E XCEL 2010 A VANADO

Porto Alegre, 2010

E XCEL 2010 A VANADO

Elaborao e Edio Ana Claudia Tidra Documento produ zido para uso inter no da Capacitar e RH - Rio Grande do Sul

S UMRIO

In t ro du o ................................................................................................................. 4 F u n e s L g ica s .......................................................................................................... 5 F u n o Se ................................................................................................................... 5 Gra f o s d e D eci s o ....................................................................................................... 5 F u n o E .................................................................................................................... 7 F u n o O U ................................................................................................................. 8 F u n e s de P ro c ura e Ref e r ncia ................................................................................. 9 F u n o P ro cv .............................................................................................................. 9 See rro e . n o . di s p .................................................................................................... 1 0 Te r mi n o lo g ia d e B a n co de Da do s, v o lt a da a o E xc el ..................................................... 1 1 Ge re nc ia do r d e no me s . ............................................................................................... 1 2 Co lo r ir a G u ia da P la n il ha ......................................................................................... 1 2 M o do s d e E xi bi o ..................................................................................................... 1 3 I mpo rt a o de Da do s ................................................................................................. 1 3 Ag r upa r e De sa g r u pa r ............................................................................................... 1 6 Su bt o t a is ................................................................................................................... 1 7 F ilt ro s ....................................................................................................................... 1 8 Co ma n do F ilt ro Av a n a do .......................................................................................... 1 8 Li mp a r f o r ma t o s co nd i cio na i s .................................................................................... 2 3 Va l ida o d e Da do s .................................................................................................... 2 4 At i ng i r M et a .............................................................................................................. 2 6 Ce n rio s .................................................................................................................... 2 8 Ge ra n do Re la t r io ..................................................................................................... 3 1 So lv er ........................................................................................................................ 3 2 Ta bela D in mi ca ........................................................................................................ 3 3 M a cro s ...................................................................................................................... 3 6

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

I NTRODUO
O curso de Excel 2010 Avanado destinado a quem j realizou o curso Excel ou queles que j tm uma boa e X P er incia na utilizao de Excel. Neste curso ser o apresentados novos recur sos desta f erramenta, que permitir o e XP andir as aplicaes do Excel. Trs aspectos principais compem este curso. O desenvolvimento de Banco de Dados, a aut omao de taref as e Macros. Neste curso so apr esentados, tambm, outros aspectos que complementam os apropriados no curso de Excel. Estes aspectos envolvem f erramentas e tcnicas de obteno de inf ormaes mais elaboradas sobr e os dados armazenados e a realizao de testes de consistncia e localizao de erros. Aps este curso o aluno estar apto a desenvolver planilhas automatizadas sobre a interf ace do Excel, gerenciar e ar mazenar dados, obter inf ormaes sobre estes dados.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

F UNES L GICAS
F UNO S E
Esta f uno f oi criada para ser usada quando o valor a ser apresent ado na clula f or dependent e de uma condio. Sempre que voc t iver uma pergunta e uma resposta verdadeira e outra f alsa, voc pode aplicar a f uno S E . A f uno S E pode ser usada para resolver um conjunto de condies, neste caso, estaremos usando o que se chama de S E aninhado. Assim muitas condies podem ser testadas, varias opes de r esposta podem estar a disposio, mas apenas um valor de resposta mostrado.

Observao: Prim eiro f eito um test e lgico e, se o teste f or ver dadeir o, o

Excel executar o q ue est iver depois do primeiro ponto-e- vr gula e, se ele f or f also, o que estiver depois do segundo ponto-evrgula.

Sintaxe:
=SE (CONDIO; VALORSEVERDADEIRO; VALORSEFALSO)

Partes da Funo S E : Condio ou t este lgico qualquer valor, expresso ou f uno que pode ser avaliada como V E R D A D E I R O ou F A L S O .
VERDADEIRO.

ValorSeVerdadeiro o valor f ornecido se o resultado da condio f or

ValorSeFal so o valor f ornecido se o resultado da condio f or F A L S O .

Dica: Valor no Excel representa qualquer text o, nmer o, data, expresso ou

f uno.

= S E( C 2 < 1 00 0; C 2* 1 ,5 %;C 2 * 2, 5%)

Considerando que em C2 est o salr io bruto, e o clculo em questo a contribuio sindical. Se o contribuinte ganhar menos de R$ 1.000,00, ele dever contribuir com 1, 5% do seu salrio e, se ganhar o mesmo ou mais que aquele valor, a contribuio dever ser de 2,5%.

G RAFO S

DE

D ECISO

Os graf os de deciso so uma repr esentao grf ica da elaborao da soluo de f unes do t ipo S E . O grafo consist e em uma linha plana onde colocado o teste lgico (a condio) e duas linhas inclinadas, que so caminhos a serem tomados ao analisar o test e lgico. Foi convencionado que o caminho de cima representa a resposta ver dadeira, e o caminho de baixo a resposta f alsa.

Para a seguinte f uno se: = S E (C2< 1000;C2* 1,5%;C2*2,5%), temos:

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

Ao transpor o graf o para a f uno S E , o teste da linha hor izontal o pr imeiro parmetro da f uno; o valor do caminho de cima o segundo parmetro e o valor do cam inho de baixo, o terceiro par metro. Nesse caso ao realizar o teste lgico, t omamos o caminho para cima, se o teste f or verdadeir o e para baixo se o teste f or f also. Esta representao grf ica muito interessante medida que vamos aninhando f unes S E , pois f acilitam muito o entendimento de condies sobrepostas. Com os garf os diminui a possibilidade de r ef azer um teste por engano.

Para a soluo de um problema ut ilizando uma f uno S E que apr esent a os conceitos A , B e C conf orme as mdias obtidas por alunos: os colchet es indicam que o valor limite est no int er valo, e parnteses, que o valor limite no est no inter valo. A tabela seguinte mostra a relao entre conceito e nota: Mdia [0;7) [7;9) [9;10] O graf o que representa este problem a : Conceito C B A

Esse graf o interpr etado da seguint e f orma: Caso o primeiro t este seja verdadeiro, a resposta C ; caso seja f also, a resposta s ser dada aps o prximo teste. No segundo teste, caso sej a ver dadeir o, a resposta B ; caso seja f also, a resposta A . Decompondo o graf o para montar a f uno S E :

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

A parte do graf o acima ir resultar em uma f uno S E da seg uinte f orma:

SE(A1<9;B;A")

Considerando agora, apenas a outra parte do graf o, temos:

A parte do graf o acima ir resultar em uma f uno S E da seg uinte f orma: = S E ( A 1 <7; C ; o valor da parte anter ior ) Utilizando o graf o, tambm mais f cil de entender por que inadequado resolver este problema da seguint e f orma: = S E ( A 1 <7; C ; S E ( E ( A 1 >=7; A 1 <9); B ; A "))

F UNO E
A f uno E ut ilizada quando quer emos testar mais argumentos para uma mesma condio. Esta f uno, quando aplicada sozinha, retorna os valores V E R D A D E I R O ou F A L S O . A f uno E retorna V E R D A D E I R O se todos os argumentos testados f orem ver dadeir os; e r etorna F A L S O se um ou mais argumentos f orem f alsos. Est a f uno testa at trint a argumentos em um mesmo teste lgico. Sint axe: = E ( A R G U M E N TO 1 ; A R G U M E N T O 2 ;; A R G U M E N T O 3 0 )

= S E ( E ( G 2 >=7; H 2 >=75%);Aprovado; Reprovado)

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

Digamos que em um a certa escola o aluno, para ser aprovado, necessita de mdia igual ou superior a 7 e f reqncia igual ou super ior a 75%. A mdia est em G 2 , e a f reqncia, em H 2 . Apenas, se os dois testes f ossem verdadeiros, ele seria aprovado; se ao menos um f osse f also, ele j ser ia repr ovado.

F UNO OU
A f uno O U ut ilizada quando queremos testar mais argumentos para uma mesma condio. Esta f uno, quando aplicada sozinha, retorna os valores V E R D A D E I R O ou F A L S O . A f uno O U retor na V E R D A D E I R O se, pelo menos, um dos argumentos testados f or verdadeiro e retorna F A L S O se todos os argumentos testados f orem f alsos. Esta f uno tambm testa at trinta argumentos em um mesmo teste lgico. Sint axe: = O U ( A R G U M E N T O 1 ; A R G U M E N T O 2 ;; A R G U M E N T O 3 0 )

= S E ( O U ( M2 > 1 0 ; P 2 > 3 0 ) ;Apto; Em treinam ento) Digamos que na empresa X o f uncionrio dever ter mais de 10 anos na empresa ou idade super ior a 30 anos para executar uma determinada f uno. O tempo de casa est em M2 , e a idade, em P 2 . Logo, se apenas um dos testes f osse verdadeiro, ele estaria apto a realizar, a execut ar a referida f uno. No exemplo abaixo temos uma t abela verdade. Leve em considerao que para ser apr ovado o aluno deve ter not a igual ou superior a sete, e f reqncia, igual ou superior a 80%.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

F UNES DE P ROCURA E R EFERNCIA

F UNO P ROCV
A f uno P R O C V uma f uno de procura vertical. Podemos procurar dados em tabelas dentro da mesma planilha, em planilhas dif erentes ou em Pastas de Trabalho dif erentes. A f uno P R O C V localiza um valor especf ico na pr imeir a coluna esquerda de uma matriz, e ret orna o valor na clula indicada. Essa f uno de pesquisa procura pelo maior valor de comparao que seja menor ou igual ao valor de pesquisa. Se todos os valores de comparao da primeira coluna do inter valo f orem maiores do que os valores de pesquisa, a f uno retornar o valor de erro # N / D . Se todos os valor es de comparao f orem menores do que o valor de pesquisa, a f uno retornar o valor que corresponde ao ltimo (maior) valor de comparao da tabela. Utilizando o parmetro Falso ou zer o (0), o valor retornado ser exat amente o que f oi pedido; caso no exista, retornar o valor de erro # N / D . Sintaxe: =PROCV (INDICE; INTERVALODEPROCURA; POSIO; FALSO) Valor_Procura o valor cont ido na primeira tabela, tambm chamado de ndice, que vai ser procurado na pr imeir a coluna do Intervalo_de_Pr ocur a. Este valor pode ser uma ref erncia ou uma cadeia de caracter es de texto ou nmero. Inter valo_de_Procura a tabela de inf ormaes em que os dados so pr ocurados. Use uma r ef erncia para um inter valo ou def ina nome para o inter valo, tal como Tab, Banco de dados ou Lista. Posio o nmero da coluna, na tabela procurada, onde est o valor que deve ser f ornecido. Esse argumento deve ser numrico 1,2,3,etc. Falso ou 0 utilize- o quando quiser encontrar exatamente o valor pedido e no um prximo a ele. Est e par metro opcional.

Dicas:

PROCV

uma f uno que pesquisa inf ormaes armazenadas em tabelas, sejam essas inf ormaes strings de texto ou nmeros. Caso no seja utilizado o parmetro f also, na f uno P R O C V , a coluna dos ndices deve estar em ordem crescente.

Observao: A def inio de nome para uma clula ou um bloco de clulas

passa a ser cada vez mais importante par a nossos prximos passos no Excel. Lembre-se que para def inir nome voc deve selecionar o inter valo, clicar na caixa de nome, digitar o nome para o inter valo selecionado e pressionar a tecla < E N TE R >.

Abaixo temos o exemplo de um banco de dados de $A$2: $C$9 e de uma tabela onde vamos iniciar a procura pelo nome da pessoa ( ndice). O nome da

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

pessoa vai ser o ndice ( valor de procura) porque est na primeira coluna do banco de dados. O ndice nada mais que o valor que estamos pr ocurando, ou sej a, no exemplo estamos procurando o endereo e o f one do Castro.

Visualizando os resultados:

A cada vez que o nome da pessoa (o ndice) f or trocado o Excel f ar nova procura no banco de dados e trar o endereo e o f one atualizados.

Observao: Se no f or usado o f also como parmetro na f uno

coluna dos ndices deve estar em ordem crescente.

PROCV,

S EERRO E . NO . DISP
Uma maneira de testar seu procv com a f uno seerro, ou .no.disp; veja na planilha.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

10

B ANCO DE D ADOS
Um banco de dados uma coleo de inf ormaes relacionadas a um determinado assunto ou f inalidade, como por exemplo, o cont role de pedidos dos clientes, uma agenda de endereos o cadastro dos f uncionr ios, entre outros.

T ERMINOLOGIA

DE

B ANCO

DE

D ADO S ,

VOLTADA AO

E XCEL

Campo um conjunto de car acteres. Registro um conjunto de campos. Banco de Dados um conjunto de registros. P AR A C O N S T R U O D E U M B A N C O D E D A D O S As colunas so os campos no banco de dados. Os rtulos (t tulos) das colunas so os nomes dos campos no banco de dados. A pr imeira linha deve ser reser vada para os rtulos, ou seja, o nome dos campos. Cada linha represent a um registro no banco de dados. Cada coluna deve conter inf ormao do mesmo tipo, ou seja, uma coluna para nomes, outra para setor, salrios, etc. Devem ser evitadas linhas e colunas em branco dentro da list a.

Para salient ar os t tulos, deve-se usar f ormatao de car acteres e jamais deixar uma linha em branco para separ- los. Pref erencialmente, o banco de dados deve estar isolado em uma planilha de sua pasta de trabalho, caso no seja possvel separe sua lista das outras inf ormaes da planilha. Essa separao pode ser f eita atravs de uma linha ou coluna em branco.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

11

N OMEANDO UM I NTERVALO DE C LULAS

Quando precisar trabalhar com bancos de dados ext ensos, poder optar pela declarao de um nome ao inter valo de clulas que compem a rea do banco de dados. Exemplo: selecione a rea do banco de dados, e em seguida v em Frmulas, grupo Nomes def inidos, Item Gerenciador de nomes.

Obs: para modif icar o nome do inter valo ou at mesmo exclu-lo, podemos f az-lo atravs do gerenciados de nomes do excel que encontramos na Aba Frmulas, grupo Nomes Def inidos, Item Gerenciador de nomes, ou pelo at alho CTRL + F3.

COLORIR A

G UIA DA P LANILHA

Para voc color ir a uma guia da sua pasta, poder clicar com o boto da direita sobre a guia, e escolha Cor da Guia, aps selecione a cor.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

12

M ODOS DE E XIBIO

I MPORTAO DE D ADOS
Se voc tem tabelas, planilhas ou bancos de dados gerados em outra ext enso que no a do Excel ( xls), voc pode importar estes arquivos para o Excel atravs do item Abrir. <Clique> na Dados eem Obter Dados Externos<clique> De Texto.

Na caixa , <clique> na seta e escolha onde f oi gerado seu arquivo or iginal. Selecione o arquivo e < clique> no boto O K .

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

13

Dica: O Excel utiliza f iltros para a importao dos dados. Os f iltros so

instalados na mquina dur ante a instalao do sof tware, conf orme a escolha f eita no momento. Podero ser encontrados f iltros adicionais para a importao de dados de outras f erramentas, neste caso procure o f ornecedor da f erramenta.

Vejamos o exemplo da importao de um arquivo texto. O arquivo f oi gerado no bloco de not as e salvo com o nome de Produtos.t xt, como mostra o exemplo abaixo:

P AR A I M P O R T A R U M A R Q U I V O P A R A O E X C E L

Abra o Excel. Na aba Dadosem Obter Dados Externos e <clique> naOpoDe Texto. Escolha a opo e <clique> no boto . . Selecione o arquivo

desejado

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

14

Observao: Voc pode optar pela lar gura f ixa, mas isto no usual.
A janela de importao de arquivos texto apar ece; <clique>, ento, no boto .

Passando para a segunda etapa do assistente, escolha qual delimitador f oi usado, no arquivo texto, para separar os campos e <clique> novament e no boto .

Na ltima etapa, escolha a opo geral, que converte os valores numricos em nmero, os de data em data e o restante em text o. <Clique> no boto .

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

15

Resultado: Seu banco de dados f oi importado com su sucesso. A partir daqui voc pode f ormatar sua tabela, com todos os recursos disponveis no Excel, e salvar o arquivo.

AGRUPAR E

D ESAGRUPAR

Se voc t iver uma lista de dados e desejar agrup la e resumi la, ser agrup-la resumipossvel criar uma estrutura de tpicos de at oito nveis, um para cada grupo. Cada nvel interno, representado por um nmero mais alto nos exibe do nvel mais externo precedente, repr esentado por um nmero mais baixo nos sm bolos da estrutura de tpicos. Use uma estrutura de tpicos para exibir rapidamente linhas ou colunas de resumo ou par a revelar dados de detalhe para cada grupo. Voc pode cr iar um a estrutura de tpicos de linhas ( conf orme mostrado no exemplo abaixo), uma (conf estrutura de tpicos de colunas ou uma estrutura de tpicos t anto de linhas como de colunas.

Para exibir linhas para um nvel, clique nos smbolos de estrutura de tpicos apropriados. O Nvel 1 contm o total de vendas para todas as linhas de detalhes. vendas regio. O Nvel 2 contm o total de para cada ms em cada

O Nv el 3 contm linhas de detalhes (apenas linhas de detalhes 11 a 13 so v isv eis no momento). Para expandir ou recolher dados em sua estrutura de tpicos, Uma linha de estrutura de tpicos de dados de vendas agrupada clique nos smbolos de estrutura de e . por regies geomtricas e meses com vrias linhas de resumo e detalhes tpicos

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

16

exibidas.

S UBTOTAIS
O item Subtotais serve para totalizar os valores de uma lista de dados, agrupados sob um determinado campo. Para se obter um resultado satisf atrio deve-se classif icar a Lista pelo campo que se deseja subtotalizar, no exemplo acima o campo Departamento. Para aplicar o item subtotais: Selecione qualquer clula da lista (banco de dados), na Guia Dados e no item Subt otal.

Exemplo de uma Lista subtotalizada pelo campo Departamento, calculando a soma do campo Preo Total.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

17

Para retir ar os subt otais da Lista, utilize o Guia Dados, item Subtotais e <clique> no boto Remover todos.

F ILTROS
Filtrar uma lista signif ica ocultar as linhas que no obedeam aos cr itrios def inidos. O Excel of erece dois comandos de f iltragem: o Filtro, para critr ios dentro do mesmo campo; e o Filtro Avanado, para cr itrios entre campos dist intos.

C OMANDO F ILTRO A VANADO

O comando Filtro Avanado pode ter vrios crit rios aplicados a uma nica coluna, ou vr ios critrios aplicados a vrias colunas ( vrios campos). O que dif ere o comando f ilt ro avanado do com ando AutoFiltro :

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

18

A especif icao de critr ios envolvendo duas ou mais colunas pela conjuno O U . Especif icao de trs ou mais critr ios para uma coluna em que tenhamos pelo menos uma conjuno O U . A extrao de linhas do banco de dados. Para usar o comando Filtro avanado, voc precisa de algumas linhas reser vadas na planilha par a criar sua rea de cr itr ios, ou seja, local onde voc digitar os valor es que quer pesquisar.

P AR A U S A R O C O M A N D O F I L T R O A V A N A D O Repita os nomes dos campos (na part e que voc reser vou), conf orme o modelo abaixo. Digit e os critr ios desejados. Selecione uma clula do banco de dados. Na Guia Dados, em Classif icar e Filtrar <clique>em Avanado. Preencha a caixa de dilogo.

No exemplo abaixo estamos f azendo uma consulta que busque todos os registros que tenham como material Bloco e preo unitrio menor do que 4.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

19

Como resultado voc ter:

possvel introduzir tantos critrios quanto quiser numa rea de critr ios. O Excel interpreta o int ervalo de acordo com as seguintes regras: Os critrios na mesma linha so considerados como estando ligados pela conjuno E . Os critrios em linhas separadas so considerados como estando ligados pela conjuno O U .

Exemplo de cr itr ios utilizando a f uno E : O modelo acima um exemplo de crit rios utilizando a conjuno E , pois todos os cr itrios f oram digitados na mesma linha. De acordo com o exem plo, o campo material deve estar preenchido com Bloco o preo unitrio deve ser menor que R $ 4, 00, no importando os dados dos outros campos.

No exemplo abaixo estamos f azendo uma consulta que busque todos os registros que tenham material bloco ou o preo unitr io menor do que R $ 4,00. Este um exemplo utilizando a conjuno O U , pois os critr ios f oram colocados em linhas separadas. Segundo o exemplo abaixo o campo Material deve est ar preenchido com Bloco O U o campo do Preo Unitrio deve ser menor que R $ 4,00 no importando os dados dos outros campos.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

20

Exemplo de cr itr ios utilizando as duas conjunes E e O U : A rea de cr itr io do exemplo abaixo especif ica que a consulta deve trazer como resultado os registros que tenham material bloco ou os registros que tenham preo unitrio menor do que R $ 4,00 e quantidade menor ou igual a 30.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

21

Observao: Quando especif icado um inter valo de cr itrios na caixa de

dilogo Filtro Avanado, o Excel atribui o nome Cr itr ios a esse inter valo. Assim se torna mais f cil a navegao pela planilha. Por exemplo, se voc quiser mudar os critrios j estabelecidos, <clique> na caixa de nome sobr e o nom e def inido critr ios , e o Excel selecionar a rea de cr itrios par a voc.

Depois, executado o comando de f iltro avanado, a barra de status registra o nmero de linhas que cumpr iram os cr itrios de f iltragem, como mostra o exemplo da f igura ao lado: Toda vez que se usa o comando Filtro Avanado, o Excel r eexam ina a lista inteira, e no somente a f iltragem atual. Por isso, no preciso usar o comando Exibir Tudo antes de mudar o f iltro.

Observao: O f iltro avanado estt ico, ou sej a, quando voc altera o crit rio

estabelecido nada acontece, voc deve execut ar novamente o comando para que as modif icaes sejam vistas.

F ORM ATAO C ONDICIONAL

A f ormatao condicional ajuda a responder visualmente a questes especf icas sobre seus dados. Voc pode aplicar a f ormatao condicional a um inter valo de clulas, a uma tabela do Microsof t Excel ou a um relat rio de Tabela Dinmica. Ao analisar dados, voc sempr e tem dif iculdades de encontrar dados que respondam sua procura. A f ormatao condicional ajuda a responder a essas questes ao f acilitar o destaque de clulas ou int er valos de clulas, a nf ase de valores no usuais e a visualizao de dados usando barras de dados, escalas de cores e conjuntos de cones. Um f ormato condicional altera a aparncia de um int ervalo de clulas com base em condies (ou critr ios). Se a condio f or verdadeira, o inter valo de clulas ser f ormatado com base nessa condio; se a condio f or f alsa, o inter valo de clulas no ser f ormatado com base nessa condio.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

22

Voc poder classif icar e f iltrar por f ormato, incluindo cor da clula e da f onte, quer tenha f ormatado as clulas de modo condicional ou manual.

Selecione uma ou m ais clulas em um intervalo, uma tabela ou um relat rio de Tabela Dinm ica. Na guia Pgina Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatao Condicional, em seguida, clique em Escalas de Cor.

L IMPAR

FORMATOS CONDICIONAI S

Siga um destes procedimentos: Em uma planilha 1. Na guia Pgina Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatao Condicional e clique em Limpar Regras. 2. Clique em Planilha I nteira. Em um inter valo de clulas, uma tabela ou uma tabela dinm ica 1. Selecione o inter valo de clulas, a tabela ou a tabela dinmica para que deseja limpar os f ormatos condicionais. 2. Na guia Pgina Inicial, no grupo Estilos, clique na seta ao lado de Formatao Condicional e clique em Limpar Regras. 3. Dependendo do que voc selecionou, clique em Clulas Selecionadas, Esta Tabela ou Esta Tabela Dinmica.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

23

VALIDAO DE D ADOS
Validar dados no Excel signif ica def inir tipos de dados para clulas individuais ou inter valo de clulas. A validao restringe a entrada de dados conf orme as especif icaes que o usur io estabelecer, tais como, nmero inteiro, decimais, texto, listas, data e f rmulas. Para restr ingir a entr ada de dados em uma clula ou inter valo de clulas:

Selecione a clula ou clulas necessrias. Na Guia Dados. <Clique> no comando Validao de Dados, selecione a guia Conf iguraes. <Clique> na set a e escolha o tipo de validao.

Voc pode exibir uma mensagem de entrada sempr e que o usur io selecionar a clula. Use a mensagem de entrada par a explicar que dados so adequados clula. No necessr io conf igurar quaisquer restries de dados para a clula para exibir esse tipo de mensagem. A mensagem permanecer sendo exibida at que a pessoa passe para outra clula. A validao de dados exibe mensagens de erro quando o usur io digita dados no com pat veis com a validao. So trs os tipos de mensagens: Mensagem de parar, que voc deve optar em digit ar a inf ormao novam ente ou cancelar. Uma mensagem inf ormativa onde permite q ue a pessoa possa corrigir os dados ou deix-los na clula. Por f im uma mensagem de aviso, que pergunta se a pessoa deseja continuar ou retroceder e corrigir os dados. Na planilha de notas, abaixo, f oi def inida uma mensagem de entrada com a inf ormao de que s podem ser digitados valores entre 0 ( zero) e 10 (dez); e uma mensagem de erro, impedindo a concluso da digit ao, se os valores estiver em f ora do int ervalo def inido.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

24

MENSAGEM DE ENTRADA Para exibir uma mensagem quando uma clula selecionada: Selecione as clulas para as quais voc deseja exibir uma mensagem. Na GuiaDados, <clique> em Validao de Dados. Selecione a guia Mensagem de entrada. Certif ique-se de que a caixa de seleo Mostrar mensagem de entrada ao selecionar clula esteja marcada. Para exibir um t tulo em negrito na mensagem, digite o texto na caixa T tulo. Digite o texto da mensagem com at 255 caracteres, na caixa Mensagem de entrada (pressione a tecla < E N TE R > para iniciar uma nova linha na mensagem). <Clique> no boto O K . AL E RT A DE ER R O Para exibir uma mensagem satisf aam validao: quando f orem inser idos dados que no

Selecione as clulas para as quais voc deseja exibir uma mensagem. Na barra de menus <clique> em Dados, <clique> no item Validao. Selecione a guia Conf iguraes. Especif ique as restries de dados para as quais voc deseja exibir a mensagem. <Clique> na guia Alerta de Erro. Certif ique-se de que a caixa de seleo Mostrar alerta de erro aps a insero de dados invlidos estej a marcada. Na caixa Estilo, especif ique o tipo de mensagem que voc deseja. Par a exibir um t tulo em negrito na m ensagem , digite o text o na caixa T t ulo. Digite o texto da mensagem com at 255 caracteres, na caixa Mensagem de entrada (pressione a tecla < E N TE R > para iniciar uma nova linha na mensagem). <Clique> no boto O K .

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

25

Est ilo Parar a m ensagem ter um boto Repet ir, que retorna a clula para uma edio adicional, e um boto Cancelar, que restaura a clula ao valor anterior.

Estilo Aviso com o texto "Continuar?", seguido dos botes Sim, No e Cancelar.

Estilo Inf ormaes possui os botes OK e Cancelar.

Nos dois ltimos t ipos de mensagem, os botes OK e Sim inserem os dados invlidos na clula. O boto No retorna clula para uma edio adicional. O boto Cancelar restaura a clula ao valor anterior.

Atingir Meta

O comando Ating ir Meta utilizado par a encontrar o valor de entrada que uma f rmula precisa para devolver um determinado resultado. Este comando localiza o valor necessrio, ajustando o valor de uma nica clula.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

26

Observao: Este comando tent a atingir um valor, mudando somente um a

var ivel. A clula que dever variar no pode conter f rmula. J a clula que atingir a meta deve conter uma f rmula, que dependa, direta ou indiretament e, do valor present e na clula que dever var iar.

No exemplo abaixo, queremos que o valor de venda do produto A da regio Norte at inja um percentual de 8% de tudo aquilo que vendemos; para isso teremos que def inir a clula C 5 e aumentar ou dim inuir o valor da clula B 5 at que este valor corresponda a 8% das vendas. Assim, usando o comando Atingir Meta: Selecione a clula que dever atingir a meta (pois, assim, a rea "Def inir clula", da caixa de dilogo, ser preenchida automaticamente). Na barra <clique> em Dados, <clique> no item Teste de Hipteses e clique em Atingir Meta. Preencha a caixa de dilogo.

..................................................................................................................... O comando atingir meta conseguiu atingir um valor aproximado de 7,94% para o valor de venda do produto A na regio Norte, tendo como base seu valor real, que passou de R $ 34.000,00 para R $ 108.075,36.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

27

Observao: Lembrando que 0,08 o mesmo que 8% e 1 o mesmo que

100%.

Cenrios

Um cenrio um conjunto de valores que o Excel salva e pode substit uir automaticamente na sua planilha. Voc pode usar cenrios para prever o resultado de um modelo de planilha. Voc pode cr iar e salvar dif erentes grupos de valores em uma planilha e alternar para qualquer um desses novos cenr ios para exibir resultados dif erentes. O nmero de cenrios que voc pode criar est limitado pela memria disponvel. Voc pode variar at 32 clulas em um cenr io.

Por exemplo, se voc deseja criar uma tabela de acompanhamento dos preos f inais de alg uns modelos de carr os, e estes tm taxas de juros oscilant es conf orme sua marca, voc pode, ento, def inir dif erentes valor es para as taxas de juros de acordo com as marcas. No exemplo abaixo, voc poder ia cham ar o cenr io de Pior Caso (ou como achar melhor) e def inir dif erentes percentuais de taxa par a cada marca. Como voc cham ou seu cenrio de pior caso, no esquea de def inir para as clulas de C 2 : C 5 valor es percentuais mais altos do que os atuais, assim o preo do carr o f ica mais caro, ou seja, essa sua pior hiptese. Voc poder ia chamar o segundo cenrio de Melhor Caso e alterar os valores das taxas de C 2 : C 5 para valores menores que os atuais, assim os pr eos dos carros diminuem.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

28

Para criar um cenrio: Na barra de menus <clique> em Ferramentas e <clique> no item Cenrios. Na janela abaixo <clique> no bot o .

Digite um nome para o cenr io. Selecione as clulas que ser o alteradas, no nosso exemplo C 2 : C 5 . Digite um coment rio sobre seu cenr io ( opcional).

<Clique> no boto . Aparece a janela Valor es de cenr io com os valores atuais da planilha. Digite novos valor es para as taxas.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

29

<Clique> no boto

. e repita todos

Para adicionar novos cenrios <clique> no boto os passos.

Para

exibir

os

cenrios

Pior

Caso .

Melhor

Caso<clique>

no

boto

da janela

..................................................................................................................... ..................................................................................................................... ..................................................................................................................... .....................................................................................................................

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

30

G ERANDO R ELATRIO
Para compar ar vrios cenrios, voc pode criar um relatrio com os valores atuais da tabela, com os melhores valor es e os piores valor es criados nos seus cenr ios. Para isso, na janela <clique> no bot o . Selecione as clulas que tero seus resultados alt erados e <clique> no boto OK.

O resumo do cenr io gerado numa nova planilha onde apar ecem os valores atuais e os valor es dos cenr ios com seus respect ivos result ados.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

31

SOLVER
O solver um mtodo exist ente no Excel na qual possibilita chegarmos a um resultado, impondo restries e clulas q ue devero ser modif icadas de acordo com as clulas que sero var iadas. No exemplo de uma combinao de produtos de uma indstria f armacutica, presume-se que o gerente da f brica queira maximizar a lucr atividade da mesma a cada ms. A clula que mede essa lucr atividade a clula de dest ino. As clulas de destino para cada situao descrita no incio do ar tigo so listadas na tabela a seguir. Tenha em mente que, em algumas situaes, talvez existam vr ias clulas de destino. CLULAS VARIVEIS As clulas var iveis so clulas de planilha que podem ser alteradas ou ajustadas de modo a otimizar a clula de destino. No exem plo da indstria f armacutica, o gerente da f brica pode ajustar a quantidade produzida de cada item durante um ms. As clulas nas quais essas quant idades so registradas so as clulas variveis neste modelo.

RESTRIES As restries so limites que voc impe s clulas var iveis. Em nosso exemplo da combinao de pr odutos, essa combinao no pode ter uma quantidade maior de nenhum tipo de recurso disponvel (por exemplo, matria-pr ima e mo- deobra) do que a quantidade disponvel do recurso. Alm disso, no devemos produzir uma quant idade maior de um produto do que as pessoas est ejam dispostas a comprar. Na maior ia dos modelos do Solver, h uma restr io implcita de que todas as clulas var iveis devem ser no negativas. Abordar ei as restries no negativas com mais det alhes nos prximos capt ulos. Lembr e-se de que no necessrio impor uma restr io a um modelo do Solver.

TABELA D INMICA
A tabela dinm ica uma tabela interativa que resum e rapidamente grandes quantidades de dados, usando f ormatos e mtodos de clculo escolhidos pelo usurio. Fundamentalmente uma tabela dinmica uma ref erncia cruzada. Cruzam-se caracter sticas dif erentes para se obter resultados reduzidos. Sendo bem conf igurada a tabela dinmica pode apresent ar resumo com inf ormaes semelhantes a consultas em sistemas de gerenciamento de banco de dados. Com uma tabela dinmica voc pode analisar r apidam ente os dados existentes, exibir somente os det alhes desejados, mudar a apresentao dos dados e criar grf icos a partir dos dados gerados.
E X C E L 2 01 0 A V A N A D O 32

P AR A U S A R O S R E C U R S O S D E T A B E L A D I N M I C A

A caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica Dinmica.

Quando os dados estiverem prontos, coloque o cursor em qualquer local nos dados. Isso incluir todos os dados da planilha no relatrio. Ou selecione apenas os dados que deseja usar no relatrio. Em seguida, na guia Inserir no grupo Tabelas, clique em Tabela Dinmica e, em Inserir, la seguida, clique em Tabela Dinmica novamente. A caixa de dilogo Criar Tabela Dinmica aberta. A opo Selecionar uma tabela ou intervalo j est selecionada para voc. A caixa Tabela/Intervalo mostra o intervalo dos dados selecionados. A opo Nova Planilha tambm est selecionada para voc como o local onde o relatrio ser colocado (voc pode clicar em Planilha Existente se no quiser colocar o relatrio em uma nova planilha).

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

33

Na lt ima etapa aparecem a barra de f erramentas Tabela Dinmica e os locais onde devem ser colocados os cam pos.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

34

Grfico Dinmico No caso de grf icos normais, necessrio que voc crie um grf ico para cada modo de exibio do resumo de dados que deseja ver. No caso de relatr ios de grf ico dinmico, voc pode cr iar um nico grf ico e ver os resumos de vr ias f ormas usando apenas o mouse. A maior parte das operaes com grf icos normais, como f ormatao, escolha de um tipo de grf ico, exibio de rtulos e t tulos de categorias, etc., so ef etuadas da m esma f orma nos relatrios de grf ico dinm ico. A dif erena est em que relatr ios de grf ico dinmico so sempre associados a relatrios de tabela dinmica. Os dois relatr ios tm campos correspondentes entre si. Quando voc altera a posio de um campo em um relatr io, o campo correspondente do outro relatrio tambm alterado. Os campos de linha das tabelas correspondem a campos de categoria dos grf icos; os campos de coluna das tabelas correspondem a campos de srie dos grf icos. Os campos de pgina e os campos de dados das tabelas correspondem a campos de pgina e campos de dados dos grf icos.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

35

Macros
Caso voc execute a mesma t aref a vr ias vezes no Excel, possvel automatiz-la com uma macro. Uma macro uma seqncia de comandos e f unes armazenados em um mdulo do V B A e pode ser executada sempre que voc precisar executar a taref a.
V B A uma linguagem de programao muito semelhante ao Visual Basic. Est prxima a or ientao por objetos e utiliza um conjunt o adicional de objet os voltados para o trabalho no Excel. Exist e o V B A para Excel, assim como V B A par a Access ou tambm para o W ord. V B A uma abreviao de Visual Basic par a aplicao.

Quando voc grava uma macro, o Excel armazena inf ormaes sobre cada etapa realizada, medida que voc executa uma seqncia de comandos. Em seguida, voc executa a macro para repetir esses comandos. H duas maneir as de se cr iar uma macr o; atravs do gravador (o gravador armazena, dentro de um mdulo, as aes realizadas e os comandos escolhidos enquanto voc trabalha no Excel) ou construindo um programa, inserindo instrues numa f olha do Excel denom inada Mdulo. Voc tambm pode gravar uma macro (utilizando o gravador) e, depois, edit- la diretamente na f olha de mdulo para melhorar o seu desempenho.

G RAVANDO M ACROS

Para gravar uma macro, na aba Exibio, grupo Macros, it em Macros. Selecione a opo Gravar Macro. Digite um nome para a macro. Escolha, se desejar, uma tecla de atalho (par a executar a macr o rapidamente). Deter mine o local onde ela ser armazenada. Se quiser, inclua uma descr io da macro. <Clique> no boto O K .

Execut e as aes que voc deseja gravar.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

36

ITENS DA JANELA GRAVAR MACRO

Est a pasta de tr abalho se chama Pessoal. xls se voc grava uma macro aqui ela f ica disponvel sempre que voc abr ir o Excel.

Escolhendo esta opo o Excel cr ia uma nova pasta de trabalho par armazenar sua macro.

trabalho corrente.

Com esta opo sua macro ser salva na pasta de

Voc digita uma tecla qualquer para ser sua t ecla de atalho. Se voc digitar uma letra maiscula ter que executar a macro pressionando as teclas < C TR L + S H I F T > + a letra escolhida.

C ONTROLANDO

OS

T IPOS

DE

R EFERNCIAS G RAVADAS

possvel def inir durante a gravao da macro os tipos de ref erncias a serem usadas: ref erncias absolutas ou relat ivas. Referncia Absolut a como padr o o Excel usa esse t ipo de ref erncia. Com esta opo ele acompanha a posio exata de cada clula selecionada. Ao executar a macro o Excel ir inser ir os valores exatamente nas clulas indicadas dentro do mdulo. Referncia Relati va com ref erncias relat ivas o Excel executa a macro a partir da clula selecionada, independentemente da posio da clula ativa quando a macro f oi gravada. Para def inir com ref erncia relat iva <clique> no boto .

Quando o bot o estiver U P a ref erncia Absoluta. Quando o bot o estiver D OW N a referncia Relativa.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

37

C OMO

DECIDI R ENTRE UMA REFERNCIA ABSOLUTA OU RELATI VA

As ref erncias absolutas so teis quando se quer executar a mesma ao exatamente no mesmo ponto em vr ias planilhas, ou quando se quer executar a mesma ao na mesma parte da planilha. As ref erncias relat ivas so teis quando se deseja execut ar uma ao no local que est selecionado ou em um local a partir da seleo corrente.

Observao: Para interromper a macro antes que ela conclua a execuo,

pressione E S C . Onde:

s e lec i on a da .

Ex ec ut a

m ac r o

F ec h a a c a ix a Mac r o s em s a l var n e n hum a a lt er a o f e it a . Ex ec u t a a m ac r o s e lec i on a da a c a da li n ha de c d i go um a de c ad a v e z. A br e a m ac r o s e le c i on a da n o ed i tor do V is u a l B as ic . A br e um a f o lh a d e m d ul o n o e d i tor d o V is u a l B as ic c om a s i ns tr u es S ub e E nd Su b p ar a s er c r i a da um a n o va m ac r o . Ex c l u i a m ac r o s e l ec io n ad a. Atr i b ui a m ac r o s e lec i on a da tec l a d e a ta l ho e tam b m pos s i b il i ta n do a tr oc a d a d es c r i o.

Uma vez gravada uma macro, atribuir a m esma a uma imagem e executa- la.

E X C E L 2 01 0 A V A N A D O

38