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Control interno

Es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la informacin financiera y Promover la eficiencia de las operaciones. El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable. Control interno administrativo: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia. Control interno contable: mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad. Todo sistema de control interno debe contener las siguiente caractersticas:

Organizacin de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. Autorizacin y registro operacional de manera que sea de la atribucin del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.


Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

Divisin del trabajo Delegacin de autoridad Asignacin de responsabilidades Promocin de personal eficiente Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:

Efectivo en caja Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los errores y prdidas. La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:

Operaciones en el mostrador (ventas) Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos

Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:

Caja y Banco

La caja se divide en dos:


Caja chica Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque. El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo. El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depsito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicar el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias".

La Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por haber cerrado. Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes. Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto Errores u omisiones por parte de los Bancos

Los inventarios.
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la venta. Mercanca que posee una empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir) Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir. Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos:

Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

Control Interno de las Inversiones


Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco. El registro debe estar al da, cotejado peridicamente con los certificados de acciones. Llevar cuenta y razn de los ingresos provenientes de este concepto. Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo Administrativo. Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorizacin de cuando menos dos funcionarios.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar


El total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigedad de los saldos debe ser revisada peridicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para: 1. Otorgar descuentos especiales

2. Pagar saldos acreedores Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: 1. 2. 3. 4. Todas las funciones de efectivo. Verificacin de facturas y Notas de crditos. Pases a cuentas control. Autorizacin de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno de Documentos por Cobrar


Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control. Registrar el descuento de documentos. Revisar peridicamente los pagos vencidos. El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una divisin de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:

Control de los pedidos de los clientes La aprobacin del crdito La entrega de mercanca La funcin del despacho La funcin de facturacin La verificacin de la factura El manejo de cuentas control El manejo de los libros mayores de los clientes La aprobacin de las devoluciones y las rebajas en ventas la autorizacin de castigos en cuentas incobrables

Control Interno Propiedad Planta y Equipos


Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales. Controles fsicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad. Asignacin de nmeros de identificacin a cada activo de planta. Conteo peridico de los activos fijos y su conciliacin con el departamento de contabilidad.

Verificar si los equipos de recientes adquisicin sustituyen activos existentes. Analizar los ingresos provenientes de la eliminacin de activos e ingresos miscelneos para detectar recibos de venta de activos.

Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar


Deben segregarse las funciones de recepcin de productos o mercancas, de las de autorizacin de pagos y emisin de cheques. Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operacin: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuo de pagado, al efectuarse su liquidacin), una copia del informe de recepcin y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe. Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepcin, y cada pago efectuado. Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Control Interno de Capital


Personal independiente debe llevar los registros de los ttulos. Conciliar peridicamente el registro de acciones con la cuenta de control. Efectuar pagos de dividendos a travs de una cuenta bancaria especial.

Conclusin
El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin del negocio

DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES El xito futuro de una empresa depende en gran medida de las inversiones actuales. De ah que sea esencial realizar con efectividad la planificacin, control y seguimiento de los proyectos de inversin. Inexplicablemente, as como la planificacin es objeto de gran preocupacin y el control se lleva a cabo con una gran preocupacin y el control se lleva a cabo con una eficiencia razonable, al seguimiento no se le presta a veces demasiada importancia. En un sentido amplio, el seguimiento de los proyectos abarca desde el momento de su concepcin hasta la auditora posterior a su funcionamiento. La vida de un proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se ha de referir el seguimiento: 1. Creacin de ideas sobre proyectos de inversin. 2. Valoracin del proyecto. 3. Aprobacin del proyecto. 4. Incorporacin al presupuesto de inversiones. 5. Implantacin del proyecto. 6. Funcionamiento del activo objeto de la inversin. 7. Auditora del proyecto. La figura 1 indica la interrelacin existente entre estas faces y su dependencia respecto a una serie de funciones, como son, por ejemplo, el departamento financiero o el mercado de capitales. La planificacin de los proyectos de inversin y su incorporacin al presupuesto de inversiones forman parte del sistema de planificacin a largo plazo, que suele abarcar un perodo de 3, 5 tal vez 10 aos. Sobre todo en las industrias de uso intensivo de capital, es importante que la presupuestacin abarque varios aos, ya que la planificacin y construccin de una refinera de petrleo o de un embalse hidrulico, por ejemplo, son proyectos a largo plazo. Figura 1: seguimiento de los proyectos de inversin. CONTROL INTERNO El Control Interno se define como: Plan de organizacin y el conjunto coordinado de mtodos y medidas adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su informacin contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas prescritas por la gerencia.

El sistema de control interno puede conceptualizarse como: Conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin. Para tal eficiente gestin es conveniente tener en cuenta los siguientes controles atingentes al rubro inversiones de una compaa, sin embargo, luego de exponerlos en detalle, se enuncian los principales procedimientos de evaluacin que se concluy que eran los ms esenciales. En lo que respecta a la evaluacin de stos controles el auditor puede hacer uso de entrevistas, organigrama, flujograma, indagaciones y sobre todo de cuestionarios de control interno del rea. En el control interno existen siete objetivos bsicos de control como son: que toda transaccin sea registrada, que cada transaccin registrada sea real, est correctamente valorada, sea registrada oportunamente, est correctamente clasificada, resumida y registrada, sin olvidar la segregacin de funciones y salvaguardar de activos. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN CUANTO A SUS CONSIDERACIONES GENERALES a) Verificar que existan procedimientos de control respecto de las polticas de inversin de corto y/o largo plazo. b) Evaluar las polticas definidas en cuanto a la aplicabilidad dentro de la empresa y que su expresin sea por escrito. c) Que existan definidos procedimientos en cuanto a las guas de cmo tomar decisiones en cada caso en particular, evaluando las diversas alternativas presentadas. d) Asegurarse que se mantenga en conocimiento los elementos necesarios para tomar decisiones, de manera de asegurarse que no sean aprobadas con ligereza. Para ello debe mantenerse las normas vigentes de inversin, expectativas de inflacin, cotizaciones, tasas de inters del mercado, entre otras cosas. e) Que toda decisin determinada y evaluada sea debidamente autorizada. f) Adecuada segregacin de funciones. g) Control de registros y documentos contables. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES

a) Asegurarse que existan y se mantengan registros de control sobre cada una de las inversiones. b) Efectuar conciliaciones peridicas de registros auxiliares con registros de cuentas del mayor. c) Asegurarse de la oportunidad de la informacin entregada para se registro. d) Que las operaciones efectuadas sean reales, que se omitan o dupliquen operaciones. e) Asegurarse que existan procedimientos de control adecuados para confiar en la clasificacin y presentacin en los estados financieros. En resumen, la determinacin del alcance de los procedimientos de auditora aplicables deben efectuarse despus de haber estudiado en general los siguientes aspectos del control interno: a) La adecuada segregacin de funciones con respecto a la adquisicin y venta de inversiones, registro en libros de las inversiones y de sus correspondientes productos, custodia de ttulos o documentos representativos de las inversiones, y cobro de los productos provenientes de las inversiones. b) Los procedimientos para la aprobacin de la adquisicin de los valores representativos de las inversiones, as como para la venta de ellas y para el registro de la utilidad o prdida en la venta. c) Los procedimientos existentes para autorizar el gravamen de las inversiones en garanta de prstamo u otras transacciones. d) El estudio peridico de las inversiones para determinar la valuacin correcta de ella y la posible necesidad de establecer provisiones para bajar de valor. e) Los procedimientos relativos a las inspecciones fsicas peridicas de los ttulos o documento que amparen las inversiones, por funcionarios o empleados que no sean los encargados de la custodia de los valores. f) La existencia de registros auxiliares en donde consten todos los datos necesarios para la identificacin de los documentos representativos de las inversiones. SISTEMA CICLO DE INVERSIONES 1. - GENERALIDADES Ciertas compaas tienen la obligacin de respaldar sus reservas tcnicas y de patrimonio de riesgo con inversiones.

Las inversiones que sirven para respaldar reservas y patrimonio se define e el artculo N 21 del D.L. N 251 modificado por la Ley N 18.660 del 20 de Octubre de 1987. Dichas inversiones aparecen representadas en los balances de las compaas de seguros, en el rubro Inversiones (activo circulante para otras entidades). Lo anterior se debe a que en algunas compaas, como las de seguro deben mantener un lmite de inversin para cumplir con los requerimientos de riesgos retenidos a favor de terceros, siendo ste uno de los problemas de las entidades aseguradoras, mantener un lmite de inversiones respecto al riesgo aceptado, entendindose como tal la posicin de la entidad aseguradora para liquidar y pagar, en cualquier momento los requerimientos eventuales de un siniestro o beneficio. CONTROL INTERNO DE LA APLICACIN INVERSION E INGRESO DE INVERSIONES Es importante destacar que la estandarizacin de procedimientos no significa necesariamente que la aplicacin bajo estudio involucre un bajo riesgo, lo que hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican procedimientos no rutinarios. Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicacin de diversos clculos dependiendo de la inversin de que se trate, esta consideracin representa una justificacin para evaluarla como rea crtica, desde un punto de vista del control interno contable, pero para el control interno administrativo es la actividad decisoria que conlleva y para ello es necesario evaluarla en trminos de gestin empresarial. EVALUACION DEL CONTROL INTERNO Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compaa: La autorizacin de invertir en determinados documentos. El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables. Evaluar adecuada custodia de las inversiones. Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones. Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de clculos. DESARROLLO a) La autorizacin de intervenir en determinados documentos

A partir de las autorizaciones y limitaciones establecidas en la Ley N 18.660, de fecha........, se debe verificar la existencia de un sistema de autorizaciones, el que debe ser progresivo y estar expresamente establecido en un manual de procedimientos internos de manera de dar cumplimiento a las polticas de la compaa y las restricciones legales. Si bien es cierto, que las decisiones de inversin en la prctica son tomadas en funcin de las condiciones econmicas y prcticas imperantes en un determinado momento, es deseable la existencia de polticas de inversin que definan aspectos tales como: riesgo, diversificacin, plazos, montos por instrumentos, rentabilidad, entre otros. Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones est funcionando como est establecido, se debe efectuar un anlisis de la documentacin que respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorndum, formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para decidir sobre determinada inversin en funcin del tipo y monto de sta. b) El registro oportuno, total y exacto de las inversiones efectuadas en los registros contables Consistir en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las operaciones de inversin, debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros. Haciendo uso de tcnicas tales como, cuestionarios de control interno, entrevistas observaciones oculares y anlisis de la documentacin, se debe verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los procedimientos contables. As como que el registro se efecte oportunamente, considerando el total de las inversiones y con la veracidad que corresponda. c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir desde el ingreso del documento hasta que sale de la compaa. Establecindose los objetivos documentos de control de entrada y salida, (dependiendo del mtodo utilizado), las personas responsables de la custodia de los documentos y l o los lugares fsicos donde sern guardados. Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicacin mediante la observacin ocular de l o los lugares fsicos donde son custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de seguridad con que cuentan dichos recintos. d) Segregacin de funciones en la valorizacin, control y custodia de las inversiones Los procedimientos establecidos por la compaa para el ciclo de inversiones, debe tender al control mediante una separacin de responsabilidades, debiendo existir una subdivisin de labores entre los empleados encargados de las siguientes funciones:

d.1) Adquisicin y Venta de Inversiones. d.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos. d.3) Custodia de los ttulos o documentos representativos de las inversiones. d.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones. A travs de la aplicacin de tcnicas tale como: la observacin, entrevistas, cuestionarios, flujogramas, se deben verificar que existan una adecuada segregacin de funciones. e) Correcta aplicacin de las frmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar rutina de clculo. Verificar que el proceso o elaboracin de la informacin de la compaa est siendo procesada de acuerdo a los procedimientos y controles establecidos. Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulacin de datos, lo que podra afectar ya sea desde el punto de vista contables o desde un punto de vista de imagen. Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles: e.1) Controles de entrada al sistema Orientados a verificar que la informacin enviada a proceso cumpla con todos los requisitos bsicos, tales como fecha de envo, cdigo, hora, totales de control, VB de confeccin y otros, que la informacin digitada est sujeta a determinar controles (validacin). e.2) Controles de movimiento ingresados al sistema Despus de la verificacin del proceso, se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea por totales de montos, registros ledos, registros okay, rechazados y/o cualquier total. e.3) Controles de actualizacin Que la informacin procesada est actualizada, vale decir, est limpia de errores, incluya los cambios efectuados, ya sea por venta de inversiones o adquisicin de nuevas inversiones y que, los parmetros como tasa de impuesto, rentabilidad y otros estn actualizados. e.4) Controles de clculos

Se trata de comprobar si los clculos u operaciones aritmticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si determinados parmetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda. e.5) Controles de salidas Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de informacin por la ocurrencia de un eventual siniestro que interrumpira el proceso normal de la compaa. Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los controles de revisin. Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situacin anormal en una operacin de proceso o reproceso. e.6) Controles de parmetros externos o tablas. Que los parmetros utilizados o ingresados al sistema para la realizacin de determinados clculos, sean los correctos y actuales. El que exista un buen control depender tambin de que los futuros sistemas a implementar en la compaa sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a la informacin que procesa, importantes tambin porque en l se incluye los procedimientos de auditoria y control que se utilizarn, posteriormente cuando entren en explotacin normal y deban ser auditados peridicamente. Ahora, cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las compaas de seguros. Los auditores utilizan software computacional para validar saldos, para tal efecto desarrollan programas especficos de auditora. Para ello el auditor debe contar con toda la informacin al respecto. N de archivos que genera, largo de los registros, descripcin de datos, largo de campos y otros. Con ella podr disear o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos de los archivos magnticos. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR Inspeccin fsica de los ttulos o documentos representativos de la inversin - arqueo de inversiones. El arqueo de inversiones consiste en verificar fsicamente el nmero de inversiones segn un programa previamente establecido de la existencia de las inversiones, a una fecha de cierre determinada de los estados financieros.

Sin embargo, dicho arqueo puede ser efectuado a una fecha anterior pero no muy alejada de dichos estados; ahora bien, cuando las inversiones son muy importantes, es recomendable que su recuento se produzca al cierre del ejercicio, lo que brinda mayor seguridad frente a la posibilidad de que operaciones efectuadas entre la fecha del arqueo y la del cierre pudieren ser omitidas en los registros contables (lo que puede ocurrir con mucha mayor facilidad que en los casos de efectivo y documentos a cobrar, sujetos a mayor cantidad de controles automticos). Los pasos concretos a seguir durante el arqueo consisten en: a.1) Examinar los ttulos, observando que estn emitidos de conformidad con lo dispuesto por las disposiciones legales en vigencia. a.2) Tomar nota de los ttulos examinados, haciendo constar los datos que permitan su identificacin (nombre de la empresa, nmero de los ttulos, nmero de las acciones, valor nominal, etc.) as como el nmero de los ltimos cupones adheridos. a.3) Obtener el custodio que firme la planilla de arqueo en seal de conformidad por la devolucin intacta de los valores. Puede ocurrir que al momento del arqueo, los valores se encuentren en una caja de seguridad, en tal caso debe acordarse con los responsables de la llave de tal caja, una visita inmediata a la misma para completar los recuentos. a.4) En el caso de ttulos en custodia, tomar nota de los datos contenidos en los certificados de custodia, de tal modo de facilitar la realizacin de controles similares. a.5) Para corroborar la informacin obtenida de acuerdo con el punto anterior, solicitar a los custodios ajenos a la empresa la confirmacin directa de los valores en su poder. a.6) Evaluar la posterior evolucin de la cotizacin de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen. Con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o prdidas por ventas de estos bienes. Confirmacin directa y por escrito de la propiedad y la no existencia de restricciones o gravmenes. La confirmacin consiste en obtener una afirmacin escrita de alguien ajeno a la empresa, respecto a un hecho sobre el cual dicha persona est en condiciones de confirmarlo. Aplicada con propiedad es uno de los procedimientos ms tiles de que dispone un auditor y brinda elementos de juicio de gran confiabilidad. Puede emplearse para verificar hechos diversos. Tales como los importes adeudados a la empresa bajo examen por los dichos clientes de la misma, importes adeudados por la empresa, importes de depsitos bancarios, la existencia de litigios u otros pasivos contingentes, la existencia de bienes almacenados en depsitos pblicos y de ttulos de propiedad. Exigencia de la confirmacin

b.1) Que un tercero independiente est informado sobre el asunto que le interesa al auditor. b.2) Que la afirmacin del informante sea obtenida directamente por el profesional, sin que exista la posibilidad de que la empresa bajo examen o cualquiera de sus empleados, influyan sobre la informacin o la modifiquen. Esto plantea el tema de mantener el control sobre las confirmaciones, requisito indispensable si se desea que el elemento de juicio obtenido mediante esta tcnica en particular tenga algn valor. El auditor debe asegurarse de que las respuestas a todos los pedidos de informacin sean enviados directamente a l, sin que el personal de la empresa pueda tener la oportunidad de interferirlas en cualquier forma. Esto ltimo exige que el auditor tome las medidas de control detalladas y extremadamente importantes que a continuacin se indican: 1) Una vez que la compaa ha preparado las cartas pidiendo las confirmaciones a los clientes, stas deben ser entregadas al auditor para su aprobacin final y despacho. Este debe examinarlas para asegurarse de que los nombres, las direcciones y los importes concuerdan con los registros de cuentas por los pedidos y tambin ayuda a mantener el control sobre el procedimiento de confirmacin. 2) El pedido de confirmacin debe ser colocado en el sobre por el audito y l mismo debe despachar los sobres por correo. 3) El sobre en que se despacha el pedido de confirmacin debe llevar como remitente el del auditor, de modo que en caso de no llegar a destino, por cualquier causa que sea, vuelva a las manos del auditor y ste pueda investigar la causa de la devolucin. 4) Dentro del pedido de confirmacin debe incluirse un sobre franqueado con la direccin del auditor, con el fin de asegurarse de que la respuesta le ser enviada directamente a l y no estar por parte de la empresa o miembros de su personal. Las diversas etapas a ser seguidas cuando se aplica la tcnica de la confirmacin a diferentes aspectos o fases de verificacin varia, pero en general las exigencias de control son las mismas en todos los casos. Valorizacin de las inversiones. Implica bsicamente verificar si las inversiones han sido valorizadas de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y a normas dictadas por la Superintendencia de Valores y Seguros. Lo anterior est referido a la adecuada clasificacin de las inversiones, para utilizar el mtodo correcto, sea ste costo corregido o valor de mercado el menor, valor patrimonial proporcional, valor presente o valor actual.

Luego se deben efectuar reclculos respecto a la correccin monetaria, participacin en resultados cuando el tipo de inversin lo requiera y proporcin patrimonio entidad emisora. Evaluar la posterior evolucin de la cotizacin de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del dictamen, con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o prdidas por ventas de estos bienes. Verificacin del registro exacto de las inversiones. Con posterioridad al arqueo, se deben cotejar los resultados obtenidos con lo que arrojan los registros contables, verificando que estos contengan todas las anotaciones correspondientes a las operaciones efectuadas hasta el momento del arqueo. Adems, los datos acerca de la numeracin de los ttulos y de los ltimos cupones adheridos deben ser comparados con los del arqueo anterior o las constancias por las altas del perodo, investigndose las discrepancias observadas. La falta de coincidencia en la numeracin de las acciones implicara que se han realizado operaciones de compras y ventas y la falta de determinados cupones, que los mismos han sido empleados con algn fin (cobrar dividendos en efectivo o en acciones, recibir acciones por capitalizaciones de ganancias, reservas o actualizaciones contables, ejercer el derecho de preferencia para suscribir nuevas acciones, etc.); en todos esos casos debe investigarse la contabilizacin de las operaciones citadas. Verificacin lmite de inversiones. La base para analizar este aspecto, esta dada por las normas establecidas en la ley n18.660. A travs de procedimientos de reclculo, consiste en sumatorias de instrumentos representativos de inversiones, ya sea por su tipo, de un mismo emisor o de un grupo empresarial, debiendo cada valor dividirse por el monto en que se basa la limitacin, obtenindose como resultado un factor que debe ser inferior o igual al lmite mximo fijado. A manera de ejemplo se sealan los siguientes casos: e.1) ttulos emitidos o garantizados por el Estado. Sumatoria de los ttulos = Factor Reserva tcnica y Patrimonio de Riesgos El factor resultante debe ser menor o igual a 0.50 e.2) Depsitos a plazo, letras de crdito, bonos, pagars, debentures y acciones.

Se aplica la misma divisin sealada en la letra anterior, considerando los ttulos correspondientes y debiendo en este caso, el factor resultante, alcanzar un valor menor o igual a 0.40 Dictamen El dictamen emitido por los auditores externos deber explcitamente que los estados financieros han sido preparados de acuerdo con las normas de la Superintendencia de Valores y Seguros y con principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Deber indicar adems, que el examen se practica de acuerdo con procedimientos de auditora de conocimiento general. El dictamen deber incluir en forma explcita una mencin a cada uno de los alcances o salvedades de relevancia que se hayan detectado, identificando la cuenta y/o ciclo afectado, como por ejemplo, aquellos casos en que las cuentas de mayor difieren materialmente de su respaldo computacional u otros, como asimismo cuando la compaa no confecciona anlisis de cuentas que respalden los saldos de mayor. Las instrucciones de la circular n834 tienen el carcter de mnimas debiendo los auditores externos, adems, velar por el cumplimiento de normas y principios que regulen otros aspectos del dictamen y la presentacin de estados financieros. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento Las empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los perodos activos de las operaciones estara ocioso e improductivo si no estuviera invertido durante la estacin floja. La inversin temporal de dinero ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento de buena administracin financiera. Tales posesiones se ven como una reserva secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva secundaria de caja, susceptible de convertirse rpidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante. Objetivos de los auditores al examinar los valores En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del cliente, que estn valorizados razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que estn adecuadamente clasificados en el balance general. El control interno sobre los valores

En virtud de que la mayora de los valores son fcilmente negociables el problema de la proteccin fsica tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisin del control interno por parte de los auditores indicar el grado y la direccin del trabajo de auditora que se requiera en un trabajo en particular. 1. Separacin de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleve el registro de las inversiones. 2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento respectivo en intereses y dividendos. 3. Autorizacin de todas las transacciones de compra y venta por funcionario responsables. 4. Registro de los valores a nombre de la compaa. 5. Inspeccin fsica peridica de valores por un auditor interno o un funcionario que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorizacin, custodia o registro contable de las inversiones. Papeles de trabajo de la auditoria para valores Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente suficiente para cada clasificacin de valores en el balance general. Programa de auditoria para valores Los procedimientos ms apropiados para una auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores y de la evaluacin del control interno sobre los valores, as como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si el compromiso incluye la preparacin de la declaracin del impuesto del cliente, se tendrn que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propsitos de la auditoria pueden no ser esenciales. Otras Inversiones. Un Certificado de depsito de un banco es un recibo que da un banco por un depsito de fondos durante un tiempo especfico, Generalmente los certificados de depsito son negociables, y ganan una tasa de inters mayor que las cuentas de ahorro bancarias comunes. Si el cliente tiene un certificado en exceso de la cantidad asegurada, emitido por un banco que tiene problemas financieros, los auditores deben considerar la posible necesidad de una reserva por prdida en el certificado.

El trmino papel comercial describe los pagars no asegurados emitidos por sociedades por perodo generalmente menores de un ao. Los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna duda respecto a la recuperabilidad del papel comercial, debern investigar situacin financiera del emisor. Presentacin de otras inversiones en el balance general Como se dijo en el Captulo 11, certificados de depsito que tienen importancia en cuanto a su cantidad se presentan por separado en la seccin del activo circulante del balance general. El papel comercial tambin puede presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con la de valores cotizados que se incluyen como activo circulante. Certificado de Depsito: Un recibo emitido por un banco por un depsito de fondos durante un tiempo especfico. Papel Comercial: Pagars a corto plazo no garantizado emitidos por muchas de las grandes por perodo de un ao o menos. Solicitud de Confirmacin: Valores Una carta preparada por un cliente, dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que responda directamente a los auditores independientes dndoles una informacin completa de los valores y el propsito para el que los guarda. Proceso de cuentas por cobrar Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de accin de la organizacin generado por reclamaciones contra individuos o personas morales. Estos reclamos usualmente son contra partes externas de la organizacin; aun cuando en ocasiones pueden involucrar tambin a empleados y funcionarios. Las reclamaciones surgen como consecuencia de la fase intermedia o el supuesto para cobrar una cuenta o algn otro tipo de consideracin. Mientras estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la principal y de primordial categora est relacionada con la venta de productos manufacturados o servicios por la organizacin. El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un nmero importante de relaciones (La primera es la inmediata necesidad de polticas que cubran el otorgamiento de crdito y la subsecuente administracin) (Quin debe dar el crdito?, Por qu cantidades?, Qu tan agresiva debe ser la organizacin para presionar en la subsecuente recuperacin?)(Un segundo tipo de consideracin tiene que ver con estas actividades de cuentas por cobrar relacionadas con la satisfaccin del cliente y una continua buena relacin, ya que la organizacin inevitablemente esta interesada en cmo los clientes

reaccionan a las autorizaciones de crdito, facturacin y cobranza, por otro lado, la organizacin est interesada tambin en lo que pueda aprender a travs de sus relaciones de cuentas por cobrar al ver como los clientes reaccionan hacia sus productos y polticas. Y, finalmente, la organizacin tiene un inters especfico sobre la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de su control.) El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de tres fases: La primera, tiene que ver con las condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobrar. La segunda fase cubre la administracin de las cuentas por cobrar y la forma como fueron creadas. la tercera fase consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea finalmente recuperada. El objetivo en cada caso ser comprender el rango general de los asuntos involucrados y la identificacin de los principales problemas de control. Creacin de las cuentas por cobrar

En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los productos de la organizacin o el rendimiento de determinada clase de servicio, el primer inters estar enfocado haca el establecimiento de una lnea directa con esas buenas bases de origen; as el objetivo se enfocar hacia el elemento originador de la cuenta por cobrar y el correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecucin del servicio; al mismo tiempo es menester asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente registradas. Ambos objetivos pueden ser satisfechos cuando la creacin de la cuenta por cobrar est ligada directamente con la condicin de un inventario o con el registro de un servicio. Consecuentemente, se debe establecer esta liga en un sentido especfico de procedimiento. Como previamente ya se ha hecho, mencin tambin, la generacin de la cuenta por cobrar involucra inmediatamente la cuestin de si la organizacin desea expedir un crdito requerido por el cliente para poder cubrir su operacin. Esta determinacin generalmente puede quedar ubicada dentro de una poltica general de crdito expedida por la organizacin, y ahora esta poltica general debe ser aplicada a un cliente particular a la luz de la situacin crediticia del cliente y a la propia experiencia con l. Cuando esa aceptacin de crdito ha sido determinada, se inicia la venta regular y el proceso de facturacin, y como parte de ese procedimiento se prepara una factura que es cargada en la cuenta del cliente.

LAS PRINCIPALES CONSIDERACIONES DE CONTROL APLICABLES A LA CREACIN DE LA CUENTA POR COBRAR


Revisin Independiente y Aprobacin de Crdito: Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobacin de crdito. Esta aprobacin puede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del marco de referencia establecido por las polticas de la organizacin apoyada en informacin adecuada acerca del cliente particular. Esta ltima informacin cubre la posicin financiera del cliente y su capacidad para adecuarse; incluye tambin la experiencia de la organizacin con el cliente y su actual posicin de cartera. La aprobacin misma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del monto involucrado en la operacin. Determinacin de la Disponibilidad del Producto:

Todas las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar disponibles para embarques en ese momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en la factura. Las mercancas disponibles deben ser identificadas y empacadas adecuadamente. Otras partidas que no estn disponibles deben ser cubiertas por procedimientos denominados back order (pendientes de envo), para un posterior empaque. Autorizacin de Precios y Trminos:

Los precios y trminos de la operacin deben estar estandarizados completamente para todos los clientes. Sin embargo, en algunos casos estos pueden variar dependiendo de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a ellos. Para efectos de facturacin, los precios y trminos aplicables deben ser proporcionados con base a las polticas establecidas por la organizacin. La interpretacin de desviaciones especiales deben ser adicionalmente aprobadas por personas debidamente facultadas. Papelera Multicopia para Propsitos Especficos:

Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente nmero de copias que contengan informacin idntica para ser usadas en otros propsitos operacionales. De esta manera, una de las copias autoriza el embarque, otra va al cliente, otra es usada para la recopilacin de estadstica de ventas y otra ms es enviada al departamento de cuentas por cobrar para su registro. Se deben establecer controles que, cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un da de actividades. Administracin de las Cuentas por Cobrar

La fase de administracin del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la generacin de la cuenta, para su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o liquidada. Las principales consideraciones de control durante esta nueva fase incluyen:

Control Independiente de los Registros de Cuentas por Cobrar:

Los registros actuales de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser mantenidos manualmente; en grandes instalaciones sern manejadas por un computador. Los principios fundamentales en todos los casos son que estos registros sean mantenidos en forma independiente y no sujetos al acceso de terceras partes, especialmente por aquellos que puedan tener acceso a la caja o a los clientes mismos. En todos los casos tambin debern tenerse cuentas de control, y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estn soportadas por cuentas individuales perfectamente detalladas. Registro y Control:

Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelnea que ocasione una contrapartida crediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrado sobre base diaria con objeto de contar con informacin actualizada disponible para servir a las diversas necesidades operacionales de la organizacin. Simultneamente, se debe tener la certeza de que estas cuentas por cobrar estn correctas mediante las conciliaciones peridicas entre estos registros auxiliares contra las cuentas mayor control. Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte:

Adicionalmente a la informacin que se debe suministrar sobre base diaria, debe haber un sistema peridico que reporte los saldos corrientes con su correspondiente anlisis de detalle. Este anlisis mostrar las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo; por ejemplo saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido ms de tres meses, etc. Este anlisis es una importante base para administrar el esfuerzo de la recuperacin de cartera. Envo de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa e Independiente:

Un elemento bsico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar estados de cuenta a los clientes; este envo deber ser directo e independiente; es decir sin que haya alguna oportunidad de alteracin o modificacin o extravo por algn elemento de la organizacin. Este procedimiento hace posible un chequeo cruzado con el principal involucrado en la cuenta, o sea el cliente, adems es un importante mecanismo que sirve para acelerar cobros retrasados. Disponibilidad de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las partes involucradas; consecuentemente, es muy importante que esta recuperacin no pueda ser revelada si no es mediante un procedimiento autorizado.

PROCEDIMIENTOS PARA ACREDITAR UNA CUENTA POR COBRAR

Se refieren junto con las principales consideraciones de control: Cobranza:

La cobranza que se recibe de los clientes sirve para liquidar una cuenta por cobrar previamente generada. Las cuentas de control (cuentas de mayor) reciben las concentraciones para efectuar los correspondientes registros sumariados. Aqu se presenta el problema previamente discutido de lograr un adecuado control sobre los ingresos a caja, en el que se debe contemplar tambin las rebajas y descuentos otorgados. Devolucin de Mercanca:

Cuando los productos vendidos son regresados por diversas razones, se tiene que revertir la operacin original de venta. El segundo, consiste en que la recepcin fsica se haga efectiva y la mercanca se reciba en buenas condiciones. Finalmente, es menester asegurarse que el importe a acreditar sea por una cantidad correcta. Estos tres pasos cuando estn adecuadamente documentados proveen las bases para acreditar una devolucin de mercanca Ajustes y Descuentos:

El esfuerzo de control se debe apuntar con mayor eficacia cuando existen polticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a algn cliente particular, esto puede presentarse en ventas por volumen, por la venta de un tipo particular de productos al consumidor o por ajustes ocasionados por deficiencias en los productos. Cuando los descuentos estn emanados de algn modo especfico el control se centrar en la confirmacin de las bases de este arreglo; sin embargo, en muchos casos, la autenticidad del crdito est apoyada en factores de juicio que son evaluados por el ejecutivo que aprob el crdito, dentro de los lmites de su propia autoridad. Cancelacin de Cuentas Malas:

Con cierta frecuencia es normal que haya clientes que fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se aplique todo esfuerzo de cobro puede haber situaciones de quiebra, desaparicin del deudor, u otras causas que no dejen ms alternativa que la cancelacin de la cuenta. Usualmente se deben hacer provisiones de tipo contable que sirvan para la creacin de una reserva para cuentas malas o incobrables contra la que se pueda cargar cualquier cancelacin de esta naturaleza. El inters especfico de control en este punto, es que cualquier cancelacin debe ser propiamente autorizada por un funcionamiento de alto nivel de la organizacin. El siguiente inters consiste en mantener un control sobre esas cuentas canceladas para evitar que stas sean cobradas y no reportarlas a la organizacin, o bien estar atentos a cualquier probabilidad de recuperacin.

POLTICAS ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Habiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias polticas clave relacionadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar. Otorgamiento de Lneas o Niveles de Crdito:

Una cuestin de poltica es qu tan liberal debe ser una organizacin para otorgar crdito. Es claro que en situaciones de crditos restringidos disminuye la posibilidad de prdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cules sern las polticas de crdito que sirvan mejor a los intereses de la organizacin no se determinen ah, ya que las ventas causadas por polticas de crdito ms liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubiera efectuado; y estas ventas puedan dar origen a utilidades extras, y pudiera ser que esta situacin sea ms beneficiosa y de provecho para la organizacin en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reduccin de costos de produccin en lo referente a la absorcin de costos fijos. En resumen toda situacin deber ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisin final. Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por Cobrar:

Un aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por cobrar inevitablemente involucra relaciones con los clientes. Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para evitar cualquier sntoma de irritacin y tendiendo a construir una relacin positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicacin de las lneas de crdito, claridad en las facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una eficiencia interna y la cortesa y razonable cooperacin hacia el cliente. Con mucha frecuencia los clientes estn insatisfechos debido a muchas y variadas causas (que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas por cobrar), mismas que se pueden pulir a travs de los contactos de cuentas por cobrar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solucin de los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad.

PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR


Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organizacin proveen las principales fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades, que originan ciertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de estas son las siguientes: Anticipos a Empleados:

La venta de productos o servicios que presta la organizacin normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a clientes; adems, existe cierta clase de anticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos para gastos de viaje, anticipos para fines especiales de negocios o prstamos a ttulo personal a los empleados. Este ltimo tipo de

cobranza est garantizada por los sueldos y salarios de los que reciben el anticipo y sobre lo que se deber ejercer un estricto control, estos anticipos debern estar regulados por polticas perfectamente definidas y aquellos casos especiales tendrn que ser autorizados directamente por funcionarios de alto nivel en la organizacin. Depsitos con Terceros:

En muchas ocasiones se requiere efectuar depsitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos depsitos deben ser de naturaleza temporal, o pueden ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este punto es muy importante que su registro controle la poca de recuperacin del depsito. Reclamaciones:

En las relaciones con los proveedores, transportistas o cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben de ser registradas y pasadas a un control que est al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por concepto de seguros son otras cuentas de naturaleza similar a este grupo. En ocasiones se plantea la alternativa de si registrar o no estas reclamaciones; definitivamente el mejor control se encontrar en el registro de estas cuentas por cobrar. Acumulacin de Ingresos:

Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aqu, en un sentido operacional, es reconocer los ingresos en los periodos a que realmente correspondan con objeto de tener objetividad en la evaluacin de los resultados de operacin. Tpico de este caso son las cuentas por cobrar por ventas en abonos.

PROCESO DE DOCUMENTOS POR COBRAR


En algunas situaciones suele ser prctico para una organizacin particular el diferir la recuperacin de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o servicios; en tales casos, las operaciones que se realicen debern especificar claramente las pocas de pago. Habr casos en que stas se garanticen mediante un documento por cobrar. Sin embargo, los documentos por cobrar originan tambin problemas de recuperacin cuando se mezclan con las cuentas por cobrar regulares; tambin se presentan circunstancias especiales cuando la cuenta por cobrar regular no es liquidada de acuerdo al plan original, y es aqu cuando la organizacin desea obtener un reconocimiento ms preciso de su cobranza cuando sta se encuentra respaldada por un documento. Debe considerarse tambin la posibilidad de cargar intereses en estos documentos. En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarn a definir el manejo de la cuenta por cobrar; si se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha especfica, incluyendo los intereses correspondientes, cuando proceden. Los documentos por cobrar tienen el problema

adicional relativo a su custodia, ya que cada documento es autnomo en s mismo. Otro problema se presenta en la circunstancia de que como en ocasiones es poco comn el documentar una cuenta, la costumbre hace que este papel se maneje en forma similar a una cuenta corriente. Para cubrir todas las eventualidades planteadas, se requiere establecer procedimientos especficos que aseguren la revisin peridica y la estandarizacin de acciones.

OBJETIVOS ESPECFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS


OBJETIVOS: Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos especficos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue: OBJETIVOS DE AUTORIZACIN

Los objetivos de Autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que estn cumpliendo las polticas y criterios establecidos por la administracin y que stos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: - Los clientes deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas por la administracin. - El precio y condiciones de las mercancas y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. - Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gasto de ventas y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. - Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la administracin. OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIN DE TRANSACCIONES. Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, as como los ajustes a stas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: Slo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancas o servicios que se ajusten a polticas adecuadas establecidas por la administracin.

Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancas o servicios. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

Todos y nicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturacin. Las facturas deben preparase correcta y adecuadamente. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepcin, hasta su deposito. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

Los costos de las mercancas y servicios vendidos, as como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. La informacin del efectivo debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancas y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las polticas establecidas por la gerencia. La informacin para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente. OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es: Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas. OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FSICA.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son: El acceso al efectivo recibido debe permitirse nicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorera. El acceso a los registros de embarque, facturacin, cobranza y cuentas por cobrar, as como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas adecuadas establecidas por la g
Control Interno del Capital Contable

Continuando con los procedimientos para revisar y mantener actualizados todos los rubros del Balance y del Estado de Resultados, a continuacion se proporciona el control interno de las Cuentas de Capital, donde, por principio, todos los movimientos que afectan este concepto deben hacerse del conocimiento previo de la Asamblea de Accionistas y ser aprobados por sta. I.- Anlisis de los movimientos e inspeccin de documentacin comprobatoria. Como ya se ha comentado, este procedimiento se aplica examinando lo saldos de los diferentes conceptos de capital al inicio del ejercicio y las partidas de incremento o disminucin de cada uno de ellos, durante el ejercicio. Simultneamente se debe verificar que tales movimientos estn debidamente soportados con la aprobacin de la asamblea de accionistas y otros documentos (cupones cancelados, en el caso de dividendos decretados, etc.). Tratndose de las aportaciones -originales o posteriores- por constitucin o aumentos de capital, debe verificarse el ingreso relativo, en efectivo o en especie, que necesariamente debi generarse. II.- Estudio de la situacin legal y estatutaria. Deben extractarse claramente las clusulas de la escritura constitutiva y los artculos de la ley que fijen reglas para el movimiento de las cuentas de capital o que establezcan condiciones especiales tales como segregaciones fijas para el incremento de reservas, dividendos preferentes o especiales, etc. Y vigilar su correcto cumplimiento en los movimientos de capital examinados segn el procedimiento anterior. III.- Estudio de su clasificacin y restricciones. Con base en lo anterior debe verificarse si los incrementos han sido correctamente clasificados y las reducciones bien localizadas, y si existieren restricciones especiales tales como impuestos no pagados, participaciones a empleados, etc., estas deben indicarse claramente en los estados financieros. Como se puede observar, el control interno de este rubro es muy sencillo, y no se esta tomando en cuenta el concepto correspondiente a su actualizacion, lo cual se vera en otro post por separado.

EMA 3: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA BOLETN 5190-CAPITAL CONTABLE

Concepto

Segn el Boletn A-11, define como capital contable "el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por aportaciones de los dueos, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante el reembolso o distribucin"

Alcance y limitaciones

Se refieren al capital contable de entidades establecidas con fines de lucro, principalmente sociedades mercantiles as como tambin de otro tipo de entidades, cuyo capital contable se integre en forma similar al de stas y no incluye todos aquellos procedimientos de auditoria especficos que podran ser requeridos en el caso de entidades reglamentadas o de personas fsicas.

Objetivos de auditoria

Los objetivos de los procedimientos de auditoria relativos al capital contable son los siguientes:
a. Comprobar que los saldos y movimientos estn de acuerdo con la escritura constitutiva y sus modificaciones, el rgimen legal aplicable y los acuerdos de los accionistas y de la administracin. b. Verificar que los conceptos que integran el capital contable estn debidamente valuados. c. Determinar las restricciones que existan d. Comprobar su adecuada presentacin y revelacin en los estados financieros.

Control interno

Deben cumplirse los objetivos relativos a autorizacin, procesamiento y clasificacin de transacciones, salvaguarda fsica y de verificacin y evaluacin.
a. Existencia de registros de la emisin de los ttulos que amparen las partes del capital social. b. Custodia y arqueo de ttulos c. Autorizacin y procedimientos adecuados para el pago de dividendos d. Informacin oportuna al departamento de contabilidad de los acuerdos de los accionistas o de los administradores, que afecten las cuentas del capital contable. e. Comparacin peridica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. f. Informacin sistematizada sobre cifras actualizadas.

Importancia relativa y riesgo en auditoria

La planeacin de las pruebas de auditoria en el rubro de capital contable, debe incluir el anlisis de los factores o condiciones que puedan influir en la determinacin del riesgo de auditoria. Dichos factores se pueden referir tanto al riesgo de error inherente, como al riesgo de que los controles relativos no lo detecten, o bien, que el auditor no lo descubra. Ejemplos:

Cotizacin de acciones en bolsa Gran volumen de acciones en circulacin Negociacin para venta de acciones o fusin Acciones en tesorera Amortizacin de acciones Derechos de acciones preferentes Restricciones legales, estatutarias o contractuales Procedimientos de auditoria

Planeacin El auditor debe obtener informacin sobre las caractersticas de cada uno de los reglones del capital contable, tales como: rgimen legal y estatutario del capital social, derechos y limitaciones de las acciones, tipos de supervit, polticas de dividendos, reglas particulares de evaluacin y presentacin. Revisin Analtica Para conocer la importancia relativa del capital contable dentro de la estructura financiera, identificar cambios significativos no usuales, etc., el auditor deber aplicar, entre otras, las siguientes tcnicas:
a. Comparacin de valores histricos y actualizados con los de ejercicios anteriores, tomando como referencia los ndices de inflacin general y/o especficos, para juzgar si las variaciones y las de tendencia son lgicas. b. Anlisis de razones financieras c. Obtener explicacin de variaciones importantes e investigar cualquier relacin no usual o inesperada entre el ejercicio auditado y el anterior, entre perodos intermedios, contra presupuestos, etc.

Estudio y evaluacin preliminar del control interno

Habindose determinado en forma preliminar, la confianza que se puede depositar en el sistema de control interno contable a travs del seguimiento y observacin de las transacciones de la existencia de los controles claves y considerando la importancia relativa y el riesgo de auditoria en el rubro de capital contable. El auditor estar en posicin de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto de cumplimiento como sustantivos, con el alcance y objetividad que considere necesarios en las circunstancias.

Pruebas de cumplimiento

Desarrollar pruebas de cumplimiento, que proporcione el grado de seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que se deposita confianza, existen y se aplican efectivamente. Dichas pruebas son necesarias, ya que se relacionan con procedimientos claves de control, que han sido considerados en la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas.

Pruebas sustantivas

Como resultado de la planeacin que debi incluir, entre otros aspectos el estudio y evaluacin del control interno contable, el desarrollo de las pruebas de cumplimiento y considerando nuevamente factores de importancia relativa y riesgo de auditoria el auditor deber establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas, con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.

Propiedad

Para comprobar la propiedad, se deber:


Verificar que los movimientos del capital contable estn autorizados y debidamente respaldados Inspeccionar el registro de acciones nominativas o de partes sociales y, en su caso, el registro de variaciones de capital, para comprobar que reflejen correctamente la estructura de capital. Existencias o integridad Contar los ttulos en tesorera o en su caso confirmacin Verificar que los cupones por dividendos pagados y los de acciones canjeadas hayan sido canceladas. Examinar los testimonios notariales de la escritura constitutiva y sus modificaciones. Verificar que el pago de dividendos se haya efectuado con base en el acuerdo de accionistas. Comprobar que el capital suscrito se haya exhibido en la forma acordada por los accionistas Verificar que las aportaciones para futuros aumentos de capital hayan sido acordadas en ese sentido por la asamblea de socios accionistas. Valuacin

Para el examen de la valuacin deber llevarse a cabo lo siguiente:


Cerciorarse que los valores y todos los conceptos de capital contable estn determinados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Adicionalmente a la verificacin de la razonabilidad de los saldos histricos de las cuentas del capital contable.

Comprobar que cuando se reciban en pago de acciones suscritas cantidades superiores a su valor nominal o a su valor terico, se reconozcan en cuenta por separada, como prima en venta de acciones, ms su actualizacin. Verificar que las donaciones recibidas por la entidad formen parte del capital contribuido y se exprese a su valor de mercado al momento en que se percibieron, ms su actualizacin. Verificar las reducciones de capital Cerciorarse que la amortizacin de acciones con utilidades retenidas haya sido acordada por los accionistas y cumpla con las disposiciones legales y estatutarias respectivas. Cuando exista capitalizacin de efectos inflacionario, verificar que se realiza de acuerdo a los principios de contabilidad y cumpliendo con los requisitos que establece la ley general de sociedades mercantiles.+ Verificar que en el caso de ajustes a resultados de ejercicios anteriores hayan sido aprobados por los accionistas. Comprobar que cuando los accionistas reembolsen prdidas de la entidad en efectivo o en bienes, dichos importes se consideren como una reduccin de las prdidas acumuladas. Cerciorarse que los dividendos comunes pendientes de pago, as como los dividendos preferentes, una vez que las utilidades correspondientes hayan sido aprobadas por los accionistas, formen parte del pasivo a cargo de la entidad. Declaraciones

Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la administracin se indiquen los aspectos relevantes del capital contable, y que en la carta del secretario del consejo se incluya las fechas de todas las sesiones celebradas durante el perodo auditado y hasta la fecha del dictamen.

Presentacin y revelacin

Cerciorarse que se haga una presentacin y revelacin adecuada de los estados financieros, entre otros, de los siguientes aspectos:

Detalle de los conceptos que integran el capital contable, incluyendo en primer lugar los que forman el capital contribuido, seguidos de los de capital ganado. Cuando existan diferencias entre el importe de las acciones suscritas y el importe pagado, sta deber considerarse como capital suscrito no pagado. En caso de que exista anticipos de los socios o accionistas para futuros aumentos al capital social de la entidad debern presentarse en un rengln por separado dentro del capital contribuido, siempre y cuando exista resolucin en la asamblea de que se aplicar para aumento de capital social en el futuro. Los movimientos registrados durante el perodo en los conceptos del capital contribuido y del capital ganado se mostrar en el estado de variaciones en el capital contable. Importe del dividendo por accin y de los dividendos pagados en forma distinta a efectivo.