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Libros Oficiales

Cartilla I

Tabla de Contenido
Presentacin. 3 Qu son Libros Oficiales? Qu Libros Oficiales se deben registrar? Cules son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales? Qu proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales? Qu Libros Oficiales y Auxiliares se Pueden Generar en el Programa? Cul es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar? Cmo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliar? Libros Oficiales 7.1 Libro Diario 7.1.1 Qu es el Libro Diario? 7.1.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario? 7.2 Libro Diario Resumido 7.2.1 Qu es el Libro Diario Resumido? 7.2.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario Resumido? 7.3 Libro Mayor 7.3.1 Qu es el Libro Mayor? 7.3.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Mayor? 7.4 Libro Inventarios y Balance 7.4.1 Qu es el Libro Inventarios y Balance? 7.4.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Inventarios y Balance? 7.5 Libro nico Oficial 7.5.1 Qu es el Libro nico Oficial? 7.5.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico Oficial? 7.6 Libro de Ventas 7.6.1 Qu es el Libro de Ventas? 7.6.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Ventas? 7.7 Libro de Compras 7.7.1 Qu es el Libro de Compras? 7.7.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Compras? Libro Auxiliar 7.8 Libro Auxiliar por Terceros 7.8.1 Qu es el Libro nico Oficial? 7.8.2 Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico Oficial? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Presentacin
El presente documento ofrece una gua sobre los libros oficiales que permite generar el sistema y otros libros auxiliares que sirven como soporte de los hechos econmicos registrados en el software por medio de comprobantes contables, estos libros estn diseados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

LIBROS OFICIALES
1. Qu son Libros Oficiales?
Los Libros Oficiales son documentos donde se registran las transacciones y hechos econmicos que constituyen el sistema contable y son el fundamento de los Estados Financieros; la forma de llevar los libros de contabilidad se establece en el Decreto 2649 de 1993

2. Qu Libros Oficiales se deben registrar?

Importante: Solamente se pueden registrar libros en blanco, SIN informacin impresa o escrita en forma manual.

Los libros oficiales que se deben registrar son: Para Personas Naturales: a) Libro Mayor y Balance b) Libro Diario c) Libro de Inventarios y Balance Para Sociedades: a) Libro Mayor y Balances b) Libro de Inventarios y Balances c) Libro Diario d) Libro de Actas de Asamblea, de Registro de Socios, de Asambleas y de Juntas, segn el caso

Importante: El registro de libros de contabilidad se entidades competentes tales como: Ministerios, Gobernaciones, Direccin Nacionales, Consejo Nacional Electoral, alcaldas, entre otros.

realiza ante las autoridades o Las Cmaras de Comercio, de Impuestos y Aduanales Inspecciones de Trabajo y las

La Cmara de Comercio registra los Libros de Oficiales, pero NO ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la Administracin de Impuestos Y Aduanas Nacionales y los organismos de inspeccin, vigilancia y control de las sociedades.

3. Cules son los requisitos que deben cumplir los Libros Oficiales?
Los requisitos que deben cumplir los libros oficiales son: Garantizar la autenticidad e integridad de su informacin, de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeracin sucesiva y continua Los libros oficiales deben llevarse impresos en los folios registrados ante la autoridad correspondiente Quienes utilicen el sistema computarizado estn obligados a tener libros impresos al da, adems de los libros oficiales, los libros auxiliares los cuales sirven de soporte para conocer las transacciones individuales registradas. De acuerdo con el Cdigo de Comercio y el Decreto 2649 de 1.993 cuando la ley as lo exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal.

4. Qu proceso se debe realizar en SIIGO, antes de generar Libros Oficiales?


De conformidad con artculo 125 del Decreto 2649 de 1993, en su pargrafo 2, determina que los Libros Oficiales de acuerdo con el uso a que se destinen, deben llevar una numeracin sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Por lo anterior SIIGO permite efectuar la numeracin de los Libros Oficiales para ser registrados ante la autoridad competente; para ello se debe: Las hojas deben estar en blanco para la respectiva numeracin Ingresar a SIIGO por la ruta: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales Numerador de Libros Oficiales

All el sistema solicitara los siguientes datos para realizar la impresin:

Numero de Hojas: Corresponde a la cantidad de hojas a numerar Desde la Hoja: Digitar el numero desde el cual se desea iniciar la impresin (Ej. Este campo no iniciara en uno razn por la cual permite al usuario digitar el nmero inicial para de all arrancar la impresin) Imprimir el Nombre de la Empresa: Al marcar esta opcin el sistema imprime el nombre de la empresa al momento de la numeracin, lo que significa que la hoja luego de la impresin del libro oficial tendr dos veces el nombre de la empresa Tamao del Libro de 5 Caracteres: Corresponde a la cantidad de caracteres que se utilizaran en el nombre del Libro Oficial, de no marcarse esta opcin el sistema habilita treinta y dos (32) campos Nombre del Libro: Se debe digitar el nombre del Libro Oficial para el cual se est imprimiendo la numeracin; este nombre saldr en la impresin Imprimir el NIT de la empresa: Se deja a decisin del usuario si requiere o no el Nit de la empresa en la impresin de la numeracin Impresin den carro ancho: Dependiendo el tipo de Libro Oficial, por el tamao de columnas solo podr se impresin en carro ancho.

La visualizacin de la impresin del numerador de libros oficiales ser de la siguiente manera:

Importante: La impresin del Numerador de Libros Oficiales, solo ser enviada a Vista Preliminar o Impresora; NO maneja envi a Excel.

5. Qu Libros Oficiales y Auxiliar se Pueden Generar en el Programa?


A nivel de SIIGO se pueden generar ocho (8) Libros; siete (7) de ellos son Oficiales y uno (1) es Auxiliar: Libros Oficiales: 1. Libro Diario 2. Libro Diario Resumido 3. Libro Mayor 4. Libro Inventarios y Balance 5. Libro nico Oficial 6. Libro de Ventas 7. Libro de Compras Libro Auxiliar: 1. Libro Auxiliar por Terceros

6. Cul es la Ruta para Generar Libros Oficiales y Auxiliar?


La ruta para generar Libros Oficiales es: Contabilidad Informes y Consultas Libros Oficiales:

7. Cmo se Generan y que Funcion Cumplen cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliar?
A continuacion se explicaran cada uno de los Libros Oficiales y Auxiliares que se generan en el programa y cual es su finalidad

Libros Oficiales
1. Libro Diario
Qu es el Libro Diario? Es un libro en el cual se discriminan en orden cronolgico (da por da) todas las operaciones resultantes de los hechos econmicos ocurridos en un perodo no superior a un mes. Los asientos que se registran en este libro son cada uno de los comprobantes contables. Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Nivel de Cuenta: Sealar a qu nivel de cuenta contable se desea presentar el libro. Comprobante: Permite seleccionar un solo Tipo de comprobante contable o todos pasando con enter o digitando en el campo el asterisco. Ordenado por: La forma en que el usuario desea tener impresa la informacin y el sistema permite seleccionar entre Cuenta Contable o Tipo de Comprobante Periodo: Corresponde al rango de fechas en el que se desea generar el libro (Mes/Da)

Ej. Presentacin Preliminar del Libro Diario Ordenada por Tipo de Comprobante

Ej. Presentacin en Excel del Libro Diario ordenado por Cuenta Contable

Importante: El Libro Oficial Diario se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o 2. Libro Diario Resumido Excel.

Qu es el Libro Diario Resumido? Este Libro presenta la misma informacin que el Libro Diario, pero permite imprimir documento por pgina y adicionalmente escribir algn comentario respecto a cada tipo de comprobante Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Diario Resumido? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Seleccin: Indicar a qu nivel de cuenta contable se desea presentar el libro.

Tipo de Comprobante: Permite seleccionar un solo Tipo de comprobante contable o todos pasando con enter o digitando en el campo el asterisco. Comprobante por Pagina: Marcar si se desea que cada Tipo de Comprobante se imprima en hojas diferentes Comprobante con Comentarios: Seleccionar la opcin si se requiera ingresar alguna observacin

Ej. Presentacin Preliminar del Libro Diario Resumido SIN corte por Tipo de Comprobante por Pgina y CON Comentarios por tipo de Documento

Ej. Presentacin en Excel del Libro Diario Resumido

Importante: El Libro Oficial Diario Resumido se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.

3. Libro Mayor
Qu es el Libro Mayor? Este libro registra de forma resumida los valores de todas las cuentas o rubros de las transacciones del perodo respectivo. Muestra los saldos del perodo anterior, los valores del movimiento dbito y crdito del perodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) y por ltimo el saldo final, los cules sern la base o saldos anteriores para el perodo siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes

Importante: El Libro Oficial Mayor; tambin es llamado Libro Mayor y Balances

Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Mayor? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa.

Seleccin: Indicar a qu nivel de cuenta contable se desea presentar el libro. Desea Impresin a Dos Lneas: Se marca esta opcin si el usuario desea que cada rubro se imprima en dos reglones

Ej. Impresin a una sola lnea

Ej. Impresin a dos lneas

Totales: Se refiere a la forma de totalizar el informe, puede ser por Columna p Grupo.

Ej. Presentacin Preliminar del Libro Mayor

Ej. Presentacin en Excel del Libro Mayor

Importante: El Libro Oficial Mayor se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.

4. Libro de Inventarios y Balance


Qu es el Libro Inventarios y Balance? Como se estipula en el artculo 52 del Cdigo de Comercio todo comerciante que inicie actividades comerciales por lo menos una vez al ao debe elaborar un inventario y un balance general; para ello se emplea este libro oficial, para registrar en cada periodo contable los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compaa o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripcin mayor a la que se encuentra en los dems libros oficiales u obligatorios. Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro Inventarios y Balance? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Imprimir nombre de la empresa: Esta opcin se debe marcar dependiendo si en las hojas ya impresas por el numerador de libros oficiales quedo o no el Nombre de la empresa. Desea que el Informe desagregue los productos en las cuentas de Inventarios: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se ver reflejado en la impresin del informe solo si cuenta con el modulo de Inventarios y se han creado las correspondientes tablas y Productos Desea que el Informe se Detalle con Terceros: Aplica para las cuentas contables que en su creacin estn detalladas por Terceros Desea que el Informe desagregue los Activos: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se ver reflejado en la impresin del informe solo si cuenta con el modulo de Activos Fijos y se han creado las correspondientes tablas y Activos Incluye Cuentas de Resultado y de Orden: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario Desea que el Informe Desagregue los Terceros de las cuentas de Inventarios: Seleccionar de acuerdo a las necesidades del usuario, su efecto se ver reflejado en la impresin del informe solo si cuenta con el modulo de Inventarios y la cuentas contables asignadas en las tablas en su definicin estn detalladas por Terceros

Importante: Dependiendo las opciones marcadas para la presentacin de este Libro, su generacin puede demorar unos minutos dependiendo del nivel de informacin y la capacidad de la maquina

Ej. Presentacin Preliminar del Libro de Inventarios y Balance seleccionando la opcin de desagregar los productos en las cuentas de Inventarios

Ej. Presentacin en Excel del Libro de Inventarios y Balance detallado por Terceros

5. Libro nico Oficial

Importante: El Libro Oficial de Inventarios y Balance se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.

Qu es el Libro nico Oficial? Este libro permite ver detalladamente por cuenta contable al mximo nivel (subauxiliar) del programa cual es su saldo anterior, movimiento debito y crdito y el saldo actual. Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro nico Oficial? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Rango de Das: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/da)

Ej. Presentacin Preliminar del Libro nico Oficial

Importante: El Libro nico Oficial se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.

6. Libro de Ventas
Qu es el Libro de Ventas? Este Libro permite conocer toda la facturacin realizada por el ente econmico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas de venta (Documentos Tipo F) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Ventas? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Rango de Mes y Da: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (mes/da)

Cuentas de IVA: Asignar el rango de cuentas de IVA, utilizadas UNICAMENTE en los Documentos Tipo C - Notas Crdito y/o Documentos Tipo D - Notas Debito que no afecten o estn parametrizadas en los Documentos Tipo F Factura de Venta.

Importante: Es muy importante asignar estas cuentas contables si fueron utilizadas en los documentos Tipo D y Tipo C y NO utilizadas en los documentos Tipo F; de no hacerse aparecer el Libro de ventas en la columna de exentos valores cuando no deben mostrar cifras.

Cuentas Contado: En esta pantalla se deben colocar las cuentas contables como los solicita el mensaje; de igual forma se debe digitar el rango de cuentas contables Detalladas como Retencin utilizadas UNICAMENTE en los Documentos Tipo C y Tipo D (notas crdito y debito), los cuales aparecern en el informe como descuentos

Importante: Tambin se pueden asociar las cuentas contables por cobrar (130000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar Detalladas Por Cobrar

Importante: Se deben colocar all este rango de cuentas para que la informacin tomada de las facturas sea correcta, de lo contrario, aparecer ceros la columna de grabados y exentos.

Cuentas de Cargos (GRAVADAS EXCENTAS): Se asignan UNICAMENTE los rangos de cuentas contables utilizados para cargos gravados y exentos, que se hayan utilizado en las facturas de venta. Estos cargos son los parametrizados en la definicin del documento factura de venta, en la pantalla de descuentos y cargos (Son los dos primeros cargos, pues generalmente el tercero, se utiliza para el manejo del IVA).

Importante: Se deben colocar all este rango de cuentas, de no colocarse, en las columnas de gravado o exento cambiara el valor respecto al valor de la factura de venta.

Desea el informe con Rompimientos por comprobante: Marcar si se desea que cada Tipo de Comprobante se imprima en hojas diferentes

Toma descuentos Globales: En el mensaje aclara su funcionalidad

Ej. Presentacin Preliminar del Libro de Ventas

Ej. Presentacin en Excel del Libro de Ventas

Importante: El Libro de Ventas se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel.

7. Libro de Compras
Qu es el Libro de Compras? Este Libro permite conocer todas las compras realizadas por el ente econmico, dentro de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las compras (Documentos Tipo P) realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a las ventas pagado

Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Compras? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Rango de Fechas: Para la generacin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere presentar (da/mes)

Cuentas IVA: Se refiere a la utilizada en el Documento de Compras Tipo - P, esta es la cuenta que se parametrizado en la definicin del documento. El sistema permite seleccionar varios rangos de cuentas

Importante: Es muy importante asignar estas cuentas contables de no colocar un rango de cuentas el sistema en el informe refleja valores inconsistentes en las columnas de valor neto y valor de IVA.

Cuentas Contado: Digitar los rangos de cuentas contables de contado que fueron afectadas en el momento de la elaboracin del Documento Tipo P Compras, (generalmente corresponde a la cuenta de caja).

Importante: Tambin se pueden asociar las cuentas contables por pagar (220000), pero cuando no se tiene el modulo, por que estas NO deben estar Detalladas Por Pagar

Importante: En caso de NO colocar este rango de cuentas y los Documentos Tipo P hayan sido afectados por ella, la informacin que se refleje el informe en la columna de Valor Neto no corresponder al Valor Grabado Real

Cuentas que NO se desena incluir en el Informe: Se asignan las cuentas que por necesidades o caracteristicas del usuario no desea visualizar o presentar

Comprobantes Tipo L: Seleccionar los documentos Tipo L, que segn necesidades especificas de la empresa se deben tener en cuenta en la presentacion del Libro

Ej. Presentacin Preliminar del Libro de Compras

Importante: La columna de valor neto no est diseada para mostrar valores gravados o exentos, solo para mostrar el valor bruto menos descuentos, no se debe comparar contra el libro oficial de ventas

Ej. Presentacin en Excel del Libro de Compras

Importante: El Libro de Compras se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel. Libro Auxiliar

1. Libro Auxiliar por Tercero


Qu es el Libro Auxiliar por Tercero? Este Libro es un anexo de los libros oficiales y sirve como respaldo para realizar comparacin de informacin contable, muestra cada una de las cuentas que documentos contables la afectaron (Tipo Numero Fecha) y el tercero al cual fue contabilizado el documento

Importante: No es necesario que la cuenta contable este detallada por Tercero

Qu datos solicita el programa para la generacin del Libro de Compras? Al ingresar a esta opcin el sistema solicita la siguiente informacin:

Rango de Fechas: Para la impresin de este Libro el sistema solo solicita el periodo contable por el cual se quiere generar (mes/da) inicial y final

Rango de Cuentas: Se puede seleccionar de solo un bloque de cuentas contables o de todas las creadas pasando lo espacios con enter Rango De Terceros: Se puede seleccionar de solo un bloque de Nit o de todos los creados pasando lo espacios con enter Sucursales: Aplica cuando los terceros las manejan, se puede generar de solo un grupo de sucursales o de todas las creadas pasando lo espacios con enter

Seleccin (Todas las Cuentas / Solo Cuentas de Terceros) Totaliza por Tercero Imprime Cuentas que tiene Saldo Anterior pero no Movimiento en el Ao Imprime Terceros que Tiene Saldo Anterior pero no Movimiento en el Rango

Los anteriores tems se marcan o no de acuerdo a las necesidades o al tipo de informacin que requiera generar el usuario en el periodo o rango de fechas sealado

Imprime Detalle a: Una Lnea: Corresponde a la forma de impresin y al marcar esta opcin, la impresin se genera de la siguiente manera:

Doble Lnea: Corresponde a la forma de impresin y al marcar esta opcin, la impresin se genera de la siguiente manera:

Ej. Presentacin Preliminar del Libro Auxiliar por Tercero

Ej. Presentacin en Excel del Libro Auxiliar por Tercero con solo cuentas Detalladas por Tercero

Importante: El Libro Auxiliar por Tercero se puede enviar a Vista Preliminar, Impresin o Excel; con o sin el cdigo de la cuenta contable