Gestin de Proyectos

Semana 2: Identificacin del Problema y Propuesta de Solucin

GESTIN DE PROYECTOS
Unidad 1: Conceptos fundamentales de proyectos

Unidad 2: Identificacin de problemas y de oportunidades

Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad Unidad 3: Investigacin de mercado y presupuesto de ventas 4: El Proceso productivo 5: Ubicacin y disposicin de planta 6: Presupuesto de inversin y costo 7: Anlisis de sensibilidad econmica 8: Presupuesto de gastos 9: Estados Financieros proyectados 10: Flujo de Caja proyectado 11: Evaluacin Financiera 12: Planeamiento de la implementacin 13: Seguimiento y cierre 14: Caso real de un proyecto de mejora

Unidad 2: Identificacin de Problemas y Oportunidades Objetivos

1. Reconocer la importancia vital para un proyecto, la identificacin cuantitativa del problema, oportunidad de mejora o necesidad insatisfecha. 2. Aplicar las herramientas y tcnicas adecuadas para la cuantificacin de los problemas y oportunidades

2.1 Oportunidad y Problema

Oportunidad Evento que facilita el logro, ampliacin o mejora de los objetivos organizacionales
Segmento mal atendido Nueva tecnologa Nuevo producto Incremento de demanda Cambio en costumbres

Incrementos de costos Insatisfaccin del cliente Competitividad de rivales Tecnologa obsoleta Cambios en costumbres

Problema Evento que dificulta, impide o restringe el logro de los objetivos organizacionales

2.1 PROBLEMA U OPORTUNIDAD

Problema: Evento que (puede) causa(r) algn perjuicio a la competitividad de una organizacin. Oportunidad: Evento factible que causara la obtencin o incremento de una ventaja competitiva para un negocio. Nueva tecnologa Nuevo mercado Cambio en costumbres Crecimiento econmico Retiro de rival comercial Renuncia de Gerente

Aumento de la merma Prdida de ventas Baja productividad Dficit en flujo de caja 0 productos nuevos Desmotivacin laboral

2.1 Oportunidad y Problema

+
Peligro wei Oportunidad ji

=
Crisis weiji

El problema y la oportunidad son enfoques distintos del mismo evento

Incremento de la delincuencia Aumento del riesgo de prdidas y daos fsicos en traslado de dinero Disminucin de costos y riesgos por pagos y cobros por transferencia electrnica Incremento de la insatisfaccin de clientes Prdida de clientes, de imagen, de ventas y disminucin de utilidad Terremoto en Pisco Destruccin del 45% de las casas y edificios Incremento de los negocios asociados a la construccin Efectuar cambios para retener a clientes actuales y atraer a los de los rivales y aumentar venta

2.2 CAPACIDAD DE IDENTIFICAR PROBLEMAS U OPORTUNIDADES

Se desarrolla con : Empoderamiento

Capacitacin constante Compromiso integral

Actitud de excelencia

Espritu competitivo
Mejora continua

2.2 IDENTIFICACIN DE UN PROBLEMA U OPORTUNIDAD Identificar un problema es definirlo en trminos numricos y cuantificando el perjuicio.
Beneficio de la solucin

>

Costo de la solucin

2.2 Identificacin de la OportunidadProblema

La identificacin consiste en una descripcin cualitativa, cuantitativa, amplia y profunda desde diferentes enfoques.
La descripcin debe incluir causas y consecuencias, y valoracin monetaria del perjuicio u oportunidad

Una buena identificacin es indispensable para generar y seleccionar adecuadamente las alternativas de solucin

2.2 IDENTIFICACIN DE UN PROBLEMA U OPORTUNIDAD

PROBLEMA IDENTIFICACIN PERJUICIO

Delincuencia en Lima Mermas elevadas en fabricacin de jabn Alto contenido de mineral en el relave Escaso uso de PLC en las conserveras de Paita Redundancia en ingreso de facturas al Sistema de Informacin

525 actos criminales por da Se pierde 15% de la glicerina que entra al proceso. 18% de zinc ingresado a los depsitos Solo 15% de las 98 plantas las usan Ingreso de 2 veces de datos para la emisin de facturas. Promedio diario de 3.1 facturas

Prdida diaria de valor por S/80,000 Prdida mensual de S/21,500 Prdida mensual de $57,000 a precios de SET08 Venta de PLC, capacitacin y mantenimiento de S/150,000 mensuales. Prdida de 6.2 minutos hombre / da en facturacin

2.2 Identificacin de la OportunidadProblema

Aumento de la insatisfaccin del cliente La satisfaccin disminuye de 95% a 72% en el ltimo semestre La consecuencia es disminucin de ventas en 12.5% y rentabilidad en 7.7% en trminos monetarios representa perdidas de $450,000 dlares en 6 meses Se ha detectado una prdida de clientes de 18% La insatisfaccin est originada por fallas en el producto (64%) y entregas tardas (36%) A su vez la totalidad del incremento en las fallas del producto son ocasionadas por materia prima de mala calidad pero de costo 14% menor que la materia prima anterior Las demora en las entregas es de 5.7 das adicionales al pactado con el cliente y son la consecuencia de procesos administrativos ineficientes y despreocupacin del personal

2.2 Identificacin de la OportunidadProblema

Aumento de la demanda Las ventas han aumentado en 45% el ltimo ao El pronstico para los dos aos siguientes indica un aumento de 30% anual de la demanda El incremento se ha originado por aumento del 7% en el PBI y cambios en las costumbres de consumo Si se aprovecha la oportunidad, las ventas de la empresa subirn desde S/8.9 millones del 2009 a S/15 millones el 2011 La rentabilidad se incrementar de 14% a 21%, gracias a un mayor uso de los costos fijos. Ser necesario ampliar la capacidad de planta en 40% 12 Existen otras 3 compaas que pueden aprovechar el aumento de la demanda

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Se pueden usar todas las herramientas y tcnicas que ayuden a identificar y cuantificar plenamente la oportunidad-problema. Las herramientas deben ser las suficientes, sin caer en excesos o defectos en la descripcin

Es importante la valoracin monetaria del perjuicio o el beneficio

Es posible la combinacin de ellas

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Tormenta de ideas Expresin libre e irrestricta de ideas con respecto a un tema
Satisfaccin del cliente

Razones de reduccin de ventas 1. Entregas tardas 2. Mal trato de vendedores 3. Artculos con fallas 4. No interesa porque la utilidad perdida es mnima 5. Clientes prefieren vendedoras 6. Precios altos en empaques malos 7. Por ciclo de vida del producto 8. . . .

Grfica de variables Muestra la relacin entre dos variables

Tiempo de entrega (das)

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Histograma Es un grfico de barras que muestra la variabilidad dentro de un proceso
Frecuencia

60 40 20

Personas

Proceso
Exceso de mermas

Rotacin alta

Mal planeamiento
Burocrtico

1 2 3 4 5 6 7 8 9 Demora en atencin (das)

Mala calidad

Muchas paras Ausencia de Mant. Prev.

Demora en entrega
Mal calibrados
Falta capacitacin

Diagrama Causa-Efecto Muestra las causas probables que ocasionan un problema

Materiales

Equipos

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Harina Agua, sal, levadura Pesar Amasar Verificar homogeneidad No
ok?

Flujogramas Identifica las operaciones y su secuencia en un proceso Diagrama de Operaciones Diag. de Flujo de Operaciones Flujograma administrativo

Si Fermentacin Porcionar

Masa no fermentada Hornear pan

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

PRODUCTO Triplay Frmica Tubos Tapiz Pintura Espuma plstica Pegamento Electrodos Madera Cola Lacas Petrleo Solventes Lijas Colorante Detergente Refrigerantes Clavos Autorroscantes Grapas Brocas Regatones Hilo Agua Total CONSUMO (S/) 1,200,000 995,000 980,000 390,000 375,000 310,000 230,000 140,000 95,000 75,000 30,000 25,000 15,000 8,000 8,000 7,000 4,000 3,000 3,000 2,000 2,000 2,000 1,000 1,000 4,901,000 S/ ACUM 1,200,000 2,195,000 3,175,000 3,565,000 3,940,000 4,250,000 4,480,000 4,620,000 4,715,000 4,790,000 4,820,000 4,845,000 4,860,000 4,868,000 4,876,000 4,883,000 4,887,000 4,890,000 4,893,000 4,895,000 4,897,000 4,899,000 4,900,000 4,901,000 VALOR % 24.48% 20.30% 20.00% 7.96% 7.65% 6.33% 4.69% 2.86% 1.94% 1.53% 0.61% 0.51% 0.31% 0.16% 0.16% 0.14% 0.08% 0.06% 0.06% 0.04% 0.04% 0.04% 0.02% 0.02% 100.00% % ACUM. 24.48% 44.79% 64.78% 72.74% 80.39% 86.72% 91.41% 94.27% 96.20% 97.74% 98.35% 98.86% 99.16% 99.33% 99.49% 99.63% 99.71% 99.78% 99.84% 99.88% 99.92% 99.96% 99.98% 100.00%

Clasificacin de Pareto Clasifica las causas de un suceso en tres tipos. A-B: pocos muy importantes B-C: muchos sin importancia
Pocos tems (3 de 24 = 12.5%) causan una gran parte del valor (65%)

Mediana cantidad de tems (7 de 24 = 29%) causan un consumo medio del valor (33%) Muchos tems (14 de 24 =58%) causan una pequea parte del valor (2%)

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Matriz de Seleccin Permite evaluar por comparacin varios sucesos con respecto a variables comunes a todos ellos.
VARIABLE PESO

Cambio de equipos
CAL I
PUNT

Hw y Sw nuevo
CAL I
PUNT

Capacitaci n al Personal
CAL I
PUNT

Impacto en el cliente
Tiempo de implementacin

0.35 0.25 0.20 0.15

0.05

3.0 8.0 2.0 7.0

8.0

1.1 2.0 0.4 1.1

0.4

7.0 4.0 6.0 9.0

4.0

2.5 1.0 1.2 1.4

0.2

4.0 6.0 8.0 7.0

8.0

1.4 1.5 1.6 1.1

0.4

Inversin

Estado actual Demora 6 das

Estado deseado Demora 1 da

Compatible con cultura Impacto en la Est. Organi.

Total

1.00

4.9

6.2

6.0

Fuerzas impulsoras Aumento de ventas Mayor satisfaccin Mas prestigio Mas utilidades Supervivencia

Fuerzas oponentes Temor al cambio Monto de inversin Demora en resultados Desmotivacin Bajo compromiso

Anlisis del Campo de Fuerza Identifica las fuerzas que promueven la aparicin de un problema y las que se oponen a dicha aparicin

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Lmite Superior Permisible
10

Grfica de control Muestra el comportamiento de una variable en una escala de tiempo, indicando las veces en las que est fuera de resultados deseado.

9
8

7
6

5 4 3 2

Lmite Inferior Permisible

1
ene feb mar abr may jun jul ago sep oct nov dic

1. Porqu se tiene que entregar en 1 da? - Porque eso le ofrece el vendedor 2. Y porqu el vendedor le ofrece 1 da? - Porque es un fuerte argumento de venta 3. Y porqu no argumenta otras ventajas? - Porque no se conoce las razones de compra 4. Y porqu se desconoce razones de compra? - Porque no hay investigacin de mercado 5. Y porqu no hay investigacin de mercado? - Porque no se ha presupuestado el gasto

Cinco Porqus Pregunta que repetida 5 veces a 5 respuestas dadas, muestra la consistencia o necesidad del evento sucedido

2.3 Herramientas para cuantificar la Oportunidad-Problema

Anlisis de costos y beneficios Valoracin de los beneficios y costos de un evento 1. Cuantificacin de costos totales, ocultos, hundidos 2. Costos fijos, variables, marginales 3. Valor Actual Neto 4. ndice Beneficio/Costo 5. Anlisis Costo-volumen-utilidad 6. Punto de equilibrio 7. Costos de la mala calidad

Garanta

10Empaque

Grfica de Radar Muestra las brechas entre el estado actual y el estado deseado

Svcio. Mant.

Trato en ventas

2.4 METODOLOGA DE IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA

1. Percepcin o intuicin: mirada crtica, alerta, conversacin informal, observacin, reclamo, etc. 2. Toma de datos: tiempos de proceso, demoras, costos, satisfaccin, tormenta de ideas, tendencia de ventas, medicin de reclamos, etc. 3. Anlisis: clasificacin ABC, diagrama de causa-efecto, flujogramas, benchmarking, distribucin de frecuencias, productividad, eficiencia, etc. 4. Conclusiones: Cuantificacin del problema y de sus efectos o perjuicios

2.5 LAS PROPUESTAS DE SOLUCIN

Para un problema hay varias soluciones.

Caractersticas del resultado definidas por el cliente

Estandarizacin de las propuestas recibidas facilita la posterior evaluacin y seleccin. Definir los criterios de evaluacin: puntaje por solucin tcnica, plazos, costos, etc.