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Stratgie intranet des grandes entreprises

Bilan, tudes de cas, orientations Edition 2008

Ltude de rfrence
Organisation et pilotage Les services dploys Les axes de dveloppement Les perspectives 2009

1. La reproduction ou la communication de tout ou partie des informations contenues dans cette tude d'autres personnes que le destinataire dsign dans le bon de commande n'est possible qu'avec le consentement pralable et crit de Benchmark Group. 2. Le destinataire figurant dans le bon de commande est considr comme le dpositaire de l'tude, ce qui implique que l'envoi de tout ou partie de cette tude, par quelque moyen que ce soit, une autre adresse que la sienne n'est possible qu'avec le consentement pralable et crit de Benchmark Group. 3. Cette tude doit toujours tre considre comme un document confidentiel usage interne uniquement. 4. Les informations contenues dans cette tude ne peuvent tre utilises dans des publications, dans la presse, lors de confrences ou encore des fins commerciales sans le consentement pralable et crit de Benchmark Group. 5. Les informations contenues dans ce rapport ont t constitues avec rigueur mais leur totale exactitude ne peut tre garantie.

Stratgie intranet des grandes entreprises

SOMMAIRE
A Prsentation de ltude
Mthodologie Prsentation de Benchmark Group

10
11 13

B Introduction
La structure des intranets
Larticulation des sites intranet Les choix des technologies de portail Lintranet et le systme dinformation Les refontes Laudience Les budgets

16
17
17 19 20 22 25 28

Les chiffres cls

22

Le panorama des services Les projets et les axes de dveloppement Les outils et services Web 2.0
Lintgration doutils Web 2.0 dans l'intranet Le point de vue des professionnels

31 33 35

35 37

C Laccs lintranet
Les moyens daccs et la personnalisation
Les procdures d'identification Les espaces personnels Laccs des collaborateurs Laccs aux extranets La promotion L'animation

42
43 46
43 45 46 48

L'accs en dehors de l'entreprise La promotion et lanimation de lintranet

49
49 51

D Lorganisation et le pilotage
Le comit de pilotage La circulation de linformation
Les chanes de validation Les relations sociales

52
53 55 59
55 57 59 62 64

La gestion des contenus

Les bases documentaires, la gestion lectronique de documents La vido Les moteurs de recherche

E Les services et applications


Les services transverses et transactionnels Les applications mtiers
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65
66 69
2

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Les services collaboratifs traditionnels


Les espaces de travail collaboratif La webconfrence Les messageries instantanes Les Les Les Les

72

72 75 77

Les services participatifs de type Web 2.0


forums blogs, les wikis avis et contributions aux articles parus rseaux sociaux

79

79 79 82 83

F Laccs aux comptences de lentreprise


Le-learning Le knowledge management et la veille
Le knowledge management La veille

84
85 88
88 89

G Etudes de cas
Accor
Les donnes de cadrage Le portail intranet Le dploiement international du portail Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage Les volutions de lintranet Le forum vnementiel Les donnes cls de cadrage Les volutions de lintranet La refonte de lintranet corporate Les outils et services de type Web 2.0 Les donnes de cadrage Prsentation de lintranet La vido et la 3D Les widgets Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage Les volutions du portail intranet Le travail collaboratif Les donnes de cadrage Prsentation de lintranet Le travail collaboratif Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage Le nouveau portail intranet
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91
92
92 92 93 96

AXA

97

97 97 98

BNP Paribas

104

104 104 105 107 109 109 112 114 114 116 116 118

Dassault Systmes (DS)

109

Faurecia

116

France Tlcom

122

122 122 124 125 126 126


3

Lafarge

126

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La promotion de lintranet Les recommandations du responsable intranet

128 134

Saint-Gobain Vitrage

Les donnes de cadrage Le portail intranet et ses volutions Lintgration dune solution e-learning dans le portail intranet Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage Lvolution de lintranet La vido sur intranet Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage de MySFR Prsentation de lintranet MySFR Lintgration doutils Web 2.0 Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage Prsentation de lintranet Le travail collaboratif Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage Les tapes cls de lintranet Lorganisation et la promotion de l'intranet L'ergonomie et les interfaces riches Les recommandations du responsable intranet Les donnes de cadrage sur la plateforme de knowledge management Les volutions de la plateforme de knowledge management Le contexte, les besoins Le fonctionnement de la plateforme de knowledge management Les nouvelles fonctionnalits mises en place en 2007-2008 Les projets Les recommandations du responsable intranet

135

135 135 136 140

Sanofi-aventis

141

141 141 142 147 148 148 149 154

SFR

148

Socit Gnrale

155

155 155 156 159 160 160 161 164 169

Thales

160

Vallourec

170

170 170 170 171 173 175 176

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LISTE DES TABLEAUX


Tableau 1 Les 25 grandes entreprises interroges........................................ 11 Tableau 2 Les 13 tudes de cas ................................................................ 12 Tableau 3 Structures des intranets des grandes entreprises .......................... 17 Tableau 4 Les solutions de portail utilises.................................................. 19 Tableau 5 Exemples daudiences de sites intranet en 2008............................ 27 Tableau 6 Lvolution du budget moyen consacr lintranet ........................ 28 Tableau 7 Exemples de budgets consacrs lintranet en 2007 et 2008 .......... 29 Tableau 8 Les principaux chantiers intranet 2007-2008 ................................ 33 Tableau 9 Les quatre axes majeurs de dveloppement pour 2009 .................. 34 Tableau 10 Les objectifs des outils participatifs sur intranet .......................... 38 Tableau 11 Les avantages tirs de la mise en place doutils participatifs sur intranet ........................................................................................... 40 Tableau 12 Laccs lintranet suivant le systme de droits bass sur le niveau hirarchique ..................................................................................... 43 Tableau 13 Exemples dactions de scurisation de l'accs l'intranet.............. 44 Tableau 14 Les actions les plus efficaces pour accrotre l'audience de l'intranet 51 Tableau 15 Exemples de composition de comit de pilotage .......................... 53 Tableau 16 Exemples de composition dquipes (pilotage, contributeurs) ........ 55 Tableau 17 Exemples de circuits de validation des contenus intranet .............. 56 Tableau 18 Les moyens mis en uvre (AXA) .............................................. 99 Tableau 19 Les outils et services Web 2.0 accessibles via lintranet (BNP Paribas) .....................................................................................................107 Tableau 20 Les diverses utilisations de la vido sur intranet (Sanofi-aventis) ..142 Tableau 21 Les normes de compression des vidos (Sanofi-aventis)..............147 Tableau 22 Les outils et services Web 2.0 accessibles via lintranet (SFR) ......149 Tableau 23 Le choix des solutions techniques de travail collaboratif (Socit Gnrale) .......................................................................................157

LISTE DES GRAPHIQUES


Graphique 1 La rpartition des entreprises interroges en fonction du chiffre daffaires 2007 ................................................................................. 12 Graphique 2 La rpartition des choix de portail............................................ 19 Graphique 3 L'intranet, future brique centrale du systme d'information du groupe ............................................................................................ 20 Graphique 4 Le type dapplications informatiques accessibles depuis lintranet . 20 Graphique 5 Les dates des premires et dernires versions des intranets tudis ...................................................................................................... 22 Graphique 6 Lobjet de la dernire refonte .................................................. 23 Graphique 7 La programmation des projets de refonte ................................. 23 Graphique 8 Lobjet de la prochaine refonte ................................................ 24 Graphique 9 La part des salaris de lentreprise ayant potentiellement accs l'intranet.......................................................................................... 25 Graphique 10 La proportion moyenne dutilisateurs parmi les salaris ayant potentiellement accs l'intranet ........................................................ 25 Graphique 11 Lvolution de laudience des intranets tudis en nombre de visites mensuelles entre 2007 et 2008 ................................................. 26 Graphique 12 Lorigine de lallocation des budgets intranet ........................... 30
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Graphique 13 Le services et applications accessibles depuis les intranets corporate, mtiers, gographiques et filiales ......................................... 32 Graphique 14 Les outils participatifs prsents dans lintranet ......................... 36 Graphique 15 Le point de vue des responsables sur les outils participatifs dans lintranet.......................................................................................... 37 Graphique 16 Le point de vue des responsables sur les rseaux sociaux dans lintranet.......................................................................................... 37 Graphique 17 Le principal objectif des outils participatifs sur lintranet............ 38 Graphique 18 Le principal avantage tir de la mise en place doutils participatifs sur intranet ...................................................................................... 39 Graphique 19 Les risques lis au dploiement doutils participatifs sur intranet 41 Graphique 20 Les procdures didentification pour accder lintranet............ 43 Graphique 21 La mise disposition despaces personnels ............................. 45 Graphique 22 Les moyens daccs scuris lintranet en dehors du primtre de lentreprise ...................................................................................... 46 Graphique 23 Les services intranet accessibles en dehors du primtre de lentreprise ...................................................................................... 46 Graphique 24 La population qui se connecte lintranet en dehors du primtre de lentreprise .................................................................................. 47 Graphique 25 Les entreprises ayant interfac leur intranet un extranet ........ 48 Graphique 26 Les outils de promotion de lintranet ...................................... 49 Graphique 27 La prsence de flux RSS sur lintranet .................................... 50 Graphique 28 Leffectif du comit de pilotage de lintranet ............................ 53 Graphique 29 La prsence dun espace pour les reprsentants du personnel sur lintranet.......................................................................................... 57 Graphique 30 Laccs aux bases documentaires et aux outils de GED suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers) ......................................... 59 Graphique 31 La rpartition moyenne des documents de lintranet suivant les diffrents formats ............................................................................. 60 Graphique 32 Les solutions retenues pour grer les bases documentaires ....... 61 Graphique 33 Prsence de vidos sur lintranet (hors confrence web) ........... 62 Graphique 34 Les types de contenus diffuss en vido sur lintranet ............... 63 Graphique 35 Laccs aux services RH et administratifs suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers) .............................................................. 66 Graphique 36 Les services gnraux et RH prsents sur lintranet en tant que procdures dmatrialises ................................................................ 67 Graphique 37 Lutilisation dinterfaces Web riches pour les services gnraux et RH disponibles sur lintranet ............................................................... 68 Graphique 38 Le recours une solution du march pour les services gnraux et RH disponibles sur lintranet ............................................................... 68 Graphique 39 Laccs aux applications mtiers suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers) .............................................................. 69 Graphique 40 Le type dapplications informatiques accessibles depuis lintranet 70 Graphique 41 Nouvelles applications vs applications existantes webises ........ 71 Graphique 42 La proportion dentreprises donnant accs lERP en mode web depuis lintranet................................................................................ 71 Graphique 43 La prsence despaces de travail collaboratif et dagendas partags ...................................................................................................... 72 Graphique 44 La prsence des espaces collaboratifs et/ou des agendas partags suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers)........................... 73 Graphique 45 La proportion dutilisateurs des espaces collaboratifs et/ou des agendas partags ............................................................................. 73
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Graphique 46 La prsence de solutions de webconfrence............................. 75 Graphique 47 La prsence des solutions de confrence web suivant le type dintranet (corporate, mtiers, activit, pays) ....................................... 75 Graphique 48 Les fonctionnalits des outils de confrence web les plus utilises ...................................................................................................... 77 Graphique 49 La prsence doutils de messagerie instantane ....................... 78 Graphique 50 La prsence de forums, chats................................................ 79 Graphique 51 La prsence de blogs ........................................................... 80 Graphique 52 Les types de blogs dploys ou prvus ................................... 80 Graphique 53 La possibilit pour les utilisateurs de dposer un avis ou une contribution aux articles parus ............................................................ 82 Graphique 54 La prsence de sondages, quiz suivant le type dintranet (corporate, mtiers, activit, pays)...................................................... 82 Graphique 55 La prsence de rseaux sociaux internes ................................ 83 Graphique 56 Les outils e-learning accessibles via lintranet .......................... 85 Graphique 57 Laccs aux outils e-learning sur les diffrents intranets ............ 85 Graphique 58 Les types de formations en ligne accessibles via lintranet ......... 86 Graphique 59 Les dpartements qui recourent le plus aux outils e-learning ..... 86 Graphique 60 Le recours une solution diteur de-learning.......................... 87 Graphique 61 Les projets des entreprises en matire de-learning .................. 87 Graphique 62 Les outils ou bases de knowledge management accessibles via lintranet.......................................................................................... 88 Graphique 63 Laccs aux outils ou bases de knowledge management sur les diffrents intranets............................................................................ 88 Graphique 64 Le recours une solution diteur de knowledge management .... 89 Graphique 65 Les outils de veille accessibles via lintranet............................. 89 Graphique 66 Laccs aux outils de veille sur les diffrents intranets .............. 90 Graphique 67 Les projets des entreprises en matire de rseaux sociaux pour le knowledge management et la veille ..................................................... 90

LISTE DES ILLUSTRATIONS


Illustration 1 La page daccueil Intr@ccor, portail intranet mondial (Accor) ...... 93 Illustration 2 Le changement de ttire/header du site intranet (Accor) .......... 94 Illustration 3 La page daccueil dune rubrique (Accor).................................. 95 Illustration 4 La page daccueil de lintranet (AXA) ....................................... 97 Illustration 5 La page daccueil du forum (AXA) ..........................................100 Illustration 6 Linterface de discussion du forum (AXA) ................................100 Illustration 7 La fonctionnalit de vote du forum (AXA)................................101 Illustration 8 La participation des collaborateurs d'AXA France au forum (AXA) .....................................................................................................101 Illustration 9 La war room , salle de pilotage du forum au sige du groupe (AXA) .............................................................................................102 Illustration 10 Widget sur lintranet (BNP Paribas) ......................................108 Illustration 11 La page daccueil de lintranet de Dassault Systmes (DS).......110 Illustration 12 Accs aux vidos et aux contenus 3D partir de lintranet de Dassault Systmes (DS) ...................................................................113 Illustration 13 La page daccueil actuelle du portail intranet (Faurecia) ..........117 Illustration 14 La page daccueil du nouveau portail intranet prvu dici fin 2008 (Faurecia) .......................................................................................118
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Illustration 15 La page daccueil dun groupe de travail collaboratif (Faurecia) 119 Illustration 16 La page daccueil dun groupe de travail collaboratif (Faurecia) 120 Illustration 17 Le partage de documents dans le futur espace de travail collaboratif (Faurecia).......................................................................120 Illustration 18 La page daccueil du portail intranet (France Tlcom) ............123 Illustration 19 La page daccueil du portail intranet (Lafarge) .......................127 Illustration 20 Un e-mail envoy en teasing sans mention du sujet (Lafarge) ..129 Illustration 21 Un nouvel e-mail annonant le prochain lancement du nouvel intranet (Lafarge) ............................................................................129 Illustration 22 La dmonstration en ligne de lintranet (Lafarge) ...................132 Illustration 23 La page daccueil de lespace e-learning de lintranet, avec un agent daccueil virtuel (Saint-Gobain Vitrage) ......................................137 Illustration 24 Le suivi individualis de la formation Best in Glass (SaintGobain Vitrage) ...............................................................................138 Illustration 25 La formation sur les produits (Saint-Gobain Vitrage)...............138 Illustration 26 Un programme de formation traduit notamment en chinois (SaintGobain Vitrage) ...............................................................................140 Illustration 27 La page daccueil de lintranet corporate (Sanofi-aventis) ........142 Illustration 28 Message vido de la Direction Gnrale (Sanofi-aventis) .........143 Illustration 29 Message vido accompagnant le lancement dun produit (Sanofiaventis) ..........................................................................................143 Illustration 30 Exemple dutilisation de la vido pour prsenter lactualit sur un projet majeur/monde (Sanofi-aventis) ................................................144 Illustration 31 Exemple dactualits mtiers en vido (Sanofi-aventis)......145 Illustration 32 La page daccueil du portail intranet (MySFR) ........................148 Illustration 33 Exemple de commentaires des intranautes (MySFR) ...............149 Illustration 34 Le blog du portail intranet (SFR) ..........................................150 Illustration 35 La bote ides du portail intranet (SFR) ..............................151 Illustration 36 Lespace personnel public du rseau social interne (SFR) ...152 Illustration 37 Lespace personnel priv du rseau social interne (SFR) ....152 Illustration 38 La page daccueil de lintranet (Socit Gnrale)...................155 Illustration 39 Exemple de prsentation de projet sous eRoom (Socit Gnrale) .......................................................................................158 Illustration 40 Exemple dutilisation de wiki (Socit Gnrale).....................158 Illustration 41 La page daccueil du portail Employ People OnLine (Thales) .....................................................................................................161 Illustration 42 La galaxie intranet du groupe (Thales)..................................162 Illustration 43 Exemple de bannire vnementielle (Thales) .......................163 Illustration 44 Une prsentation vido de lintranet (Thales) .........................164 Illustration 45 Exemple de catalogue produits conu avec des interfaces riches (Thales)..........................................................................................167 Illustration 46 Exemple de back-office conu avec des interfaces riches (Thales) .....................................................................................................167 Illustration 47 Exemple de forum ddi aux suggestions des intranautes (Thales) .....................................................................................................168 Illustration 48 La structure de la plateforme de knowledge management ShareMind (Vallourec) ......................................................................171 Illustration 49 La page daccueil dun collaborateur connect sur une communaut de pratiques (Vallourec).................................................172 Illustration 50 Un forum communautaire sous forme de questions/rponses (Vallourec) ......................................................................................173 Illustration 51 La recherche dun document dans la bibliothque (Vallourec)...174
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Illustration 52 La publication dun document dans la bibliothque (Vallourec) .174 Illustration 53 Le module de recherche avance (Vallourec) .........................175

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A Prsentation de ltude
Mthodologie Prsentation de Benchmark Group

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Mthodologie
Cette tude mene par Benchmark Group repose sur des entretiens approfondis raliss de mai juillet 2008 auprs des responsables intranet de 25 grandes entreprises. Ltude comprend un panorama chiffr des intranets de ces 25 entreprises et 13 tudes de cas ou focus dtaills. Les responsables taient interrogs sur : La structure des intranets dans le groupe ; Les contenus et services disponibles sur les intranets et les projets ; Les usages suivant les services ; Les premires initiatives et les projets en matire de fonctionnalits dites 2.0 ; Lorganisation et les moyens pour piloter et animer lintranet. Tableau 1 Les 25 grandes entreprises interroges Accor ArcelorMittal BNP Paribas Dassault Systmes Faurecia GeoPost Lafarge Legrand OCP Saint-Gobain Vitrage SFR Thales Vivendi Air France AXA Caisse des Dpts EDF France Tlcom JCDecaux Lagardre Lilly PSA Sanofi-aventis Socit Gnrale Vinci

Dans lchantillon dentreprises, la moyenne du nombre de salaris ayant potentiellement accs l'intranet stablit 55 000 par entreprise. Dans certaines socits, une partie des employs accde lintranet via une borne interactive.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 1 La rpartition des entreprises interroges en fonction du chiffre daffaires 2007

Entre 10 et 20 milliards 20%

Entre 20 et 30 milliards 16%

Plus de 30 milliards 28% Moins de 10 milliards 36%

Tableau 2 Les 13 tudes de cas Accor BNP Paribas Faurecia Lafarge Sanofi-aventis Socit Gnrale Vallourec AXA Dassault Systmes France Tlcom Saint-Gobain Vitrage SFR Thales

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Prsentation de Benchmark Group


Benchmark Group (www.benchmark.fr) est une socit d'tudes et d'dition spcialise depuis 1996 dans les nouvelles technologies. Benchmark Group compte actuellement plus de 2 000 clients et emploie 150 analystes, rdacteurs et ingnieurs. Benchmark Group ralise des tudes multiclients et spcifiques sur la stratgie Internet et intranet des grandes entreprises franaises, le commerce lectronique ou la relation clients. La socit dite par ailleurs des lettres professionnelles et des sites Web quotidiens destination des acteurs professionnels de lInternet et de linformatique.

Nos tudes
Recrutement sur Internet - performances des sites, stratgie des grandes entreprises Tourisme et Voyages sur Internet - Performances compares des sites, bilan chiffr Commerce lectronique Bilan et stratgie des acteurs, usages et attentes des consommateurs Immobilier et Internet - Meilleures pratiques sur les sites, attentes des utilisateurs Banques sur Internet Les meilleures pratiques en Europe, lopinion des clients Vido et rich media sur Internet - opportunits, technologies, prestataires Dployer des services Web 2.0 - Etat des lieux, opportunits, exemples suivre Les marques de luxe sur Internet Etat des lieux et meilleures pratiques Commerce lectronique Performances compares des sites, chiffres cls Publicit et marketing sur Internet Retours d'exprience et bilan des annonceurs Assurances sur Internet - Les meilleures pratiques en Europe Marketing et relation client sur mobile - Expriences des marques pionnires, opinions des consommateurs

Nos formations
Benchmark Group propose chaque anne, dans le cadre de Benchmark Institut, plus de 200 formations pratiques dune journe dans les domaines de le-Business (Sites Web, e-marketing, intranet), du marketing, de la communication, de linformatique, du management et de lefficacit personnelle.

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Nos analyses ergonomiques


L'tude de faisabilit : dtecter et confirmer les attentes des internautes avant de se lancer. Dans le cadre d'une cration de site, les focus groups permettent de mettre en lumire et de comprendre les attentes des internautes. L'audit ergonomique : Identifier les forces et les faiblesses de votre site et des sites concurrents. Ralis par nos analystes, il porte sur plusieurs dizaines de critres. Les tests utilisateurs : Identifier les difficults d'utilisation rencontres par les visiteurs de votre site. Les sances de tests en one to one associent lobservation empirique du comportement des internautes et lanalyse qualitative approfondie de votre site. L'enqute en ligne : Mieux connatre vos visiteurs, leur profil et leurs attentes. Base sur un questionnaire auto administr, lenqute en ligne permet de connatre, grande chelle, le degr de satisfaction des visiteurs de votre site, leurs attentes, de cerner leur profil socio-dmographique, leur usage de l'Internet ou encore limage vhicule par votre site. ErgoNewsletter : Analyse et aide la conception de newsletters. Ralis par nos analystes, l'audit ErgoNewsletter met en lumire les forces et les faiblesses de votre newsletter au regard de critres ergonomiques et vous livre une srie de conseils mettre en uvre pour amliorer son organisation et les interactions avec votre site Web.

Nos tudes Ad Hoc


Benchmark Group propose des tudes spcifiques et des prestations de conseil qui rpondent une grande varit de besoins : Etude de la demande Analyse stratgique Benchmarking concurrentiel Ralisation de "Livre Blanc"

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Nos sites
www.journaldunet.com avec ses chanes e-Business, Solutions, Economie, Management ou Finance est le site d'information de rfrence des cadres en entreprise. Ses lecteurs peuvent y suivre chaque jour l'actualit de leur secteur, en particulier dans le domaine des nouvelles technologies et de l'Internet. Aide la dcision, veille franaise et internationale, dossiers, enqutes, reportages, chiffres-cls : un vaste contenu magazine permet aux dcideurs en entreprise de s'informer en permanence sur Le Journal du Net. www.linternaute.fr est un magazine en ligne complet destination du grand public qui traite de l'actualit, des loisirs et de la culture, du savoir, de la consommation de l'univers high-tech (Internet, photo numrique, guides d'achat). L'Internaute propose aussi de multiples services interactifs. www.lejournaldesfemmes.fr est le premier magazine et le deuxime site fminin franais. www.copainsdavant.fr est le premier site rseau social en France avec plus de 8 millions de membres. Sa communaut s'toffe en permanence de nouveaux adhrents et de nouveaux services. Copains d'avant et le Journal du Net ont notamment cr JDN Rseau, un nouveau service de mise en relation de professionnels. www.emploicenter.fr est le service en ligne d'offres d'emploi du Journal du Net et de L'Internaute.

Notre lettre professionnelle


Stratgie Internet, depuis juin 1996, donne chaque mois des informations et des conseils aux responsables d'entreprises ou de sites qui veulent tirer le meilleur parti de leur prsence sur le Web.

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B Introduction
La structure des intranets Les chiffres cls Le panorama des services Les projets et les axes de dveloppement Les outils et services Web 2.0

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La structure des intranets


Larticulation des sites intranet
Lintranet regroupe gnralement plusieurs sites intranet. Que ceux-ci soient effectivement des sites part entire (URL spcifique, charte graphique et ergonomique autonome, socle technique propre, etc.) ou des espaces ddis, nous utilisons le terme intranet. De mme que nous employons le terme service mtier pour faire rfrence une application et/ou des informations spcifiques une direction ou une activit de lentreprise. Parmi ces intranets, nous distinguons lintranet corporate, ddi lensemble du groupe, les intranets mtiers, ddis soit une direction fonctionnelle (logistique, ressources humaines, informatique), soit une activit particulire (chimie, pharmacie, transport), et galement les intranets des filiales et les intranets gographiques. Nous faisons rfrence ces derniers lorsque le contenu et les services fournis sont propres une filiale, un pays ou une zone gographique. Enfin, nous parlons de portail quand lensemble de lintranet est structur autour dune application dite de portail dentreprise (solution du march ou dveloppement spcifique). Les autres intranets sont alors intgrs au portail (socle technique identique), ou bien relis ( laide dune interface ou de simples liens) ce portail. Quand lintranet corporate, en particulier, est lui-mme un portail, nous parlons de portail corporate. Tableau 3 Structures des intranets des grandes entreprises Socit Accor Air France ArcelorMittal AXA BNP Paribas Caisse des Dpts Dassault Systmes EDF Faurecia France Tlcom Structure de lintranet
Un portail corporate fdrant des intranets mtiers, des intranets de filiales et des intranets gographiques Un portail corporate fdrant des intranets mtiers Un intranet corporate, des services mtiers et des intranets de filiales fdrs par une page daccueil Un portail fdrant un intranet corporate et des intranets mtiers Un intranet corporate interfac avec un ensemble dintranets mtiers, dintranets de filiales et dintranets gographiques Un intranet corporate, des intranets mtiers, des intranets de filiales et des intranets gographiques fdrs par une page daccueil Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des services mtiers Un intranet corporate, des intranets mtiers et un intranet gographique fdrs par une page daccueil Un intranet corporate, des intranets mtiers et un intranet gographique fdrs par une page daccueil Un portail corporate fdrant des intranets mtiers, des intranets de filiales et gographiques

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Socit GeoPost JCDecaux Lafarge Lagardre Legrand Lilly OCP PSA Saint-Gobain Vitrage Sanofi-aventis SFR Socit Gnrale Thales Vinci Vivendi

Structure de lintranet
Un intranet corporate et des intranets mtiers fdrs par une page daccueil Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets de filiales Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets de filiales Un intranet corporate, des intranets mtiers et des intranets de filiales fdrs par une page daccueil Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets gographiques Un portail fdrant un intranet corporate et des intranets mtiers Un intranet corporate et des intranets mtiers fdrs par une page daccueil Un portail fdrant un intranet corporate, des intranets mtiers et des intranets gographiques Un portail fdrant un intranet corporate et des intranets mtiers Un intranet corporate, des intranets mtiers et des intranets de filiales fdrs par une page daccueil Un portail corporate fdrant des services mtiers Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets de filiales Un portail corporate fdrant des intranets mtiers, des intranets de filiales et des intranets gographiques Un portail corporate fdrant des services mtiers Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets de filiales

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les choix des technologies de portail


72 % des entreprises interroges ont articul leur intranet autour dun portail, au sens technologique du terme. Le plus souvent, les entreprises dotes dun portail ont fait le choix dune solution du march. Parmi les onze entreprises interroges ayant opt pour une solution de portail du march, couple ou non des dveloppements spcifiques, la plupart utilisent des offres orientes infrastructure (IBM Websphere Portal Server, Microsoft Office SharePoint Server, BEA WebLogic, Sun ONE Portal Server). Rares sont les entreprises sappuyer sur les outils de gestion de contenu (Noheto, Documentum). Graphique 2 La rpartition des choix de portail

Uniquement solution du march 47% Dveloppement spcifique et solution du march 12%


Sur la base des rponses de 18 entreprises

Uniquement dveloppement spcifique 41%

Tableau 4 Les solutions de portail utilises Infrastructure


3 socits utilisent SharePoint Portal Server (Microsoft) 2 socits utilisent ONE Portal Server (Sun) 2 socits utilisent WebLogic (BEA) 1 socit utilise Websphere Portal Server (IBM) 1 socit utilise Enterprise Portal (Adenin Technologies)

Contenu
2 socits utilisent Documentum (EMS) 1 socit utilise Noheto WCM (Wedia)

Des projets de migration ou dvolution sont envisags court terme par trois entreprises, dont : Le dploiement dun nouveau CMS open source (eZPublish) avant la fin de lanne 2008 ; La bascule vers SAP Portal dici fin 2008 pour un acteur qui ntait pas encore dot dune solution de portail ; Le remplacement de la solution de portail dAdenin Technologies par SharePoint Portal Server pour un groupe industriel.

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Lintranet et le systme dinformation


Danne en anne, les intranets sont plus riches en informations, applications et services en ligne et outils de reporting. Leur monte en puissance a des rpercussions sur lorganisation de lentreprise. Permettant une interaction optimale entre les diffrentes composantes du systme d'information (site Internet, extranet, applications, bases de donnes) et la gestion intgre de l'entreprise, lintranet tend ainsi devenir la vritable colonne vertbrale de l'entreprise. Pour les deux tiers des grandes entreprises, lintranet tend ainsi devenir la brique centrale du systme d'information. Pour la moiti dentre elles, cet objectif devrait tre atteint avant fin 2010. Trois acteurs considrent dj leur intranet comme llment le plus structurant de leur entreprise. Graphique 3 L'intranet, future brique centrale du systme d'information du groupe

Non 32%

Oui 68%

Pour la majorit des entreprises, lintranet est devenu un vritable portail daccs au systme dinformation. Plus de 80 % des entreprises interroges donnent accs des applications mtiers (gestion des ressources humaines, gestion comptable et financire, ventes, approvisionnements) via lintranet, soit en ayant webis des applications existantes, soit en ayant fait lacquisition dapplications spcifiques pour lintranet. Graphique 4 Le type dapplications informatiques accessibles depuis lintranet

Gestion administrative et financire Logistique/achats Ressources humaines Gestion de la relation clients Gestion de la qualit Aide la dcision (BI) Gestion de la production 39% 72% 72% 67%

83% 83% 83%

Sur la base de 18 rpondants indiquant disposer dapplications mtiers accessibles depuis lintranet

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Stratgie intranet des grandes entreprises Parmi les entreprises pour lesquelles cette volution est en marche, les chantiers en cours consistent : Intgrer lensemble des applications mtiers au sein de lintranet ; Interconnecter les intranets des filiales gographiques ; Finaliser lintgration de toutes les applications et outils de reporting ; Dployer la solution ERP lensemble de lentreprise ; Multiplier lutilisation de widgets1 de bureau permettant un reporting continu sur de multiples applications mtiers.

Les widgets sont de petites applications installer directement sur son poste dordinateur (sur le bureau). Les widgets installs directement sur le bureau de lordinateur ( partir dun programme excutable) permettent aux internautes d'accder aux informations du rseau (Internet / intranet) sans avoir ouvrir leur navigateur Internet. Ces outils offrent la possibilit de crer l'quivalent d'un portail Web directement depuis le bureau d'un ordinateur en juxtaposant des petites applications indpendantes les unes des autres.

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Les chiffres cls


Les refontes
La dernire refonte
Un tiers des entreprises interroges ont mis en place leur premier intranet avant 1997, et la moiti entre 1998 et 2000. Ces premiers intranets avaient pour but la mise disposition dannuaires, dorganigrammes, de notes internes, de procdures et le partage de donnes mtiers entre collaborateurs. A partir de 2000 apparaissent les premiers portails intranet. 72 % des entreprises ont ralis leur dernire mise jour entre 2006 et 2007. Graphique 5 Les dates des premires et dernires versions des intranets tudis

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20%

2008 2001-2004 2007

1998-2000 2006

1996-1997

2005 2003-2004

10% 0%

1994-1995 Premire version Dernire version

Sur la base des rponses de 22 entreprises

Les entreprises font voluer leur intranet dabord pour rpondre de nouveaux besoins fonctionnels et/ou techniques : refonte ergonomique / graphique, dveloppement ditorial, changement / volution du socle technique

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 6 Lobjet de la dernire refonte

L'ergonomie, le graphisme Les contenus Le socle technique La personnalisation Le travail collaboratif L'internationalisation Les services Autre 5% 15% 15% 15% 20% 30% 45%

65%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles Sur la base des rponses de 20 entreprises

La prochaine refonte
La plupart des entreprises ont dj programm une refonte de leur intranet, dont plus dun tiers dici la fin de lanne 2008. Celles qui nont pas prvu de changer la structure technique de leur intranet font cependant voluer rgulirement leur intranet par petites touches. Graphique 7 La programmation des projets de refonte

En 2010 5% Fin 2008 38%

En 2009 57%
Sur la base des rponses de 21 entreprises

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Beaucoup comptent faire voluer le socle technique de leur intranet et un tiers des projets de refonte concernent notamment lintgration doutils Web 2.0. Graphique 8 Lobjet de la prochaine refonte

Le socle technique Les outils de type Web 2.0 L'ergonomie, le graphisme Les contenus Le travail collaboratif Les services La personnalisation L'internationalisation 5% 14% 19% 19% 19% 19% 33%

38%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles Sur la base des rponses de 21 entreprises

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Laudience
Les salaris accdant lintranet
En moyenne, 62 % des salaris des entreprises interroges peuvent accder lintranet partir de leur poste de travail ou dune borne Internet accessible sur leur lieu de travail. Graphique 9 La part des salaris de lentreprise ayant potentiellement accs l'intranet

Plus de 80% 25%

Moins de 30% 13%

Entre 30 et 50% 37% Entre 51 et 80% 25%

En moyenne, 54 % des salaris ayant potentiellement accs lintranet le consultent au moins une fois par mois. Graphique 10 La proportion moyenne dutilisateurs parmi les salaris ayant potentiellement accs l'intranet

Plus de 80% 26%

Moins de 30% 27%

Entre 51 et 80% 21%


Sur la base des rponses de 19 entreprises

Entre 30 et 50% 26%

Pour favoriser laccs lintranet, un quart des entreprises ont choisi dimposer la page daccueil de lintranet ds louverture du navigateur.

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Les sessions
Laudience moyenne des intranets que nous avons tudis, exprime en nombre de visites mensuelles (une visite correspondant une session , et pouvant donc englober plusieurs pages vues), stablit en 2008 1 291 934, soit une croissance de laudience de +10 % par rapport 2007 en moyenne. La part du nombre dintranet dont le nombre de visites mensuelles est suprieur 100 000 est passe de 64 % en 2007 77 % en 2008. Les responsables concerns attribuent cette croissance lamlioration de la qualit et laugmentation de loffre de services disponibles. Graphique 11 Lvolution de laudience des intranets tudis en nombre de visites mensuelles entre 2007 et 2008

100% 90%

12% 12%

17% 12%

80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% En 2007 19% 19% 25% 13%

12%

Plus de 3 millions Entre 1 et 3 millions Entre 500 000 et 1 000 000

35%

Entre 100 000 et 500 000 Entre 50 000 et 100 000 Moins de 50 000

6% 18%

En 2008

Sur la base des rponses de 17 entreprises

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Stratgie intranet des grandes entreprises Tableau 5 Exemples daudiences de sites intranet en 2008
Nombre de salaris ayant accs l'intranet 80 000 80 000 157 700 200 000 75 000 74 300 10 000 2 000 Nombre de visiteurs uniques par mois 80 000 1 600 45 000 18 000 200 000 50 000 25 000 5 000 500 Nombre moyen de visites par intranaute et par mois 36 9 13 6 38 20 12 14 18

Secteur

Primtre de lintranet France Sans filiales International Sans filiales France Sans filiales International Avec filiales France Sans filiales International Avec filiales International Sans filiales France Avec filiales France Sans filiales

Nombre de visites / mois

Industrie Industrie Finance Services Services Services Services Services Services

2 900 000 14 000 606 500 103 000 7 500 000 1 000 000 300 000 70 000 9 000

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Les budgets
Le budget moyen consacr la gestion de lintranet (charges dexploitation et investissements/dveloppements) slve environ 420 000 euros en 2008 (sur la base des rponses de dix socits), dans une fourchette comprise entre 50 000 et 1 million deuros. A champ constant, cette dpense moyenne progresse de 10 % par rapport 2007. Mais les petits budgets ayant eu tendance progresser rapidement, la croissance moyenne se situe au-dessus de 20 %. Le budget moyen consacr la gestion de lintranet devrait atteindre 402 000 euros en 2009 (+2 % par rapport 2008), dans une fourchette comprise entre 125 000 et 1 million deuros. Alors que deux socits envisagent plus quun doublement de leur budget (initialement trs modeste), une autre devrait le rduire significativement et les autres le stabiliseraient. Tableau 6 Lvolution du budget moyen consacr lintranet 2007 2008 2009 Croissance 2007-2008 Croissance 2008-2009

364 000 euros

400 400 euros

408 000 euros

+10 %

+2 %

Sur la base des rponses de 10 entreprises

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Stratgie intranet des grandes entreprises Tableau 7 Exemples de budgets consacrs lintranet en 2007 et 2008 Type de socit Services Plus de 50 000 employs Services Plus de 100 000 employs Industrie Moins de 50 000 employs Services Moins de 10 000 employs Industrie Plus de 50 000 employs Services Moins de 50 000 employs Services Moins de 10 000 employs 2007 2008 Croissance 2007-2008 +8 %

956 000

1 034 000

900 000

950 000

+5 %

525 000

588 000

+12 %

240 000

260 000

+8 %

100 000

150 000

+50 %

98 000

110 000

+12 %

50 000

70 000

+40 %

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Stratgie intranet des grandes entreprises Pour la moiti des entreprises, les budgets consacrs lintranet sont allous la fois par les directions de la communication et de linformatique. Lorsque ce budget est du ressort dune seule direction, cest le plus souvent la direction de la communication qui prime sur lInformatique. Parmi les autres directions responsables de lallocation des budgets, citons notamment la direction gnrale et la direction e-Business. Graphique 12 Lorigine de lallocation des budgets intranet

Autres 13%

Communication 26%

Communication et Informatique 48%


Sur la base des rponses de 23 entreprises

Informatique 13%

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Le panorama des services


Les sites intranet corporate donnent pour la plupart accs des services transversaux tels que les services gnraux, administratifs et RH (rservation de voyage, gestion du temps, gestion des interventions logistiques, postes pourvoir...). Huit intranets corporate sur dix proposent galement des espaces de travail collaboratif mis disposition de lensemble des entits du groupe. Ils ne sont que 40% donner accs des applications de webconfrence. Sans surprise, ce sont les dpartements et/ou entits mtiers (financier, commercial, production) des entreprises qui sont amens proposer en priorit des accs leurs applicatifs spcifiques via leurs sites. Ainsi, laccs aux applicatifs dpartementaux web par le biais des sites intranet mtiers est de 71 %, contre 52 % via les sites corporate.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 13 Le services et applications accessibles depuis les intranets corporate, mtiers, gographiques et filiales

Services administratifs, RH

88% 52% 42% 80%

Espaces de travail collaboratif

57% 47% 56%

Sondages, Quiz 21%

38%

52% Accs aux applicatifs dpartementaux web 40% Webconfrence


38% 37% 71%

53%

36% e-Learning 21% 28% Veille / Intelligence conomique 43% 26% 24% 52% 32%
57%

Knowledge management

Intranets gographiques et filiales

Intranets mtiers

Intranets corporate

Sommes suprieures 100 % car plusieurs rponses possibles

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Les projets et les axes de dveloppement


Les entreprises mnent actuellement plusieurs chantiers de front. Dune part, elles amliorent la qualit ditoriale, graphique et ergonomique de leurs sites intranet. Dautre part, elles intgrent de plus en plus doutils de reporting leurs applications mtiers. Ensuite, beaucoup (mais un degr moindre) exprimentent galement des outils Web 2.0 (blogs, wikis, rseaux sociaux) et prvoient de les implmenter au niveau du groupe pour en faire bnficier lensemble des collaborateurs. Tableau 8 Les principaux chantiers intranet 2007-2008
Par ordre dcroissant dimportance

Exemples
Refonte ditoriale de la page d'accueil, mise en avant des actualits et des contenus ditoriaux, dcentralisation de la gestion de contenus, animation du rseau de contributeurs Refonte ergonomique du site, unification de la navigation, refonte de la page d'accueil, homognisation graphique, recours aux interfaces riches. Dveloppement des intranets mtiers et des fonctions transversales (finance, audit, juridique). Migration des applications mtiers et de reporting (outils, calcul reporting, tableaux de bord). Lien direct avec les outils de gestion de la relation client, ouverture mtier forte dans une logique darchitecture oriente services (SOA), intgration des diffrents services mtiers au portail intranet, standardisation des frameworks applicatifs, webisation des applicatifs mtiers

1) Contenus ditoriaux 2) Ergonomie, interface et graphisme

3) Intgration dapplications mtiers et de reporting

4) Intgration doutils Web Mise en place de blogs, wikis. Exprimentations doutils participatifs et de rseau social. 2.0 5) Ouverture et internationalisation
Internationalisation des sites intranet corporate, projet dintranet groupe, mise en cohrence de lensemble des sites intranet, ouverture aux filiales

6) Travail collaboratif Activation des communauts mtiers, lancement des espaces et gestion de connaissance collaboratifs, portail dchange de bonnes pratiques

Lorsque lon demande aux entreprises dvoquer les axes de dveloppement envisags court et moyen terme pour leur intranet, celles-ci mentionnent dabord lamlioration de laccs aux applications mtiers depuis lintranet et la mise disposition doutils collaboratifs. Les entreprises prvoient galement dengager ou de poursuivre le dploiement doutils Web 2.0. Les plus innovantes parmi celles qui les ont dj expriments prvoient la mise en place dun portail intranet corporate personnalisable intgrant tout un ensemble doutils collaboratifs et de services participatifs. Au-del des projets techniques, les entreprises sont galement soucieuses doptimiser la dimension ditoriale de leur intranet et de poursuivre les efforts de personnalisation. Elles enrichissent galement leurs contenus par une utilisation de plus en plus frquente de la vido.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Tableau 9 Les quatre axes majeurs de dveloppement pour 2009
Par ordre dcroissant dimportance

Exemples
Meilleure intgration des applications mtiers dans lintranet, migration des applications mtiers et de reporting (outils, calcul, reporting, tableaux de bord), lien direct avec les outils de gestion de la relation client, intgration des diffrents services mtiers au portail intranet, standardisation des frameworks applicatifs, webisation des applicatifs mtiers Activation des communauts mtiers, lancement des espaces collaboratifs, mise en place dun portail dchange de bonnes pratiques, dploiement dune nouvelle plateforme collaborative, intgration doutils collaboratifs et participatifs Web 2.0 (blogs, wikis, rseaux sociaux). Refonte ditoriale de la page d'accueil, mise en avant des actualits et des contenus ditoriaux, dveloppement et multiplication des contenus documentaires et corporate, dcentralisation de la gestion de contenus, mise en place et animation d'un rseau de contributeurs, meilleure intgration des contenus vido. Diffusion dinformations cibles (actualits en page daccueil, RSS, newsletter) en fonction du profil de lintranaute (mtier, situation gographique, hirarchie), implmentation dun bureau virtuel en ligne, dploiement dune solution de portail personnalis (avec systme SSO), dveloppement dun portail personnalisable de type Netvibes

Intgration dapplications mtiers et de reporting

Travail collaboratif et gestion de connaissance

Contenus ditoriaux

Personnalisation

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Les outils et services Web 2.0


Lintgration doutils Web 2.0 dans l'intranet
Plus de la moiti des entreprises ont dj dploy des forums de discussion et des blogs sur leur intranet. Mais les initiatives prises taient souvent modestes avec beaucoup de tests et dexprimentations : Les blogs de communication sans vritable logique participative restent nombreux ; Lusage des blogs ou wikis comme outil de travail collaboratif a dj t expriment dans plus dun tiers des entreprises mais avec une diffusion souvent restreinte quelques dpartements de lentreprise, peu dutilisateurs et au profil plutt technophile ; Les quelques rseaux sociaux mis en place sont gnralement pauvres en fonctionnalits (quelques ajouts lannuaire) et l encore rservs une entit ou une fonction.

Quelques entreprises ont toutefois dj pouss assez loin la logique participative. Cest le cas par exemple dAxa ou SFR, dont les stratgies ou les initiatives font lobjet dtudes de cas dtailles. Les projets en matire dapplications Web 2.0 sont galement nombreux sur les intranets : De nombreux projets de dploiement de rseaux sociaux ; Une extension de la diffusion des blogs et wikis comme outil de travail collaboratif ou une gnralisation des blogs lensemble des communauts mtiers ; Un dveloppement de la logique participative.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 14 Les outils participatifs prsents dans lintranet

Forums

68%

16%

16%

Blogs*

60%

20%

20%

Avis / contributions des intranautes

24%

52%

24%

Rseaux sociaux

16%

52%

32%

Dj fait

Prvu avant fin 2009

Non et pas prvu

* Y compris les blogs vnementiels Sur la base des rponses de 25 entreprises

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Le point de vue des professionnels


Opinion et attentes vis--vis des outils participatifs sur intranet Les responsables intranet montrent dailleurs peu de rserves vis--vis des outils participatifs ou des rseaux sociaux, y compris ceux pour lesquels les initiatives en la matire demeurent modestes. Les rsistances au dploiement de ces outils sont donc chercher ailleurs, dans les directions gnrales, pour des questions budgtaires ou par frilosit. Les objectifs assigns ces outils participatifs sont dabord de favoriser linnovation. Mais parmi les responsables qui ont dj dploy de manire significative des outils du type blogs et wikis, beaucoup estiment que cela contribue galement acclrer les projets et donc leur rentabilit. Graphique 15 Le point de vue des responsables sur les outils participatifs dans lintranet
Quelle est votre opinion sur l'intgration d'outils participatifs dans l'intranet de votre entreprise ?

Plutt ngatif 4% Un rel avantage 44%

Plutt positif 52%

Sur la base des rponses de 25 entreprises

Graphique 16 Le point de vue des responsables sur les rseaux sociaux dans lintranet
Quelle est votre opinion sur l'intgration de rseaux sociaux dans l'intranet de votre entreprise ?

Plutt ngatif 14%

Un rel avantage 57% Plutt positif 29%

Sur la base des rponses de 21 entreprises

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Graphique 17 Le principal objectif des outils participatifs sur lintranet


Quel est / serait le principal objectif vis par le dploiement d'outils participatifs sur votre intranet ?

Favoriser l'innovation Faire remonter de l'information Acclrer les changes Dynamiser l'animation des quipes Favoriser l'envie de travailler ensemble Conserver la mmoire de l'entreprise

33% 17% 17% 13% 8% 4%

Tableau 10 Les objectifs des outils participatifs sur intranet


% des professionnels qui l'ont mentionn % des professionnels layant cit comme principal objectif

Rle

Favoriser l'innovation Faire remonter de l'information Acclrer les changes Dynamiser l'animation des quipes Favoriser l'envie de travailler ensemble Conserver la mmoire de l'entreprise Faire preuve de transparence pour amliorer le climat social
Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possible

75 % 50 % 54 % 50 % 42 % 25 % 13 %

33 % 17 % 17 % 13 % 8% 4% 0%

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Les principaux apports observs


Les responsables intranet qui ont dj mis en place des outils participatifs ont t interrogs sur les avantages quils ont pu observer. Les responsables citent souvent en premier lieu lapport en termes defficacit (amlioration des changes et de la circulation de linformation) et ensuite lamlioration de la crativit ou de linnovation. Ce lger dcalage entre les attentes (dabord en termes de crativit) et les rsultats observs tient au fait que les services actuellement dploys (blogs, wikis et dans une moindre mesure rseaux sociaux) sont dabord utiliss comme des outils de travail collaboratif, de partage de connaissances ou mme dans le cadre dune action de communication interne descendante. Rares sont ceux qui les ont dj conus vritablement dans une logique participative visant faire merger ou recueillir les ides, les opinions ou les retours dexprience des collaborateurs de lentreprise. Graphique 18 Le principal avantage tir de la mise en place doutils participatifs sur intranet
Si vous avez dj mis en place des outils participatifs sur votre intranet, quel avantage avez-vous pu observer ?

Ils favorisent l'change d'informations entre collgues travaillant distance Ils permettent des gains de temps en rduisant de faon sensible le nombre de mails envoys et reus Ils favorisent la crativit et l'innovation

37%

21%

16%

Ils favorisent l'change de conseils entre collgues Ils favorisent une meilleure communication dans l'entreprise

16%

11%

Sur la base des rponses de 19 entreprises ayant mis en place des outils participatifs sur leur intranet (blogs, rseaux sociaux)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Tableau 11 Les avantages tirs de la mise en place doutils participatifs sur intranet
% des professionnels qui l'ont mentionn % des professionnels layant cit comme principal avantage

Avantage

Ils favorisent l'change d'informations entre collgues travaillant distance Ils permettent des gains de temps en rduisant de faon sensible le nombre de mails envoys et reus Ils favorisent la crativit et l'innovation Ils favorisent l'change de conseils entre collgues Ils favorisent une meilleure communication dans l'entreprise

68 % 37 % 58 % 47 % 42 %

37% 21 % 16 % 16 % 11 %

Sur la base des rponses de 19 entreprises ayant mis en place des outils participatifs sur leur intranet (blogs, rseaux sociaux)

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Les risques lis au dploiement doutils participatifs sur intranet


Les responsables craignent avant tout des outils participatifs une surabondance dinformation nuisible lefficacit. Ils soulignent pour la moiti dentre eux des risques de divulgation dinformations confidentielles et de non matrise des droits daccs linformation. Graphique 19 Les risques lis au dploiement doutils participatifs sur intranet
Quels sont, selon vous, les dangers des outils participatifs ?

La surabondance d'informations non hirarchises La diffusion d'informations confidentielles vers des acteurs non habilits

75%

50%

La perte du contrle de l'information par les directions

25%

La perte de temps, au dtriment de la productivit

10%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles.

Les difficults rencontres : Les principales difficults rencontres concernent : Lanimation des plateformes (le manque de temps des contributeurs, labsence de modrateurs volontaires et disponibles pour animer ces plateformes et grer les droits des utilisateurs) ; La promotion des outils participatifs (faire connatre loutil, le rendre accessible sur lensemble des intranets, favoriser son utilisation et son appropriation par les collaborateurs) ; Des problmes techniques participatives lintranet ; Quelques rares dbordements. mineurs lis lintgration des plateformes

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C Laccs lintranet
Les moyens daccs et la personnalisation L'accs en dehors de l'entreprise La promotion et lanimation de lintranet

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Les moyens daccs et la personnalisation


Les procdures d'identification
20 % des entreprises offrent un accs libre lensemble des services de lintranet, aprs une identification unique louverture du poste (gnralement base sur le couple login/mot de passe), notamment grce un systme SSO1. Mais pour une large majorit, certains services (communauts de mtiers, espace Top Managers) ncessitent une seconde identification. Graphique 20 Les procdures didentification pour accder lintranet

Identification unique pour l'ensemble des services 20%

Identification unique sauf pour certains services 80%

Tableau 12 Laccs lintranet suivant le systme de droits bass sur le niveau hirarchique Systme de droits Bas sur la hirarchie Non bas sur la hirarchie Login/Mot de passe
11 socits 10 socits

Identification forte
1 socit 3 socits

Les procdures didentification forte sont gnralement bases sur un systme gnrant un nouveau mot de passe chaque ouverture de session. Il est gnr par une cl physique : un botier calculette, une cl USB ou une carte puce.

SSO (Single Sign-On) : systme permettant un utilisateur de ne procder qu' une seule authentification pour accder plusieurs applications.

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Stratgie intranet des grandes entreprises La moiti des entreprises ont renforc la scurisation de l'accs l'intranet entre 2007 et 2008, et huit dentre elles ont prvu de le faire en 2009, dont beaucoup sur la base dun systme SSO (Single Sign On). Tableau 13 Exemples dactions de scurisation de l'accs l'intranet 2007/2008
Mise en place dun systme SSO (6 entreprises) Renforcement du mot de passe : augmentation du nombre de caractres, utilisation de chiffres et de majuscules (1 entreprise) Exprimentation dun systme de certification lectronique (1 entreprise) Mise en place d'une cellule scurit qui valide toutes les volutions (1 entreprise) Dploiement dun systme de scurisation bas sur un mot de passe (1 entreprise) Implmentation dune solution de contrle scuris RSA Access (1 entreprise)

2009
Mise en place dun systme SSO (6 entreprises) Dploiement dun systme de scurisation bas sur un pass physique (1 entreprise) Identification automatique de lutilisateur louverture de sa session (1 entreprise)

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Les espaces personnels


Un tiers des entreprises interroges mettent systmatiquement disposition de leurs employs un espace personnel, 12 % limitent leur cration sur des sites accs restreint ou rservent cette possibilit en fonction du niveau des droits utilisateurs. 36 % des entreprises ont prvu de le faire dici fin 2009. Graphique 21 La mise disposition despaces personnels

Dans certains cas 12% Dans tous les cas 32% Dans aucun cas 20%

Non mais prvu 36%

80 % des entreprises octroyant lutilisateur un espace personnel, lautorisent en modifier lapparence et lui donnent la possibilit de le configurer (paramtrage de zone, personnalisation des liens vers les outils dont le collaborateur a besoin, choix des flux RSS). Plusieurs entreprises comptent se diriger vers une logique de page daccueil intranet personnalisable du type Netvibes .

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L'accs en dehors de l'entreprise


Laccs des collaborateurs
La quasi totalit des entreprises permettent certains de leurs collaborateurs daccder tout ou partie de lintranet en dehors du primtre de lentreprise, principalement par le biais dune connexion scurise par VPN (Virtual Private Network) ou rseau priv virtuel . Pour 60 % des responsables intranet interrogs, cest une option incontournable. Graphique 22 Les moyens daccs scuris lintranet en dehors du primtre de lentreprise

VPN (Virtual Private Network) HTTPS (Hypertext Transport Protocol Secure) Secure ID

75%

17%

13%

Autres

13%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Lorsque les utilisateurs se connectent lintranet en situation de mobilit, pour 70 % des entreprises, ils peuvent ainsi accder lensemble des services de lintranet. Graphique 23 Les services intranet accessibles en dehors du primtre de lentreprise
Quelques-uns des services intranet 30%

L'ensemble des services intranet 70%

Le personnel dencadrement et les membres de la direction gnrale sont ceux qui sont le plus souvent amens accder lintranet en situation de mobilit, ainsi que les collaborateurs des services commerciaux et marketing. Toutefois, plusieurs Benchmark Group Toute reproduction interdite. 46

Stratgie intranet des grandes entreprises entreprises autorisent lensemble de leurs collaborateurs accder lintranet depuis lextrieur. Parmi les autres collaborateurs en mesure de se connecter lintranet en dehors du primtre de lentreprise, les responsables interrogs ont galement cit ceux qui sont en charge du plan de reprise dactivit, le personnel astreint, les experts mtiers qui oprent dans diffrentes entits gographiques du groupe Graphique 24 La population qui se connecte lintranet en dehors du primtre de lentreprise

Direction et Management Commerciaux et Marketing Ensemble des services 43%

50%

29%

Autres

14%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Sept entreprises permettent leurs collaborateurs dutiliser un Smartphone pour se connecter lintranet en situation de mobilit. Mais dans ce cas, les utilisateurs naccdent gnralement qu une partie des services de lintranet.

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Laccs aux extranets


36 % des entreprises ont interfac leur intranet avec un ou plusieurs extranet(s), donnant ainsi accs une partie des informations et services de lintranet leurs clients ou fournisseurs. Ceux-ci disposent didentifiants pour accder une version dgrade de lintranet. Linterconnexion de lintranet avec lextranet permet par ailleurs la mise jour automatique des informations sur les produits, les donnes commerciales, les services clients Pour les directions de la communication des grands groupes, il est pratique de permettre aux agences de communication et aux journalistes daccder la mdiathque ou la photothque de lintranet pour partager les photos, les logos et les vidos corporate du groupe. Graphique 25 Les entreprises ayant interfac leur intranet un extranet

Oui 36%

Non et pas prvu 60%

Prvu en 2009 4%

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La promotion et lanimation de lintranet


La promotion
En phase de lancement, la promotion du nouvel intranet se fait souvent via une campagne plurimdias qui mixe une srie denvois de-mails et des affiches / prospectus. Une entreprise a choisi de prsenter son nouvel intranet travers un mini site web (dmonstration en ligne des fonctionnalits). De manire gnrale, les sminaires de formation des nouveaux collaborateurs sont le lieu idal pour prsenter lintranet et ses services. Limplmentation dune nouvelle plateforme technique ou de nouveaux outils innovants est gnralement accompagne dactions de formations. Des guides utilisateurs peuvent galement tre remis aux collaborateurs. En ce qui concerne les oprations de promotion dun contenu ou dun service de lintranet, les envois de push mails et de newsletters sont les principaux leviers utiliss. Le magazine papier interne du groupe peut galement servir de relais. Graphique 26 Les outils de promotion de lintranet

Push mails Newsletters Affichage, plaquettes Guides utilisateurs Jeux-concours Sondages Autres 26% 43% 39% 35% 35%

70% 65%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

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Les flux RSS


40 % des intranets disposent dj dun ou plusieurs flux RSS et une mme proportion prvoit den dployer pour 2008 ou 2009. Graphique 27 La prsence de flux RSS sur lintranet

Pas prvu 33%

Dj fait 59% Prvu d'ici fin 2009 8%

La moiti des entreprises concernes ne disposent pour le moment que dun ou deux fils RSS, gnralement des fils dactualits ou relayant les communiqus de presse. Une entreprise dispose dun flux RSS sur les informations de veille technologique. 5 entreprises permettent aux collaborateurs de sabonner des fils RSS en rapport avec leur univers professionnel, leurs mtiers, leurs communauts, leur espace de travail collaboratif (par exemple quand un document est mis en ligne ou modifi). Une socit permet de sabonner un fil RSS personnalis sur la base des critres dune recherche sur le moteur.

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L'animation
Tableau 14 Les actions les plus efficaces pour accrotre l'audience de l'intranet
Quelles sont les actions ralises les plus efficaces pour accrotre l'audience de l'intranet et la frquence de connexion ?

Exemples 1) Le push dinfo


Push mails, newsletter, affichage dencarts et de bannires sur la page daccueil de lintranet Des applications apprcies par les employs, utilisables

2) La mise disposition de uniquement partir de lintranet, comme les petite annonces, ou des widgets pratiques (mto, cours de bourse, services pratiques en covoiturage). Ce peut tre galement des informations RH marge du travail
telles que le suivi du solde de jours de congs

3) La personnalisation des contenus et des services

Diffusion dinformations cibles (actualits en page daccueil, RSS, newsletter) en fonction du profil de lintranaute (mtier, situation gographique, hirarchie).

4) Lorganisation de jeuxconcours

Des jeux avec des lots gagner (places de concert, thtre). Mme si le jeu est relay par lensemble des mdias employs par la direction de la communication, linscription au jeuconcours doit se faire uniquement via lintranet. Comme sur Internet, de plus en plus de jeux prennent une orientation Web 2.0, faisant intervenir le vote des intranautes, pour lire la meilleure photo / vido

Faire du site intranet un vritable mdia sur lactualit du groupe, avec la mise en avant des informations corporate et 5) La richesse ditoriale du mtiers, des actualits internationales et locales renouveles frquemment, des dossiers documentaires, un magazine en site ligne Lemploi de contenus rich mdia, comme la vido et les animations en Flash, renforce lattractivit du site. Les contenus et services de lintranet doivent tre prsents de manire attrayante et tre facilement accessibles. La qualit de la navigation des intranautes doit tre au niveau des sites Internet les plus standards. Ces volutions passent notamment par lintgration dinterfaces riches (RIA).

6) Loptimisation de lergonomie du site

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D Lorganisation et le pilotage
Le comit de pilotage La circulation de linformation La gestion des contenus

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Le comit de pilotage
85 % des entreprises interroges ont mis en place un comit de pilotage intranet. Dans la majorit des cas, le comit de pilotage comprend entre 5 et 10 membres et se runit tous les 3 mois en moyenne. Graphique 28 Leffectif du comit de pilotage de lintranet

Plus de 10 membres 11%

Moins de 4 membres 11%

Entre 8 et 10 membres 39%

Entre 4 et 7 membres 39%

Sur la base des rponses de 18 entreprises

Dans la trs grande majorit des entreprises, les directions gnrales ne sont pas reprsentes dans les comits de pilotage. Les plus reprsentes sont la direction de la communication et la DSI. Plusieurs entreprises associent galement les principales directions fonctionnelles, ou les directions oprationnelles pays leur comit de pilotage. Cest alors quils affichent les plus gros effectifs. Tableau 15 Exemples de composition de comit de pilotage Secteur et effectif dans le comit Services (3 personnes) Composition

Le responsable communication interne, le numro 2 de la DSI, un responsable RH

Banque assurance (5 personnes)

e-Communication, communication interne, IT, RH

Services (5 personnes)

Communication interne, IT + quelques managers du groupe

Industrie (5 personnes)

Les directeurs de la communication, IT, SI et des reprsentants RH

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Industrie (7 personnes)

Le responsable communication (leader), le responsable DSI puis 1 reprsentant pour chaque fonction principale et grand mtier

Industrie (9 personnes)

4 personnes du service informatique, 5 personnes de la communication interne (2 pour lditorial, 3 pour les aspects techniques)

Services (15 personnes)

2 personnes de la communication, les interlocuteurs techniques de la DSI et les correspondants intranets mtiers (1 dans chaque direction)

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La circulation de linformation
Parmi les intranets tudis, lquipe en charge de grer lintranet compte trs souvent moins de 10 personnes, la moyenne se situant autour de 6 personnes. En moyenne, moins de 5 personnes sont affectes lintranet temps plein. Les quipes les plus toffes comptent jusqu 15 personnes pour un grand groupe industriel multinational mais peuvent tre rduite deux personnes pour un groupe de services oprant essentiellement sur le territoire national. Dans ce dernier cas, lquipe peut tout de mme sappuyer sur un rseau dune quinzaine de contributeurs. Les effectifs ici prsents ne tiennent pas compte des personnels informatiques affects au dveloppement, lhbergement ou la maintenance technique de lintranet, ni le rseau de contributeurs. Prs de la moiti des responsables dintranet interrogs recensent en effet plus dune centaine de contributeurs pour leur intranet. Tableau 16 Exemples de composition dquipes (pilotage, contributeurs) Secteur Banque assurance Banque assurance Services Services Effectif et composition de lquipe
2 personnes temps plein et 4 ou 5 personnes temps partiel. Plus de 100 contributeurs. 2 rdacteurs et 5 personnes dans les directions mtiers Une centaine de contributeurs. Un rseau de 10 contacts ditoriaux/contributeurs pour les fonctions transversales du groupe (marketing, communication, RH, grands comptes, IT, finance, audit). 3 personnes temps plein. Une dizaine de contributeurs au niveau ditorial. Lintranet est anim par un rseau dune dizaine de responsables multimdias de diffrentes divisions et divers pays. Eux-mmes animent leur propre rseau de contributeurs. Au total, on dnombre plus de 500 contributeurs sur lintranet (primtre groupe, divisions et pays).

Industrie

Les chanes de validation


Face laugmentation du nombre de contributeurs intranet, il devient dsormais impossible pour une quipe intranet doprer la validation de lensemble des contenus publis. Ainsi, dans plus des deux tiers des entreprises, la validation des contenus mis en ligne est plutt dcentralise, c'est--dire directement effectue par les directions concernes. Ensuite, dans certaines de ces entreprises, linformation qui est publie sur la page daccueil de lintranet fait lobjet dun traitement spcifique. Elle doit tre valide par la direction de la communication, sachant quelle peut aussi tre retravaille sur la forme. Il se peut aussi que la validation soit dcentralise mais que la mise en ligne soit effectue uniquement par lquipe intranet. En outre, un service peut tre amen sassurer de la cohrence ditoriale, du respect de la charte intranet Il demeure toutefois encore des entreprises qui font valider lensemble des contenus par la direction en charge de lintranet, gnralement la direction de la communication. Il sagit alors le plus souvent dune logique de double validation (une par la direction Benchmark Group Toute reproduction interdite. 55

Stratgie intranet des grandes entreprises mtiers, une par la direction intranet). Une de ces rares entreprises envisage dailleurs dabandonner la validation des contenus mtiers. La dcentralisation nest pas sans poser des problmes dans certaines entreprises avec laugmentation du nombre de contributeurs. Une entreprise signale notamment la difficult pour parvenir rassembler les contributeurs lors de runions (peu dentre eux se dplacent). Tableau 17 Exemples de circuits de validation des contenus intranet Secteur
Validation interne chaque service via un rseau de responsables de publication (charte ditoriale et conseils). Chaque direction publie ses propres contenus. Prsence dun administrateur pour chaque espace. Validation par la direction de la communication, le responsable communication de la direction mtier ou par dfaut directement le responsable mtier. Proposition par le correspondant intranet ou un autre interlocuteur. Validation par le manager mtier. Ensuite, la mise en ligne est ralise par les responsables intranet de la communication interne. Les contributeurs sont autonomes dans leurs mises jour partir du moment o cest fait en cohrence avec leur manager et en respectant la charte ditoriale du site. Le chef de projet intranet & web valide les contenus loccasion de la sortie des nouvelles rubriques ou pour les mises jour les plus importantes. Validation dcentralise au niveau des mtiers. Toutefois, les contenus mtiers qui remontent au niveau des sites corporate, la Une, sont valids la fois par la direction mtier et la communication. Validation uniquement par une personne de lquipe de la communication interne. Dans chaque service un responsable identifi assure la production des contenus de son service ou dlgue cette tache son assistant(e). La direction de la communication assure les publications transverses du groupe et le suivi de son actualit.

Industrie

Banque assurance

Services

Services

Industrie Industrie

Industrie

Les correspondants intranet


La plupart des entreprises disposent donc de correspondants intranet dans les diffrentes directions mtiers ou fonctionnelles. Dans les directions mtiers, il sagit donc assez souvent de personnes issues des directions de la communication de ces entits. Dans beaucoup dentreprises, le profil des correspondants intranet varie sensiblement dune direction lautre : de lassistante, au chef de projet en passant par lingnieur. Il est assez rare en revanche de trouver un directeur. Sil nappartient pas la direction communication, il convient que le correspondant soit sensibilis la communication et quil ait une bonne matrise des techniques de rdaction. Si cela nest pas acquis, lentreprise peut mener des actions de formation pour Benchmark Group Toute reproduction interdite. 56

Stratgie intranet des grandes entreprises permettre ces correspondants de matriser les techniques de base de la communication online, en particulier de lcriture web. Dans certains cas, le correspondant a aussi un rle danimateur de sa communaut. Dans quelques entreprises, le correspondant a un vritable statut de webmaster. Mais le plus souvent, il nest pas ncessaire quil matrise les aspects techniques de la publication web, les entreprises disposant de solutions de gestion de contenus. La prise en main de loutil de publication nest toutefois pas toujours aise. Des actions de formation sont ainsi menes pour les nouveaux contributeurs. Un groupe a aussi mis en place des ples experts pour accompagner les publicateurs nophytes. Une entreprise dispose dune hotline technique pour loutil CMS (Content Management System).

Les relations sociales


Un espace sur lintranet pour les reprsentants du personnel Plus de la moiti des groupes tudis ont dj mis disposition des reprsentants du personnel un espace sur lintranet. Dans la majorit des cas, les responsables indiquent que lexpression y est libre. Dans un grand groupe du secteur banque finance, les syndicats disposent dun lien sur la page daccueil de lintranet vers leur espace mais aussi vers le site du syndicat. Graphique 29 La prsence dun espace pour les reprsentants du personnel sur lintranet

Pas prvu 33%

Dj fait 59% Prvu d'ici fin 2009 8%

Mais souvent, lespace mis disposition demeure trs modeste et son contenu est encadr, se limitant parfois aux comptes-rendus ou procs verbaux de runions paritaires. Par exemple, un groupe de services se contente de donner accs la liste des syndicats et aux liens vers leurs sites. Il est possible dy accder de manire anonyme sans sauthentifier. Dans un groupe industriel, lespace pour les syndicats se limite une page et contient notamment les procs verbaux des runions du Comit dEntreprise. Un autre groupe met en ligne lensemble des comptes-rendus valids des comits de groupe europens.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Pour un groupe de services, lespace du Comit dEntreprise prsente notamment les activits proposes. Les communications lectroniques internes Environ 40 % des entreprises autorisent les reprsentants du personnel utiliser la messagerie interne pour communiquer auprs des salaris. Une entreprise indique que les reprsentants du personnel disposent de lensemble des adresses e-mails des collaborateurs. Dans un grand groupe du secteur banque finance, chaque mois les syndicats peuvent envoyer un e-mail pour leur tribune syndicale.

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La gestion des contenus


Les bases documentaires, la gestion lectronique de documents
A lexception de deux entreprises, toutes donnent accs des bases de documents depuis un intranet. Il est notamment possible dy accder depuis lintranet corporate dans les deux tiers des socits interroges. En revanche, elles sont moins nombreuses disposer doutils de gestion lectronique de documents (GED)1. Graphique 30 Laccs aux bases documentaires et aux outils de GED suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers)

40% Intranets corporate 68%

Intranets mtiers (dpartements de l'entreprise)

48% 57%

21% Intranets filiales et gographiques 47%

Bases documentaires

Gestion lectronique de documents

7 entreprises indiquent avoir des projets en matire de GED pour 2009 ou 2010. Environ 40 % des entreprises ont mis en souvent par e-mail, parfois via un fil RSS) pour lors de la mise en ligne dun nouveau gnralement pas lensemble des documents souvent tre paramtr par lutilisateur. place un service dalertes (le plus quun collaborateur puisse tre inform document. Ce service ne concerne et des bases documentaires, et peut

1 Gestion, par des moyens informatiques, du cycle de vie complet d'un document lectronique (textuel, graphique, sonore, etc.), allant de sa cration sa destruction, en passant par sa modification, sa publication, sa diffusion, etc., de manire optimiser l'accs ce document, l'information qu'il contient et l'information qui le concerne.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Le format des documents disponibles En moyenne, une large majorit des documents disponibles sont des fichiers de type bureautique (Word, Excel, PDF). Dans la moiti des entreprises, les bases documentaires sont composes plus de 70 % de ce type de documents. A loppos, les fichiers vido ne reprsentent jamais plus de 10 % de lensemble des documents disponibles alors que cest le cas pour les images et les photos dans la moiti des intranets. Graphique 31 La rpartition moyenne des documents de lintranet suivant les diffrents formats

Vidos, rich mdia 5% Images/photos 11% Pages Web 16%

Fichiers de type bureautique (.doc, .pdf) 68%

Sur la base des rponses de 13 entreprises

RH, communication et production (mtiers) sont les trois dpartements les plus souvent cits (38 %) comme ayant le plus recours ces bases documentaires. Ensuite, on trouve la finance (cit par 33 % des responsables), suivi de prs par le marketing et linformatique. Achats, R&D apparaissent moins frquemment cits (11 %). Pour grer les bases documentaires, plus de la moiti des entreprises utilisent notamment une solution de gestion de contenu du march indpendante de la solution de portail, pour grer leurs bases documentaires et suivre les processus de validation des contenus (lorsque ces derniers sont automatiss). La moiti dentre elles disposent galement de dveloppement spcifique pour la gestion documentaire. La solution la plus rpandue dans les entreprises interroges est celle dEMC Documentum (cite par un tiers des entreprises utilisant une solution spcifique de gestion de contenu). Ensuite, les autres solutions cites sont trs diverses avec notamment Alfresco (open source) utilise par un groupe industriel, TeamSite (Intervowem) dans une socit de services, Spip (open source)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 32 Les solutions retenues pour grer les bases documentaires

58% Solution de CMS

Dveloppement spcifique

53%

Les services intgrs la solution de portail

26%

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Stratgie intranet des grandes entreprises

La vido
La prsence de vidos se gnralise sur les intranets des grandes entreprises. Dici fin 2009, plus de 9 intranets sur 10 devraient en diffuser. Graphique 33 Prsence de vidos sur lintranet (hors confrence web)

Pas prvu pour le moment 8% Prvu en 2009 12%

Oui 80%

40 % des entreprises diffusent tout ou partie de leurs vidos sous la forme de vidocast1 (podcast vido). Mais seulement 10 % disposent dune Web TV. BNP Paribas propose par exemple sa Web TV Starlight, un journal vido avec des reportages, des informations conomiques Dassault Systmes (cf. tudes de cas) qui figure dj parmi les acteurs en pointe en matire de vidos et de contenus rich mdia va donner la possibilit ses collaborateurs de mettre en ligne des vidos. Vidos corporate Une majorit dentreprises diffusent dj des vidos de communication interne : messages du prsident, prsentation du groupe, de sa stratgie, de ses rsultats, du projet dentreprise

1 Systme de diffusion et d'agrgation de contenus vido destins aux baladeurs numriques, tels que l'iPod. Le podcasting utilise le format de syndication de contenus RSS 2.0, pour rendre les compilations disponibles aux abonns, de la mme manire que l'on s'abonne un flux dinformations.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 34 Les types de contenus diffuss en vido sur lintranet

Vidos corporate (valeurs de l'entreprise) Messages du Prsident en vido Prsentation de produits et services Vidos ddies la formation 65%

83%

4%

9%

48%

9%

39%

13%

Evnements live

30%

9%

Dj fait

Prvu d'ici 2009

Parmi les entreprises diffusant ou prvoyant de diffuser des vidos sur leur intranet

Le message du Prsident Un groupe (banque finance) propose raison dune par mois, des vidos du Prsident mais aussi des autres dirigeants de la socit. Pour un groupe industriel, la frquence se situe entre 3 et 4 messages vido du Prsident par an. Un groupe industriel prsente en dbut danne les vux du Prsident ainsi que des interviews des responsables des activits. Au-del des vux, une socit permet aussi de retrouver sur lintranet les interviews tlvises de leur Prsident. Le live Le message du Prsident est parfois retransmis en live. Mais les directs concernent surtout les vnements financiers (assemble gnrale, prsentation des rsultats). Une entreprise retransmet certaines confrences de presse. Prsentation des produits, vidos de formation Dans certaines socits, il sagit surtout de prsentation des mtiers l encore avec une approche plutt institutionnelle. Dans dautres, les vidos sont oprationnelles en offrant par exemple des argumentaires produits aux forces de vente, des dmonstrations dutilisation pour les services dassistance clients La prsence de ce type de vidos est moins frquente mais les projets sont relativement nombreux, y compris un horizon de court terme. Benchmark Group Toute reproduction interdite. 63

Stratgie intranet des grandes entreprises

Les moteurs de recherche


60 % des intranets disposent dune solution spcifique de moteur de recherche. Les autres ne disposent pas de moteur (trs rarement) ou sappuient sur les fonctionnalits de recherche de leur solution de portail ou de gestion de contenu. Mais parmi ceux-l, plusieurs projettent de sappuyer prochainement sur une solution spcifique. Un responsable se plaint notamment que la solution de gestion de contenu nindexe pas tous les contenus. Parmi les solutions du march, on observe une franche monte en puissance des outils Google (Google Search Appliance, Google Mini), plusieurs fois cits. En outre, plusieurs socits projettent de basculer vers ces solutions, lune en abandonnant son dveloppement spcifique, lautre sa solution (en loccurrence Verity). Mais a contrario un groupe va tenter de gnraliser loutil Autonomy lensemble des intranets en remplacement des diffrents outils utiliss par les diffrentes entits. (Google, Exalead). Une socit cherche gnraliser la solution de recherche smantique dArisem. Les autres solutions cites sont : Exalead, utilise par une entreprise du secteur banque finance ; Ultraseek utilise par un industriel ; RetrievalWare (Convera) chez un industriel ; et enfin Nutch (open source) dans un grand groupe de services.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

E Les services et applications


Les services transversaux et transactionnels Les applications mtiers Les services collaboratifs traditionnels Les services participatifs de type Web 2.0

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Les services transverses et transactionnels


Les services administratifs et RH transverses lentreprise concernent entre autres la gestion en ligne des congs, des notes de frais, des voyages daffaires Toutes les socits interroges proposent ce type de services sur leur intranet. Pour une large majorit dentre eux ces services sont disponibles depuis lintranet corporate. Mais pour quelques socits les accs existent aussi sur les intranets spcifiques une activit, un pays ou une fonction. Graphique 35 Laccs aux services RH et administratifs suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers)

88% Intranets corporate

Intranets mtiers (dpartements de l'entreprise)

52%

Intranets filiales et gographiques

42%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Les intranets sont dsormais riches de nombreux services en ligne. Et dans prs de la moiti des entreprises ds lors quune procdure a t dmatrialise, elle sest gnralement totalement substitue la procdure papier. Les collaborateurs nont dautre choix que de passer par lintranet. Les services en ligne les plus rpandus sont ceux qui relvent de la gestion des congs, des notes de frais, des voyages et des candidatures internes. La gestion des comptes pargne temps et celle de la formation ne sont pour le moment accessibles que dans la moiti des intranets de grandes entreprises. Et les responsables mentionnent peu de projets ce niveau. En revanche, plusieurs socits prvoient de dployer prochainement des services en ligne RH (candidatures internes, gestion des carrires). Parmi les autres services, citons la rservation de parking, la rservation de matriel et la mise en place prochaine dun service de covoiturage.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 36 Les services gnraux et RH prsents sur lintranet en tant que procdures dmatrialises

Gestion de congs/RTT Gestion des candidatures internes Gestion des notes de frais Rservation pour voyages d'affaires Rservation de salles de runion Gestion des carrires (avancement, valuation) Gestion des formations Gestion du compte pargne temps

72% 72% 72% 72% 68% 60% 56% 44% 12%

8% 4% 16% 12% 4%12% 4% 16% 8%

4% 4% 20% 4% 12% 4%8% 28% 16%

12%

32% 44%

Dj fait Prvu dans plus d'un an

Prvu dans moins d'un an Pas prvu

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 37 Lutilisation dinterfaces Web riches pour les services gnraux et RH disponibles sur lintranet

Pas utilises mais prvues en 2008 14%

Pas utilises et pas prvues 63%

Pas utilises mais prvues en 2007 9%

Dj utilises 14%

Le recours aux interfaces riches1 pour ces applications est rare et les projets peu nombreux. Lamlioration de ces applications napparat pas comme une priorit, dautant quune large majorit des entreprises sappuient sur des solutions logicielles. Pour supporter les services, 70 % des grandes entreprises recourent en effet principalement une solution du march. Beaucoup mentionnent HR Access. Ensuite, plusieurs responsables citent SAP HR. Parmi les autres solutions utilises par les entreprises interroges, on trouve People Soft, Pleiade RH. Enfin quelques entreprises sappuient sur les services intgrs leur solution de portail. Graphique 38 Le recours une solution du march pour les services gnraux et RH disponibles sur lintranet

Essentiellement autour d'une solution du march 70%

Principalement des dveloppements spcifiques 30%

1 Une interface Web riche est une interface d'application dploye sur Internet qui propose une exprience d'une richesse quivalente aux applications bureautiques ou client /serveur laide de technologies tel quAjax, Xaml ou encore Xul. Elle vite les rafrachissements de page, propose des mcanismes avancs d'onglets, de menus droulants, de boutons et formulaires. Elle permet une visualisation graphique des donnes. Elle permet d'intgrer le chat, la vido et tout type d'lments multimdia l'application. L'interface Web riche, en consquence, permet l'utilisateur de s'approprier plus simplement l'application, fournit une exprience plus engageante, scurise et intuitive.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les applications mtiers


Plus de 80 % des entreprises interroges permettent leurs collaborateurs daccder depuis lintranet des applications informatiques mtiers ou dpartementales, c'est--dire propres une fonction de lentreprise. Trs logiquement, cest largement le cas depuis des intranets mtiers (au sens dpartement ou fonction de lentreprise). Mais une large majorit dentreprises donne aussi accs ces applications directement depuis le portail (celui du groupe et/ou celui plus spcifique une activit ou un pays). Graphique 39 Laccs aux applications mtiers suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers)

52% Intranets corporate

Intranets mtiers (dpartements de l'entreprise)

71%

Intranets filiales et gographiques

53%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Les applications les plus frquemment accessibles depuis un intranet sont les applications de gestion administrative ou financire, les applications de-procurement ou de sourcing (de la fonction achat) et les applications RH. Mais les applications de Business Intelligence (BI) ou de gestion de la relation clients sont aussi trs souvent accessibles depuis lintranet.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 40 Le type dapplications informatiques accessibles depuis lintranet

Gestion administrative et financire Logistique/achats Ressources humaines Gestion de la relation client Gestion de la qualit Aide la dcision (BI) Gestion de la production 39% 72% 72% 67%

83% 83% 83%

Sur la base de 18 rpondants indiquant disposer dapplications mtiers accessibles depuis lintranet Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Les applications de gestion administrative ou financire permettent notamment de grer les flux dinformations financiers, comptables et de dpenses (oprations de consolidation dans le cadre dune implantation multi-sites, par exemple). Parmi les applications de gestion des ressources humaines prsentes le plus souvent au sein des entreprises, citons notamment lapplication du traitement de la paye, des candidatures internes, de la planification (gestion des heures supplmentaires, suivi des volutions rglementaires) ou encore de la gestion des temps et des activits. Les applications en gestion de la relation client se rpartissent principalement entre trois catgories : la gestion des forces de vente (gestion des contacts, des agendas), le marketing (planning, gestion des flux et des donnes gographiques), et la fonction de support (gestion des inventaires, bases de connaissances). Parmi les grandes familles dapplications logistiques (Supply Chain Management), citons notamment la planification (Supply Chain Planning) et l'excution (gestion des entrepts, transport logistique) Les applications de gestion de la production sont le plus souvent dotes de fonctionnalits d'ordonnancement et de jalonnement (au plus tard, au plus tt...) pour optimiser les temps de production. Elles peuvent galement grer les plans de charge et de multiples procds de fabrication ( la commande, sur stocks).

Pour le moment, dans la majorit des entreprises concernes, les applications informatiques accessibles depuis lintranet sont des applications prexistantes et webises pour permettre leur consultation depuis lintranet. Il sagit donc dquivalents Web de solutions client/serveur dj prsentes dans le systme d'information (nouveaux outils ou nouvelles versions adaptes au Web). En revanche, pour prs de 4 entreprises sur 10, il sagit essentiellement de nouvelles applications dveloppes ou acquises spcifiquement pour lintranet. Benchmark Group Toute reproduction interdite. 70

Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 41 Nouvelles applications vs applications existantes webises

Des quivalents Web de solutions client/serveur dj prsentes dans le systme d'information 61%

Dveloppes ou acquises spcifiquement pour l'intranet 39%

Sur la base de 18 rpondants indiquant disposer dapplications mtiers accessibles depuis lintranet

Pour la moiti des entreprises, parmi les applications utilisables depuis lintranet on trouve une ou plusieurs briques de lERP webis. Graphique 42 La proportion dentreprises donnant accs lERP en mode web depuis lintranet

Non 56% Oui 44%

Sur la base de 18 rpondants indiquant disposer dapplications mtiers accessibles depuis lintranet

Dans la majorit des entreprises ayant dploy des applications informatiques sur lintranet, plus de la moiti des intranautes utilisent ou accdent ces applications. En moyenne, 60 % des intranautes utilisent au moins une des applications informatiques. RH et finance sont les deux dpartements de lentreprise qui ont le plus recours aux applications informatiques sur lintranet.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les services collaboratifs traditionnels


Les espaces de travail collaboratif
Le taux dutilisation et le primtre des espaces collaborateurs
Les solutions despaces de travail collaboratif (groupware) rpondent la fois des besoins de communication, de coordination des tches et de gestion des ressources. Les services fournis au travers de ces espaces sont aussi bien des agendas partags, la codition de documents dans le cadre dune gestion de projets, que la gestion de workflows (chanes de validation), ou llaboration de formulaires. 80 % des socits interroges offrent tout ou partie de leurs salaris un accs des espaces de travail collaboratif et/ou un agenda partag. Seul un acteur industriel ne dispose pas doutils de ce type et ne mentionne pas de projets ce niveau. Graphique 43 La prsence despaces de travail collaboratif et dagendas partags

Prvus 16%

Pas prvus pour le moment 4%

Dj prsents 80%

Les espaces de travail collaboratif sont davantage prsents sur les sites intranet corporate. Mais dans les deux tiers des entreprises proposant des espaces collaboratifs, il en existe la fois dans le primtre de lintranet corporate mais aussi dans les intranets spcialiss (fonction de lentreprise ou activit).

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72

Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 44 La prsence des espaces collaboratifs et/ou des agendas partags suivant le type dintranet (corporate, activit, mtiers)

80% Intranets corporate

Intranets mtiers (dpartements de l'entreprise)

57%

Intranets filiales et gographiques

47%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Le taux dutilisation de ces services varie considrablement, allant de 6 % 70 % des utilisateurs de lintranet. En moyenne, la proportion daccdants lintranet qui utilisent ces outils se situe 33 %. La mdiane est de 30 %. Les plus gros utilisateurs de ces outils demeurent encore les dpartements informatiques ou IT mme si lusage stend progressivement. Plusieurs socits ont cit les services commerciaux, marketing comme tant ceux qui y avaient le plus recours. 90 % des responsables indiquent que les utilisateurs ont tendance en faire un usage quotidien. Dans la majorit des cas, lusage se fait principalement au sein dun mme service, dune mme entit. Seuls 40 % des responsables dclarent que ces outils sont principalement utiliss dans un cadre de collaborations entre diffrentes entits ou services. Graphique 45 La proportion dutilisateurs des espaces collaboratifs et/ou des agendas partags
Plus de 50% 2 socits Moins de 10% 2 socits

Entre 30% et 50%; 4 socits


Par rapport au nombre daccdants lintranet Sur la base des rponses de 11 entreprises

Entre 10% et 30% 3 socits

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les outils logiciels utiliss


Les trois quarts des socits utilisent une solution du march. Parmi les douze groupes qui nous ont communiqu le nom des solutions quils utilisent, la moiti ont cit la solution SharePoint de Microsoft. 5 entreprises sur 12 utilisent les solutions Lotus Quickplace. Dans un grand groupe industriel, Quickplace ne vient quen complment dune solution maison (dveloppement spcifique). Deux grandes entreprises citent la solution eRoom dEMC Documentum. Il sagit de la solution la plus utilise par la premire entreprise qui recourt galement Livelink et Quickplace. La seconde lutilise en complment de SharePoint. Enfin, une troisime entreprise (industrie) a indiqu utiliser Livelink dOpentext mais aussi Quickplace. Ce groupe est le fruit de la fusion de plusieurs entits quipes de solutions de travail collaboratif diffrentes et qui continue les faire cohabiter.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

La webconfrence
Plus de la moiti des groupes tudis ont dj dploy des solutions de confrence web1 et autres outils permettant la tenue de runions virtuelles. Parmi ceux l, plus des deux tiers lont dploy au niveau groupe, notamment depuis lintranet corporate. Quelques entreprises se contentent dun dploiement localis, par exemple au sein de la DSI. Graphique 46 La prsence de solutions de webconfrence

Pas prvus pour le moment 25%

Prvus 17%

Dj prsents 58%

Graphique 47 La prsence des solutions de confrence web suivant le type dintranet (corporate, mtiers, activit, pays)

40% Intranets corporate

Intranets mtiers (dpartements de l'entreprise)

38%

Intranets filiales et gographiques

37%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

1 La confrence web est distinguer de la visioconfrence, cette dernire ne ncessitant pas dordinateur et donc nentrant pas dans le champ dun intranet. En particulier, les outils de confrence web permettent de partager des documents en ligne, et offrent des possibilits de communication textuelle, audio ou vido, selon les cas.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Dans lensemble, les responsables notent une augmentation du nombre dutilisateurs de ces solutions. Le taux dutilisation peut atteindre jusqu 70 % des collaborateurs accdant lintranet dans certains groupes. A loppos, dans un groupe industriel lusage est trs localis dans les dpartements communication, RH et juridique, la proportion dutilisateurs tant alors infrieure 5 % de lensemble des accdants lintranet. Sur la base de 10 entreprises, le taux dutilisation moyen se situe en-dessous des 30 %. Marketing, communication, informatique et RH sont des dpartements rgulirement cits parmi les plus gros utilisateurs de ces solutions. Un responsable note un fort usage de la part de la communaut scientifique de lentreprise mme si les RH, la finance, le marketing et mme la direction gnrale sont galement des utilisateurs importants de ces solutions. Dans un autre groupe, le recours le plus frquent aux outils de confrence web se trouve parmi les collaborateurs travaillant dans la production, la conception, linformatique mais aussi les achats. Les solutions utilises par les groupes interrogs sont (par nombre dcroissant de citations) WebEx, Microsoft Office Live Meeting, Lotus Sametime (IBM) et iMeeting (interwise).

Les principales fonctionnalits utilises


Les fonctionnalits offertes par ces solutions sarticulent principalement autour de : la communication par lintermdiaire de flux audio et vido ; la communication interactive par messagerie instantane ; laccs des supports visuels offrant des possibilits de partage de slides (PowerPoint ou Flash) distance.

Les fonctionnalits les plus utilises au sein des intranets tudis sont de loin celles permettant la consultation danimations PowerPoint ou Flash. En ce sens, plusieurs responsables soulignent lconomie constate dans les cots de formation (loutil pouvant tre utilis dans le cadre de formations distances internes). 4 responsables de groupes industriels citent les flux vido parmi les principales fonctionnalits utilises.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 48 Les fonctionnalits des outils de confrence web les plus utilises
Quels services/fonctionnalits utilisez-vous principalement ?

Animations PowerPoint et Flash Messagerie instantane 38%

77%

Flux audio

31% 31% 23%

Flux vido Enregistrement de session

Parmi les groupes ayant dploy des solutions de webconfrence Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

Les messageries instantanes


Mi 2008, un peu plus dun tiers des groupes interrogs avaient dploy des outils de messagerie instantane. Prs de 40 % prvoient de le faire dont la moiti en 2009. En moyenne, la messagerie instantane est utilise par environ 20 % des accdants lintranet. Une socit de services informatiques dclare que le taux dutilisation dpasse les 90 %. A contrario, trois groupes (dans les services et la banque assurance) indiquent que le taux dutilisation ne dpasse pas encore les 10 %. Pour la moiti des entreprises, lusage se fait surtout dans des communications entre personnes dune mme quipe, dune mme entit. Les atouts de la messagerie instantane sont : Une meilleure ractivit. Elle permet d'obtenir une information en temps rel ; Un allgement du trafic messagerie ; Une appropriation aise de loutil par les utilisateurs. Mais certaines socits se montrent radicalement opposes loutil, notamment pour des raisons de scurit.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 49 La prsence doutils de messagerie instantane

Pas prvu pour le moment 25%

Dj prsents 37% Prvus 38%

La plupart des socits utilisent un outil indpendant de la solution de travail collaboratif. En revanche, ils emploient souvent la fonctionnalit de messagerie instantane de loutil de confrence web. Les solutions les plus utilises dans notre chantillon dentreprises sont Lotus Sametime dIBM devant Live Communication Server de Microsoft.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les services participatifs de type Web 2.0


Les forums
Les deux tiers des groupes ont dj mis en ligne des forums, chats sur leur intranet. La majorit des autres nont pas de projets en la matire. Dans 80 % des cas, des forums sont disponibles sur lintranet corporate. Mais pour la moiti des groupes tudis, il en existe aussi sur les intranets mtiers. Enfin, dans quelques rares cas, ces forums ne sadressent qu une certaine catgorie de collaborateurs (par exemple les personnels navigants chez Air France). Enfin, ces espaces de discussion ne sont pas toujours permanents. Deux entreprises indiquent avoir arrt les forums, lune faute dutilisateurs, lautre pour les remplacer par des blogs. Graphique 50 La prsence de forums, chats

Pas prvu pour le moment 16% Prvu 16%

Dj fait 68%

La moiti des responsables indiquent ne pas modrer les forums. Pour les autres, ds lors quil y a modration, elle est plutt opre priori, c'est--dire avant publication de la contribution.

Les blogs, les wikis


Les blogs 60 % des groupes tudis ont dj dploy un ou plusieurs blogs1 internes et 20 % affichent des projets en ce sens. Pour cinq entreprises, il sagit de blog vnementiel de communication interne. Dans deux entreprises, il tait notamment li un vnement sportif important (coupe du monde de Rugby par exemple). Une entreprise a utilis le blog pour remercier un prix Nobel de Physique. Enfin, une entreprise a conu un blog pour aider les collaborateurs lors des grves dans les transports en commun.

Site personnel fournissant, sur de simples pages, des liens que lauteur trouve intressants, accompagns de commentaires ou de rflexions.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Ds prsent, 36 % des entreprises disposent de blogs ddis une communaut mtier, c'est--dire conus comme un outil de partage dinformations, de connaissances, et de travail collaboratif. Et plusieurs entreprises affichent leur volont den mettre en place dici fin 2009. Graphique 51 La prsence de blogs

Pas prvu pour le moment 20%

Prvu 20% Dj fait 60%

Trois entreprises (dont deux groupes industriels) ont mis en place un blog de dirigeant alors que deux socits prvoient de permettre un ou plusieurs de leurs employs de crer un blog. Graphique 52 Les types de blogs dploys ou prvus

Blogs de communauts de mtiers Blogs de dirigeant


12%

36%

20%

8%

Blogs RH

12%

Blogs d'employs

8%

Blogs syndicaux

4%

Dj fait

Prvu d'ici fin 2009

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80

Stratgie intranet des grandes entreprises La modration 8 des 15 socits disposant de blogs les modrent, dont 4 plutt avant publication de la contribution du collaborateur et lautre moiti a posteriori. Une de ces entreprises estime que la modration est une des causes de lchec du blog, car il contredit lesprit de ce type de communication ( cela pose un problme de ton ). Dans une entreprise, la modration concerne le choix des articles publis mais pas les commentaires (sauf cas de dnigrement). Parmi les entreprises qui ne modrent pas, on trouve notamment celles qui ont dploy des blogs de dirigeant. Dans une entreprise la cration dun blog est nominative et le collaborateur qui cre le blog en est le modrateur et le responsable. Deux entreprises ont indiqu avoir rdig des chartes dutilisation. Un responsable sinterroge sur la ncessit de mettre en place une modration avec lessor de lusage du blog. Les blogs, wikis comme outil de travail collaboratif Comme outil de collaboration, un peu plus dun tiers des groupes interrogs indiquent avoir dj mis en place des solutions du type blogs, wikis1. 4 socits prvoient limplmentation de wikis pour 2009. Un mme nombre compte dployer des blogs au niveau de certaines communauts mtiers. Pour un groupe, il sagira du premier et du seul outil de travail collaboratif dploy. Pour le moment, le niveau dutilisation dutilisateurs par rapport aux accdants 5 % avec un usage le plus souvent collaborations se font largement au sein de ces outils est encore modeste. La proportion lintranet est dans la plupart des cas infrieure occasionnel (moins dune fois par jour). Et les dun mme service, dune mme entit.

Les utilisateurs ont plutt un profil technophile. Ainsi, la DSI reste la direction o lusage apparat le plus important. Ces faibles niveaux dutilisation sont aussi directement lis au fait que ces outils nont pas t largement diffuss dans lentreprise et/ou sont encore en phase de test. Une socit utilise ainsi les wikis au niveau de son dpartement innovation et un autre au niveau dune branche dactivit pour partager des cas clients. Mais il existe aussi des socits affichant dj une plus grande maturit dans les usages de ces nouveaux outils. Ainsi, une grande socit du secteur banque finance indique avoir dj ouvert 300 wikis (dvelopps avec loutil Confluence) au sein dune seule branche dactivit avec 30 % des accdants lintranet consultant ces wikis. Quelques groupes utilisent les fonctionnalits de cration de blogs, wikis de leur solution de portail, en particulier Microsoft Office SharePoint Server. Mais la majorit sappuie sur des solutions spcifiques. Confluence (Atlassian) et BlueKiwi sont les solutions les plus cites. Les autres solutions utilises par les entreprises interroges sont Xwiki, Wordpress (open source), MediaWiki (open source) et Dotclear (open source). Deux socits utilisent la fois BlueKiwi et Confluence.
1 Logiciel la fois systme de composition de pages Web, outil de travail collaboratif et espace de discussion. Il s'excute sur le serveur et permet aux utilisateurs de modifier le contenu d'une page Web librement, avec n'importe quel navigateur. Un wiki reconnat les hyperliens et dispose d'une interface textuelle simple pour crer de nouvelles pages, les liens se faisant la vole.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les avis et contributions aux articles parus


Pour le moment, seul un quart des intranets disposent de fonctionnalits permettant lintranaute de donner son avis sur un article publi. Dici fin 2009, la moiti devrait tre pourvu de telles fonctionnalits. Dans certains cas, les projets restent modestes, il sagira juste de donner une note larticle. Les possibilits donnes lutilisateur de publier une raction ou un commentaire crit propos dun article sont et resteront rares. Graphique 53 La possibilit pour les utilisateurs de dposer un avis ou une contribution aux articles parus

Pas prvu pour le moment 24%

Dj fait 24%

Prvu 52%
Parmi les autres initiatives participatives, notons les sondages et quiz, prsents dans plus de la moiti des intranets corporate. Graphique 54 La prsence de sondages, quiz suivant le type dintranet (corporate, mtiers, activit, pays)

56% Intranets corporate

Intranets mtiers (dpartements de l'entreprise)

38%

Intranets filiales et gographiques

21%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les rseaux sociaux


Seules 4 entreprises parmi les 25 interroges disposent dj disposer dun rseau social1 interne mais beaucoup projettent den mettre en place. Pour une entreprise, il ne concerne pour le moment que le centre de recherche. Graphique 55 La prsence de rseaux sociaux internes

Pas prvu pour le moment 32%

Dj fait 16%

Prvu 52%

Dans tous les cas, le rseau social vise notamment favoriser la mobilit interne. Mais, il est galement utilis comme outil de partage de comptences et/ou de ressources. Parmi ceux qui projettent de mettre en place ce type doutil en interne, lobjectif sera dabord den faire un levier pour favoriser le partage de comptences ou de ressources. En ce sens, quelques entreprises comptent implmenter des fonctionnalits de rseau social ddies au Knowledge Management comme par exemple les API Google OpenSocial. Pour plusieurs entreprises, il sagira denrichir lannuaire pour savoir sur quels projets travaillent les collaborateurs. Une entreprise veut faire du rseau social un levier dinnovation. Loutil doit favoriser lmergence dides, de nouveaux projets.

Communaut d'individus ou d'organisations en relation directe ou indirecte, rassemble en fonction de centres d'intrts communs, comme par exemple les gots musicaux, les passions ou encore la vie professionnelle. Sur Internet, de nombreux sites sont la source de la cration de ces rseaux, l'image de LinkedIn et 6nergies dans le monde professionnel, ou encore MySpace, Copains d'avant ou Flickr dans le grand public.

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F Laccs lentreprise
Le-learning

aux

comptences

de

Le knowledge management et la veille

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Le-learning
Les outils e-learning accessibles via lintranet
De plus en plus doutils ou de plateformes de formations en ligne sont accessibles partir de lintranet, principalement les intranets mtiers. 66 % des entreprises interroges rendent leurs outils de formation en ligne accessibles via lintranet. Et 13 % ont prvu de le faire dici fin 2009. Dix entreprises sur seize ont intgr leur(s) outil(s) e-learning lintranet. Les autres y affichent un ou plusieurs liens qui redirigent lutilisateur vers une plateforme e-learning externe lintranet. Graphique 56 Les outils e-learning accessibles via lintranet

Non et pas prvu 21%

Prvu en 2009 13%

Oui 66%

La plupart des entreprises qui rendent accessible une solution e-learning via lintranet le font notamment via un intranet mtier. Graphique 57 Laccs aux outils e-learning sur les diffrents intranets

L'intranet corporate Les intranets mtiers (dpartements de l'entreprise) Les intranets filiales et gographiques 21%

36% 57%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles

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Stratgie intranet des grandes entreprises Pour 81 % des entreprises qui proposent des modules e-learning via lintranet, les formations dispenses concernent des comptences mtiers. Pour 56 % dentre elles, il sagit de formations en informatique et/ou bureautique. Graphique 58 Les types de formations en ligne accessibles via lintranet

Comptences mtiers Informatique, bureautique Langues Formation des nouveaux arrivants Autres 38% 38% 44% 56%

81%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles Sur la base des entreprises proposant sur intranet des accs vers un ou plusieurs outils e-learning

Les dpartements qui recourent le plus le-learning sont les directions commerciales, marketing et ressources humaines. Graphique 59 Les dpartements qui recourent le plus aux outils e-learning

Ventes, Marketing Ressources humaines Informatique Communication Production Autres 14% 14% 21% 21% 36%

57%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles Sur la base des entreprises proposant sur intranet des accs vers un ou plusieurs outils e-learning

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Stratgie intranet des grandes entreprises 78 % des entreprises ayant intgr/reli un outil e-learning lintranet ont choisi une plateforme du march. Les diteurs mentionns par les entreprises interroges sont SumTotal, Aspen Learning Management La majeure partie de ces plateformes de formation en ligne sont hberges sur les serveurs de lentreprise. Graphique 60 Le recours une solution diteur de-learning
Non et pas prvu 11% Prvu en 2009 11%

Oui 78%
Sur la base des entreprises proposant sur intranet des accs vers un ou plusieurs outils e-learning

Les projets des entreprises en matire de-learning


77 % des entreprises vont recourir davantage le-learning en 2009. Ces entreprises prvoient le lancement de nouvelles formations en ligne ou lenrichissement des supports actuels. Une entreprise industrielle va dvelopper lutilisation de modules de formations en ligne dans le cadre de ses formations mixtes (une partie de la formation se droule en salle avec un formateur, lautre en ligne). Graphique 61 Les projets des entreprises en matire de-learning
Pensez-vous l'avenir recourir davantage l'e-learning ?

Non 23%

Beaucoup plus 32%

Un peu plus 45%

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Le knowledge management et la veille


Le knowledge management
60 % des entreprises mettent disposition de leurs collaborateurs des outils ou bases de knowledge management accessibles via lintranet, principalement un intranet mtier. Et 28 % des socits ont prvu de le faire dici fin 2009. Actuellement, la plupart des solutions utilises sont des systmes de bases de donnes qui capitalisent l'exprience des collaborateurs, et ce, dans divers dpartements (marketing, ventes, R&D, production, RH). Graphique 62 Les outils ou bases de knowledge management accessibles via lintranet

Non et pas prvu 12%

Prvu en 2009 28%

Oui 60%

Les outils de knowledge management sont dabord accessibles depuis les intranets mtiers. Graphique 63 Laccs aux outils ou bases de knowledge management sur les diffrents intranets

L'intranet corporate Les intranets mtiers (dpartements de l'entreprise) Les intranets filiales et gographiques

24%

52%

32%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles Sur la base des entreprises proposant sur intranet des accs vers un ou plusieurs outils de knowledge management

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Stratgie intranet des grandes entreprises Un peu moins de la moiti des entreprises ayant intgr ou reli un outil ou des bases de knowledge management lintranet ont choisi une solution logicielle. Cela peut tre les fonctionnalits de knowledge management de la solution de portail. Graphique 64 Le recours une solution diteur de knowledge management

Une solution du march 46% Un dveloppement spcifique 54%

Sur la base des entreprises proposant sur intranet des accs vers un ou plusieurs outils de knowledge management

La veille
52 % des entreprises mettent disposition de leurs collaborateurs des outils de veille accessibles via lintranet, principalement via un intranet mtier. Graphique 65 Les outils de veille accessibles via lintranet

Non et pas prvu 44% Oui 52%

Prvu en 2009 4%

La R&D est de loin le principal dpartement utilisateur de ces outils, suivi par le marketing et la communication.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Graphique 66 Laccs aux outils de veille sur les diffrents intranets

L'intranet corporate Les intranets mtiers (dpartements de l'entreprise) Les intranets filiales et gographiques

28%

43%

26%

Somme suprieure 100 % car plusieurs rponses possibles Sur la base des entreprises proposant sur intranet des accs vers un ou plusieurs outils de veille

Les projets des entreprises en matire doutils participatifs pour le knowledge management et la veille
57 % des entreprises envisagent de mettre en place un rseau social ddi au knowledge management ou la veille dici fin 2010. Pour la plupart dentre elles, il sagit de lancer un rseau social afin didentifier facilement les experts dune branche mtier particulire. Graphique 67 Les projets des entreprises en matire de rseaux sociaux pour le knowledge management et la veille
Prvoyez-vous d'implmenter des fonctionnalits de rseau social ddies au knowledge management ou la veille dans votre intranet ?

Pas prvu 43%

Prvu en 2009 19%

Prvu en 2010 38%


Sur la base des rponses de 16 entreprises

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G Etudes de cas
Accor Axa BNP Paribas Dassault Systmes Faurecia France Tlcom Lafarge Saint-Gobain Vitrage Sanofi-aventis SFR Socit Gnrale Thales Vallourec

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Accor
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution retenue Un portail corporate mondial fdrant des intranets mtiers, des intranets de marques et des intranets pays 50 000 1 million Mars 2007 Microsoft SharePoint Portal Server 2003 Choix dun outil puissant qui permette de grer des dizaines dintranets (mutualisation des cots) et capable de sinterfacer avec un nombre important dapplications

Critres de choix

Le portail intranet
Les volutions de lintranet
1999 : Lancement de trois sites intranet : corporate, htellerie et services . 2005 : Dploiement de la solution Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Mars 2007 : Interconnexion et harmonisation de lensemble des intranets du groupe. Repositionnement international de lintranet corporate, au sommet des intranets du groupe (pays, marques).

Le portail corporate
Lintranet corporate Intr@ccor chapeaute les multiples intranets pays et marques telles que Sofitel, Novotel, Mercure, Ibis Ce portail est ouvert tous les collaborateurs du groupe et constitue un point de passage oblig (accs lintranet ds louverture du poste). Le dploiement international du portail corporate permet de fdrer lensemble des collaborateurs du groupe rpartis dans de nombreux pays, sous diverses marques, et de diffuser un mme message unique. Cela savre indispensable dans le cas de situations durgence ou de crise. Le portail comporte quatre grandes rubriques : Vivre Accor, Groupe, Htellerie et Services. Il comprend galement un magazine en ligne en cinq langues, Mosaic online , une extension rich media du magazine papier ddi aux collaborateurs du groupe.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 1 La page daccueil Intr@ccor, portail intranet mondial (Accor)

Le dploiement international du portail


Les objectifs
La refonte ralise en mars 2007 visait : Repositionner Intr@ccor en tant que portail corporate mondial ; Crer un nouveau maillage entre ce nouvel intranet mondial, les intranets locaux (pays, zones gographiques) et les intranets de marques (Sofitel, Novotel) ; Rendre Intr@ccor accessible au plus grand nombre (interconnexion des rseaux et ouverture dun accs extranet).

Les enjeux de la refonte taient de : Passer dun mode organisationnel un mode centr utilisateur ; Assurer une compatibilit entre lancienne et la nouvelle version ; Reventiler les contenus entre France et Monde (ces contenus taient rassembls sur un mme site dans la version prcdente) ; Hirarchiser les contenus au sein du portail ; Organiser le maillage des intranets worldwide, marques, pays ; Trouver lquilibre entre un dispositif homogne et les marges de libert ncessaires pour ladhsion au projet (organisation, charte graphique commune). 93

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Le maillage des intranets corporate, pays et marques


Avant la refonte, lintranet corporate mondial tait perdu parmi lensemble des intranets pays et marques. De plus, les infos et les applications Monde et France taient mlanges au sein du mme site. Dsormais, lensemble des collaborateurs du groupe se connectent lintranet via un seul et mme point dentre : la page daccueil du portail corporate du groupe qui ne contient que des contenus et des applications vocation internationale. De l, ils accdent leur intranet pays dun seul clic, via un menu droulant. Quant aux sites des marques, ils sont intgrs dans le portail mondial quand leur vocation est internationale et sur le site pays quand les contenus sont ddis une population locale.

Le dploiement mondial en trois tapes


1. Linterconnexion des intranets corporate, pays et marques : Mise en place des moyens techniques ncessaires pour se connecter Intr@ccor ; Accs par dfaut sur la home page worldwide.

2. Les lments imposs : Le bandeau de navigation haut de page sur toutes les pages des sites locaux (zone, pays et marques) ; Une barre dinfo corporate sur les accueils pays.

3. Une nouvelle charte : Mise en conformit avec la charte graphique du groupe pour les intranets dpartements supports et les intranets pays (auparavant, chaque intranet disposait de sa propre charte graphique) ; Partage dune ergonomie commune (iconographie identique pour lensemble des intranets).

Illustration 2 Le changement de ttire/header du site intranet (Accor)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 3 La page daccueil dune rubrique (Accor)

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Stratgie intranet des grandes entreprises

La ralisation du projet
Le projet de dploiement international sest tal sur une anne. Il a dbut en aot 2006 par un audit des sites intranet. Le Comit Excutif a valid le projet en novembre 2006. La direction de la marque et de la communication interne Accor qui a conduit le projet, a travaill en troite collaboration avec la DSI. Laudit et la cartographie des intranets du groupe ont t confis une agence (Tagaro). Pour la hirarchisation des sites, la charte graphique (conseil, ralisation des templates) et la ralisation des guidelines, Accor sest appuy sur la mme agence. Les dveloppements web ont t raliss en interne.

La promotion du nouveau portail et laccompagnement des utilisateurs


Lquipe qui a conduit le projet a mobilis tous les directeurs rgionaux de la communication et lensemble des directions supports internationaux, en amont et tout au long de lavance du projet. Les contributeurs ont bnfici de guidelines pour se former aux nouveaux outils. Les utilisateurs ont pu dcouvrir les principes de fonctionnement du nouveau site travers un mini-site didactique (un parcours en quatre tapes).

Le bilan
Une audience en forte hausse de 42 % en quatre mois (entre avril et juillet 2007) ; Une forte valorisation des vnements du groupe ; Une plus grande remonte dinformations de la part des correspondants marques, ce qui montre leur intrt pour la visibilit offerte par le nouvel intranet.

Les recommandations du responsable intranet


La ncessit dun soutien au plus au niveau (Comit Excutif) pour imposer un projet centralisateur qui tend rduire la marge de manuvre des entits locales et des marques ; Une dmarche bicphale entre la direction de la communication et la DSI ; Une vanglisation autour du projet (auprs des directions RH, finance, marques) : o o o o o Rendre compte de toutes les phases du projet (de laudit jusquau lancement) ; Organiser des rendez-vous rguliers permettant chacun de sexprimer. Une sensibilisation la nouvelle organisation en amont ; Des documents de rfrence (guidelines) ; Une assistance / hotline pour rsoudre les problmes qui relvent de la communication ou les difficults techniques.

Offrir un support aux 300 contributeurs :

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AXA
Les donnes de cadrage
Structure Nombre de collaborateurs ayant accs lintranet Dernire mise jour Solution retenue Un portail fdrant un intranet corporate et des intranets mtiers 140 000 2003 Un dveloppement spcifique, et la solution Microsoft SharePoint Portal Server pour les espaces collaboratifs

Les volutions de lintranet


1999 : Mise en service de lintranet dAXA. 2003 : Lancement de lintranet Employs, My AXA , avec possibilit pour les entits de le dployer dans leur propre pays. Sinon, cration dintranets locaux et mise en avant des informations groupe dans un portlet prsent sur la page daccueil. Projet 2009 : Lancement dun portail intranet monde. Convergence vers une seule plateforme technique et mise en place dune architecture ditoriale commune et dcentralise. Illustration 4 La page daccueil de lintranet (AXA)

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Le forum vnementiel
AXA a men une opration de communication interne innovante lchelle internationale pour mobiliser lensemble des collaborateurs du groupe : AXA / forum.

Le contexte, les objectifs


Pour prsenter la nouvelle signature du groupe ses employs, redefining / standards , AXA a choisi dorganiser un forum vnementiel mondial sur son intranet. Ce forum en ligne sest droul la veille du lancement officiel de la nouvelle signature du groupe. Les objectifs de ce forum taient de : Favoriser lappropriation du nouveau positionnement de la marque par les collaborateurs du groupe afin de les associer au projet, en vue den faire des ambassadeurs de la marque ; Laisser sexprimer les collaborateurs propos du nouveau positionnement de la marque, et rcolter les ractions, suggestions et attentes ; Adopter une communication innovante.

La prparation de lopration
La phase de prparation et de mise en place a t ralise en trois mois, de la fin fvrier au 28 mai 2008. Fin fvrier - 20 mai 2008 : Premier essai pilote (fin fvrier) : au cours dune runion des 50 directeurs gnraux du groupe Paris, AXA a test un outil pour voir sils arrivaient sen servir facilement, mesurer leur ressenti, et leur demander sils taient favorables son dploiement ; Conception du projet par la direction de la communication (fin mars 2008) ; Prparation du projet avec les quipes informatique et technique du groupe ; Ralisation de vidos : lensemble des directeurs gnraux du groupe, rpartis sur environ 50 pays, ont enregistr un message vido pour engager les collaborateurs participer au forum ; Analyse du parc informatique et Internet mondial par les quipes locales (parc htrogne selon les pays, les rgions ; tous naccdaient pas facilement la vido en ligne) ; Standardisation des quipements IT ; Phase de tests.

Du 21 au 27 mai 2008 : Une premire srie denvois par e-mailing aux collaborateurs du groupe pour annoncer lvnement (teasing) et les inviter se rendre disponible durant deux heures le jour du forum ; Un second envoi e-mailing : un message de la direction gnrale du groupe expliquait le projet, ses raisons et les attentes de la direction envers ses collaborateurs. Dans les e-mails envoys, un lien permettait daccder au tmoignage vido de son directeur gnral et lensemble des autres vidos ; 98

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Stratgie intranet des grandes entreprises La consultation des vidos : celles-ci taient prsentes sur une seule et mme page, dans une mosaque de vidos ; Les collaborateurs taient invits enregistrer leur profil sur la plateforme et se familiariser avec loutil. Le nombre de connexions tait affich afin de montrer lintrt des collaborateurs pour lvnement venir.

La mise en place du forum La mise en place de la plateforme de forum a t confie une agence de communication (Publicis Consulting Van Sluis). Le cahier des charges pour la mise en place du forum tait le suivant : Faciliter laccs par zone gographique ; Crer une page daccueil qui prsente les trois problmatiques dbattues dans trois salons de discussion distincts ; Pouvoir passer dun salon lautre pour les consulter avant mme dy participer ; Proposer lensemble des fonctionnalits standards des forums (rception des rponses au message mis, suivi du fil des rponses) ; Disposer dune fonctionnalit de vote express / sondage (dans un espace ddi en colonne de droite), avec affichage instantan du nombre de votants et du rsultat des votes (pour favoriser lappropriation de la nouvelle signature par les collaborateurs).

Pour coordonner lensemble des quipes rparties dans le monde, une confrence tlphonique avait lieu chaque semaine. Tableau 18 Les moyens mis en uvre (AXA) Les moyens techniques
Un serveur pour centraliser lensemble des vidos diffuses ; Une plateforme de forum conue pour loccasion.

Les moyens humains


150 personnes mobilises au niveau du groupe ; entre 3 et 4 personnes temps plein dans chaque entit rgionale ; Plus dun millier de jours hommes pour les quipes techniques.

Le droulement du forum
27 - 28 mai 2008 : Lactivation des forums : ils ont t ouverts les uns aprs les autres, par tranche de deux heures sur une dure totale de 24 heures, en fonction des fuseaux horaires (Grande- Bretagne, France, Amrique, Asie). Du 28 mai au 4 juin 2008 : Fermeture du forum. Mais possibilit de lire lensemble des discussions des forums ; Consultation de vidos toujours possible ; Lancement officiel de la nouvelle signature de la marque.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 5 La page daccueil du forum (AXA)

Illustration 6 Linterface de discussion du forum (AXA)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 7 La fonctionnalit de vote du forum (AXA)

Illustration 8 La participation des collaborateurs d'AXA France au forum (AXA)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 9 La war room , salle de pilotage du forum au sige du groupe (AXA)

Les animateurs du forum Pour lancer les discussions et motiver les intranautes participer, des quipes locales danimateurs avaient pour rle de relancer les discussions durant leur tranche horaire. Pour un premier bilan chaud, les animateurs locaux devaient rdiger une premire synthse afin de rendre compte des tendances, des principales ractions des participants, et quelques exemples parmi les plus significatifs, titre dillustration. Les thmes des discussions Le forum tait organis autour de trois questions : Comment pouvons-nous tre plus disponibles, attentifs et fiables l'gard de nos clients ? Quels sont selon vous les principaux dfis relever pour que notre nouvelle signature soit crdible aux yeux de nos clients / distributeurs ? En tant quemploy AXA, votre contribution dans la construction de notre marque est essentielle. Qu'est-ce que signifie pour vous dtre un ambassadeur de la marque AXA ?

Dans les pays de langues orientales, langlais a t impos. Pour faire participer les personnes qui matrisent peu ou pas cette langue, des collaborateurs taient chargs de les assister en leur traduisant les dbats et en sexprimant pour eux. Benchmark Group Toute reproduction interdite. 102

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Les rsultats de lopration


Le forum en chiffres : 133 270 collaborateurs invits par e-mail participer au forum ; 80 000 collaborateurs ont visionn la vido de teasing ; 54 860 participants au forum, soit un taux de participation de 41 % (dans les grands pays dont beaucoup de salaris travaillent sur un centre dappel, un poste tait ddi laccs au forum) ; 19 667 commentaires posts dans les trois salons de discussion ; 40 vidos diffuses ; 55 pays participants ; Dure : 24 heures ; 20 forums de discussion ; Des discussions dans 9 langues ; Des pics de connexion suprieurs 3 000 personnes.

Les collaborateurs dAsie et de Turquie ont t particulirement actifs. 3 200 commentaires ont t posts dans ces deux zones. 90 % des collaborateurs turcs ont suivi le forum. Ceci est sans doute d aux efforts dorganisation mis en uvre par les quipes locales (teasing, relais de linformation, mise en scne de lvnement, mobilisation ds laccueil dans les locaux).

Laprs forum
Les quipes de communication des diffrentes entits dAXA ont reu un fichier leur donnant lintgralit des commentaires posts dans leur zone. Chaque quipe tait libre de disposer de ce matriau post par les collaborateurs pour mettre en place un plan daction cohrent pour accompagner le lancement de la nouvelle signature. Au niveau du groupe, la dcision a t prise de lancer une tude smantique sur les contenus de cet AXA/Forum, partir de trois pays pilotes : les USA, le Royaume-Uni et lItalie. Dun point de vue technique, cette opration de grande envergure a permis de sensibiliser le management aux disparits du rseau et des postes de travail. Une dmarche duniformisation des standards (vido, audio, navigateurs, etc.) est en cours, dans le cadre du projet de refonte globale de lintranet. La nouvelle version intgrera une approche collaborative plus pousse et des outils Web 2.0.

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BNP Paribas
Les donnes cls de cadrage
Une structure dintranet corporate pour lensemble du groupe dont la vocation est double : lagrgation de contenus informationnels existants ou venir ; la redirection vers les sites intranet transactionnels applicatifs des mtiers et des fonctions de lensemble du groupe. 60 000 visiteurs uniques par jour 450 000 pages vues en moyenne par jour 3,5 millions Septembre 2008 Une solution PhP base sur un framework Pelican de la socit Business & Decision Une solution qui privilgie les besoins des utilisateurs et des contributeurs. La contribution est simplifie partir du front office.

Structure

Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution retenue Critres de choix

Les volutions de lintranet


Mise en service des premiers intranets du groupe : ils ont vu le jour dans le prolongement des sites Internet, vers 2000. Janvier 2004 : Implmentation dune structure dintranet corporate pour lensemble du groupe. A vocation informationnelle, lintranet offre chaque collaborateur un environnement de travail personnalis. Il est dclin pour les filiales et les territoires. Lobjectif tait dhomogniser le paysage intranet en offrant une structure technologique centralise fonctionnant grce une contribution dcentralise des contenus. 2004 et 2005 : dploiement au sein des entits du groupe en France. A partir doctobre 2005 : dploiement linternational. Septembre 2008 : Refonte complte de la plateforme applicative de lintranet du groupe. Dploiement dune solution PhP base sur un framework Pelican (de la socit Business & Decision) offrant des fonctions avances de personnalisation et de nouveaux outils collaboratifs intgrant de nombreuses fonctionnalits de type Web 2.0.

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La refonte de lintranet corporate


Le contexte, les objectifs Aprs une tape dharmonisation qui a abouti la cration et au dploiement de lintranet EchoNet, les efforts ont port sur la gestion et laccs aux contenus (navigation et moteur de recherche). Face la complexit des projets rcurrents dupgrade de ses applications de front et de back-office, BNP Paribas a dcid de lancer un chantier de refonte technologique de son intranet. Les objectifs : Offrir des services avancs de personnalisation ; Simplifier la navigation et la recherche dinformations ; Simplifier le systme de contribution ; Proposer une mise en ligne immdiate des pages et des contenus ; Etoffer les possibilits de prsentation des espaces et des contenus ; Dynamiser la gestion ditoriale ; Amliorer lintgration collaborateur ; dans lenvironnement de travail quotidien du

Rduire les cots de fonctionnement.

La gestion de projet Lquipe en charge du portail intranet B2E est lorigine du projet de refonte. Elle a trouv des sponsors au sein de la direction des ressources humaines groupe ds le dbut du projet, puis au sein de la direction marque, communication et qualit. 20 mois se sont couls entre lide du projet et sa ralisation, dont quinze pour raliser la refonte et dvelopper la nouvelle version du site intranet. Les tapes du projet : Ltude (02/2007 07/2007) : recueil des besoins auprs des utilisateurs ; Le lancement du projet (11/07/2007) ; Llaboration (07/2007 09/2007) : formalisation des besoins ; La construction (09/2007 06/2008) : spcifications et dveloppements ; Recette1 et tests (06/2008 09/2008).

Le recueil des besoins utilisateurs sest principalement bas sur : Des enqutes en ligne ; Des workshops rassemblant des correspondants des diffrents ples, mtiers et fonctions, disposant despaces au sein de lintranet du groupe.

Pour la phase dtude un panel dutilisateurs a t constitu. Des enqutes ont t menes en ligne. Pour la phase dlaboration, les dveloppements et les tapes de validation (recettes), BNP Paribas sest appuy sur deux prestataires : Clever Age, Business & Decision.

La recette / le recettage : phase dun projet au cours de laquelle les diffrents acteurs sont runis pour vrifier que le produit est conforme aux attentes formules.

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Stratgie intranet des grandes entreprises La promotion du nouvel intranet et laccompagnement des utilisateurs La promotion : Communication online par le biais dintranet : mise disposition des contributeurs de documents de prsentation et simulation ; Plaquettes dinsertion aux utilisateurs et actualits dans le site existant ; Lanimation du site par le biais dactualits fraches, une bande dessine quotidienne, des fiches pdagogiques, des fiches pratiques, des tmoignages quotidiens en image ou vido (dans une zone de teasing).

Laccompagnement : Une formation prsentielle pour les contributeurs qui administrent des espaces et des pages dEchoNet ; Ldition dun guide de formation lattention des contributeurs.

Un lment essentiel du nouvel intranet est sa contribution simplifie partir du front office. Lorganisation de lintranet Une quipe de matrise douvrage est en charge des volutions et du dploiement du site dans le groupe. Une cellule ditoriale intranet sest constitue au sein du dpartement de communication interne. Environ 1 000 collaborateurs contribuent activement lintranet (contributions corporate et locales).

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Les outils et services de type Web 2.0


Le groupe BNP Paribas essaie toujours dtre la pointe en matire dinnovation et dispose pour cela de cellules de veille technologique. Le dploiement doutils participatifs vise acclrer et cadrer les changes, faire remonter de linformation, et favoriser linnovation. Tableau 19 Les outils et services Web 2.0 accessibles via lintranet (BNP Paribas) Utiliss
Recueil davis et commentaires des intranautes ; Sondages (mini-sondages et enqutes) ; Wikis blogs (Confluence, blueKiwi) ; Widgets ; Flux RSS ; Gestion de communauts.

Prvus
Rseaux sociaux : initiatives locales de certains mtiers, tude en cours dun rseau social lchelle du groupe ; Cartographie dynamique ; Outil dinscription aux vnements ; RIA (Rich Interface Applications).

Les widgets Ils sont intgrs sous forme de blocs applicatifs lintranet : -Bloc Sondages -Bloc Bourse -Bloc Arborescences de fichiers Prvus : - Portefeuille virtuel - Agenda - Quiz Benchmark Group Toute reproduction interdite. 107

Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 10 Widget sur lintranet (BNP Paribas)

Les applications mtiers Ces widgets doivent permettre aux utilisateurs daccder rapidement aux informations en provenance de diverses applications mtiers. Les projets de rseaux sociaux internes Les premires bauches de rseaux sociaux ont t cres en interne. Ce sont des applications de type trombinoscope perfectionnes composes de fiches avec la photo du collaborateur, et sur lesquelles il est possible dajouter ou dextraire des contenus. Actuellement, BNP Paribas conoit ses futurs outils de rseaux sociaux internes pour favoriser le partage des comptences et des ressources entre tous les collaborateurs du groupe. Llaboration du projet comprend : Une tude des besoins utilisateurs lchelle du groupe. Elle va permettre dlaborer un outil qui pourra tre utilis par lensemble des collaborateurs du groupe ; Une rflexion sur les technologies en place pour optimiser lintgration des fonctions collaboratives ; Une veille technologique.

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Dassault Systmes (DS)


Prsentation de Dassault Systmes Leader mondial des solutions 3D et de gestion du cycle de vie des produits (Product Lifecycle Management ou PLM), Dassault Systmes apporte de la valeur ajoute plus de 100 000 clients dans 80 pays. Dassault Systmes dveloppe et commercialise des logiciels d'application PLM et des services qui anticipent les processus industriels et offrent une vision 3D de l'ensemble du cycle de vie d'un produit, de sa conception sa maintenance.

Les donnes de cadrage


Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites / mois Date de la dernire version Solution retenue Portail Corporate accessible par lensemble des socits du groupe, 2.0 et personnalisable 7 000 personnes Prs de 400 000 sessions et 7 millions de pages vues Janvier 2008 Open Source / Dveloppements spcifiques Dployer un portail Intranet innovant, disposant de fonctionnalits de partage, dchange et de collaboration, simples, intuitives, ergonomiques, autour dune plateforme technologique transverse

Critres de choix

Prsentation de lintranet
Les principales tapes Mars 2006 : Dploiement de la premire version de lintranet Corporate de DS sous Typo 3. Une place importante est accorde aux images, vidos, modles et applications 3D. Janvier 2008 : Amlioration de certaines fonctionnalits comme le search avanc ou lautomatisation de la mise en ligne de la revue de presse quotidienne, cration de nouvelles rubriques A partir de septembre 2008 : Dploiement progressif dun intranet 2.0 personnalisable, intgrant des plateformes de blogs, wikis, dupload, dchange, de partage, de vote pour tous types de mdias : vidos, photos et bien videmment modles 3D. Cet intranet 2.0 repose sur des dveloppements spcifiques principalement raliss en interne par les quipes IT. Objectifs et contenus de lintranet Plus quun simple outil de communication, lintranet de Dassault Systmes est une plateforme de partage de contenus, dinformations, de connaissances, et de collaboration. Il sagit dun outil incontournable et indispensable chaque collaborateur,

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Stratgie intranet des grandes entreprises dans une entreprise qui connat en permanence des volutions technologiques majeures et rapides. Toute la communication interne de Dassault Systmes se fait en ligne. Lintranet de DS contient les informations gnrales relatives la vision et la stratgie de lentreprise, mais galement aux vnements internes et externes : annonces, commentaires des rsultats financiers, messages managriaux, revue de presse quotidienne, retransmissions vidos de lensemble des vnements internes et externes (clients, partenaires, etc.) auxquels Dassault Systmes participe. Enfin, lintranet met disposition de chacun, loutil PeopleSearch reprsentant lorganisation complte et dtaille du groupe DS. Parmi les autres rubriques principales, figurent des sections ddies aux clients et partenaires, ainsi qu la concurrence. Un agenda groupe permet de partager une vue de lensemble des vnements organiss par DS ou auxquels lentreprise participe. Illustration 11 La page daccueil de lintranet de Dassault Systmes (DS)

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La vido et la 3D
Prs des 3/4 des contenus de l'intranet sont des vidos et des modles 3D Ds le lancement de la premire version de lintranet, Dassault Systmes a pris le pari de lutilisation des mdias vido et 3D pour sa communication interne. Tous les 3 jours en moyenne, une nouvelle vido est diffuse sur lintranet de Dassault Systmes et chaque jour, plus de 50 GO sont tlchargs sans oublier lensemble des modles et donnes 3D uploads, partags, changs (via un site ddi), ainsi que toutes les dmos produits ralises sous format vido. En effet, la place quoccupe la 3D est un autre lment diffrentiateur de lintranet de Dassault Systmes, en ligne avec lactivit et la stratgie du groupe la 3D, nouveau langage universel, vritable media , au mme titre que les mdias traditionnels (vido...). Pour aller encore plus loin dans lutilisation de la 3D au quotidien, les collaborateurs ont la possibilit de crer leurs propres avatars 3D, voire pour ceux qui le souhaitent, de les intgrer comme photo sur le Phonebook du groupe. Les contenus disponibles En termes de contenus vidos, lintranet dispose dune Web TV, de vidos relatives aux activits du groupe et de ses solutions, dautres plus corporate sur les valeurs de lentreprise, le modle de management, les messages du Prsident et du Comit Excutif, des interviews de collaborateurs, ainsi que des retransmissions dvnements internes et externes. Dans la future plateforme 2.0, les utilisateurs pourront uploader et partager directement leur propre vido, ce quils peuvent dj faire pour les modles 3D. Ils auront paralllement accs diffrents moyens de production (camras, studio denregistrement). Prs de 140 vidos ont t mises en ligne en 2007, soit une vido tous les 3 jours en moyenne. Toutes les vidos sont indexes et rfrences. Production, diffusion : les moyens utiliss Les vidos sont diffuses au format Flash Vido, avec des players riches permettant dassocier une image miniature chaque vido. La diffusion se fait via un tlchargement progressif. Pour la plateforme 2.0, le streaming est en cours dtude, notamment pour la scurisation de certaines diffusions (aucune gnration de fichiers temporaires sur les postes clients), ou pour les diffusions Live (avec un contenu diffus partir dune rgie ou, terme, directement par un collaborateur via sa webcam). La production des contenus vido est principalement externalise. Il sagit pour lquipe de communication interne de se focaliser sur son cur de mtier, sur des activits forte valeur ajoute pour lentreprise (laboration et articulation des messages stratgiques, volutions technologiques de la plateforme intranet, tout en favorisant progressivement la participation des collaborateurs dans la cration de contenus (2.0)).

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Stratgie intranet des grandes entreprises Les usages Plus de 50 GO de vidos sont tlcharges en moyenne par jour. 70 % des collaborateurs consultent quotidiennement au moins une des vidos, modles ou applications 3D positionns sur la page daccueil de lintranet. Illustration 12 Accs aux vidos et aux contenus 3D partir de lintranet de Dassault Systmes (DS)

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Les widgets
Lensemble de la plateforme intranet 2.0 de Dassault Systmes est entirement dveloppe sur une technologie base sur les widgets, et ce, pour tous types de contenus et dutilisations (fils de news, remontes de contenus de blogs, revue de presse, communications corporate, vnements). Les widgets sont dvelopps sur des normes Web 2.0, ce qui favorise leur rutilisation sur diffrents types de supports. Cela prsente aussi lavantage de permettre lintgration directe et transparente de widgets provenant du Web vers lintranet. Ceci ouvre donc la possibilit de construire des pages mlangeant informations et donnes internes et externes. Lobjectif est de fournir un trs haut niveau de personnalisation de lintranet. Les fonctionnalits de cet outil sont dcoupes en petits widgets que lon assemble comme un simple jeu de Lego. Cette structuration par les widgets permettra de rendre lintranet directement disponible sur tous types de supports (desktop du collaborateur, laptop, tlphone mobile). Les widgets sont directement intgrs dans notre nouvelle plateforme, lutilisation se fera donc naturellement. Il ne sagit pas dune brique complmentaire, mais de lunique solution daffichage de lintranet. Des pages prconfigures permettront daccder aux fonctionnalits classiques de lintranet (homepage, blog, news). Le collaborateur aura galement la possibilit de recomposer ses pages, de dplacer ou dajouter des briques dinformations via les widgets.

Les recommandations du responsable intranet


Par Tarik LEBTAHI (Corporate Intranet & Media Manager, tlh@3ds.com) et Nicolas CERISIER (Business Application Platform Manager, nci@3ds.com). Pour bien intgrer la vido/3D dans un intranet Crer et dvelopper des espaces communautaires au sein de lentreprise, favorisant la mise en ligne rgulire de vidos provenant de lensemble des socits du groupe ; Laisser place la crativit et limagination des quipes locales. Cest une marque de confiance, de reconnaissance du travail effectu et dexpression de la richesse des diffrentes cultures ; Eviter de privilgier des informations provenant du sige social, donner le mme poids un article, un post, ou une vido provenant des autres socits du groupe ; Mettre en avant les collaborateurs, les quipes ayant contribu qui sont les principaux acteurs de lintranet ; Produire et diffuser des vidos courtes et dynamiques.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Dun point de vue technologique : Construire des outils et interfaces simples dutilisation, que ce soit pour la contribution ou la lecture des mdias. Les collaborateurs doivent pouvoir ajouter un nouveau mdia sans se soucier du format ou des traitements effectuer pour le rendre disponible sur lintranet ; Mettre en place des systmes permettant de retrouver facilement linformation et les mdias (mcanismes de tags, de chanes thmatiques, de playlists) ;

Pour bien intgrer les widgets dans un intranet Les rendre indispensables, par la valeur quils apportent ; Les widgets ne doivent pas tre vus comme une n-ime faon daccder linformation. Dassault Systmes a fait le choix de ne prsenter linformation et les fonctionnalits que par des widgets, ce qui favorisera leur adoption et leur intgration ; Le respect des normes Internet 2.0 dans un projet de portail intranet ouvert, est galement important : cela permet de rutiliser les widgets de plateformes compatibles et de les intgrer directement dans lintranet.

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Faurecia
Les donnes de cadrage
Structure Nombre de collaborateurs ayant accs lintranet Nombre dutilisateurs Dernire mise jour Solution retenue Un intranet corporate, des intranets mtiers et un intranet gographique fdrs par une page daccueil. Des sites communautaires rservs (Shareplaces). 23 000 17 18 000 Janvier 2006 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, avec des dveloppements spcifiques

Les volutions du portail intranet


1997 : Premire version de l'intranet de Faurecia. Janvier 2006 : Changement de socle technique de lintranet. Mise en place de Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 avec des dveloppements spcifiques (cration de WebParts1). Par la suite, lintranet a connu quelques amliorations ergonomiques, avec par exemple lintgration donglets vers les intranets mtiers, la place des menus droulants. Mais aucune intervention na t effectue sur la mise en page ni sur le gabarit. Octobre 2008 : Faurecia prvoit de faire voluer le socle technologique de son intranet, avec une nouvelle version de SharePoint (version 3.0). Il ny aura pas de restructuration de linformation, si ce nest quelques modifications visuelles .

Equivalents des widgets mais rencontrs spcifiquement dans lenvironnement technologique Microsoft (SharePoint, ASP), les WebParts permettent aux utilisateurs dagrger sur leurs postes de travail des informations issues de diffrents sources telles que listes de contacts, bases de donnes, flux RSS, den personnaliser leur apparence et de les intgrer facilement dans leurs pages ou sites web.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 13 La page daccueil actuelle du portail intranet (Faurecia)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 14 La page daccueil du nouveau portail intranet prvu dici fin 2008 (Faurecia)

Le travail collaboratif
Le contexte, les besoins
Plus de 23 000 collaborateurs disposent dun compte de messagerie. Lobjectif de Faurecia tait de mettre leur disposition un outil adapt au travail collaboratif. Pour cela, Faurecia a retenu la solution SharePoint Services 2.0. La mise en place de cet espace de travail devait permettre de : Diminuer le trafic de-mails en facilitant le partage de documents ; Se ddouaner du paiement des licences des bases Lotus Notes utilises aujourdhui pour certains types de travail collaboratif ; Saffranchir des dossiers publics Outlook ; Harmoniser les outils de travail collaboratif ; Restreindre les changes des communauts ddies, et ainsi mieux cerner les aspects scurit ; Faciliter les changes entre pays.

Certains collaborateurs utilisaient dj des outils collaboratifs, ce qui a facilit leur usage.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Le dploiement de loutil collaboratif


Quatre cinq mois ont t ncessaires pour concevoir et mettre en place loutil collaboratif. La direction de la communication et la DSI, lorigine du projet, ont reu le soutien dun membre du Comit Excutif de Faurecia. Ce soutien a pu faciliter la validation du budget demand pour dployer cet outil. La solution mise en place est un outil de communauts de mtier et de management dquipes clates. Il fdre une communaut avec des informations rserves et permet de grer les quipes (avec des plannings partags par exemple). Loutil collaboratif permet une diffusion simple de linformation, et donne la possibilit aux communauts mtiers de sauto-administrer, c'est--dire de dfinir elles-mmes les contenus partager et les scurits appliquer. Lensemble des collaborateurs connects sont concerns par ces outils de travail collaboratif. Actuellement, il existe dj 600 communauts de travail distinctes composes de collaborateurs rpartis dans le monde entier. Chacun deux y accde avec un login et un mot de passe, bas sur le compte Active Directory de lutilisateur comme avec SharePoint V2. Illustration 15 La page daccueil dun groupe de travail collaboratif (Faurecia)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 16 La page daccueil dun groupe de travail collaboratif (Faurecia)

Le partage de documents Le partage de documents est la principale fonction des espaces collaboratifs de Faurecia. Lun des plus gros sites est la base de donnes de normes internationales sous SharePoint V2. La mise en place de ce projet, ses rsultats et le fait que ce soit un site trs utilis, a fortement contribu dmontrer tout lintrt dun outil collaboratif chez Faurecia. Illustration 17 Le partage de documents dans le futur espace de travail collaboratif (Faurecia)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Les actions daccompagnement Une communication groupe a t ralise lors de la mise en place de la version 2 de SharePoint. Pour la V3, un guide utilisateurs et des solutions de-learning seront mises disposition des collaborateurs du groupe. Un prestataire formera des key users en interne, qui leur tour formeront dautres collaborateurs.

Les projets venir


Le principal chantier venir est le changement de version vers SharePoint (V3) prvu en octobre prochain. La nouvelle version de lintranet devrait tre plus simple utiliser pour les collaborateurs, ce qui devrait en accrotre lusage. De mme, les espaces communautaires bnficieront de cette monte en version pour le travail collaboratif.

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Stratgie intranet des grandes entreprises

France Tlcom
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Mise en service et volutions Un portail corporate fdrant des intranets mtiers, des intranets de filiales et gographiques 150 000 7,5 millions (et environ 80 millions de pages vues par mois) Mise en service : 1995 Evolutions continues : personnalisation, accs direct aux applications mtiers Lintranet : un dveloppement spcifique intgrant plusieurs outils (Instranet, Spip, Fip SharePoint) ; Le travail collaboratif : Microsoft Office SharePoint Server 2007. La possibilit de construire rapidement des sites sans avoir besoin de recourir des dveloppements web (matrise duvre centralise, des modles de sites pr formats, communs pour le groupe) ; La souplesse de la gestion de contenu : la prsentation des contenus, la dcentralisation de la publication (notamment pour les sites mtiers).

Solutions retenues

Critres de choix

Prsentation de lintranet
Lintranet de France Tlcom est un outil central pour la communication et laccs aux documents et aux principales applications mtiers. Lensemble des employs du groupe sont connects. Lintranet corporate de France Tlcom est un portail ddi aux collaborateurs du groupe rpartis dans le monde. Plusieurs volutions ont lieu chaque anne, parmi lesquelles : un nouvel affichage graphique en 1024, lintgration de nouvelles applications mtiers, la personnalisation des contenus et des services. Plusieurs solutions techniques coexistent sur le portail : Instranet, Spip, Fip et SharePoint. SharePoint Portal est un outil de cration de sites destin grer du contenu valid et rfrent, en gnral, pour un large public. Les documents sont mis disposition par un petit nombre de publicateurs. Cet outil n'est pas destin aux units oprationnelles. Il peut en revanche correspondre un usage de type animation mtier national. Dans ce cadre, le pilote dmarr en juillet 2008 permettra doptimiser la configuration de loutil en fonction des besoins des utilisateurs.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 18 La page daccueil du portail intranet (France Tlcom)

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Le travail collaboratif
Lobjectif principal des outils de travail collaboratif est de favoriser : Le partage de documents ; La diminution du nombre de-mails ; La rduction des changes de lourdes pices jointes ; La diminution des dplacements ; Lamlioration globale de la productivit.

La mise en place des outils collaboratifs


Les outils de travail collaboratif ont t mis en place par la DSI, avec des sponsors au sein des directions RH et communication interne. La conception et la mise en place de ces outils a dur environ un an (variable en fonction de la complexit des outils). Le projet a dbut par une srie dtudes et dexprimentations, suivies par le lancement de projets pilotes. La solution technique de partage de documents choisie par France Tlcom est Microsoft SharePoint 2007 (MOSS). Avant cela, le groupe utilisait QuickPlace. SharePoint Collaboration est destin crer des espaces collaboratifs et vise permettre lchange et l'enrichissement de documents entre des personnes pr-identifies (quelques centaines au maximum) et parfois sur une dure limite. Cet outil est complmentaire des sites intranet locaux, pour une cible dutilisateurs plus restreinte.

Lusage des outils collaboratifs


Prs de 1 000 sites collaboratifs sont ouverts dans le groupe. Les outils collaboratifs sont principalement utiliss pour la gestion de projet, par les services support et les cadres en gnral. Les administrateurs des plateformes collaboratives ont la possibilit de suivre une formation en e-learning. Pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main de ces outils, il existe des modules de formation (sur le partage de documents en ligne). La mise en place des outils (partage de documents, webconfrence) a fait voluer les modes de travail en projet. Sans eux, lorganisation de lentreprise serait diffrente, commencer par la localisation gographique des services support.

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Les recommandations du responsable intranet


SharePoint Collaboration et SharePoint Portal sont deux produits bass sur le mme socle technique, mais leur usage est diffrent. Il faut ainsi bien diffrencier la diffusion dinformations sur lintranet (avec SharePoint Portal) et le partage de documents (avec SharePoint Collaboration) ; Tout document ddi lensemble dune unit, doit tre publi sur le site rfrent. La diffusion des contenus mtiers locaux ne doit pas tre restreinte aux espaces de travail collaboratif. Ces contenus doivent rejoindre un espace central pilot par les directions mtiers.

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Lafarge
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution retenue Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets de filiales 10 000 (sur 46 000 utilisateurs potentiels) 70 000 Juin 2007 Websphere (IBM) Un outil portail capable dintgrer toutes sortes de technologies ; La possibilit de grer un systme SSO1 (Single Sign-On) et de personnaliser les sessions des utilisateurs.

Critres de choix

Le nouveau portail intranet


Le premier intranet de Lafarge a t lanc en 1999. Il reposait sur la solution technique Notes. Puis en 2001, le groupe a adopt la solution WebNotes. Le portail intranet Lafarge Online a t mis en ligne en juin 2007. Il est bas sur la solution technique Websphere dIBM. Le portail a pour vocation devenir le point dentre unique de la galaxie intranet du groupe. Pour dterminer les besoins utilisateurs, les responsables intranet ont ralis un audit des intranets existants, ainsi quune enqute auprs des collaborateurs du groupe. Ils ont galement effectu un benchmark de plusieurs intranets. Un panel dutilisateurs a t cr afin de tester le nouvel intranet. Il est compos de volontaires recruts au travers dune campagne incitative, avec lobjectif de constituer un chantillon reprsentatif dintranautes du groupe.

Systme permettant un utilisateur de ne procder qu' une seule authentification pour accder plusieurs applications

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 19 La page daccueil du portail intranet (Lafarge)

Lorganisation et le pilotage de lintranet


Lorganisation de lintranet Les personnes qui grent le portail corporate sont au nombre de trois (dont deux plein temps). Ensuite, entre 2 et 10 personnes mettent jour chacun des portails de fonctions et de mtiers, en plus de leur travail respectif. Au final, sur un total de 20 sites intranets, une bonne centaine de collaborateurs concourent la mise en ligne des contenus. La rpartition des rles : Les dcisions et le push dinformation relvent des propritaires de linformation (information owners) ; La publication des contenus est effectue par le webmaster du site intranet considr ou ses contributeurs attitrs ; Les annonces sont effectues par les webmasters en charge des sites intranet, selon un agenda de publication suivi par le responsable de lintranet groupe.

Pour des prestations spcifiques comme la ralisation de reportages vido et les dveloppements web, Lafarge fait appel des partenaires externes. Deux fois par an, la direction de la communication prsente ltat davancement de la feuille de route intranet au Comit Excutif de direction. Chaque site intranet a sa propre gouvernance. Celle-ci est gnralement compose dau moins trois fonctions : le sponsor, les propritaires de linformation et les contributeurs.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Des statistiques commentes servent lier le tout. Elles sont envoyes tous les trimestres lensemble du rseau des responsables intranet. Le pilotage de lintranet Lintranet est port par un comit de pilotage (steering committee), plac sous lgide du Comit Excutif de direction. Les grandes fonctions qui composent ce comit de pilotage sont : la communication interne, la DSI, la direction informatique et technique et les ressources humaines. Le comit de pilotage travaille sur la base dune feuille de route intranet long terme et de plans dactions associs. Lafarge a aussi mis en place une runion de porteurs de projets intranet permettant dchanger sur des sujets intranet : annonce des projets en cours, proposition doutils et de workshops sur le management dun intranet, restitution des statistiques Cette runion vise changer linformation sur la feuille de route intranet et inciter lanimation de contenus dans chaque site. Cette runion rassemble dsormais plus de 30 personnes.

La promotion de lintranet
La campagne de lancement
Pour le lancement de son nouvel intranet Lafarge Online , en juin 2007, la direction de la communication interne du groupe a men une importante campagne de promotion. Cette opration visait mettre en avant trois lments cls du nouveau portail : le magazine en ligne en temps rel du groupe ; le nouveau moteur de recherche ; les possibilits de personnalisation (espace profiling, espace My workplace).

Afin dattirer lattention de ses collaborateurs en veillant leur curiosit, Lafarge a dmarr cette campagne deux semaines avant le lancement du nouvel intranet, par une opration de teasing : Phase 1 : Envois successifs par e-mail de trois images composes dune photo et dun message sans rponse, deux jours dintervalles ; Phase 2 : Renvoi des trois images prcdentes avec, cette fois-ci, lannonce du lancement prochain du nouvel intranet.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 20 Un e-mail envoy en teasing sans mention du sujet (Lafarge)

Illustration 21 Un nouvel e-mail annonant le prochain lancement du nouvel intranet (Lafarge)

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Les push mails


Pour promouvoir les contenus de lintranet, la direction de la communication diffuse un mailing hebdomadaire qui met en avant les nouveauts du magazine en ligne et des intranets du groupe (nouveau site, nouvel outil, nouvelles fonctionnalits). Cette newsletter est essentielle pour soutenir ou accrotre laudience de lintranet. Elle est envoye aux 46 000 collaborateurs de Lafarge rpartis dans le monde. Une ligne ditoriale organise permet de publier des informations destination de lensemble des cibles du groupe : le corporate et ses grandes fonctions (finance, ressources humaines, dveloppement durable...), les mtiers/branches (ciment, pltre), les pays et les sites locaux. Par ailleurs, pour encourager les collaborateurs qui ne se sont jamais connects lintranet, Lafarge leur envoie chaque mois un email contenant les informations ncessaires pour se connecter (login et mot de passe).

Les autres leviers pour informer les collaborateurs et connatre leur avis
Le magazine papier contient une double page entirement ddie aux mdias en ligne du groupe. Sur lintranet, les utilisateurs peuvent sexprimer en donnant leur avis ou en posant une question aux responsables de lintranet via une fonction feedback . Le panel dutilisateurs mis en place lors du lancement du portail est toujours actif. Trois questionnaires leur ont t soumis en un an, avec des taux de retour de plus de 50 %. A travers ces enqutes, diverses demandes, remarques et suggestions ont t exprimes par les utilisateurs : Des contenus nouveaux ; Lamlioration de lindexation du moteur de recherche ; Des suggestions lies la formation ; Des suggestions lies la promotion des contenus divers niveaux

Parmi lensemble des suggestions exprimes par les intranautes, Lafarge a notamment retenu la promotion des contenus lchelle locale, en sassurant quelle tait bien faite, que les taux de connexion taient corrects dans les diffrents pays, et en prenant en charge la formation des collaborateurs. Lafarge a galement amlior lindexation des contenus dans le moteur de recherche. En revanche, les demandes de traduction des informations en dautres langues que langlais et le franais sont encore ltude au vu du grand nombre de langues gres dans le contexte trs international du groupe.

La formation des collaborateurs


Les collaborateurs qui connaissent peu lintranet disposent dune dmonstration en Flash du portail et dune FAQ accessibles en ligne. Il est par ailleurs envisag de proposer un document tlchargeable associ la dmonstration en ligne, afin que les utilisateurs conservent une synthse pratique.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Au niveau des units de production locales, des documents PowerPoint de formation sont mis la disposition des quipes. Dans le cadre des formations internes, les quipes de la communication interne corporate et les quipes IT ont pour mission de promouvoir le portail intranet. Illustration 22 La dmonstration en ligne de lintranet (Lafarge)

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Les recommandations du responsable intranet


La promotion des contenus est indispensable la bonne marche dun portail intranet. Il est bien davoir des contenus tous les niveaux mais encore faut-il faire savoir quils existent. Bien mettre en lumire la richesse des contenus de lintranet, le tout de faon cohrente ; Les leviers classiques pour amliorer laudience du site (nombre de visites, dure des visites) : Travailler la promotion des contenus via le teasing : trouver des accroches courtes et directes dans les titres, qui donnent envie de dcouvrir les contenus ; Mettre en ligne porte de clic des applications invitables comme lannuaire du groupe, le glossaire du groupe, la mdiathque, les nominations et les offres demploi ; Mettre en ligne des sujets fortement lis la stratgie du groupe.

Associer dans chaque pays la communication et les IT et sassurer que tout fonctionne bien ; Au niveau des IT locales, il est trs important que les administrateurs ainsi que les hotlines locales soient formes afin de tenir un discours cohrent sur le fonctionnement, lutilisation et la vision du portail.

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Saint-Gobain Vitrage
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution retenue Un portail fdrant un intranet corporate et des intranets mtiers 1 600 personnes sauthentifient pour avoir accs leurs communauts 14 000 2008 Une solution de portail BEA Aqualogic (Plumtree). Critres de choix Cette solution tait dj utilise au sein du ple Saint-Gobain Matriaux Hautes Performance ; Elle rpondait aux besoins de Saint-Gobain Vitrage en matire dergonomie et de dcentralisation des droits. Elle offrait aussi la possibilit dappeler des portlets1 distants, portlets dvelopps de surcrot dans toutes sortes de technologies (ASP, .NET, J2EE).

Le portail intranet et ses volutions


Saint-Gobain Vitrage dispose dun intranet depuis 1996. Le portail intranet My SaintGobain Vitrage , prsent depuis octobre 2001, a remplac les intranets statiques traditionnels. Une nouvelle version a t mise disposition durant lt 2007. My SaintGobain Vitrage est un portail dynamique, toujours en volution. De nouveaux outils gnriques ou mtiers sont rgulirement crs. Dans la stratgie globale de lentreprise, le portail intranet a pour fonction dagrger visuellement, et de manire scurise, lensemble des espaces et des applications business. Il concentre tous les outils et les informations dont les collaborateurs ont besoin : Communication institutionnelle et collaboration entre employs, afin de favoriser la gestion de projets internationaux ; Gestion de contenus, afin de communiquer et partager des centaines de milliers de documents, principalement dans les domaines financiers, marketing, ingnierie de production et R&D ; Gestion de la performance, via des systmes de reporting, de contrle et daide la dcision, intgrant : - des applications de Business Intelligence connectes lERP mondial ; - des applications sur mesure connectes aux ERPs locaux, ou dconnectes et utilises comme outils de gestion.

1 Module intgr un portail d'entreprise, qui permet l'utilisateur de disposer, dans la mme fentre, d'un accs centralis et convivial diffrentes ressources (donnes, applications, sites web, etc.), de modifier l'interface du portail selon ses besoins et de personnaliser ainsi son environnement de travail.

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Lintgration dune solution e-learning dans le portail intranet


Le contexte, les objectifs
Initi par un directeur pays, ce projet a t mis en place par le dpartement e-Business du Ple Vitrage, pour le compte de sa principale BU : Saint-Gobain Glass. Celui-ci a produit la majeure partie des contenus, avec laide des chefs de produits marketing. Les principales tapes du dploiement de la solution e-learning sur lintranet : Les premires rflexions sur ce projet ont t menes fin 2006 avec le dveloppement du prototype de la premire formation ; Lanne 2007 a t consacre la ralisation de tous les modules de base ; Le programme e-learning Best in Glass a t officiellement lanc en novembre 2007, lors de la dernire confrence marketing conjointe de Saint-Gobain Glass et Saint-Gobain Vitrage Solutions (une autre BU du Ple Vitrage). Le projet a dbut avec un groupe de collaborateurs souhaitant suivre ce programme.

Lobjectif de ce programme de formation en ligne est damliorer sur le long terme la connaissance des produits de lentreprise, lment cl dune politique visant vendre davantage de produits valeur ajoute (et innovants), et plus complexes expliquer. Ce programme facilite la formation des nouveaux arrivants au sein des quipes commerciales et marketing, en particulier dans les nouveaux pays o Saint-Gobain Glass simplante. Il permet galement damliorer la formation des plus anciens sur les produits valeur ajoute.

Les bnficiaires du programme de formation en ligne


Actuellement, cette solution de-learning est destination des mtiers du marketing et du commerce. Deux types de formations sont proposs selon le profil des employs : Une formation interne, disponible dans son intgralit ; Une formation externe ddie aux grands clients verriers de Saint-Gobain Glass. Une version proche de celle propose en interne est disponible pour les principaux clients privilges de Saint-Gobain Glass. Une version plus allge est propose aux clients indpendants, notamment en ce qui concerne les sujets sensibles comme le benchmark de produits concurrents.

Un agent daccueil virtuel en 3D pour guider les utilisateurs


Les formations Best in Glass ont t dveloppes sur la base de PowerPoint, enrichis danimations pdagogiques et dune mascotte nomme Cantoche , le tout transform en Flash (Adobe Breeze). Cette mascotte est un agent daccueil virtuel qui guide les intranautes par la voix. Dans le cadre du lancement des formations, Saint-Gobain Glass a fourni aux collaborateurs des petits gadgets cibls : une souris ainsi que des couteurs permettant de sisoler afin de suivre convenablement la formation.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 23 La page daccueil de lespace e-learning de lintranet, avec un agent daccueil virtuel (Saint-Gobain Vitrage)

La solution utilise pour ce programme de-learning est un LMS (Learning Management System)1, intgr dans le portail du Ple Vitrage. Il permet notamment de suivre les temps de prsence et les rsultats individualiss (hbergement en interne).

Plateforme de e-formation. Systme informatique conu pour optimiser, sur un rseau Internet ou intranet, la gestion de l'ensemble des activits de formation, depuis l'information sur l'offre, l'inscription des participants, la distribution des ressources, l'organisation de parcours individualiss, le suivi par le tuteur et du tutorat (gestion intgre des interactions apprenantsformateur), l'animation de communauts d'apprentissage. Selon leur conception, elle favorise l'entre par les contenus ou les comptences, le travail collaboratif ou individuel, l'acquisition de comptences ou l'organisation de connaissances. Choisir une plateforme adapte aux besoins de l'ingnierie pdagogique est une tape importante pour l'optimisation du dispositif et l'atteinte des objectifs. Source : IGPDE (Institut de la Gestion Publique et du Dveloppement conomique).

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 24 Le suivi individualis de la formation Best in Glass (SaintGobain Vitrage)

Illustration 25 La formation sur les produits (Saint-Gobain Vitrage)

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Bilan et projets dvolution


Lusage de loutil par les intranautes Le principal avantage de cette formule en ligne accessible via lintranet, est de permettre des personnes qui sont dans des pays loigns et/ou qui nont pas de programme de formation sur les produits verriers, de pouvoir se former seuls. Ainsi, les collaborateurs du groupe prsents au Japon ont ralis eux-mmes lintgralit de la formation. Mais lusage le plus vident de loutil reste encore la formation des nouveaux arrivants quils soient salaris ou stagiaires. Depuis janvier 2008, les directeurs marketing nationaux ont inscrits prs de 300 personnes, pour lessentiel des commerciaux et des chefs de produits. Une partie a dj suivi lintgralit du programme, qui reprsente tout de mme prs dune semaine dquivalent temps plein. Le potentiel est de 1 500 personnes dans le monde, notamment avec larrive de lInde et de la Chine, populations qui disposent dquipes commerciales consquentes, et lextension de la diffusion des populations proches des quipes marketing et commerciales (logistique, qualit, etc.). Le budget ddi au dploiement de la solution e-learning Le budget du projet a t majoritairement allou des investissements humains (chefs de projets, ressources dappoints). Le programme a cot environ 100 000 euros (dont 30 000 euros pour la mise en place de lagent daccueil virtuel en 3D). Les volutions venir Ce programme de formation en ligne est actuellement destination des employs qui souhaitent se former. Il sagit dun systme volontariste. Mais terme, il est prvu de faire basculer ce programme dans le cadre dun projet plus global damlioration de lexcellence oprationnelle des quipes marketing et commerciales. Ainsi, la russite aux modules Best In Glass fera partie des formations imposes par Saint-Gobain Glass. Trois principales amliorations sont prvues : Lenrichissement de loffre de formations, avec de nouveaux modules ; La traduction des modules dans diffrentes langues (dj fait en chinois ; en cours en tchque et en franais ; en projet en croate, en arabe et dans la plupart des grandes langues europennes) ; La dclinaison de la formation afin de former cette fois les clients de Saint-Gobain Glass (voire les clients des clients).

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 26 Un programme de formation traduit notamment en chinois (Saint-Gobain Vitrage)

Les recommandations du responsable intranet


Proposer des contenus en partant des manques observs dans la formation des collaborateurs. Il sagit de tenir compte des besoins des collaborateurs et de les mettre en perspective avec loutil adquat ; Travailler laspect pdagogique en faisant un effort de simplification. Dans ce cas, il peut tre intressant de faire appel un prestataire extrieur pour la mise en forme ; Dcliner le projet au-del des collaborateurs de lentreprise. Cest un excellent moyen damortir sur une plus large population les investissements consentis pour un tel projet.

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Sanofi-aventis
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solutions retenues Un intranet corporate, des intranets mtiers et des intranets de filiales fdrs par une page daccueil 30 000 4,5 millions Novembre 2006 - Plateforme applicative Websphere - Back-office dvelopp spcifiquement - Base documentaire Documentum

Lvolution de lintranet
1996 : Mise en service du premier intranet, ddi essentiellement la publication des informations financires et des communiqus de presse, prsentation statique des diffrentes directions et mtiers. Novembre 2006 : Refonte ditoriale de lintranet et cration dun rseau de contributeurs (mtiers et filiales). 2006-2008 : Depuis novembre 2006, les contenus textes et images se sont enrichis, incluant de plus en plus danimations Flash. A partir de 2007, la vido est devenue un moyen de communication interne part entire via lintranet. Le nombre de projets de communication proposant des messages vido est en forte augmentation depuis janvier 2008. Projets 2009 : Le maintient de lattractivit de lintranet et le dveloppement de nouveaux contenus et supports de communication numrique (Flash, vido, dossiers) ; Des volutions du systme de streaming sont en cours dtude ; Un projet de Web TV ddi pour lintranet devrait voir le jour.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 27 La page daccueil de lintranet corporate (Sanofi-aventis)

La vido sur intranet


Les avantages de la vido
La vido permet de dlivrer les messages de manire ludique. Les interlocuteurs sexprimant par le biais de ce mdia recherchent une proximit auprs des collaborateurs. Cest aussi un moyen de diffuser un message synthtique, de manire rapide. La vido est un support de communication mixte qui peut intgrer la fois un message enregistr, et une animation ou un schma 3D pdagogique permettant daccompagner les intranautes. La vido est dsormais assez bien ancre dans les usages personnels et professionnels. Les collaborateurs attendent des contenus de plus en plus complexes.

Lusage de la vido
Tableau 20 Les diverses utilisations de la vido sur intranet (Sanofi-aventis) Les dispositifs vido sur intranet
Vidos corporate Evnements live (confrence de presse, prsentations financires) Vidos ddies la formation Prsentations de produits Web TV dentreprise (prvu)

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Stratgie intranet des grandes entreprises La Direction Gnrale a t le premier demandeur en termes dusage, pour dlivrer des messages annuels comme les vux. Par la suite, elle a systmatis lusage de la vido pour sexprimer sur les valeurs du groupe, accompagner un lancement dun produit, etc. Illustration 28 Message vido de la Direction Gnrale (Sanofi-aventis)

Illustration 29 Message vido accompagnant le lancement dun produit (Sanofiaventis)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Les responsables de la communication des grandes directions du groupe ont leur tour utilis la vido pour prsenter des projets majeurs / internationaux. Illustration 30 Exemple dutilisation de la vido pour prsenter lactualit sur un projet majeur/monde (Sanofi-aventis)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Depuis janvier 2008, lusage de la vido sest galement dvelopp pour communiquer sur les mtiers ou les projets mtiers (marketing, ventes, RH). Illustration 31 Exemple dactualits mtiers en vido (Sanofi-aventis)

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Stratgie intranet des grandes entreprises

La production et la publication des vidos


La production vido est le plus souvent externalise. Les interlocuteurs internes sont nombreux et les demandes trs variables. Cependant, certaines vidos concernant la Direction Gnrale ou le Comit de Direction sont produites en interne. En moyenne, 2 3 nouvelles vidos sont publies par mois sur lintranet. Mais lors de certains vnements, le volume peut augmenter. Par exemple, dans le cadre dun concours vido organis auprs des filiales, les 15 vidos slectionnes ont t diffuses sur lintranet. Pour chaque vido publie sur lintranet, Sanofi-aventis enregistre en moyenne 10 000 visualisations (outil statistique : Webtrend). Les tapes de publication dune vido sur lintranet : 1. La source (DVD ou Windows Media Video) est rceptionne par le dpartement de la communication pour validation ditoriale ; 2. Elle est ensuite transmise la DSI pour encodage et transfert sur les serveurs de streaming ; 3. La version encode est de nouveau valide par le dpartement de la communication, qui ensuite, linclut dans larticle ou lactualit prt tre diffus sur lintranet. Pour inclure les vidos partir de loutil de gestion de contenu de lintranet, le contributeur insert dans un espace ddi, le lien vers la vido sur les serveurs de streaming. Puis il dfinit les paramtres daffichage du lecteur dans la page ou larticle. Les contenus vido ne sont pas disponibles sous forme de catalogue. Mais le moteur de recherche permet de trouver les articles contenant une vido, en fonction des thmes et du type de fichier. Les standards de diffusion dune vido sur lintranet de Sanofi-aventis Les vidos sont diffuses au format Windows Media1, en mode streaming2. La DSI du groupe a dfini des normes pour garantir un niveau de qualit optimal des vidos : Les deux seuls formats accepts par la DSI du groupe sont DVD ou Windows Media Video (WMV V9 codec) ; Les vidos en VO doivent tre sous-titres ; Les sous-titres doivent tre inscrits en noir sur un fond color, sous la vido ; La dure dune vido ne doit pas dpasser 5 minutes ; Le nombre dlments affichs en simultan doit tre limit afin dviter tout effet de pixellisation.

Windows Media permet la diffusion de flux multimdias dans diffrents formats de fichiers propritaires comme WMV (Windows Media Video), WMA (Windows Media Audio) et ASF (Advanced Streaming Format). 2 La technique de streaming ne consiste pas tlcharger lensemble des donnes dun fichier sur le poste client (progressive download), mais envoyer les donnes par vagues successives, limines ensuite instantanment aprs diffusion.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Tableau 21 Les normes de compression des vidos (Sanofi-aventis)
Norme Standard Standard NTSC PAL Rsolution 768 x 576 pixels (4/3) 640 x 480 pixels (4/3) 720 x 480 pixels (16/9) 720 x 576 pixels (16/9) Bitrate1 > 2 Mb/s > 2 Mb/s > 2 Mb/s > 2 Mb/s

Windows Media Video Extrait de ltude Benchmark Group Vido et rich media sur Internet - Edition 2007 Le principal codec de compression Windows Media est Windows Media Video 9 (WMV9). Il permet de compresser des fichiers dans une rsolution infrieure ou gale 720*576 pixels, tandis quune volution haute dfinition a t mise au point par Microsoft : Windows Media Video HD (paralllement au codec VC-1, standardis en 2006). Cette dernire version permet dencoder des vidos dans de trs hautes rsolutions, savoir 1920*1080 pixels. Dautres variantes de codecs Windows Media Video 9 ont galement t labores, avec parmi elles WMV 9 Advanced Profile ou encore WMV 9 Image, grce auxquelles il est notamment possible de : Graver des films en haute dfinition sur un seul DVD ; Grer plus efficacement les images bitmap et lanimation dcran ; Compresser les fichiers l'aide des modes CBR (Constant Bit Rate) ou VBR (Variable Bit Rate). En mode VBR, le codec Windows Media Video 9 tend accrotre la qualit des flux vido par le biais dune allocation dynamique de bits. Cette amlioration ne peut toutefois tre effective qu condition que le lecteur de contenus multimdias la prenne en charge (ce qui est le cas pour Windows Media Player).

Les recommandations du responsable intranet


Suivre en amont (au moment de la production de la vido), les recommandations techniques et ditoriales ; Utiliser la vido bon escient en fonction des sujets, message parl, clip, animation ; Faire appel en amont aux expertises internes (communication et DSI).

Nombre maximal d'lments binaires transmis par seconde sur une voie de transmission. On mesure ce dbit binaire en bit par seconde ou en multiple de cette unit, par exemple en mgabit par seconde (Mbit/s).

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SFR
Les donnes de cadrage de MySFR
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution retenue Un portail corporate fdrant les collaborateurs 10 000 323 000 (et 630 000 pages vues) Juillet 2008 Un dveloppement spcifique : plateforme ActiveNetworker de Jobpartners (pour la rubrique VOUS ). Un CMS Drupal (solution open source).

Prsentation de lintranet MySFR


MySFR est la cinquime version dintranet de SFR. Cest un intranet innovant et personnalis. Il constitue le support central de la communication interne de SFR. En fvrier 2008, MySFR devient le portail intranet de SFR. Il est compos de fonctionnalits de type Web 2.0 (blog, rseau social). Les utilisateurs accdent aux intranets mtiers partir de ce portail. De nouvelles fonctionnalits (ergonomiques, graphiques) sont dveloppes de manire rgulire. Les dernires en date ont t livres en juillet 2008. Illustration 32 La page daccueil du portail intranet (MySFR)

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Stratgie intranet des grandes entreprises

Le lancement de My SFR
Les tapes du lancement de My SFR Runion de lancement de projet / kick off (26/11/2007) runissant la direction de la communication, la DRH et la DSI ; Phase de dveloppement (dcembre 2007 fvrier 2008) ; Ouverture aux 6 100 collaborateurs SFR (21/02/2008) ; Ouverture aux 4 000 collaborateurs Neuf Cegetel (avril 2008) ; My SFR est install en page daccueil du navigateur Internet (mai 2008) pour tous les collaborateurs et devient la page qui permet daccder aux intranets mtiers.

Le budget du nouvel intranet La ralisation de la partie corporate de lintranet (rubriques Votre Blog et Vos Ides ) a cot 136 000 euros, la charge de la direction de la communication. La ralisation de la partie RH de lintranet (rubrique Vous) a cot 143 000 euros, la charge de la direction RH.

Lintgration doutils Web 2.0


Les trois principales composantes Web 2.0 de lintranet sont : Votre blog : un blog centr autour de linformation sur lactualit de SFR et de son environnement ; Vos ides : une boite ides destine stimuler linnovation ; Vous : un rseau social.

Tableau 22 Les outils et services Web 2.0 accessibles via lintranet (SFR) Utiliss
Blog Dpt de commentaires des intranautes Rseau social Sondages

Prvus
Wikis Widgets Flux RSS Forum

Illustration 33 Exemple de commentaires des intranautes (MySFR)

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Le blog
Les collaborateurs peuvent y commenter lactualit de SFR, ragir sur des dpches Reuters mises en ligne. Ils ont galement la possibilit de poster des articles avec des photos, des vidos, des liens sur un thme de leur choix. Le blog concentre toute l'actualit de SFR dans cinq rubriques : SFR et son march (informations institutionnelles) ; SFR Responsable (actions de SFR dans le domaine du dveloppement durable) ; Tendances et Innovations (usages et services) ; Actu RH ; Offres, produits et vnements.

En moyenne, par mois, 90 articles sont publis et 140 commentaires dposs. Illustration 34 Le blog du portail intranet (SFR)

La bote ides
Vos Ides est un espace cratif et dimplication. Ses objectifs sont : Linnovation : une rubrique pour faire merger les ides des collaborateurs ; Limplication : les collaborateurs peuvent voter pour une ide ; La participation : les collaborateurs peuvent laisser des commentaires sur les ides ; La transversalit : toutes les directions peuvent proposer des thmatiques dans la bote ides.

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Stratgie intranet des grandes entreprises La bote ides propose sur le site MySFR est un espace de crativit qui permet aux collaborateurs de dposer des ides sur des thmes dfinis pour faire avancer l'entreprise. Tous les collaborateurs peuvent donner leur avis et apporter leur vision sur les sujets lancs ou mme initier de nouveaux appels ides. Ils peuvent aussi voter pour elles. Celles qui cumulent le plus de votes font l'objet d'une tude d'opportunit par les directions comptentes et d'un retour vers les salaris sur les conclusions de l'tude et l'ventuelle mise en place. Actuellement dans Vos Ides , deux thmes sont proposs : Comment amliorer MySFR et Comment amliorer la Testing Room . Auparavant, il y a eu Comment faire de SFR une entreprise plus responsable . Grce ces trois thmes, une soixantaine dides ont t dposes. Certaines dentres elles ont abouti. Illustration 35 La bote ides du portail intranet (SFR)

Le rseau social interne


SFR a cr son propre rseau social. Ce nouvel outil de communication contribue lchange de connaissances, lidentification des comptences dans lentreprise, et une meilleure prise en compte des aspirations professionnelles de chacun des collaborateurs. Vous est un rseau social en deux volets : Le premier volet est un espace public qui consiste remplir son profil (exprience professionnelle, formation, centres dintrt...) de faon libre. Il doit permettre aux salaris de se retrouver autour dun intrt commun en termes de travaux transversaux ; Le second volet est un espace priv uniquement visible pour les RH. Le salari y prcise ses souhaits de mobilit, dvolution professionnelle, de faon moins protocolaire quen entretien annuel.

Plus de 850 fiches VOUS ont t cres (juin 2008) et environ 800 personnes visitent ces fiches chaque semaine.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 36 Lespace personnel public du rseau social interne (SFR)

Illustration 37 Lespace personnel priv du rseau social interne (SFR)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Les avantages dun rseau social interne1 Pour le collaborateur, lavantage dun tel outil rside dans la possibilit nouvelle de mettre en avant son savoir faire et ses centres dintrts par la cration dun profil et ladhsion des groupes dintrts communs aux diffrents collaborateurs de lentreprise. Ceci permet aux collaborateurs de se faire connatre et de construire leur propre rseau au sein de lentreprise, toutes entits et rgions confondues ; Le manager peut ainsi mieux connatre le profil des membres de ses quipes. Il peut galement identifier des comptences prsentes dans lentreprise en dehors des circuits et processus standards (bourse lemploi, comit de carrires) ; Pour les ressources humaines, la mise en place dun tel outil au sein de lentreprise permet de manire gnrale davoir une vision plus complte des collaborateurs, notamment en prparation des comits carrire, et peut tre un facilitateur du processus de mobilit ; Lentreprise change son image de marque en interne, en se donnant dfinitivement limage dune entreprise communicante et innovante, ou du moins qui libre les changes des schmas traditionnels. Ainsi, lentreprise montre un signe fort dadaptation aux changements culturels des collaborateurs. Enfin, elle cre de meilleures conditions pour la rtention des talents.

La modration des contributions


Il existe deux modes de modration sur MySFR : Une modration a priori pour les articles : ceux-ci sont relus, corrigs et planifis pour la publication ; Une modration a posteriori pour les commentaires et les ides : la rdaction peut supprimer ou modifier une contribution si celle-ci est dnigrante ou injurieuse. Le collaborateur en est prvenu.

Cependant, une autorgulation a lieu, toutes les contributions tant nominatives. En cas dabus dun collaborateur dans les commentaires, un plan daction par palier peut tre mis en place : 1. Prise de contact, information/avertissement ; 2. Modification/suppression du commentaire ; 3. Modification du profil de lutilisateur en lecture seule. SFR na jusqualors pas eu besoin de modrer de commentaire, et ce malgr un contexte social exceptionnel (rapprochement avec Neuf Cegetel) : la responsabilisation des collaborateurs fonctionne.

Source : Jobpartners

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Les moyens utiliss pour inciter les collaborateurs utiliser lintranet


Diffrents outils sont mis en place pour inciter les collaborateurs utiliser MySFR : La connexion automatique MySFR ds louverture dInternet Explorer, sans besoin de sidentifier pour la consultation et la contribution ; Des discussions et des rapports privilgis avec les contributeurs afin quils reviennent. Chaque ide, chaque problme est trait au cas par cas ; La mise en place prochaine dun rseau de power users (ambassadeurs internes et collaborateurs actifs) ; La publication darticles autour de MySFR (aide, volutions) ; La mise en ligne sur MySFR de contenus interactifs exclusifs forte valeur dusage, qui gnrent du trafic et de la notorit, comme par exemple : o Des contributions du directeur gnral de lentreprise, avec la possibilit pour les salaris de poser directement et publiquement leurs questions aux membres du Comit Excutif (exemple : loccasion du rapprochement avec Neuf Cegetel, 23 questions ont t poses par des intranautes) ; Un outil de calcul/simulation pour lpargne salariale.

Les recommandations du responsable intranet


La mise en place doutils participatifs requiert : Un plan de communication vers lensemble des collaborateurs ; Un accompagnement, collaborateurs ; dans la mesure du possible, personnalis des

La mise en place dinformations et doutils incontournables sur la plateforme.

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Socit Gnrale
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution collaborative retenue Critres de choix Un portail corporate fdrant des intranets mtiers et des intranets de filiales 80 000 (sur 151 000 personnes) 606 000 2005 eRoom dEMC-Documentum v7 Facilit dimplmentation ; Retour sur investissement rapide ; Fonctionnalits en adquation avec les besoins du groupe.

Prsentation de lintranet
Lintranet corporate permet aux collaborateurs de naviguer facilement dans la galaxie des sites intranet du groupe et daccder aux portails mtier , applications mtier et bases documentaires. La page daccueil de ce portail dispose en outre dune zone actualits, dun moteur de recherche et de liens vers : lannuaire ; le dictionnaire bancaire ; les outils daide la traduction ; les principaux sites transversaux (innovation, dveloppement durable, RH). Illustration 38 La page daccueil de lintranet (Socit Gnrale)

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Le travail collaboratif
Le contexte, les objectifs
Les besoins exprims au dpart portaient sur des outils de gestion de projet, des outils permettant de mettre en place et danimer des communauts, de rfrencer des bonnes pratiques et de capitaliser les retours dexprience. Les enjeux du travail collaboratif dans le groupe taient les suivants : Au niveau des lignes mtiers : Optimiser la ractivit et le time-to-market ; Dvelopper les ventes croises ( cross-selling ) ; Disposer despaces dchanges souples et/ou structurs pour les projets et communauts ; Diminuer les changes de-mails ; Faciliter le travail entre les implantations travers le monde (mode synchrone et asynchrone).

Au niveau du groupe : Favoriser les synergies entre les mtiers et le dveloppement des communauts de pratiques ; Doter les projets transversaux doutils simples et performants ; Amplifier la traabilit de lensemble des processus mtiers ; Garantir un niveau de scurit optimal et fort.

La mise en place des outils collaboratifs


La direction de la communication est lorigine de la plupart des projets, avec le soutien de la Direction Gnrale. Celle-ci a diffus des messages forts, par le biais de campagnes de communication internes, pour inciter les collaborateurs du groupe participer et mutualiser leurs ressources (lesprit dquipe tant lune des valeurs du groupe). La mise en place de ces outils a t le plus souvent rapide (entre 8 et 12 mois). Le projet phare a t le dploiement deRoom en 2005. Les tapes de mise en place : 1. Une enqute interne permettant de valider les ides initiales en termes dvolutions fonctionnelles ; 2. Un site pilote une direction/entit/filiale sponsor ; 3. Une forte implication au niveau de la matrise douvrage stratgique et de la direction des ressources (achats, infrastructures) ; 4. Des campagnes de communication ; 5. Des sessions daccompagnement et de formation pour sadapter aux nouveaux outils.

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Lusage des outils collaboratifs


Tableau 23 Le choix des solutions techniques de travail collaboratif (Socit Gnrale) Solution technique Outils collaboratifs / Communauts Wikis Messagerie instantane Visio-confrence eRoom (et QuickPlace dans une moindre mesure) Confluence Solution interne Polycom

De manire gnrale, les principaux usages des outils collaboratifs sont en priorit : La gestion de projet ; Les communauts de mtier ; Les rfrentiels mtiers et bonnes pratiques ; La capitalisation des retours d'expriences.

Les informaticiens et les chefs de projet ont t les premiers utilisateurs et prescripteurs de ces diffrents outils qui se sont aujourdhui largement diffuss dans le groupe. Lagenda et le partage de documents sont les fonctions les plus usites. Les wikis se diffusent rapidement dans le groupe. Il est possible dutiliser les outils collaboratifs en dehors de lentreprise. La population la plus concerne par ce mode dutilisation est celle des managers et des chefs de projet. Les connections sont ralises de plusieurs faons : PC portable, accs scuris distance...

Lutilisation des eRooms


Les dispositifs eRoom sont des services payants et ncessitent un accompagnement important. Les trois principaux types dusages sont : Le mode projet (de toute taille) ; Lusage quotidien au sein dun dpartement ; Les communauts de pratique.

Les eRooms sont utiliss par tout type de collaborateurs (y compris le Comit Excutif et le Comit de Direction du groupe) dans toutes les lignes mtiers, mais toujours avec une problmatique transversale. Les principales fonctionnalits utilises sont respectivement : Le versionning des documents et la gestion des droits ; Les bases de donnes ; Le work-flow ; Les calendriers ; Les forums. 157

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 39 Exemple de prsentation de projet sous eRoom (Socit Gnrale)

Lutilisation des wikis


Le besoin de wiki est n dans la banque dinvestissements et plus particulirement dans la population des dveloppeurs. Le succs a t immdiat et lusage des wikis sest rapidement tendu dautres populations. Aprs une tude de march et plusieurs phases de tests, cest la solution Confluence de la socit Atlassian qui a t retenue. Aujourdhui la Socit Gnrale compte plus de 300 espaces ouverts avec prs de 2 000 utilisateurs. La fin de lanne 2008 verra la mise en place de cette solution au niveau groupe afin de satisfaire les demandes des lignes mtiers et des directions fonctionnelles. Illustration 40 Exemple dutilisation de wiki (Socit Gnrale)

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Bilan et projets
De manire gnrale, la mise en place de solutions collaboratives a permis de restreindre le nombre doutils et de progiciels utiliss. Citons par exemple loffre interne de cration de sites intranet clef en mains qui a permis de rduire les cots de cration de sites intranet, dharmoniser et damliorer la qualit du parc intranet existant (respect de la charte graphique intranet, respect des normes et standards du groupe en termes de scurit). Elle a aussi permis la ralisation dconomies dchelle au niveau des infrastructures (cots dexploitation, de dveloppement et de maintenance). La progression constante et rapide de ladoption des outils collaboratifs montre la forte attente des collaborateurs. Des indicateurs mesurent la qualit et ladquation de ces outils aux besoins des utilisateurs (cartographie des sites intranet, audit ditorial et fonctionnel, enqute de satisfaction, sondages internes). La Socit Gnrale prvoit dimplmenter une plateforme wiki groupe base sur loffre Confluence avant la fin de lanne 2008. La Socit Gnrale compte galement personnaliser ses outils collaboratifs en fonction des populations cibles, notamment la page daccueil de son intranet corporate.

Les recommandations du responsable intranet


Bien choisir les prescripteurs qui vont promouvoir lusage de ces nouveaux outils, ainsi que les fonctions mises en avant lors de la premire version, et les actions de communication ; Ne pas multiplier linfini les outils au risque de noyer les utilisateurs ; Accompagner les usages et la matrise de ces outils par des actions de formation organises ; Faire preuve de pragmatisme entre les besoins et les volutions technologiques : o o Le dploiement dune solution lchelle dun groupe comme la Socit Gnrale est forcment plus contraignant que dans une start-up ; Proposer des innovations rapides, surtout pour rpondre aux besoins terrains .

Dvelopper lusage du travail collaboratif via les communauts de pratique.

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Thales
Les donnes de cadrage
Structure Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Un portail Employs fdrant des intranets corporate, mtiers, des intranets de filiales et des intranets gographiques 68 000 utilisateurs potentiels 700 000 Janvier 2008 Solution intranet dveloppe en interne ; CMS : publication CMSLite (developpement maison) & Adobe Contribute ; Dautres pistes technologiques en cours de slection.

Solutions retenues

Critres de choix

La solution intranet actuelle a t dveloppe en interne afin de garder une expertise mtier forte et dassurer une ractivit permanente permettant de sadapter toutes urgences de communication

Les tapes cls de lintranet


1998 : Mise en service du premier intranet de Thales : Thomweb. Cette premire version statique reliait les diffrents intranets des divisions et pays. 2001 : Thales uniformise le graphisme de ses intranets, et les dynamise en adoptant un modle unique de template (amlioration du template Thomweb, sans pour autant faire de rupture forte). Par ailleurs, les quipes en charge des divers intranets du groupe ont harmonis leurs outils et mthodes de publication autour dune solution centralise (CMSLite & Contribute). 2006 : Thales procde au dploiement de People OnLine , le portail Employ du groupe, qui propose des news et des outils selon le profil des intranautes. Lintranet constitue le mdia privilgi du groupe qui y prsente en continu son actualit, son organisation et ses applications. En tant que vecteur de diffusion de la culture du groupe, lintranet reprsente un enjeu primordial dans un contexte de fusions acquisitions. L'intranet Thales est accessible partout, pour tous, et surtout, il rpond aux besoins individuels de tous les collaborateurs Thales dans le monde, en garantissant un sentiment d'appartenance un groupe, son site et sa division.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 41 La page daccueil du portail Employ People OnLine (Thales)

Lorganisation et la promotion de l'intranet


Lorganisation de lintranet
Le directeur des ressources humaines est sponsor du portail Employ . Il informe rgulirement le Comit Excutif du groupe des avances du projet. Lintranet de Thales est anim par un rseau dune dizaine de responsables multimdias de diffrentes divisions et divers pays. Eux-mmes animent leur propre rseau de contributeurs. Au total, on dnombre plus de 500 contributeurs sur lintranet (primtre groupe, divisions et pays). La mise en ligne des contenus : Dans chaque service un responsable identifi assure la production des contenus de ce service ou dlgue cette tache son assistant(e) ; La direction de la communication assure les publications transverses du groupe et le suivi de son actualit.

Thales a fait raliser un package intranet lger facilement transportable, qui puisse tre install et configur sur un serveur intranet non centralis. Ce package est principalement ddi aux sites distants. La ralisation de cette solution a t confie un prestataire.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 42 La galaxie intranet du groupe (Thales)

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Lidentification des besoins utilisateurs


Pour connatre les besoins des utilisateurs, des enqutes dopinion ont t ralises auprs de panels dans les divisions et les pays. Les propositions damliorations exprimes en amont ont t prsentes aux diffrents panels, en recueillant leurs commentaires et en alimentant la discussion. Une enqute annuelle de satisfaction est mene par la DSI. Les remarques des utilisateurs lont notamment incit optimiser lergonomie de lintranet mettant en place des fonctionnalits de personnalisation du portail : lutilisateur choisit lui-mme les flux dinformation quil souhaite mettre en avant. En revanche, les demandes concernant la mise en place dun systme dautologin (enregistrement automatique de lidentifiant/login) visant rduire le nombre de saisies de login/password, nont pas t retenues pour des raisons de scurit. De mme, les demandes dutilisateurs visant amliorer le back-office nont pas t retenues.

La promotion de lintranet
Pour promouvoir lintranet, Thales sest appuy sur des bannires vnementielles, des push mails et des relais dans les journaux papier du groupe. Par exemple, la mise en avant du dernier salon Eurosatory 2008, via une bannire vnementielle, a permis au site ddi daccder la deuxime place du classement daudience de lensemble des sites intranet du groupe sur la priode concerne. Illustration 43 Exemple de bannire vnementielle (Thales)

Pour promouvoir lintranet, Thales sappuie galement sur : Des plaquettes papier ; Les clubs des responsables multimdias ; Le rseau des contributeurs.

Les collaborateurs sont informs de la mise en ligne de nouveaux contenus via des fils RSS, et dans une moindre mesure, via des push mails sur certaines typologies dinformations. Lintranet du groupe est prsent aux nouveaux collaborateurs dans le cadre de leurs sminaires daccueil. Thales prvoit galement de complter cette prsentation en diffusant un clip vido didactique informant des grands principes de lintranet.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 44 Une prsentation vido de lintranet (Thales)

L'ergonomie et les interfaces riches


Les enjeux ergonomiques
Lergonomie est une proccupation importante de Thales dans la conception de ses intranets. Le portail intranet est assimil une chane de tlvision, son contenu doit tre attrayant, bien crit et actualis rgulirement. Il doit tre au niveau des interfaces rencontres sur Internet par les utilisateurs. Une bonne ergonomie aide lintranaute trouver rapidement ce quil cherche sans forcment recourir un moteur de recherche. Elle laide prendre connaissance plus facilement de lorganisation de la socit, et favorise le sentiment dappartenance au groupe, condition que les principes de navigation, dergonomie et de charte graphique soient communs tous les sites. Une ergonomie optimale doit tenir compte des diffrentes cultures web de lentreprise. Tout le monde ntant pas prt utiliser des interfaces riches, il faut donc prvoir plusieurs pistes de navigation, dergonomie. Conscient que cet effort influe fortement sur les taux de frquentation de lintranet, Thales peaufine ses interfaces afin de rendre plus riche la navigation des utilisateurs. Un intranaute qui trouve ce quil cherche est un utilisateur qui se reconnectera souvent, dautant plus si on capte son intrt personnel en lui proposant des services connexes qui vitent la fuite vers Internet. Le dveloppement des interfaces riches est principalement soutenu par la direction de la communication du groupe.

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Interface web riche / Rich Internet Application (RIA) Extrait de lEtude Benchmark Group Dployer des services Web 2.0 - Edition 2007 Une interface web riche est une interface d'application dploye sur Internet qui propose une exprience d'une richesse quivalente aux applications bureautiques ou client/serveur : Elle vite le rafrachissement complet des pages ; Elle propose des mcanismes avancs d'onglets, de menus droulants, de boutons et formulaires ; Elle permet une visualisation graphique des donnes ; Elle offre la possibilit d'intgrer le chat, la vido et tout type d'lment multimdia l'application.

L'interface web riche permet en consquence l'utilisateur de s'approprier plus simplement l'application, fournit une exprience plus engageante, scurise et intuitive. Interaction immdiate, rapidit dexcution, simplicit, efficacit tels sont les avantages majeurs qui rsultent dune utilisation pertinente des interfaces riches . Pour renforcer linteractivit et lergonomie des services Internet, les concepteurs sappuient principalement sur la technologie Ajax, mais aussi sur dautres technologies et langages tels que Xul, XAML ou Flex. Le champ dapplication des interfaces riches est large. Elles permettent de faciliter la saisie dinformations en ligne, damliorer la visibilit, laccs, la personnalisation des informations, et enfin, de simplifier la recherche, la slection ou la configuration dun produit.

Les volutions ergonomiques des intranets


Les pr-requis : Une homognit graphique des portails et de leur logique de navigation ; Un fil dAriane1 systmatique pour que lutilisateur repre facilement son parcours sur le site intranet ; La qualit des visuels, leur crativit, et leur mise jour rgulire.

Les principales volutions : La simplification des arborescences, sur deux niveaux et structures de manire faciliter la navigation des intranautes ; La refonte du graphisme et une meilleure clart des informations ; Lajout doutils pour faciliter la lecture : o o o La possibilit pour les utilisateurs de redimensionner les polices de caractre ; Des options dimpression des articles dpouills de leur charte intranet ; Une meilleure visibilit des images avec plusieurs tailles et un affichage dans une lightbox (affichage javascript) ;

La simplification des outils de back-office pour amliorer lexprience utilisateur des contributeurs et le taux de remplissage des intranets ; La possibilit pour les utilisateurs didentifier et de contacter les contributeurs via leur e-mail ; Lintgration doutils javascript pour augmenter lexprience utilisateur (bulles daide, galerie de photos, vidos).

Fil dAriane ou barre de navigation : arborescence des rubriques que l'on a traverses depuis la page d'accueil.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Les services btis avec des interfaces riches : Le catalogue produit dune division ; Les diaporamas vnementiels ; Le Whos who dune famille professionnelle ; Les modules de-learning.

Les fonctionnalits dployes : Le glisser/dposer ;1 Lauto-compltion ;2 La validation la vole ;3 Les formulaires extensibles ;4 La navigation arborescente ; Les moteurs de filtres.5

Les technologies utilises Ajax est la technologie RIA la plus utilise dans les intranets de Thales. Lintgration de Flex et dAir (Adobe) est ltude.

Le glisser-dposer consiste dplacer des blocs dinformations slectionns avec le pointeur de la souris. Linternaute les fait glisser jusqu une autre position en maintenant le bouton de la souris appuy, puis en le lchant. 2 La technique dauto-compltion consiste proposer des suggestions en temps rel ds la saisie des premiers caractres dun mot dans le champs dun formulaire (moteur de recherche). 3 La validation la vole : Habituellement, lutilisateur doit remplir son formulaire, valider en bas de page, puis corriger les ventuelles erreurs une fois la page recharge. Le principe de validation la vole informe lutilisateur pendant la saisie du formulaire si un champ est invalide, sans attendre le rafrachissement de la page. 4 Les formulaires extensibles permettent de nafficher dans un premier temps que la partie ncessaire dun formulaire. Ensuite, conditionns par certaines actions de lutilisateur, des champs supplmentaires viennent sadjoindre aux premiers, sans que la page soit rafrachie. Cest un procd pratique pour conomiser de lespace et pour viter dafficher la totalit du formulaire, notamment les questions inutiles. Linternaute ne voit que les champs qui le concernent. 5 Les modules de recherche par filtres permettent daccder rapidement un lment prcis. Il sagit dune combinaison de filtres qui permet de nafficher quun nombre restreint de rsultats, selon ses prfrences.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 45 Exemple de catalogue produits conu avec des interfaces riches (Thales)

Illustration 46 Exemple de back-office conu avec des interfaces riches (Thales)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Lorganisation des chantiers ergonomiques Le recueil des besoins utilisateurs : Pour optimiser les sites intranet, leurs outils et leurs contenus, des rencontres rgulires ont lieu avec les contributeurs. Des forums ont galement t mis en place pour faire remonter les besoins, les remarques et commentaires de lensemble des utilisateurs. Ces besoins sont ensuite pris en compte lors de clubs multimdias runissant les responsables multimdias des diffrents pays et divisions du groupe. Illustration 47 Exemple de forum ddi aux suggestions des intranautes (Thales)

Les dveloppements web : Tous les aspects du projet intranet ont t uniquement raliss en interne : ergonomie, interface homme-machine, charte graphique. Les projets Thales souhaite lancer une refonte de ses intranets et du portail Employ . Cette refonte se base sur les dernires volutions Ajax en proposant : Une personnalisation du portail ; Une slection du contenu et des applications ; Des bulles daide prsentes en plus grand nombre ; Des modes glisser-dposer pour rorganiser les contenus ; De lauto-compltion dans les formulaires ; Des actualits participatives.

Un autre projet vise apporter lintranet directement sur le bureau des utilisateurs en utilisant les avances des technologies Adobe Air.

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Les recommandations du responsable intranet


Un intranet, aussi riche soit-il, ne peut fonctionner sans limplication forte dune quipe ditoriale ddie pour renouveler les contenus trs rgulirement. Cest lune des cls de la fidlisation. Pour la promotion et lorganisation : Optimiser la qualit des contenus, le choix des visuels ; Mettre en place une structure multimdia transverse compose de responsables multimdias dans les divisions et pays en charge de relayer les messages du groupe et de diffuser les mthodes de travail ; Garantir la qualit du rseau tlcom. Aussi performant et intressant soit le portail, si son accs est trop long (sites distants ltranger), il ne sera pas consult ; Homogniser le parc de navigateurs intranet et de ses plugins, afin de ne pas mettre en place de modules dynamiques Flash qui ne pourraient pas tre consults par les utilisateurs. Ces mises niveau font lobjet de dploiements informatiques lourds, les utilisateurs ntant souvent pas autoriss mettre jour eux-mmes leurs configurations ; Innover, pour dclencher les buzzs internes ; Etre lcoute des utilisateurs, leur permettre de sexprimer au travers de forums, livres dor ou blogs ddis.

Pour lintgration dinterfaces riches : Etre simple et efficace. Ne pas surcharger les interfaces. Limiter les gadgets et les effets de style ; Penser aux utilisateurs qui nont pas lhabitude des nouvelles interfaces hommemachine, et doivent continuer trouver leurs repres sans forcer lutilisation de ces nouvelles interfaces ; Assurer une homognit densemble au fil des univers numriques. Respecter les mmes principes de navigation, de saisis de formulaires

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Vallourec
Les donnes management de cadrage sur la plateforme de knowledge

Vallourec ne dispose pas de portail intranet, ni dintranet groupe, mais propose ses collaborateurs des intranets pays (Brsil et Allemagne) et des plateformes mondiales de knowledge management et de-learning. Ce focus porte sur la plateforme de knowledge management ShareMind . Nombre dutilisateurs Nombre de visites par mois Dernire mise jour Solution retenue Critres de choix 1 600 abonns 4 700 Janvier 2008 Un dveloppement spcifique Open-Source (Java, Lucune, Hibemate, Tomcat, Apache) par CYO Engeeniring La possibilit de crer rapidement une communaut de pratiques (en journe)

Les volutions de la plateforme de knowledge management


2001 : cration dune base dutilisateurs ddie au knowledge management sur Lotus Notes. Fin 2006 dbut 2007 : migration sur la nouvelle plateforme de knowledge management : ShareMind. Certaines communauts de pratiques taient dj prsentes sur cette plateforme, mais cest cette priode que les communauts de pratiques constitues sur Lotus Notes ont migr sur ShareMind. Janvier 2008 : refonte de loutil, avec des amliorations rgulires, selon les besoins.

Le contexte, les besoins


Lotus Notes servait doutil de knowledge management jusqu ce quil ait atteint ses limites. Le manque de convivialit et laccs restreint avec les autres pays ont empch les communauts de pratiques de continuer se dvelopper sur cet outil. Dans ce cadre, le directeur du knowledge management a lanc une demande de changement doutil lors dun comit de pilotage. Des enqutes ont t directement menes auprs des utilisateurs membres de la communaut knowledge management sur Lotus Notes afin de mesurer les besoins. Le choix sest port sur la plateforme ShareMind. Une fois loutil mis en place, les communauts de pratiques ont migr de Lotus Notes vers ShareMind. Une opration de communication a permis de faire connatre cette nouvelle plateforme. Benchmark Group Toute reproduction interdite. 170

Stratgie intranet des grandes entreprises Les principaux objectifs de cette migration vers ShareMind taient de : Connecter tous les pays ensemble ; Rendre la plateforme plus conviviale ; Disposer dun outil de premire utilisation simple.

Le budget ddi ce projet tait de 270 000 euros : 202 500 euros pour lachat du matriel et des logiciels externes ; 67 500 euros de dpense internes.

Le fonctionnement de la plateforme de knowledge management


La plateforme de knowledge management dispose dun portail de communication avec un annuaire, une bibliothque, un moteur de recherche, des forums Illustration 48 La structure de la plateforme de knowledge management ShareMind (Vallourec)

Loutil a t dvelopp en 5 langues (franais, anglais, allemand, espagnol et portugais) et dispose de 37 communauts de pratiques, structures notamment autour des catgories suivantes : process R&D , produit R&D , projet , fonction . Les dpartements qui utilisent le plus frquemment cette plateforme sont les services R&D, achats et qualit.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Parmi les principaux avantages observs par Vallourec suite la mise en place de ces outils collaboratifs, ceux-ci ont favoris : La crativit et linnovation ; Des gains de temps, en rduisant de faon sensible le nombre de-mails envoys et reus ; Lchange dinformations entre collgues travaillant distance.

Chaque collaborateur appartenant une communaut de pratiques peut se connecter sur cette plateforme et accder aux documents rservs sa/ses communaut(s) aprs stre identifi. Illustration 49 La page daccueil dun collaborateur connect sur une communaut de pratiques (Vallourec)

Chaque communaut dispose dune base documentaire, dun annuaire, dun forum sous forme de questions/rponses et dun moteur de recherche. Un systme dalertes e-mails a galement t mis en place afin davertir tous les collaborateurs de lintgration dun nouveau document ou dune mise jour.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 50 Un forum communautaire sous forme de questions/rponses (Vallourec)

Les nouvelles fonctionnalits mises en place en 2007-2008


La plateforme ShareMind volue rgulirement en fonction des besoins identifis par les collaborateurs. Voici quelques exemples de fonctionnalits intgres loutil en 2007 et 2008 : La cration de filtres qui permettent de croiser les entres afin de faciliter la recherche dun document ; Pour faciliter la communication entre communauts, lorsquun sujet ou un document est ajout, ladministrateur peut slectionner les communauts pour lesquelles ce document sera visible. Ainsi, ce dernier apparatra dans toutes les communauts concernes et chaque modification du document original entranera une mise jour automatique ; Lintgration du mode previous pour charger en un clic les cinq premires pages dun document. Cette fonctionnalit pratique permet de vrifier sil sagit du fichier souhait.

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Stratgie intranet des grandes entreprises Illustration 51 La recherche dun document dans la bibliothque (Vallourec)

Illustration 52 La publication dun document dans la bibliothque (Vallourec)

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Stratgie intranet des grandes entreprises Par ailleurs, au cours de lanne 2008, trois nouvelles communauts ont t ouvertes sur la plateforme ShareMind : Une communaut information, procdures internes , dj accessible et annonce par la direction de la communication ; Une communaut voyages daffaires , disponible depuis avril-mai 2008, promue par une communication officielle en septembre 2008 ; Une communaut communication interne (charte, logo) qui sera ouverte au cours du deuxime semestre 2008.

Les projets
Les principaux objectifs du deuxime semestre 2008 sont de : Pouvoir relier tous les employs et centraliser les informations sur un mme outil ; Fdrer les employs dans les communauts existantes ; Apporter des amliorations au moteur de recherche.

Concernant le moteur de recherche, il sagit de pouvoir affiner la recherche et de mieux classer les documents (tri). Actuellement lutilisateur peut chercher des informations uniquement dans les communauts dont il est membre. Lobjectif est de lui donner accs lensemble de la liste des rsultats, sur toutes les communauts, quitte ne pas pouvoir y accder. Ainsi, il connatra lexistence du document et pourra sadresser la communaut en question pour demander une autorisation de consultation du document. Illustration 53 Le module de recherche avance (Vallourec)

A plus long terme, Vallourec souhaite mettre en place un rseau social et donner la possibilit daccder ShareMind en mode dconnect.

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Les recommandations du responsable intranet


Constituer une quipe projet compose de quatre profils de collaborateurs : o o o o Des oprationnels, qui ont une bonne connaissance du terrain ; Des collaborateurs du Top accompagner les utilisateurs ; Management , pour encourager et

Des collaborateurs du service communication , afin dinformer sur le stade davancement du projet ; Des collaborateurs disposant dune expertise technologique (informaticiens du groupe et fournisseurs).

Bien communiquer chaque tape du projet de manire transparente : sur lavancement du projet, ses amliorations, les difficults rencontres... ; Bien apprhender la conduite du changement en fonction des divers publics cibls : prendre en compte le degr dintrt et de motivation des quipes pour ces outils innovants ; adapter son discours et ses mthodes ; Prendre le temps ncessaire pour former les utilisateurs : sur le besoin de communiquer et de partager, et sur lutilisation de loutil. Exemple : une formation de 3 heures au sein dune communaut de mtier, ou sur un site gographique, par groupes de cinq dix, ou en web confrence ; Une hotline est aussi trs utile pour aider et renseigner les utilisateurs.

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