PROFESSOR AUTOR: EDSON MOURA DA SILVA .

UNIDADE DE ENSINO: Organizao Sistemas e Mtodos

Prezado aluno, seja bem vindo a mais uma unidade do nosso curso: a unidade 7 - ANLISE DE PROCESSOS FLUXOGRAMAS Recapitulando brevemente os contedos apresentados nas unidades anteriores, vimos na primeira unidade alguns conceitos bsicos de OSM e, na unidade 2, as especificidades da funo e do perfil, bem como as habilidades do profissional da rea. Na sequncia foram estudadas as contribuies das diferentes Escolas da Administrao para a rea de OSM, passando pelo modelo de gesto que adota as Ferramentas da Qualidade em seus processos organizacionais, objetivando uma maior eficincia em seus resultados.

Incio

Processo 1

Deciso 1

Processo 2

Relatrio 3 vias

Arquivo

Deciso 2

Vimos tambm os diferentes instrumentos de coleta de dados e de Processo 3 informaes para o mapeamento, identificao e diagnstico de problemas empresariais. Na mesma unidade, foram apontados os Fim diferentes stakeholders e suas influncias no ambiente interno das organizaes. J na unidade 5, foram apresentados os trs principais modelos de layout, tambm conhecidos como arranjo dos espaos fsicos, onde foram amplamente discutidas as suas vantagens e desvantagens. J na unidade 6, foram apontados os dois tipos de estruturas, a formal e a informal, seus conceitos e especificidades. Agora chegou a hora de iniciarmos um novo contedo, que o estudo dos Fluxogramas. Voc sabe o que um fluxograma? E a definio de processo? Voc conhece os smbolos padronizados para a elaborao de um fluxograma de um processo? Voc est convidado a aprender tudo isso e muito mais nessa unidade! Bons estudos!

ANLISE DE PROCESSOS FLUXOGRAMA

Voc se lembra da atividade ldica desenvolvida no portal do EAD, onde foi solicitado que voc executasse uma determinada atividade, com o objetivo de trocar os sapos e as rs de lugar? Claro que sim no mesmo!

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Os procedimentos foram descritos em uma planilha com a sequncia correta das atividades a serem desenvolvidas, para se obter os resultados esperados! Essas etapas, pode-se afirmar, so etapas de um determinado processo! Mas qual a definio de um Processo? Processo um conjunto de atividades que devem ser executadas de forma inter-relacionadas visando atender a um objetivo comum, um resultado especfico, tendo um incio e um fim. Para Manganote (2001, p. 11) Processo qualquer atividade ou conjunto de atividade que torna uma entrada, adiciona valor a ela e fornece uma sada a um cliente especifico. Concordando com Manganote (2001), Cury (2006, p.311), acrescenta ainda que o processo uma srie de tarefas ou etapas que recebem insumos (materiais, informaes, pessoas, mquinas, mtodos) e geram produtos (produto fsico, informao, servio) com valor agregado, usados para fins especficos por seu receptor. Desta forma, acrescenta esse autor, qualquer tipo de trabalho que uma empresa estiver realizando, em princpio, deve integrar um processo. CURY (2006, p.311). Os processos podem ser descritos para a execuo de determinada tarefa ou apresentados em formas grficas, com o objetivo de:

a) b) c) d)

Reduzir o tempo de execuo das atividades; Padronizar a execuo das atividades; Eliminar desperdcios ou retrabalhos; Aumentar a eficincia e consequentemente a produtividade.

Isso pode ser facilmente confirmado com o exerccio proposto na atividade ldica, em que voc teve que executar uma determinada tarefa sem uma orientao prvia, ou treinamento, gastando muito tempo, tendo de tentar repetidas vezes at encontrar a forma correta para atingir o resultado proposto. Contudo, ao receber a descrio do processo, com todas as etapas que deveriam ser realizadas para alcanar a meta proposta, foi possvel conquist-la em um menor espao de tempo e sem cometer o grande nmero de erros!

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Da mesma forma, como um processo pode ser apresentado descritivamente, ele pode ser representado de forma grfica. Esse modo de representao denomina-se Fluxogramas!

O que um fluxograma?

Na viso de Chinelato (2004) o fluxograma uma representao grfica da movimentao e da operao da empresa, sendo observados materiais, pessoas e documentos. Concordando com Chinelato (2004), Oliveira (2006, p. 460) acrescenta ainda que o fluxograma uma (...) representao grfica que apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais envolvidas no processo, No que concerne aos objetivos do fluxograma, obter maior padronizao, seqenciar processos, para que maiores resultados possam ser alcanados. Viana (2002) lista os objetivos e aspectos principais do fluxograma: a) Padronizar a representao dos mtodos e os procedimentos administrativos; b) Maior rapidez na descrio dos mtodos administrativos; c) Facilitar a leitura e o entendimento; d) Facilitar a leitura e o entendimento; e) Facilitar a localizao e a identificao dos aspectos mais importantes; f) Maior flexibilidade; e

g) Melhor grau de anlise. (VIANA, 2002, p. 257)

Quanto s vantagens que enfatizam a utilizao do fluxograma Viana (2002, p. 258) apresenta as seguintes: a) Apresentao real dos mtodos administrativos, proporcionando e facilitando a eficincia do processo; b) Viso integrada do processo, identificando tanto solues como problemas; c) Simbologias na qual facilita o entendimento para todos os usurios; d) Facilidade nas identificaes dos pontos fortes e fracos dos processos;

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e) Propicia atualizao e modificao dos mtodos utilizados.

Conhea os smbolos bsicos de um Fluxograma Vertical e do Fluxograma Global ou de Colunas, apresentados por que o auxiliaro na elaborao dos fluxos de processos.

1. Simbologia de Fluxogramas
Os smbolos utilizados nos fluxogramas tm por objetivo evidenciar a origem, processo e destino da informao escrita e/ou verbal componente de um sistema. Existe uma tendncia cada vez mais generalizada para a padronizao dos smbolos convencionais que representam elementos ou situaes correntes. A utilizao desses smbolos ampliou-se de tal forma que chegou a constituir uma linguagem corrente entre os usurios. possvel utilizar smbolos diferentes dos convencionais desde que no ofeream dificuldade de compreenso para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Esta situao decorrente de caractersticas especficas de alguns sistemas que exigem essa flexibilidade. Nesses casos, deve-se elaborar uma legenda no final do fluxograma, esclarecendo o significado dos smbolos utilizados.

1.1 Fluxograma vertical

Segundo Oliveira (2006), o fluxograma vertical na maioria das vezes, destinado representao de rotinas simples em uma rea especfica da empresa. As principais vantagens que esse tipo de fluxograma possui, so: Poder ser impresso como um formulrio padronizado; rapidez de preenchimento, pois os smbolos j esto impressos; possui uma maior clareza na apresentao; e, facilidade de leitura pelos usurios. O autor ainda explica a formao do fluxograma, que como o prprio nome diz, formado de colunas verticais. Numa coluna so inseridos os smbolos de operao, transporte, arquivamento, demora e inspeo; em outra colocada a descrio do mdulo atual, e por ltimo, a coluna que consta o funcionrio ou a rea responsvel pela execuo daquela operao. Os aspectos bsicos de um fluxograma vertical, que so: Facilitar a descrio das rotinas existentes na organizao; reduzir as divergncias entre o entrevistado e o entrevistador; e estruturar a proposio de novos sistemas, embora essa no seja o objetivo principal, complementa o autor.

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Os smbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical so apresentados no quadro a seguir:

Smbolo

Significado

Smbolo

Significado

Anlise ou Operao

Execuo ou Inspeo

Transporte

Arquivo Provisrio

Arquivo Definitivo

Demora ou Atraso

Figura 7.1 Simbologias do Fluxograma Vertical Fonte: Adaptado de Arajo (2001, p. 76)

Aps os expostos pelo autor, fica fcil de perceber que o fluxograma vertical simples e tem como objetivo principal, demonstrar o fluxo de trabalho de uma rea especifica da empresa, no a vendo como um todo, mas sim como uma parte da organizao. Cada simbologia do fluxograma tem um significado e o mesmo deve ser utilizado de acordo com o estgio em que o trabalho encontra-se. A seguir, sero apresentadas caractersticas bsicas do fluxograma global ou de colunas.

1.2 Fluxograma Global ou de Colunas

Segundo Cury (2006, p.351) esse tipo de fluxograma recebe esse nome pela viso global que oferece do fluxo de trabalho e tambm porque os rgos aparecem no fluxo sob forma de colunas. A utilizao desse fluxograma mais apropriada para se transmitir o fluxo de trabalho para toda a organizao.

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Os smbolos utilizados para esse tipo de fluxograma so representados no quadro a seguir:

Smbolo

Significado

Smbolo

Significado

Terminal: utilizado para representar o incio ou o fim de um processo ou para referir-se a outro processo que no seja objeto de estudo.

Operao: Representa qualquer ao para criar, transformar, conferir ou analisar uma operao ou procedimento. Dentro do smbolo, descreve-se o objeto da ao.

Executante ou Responsvel: Indica o cargo ou a funo responsvel pela execuo daquela atividade ou rotina.

Documento: Representa qualquer documento ou formulrio

Arquivo: Representa o arquivamento da documentao inerente ao processo.

Deciso: Indica um ponto no processo que apresenta aes condicionantes, onde h caminhos alternativos, se acontecer determinado evento (sim ou no).

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Conferncia: Indica qualquer exame, conferncia ou inspeo no fluxo de trabalho.

Conector de Pgina: Indica onde continua a seqncia do fluxo (quando no h espao suficiente para a continuao do desenho). Deve-se indicar a folha de destino, naquela de origem, bem como na de destino.

Conector de rotina: Utilizado para transportar a rotina para outra coluna, dentro da mesma pgina. Deve-se colocar um nmero de identificao no interior do smbolo. rea / setor: Utilizado para definir a rea ou o setor responsvel pela atividade ou rotina. Setas indicativas:
Indicam o sentido de circulao, ou a sequncia do processo.

Figura 7.2 - Simbologias do Fluxograma Global ou de Colunas Fonte: Adaptado de Cury (2006, p.352).

1.2.1 Dicas
a) Todo fluxo deve ter incio e fim. No pode ficar nenhuma simbologia solta (sem indicao da continuidade do processo ou com a simbologia de fim). b) Nunca esquecer das setas no fluxograma. c) Sempre que se for enviar um documento, utilizar a simbologia de documento. d) Antes do arquivo obrigatoriamente tem que ter a simbologia de documento, j que s se arquivam documentos.

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1.2.2 Os fluxogramas permitem

a) identificar falhas processuais; b) verificar e aprimorar processos de trabalho; c) identificar possveis problemas de comunicao e definio de responsabilidades; d) detectar retrabalhos.

1.2.3 Softwares indicados para o desenho de fluxogramas

a) Visio; b) Flow Diagrams; c) Flow Charter d) Word; e) Excel; f) PowerPoint;

Voc sabe desenhar um processo utilizando os smbolos do fluxograma? Veja abaixo, dois exemplos, utilizando os smbolos apresentados nas figuras 7.1 e 7.2:

1.2.4 Exemplos fluxogramas

Considere o seguinte processo referente realizao de pagamentos de fornecedores com cheques em uma determinada empresa:

Incio do processo:

a) rea de Contas a Pagar Recebe documentos de fornecedores, conferindo-os e arquivando-os por data de vencimento.

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Diariamente, seleciona os documentos a vencer no dia seguinte. Emite cheques em duas vias, anexando a eles os documentos correspondentes. Solicita as assinaturas credenciadas. Encaminha os documentos + cheques Tesouraria.

b) rea de Tesouraria Providencia os pagamentos. Encaminha os documentos quitados rea de Contas a Pagar.

c) rea de Contas a Pagar Recebe os documentos e efetua conferncias. No havendo divergncias: Processa a baixa dos documentos pagos no sistema informatizado. Arquiva as segundas vias das cpias de cheques Finaliza o processo.

Exemplo 1 (utilizando os smbolos apresentados na Figura 7.1):

Fluxograma de Vertical: Processo de Pagamentos de Fornecedores com Cheques

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Fluxograma Vertical
SIGNIFICADO ROTINA ATUAL PROPOSTA Processo: Pagamento de pagamentos de fornecedores com cheques OPERAO

3 2

SMBOLOS

TRANSPORTE

TOTAIS

CONTROLE ESPERA ARQUIVO PROVISRIO ARQUIVO DEFINITIVO

3 0 0 2

rgo: Departamento de Finanas Estudado por: Jos Pedro de Tal Em: 30/03/2009

SMBOLOS

FUNES OU CARGOS

DESCRIO DOS PRINCIPAIS PASSOS OU FASES

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

AUX. CONTAS PAGAR Recebe documentos de fornecedores

Confere os documentos Arquiva por data de vencimento Seleciona os documentos vincendos Emite cheque em duas vias e anexa os documentos Solicita assinatura no cheque Encaminha os documentos para a Tesouraria
TESOUREIRO

Confere os documentos Providencia os pagamentos Encaminha os documentos quitados para Contas Pagar

AUX. CONTAS PAGAR Confere os documentos

Efetua baixa no sistema informatizado Arquiva a 2a via do cheque

Figura 7.3: Fluxograma de Processo de Pagamento de Fornecedores com Cheques Fonte: Elaborado pelo autor.

Perceba que, nesse tipo de fluxograma, no cabealho est disposto a descrio da rotina (se ela a atual ou a proposta), o nome do processo, bem como a rea responsvel pela sua elaborao/reviso e a data da elaborao. No lado direito do cabealho, apresentado todos os smbolos utilizados na descrio do processo, seus respectivos significados e o nmero total de vezes que cada etapa (smbolo) foi assinalada.

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Esse nmero total um dado muito importante que pode gerar a informao sobre quantas tarefas devero ser executadas por cada rea ou cargo e, principalmente assinalar (ou destacar) o excesso de atividades ou o tempo gasto para a execuo de cada uma delas, para determinar uma possvel reestruturao do fluxograma, ou seja, o nmero total de tarefas utilizado como um indicador que pode ser estudo para dirimir possveis problemas e excesso de tempo despendido para se obter os resultados.

Logo abaixo so apresentadas as etapas, devidamente numeradas, seguidas dos seis smbolos padres para este tipo de fluxograma (conforme discriminado na Fig. 7.1), sendo que cada smbolo utilizado dever ser totalmente preenchido, destacando assim para o leitor do procedimento, qual etapa est sendo desenvolvida, ligando essa etapa seguinte com uma linha.

Na sequncia est descrita a rea responsvel pela execuo daquela etapa e posteriormente apresentada uma descrio sucinta de cada etapa do procedimento.

Viu como fcil utilizar esse tipo de fluxograma? Para que voc possa adquirir a prtica na elaborao de fluxogramas, crie um modelo em formato Excel e exercite com atividades do seu diaa-dia. Por exemplo:

a) Descreva sua rotina pessoal diria (certamente ela envolver outras pessoas); b) Descreva uma atividade de uma disciplina ou uma tarefa dada por determinado professor; c) Elabore um fluxograma para uma viagem de fim de semana para um local que voc mais gosta de passear; d) Desenhe o fluxograma da sua principal atividade profissional e etc;

Veja abaixo o segundo exemplo de Fluxograma Global, da mesma rotina anterior, utilizando, agora as simbologias apresentadas na Fig. 2. Vamos l?!!!

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Nome da Empresa
Processo de pagamentos de fornecedores com cheques

5/5/2010

Reviso: 001 elaborado por Edson Moura da Silva

Incio 1

Contas a Pagar

Tesouraria

Recebe documentos / confere

Providencia pagamentos

Devolve doc. p/ fornecedor p/ correo

No

Docto est correto? Sim Seleciona documentos vincendos no dia seguinte

Sim

1a via venc.

Encaminha documentos quitados para Contas Pagar

Contas a Pagar

Emite cheque em duas vias / anexa doctos

Recebe e confere os documentos enviados pela Tesouraria

Solicita assinatura nos cheques emitidos No Cheque foi assinado? Sim Envia cheque para tesouraria

Docto est correto? Sim D baixa dos doctos pagos no sistema 2a via cheque

No

Fim

Figura 7.4: Fluxograma de Processo de Pagamento de Fornecedores com Cheques Fonte: Elaborado pelo autor

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O raciocnio aqui se apresenta de forma correlata ao do fluxograma Fig. 7.3. Apresenta-se no cabealho o nome empresa, o nome do procedimento, a data da elaborao, o nmero da reviso do procedimento e o nome do responsvel pela sua elaborao.

Em seguida apresentado os smbolos de forma seqenciada para cada etapa descrita no item 7.1.2.4, at o final do processo!

Tente praticar a elaborao desse fluxograma, como no exemplo anterior, buscando utilizar os smbolos destacados na Fig. 2, para cada uma das etapas descritas por voc.

Lembre-se que para desenhar um fluxograma deve-se primeiramente conhecer a rotina a ser descrita. Logo em seguida necessrio destacar e descrever as principais etapas do processo, inerentes essa rotina, detalhando a quantidade de tarefas, arquivos, formulrios e outros. Em seguida basta

desenhar os processos!

Basta utilizar os smbolos corretos para explicar a atividade desenvolvida e utilizar as setas para indicar a sequncia do processo. fcil, mas devemos praticar para se tornar um hbito!

Sntese da unidade:
Nesta unidade foi demonstrado a importncia da utilizao do fluxograma para a padronizao dos processos organizacionais, com o objetivo de reduzir os desvios dos padres estabelecidos,

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dinamizar a execuo das atividades, reduzindo o tempo de execuo das tarefas e, consequentemente, contribuir para o aumento da produtividade!

Essas so as do fluxograma em uma empresa! Pratique e exercite essa ferramenta. Como sugesto para poder reforar o aprendizado e fixar os conhecimentos das simbologias, inicie agora mesmo o desenho de uma rotina pessoal diria! Dessa forma voc poder compreender o quanto importante a utilizao dessa ferramenta em nosso dia-a-dia!

Utilize os softwares especficos para a elaborao dos fluxogramas! Muitos so disponibilizados, pela internet, de forma gratuita! Voc ainda pode utilizar os diferentes softwares da Microsoft citados no item 1.2.3. Vale pena praticar!

Veja abaixo a importncia de mais um instrumento utilizado constantemente, pelas empresas, ou mesmo em nosso cotidiano, para o controle dos dados e das informaes geradas pelas diversas pessoas nos diferentes setores e nas rotinas da empresa: os formulrios.

REFERNCIAS
ARAUJO, Luiz Csar G. de. Organizao, sistemas e mtodos e as modernas ferramentas de gesto organizacional. So Paulo: Atlas, 2001. CHINELATO, Joo Filho. O&M integrado informtica. 12. ed. Rio de Janeiro: LTC, 2004. CURY, Antonio. ORGANIZAO E MTODOS: uma viso holstica. Perspectiva comportamental e abordagem contingencial. So Paulo: Atlas, 2006.

MANGANOTTE, Edimilson. J. T. Organizao, sistemas e mtodos. Campinas: Alnea. 2001. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, organizaes e mtodos: uma abordagem gerencial. So Paulo: Atlas, 2006. VIANA. Joo Jos. Administrao de Materiais: Um enfoque Prtico. 1. ed. So Paulo: Atlas. 2002. 448 p.

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