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MANUAL PRCTICO PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

Elaborado por: Grver Chavarra R. Sucre Bolivia grover.chavarria@gmail.com

MANUAL PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

MANUAL PARA ELABORAR CARTAS MEDIANTE COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA

Combinar cartas
1 Escribir la carta Modelo, es decir la carta que se va a combinar: Ejemplo:
Sucre, 18 de Enero de 2007 ART_BOL 2007-01-008

Seor Dr. Oscar Vacaflores R. Gerente de Planificacin de Proyectos Consultora Sucre Ltda. Presente.-

De mi mayor consideracin: A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los xitos en sus funciones, es de inters de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del sector privado de servicios de Consultora, nuestros servicios profesionales y de provisin de insumos tecnolgicos para la elaboracin de diferentes tipos de consultora en el rea de desarrollo productivo. Sin otro particular, y esperando que la publicacin mencionada pueda servir para informarle sobre los propsitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones ms distinguidas.

E. Braulio Chavarra R. Jefe y Representante Comercial Artes Digitales S.R.L.

2 Identificar las variables En la carta se puede apreciar palabras, nmeros, nombres o frases que se convierten en variables, es decir que varan a momento de combinar la correspondencia, tal el caso de el cdigo de la carta 1, el gnero 2, el ttulo 3, el nombre del destinatario 4, el cargo 5, la organizacin a la que pertenece 6 y el destino 7.

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Sucre, 18 de Enero de 2007 ART_BOL 2007-01-008

Seor2 Dr. 3 Oscar Vacaflores R. 4 Gerente de Planificacin de Proyectos Consultora Sucre Ltda. 6 Presente.- 7

De mi mayor consideracin: A tiempo de saludar a usted muy atentamente y desearle el mejor de los xitos en sus funciones, es de inters de la nuestra empresa Artes Digitales S.R.L. dar a conocer dentro del sector privado de servicios de Consultora, nuestros servicios profesionales y de provisin de insumos tecnolgicos para la elaboracin de diferentes tipos de consultora en el rea de desarrollo productivo. Sin otro particular, y esperando que la publicacin mencionada pueda servir para informarle sobre los propsitos y ofertas de nuestra empresa, me despido con las consideraciones ms distinguidas.

E. Braulio Chavarra R. Jefe y Representante Comercial Artes Digitales S.R.L.

3 Elaborar la base de datos A continuacin se debe elaborar la base de datos es decir, todas las variables que se incluirn en las cartas que se van a combinar, para este fin se puede elaborar una base de datos en Excel de acuerdo al siguiente formato y siguiendo con el mismo ejemplo:

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Se puede apreciar las siete variables definidas en la parte superior como ttulo de cada columna, seguida de los datos de cada destinatario que sern combinados en las cartas. Una vez finalizada la lista, se procede a guardar el archivo de Excel con el nombre de lista de destinatarios.

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4 Establecer los campos de combinacin Se retorna a la carta que se est escribiendo, y se ingresa al men de Herramientas, Cartas y Correspondencia y buscar Combinar correspondencia

A continuacin se observa un men que se despega a la derecha del documento de la siguiente forma:

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A continuacin se escoge la opcin Cartas que est primera en la lista y predefinida. Luego se debe dar un clic en la opcin Siguiente: Inicie el documento que est en la parte inferior del men.

Luego se despliega un nuevo men, con tres nuevas opciones, como la carta ya est lista se escoge la primera opcin que est predefinida es decir: Utilizar el documento actual, a continuacin se debe hacer un click en el men inferior que dice: Siguiente: Seleccione a los destinatarios.

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En el nuevo men desplegado se presentan tres opciones, al haberse realizado ya, la lista de destinatarios se escoge la primera opcin es decir: Utilizar una lista existente. A continuacin se aprieta la opcin Examinar.

Inmediatamente se despliega el men donde se debe buscar la base de datos que se elabor en Excel. En el ejemplo se encuentra en Mis Documentos/Cartas/Cartas de envo de propuesta:

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Luego se escoge el documento de Excel y se elige Abrir. A continuacin se abre una nueva ventana que despliega un nuevo men de opciones tal como se muestra en el siguiente grfico:

Esta lista detalla las hojas del documento en Excel en el que se elabor la base de datos. En el ejemplo se aplic la hoja 1, escogiendo la misma y dando Aceptar. A continuacin se despliega una nueva ventana que muestra el detalle de los datos de la lista que se elabor. Esta permite revisar nuevamente la misma para apreciar si existen errores. Despus de revisarla, se da la opcin Aceptar.

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A continuacin se elige la opcin Siguente: Escriba la carta, que est en la parte inferior derecha del men

A continuacin se debe seleccionar los campos que se van a combinar, con el cursor del Mouse, teniendo el cuidado de que se seleccione toda la palabra, nmero o frase que se va a combinar.

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En el ejemplo se detalla la seleccin del campo cdigo, pintado con azul, inmediatamente se procede a seleccionar la opcin Ms elementos, que permitir desplegar un nuevo men que se detalla a continuacin:

Luego de seleccionar la opcin se, aprieta el botn Insertar

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De esta manera se aprecia que el nombre del campo se modifica por el nombre de la variable que se detalla en la carta entre comillas Ej. Cdigo_de_carta

A continuacin se aprieta el botn Cerrar de la ventana Insertar campo de combinacin, para volver a seleccionar nuevamente un nuevo campo que ser definido. En el ejemplo se contina con la seleccin de la palabra Seor, para aadir el campo Gnero, luego Dr. para definir el campo Ttulo y as hasta terminar con todos los campos definidos, quedando el documento de la siguiente forma.

Nota.- Un aspecto que hay que tener mucho cuidado es que las variables deben estar correctamente colocadas en el documento que se est elaborando, caso contrario el

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programa de combinacin de cartas, generar errores en todas las cartas que se combinen Por ejemplo: INCORRECTO

CORRECTO

5 Verificar la vista previa de cartas combinadas Una vez realizada la definicin de campos se puede verificar los resultados de la combinacin de cartas, seleccionando la opcin Siguiente: Vista previa de las cartas, que se encuentra en la parte inferior del men.

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A continuacin se puede verificar el resultado previo de la combinacin de cartas con los datos del primer destinatario de la lista. Se puede apreciar en el ejemplo que hay un error en el punto y guin (.-), presentndose dos veces en el documento, esto se debe a que en la base de datos se elabor el campo destino con punto y coma (.-), despus de cada palabra, por lo cual se repite en la combinacin, debindose proceder a borrar el que no corresponde al campo.

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De esta manera queda el documento corregido y listo para la combinacin final, seleccionando la opcin Siguiente: Complete la combinacin

De esta manera se despliega un nuevo men en el que se detallan dos opciones Imprimir y Editar cartas individuales, se puede seleccionar la segunda opcin, Editar cartas individuales, para observar el detalle de todas las cartas combinadas.

Esto permite desplegar un nuevo men que permite seleccionar el tipo de combinacin de registros mediante tres opciones, Todos, Registro Actual y Desde / Hasta.

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Mediante la seleccin deseada, se puede observar el detalle de las cartas combinadas listas para su impresin final. En el ejemplo se selecciona Todos, seguido del botn Aceptar. A continuacin se genera un nuevo archivo con todas las cartas combinadas tal como se detalla en el ejemplo, que estn listas para una ltima revisin final y su impresin, teniendo la opcin de guardar el nuevo documento o desecharlo.

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Combinar Sobres
Para combinar sobres, se sugiere los siguientes pasos: 1 Crear un nuevo sobre en blanco Para este fin se debe seleccionar dentro de un nuevo documento de Word, la opcin para crear Sobres y etiquetas, que se encuentra en el men Herramientas / Cartas y correspondencia, tal como se detalla a continuacin:

En el men de Configuracin de pgina, se escoge la opcin del Sobre. En el caso de este ejemplo se utilizar el sobre N 10

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La seleccin queda de la siguiente forma:

A continuacin se escribe el contenido del sobre, pudiendo ser directamente o utilizando la herramienta de edicin de sobres como se detalla a continuacin:

De esta manera se despliega el siguiente men:

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Tal como se aprecia, este men otorga opciones para la edicin de sobres, entre ellas un marco para escribir los datos que se incluirn en el nuevo sobre, un men de opciones, un botn para seleccionar el tipo de sobre que se editar y un ltimo botn para la direccin que tendr el sobre para su impresin. Se puede iniciar la edicin del sobre, como ejemplo el siguiente:

A continuacin se puede seleccionar el tipo de sobre en el que se imprimir, seleccionando el botn Vista previa Esto permite desplegar un men denominado Opciones de sobre tal como se detalla a continuacin:

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Se selecciona el tipo de sobre en el cual se trabajar, en el caso del ejemplo es el Sobre 10. A continuacin se puede seleccionar la posicin en la que se imprimir los sobres, que puede depender del tipo de impresora con la que se cuenta, por el tamao de bandeja de entrada. Comnmente se aplica el formato predefinido de Word, es decir colocando el sobre ajustado a la bandeja de entrada de la impresora de derecha a izquierda. (A lo largo)

A continuacin se agrega los datos al documento con la opcin que se detalla:

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De esta manera se observa el nuevo sobre como una hoja de Word con el tamao del sobre que se est editando y se genera un nuevo documento, en el cual se observan los datos que contendrn los sobres.

Hoja en blanco no debe existir

Nota: Si se verifica una hoja en blanco como en el caso del ejemplo, es necesario borrarla, situando el cursor al extremo izquierdo de la hoja y presionando el botn Delete o Suprimir hasta que desaparezca para que quede de la siguiente forma:

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Se puede observar que el sobre requiere de nuevos campos que no se detallaron anteriormente en la base de datos de los destinatarios como direccin, nombre del barrio o zona, asimismo puede aadirse nmero telefnico o casilla. Para este fin se procede a aadir estos datos en la base de datos que se elabor con el nombre de Lista de Destinatarios en Excel, anteriormente.

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Luego completar la lista, grabar y salir de la hoja de Excel Lista de destinatarios

A continuacin se procede de manera similar a la combinacin de sobres que se detall anteriormente, es decir estableciendo los campos de combinacin que se requieren para las distintas variables, con el cuidado respectivo en el orden de la asignacin de campos.

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Se selecciona el dato que se combinar, insertando el campo que se requiere combinar.

Por ltimo queda el sobre con todos los campos asignados de la siguiente forma:

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A continuacin se selecciona la opcin Siguiente: Vista previa de las cartas

De esta manera se finaliza la combinacin de sobres, seleccionando la opcin final de Siguiente: Complete la combinacin, que permitir desplegar un nuevo men con las opciones Imprimir y Editar cartas individuales.

Para finalizar la combinacin de sobres, se selecciona la opcin Editar cartas individuales

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Se observa los sobres combinados que se pueden verificar por ltima vez e imprimir, con el cuidado de colocar los sobres tal como se sugiri en la bandeja de entrada de la impresora

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