EL OFICIO ETIMOLOGIA La palabra oficio viene del latn officium y este de opificium compuesta de opus (obra) y facere (hacer).

Las palabras oficial y oficina son derivadas de este concepto. CONCEPTOS Es un documento o comunicacin escrita de carcter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias pblicas o privadas. es.wikipedia.org/wiki/Oficio Comunicacin escrita, referente a los asuntos de las administraciones pblicas. Real Academia Espaola ESTRUCTURA 1.-Lugar y fecha.Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el mes y el ao en curso. 2.-Numeracin.En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra OFICIO con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada par una lnea oblicua y el ao en curso. 3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms de acuerdo a lo requerido, aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige. 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sera explicado en el cuerpo. 5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando s necesita mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios. 6.-Cuerpo o texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:

Tengo a bien comunicarle....Me es muy grato comunicarle...Tengo el honor de dirigirme...Tengo el agrado de dirigirme..

7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente, 8.-Firma y Posfirma. Firma:- Se escribe la rbrica a mano: Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo:. 9.-Iniciales. Al igual que en el memorndum, la iniciales del remitente con letras maysculas y las del mecangrafo con minsculas. 10.-Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. 11.-Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; porque aqu se menciona a laspersonas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. UTILIDAD Y FINES Tiene la funcin de relacionar a los rganos administrativos de la ms alta jerarqua ypor consiguiente debe ir firmado por el mximo representante legal de la Institucin que lo emita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva a s u m i r t o d a r e s p o n s a b i l i d a d q u e e l c o n t e n i d o d e l d o c u m e n t o r e q u i e r a , s i n comprometer por ello a los de mayor jerarqua. El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas municipios, colegios, sindicatos, etc. TIPOS DE OFICIO Oficio Simple o Directo Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin, a g r a d e c i m i e n t o o i n f o r m a c i n d e e v e n t o s o a c t i v i d a d e s c u l t u r a l e s o d e p o r t i v a s . Tambin cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio.

Oficio Mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razn las instituciones o dependencias tiene hasta el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de d e s t i n a t a r i o , s l o p a r a c o l o c a r c u a n d o e l c a s o l o r e q u i e r a ; a d e m s e s t o a y u d a a agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento est basado en emitir rdenes, instrucciones, r e c o m e n d a c i o n e s , s u g e r e n c i a , i n f o r m a c i o n e s a d i f e r e n t e s o f i c i n a s o d e s p a c h o s simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:1.El nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. En el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIN, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo). Oficio de Transcripcin. TRANSCRIPCION La palabra transcripcin ya nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio. El trato de relacin que se cumple por medio de estos documentos de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

Oficio multiple

Oficio mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure la documentacin. El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que: 1. el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).

Oficio de transcripcin
La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes. tambin nos indica la finalidad del partido.

MODELOS Oficio

Oficio de transcripcin

Oficio directo