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Archivo General de la Nacin

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ARCHIVO GENERAL
DE L\ NACIN

COLOMBIA

I Al contestar cite este #: 14 Fecha: 02/01/2012 10:02:25 a.m . Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio Anexos: Remite:
311

Folios:

Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Polllica A.

311-Rad.4266/2011 Bogot D.C. Ingeniera YADIRA ARDllA SEPUlVEDA Analista I Administracin Documental Electriticadora del Meta S.A. E.S.P vadira.ardila@emsa-esp.com.co Villavicencio-Meta Asunto: Concepto tcnico sobre aprobacin de Tablas de Retencin Documental. Respetada Ing. Ardila: En atencin a su comunicacin de 11 de Noviembre de 2011 radicada en nuestra entidad en este mismo da, bajo el nmero 4266, mediante la cual consulta, si las Tablas de Retencin Documental de la Electrificadora del Meta, Sociedad de Economa Mixta, deben ser presentadas para aprobacin al Consejo Departamental de Archivos, remito el concepto tcnico en dos (2) tolios emitido por el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivistca.

Cordialmente,

~~~L/-r
Anexos: Dos (2) folos

CARLOS A. ZA .. ' A CARDENA~ Director Gene~

Proyect: Andrea L. Garzn Zuluaga, Abogado, Contratista- Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Revis: Clara Ins Casilmas Rojas-Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Archivado en: Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos tcnicos 311.02.02.

ESTABLECIMIENTO

PBLICO

ADSCRITO

AL

MINISTERIO

DE CULTURA

www.archivogeneral.gov.co

Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.co 6 N 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6 Fecha: 2011-11-22 V: 5 GD-302-FR-003

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Archivo General de la Nacin contestar cite este #: 14 IFecha: 02/01/201210:02:25 a.m. [Asunto: Concepto Tcnico Actividad: envio Anexos: O Folios: Remite: 311

Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Pohtica A.

311-Rad.4266/11 Bogot D.C. Ingeniera

YADIRA ARDILA SEPULVEDA

Analista I Administracin Documental Electrificadora del Meta S.A. E.S.P vadira.ardila@emsa-esp.com.co Villavicencio-Meta Asunto: Concepto tcnico sobre aprobacin de Tablas de Retencin Documental. Respetada Ing. Ardila: En atencin a su comunicacin de 11 de Noviembre de 2011 radicada en nuestra entidad en este mismo da, bajo el nmero 4266, mediante la cual consulta, si las Tablas de Retencin Documental de la Electrificadora del Meta, Sociedad de Economa Mixta, deben ser presentadas para aprobacin al Consejo Departamental de Archivos, el Archivo General de la Nacin, le informa lo siguiente: La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, en su artculo 2. mbito de aplicacin, dispone: "La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente Ley". La Electrificadora del Meta S.A, E.S.P, tal y como usted menciona en su solicitud, es una emp~esa de econmica Mixta, que tiene por objeto, el suministro de energa en el Depart-mento del Meta, por lo cual en razn de la funcin publica que desempea (Prestacin del Servicio Pblico de Energa) se encuentra dentro del mbito de aplicacin de la Ley General de Archivo y en general de todos los Iineamientos y polticas que profiera el Archivo General de la Nacin, sin importar el grado de participacin Estatal que haya en la conformacin accionaria de esta empresa. En tal sentido para la aprobacin de las Tablas de Retencin Documental, se debe dar cumplimiento al Articulo 10, Tercera etapa del acuerdo 039 de 2002, que seala: "Elaboracin y presentacin de la Tabla de Retencin Documental para su aprobacin. El Jefe de Archivo preparar la propuesta de Tablas de Retencin Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboracin. El Comit de Archivo har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la propuesta. Las Secretaras Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la ms alta jerarqua de quienes dependan los archivos, remitirn a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retencin
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Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.co 6 NQ6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6 Fecha: 2011-11-22 V: 5 GD-302-FR-003

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Docme,ntal para su evaluacin y aprobacin" y el Decreto 4124 de 2004 en su Artculo 6 "Funci-es de los Consejos Territoriales de Archivo" que en su literal h. establece: "Aprobar las Tablas de Retencin Documental v las Tablas de Valoracin Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial,1 exceptuando las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de las Gobernaciones, las cuales sern aprobadas por el Archivo General de la Nacin ..." La invitamos a consultar el Mini/Manual No. 4. "Tablas de Retencin y transferencias documentales. Directrices bsicas e instructivos para su elaboracin2", y la Resolucin 128 de 2010 "Por la cual se actualiza la metodologa de evaluacin de Tablas de Retencin Documental y de Tablas de Valoracin Documental, se deroga la Resolucin 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comit Evaluador de Documentos". En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro de los parmetros establecidos en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo. Cordialmente,

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CLARA INS CASILlMAS ROJAS Coordinadora Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica.
Proyect: Andrea L Garzn Zuluaga- Abogado, Contratista, Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica Revis: Laura Snchez Alvarado-Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica. Archivado en: Grupo Normatividad y Desarrollo de la Poltica Archivstica, Conceptos tcnicos 311.02.02.

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ESTABLECIMIENTO

PBLICO

ADSCRITO

AL

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