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Escuela de Ingeniera en Computacin

Gua de Clases Para Computacin


Gestores de Bases de Datos

Access 2007

Profesor(a):________________________________ Alumno(a)_________________________________ Especialidad:_______________________________ Grupo___________________Ciclo______________

Computacin

ndice Contenido Unidad-V Gestores de Bases de Datos (Microsoft Access 2007) Objetivos de la Unidad Clase No. 13-19 Conceptos Bsicos usos y aplicaciones Qu es Microsoft Access 2007? Qu es una Base de Datos? Elementos de una Base de Datos Recomendaciones para trabajar con Bases de Datos Como iniciar una sesin en Access 2007 Entorno de trabajo de Access: ventana inicial, ventana principal Elementos de la ventana Crear Base de Datos utilizando el asistente Guardar y recuperar la Base de Datos creada con el asistente Clase Clase No. 220-36 Crear tablas Definir clave principal Tipos de datos y las propiedades de los campos Insertar y agregar campos en las tablas Guardar Tablas Relacin de tablas Tipos de Relaciones Guardar los cambios realizados en la Base de Datos No. 337-42 Creacin de Consultas con el asistente Creacin de Consultas en vista de diseo Aplicar criterios en las consultas Guardar las consultas Crear Formularios con el asistente Crear formularios en vista de Diseo Introducir datos mediante un formulario Personalizar un formulario Guardar un formulario Crear un informe Imprimir una Base de Datos Pgina

Ejercicios Prcticos de la unidad43-49 Bibliografa50 Nota: En esta unidad se realizarn las siguientes evaluaciones: 1- Examen terico 1- Examen prctico

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Unidad - V Gestor de Bases de Datos (Access 2007)


Objetivos de la Unidad
Al finalizar la unidad el estudiante ser capaz de: 1. Definir conceptos Bsicos sobre Bases de Datos 2. Conocer y aplicar los procesos para disear una base de datos 3. Manejar adecuadamente las herramientas de Access 2007

Clase No. 1 Conceptos Bsicos, usos y aplicaciones


Qu es Microsoft Access? Access es un Sistema de Gestin de Base de Datos Relacionales (SGBD), es decir un programa que permite gestionar datos almacenados en una base de datos informtica. Estos datos pueden ser de cualquier tipo, incluyendo las siguientes modalidades: Nombres y direcciones Contactos empresariales, clientes y estimaciones de ventas Informacin sobre empleados y personal Inventarios Facturas, pagos y contabilidad Bibliotecas y direcciones Horarios, reservas y proyectos Los objetos que podemos utilizar en una base de datos como Access son: Tablas: Una tabla est formada por registros y por campos. Tambin contiene la informacin en s, ya que es la tabla la que almacena los datos que se van a gestionar. Dentro de una tabla los datos se organizan en campos (columnas) y registros (filas). Consultas: Son herramientas que sirven para realizar preguntas sobre los datos de una tabla u para efectuar acciones sobre los datos en s. Tambin se pueden utilizar para combinar y unir datos de tablas separadas, aunque relacionadas entre s. Por otro lado, su utilizacin permite modificar, suprimir o aadir gran cantidad de informacin de una sola vez y adems podemos emplearlas para configurar tantos formularios, como informes. Por todo esto, las consultas son uno de los principales objetos de todo gestor de bases de datos. Formularios: Mediante estos podemos modificar e imprimir los datos de una tabla, as como aadir, ver y modificar los datos existentes en ms de una tabla al mismo tiempo. Los formularios pueden ser simples o ms elaborados, pudiendo incluir grficos, lneas y otros muchos elementos que faciliten la introduccin de los datos. Informes: Permiten imprimir o presentar los datos existentes en cada una de las tablas, as como realizar clculos matemticos (totales, medias, etc.), tambin permiten mostrar informacin de mas de una tabla al mismo tiempo.

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Mdulos: Este objeto se debe crear con el lenguaje de programacin Visual Basic para aplicaciones- Con un modulo podremos crear un programa en Access para que pueda ser utilizado por una o varias personas. De todos los objetos que se describen, los cuatro primeros: Tablas, consultas, formularios y los informes, son los de mayor importancia y utilizacin. Informacin General La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cmo se interacta con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar ms rpidamente los comandos necesarios. El nuevo diseo tambin permite detectar con facilidad las caractersticas que, de lo contrario, se quedaran ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los mens. Adems, el usuario podr comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva pgina Introduccin a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rpido para comenzar a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseo profesional. El elemento ms significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office Fluent proporciona una ubicacin nica para los comandos y reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas. En la cinta de opciones hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los dems elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galera, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones. Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son: Introduccin a Microsoft Office Access La pgina que se muestra cuando se inicia Access desde el botn Inicio o un acceso directo de escritorio. Cinta de opciones de Office Fluent Es el rea situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos. Ficha de comandos Comandos combinados de manera significativa. Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que aparece segn el contexto, es decir, segn el objeto con el que se trabaje o la tarea que se est llevando a cabo. Galera Es un control que muestra visualmente una opcin de modo que se ven los resultados que se van a obtener.

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Barra de herramientas de acceso rpido Es una sola barra de herramientas estndar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos ms usados, como Guardar y Deshacer. Panel de exploracin Es el rea situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploracin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, pginas y macros se muestran como documentos con fichas. Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la informacin de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista. minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fcilmente formato al texto.

Qu es una Base de Datos?


Es una coleccin de datos referentes a determinados temas u objetivos. Es como un contenedor multifuncional para almacenar y gestionar informacin. Esta informacin puede incluir desde nombres y direcciones, hasta datos sobre el inventario y los pedidos de una empresa. Los tres tipos de bases de datos existentes son: Bases de Datos Relacionales Bases de Datos Jerrquicas Bases de Datos en Red Una base de datos tambin puede incluir objetos que faciliten la gestin de los datos, as como formularios (para introducir y editar datos) e informes (para imprimir datos en un formato determinado).

Elementos de una Base de Datos


Una Base de datos se compone de Tablas, que es lo que en realidad contiene la informacin en si de nuestra base. A su vez, cada una de esas tablas que forman la base, est formada por Registros y Campos.

Tabla: Es un conjunto formado por datos que a su vez estn distribuidos en


columnas y en filas. Las tablas o conjuntos de datos podemos relacionarlos entre si. Estaremos hablando de datos relacionales, cuando existe un mismo campo o varios campos iguales en dos tablas o en mas. El campo es la unidad mnima de informacin en una base de datos que se encuentra integrado en la tabla y que nos aporta informacin acerca de ella. Un ejemplo de campo podra ser: Un nombre Un apellido Un cdigo postal Un domicilio, etc.

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Campo s

DUI 12365498-9

Nombre Alejandro

Apellido Maravilla

Nacionalidad Salvadoreo

Domicilio Santa Tecla

Cdigo Postal 503

Telfono 2514-7533

Dato

Registro 1

Registros: Los registros son los conjuntos de todos los campos de una fila de
la tabla. Las bases de datos se organizan en tablas. Una tabla est constituida por Registros y cada registro est constituido por Campos. La estructura en la que se encuentran los campos de una tabla, se repite para cada registro. Si poseemos como estructura de una base de datos los campos: Nombre y Telfono, todos los registros de que se compone, tendrn su propio Nombre y Telfono. Segn como se observa en la imagen anterior. Un campo clave es un dato que se define de manera nica cada registro de una tabla. Un campo clave no puede tener valores nulos y siempre debe tener un ndice nico. Los campos clave son columnas de informacin que se encuentran integrados en una tabla que nos identifican de forma nica cada registro de la misma. RECOMENDACIONES PARA DISEAR UNA BASE DE DATOS Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, consultas, formularios y los dems objetos que formarn la base de de datos, es importante invertir tiempo en disear la base de datos en papel. 1-Determinar la finalidad de la base de datos El primer paso para disear una base de datos es determinar su finalidad y cmo se utiliza. Debe saber qu informacin desea obtener de la base de datos. A partir de ah, pueden determinar sobre que asuntos necesita almacenar (en las tablas)y que hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los dems usuarios que utilizarn la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bosquejos (bocetos, diseos, esquemas, dibujos) de los informes que desea que produzca. 2-Determinar tablas que se necesitan Determinarlas tablas puede ser el paso ms complicado del proceso de diseo de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que lo producen. No es necesario que disee las tablas mediante Microsoft

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Access. De hecho, posiblemente sea ms conveniente realizar un bosquejo en papel de la ase de datos y trabajar sobre el diseo primero. 3-Determinar los campos que se necesitan Cada tabla contiene informacin acerca del mismo asunto y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla Clientes puede incluir los campos del nombre de la compaa, la direccin, el pas y el nmero de telfono, tenga en cuenta estas sugerencias: Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresin). Incluya toda la informacin que necesite. Almacene informacin en sus partes lgicas ms pequeas (por ejemplo, nombre y apellidos, en lugar del Nombre completo) 4-Identificar el campo o campos con valores nicos en cada registro Para que Microsoft Access conecte informacin almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tablado la base de datos debe incluir un campo o conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal. 5-Determinar las relaciones entre las tablas Ahora que ha dividido la informacin en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma para indicar a Microsoft Access cmo volver a reunir toda la informacin relacionada de un modo significativo. Para ello, definir relaciones entre las tablas en una base de datos. 6-Perfeccionar el diseo Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez haya rellenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseo.

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Planificacin y diseo de una base de datos.


Estudio previo y diseo de la base de datos
Las bases de datos se organizan en tablas. Cualquier sistema de base de datos se construye mediante registros que podran compararse con las fichas de un fichero, siendo este la base de datos o una parte de esta. A su vez cada registro est compuesto por campos que equivalen a los datos distribuidos en las fichas del fichero y que se repiten para cada ficha (los campos, pero no su contenido). De este modo se organiza una base de datos. En las bases de datos relacionales, los datos se representan por tablas, donde cada tabla contiene los datos organizados en filas (registros) y columnas (campos). Ejemplo: CAMPO 1 Nombre Carlos Juan Pedro CAMPO 2 Telfono 2514-7531 2229-5024 2318-5263

REGISTRO 1 REGISTRO 2 REGISTRO 3

La estructura de campos se repite para cada registro, aunque los datos son distintos, organizndose as los datos en una tabla. Las bases de datos relacionales tiene la ventaja de poder relacionar los datos entre s. Las bases de datos relacionales tienen la ventaja de poder relacionar los datos entre s, de modo que una base de datos no tiene por qu estar compuesta nicamente por una tabla (aunque podra ser as), si no que puede estar constituida por varias tablas con datos relacionados. Antes de crear un sistema de base de datos, debemos tener un conocimiento amplio del sistema a informatizar (como por ejemplo una institucin educativa), para poder definir las tablas y los datos que requerir, creando as tantas tablas como sea necesario para almacenar la informacin. Ejemplo: Imagnese que trabaja en una biblioteca y que vamos a informatizarla., por tanto necesitaremos una tabla con la informacin de los usuarios, otra con todos los datos de los usuarios e incluso otra ms con los prstamos realizados (libros solicitados, fecha de entrega, fecha de devolucin, etc). Estas tres tablas conformaran nuestra base de datos. Debemos definirlas correctamente para el funcionamiento ptimo de la base.

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Como iniciar una sesin de Access


Hacer clic en el botn inicio en el escritorio de Windows. A continuacin hacer clic sobre el comando Todos los Programas y en su men desplegable pulsar sobre la carpeta de Microsoft Office, despus solo tenemos que hacer clic sobre el icono Microsoft Access. Al hacer clic sobre el ltimo elemento, el programa se ejecutar y tras ver el logotipo de Access aparecer la ventana del programa.

Pgina de Introduccin a Access 2007


Botn Microsoft Office Barra de ttulo

Botones de control

Iniciar Base de Datos en blanco Panel de Inicio

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Introduccin a Microsoft Office Access


Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botn Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Esta pgina muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007. Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente). Tambin se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener ms informacin sobre 2007 Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en el botn de Microsoft Office y usar el men para abrir una base de datos existente.

Crear Base de Datos Utilizando el Asistente


Microsoft Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar ms plantillas desde Microsoft Office Online. Qu es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente diseada con tablas, formularios e informes de diseo profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos. Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada 1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en lnea, haga clic en una plantilla. 2. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado. 3. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services. 4. Haga clic en Crear o bien Haga clic en Descargar Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre. Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office Access 2007. Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de Microsoft Office Online 1. Inicie Access desde el men Inicio o desde un acceso directo. Aparecer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. 2. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en el panel Categoras de plantillas, haga clic en una categora y, cuando aparezcan las plantillas de esa categora, haga clic en una de ellas.

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3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado. 4. Haga clic en Descargar. Access descarga automticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos. Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicacin de la base de datos a una lista interna de los documentos ms recientemente usados. Esta lista aparece en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, de modo que se pueden abrir fcilmente las bases de datos ms recientemente usadas.

Abrir una nueva base de datos en blanco


1. Inicie Access desde el men Inicio o desde un acceso directo. Aparecer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. 2. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco. 3. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado. 4. Haga clic en Crear. Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Abrir una base de datos recientemente usada


1. Inicie Access. 2. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la base de datos que desee abrir. Access abre la base de datos. Abrir una base de datos mediante el botn de Microsoft Office Access 1. Inicie Access. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del men. -o bien-Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Se abre la base de datos.

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Ventana principal de Access

Panel de exploracin

Elementos principales de la Ventana de Access 2007

Cinta de opciones La cinta de opciones de Office Fluent reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas, adems de proporcionar la principal interfaz de comandos de Office Access 2007. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicacin las tareas o los puntos de entrada que solan requerir la visualizacin de mens, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, slo hay una ubicacin donde hay que buscar los comandos. Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de comando activa.

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La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de comandos principales son Inicio, Crear, Diseo de pgina y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los dems elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galera, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente. Los comandos de la cinta de opciones tienen en cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en Formulario de la ficha Crear en el grupo Formularios, Office Access 2007 crea el formulario basndose en la tabla activa. Es decir, se escribe el nombre de la tabla activa en la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario. Se pueden usar mtodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los mtodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de men de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores pequeos de una sola letra o una combinacin de letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el mtodo abreviado de teclado que activa el control situado debajo. Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha. Seleccionar una ficha de comandos 1. Inicie Access. 2. Haga clic en la ficha que desee. O bien, 1. Inicie Access. 2. Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las sugerencias de teclado. 3. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar. Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma ms rpida y ms directa es usar el mtodo abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el mtodo abreviado de una versin anterior de Access, tambin deber funcionar en Office Access 2007. Para obtener ms informacin sobre los mtodos abreviados de teclado, vea Mtodos abreviados de teclado de Access.

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Galeras La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 tambin incluye un nuevo control denominado galera. El control de galera funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atencin en obtener los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galera muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007 puede hacer, centrando la atencin en los resultados y no slo en los propios comandos.

Las galeras tienen diferentes formas y tamaos. Hay un diseo de cuadrcula, una representacin similar a un men que se despliega, e incluso un diseo de cinta de opciones que coloca el contenido de la galera en la cinta de opciones. Ocultar la cinta de opciones Puede que a veces se requiera un poco ms de espacio en el rea de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede nicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa. Ocultar y restaurar la cinta de opciones 1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

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2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones. Barra de herramientas de acceso rpido La barra de herramientas de acceso rpido es, de forma predeterminada, un rea reducida adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se compone de los comandos que ms se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de acceso rpido de modo que incluya los comandos que use con ms frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicacin de la barra de herramientas y cambiar el tamao pequeo predeterminado a grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamao grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido 1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas. 2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y, a continuacin, en Ms comandos. 3. En el cuadro de dilogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuacin, haga clic en Agregar. 4. Para quitar un comando, resltelo en la lista a la derecha y, a continuacin, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista. 5. Cuando termine, haga clic en Aceptar. Panel de exploracin Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de exploracin. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las pginas, las macros y los mdulos. El panel de exploracin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versin anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de exploracin de Office Access 2007. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de exploracin.

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Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botn secundario en el objeto y seleccione un elemento del men contextual. Los comandos del men contextual varan segn el tipo de objeto. Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe, en el panel de exploracin, haga doble clic en el objeto. O en el panel de exploracin, seleccione el objeto y, a continuacin, presione ENTRAR. O bien, 1. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en un objeto. 2. En el men contextual, haga clic en un elemento de men. Observe que puede configurar una opcin para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. En el panel de exploracin se dividen los objetos de la base de datos en categoras que contienen grupos. Algunas son categoras predefinidas pero tambin se pueden crear grupos personalizados. De forma predeterminada, el panel de exploracin aparece cuando se abre una base de datos en Office Access 2007, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de exploracin aparezca de forma predeterminada, configure una opcin de programa. En los siguientes pasos, se explica cmo se lleva a cabo cada accin. Para mostrar u ocultar el panel de exploracin Haga clic en el botn situado en la esquina superior derecha del panel de exploracin ( ), o presione F11.

Impedir que el panel de exploracin aparezca de forma predeterminada

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Opciones de Access.

y, a continuacin, haga clic en

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access. 2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. 3. Bajo Exploracin, desactive la casilla de verificacin Mostrar panel de exploracin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin sobre el panel de exploracin, vea el artculo Gua del panel de exploracin.

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Documentos con fichas En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access. Sin embargo, si cambia la configuracin de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuracin surta efecto. Mostrar u ocultar fichas de documentos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Opciones de Access.

y, a continuacin, haga clic en

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access. 2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. 3. En la seccin Opciones de aplicacin, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas. 4. Active o desactive la casilla de verificacin Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificacin, se desactivan las fichas de documento. 5. Haga clic en Aceptar. El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos. Tras modificar la configuracin de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto. Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma predeterminada. Las bases de datos creadas con una versin anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada. Barra de estado Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estndar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Office Access 2007, la barra de estado desempea asimismo dos funciones estndar que tambin se ven en la barra de estado de otros programas de Office Professional 2007: el cambio de vista o ventana y el zoom. Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

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La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de dilogo Opciones de Access. Mostrar u ocultar la barra de estado

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Opciones de Access.

y, a continuacin, haga clic en

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones de Access. 2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual. 3. Bajo Opciones de aplicacin, active o desactive la casilla de verificacin Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificacin, se desactiva la visualizacin de la barra de estado. 4. Haga clic en Aceptar. minibarra de herramientas Una de las operaciones ms comunes realizadas en cualquier programa de Office Professional 2007 es la aplicacin de formato a texto. En las versiones anteriores de Access, la aplicacin de formato a texto requera a menudo el uso de un men o la visualizacin de la barra de herramientas Formato. En Office Access 2007, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratn) a la minibarra de herramientas, sta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamao de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, sta se atena gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una seleccin de texto, aleje el puntero unos pxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas 1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato. La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto. 2. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas. Obtener ayuda Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogacin situado en el lado derecho de la cinta de opciones.

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Una base de datos o banco de datos (en ingls: database) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayora por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnolgico de campos como la informtica y la electrnica, la mayora de las bases de datos estn en formato digital (electrnico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

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Clase No. 2 Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla


Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de tablas se disearon para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

Crear una tabla en una base de datos existente


1. Haga clic en el Botn Microsoft Office Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. y, a continuacin, haga clic en

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

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Definir la clave principal


La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequvocamente cada fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un cdigo que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal de la tabla. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla


Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea registrar para una materia en concreto.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos


Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener ms informacin sobre el diseo de una base de datos y la seleccin de campos, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.

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Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

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4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Tipos de datos y las Propiedades de campo


Todos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de informacin especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doa. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.) de una tabla tienen propiedades. stas definen las caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr almacenar datos numricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como: La forma de usar el campo en expresiones. El tamao mximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo. Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.), se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus dems propiedades.

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Tabla Contactos abierta en la vista Diseo Tipo de datos Propiedades de campo Cuando se crea un campo en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.), su tipo de datos se define automticamente. Si crea un campo en esta vista mediante una plantilla de campo o un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya est definido en la plantilla o en la otra tabla. Si crea un campo mediante la especificacin de datos en la vista Hoja de datos, Microsoft Office Access asigna un tipo de datos a dicho campo basndose en los valores que escriba. Si escribe valores de distintos tipos de datos, Access puede pedirle que tome una decisin sobre el tipo de datos. En la vista Hoja de datos podr cambiar el tipo de datos del campo y sus propiedades Formato, Indizado y Requerido.

Tabla Contactos abierta en la vista Hoja de datos Cree un campo al especificar datos en una columna vaca. Ajuste el tipo de datos del campo y otras propiedades del mismo mediante la ficha Hoja de datos de la cinta de opciones.

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Tipos de datos
Imagnese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto slo pueden contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres de puntuacin. Adems, un campo Texto puede contener un mximo de 255 caracteres. En Access existen diez tipos de datos distintos: Datos adjuntos , como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Autonumrico registro. Moneda Nmeros que se generan automticamente para cada

Valores monetarios. Fechas y horas. Hipervnculos, como direcciones de correo electrnico.

Fecha/Hora Hipervnculo

Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una descripcin de producto detallada.

Nmero Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Objeto OLE Objetos OLE (objeto OLE: objeto que admite el protocolo OLE para la vinculacin e incrustacin de objetos. Un objeto OLE de un servidor OLE (por ejemplo, una imagen de Paint de Windows o una hoja de clculo de Microsoft Excel), se puede vincular o incrustar en un campo, formulario o informe.), como documentos de Word. Texto S/No Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin. Valores booleanos.

En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo, aunque en realidad son de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores numricos, cuando en realidad se trata de valores de texto, como nmeros de habitaciones. A menudo podr utilizar una expresin para comparar o convertir valores de distintos tipos de datos.

Propiedades de los campos


Despus de crear un campo y de establecer su tipo de datos, podr establecer otras propiedades. El tipo de datos del campo determina las otras propiedades que se pueden establecer. Por ejemplo, es posible controlar el tamao de un campo Texto si se establece su propiedad Tamao del campo.

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En los campos Nmero y Moneda, la propiedad Tamao del campo cobra una especial importancia, ya que determina el rango de valores del campo. Por ejemplo, un campo Nmero de un bit slo puede almacenar enteros comprendidos entre 0 y 255. La propiedad Tamao del campo tambin determina la cantidad de espacio en disco que necesita cada valor del campo Nmero. Segn el tamao del campo, el nmero puede ocupar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes. Los campos Texto y Memo tienen tamaos de valor de campo variables. En el caso de estos tipos de datos, Tamao del campo establece el espacio mximo disponible para cualquier valor. Encontrar ms informacin acerca de las propiedades de los campos y su comportamiento con los distintos tipos de datos en la seccin Referencia de tipos de datos de este artculo.

Guardar una tabla


Despus de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla por primera vez, asgnele un nombre que describa la informacin que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos espacios. Por ejemplo, podra asignar a una tabla el nombre Clientes, Inventario de piezas o Productos.

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office Guardar. O bien,

y, a continuacin, haga clic en

Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga clic en Guardar en el men contextual. O bien, Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido. 2. Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea registrar para una materia en concreto.

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En este artculo se explica cmo crear campos. Aprender a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprender tambin a agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que est trabajando y a definir tipos de datos de un campo. Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener ms informacin sobre el diseo de una base de datos y la seleccin de campos, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos. Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

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2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Relacin de Tablas
Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez. Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuacin incluye informacin recopilada de varias tablas:

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La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes... ...la tabla Pedidos... ...la tabla Productos... ...y la tabla Detalles de pedidos. El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre s de varias formas para recopilar informacin de cada una e incorporarla al formulario. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relacin de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ... ... y como clave externa.

Tipos de relaciones de tabla


Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relacin uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios.

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Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. Una relacin de varios a varios Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. Una relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn. Por qu crear relaciones de tabla? Puede crear relaciones de tabla explcitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.

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Las relaciones de tabla informan de los diseos de consulta Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relacin entre las tablas, Office Access 2007 suministrar la combinacin predeterminada, de acuerdo con la relacin de tabla existente. Adems, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizar la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla informan de los diseos de formulario e informe Al disear un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla. Descripcin de la integridad referencial Al disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".

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Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente vlida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relacin, Access eliminar automticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal. Ver relaciones de tabla Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrir la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes. Si an no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedir que agregue una tabla o consulta a la ventana. Abra la ventana Relaciones.

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

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4. Si la base de datos contiene relaciones, aparecer la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. 5. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarn todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin.

La clave principal Esta lnea representa la relacin La clave externa Una relacin de tabla se representa mediante una lnea de relacin trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relacin que no exige integridad referencial aparece como una lnea delgada entre los campos comunes que admiten la relacin. Si selecciona la relacin haciendo clic en su lnea, la lnea se har ms gruesa para indicar que est seleccionada. Si exige la integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, aparece el

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nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea. Cuando la ventana Relaciones est activa, puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent: En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas: Modificar relaciones Abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Si selecciona una lnea de relacin, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relacin de tabla. Tambin puede hacer doble clic en la lnea de relacin. Borrar diseo Oculta de la visualizacin todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando slo oculta las relaciones y tablas, no las elimina. Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe slo muestra todas las relaciones y tablas que no estn ocultas en la ventana Relaciones. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones: Mostrar tabla Abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones. Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones. Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si an no se muestran. Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar tablas ocultas, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algn cambio en el diseo de la ventana Relaciones, le pedirn que guarde los cambios. Crear una relacin de tabla Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo

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de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo. Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4. Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripcin de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. 8. Haga clic en Crear. Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en

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los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () sobre la parte gruesa del otro extremo.

Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno. Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin

Guardar cambios de la base de datos


Desde en el botn Microsoft Office puede optar por nuevas opciones para guardar los cambios realizados en la base de datos. Dependiendo de los objetos que se donde trabajemos, ya sean tablas, consultas, formularios, informes, estos se guardan automticamente en la base de datos que se guard al inicio.

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Clase No. 3 Creacin de Consultas


Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de su base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta. Al utilizar una consulta, puede responder a preguntas muy especficas acerca de sus datos que seran difciles de responder mirando directamente la tabla de datos. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar clculos con ellos y resumirlos. Tambin puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administracin de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.

Que son las consultas en una base de datos?


Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar clculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar clculos se denominan consultas de seleccin. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de accin. Tambin puede utilizar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos debidamente diseada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al utilizar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de disear su formulario o informe. Utilizando parmetros criterios con una consulta Puede que en ocasiones desee ejecutar una consulta que slo se diferencie ligeramente de otra existente. Puede cambiar la consulta original para usar su nuevo criterio, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parmetros. Cuando ejecuta una consulta de parmetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuacin, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta. Un criterio es similar a una frmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos, operadores (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no vara. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.)). Los criterios de consulta tambin se conocen como expresiones en Microsoft Office Access 2007.

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En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.


Criterios >25 y <50 Descripcin Este criterio se aplica a campos Nmero, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y menor que 50. Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, slo se incluyen los registros en los que el nmero de aos entre la fecha de nacimiento de una persona y la fecha actual es mayor que 30. Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el valor de campo sea nulo.

DifFecha("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()) > 30 Es Nulo

Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que se apliquen y de los requisitos especficos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores bsicos y constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo. Este tema contiene varios criterios usados comnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se presentan en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades especficas, es posible que tenga que escribir sus propios criterios. Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener ms informacin, vea los artculos de la seccin Vea tambin. Aqu ver dnde y cmo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseo. Despus, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no est an en la cuadrcula de diseo, agrguelo arrastrndolo desde la ventana de diseo de la consulta hasta la cuadrcula, o bien, haciendo doble clic en el campo (De este modo, se agrega automticamente a la siguiente columna vaca de la cuadrcula.). Por ltimo, escriba los criterios en la fila Criterios. Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Dicho de otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan as: Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

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Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios. Slo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarn al criterio. Slo los registros que tengan como mnimo 40 aos de antigedad se ajustarn al criterio. Slo los registros que cumplan los dos criterios se incluirn en los resultados. Y si slo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, cmo lo expresa? Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use las filas Criterios y o en la cuadrcula de diseo. Ejecutar una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas Las consultas de seleccin (consulta de seleccin: consulta que formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas.) y consultas de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuacin, agrupa el resultado en dos tipos de informacin: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.) se usan para recuperar y presentar datos as como para proporcionar datos a los formularios e informes. Cuando se ejecuta una consulta de seleccin o de tabla de referencias cruzadas, Microsoft Office Access 2007 muestra los resultados en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con

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formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Ejecutar la consulta 1. Busque la consulta en el panel de exploracin. 2. Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar. Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuacin, presione ENTRAR. Si la consulta que desea ejecutar est abierta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.), tambin podr ejecutarla haciendo clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseo en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. Ejecutar una consulta de accin Hay cuatro tipos de consultas de accin: Consultas de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de accin que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente.) Consultas de eliminacin (consulta de eliminacin: consulta (instruccin SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de una o ms tablas.) Consultas de actualizacin (consulta de actualizacin: consulta de accin (instruccin SQL) que modifica un conjunto de registros de acuerdo con los criterios (condiciones de bsqueda) especificados.) y Consultas de creacin de tabla (consulta de creacin de tablas: consulta (instruccin SQL) que crea una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella copiando registros de una tabla existente.). Salvo en el caso de las consultas de creacin de tabla (que crean tablas nuevas), las consultas de accin realizan cambios en los datos de las tablas en las que se basan. Estos cambios no se pueden deshacer fcilmente, por ejemplo, presionando CTRL+Z. Si realiza cambios mediante una consulta de accin que, ms adelante, desea deshacer, normalmente tendr que restaurar los datos a partir de una copia de seguridad. Por este motivo, asegrese de tener siempre una copia de seguridad actualizada de los datos subyacentes antes de ejecutar una consulta de accin. Para mitigar el riesgo de ejecutar una consulta de accin, obtenga una vista previa de los datos objeto de la consulta. Puede hacerlo de dos maneras: Vea la consulta de accin en la vista Hoja de datos antes de ejecutarla. Para ello, abra la consulta en la vista Diseo, haga clic en Ver en la barra de estado (barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra informacin sobre la condicin actual del programa como el estado de los elementos en la ventana, el progreso de la tarea actual o la informacin acerca del elemento seleccionado.) de Access y, a continuacin, haga clic en Vista Hoja de

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datos en el men contextual. Para volver a la vista Diseo, haga de nuevo clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual. Cambie la consulta a una consulta de seleccin y, a continuacin, ejectela. Ejecutar una consulta de accin como una consulta de seleccin 1. Abra la consulta de accin en la vista Diseo. 2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseo, haga clic en Seleccionar. 3. En el grupo Resultados de la ficha Diseo, haga clic en Ejecutar. Ejecutar la consulta Cuando est preparado para ejecutar una consulta de accin, haga doble clic en ella en el panel de exploracin, o bien, haga clic en ella y presione ENTRAR.

Creacin de formularios
Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de los mismos datos a la vez : una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el formulario no est configurado para evitar estas acciones). Crear un nuevo formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido Mediante este procedimiento se crea un nuevo formulario dividido desde cero. El formulario se basa en una tabla o consulta que se selecciona en el panel de exploracin o que est abierta en la vista Hoja de datos. 1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el formulario. O bien, abra la tabla o consulta en la vista Hoja de datos. 2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario dividido. Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para que quepan los datos si es necesario.

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Crear informes sencillos Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los ms sencillos a los ms complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen. Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas. Imprimir el informe Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que est abierto o cerrado. Antes de imprimirlo, es conveniente asegurarse bien de la configuracin de pgina, como mrgenes u orientacin. Access guarda la configuracin de pgina junto con el informe, de modo que slo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podr modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresin. Cambiar la configuracin de pgina 1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuracin de la pgina en cualquier vista, pero Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado. 2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseo de pgina, haga clic en Vertical o en Horizontal para definir la orientacin de la pgina; en Tamao para establecer el tamao del papel; en Mrgenes para ajustar los mrgenes, etc. 3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploracin para ver varias pginas y asegurarse de que no se ha creado ningn problema de formato en las pginas siguientes. Enviar el informe a una impresora 1. Abra el informe en cualquier vista o seleccinelo en el panel de exploracin. 2. Haga clic en el Botn Microsoft Office Imprimir. Access mostrar el cuadro de dilogo Imprimir.Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresin o el nmero de copias. Haga clic en Aceptar. y, a continuacin, haga clic en

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Ejercicios Prcticos para Access Ejercicios de repaso


1. Una base de datos es un contenedor para almacenar nicamente datos. Verdadero Falso

2. Las estructura que realmente contiene los datos en una base de datos es :

3. Access es un____________________________________, es decir, un programa que permite gestionar datos almacenados en una base de datos informtica. 4. Un gestor de bases de datos como Access nos permite utilizar objetos tales como: Tablas, consultas, formularios e informes. Tablas, consultas, formularios, informes y mdulos Tablas, registros y campos 5. La forma de entrar y salir de Access es igual a la de cualquier otra aplicacin Windows. Verdadero Falso 6. La cinta de Opciones de la ventana principal de Access Contiene el men con todas las opciones principales del programa. Muestra informacin de apoyo, dependiendo de la actividad realizada. Contiene botones con las funciones ms importantes del programa

7. Las combinaciones de teclas son atajos para acceder rpidamente a las funciones ms comunes del programa sin tener que utilizar el ratn. Verdadero Falso

8. Indica cual es la definicin ms aceptada de una base de datos.

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9. Qu es Microsoft Access?

10. Para que se emplean los formularios?

11. Para que se emplean los informes?

12. Como Accedemos a Access?

13. Explique los pasos a seguir para salir de Access.

14. Indica los tres tipos de bases de datos existentes.

15. Qu elementos de la base de datos es el que contiene la informacin?

Ejercicios de repaso
1. Tabla es un conjunto formado por datos que a su vez estn distribuidos en ___________y en_____________. 2. Hablamos de datos relacionales cuando existe un mismo campo o varios campos iguales en dos o ms tablas. Verdadero Falso 3. Los__________________son la unidad mnima de informacin de una base de datos y son los que integran una tabla. 4. Los registros son los una__________de la tabla. conjuntos de todos los____________de

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5. La integridad referencial es un sistema Para crear ndices en una tabla Para crear el campo clave de una tabla Para garantizar que las relaciones entre los registros y las tablas son vlidas. 6. Un campo clave no puede tener valores nulos y no puede repetir el mismo valor en la misma tabla. Verdadero Falso

7. Si no hemos definido una clave principal al crear una tabla, Access preguntar si deseamos crear una. Si elegimos Si en el cuadro de dilogo Se crear un campo nuevo de tipo auto numrico y se establecer como clave principal. Volveremos a la vista de diseo de la tabla para poder establecer un campo clave. Se establecer el primer campo de la tabla como clave primaria.

8. Qu entendemos por tabla?

9. Qu son los campos?

10. Qu se entiende por integridad referencial?

11. Qu son los campos clave?

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Prctica No. 1
Ejercicio 1 Cargar Microsoft Access 2007 Reconocer los elementos principales de la ventana Crear una Base de Datos utilizando las plantillas locales de Access Guardar la base de datos con el mismo nombre de la plantilla Configurar el entorno de trabajo de la ventana principal de Access Revisar cada uno de los objetos creados de la base: consultas, formularios, informes, etc. (desde el panel de exploracin). 7. Cierre la base de datos y luego 8. Abrir nuevamente la base de datos 1. 2. 3. 4. 5. 6. Ejercicio 2 1. Haciendo uso de la ayuda de Microsoft Access, realice la bsqueda de algunos conceptos bsicos de los ejercicios de repaso que an no ha logrado completar y escrbalo en su lugar correspondiente. 2. Investigue un poco ms acerca de las siguientes propiedades de los campos: mscara de entrada, Texto de Validacin, Regla de validacin y copie en el procesador de palabras la informacin que encuentre para tener como referencia.

Prctica No. 2
Ejercicio 1 1. 2. 3. 4. Cargue Microsoft Access 2007 Crear una Base de Datos en Blanco Guardar en su USB la Base de Datos, con el nombre: Control de Almacn Crear las siguientes tablas en vista de Diseo.

Tabla: Clientes Nombre del Campo Codcliente Nombre Apellido Empresa Cargo FechaNac Nacionalidad DUI Pasaporte Direccin Telfono E-mail

Tipo de Datos Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/hora Texto Texto Texto Texto Texto Hipervnculo

Tamao del Campo 5 30 30 50 20 Fecha mediana 20 10 15 50 9

Formato

> > >

00000000-0

0000-0000 <

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Tabla: Almacn Nombre del Campo codarticulo descripcin Proveedor precioUnitario comprobante factura

Tipo de Datos Texto Texto Texto Moneda Texto Texto

Tamao del Campo 4 50 30 <

Formato

5 5

Tabla:

Pedidos
Tipo de Datos Texto Texto Numrico Texto Fecha/hora Fecha/hora Texto Numrico SI/NO 35 4 Fecha corta Actual Tamao del Campo 5 10 Formato

Nombre del Campo codcliente codpedido numpedido codarticulo fecha hora Vendedor cantidad servicio

5. Modifique las propiedades de los campos correspondientes. 6. Aplique una clave principal para cada una de las tablas. 7. Guardar las tablas con su nombre correspondiente. 8. Crear una relacin entre las tablas con el campo donde aplic la clave principal 9. Agregue 5 registros para cada una de las tablas 10. Aplique formatos a los datos de las tablas: tipo de letra, color, tamao, bordes, fondos, etc. 11. Guarde los cambios realizados y muestre al instructor su prctica. 12. Cerrar Microsoft Access

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Ejercicio 3 1. Elaborar una Base de Datos para llevar el control de una Biblioteca, 2. El nombre de la Base de Datos se denominar: CONTROL DE BIBLIOTECA. 3. Complete a mano, las tablas de la base de datos agregando las propiedades de campo que se necesitan para cada uno de los campos que se han asignado para cada tabla, comenzando con el tipo de datos para cada campo. 4. Agregue campos que considere que pueden ser de utilidad en la base de datos. 5. Puede trabajar en pareja para completar el ejercicio.

Tablas:

Alumnos
Tipo de Dato

Nombre del Campo Carn Nombres Apellidos Jornada Carrera Especialidad Direccin Telfono DUI

Tabla Prstamo Nombre del Tipo de Dato Campo Carn PrestamoId Codlibro Carne Fechaprest Fechaentrega Devolucin

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Tabla:

Libros
Tipo de Dato

Nombre del Campo Codlibro Autor Ttulolibro Editorial Ao Tema general precio

Prctica No. 3
Ejercicio No.1 Cargar Microsoft Access 2007 Abra la base de datos creada en la prctica 2 y realizar modificaciones. Crear consultas con el asistente para consultas En la vista de diseo, crear 2 consultas sencillas para cada una de las tablas Aplicar criterios para las consultas y guardar cada una con el nombre dependiendo del tipo de informacin que buscar de la base de datos. (si es un nombre, apellido, cdigo, pas, telfono, etc. Con el uso del asistente elaborar un formulario de cualquiera de las tablas de la Base de Datos. Modifique el diseo del formulario, utilizando la vista de Diseo del Formulario: agregar imgenes, aplicar fondos, agregar botones de comando, aplicar encabezado y pie del formulario, etc. Ver el formulario en los modos de vista del formulario y vista de diseo y realizar cambios si es necesario. Haciendo uso del asistente cree un informe y realice todos los cambios necesarios y revise las opciones de impresin de los formularios. Guarde los cambios realizados y muestre la prctica finalizada al instructor. Ejercicio No.2 Hacer un repaso general de los contenidos vistos en las prcticas anteriores, solicite la ayuda del instructor si es necesario, esto le ayudar a obtener buenos resultados en su examen tanto terico como prctico, correspondiente a esta unidad

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Bibliografa Libros utilizados: Ttulo del libro: Word 2007 Autor: Jos Alba Parra Editorial: Limusa, S.A.de C.V. Edicin: 1. Edicin Incluye: Curso interactivo con simulador Ttulo del libro: Excel 2007 Autor: Ester Saez Morn y Jos Alba Parra Editorial: Limusa, S.A.de C.V. Edicin: 1. Edicin Incluye: Curso interactivo con simulador Ttulo del libro: Power Point 2007 Autor: Elena Segura Herrero Editorial: Limusa, S.A.de C.V. Edicin: 1. Edicin Incluye: Curso interactivo con simulador Ttulo del libro: Access 2007 Autor: Jos Alba Parra Editorial: Limusa, S.A.de C.V. Edicin: 1. Edicin Incluye: Curso interactivo con simulador Sitios Web consultados: http://www.wikipedia.com http://www.google.com http://www.aulaclic.com http://www.aulafacil.com http://www.monografas.com http://www.microsoft.com http://www.itca.edu.sv Otros recursos utilizados: Manuales variados de Office 2007 Propiedad de la Escuela Especializada en Ingeniera ITCA-FEPADE Ayuda de Microsoft Access 2007 Ayuda de Microsoft Office Online

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