Il reporting

Reporting
Sistema dei rapporti informativi aziendali

Dal punto di vista sostanziale

Dal punto di vista formale

Attivit di produzione e comunicazione del sistema delle informazioni aziendali, nelle diverse fasi del loro trattamento
(rilevazione, misurazione, interpretazione, diffusione)

Rappresentazione e comunicazione periodica di tali risultati in appositi prospetti detti report di gestione

Sistema informativo aziendale

Output finale del sistema informativo aziendale

Il sistema informativo aziendale

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Complesso organico e sistematizzato di informazioni che rappresenta lo stato dellimpresa Attivit che si devono svolgere per la rilevazione dei dati e la produzione delle informazioni Modalit organizzative con cui devono essere condotte tali attivit Strumenti tecnologici con cui svolgerle

Concezioni ristrette

Il sistema informativo aziendale

Definizione
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Complesso organico ed ordinato degli elementi e delle loro interazioni che determinano i procedimenti di produzione e gestione delle informazioni necessarie a soddisfare le esigenze conoscitive rappresentate nellambito di una data struttura informativa
L. Marchi

Il sistema informativo aziendale

Finalit
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Fornire, ovvero produrre e distribuire, informazioni qualificate e strutturate che risultano necessarie o utili ai vari soggetti che operano in azienda per lo svolgimento delle loro attivit, ovvero a supporto dei processi operativi, decisionali e di controllo, ai vari livelli aziendali (informazioni per linterno) Preordinare i dati e le conoscenze al fine di istituire un ponte informativo e, quindi, rendere possibile la necessaria comunicazione fra lazienda e lambiente in cui inserita in adempimento di obblighi legislativi o contrattuali ovvero come scelta di politica informativa verso lesterno (informazioni per lesterno) Consentire lesplicitazione, lorganizzazione, larchiviazione, la diffusione e, quindi, la condivisione e la valorizzazione delle conoscenze individuali ed organizzative presenti in azienda (knowledge management)

Informazioni per linterno

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Nella considerazione che ad attivit diverse corrispondono differenti classi di esigenze conoscitive e, dunque, informazioni aventi caratteristiche eterogenee, possibile individuare tre differenti gruppi di informazioni per linterno a seconda dello specifico processo direzionale e di controllo che esse mirano a sostenere:
a. b. c.

Pianificazione strategica Controllo direzionale Controllo operativo

Informazioni per linterno

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Dal livello strategico al livello operativo:

Un crescente livello di precisione Un maggiore dettaglio (da informazioni sintetiche a informazioni analitiche) Un arco temporale pi ristretto e meno proteso verso il futuro, ovvero un carattere essenzialmente attuale e/o storico anzich prospettico (si basano su dati oggettivi pi che su stime, approssimazioni e congetture) Un origine prevalentemente interna anzich esterna Un carattere prevalentemente quantitativo anzich qualitativo Una crescente omogeneit e congruenza fra i dati che concorrono alla loro costituzione ()

Informazioni per linterno

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Una crescente formalizzazione e stabilit Un maggiore grado di omogeneit e, quindi, coerenza e comparabilit nel tempo Un minor grado di incertezza circa la frequenza di richiesta Una maggiore ripetitivit duso Una maggiore frequenza di impiego (aumenta, quindi, limportanza di un rapido aggiornamento degli archivi) Un pi breve intervallo temporale tra il verificarsi dei fenomeni che rappresentano e la loro produzione e comunicazione Un decrescente grado di complessit nella loro elaborazione Benefici pi facilmente individuabili e quantificabili

Il sistema informativo aziendale

Struttura
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a. b. c. d.

Patrimonio dei dati Processo di produzione delle informazioni Risorse umane e tecnologiche Sistema delle informazioni

Il sistema informativo aziendale

Struttura
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Il sistema informativo aziendale

Requisiti
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Efficacia (o coerenza esterna)

Rapporto obiettivi - output informativo

Efficienza (o coerenza interna)

Rapporto output informativo (valore del sistema) input di fattori (costo)

Coerenza dinamica

Il sistema informativo aziendale

Requisiti
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Requisiti di efficacia:
Articolazione Destinazione Rilevanza Selettivit (con riguardo sia ai contenuti che alla presentazione) Flessibilit Integrit Accuratezza Verificabilit Affidabilit Accettabilit Tempestivit Integrazione

Efficacia della comunicazione

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A livello tecnico A livello semantico A livello pragmatico

Reporting
Sistema dei rapporti informativi aziendali

Concetto eterogeneo

Concetto flessibile

I contenuti si differenziano a seconda della specifica esigenza conoscitiva che mira a soddisfare Le modalit di implementazione riflettono la cultura, specifica di ogni realt aziendale

influenzato dai cambiamenti strutturali e operativi che interessano lunit economica nel suo ciclo di vita

Reporting
Sistema dei rapporti informativi aziendali

Istituzionale o esterno

Di controllo

Insieme delle comunicazioni periodiche destinate ad interlocutori esterni, soprattutto istituzionali

Sintesi informative necessarie ai responsabili aziendali per il governo ed il controllo della gestione

Reporting
Sistema dei rapporti informativi aziendali

In senso lato Linsieme delle informazioni variamente rappresentate su supporti cartacei e informatici, prodotte con periodicit e contenuto variabile, destinate alla comunicazione sia interna che esterna Output finale del sistema informativo aziendale

In senso stretto Linsieme delle informazioni prodotte e destinate alla comunicazione interna per il controllo di gestione, rappresentate (o comunque rappresentabili) in forma documentale e riferite a variabili chiave di controllo, su base comparativa e con levidenza dei valori rilevanti

Il Reporting di controllo
FINALIT STRUTTURA CONTENUTO FORMA PROCESSO DI IMPLEMENTAZIONE

Finalit
Supporto al processo decisionale
Visione del presente per capire ed influenzare il futuro dellazienda

Accountability
Responsabilizzazione su parametri obiettivo

Apprendimento organizzativo
La rilevazione degli scostamenti e lapprezzamento delle relative cause consentono di individuare e comprendere gli errori commessi, di correggerli qualora possibile e di non ripeterli in futuro

Struttura
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Insieme coordinato (sistema) di documenti (report) destinati a manager che fanno a capo ai singoli centri di responsabilit strutturato conformemente alla mappa delle responsabilit
Direzione accentrata Direzione decentrata top management tutto il corpo aziendale

Contenuto

Caratteri sostanziali
i.

Riferimento alle responsabilit manageriali (articolazione dei rapporti) Confronto dei risultati effettivi con risultati attesi e/o standard adeguati e/o risultati passati Valutazione dei risultati Rilevanza, selettivit e accuratezza delle informazioni

ii.

iii. iv.

Contenuto
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I report dovrebbero presentare:

la situazione normale (ci che dovrebbe essere) le problematiche (ci che esiste e non funziona) le cause (ci che ha provocato tali disfunzioni) leffetto (limpatto del problema su tutta lunit aziendale) le opportune raccomandazioni per migliorare la situazione aziendale

Contenuto
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Il commento dei risultati deve essere:

Chiaro Coinciso Costruttivo Tempestivo

Forma
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Comprensibilit del rapporto Influenza sui comportamenti aziendali Il linguaggio contabile diverso da quello dei manager ed , per lappunto, compito di un rapporto saldare questa naturale frattura disponendo di dati in modo tale che siano pi leggibili e stimolanti per il controllo od accompagnandoli con opportuni commenti o integrandoli con grafici e altri mezzi visivi
Brunetti (1989)

Forma
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a)

Tabelle di dati
Report patrimoniali Report economici Report gestionali

b)

Sistemi di indicatori
Report di indicatori di performance

c)

Rappresentazione grafiche
Report di controllo

a)

Tabelle di dati
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Stati Patrimoniali e Conti Economici riclassificati secondo gli obiettivi conoscitivi da soddisfare oppure contenenti soltanto aggregati di valori patrimoniali o reddituali Presentano dati consuntivi e budgettati riferiti al mese in corso ed a quello successivo

Mese in corso

Linea

Descrizione

Progressivo

Cons. valore puntuale Cons. Budget

Cons. puntuale anno prec.

Consuntivo a valori medi Valore % sul tot.

Budget

01 02 03 04

Impieghi medi
Impieghi A tasso fisso di cui: -Esercizi precedenti -Esercizio in corso A tasso variabile

05

Totale Impieghi produttivi

06 07 08

Totale Impieghi improd. Attivit strutturali nette Totale impieghi gestione Operativa Partecipazioni Altri impieghi non operativi Cassa e banche Totale Impieghi

09 10 11 12

Anno. Anno precedente Ricavi di budget.. - Costo variabile std. venduto.................... = Margine di contribuzione di budget + Volume. + Mix... + Prezzi di vendita... + Prezzi di acquisto. + Efficienza. = Margine di contribuzione effettivo.. - Costi fissi di budget.. + Spesa Costi amministrativi.. + Spesa Costi commerciali.. + Spesa Costi produzione + Spesa Costi R&S.. = Risultato operativo.. - Oneri finanziari di budget + Oneri finanziari Risultato ante imposte Budget anno Mensile Progressivo

Osservazioni sulle cause scostamenti: Verifica il

a)

Tabelle di dati
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Possono contenere informazioni di tipo gestionale

Composizione e la struttura dellorganico Quantit acquistate per tipologia di merce e/o di materie ed i relativi costi, Quantit impiegate e prodotte Scarti Tempi di produzione

Preventivo Esecutivo

Budget anno

Consuntivo

Preventivo a finire

Preventivo aggiornato

Scostamenti

Da inizio commessa

Da inizio anno

A fine commessa

A fine anno

Intera commessa

Anno

Intera commessa

Anno

Ore lavoro

Costi diretti ()

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b)

Sistemi di indici
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Margini
Grandezze aziendali derivanti dalla differenza fra aggregati di Bilancio collegati in virt di una relazione logica-funzionale

Quozienti
Rapporti (ratios) fra specifici valori di conto desunti dallo Stato Patrimoniale e/o dal Conto Economico

Azienda:...... Area: Produzione Indicatori

Consuntivo.

Anno: Mese: Dati del mese

Budget Scostamento Consuntivo anno prec. Consuntivo

Progressivo annuale
Budget Scostamento Consuntivo anno prec.

Numero pezzi prodotti.. Ore MOD.. Pezzi/ore MOD. Costo MOD... Costo MOD pezzi. Orario straordinario..

Osservazioni: Visto il:... Firma:..

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c)

Rappresentazioni grafiche
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Forma di reporting efficace per una rapida visualizzazione dei dati quantitativo monetari derivanti da misurazioni e valutazioni delle performance aziendali Devono riguardare solo le informazioni pi rilevanti I pi comuni sono quelli che illustrano levoluzione temporale di grandezze economiche e/o finanziarie tenendo conto degli eventi e delle azioni passate che altrimenti non troverebbero espressione nei report a consuntivo tradizionalmente rappresentati da tabelle

Il processo di implementazione
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Partire dai fabbisogni informativi

Possibili criteri
Top down (approccio di tipo push) Bottom up (approccio di tipo pull) Negoziale
Apprendimento organizzativo

Frequenza dellelaborazione
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Risponde alle esigenze informative dellazione di controllo Presenta unintensit differente a seconda della posizione che i destinatari occupano nella struttura organizzativa Deve adeguarsi alla dimensione temporale del fenomeno oggetto di controllo opportuno che sia coerente con quella dei preventivi ad essi correlati in modo da rendere possibile lanalisi delle varianze

Tempestivit della presentazione

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opportuno predisporre i report nei tempi adeguati per poter assumere decisioni che potranno sortire gli effetti desiderati Eventuali ritardi nella trasmissione delle informazioni pu rendere inefficace lattivit di controllo e leventuale sistema di incentivazione se associato al reporting

Affidabilit e attendibilit
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Affidabilit e precisione fiducia nei confronti dello strumento efficacia del processo di controllo Parametri idonei ad una valutazione, quanto pi oggettiva, della performance
No distorsioni comportamentali