4. Microsoft access Posiblemente, la aplicacin ms compleja de la suite Office, sea Access, una base de datos visual.

Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows, puede manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la pantalla. Access contiene herramientas de diseo yprogramacin reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; estn preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado ordenar libros, archivar documentacin, etc.-.

ELEMENTOS DE LA B.D Base de datos.- Seleccionado esta opcin tras abrir el programa se nos pregunta dnde deseamos guardar la base de datos y con qu nombre. Tras esto, debe hacer click sobre Crear y se abrir la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:

QUE ES UNA BASE DE DATOS

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rpida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, as como su utilizacin y administracin, se estudian dentro del mbito de la informtica. Las aplicaciones ms usuales son para la gestin de empresas e instituciones pblicas. Tambin son ampliamente utilizadas en entornos cientficos con el objeto de almacenar la informacin experimental.

QUE SON TABLAS

Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan los datos recogidos por un programa. Su estructura general se asemeja a la vista general de un programa deHoja de clculo. Las tablas se componen de dos estructuras:

Registro: es cada una de las filas en que se divide la tabla. Cada registro contiene datos de los mismos tipos que los dems registros. Ejemplo: en una tabla de nombres y direcciones, cada fila contendr un nombre y una direccin. Campo: es cada una de las columnas que forman la tabla. Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos. En el ejemplo anterior, un campo contendr un tipo de datos nico, como una direccin, o un nmero de telfono, un nombre, etc. A los campos se les puede asignar, adems, propiedades especiales que afectan a los registros insertados. El campo puede ser definido como ndice o autoincrementable, lo cual permite que los datos de ese campo cambien solos o sean el principal indicar a la hora de ordenar los datos contenidos. Cada tabla creada debe tener un nombre nico en la cada Base de Datos, hacindola accesible mediante su nombre o su seudnimo (Alias) (dependiendo del tipo de base de datos elegida). La estructura de las tablas viene dado por la forma de un archivo plano, los cuales en un inicio se componan de un modo similar. Tablas: Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Elemento disponible en el lenguaje HTML para la creacin de recuadros rectangulares que pueden o no estar anidados y pueden o no contener celdas(recuadros ms pequeos dentro de una tabla, pero que no se consideran tablas). Las tablas se utilizan para organizar, posicionar o dar mejor formato a los textos y grficos en una pgina web. Pueden crearse grficamente a travs de un programa desarrollador de pginas web o manejando los tags correspondientes del lenguaje. para agregar una tabla a la WIKY nos tendremos que ir a la opcion de tabla le indicaremos de cuantas filas y columnas presionamos insertar tabla y estar lista para ingrasar nuestros datos

QUE SON REGISTROS

En informtica, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (tambin llamado fila o tupla) representa un objeto nico de datos implcitamente estructurados en unatabla. En trminos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repeticin de entidad. Se le asigna automticamente un nmero consecutivo (nmero de registro) que en ocasiones es usado como ndice aunque lo normal y prctico es asignarle a cada registro un campo clave para su bsqueda. La estructura implcita de un registro y el significado de los valores de sus campos exige que dicho registro sea entendido como una sucesin de datos, uno en cada columna de la tabla. La fila se interpreta entonces como una variable relacional compuesta por un conjunto de tuplas, cada una de las cuales consta de dos tems: el nombre de la columna relevante y el valor que esta fila provee para dicha columna.

Cada columna espera un valor de un tipo concreto..

QUE SON COLUMNAS

En el contexto de una tabla de base de datos relacional, una columna es un conjunto de valores 1 de datos de un simple tipo particular, uno por cada fila de la tabla. Las columnas proporcionan la estructura segn la cual se componen las filas. El trmino campo es frecuentemente intercambiable con el de columna, aunque muchos consideran ms correcto usar el trmino campo (o valor de campo) para referirse especficamente al simple elemento que existe en la interseccin entre una fila y una columna. Por ejemplo, una tabla que representa compaas pudo tener las siguientes columnas: ID(identificador entero, nico a cada fila) Nombre (texto) Direccin 1 (texto) Direccin 2 (texto) Ciudad (identificador entero, proviene de una tabla separada de ciudades, de la que cualquier informacin del estado o del pas puede ser tomada) Cdigo postal (texto) Industria (identificador entero, Proviene de una tabla separada de industrias) etc.

Cada fila proporcionara un valor de los datos para cada columna y despus sera entendida como solo simple valor de datos estructurado, en este caso representando a una compaa. Ms formalmente, cada fila puede ser interpretada como una variable relacional, compuesta por un conjunto de tuplas, con cada tupla consistiendo en los dos elementos: el nombre de la columna relevante y el valor que esta fila proporciona para esa columna.

PASOS PARA CREAR BASE DE DATOS 1.Archivo, Nuevo, Base de datos en Blanco 2.Darle nombre a la BD ( Bases de Datos) 3. En Tablas, tenemos 3 opciones para crearlas: -crear una tabla en vista diseo -crear una tabla utilizando el asistente -crear una tabla introducioendo datos 4.cuando escojemos vista en diseo, podemos introducir el nombre de los campos, recuerda que el nombre de los campos va sin espacios, pero el titulo si puede ir con espacio (el titulo lo escojes en propiedades). y despues de escojer el nombre del campo, escojemos el tipo de datos que este va a ser (texto, fecha, numeros, etc) y las propiedades (tamao, titulo, requerido, indexado, etc) 5. ya despoues lo puedes guardar y empezar a introducir los datos 6.cuando vallamos a hacer un informe, ingresamos a informes y podemos escojer las dosopcionesde crear informes: -crear un informe en vista diseo -crear un informe utilizando el asistente 7. cuando uitlizamos crear un informe utyilizando el asistente, escojemos los campos que vallamos a utilizar, luego escojemos si agrupamos o no por algun campo, luego lo ordenamos por algun

campo (ascendente o descendente), escojer la distribucion y orientacion, escojer el diseo de el informe, y por ultimo el nombre del informe 8al crear una consulta tenemos 2 opciones: -crear consulta en vista diseo -crear consulta utilizando el asistente 9.cuando escojemos crear consulta utilizando el asistente, ecojemos los campos, el nombre, y si queremos cambiar algo mas, entramos a vista diseo y cambiamos el ordenar, el mostrar, los criterios o las formulas. CREAR UNA TABLA
Para crear una tabla utilizando otro mtodo, seguir los siguientes pasos: 1 Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. 2 Hacer clic sobre la opcin Crear una tabla en vista diseo de la ventana de la base de datos. 3 Hacer clic sobre el botn Nuevo Aparecer el siguiente cuadro de dilogo: de la ventana de la base de datos.

4 Seleccionar Vista Diseo. 5 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Elementos de Microsoft Access? a) Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas, como en una hoja de calculo, a travs de filas y columnas que forman cuadros. b) Consultas: Es una solicitud de informacin al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinmica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas. c) Formularios: Es el sitio en especfico en el que se encuentran anotados la informacin de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, nmeros, imgenes, msica, videos, etc.

Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de bsqueda de informacin, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario. d) Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y as poder tener estas bases de datos en una pagina. Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios. e) Macros: Se utilizan para la creacin de funciones especficas y la personalizacin de un sistema. f) Mdulos: Es Utilizan para la creacin de funciones ms complejas y personalizadas que las de los macros. g) Controles: Son unos de los elementos grficos que facilitan la interfaz con el usuario. Los formularios y los informes son controles.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la Vista Diseo cuando tenemos un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos pestaas, la pestaa General donde indicamos las caractersticas generales del campo y la pestaa Bsqueda en la que podemos definir una lista de valores vlidos para el campo. Esta ltima ya ha sido explicada en un avanzado del tema de creacin de tablas, de forma que en esta unidad profundizaremos en la primera. Las propiedades de la pestaa General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de la pestaa Bsqueda cambian segn el tipo de control asociado al campo. Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.

A continuacin explicaremos las propiedades de que disponemos segn los diferentes tipos de datos.

5.2. Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.

Para los campos Numrico, las opciones son: Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255. Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767. Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos. Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas. Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb) Los campos Autonumeracin son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Tipos de datos.
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access2000 son: Texto: cuando en el campo vamos a introducir texto, tanto caracteres como dgitos. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Memo: se utiliza para textos extensos como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud fija de 65.535 caracteres. Numrico: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de moneda y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: Objeto (como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, sonidos u otros datos binarios). Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas. Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

QUE SN INFORMACIONES
Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinmica", los informes son uno de los mdulos de access mas importantes, ya que permitenautomatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos.

Gracias a las herramientas de agrupacin y ordenacin de datos, y combinado con el cdigo vba que podemos asociar al informe. Q SON FORMULARIOS

Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blan-co para introducir la informacin, con un campo separado para cada dato. En una base de datos electrnica la definicin es casi la misma, con la diferencia de que trabajamos en la pantalla del monitor; de esta manera podremos ingresar y modificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario que habremos diseado previamente se-gn nuestra necesidad y en el que podremos incluir tambin material grfico (fotos) y sonidos. Como un complemento, un formulario Access puede disponer de los llamadosbotones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarn funciones o tareas que nos ayudarn a manejar la informacin. La figura 1.3 nos muestra un formulario que nos permite, adems de ver y actuali-zar los datos de cada cliente, hasta marcar su nmero telefnico pulsando un botn.

Qu es una macro?
Una macro es una herramienta que permite automatizar tareas y mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botn de comando a un formulario, asocia el evento AlHacerClick del botn a una macro y esta macro contiene los comandos que desea que se ejecuten cada vez que se haga clic en el botn. En Access, resulta til considerar las macros como un lenguaje de programacin simplificado que se escribe generando una lista de acciones a realizar. Para generar una macro, seleccionar cada accin en una lista desplegable y luego completar la informacin necesaria para cada accin. Las macros permiten mejorar la funcionalidad de formularios, informes y controles sin escribir cdigo en un mdulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Las macros proporcionan un subconjunto de los comandos disponibles en VBA y, para la mayora de los usuarios, es ms fcil generar una macro que escribir cdigo de VBA. Por ejemplo, suponga que desea iniciar un informe directamente desde un formulario de entrada de datos. Puede agregar un botn al formulario y, a continuacin, crear una macro que inicie el informe. Puede tratarse de una macro independiente (un objeto independiente en la base de datos), que luego se asocie al evento AlHacerClick del botn, o la macro puede estar incrustada directamente en el propio evento AlHacerClick del botn (una caracterstica nueva en Office Access 2007). De cualquiera de las dos maneras, cuando se haga clic en el botn, la macro se ejecutar e iniciar el informe. Las macros se crean usando el Generador de macros, que se muestra en la siguiente ilustracin.

CONSULTAS

Las consultas en Access nos permiten filtrar la informacin proveniente de una tabla. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda telefnica, podramos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los telfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos apellidos determinados. Podemos utilizar consultas tanto para campos numricos como para campos de tipo texto. Para comprender mejor como funcionan las consultas, crea la siguiente tabla en Access (si no sabes cmo hacerlo, mralo en el captulo 1 de este tutorial). Todos los campos son de tipo texto, ten en cuenta que, aunque el telfono va a contener nmeros, no vamos a realizar operaciones con ellos (no vamos a sumar los nmeros de telfono, por ejemplo), adems, puede que queramos incluir guiones (-), parntesis u otros signos dentro del nmero. Cuando guardes la tabla asgnale el nombre de AGENDA (sin las comillas)