Vous êtes sur la page 1sur 18

2.3 DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS.

HISTORIA. A partir de la dcada de 1980, un nmero de vendedores comenz a desarrollar sistemas de software para gestin de documentos basados en papel. Estos sistemas tratan de documentos en papel, que incluan no slo los documentos impresos y publicados, sino tambin fotografas, grabados, etc. Ms tarde, los desarrolladores comenzaron a escribir un segundo tipo de sistema que pudiera gestionar los documentos electrnicos, es decir, todos aquellos documentos o archivos, creados en los ordenadores. La primera gestin electrnica de documentos solo era para un nmero limitado de formatos de archivo . Muchos de estos sistemas ms adelante, que se conoce como imgenes de documentos de sistemas, ya que se centr en la captura, almacenamiento, indexacin y recuperacin de los formatos de archivo de imagen. Sistemas EDM evolucionado a un punto donde los sistemas pueden manejar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera se almacenan en la red. Las solicitudes crecieron hasta abarcar los documentos electrnicos, herramientas de colaboracin, seguridad, flujo de trabajo y de auditora de las capacidades. Estos sistemas de una organizacin habilitada para capturar los faxes y las formas, para guardar copias de los documentos, imgenes, y para almacenar los archivos de imagen en el repositorio para la seguridad y rpida recuperacin (recuperacin posible ya que el sistema maneja la extraccin del texto del documento en el proceso de captura, y la funcin de texto indizador siempre y recuperacin de textos- capacidades). Sistemas de EDM evolucionado a un punto donde los sistemas podran administrar cualquier tipo de formato de archivo que podra almacenarse en la red. Las solicitudes crecieron hasta abarcar los documentos electrnicos, herramientas de colaboracin, seguridad, flujo de trabajo y de auditora de las capacidades.

QU ES DMS? Como dijimos anteriormente, el trmino DMS, Document Management System, o en espaol Sistema de Gestin Documental, se refiere a los programas informticos capaces de administrar grandes cantidades de documentos electrnicos de una manera ptima, para el uso de los mismos en los diferentes procesos de las organizaciones. Generalmente los DMS poseen distintas funcionalidades, como son: metadata, integracin, captura, indexacin, almacenamiento, recuperacin, distribucin, seguridad, flujo de trabajo, colaboracin, versiones, bsqueda, publicacin y reproduccin. El origen de los DMS se remonta a los aos 80s, en esa poca las empresas de software desarrollaron programas que permitan llevar un seguimiento de documentos fsicos o en papel, sin embargo, con el aumento en la adquisicin de computadores, fue necesario crear software que permitiera gestionar tambin documentos electrnicos almacenados en los mismos; estos programas manejaban generalmente tipos de archivos exclusivos o muy pocos formatos. Ms tarde dichos programas fueron conocidos como sistemas de digitalizacin de documentos, pues se centraban en digitalizar, almacenar, indexar y extraer documentos fsicos. Con el pasar de los aos, el crecimiento de los DMS fue tanto que actualmente es posible gestionar altos volmenes de informacin en cualquier formato existente, incluso herramientas como el lenguaje HTML ha facilitado la gestin de los archivos por medio de la web, mejorando la disponibilidad e indexacin de los mismos. CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS. Los siguientes rasgos caractersticos de la gestin de documentos trata la reestructuracin de la gestin documental.

Prcticamente toda la informacin que es compartida con el industrial se expresa mediante documentos. La mayora de los documentos creados estn hechos en formato digital, y en la mayora de los casos, los documentos antiguos, o incluso los croquis o dibujos realizados a mano, son escaneados y transformados a digital. La distribucin de la informacin, la compartimentacin y manipulacin de los documentos se realiza casi completamente mediante el ordenador. El compartimento de informacin va correo electrnico, es cada vez ms avanzado, pudiendo crear simplemente carpetas compartidas para tener en el momento la documentacin en cualquier ordenador.

COMPONENTES DEL DMS. Sistemas de gestin de documentos comnmente proporcionan almacenaje, control de versiones, metadatos, seguridad, as como capacidades de indexacin y recuperacin. Estos componentes son:

Tema

Descripcin

Metadatos

Metadatos normalmente se almacena para cada documento. Metadatos puede ser, por ejemplo, incluir la fecha se almacena el documento y la identidad del usuario de guardarlo. El DMS tambin puede extraer los metadatos del documento de forma automtica o pedir al usuario que aadir metadatos. Algunos sistemas tambin utilizan el reconocimiento ptico de caracteres en las imgenes digitalizadas, o llevar a cabo la extraccin de texto
3

en los documentos electrnicos. El texto resultante se extrajo se puede utilizar para ayudar a los usuarios en los documentos de fijacin mediante la identificacin de palabras clave o probables para proporcionar capacidad de bsqueda de texto, o puede ser utilizado por s solo. Texto extrado tambin se puede almacenar como un componente de metadatos, almacenada con la imagen, o por separado, como una fuente para la bsqueda de las colecciones de documentos.

Integracin

Muchos de los sistemas de gestin de documentos tratan de integrar la gestin de documentos directamente en otras aplicaciones, de modo que los usuarios pueden recuperar los documentos existentes directamente desde el repositorio de documentos sistema de gestin, realizar cambios y guardar el documento modificado en el repositorio como una nueva versin, todo sin salir de la aplicacin. Esta integracin es comnmente disponibles para suites de oficina y de correo electrnico o la colaboracin / software de trabajo en grupo. Integracin a menudo utiliza estndares abiertos como ODMA, SOAP para permitir la integracin con otros programas y el cumplimiento de los controles internos.

Capturar

Captura principalmente implica la aceptacin y el procesamiento de imgenes de documentos en papel de los escneres o impresoras multifuncin. Reconocimiento ptico de caracteres (OCR) se utiliza a menudo, ya sea integrado en el hardware o como software independiente, con el fin de convertir las imgenes digitales en texto legible por mquina. La marca de reconocimiento ptico (OMR) de software se utiliza a veces para extraer los
4

valores de las casillas o burbujas. Captura tambin puede implicar la aceptacin de los documentos electrnicos y otros archivos basados en computadoras.

Indexacin

Index Server rastrea los documentos electrnicos. Indexacin puede ser tan simple como hacer el seguimiento de los identificadores nicos de documentos, pero a menudo toma una forma ms compleja, proporcionando la clasificacin a travs de los metadatos, o incluso a travs de ndices de palabras extradas de los documentos de los documentos contenidos. Indexacin existe principalmente para apoyar la recuperacin. Una de las reas de importancia crtica para la recuperacin rpida es la creacin de un ndice de topologa.

Guarde los documentos electrnicos. El almacenamiento de los documentos a menudo incluye la gestin de esos mismos documentos, donde se almacenan, durante cunto Almacenamiento tiempo, la migracin de los documentos de un medio de almacenamiento a otro ( gestin de almacenamiento jerrquico ) y la destruccin eventual documento.

Recuperacin

Recuperar los documentos electrnicos de almacenamiento. Aunque la idea de recuperar un documento en particular es simple, la recuperacin en el contexto electrnico puede ser bastante compleja y de gran alcance. La recuperacin simple de los documentos individuales pueden ser apoyados por lo que permite al usuario especificar el identificador de documento nico, y que el sistema utiliza el ndice de base (o una consulta que no estn indexadas en su almacn de datos) para recuperar el documento. Recuperacin ms flexible permite que el usuario especifique los trminos de bsqueda parciales relacionados con el identificador de
5

documento y / o partes de los metadatos de espera. Normalmente, esto se obtendr una lista de documentos que se ajustan a los trminos de bsqueda del usuario. Algunos sistemas ofrecen la posibilidad de especificar una expresin booleana que contiene varias palabras clave o frases ejemplo espera que existan dentro de los contenidos de los documentos. La recuperacin para este tipo de consulta puede ser apoyada por los ndices construidos con anterioridad, o pueden realizar ms de tiempo en bsquedas a travs de contenido de los documentos para obtener una lista de los documentos potencialmente pertinentes.

Distribucin

Un documento publicado para la distribucin tiene que estar en un formato que no se puede alterar fcilmente. Como una prctica comn en la ley las industrias reguladas, una copia maestra original del documento nunca se utiliza generalmente para la distribucin que no sea archivado. Si un documento se va a distribuir por va electrnica en un entorno normativo, entonces el equipo de tareas del puesto de trabajo tiene que ser de calidad aprobado y validado. Del mismo modo la calidad de la aprobacin portadores electrnicos de distribucin tienen que ser utilizados. Este enfoque se aplica a ambos de los sistemas mediante los cuales el documento ha de ser interintercambiada, si la integridad del documento es muy de la demanda.

Seguridad

Seguridad de los documentos es de vital importancia en muchas aplicaciones de gestin de documentos. Requisitos de cumplimiento para determinados documentos puede ser bastante complejo, dependiendo del tipo de documentos. Por ejemplo, en el Estados Unidos , los Health Insurance Portability
6

and Accountability Act (HIPAA) requisitos establecen que los documentos mdicos tienen ciertos requisitos de seguridad. Algunos sistemas de gestin de documentos tienen un mdulo de gestin de derechos que permite a un administrador para dar acceso a los documentos basados en el tipo de gente slo ciertos grupos de personas. Documento marcado en el momento de la impresin o la creacin de PDF-es un elemento esencial para evitar la alteracin o uso no intencionado.

Flujo de trabajo

Flujo de trabajo es un proceso complejo y algunos sistemas de gestin de documentos tienen un mdulo de flujo de trabajo integrado. Hay diferentes tipos de flujo de trabajo. El uso depende del medio ambiente se aplica el sistema de gestin electrnica de documentos (EDMS) a. Manual de flujo de trabajo requiere un usuario para ver el documento y decidir a quin enviar el mensaje. Basado en reglas de flujo de trabajo permite a un administrador crear una regla que determina el flujo del documento a travs de una organizacin: por ejemplo, una factura pasa a travs de un proceso de aprobacin y luego se dirige al departamento de cuentas por pagar. Reglas dinmicas permiten a las sucursales que se crean en un proceso de flujo de trabajo. Un ejemplo sencillo sera entrar en un importe de la factura y si la cantidad es inferior a una cantidad determinada, se sigue diferentes rutas a travs de la organizacin. Los mecanismos de flujo de trabajo avanzadas pueden manipular el contenido o la seal de los procesos externos, mientras que estas normas estn en vigor.

Colaboracin

La colaboracin debe ser inherente a un EDMS. En su forma bsica, un EDMS colaboracin debe permitir que los documentos para ser recuperado y trabaj por un usuario
7

autorizado. El acceso debera ser bloqueado a otros usuarios mientras que el trabajo se est realizando en el documento. Otras formas avanzadas de colaboracin que varios usuarios puedan ver y modificar (o marcado) un documento al mismo tiempo, en una sesin de colaboracin. El documento resultante debe ser visible en su forma final, a la vez que el almacenamiento de los mrgenes de beneficio realizados por cada usuario durante la sesin de colaboracin.

Control versiones

Control de versiones es un proceso mediante el cual los documentos se comprueban dentro o fuera del sistema de gestin de documentos, permitiendo a los usuarios recuperar versiones anteriores y continuar el trabajo de desde el punto seleccionado. Control de versiones es til para documentos que cambian con el tiempo y requieren actualizacin, pero puede ser necesario volver a hacer referencia o una copia anterior.

Bsqueda

Bsqueda busca documentos y carpetas con atributos de plantilla o de bsqueda de texto completo. Los documentos pueden ser buscados utilizando diversos atributos y contenido del documento.

Publicacin

Publicacin de un documento consiste en los procedimientos de correccin de textos , los compaeros o del pblico de revisar, autorizar y aprobar la impresin, etc. Esos pasos
8

garantizar la prudencia y el pensamiento lgico. Cualquier manipulacin descuidada puede dar lugar a la inexactitud del documento y por lo tanto, inducir a error o molesta a sus usuarios y lectores. El documento publicado debe estar en un formato que no es fcil de modificar sin un conocimiento especfico o herramientas, y sin embargo es de slo lectura o porttil. La reproduccin de documentos / imgenes es clave a la hora de pensar en la implementacin de un sistema. Es genial ser capaz de poner las cosas, pero cmo vas a salir? Un ejemplo de ello es la construccin de los planes. Cmo va a ser escaneados y los planes de la escala se mantienen cuando se imprime?

Reproduccin

BENEFICIOS DE UN DMS.

Reduccin de la "Huella de Carbono": Minimiza el uso de papel, ayudando a la reduccin de residuos y transformando a la empresa en una empresa sostenible. Actualmente las compaas son ms conscientes de la responsabilidad social y ambiental lo cual las lleva a implementar soluciones que contribuyan al esquema "green".

Mejora de la Accesibilidad: Permite a los empleados ver, compartir, modificar y almacenar documentos de forma rpida, sencilla y desde cualquier lugar, esto acelera los procesos, ya que estas transacciones electrnicas demoran mucho menos de las que se hacen en papel impreso.

Recuperacin ante desastres: Cada empresa debe proteger sus datos o registros vitales ante cualquier desastre que pueda ocurrir, por ejemplo inundaciones, terremotos, tornados o incluso el robo, estos desastres ocurren en cualquier momento, por lo que una implementacin de un DMS asegura que estos datos o registros no se vean afectados. Conformidad. Al tener un sistema DMS es posible tener conocimiento y control sobre los reglamentos, normas y leyes para una buena administracin de documentos.

Seguridad.

Los armarios, las carpetas, los cuadernos y dems, son cosa del pasado, la mejor forma de guardar un documento es ahora por el medio virtual ya que ofrece la personalizacin de la seguridad del mismo y la recuperacin de los documentos perdidos puede ser de forma rpida y eficiente.

Mayor eficiencia.

Recuperacin de documentos ms rpida mediante ndices de bsqueda, recuperacin de prdida de informacin, proceso de gestin y seguimiento de archivos importantes, hacen de un DMS una herramienta para dar mayor eficiencia una compaa.

Reduccin de costos: Dado que los archivos de papel tambin son costosos para procesar, duplicar, distribuir y almacenar, digitalizacin reduce los gastos operativos y gastos generales.

Mantener archivadores amplios y organizados, mantener un lugar especfico para esos archivadores, contar con mltiples copias de los documentos ms importantes teniendo en cuenta el material para su impresin y su
10

almacenamiento, son factores que cuestan dinero, personal, tiempo, espacio y mucho material para una compaa, por ello DMS garantiza la reduccin masiva del uso del papel y su almacenamiento principalmente.

DESVENTAJAS. Si la informacin no est organizada y guardada correctamente, pueden haber demasiados documentos y versiones disponibles, as causando un problema de sobrecarga de informacin a los usuarios. Muchas de estas herramientas pueden ser innecesarias y pueden tener ms costo que valor para las compaas La localizacin centralizada de los documentos tambin promueve la distribucin sencilla de los documentos a los usuarios. Sin embargo, el almacenamiento electrnico de los documentos digitales en un solo lugar puede ser un riesgo extra de seguridad a menos de que se aada seguridad extra para proteger el sistema electrnico.

ALGUNOS SISTEMAS DE GESTIN DE DATOS SON:

Microsoft SharePoint.

Microsoft SharePoint es el sistema de gestin documental ms popular y ampliamente utilizado en el mundo de los negocios. Esta aplicacin viene con plantillas integradas de flujo de trabajo que le permiten automatizar los procesos siguientes: la aprobacin, revisin y archivo. Usted puede desarrollar, gestionar y analizar los flujos de trabajo, que le ayudar a hacer que sus procesos de colaboracin ms eficiente. No slo se puede publicar los documentos, pero sus compaeros puedan verlos y editarlos. Microsoft SharePoint tambin
11

le permite crear wikis y blogs. Otras tareas que puede realizar con Microsoft SharePoint incluyen la gestin de listas de tareas, implementar flujos de trabajo, anlisis de datos y la publicacin de informes. Open Text Document Management. Abra el Administrador de documentos de texto es una aplicacin de depsito para el ahorro y la categorizacin de documentos electrnicos. Este sistema ayuda a una empresa para el mejor cumplimiento de los estndares de negocios o de reglamentacin. Se ayuda a los empleados para recuperar los documentos especficos ms rpido y ms fcil. Con Open Text, puede configurar los documentos electrnicos en las jerarquas de carpetas. Tambin se pueden asignar calificaciones y la crtica el valor de los documentos. Otros colegas podrn ver sus comentarios. Open Text tambin mantiene un registro de los documentos ms actuales que las personas que regularmente ven. Adems, se realiza un seguimiento automtico solicitudes de cambio, los procesos de aprobacin y las revisiones. Para hacer esto, usted acaba de utilizar el Diseador de sistema de administracin de documento de texto de flujo de trabajo grfico. Usted tambin tiene la flexibilidad para crear procesos con base en sus normas, as como los requisitos de las agencias reguladoras. Open Text le permite trabajar desde otras aplicaciones de edicin de documentos, incluyendo Outlook, Excel, Word y correo Lotus.

IBM Office Document Management. IBM Gestin de documentos de Office es un componente de IBM ECM. Este componente se integra perfectamente con otras aplicaciones como Microsoft SharePoint, Microsoft Word, PowerPoint y Open Office. Tambin es compatible con aplicaciones de correo electrnico
12

de software, tales como Lotus Notes y Microsoft Outlook. IBM Gestin de documentos de Office le permite crear documentos de forma individual o con otros colegas y compartirlos a travs de grupos de trabajo. Usted puede encontrar y acceder a documentos a travs de su organizacin.

13

CASO PRCTICO. Implantacin de un sistema de gestin de seguridad.

14

15

GLOSARIO. HTML: siglas de HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcado de Hipertexto), es el lenguaje de marcado predominante para la elaboracin de pginas web. Es usado para describir la estructura y el contenido en forma de texto, as como para complementar el texto con objetos tales como imgenes. ODMA: Open Document Management API). Estndar abierto que permite a las aplicaciones de escritorio relacionarse con un DMS (document management systems - sistema de gestin de documentos). ODMA simplifica la comunicacin de archivos multiplataforma y multiaplicaciones estandarizando el acceso a la gestin del documento (al DMS) a travs de un API. SOAP: Protocolo para el intercambio de mensajes que utiliza XML y es independiente de la plataforma o sistema operativo, utilizado para codificar informacin en los dilogos de los Servicios Web. OCR: (Optical character recognition), es un software que extrae de una imagen los caracteres que componen un texto para almacenarlos en un formato con el cual puedan interactuar programas de edicin de texto. OMR: Reconocimiento ptico de marcas (tambin conocido como OMR por sus siglas en ingls) es el proceso de capturar datos de marcas (hechas por humanos) desde documentos, como encuestas o exmenes. Index Server: Es un componente de Windows que te permite crear un index de documentos a partir de ciertos criterios establecidos, este index puede ser buscado por medio de queries. EDMS: Sistema electrnico de gestin de documentos. Wikis: es un sitio web cuyas pginas pueden ser editadas por mltiples voluntarios a travs del navegador web. Blogs: en espaol tambin una bitcora, es un sitio web peridicamente actualizado que recopila cronolgicamente textos o artculos de uno o varios autores, apareciendo primero el ms reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente. ECM: La gestin de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) es una estrategia tomada principalmente de las empresas de tecnologas de la informacin, las cuales la utilizan para la captura, almacenamiento, seguridad, control de las versiones, recuperacin distribucin, conservacin y destruccin de documentos.
16

PDF: (acrnimo del ingls portable document format, formato de documento porttil) es un formato de almacenamiento de documentos, desarrollado por la empresa Adobe Systems. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto). Intranets: Una intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnologa Internet para compartir dentro de una organizacin. Health Insurance Portability and (HIPAA): establece los derechos y protecciones para los participantes y beneficiarios de planes de salud grupales. HIPAA incluye protecciones para la cobertura de planes de salud grupales que limitan exclusiones por condiciones preexistentes, prohibir la discriminacin contra los empleados y dependientes en funcin de su estado de salud, y permitir una oportunidad especial para inscribirse en un nuevo plan para las personas en determinadas circunstancias. EDM: a electroerosin es un proceso de fabricacin, tambin conocido como Mecanizado por Descarga Elctrica o EDM (Por su nombre en ingles, Electrical Discharge Machining).

17

BIBLIOGRAFA.

n.wikipedia.org/.../Document_management_sys. www.ademero.com/. www.filehold.com/ - Estados Unidos. www.documentlocator.com/.../document-manag. www.m-files.com/. www.logicaldoc.com/ - Estados Unidos. www.dokmee.net.

18