GESTION DE EQUIPOS DE TRABAJO Y ADMINISTRACIN DEL TIEMPO CARACTERISTICAS DE LOS EQUIPOS El trmino trabajo en equipo se usa a veces indiscriminadamente

para denominar trabajo en equipo a lo que no lo es. Un CEO que dice nuestra empresa es un equipo utiliza mal el trmino. El equipo es una unidad dinmica, dentro de una organizacin, productiva, con objetivos claros, motivada y auto gestionada. Las caractersticas indispensables en un equipo de trabajo son: 1. Un propsito claro. Compartir un mismo propsito, misin o meta. El equipo distingue entre objetivos de corto y largo plazo y tiene que tener un plan para cada uno. La visin, misin y objetivos han sido definidas y existe un compromiso en comn hacia estos objetivos. 2. Entendimiento de los roles y estructura del equipo. Los roles de los miembros del equipo son entendidos por todos. Los miembros del equipo tienen en claro lo que se espera de ellos y el rol de los otros miembros. Las tareas son asignadas por los mismos miembros del equipo. El liderazgo es compartido y el problema del control ha sido resuelto para la satisfaccin del equipo. El lder del equipo se esfuerza en darle a los miembros cada vez mayores responsabilidades. Todos los miembros de equipo sienten que tienen control sobre las decisiones que se toman en la distribucin del trabajo. Los talentos individuales se utilizan. Las asignaciones de tareas son distribuidas de acuerdo a las habilidades de los miembros del equipo y todos desean darles desafos y nuevas oportunidades a los otros miembros de equipo. Espritu compartido. Entre los integrantes del grupo existe un fuerte espritu de cooperacin y coordinacin. 3. Un excelente desempeo. El equipo da lo mejor de s. Los proyectos son diseados y realizados de acuerdo a una agenda en comn. La calidad y cantidad de resultados del equipo es elevada y se ve el impacto positivo en la organizacin. Los dems vern al equipo como una unidad altamente productiva. Los resultados del equipo agregan valor a la organizacin. Las tareas que cada uno tiene asignadas se terminan a tiempo y con gran calidad. Los miembros de equipo se ayudan unos a otros a sortear obstculos. 4. Uso efectivo de la diversidad. El equipo tiene una composicin balanceada de gneros, culturas, edades y experiencias. El equipo busca activamente y da la bienvenida a nuevos miembros que suman diversidad. El equipo est formado por gente con una amplia gama de habilidades, conocimientos y actitudes. Hay un mix de pensadores estratgicos, especialistas, implementadores, etc. No hay un estilo de trabajo predominante. La diversidad es utilizada

para el beneficio del equipo. Todas las visiones y opiniones (que derivan de esta diversidad) son impulsadas y usadas para mejorar los resultados del equipo. Los miembros del equipo son conscientes de sus diferencias provenientes de la diversidad y se comportan de manera que demuestran esta sensibilidad. 5. Resolucin de problemas y toma de decisiones. El equipo se esfuerza en tomar decisiones que son aceptables para todos o la mayora de sus miembros. Las diferencias de opinin se discuten abiertamente y las decisiones son tomadas a travs de un consenso. Los miembros del equipo colaboran por igual para tomar decisiones. El equipo tiene suficiente variedad de acercamientos, habilidades y conocimiento para asegurar a mejor decisin. El equipo se toma tiempo para ver todos las partes de un problema, cual es a mejor solucin para todos (especialmente para la organizacin) y los costos/beneficios. El equipo distingue bien entre decisiones importantes y menos importantes. El equipo no pierde su tiempo en llegar a decisiones sobre temas de poca importancia que tienen un pequeo impacto sobre sus resultados. 6. Relaciones externas. El equipo utiliza su tiempo en desarrollar relaciones clave, movilizar recursos y construir credibilidad con stakeholders importantes en otras reas de la organizacin. El equipo es consciente del poder de algunas personas en posiciones que podran facilitarle alcanzar sus objetivos. El equipo ha construido una slida red de soporte en toda la organizacin. El equipo tiene una estrategia de de relaciones extensa y comunicacin. Los miembros del equipo invierten su tiempo en lograr contactos externos, como forma de inversin futura ms que una manera simple de resolver necesidades inmediatas. El equipo tiene una serie de mecanismos o procedimientos que facilitan las relaciones con otros equipos. 7. Autoevaluacin. Peridicamente el equipo debe examinar cuan bien est funcionando y que podra estar interfiriendo con su efectividad. El equipo podra solicitar asistencia externa para una evaluacin honesta de los procesos y efectividad del equipo. Debe reflexionar sobre los logros y los procesos son abiertos y honestos. Todos los miembros del equipo participan en dichos procesos. Los miembros de equipo escuchan las posturas de todos y consideran cada contribucin seriamente. Los miembros del equipo buscan de otros, consejos sobre su propio desempeo personal. Los miembros de equipo estn listos para ofrecer un honesto y amigable consejo sobre el desempeo de los otros. DESARROLLO DE UN EQUIPO "Todas las personas tienen la disposicin de trabajar creativamente. Lo que sucede es que la mayora jams lo nota." - Truman Capote (1924-1984)

Conocer en qu etapa se encuentra actualmente su equipo de trabajo puede ayudarle a hacer los ajustes necesarios en su relacin (persona a persona / grupo) para que se alcance la consecucin de metas deseada con el menor desgaste. La primera etapa, de formacin, se caracteriza por una gran incertidumbre sobre el propsito, la estructura y el liderazgo del grupo. Los miembros "sondean las aguas" para determinar qu conductas son las aceptables. La etapa concluye cuando los miembros comienzan a considerarse parte del grupo. La segunda etapa de conflicto se distingue, precisamente, por los conflictos internos que en ella se dan. Los miembros aceptan la existencia del grupo pero se resisten a las restriccionesque les impone su individualidad. Se presentan conflictos por quien controla el grupo. Esta etapa termina cuando se cuenta con una jerarqua de liderazgo clara. En la tercera etapa se establecen las relaciones de trabajo estrechas y el equipo manifiesta su cohesin. Hay sentido de identidad y pertenencia, esta etapa de regulacin se da por concluida cuando se solidifica la estructura del grupo y se han establecido una conjunto de expectativas sobre lo que se define como el comportamiento correcto. La cuarta etapa es la de desempeo. La estructura en este punto es completamente funcional y es aceptada por el grupo. La energa de los integrantes ya no se dirige a conocerse y entenderse, sino a realizar la tarea que los ocupa. Para los equipos de trabajo permanentes, la etapa de desempeo es la ltima de su desarrollo. En cambio para equipos temporales que tienen una tarea limitada, queda una fase de desintegracin. En esta etapa el grupo se prepara para disolverse y su prioridad ya no es un desempeo superior, sino que se dirige su atencin a las actividades de cierre y de nuevas direcciones. Se tiene la impresin de que el equipo de trabajo se hace ms eficaz a medida que pasa por las primeras cuatro fases. Aunque esta suposicin sea verdaderamente general, lo que hace que un equipo sea ms eficaz es ms complicado que el recorrer estas etapas. Se tiene que tomar tambin en cuenta el contexto de la organizacin, algunas tareas darn un desarrollo acelerado del equipo y otras no.

Ninguna teora del desarrollo organizacional se puede seguir al pie de la letra. De cualquier manera el conocimiento de las mecnicas de los grupos puede hacer la diferencia en el desempeo del equipo, la organizacin o en los resultados alcanzados por la empresa. APROVECHAMIENTO DEL POTENCIAL Todas las personas tienen un importante potencial constituido por las capacidades y habilidades con las que nace y las que desarrolla y las que adquiere a lo largo de su vida. Ese potencial est en relacin directa con todo lo que nuestro cerebro nos permite hacer, pero en la misma medida tambin depende de nosotros mismos, de cada uno de nosotros, nuestra personalidad, experiencias y vivencias. Despus tambin debemos tener en cuenta a las personas que conocimos y con las que nos relacionamos a lo largo de nuestras vidas, las que nos acompaan, las que nos encontramos, las que nos educaron, las que nos amaron y a las que amamos. Por Eva Drake

Pasado, presente y futuro, experiencias, sentimientos, relaciones, e incluso la forma en la que sentimos y vivimos cada experiencia forma parte de cmo somos y de lo que hacemos con ese potencial. Pero siempre en primer plano, y pases lo que pase, somos nosotros los que lo poseemos: Cada Uno de nosotros Todos Una parte importante de ese potencial se utiliza da a da, se detecta, identifica y aprovecha de forma prctica y cotidiana. Es lo que nos permite aprender, tomar decisiones, actuar y relacionarnos con los dems. Es esa parte de nuestro cerebro que siempre, o casi siempre, est funcionando. Ese aprovechamiento del potencial humano es lo que llamamos Recursos Naturales del Individuo. Todos los tenemos y prcticamente desde el primer instante de nuestro nacimiento iniciamos su aprovechamiento. A veces con un gran esfuerzo y otras veces casi sin darnos cuenta, vamos generando recursos, aprendiendo a hablar y a expresarnos, a ver y comprender el mundo que nos rodea, a encontrar y contactar con otros. Otra parte de ese potencial lo intuimos. Sabemos que est ah por que constantemente vemos su rastro, ya sea en nosotros mismos o en otras personas. Es lo que habitualmente conocemos como aptitudes. Es decir las tendencias naturales que una persona tiene para realizar determinadas actividades con mayor acierto que los dems. Las aptitudes son, en realidad, una manera intuitiva de aplicar y utilizar ese potencial en una actividad concreta. Cuando el aprovechamiento del potencial coincide con un trabajo o profesin lo bautizamos como vocacin. Sin embargo, no todos llegamos a identificar, o darle salida a nuestro potencial en forma de aptitud o vocacin, quiz porque no a todos les aflora a la superficie de forma evidente, o quiz porque no todo el mundo tiene los medios suficientes para hacerlo aflorar.

Pero sera un error limitar el potencial humano a las aptitudes y la vocacin. El motivo es sencillo: Aunque slo unos cuantos poseen o encuentran so que llamamos aptitudes o vocacin, el potencial es algo tan comn y natural como tener cerebro y saber utilizarlo.