SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION PROCEDIMIENTO PARA CREDITOS Y COBRANZAS 1.

OBJETIVO

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Establecer el procedimiento a seguir para otorgar una lnea de crdito a nuestros clientes, que sea controlado mediante el sistema de control de crditos. 2. ALCANCE El alcance del presente procedimiento es para todo cliente de la comercializadora, previa evaluacin crediticia, y es responsabilidad de la correcta aplicacin de la Administradora Comercial. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR: 3.1 Solicitud de crdito y documentos anexos. 4. DEFINICIONES: 4.1 Evaluacin Crediticia: Es la verificacin del cumplimiento de los requisitos establecidos por la comercializadora que establece para el otorgamiento de crditos. 4.2 Record del Sistema Bancario: Es el detalle donde se puede visualizar el comportamiento financiero del cliente como el nivel de deudas adquiridas. 4.3 Comercializadora: CONSORCIO MEYLU 4.4 Facturas para Regularizacin de pago: Aquellas facturas de pago al contado, que al momento de entrega del pedido correspondiente cliente no contaba con liquidez suficiente y realiza pago parcial. 5. CONDICIONES BASICAS: 5.1 Todo cliente para obtener una lnea crediticia deber haber tenido operaciones comerciales por lo menos 6 meses con la comercializadora y pasar la evaluacin crediticia establecida por la comercializadora. 5.2 Todo cliente que apruebe la evaluacin y se le otorgue una lnea de crdito, deber ser registrado en el sistema de crditos MEYLU. 5.1 Todo cliente que incumpla el pago en la fecha pactada, a partir del 2do da despus de la fecha de vencimiento, su crdito ser bloqueada en forma automtica. 5.2 El conductor deber recibir durante el proceso de recepcin de mercadera para despacho, entre otros documentos un listado donde se describa todas las facturas por cobrar. 5.3 Todas las facturas para regularizacin de pago debern ser cobradas en un tiempo no mayor a 7 das. 6. PROCEDIMIENTO PARA EL OTORGAMIENTO DE CREDITO 6.1 Todo cliente que requiera de una lnea de crdito de la comercializar deber solicitar y llenar la Ficha de solicitud de crdito y presentar los siguientes documentos: copia de DNI de cliente, copia de ficha RUC, copia de licencia de funcionamiento, tres ultimas declaraciones de la SUNAT, Contrato de Arrendamiento o Documento de Posesin de la unidad de venta (local), record del sistema bancario. 6.2 Esta informacin ser entregada a la Administradora Comercial, quien recopilara toda la documentacin presentada en un file identificado con el nombre del cliente, evaluara la informacin recibida verificando su veracidad y conformidad, en forma personal y ante las entidades correspondientes. 6.3 Si luego de la evaluacin crediticia por parte de la Administradora Comercial, el cliente fuera aprobado se le otorgara una lnea de crdito que no exceda el 70% del promedio de sus compras en los tres ltimos meses. La lnea de crdito otorgada ser registrada en la solicitud de crdito presentada por cliente y archivada en su file respectivo.

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6.4 Administradora Comercial procede al registro de la condicin de crdito del cliente en el sistema, con su respectiva lnea autorizada. A partir de ese momento el vendedor podr generar los pedidos con tal condicin respetando la lnea autorizada. 6.5 Administradora Comercial informara a cliente la aprobacin de su crdito, as como las polticas de la empresa para el mantenimiento del crdito otorgado. PARA LAS COBRANZAS 6.6 Administradora comercial debe revisar diariamente su archivo de facturas pendientes de pago y generar el listado de facturas por pagar que ser entregado a conductor para la respectiva cobranza. 6.7 El conductor recibe listado de facturas por cobrar y las facturas correspondientes. En este listado se debe considerar la facturacin del da, las facturas de los crditos otorgados en fecha de pago y aquellas para regularizacin de pago. 6.8 El conductor entrega al personal de distribucin para que efecte el cobro de aquellas facturas que figuren como condicin de entrega al contado y aquellos que indiquen crdito, as como las facturas para regularizacin de pago. 6.9 Personal de distribucin se acercara a cliente con la factura y proceder a la cobranza cancelando la factura respectiva. 6.10 Si al momento de la cobranza, cliente no contara con la disponibilidad de efectivo para la cancelacin correspondiente, se comunicara en forma inmediata a la Jefatura de ventas quien podr autorizar se entregue mercadera con el pendiente de pago total y/o parcial. 6.11 De no aprobar Jefe de Ventas no se entregara la mercadera y se regresara a la unidad de transporte, caso contrario, de tener la aprobacin de Jefe de Ventas, proceder a la entrega de la mercadera haciendo firmar la factura correspondiente y de haber un pago parcial, el personal de distribucin deber registrar al reverso de la factura la cantidad de dinero recibido, saldo pendiente de pago, fecha y hora, para finalmente hacer firmar a cliente. Todas las facturas pendientes de pago que se generen por el caso descrito en este numeral, no son crditos otorgados sino facturas pendientes de pago para regularizacin las que debern ser efectivas en un tiempo no mayor a 7 das. 6.12 Personal de distribucin deber retornar en forma inmediata a la unidad de transporte y entregar a conductor la factura cancelada y el efectivo correspondiente. Conductor deber verificar que el efectivo corresponda al monto descrito en la factura e ingresar el efectivo en la caja de seguridad de la unidad. Si durante la revisin detectara algn faltante comunicara en forma inmediata a Jefe de ventas quien determinara las acciones a seguir. 6.13 Culminada la ruta de distribucin y cobranza respectiva, conductor, ya en las instalaciones de la comercializadora, proceder a ordenar las facturas y cobranzas (efectivo) de acuerdo al listado de facturas por cobrar para la liquidacin respectiva. 6.14 A la hora de efectuar la liquidacin en caja, el chofer debe entregar Listado de facturas por pagar, las facturas de contado y respectivo efectivo, las facturas de crditos en original y copia, y de ser el caso las facturas pendientes de pago, siendo responsabilidad del liquidador de la verificacin correspondiente de acuerdo a su copia del listado de facturas por pagar. 6.15 El Transportista, luego de recibir la liquidacin definitiva debe verificarla conformidad de lo descrito en la liquidacin y firmar como seal de conformidad. 7. REGISTRO

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7.1 File de crdito de cliente 7.2 Listado de facturas por Cobrar 7.3 Liquidacin definitiva

Nombre Cargo Fecha Firma

ELABORADO Meliza Inga Ovalle Administrador

Nombre Cargo Fecha Firma

REVISADO Jos Llontop Gerente Comercial

Nombre Cargo Fecha Firma

APROBADO Carlos Gmez Lazo Gerente General