Nelma Terezinha Zubek Valente Mestranda em Controladoria e Contabilidade pela FEA/USP Profa.

da UEPG - Universidade Estadual de Ponta Grossa PR nzubek@usp.br Edson Luiz Riccio Prof. Dr. Livre-Docente da Universidade de So Paulo elriccio@usp.br USP - Universidade de So Paulo Faculdade de Economia, Administrao e Contabilidade Departamento de Contabilidade e Aturia Av. Luciano Gualberto, 908 FEA 3 - Cidade Universitria CEP 05.508-900 - So Paulo - Brasil

Implementao de ERPs em pequenas e mdias empresas: Aspectos relevantes apontados pela literatura.
Resumo Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tambm denominados sistemas integrados de gesto, at bem pouco tempo destinados e utilizados primordialmente pelas empresas de grande porte, esto nos dias atuais em utilizao tambm em pequenas e mdias empresas (PMEs), segmento para o qual est voltado o foco das grandes fornecedoras de ERP em razo da sua importncia no cenrio econmico nacional e mundial e do vasto potencial de mercado que demonstram ser. O processo de implementao de ERP, no entanto, apresenta de acordo com a literatura, aspectos relevantes no tocante aos resultados decorrentes da sua adoo, no somente em termos de benefcios e vantagens obtidas como tambm no que se refere a: dificuldades, problemas e desafios a serem enfrentados quando da sua implementao. Diferentes estudos tm enfocado os impactos e efeitos da implementao de ERP em grandes corporaes, porm, ainda so poucas as pesquisas que tratam dos aspectos relevantes decorrentes da implementao de ERP em pequenas e mdias empresas, cuja realidade difere bastante das empresas de grande porte, em funo das particularidades e caractersticas prprias desse segmento. Assim, este trabalho foi desenvolvido com o propsito de apresentar os aspectos relevantes apontados pela literatura no que se refere implementao de sistemas ERP em pequenas e mdias empresas, destacando os resultados e concluses de pesquisas realizadas em empresas desse segmento, como forma de trazer discusso os aspectos especficos presentes no processo de implementao de ERP em PMEs. Palavras chaves: ERP (Enterprise Resource Planning), sistemas integrados de gesto, PMEs (Pequenas e Mdias Empresas), implementao.

INTRODUO

Passada a novidade da utilizao dos ERP (Enterprise Rersource Planning) ou sistemas integrados de gesto, pelas grandes corporaes, o que se observa hoje no mercado da Tecnologia de Informao (TI), a luta acirrada dos fornecedores dessa soluo no concorrido nicho de mercado das pequenas e mdias empresas (PMEs). As manchetes e notcias veiculadas por peridicos e publicaes da rea tm evidenciado a grande concorrncia por que passam os fornecedores nacionais, assim como os grandes fornecedores internacionais, no desafio de conquistar novos consumidores dentro dessa promissora parcela do mercado. De um lado, esto os fornecedores nacionais j acostumados a atender o segmento das PMEs, procurando atingir cada vez mais uma parcela maior desse mercado com solues mais prximas das necessidades dessas empresas. De outro lado, os grandes fornecedores internacionais que antes s focavam as grandes corporaes, agora desenvolvendo todo o tipo de estratgia no sentido de oferecer solues diferenciadas e mais prximas da realidade da pequena e mdia empresa. As estratgias so as mais variadas, desde o desenvolvimento de solues mais especficas e direcionadas a determinados setores, at o estabelecimento de parcerias entre empresas nacionais e internacionais de forma a atingir mais rapidamente esse mercado. At mesmo empresas consideradas como maiores fornecedoras de ERP para organizaes de grande porte, produto considerado inacessvel em termos de custo e viabilidade para pequenas e mdias empresas (Corra, 1998), esto preparando-se para atender esse segmento de mercado, oferecendo pacotes desenhados especificamente para atender as empresas de pequeno e mdio porte, com verses do software desenvolvidas com base em funcionalidades de plataforma mais adequadas as PMEs. (Computeworld, 10/09/02. Acesso em 07/04/04). O mesmo peridico eletrnico destaca a preocupao do grande fornecedor internacional de ERP em relao aos seus concorrentes no Brasil, compostos por empresas nacionais e internacionais j focadas no mercado das Pequenas e Mdias Empresas, motivo pelo qual usam a estratgia de fazer parceria e acordos comerciais com empresas nacionais que j atuam

com esse perfil de empresa, de forma a oferecer produtos j localizados para o padro da economia brasileira e adequadamente adaptados ao segmento das PMEs. Tamanho interesse nas pequenas e mdias empresas decorre do vasto potencial de mercado contido nesse segmento, considerado pelos fornecedores como nicho de mercado pouco explorado e que oferece grandes oportunidades de negcios. Por essa razo, companhias de renome mundial alm de focar esse segmento, esto dando prioridade s pequenas e mdias empresas. Por outro lado, as pesquisas demonstram que a adoo de sistema ERP pelas empresas envolve diferentes e importantes aspectos e provoca grandes impactos no meio organizacional onde so implantados. Os efeitos vo desde mudanas na estrutura fsica, organizacional, processos, plataforma de tecnologia e capacidade (Riccio, 2001; Laudon & Laudon, 2004), at a exigncia de mudana cultural por parte das pessoas e da organizao, para se adaptar a esse novo conceito de sistema integrado. Diferentes estudos tm abordado os principais impactos e efeitos da implementao de ERP nas grandes empresas (Scapens, 1998, 2003; Ezzamel, 2000; Riccio, 2001; Saccol et al., 2003) e alguns j trazem para discusso os fatores impactantes nas implementaes em segmentos especficos e diferenciados como as PMEs (Vidal, 1990; Lima et al. 2000; Ozaki e Vidal, 2001; Mendes e Escrivo Filho, 2000, 2001, 2002, 2003). Considerando a especificidade do segmento das PMEs em relao realidade das grandes corporaes, torna-se importante apresentar e analisar os aspectos relevantes apontados pela literatura no que se refere ao processo de implementao de sistemas integrados de gesto nas pequenas e mdias empresas. Em funo da situao problema abordada, o presente estudo foi desenvolvido a partir da seguinte indagao: Quais os aspectos relevantes relacionados implementao de sistemas ERP em empresas de pequeno e mdio porte, apontados pela literatura? Pesquisas desta natureza so importantes visto que no Brasil o segmento das pequenas e mdias empresas alm de representarem grande fonte de gerao de empregos, demandam cada vez mais, informaes diferenciadas, consistentes e, acima de tudo, geis, para a sua

sobrevivncia no mercado de concorrncia acirrada e extremamente competitivo. (De Bortoli Neto, 1980; Kassai, 1996; CNI & SEBRAE, 2001; BNDS, 2002). Esto as PMEs, em razo disso, na mira dos grandes fornecedores de solues da tecnologia da informao, ficando muitas vezes a merc de promessas baseadas em solues que nem sempre se concretizam quando da implementao do ERP, por falta de um referencial para avaliar sua aquisio. (MENDES; ESCRIVO FILHO, 2002, p. 243). 2 METODOLOGIA

O presente estudo foi fundamentado com base na literatura existente sobre o assunto, constituindo-se, portanto, em pesquisa bibliogrfica. Buscou-se primeiramente a fundamentao terica sobre sistemas ERP, suas caractersticas, impactos e efeitos da sua adoo nas empresas. Em seguida, verificou-se a literatura que trata do segmento das pequenas e mdias empresas, para levantar as caractersticas que as distinguem das empresas de grande porte e os diferentes critrios adotados para o seu enquadramento. Por fim, pesquisou-se a literatura especfica sobre ERP em pequenas e mdias empresas, os resultados de pesquisas exploratrias realizadas em empresas desse segmento para apresentar, conforme o propsito deste trabalho, os resultados da implementao de ERP nessas empresas, em termos de benefcios obtidos, problemas e dificuldades enfrentados, assim como os desafios e limites presentes no processo de implementao de ERP nesse segmento especfico e diferenciado de empresas.

3 3.1

REFERENCIAL TERICO Sistemas ERP

No Brasil e no mundo, os ERPs (Enterprise Resource Planning), tm sido desde a dcada de 90, um dos principais focos de ateno quando se trata da utilizao da Tecnologia da Informao(TI) pelas organizaes. (Souza e Saccol, 2003). Adquiridos na forma de pacotes comerciais de softwares utilizam uma base nica de dados que permite a integrao, em tempo real, de todos os sistemas de informaes transacionais e dos processos de negcios da organizao como um todo e no apenas de departamentos isolados como nos pacotes tradicionais.

Apareceram como grande novidade na dcada de 90, voltados basicamente para as grandes empresas em razo dos elevados custos e processos complexos de implementao. Hoje, porm, com a saturao do mercado das grandes corporaes, os fornecedores de ERPs esto com suas estratgias voltadas para o segmento das PMEs, desenvolvendo inclusive pacotes diferenciados e especficos j adaptados e ajustados s necessidades e realidade da pequena e mdia empresa, bastante diferenciadas das grandes organizaes. (Souza e Saccol, 2003; Mendes e Escrivo Filho, 2003 e Computeworld, 2004). Traduzida literalmente, a sigla ERP (Enterprise Resource Planning) significa Planejamento dos Recursos da Empresa. No entanto, importante enfatizar que, de acordo com Ozaki e Vidal (2001, p.2), esse significado pode no refletir o que efetivamente um sistema ERP capaz de fazer, dada a sua condio atual. No Brasil, os sistemas ERP so tambm denominados de Sistemas Integrados de Gesto Empresarial ou Sistemas Integrados de Gesto, ou ainda Sistemas Integrados em Tempo Real. Para efeito deste trabalho, os ERPs sero tratados por sistemas integrados de gesto. Diferentes so os enfoques dados pela literatura ao abordar os sistemas integrados de gesto, em termos do seu conceito e real significado. Em essncia, o que caracteriza um sistema ERP, diferenciando-o dos pacotes de softwares tradicionais a sua integrao em tempo real e o fato de possuir uma banco de dados nico. Destacando essa forma de integrao (em tempo real) e a abrangncia do sistema na empresa, Riccio (2001, p.7), afirma:
Os ERPs so sistemas de informao que visam sincronizao em tempo real dos processos de uma empresa, pelo emprego de tecnologia de informao avanada. [...] So conjuntos de mdulos pr-formatados, integrados, abrangendo todas as reas da empresa e que podem ser configurados para atender necessidades especificas.

Na concepo de Souza e Saccol (2003, p.19 ), ERPs [...] so sistemas de informao adquiridos na forma de pacotes comerciais de softwares interligados de forma a permitir a integrao de dados dos sistemas de informaes transacionais e dos processos de negcios de toda a organizao. Na TechEnciclopedya (2004), encontra-se a definio de ERP como sendo:
um sistema de informaes integrado que serve a todos os departamentos em uma empresa. Tendo sido desenvolvido a partir de indstrias de manufatura, o ERP implica no uso de pacotes de software ao invs de sistemas desenvolvidos internamente ou apenas para um cliente. Os mdulos do ERP podem ser capazes de interagir com outros sistemas da organizao com grau de dificuldade varivel, e, dependendo do fornecedor, o ERP pode ser alterado atravs de programao. (TECHENCICLOPEDYA, 2004).

Riccio (2001, p.8) enfatiza que: O ERP um sistema de informao concebido para operar de forma sincronizada e integrada pois considera a empresa como um nico sistema. Tal condio exige que os diferentes setores, departamentos ou unidades da organizao operem de maneira integrada, sincronizada e colaborativa. Essa integrao, conforme Souza e Saccol (2003), possibilitando a expanso e utilizao do ERP por toda a empresa, ao invs da utilizao restrita e localizada em departamentos, justamente o que diferencia os ERPs dos pacotes de softwares existentes desde a dcada de 60. Os autores destacam ainda que a integrao s possvel pelo fato dos dados e informaes, estarem armazenados em um banco de dados nico e centralizado. Essa, portanto, a condio que permite o compartilhamento de informaes comuns entre os diversos mdulos. Observe-se a o outro aspecto essencial que caracteriza os ERPs, ou seja, o banco de dados nico e centralizado, onde todos os departamentos, setores e unidades da empresa compartilham dados e informaes, disponveis para acesso e utilizao de todos, em tempo real. Buckhout et al. (1999) definem ERP como um software de planejamento de recursos empresarias que integrando os dados-chave e a comunicao entre as reas da empresa, permite a criao de operaes mais eficientes e possibilita o fornecimento de informaes detalhadas sobre suas operaes. A definio da Deloite Consulting (1998) destaca que o ERP um software de negcio que permite a automatizao e integrao da maioria dos processos da empresa, o compartilhamento de prticas de negcio e dados comuns e a disponibilizao da informao em tempo real. Para Hehn (1999, apud Souza e Saccol 2003), o ERP uma evoluo expandida do MRP II, sendo composto por:
uma coleo integrada de sistemas que atendem todas as necessidades de um negcio: contabilidade, finanas, controle de produo, compras e outros. Todos os sistemas esto integrados e partilham dos mesmos dados. Trazem embutidos em si processos de trabalho padronizados, procurando representar as melhores prticas mundiais de cada funo.

As conceituaes apresentadas sobre ERP reforam o j mencionado alerta de Ozaki e Vidal (2001) quando enfatizam que embora a sigla ERP, traduzida literalmente, signifique Planejamento dos Recursos da Empresa, tal definio no reflete efetivamente o real propsito de um sistema ERP visto que estes sistemas no atuam somente no planejamento, mas tambm controlam e fornecem suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e comerciais da empresa. (OZAKI e VIDAL, 2001, p.2). Dos conceitos apresentados, pode-se destacar como caractersticas essenciais dos sistemas ERP a integrao em tempo real e a utilizao de um nico banco de dados. Souza (2000, p.12) apresenta uma srie de caractersticas que tomadas em conjunto, distinguem mais facilmente os sistemas ERP de outros tipos de pacotes comerciais e dos sistemas desenvolvidos internamente nas empresas. So elas:
Sistemas ERP so pacotes comerciais de software Sistemas ERP so desenvolvidos a partir de modelos-padro de processos Sistemas ERP so integrados Sistemas ERP tm grande abrangncia funcional Sistemas ERP utilizam um banco de dados corporativo Sistemas ERP requerem procedimentos de ajuste

O autor lembra ainda que essas caractersticas so importantes para a anlise dos possveis benefcios e dificuldades relacionados com a utilizao dos sistemas ERP e tambm com os aspectos relativos ao sucesso de sua implementao. 3.1.1 Implementao de sistemas ERPs

Para Laudon e Laudon (2004, p.439), A implementao engloba todas as atividades organizacionais desenvolvidas em prol da adoo, gerenciamento e rotinizao de uma inovao tal como um novo sistema de informao. Os autores enfatizam ainda que, em razo dos impactos comportamentais e organizacionais que cercam a alterao ou introduo de um novo sistema de informao, o processo de implementao deve ser cuidadosamente examinado, para que a mudana organizacional que dele decorre, seja efetivamente gerenciada. (2004 p. 439): Isso porque, de acordo com Laudon e Laudon

[...] a introduo ou alterao de um sistema de informao causa um poderoso impacto comportamental e organizacional. Transforma a maneira como os indivduos e grupos funcionam e interagem. Mudanas no modo como a informao definida, acessada e usada para gerenciar os recursos da organizao freqentemente levam a novas distribuies de autoridade e poder. Essa mudana interna causada pela resistncia e oposio pode levar morte de um sistema que, na realidade, era bom.

Comentando ainda a respeito da importncia do gerenciamento da mudana para o sucesso ou o fracasso do sistema de informao, os autores destacam que:
Uma porcentagem muito grande de sistemas de informao fracassa em trazer benefcios ou resolver os problemas que deveria resolver porque o processo de mudana organizacional que cercou sua implantao no foi adequadamente abordado. LAUDON e LAUDON (2004, p.437)

Em relao especificamente dos impactos da implementao de ERPs nas organizaes, Riccio (2001, p.46) diz:
A implementao de um ERP significa um desafio nico para qualquer organizao. O sucesso depende da execuo bem sucedida de uma srie de trabalhos de grande envergadura como: a reviso e alterao dos processos da empresa reengenharia; treinamento intensivo e extensivo dos funcionrios; parametrizao completa com grande volume de detalhes; operao em ambiente cliente-servidor; adaptao da empresa s caractersticas do software, entre outras.

A implementao conforme Pereira (2002, p. 103) uma fase extremamente delicada no ciclo de vida de um sistema desenvolvido ou comprado, pois, mesmo que ele possua todas as funcionalidades especificadas, pode no funcionar. problemas que levem a resistncia interna ao sistema . Isso porque, os ERPs conforme Riccio (2001, p.46) afetam a empresa como um todo, pois alteram os processos e a maneira como cada rea opera e administrada. Pelo fato de estarem intimamente relacionados com a estrutura, cultura e processos de negcios da organizao, os novos sistemas de informao rompem modelos de trabalho estabelecidos e relacionamentos de poder, de modo que a operao sempre difcil e penosa. (Laudon e Laudon, 2004, p.103). Em razo disso, o autor ressalta a importncia do desenvolvimento de um plano de implementao como forma de se evitar

3.2

Pequenas e Mdias Empresas

3.2.1 Caracterizao e Critrios de Enquadramento das Pequenas e Mdias Empresas Definir uma empresa como Pequena, Mdia ou de Grande porte depende de parmetros e critrios nem sempre aceitos oficialmente contemplando a diferenciao entre um porte e

outro sem restries. Os parmetros mais utilizados para a classificao, enquadramento e definio do porte das empresas so geralmente o faturamento e o nmero de funcionrios. A respeito do assunto, De Bortoli Neto (1980, p.12) afirma:
A literatura especializada aponta como critrio usualmente mais utilizado internacionalmente para a caracterizao das PMEs alguns parmetros como o valor do capital mais reservas, o valor do imobilizado, o faturamento ou o nmero de empregados.

Comentando ainda sobre as caractersticas ou particularidades das pequenas empresas que podem servir de critrios de classificao para diferenci-las das empresas de maior porte, De Bortoli Neto (1980, p.13) diz:
Referimo-nos como critrio diferencial dessas empresas, em relao s de maior porte, a peculiaridades especficas atinentes organizao de sua direo, suas funes e as relaes entre a direo e a propriedade, como pontos capazes de diferenciar tais empreendimentos. Na pequena empresa reduzido o nmero de pessoas que ocupam postos diretivos, sendo muito comum essa tarefa ser desempenhada por uma nica pessoa.

Acrescentando a essas peculiaridades outros aspectos, Kassai (1996, p.84) apresenta uma srie de caractersticas que podem caracterizar a diferenciao entre uma pequena empresa de uma empresa de maior porte, conforme Quadro 1 abaixo:
Quadro 1 - Comparao entre caractersticas de Grandes e Pequenas Empresas CARACTERSTICAS DE DIFERENCIAO DAS PMEs Caractersticas Grandes Empresas Pequenas Empresas ADAPTABILIDADE Pequena Grande ADMINISTRAO Profissional Pessoal ou familiar CAPACIDADE DE INTERPRETAR E UTILIZAR POLTICAS E DISPOSITIVOS LEGAIS Grande Pequena CAPACIDADE DE UTILIZAR ESPECIALISTA Grande Pequena CAPACITAO PROFISSIONAL Especializada No-especializada CAPITAL Dissolvido Concentrado CONCENTRAO DE RECURSOS Capital Trabalho DECISO Descentralizada Centralizada ESTRUTURA Organizada Informal FLEXIBILIDADE Pequena Grande FORMA JURDICA Sociedade Annima Limitada GANHOS DE ESCALA Grandes Pequenos IDADE MDIA Alta Pequena NIVEIS HIERRQUICOS Muitos Poucos No. DE FUNCIONRIOS Grande Pequeno No. DE PRODUTOS Grande Pequeno (nico) RECURSOS FINANCEIROS Abundantes Escassos SISTEMAS DE INFORMAO Complexos, Simples, informais e formalizados e manuais informatizados. (mecanizados) UTILIZAO DA TECNOLOGIA Alta Baixa (artesanal) FONTE: Kassai, 1996, fl.84.

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De forma geral, os critrios utilizados para a classificao das empresas em Pequeno, Mdio e Grande porte, so de acordo com Pinheiro (1996) de naturezas quantitativas, qualitativas ou uma combinao de ambos. Filion apud Pinheiro (1996), diz que a primeira definio oficial e legal para a pequena empresa foi dada pelos EUA por meio do Selective Service Act, de 1948. Estabelecia os seguintes critrios para que uma entidade fosse considerada como pequena empresa:
posio no comrcio ou indstria da qual faz parte no seja dominante nmero de seus empregados no seja superior a 500 seja possuda e operada independentemente

O parmetro de definio para as PMEs adotado pela Resoluo Mercosul GMC n. 90/93, que institui a poltica de apoio as MPMEs, mantido pela Resoluo Mercosul GMC n. 59/98 que dispe sobre a Etapa II da referida poltica, estabelece a seguinte classificao, conforme Tabela 1 abaixo:
Tabela 1 - Classificao de empresas segundo Resolues GMC Mercosul Critrios de Classificao Microempresa Comrcio e Indstria Servios Pequena Empresa Comrcio e Indstria Servios Mdia Empresa Comrcio e Indstria Servios 41 200 US$ 20 milhes 31- 80 US$ 7 milhes

Nr. De 1 10 1-5 11 40 6 30 Empregados US$ 3,5 US$ 1,5 Faturamento US$ 400 mil US$ 200 mil milhes milho Anual FONTE: Mercosul/GMC/Res. n. 90/93 e Mercosul/GMC/Res. n.59/98

Essas Resolues do Mercosul estabelecem ainda que para se enquadrarem nesses critrios, as MPMEs no devero estar controladas por outra empresa ou pertencer a um grupo econmico que em seu conjunto supere os valores estabelecidos e que perdero a condio de MPMEs as empresas que por dois anos consecutivos superarem os parmetros estabelecidos. No Brasil, uma grande diversidade de critrios e parmetros so utilizados para se determinar o porte das empresas. Os parmetros estabelecidos pelo Mercosul so utilizados para fins de apoio ao crdito e exportao. As definies estabelecidas pelo Estatuto da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte (Lei n. 9.841/99) e do SIMPLES (Lei n. 9.317/96), utilizam o critrio da receita bruta anual, enquanto que os critrios utilizados tanto pela RAIS/MTE (Relao Anual de Informaes Sociais) quanto pelo SEBRAE, tomam por base o nmero de empregados para definir o tamanho da empresa.

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A Tabela 2 abaixo apresenta uma sntese dos critrios de enquadramento estabelecidos por esses rgos:
Tabela 2 - Classificao de empresas segundo rgos Nacionais MICROEMPRESA PEQUENA EMPRESA MDIA EMPRESA

ESTATUTO MPE R$ 433.735,14 R$ 2.133.222,00 ---Receita Bruta Anual 1 SIMPLES R$ 433.735,14 R$ 2.133.222,00 ---Receita Bruta Anual RAIS/TEM 0 19 20 99 100 499 n. de empregados SEBRAE 0 19 20 99 100 499 Indstria SEBRAE 09 10 49 50 99 Comrcio e Servios FONTE: MDIC/SDP/DMPME (Atualizado) Fonte: RAIS/TEM Lei n. 9.317/96 e IN SRF n. 034/01 Lei n. 9.841/99 PUGA, Fernando Pimentel. Experincias de Apoio s Micro, Pequenas e Mdias Empresas nos Estados Unidos, na Itlia e em Taiwan. DEPEC/BNDES. Textos para Discusso n. 75. RJ, Fev/2000.

Os resultados da Pesquisa Anual do Comrcio, da Pesquisa Anual de Servios e do Cadastro Central de Empresas realizado pelo IBGE acima citado, sintetizam os critrios para enquadramento das micro e pequenas empresas no Brasil, conforme apresentado na Tabela 3 a seguir.
Tabela 3 - Sntese dos critrios de enquadramento das Micro e Pequenas Empresas Critrios de Enquadramento Lei n. 9.841 de 05/10/1999 Microempresas Empresas de pequeno porte Sebrae Microempresas Empresas de pequeno porte BNDES (critrio dos pases do Mercosul para fins creditcios) Microempresas Empresas de pequeno porte Valor da Receita At 433.735,14 reais De 433.735,14 a 2,1 milhes de reais ------Nmero de Pessoas ocupadas --At 9 De 10 a 49 -----

At 400 mil dlares (cerca de 1.200 mil reais) De 400 mil dlares a 3,5 milhes de dlares (cerca de 10,5 milhes de reais) FONTE: IBGE, 2001, p. 17 (Atualizado)

Fontes: Brasil, Lei n. 9841, de 5 de outubro de 1999. Institui o estatuto da microempresa e da empresa de pequeno porte, dispondo sobre o tratamento jurdico diferenciado, simplificado e favorecido previsto nos artigos 170 e 179 da Constituio Federal. Dirio Oficial [da] Repblica Federativa do Brasil, Poder Executivo, Braslia, DF, 6 out 1999. p.1. Col. 1; SEBRAE Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas empresas. O SIMPLES prev restries incluso de inmeros segmentos de MPEs, no se aplicando, pois, a todo o universo de MPEs do Brasil. Deve-se considerar este fato ao se trabalhar com as estatsticas obtidas por meio deste sistema.
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Segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica (IBGE) (2001):

No h unanimidade sobre a delimitao do segmento das micro e pequenas empresas. Observa-se, na prtica, uma variedade de critrios para a sua definio tanto por parte da legislao especfica, como por parte de instituies financeiras oficiais e rgos representativos do setor, ora baseandose no valor do faturamento, ora no nmero de pessoas ocupadas, ora em ambos. A utilizao de conceitos heterogneos decorre do fato de que a finalidade e os objetivos das instituies que promovem seu enquadramento so distintos (regulamentao, crdito, estudos, etc.)

No estudo acima citado, o IBGE, alertando sobre as limitaes do critrio nmero de pessoas ocupadas para a classificao das empresas, destaca:
O critrio de classificao das MPEs por nmero de pessoas ocupadas no leva em conta as diferenas entre as atividades com processos produtivos distintos, uso intensivo de tecnologia da informao (Internet, e-commerce, etc.) e/ou forte presena de mo-de-obra qualificada, podendo ocorrer em algumas atividades realizao de alto volume de negcios com utilizao de mo-deobra pouco numerosa, como o caso do comrcio atacadista, das atividades de informtica e dos servios tcnico-profissionais prestados s empresas (atividades jurdicas, de contabilidade, consultoria empresarial, etc.)

As empresas fornecedoras de ERP, por sua vez, apesar de tambm adotarem o faturamento como critrio base para determinar o porte das empresas, utilizam entretanto, faixas de faturamento anual bem mais elevadas que as estabelecidas pelo estatuto das micro e pequenas empresas conforme pode ser observado na Tabela 4 abaixo:
Tabela 4 - Classificao de porte segundo empresas fornecedoras de ERP Faturamento anual (R$) Classificao PEQUENA De 5 a 30 milhes MDIA De 30 a 100 milhes GRANDE Acima de 100 milhes FONTE: Mendes & Escrivo Filho, 2003, fl.254.

3.3

Sistemas ERP em Pequenas e Mdias Empresas

Estudos tratando de sistemas ERP para o segmento da pequena e mdia empresa ainda so poucos, visto que at bem pouco tempo, os sistemas integrados de gesto em tempo real, eram normalmente destinados apenas s grandes corporaes em razo dos elevados custos dos pacotes e complexidade envolvida com sua implementao. Levando em conta que a adoo de ERP consiste segundo Mendes & Escrivo Filho (2002, p.288) em um projeto de mudana organizacional e no de informtica, h ainda por parte

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das empresas, grande despreparo e desconhecimento em relao profundidade das mudanas que esto por trs da implantao do sistema. A obteno de resultados significativos com a adoo de um sistema ERP exige segundo os citados autores, que a forma de operao atual seja revista, propondo-se modificaes visando potencialidade da tecnologia que ser instalada. Essa reviso importante e necessria principalmente se for considerado o fato de que o segmento das pequenas e mdias empresas tem caractersticas prprias e distintas da realidade das grandes empresas. Tal distino pode ser percebida nas concluses da pesquisa de Mendes & Escrivo Filho (2002, p.291) quando observam:
Ao confrontar os pontos citados pelos autores na implantao de ERP, observa-se que a perspectiva da pequena empresa um pouco distinta. Elas reconhecem a implantao como uma etapa critica e esto extremamente preocupadas com o aspecto financeiro. No mencionaram, ou desconhecem, a profundidade das mudanas pelas quais a empresa passar [...]

Considerando ento as caractersticas diferenciadas das pequenas e mdias empresas com relao adoo de um sistema ERP, importante que se observe como se desenvolve o processo de implementao desses sistemas nesse segmento de empresas. No que se refere ao processo de seleo de sistemas ERP nas PMEs, Mendes & Escrivo Filho (2002, p. 290) alertam para o fato de que nesse segmento preciso ter confiabilidade no fornecedor visto que muitas empresas fornecedoras do sistema de gesto integrado so relativamente novas e tambm de pequeno porte, oferecendo em razo disso, produtos com preos atraentes para o segmento das PMEs. Entretanto, em pesquisa que realizaram, observaram que poucas foram as empresas que mencionaram ter realizado estudos de aderncia ou adequao de funcionalidades na seleo dos sistemas. Os autores afirmam: Neste segmento, o primeiro critrio de seleo o preo. Depois, conduzida breve verificao das funcionalidades do sistema.Ressaltam ainda que apesar dos altos investimentos envolvidos na aquisio de um sistema ERP, as empresas tomam as decises de forma apressada, impulsionadas por uma onda, sem a realizao de estudo mais criterioso.

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Mendes & Escrivo Filho (2002, p.290) comentando sobre a postura das PMEs ao selecionar um sistema ERP enfatizam tambm que:
De modo geral, as pequenas empresas no realizam anlise de retorno sobre o investimento. Quando feito algum tipo de estudo, superficial, considerando os benefcios com a atualizao do parque tecnolgico e da possvel reduo do quadro de funcionrios.

No entanto, Escouto e Shilling (2003, p.281), enfatizam a importncia da metodologia de seleo para a escolha do sistema ERP adequado, capaz de suprir as necessidades da organizao. Destacam ainda que a necessidade de atualizao da infra-estrutura de TI, a automao de processos e a concorrncia so os fatores que levam as empresas a buscar a soluo dos sistemas ERP. Entretanto em pesquisa realizada em empresa de mdio porte, os autores constataram que o principal motivo que leva as organizaes a adotar o ERP a competitividade entre as empresas concorrentes. 3.3.1 O processo e os resultados da implementao de ERPs em PMEs

Mendes e Escrivo Filho (2003, p.255) afirmam que A implantao de ERP nas PMEs um fato que gera preocupao e cuidados, pois esse segmento, em geral, no possui muitos recursos disponveis para investimentos em tecnologia. Os resultados de pesquisa que elaboraram com dez empresas dos mais variados setores, enquadradas como pequenas empresas, segundo o critrio de classificao dos fornecedores de ERP, revelou que esse segmento especfico de empresas opta por solues cuja implantao possa ser conduzida internamente, com pequeno auxlio de empresa de consultoria, mediante contratao de uma equipe pequena constituda por um gerente de projeto e um analista. Mendes & Escrivo Filho (2003, p. 255). Outra constatao dos autores nessa pesquisa destaca que apesar de no terem focado o processo de migrao de sistemas antigos para o ERP, em algumas empresas pesquisadas sequer havia outro sistema de informao, sendo o ERP o primeiro sistema por elas adquirido. Quanto aos resultados obtidos com a implementao do ERP, a pesquisa realizada por Mendes & Escrivo Filho (2002, p.291) com 10 empresas de pequeno porte, apontou uma

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srie de melhorias citadas pelas referidas empresas, que os autores agruparam em quatro categorias, a saber: 1. Evoluo da base tecnolgica permitindo
reduo no tempo de processamento das informaes obteno das informaes em tempo real agilidade nas tarefas da empresa, pela otimizao e uniformizao dos procedimentos internos

2. Integrao entre as diversas reas da empresa:

auxiliada pela adoo de um nico sistema em toda a empresa auxilia o controle e integridade das informaes, pois elimina redundncia dos dados permite a reduo do fluxo de papeis

3. Impacto no controle e gesto da empresa que pode ser percebido por:

diminuio no retrabalho de tarefas administrativas melhoria no desempenho da empresa crescimento da empresa, possibilitado pelo controle em suas tarefas centralizao das atividades administrativas otimizao da comunicao tomada de decises com informaes obtidas em tempo real maior comprometimento e responsabilidade do funcionrio no apontamento

4. Impacto na administrao de recursos humanos da empresa, percebido por

reduo de custos por meio da reduo de mo-de-obra e de horas extras racionalizao de recursos melhoria do nvel tcnico dos funcionrios em informtica

A mesma pesquisa, ao confrontar o referencial terico existente com a prtica empresarial no tocante s barreiras e dificuldades enfrentadas com a implementao de sistemas ERP em pequenas e medias empresas, conclui tambm que diferentemente das implementaes nas empresas de grande porte, algumas dificuldades enfrentadas pelas PMEs na implementao de ERP nem sequer so mencionadas na literatura e outras que aparecem repetidamente no referencial terico nem so relatadas pelas empresas pesquisadas. Confirma-se a a carncia de um aprofundamento maior no estudo das implementaes de sistemas de gesto integrados no segmento das PMEs. Comentando sobre esse aspecto Mendes & Escrivo Filho (2002, p. 292) dizem:
Confrontando o referencial terico com a prtica empresarial percebeu-se que a dificuldade mais citada pelas pequenas empresas, que a resistncia dos funcionrios, passa praticamente despercebida pelos autores analisados.

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E, mais adiante, destacam: grande a dificuldade das empresas em encarar a implantao de um ERP como um projeto de mudana organizacional; nenhuma das entrevistadas mencionou ter essa viso. No que diz respeito anlise e adequao dos processos, etapa considerada bastante crtica num processo de adoo de ERP, Mendes & Escrivo Filho (2002, p.292), na pesquisa realizada com as dez pequenas empresas, constataram:
A dificuldade para realizar a anlise dos processos no foi mencionada por nenhuma empresa. Pode-se supor que as pequenas empresas no fazem a anlise e a adequao de seus processos para a adoo do sistema, e se o fazem, trabalham de forma superficial, no dando a devida importncia a essa etapa, considerada por muitos autores como crtica do processo de adoo de ERP.

Os resultados da pesquisa realizada apontaram diversas barreiras e dificuldades enfrentadas pelas empresas pesquisadas na implementao de ERP, as quais foram agrupadas pelos autores em trs categorias a saber: 1. Planejamento do projeto inadequado
insegurana dos funcionrios em relao ao manuseio e utilizao do sistema participao do fornecedor na seleo do hardware mais adequado para o sistema alto custo para customizar e desenvolver relatrios perda de foco resultando em estouro no custo e no prazo de implantao

2. Contratao de equipe experiente

dificuldade no atendimento pelo fornecedor: tempo de resposta do fornecedor lento, o suporte tcnico no adequado, o consultor despreparado a consultoria externa cara e o projeto tem de ser bem acompanhado, envolvendo pessoas com conhecimento tcnico e de negcio

3. Resistncia dos funcionrios:

adaptao s mudanas na rotina do trabalho, decorrente da introduo do sistema resistncia da alta administrao e dos funcionrios mais antigos por no terem conhecimentos bsicos em informtica funcionrios sem qualificao tcnica para dar suporte e utilizar o sistema falta de confiabilidade nas informaes extradas do sistema

Mendes & Escrivo Filho (2002, p. 293) perceberam em sua pesquisa que:
Embora os autores analisados definam o sistema ERP como um projeto de mudana organizacional, com reflexos na forma de operao da empresa, na estrutura e nos aspectos culturais, no isso que vem acontecendo nas pequenas empresas. Essas empresas reconhecem os benefcios, principalmente os relacionados confiabilidade das informaes e adoo de um sistema nico para todas as reas. Porm, no mencionaram a realizao de mudanas significativas em sua estrutura ou forma de operao.

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Comentando sobre o desconhecimento das empresas sobre as possibilidades e potencialidades do sistema ERP, os autores afirmam:
H indicativos de que as empresas, ao deixarem de investigar os benefcios e os potenciais de melhoria do sistema, acabam automatizando uma srie de processos sem se dar conta do potencial e das possibilidades de melhoria no desempenho do sistema.

A verificao da real necessidade do sistema para a empresa nem sempre investigada trazendo como conseqncia altos investimentos com retorno nem sempre compatveis. Sobre esse aspecto Mendes & Escrivo Filho (2002, p.293) alertam:
A urgncia na aquisio do sistema atropela um passo importante que a verificao da real necessidade do mesmo, que caro, complexo e implica muitas mudanas. Talvez bastasse, por ora, uma simples anlise da situao atual. A implantao sem a reviso dos processos traz benefcios pequenos. Muitas vezes a soluo para uma empresa de pequeno porte pode estar na reviso de seus processos, sem a necessidade de um investimento to alto em um ERP.

Analisando os resultados colhidos das empresas de pequeno porte pesquisadas, no tocante percepo dessas empresas quanto essncia e caractersticas especficas do sistema ERP, os autores obtiveram a seguinte constatao:
A pequena empresa reconhece os benefcios obtidos com a adoo de ERP ao analis-lo sob a perspectiva de um sistema que possui uma base de dados nica e centralizada, o que facilita a integridade dos dados. Porm, ela minimiza as potencialidades do ERP ao encar-lo como um sistema de informao, delegando toda a responsabilidade da adoo para a rea de informtica.

Comentando sobre as falhas que podem comprometer seriamente o sucesso do ERP na empresa, Mendes & Escrivo Filho (2002, p.293) enfatizam:
O perfil tcnico da rea de informtica incorre em falhas, muitas vezes cruciais ao sucesso do ERP na empresa. Por exemplo, a importncia do treinamento para os usurios: sob a tica da rea de informtica, o sistema intuitivo. Para os usurios se torna imprescindvel o treinamento. Sua falta ou sua realizao inadequada inibe a utilizao do ERP pelo usurio com menos familiaridade com a informtica e pode ser o grande responsvel pela resistncia observada nas empresas estudadas.

Os autores tambm puderam constatar, com base na pesquisa realizada, alguns dos fatores que levam as empresas do segmento de pequeno porte a buscar pela soluo proporcionada pelos sistemas ERP.
Observa-se que a aquisio do ERP nas pequenas empresas sugerida pela rea de informtica para solucionar as dificuldades decorrentes de vrios sistemas de informaes que trabalham isoladamente. A maior dificuldade reside na falta de confiabilidade nas informaes armazenadas pelo sistema.

Com base nos resultados da pesquisa realizada, Mendes & Escrivo Filho (2002, p.295) concluem:
Os principais fatores que induzem as pequenas empresas a utilizarem os sistemas ERPs podem ser sintetizados em: permitir que todas as reas trabalhem com um nico sistema, integrado, de fcil manuseio e garantir a integridade e a confiabilidade nas informaes armazenadas, facilitando as atividades de controle sobre as operaes da empresa.

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Em outra pesquisa, Ozaki & Vidal (2001) analisando o processo de implantao de um sistema ERP em uma empresa de mdio porte, destacam os principais desafios e dificuldades enfrentados durante a implantao e apontam algumas das vantagens e desvantagens observadas pela empresa aps a implantao ERP. Apresenta-se no Quadro 2 abaixo, apresentam-se as vantagens e dificuldades observadas pelos autores no processo de implementao de ERP nessa empresa. De acordo com Ozaki & Vidal (2003, p.297 a 300) as anlises do processo de implementao sugerem que os principais resultados alcanados pela empresa pesquisada com a adoo do ERP foram:

Quadro 2 - Vantagens e dificuldades na implementao de ERP em empresa de mdio porte

Vantagens Dificuldades

Reduo do tempo para consolidao dos dados das Prticas administrativas e comerciais impostas pela filiais de dois dias para um dia aps a implantao do controladora objetivando manter a uniformidade de gesto do grupo impediram a Empresa [pesquisada] de optar por sistema ERP. simplificaes, ou adotar algumas rotinas e processos disponveis no sistema ERP. Tal fato gerou muitas customizaes e desenvolvimentos especficos no sistema ERP adquirido. Ex.: Investimento para customizar o sistema de controle do estoque pelo FIFO. Diminuio do tempo de desenvolvimento: a Alta rotatividade das pessoas dificultou no incio algumas plataforma tecnolgica do sistema ERP escolhido etapas do andamento do projeto, chegando a ser necessria a (banco de dados relacional e linguagem de quarta certa altura uma reciclagem completa dos usurios na gerao) mais produtiva, permitindo o utilizao da ferramenta, com contratao de consultores desenvolvimento mais rpido de qualquer rotina externos para oferecer o treinamento. solicitada. Incorporao rpida de prticas de negcio mais Sobrecarga de funes por parte dos usurios em algumas modernas: muitos processos de negcios que eram reas, com o novo sistema, em funo de corte de pessoal realizados de forma pouco adequada passaram a ser antes mesmo de sua implantao estar completa. Isso efetuados de acordo com chamadas melhores prticas dificultava os testes, j que as pessoas ficavam encarregadas (best practices) existentes no sistema ERP. Como de fazer o seu trabalho normal e o das pessoas demitidas, tanto exemplo, uma srie processos de controle e de da maneira antiga, como tambm do novo sistema. conciliao, realizados manualmente, deixou de ser necessria com a integrao entre os mdulos do novo sistema. Reduo no tempo para fechamento contbil do Falta de capacitao dos funcionrios quinto dia til para o segundo dia til aps a Alguns funcionrios da empresa apresentavam limitaes e no conseguiam enquadrar-se na nova realidade com o sistema implantao do ERP. ERP. Tornou-se necessrio no somente conhecer e responsabilizar-se por uma rea especfica, mas acima de tudo, ter a viso de todo o processo de negcio no qual as atividades realizadas estavam inseridas, tendo em vista que todas as informaes passaram a serem refletidas automaticamente e, em ltima instncia, analisadas pela empresa controladora. Reduo no quadro de funcionrios: de 70 pessoas Vnculo com a empresa fornecedora do ERP antes da implantao do sistema ERP para 38 pessoas Criou-se vnculo de dependncia muito forte com a empresa fornecedora do ERP. O problema no reside na taxa de algum tempo depois da implementao. manuteno, que muito inferior ao custo que a empresa teria se tivesse que atualizar o sistema com equipe prpria. Existem, porm, alguns custos que nem sempre ficam transparentes no momento da deciso da aquisio de um sistema ERP. Por exemplo, aproximadamente dois anos aps a

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Despersonalizao das funes: em algumas funes encontravam-se pessoas que guardavam para si as informaes sobre seu trabalho. Com a implantao do sistema ERP, as informaes ficaram registradas no sistema, o que possibilitou democratizao do conhecimento e diminuio dos inconvenientes gerados pela rotatividade do pessoal.

implantao, a Empresa era obrigada a atualizar a verso do sistema ERP que estava utilizando, pois ela j havia sido descontinuada pela fornecedora. Esse processo estava paralisado, devido ao alto custo que envolvia uma taxa de atualizao cobrada pela fornecedora do ERP, bem como a reviso e eventual adaptao das customizaes realizadas. Necessidade constante de manuteno e aprimoramento: Com a dinmica dos negcios, a Empresa continua precisando de novos desenvolvimentos no sistema ERP, uma vez que nem todos os recursos necessrios so contemplados pelo sistema original. Isso gera a necessidade de profissionais caros, qualificados tanto em negcios, como na tecnologia utilizada pelo ERP.

FONTE: Dados extrados dos resultados da pesquisa de Ozaki &Vidal (2003, p. 297 300)

Os autores concluem dizendo que, com base na experincia adquirida ao longo dos anos em implantaes de sistemas ERP e de outros sistemas de gesto, podem afirmar que muitas das vantagens e desvantagens apontadas pela pesquisa so comuns em implantaes de sistemas ERP nas PMEs. Ozaki & Vidal (2003, p. 301) destacam tambm que o quesito integrao:
[...] sempre constitui um desafio nas implantaes de ERP, principalmente nas pequenas e mdias empresas, que em muitos casos pertencem a uma corporao maior, ou ento, esto inseridas em alguma cadeia produtiva em que uma empresa dominante exige a integrao dos sistemas de acordo com as suas regras.

Outro ponto importante enfatizado pelos autores, diz respeito s conseqncias decorrentes da mudana de foco das empresas fornecedores de sistemas ERP para o segmento de mercado das pequenas e mdias empresas, em razo da desacelerao nas vendas de sistemas ERP para as empresas de grande porte. Ozaki & Vidal (2003, p. 301), assim se posicionam:
Devido a uma desacelerao nas vendas de sistemas ERP, as empresas fornecedoras esto passando a oferecer solues para mercados inferiores aos tradicionalmente focados. Por exemplo, empresas que focavam grandes empresas esto passando a oferecer para as mdias, e as que focavam as mdias esto passando a oferecer para as pequenas empresas. Logicamente, adequando o custo e tambm aprimorando a metodologia de implantao.

Comentando a respeito das vantagens e benefcios das solues especficas para determinados segmentos de negcios, os autores afirmam:
Tambm surgiram recentemente solues verticais, especficas para segmentos como construo, educao, indstria etc. Essas verses pr configuradas e/ou adaptadas para segmentos especficos aumentam a aderncia da soluo s prticas do setor, bem como facilitam e aceleram a implantao do sistema.

Com base na pesquisa realizada, Ozaki & Vidal (2003, p.301) concluem:
H inegveis benefcios na adoo de um sistema ERP, tanto que esse tipo de sistema j pode ser considerado como uma ferramenta-padro necessria para qualquer empresa. Porm, os esforos, os riscos e os custos so altos e os problemas a serem enfrentados, inmeros e constantes.

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E complementam, destacando a fundamental importncia dos ERPs especificamente para o segmento das empresas de pequeno e mdio porte:
Felizmente, o crescente amadurecimento das solues ERP, a maior qualificao dos usurios e a evoluo da tecnologia tendem cada vez mais a reduzir seus custos e riscos e a aumentar seus benefcios, tornando os sistemas ERP imprescindveis tambm para a gesto e sobrevivncia das pequenas e mdias empresas modernas.

CONSIDERAES FINAIS E RECOMENDAES

Como j enfatizado no desenvolvimento deste trabalho, a realidade das pequenas e mdias empresas, em razo de suas peculiaridades e caractersticas prprias, em muito difere do segmento das grandes corporaes. Embora o conceito e filosofia dos sistemas ERP no se alterem ao serem adotados por um ou por outro porte de empresas, os resultados decorrentes da sua implementao variam e podem diferir bastante, em funo do ambiente organizacional, cultural e scio-econmico onde so implementados. Muitos dos benefcios, vantagens ou melhorias obtidas com a adoo do sistema ERP, como tambm as dificuldades, problemas e limites decorrentes da sua implementao so comuns, tanto em empresas de maior porte como nas pequenas e mdias empresas. No entanto, os resultados das pesquisas citadas neste trabalho, realizadas em empresas de pequeno e mdio porte, constataram aspectos relevantes relacionados aos sistemas ERP, no mencionados ou tratados de forma diferente pela literatura. As pesquisas mencionadas evidenciaram muitas diferenas entre o que citado pela literatura e o que relatado pelas empresas de pequeno e mdio porte quando se referem aos sistemas ERP. Os aspectos discordantes e diferenciados vo desde a caracterizao dos sistemas ERP, na maneira como so concebidos pelas empresas pesquisadas, destacando tambm diferenas no que se refere aos aspectos relevantes da implantao dos ERP, em termos de recursos investidos, forma de seleo e de implantao do sistema. As pesquisas mostraram tambm percepes diferenciadas das empresas em relao aos resultados obtidos com a implementao do ERP, evidenciando ainda que muitas das dificuldades e barreiras citadas pelas empresas pesquisadas, no somente diferem, mas em alguns casos, nem sequer so mencionadas pela literatura.

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Do exposto, pode-se concluir que grande parte do referencial terico existente sobre aspectos relevantes relacionados implementao de sistemas ERP tenha sido construdo tomando por base os resultados obtidos em pesquisas realizadas em empresas de grande porte, com realidades bastante distintas do segmento das pequenas e mdias empresas, existindo portanto, uma grande carncia de pesquisas nesse segmento. Considerando o universo ainda limitado das pesquisas j realizadas, sugere-se que mais pesquisas sobre aspectos relevantes relacionados implementao de sistemas ERP em pequenas e mdias empresas sejam efetuadas, como forma de corroborar aspectos j apontados em pesquisas anteriores e tambm trazer aspectos novos, ainda no revelados pela literatura existente neste segmento to especfico e diferenciado de empresas, as PMEs.

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