acciones

..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... .....................

Alta Alta Media Media Baja Baja

9 xyzxyzxyz xyzxyzxyz xxxxx xxxxx 9

8 xyzxyzxyz

Pregunta? 3 Pregunta? xyzxyzxyz

yyyyyy

T.G.N. T.G.N.
xyzxyzxyz yyyyyy yyyyyy zzzzzz yyyyyy 7 xyzxyzxyz 7 3 xyzxyzxyz xxxxx xxxxx

8 xyzxyzxyz xxxxx xxxxx

Lista de Lista de Acciones Acciones

..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... .....................

C.A.M.E. C.A.M.E.
......... .......... ......... ..........

C C

A A E

yyyyyy yyyyyy yyyyyy yyyyyy zzzzzz zzzzzz zzzzzz zzzzzz xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx 2 2

zzzzzz 9 xyzxyzxyz 9 xyzxyzxyz zzzzzz zzzzzz xxxxx xxxxx

zzzzzz zzzzzz zzzzzz zzzzzz xxxxxxx xxxxxxx

M M

Integracin y Tecnologa, S.L. Integracin y Tecnologa, S.L.

HERRAM. 2 HERRAM. 2

1: Definir Objetivos/Mensajes (I) 1: Definir Objetivos/Mensajes (I)

MENSAJE MENSAJE (Externo) (Externo)

De Impacto

OBJETIVO OBJETIVO (interno) (interno)

Integracin y Tecnologa, S.L. Integracin y Tecnologa, S.L.

PREP 4 PREP 4

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Medios Audiovisuales
Los soportes visuales son positivos en tanto faciliten la comunicacin
No son un fin en s mismo, sino un medio para alcanzar un fin No dicen nada por s mismos No deben implicar dependencia del ponente

Requisitos
Claridad - No confundir Simplicidad - No distraer Variedad - No aburrir

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Aspectos Logsticos
Convocatoria Disposicin de la sala Equipos disponibles Material diverso Iluminacin Puntualidad

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Practicar...
Ensayar:
Con compaeros Con el espejo

Atencin a!:
Medios audiovisuales Tiempo Lagunas y reas que requieran mayor preparacin

No memorizar !

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Tcnicas de Presentacin
Conduccin

Planteamiento: Conduccin

Equilibrio entre: Equilibrio entre:

Empleo de Tcnicas Empleo de Tcnicas
Lenguaje Verbal Lenguaje Verbal Lenguaje no Verbal Lenguaje no Verbal Lenguaje Paraverbal Lenguaje Paraverbal Medios Audiovisuales Medios Audiovisuales

Autoridad

Energa

Naturalidad Naturalidad

Inters por la Audiencia

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Tipos de Comunicacin
Sonidos SI
Comunicacin paraverbal

Comunicacin Oral

Palabras NO
Comunicacin No verbal

Palabras SI
Comunicacin Escrita

Sonidos NO
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Comunicacin Verbal (I)

Emplear lenguaje adaptado a la audiencia No emplear jerga tcnica o de nuestra organizacin Fijar el mensaje y Comprobar comprensin
Decir lo que voy a decir Decirlo Decir lo que he dicho

Utilizar ejemplos ilustrativos, testimonios, comparaciones, estadsticas...

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Comunicacin Verbal (II)

Brevedad
No explicar nuestras explicaciones

Promover participacin
Activa Pasiva
retrica plantear escenarios

Cuidar el sentido del humor

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Comunicacin no Verbal (I)

Contacto visual Boca, Cejas Empleo de gestos
Emblemticos Ilustrativos Emotivos

Posicin y distancia Postura y movimiento Presencia fsica Eliminacin de barreras

Medios Gestos cruzados Gestos de superioridad

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Comunicacin Paraverbal
Voz
Respiracin Articulacin y diccin Repeticin/Muletillas

Entonacin Volumen Velocidad Pausas y silencios

Variedad
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Conduccin de Presentaciones

Pero lo ms importante es... ...actuar con naturalidad !!!

Aplicacin progresiva de las tcnicas Buena preparacin Asuncin del miedo escnico

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Actitudes para fomentar comunicacin

Comprensin Tolerancia Respeto Aceptacin

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Errores Frecuentes

Indefinicin de objetivos y mensajes Despreocupacin por el receptor Falta de relevancia de la informacin: no abrumar Utilizacin de un cdigo distinto al de la audiencia Dependencia excesiva de medios audiovisuales

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Tipos de Conductas de los participantes

Positiva Discutidora

Introvertida

Cerrada/ Refractaria Locuaz Pedante Astuta Ausente

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Tcnicas de Presentacin
Miedo Escnico
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Miedo Escnico

Una cierta ansiedad es positiva: engrasa la mquina, pone a punto, permite transmitir emociones. El miedo no lo producen los dems sino uno mismo. Es fruto de nuestros pensamientos y sentimientos. El miedo se supera mediante el control personal: "Puedo hacerlo", Voy a hablar a pesar del miedo,Doy la cara y no huyo. Date nimos. Preprate antes de hablar viendo la situacin en forma positiva y disfrutando al hablar ante el pblico.

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Miedo Escnico

Cambiar en positivo los cuadros negativos: Rerte de ti mismo, felicitarte por el progreso: Estoy mejorando, me atrevo a hablar, me voy a recompensar este logro Predisponga su mente al xito: sumrjase en el tema; aparte de su atencin todos los estmulos negativos; hable con entusiasmo consigo mismo; acte resuelto. Acta: cuando desapareciendo. empieces a actuar el miedo ir

Si tiene miedo y sensacin de ridculo, no lo diga. La gente no sabe lo que te est pasando por dentro. Mire al pblico.

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Miedo Escnico
No baje los ojos y la voz al trmino de las frases. La pausa no es signo de indecisin o debilidad. Es un arma potente en labios del orador que, por desgracia, muchos olvidan. Sustituya las muletillas repetitivas por pausas. Domine los tic nerviosos: manos retorcidas, dedos jugando, golpecitos con bolgrafos; rascarse o tocarse la nariz, oreja, cabeza. Preprese convenientemente. La confianza se adquiere con la preparacin, la prctica, el entrenamiento y la mentalidad positiva. Cualquier persona es capaz de hacer un buen papel adiestrndo-se. Ensaye el discurso.

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Miedo Escnico

Es muy difcil tener un bloqueo total. Pero tampoco sera una tragedia. Si la emocin no le dejase hablar contagiara al pblico y lograra un emocionado aplauso. Si no se me ocurre nada ms que decir?. Lo peligroso es que se le ocurran demasiadas cosas. No es usted el nico en sentir miedo al hablar en pblico. Un poco de temor al auditorio es conveniente. Muchos oradores profesionales nunca perdieron completamente el temor al auditorio.

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Tcnicas de Presentacin
Preguntas difciles
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Tratamiento de preguntas (I) Plantearse las preguntas difciles como un desafo, un reto
Sea honesto, si no conoce la respuesta reconzcalo y compromtase a hacer averiguaciones y hacrselo saber No menospreciar al que pregunta, aunque haya entendido el tema al revs Repita y aclare la pregunta para el resto de la audiencia,por si todos no han odo

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Tratamiento de preguntas (II) Plantearse las preguntas difciles como un desafo, un reto
Responda mirando primero a la persona que ha formulado la pregunta, a continuacin mire a todo el grupo, para terminar en quien pregunt Conteste a preguntas sobre estadsticas con palabras y no con nmeros

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Positivo

Lo LOGRE

dudoso

Lo Har

Excelente

pesimista negativo
Creo que No puedo

Lo intentar

No PUEDO

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