Introduo A administrao de materiais parte fundamental de qualquer organizao que produza itens ou servios de valor econmico, focando o setor

r industrial e o comercial, como tambm em setores pblicos e privados. A necessidade de comprar cada vez melhor, bem como a necessidade de estocar em nveis adequados, constitui condio essencial garantia de manuteno da sobrevivncia de uma empresa. A gesto de materiais contempla dois dos principais mdulos de sistema, a gesto de estoque que visa uma maior organizao das aes de estoque e a gesto de compras que administra as compras e permite controlar todos os processos de compra de uma empresa de qualquer segmento. Objetivos dos sistemas de compras Compras, nas organizaes privadas j tende ao desuso, hoje substitudo pela expresso administrao de suprimentos ou pela palavra procurement. Seu conceito pode ser definido como uma funo administrativa, dentro da organizao, responsvel por coordenar um sistema de informao e controle capaz de adquirir externamente, para garantir o fluxo de materiais necessrios misso da organizao, bens e servios na quantidade certa, na qualidade certa, da fonte certa, no exato momento e ao preo certo. A licitao, por sua vez, pode ser definida como um procedimento administrativo, um meio tcnico legal, uma sucesso ordenada de atos que visam garantir princpios jurdicos consagrados e controladores dos atos do Estado. Ela procura atingir dois objetivos: selecionar a proposta mais vantajosa para a administrao e propiciar iguais oportunidades queles que desejam contratar com a Administrao Publica. O processo de licitao um mal necessrio porque as organizaes pblicas no tm a figura do proprietrio para zelar pela operao. Conceitualmente, a empresa privada tambm considerada, tal qual a organizao do Estado, como uma burocracia. Na empresa privada moderna, a figura do proprietrio no mais existe; ela substituda pela do gestor, do administrador profissional que, embora no tenha uma lei para regular sua autoridade, deve seguir normas internas escritas, em uma organizao hierarquizada e tambm burocrtica. Os sistemas de informao e controle em suprimentos seguem, tanto nas entidades privadas como nas pblicas, o mesmo princpio de respeito a uma norma: interna no caso das empresas privadas e externa no caso de empresas pblicas. Pode-se afirmar que entre esses entes quase pblicos e a

administrao estatal no existem diferenas no conceito de organizao; suas organizaes so chamadas genericamente chamadas de burocracia. As diferenas entre os dois sistemas de compras no so devidas s suas formas de organizao. Qual a grande diferena entre os sistemas? Enquanto os particulares podem fazer tudo aquilo que a lei no probe, a Administrao Pblica s pode fazer aquilo que a lei determina. Os interesses privados so disponveis, mas os interesses pblicos so indisponveis. Os particulares escolhem livremente seus contratantes, mas a Administrao no tem liberdade de escolha. Suas diferenas so, antes de tudo, diferenas de princpios, de finalidade ou de objetivos. Quais so os objetivos dos dois sistemas de compras? A licitao visa selecionar a proposta mais vantajosa e propiciar iguais oportunidades queles que desejam contratar com a Administrao Pblica. Na empresa privada, a funo de compras visa garantir bens e servios na quantidade certa, na qualidade certa, da fonte certa, no exato momento e ao preo certo. A contratao mais vantajosa pode ser traduzida em uma compra na quantidade certa, na qualidade certa, da fonte certa, no exato momento e ao preo certo. Tanto a entidade pblica como a empresa privada procuram obter o maior beneficio possvel no processo de compra. A contratao vantajosa um objetivo comum empresa privada e Lei de Licitao. No entanto, a igualdade entre os participantes no tem a mesma caracterstica nos dois sistemas. Nas empresas pblicas, a igualdade assume importncia capital, sendo um principio constitucional norteador do prprio Estado de Direito. Na esfera pblica a igualdade um principio que visa a duplo objetivo, a saber: de um lado propiciar garantia individual, contra perseguies e, de outro, colher favoritismo. A empresa privada, ao contrario da entidade publica, no precisa adaptar seu sistema administrativo de compras para propiciar garantias individuais aos seus possveis fornecedores. A personalidade jurdica privada no tem a obrigao legal de oferecer e controlar a igualdade entre os licitantes. Essa a principal diferena, em termos conceituais, entre os dois modelos. Comparao entre os sistemas de compras No quadro a seguir, encontram-se esquematizadas as principais diferenas existentes entre o sistema de compras das empresas privadas e a Lei de Licitao utilizada nas empresas publicas. No existe um modelo nico de compras ou suprimentos nas empresas privadas; so vrios os modelos. Neste trabalho eles foram sintetizados com base no modelo que classificam os sistemas de compras em Just in time (JIT) e tradicional.

Parmetro

Seleo de fornecedores

Avaliao dos fornecedores Custo do pedido

Tamanho do lote de compra

Compras *critrio de seleo centrada no fornecedor *negociao *possibilidade de parcerias *critrio de seleo com base no custo do ciclo de vida *Facilidade de usar como critrio os fornecimentos passados *pequenos custos de pedidos; as parcerias fazem tender a zero *pequenos lotes de produtos *entregas constantes (JIT)

Licitaa *critrio de seleo centrado no produto *cotao *impossibilidade de parcerias *critrio de seleo com base no preo

Tempo de reposio

Preo e concorrncia

Especificao do produto

Inspeo de qualidade

Contratos

Controle sobre a funo

*dificuldade de usar como critrio os fornecimentos passados *grande custo de pedidos; alto custo de vendas para o fornecedor *grandes lotes de produtos *entregas constantes s com registro de preo ou padronizao *pequeno *grande *tende a zero com os sistemas eletrnicos, *processo obedece a lgica cronolgica Kanban e JIT *apelao jurdica dos participantes pode estender o tempo ainda mais *concorrncia centrada em qualidade, entrega, *concorrncia centrada no preo servio, preos, tempo de vida do produto *especificao mais flexvel *comprador fornece especificao formal *fornecedor pode participar do projeto do incio do processo de compra que tende, produto (JIT) em regra, a ser seguida rigorosamente *modificao na especificao com curva de aprendizado de fabricao *pode ser no prprio fornecedor, qualidade *dificuldade de trabalhar com qualidade garantida (JIT) Garantida *inspeo do recebimento feita pelo Controle *recebimento feito por uma comisso de Qualidade *longa durao (JIT) *curta durao *flexvel na especificao do produto *na pratica, mais rgido *incorpora melhoria tcnica e qualidade *especificao formal *modificaes por negociao *dificuldade para incorporar melhorias *troca de informao tcnica durante o contrato tcnicas *dificuldade na troca de informao tcnica *pequeno nvel de formalismo *grande nvel de formalismo; tudo deve ser *controle genrico sobre a funo documentado *controle sobre cada processo

Solicitao de compras A solicitao de compras um documento que da autorizao para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos ela solicitada para um programa de produo, para um projeto que se est desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. o documento que deve informar o que se deve comprar a quantidade, o prazo de entrega, o local da entrega e, em alguns casos especiais, os provveis fornecedores. Pedido de compra O pedido de compra um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condies e caractersticas da compra a estabelecidas; razo pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as clausulas e pr-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peas ou produtos, dos controles e das exigncias de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alteraes das condies iniciais tambm devem ser objeto de discusso e entendimentos, para que no surjam dvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma contestao pelos fornecedores envolvidos. Licitaes Para o setor pblico o instrumento utilizado para compras a licitao, como forma de dar transparncia compra publica. Licitao o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras e servios, segundo condies por ela estipuladas previamente, conveniente em funo de parmetros antecipadamente estabelecidos e divulgados. Esta exigncia encontra fundamento na Constituio Federal, no seu artigo 37 inciso XXI. Este procedimento visa garantir duplo objetivo: De um, lado proporcionar s entidades governamentais possibilidade de realizarem o negcio mais vantajoso; De outro, assegurar aos seus administradores ensejo de disputarem entre si a participao nos negcios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares. a. Quem est obrigado a licitar Unio, Estados, Municpios, Distrito Federal, Territrios e autarquias esto obrigados a licitar, em obedincia s pertinentes leis de licitao, o que ponto incontroverso. O problema que se pe saber se as sociedades de economia mista e empresas pblicas tambm se sujeitam ao dever de licitar.

b. Princpios de licitao A Lei n 8-666, de 21 de julho de 1993, dispe no artigo 3 que as licitaes sero processadas e julgadas na conformidade com os seguintes princpios: da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculao ao instrumento convocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhe so correlatos. c. Modalidades da licitao Cinco so as modalidades de licitao previstas na Lei art. 22 (O 8 veda a criao de outras modalidades licitatrias ou sua combinao): Concorrncia: a modalidade de licitao prpria para contratos de grande valor, em que se admite a participao de quaisquer interessados, cadastrados ou no, que satisfao as condies do edital, convocados com a antecedncia mnima prevista na lei, com ampla publicidade pelo rgo oficial e pela impressa particular; Tomada de preos: a licitao realizada entre interessados previamente registrados, observada a necessria habilitao, convocados com antecedncia mnima prevista na lei, por aviso publicado na impressa oficial e em jornal particular, contendo as informaes essenciais da licitao e o local onde pode ser obtido o edital; Convite: a modalidade de licitao mais simples, destinada as contrataes de pequeno valor, consistindo na solicitao escrita de pelo menos trs interessados do ramo, registrados ou no, para que apresentem suas propostas no prazo mnimo de 5 dias teis. O convite no exige publicao, porque feito diretamente aos escolhidos pela Administrao atravs de carta-convite; Concurso: a modalidade de licitao destinada escolha de trabalho tcnico ou artstico, predominantemente de criao intelectual. Normalmente, h atribuio de premio aos classificados, mas a lei admite tambm a oferta de remunerao; Leilo: espcie de licitao utilizvel na venda de bens mveis e semoventes e, em casos especiais, tambm de imveis. Seleo de fornecedores Selecionar o fornecedor adequado a principal atividade do sistema de suprimentos. Os estgios do processo de compras na empresa privada, aps a emisso da requisio, podem ser descritos como: Estgio de levantamento ou pesquisa bsica; Estgio de averiguao ou estudo de fornecedores; Estgio da negociao e da seleo; Estgio de experincia ou avaliao do fornecedor.

As fases da licitao, prprias das entidades pblicas, foram descritas e comentadas como: Requisio e objeto da licitao; Pesquisa de mercado (preo provvel); Previso oramentria; Elaborao do edital; Publicao do edital; Prazo para apresentao das propostas; Habilitao; Julgamento; Adjudicao; Homologao; Contrato; Entrega. Observa-se que em compras, pelos estgios dos procedimentos, existe grande preocupao com as condies de mercado, com a qualificao genrica do fornecedor e com a avaliao de entregas anteriores. Na Lei de Licitao h clara inquietao com a deciso de seleo. A licitao parece partir do principio de que o mercado possui ampla capacidade e interesse em fornecer ao servio publico, pois exige para os processos de compras apenas ampla publicidade daquilo que se deseja comprar, como se isso por si s bastasse para encontrar um bom fornecedor. Na esfera publica, segundo o artigo 27 da Lei 8.666, para a habilitao exigirse- dos interessados, exclusivamente, a documentao relativa a: habilitao jurdica; qualificao tcnica; qualificao econmico-financeira; e regularidade fiscal. No apenas com documentos formais e registrados que se comprova a aptido para o fornecimento. Uma analise mais criteriosa com visitas de representantes do setor publico s instalaes dos fornecedores, analise tcnica de seu aparato produtivo e sua estrutura organizacional. Parcerias No sistema de suprimentos nascido com a filosofia Just in time, o relacionamento comprador-fornecedor tem como base a poltica de parceiras e contratos de longa durao. No existe a possibilidade de ocorrer parcerias em compras no setor publico, pois, nas entidades que utilizam o sistema de licitao, o relacionamento com o fornecedor feito por contrato de curta durao. O registro de preo poderia ser uma alternativa para o estabelecimento de parceria. Essa poltica no pode

ser adotada pela empresa publica porque incompatvel com a legislao vigente. Critrios de seleo Na licitao, a seleo decidida pelo preo. No setor privado, a seleo decidida por uma composio de critrios que envolvem qualidade, confiabilidade, proximidade do fornecedor, entregas passadas etc.. Avaliao dos fornecedores A avaliao dos fornecedores e do fornecimento s ter valor, na Administrao Pblica, se houver embasamento jurdico. A Lei 8.666 descreve, nos Artigos 86 a 88, as sanes administrativas para o caso de inexecuo dos contratos. Toda avaliao de fornecedores dever ter como base a letra da referida Lei, que prev advertncia, multa, suspenso temporria de participao em licitaes e declarao de inidoneidade para licitao. A avaliao, no caso de entidades pblicas, ter como base a execuo ou a inexecuo do contrato. O resultado final da avaliao ser a qualificao ou desqualificao do fornecedor. Na empresa privada, a avaliao no tem esse carter. Na maioria das empresas privadas, a avaliao do fornecedor est intimamente ligada ao processo de seleo de fornecedores. Se o fornecedor no cumpre o estabelecido, ou comea a apresentar problemas de entrega, qualidade, preo etc., ele substitudo. A avaliao monitora esse processo. Custo dos pedidos Os custos necessrios para efetivar uma encomenda, incidentes nos processos de compras, so mais altos no setor pblico do que os praticados pelas empresas privadas. No setor privado no existe publicao de edital em jornais, no existem nem mesmo editais formais, como observado nas compras pblicas. Tambm as despesas que ocorrem para os licitantes (documentos registrados, certides, pessoal para a formalizao da proposta etc.) tendem a ser repassadas ao custo do produto e, portanto, devem ser consideradas, apesar da difcil mensurao, como parte do custo da aquisio. O sistema de compras pblico to mais complexo que o utilizado pelo setor privado que alguns fornecedores se especializaram em participar de licitaes e, messe caso, apenas porque tm melhor conhecimento tcnico-jurdico do sistema de compras.

Tamanho do lote de compra Como o custo de pedido maior no setor pblico, o lote de compra de custo mnimo tambm deve ser maior. Se o lote de econmico de compra maior, conclui-se pela expresso que o custo de manuteno tambm ser maior. Com todas essas anlises j possvel afirmar que as entidades pblicas tero muita dificuldade em trabalhar com o sistema Just-in-time de administrao de materiais. Este sistema, para eliminar desperdcios, prev um lote to pequeno quanto possvel. A principal prtica para essa diminuio o sistema de parcerias. Os contratos pblicos no admitem o sistema de parcerias como concebido no sistema Just in time. tambm muito difcil diminuir os custos de aquisio, pois a sistemtica determinada por lei. Tempo de reposio O tempo de reposio no setor pblico maior do que o observado no setor privado e pode ser dividido em duas fases: seleo do fornecedor, com a respectiva emisso da ordem de compra, e entrega, pelo fornecedor, do produto comprado. A seleo do fornecedor por meio de licitao pblica aumenta o tempo de reposio. possvel estimar-se o tempo de seleo. Observando as fases da licitao, com os devidos tempos de recursos, pode-se estimar o tempo mnimo da concorrncia em aproximadamente 90 dias. Assim, a requisio de compra deve ser emitida trs meses antes do final do estoque. A principal consequncia dessa demora ser observada no tamanho do estoque de segurana para suportar as variaes de demanda durante esse longo perodo. Esse tipo de estoque dever ser, em geral, maior do que aquele observado nas empresas privadas. Portanto, conclui-se que, no setor pblico, o lote de compra pode no ser determinado pelas condies econmicas, pela quantidade que minimize os custos totais de aquisio e estocagem, mas sim pela sistemtica do processo de licitao. Preo e concorrncia A concorrncia entre os participantes de uma licitao pea fundamental para o xito do processo. Espera-se que a competio entre os participantes leve diminuio dos preos at o limite suportado pelos custos dos fornecedores. O processo licitatrio acaba se estruturando, com o fim de garantir a contratao mais vantajosa, para criar a possibilidade de concorrncia. Especificao do produto

A rigidez na especificao do produto caracterstica marcante das licitaes. O edital a lei da licitao e ser a base do futuro contrato. O fornecedor deve cumprir o contrato e, consequentemente, tudo o que foi previamente formalizado na licitao. Qualquer mudana nesse perfil pode ser julgada como uma tentativa de fugir ao processo licitatrio. Como a especificao do objeto da licitao deve constar no edital, ela no poder ser modificada no processo de licitao; no contrato isso pode ocorrer s em casos muitos especficos. Na empresa privada, o contrato pode ser renegociado durante sua vigncia. Essa particularidade cria condies para que as especificaes sejam flexveis. Inspeo da qualidade Para no haver necessidade de inspeo, vrias atitudes administrativas tiveram de ser modificadas e algumas novas modalidades de controle foram criadas. Renunciando a inspeo, a indstria teve de controlar a qualidade na sua origem, no processo de fabricao. Com os fornecedores no foi diferente. A funo compras passou a orientar a escolha dos fornecedores a partir da capacidade deles em controlar o processo de produo e entrega do produto, sem a inspeo, com qualidade. Contrato No sistema contratual, as diferenas entre os dois modelos so bastante saliente. Os contratos do setor pblico so regidos por normas especiais, a Administrao Pblica pode reajustar preos e tarifas, rescindir contrato, controlar contratos, aplicas penalidades contratuais em , dentre outras. Controle sobre a funo O setor privado possui grau de formalismo muito menor em suas compras do que o encontrado no setor pblico. Nas empresas privadas, para compras de pequeno porte, as cotaes so feitas no prprio impresso do pedido; sistemas eletrnicos tambm so desenvolvidos para auxiliar nos procedimentos. No setor pblico, tudo exaustivamente escrito. Todos os procedimentos so documentados, todas as decises so registradas em atas, praticamente todas as exigncias precisam ser comprovadas por documentos registrados, todas as especificaes so detalhadas, deve existir uma minuta do contrato j no edital, todas as normas da licitao devem ser descritas no edital, e assim sucessivamente. Concluso Administrao de materiais definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou no, destinada a suprir as diversas unidades, com os materiais necessrios ao desempenho normal das respectivas atribuies. Tais atividades abrangem

desde compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos rgos requisitantes, at as operaes gerais de controle de estoque etc.. Em outras palavras, administrao de materiais visa garantia de exigncia continua de um estoque, organizado de modo nunca faltar nenhum dos itens que o compe, sem tornar excessivo o investimento total. A administrao de materiais moderna conceituada e estudada como um sistema integrado em que os diversos subsistemas prprios interagem para construir um todo organizado. Destina-se a dotar a administrao dos meios necessrios ao suprimento de materiais imprescindveis ao funcionamento da organizao, no tempo oportuno, na quantidade necessria, na qualidade requerida e pelo menor custo. Bibliografia Costa, Andr L. Sistema de compra privadas e pblicas no Brasil. So Paulo, 1998. Arruda, Gustavo. Administrao de material. So Paulo, 2002.

Artigos acessados em 04/05/2012