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UNIVERSIDAD PERUANA DE LOS ANDES - FILIAL LIMA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN Y SISTEMAS

ORGANIZACIN Y METODOS

3 METODOS DE TRABAJO
PROCESOS
Se define los procesos como el conjunto de acciones relacionadas entre s, que se realizan en forma secuencial o simultnea y que permiten alcanzar o cumplir de la manera ms directa, oportuna y eficiente los objetivos y metas previamente establecidos. Michael Hammer los define como un conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y crea un producto de valor para el cliente. Los procesos deben ser: 1. Eficaces, es decir deben permitir el logro de los objetivos 2. Eficientes, es decir deben ser racionales en el uso de los recursos empleados para el logro de los objetivos. Un objetivo es la declaracin de algo que se quiere lograr y debe ser realista, retador, medible y debe ubicarse en el tiempo. Cuando el objetivo es cuantificado se convierte en meta. El esquema bsico de un proceso considera seis etapas claramente definidas: Entrada (llamada tambin input, es el ingreso de insumos o materia prima) Proceso (acciones que recibe el insumo o materia prima y origina el producto de valor para el cliente) Salida (llamada tambin output, es el producto final) Retroalimentacin (es la informacin que se genera al termino del proceso y que permite realizar los ajustes y actualizaciones para mejorar el producto final) Controles (son los medios que garantizan que el producto o servicio final cumple las especificaciones requeridas por el cliente)
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Recursos (son los materiales, personas, etc. Que permitirn que el proceso funcione de acuerdo a lo planificado.

Todo proceso debe cumplir con ciertas caractersticas como son: 1. Requiere la realizacin de un conjunto de acciones 2. El resultado de una accin compromete y/o da origen a la siguiente accin 3. La accin que inicia el proceso como aquella que lo concluye deben ser perfectamente identificables. Adems la accin que concluye el proceso puede dar origen a uno nuevo. 4. Las acciones de un proceso son rutinarias y repetitivas 5. Los clientes de un proceso pueden ser internos o externos 6. El proceso adopta el nombre del documento o producto resultante

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Por otro lado, todo proceso debe contribuir (en forma individual y colectiva) a: El cumplimiento de la misin La construccin de la visin El logro de los objetivos Pero adems los procesos deben estar enmarcados y representar las polticas y la cultura organizacional. Los procesos permiten sistematizar y estandarizar las actividades de cualquier organizacin, en ese sentido, los procesos pueden ser: productivos, comerciales, financieros, contables, de seguridad, operativos, logsticos, administrativos, etc. Los procesos se pueden representar por smbolos:

Pero tambin se pueden representar por figuras que representan maquinas o equipos:

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CLASIFICACION DE LOS PROCESOS Los procesos se pueden clasificar en 1. Diagramas de flujo o flujo gramas Define una visin clara y global del proceso. Sus principales smbolos son:

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Ejemplo: Diagrama de flujo para la fabricacin de resina

INICIO

Pesar materia prima

Agregar reactor

Reaccin qumica NO

Sacar muestra

Medir viscosidad

Viscosidad OK?

SI

Enfriar y descargar

FIN

2. Curso gramas Es la forma organizada de registrar y representar todas las actividades que realiza una persona en un rea o puesto de trabajo mientras elabora un producto o brinda un servicio a un cliente. Los curso gramas no son otra cosa que la muestra de la trayectoria de un procedimiento, sealando todos los hechos sujetos a evaluacin. El curso gramas utilizan los siguientes smbolos:

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Un ejemplo de curso grama

POR QUE FRACASAN LOS PROCESOS El fracaso de los procesos se debe fundamentalmente a: Nmero excesivo de etapas Falta de unidad de criterio Excesivo movimiento de personas Exceso de registros o documentos para fines de referencia, control, anotacin.

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MANUALES
Son los documentos tcnicos de gestin que describen las funciones, relaciones, comunicaciones, jerarquas, estructura orgnica, procedimientos, trmites, etc. de una unidad o puesto de trabajo de una organizacin. Los manuales aparte de su labor descriptiva, cumplen otros fines. Entre los principales se tiene: Proporcionar instrucciones e informaciones para el desarrollo de las actividades de una organizacin. Convertirse en una herramienta que sirva para la capacitacin y orientacin del personal. Armonizar el funcionamiento y desempeo organizacional. En la elaboracin de los manuales se debe tener en cuenta los objetivos y la naturaleza de la organizacin, adems de que: Deben ser sustentarlos en dispositivos y normas legales. Deben describir y detallar claramente las disposiciones, organigramas, puestos, procedimientos, formularios, informes, etc. Deben ser elaborados por partes y someterlo a la aprobacin de los responsables de su aplicacin. Deben ser redactados de la forma ms sencilla posible. Deben ser impresos y archivados de preferencia con hojas removibles (pionner). Deben ser distribuidos adecuadamente, de preferencia en forma individual. Los principales manuales son: Manual de Organizacin y Funciones Es un instrumento de ordenamiento organizativo. Describe detalladamente la estructura y funciones de una organizacin en forma total y por dependencias (si la organizacin es muy grande). Su objetivo es: Describir las funciones generales de cada puesto, delimitando su amplitud y naturaleza. Describe las funciones especficas de cada cargo. Determina la ubicacin de los cargos dentro de la estructura. Precisa los lmites de cada unidad jerrquica, estableciendo las formas de interrelacin funcionales. Es importante porque ofrece una visin panormica de la estructura, funciones y cargos; evita duplicidades e interferencias; permite la orientacin y capacitacin del personal que se incorpora a la organizacin;
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posibilita el control de las actividades y define los canales jerrquicos y la lnea de mando. Reglamento Interno Es el documento que contiene los deberes (responsabilidades propias del cargo, control de asistencia, jornada laboral, horarios de trabajo, tardanzas, faltas, justificaciones, descansos, etc.) y derechos (vacaciones, licencias, remuneraciones, permisos, estmulos, ascensos, capacitacin y bienestar general, etc.) del personal. Adems debe contener el rgimen disciplinario de la organizacin, indicando las faltas, sanciones y los mecanismos para su aplicacin. Se sustenta fundamentalmente en las diversas normas y leyes del pas en materia laboral. Manual de procedimientos Es el documento que describe detalladamente los procesos, requisitos, trmites, plazos y responsables, as como las maquinarias, equipos y/o herramientas con que se deben hacer. Puede expresarse literal o grficamente.

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PUESTOS DE TRABAJO
Es el conjunto de funciones de carcter homogneo o afn cuya ejecucin en forma individual o grupal contribuye al logro de los resultados institucionales. Un puesto implica para quien lo ocupa la responsabilidad de las acciones a ejecutar, responde a un superior, puede ejercer su autoridad y poder sobre otros puestos y se comunica, interacta y se relaciona con otros puestos. Se deduce entonces que un puesto de trabajo puede ser parte de un equipo de trabajo, por lo consiguiente forman parte de procesos, sistemas, sub sistemas y supra sistemas. Aunque no existe consenso entre los diversos estudiosos del tema, se considera que existe una serie de criterios que permiten formalizar un puesto de trabajo. Entre estos criterios se tiene los siguientes: 1. Criterio del objetivo La estructura de una organizacin debe permitir a aquellas personas que se desempean en un puesto de trabajo, contribuir de manera efectiva y eficiente al logro de los objetivos y metas planteados. 2. Criterio de la definicin de funciones La organizacin implica el diseo de una estructura funcional. Esta estructura para una mayor contribucin al logro de los objetivos trazados, debe definir de manera clara: Los resultados esperados del puesto Las actividades que debe realizar Las herramientas, equipos y/o maquinarias a utilizar La autoridad que ejerce y a la que es sometida Las manera de relacionarse con otros puestos Las formas de comunicacin y coordinacin con otros puestos 3. Criterio de la autoridad Este criterio est referido a las atribuciones que tiene un puesto de trabajo y que le son inherentes para tomar decisiones y para dirigir a otras personas o equipos de trabajo bajo su mando. La lnea de autoridad desciende desde el primer nivel jerrquico delegando en cada nivel su autoridad.

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4. Criterio de la delegacin de autoridad Es la decisin de un nivel jerrquico superior de desprenderse de parte de su autoridad para cederla a algn nivel de menor jerarqua. Esto origina que quien reciba la autoridad pueda tomar decisiones en la materia delegada y en nombre del superior facilitando el flujo de los procesos y de la misma gestin. Quien recibe la delegacin asume al mismo tiempo la responsabilidad de sus actos ante quien se la ha delegado. 5. Criterio del equilibrio El diseo de una estructura organizacional y, lgicamente, de un puesto de trabajo debe estar equilibrado para garantizar su eficiencia. As, al momento de disear un puesto, se debe tener presente lo siguiente: Agrupar funciones similares Diferenciar las actividades permanentes de las eventuales A mayor nivel jerrquico, mayor autoridad A mayor nivel jerrquico, mayor responsabilidad (con el cumplimiento de los objetivos y con la supervisin) A mayor nivel jerrquico, mayor intensidad de las comunicaciones 6. Criterio de la flexibilidad Un puesto de trabajo debe ser flexible al cambio para afrontar con xito los cambios del entorno. Esta flexibilidad se consigue, preparando al personal para que no sean resistentes al cambio, estableciendo procedimientos sencillos, mejorando las lneas de comunicacin, etc.). 7. Criterio de la facilitacin del liderazgo Los puestos de trabajo deben permitir para quien lo desempea as como a sus subordinados desarrollar sus habilidades de liderazgo y emponderamiento de tal manera que participen y hagan participar a los miembros de sus equipos en el logro de los objetivos trazados

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