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Rapport dapproche globale: Evaluation du contrle interne Cycle Achat Fournisseur

Chez

MARSA MAROC
2009/2010
Samir RAHMOUNI MBM2 Audit et Conseil d'Internationalisation Groupe Sup de Co - La Rochelle

Le Groupe Sup de Co La Rochelle n'entend donner ni approbation, ni improbation aux opinions mises dans ce RAPPORT DE MISSIONS. Ces opinions doivent tre considres comme propres leur auteur. AVERTISSEMENT Toutes les informations qui figurent dans ce RAPPORT DE MISSIONS sont strictement confidentielles et ne sauraient tre utilises, quelque fin que ce soit, ni reproduites sous quelque forme que ce soit, sans l'autorisation formelle pralable de l'entreprise MARSA MAROC et de l'auteur Samir RAHMOUNI

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REMERCIEMENTS

Avant tout dveloppement sur cette exprience professionnelle, il apparat opportun de commencer ce rapport dapproche globale par des remerciements, ceux qui mont beaucoup appris, et ceux qui ont eu la gentillesse de faire de ce stage un moment trs profitable. Mes remerciements sadressent en premier lieu Madame ZRAOULA, notre responsable de Master et encadrant pdagogique qui a veill la viabilit mthodologique de notre dmarche. Aussi, je remercie mon matre de stage, Mr DRISS AGOUGIM qui ma accueilli au sein de l'entreprise et qui ma accompagn tout au long de ces 5 mois. Enfin, je remercie lensemble de mes collgues, pour les conseils et laide quils ont pu me prodiguer : M. AGOUGIM : Direction Financire, comptabilit et contrle budgtaire M. RAHMANI: Systme dinformation M. BAKKALI : Direction approvisionnement

Toutes ces personnes honorent MARSA Maroc, et nous les remercions toutes

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Tables des matires :


Introduction :......5 Partie 1 : Prsentation de MARSA MAROC :........7 I- Prsentation de la socit :......7 1) Mission et services de lentreprise :........7 2) Fiche signaltique de la DEPA:.......8 3) Lorganigramme de MARSA MAROC :...9 4) Division finances, comptabilit et contrle budgtaire :.....11 Missions du dpartement :......11 Structure de la division :.............................................................12 II- Rapport de gestion MARSA MAROC 2009 :.....13 1) Note de prsentation :....13 2) Principales ralisations du projet dentit 2010 :..14 3) Gestion de la dette fournisseur :...15 4) Plan dinvestissement :...................................................................16 Partie 2 : valuation du contrle interne : cas MARSA MAROC I - Mthodologie de travail :..17 1.1 Phase de prparation :.17 1.2 Description du systme achat :...18 1.3 Vrification de lexistence du systme :.....18 1.4 valuation prliminaire :....18 1.5 Vrification du fonctionnement du systme achats :19 1.6 valuation finale du systme des achats :......19 II- Mission de la direction achat :.20 III- Description du processus achat de MARSA MAROC :..21 IV- Les contrles cls du processus achats-fournisseurs :......25 V- Analyse des procdures dachat :.30 Conclusion :...41

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Introduction

Dans les grands organismes publiques et privs, la Direction Gnrale ne saurait raisonnablement se fier des informations fournies par les diffrents services, que dans la mesure o celles-ci sont contrles par des professionnels comptents, conscients et indpendants, do la ncessit de crer au sein de lentreprise, une Direction dite AUDIT INTERNE .

En effet, MARSA MAROC

dispose dun dpartement audit qui

occupe une place importante au sein de lorganisme et qui constitue une fonction part entire dans lentreprise, tendant son champ daction tous les domaines de la gestion : ainsi ont fait lobjet daudit, diverses fonctions telles que la Production, la Qualit, les Ressources Humaines, et la fonction Achat. La fonction Achat-fournisseur dans les marchs publics, par le rle important quil peut jouer, est la clef de vote de tout organisme public dsireux de dvelopper son activit et sa comptitivit en toute galit et sincrit. Avoir un meilleur rapport qualit-prix en ce qui concerne les prestations et les fournitures qui correspondent aux besoins de la socit, contribue la rentabilit de celle-ci et au respect de son budget dinvestissement et de fonctionnement. Mais comment viter lachat de marchandises et de prestations non utiles et non conformes au cahier des charges, dune qualit

mdiocre, et avec des dlais de rception non respects?

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Comment sassurer que la marchandise reue et paye est bien celle qui a t commande? Que les montants des stocks et des fournisseurs correspondent bien la ralit? Que lon maintient dans le magasin le niveau de stock optimal? Que lon bnficie des escomptes de rglements lorsque cest possible et avantageux? Que lon paie une seule fois le fournisseur pour les marchandises effectivement reues ? Toutes ces questions peuvent tre rsolues grce un ensemble de mthodes et de procdures adopts au sein de la socit pour protger ses actifs, contrler lexactitude des informations fournies par la comptabilit, accrotre le rendement et assurer lapplication des instructions de la Direction: c'est-dire un dispositif de contrle interne fiable et efficace! Le contrle interne est constitu par l'ensemble des mesures de contrle, comptables ou autres, que la direction dfinit, applique et surveille, sous sa responsabilit, afin d'assurer la protection du patrimoine de l'entreprise et la fiabilit des enregistrements comptables et des tats de synthse qui en dcoulent. Un systme de contrle interne doit faire lobjet dune valuation pour voir sa capacit minimiser le risque de fraude. Pour cela, nous allons essayer de rpondre la problmatique suivante :

Comment peut-on valuer le contrle interne au sein de MARSA MAROC ?

Par la suite de ce rapport, nous allons tout d'abord faire une prsentation de la socit MARSA MAROC, puis une description de son cycle achatfournisseur, et enfin nous procderons une valuation de son contrle interne.

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PARTIE I : PRESENTATION DE MARSA MAROC IPrsentation de la socit

Cre le 1er Dcembre 2006, MARSA MAROC est une entreprise publique caractre industriel et commercial. Cest une Socit Anonyme dont le mode de management est confi deux organes: Le Conseil de Surveillance exerce un contrle permanent sur la gestion de la socit par le Directoire et approuve les grandes orientations stratgiques de la Socit. Ce Conseil de Surveillance est prsid par le ministre de lEquipement et du Transport, ainsi que 4 autres membres, reprsentant le ministre des Finances et de la Privatisation, le Fonds Hassan II et le ministre de lEquipement et du Transport. Le Directoire constitue lorgane de gestion de la Socit qui est constitu par 5 membres dont les pouvoirs sont les prises de dcision: dordre commercial, technique, financier, ou encore, social. 1- La mission et les services de lentreprise :

MARSA MAROC est un oprateur de logistique portuaire, qui a pour but principal, la recherche en cration de valeur dans chaque maillon de la chane logistique portuaire. Une gamme diversifie de services, est propose par lentreprise:

Services rendus aux navires :


- Le pilotage ; - Le remorquage ;

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- Le lamanage ; - La location de matriel flottant (remorqueur, vedette,etc.)

Services la marchandise :
- La manutention et le transfert des produits ptroliers ; - Laconage, le magasinage et lad valorem ; - Le shifting des conteneurs (manipulation bord) ; - Le pesage, lempotage et le dpotage.

Services annexes :
- Le transfert de produits ptroliers ; - La location de matriel ; - La location de parcelles pour les minerais ; - Le dbardage ; - La fourniture deau et dlectricit ; - La location dentrepts frigorifiques, etc.

Assistance aux passagers : Lassistance aux touristes


de croisire.

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2- Fiche signaltique de la DEPA :

Raison sociale

MARSA-MAROC/ Direction dExploitation au Port DAgadir (DEPA).

Capital social

: 733.956.000 DH

Forme Juridique : tablissement public Localisation Sige social Patente N CNSS N IF N Telephone Fax Site web : Port dAgadir : Casablanca, Bd Zerktouni N175. : 8100015 : 2131613 : 5410001 : +212.528.84.37.00 : +212.528.84.28.25 : www.marsamaroc.co.ma

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3- Lorganigramme MARSA MAROC dAGADIR:

Directeur dexploitation

Division systme dinformation

Division dexploitation

Service suivi de la performance

Division oprations maritimes

Division commerciale
Service scurit, sret, environnement

Division technique
Service juridique

Division des ressources humaines

Division des finances, comptabilit et contrle budgtaire

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4- La division finances, comptabilit et contrle budgtaire : a- La mission de la division : - Appliquer la politique dfinie par la Direction Gnrale dans les domaines comptable, financier, budgtaire et fiscal. - Veiller au bon fonctionnement et lexactitude du systme dinformation comptable, financier et budgtaire. - Oprer les actions ncessaires pour une bonne gestion des crances et des dettes, et de manire gnrale veiller la sauvegarde du patrimoine de la DEPA.

b- La structure de la division : La division finances, comptabilit et contrle budgtaire de la DEPA comprend :

Division finances, comptabilit et contrle budgtaire Service gestion comptable et fiscale Service engagement financier Service gestion budgtaire

Section comptabilit fournisseurs

Section gestion des crances clients

Section suivi budgtaire

Section comptabilit des banques et caisses

Section rglement fournisseurs

Section prvisions et contrle

Section comptabilit de la paie

Section gestion de la trsorerie et des marchs

Section contrle

Section caisses

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Service Gestion Comptable et Fiscale : Ce service est sous le contrle direct du chef de la division. Il a pour mission : - La gestion de la comptabilit des dettes, des crances, des dpenses et des recettes et fluctuations du patrimoine (conformment au plan comptable). - La cration de documents comptables et fiscaux dans les dlais impartis. - Lapplication des procdures, des mthodes et des normes comptables telles quelles sont dfinies par le manuel de lorganisation et des procdures financires et comptables de la direction gnrale.

Service Engagements Financiers : Il a pour mission : - la gestion des crances clients et des cautions. - Le rglement des fournisseurs et des crances de la DEPA. - L'tablissement des plans de trsorerie et les simulations financires. - Le suivi des oprations et des comptes bancaires. Service Gestion Budgtaire : Il a pour mission : - la centralisation et la prparation du budget de fonctionnement et dinvestissement de la DEPA. - Le suivi de lexcution du budget de fonctionnement et dinvestissement de la DEPA. - Lanalyse et le contrle des carts de ralisations par rapport aux prvisions.

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II-

Rapport de gestion MARSA MAROC 2009 :

1- Note de prsentation : Lactivit du port a t marque au cours de lanne 2009 par les faits suivant : Baisse du trafic global de 4% (impact de la crise conomique Mondiale) Maintien de la ligne rgulire de transit des remorques (Las Palmas Agadir-Barcelone): 2 577 units et 23 863 tonnes ; Croissance soutenue du trafic conteneur avec +11% en EVP et +16% en tonnage (malgr la crise conomique);

2- Principales ralisations du projet dentit 2010 : Les objectifs du projet dentit de la DEPA sont les suivants : OBJECTIFS STRATEGIQUES: 1- Amlioration de la qualit des services trafic conteneur : Rorganisation de lactivit conteneurs au port Rduction du dlai de sjour des navires; Rduction du dlai de sjour des camions Simplification du processus et du circuit documentaire.

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2- Montage dune offre logistique terrestre en partenariat avec un Armateur : Signature dun accord de principe avec les armateurs pour la gestion des Conteneurs vides lextrieur du port Montage dun projet de partenariat avec les armateurs au sujet dune Offre logistique pour la gestion du vide. Choix et validation du site dimplantation

3- Dveloppement du trafic conteneuris poisson congel des ports de Layoune et Dakhla et primeurs Dakhla (promotion de louverture de lignes de cabotage entre ces ports et celui dAgadir) :

Actualisation et suivi des rsultats de ltude sur le trafic de cabotage laboration dune offre valeur ajoute pour le trafic cabotage

OBJECTIFS DE PROGRES:

4- Fidliser le client: Amliorer la satisfaction client par la mise en place d'outils de mesure. Simplifier le mode de facturation par ladoption de tarification lunit en ce qui concerne le trafic des conteneurs Simplifier le mode de facturation du magasinage du vide.

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5- Mise niveau de lactivit remorquage : Rglementer cette activit en concertation avec lANP ; Renforcement des moyens humains et matriels.

3- Gestion de la dette Fournisseurs : Les actions dployes portent essentiellement sur : La matrise et la programmation des lancements des demandes de prix et des appels doffres ; La sensibilisation continue, du personnel technique des entits oprationnelles impliques en amont dans le processus des rglements fournisseurs ; La simplification et la matrise du circuit et des dlais de traitement des dossiers fournisseurs La dette fournisseur du port a volu comme suit (en milliers de dirhams): Anne Dette de fonctionnement Dette d'investissement Dlai moyen de fonctionnement Dlai moyen d'investissement 4- Plan dinvestissement : Lenveloppe initiale du plan dinvestissement pour lanne 2010 est de lordre de 82 200 KDH, et le taux dengagement global effectu sur le plan est de 61 %. 2009 9163 1178 47 18 2010 10163 2946 44 54

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La rpartition des engagements par nature est la suivante : quipements 42 412 KDH soit 84% Infrastructures 7 846 KDH soit 16%

La rpartition par activits se prsente de la manire suivante : Pour le conteneur 44 822 KDH soit 90% Pour les services destins aux navires 2 505 KDH soit 5% Pour les services gnraux 1 676 KDH soit 3% Pour le conventionnel 1 255 KDH soit 2%

Ci- dessous les principaux projets engags (en milliers de dirhams) : Acquisition dune grue conteneurs pour un montant de 33 852 KDH ; Extension du rseau dlectricit des conteneurs frigo pour un montant de 2 467 KDH Revtement de terres plein pour le stockage des conteneurs pour un montant 5 383 KDH ; Acquisition de moteurs pour les remorqueurs pour un montant de 2 505 KDH Acquisition dun Spreader pour un montant de 1 900 KDH ; Acquisition dun groupe lectrogne pour un montant de 1 025 KDH ; Acquisition de matriel informatique et de communication pour un montant de 532 KDH ;
Fourniture et installation de serveurs pour un montant de 845 KDH.

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Rapport dApproche Globale PARTIE II : LEVALUATION DU CONTROLE INTERNE DANS LE PROCESSUS ACHAT-FOURNISSEUR : Cas MARSA MAROC

I - La mthodologie de travail :

1.1 La phase de prparation : Cette premire tape de lapprciation du contrle interne se ralise immdiatement aprs la prise de connaissance gnrale de lentreprise. C'est-dire aprs avoir compris le contexte gnral de la socit, les donnes significatives du secteur et de la socit sur lesquelles lattention sera porte. Les moyens utiliss pour obtenir linformation sont principalement des entretiens avec les chefs de service (Directeur de la Direction achat, Responsable achat, Magasinier, etc.) et lexamen des documents internes de lentreprise, dite documentation spcialise . Dans ce cas, nous rechercherons le maximum dinformations utiles, en un minimum de temps. Dans le cas de la fonction approvisionnement, lattention sera porte sur : - le montant du compte achat, sa tendance, son importance relative face aux autres postes sur le compte de rsultats, - le volume des oprations dachats, - la nature des achats, - le nombre de comptes fournisseurs et le nom des principaux incluant leurs conditions de crdit et de rglement. - la division de la fonction achat en centre de responsabilit : Prenons par exemple, le service achat, la rception, le magasin, la comptabilit-Fournisseur, la trsorerie (paiement des factures).

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1.2. Description du systme des achats La description dun systme de contrle interne existant dans lentreprise et relatif aux achats, se ralise gnralement laide dun manuel de procdures des achats (lorsque ce dernier existe et quil est suffisamment clair et dtaill dentretiens avec les chefs de service et les employs qui interviennent directement ou indirectement dans les oprations achats). 1.3 Vrification de lexistence du systme Lors de cette tape, lauditeur procdera des tests de conformit afin de vrifier que lon a bien apprhend et dcrit le systme achat et les explications qui nous ont t fournies. Pour la mise en uvre de ces vrifications, on peut procder la slection dun nombre limit de demandes dachat jusqu leur dnouement, on devra aussi, sassurer que tous les points de contrle prvus lors de la description du systme : Visa, Signatures, Rapprochement, Vrification des calculs et des totaux... ont t effectus et matrialiss sur les pices justificatives. Ces tests n'ont pas lobjet de prouver lapplication des procdures mais den contrler lexistence.

1.4 valuation prliminaire : Dans lvaluation prliminaire du dispositif de contrle interne, lauditeur se fait une opinion sur la qualit des procdures de lentreprise. Ce niveau de qualit aura une incidence directe de la nature et ltendue du programme de vrification du fonctionnement des procdures et une incidence plus ou moins directe sur le programme de contrle des comptes.

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Dans les tapes prcdentes, lauditeur a tudi et test lexistence du systme. Il va maintenant rflchir sur la qualit : - sparation des fonctions - contrle rciproque des tches - niveau des points de contrle. Le moyen le plus couramment utilis est celui de prparer un questionnaire de contrle interne, dans la mesure o, les questions soient fermes avec comme seules possibilits de rponses oui ou non . La rponse ngative traduisant dans la plupart des cas, une faiblesse de systme. Les rsultats de lvaluation prliminaire doivent permettre : - lidentification des points forts du systme - lidentification des points faibles du systme

1 .5 Vrification du fonctionnement du systme des achats La conclusion de lvaluation prliminaire du systme va permettre didentifier les points forts et les points faibles du systme.

1.6 valuation finale du systme des achats : Lauditeur pourra conclure son apprciation du contrle interne, en distinguant : - Les vritables points forts qui sont la fois thoriques et pratiques - Les faiblesses imputables un dfaut dans la conception du systme, - Les faiblesses imputables une mauvaise application des procdures. Laboutissement normal de lvaluation du contrle interne est la rdaction interne du rapport de contrle interne .Y sont dcrits lensemble

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des faiblesses dtectes, lesquelles feront lobjet de recommandations .ce rapport est gnralement tabli lattention de la Direction Gnrale. Ltendue des travaux de vrification des comptes achats fournisseurs sera dtermine en fonction de la confiance accorde par lauditeur au dispositif de contrle interne. Suite cette description des tapes dvaluation du contrle interne, nous allons tudier, quelle est la mission du service achat, puis vous verrons la description des procdures de lentreprise, et enfin, le rsultat de ma mission.

II- Missions de la Direction Achats au sein de MARSA MAROC : La Direction Achats assure : Lacquisition de matriel & services dans les meilleures conditions de cots, qualit, dlai, et garantie, en vue de satisfaire au mieux les clients internes Informer les dpartements demandeurs sur les estimations budgtaires La Direction des Achats fonctionne en collaboration avec les services Demandeurs et avec le service Gestion du Matriel, en vue de connatre avec prcision les normes techniques des approvisionnements demands et leurs caractristiques quantitatives et qualitatives. Parmi les responsabilits qui sont confies cette Direction : La rception et lenregistrement des demandes dachat fournies de la part des autres services (achat cot direct) ou du Magasin (achat grs) ; Le regroupement des besoins ; La slection des fournisseurs ; La prparation et le lancement des appels doffres ; Lenvoi des appels doffres aux fournisseurs ;
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La rception des offres ; La relance des fournisseurs au cas o le nombre de rponses est infrieur trois ; La prsentation des offres, llaboration des tableaux de comparaison ; La prparation de lavis technique ; La transformation de lappel doffre en commande ; La relance des fournisseurs en cas de retard de livraison Les objectifs de lAudit : Le rle de lauditeur est de sassurer que cet ensemble rpond aux quatre objectifs principaux de contrle interne : - sassurer de la bonne conception du systme dachats/fournisseurs pour savoir sil prsente les garanties ncessaires ; - sassurer que la procdure est bien respecte ; - sassurer que les factures annules font lobjet dun avoir pour viter une double comptabilisation ; - sassurer que les dossiers sont classs dans un ordre bien dtermin permettant un accs rapide linformation demande. III- La description du processus achat chez MARSA MAROC : Lapprciation du contrle interne dans le cadre des missions daudit est effectu sur tous les systmes de lentreprise pouvant avoir un impact sur : la fiabilit et la qualit des informations mises et enregistres, le respect et lapplication des instructions et directives de la Direction Gnrale lamlioration des performances. Ma mission est limite celui du cycle achat fournisseur.
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3.1 La procdure de passation dun march par appel doffres ouvert ou restreint : Description narrative : - Ds lidentification du besoin, lentit charge du projet prpare le cahier de charges et le transmet lentit achats qui prpare le dossier dappel doffres. Ce dossier contient les documents suivants : Lavis dappel doffres ; Le modle de la dclaration sur lhonneur ; Les modles des actes de cautionnement ; - lancement de lappel doffre par la DAM ou le DEPA qui est publi dans les journaux et sur le site web de MARSA MAROC. Tout en assurant le suivi de lappel doffre par le traitement des demandes dinformations mises par les concurrents, la prparation des runions dinformation sil y a lieu, ainsi que la rception des offres dposes par les concurrents. - La commission de jugement procde aux travaux douverture des plis en sance publique et de jugement des offres. - La communication des rsultats et la restitution des cautions provisoires par lentit des achats. - Lentit charge du projet tablit le march en ditant le projet et en tablissant le rapport de prsentation, en faisant signer le march par les responsables et en faisant enregistrer le march au niveau du registre tenu par lentit des achats. - A la rception du dossier communiqu, lentit achats instruit le dossier et le complte par les documents suivants : Copie du PV douverture des plis ; Copie du PV de jugement des offres
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Copie du rapport dvaluation doffres techniques et financires ; Copie de lacte dengagement et du bureau des prix ; Copie du rglement de consultation ;

- ds rception du dossier sur le march, le DEP l'examine et procde sa signature. - Transmission du dossier sur le march la DAM pour approbation, tout en procdant lexamen de lexhaustivit de ce dossier. - A la prsentation du dossier march par le prsident du directoire on procde son approbation sur la base du dossier prpar par la DAM et dans les 48h, il sera envoy et class par la DAM. - La notification de lapprobation du march par lentit dachat. Le logigramme : (voir annexe 2) 3.2 La procdure de passation dun march ngoci : La description narrative : - A lapparition du besoin, lentit charge du projet adresse une demande lentit achats ; - Dans les 48H suivant la rception de la demande lentit des achats examine les justifications donnes, pour la passation dun march ngoci. Puis, elle instruit une fiche dinstruction portant son avis. - Ds rception de la demande, le DEP peut soit donner son accord et viser le projet de note adresser la DAM, soit rejeter la demande de passation du march ngoci. - La DAM examine la demande de laccord pralable l'gard des motifs exprims par la Direction concerne du projet et au respect du rglement de passation des marchs et commandes de MARSA MAROC. - Aprs rception de la fiche dinstruction de la DAM, le prsident peut approuver la demande daccord.
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- Aprs 48H, le DEP et le DAM signent la dcision de constitution de la commission de ngociation, prpare par lentit achats. - Le DEP et le DAM signent les lettres de consultation, prpares par lentit achats. - La commission de ngociation examine les offres reues, puis dcide des actions entreprendre : engagement de ngociations sur loffre technique, sur loffre financire ou sur les modalits dexcution. - La commission de ngociation choisit loffre qui lui apparat la plus avantageuse (qualit- prix- dlai). - La rdaction et la signature du march par lentit charge du projet. - La transmission du dossier march la DAM pour approbation. - Aprs linstruction du dossier march par la DAM, le prsident du directoire approuve le march. - Enfin lentit achats procde la notification de lapprobation du march. Le logigramme : (voir annexe 1) 3.3La procdure dachat par bon de commande : La description narrative: - Lexpression du besoin par lentit demandeur. - A la rception du BCI, le responsable de lentit achats examine la faisabilit de la commande interne. - Traitement de la commande interne et lancement de la consultation par lentit dachat. - Louverture des plis et des choix fournisseurs par commission. - Aprs jugement des offres, lentit Achats tabli un BCE suivant loffre du fournisseur retenu.
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- Lentit financire procde lengagement budgtaire du montant de la dpense. - Visa du bon de commande par la personne habilite. - Notification de la commande au fournisseur. - Rception et contrle des prestations. - Visa des documents de rception et leur remise au fournisseur. - Transmission du dossier de rglement.

Le logigramme : (voir annexe 3)

IV - Les contrles cls du processus achat-fournisseurs :

Lors de cette partie, nous allons voir les tapes du processus achat-fournisseur qui ncessitent davantage de contrle, au sein de MARSA MAROC.

Recherche et slection des fournisseurs Une fois la demande dachat reue par la Direction achat, un processus de consultation de fournisseurs est dclench dans le but de choisir la meilleure offre qui rponde aux exigences de la demande et qui ralise le rapport qualit/prix le plus favorable. - Critres dvaluation Il est gnralement admis que le prix ne constitue pas un critre unique commandant de faon automatique le choix dun fournisseur. Le prix na de vritable signification que lorsqu'il est rapport dautres critres qui sont, principalement : la qualit le dlai et le respect des dates de livraison la garantie de certains matriaux
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le cot dexploitation.

Par consquent, un examen des appels doffres se prsente. Lappel doffre : cest une opration de slection des fournisseurs par le lancement des appels doffres en vue de recevoir des propositions de prix. Les appels doffres sont envoys par Fax, E-mail, courrier rapide ou remis contre dcharge par le coursier achats aux fournisseurs locaux. Pour les appels doffres importants, les fournisseurs sont invits par la Direction des achats retirer les demandes de prix auprs de bureau dordre de MARSA MAROC. Aucun contact tlphonique nest permis entre les acheteurs et les fournisseurs. Tout claircissement ventuel ou change dinformation doit se faire par crit (fax)

Slection des fournisseurs Dans un systme de slection de fournisseurs, il sagit de faire une premire limination entre les fournisseurs potentiels, dvaluer les fournisseurs restants, et enfin les meilleurs fournisseurs selon lobjectif vis. Au sein de la socit, les fournisseurs sont slectionns par la Direction des achats (parmi les fournisseurs agres), en intgrant si ncessaires, les fournisseurs agres et appropris, proposs par le Demandeur. Les responsables des Achats compltent lappel doffre par les conditions gnrales dachat de MARSA MAROC. Ces offres sont adresses ou dposes par les fournisseurs sous plis ferms scells au Bureau dordre, qui les transmet par registre ou bordereau la Direction des achats. Dans le cas o, lexpiration du dlai de rponse accorde, une seule offre est reue, tous les fournisseurs consults seront relancs et une nouvelle date de remise des offres leur sera notifie. Le fournisseur ayant dj envoy

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son offre aura le choix de la maintenir ou de la reprendre pour prsenter une nouvelle offre avant expiration du deuxime dlai.

Ouverture des offres Pour louverture des offres, il est institu deux commissions douverture des plis et dadjudication des marchs : Pour la Premire Commission Pour les achats dune valeur infrieure 200.000,00 DH, la commission charge de louverture et de ladjudication aura lieu chaque mardi aprs-midi et elle sera compose de: Directeur des achats Reprsentant de la Direction Maintenance Reprsentant de la Direction Financire Reprsentant de la Direction Audit

Pour la deuxime Commission : Pour les achats urgents ou exceptionnels, ainsi que les achats dont la valeur est suprieure 200.000,00DH la commission charge de louverture et de ladjudication se runi chaque jeudi aprs-midi et est compose de : D.G.A. Raffinage Directeur des Achats Directeur Maintenance Directeur Audit Reprsentant Financier.

Pour les deux commissions, la runion se tient si le prsident et deux membres au moins, sont prsents.

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Louverture seffectue lexpiration du dlai de rponse. Les commissions douvertures sont tenues de respecter la prsente procdure, toutes les phases antrieures leur intervention. Les offres ouvertes seront dates et signes par les membres de la commission. Les offres reues ouvertes ou aprs ouverture ne sont pas prises en considration, sauf cas exceptionnel accept par la deuxime commission des achats .Pour chaque runion douverture, un PV sera dress par les achats et communiqu aux membres de la commission achats concerne.

Comparaison des offres Aprs louverture des offres, la Direction des achats, labore un tableau de comparaison des offres qui se fera selon le moins conforme globalement. La mention conforme ou non-conforme, sur le tableau de comparaison technique, doit figurer au milieu de la case du fournisseur concern. Sur le tableau de comparaison, ne doivent tre ports ni ratures ni corrections. En cas de besoin, les remarques seront portes au crayon. Lavis technique est mentionn au verso du tableau de comparaison ou sur le recto du dossier achat. Les dossiers des offres ne doivent plus tre retournes aux demandeurs pour avis technique, les commissions douverture et dadjudication, telles que constitues, ont la comptence technique requise pour valuer les offres. Si dans certains cas particuliers, les commissions douverture et dadjudication dcident de faire appel aux spcialistes de la socit pour les aider dans leur choix, elles ne leur communiqueront que les tableaux portant tous les lments claircir, mis sans indication de prix ni d'identits. Cas de modification de dsignation sur la demande dachat : La comparaison technique entre les offres des fournisseurs doit tre faite par rapport la dsignation figurant sur la Demande dachat.
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Si au moment de la comparaison, lacheteur se rend compte que la dsignation est incomplte ou erron, il doit mentionner sa remarque dans le tableau de comparaison. Cas de modification de quantit Les quantits figurant sur la Demande dAchat doivent faire lobjet dune tude pralable, sur la base de la consommation annuelle des 3 dernires annes, des quantits installes, des paramtres de gestion, des quantits rserves, du stock rel, des restitutions prvues, afin que ces mmes quantits soient maintenues pour la commande. Si malgr cela une modification de la quantit commander est ncessaire, elle sera explicitement justifie. Cas dannulation dun dossier Lannulation dun dossier dapprovisionnement doit tre dment justifie par le Service Achats, puis valide par lune des commissions, selon la valeur du dossier.

Adjudication Les tableaux de comparaison des offres seront prsents pour adjudication la commission concerne Pour les deux commissions tous les membres doivent signer. Aprs adjudication des offres, les demandes dachat ne doivent plus transiter, avant la signature de la commande, pour contrle des conformits avec le budget. le Demandeur et la Direction Achat sont responsables des imputations budgtaires, il est entendu quaprs signature de la commande, une copie est transmises au service comptabilit qui effectuera alors le contrle et enregistre lengagement Tout achat adjug, fait lobjet de ltablissement dune commande.
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V-

Analyse de la procdure dachat :

Grille de sparation des fonctions SD SA SM SC SF DG

1- mission des demandes dachat 2-tablissement des commandes 3-Rception des marchandises 4-Comparaison commande et bon de Rception. 5-Comparaison commande bon de Rception et facture 5- Imputation Comptable 6- Vrification de limputation comptable 7- Facture payer 8- Tenue du journal des achats et des comptes fournisseurs 9-Tenue des comptes individuels des fournisseurs 9- Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes. 10- tablissement des demandes de paiement 11- Signature des chques 12- tablissement des virements

X X x x

x x

x x

X X

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x 13- Tenue du journal de trsorerie 14- Suivi des avoirs x

SD : Service Demandeur SA : Service Achat

SM : Service Magasin

SC : Service Comptable SF : Service Financier DG : Direction Gnrale

Conclusion : La sparation des taches est satisfaisant. Test de vrification Sassurer que les documents dcrits dans la procdure existent rellement. Prsentation des rsultats des tests Documents demande dachat consultation tableau comparaison bon de commande bulletin dentres bon de livraison factures archivage Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui Oui NON de Existe Oui Oui Oui Conforme Oui Oui Oui

Conclusion : Satisfaisant

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Questionnaire du contrle interne Lauditeur doit sassurer que les procdures dachat sont effectivement mises en place dans lentreprise, et quelles assurent un contrle interne efficace de faon permanente. A cet effet, quelles sont les questions que lauditeur est amen poser chaque tape du processus ? (voir annexe 4)

Synthse des forces

Oprations effectues Organisation des achats

Forces releves Il existe des procdures et des notes d'organisation bien dfinies et mise jour. Les procdures des achats respectent bien le principe de sparation des tches (utilisateur, ngociateur, personne habilite autoriser les achats et personne habilite ) contrler les factures .ce qui permet un meilleur contrle

tablissement de la DA

La DA est vise par les responsables autoriss : l'existence d'une hirarchisation nette des pouvoirs au niveau des DA, des autorisations d'engagement et des engagements (DA .)informatise
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Recherche et slection des fournisseurs Le choix des fournisseurs estbien respect, ce qui permet de s'assurer que MARSA MAROC bnficie de ,conditions optimales en matire de prix qualit des produits, dlai de livraison, conditions de paiement et de garantir l'objectivit du choix, le respect de la .dontologie Le nombre des fournisseurs contracts .est en pleine volution La liste des fournisseurs est mise jour .priodiquement L'accs aux fichiers fournisseurs est limit afin d'assurer la scurit et la confidentialit du systme (les acheteurs peuvent consulter les fichiers fournisseurs mais ne peuvent en aucun cas modifier les donnes contenues dans ces fichiers sans l'autorisation du responsable .)hirarchique Les rgles du jeu sont clairement explicites dans la procdure d'appel d'offre soumise aux concurrents La dmarche de prparation des documents d'AO est bien dfinie : lettre d'invitation, instructions, cahier des charge conditions contractuelles, projet de .contrat Avant l'expdition des documents d'AO, l'habilitation de la signature, l'identit du contenu et des dates d'envoi aux diffrents concurrents avec les mmes conditions .et dlais sont bien vrifis -Les modalits de rponse aux AO sont bien prcises (double enveloppe cachete, sparation des offres techniques et commerciales des offres financires. ...).
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-Les offres sont conserves cachetes et dans un milieu protg jusqu' la date d'ouverture. La procdure de rception et d'ouverture des plis obit un contrle rigoureux quand au dlai et aux personnes charges de cette mission, ce qui accrot la transparence de cette tape d'achat (indpendance vis--vis des fournisseurs) : les offres sont ouverte la mme date et conformment la : procdure commissions achats savoir .La prsence des membres autoriss Le rejet des offres non conformes ou ; prsentant des manques d'identification - L'ouverture et l'apprciation spares des offres techniques et commerciales des offres financires. ...). La rdaction d'un PV d'ouverture des .offres La slection des fournisseurs se fait travers le tableau comparatif qui reflte les offres relles Le choix final tient compte de toutes les autres composantes )financire, juridique et scurit( tablissement du bon de commande Les commandes ne sont passes que sur .la base d'une DA approuve Bons de commande standards, pr numrots et contenant toutes les mentions requises (entit concerne, ,demandeur, nomenclature prix et quantits, dlai de paiement et de .)livraison Bons de commande tablis en sept exemplaires et en couleurs diffrentes pour respecter le principe de traabilit (un envoy au demandeur, un centralis la Direction des Achats, un transmis aux entits concernes charges de l'imputation et du
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rapprochement/Bl/facture Visa du bon de commande par .personnes autorises avant sa diffusion La liste des personnes habilites engager la socit et signer les BC est .)bien tablie (avec des plafonds L'identit des dlgataires chargs de signer les commandes, suivant l'importance des montants est communique aux acheteurs et mme .aux fournisseurs Le suivi des commandes passes aux fournisseurs est effectu afin d'viter les achats en double et identifier les retards de .livraison l'existence d'un tat rcapitulatif des commandes passes en attente de rception Certains contrats sont valids par le service juridique pour s'assurer que leurs clauses sont suffisantes (dfinition des responsabilits rciproques entre ,MARSA MAROC et ses fournisseurs .)prcision des clauses d'assurance Le principe de sparation des tches est bien respect (passation de la commande, autorisation technique et ordonnancement nettement dissocis) afin d'viter le .risque d'achats abusifs En milieu informatis, les axes logiques au systme de cration et modification .des commandes sont protgs Rception La fiabilit des rceptions : leslivraisons ne sont acceptes qu'aprs leur concordance avec le bon de .commande et ses spcifications Les contrles rception sont matrialiss par un visa technique et une date et ils portent sur la qualit, les
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quantits ainsi que l'ensemble des .spcifications techniques exiges Les bons de rception sont prs numrots et leur squence est contrle .pour viter les risques de dtournement Informations fournir la Comptabilit en attente de facture, la Direction Achats pour faire le suivi, au service demandeur pour l'utilisation, et une trace .de la rception est laisse au magasin Les rceptions partielles font lobjet ,dun traitement spcifique Relance des fournisseurs en cas de .retard de livraison

Contrle des factures Les factures sont transmises directement par le service courrier la .Comptabilit Les factures reues sont reproches aux BC et aux bulletins .d'entre Le contrle effectu concernant les quantits factures, les prix unitaires, le calcul de la TV A pour dtecter toutes les erreurs .effectues par le fournisseur Les anomalies constates font l'objet .d'une contestation Les factures et avoirs reus sont .contrls Les doubles de la facture sont parvenus avec la mention Duplicata La mention Bon payer porte uniquement sur loriginale de la facture afin d'viter de le donner plusieurs fois pour la mme facture les imputations sont revues par un responsable Comptabilisation des factures et La comptabilit reoit des exemplaires .des BC et des bons de rception avoirs Le regroupement des pices
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justificatives avant la comptabilisation, ce qui permet d'viter lenregistrement des achats non effectus et des charges .ou dettes non autorises Les imputations comptables sont faites par un progiciel Les factures comptabilises portent la rfrence de l'enregistrement afin .d'viter les doubles comptabilisations Contrle extra comptable permet le pointage et le suivi du compte fournisseur par rapport aux relevs .fournisseurs tude de la concordance entre le compte collectif fournisseur et le compte .auxiliaire de fournisseur .Il existe un suivi des avoirsLes paiements des factures sont bloqus tant que les avoirs nont pas t reus paiement uniquement sur l'original de la .facture Le paiement est effectu aprs autorisation des personnes habilites le .faire L'information fournir la Comptabilit gnrale pour la comptabilisation des paiements dans les .comptes fournisseurs Un autre contrle extra comptable est effectu pour s'assurer que le compte fournisseur est sold par rapprochement .avec les pices bancaires Les factures non tenues sont comptabilises dans un compte de .provision Les carts de conversion sont corrigs .aprs approbation La balance des crditeurs divers est .tenue par la comptabilit
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Le rglement des achats

Provision pour facture recevoir

Justification des soldes

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- Synthse des points faibles : Les points faibles tirs dun examen du contrle interne, ainsi que les risques prsents et les recommandations ont t regroups dans le tableau suivant :

Points faibles Absence dune

Risques

Recommandations

procdure Manque de clart

tablir une procdure spciale et homogne qui dfinit linterface entre la Direction Achats et les autres Directions concernes des

crite qui dfinit le rle de chaque intervenant et les rgles de traitement des

documents entre la Direction des Achats, la Direction la

pour fiabiliser le suivi oprations

Comptabilit

Gnrale,

Direction Financire et autres entits concernes labsence dun Cahier des Risque Charges dossiers pour de non Afin de procder des une

certains correspondance

vrification

informations

avec le besoin relatives la description du satisfaire, achat mal besoin, dfini chaque dossier doit

contenir un Cahier des Charges Le service Achat doit disposer achat dun spcimen de signature dans le but dassurer le bon contrle des personnes habilites signer

Absence dun spcimen de Procdure signature incomplte, non contrl

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le Service Demandeur nest risque de la non- Il faut que le Service Demandeur pas prsent pour certaine conformit livraison. de la soit prsent pour vrifier les caractristiques demandes. les Renforcer lassistance pour le et la

commande reue.

Ladaptation avec le nouveau Drapage systme se ce

sur

fait dlais affrents au formation qui traitement

service

progressivement

technique afin dviter toute rupture.

entrane des retards dans la comptable saisie

Certains documents entrs ou Le risque de retard Il

faut

veiller

sur

sortis ne sont pas mentionns de transmission des lenregistrement temps de tous dans le registre de documents circulant les documents qui transitent par au sein du service. le service achat.

correspondance

Il existe des rclamations de Mauvaise rputation Mettre en place un chancier de la part de certains Le fournisseur suivi des rglements de

fournisseurs pour retard de dcline en cas de fournisseurs rglement rupture en cas dune nouvelle consultation

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il ya une certaine rupture Le non satisfaction Prvoir un stock de scurit pour pour des produits destins des demandes les produits consommation pour le stockage dans le dachat reues pour courante. Magasin de la socit. les articles grs par le lieu de stockage Absence de classement des de la socit documents un archivage mal organis Perte dinformation, difficults sauvegarde recherche et de les dossiers doivent tre classs de dans

efficace un ordre bien dtermin afin de permettre un accs rapide linformation demande. Tenir un archivage bien organis

des informations

La conclusion que jai pu tirer de cette deuxime partie se caractrise par lexistence de divers points de force, et aussi de points de faiblesses, mais la question qui se pose ici, cest: est ce que ces faiblesses peuvent constituer une menace dans l'entreprise ? Et si oui, quel importance ont elles ? En effet, la plupart de ces faiblesses sont celles dapplications et non pas de conception et par consquent, celles qui sont issues dune mauvaise conception peuvent tre vites par quelques changements dont le systme que jai parl au niveau des recommandations.

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Conclusion
Limportance de laudit en tant que vecteur d'orientation vers la bonne gestion et le management moderne des organisations, ne peut tre ni. De mme, nous pouvons affirmer que le moteur du dveloppement conomique et social de notre pays, se heurte certains problmes. Le mtier de responsable Audit a donc un brillant avenir devant lui: un mtier en mariage intellectuel et culturel de la nouvelle gnration de gestionnaires ; un mtier qui participe la rsolution des problmes dun pays en dveloppement et qui se retrouve, du fait de la mondialisation, face aux exigences dune restructuration urgente et de mise niveau de son conomie. Le but de lauditeur est de remdier aux dysfonctionnements et de les dvoiler. Cest dans ce sens, que jai observ que les auditeurs au sein de MARSA MAROC soignent particulirement leurs communications auprs de leurs audits : ils sont conviviaux, polis et restent toujours respectueux leur gard. En effet, cet exercice est indispensable pour mener bien leur mission! Je me suis ainsi rendu compte, que laudit nest pas un mtier qui se rsume conduire des tudes et des analyses dans le but de pure conformit, mais il vise amliorer la gestion et rationaliser lutilisation des ressources de lorganisation ce qui ncessite une quipe apte recommander des solutions concrtes et ralisables. Ces recommandations doivent tre suffisamment dtailles pour pouvoir mettre en place de nouvelles procdures rpondant aux principes dconomie defficience et defficacit ;cest cet aspect de laudit qui
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ma intress et qui mon avis, prend de plus en plus dimportance au sein des entreprises. Finalement, grce ce stage, jai pu mobiliser et enrichir un ensemble de connaissances en matire daudit ; je voudrai donc conseiller tout tudiant optant pour loption Audit, de trouver son stage de fin de formation dans une grande structure, puisque cela lui sera trs enrichissant et intressant pour, sa carrire et son cursus universitaire, ainsi que pour son panouissement personnel et professionnel.

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ANNEXES

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Annexe 1
Etape Processus Les acteurs Les rfrences

Dbut

Prparation du cahier des charges

Entit charg de projet

Avis de lappel doffre Lacte dengagement Dclaration sur lhonneur Actes de cautionnement

Lancement de lappel doffre ouvert ou restreint

Entit achat

Ouverture des plis en sance publique

Commission de jugement de lappel doffre Commission de jugement de lappel doffre PV

Jugement des appels doffre

Communication des rsultats et restitution des cautions provisoires

Entit achat

Affichage des lappel doffre.

rsultats

de

Etablissement des marchs

Entit charg de produit

Rapport de prsentation du march

Instruction du dossier de march

Entit achat

PV douverture des plis PV de jugement des offres Rapport Acte dengagement CPS/consultation

Signature du march

Direction concern

Soumission du march lapprobation du prsident

Transmission du dossier de march la DAM pour approbation

Direction concerne

March original Rapport Fiche dengagement

10

Examen du dossier du march

DAM

Prise en charge des remarques souleves

Dossier conforme

11

Approbation du march par le prsident

Prsident du

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directoire

12

Envoi du dossier de march de la direction concerne et classement

DAM

13

Notification de lapprobation du march Entit achat

Fin

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ANNEXE 2
Etape Processus Les acteurs Les rfrences

Dbut

Expression du besoin de passation dun march

Entit charge du projet et la direction concerne

Demande

DEP

Oui 2 Non
Examen de la demande Entit Achats Demande de recours au march ngoci

Non
Accord DEP

Direction concerne

Ncessit accord Prsident du directoire

Non Oui 4
Examen de la demande daccord pralable DAM Fiche dinstruction

5 Non
Accord prsident du directoire

Fax, message lectronique ou note

oui
Consultation de la commission de ngociation

Prsident du directoire DAM et direction concerne DAM et direction concerne Commission de ngociation Commission de ngociation Entit charge du projet Rapport de prsentation

7
Consultation du ou des prestataires potentiels

Dossier de consultation et CPS) PV

( lettre

8
Examen des offres

9 10

Ngociation Rdaction du march et signature Transmission du dossier march la

Evaluation du contrle interne cycle achat-fournisseur DAM

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11
Direction concerne Bordereau denvoi du dossier du march

12

Instruction du dossier march DAM

Dossier dapprobation

13 14

Approbation du march

Prsident du directoire Notification de lapprobation du march Entit Achats

Ordre de service, accus de rception

Fin

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Dbut
Expression du besoin

1 2

Entit demandeur Responsable Entit achat

BCI

Examen de la commande

Traitement de la commande interne et lancement de la consultation

Entit achat Entits : achat, demandeur et financire Entit achat Entit financire Personne habilit
Entits demandeur et achat

Dossier de consultation PV et lettre de regret Spcimen de BCE

Ouverture des plis et choix de lattributaire

Etablissement du bon de commande

5 6 7
Visa du bon de commande Engagement budgtaire

Notification de la commande au fournisseur Rception et contrle des prestations

Accus de rception

Demandeur et magasinier Demandeur et magasinier

9 Non
Rclamation aux fournisseurs

Oui
Prestation conforme

Lettre de rclamation

10

Information de lentit achats

Demandeur Visa du document de rception et leur remise au fournisseur Demandeur et magasinier

Bon de livraison

11

Transmission des documents. Rception lentit achats Transmission du dossier de rglement

Demandeur et magasinier

Bordereau denvoi

12 Fin

Entit achat

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Annexe 4
A-EXPRESION DU BESOIN 1. Existe-t-il une procdure ou des X instructions crites ?sont-elles adaptes la nature et limportance du besoin ? 2. les besoins sont-ils parfaitement dfinis ? 3. les demandes dachat sont-elles X X Les besoins sont bien dfinis.

Il existe des procdures et des no dorganisation qui sont adaptes

La DA est vise par les responsab

autoriss : lexistence dune hirarchisat nette des pouvoirs au niveau des achats X

signes par la personne autorise ? 4. la Direction Achat dispose-t-elle dun recueil de signature ? 5. Les demandes dachat comportent- X elles des plans, un cahier des charges ?

La direction ne dispose pas dun recueil signature ce qui signifie un manque clart

La prparation du cahier de charges est

lment de force du moment que c

permet MARSA MAROC dexiger toutes 6. Toutes les demandes dachat sont elles saisies au niveau de SAP ? B- RECHERCHE ET SELECTION DES FOURNISSEURS 1. La recherche des fournisseurs X X

conditions susceptibles de garantir un b

fonctionnement du march et de conser ses droits.

potentiels est-elle systmatique ? 4. Existe-il un fichier fournisseur, un

fichier articles et une documentation X adquate ?sont-ils complets et mis jour ?

5. Quel est le systme dvaluation des fournisseurs utilis par la Direction des Achats ? 6. les fournisseurs slectionns offrent-ils X les meilleures conditions de prix et de
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En cours. Page 49

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qualit ? 7. Existe-il une liste des fournisseurs qui X nont pas satisfait dans le pass aux conditions de qualit, de dlais de livraison ou de prix ?

Ce qui permet de sassurer que la SAM bnficie de conditions optimales

matire de prix, qualit des produits.

10. Qui effectue le choix final en fonction X de sa capacit ? les justifications du choix sont-elles mentionnes ? 11. une personne indpendante du Direction Achat examine-t-elle parfois les X critres de choix et la validit des conditions acceptes ?

Le choix final tient compte de la technique et le service concern afin

sassurer la conformit des caractristiq demandes.

Lexistence dune Direction dAudit perm C- Commandes dachats dexaminer les critres et la validit conditions acceptes 1. Les achats de biens ou de service sontils commands seulement sur la base de demandes dachats tablies par des X

personnes habilites ? 2. Des bons de commandes sont-ils systmatiquement tablis ? 3. Si oui, ces bons de commandes sont-ils a- Pr numrots ? b- Etablis en quantits et en valeur ? c- Signs par un responsable, au vu de la demande dachat ? 4. Qui approuve les

commandes ? X

lapprobation apparat-elle sur tous les exemplaires ?le service achat a-t-il sa disposition un recueil des autorisations ? X

La direction achat et la direction concern

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5. certains achats sont-ils dispenss de suivre la procdure de X Les achats locaux et les achats acclrs

commande ?lesquels ? 6. Les prix sont-ils examins par une personne comptente ? 7. Les achats courants sont ils effectus

auprs de fournisseurs dont la liste est X approuv par un responsable ? 8. Cette liste est-elle rgulirement revue pour dterminer si les prix pays ne sont X pas au dessus du march ? 9. Si des bons de commandes pr numrots sont utiliss, se sert-on de la squence numrique pour identifier les retards dexcutions ? 10. Les commandes en cours sont-elles rgulirement values pour dterminer les engagements pris par lentreprise ? 10. Y a t il une procdure de relance des X fournisseurs en retard de livraison ? x

D.RECEPTIONDES MARCHANDISES 1. existe-t-il une procdure de rception ? x 2. Les marchandises reues sont elles rapproches des bons de commande en ce qui concerne a- Les quantits ? b-La qualit ? c- Les prix 2. Les diffrences entre les quantits commandes et reues sont-elles analyses X

La rception est formalise par un bulle dentre

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et expliques ? 3. Des bons de rceptions sont-ils tablis X systmatiquement ? 4. Si oui, sont-ils a- Pr numrots ? b- Signs par le rceptionnaire ? 5. Les livraisons partielles font-elles lobjet dun enregistrement spar et suivi ? 6. les marchandises reues sont-elles physiquement vrifies ? X X

7. Le service de rception tient-il un X registre reues ? 8. Loriginal du bon de rception des marchandises est-il directement transmis la comptabilit ? 9. les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles lobjet dun X bon de sorti (ou de contestation) Si oui, ces bons sont-ils Prs numrots ? Transmis une personne charge dobtenir les avoirs ? C- Retours des marchandises X X X X Transmis au service comptabilit permanent des marchandises X X

1. Les marchandises retournes aux fournisseurs, font-ils lobjet dun bon de X sorti, si oui, sont-ils pr numrots ? 2. Ces retours sont-ils effectus suivant le processus normal dexpdition ? X
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3. Les bons de sorti et les demandes X davoir sont-ils transmis aux personnes charges dobtenir les avoirs ? 4. Si oui, ces personnes se servent elles de la pr numrotation pour vrifier X quelles reoivent tous les bons de sorti et demandes davoir ? 5. Les retours de marchandises sont-ils immdiatement signals la X X Le service Magasin transmis directement une note de contestation la DA et la C X

comptabilit et au service achat ? 6. Sont-ils suivis par la comptabilit en vue de lmission rapide dun avoir ? X F. Comptabilisation

Le service Magasin transmis directement

une note de contestation la DA et la C La comptabilit Fournisseur est intgre de la

1- La comptabilit fournisseurs est-elle spare de la comptabilit gnrale ? 2- Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du bureau X dordre au service comptable ? 3- Sont-elles enregistres avant dtre traits ? 4- Est-ce quil ya un systme de numrotation squentielle des factures et des avoirs la rception par le service X comptable ? 5- Indique-t-on la date de rception sur la facture en mme temps ? 6Les doubles laide factures dun sont-ils X X tampon X X X X X X

X X

comptabilit Gnrale

La comptabilit Fournisseur est intgre d la comptabilit Gnrale Le numro est attribu par le systme informatique

identifis

duplicata ?

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7- Les factures et avoirs sont vrifis par le service comptable pour : a. Les quantits, prix et conditions de paiement avec les bons de commande ? X X

8- Lorsque des marchandises sont livres directement, est-ce que lon a toutes les informations pour permettre le contrle de factures dachat ?qui effectue ce contrle ? 11. limputation comptable est-elle correcte ? 12. le traitement comptable de la TVA X sur la facture est-il correct ? la TVA estelle bien rcupre ? 11- Si des factures sont envoyes aux X services utilisateurs pour approbation a. Sont-elles accompagnes des pices justificatives ? b. La comptabilit garde-t-elle une trace de ces envois ? 12 les factures et avoirs reus sont-ils additionns avant enregistrement ? Ce total est-il rapproch du total du journal des achats ? 15 Tient-on des comptes individuels fournisseurs ? 16 Etablit-on une balance mensuelle des fournisseurs ? X G. PAIEMENT DES FACTURES X
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Le service magasin

X X

X X

X X

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1- Les factures sont-elles approuves par une personne autre que celle qui les X vrifie avec les pices justificatives ? 2- les paiements sont-ils effectus seulement au vu de loriginal des factures ? 3- Les factures et pices justificatives X X sont-elles revues par la personne qui signe les chques ? 4- Existe-t-il des limites pour les montants pays ? 5Cette personne contrle-t-elle X X Voir Dlgation des pouvoirs

lutilisation du cachet et vrifie-t-elle les X X chques mis ? 7- Le total des factures payer est-il X compar au total des chques mis et crdits au compte en banque ? 8-tout paiement est-il justifi ? a-t-on X archiv les pices justificatives aprs paiement ?

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