2012

Universidad Nacional Sede regional chorotega. Walter Vargas Ramrez Gabriel Fernndez Mora

[ABASTECIMIENTO]

Contenido
Introduccin ........................................................................................................................................ 3 Administracin del Procuramiento del Proyecto................................................................................. 4 1. Planeacin de la Procuracin .................................................................................................. 6 Entradas a la Planeacin de la Procuracin ................................................................................. 6 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Procuracin .................................................. 7 Salidas de la Planeacin de la Procuracin ................................................................................. 8 2. Planeacin de la Solicitacin....................................................................................................... 8 Entradas a la Planeacin de la Solicitacin ................................................................................. 9 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Solicitacin .................................................. 9 Salidas de la Planeacin de la Solicitacin ................................................................................. 9 3. Solicitacin................................................................................................................................ 10 Entradas a la Solicitacin .......................................................................................................... 10 Herramientas y Tcnicas para la Solicitacin ........................................................................... 10 Salidas de la Solicitacin........................................................................................................... 11 4. Seleccin de Fuentes ................................................................................................................. 11 Entradas a la Seleccin de Fuentes............................................................................................ 11 Herramientas y Tcnicas para la Seleccin de Fuentes ............................................................. 11 Salidas de la Seleccin de Fuentes ............................................................................................ 12 5. Administracin del Contrato ..................................................................................................... 12 Entradas a la Administracin de Contratos ............................................................................... 13 Herramientas y Tcnicas para la Administracin de Contratos ................................................ 14 Salidas de la Administracin de Contratos................................................................................ 14 6. Cierre del Contrato .................................................................................................................... 14 Entradas al Cierre de Contratos ................................................................................................. 15 Herramientas y Tcnicas para el Cierre de Contratos ............................................................... 15 Salidas del Cierre de Contratos ................................................................................................. 15 Conclusin......................................................................................................................................... 16

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Introduccin

Este documento es un pequeo resumen sobre el abastecimiento o lo que es lo mismo procuramiento de proyectos, el cual describe los procesos o mtodos que se deben de realizar para adquirir bienes o servicios desde un ente o proveedor externo al proyecto. El procuramiento (como lo nombraremos de aqu en adelante al abastecimiento), est respaldado o apoyado del planeamiento del abastecimiento, el planeamiento de la solicitud, la solicitud, seleccin de la fuente proveedora, administracin de contratos, y liquidacin del contrato, con el fin de solventar una necesidad de servicio o producto necesario para conllevar el desarrollo de cualquier proyecto.

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Administracin del Procuramiento del Proyecto. La Administracin del Procuramiento del Proyecto incluye los procesos requeridos para la adquisicin de bienes y de servicios de afuera de la organizacin ejecutora.

Procesos de la administracin del procuramiento del proyecto: 1. Planeacin de la Procuracin es determinar que procurar y cuando. 2. Planeacin de la Solicitacin es documentar los requerimientos del producto e identificar fuentes potenciales. 3. Solicitacin es obtener cotizaciones, licitaciones, ofertas, u otras propuestas como sea apropiado. 4. Seleccin de Fuentes es escoger de entre los vendedores potenciales. 5. Administracin del Contrato es administrar la relacin con el vendedor. 6. Cierre del Contrato- es la terminacin y arreglo final del contrato, incluyendo la resolucin de cualquier tem abierto. Estos procesos interactan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. La Administracin de la Procuracin del Proyecto esta discutida desde la perspectiva del comprador en la relacin comprador-vendedor. La relacin comprador-vendedor puede existir a muchos niveles en un solo proyecto. Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede ser llamado contratista, un vendedor, o un proveedor. El vendedor administrara de manera tpica su trabajo como un proyecto. En tales casos:

El comprador se convierte en el cliente y es por lo tanto un partido interesado clave para el vendedor.

El equipo administrativo del vendedor se deber de preocupar con todos los procesos de la administracin del proyecto, no solo con esos de su rea de conocimiento.

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Los trminos y condiciones del contrato se convierten en entradas claves para muchos de los procesos del vendedor. El contrato puede en realidad contener las entradas o puede limitar las opciones del equipo de proyecto.

Asume que el vendedor es externo a la organizacin ejecutora.

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1. Planeacin de la Procuracin La planeacin de la procuracin es el proceso de identificar que necesidades del proyecto pueden ser mejor cumplidas al procurar productos o servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Esto involucra considerar si se tiene que procurar, como procurar, cuanto procurar, y cuando procurarlo. Cuando el proyecto obtiene productos y servicios de afuera de la organizacin ejecutora, el proceso desde la planeacin de la solicitacin hasta el cierre del contrato ser ejecutado una para cada producto. Cuando el proyecto no obtiene los productos y servicios desde afuera de la organizacin ejecutora, el proceso desde de la planeacin de la solicitacin hasta el cierre del contrato no deber ser ejecutado. La planeacin de la procuracin deber incluir tambin la consideracin de potenciales subcontratistas, en particular si el comprador desea ejercitar algn grado de influencia o control sobre las decisiones de subcontratacin.

Entradas a la Planeacin de la Procuracin 1. Declaracin del alcance. Describe las fronteras corrientes del proyecto. Este provee informacin importante sobre las necesidades del proyecto y estrategias que se deben tener en cuenta para la planeacin de la procuracin.

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2. La descripcin del producto. Provee informacin importante sobre cualquier tema tcnico o preocupaciones que se debern tener en cuenta durante la planeacin de la procuracin. 3. Procuramiento de recursos. Si la organizacin ejecutora no dispone de un grupo formal de contratacin, el equipo de proyecto tendr que proveer tanto los recursos como la experiencia para dar soporte a las actividades de procuramiento. 4. Condiciones de mercado: Considerar que productos y servicios estn disponibles en el mercado. 5. Otras salidas de planeacin: Considerar incluyen costos preliminares y estimados de programacin, planes de administracin de la calidad, proyecciones de flujo de caja, la estructura de desglose de trabajo, riesgos identificados, y el plan de staffing. 6. Restricciones. Las restricciones son factores que limitan las opciones del comprador, las restricciones ms comunes a nivel de proyectos son la limitacin de fondos. 7. Suposiciones. Son factores que, en propsitos de planeacin, sern consideradas como verdaderas, reales, o ciertas. Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Procuracin 1. Anlisis de comprar-o-fabricar. Esta es una tcnica de la administracin general que puede ser usada para determinar si un producto en particular puede ser producido de manera costo efectiva por la organizacin ejecutora. 2. Opiniones expertas. Muchas veces son requeridas para cuantificar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser proveda por cualquier grupo o individuos con conocimiento especializado o entrenamiento y que est disponible de muchas fuentes. 3. Seleccin del tipo de contrato. Los diferentes tipos de contratos son ms o menos apropiados para los diferentes tipos de compras. Generalmente caen en una de tres categoras amplias:

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Contratos de suma global o de precio fijo: esta categora de contrato involucra un precio total fijo para un producto bien definido.

Contratos de costo reembolsables: Involucra pagos (reembolsos) a vendedor por sus costos reales. Los costos estn usualmente clasificados como directos o indirectos. Los costos directos son costos en los que se incurre para beneficio exclusivo del proyecto (salarios de personal de tiempo completo en el proyecto). Los costos indirectos, tambin llamados costos administrativos, son costos asignados al proyecto por la organizacin ejecutora como el costo de hacer negocios (e.g., salarios de ejecutivos corporativos).

Contratos de precios unitarios: el vendedor es pagado en una cantidad predeterminada por unidad de servicio y el valor total del contrato es funcin de las cantidades necesarias para completar el trabajo.

Salidas de la Planeacin de la Procuracin 1. Plan de administracin de la procuracin. Un plan de administracin de procuracin puede ser formal o informal, altamente detallado o de contexto amplio, basado en las necesidades del proyecto. 2. Declaracin(es) de trabajo. La declaracin de trabajo (SOW, statement of work) describe el tem de procuracin con suficiente detalle para permitir al vendedor potencial determinar si ellos son capaces de proveer el tem. 2. Planeacin de la Solicitacin. La planeacin de la solicitacin involucra preparar documentos que son necesarios para soportar la solicitacin.

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Entradas a la Planeacin de la Solicitacin 1. Plan de administracin de la procuracin 2. Declaracin(es) de trabajo. 3. Otras salidas de planeacin.

Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Solicitacin 1. Formas estndar. Pueden incluir contratos estndar, descripciones estndar de tems de procuramiento, o versiones estandarizadas de todo o parte de los documentos de una licitacin. 2. Opiniones expertas. Salidas de la Planeacin de la Solicitacin 1. Documentos de procuracin. Son usados para solicitar propuestas de vendedores potenciales. El trmino "licitacin" y "cotizacin" son usados generalmente cuando decisin de seleccin de fuentes ser orientada por precio, mientras que el trmino "propuesta" es generalmente usado en consideraciones no financieras tales como habilidades tcnicas o aproximaciones son de importancia suprema. 2. Criterios de evaluacin. Usados para calificar o cuantificar propuestas. Estos pueden ser objetivos o subjetivo. Los criterios de evaluacin son muchas veces incluidos como parte de los documentos de procuracin.

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3. Solicitacin La solicitacin involucra obtener la informacin (licitaciones y propuestas) de los vendedores potenciales sobre como las necesidades del proyecto se pueden cumplir.

Entradas a la Solicitacin 1. Documentos de procuracin. 2. Listas de vendedores calificados. Algunas organizaciones mantienen lista o archivos con informacin sobre vendedores potenciales Si tales listas no estn disponibles, el equipo de proyecto tendr que desarrollar sus propias fuentes. Los documentos de procuracin pueden ser enviados a unos o todos de los vendedores potenciales. Herramientas y Tcnicas para la Solicitacin 1. Conferencias de proponentes. Son reuniones con vendedores potenciales anteriores a la preparacin de una propuesta. 2. Publicidad. Las listas existentes de vendedores potenciales muchas veces pueden ser expandidas al colocarse anuncios publicitarios en publicaciones de circulacin general.

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Salidas de la Solicitacin 1. Propuestas. Son documentos preparados por el vendedor que describen la habilidad y voluntad para proveer el producto requerido. 4. Seleccin de Fuentes La seleccin de fuentes involucra el recibo de licitaciones o propuestas y la aplicacin de criterios de evaluacin para seccionar a un proveedor. Cuando se trata de temes de procuracin de importancia, este proceso puede ser iterativo. Una lista corta de vendedores calificados ser seleccionada con base en una propuesta de precalificacin, y luego una evaluacin ms detallada ser conducida con base en una propuesta ms detallada.

Entradas a la Seleccin de Fuentes 1. Propuestas. 2. Criterio de evaluacin.

3. Polticas organizacionales. Cualquiera y todas las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener polticas formales o informales que puedan afectar la evaluacin de las propuestas. Herramientas y Tcnicas para la Seleccin de Fuentes 1. Negociacin de contratos. Involucra la clarificacin y mutuo acuerdo sobre la estructura y requerimientos del contrato previamente a la firma de este. Hasta el
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grado que sea posible, el lenguaje final del contrato deber reflejar todos los acuerdos logrados. 2. Sistemas de pesaje. Un sistema de pesaje es un mtodo para la cuantificacin de datos calificativos, de manera que se minimiza el efecto de los prejuicios personales en la seleccin de una fuente. 3. Sistema de filtros. Un sistema de filtros involucra el establecimiento de requerimientos mnimos de desempeo para uno o ms de los criterios de evaluacin. 4. Estimativos independientes. La organizacin procuradora puede preparar sus propios estimados como un chequeo de los precios propuestos. Salidas de la Seleccin de Fuentes 1. Contrato. Un contrato es un acuerdo mutuamente ligante que obliga al vendedor a proveer el producto especificado y obliga al comprador a pagar por l. Un contrato es una relacin legal sujeta a mejoras en las cortes. 5. Administracin del Contrato Es el proceso de asegurar que el desempeo del vendedor cumplir con los requerimientos contractuales. Esta incluye la aplicacin de los procesos administrativos de proyecto adecuados a las relacin(es) contractuales y a la integracin de las salidas de esos procesos en la administracin general del proyecto. Los procesos administrativos de proyectos que deben ser aplicados:

Ejecucin del plan de proyecto, descrito. Reportes de desempeo: con el fin de monitorear el costo, programacin, y desempeo tcnico del contratista.

Control de calidad: para inspeccionar y verificar lo adecuado del producto del contratista.

Control de cambios: asegurar que los cambios son aprobados de manera adecuada, y que aquellas personas con necesidad de conocer dichos cambios se enteran de estos de manera oportuna.

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Los trminos de pago deben ser identificados dentro del contrato y deben proveer una relacin especfica entre el progreso alcanzado y su pago de compensacin.

Entradas a la Administracin de Contratos 1. Contrato. 2. Resultados de trabajo. Los resultados del trabajo del vendedor que entregas han sido completadas y cules no, hasta qu punto los estndar de calidad se han cumplido, en que costos se ha incurrido o se ha comprometido, etc. 3. Requisiciones de cambio. Las requisiciones de cambio pueden incluir modificaciones a los trminos del contrato o a la descripcin de los productos o servicios que sern provedos. 2. Facturas del vendedor. El vendedor debe elaborar facturas de tiempo en tiempo solicitando pago por el trabajo ejecutado.

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Herramientas y Tcnicas para la Administracin de Contratos 1. Sistema de control de cambios al contrato. Define los procesos por los cuales el contrato puede ser modificado. Este incluye el papeleo, sistemas de seguimiento, procedimientos de resolucin de disputas, y niveles de aprobacin necesarios para la autorizacin de cambios. 2. Reportes de desempeo. Proveen a la administracin con informacin sobre que tan efectivamente el vendedor est logrando los objetivos contractuales. 3. Sistemas de pago. Son generalmente manejados por el sistema de cuantas a pagar de la organizacin ejecutora. Salidas de la Administracin de Contratos 1. Correspondencia. Las condiciones y trminos de contrato muchas veces requieren de documentacin escrita de ciertos aspectos de la comunicacin comprador / vendedor. 2. Cambios al contrato. Estos son retroalimentados a travs de los procesos apropiados de planeacin y procuracin de proyecto, y del plan del proyecto y otros documentos relevantes a medida que estos son actualizados como sea necesario. 3. Requisiciones de pago. Esto asume que el proyecto est usando un sistema externo de pago. 6. Cierre del Contrato Este es similar al cierre administrativo en que involucra tanto la verificacin del producto y el cierre administrativo. Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos especficos para el cierre del contrato. La terminacin temprana de un contrato es un caso especial del cierre de un contrato.

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Entradas al Cierre de Contratos 1. Documentacin contractual. Incluye, el contrato en si con todos sus cronogramas de soporte, los cambios aprobados y propuestos de contrato. Herramientas y Tcnicas para el Cierre de Contratos 1. Auditoras de procuracin. Una auditora de procuracin es una revisin estructurada de los procesos de procuracin desde la planeacin de la procuracin hasta la administracin del contrato. El objetivo de una auditora de procuracin es identificar los logros y fracasos que obligan a la transferencia a otros tems de procuracin en este proyecto o a otros proyectos dentro de la organizacin ejecutora. Salidas del Cierre de Contratos 1. Archivos de contrato. Un juego completo indexado de archivos deber ser preparado para su inclusin con los archivos finales del proyecto. 2. Aceptacin formal y cierre. La persona u organizacin deber proveer al vendedor con la notificacin escrita de que el contrato ha sido completado. Los requerimientos para la aceptacin formal y cierre estn usualmente definidos en el contrato.

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Conclusin

El procuramiento en la administracin de proyectos nos va a definir entonces, toda la estructura de elementos, tales como documentacin, recursos, proveedores, etc. Que respaldan la ejecucin del proyecto, desde el inicio hasta el fin del mismo. Es importante tambin mencionar que se determinan los estndares y las reglas que deben cumplir los documentos del proyecto, esto para que todas las personas que estn en el entorno del proyecto tengan un mismo conocimiento sobre todo el proceso. En la administracin de un proyecto debe haber un claro objetivo y una metodologa bien clara de seguir y que seguir, esto porque de esto va a depender el xito del proyecto, as como que puede determinar lo alcanzable del mismo y dentro de esto est la buena asignacin y uso de los recursos que se necesiten para que a lo largo de proyecto todo se vaya cumpliendo de acuerdo al plan de administracin del proyecto.

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