PROYECTO: SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION INDUSTRIAL AL CENTRO DE PRODUCCION DE LA UNAS

Plan de Gestin de Proyectos aplicado con la gua del PMBOK

1

PROYECTO DE APLICACIN DEL PMBOK AL DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION DE GESTION INDUSTRIAL AL CENTRO DE PRODUCCION DE LA UNAS

CURSO

GESTION PROYECTOS

DOCENTE

ING. PALOMINO SUAREZ, MOISES

INTEGRANTES

BARRETO CALDAS, ESTEFANY ROSALES SILVA, ORFILA SORIA ALFARO, IVAN 2010 I

SEMESTRE

TINGO MARIA PER 2010

2

DEDICATORIA

A Dios por darnos la vida y la oportunidad desarrollarnos profesionales. de poder como

A nuestras familias por su apoyo incondicional en los momentos

buenos y malos en el transcurrir de nuestros estudios.

todas

las

personas

que

influyeron para la realizacin del presente trabajo.

Los alumnos.

CONTROL DE VERSIONES

VERSIN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

FECHA

CREADO POR

APROBADO POR

1.0

Versin inicial

10/08/10

Rosales Silva Orfila

Moiss Palomino Suarez

INDICE
1.INTRODUCCION........................08

2. RESUMEN EJECUTIVO.09 2.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO...09 2.2. INTERESADOS DEL PROYECTO.09 2.3. FACTORES CRITICOS DE XITO09

3. ENFOQUE DE GESTION DE PROYECTOS.11 3.1. PROCESOS DE GESTIN PRINCIPALES..11 3.2. PROCESOS DE CONTROL DE CAMBIOS13 3.2. CRITERIOS DE ACEPTACIN15 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. Software Aplicativo La Documentacin Aceptacin Final

3.4. PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO16

4. ALCANCE.....17 4.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PRODUCTO17 4.1.1. Resumen del Requerimiento 4.1.1. Requerimientos del Producto 4.2. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO.24 4.2.1. Limites del Proyecto 4.2.2. Entregables del Proyecto 4.2.3. Estructura detallada del trabajo 4.2.4. Diccionario de la EDT 4.3. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE....27 4.3.1. Proceso para la elaboracin de la EDT. 4.3.2. Proceso para la verificacin y aceptacin formal de los entregables del proyecto. 4.3.3. Personas autorizadas para solicitar cambios en el alcance 4.3.4. Justificacin para cambios en el alcance. 4.3.5. Enfoque de Gestin del Alcance. 4.3.6. Forma de clculo y reporte del Impacto en el Proyecto debido al cambio en el Alcance.

4.3.7. Tipificacin de los cambios en funcin al Impacto del Proyecto. 4.3.8. Personas autorizadas para aprobar cambios en el Alcance. 4.3.9. Procedimiento de Gestin de cambio del alcance.

5. TIEMPO.33 5.1. DEFINICION DE ACTIVIDADES......33 5.2. SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES..33 5.3. ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES.....34 5.4. CRONOGRAMA..35 5.5. FASES...36 5.6. PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA.37 5.6.1. Control del cronograma. 5.6.2. Personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma. 5.6.3. Justificacin para cambios en el cronograma. 5.6.4. Enfoque de Gestin del cronograma. 5.6.5. Forma de clculo y reporte del impacto en el proyecto debido al cambio en el cronograma. 5.6.6. Tipificacin de los cambios en funcin al impacto del proyecto. 5.6.7. Personas autorizadas para aprobar cambios en el cronograma. 5.6.8. Procedimiento de Gestin de cambio al cronograma.

6. FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO..41

7. CALIDAD...45 7.1. REQUESITOS DE LA CALIDAD.45 7.2. PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD..... 45 7.2.1. Sistema de Calidad. 7.2.2. Roles y Responsabilidades. 7.2.3. Procedimientos. 7.2.4. Calidad en la Construccin del Software.

8. RECURSOS HUMANOS.53 8.1. ORGANIZACIN...53 8.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES....54 8.3. MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPOSABILIDADES..59 8.4. PLAN DE GESTIN DE PERSONAL63 8.4.1. Enfoque de Ingreso y Rotacin del Personal del proyecto. 6

8.4.2. Necesidades de Recursos Humanos. 8.4.3. Personas autorizadas para contratar personal del proyecto. 8.4.4. Evaluacin del Personal del Proyecto. 8.4.5. Motivacin del Personal del Proyecto. 8.4.6. Capacitacin.

9. COMUNICACIONES65 9.1. PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES....65 9.1.1. Reuniones. 9.1.2. Lneas de Comunicacin y Control.

ANEXOS.69

1. INTRODUCCIN
Toda Institucin sea la orientacin que tuviese siempre forma parte de sus preocupaciones, la necesidad de efectivizar sus procesos, su informacin, y todo aquello que le resulte clave para su mantenimiento y desarrollo; en este siguiente proyecto, se ha determinado como sistema de estudio al Centro de Produccin de la Universidad Nacional Agraria de la Selva. El objetivo del presente proyecto es el diseo e implementacin de un Sistema de Informacin de Gestin Industrial para el Centro de Produccin de la UNAS de acuerdo con la gua del PMBOK; con la finalidad de procesar, administrar, gestionar y optimizar la informacin existente dentro del rea, para ello se tendr en cuenta las actividades que realizan frente a la demanda que adquieren. El Sistema de Informacin de Gestin Industrial, constituye una herramienta imprescindible en el rea de produccin de la UNAS, ya sea por las facilidades para la transferencia y anlisis de gran cantidad de datos como registro de compra,

produccin, ventas, almacn y pagos, o en el control de compra, ventas y produccin; mediante bases de datos y sistemas expertos, teniendo en cuenta los estatutos y reglas del rea de produccin de la UNAS. Finalmente, es necesario indicar que el Plan de Gestin del Proyecto es un documento formal que deber ser aprobado por los principales involucrados del proyecto, tanto como el Rector de la UNAS y el Gerente del Centro de Produccin. Este documento es cambiante en el tiempo dependiente de la informacin del proyecto que se disponga y que ante cualquier modificacin, deber ser comunicado a todo el equipo del proyecto segn se acuerde en el Plan de Gestin de las Comunicaciones.

2. RESUMEN EJECUTIVO
2.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo general: El diseo e implementar un Sistema de Informacin de Gestin Industrial al Centro de Produccin de la Universidad Nacional Agraria de la Selva, encaminando al adecuado control y organizacin de la informacin relacionada con la compra, produccin, ventas, almacn y pagos. Objetivos Especficos: Mayor seguridad en cuanto a la informacin almacenada y guardada en el sistema de informacin. Informar en tiempo real de los procesos que se realizan en el Centro de Produccin. Aplicacin de la gua del PMBOK en el desarrollo del proyecto. Reducir procesos siendo ms eficaces en la gestin de compras, ventas y almacn, lo que lograra minimizar los errores que ocurren cuando se trabaja de la forma manual. 2.2. Tener informacin actualizada de los productos que se encuentran en

almacn disponibles cuando se les necesite. Clasificar y ordenar la informacin. INTERESADOS DEL PROYECTO 2.3. Rector de la UNAS Vicerrector Administrativo de la UNAS Gerente del rea de Produccin (Coordinador del Proyecto) Sub Gerente del rea Produccin

FACTORES CRITICOS DE XITO Para el desarrollo del proyecto se han identificado las variables mas importantes para que nuestro proyecto sea exitoso:

Establecer claramente un control de las expectativas asociadas al proyecto, esto es: Qu espero del mismo, de los integrantes del equipo, qu requiero de la organizacin, qu espera el cliente y los integrantes del equipo.

Reconocer la necesidad de este proyecto y comprender los objetivos del mismo. Planeacin estratgica del proyecto Anlisis del valor y revisin de la realidad para un mejor resultado. Llevar un control de toda la documentacin del proyecto. Es altamente recomendable generar minutas de la mayor cantidad de las reuniones que se realicen (idealmente todas), identificando claramente acuerdos, fechas y responsabilidades.

Tomar el control del proyecto manteniendo buenas relaciones con todos los integrantes es relevante. Todo integrante de un proyecto deber ser tratado como uno ms del equipo.

Reunirse continuamente con las reas del proyecto (clientes y consultora) y escuchar activamente a cada participante. El seguimiento de los temas que se obtengan siempre ser positivo y as evitar el comentario de yo trat de decirlo, pero nadie me escuch.

Credibilidad y apoyo por parte del rector de la UNAS, logrando as cubrir las expectativas del desarrollo del proyecto. Involucramiento, compromiso permanente del equipo de Gestin del Proyecto. Promover activamente el trmino del proyecto al interior del equipo, tambin siempre ser un incentivo. Comunicacin motivadora y continua de parte del Gerente General de Centro de Produccin y del Gerente del proyecto en el proyecto para un buen anlisis del proyecto.

Lograr la aprobacin del diseo empresarial que se implementar antes de hacerlo, a nivel de plan y posterior a su desarrollo, es esencial. La firma de aceptacin de lo que se solicit y lo que se realiz es altamente importante.

10

3. ENFOQUE DE GESTION DE PROYECTOS

3.2. PROCESOS DE GESTIN PRINCIPALES
El plan esta basado con la Metodologa de Gestin de Proyectos para el mejoramiento de los procesos de desarrollo del proyecto, la cual se basa con las mejores practicas recomendadas por el Project Management Institute (PMI). De acuerdo a las necesidades y mbito del proyecto se ha considerado las 8 de las 9 areas de conocimiento de la Gestin de Proyectos, de la cual se menciona a continuacin:

GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE INTEGRACION DEL PROYECTO

GESTION DE ALCANCE DEL PROYECTO

GESTION DE TIEMPO DEL PROYECTO

GESTION DE COSTO DEL PROYECTO

GESTION DE LA CALIDAD DEL PROYECTO

GESTION DE DE LOS RR HH DEL PROYECTO

GESTION DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

GESTION DE RIESGO DEL PROYECTO

Figura 1: Grupos de Procesos de la Gestin de Proyectos

Gestin de la Integracin del Proyecto o o o o o Desarrollo del plan de gestin del proyecto Ejecucin del plan de gestin del proyecto Manejar objetivos contrapuestos Mantener los objetivos del proyecto en lneas con los objetivos del Centro de produccin. Controlar los cambios al proyecto

11

 Gestin del Alcance del Proyecto o o o o o Planificacin del alcance Definicin del alcance Crear EDT (Estructura de desglose de trabajo) Verificacin del alcance Control del alcance

Gestin del Tiempo del Proyecto o o o o o o Definicin de actividades Establecimiento de la secuencia de las actividades Estimacin de Recursos de las Actividades Estimacin de la duracin de las actividades Desarrollo del cronograma Control del cronograma

Gestin del costo del Proyecto o o o Estimacin de costos Presupuestar los costos Control de costos

Gestin de la Calidad del Proyecto o o o Planificacin de la calidad Realizar aseguramiento de la calidad Realizar control de la calidad

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto o o o o o Planificacin de los Recursos Humanos Adquirir el equipo del proyecto Desarrollo del equipo del proyecto Gestionar el equipo del proyecto Control y seguimiento del equipo

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto Planificacin de las comunicaciones Distribucin de la informacin Informes de rendimiento

12

 Gestin de los Riesgos del Proyecto Planificacin de la gestin de riesgos Identificacin de riesgos Anlisis cualitativo de riesgos Plan de respuesta a riesgos Control de riesgos

Para el proceso de la Gestin del Proyecto se realizara la: Planificacin, Ejecucin, Seguimiento y Control y Cierre del proyecto. Teniendo una correspondencia con las fases de la Ingeniera del Proyecto (Anlisis de Requerimientos, Diseo de Arquitectura, Programacin, Pruebas, Documentacin e implementacin, observndose en el siguiente grafico:

Figura 2: Correspondencia entre las fases de la Gestin del Proyecto y la Ingeniera del Proyecto

3.3.

PROCESOS DE CONTROL DE CAMBIOS

Durante el proceso de gestin de cambios, los principales procesos sujetos a cambios son: Alcance, Tiempo, Recursos Humanos y Costos, dentro de la cual se tendr en cuenta cada detalle a desarrollarse los procesos. Indicando a la vez que el control de cambios es el proceso mediante el cual asegurara que no se realizan

13

cambios que afecten al xito del Proyecto, y aquellos que se implementen sean analizados, negociados y planeados de una manera adecuada. Si el usuario, solicita un cambio a los requerimientos, el gerente deber de llenar una solicitud de cambio con la descripcin del cambio. El cambio es analizado y se evala el impacto en costo y tiempo, y si es algo aceptable para los recursos disponibles y el tiempo que se le puede asignar a dicho proyecto, adems de ser aceptado por el Rector de la UNAS y autorizado por la gerencia, entonces se acepta la solicitud. En caso contrario debe registrarse como una solicitud rechazada. Aquellas actividades de la gestin de cambios que se realizaran durante el desarrollo del proyecto son las siguientes: Identificar los diferentes tipos de cambios que puede producirse (cambio de alcance, tiempo, costos) en la evolucin del proyecto, a la vez analizar las causas de los cambios a producirse. Formar un comit de control de cambios Supervisin y control de los trabajos del proyecto. Revisar los entregables y la verificacin de su alcance y calidad. Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan. Identificar cambios en el presupuesto y el cronograma base Revisar y aprobar los cambios solicitados Registrar los cambios solicitados.

Las herramientas que se utilizaran durante el control de cambios sern: Sistema integrado de control de cambios.- Describe a detalle todos los cambios realizados durante el desarrollo del proyecto. Medicin del Rendimiento. Tcnica que nos permite analizar el avance del cronograma, generar indicadores de gestin, indicadores de costos,

indicadores de mejora, entre otros. Planificacin Adicional. Tcnica utilizada cuando se necesita modificar el alcance, tiempo y costo de un proyecto. Tambin se tendr en consideracin lo estipulado por el Artculo 42 del Captulo nico del Ttulo III del Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que indica:

14

La Entidad podr ordenar y pagar directamente la ejecucin de prestaciones adicionales hasta por el quince por ciento de su monto, siempre que sean indispensables para alcanzar la finalidad del contrato. Asimismo, podr reducir servicios u obras hasta por el mismo porcentaje. Alternativamente, la Entidad podr resolver el contrato, sin responsabilidad para las partes. En este ltimo caso, el contrato queda resuelto de pleno derecho desde su comunicacin al contratista y la Entidad proceder a pagar al contratista lo efectivamente ejecutado, con lo que el contrato se entiende liquidado. El contratista podr solicitar la ampliacin del plazo pactado por atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad, atrasos en el cumplimiento de sus prestaciones por causas atribuibles a la Entidad contritamente, y por caso fortuito a fuerza mayor debidamente comprobados que modifiquen el calendario contractual..

3.4.

CRITERIOS DE ACEPTACIN

Durante el proceso de documentacin del proyecto los entregables forman parte primordial para la aceptacin del proyecto, logrando as encontrar los criterios de aceptacin, las cuales son: 3.4.1. El Software Aplicativo: El software a desarrollarse para el Centro de Produccin de la UNAS (CPUNAS), se dar por aceptado al momento de la aceptacin de las pruebas del sistema, siendo el personal del CPUNAS el responsable del manejo del software. 3.4.2. La Documentacin: La entrega de cualquier documentacin por parte de Proyectistas Universitarios ser recibida por el Centro de Produccin de la UNAS, una vez confirmado la recepcin (sea por medio fsico o digital), se tendr un plazo de 5 das para su revisin y notificacin de correcciones, en caso de haber correcciones, Proyectistas Universitarios se compromete a efectuarlas dentro de 2 das hbil posterior a la notificacin y a entregar una nueva versin, firmando la aceptacin por ambas partes a la entrega del documento. De no recibir notificacin de correcciones (por medio fsico o digital) en el plazo establecido, se dar por aceptado la documentacin presentada en forma tcita. 15

3.4.3. Aceptacin Final: El proyecto se dar por terminado cuando el CPUNAS haya firmado el documento de Acta de Cierre del Proyecto.

Los artefactos del proyecto sern aceptados progresivamente durante el desarrollo del proyecto, segn el Cronograma presentado en este plan.

La aceptacin del proyecto se realizara con la aceptacin del ltimo entregable a partir de la cul se dar por concluido el proyecto quedando Proyectistas Universitarios libre de cualquier responsabilidad excepto las especificadas como parte del perodo de garanta. A partir de ese momento, el Centro de Produccin de la UNAS ser el responsable de la operacin total del software aplicativo en el ambiente de produccin.

3.5.

PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO

En este proceso se tomare en cuenta el proceso indicado en el Plan de Gestin del Proyecto. Este proceso incluye finalizar todas las actividades completadas a lo largo de todos los grupos de procesos de la Gestin del Proyecto adems de la aceptacin final de los entregables generados durante el desarrollo del proyecto. Este proceso tambin establece los procedimientos para coordinar las actividades requeridas para verificar y documentar los productos entregables del cierre contractual y formalizar la aceptacin de estos por parte del cliente. Para esto, se realizan los siguientes procedimientos: Cierre Administrativo. Describe todas las actividades a desarrollar durante el cierre administrativo del proyecto. Realizar el proceso de cierre administrativo incluye las actividades requeridas para recopilar los registros del proyecto, analizar el xito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto, para uso futuro por parte de las organizaciones. Cierre del Contrato. Describe las actividades a desarrollar para establecer y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyecto. Esto implica la verificacin del producto como el cierre administrativo. Los trminos y condiciones del contrato tambin pueden establecer especificaciones para el cierre del contrato.

16

Adicionalmente, y para el cierre de este proyecto, se tendr en consideracin lo estipulado por el Artculo 43 del Captulo nico del Ttulo III del Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que indica: Los contratos destinados a la adquisicin de bienes y a la contratacin de servicios, culminan con la conformidad de recepcin de la ltima prestacin pactada. La conformidad de recepcin de la ltima prestacin o la liquidacin debidamente aprobada, segn corresponda, cerrar el expediente de la adquisicin o contratacin..

4. ALCANCE
4.1. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PRODUCTO

4.1.1. Resumen del Requerimiento El Proyecto de Sistema de Informacin de Gestin Industrial al Centro de Produccin de la UNAS, contempla el desarrollo de 3 productos: Sistema de Informacin de Panadera y Pastelera: Sera una herramienta para facilitar al Centro de Produccin de la UNAS, en cuanto a la produccin y abastecimiento de los productos de panadera y pastelera. Sistema de Informacin de Ladrillera: Sera una herramienta para facilitar al Centro de Produccin de la UNAS, en cuanto a la produccin y abastecimiento de los productos de ladrilleria. Sistema de Informacin de Carpintera: Sera una herramienta para facilitar al Centro de Produccin de la UNAS, en cuanto a la produccin y abastecimiento de los productos de carpintera.

El desarrollo de todos los productos comprendern las fases de: anlisis de requerimiento, diseo y arquitectura, programacin, pruebas, y por ultimo documentacin e implementacin del modelo de Ingeniera del Proyecto. Fase de anlisis de requerimiento: El objetivo principal de la fase de Anlisis de requerimiento es reunir toda la informacin necesaria para poder realizar el proyecto y reunirnos con los interesados del proyecto mediante reuniones administrativas del proyecto, as tambin conocer sus expectativas en cuanto al 17

producto que se le ofrece. Esta fase es de vital importancia ya que con ello se conocer los esfuerzos que requiere el proyecto en la cual se presentaran riesgos y algunos requerimientos que van a ser corregidos en el transcurso del proyecto. Fase especificacin de software: El objetivo de la fase de especificacin de software es evaluar cada uno de los mdulos que se va a realizar como son: compra, almacn, produccin, venta y pagos, tambin los requerimientos para la realizacin del software. La fase de especificacin de software es el proceso de una descripcin detallada del software, en donde se va a conocer todos los requisitos y requerimiento del software para su posterior diseo. Fase diseo y arquitectura: El objetivo de esta fase es el desarrollo de aplicaciones, bases de datos y herramientas gerenciales para el software, logrando as definir la lnea base de la arquitectura del sistema para proveer una base estable. La estabilidad de la arquitectura es evaluada a travs de del desarrollo de prototipos. Fase de programacin: El objetivo de la fase de programacin es llevar a cabo la programacin del diseo y arquitectura del software. La complejidad y la duracin de esta etapa est ntimamente relacionada al o a los lenguajes de programacin utilizados, as como al diseo previamente realizado. Fase de pruebas: El objetivo principal de esta fase de pruebas es comprobar que el software realice correctamente las tareas indicadas en la especificacin del problema, as como ensear a los usuarios finales sobre el uso del software. Fase de documentacin: El objetivo principal de esta fase de documentacin es presentar todo lo concerniente a la documentacin del propio desarrollo del software y de la gestin del proyecto, todo esto con el propsito de eventuales correcciones, usabilidad, mantenimiento futuro y ampliaciones al sistema. Fase de Implementacin: El objetivo principal de esta fase es la transferencia apropiada al computador destino, inicializados y eventualmente configurados, todo ello con el propsito de ser ya utilizados por el usuario final.

18

4.1.2. Requerimientos del Producto 4.1.2.1. Componentes Generales A nivel general, los sistemas a desarrollar comprenden de tres subsistemas cuyo mbito est claramente delimitado. Subsistema de Registro y Control de los productos;

Correspondientes al rea de produccin de la Universidad Nacional Agraria de la Selva, que se encargara de registro de los productos entrantes y existentes, as como tambin darle seguimiento para que ingrese en almacn.

Subsistema de Proceso de produccin; Control del producto desde el inicio hasta el final de su elaboracin para su respectiva

comercializacion Subsistema de Registro de Pagos; est orientado al pago del personal que labora dentro del centro de Produccin de la UNAS. 4.1.2.2. Mdulos Los tres subsistemas mencionados anteriormente, pueden subdividirse a su vez en los siguientes mdulos. Subsistema de Registro y Control de los productos: Modulo de Compra. Modulo de Almacn.

Subsistema de Proceso de produccin: Modulo de Produccin. Modulo de Venta.

Subsistema de Registro de Pagos: Modulo de Pagos.

Los mdulos mencionados sern desarrollados durante el proceso del desarrollo del proyecto. 19

4.1.2.3. La Solucin Visin Global:

TODA INFORMACION ES LLEVADA A EXCEL

Sistemas actuales

Registro y Control de los Productos

Proceso de Produccin Sistemas a desarrollar Registro de Pagos

Consultas Analticas

Figura 3: Sistemas actuales y sistemas a desarrollar

El Centro de Produccin de la UNAS actualmente tiene su informacin en Excel para compra, ventas y pagos y tambin en hojas sueltas o plantillas para almacn y produccin; no cuenta con un sistema de informacin que les facilite todos esos procesos, por lo cual estn sujetas a extraviarse, confundirse y daarse, principalmente no cuenta con una seguridad de informacin sobre el Centro de Produccin. La funcin del registro y control de los productos se encarga de registrar desde el momento de la compra de los insumos de los diferentes proveedores, hasta el almacenamiento de estas, logrando as llevar un control de todos sus insumos que tienen. En el Proceso de Produccin se guarda la informacin de todos los insumos utilizados para la elaboracin del producto, tambin la cantidad de productos con sus respectivas fechas y a la vez la venta que se hace de estos productos a sus diferentes clientes potenciales y otros.

20

El Registro de Pagos, tiene como funcin controlar los pagos respectivos al personal que laboran dentro del Centro de Produccin, donde se registra la cantidad de personal que trabaja, el cargo que ocupa y el sueldo que gana. Las consultas analticas se darn durante el desarrollo del proyecto para cubrir las expectativas de los interesados, logrando as un rendimiento excelente en el proyecto. 4.1.2.4. Necesidades que debe satisfacer la solucin Las necesidades identificadas a continuacin se presentan con la finalidad de que Proyectistas Universitarios tengan en cuenta los aspectos de mayor importancia para el desarrollo del proyecto. NECESIDAD Facilitar la informacin de los insumos entrante para su llevado al almacn. Facilitar la informacin de los productos que se producen. Tener informacin de los procesos de las distintos productos (panadera, pastelera, carpintera y ladrillera), Manejar la informacin de los costos Obtener fcilmente la informacin de las cuentas en cuanto a lo que a lo que se produce y se vende. Facilitar la informacin de todos los procesos realizados en la compra de los insumos, incluyendo el registro de los proveedores Controlar y monitoria toda la produccin. PROCEDENCIA Administracin del rea. Administracin del rea. Administracin del rea Administracin del rea. Administracin del rea. Administracin del rea. Administracin del rea Administracin del rea. Administracin del rea. Administracin 21

Consultar el estado de los pedidos y entregas realizadas. Minimizacin de errores que ocurren cuando se trabaja de forma manual Reduccin de tiempo en los procesos del Centro de

Produccin Tener informacin segura de los pagos realizados al personal, logrando un control eficiente sobre la administracin del dinero. Mantener registros diarios de las operaciones administrativas y controlar los documentos fuentes que lo generan. Optimizacin de control de ventas. Elevar la informacin sustentadora del movimiento de entradas y/o salidas de los insumos en el almacn.

del rea. Administracin del rea.

Administracin del rea. Administracin del rea. Administracin del rea.

4.1.2.5. Caractersticas Principales Las caractersticas mencionadas a continuacin, sirve para que el equip de Proyectistas Universitarios tengan en conocimiento de los aspectos principales a considerar en el diseo de los distintos subsistemas encontrados. CARACTERSTICAS - Control de las compras realizadas para la elaboracin del producto. Mayor seguridad de de los informacin insumos, sobre el y Subsistema de Registro y Control de los productos SUBSISTEMA

almacenamiento

registrando

actualizando de los insumos existentes as como tambin los nuevos. - La informacin de los productos guardados en el almacn debe estar inmediatamente disponible cuando se les necesite. - Dar seguimiento a los insumos, para ver donde est destinado, cul va ser su uso y para qu producto se ha sido utilizado. - El proceso de informacin de la produccin debe ser exacto, logrando minimizar los errores de clculo durante la elaboracin del producto.

Subsistema de Proceso de Produccin

22

- Conocer las actividades que cada proceso de las distintas reas requieres as tambin hacer un seguimiento de los productos que estn terminados y de los vendidos. - Informacin detallada de todos los pagos realizados al personal, teniendo en cuenta los cargos. Se facilitara la informacin en cuanto a los reportes que requiera el Centro de Produccin para la UNAS. Subsistema de Registro de pagos Subsistema de Informes Analticos

4.1.2.6. Otros Requerimientos de la solucin 4.1.2.6.1. Estndares Tecnolgicos Lenguaje de programacin orientado a objetos .NET (C#) Microsoft Analysis Services y Sistema Operativo 2000 o superior Sistema Operativo Windows XP, Server Pack 3 Microsoft Office 2007 Metodologa de desarrollo Rational Unified Process Base de Datos SQL Server IBM Rational Rose

4.1.2.6.2. Marco Legal La Universidad Nacional Agraria de la Selva se rige por el siguiente Marco Legal: Constitucin Poltica del estado Ley N 14912, Ley de creacin de la Universidad Ley N 23733, Ley Universitaria Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria. Estatuto de la Universidad Nacional Agraria de la Selva Reglamento General de la Universidad Reglamento de Organizacin y Funciones Otros

23

Y como el Centro de Produccin pertenece a la Universidad Nacional Agraria de la Selva, tambin se rige por el mismo marco Legal. 4.1.2.7. Metodologa La Metodologa aplicada en el desarrollo del proyecto es la Metodologa Gestin de Proyectos, con la gua del PMBOK. 4.2. ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

4.2.1. Limites del Proyecto La implementacin de este proyecto afectara a los procesos de los diferentes productos que se realizan dentro del Centro de Produccin: Direccin General de la Panadera y Pastelera Direccin General de Ladrillera Direccin General de Carpintera Todo proceso que no est especificado en el presente documento ser puesto como cambio, el cual deber seguir el Procedimiento de Gestin de Cambios del Plan de Gestin del Alcance. 4.2.2. Entregables del Proyecto 4.2.2.1. Gestin del Proyecto Inicio o o o o Acta de Constitucin del proyecto Enunciado del Alcance del proyecto Lanzamiento del proyecto Acta de Aceptacin del proyecto

Planificacin

Plan de Gestin del Proyecto o o o o o Plan de Gestin del Alcance Plan de Gestin del Cronograma Plan de Gestin de Costos Plan de Gestin de Calidad Plan de Gestin de Recursos Humanos 24

o o o o o o o o o o o

Plan de Gestin de las Comunicaciones Plan de Gestin de Riesgos Plan de Desarrollo de software Plan de Gestin de Requerimientos Plan de Control de Cambios Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Solicitud de Cambio al Proyecto Informe de Anlisis del Impacto Cronograma del Proyecto Informe de Evaluacin del Personal del Proyecto

Ejecucin o o o o Plan de Gestin del Proyecto actualizado Solicitudes de Cambio Informe de Estado Semanal del proyecto Informe de Estado Mensual del proyecto

Seguimiento y Control o o o o Acta de Reunin Mensual Proyectistas Universitarios-CETIC. Acta de Reunin Mensual Proyectistas UniversitariosRECTOR. Acta de Reunin Semanal del equipo del proyecto de Proyectistas Universitarios Solicitudes de Cambio Aprobadas.

Cierre o o o o o Informe de Lecciones Aprendidas Informe Final del Servicio Acta de Cierre del proyecto Acta de Aceptacin del Cierre del proyecto Acta de Liquidacin del Contrato

4.2.2.2. Ingeniera del Proyecto Anlisis de Requerimiento 25

o o o

Anlisis de documentacin existente Fuentes de informacin Reuniones administrativas

Especificacin del Software o o Diseo de Caso de uso del Centro de Produccin UNAS Evaluacin de los mdulos Compra Almacn Produccin Ventas Pagos

Diseo y Arquitectura o Moldeamiento Diseo de diagrama de clases Diseo de secuencia Diseo de diagrama de actividades Diseo de la Base de Datos

Programacin o Codificacin o Digitalizacin Compilacin

Creacin de ejecutables

Prueba o o o Prueba Modular Prueba Integral Depuracin

Documentacin e Implementacin o o o Manual de usuario Instalacin del Software Capacitacin

4.2.3. Estructura detallada del trabajo 26

La Estructura Detallada de Trabajo (EDT) es la descomposicin jerrquica del trabajo total del proyecto que ser ejecutado por el equipo del proyecto a fin de lograr los objetivos del mismo y crear los productos entregables requeridos. Ver Anexo 1. 4.2.4. Diccionario de la EDT El diccionario de la EDT es un documento que acompaa a la EDT y que contiene el detalle de los componentes que se incluyen en una EDT. Ver Anexo 2. 4.3. PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

4.3.1. Proceso para la elaboracin de la EDT La EDT ha sido definida en funcin a 2 criterios: Grupos de procesos de la Gestin de Proyectos. Fase del desarrollo del software.

En este sentido se ha considerado clasificar a los entregables en las siguientes fases: Gestin del Proyecto Inicio Planificacin Ejecucin Seguimiento y Control Cierre Ingeniera del Proyecto Anlisis de requerimientos Especificacin del Software Diseo y arquitectura Programacin Pruebas Documentacin Implementacin

27

La EDT es una estructura descendente formada por los entregables del proyecto. Cuyo objetivo es el alcance del proyecto. Su forma jerrquica permite una fcil identificacin de los elementos finales. Basado en la EDT, se pueden definir para finalmente definir las actividades del cronograma. Es importante mencionar que el Gerente de Proyecto es el responsable de planificar, ejecutar, monitorear y controlar y cerrar las actividades correspondientes a la Gestin del Proyecto as como monitorear y controlar las actividades relacionadas con la Ingeniera del Proyecto. En ese sentido se ha visto conveniente indicar como responsables directos de las actividades correspondientes a la Ingeniera del Proyecto (anlisis de requerimiento, diseo y arquitectura, programacin, pruebas,

documentacin e implementacin) al equipo tcnico conformado por Analistas de Sistemas, Analistas Programadores, Programadores y Documentadores. El Gerente del Proyecto es el responsable de elaborar y actualizar la EDT. La frecuencia de estas actividades se da de manera mensual acompaando el Informe de Estado Mensual del proyecto. 4.3.2. Proceso para la verificacin y aceptacin formal de los entregables del proyecto La formalizacin de la aceptacin de los entregables del proyecto, implica revisar los entregables para asegurar que hayan sido completados satisfactoriamente. El equipo del proyecto deber emplear revisiones e inspecciones de los entregables terminados a fin de examinar y verificar que el trabajo y los entregables cumplen los requisitos y los criterios de aceptacin del producto. El proceso para la aprobacin de un entregable es el siguiente: Proyectistas Universitarios, enva en forma fsica o digital el (los) entregable (s) desarrollados. La revisin y aprobacin por parte del Centro de Produccin de la UNAS

durara 3 das, donde el primer da el Rector, Gerente del Centro de Produccin y entre otros interesados se reuniran para comentar y revisar, en directo, el modelo de casos de uso a desarrollarse en el proyecto. El segundo da de la revisin, se observaran las posibles modificaciones adicionales al ser detectadas en el da anterior.

28

El tercer da, el centro de produccin de la UNAS, enva las correcciones planteadas al coordinador del proyecto, quien a su vez comunica al Rector de la UNAS para su aprobacin y/o correccin si fuere el caso. Una vez que esta conforme el Coordinador del Proyecto confirma la aprobacin del documento, solicitando el envo del entregable en fsico para regularizar su aprobacin. Proyectistas Universitarios enva el documento en fsico.

Los entregables a entregar y revisar son los siguientes Declaracin del proyecto de trabajo Acta de Constitucin del proyecto Enunciado del Alcance del proyecto Documento de requerimiento Plan de Gestin del Proyecto Productos entregables durante la ejecucin, seguimiento y control y cierre del proyecto Productos entregables durante las fases de la Ingeniera del proyecto 4.3.3. Personas autorizadas para solicitar cambios en el alcance Cargo / Rol Gerente del Proyecto Coordinador del Proyecto Entidad Proyectistas Universitarios Gerente del rea de Produccin Nombre Rosales Silva Orfila Snchez Silup, Karina

4.3.4. Justificacin para cambios en el alcance Un cambio en el Alcance del proyecto involucra el incremento del trabajo del proyecto debido a: Cambios en la estrategia de implementacin del proyecto. Adicin o reduccin de Paquetes de Trabajo. Cambios en el desarrollo o esquema de trabajo en las fases de Concepcin, Elaboracin, Construccin y Transicin de los paquetes de trabajo debido a modificaciones en el negocio de la organizacin. Cambios debido a variaciones de las lneas base del proyecto.

4.3.5. Enfoque de Gestin del Alcance

29

Los cambios de alcance, que estn plenamente justificados por alguno de los puntos estipulados en el tem 4.3.4., debern llevar un control de cambios, tanto para ampliaciones como reducciones del alcance del proyecto. Cualquier cambio podr ser solicitado por algunas de las personas autorizadas en el tem 4.3.3 y deber ser aprobado por las personas responsables segn el tem 4.3.8. Los cambios solicitados al alcance se debern especificar en el formato de Solicitud de Cambios al Proyecto, donde se especificar los cambios y razones del cambio, para posteriormente ser evaluado por el equipo del proyecto de Proyectistas Universitarios y presentar el anlisis del impacto en tiempo, costo y calidad a ser considerado en los Documentos de Manejo de Cambios para definir si procede o no su implementacin. La herramienta principal para determinar el alcance del proyecto es la EDT, la cual deber contener todos los entregables para concluir exitosamente el proyecto. Cualquier variacin en el alcance deber ser actualizada en la EDT, generando una actualizacin del cronograma. 4.3.6. Forma de clculo y reporte del Impacto en el Proyecto debido al cambio en el Alcance El proyecto manejar una lnea base, de acuerdo a la EDT planteada inicialmente. La calidad de la informacin producida (procedimientos, formatos, plantillas, etc.) no debe variar por un cambio en el alcance. Sin embargo, se deber considerar que de existir un incremento del alcance la informacin producida en los entregables se ver afectada por lo que se proceder con su actualizacin y nueva aceptacin. Para los cambios al alcance, se deber considerar el % de avance del proyecto, si ste se encuentra con un 70% de avance, slo se aceptarn cambios medios o menores de incremento de alcance de acuerdo al tem 4.3.4. 4.3.7. Tipificacin de los cambios en funcin al Impacto del Proyecto De acuerdo al impacto en el proyecto los tipos de cambio al alcance se han clasificado de la siguiente manera: 4.3.7.1. Incremento del alcance

30

Se presenta para los siguientes casos: Se incorporan modificaciones o cambios en la estrategia de implementacin del proyecto en la organizacin Adicin de Paquetes de Trabajo Adicin de los procesos de la organizacin a ser considerados para la implementacin del proyecto. De acuerdo a su clasificacin se establece lo siguiente: Incremento del alcance menor (IAMn): Impacta en menos de un esfuerzo de 16 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 3 das. Incremento del alcance medio (IAMe): Impacta en ms de un esfuerzo de 16 horas a 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 5 das. Incremento del alcance mayor (IAMy): Impacta en ms de un esfuerzo de 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de ms de 5 das. 4.3.7.2. Reduccin del alcance Se presenta para los siguientes casos: Se omiten modificaciones o cambios en la estrategia de

implementacin del proyecto la organizacin. Reduccin de Paquetes de Trabajo. Reduccin de los procesos de la organizacin a ser considerados para la implementacin del proyecto.

4.3.8. Personas autorizadas para aprobar cambios en el Alcance

31

Tipo de Cambio

Cargo / Rol Gerente del

Entidad Proyectistas Universitarios Gerente del rea de Produccin

Nombre

IAMn, IAMe, IAMY

Proyecto Coordinador del Proyecto

Rosales Silva Orfila Snchez Silup, Karina

4.3.9. Procedimiento de Gestin de Cambio al Alcance Cualquier requerimiento que implique cambios (adicin o reduccin) en el desarrollo de los paquetes de trabajo o en los procesos de la organizacin a ser considerados para la implementacin del proyecto, ser tratado de la siguiente manera: El Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS enva al Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios la Solicitud de Cambio al Proyecto (Ver Anexo 3) especificando el cambio y la justificacin del mismo a partir de una solicitud de un interesado del proyecto. El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios convoca a su equipo tcnico (Analista de Sistemas y Analista Programador Principal) para una reunin de anlisis interna del cambio solicitado. Se elabora una Anlisis de Impacto del Cambio del Alcance (Ver Anexo 4). El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunica al Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS el cambio solicitado y el impacto en el proyecto. El Coordinador del Proyecto Centro de Produccin de la UNAS convoca a una reunin con los interesados del proyecto para revisar el tema y exponer sus planteamientos en relacin al impacto dentro del proyecto. De proceder el cambio al alcance, el involucrado que solicitado el cambio deber gestionar la aprobacin correspondientes de acuerdo al tipo de cambio. Una vez aprobado el cambio, el Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunicar al equipo tcnico de Proyectistas Universitarios el cambio para proceder con su implementacin. El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios actualizar la EDT, Cronograma y los documentos de seguimiento necesarios tanto de Costos, Calidad as como el Plan de Gestin del Proyecto. Finalmente, se registra el cambio en el Sistema de Control de Cambios. 32

5. TIEMPO
5.1. DEFINICION DE ACTIVIDADES

Mediante este proceso, se identifican las actividades especficas que se deben desarrollar para producir los entregables del proyecto definidos en la EDT. Las entradas para este proceso son: Enunciado del Alcance del Proyecto Estructura Detallada de Trabajo (EDT) Diccionario de la EDT Plan de Gestin del Proyecto

Las herramientas que se utilizan en este proceso son: Descomposicin (en sub actividades) Plantillas propuestas por el Equipo de Mejora de Procesos Proyectistas Universitarios Las salidas de este proceso son: 5.2. Lista de Actividades (reflejadas en el cronograma) EDT (actualizacin) Diccionario de la EDT (actualizacin) Detalle de respaldo (documentacin adicional al cronograma) SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

Mediante este proceso, se identifica y documenta las relaciones de dependencia entre las actividades identificadas. En general, el secuenciamiento de actividades se utiliza durante la preparacin de los cronogramas puesto que en stos se indican las precedencias. Las entradas para este proceso son: Lista de Actividades Enunciado del Alcance del Proyecto EDT 33

Diccionario de la EDT

Las herramientas que se utilizan en este proceso son: Mtodo de Diagramacin por Precedencia PDM (reflejado en el cronograma utilizando Microsoft Project) Aplicacin de Adelantos y Retrasos

Las salidas de este proceso son:

5.3.

Lista de Actividades (actualizacin)

ESTIMACION DE LA DURACION DE LAS ACTIVIDADES

El tiempo estimado del proyecto y de sus fases ha sido calculado teniendo en consideracin la duracin aproximada del desarrollo del proyecto. Para la estimacin de actividades, el nmero de perodos laborales que se requerirn para completar las actividades individuales identificndose el calendario laboral asignado de acuerdo al rol que desempean en el proyecto, el cul es como sigue:

Calendario Laboral

Rol Gerente del Proyecto Analista de Sistemas Analista

Cantidad

Horas Diarias 5

Porcentaje de Participacin 50% (Gestin del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 100% (Desarrollo del Proyecto) 25% (Desarrollo del Proyecto)

Calendario Estndar

Programador Programador Asistente Informtico Diseador Grfico

34

Las entradas para este proceso son: Lista de Actividades EDT Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestin del Proyecto Calendario de Recursos Riesgos Identificados (alertan de posibles actividades crticas) Las herramientas que se utilizan en este proceso son: Estimacin por Analoga Anlisis de Reserva (Contingencia) Las salidas de este proceso son: Estimacin de la Duracin de las Actividades (incluido en el cronograma utilizando Microsoft Project) Tiempo de Reserva (Contingencia) Lista de Actividades (actualizacin) 5.4. CRONOGRAMA

La duracin del proyecto es de 180 das Fecha de Inicio: 30 de agosto del 2010 Fecha de Fin: 06 de mayo del 2011

35

Para mayor detalle ver Anexo 5

5.5.

FASES

De acuerdo al Cronograma del Proyecto, se han identificado las siguientes fases principales:

Figura 4: Cronograma de FASES del Proyecto

36

5.6.

PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA

5.6.1. Control del cronograma Mediante este proceso, se realiza el control de los cambios al cronograma del proyecto. Las entradas para este proceso son: Cronograma del proyecto Informes de Estado Solicitudes de Cambio

Las herramientas que se utilizan en este proceso son: Sistema de Control de Cambios (procedimiento documentado para el control de cambios) Medicin del rendimiento (Variacin del Cronograma e ndice de Rendimiento del Cronograma) Valor Ganado (permite evidencias variaciones durante el avance de las actividades comparando lo real con lo planificado)

Las salidas de este proceso son: Cronograma (actualizacin) Acciones Correctivas Lecciones Aprendidas 5.6.2. Personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma Cargo / Rol Gerente del Proyecto Coordinador del Proyecto Entidad Proyectistas Universitarios Gerente del rea de Produccin Nombre Rosales Silva Orfila Snchez Silup, Karina

5.6.3. Justificacin para cambios en el cronograma

Un cambio en el Alcance del proyecto involucra el incremento del trabajo del proyecto debido a un cambio en el Cronograma del Proyecto involucra una disminucin o aumento del cronograma inicial debido ha: 37

 Problemas de disponibilidad de recursos y/o equipos Temas de conflicto en la estrategia de implementacin del proyecto, que paralice su desarrollo Incremente del Alcance Reduccin del Alcance Renuncia del personal clave en el proyecto Reprogramaciones de reuniones de seguimiento y control Incremento o reduccin de la duracin en una actividad planificada Reduccin del presupuesto 5.6.4. Enfoque de Gestin del cronograma Los cambios al cronograma deben estar justificados de acuerdo a los puntos mencionados en el tem 5.6.3. Se deber llevar un control de los cambios ante cualquier modificacin en el cronograma; sea sta por una variacin de tiempos, costos o recursos. Cualquier cambio podr ser solicitado por las personas autorizadas en el tem 5.6.2 y deber ser aprobado durante las Reuniones de Seguimiento y Control entre el Centro de Produccin de la UNAS y Proyectistas Universitarios por los involucrados segn el tem 5.6.7. Los cambios solicitados al cronograma se debern especificar en el formato de Solicitud de Cambio del Proyecto (Ver Anexo 3), donde se detallar los cambios y razones del cambio as como el impacto en el proyecto. 5.6.5. Forma de clculo y reporte del impacto en el proyecto debido al cambio en el cronograma Luego de ser elaborado el cronograma, se grabar una lnea base del mismo para comparar las variaciones en fechas con respecto a las lneas aprobadas (por el MEM) y lneas de avance real (informada por Centro de Produccin de la UNAS mediante los Informes de Estado del proyecto) que tambin se registran durante el desarrollo del proyecto. 5.6.6. Tipificacin de los cambios en funcin al impacto del proyecto Incremento del alcance menor (IAMn): Impacta en menos de un esfuerzo de 16 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 3 das. 38

Incremento del alcance medio (IAMe): Impacta en ms de un esfuerzo de 16 horas a 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de 5 das. Incremento del alcance mayor (IAMy): Impacta en ms de un esfuerzo de 32 horas trabajadas en conjunto en un rango de tiempo de ms de 5 das. Impacto Alta del Cronograma (IAC): Si afecta la ruta crtica y la desviacin final mayor a 5 das mayor a la duracin estimada inicial. Impacto Medio del Cronograma (IMC): Si afecta la ruta crtica pero con un impacto de entre 2 y 5 das de la duracin inicialmente planteada para el cierre del proyecto.

Impacto Bajo del Cronograma (IBC): No afecta la ruta crtica, menor a 2 das.

5.6.7. Personas autorizadas para aprobar cambios en el cronograma

Tipo de Cambio

Cargo / Rol Gerente del

Entidad Proyectistas Universitarios Rector de la UNAS

Nombre

IAC, IMC, IBC

Proyecto Coordinador del Proyecto

Rosales Silva Orfila Muoz Berrocal Milthon

5.6.8. Procedimiento de Gestin de cambio al cronograma Cualquier requerimiento que implique cambios (adicin o reduccin) en el desarrollo cronograma ser tratado de la siguiente manera: El Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS enva al Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios la Solicitud de Cambio al Alcance y/o Solicitud de Cambio al Cronograma especificando el cambio y la justificacin del mismo a partir de una solicitud de un interesado del proyecto. El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios convoca a su equipo tcnico (Analista de Sistemas, Arquitecto de Inteligencia de Negocios y Analista Programador Principal) para una reunin de anlisis interna del cambio solicitado. Se elabora una Anlisis de Impacto del cambio del Alcance (Ver Anexo 4).

39

El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunica al Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS el cambio solicitado y el impacto en el proyecto.

El Coordinador del Proyecto Centro de Produccin de la UNAS convoca a una reunin con los interesados del proyecto para revisar el tema y exponer sus planteamientos en relacin al impacto dentro del proyecto.

De proceder el cambio al alcance, el involucrado que solicitado el cambio deber gestionar la aprobacin correspondientes de acuerdo al tipo de cambio. Una vez aprobado el cambio, el Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios comunicar al equipo tcnico de Proyectistas Universitarios el cambio para proceder con su implementacin.

El Gerente del Proyecto de Proyectistas Universitarios actualizar el Cronograma del proyecto as como los documentos de seguimiento necesario en alcance, tiempo, costo y calidad as como recursos.

Finalmente, se registra el cambio en el Sistema de Control de Cambios.

40

6. FINANCIAMENTO DEL PROYECTO

La relacin de pagos incurridos por el desarrollo del proyecto son los siguientes:

Ingeniera Del Proyecto Monto del FASE Importes Pago (con IGV) Fecha de Emisin de la Factura (aprox.) Fecha de Vencimiento de la Factura (aprox.)

Anlisis de Requerimiento Anlisis de documentacin existente. Fuentes de informacin. Reuniones administrativas. 1000,00 2000,00 1000,00

4,000,00 13/09/10 17/09/10

Especificacin de software Diseos de caso de uso. 8,000.00 2000.00 Evaluacin de mdulos Compra. Almacn. Venta. 41 6000.00 18/10/10 22/10/10

Planillas.

Diseo y Arquitectura Modela miento Diseo de diagrama de actividades. Diseo de diagrama de secuencia. Diseo de diagrama de clases. Diseo de la base de datos.

11,000.00

06/11/10

10/12/10

Programacin Codificacin. Digitalizacin. compilacin. 4000.00 6000.00 3000.00

13,000.00

28/02/11

04/03/11

Creacin de ejecutables.

Pruebas Prueba modular. 3700.00

8,150.00

18/04/11

22/04/11

42

 Prueba integral.

4450.00

Documentacin Manuales de desarrollo.

2000.00

02/05/11

06/05/11

Implementacin Implementacin del software. Capacitacin. total 5300.00 3900.00

9,200.00

02/05/11

06/05/11

55350.00

43

Gestin Del Proyecto

Monto del pago

Materiales y equipos. Gerente del proyecto

2000.00 1,800.00 mensual. 1,000.00 por trabajador

Recursos Humanos Realizacin de planes estratgicos para definir actividades y recursos requeridos en cada fase. Elaboracin del anlisis de riesgo y contingencia. Proporcionar un foro para la informacin que se compartir con los miembros del equipo y los stakeholders. Solicitudes de cambio.

al mes.

4500.00

3000.00

1.500.00

4000.00 puede ser ms o menos dependiendo a la complejidad de cambio.

Entrega de entregables requeridos. total

2000.00

19,800.00

El monto de pago de cada fase se realizar a la finalizacin de cada una de ellas, siendo requisito la aprobacin de los entregables generados tanto por el Gerente de Proyecto de Proyectistas Universitarios como del Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS (el detalle de entregables obtenidos por fase se encuentra en el punto 4.2.2.2 Ingeniera del Proyecto). La emisin de las facturas se darn al da siguiente de las fechas de finalizacin de cada una de las fases indicadas en el cuadro superior, siendo la fecha de vencimiento mximo de las facturas a 30 das naturales de emitidas las mismas. Toda emisin de factura ir acompaada de los documentos que certifiquen la aprobacin formal de los entregables de la fase correspondiente.

44

7. CALIDAD
7.1. REQUESITOS DE LA CALIDAD

El producto del proyecto debe ser un sistema donde los procesos sean fiables y amigables para los usuarios, cumpliendo con las facilidades necesarias para un fcil uso bajo los estndares de desarrollo exigidos por el Centro de Produccin de la UNAS, adems de cumplir con los controles necesarios para dar soporte a los procesos de trabajo de: Direccin General de la Panadera y Pastelera Direccin General de Ladrillera Direccin General de Carpintera 7.2. PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD

7.2.1. Sistema de Calidad Para lograr estos objetivos, se realizarn auditorias semanales de calidad durante el desarrollo del proyecto. En estas auditoras, el Gerente del Proyecto y Analista de Sistemas sern los responsables directos de velar por la calidad del software a desarrollar as como de los dems entregables generados por el proyecto. El Aseguramiento de la Calidad se lograr manejando lo siguiente: Documentacin Funcional (Visin, Modelo de Casos de Uso, Glosario) obtenido a partir de las reuniones entre el equipo tcnico del proyecto tanto del Centro de Produccin de la UNAS como de Proyectistas Universitarios durante la fase de Anlisis de Requerimiento de la Ingeniera del Proyecto. Documentacin Tcnica (Documentacin de Arquitectura de Software, Especificaciones Suplementarias de Software, Modelo de Diseo, Modelo de Datos, Modelo de Despliegue, Modelo de Implementacin, Plan de Pruebas) obtenida y actualizada durante la fase de Elaboracin y utilizada con mayor incidencia durante la fase de Construccin de la Ingeniera del Proyecto. El Cronograma debe estar actualizado teniendo en consideracin que la calidad no se incorpora inspeccionando, sino planificando.

45

Almacenar, en un repositorio de informacin, todos los entregables generados durante el desarrollo del proyecto ya sean de la Gestin o Ingeniera del Proyecto.

7.2.2. Roles y Responsabilidades Cargo Responsabilidad Definir de manera clara, precisa y concisa (durante las entrevistas) los requerimientos que el sistema deber satisfacer. Equipo Tcnico de Centro de Produccin de la UNAS Entregar los procesos, procedimientos, plantillas y formatos que debern ser automatizados. Especificar de las caractersticas de hardware y software del entorno de desarrollo, pruebas y produccin. Desarrollar la documentacin funcional y Equipo Tcnico Proyectistas Universitarios tcnica utilizando los formatos, plantillas y dems entregables durante las fases de Concepcin, Elaboracin, Construccin y Transicin de la Ingeniera del Proyecto. Gerente del Proyecto Asegurar la calidad del producto y del proyecto.

7.2.3. Procedimientos Proceso Calidad Aseguramiento de Calidad

Actividad Elaborar Plan de Gestin de Calidad Elaborar Informe de Avance Semanal

Responsable

Producto/Proyecto

Gerente del Proyecto

Ambos

Gerente del Proyecto Analista de Sistemas Analista Programador 46 Control de Calidad Proyecto

Actividad Elaborar Informe de Avance Mensual Elaborar Acta de Reunin Semanal con el Centro de Produccin de la UNAS y Proyectistas Universitarios Elaborar Acta de Reunin Semanal equipo del proyecto Proyectistas Universitarios

Responsable Gerente del Proyecto

Proceso Calidad Control de

Producto/Proyecto

Analista de Sistemas, Analista Programador

Calidad

Proyecto

Gerente del Proyecto Analista de Sistema Equipo del proyecto MEM Aseguramiento de Calidad Ambos

Gerente del Proyecto Analista de Sistemas, Analista Programador Programadores Aseguramiento de Calidad Producto

7.2.4. Calidad en la Construccin del Software 7.2.4.1. Puntos de Control Se han definido diferentes Puntos de Control en las fases de la Ingeniera del Proyecto con lo cual se asegura la calidad del entregable generado en cada una de las mismas. 7.2.4.2. Revisin de los puntos de control Los Puntos de Control definidos sern revisados con Listas de Verificacin. La verificacin la realizar el equipo de tcnica de Proyectistas Universitarios y ser una revisin cruzada entre los equipos del Centro de Produccin de la UNAS y Proyectistas Universitarios.

Se debe cumplir los requerimientos establecidos en las Listas de Verificacin y cada miembro del equipo debe guiarse por los siguientes criterios para aceptar o rechazar el documento o funcionalidad que se le presenta. 47

Nivel de Error Error Leve Descripcin Errores de forma y de bajo impacto en el sistema. Grave No se realizan transacciones y/o

consultas vlidas. Muy Grave SE realizan transacciones y/o consultar invlidas afectando la integridad de la informacin.

Criterios En el caso de ser error Leve, se tomarn acciones inmediatas, corrigindose dicho error. En caso de ser Grave o Muy Grave, se rehace el trabajo, dejndose constancia en la Lista de Verificacin. Validacin La validacin ser realizada por el equipo tcnico que el Centro de Produccin de la UNAS haya designado para que trabaje con el equipo tcnico de Proyectistas Universitarios.

7.2.4.3. Puntos de control durante la Ingeniera del Proyecto FASE DE ANLISIS DE REQUERIMIENTO PC0: Anlisis de documentacin existente PC1: Fuente de Informacin PC2. Reuniones Administrativas

FASE DE ESPECIFICACION DE SOFTWARE PC4: Diseo de caso de uso de Centro de Produccin UNAS PC5: Evaluacin de mdulos (se evalan los mdulos de compra, almacn, produccin, ventas y pagos)

48

FASE DE DISEO Y ARQUITECTURA

PC6: Modelamiento (dentro de este punto de control se llevara a cabo el diseo de diagrama de actividades, diagrama de secuencia, diagrama de clases y el diseo de la base de datos)

FASE DE PROGRAMACION PC7: Codificacin (abarca los puntos de digitalizacin y compilacin de cdigo) PC8: Creacin de ejecutables, para que el sistema operativo puede jalar biblioteca, archivos y otros contenidos desde un acceso directo

FASE DE PRUEBAS PC9: Prueba Modular, abarca la comprobacin pequeas o mdulos PC10: Prueba Integral, realizacin de la prueba general de todos las mdulos existentes PC11: Depuracin, corregir errores encontrados en la etapa anterior en partes

FASE DE DOCUMENTACION PC12: Manual de Desarrollo, todo lo concerniente a la documentacin del propio desarrollo del software y la gestin del proyecto.

FASE DE IMPLEMENTACION PC13: Instalacin del Software PC14: Capacitacin al personal

7.2.4.4. Factores de Calidad Los factores de la Calidad son listados de acuerdo a su importancia: Funcionalidad (alto) Fiabilidad (alto) Mantenibilidad (alto)

49

7.2.4.5. Mtrica de Calidad Para medir la calidad del software a desarrollar, usaremos la siguiente mtrica: Funcionalidad (F). Nos referimos a todas las funciones requeridas por el usuario: pantallas, reportes, consultas, controles, seguridad, etc. Fiabilidad (Fi). Un sistema en el cul el usuario tendr la seguridad de que los valores arrojados son los reales (uso, informacin). Mantenibilidad (Ma). Sistema parametrizable posible; que no se requieran grandes desarrollos para alguna adaptacin futura. Estas adaptaciones sern realizadas por el personal responsable de la Oficina de Informtica del Centro de Produccion de la UNAS (CTIC) una vez que se concluya el proyecto. En cualquiera de los casos, la escala que proponemos va de 1 (menor) a 5 (mayor). Funcionalidad Escala 5 Fiabilidad 5 Mantenibilidad 4

7.2.4.6. Auditora Interna de la Calidad Planeamiento 1. El responsable del Equipo de la Auditoria del proyecto, llamado tambin auditor quien prepara el Plan de Auditora Interna de la calidad y obtiene la aprobacin del Gerente del Proyecto. Preparacin de la Auditora Interna de la calidad 1. El responsable del Equipo de Auditora y su equipo auditor se renen las veces que fueran necesarias para coordinar el ajuste del planeamiento y la programacin de la auditora interna de la calidad. 2. El responsable del Equipo de Auditora realiza las coordinaciones necesarias para definir los miembros de su equipo auditor por cada paquete de trabajo que actuarn en cada auditora interna de calidad,

seleccionndolos de los Equipos de Mejora de Procesos y Equipo Tcnico

50

de Trabajo, cuidando de no evaluar el paquete de trabajo desarrollo por ellos mismos. 3. Se distribuyen las listas de verificacin entre los integrantes del equipo de Auditora y se comunica la estrategia a seguir. 4. Se realizan las confirmaciones correspondientes, sobre el inicio de la auditora interna de la calidad a los responsables de las reas involucradas. Se efectuarn semanalmente o por recomendacin de la Gerencia del Proyecto. El programa de Auditoria internas de la calidad es aprobado por el Gerente del Proyecto. Se toman todas las acciones de coordinacin para cumplir el Programa de Auditoria internas de la calidad, y de ser necesario tomar las acciones necesarias para su cumplimiento. Se procede a distribuir a todos los responsables de las reas involucradas en la Auditora Interna de la calidad para su participacin y apoyo. Es llevada a cabo mediante una Lista de Chequeo que tiene como base la documentacin del proyecto, de manera de asegurar que se estn aplicando a la documentacin del proyecto. El responsable del Equipo de Auditora se encargar de realizar las coordinaciones y ejecucin de la Auditora Interna de la calidad. Ejecucin 1. La Auditora Interna de la calidad se inicia con una reunin del equipo auditor. 2. En cada rea, la auditora interna de la calidad se inicia con una reunin entre el auditor designado y el responsable del rea de proceso o alguien delegado por el mismo. 3. Durante la auditora interna de la calidad, es recomendable que un representante de la seccin auditada acompae al auditor de la calidad para facilitar el proceso y confirmar las observaciones y no-conformidades encontradas. 4. En general, y de acuerdo con la lista de chequeo, todo auditor deber guiarse por los siguientes lineamientos:

51

a. Verificar que las actividades y resultados relativos a la calidad estn de acuerdo con la documentacin vigente. b. Comprobar que el personal de la seccin auditada tenga la documentacin pertinente (o fcil acceso a ella) y vigente para las actividades que desempea. c. Verificar los registros. d. Comprobar que las disposiciones vigentes son conocidas, si son aplicadas en forma efectiva y si son adecuadas para alcanzar los objetivos. e. Cuando se encuentre una no-conformidad en el sistema el debe fin de

registrarse las evidencias objetivas suficientes, con permitir un correcto anlisis posterior. 7.2.4.7. Herramientas y Tcnicas

Con la finalidad de verificar el cumplimiento del Plan de Gestin del Proyecto, se utilizarn las herramientas y tcnicas siguientes: Herramientas Formatos de evaluacin (checklist), Lista maestra de documentos, y Lista maestra de registros de la calidad.

Tcnicas Evaluaciones peridicas, Entrevistas directas, y Encuestas.

7.2.4.8. Registro de Calidad Se describen los diferentes tipos de registros que sern generados, mantenidos y almacenados por los responsables.

52

8. RECURSOS HUMANOS
8.1. ORGANIZACIN

La organizacin que se manejara dentro del desarrollo del proyecto ser la parte tcnica del Centro de Produccin de la UNAS y la parte tcnica de Proyectistas Universitarios. Para el proyecto se contar con un esquema de organizacin y administracin flexible, gil y que facilite el flujo de informacin y la toma de decisiones en forma oportuna, para permitir el avance del proyecto o corregir sus desviaciones.

COMIT EJECUTIVO

COMIT OPERATIVO

(DISEADOR GRAFICO) BENETIEZ RUIZ SILVIA (ASISTENTE INFORMATICO)

EQUIPO TECNICO DEL CENTRO DE PRODUCCION UNAS

EQUIPO TECNICO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Organigrama del Equipo del Proyecto Centro de Produccin de la UNAS y en Proyectistas Universitarios

53

8.2.

ROLES Y RESPONSABILIDADES Equipo Miembro Rol Snchez Silup, COMIT Karina Coordinador del Proyecto Gerente del Proyecto COMIT Snchez Silup, Karina Coordinador del Proyecto EQUIPO Trujillo Nano Luis Analista de Sistemas Responsabilidad Representar a la parte ejecutiva de sus respectivas organizaciones Supervisar el desarrollo del proyecto Resolver controversias que surjan durante el desarrollo del proyecto y que no puedan ser resueltas por el Comit Operativo Rosales Silva, Orfila Asistir a las reuniones mensuales entre el Centro de Produccin de la UNAS y en Proyectistas Universitarios. Representa a la parte operativa del Centro de Produccin de la UNAS. Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Produccin de la UNAS Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo tcnico del Centro de Produccin de la UNAS durante el desarrollo del proyecto Asistir a las reuniones semanales entre el Centro de Produccin de la UNAS y en Proyectistas Universitarios Asistir a las reuniones mensuales entre el Centro de Produccin de la UNAS y en Proyectistas Universitarios Liderar el equipo tcnico de Proyectistas Universitarios Dirigir las entrevistas a los usuarios durante las fases anlisis de

EJECUTIVO

OPERATIVO

54

Equipo TECNICO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS

Miembro

Rol

Responsabilidad requerimiento, Especificacin del Software Documentar y especificar los requerimientos de usuario y los casos de uso del sistema Desarrollar y actualizar los documentos de visin, modelo de casos de uso y glosario de trminos Desarrollar y actualizar el Plan de Pruebas del sistema Realizar el Aseguramiento de la Calidad de los entregables de la Ingeniera del Proyecto Asistir a los usuarios en las pruebas de usuario del sistema Realizar el Control de la Calidad de los entregables de la Ingeniera del Proyecto Desarrollar el Material de Entrenamiento, Gua de Usuario y Gua de Instalacin y Configuracin del sistema Desarrollar las capacitaciones tcnicas y de usuario del sistema Participar en la elaboracin de la documentacin de la Arquitectura de Software y las Especificaciones Suplementarias

Miranda Armas Carlos

Participar en la elaboracin d los documentos del modelo de diseo, modelo de datos, modelo de despliegue y modelo de implementacin

Analista Programador

Participar en la construccin del modelo fsico de base de datos Desarrollar los programas fuentes y ejecutables de los sistemas

55

Equipo

Miembro

Rol

Responsabilidad asignados durante las fases de Elaboracin y Construccin Desarrollar las pruebas (unitarias, integrales, funcionales) del sistema Corregir los errores detectados durante las pruebas del sistema Desarrollar el Material de Entrenamiento, Gua de Usuario y Gua de Instalacin y Configuracin del sistema Desarrollar las capacitaciones tcnicas y de usuario del sistema Desarrollar los programas fuentes y ejecutables de los sistemas asignados durante las fases de Elaboracin y Construccin

Soria Alfaro Ivn Barreto Caldas Estefany Programador

Desarrollar las pruebas (unitarias, integrales, funcionales) del sistema Corregir los errores detectados durante las pruebas del sistema Desarrollar un diseo grfico sobrio pero atractivo de las interfaces grficas del sistema

Condezo Cardenas Arturo

Diseador Grafico

Respetar los estndares de diseo grfico presentado por el Centro de Produccin DE LA UNAS y sobre los cuales se basar el desarrollo del diseo grfico de las interfaces

EQUIPO TECNICO DEL CENTRO DE Melchor Campos Alejandro Inspector General del Centro de Produccin UNAS

Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Produccin de la UNAS especialmente los relacionados con los productos elaborados. Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo

56

Equipo PRODUCCIO DE LA UNAS

Miembro

Rol

Responsabilidad tcnico del Centro de Produccin de la UNAS Aprobar formalmente los entregables generados durante el desarrollo del proyecto Identificar y solicitar cambios al proyecto en coordinacin con el Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS

Palomino Rojas Javier

Inspector General de carpintera de Centro de Produccin UNAS Inspector General de ladrillera de Centro de Produccin UNAS Inspector General de

Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Produccin de la UNAS especialmente los relacionados con el producto elaborado que inspeccionan.

Urtado Breaa Carlos

Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo tcnico del Centro de Produccin de la UNAS Aprobar formalmente los entregables generados durante el desarrollo del proyecto Identificar y solicitar cambios al proyecto en coordinacin con el Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS

Cndor Rodrguez Melissa

panadera y pastelera del Centro de Produccin UNAS

Benitez Cua Armando SubGerente del Centro de Produccin

Proporcionar informacin de manera clara, sencilla y concisa de la informacin con referente al Centro de Produccin UNAS Reemplazar en todas las responsabilidades al Gerente General del Centro de Produccin de la UNAS, cuando este no se encuentre

disponible para los fines del proyecto

57

Equipo

Miembro

Rol

Responsabilidad Participar en los perodos de pase a pruebas y produccin de los sistemas desarrollados por Proyectistas Universitarios Liderar y coordinar los esfuerzos de trabajo del equipo del proyecto del Centro de Produccin de la UNAS especialmente los relacionados a la Oficina de Informtica Cumplir y hacer cumplir las actividades identificadas del equipo tcnico del Centro de Produccin de la UNAS de la Oficina de Informtica durante el desarrollo del proyecto

Baldivia Gonzales Jose

CTIC

Aprobar formalmente los entregables generados durante el desarrollo del proyecto Identificar y solicitar cambios al proyecto en coordinacin con el Coordinador del Proyecto del Centro de Produccin de la UNAS Asistir a las reuniones semanales entre el Centro de Produccin de la UNAS y Proyectistas Universitarios Aprobar formalmente las acta de reuniones del proyecto

58

8.3.

MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPOSABILIDADES E: Ejecutor P: Participante

R: Responsable

RSO: Rosales Silva Orfila SSK: Sanchez Silipu Karina BGJ: Baldivia Gonzales Jose ET- PUN: Equipo Tcnico Proyectistas Universitarios ET- CPUNAS: Equipo Tcnico del Centro de Produccin de UNAS

Responsable Fase Entregable GESTIN DEL PROYECTO Iniciacin Acta de Constitucin del proyecto Enunciado del Alcance del proyecto Lanzamiento del proyecto Acta de Aceptacin del proyecto Planificacin Plan de Gestin del Proyecto X X X X X X X X X X X X X X X X X X RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

59

Responsable Fase Entregable Ejecucin Plan de Gestin del Proyecto (actualizacin) Solicitudes de Cambio Informe de Estado Semanal Informe de Estado Mensual Trmite de Facturas Pagos Seguimiento y Control Acta de Reunin Semanal de Proyectistas Universitarios y Centro de Produccin de UNAS (Comit Ejecutivo) Acta de Reunin Semanal de Proyectistas Universitarios y Centro de Produccin de UNAS (Comit Operativo) Acta de Reunin Semanal del equipo del proyecto Proyectistas Universitario Solicitudes de Cambio aprobadas Cierre Informe de Lecciones Aprendidas x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

60

Responsable Fase Entregable Informe Final del Servicio Acta de Cierre del proyecto Acta de Aceptacin del Cierre del proyecto Acta de Liquidacin del Contrato INGENIERA DEL PROYECTO Anlisis de documentacin existente Anlisis de Requerimiento Fuentes de informacin Reuniones administrativas Diseo de casos de uso del Centro de Especificacin De Software Produccin de la UNAS Evaluacin de mdulos Modelamiento Diseo del diagrama de actividades Diseo y Arquitectura Diseo del diagrama de secuencia Diseo del diagrama de clases x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

61

Responsable Fase Entregable Diseo de la base de datos Programacin Codificacin Digitalizacion Compilacin Creacin de ejecutable Prueba modular Pruebas Prueba integral Depuracin Documentacin Implementacin Capacitacin x Manuales de desarrollo Instalacin del software x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x RSO SSK BGJ ET-PUN ETCPUNAS

62

8.4.

PLAN DE GESTIN DE PERSONAL 8.4.1. Enfoque de Ingreso y Rotacin del Personal del proyecto Los recursos humanos necesarios para el proyecto se irn incorporando segn la fase en la que se encuentre. La distribucin de las actividades se darn entre todos los integrante del equipo del proyecto de acuerdo a los perfiles de cada uno de ellos y los roles y responsabilidades definidos en el punto 8.2. En el caso del Gerente del Proyecto, Analista de Sistemas, Arquitecto de Inteligencia de Negocios y Analista Programador, stos ingresarn en el proyecto desde su inicio y segn la necesidad de participacin de acuerdo a lo planificado por el Gerente del Proyecto. Los porcentajes de participacin de los recursos del proyecto en el cronograma sern de manera parcial o total de acuerdo a las actividades indicadas en este. 8.4.2. Necesidades de Recursos Humanos Fase Cantidad % Participacin Fecha de Ingreso 30/08/10 30/04/2007 Fecha de Fin

Gestin del Proyecto Ingeniera del Proyecto Anlisis de requerimientos Especificacin de Software Diseo y Arquitectura Programacin Pruebas Documentacin Implementacin

50

100

30/08/10

10/09/10

100

13/09/10

15/10/10

2 2 3 2 6

100 100 100 100 1000

18/10/10 20/12/10 28/02/11 18/10/10 18/04/11

17/12/10 25/02/11 15/04/11 06/05/11 06/05/11

63

8.4.3. Personas autorizadas para contratar personal del proyecto Cargo / Rol Gerente del Proyecto Entidad Proyectistas Universitarios Nombre Rosales Silva Orfila

8.4.5. Evaluacin del Personal del Proyecto Ver Anexo 6 8.4.6. Motivacin del Personal del Proyecto Se realizarn reuniones internas semanales entre todos los miembros del equipo del proyecto sin involucrar al Centro de Produccin de la UNAS, con la finalidad de reforzar el grado de participacin y afianzar de este modo la conciencia de considerar a este proyecto como suyo. De igual manera, se llevar una bitcora por cada recurso sobre los objetivos cumplidos y rendimiento del personal donde se medirn los logros por actividad, conocimientos, etc. 8.4.7. Capacitacin Se realizarn talleres de capacitacin en los cuales podrn participar todos los miembros del equipo del proyecto por voluntad propia. Es decir, segn los requerimientos o reforzamientos que necesiten para el proyecto, estos talleres sern referentes tanto conocimientos tcnicos como temas del negocio.

64

9. COMUNICACIONES
La planificacin de las comunicaciones (que tendrn lugar dentro del desarrollo del proyecto) permite asegurar la oportuna y apropiada generacin, recopilacin, diseminacin, almacenamiento y disposicin de la informacin del proyecto. Provee relaciones entre las personas, ideas e informacin necesarias para alcanzar el xito. Todos los involucrados en el proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones en el lenguaje del proyecto y deben comprender como las comunicaciones afectan positiva o negativamente al proyecto. 9.1. PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Para un manejo y control ptimo del proyecto en cada una de sus fases de desarrollo se ha considerado mantener permanentemente informados sobre el estado de los entregables, avances del proyecto, problemas identificados y soluciones propuestas considerando los siguientes aspectos: 9.1.1. Reuniones REUNIN MENSUAL CENTRO DE PRODUCCION DE LA UNAS PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS (COMIT EJECUTIVO) Integrantes Rosales Silva Orfila Snchez Silup Karina Da Horario Duracin Periodicidad Primer lunes hbil de cada mes 10:00 am 11:00 pm 1 hora Mensual

REUNIN SEMANAL EQUIPO DEL PROYECTO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Integrantes Miranda Armas Carlos Soria Alfaro Ivn Barreto Caldas Estefany

65

REUNIN SEMANAL EQUIPO DEL PROYECTO DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS

Condezo Cardenas Arturo

Da Horario Duracin Periodicidad Todos los viernes 10:00 am 11:00 am 1 horas Semanal

9.1.2. Lneas de Comunicacin y Control 9.1.2.1. Documentacin escrita La comunicacin escrita se va a llevar a cabo manejando la siguiente documentacin: Acta de Reunin Semanal o Mensual Descripcin Este documento ser elaborado por el Gerente del Proyecto despus de cada reunin y ser entregado por correo electrnico a las personas que participaron en ella para sus comentarios y observaciones, y por medio fsicos para su conformidad. Aqu se registrarn los siguientes tems: Objetivo Agenda Asistencia Temas Tratados Temas Pendientes Acuerdos Tomados Firma de los Participantes Da Periodicidad En el da de la reunin Semanal o Mensual segn corresponda a la reunin

66

Informe de Estado Semanal o Mensual Descripcin Este documento ser elaborado por el Gerente del Proyecto despus de cada reunin que se tenga con el equipo tcnico de Centro de Produccin UNAS enviado por correo electrnico a los interesados del proyecto segn corresponda. Aqu se registrarn los siguientes tems: Objetivo Avance del Proyecto Da Periodicidad Porcentaje de Avance Tiempo Trabajo Actividades realizadas Cambios Solicitados Cambios Implementados

Registro de Riesgos Identificacin de Riesgos Matriz de Probabilidad e Impacto Plan de Respuesta a Riesgos

Todos los viernes (semanal) o los fines de mes (mensual) Semanal o Mensual segn corresponda al informe

Informe de Estado en el REGOP Descripcin Este documento ser elaborado por el Gerente del Proyecto despus de la elaboracin del Informe de Estado Semanal del Proyecto y publicado en el sistema REGOP. Contendr un resumen del Informe de Estado Semanal. Da Periodicidad Todos los viernes Semanal

67

Para toda documentacin escrita, el procedimiento a seguir para su aceptacin formal es el siguiente:

1. Enviar por correo electrnico las ltimas versiones de los documentos a entregar. 2. Imprimir los documentos enviados en el correo electrnico 3. Ingresar las impresiones de los documentos por Mesa de Partes del Centro de Produccin de la UNAS 4. Archivar el cargo generado (Proyectistas Universitarios) 5. Formalizar la aceptacin (firmas) de los documentos entregados (Centro de Produccin de la UNAS) 6. Comunicar por correo electrnico la aceptacin total de los documentos (Centro de Produccin de la UNAS) 7. Enviar las impresiones firmadas de los documentos por Mesa de Partes de Proyectistas Universitarios
9.1.2.2. Correo electrnico El uso del correo electrnico se dar en todas las fases del proyecto y servir slo como medio facilitador de la comunicacin generada por el proyecto. 9.1.2.3. Documentacin del Proyecto Toda informacin generada durante el desarrollo del proyecto ser comunicada por el Gerente del Proyecto y enviada al Coordinador del Proyecto. Ambos interesados tendrn la responsabilidad de generar, en sus

organizaciones, los repositorios de los documentos del proyecto.

68

69

ANEXO 1: ESTRUCTURA DETALLADA DEL TRABAJO (EDT)

70

71

ANEXO 2: DICCIONARIO EDT Entregable GESTIN DEL PROYECTO INICIACIN Documento que formaliza el inicio del proyecto de tal manera que las organizaciones e involucrados en el mismo acepten los lineamientos que regirn el desarrollo del proyecto as como el compromiso con el proyecto. Contenido: 1. Informacin general 2. Introduccin 3. Objetivo del proyecto ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO 4. Requisitos 4.1 4.2 Del producto Del proyecto Descripcin

5. Gerente del proyecto y su nivel de autoridad 6. Alcance del proyecto 6.1 6.2 6.3 Entregables de la gestin del proyecto Entregables de la ingeniera del proyecto Cronograma 72

Entregable 6.4 6.5 6.6 Hitos Presupuesto Interesados

Descripcin

7. Firma de autorizacin Documento que define el proyecto, los objetivos que deben cumplirse, las caractersticas y los lmites del proyecto y sus productos o servicios entregables. Contenido: 1. Objetivos 1.1 1.2 ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO Del producto Del proyecto

2. Requerimientos 2.1 2.2 Del producto Del proyecto

3. Entregables 3.1 3.2 De la gestin del proyecto De la ingeniera del proyecto

4. Criterios de aceptacin 5. Estructura detallada de trabajo 73

Entregable 6. Cronograma 7. Organizacin inicial

Descripcin

8. Riesgos iniciales identificados 9. Firma de autorizacin Presentacin de lanzamiento oficial del proyecto realiza con los LANZAMIENTO DEL PROYECTO principales interesados del CP UNAS y Proyectistas Universitarios que tiene por objetivo: formalizar el inicio del proyecto y obtener el compromiso de los interesados. Documento de conformidad del acta de constitucin del proyecto. Contiene las firmas de los principales involucrados del proyecto. 1. Gerente del proyecto Proyectistas Universitarios ACTA DE ACEPTACIN DEL PROYECTO 2. Coordinador del proyecto CP UNAS 3. Director general de electricidad 4. Director general de asuntos ambientales mineros 5. Directos general de asuntos ambientales energticos PLANIFICACIN Documento que describe los lineamientos que se tendrn en PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO consideracin para la planificacin, ejecucin, monitoreo y control y cierre del proyecto , de tal manera que se garantice el xito del

74

Entregable

Descripcin proyecto, cumpliendo con los principales objetivos del mismo (alcance, tiempo, costo y calidad). Contenido: 1. Plan de gestin de proyectos 2. Plan de gestin del Alcance 3. Cronograma 4. Costos 5. Calidad 6. Recursos Humanos 7. Comunicaciones 8. Riesgos

EJECUCIN PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO (ACTUALIZACIN) Documento actualizado del plan de gestin del proyecto. Documento que formaliza la solicitud de cambios al proyecto. Contenido: SOLICITUDES DE CAMBIO 1. Fase de la ingeniera del proyecto 2. Nmero de solicitud 75

Entregable 3. Solicitante 4. Fecha de registro 5. Motivos del cambio 6. Impacto del cambio 6.1 6.2 6.3

Descripcin

Situacin actual Actividades afectadas Detalle de la modificacin

Documento que expone el avance progresivo de las actividades relacionadas al proyecto realizadas durante la semana. Contenido: 1. Objetivo 2. Avance del proyecto INFORME DE ESTADO SEMANAL 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Porcentaje de avance Tiempo Trabajo Actividades realizadas Cambios solicitados Cambios implementados

76

Entregable 3. Registro de riesgos 3.1 3.2 3.3

Descripcin

Identificacin de riesgos Matriz de probabilidad e impacto Plan de respuesta a riesgos

Documento que expone el avance progresivo de las actividades relacionadas al proyecto realizadas durante el mes. INFORME DE ESTADO MENSUAL Contenido: El mismo que el del informe de estado semanal SEGUIMIENTO Y CONTROL Documento que comunica los temas tratados y los acuerdos tomados durante la reunin semanal de seguimiento y control entre Proyectistas Universitarios y CP UNAS a nivel del comit ejecutivo Contenido: ACTA DE REUNIN SEMANAL DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Y CP UNAS (COMIT EJECUTIVO) 3. Asistencia 4. Temas tratados 5. Temas pendientes 6. Acuerdos tomados 77 1. Objetivo 2. Agenda

Entregable 7. Firma de los participantes

Descripcin

Documento que comunica los temas tratados y los acuerdos tomados ACTA DE REUNIN SEMANAL DE PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS Y CP UNAS (COMIT OPERATIVO) durante la reunin semanal de seguimiento y control entre Proyectistas Universitarios y CP UNAS a nivel del comit operativo Contenido: El mismo que el del acta de reunin semanal Documento que comunica los temas tratados y los acuerdos tomados durante la reunin semanal de seguimiento y control del equipo del ACTA DE REUNIN SEMANAL DEL EQUIPO PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS proyecto de Proyectistas Universitarios Contenido: El mismo que el del acta de reunin semanal SOLICITUDES DE CAMBIO APROBADAS Documento de cambio formalmente aceptado por los interesados relacionados CIERRE Documento que lista las lecciones aprendidas recogidas a travs de INFORME DE LECCIONES APRENDIDAS todo el proyecto. Este documento pasa a formar parte de los activos de los procesos de Proyectistas Universitarios. INFORME FINAL DEL SERVICIO Documento que finaliza el servicio prestado por Proyectistas

Universitarios en relacin al proyecto en mencin.

78

Entregable ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO ACTA DE ACEPTACIN DEL CIERRE DEL PROYECTO ACTA DE LIQUIDACIN DEL CONTRATO

Descripcin Documento que cierra formalmente el proyecto logrando la conformidad del cliente y la aceptacin de todos los entregables generados. Documento que formaliza la aceptacin del cierre del proyecto por parte del CP UNAS Documento que formaliza la liquidacin del contrato celebrado entre PROYECTISTAS UNIVERSITARIOS y el CP UNAS

INGENIERA DEL PROYECTO ANLISIS DE REQUERIMIENTOS ANLISIS DE DOCUMENTACIN EXISTENTE FUENTES DE INFORMACIN REUNIONES ADMINISTRATIVAS Bsqueda de Informacin y que apunte a desarrollos documentados de anteriores Proyectos relacionados con nuestro Proyecto. Recopilar Informacin de Secretaria y Personal Del CP UNAS Reuniones con el Gerente e interesados en el proyecto para plasmar las ideas del Proyecto y su Procesos de Desarrollo.

ESPECIFICACION DE SOFTWARE Tcnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o DISEO DE CASOS DE USO DEL CP UNAS una actualizacin de software. Cada caso de uso proporciona uno o ms escenarios que indican cmo debera interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo especfico. EVALUACION DE MODULOS Analizar y evaluar Detalladamente las funciones que realizan cada uno de los mdulos para poder Obtener los Casos de Uso del Negocio y as 79

Entregable

Descripcin poder plasmarlos en el diseo de diagramas de Moldeamiento para la creacin del software.

COMPRA ALMACEN PRODUCCION VENTAS PAGOS

Modulo de Compra de Productos e insumos para su elaboracin Modulo donde se Guarda los Productos e insumos. Modulo donde se elaboran y procesan los insumos. Modulo dedicado a la comercializacin de los productos terminados Modulo donde se realiza el pago a personal. DISEO Y ARQUITECTURA

MODELAMIENTO Representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Los diagramas de actividades se DISEO DEL DIAGRAMA DE ACTIVIDADES usan para modelar el comportamiento de un sistema, y la manera en que ste comportamiento est relacionado con un flujo global del sistema. Muestra la interaccin de un conjunto de objetos en una aplicacin a travs del tiempo y se modela para cada mtodo de la clase. El diagrama de secuencia contiene detalles de implementacin del DISEO DEL DIAGRAMA DE SECUENCIA escenario, incluyendo los objetos y clases que se usan para implementar el escenario, y mensajes intercambiados entre los objetos.

80

Entregable

Descripcin Describe la estructura de un sistema mostrando sus clases, atributos y las relaciones entre ellos. Los diagramas de clases son utilizados

DISEO DEL DIAGRAMA DE CLASES

durante el proceso de anlisis y diseo de los sistemas, donde se crea el diseo conceptual de la informacin que se manejar en el sistema, y los componentes que se encargaran del funcionamiento y la relacin entre uno y otro. Conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria

DISEO DE LA BASE DE DATOS

de

un

ordenador

computadora,

diseado

para

facilitar

su

mantenimiento y acceso de una forma estndar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, nmeros o grficos. PROGRAMACION

CODIFICACION El acto de teclear el algoritmo codificado, se lleva a cabo para almacenar el programa en la memoria de la computadora (virtual o DIGITALIZACION fsica) y pueda ser aceptado por esta. Con frecuencia los

programadores realizan la codificacin y la digitacin al mismo tiempo a fin de ahorrar tiempo, pero esto puede conducir a errores debido a la prdida de concentracin que implica el uso de un editor. Tambin llamado correccin de los errores sintcticos y semnticos del

COMPILACION

cdigo, es la eliminacin de los errores "gramaticales" segn las reglas de construccin de instrucciones particulares del propio lenguaje (la 81

Entregable

Descripcin sintaxis). Puede hacerse a medida que se traduce, pero es mejor al final para no perder la secuencia de la codificacin. Al terminar debe tenerse el cdigo libre de los errores antes mencionados.

Es el cdigo binario resultado de enlazar uno o ms fragmentos de cdigo objeto con las rutinas y bibliotecas necesarias. Constituye uno o CREACION DE EJECUTABLE ms archivos binarios con un formato tal que el sistema operativo es capaz de cargarlo en la memoria RAM (eventualmente tambin parte en una memoria virtual), y proceder a su ejecucin directa. PRUEBAS Consisten en probar o testear piezas de software pequeas; a nivel de secciones, procedimientos, funciones y mdulos; aquellas que tengan PRUEBA MODULAR funcionalidades especficas. Dichas pruebas se utilizan para asegurar el correcto funcionamiento de secciones de cdigo, mucho ms reducidas que el conjunto, y que tienen funciones concretas con cierto grado de independencia. Se realizan una vez que las pruebas unitarias fueron concluidas exitosamente; con stas se intenta asegurar que el sistema completo, PRUEBA INTEGRAL incluso los subsistemas que componen las piezas individuales grandes del software funcionen correctamente al operar e Inter-Operar en conjunto.

82

Entregable

Descripcin Corregir los errores encontrados en la etapa anterior, si hubiese algn error se tiene que regresar hasta la etapa que sea necesaria para que la

DEPURACION

solucin sea la que el usuario requiere.

DOCUMENTACION Todo lo concerniente a la MANUALES DE DESARROLLO documentacin del propio desarrollo del

software y de la gestin del proyecto, pasando por diagramas modelado de caso de uso, pruebas, manuales de usuario, manuales tcnicos, etc.; todo con el propsito de eventuales correcciones, usabilidad,

mantenimiento futuro y ampliaciones al sistema. IMPLEMENTACION Es el proceso por el cual los programas desarrollados son transferidos apropiadamente al computador destino, inicializados, y, eventualmente, configurados; todo ello con el propsito de ser ya utilizados por el usuario final. Constituye la etapa final en el desarrollo propiamente dicho del software. Luego de sta el producto entrar en la fase de INSTALACION DEL SOFTWARE funcionamiento y produccin, para el que fuera diseado. El programa ya probado, revisado y mejorado se considera terminado y puede utilizarse con un alto grado de confianza para resolver los problemas que dieron origen a su creacin. Si se est automatizando alguna tarea manual, sta ltima se desecha para emplear solamente la 83

Entregable programa

Descripcin

La capacitacin es una herramienta fundamental para la Administracin de Recursos Humanos, que ofrece la posibilidad de mejorar la eficiencia del trabajo de la empresa, permitiendo a su vez que la misma se adapte CAPACITACION a las nuevas circunstancias que se presentan tanto dentro como fuera de la organizacin. Proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir mayores aptitudes, conocimientos y habilidades que aumentan sus competencias, para desempearse con xito en su puesto. De esta manera, tambin resulta ser una importante herramienta motivadora.

84

ANEXO 3: SOLICITUD DE CAMBIO AL PROYECTO

SOLICITUD DE CAMBIO AL ALCANCE PROYECTO DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Fase de la Ingeniera del Proyecto Solicitante:

Nmero de Solicitud Fecha de Registro: / /

Motivos del Cambio: Indicar la causa que origina el cambio al cronograma.

Impacto del Cambio: Detallar las caractersticas e implicancias del cambio. Situacin actual: [Se deber presentar el cronograma considerando las actividades afectadas, % de avance, duracin base (aprobada), duracin programada y duracin real] Actividades afectadas: [Detallar las actividades cuya fecha de inicio y/o fin han sido alteradas] Detalle de la modificacin: [Indicar si se program o se increment la duracin de la actividad precisando el tiempo invertido]

ANEXO 4: INFORME DE ANLISIS DEL IMPACTO 85

1. Informacin General de la Solicitud de Cambio al Alcance Fase de la Ingeniera: [Siglas o nombre de la fase] Solicitud de Cambio: [N de Solicitud] Fecha de Anlisis: [dd/mm/aaaa]

2. Situacin actual: [Se describe la situacin actual antes de solicitar el cambio al alcance]

3. Descripcin del Cambio 3.1. Detalle de Cambio [Acotar claramente las diferencias entre el alcance inicial y solicitado]

3.2. Ventajas y Desventajas de su implementacin [Identificar las ventajas y desventajas que implique su implementacin]

4. Estrategia de Implementacin [Detallar en forma funcional la(s) solucin(es) propuesta(s) para implementar el cambio solicitado: Especificacin Funcional (reas de Procesos afectados) 5. Impacto de Implementacin [Realizar un anlisis bajo dos escenarios (optimista y pesimista) lo que involucrara su implementacin, para la(s) solucione(s) propuestas. Especificando lo siguiente: Para el Escenario Optimista y Pesimista (Describir casustica) y considerar las variables de: Tiempo, Costo, Calidad y Recursos] 6. Conclusin del Anlisis [De acuerdo al anlisis realizado se deber indicar si procede o no el cambio, definiendo la mejor propuesta para su implementacin]

86

ANEXO 5: CRONOGRAMA DEL PROYECTO

87

ANEXO 8: INFORME DE EVALUACION DEL PERSONAL DEL PROYECTO

PROYECTO: EVALUADOR: ROL: CALIFICACIN RELACIN CON LOS COLABORA DORES DE
PROYECTIST AS UNIVERSITAR IO (**)

APELLIDOS Y NOMBRE DEL EVALUADO

CARGO EN RRHH

ROL EN EL PROYECT O

CUMPLI MIENTO (**)

CALIDA D (**)

ECONOMI FORMALIDAD A DE Y RECURSO PUNTUALIDAD S (**) (**)

EVALUACI N PONDERAD A

OBSERVACIONES (Campo obligatorio)

0,00

0,00 (*) ESCALA: 4:Sobresaliente (**) CRITERIOS DE EVALUACIN: Cumplimiento: Calidad: Relacin con los colaboradores de Proyectistas Universitarios: Economa de Recursos: De objetivos, metas, cronogramas y presupuestos Exactitud en el cumplimiento de las especificaciones del trabajo asignado Interface y compromiso con colaboradores de Proyectistas Universitarios Correcta utilizacin y cuidado de los recursos y materiales asignados por la empresa Deficiente: 1 2 3

88

Formalidad y Puntualidad:

Cumplimiento de horarios y obligaciones, incluyendo reuniones internas

89