AUDITORA AMBIENTAL (Lista de Verificacin)

2012 Rubn Rodrguez Flores

SESIN 1

ESTRUCTURA GENERAL DE UNA AMA

I. Fase preliminar de la AA
1. Planificacin de la Auditora 2. Comienzo de la auditora 3. Calendario de actividades 4. Definicin del alcance de la AA 5. Reunin inicial 6. Tratamiento de la informacin 7. Sectores a auditar y equipo auditor 8. Proceso de mentalizacin interna 9. Anlisis terico de la actividad 10. Determinacin de los estndares 11. Diseo del sistema de Muestreo 12. Diseo de los papeles de trabajo

I. Fase preliminar de la AA
1. PLANIFICACIN DE LA AUDITORA
Podemos sintetizar la fase de preparacin, como una etapa de planificacin y de toma de decisiones sobre la forma en que se ejecutar la auditora.
En esta fase el equipo auditor debe de llevar a cabo una completa planificacin conducente a:
Definir el alcance con el que se realizar la auditora. Calendario y duracin prevista de cada etapa. Identificacin de las fuentes en las que recabar la informacin. Clasificacin y anlisis de la informacin. Definicin de los sectores a auditar. Concretar el equipo auditor y distribucin de tareas. Proceso de mentalizacin interna. Anlisis tcnico de la actividad. Determinacin de estndares. Diseo de los sistemas de muestreo. Diseo, adaptacin o adopcin de los papeles de trabajo

I. Fase preliminar de la AA
2. COMIENZO DE LA AUDITORA El comienzo de la AA no tiene lugar en el instante de la primera visita del auditor al lugar donde se desarrolla la actividad, sino cuando empieza a prepararse de forma efectiva varias semanas antes, desde el momento de la planificacin de la misma. 3. CALENDARIO DE LAS ACTIVIDADES El programa de trabajo se har llegar al responsable de la empresa, al menos con cuatro semanas de anticipacin al da de la primera visita con el fin de que se pueda elaborar un calendario detallado y concreto, tanto de las visitas, entrevistas y toma de datos dentro del entorno donde se desarrolle la actividad, como de las reuniones con personas y entidades ajenas.

I. Fase preliminar de la AA
4. ALCANCE DEL ESTUDIO El alcance (profundidad y nivel de detalle) conque se realizar el anlisis de la actividad auditada, responder al alcance general con el que responsable ambiental de la empresa, haya contratado la auditora. Ser funcin del: tamao de la planta, territorio donde se desarrolle la actividad, complejidad de los procesos, tiempo disponible y recursos humanos, materiales y econmicos disponibles.

I. Fase preliminar de la AA
5. REUNIN INICIAL El objetivo de la reunin inicial es:
Presentar el equipo auditor a la direccin del auditado. Revisar los objetivos y el alcance de la auditora. Presentar los mtodos y procedimientos para la AA. Establecer los lazos de comunicacin oficial entre el equipo auditor y el auditado. Confirmar la disponibilidad de los medios e instalaciones que precise el equipo auditor. Establecer las fechas de reuniones entre el equipo auditor y la direccin del auditado. Clarificar el plan de auditora si lo requiriese. Solicitar informacin, datos y documentos, as como los registros si existen que los auditores van a necesitar.

I. Fase preliminar de la AA
6. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN 6.1 6.2 6.3 Identificacin de las fuentes de informacin Requerimiento de informacin Clasificacin y anlisis de la informacin

7. SECTORES A AUDITAR Y EQUIPO AUDITOR En base a los requerimientos del encargo de la AA y al anlisis de la informacin, se determinarn las reas de trabajo a cubrir dentro de la actividad a auditar y se confeccionar un programa de trabajo estableciendo un ranking de prioridades.

I. Fase preliminar de la AA
8. PROCESO DE MENTALIZACION INTERNA

Es importante que se comprenda en todos los niveles que la posibilidad de identificar los lugares de generacin de acciones capaces de producir impactos, generacin de emisiones vertidos, residuos, etc., y de minimizarlos no slo es responsabilidad del equipo auditor, sino que depende de la colaboracin activa de todos, especialmente de los miembros del equipo de gestin ambiental de la empresa. En esta fase, el personal responsable de la empresa explicar, dentro de la misma, el objetivo de AA, intentando conseguir un clima de colaboracin entre el personal adscrito a la actividad y el equipo de auditores.

I. Fase preliminar de la AA
9. ANLISIS TERICO DE LA ACTIVIDAD
En funcin de toda la informacin disponible, se efecta el siguiente trabajo de gabinete: Anlisis de la actividad y sus procesos alternativos, con el fin de conocerla en toda su profundidad posible. Se procesar toda la informacin recopilada y clasificada. Definicin del entorno, que en principio puede parecer afectado, y posterior descripcin y estudio del mismo, determinando la mayor o menor capacidad de acogida de la actividad auditada.

10.

DETERMINACIN DE ESTNDARES

La empresa da a conocer sus estndares si los posee. De no ser as, y en base al tipo de actividad desarrollada, el equipo auditor elaborar un listado de estndares en base a los cuales, previa aprobacin por los responsables ambientales de la empresa, verificar su situacin ambiental.

I. Fase preliminar de la AA
11. DISEO DEL SISTEMA DE MUESTREO
En base al procesamiento terico de los datos obtenidos en esta fase de preparacin, se confecciona una primera matriz de importancia. En funcin de las casillas de cruce de la matriz, donde se presenten efectos, se disearn los sistemas de muestreo, anlisis y determinacin, mediante los cuales podremos verificar en la fase de campo, el grado en que se estn cumpliendo las previsiones practicadas en gabinete. 12. DISEO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Se disear, o en su caso se adaptar al caso concreto auditado, el soporte administrativo documental del proceso auditor, o sea los papeles de trabajo necesarios para el correcto cumplimiento de la funcin encomendada.

CONDUCIENDO LA AUDITORA AMBIENTAL

SESIN 1

REUNIN DE APERTURA
PREPARA EL CAMINO PARA: BUENAS COMUNICACIONES. COOPERACIN. FRANQUEZA.
PUNTOS A INCLUIRSE EN LA AGENDA: PRESENTACIN. LISTA DE ASISTENCIA. REGISTRO DEL AUDITOR. OBJETIVOS DE LA AUDITORA. INFORME SOBRE ESTUDIO DE ESCRITORIO. EXPLICACIN DEL MTODO DE AUDITORA/ MUESTREO. EXPLICACIN DE NO CONFORMIDADES Y SU CLASIFICACIN. /

REUNIN DE APERTURA
CONFIDENCIALIDAD. PROGRAMA / ITINERARIO. SALA DE JUNTAS/ARREGLOS DOMSTICOS. ACOMPAANTES. REUNIN DE CIERRE. NATURALEZA DEL REPORTE Y SEGUIMIENTO. CORTO RECORRIDO DE LOS LOCALES. Importante: NO DEBE SER NI PRESCRIPTIVA NI EXHAUSTIVA. REUNIN BREVE Y CONCISA

CONDUCIENDO LA AUDITORA
EL AUDITOR DEBE ADOPTAR UNA ACTITUD POSITIVA, PROFESIONAL Y CONSTRUCTIVA, CON LA FINALIDAD DE OBTENER UNA ACTITUD COOPERATIVA, ABIERTA Y HONESTA DEL AUDITARIO.

REQUERIMIENTOS: HABLAR SIEMPRE REALIZARN LA TAREA. SER TRANQUILO CONFIANZA. NUNCA HABLAR SUFICIENCIA. CON LOS QUE

EXPLICAR EL PROPSITO DE LA VISITA. EDUCADO CON ALTIVEZ Y NI TRANSMITIR ACTUAR CON

HABLAR CLARA Y CUIDADOSAMENTE.

CONDUCIENDO LA AUDITORA
REQUERIMIENTOS: UTILIZAR SUS CINCO SENTIDOS EXAMINAR LA EVIDENCIA OBJETIVA HACER PREGUNTAS ABIERTAS REMITIRSE A SUS LISTAS DE VERIFICACIN Y TOMAR NOTAS. SI DESCUBRIERA UNA DEFICIENCIA, DEBE CONSIDERAR EL IMPACTO TOTAL DEL PROBLEMA Y LAS CONDICIONES FSICAS REALES DEL REA O PROCESOS AUDITARIOS.

CONDUCIENDO LA AUDITORA
LAS EVIDENCIAS INCLUIRN: DOCUMENTOS REGISTROS. EVIDENCIA FSICA. CONDICIONES AMBIENTALES.
EL AUDITOR DEBE BUSCAR: UNA ACLARACIN COMPLETA DE LA INFORMACIN Y, EN PARTICULAR, LA EXACTITUD DE LOS DATOS. VERIFICAR SIEMPRE LAS FIRMAS EN LOS DOCUMENTOS SI UN DOCUMENTO EST INCOMPLETO, ENTONCES SE DEBE VERIFICAR UNA MUESTRA DE ALGN DOCUMENTO SIMILAR PARA ESTABLECER LA EXTENSIN DE LA NO CONFORMIDAD

TCNICAS PARA CUESTIONAR

EL AUDITOR DEBER HACER PREGUNTAS ABIERTAS Y EFICACES, AQUELLAS QUE INVITAN A UNA RESPUESTA DE S O NO CERRARN LA CONVERSACIN.
SIN EMBARGO, EN LA AUDITORA PUEDE HABER OCASIONES EN LAS QUE SE REQUIERE ESE TIPO DE RESPUESTA.

EXISTEN SEIS PALABRAS QUE NO DEBE REALIZAR AUDITOR ESTAS SON: * CMO? * DNDE? * CUNDO? * QU? * POR QU? * QUIN?

EL

TCNICAS PARA CUESTIONAR

LA TAREA PRINCIPAL INFORMACIN ESENCIAL. DEL AUDITOR ES OBTENER

UNA PREGUNTA TAL COMO, DNDE GUARDA SU COPIA DE LA LISTA DE PROVEEDORES SELECCIONADOS?, OBTIENE UNA RESPUESTA, EN EL ARCHIVO. ESTO DEMUESTRA QUE EL AUDITADO SABE QUE DEBERA TENER UNA Y QUE SABE DONDE EST.

Ejemplo de pregunta ineficaz: UD HA SIDO ENTRENADO PARA EL TRABAJO?, Ejemplo de pregunta eficaz: DE QU MANERA HA SIDO ENTRENADO? O QU TIPO DE ENTRENAMIENTO HA RECIBIDO UD.?.

TCNICAS PARA CUESTIONAR

UN MTODO ALTERNATIVO PARA ANIMAR AL AUDITADO A HABLAR Y PRESENTAR EVIDENCIAS OBJETIVA Por ejemplo : MUSTREME SU LISTA DE PROVEEDORES SELECCIONADOS. Otros ejemplos: Indqueme lo que Ud. Hace Dnde se guarda el reporte?. Cmo se hace esto?. Cundo hara Ud. esta tarea?. Qu sucede despus de terminar esta tarea?. Quin har esto?. EVITAR LA PREGUNTA QUE SUGIERE LA RESPUESTA DESEADA. Por ejemplo: VEO QUE UNA VEZ QUE TU TRABAJO EST COMPLETO, LO ARCHIVAS EN EL DEPSITO, ES CORRECTO? LA NICA RESPUESTA QUE OBTENDR ES SI, NO O UN MOVIMIENTO DE CABEZA.

CONTROL DE LA AUDITORA
EL AUDITOR NO DEBE: DEJAR QUE LO DESVEN DEL TEMA. DEJARSE INFLUENCIAR O ENGAAR. PERMITIR QUE AUDITORA. EL AUDITADO MARQUE EL RITMO DE LA

HACER SUPOSICIONES O PRESUNCIONES. Mostrar: PROFESIONALISMO E IMPARCIALIDAD. SER PUNTUAL. INSISTIR PARA QUE EL AUDITADO RESPONDA POR S MISMA . HABLAR LO MENOS POSIBLE. HACER PREGUNTAS CLARAS Y CONCISAS. SER EDUCADO, TRANQUILO Y FELICITAR.

CASO ESTUDIO
PLANTA CONCENTRADORA DE MINERALES SULFURADOS AUDITORIA AL DEPOSITO DE RELAVES LISTA DE VERIFICACION

CASO ESTUDIO

OBJETIVOS Identificar, analizar Poltica ambiental SGA Riegos ambientales Verificar Normas, LMP Plan de contingencia Plan de cierre y abandono

MARCO LEGAL Ley de fiscalizacin de empresas DL25763 D.S.N 014-92-EM L.M.P. RM N011-96-EM/VMM ASPECTOS A SER AUDITADOS PLAN DE MANEJO AMBIENTAL PROCESOS CONTINGENCIAS MONITOREO CIERRE Y REHABILITACION

LISTA DE VERIFICACION
(PRINCIPAL HERRAMIENTA)

La profundidad de la informacin en una lista de verificacin variar en funcin de la experiencia del auditor que la elabore.

LISTA DE VERIFICACION
PROPOSITO: - ASEGURAR SE CUMPLAN LOS OBJETIVOS - SE CUMPLA EL ALCANCE DE LA AUDITORIA - SE CONCLUYA CADA PARTE DE LA MISMA CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACION: PROCESOS QUE SE ESTAN LLEVANDO A CABO PROCEDIMIENTOS RELEVANTES DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE ESTAN SIENDO UTILIZADOS LOS REQUISITOS DE LA NORMA

CHECKLIST
PLAN DE MANEJO AMBIENTAL 1. Cuenta la empresa con una poltica ambiental ? Si Est publicada Si No No

Es de conocimiento en todos los niveles Si No

Comentarios : ________________________________

2.Existe capacitacin ambiental permanente para el personal responsable del manejo de relaves? Si Charlas Cursos Murales No Folletos Capacitacin Otros ______

CHECKLIST
PROCESOS 1. Para detectar las fugas y/o derrames de relaves, se cuenta con planos de distribucin? De Equipos (Ciclones) De instalaciones de agua De drenaje de efluentes De los sistemas de transporte de relaves Comentarios : __________________ 2. La Planta cuenta con libros de registro de incidentes ambientales Si Qu informacin se consigna? Antecedentes Orgen, motivo, causa Se estuvo preparado Con personal Con equipos No

CHECKLIST
CONTINGENCIAS 1. Existen niveles de responsabilidad especfica de los involucrados en la ejecucin del Plan? Si No Comentarios : _______________________________ 2. Se disponen de equipos, herramientas, tiles, personal, logstica para atender las emergencias? Si No Equipo pesado Muros de contencin Pozas almacenamiento de derrames Considera paralizar la operacin Comentarios: _____________________

CHECKLIST

MONITOREO 1. Se tiene programas de monitoreo para : Controlar la calidad de las aguas: Superficiales Subterrneas Metericas Efluentes lquidos

Emisin de polvos y partculas

CHECKLIST
CIERRE Y REHABILITACION 1. La empresa tiene algn Plan de reverdecimiento y/o forestacin de las reas impactadas (directa o indirectamente) por el depsito de relaves? Si No Sistema (tecnologa) ______ Cronograma ________