Preparado y Recopilado por: Prof: Paula Quero

Caracas, abril de 2005

Poner en marcha el programa

Para poner en marcha el programa lo abrimos. Existen varias formas, por ejemplo partiendo del botn "Inicio" de la esquina inferior izquierda.

LECCION 1

Pulsamos el botn "Inicio" en la esquina inferior izquierda. Y subiendo pulsamos "Programas" Seleccionamos el programa Excel

Nos aparece la pantalla del programa

La pantalla nos muestra una serie de barras de men y una zona cuadriculada con numerosas casillas. IMPORTANTE: La pantalla del programa puede mostrar distinto aspecto dependiendo de las barras de men que se encuentren activadas. Si

durante este curso hablamos de una barra de men que no puede ver, tiene que ir precisamente a la instruccin "Ver" de la barra superior y pulsar "Barras de herramientas"

Pulsar "Ver" en la barra superior. En la imagen vemos que estn marcadas Estndar y Formato. Por tanto las barras que aparecen en pantalla son las dos marcadas. Para aadir una barra a la pantalla la marcamos. Por ejemplo cuando queramos dibujar o incorporar figuras geomtricas, marcamos Dibujo. Y nos aparece una nueva barra con las instrucciones para dibujar.

LECCION 2 Diferentes partes de la pantalla Veamos ahora las diferentes partes de la pantalla comenzando por la parte superior.

La Barra de Ttulo. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todava al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondr el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones tpicos de Windows para reducir la imagen y para cerrar.

La siguiente es la Barra de men, desde la que aparecen los men con todas las rdenes fundamentales.

A continuacin, La Barra Estndar nos permite realizar rpidamente algunas de las operaciones ms comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado. La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuacin de la Barra estndar o en una fila independiente.

Para cambiar entre una y otra alternativa: Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botn DERECHO del ratn. Pulsamos Personalizar. Y en la pestaa Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmacin de "Las Barras Formato y Estndar comparten una fila"

para Paula, verificar y corregir cualquier error

LECCION 3 Las Hojas LA HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo se compone de 256 columnas y varios miles de filas. Para movernos por las distintas filas de la hoja de trabajo utilizando la barra de desplazamiento que se encuentra en el lateral derecho de la pantalla.

Y cambiar las columnas que se muestran en pantalla mediante la barra de desplazamiento inferior Otra opcin para desplazarnos y cambiar las celdas que se muestran en pantalla es utilizar las flechas del teclado, para movernos arriba, abajo, derecha e izquierda. Otra alternativa para movernos es: o Pulsar en el teclado "Enter" para bajar una fila. o Pulsar en el teclado el "Tabulador" (una tecla de la esquina izquierda con flechas), para avanzar una columna. HOJAS En la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y posteriormente integrarlos.

Es aconsejable ser ordenado y utilizar distintas hojas para los distintos proyectos, presupuestos o apartados analizados. Activamos por ejemplo la "Hoja nmero 2" y la barra inferior que nos facilita el movernos por la Hoja del Clculo.

LECCION 4 Seleccionar Filas y Columnas Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy til para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho ms rpido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato. Para seleccionar una fila pulsamos sobre el nmero que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos pulsado el botn y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

SELECCIONAR COLUMNAS Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y pulsamos el botn izquierdo del ratn.

Podemos seleccionar varias columnas si mantenemos pulsado el botn del ratn y nos desplazamos a las siguientes columnas.

LECCION 5 Seleccionar Bloques de celdas Escoger un conjunto de celdas Podemos fcilmente seleccionar un rectngulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el ratn nos movemos hacia la esquina opuesta. Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de maysculas del teclado movernos a la ltima. Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5. Qu hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?. Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4 1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn. 2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el botn del ratn y nos movemos a D3 3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn.

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

Puede ser til seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.

LECCION 6 Introducir Datos y Cambiarlos en la Hoja de Trabajo

En la hoja de clculo podemos introducir texto, nmeros y funciones. Nos situamos marcando con el ratn por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL. Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el smbolo X que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.

Y aparece el smbolo para confirmar o introducir la informacin. Otra forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.

REALIZAR CORRECCIONES Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado: Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior. Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda. Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones. Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenia que poner PRESUPUESTO MENSUAL

LECCION 7 Nombrar celdas y rangos Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a travs de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente. Pero Excel tambin tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de informacin. La principal caracterstica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que seria un conjunto de solo una celda.

Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. Bueno, un rango no es mas que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fcil reconocer el rango situndolo mentalmente en la hoja de calculo. Pero si la hoja es muy grande Podramos recordar exactamente la posicin de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas? Es mas sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37 Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que est marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro. Ya tenemos nuestro primer rango.

Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiramos ir de nuevo a la posicin de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5

Aqu se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que Excel nos lleve de a la posicin deseada

Los rangos tienen muchas mas utilidades que se vuelven mas y mas imprescindibles cuanto mas grande y compleja es la hoja de calculo en la que estamos trabajando

LECCION 8 Dar Formato a los Datos introducidos Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Anteriormente vimos como seleccionar celdas. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato.

Vamos a realizar un ejemplo en el que: o A) Pondremos una Lnea de Contorno a nuestro presupuesto. o B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamao de las letras. o C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. o D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto. o E) Y el fondo de las celdas con nmeros lo pondremos de color verde claro Podemos utilizar el men Formato de la Barra superior o Barra men.

Tambin podemos acceder directamente a las funciones de formato ms utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botn de flecha "Mas botones" para que se visualicen el resto de opciones.

Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Men

LECCION 9 Ejemplo de Formato A) Vamos a poner una lnea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas. Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Y aparece el formulario Formato de celdas. o En nuestro ejemplo en Lnea hemos seleccionado una gruesa. o Pulsamos sobre Contorno o Y Pulsamos Aceptar Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamao de las letras.. Seleccionamos las celdas

En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn que muestra un tringulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana.

Y aumentamos el tamao de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botn y seleccionado 16

C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita. Y pulsamos la N de la Barra de Formato D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos. Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa. Si nuestra pantalla no muestra el botn Color de Fuente, pulsamos sobre el botn Mas Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botn Color de fuente. era. Marcamos el color deseado. 3

E) Poner el fondo de las celdas con nmeros de color verde claro. Seleccionamos la celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo. En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno.

Y pulsamos sobre el color verde claro.

Hemos cambiado el tamao de las columnas para visualizar las palabras completas. Como vimos anteriormente para cambiar el tamao de las columnas nos situamos con el cursor entre las letras que designan las columnas y manteniendo pulsado el botn del ratn nos movemos. Y el resultado correspondiente a nuestro ejemplo para cambiar el formato nos queda como muestra la imagen siguiente.

LECCION 10 Formulario Formato de Celdas Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Men Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato. Pulsando sobre Formato en la Barra superior y Celdas. En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaa de Fuente

En este formulario podemos cambiar la alineacin de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaa alineacin y marcando una nueva opcin.

Podemos cambiar el aspecto de las lneas que delimitan las celdas utilizando la pestaa Bordes y seleccionando por ejemplo unas lneas ms gruesas.

Igualmente podemos cambiar el formato numrico en Nmero, y poner un formato monetario por ejemplo.

En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas LECCION 11 Autoformatos en Excel

El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo. Ya hemos tenido algn contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas rpida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo. Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una pagina sin formatos.

El siguiente paso es seleccionar una celda que est dentro de una tabla, por ejemplo C5. Cuando est marcada en el men Formato, pulsaremos en la opcin Autoformato

Atencin, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos dara un mensaje de error. Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo

De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos mas apropiado para nuestra tabla. Slo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y despus aceptar.

Este es nuestra tabla, tal como la hemos "diseado" rpida y sencillamente.

LECCION 12 Alinear los Datos Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineacin por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora: A) Los nmeros los vamos a centrar con respecto a su celda. Seleccionamos las celdas correspondientes a los nmeros que queremos centrar. En la Barra de Formato pulsamos sobre el botn con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botn Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato.

B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha. Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino. Marcamos la celda y pulsamos el botn DERECHO del ratn Pulsamos sobre Formato de celdas Pulsamos sobre la pestaa Alineacin Y en Horizontal seleccionamos Derecha

PASO N 1 PASO N 2 3

Y el resultado

LECCION 13 Desbordamiento de datos Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numricas se produzca una desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atencin sobre ello con el smbolo "#"

Hay varias formas en que Excel acta frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numricos. Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situacin de la celda situada inmediatamente a su derecha. Si est vaca, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si est ocupada entonces solo ser visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda.

Es este ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el titulo de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numrico de E5, que al ser la cifra ms extensa de la longitud de la celda, se muestra con el smbolo # repetido todo el ancho de la celda. Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros clculos. No, el dato sigue estando all, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato

Si el desborda una celda, numrica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas

Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notacin cientfica.

La notacin cientfica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el numero que haya tras el signo +

LECCION 14 Guardar y Recuperar los Archivos GUARDAR LOS ARCHIVOS Tenemos varias opciones para guardar el trabajo que hemos realizado en la hoja de clculo. En la Barra de Men pulsamos sobre Archivo y Guardar como En el formulario que aparece le ponemos un nombre al fichero que guardamos. En nuestro caso le ponemos el nombre ejemplo. Es aconsejable ser ordenado y asignar diferentes directorios a los distintos tipos de ficheros y trabajos. Y pulsamos Guardar

RECUPERAR FICHEROS QUE TENEMOS GUARDADOS Pulsamos sobre Archivo en la Barra de Men Pulsamos sobre Abrir Y hacemos doble clic sobre el fichero que deseamos abrir. Si el fichero que deseamos abrir no se encuentra el el listado que aparece nos movemos por los diferentes directorios para encontrarlo.

Si el archivo que deseamos abrir ha sido uno de los ltimos que hemos archivado con Excel al final del men Archivo puede aparecer.

LECCION 15 Operaciones Numricas REALIZAR OPERACIONES NUMERICAS Excel es una hoja de clculo y como su nombre indica su funcin fundamental es trabajar con grandes volmenes de nmeros y realizar clculos numricos. Sumar nmeros. Marcamos los nmeros que deseamos sumar. Pulsamos sobre el smbolo Sumatorio que se encuentra en la Barra Estndar.

COMPONENTES DE LAS FUNCIONES Si realizamos la suma anterior y nos situamos sobre la casilla donde aparece el resultado de la suma, veremos que en el recuadro de la Barra de frmulas aparece la expresin =SUMA(B4:B7). La anterior frmula se compone de: Comenzamos con el signo igual. Todas las frmulas comienzan con el signo igual para indicarle al programa que se trata de una funcin y no de un texto. A continuacin la funcin, es decir la operacin matemtica que deseamos realizar. En nuestro caso SUMA Y lo siguiente es especificar las celdas, donde se encuentran los nmeros sobre los que deseamos realizar la operacin. En este caso como queremos sumar los nmeros que se encuentran desde la celda B4 a la B7 escribimos B4 dos puntos y B7.El formato es por ejemplo B4:B7 EJEMPLOS

Vamos a sumar 34 que colocaremos en la celda A1 y 56 que colocaremos en B1. Vamos a escribir nosotros la frmula. Escribimos 34 en la celda A1 y 56 en la celda B1 Nos situamos en C1 y escribimos =SUMA(A1:B1) y Pulsamos Enter en nuestro teclado o pulsamos el botn aceptar de la Barra frmulas.

SUMAS EN FILAS Y COLUMNAS Vamos a sumar por filas y por columnas. Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos las celdas que contienen los nmeros y dejamos celdas libres en la columna y fila siguientes.

Pulsamos sobre Sumatorio o Autosuma en la Barra de frmulas. Y el resultado es que: Los primeros cuatro nmeros de la columna C son el resultado de sumar los dos nmeros de cada fila. Los resultados que aparecen en la fila 5 son la suma de los nmeros de la columna superior. Y observe que en la celda C5 el resultado que aparece es la suma de todos los nmeros que tenemos inicialmente en las dos columnas

LECCION 16 Operaciones matemticos Las operaciones matemticas fundamentales pueden realizarse directa y fcilmente con el programa Excel. SUMAR Para sumar directamente varios nmeros: Seleccionamos una celda y comenzamos escribiendo el signo igual "=", para indicar al programa que se trata de una operacin matemtica. Sumamos utilizando el signo + Pulsamos Enter o confirmar. No olvide pulsar Enter o confirmar antes de cambiar de celda. Por ejemplo vamos a sumar 2+2. Elegimos una celda y escribimos =2+2 y pulsamos Enter en el teclado.

MULTIPLICAR, DIVIDIR Y POTENCIAS Multiplicar. Podemos multiplicar utilizando el signo *. Por ejemplo para multiplicar dos por dos escribimos en una celda =2*2 y pulsamos Enter en el teclado. Dividir. Dividimos con el smbolo / . Por ejemplo si queremos dividir 4 entre 2 escribimos en una celda =4/2 y pulsamos Enter. Potencias. elevar un nmero a una potencia es multiplicar ese nmero por si mismo un cierto nmero de veces. Por ejemplo, dos elevado a cuatro es igual a 2*2*2*2, que da como resultado 16. Para

elevar un nmero a un nmero a una cierta potencia podemos emplear el smbolo ^ . Por ejemplo 2 elevado a 4 lo escribimos en una celda =2^4. Al pulsar Enter en la celda aparece el resultado de 16 EL ORDEN EN EL QUE SE EFECTUAN LAS OPERACIONES MATEMATICAS En matemticas el orden de las operaciones si puede afectar al resultado. El programa Excel calcula en un cierto orden: Primero las operaciones entre parntesis. Las potencias Las multiplicaciones y divisiones Sumas y restas. EJEMPLO Realizar la operacin 4*(4-3) NO es 4 por 4 menos 3 que dara como resultado 13 Sino que primero se calcula el parntesis 4-3 que da como resultado 1 y se multiplica por 4. Por tanto el resultado es 4 EJEMPLO Cul es el resultado de la operacin 4+5*2-7*(2+3)^3 ? El programa primero calcula el parntesis (2+3) que da 5 Despus calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125 A continuacin las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875 Nos queda 4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un nmero negativo -861

LECCION 17 Orden de las operaciones Lo ms normal es que solo utilicemos formulas con dos operadores.

Pero Excel es mucho ms potente que esto. Con Excel podemos utilizar tantos operndoos y operadores como necesitemos. Vamos a ver algunos ejemplos: Con un solo operador hacemos que el contenido de una celda aparezca en otra

Y si modificamos la celda original, tambin se modificara automticamente la celda de la formula. Con dos operadores:

Ya conocemos suficientemente este tipo de formulas, as que no le dedicaremos mas tiempo Con mas de dos operadores. Esto lo veremos mas claramente con un ejemplo. En la siguiente imagen calculamos los beneficios por participacin, y le restamos los impuestos.

Hemos escrito la formula tal como la enunciamos: Los ingresos menos los gastos, divididos por el numero de participaciones y finalmente le restamos los impuestos. El resultado obtenido es 534 Pero Excel tiene un sistema de prioridad de operndoos, esto significa que Excel comprueba la formula primero y ejecuta las operaciones de dos en dos empezando por los operndoos mas importantes segn su orden de prioridad El orden es el siguiente: Primero se ejecutan las operaciones que estn entre parntesis, primero los mas anidados. Segundo la exponenciacin. Tercero la multiplicacin y divisin, en caso de igual importancia se evala primero el situado mas a la izquierda. Y por ultimo se evalan la suma y la resta, con el mismo criterio de igualdad que la multiplicacin y la divisin. As pues en la operacin anterior lo que hicimos realmente fue: dividir los gastos por el numero de participaciones y el resultado se lo restamos a los ingresos y al total le restamos los impuestos. Para construir la formula que queramos tendramos que haber usado los parntesis para priorizar las operaciones como en el ejemplo inferior

Observa la diferencia de resultados

LECCION 18 Listas Excel tiene funcionalidades orientadas a facilitarnos la introduccin de datos en las hojas de clculo. Una de ellas son las listas. Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo. Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos

Nos situamos en la primera celda vaca que haya tras los datos y pulsamos el botn derecho del ratn

En el men que se ha desplegado, elegiremos la opcin "Elegir de la lista". Excel nos mostrara una lista con todos los datos introducidos en la columna hasta el momento.

Para insertar uno de ellos en la celda elegida solo tenemos que pulsar en l. Excel tiene otras funciones de automatizacin relacionada con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la ventana

Veremos que una nota nos va mostrando los distintos das de la semana y si soltamos el ratn

Vemos que se crea automticamente una lista con los das de la semana. Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los das de la semana, los das de la semana abreviados, los meses y los meses abreviados.

LECCION 19 Funciones Las anteriores frmulas utilizan los operadores matemticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parmetros. Las funciones son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos. Por ejemplo la funcin que nos permite realizar la suma de los nmeros introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde: Comenzamos la funcin con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una funcin. El nombre de la funcin que queremos realizar. La operacin que deseamos realizar en este caso SUMA El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los nmeros a sumar. En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las frmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos, matrices o referencias de celdas. Las funciones adoptan la forma de =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma. Por tanto para sumar los nmeros introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades

Utilizar la funcin SUMA y escribir todos los argumentos uno detrs de otro Utilizamos la funcin SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la ltima

=SUMA(A1;A2;A3;A4)

=SUMA(A1:A4)

Sumamos mediante el operador matemtico suma u escribiendo todas las celdas

=A1+A2+A3+A4

EJEMPLO Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen. Vamos a utilizar dos funciones: Calcular las sumas y Una funcin para calcular que cantidad corresponde a las ventas ms bajas de un mes y zona.

El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botn Combinar y centrar. Para adaptar el formato de los nmeros hemos utilizado el botn Euro de la barra de formato.

Vamos a utilizar primero la funcin Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la funcin quedara =SUMA(B4:B7) Independientemente del clculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas ms bajas utilizamos la funcin Mnimo que se designa por MIN. Vamos a calcular el mnimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el argumento es la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mnimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7) La funcin queda =MIN(B4:C7)

Escribimos la funcin en la celda B11 Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.

Una de las cuestiones ms interesantes de las Hojas de Clculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el nmero 122,00 que aparece en la celda C7 por el nmero 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mnimo de ventas. Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la funcin mnimo tambin.

LECCION 20 Insertar Funcin El programa Excel cuenta con gran nmero de funciones predefinidas a las que se accede fcilmente partiendo del botn Pegar Funcin. Nos situamos en la celda donde queremos colocar la frmula y donde se mostrara el resultado de la funcin. en nuestro ejemplo vamos a calcular la media aritmtica de los valores introducidos en las celdas A4, B4, C4 y D4 y el resultado queremos que aparezca en E4. La media aritmtica suma los nmeros y los divide entre el nmero de elementos sumados. Por tanto nuestra funcin realizar la operacin matemtica de sumar 4+6+2+10 y dividir por cuatro.

En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Pegar Funcin

Nos aparece un cuadro en el que tenemos primero que seleccionar el grupo en que se encuentra la funcin que deseamos utilizar, es decir pulsamos sobre una Categora de la funcin. En nuestro ejemplo la funcin media aritmtica se encuentra dentro la Categora de funciones Estadsticas.

Y una vez seleccionada la Categora de la funcin nos queda seleccionar a la derecha del cuadro el Nombre de la funcin, el nombre que designa a la media aritmtica es PROMEDIO

Pulsamos Aceptar y nos aparece otro cuadro. En nuestro ejemplo es el cuadro correspondiente a la funcin promedio. Ahora se trata de especificar los argumentos de la funcin PROMEDIO. En nuestro caso consiste en especificar las celdas que contienen los nmeros a los que queremos calcular la media aritmtica. El programa automticamente asume que son los nmeros que se encuentran a la izquierda de la casilla donde estamos introduciendo la frmula. Si el programa no pone correctamente las celdas que queremos utilizar para el clculo cambiamos los nombres de las celdas donde pone Nmero1.

Y en la celda marcada se coloca la funcin y nos muestra el resultado de aplicar dicha funcin a los argumentos seleccionados. En nuestro ejemplo la media aritmtica da cinco y medio como se muestra en la celda E4 donde hemos introducido la frmula

LECCION 21 Crear series Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de modo muy rpido de la serie. Vamos a generar la serie con los meses del ao. Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie. Nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como casillas marcamos. En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los meses del ao de forma automtica.

CREAR SERIES NUMERICAS Con Excel es fcil crear series numricas. Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de clculo solo el 2 y el 4. Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente. Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita negra. manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la serie.

Y el resultado es la generacin rpida y automtica de una serie numrica

LECCION 22 Utilizar nombres de rango en las funciones Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los rangos y como dar nombre a los rangos. En esta leccin aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las funciones. Vamos a verlo con un ejemplo

Crearemos un rango para cada mes y tambin para cada articulo, como ya sabemos, simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dndole el nombre de su titulo

Y tambin para el articulo

Ahora crearemos una formula que sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al siguiente formula "=Suma(Enero)"

Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener que introducir las celdas de inicio y final. Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas fcil identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero. Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo: Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que ocurre en otras ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de su nueva columna.

Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos definido como Enero. La principal utilidad de esto es que podemos utilizar fcilmente las rangos de las funciones en cualquier parte de la hoja de clculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas. Simplemente tendremos que haber definido bien el rango como por ejemplo "ComprasEnero"

LECCION 23 Copiar La secuencia para copiar el contenido de una o varias celdas, en las que la informacin ya esta introducida y reproducirlas en otras: 1. Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la informacin que deseamos copiar. 2. Emplear el comando Copiar. Disponemos de varias opciones para llegar al comando copiar.

Partiendo del Comando Edicin de la Barra de men

o

Pulsando el Botn DERECHO del ratn.

o

3. Seleccionar el rea donde se copiara el contenido. 4. Seleccionamos Edicin en la Barra de men. 5. Y pulsamos sobre Pegar Igualmente podemos acceder a los comandos Copiar y Pegar utilizando la Barra de Formato.

EJEMPLO Vamos a escribir la palabra "gastos" en la celda A2 y a continuacin en vez de escribir la palabra de nuevo la vamos a copiar en las celdas A4, A5 y A6.

Escribimos gastos en la celda A2 y pulsamos Enter. Pulsamos con el ratn sobre la celda A2 y la marcamos. Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se pone intermitente. En la celda A4, pulsamos para marcarla como lugar de destino de la copia. Pulsamos el botn DERECHO del ratn y del men que aparece seleccionamos pegar.

Marcamos la celda A5 y pulsando el botn DERECHO del ratn, en el men que aparece, seleccionamos Pegar. Repetimos la operacin en la celda A6. Pulsamos la tecla de Escape "Esc", que se encuentra en la esquina superior izquierda.

Y el resultado muestra las tres celdas donde hemos copiado el contenido de la A2. En la imagen la celda activa es la A6 como se muestra tambin en la Barra de frmulas que muestra el nombre de la celda activa y su contenido.

Otra forma de copiar el contenido de una celda en otras es:

Marcar la celda Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra. Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la informacin.

EJEMPLO Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y C6.

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda. Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn nos movemos hasta C6. Soltamos el botn y aparece el resultado de copiar la celda.

Y el resultado

LECCION 24 Copiar Frmulas Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las frmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo. Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto: 1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar. 2. Pulsamos el comando Edicin y Copiar 3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula 4. Pulsamos Edicin y Pegar EJEMPLO Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la columna B. Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y as con todas las filas de nmeros. Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen. En la celda C1 vamos a introducir la frmula para sumar los dos nmeros de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una frmula. A continuacin escribimos la operacin matemtica que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre parntesis las celdas sobre las que se realiza la operacin. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.

Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1.

Pulsamos sobre la celda C1 Y pulsando en el botn DERECHO del ratn seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se poner intermitente. Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botn DERECHO del ratn seleccionamos Pegar. Y pulsamos "Esc". Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el nmero 9 que estaba en la celda C1 sino la frmula que estaba en esa celda.. Y es importante comprender que la copia de la frmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la frmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2). Al copiar la frmula una fila ms abajo el programa por defecto asume que los nmeros que queremos sumar son tambin de la fila siguiente. Si queremos que al copiar la frmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta. Tenemos que escribir el signo del dlar "$" antes de las letras y los nmeros que corresponden a las celdas. De esta forma la copia ser absoluta y no relativa. La anterior funcin quedara =SUMA($A$1:$B$1)

LECCION 25 Copiar el nmero de una celda pero no la frmula Hemos visto que por el procedimiento ms sencillo de copiar y pegar si una celda tiene una frmula lo que se copia es la frmula y no el valor o el resultado de la frmula. En ocasiones deseamos copiar el resultado de una frmula que esta en una celda pero no la frmula en si. Los pasos a seguir para copiar el valor de la celda son: Marcamos la celda que deseamos copiar. Por ejemplo la misma que anteriormente la C1 Pulsamos Edicin y Copiar Seleccionamos la celda donde vamos a copiar el valor. Por ejemplo la C2 Seleccionamos Edicin y Pegado Especial. Igualmente pulsando el botn DERECHO del ratn. En el cuadro Pegado Especial que aparece marcamos Valores. Y se pulsa Aceptar y la tecla Escape

Y el resultado es que ahora en la celda C2, en vez de aparecer la suma de los dos nmeros anteriores de la fila, aparece el nmero 9 que hemos copiado de la celda C1.

LECCION 26 Copiar Formato Otra opcin de copiado consiste en copiar el formato de una celda a otras. Por ejemplo si tenemos definido un cierto tipo de letra, fondo, tamao de la letra, negrita en una celda y queremos utilizar el mismo formato en otras. Seleccionamos Edicin y Copiar, una vez marcada la celda de donde queremos tomar el formato. Seleccionamos Edicin y Pegado especial En el cuadro de Pegado Especial que aparece marcamos Formatos.

Igualmente podemos copiar el formato utilizando el botn Copiar Formato de la Barra de Formato. Marcamos la celda que tiene el formato que deseamos copiar. Pulsamos sobre el botn Copiar Formato de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre la celda a la que queremos aplicar el nuevo formato. EJEMPLO En la celda A1 tenemos escrito Casa con un formato de tipo de letra, tamao, negrita y fondo amarillo. Queremos copiar esas caractersticas de formato a las celdas A2, A3 y A4 sin tener que repetir todos los pasos para dar formato a cada celda.

Y el resultado es que hemos puesto el formato de la celda A1 a las restantes

LECCION 27 Mover Para quitar la informacin que hemos introducido en una zona de la Hoja de clculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando Cortar. Para mover la informacin introducida en celdas, columnas o filas. Seleccionamos el grupo de celdas, la columna o la fila que deseamos cambiar de ubicacin. Pulsamos Edicin en la Barra superior Pulsamos sobre Cortar Marcamos donde queremos que se coloque la informacin que estamos moviendo. Pulsamos Pegar Podemos utilizar directamente los botones de la Barra de formato para cortar y pegar

Si pegamos sobre una zona que contiene informacin, la misma la borramos al pegar una nueva informacin encima. Si nos hemos equivocado al pegar o en cualquier otra accin, un botn muy til y seguramente uno de los ms utilizados es el botn de Deshacer que encontramos a continuacin en la barra Estndar.

EJEMPLO Vamos a mover el contenido de la columna A y colocarlo en la columna C.

Marcamos la columna A, pulsamos Edicin y Cortar. Marcamos la columna C y pulsamos Pegar

LECCION 28 Los Grficos Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos. Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos los datos que vamos a utilizar para el grfico. En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos

Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar el Tipo de grfico. Es decir de que grupo queremos el grfico y dentro del tipo de grfico seleccionar a la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Lneas y hemos seleccionado la primera opcin dentro del grupo de grficos disponibles.

En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarn los datos. Si las celdas que aparecen a continuacin de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de grfico debemos escribir el rango correcto.

En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de aadir un ttulo. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos aadir un ttulo a los ejes del grfico., En nuestro caso aadimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical como ttulos explicativos de los ejes.

El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico. Podemos colocar el grfico insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el grfico.

Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del grfico y movindonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamao del grfico.

Una cuestin muy interesante en relacin a los grficos en que se encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el nmero 46 por 99 y pulsamos Enter, el grfico refleja automticamente el nuevo dato.

LECCION 29 Modificar grficos Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se encuentran vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la visualizacin del grfico. Comenzamos cambiando el rea de grfico. Pulsamos sobre el rea de grfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el grfico. Pulsamos el botn DERECHO del ratn y aparece un men.

Seleccionamos el comando para cambiar el rea de grfico. Podemos modificar el formato, el tipo de grfico, de que celdas proceden los datos para trazar el grfico, los ttulos del grfico y la ubicacin. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de rea de grfico

Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el rea de grfico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tamao 8. Y pulsamos Aceptar

Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn podemos activar el men para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.

Aparece un men para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo hemos decidido pulsar sobre la pestaa Tramas para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.

Hemos igualmente marcado el rea de trazado y pulsado el botn DERECHO del ratn. El rea de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una lnea discontinua. Del men que aparece seleccionamos Formato de rea de trazado.

En el cuadro de Formato del rea de trazado seleccionamos tambin un fondo celeste para el rea de trazado.

En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro grfico inicial.

Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los grficos pero indudablemente los men permiten otras mltiples posibilidades como borrar una parte del grfico como vemos en la siguiente imagen.

LECCION 30 Aadir Dibujos Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo. Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos activar seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como diferentes tipos de flechas. Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas. Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Lneas y elegimos un tipo de flecha. Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botn del ratn, hasta el otro extremo.

Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el comando Dibujo de la Barra de Dibujo Marcamos la flecha que queremos girar. Pulsamos Dibujo Pulsamos Girar o voltear Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda. En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y como la flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.

La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el formato.

Podemos dibujar directamente un rectngulo o crculo desde el botn de la Barra de Dibujo Y podemos cambiar los colores empleados en el fondo, las lneas o el texto directamente desde la Barra de Dibujo

LECCION 31 insertar INSERTAR CELDAS Nos situamos donde deseamos insertar la celda Seleccionamos Insertar en la Barra de men Pulsamos sobre Celdas Seleccionamos si queremos que se inserte la celda en blanco arriba o abajo de donde estamos situados. Y pulsamos Aceptar

INSERTAR COLUMNAS Marcamos la columna donde deseamos aadir una nueva columna en blanco a su izquierda. Seleccionamos Insertar en la Barra de men. Pulsamos sobre Columnas. Si queremos aadir varias columnas marcamos varias columnas antes de seleccionar Insertar. Podemos marcar las columnas pulsando sobre la Barra en que se encuentran las letras que dan nombre a las columnas y sin soltar el botn del ratn nos desplazamos. El nmero de columnas en la hoja de clculo se mantiene en 256. Para aadir nuevas columnas el programa elimina las ltimas. Por tanto si las ltimas filas contienen datos el programa no permite aadir nuevas columnas. INSERTAR FILAS Nos situamos a la altura donde queremos aadir una fila. La fila se aade arriba de donde estamos. Pulsamos Insertar Y pulsamos sobre Filas INSERTAR HOJAS DE CALCULO

Pulsamos Insertar Y hacemos clic sobre Hoja de clculo Una vez insertada podemos cambiar su posicin en el libro simplemente pulsando sobre la pestaa Hoja4 por ejemplo y manteniendo pulsada arrastramos la pestaa a la posicin seleccionada. Pulsando sobre las pestaas de Hojas que se encuentran en la parte de abajo de la Hoja de trabajo y pulsando el botn DERECHO del ratn accedemos al men desde el que podemos Eliminar, Mover o Cambiar el nombre a la Hoja. Adems podemos Insertar Hojas y Grficos.

LECCION 32 Eliminar ELIMINAR CELDAS

Seleccionamos las celdas que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Edicin Y sobre Eliminar En el cuadro que aparece marcamos si deseamos que las celdas que ocuparan el lugar que hemos borrado se desplacen desde la derecha o izquierda y pulsamos Aceptar

ELIMINAR COLUMNAS

Seleccionamos la columna que deseamos eliminar. Pulsamos sobre Edicin en la Barra de men. Pulsamos sobre Eliminar

ELIMINAR FILA

Marcamos la fila que deseamos eliminar Pulsamos Edicin Pulsamos Eliminar

ELIMINAR HOJA

Nos situamos en la Hoja que deseamos eliminar. Si estamos situados en otra Hoja pulsamos la pestaa correspondiente a la Hoja que deseamos eliminar en la parte inferior de la Hoja de trabajo. Es importante para no perder datos tener claro en que Hoja estamos situados antes de eliminar una Hoja. Vamos a eliminar en nuestro ejemplo la Hoja 5.

Pulsamos sobre Edicin. Y seleccionamos Eliminar Hoja

LECCION 33 Ortografa Mediante la verificacin ortogrfica podemos comprobar los errores del texto.

Activamos la funcin de correccin ortogrfica desde el comando Herramientas de la Barra de men. Y pulsamos sobre Ortografa.

Igualmente podemos activar la correccin ortogrfica pulsando sobre el botn de la Barra Estndar que activa la verificacin ortogrfica.

En el cuadro de dilogo que aparece podemos optar por:

Omitir si consideramos que la palabra no constituye una falta de ortografa y preferimos mantenerla. Cambiar, si consideramos que efectivamente es un error. La palabra que escribimos la sustituimos por la que pone en Cambiar por. Si preferimos otra opcin para realizar el cambio tenemos que marcarla entre las sugerencias o poner otra que nos parezca ms adecuada. Agregar incorpora la palabra al diccionario que se encuentra en el fichero que muestra Agregar palabras a. Agregar nos permite incorporar una palabra que es correcta y el programa la considera un error. Al incorporarla la prxima vez no aparecer como error. Cambiar todas, permite corregir el mismo error en el resto de la Hoja de clculo

El comando Autocorreccin nos permite activar o desactivar algunas funciones automticas del programa como sustituir dos maysculas iniciales por una. Si tenemos activada Corregir DOs MAysculas cuando escribimos CAmin el programa lo sustituye automticamente por Camin. Para activar o desactivar las diferentes opciones del comando Autocorregir:

Pulsamos Herramientas en la Barra superior Y seleccionamos Autocorreccin

LECCION 34 Ortografa Ya hemos hablado de cmo Excel nos facilita la introduccin de datos. Vamos a ver ahora otra de estas caractersticas. La opcin Autocompletar consiste en que Excel recuerda los datos que estamos introduciendo y si en la misma columna..

Introducimos un dato nuevo, Excel lo compara con los existentes y si empieza igual, Excel lo completa con los datos que coincidan con los caracteres introducidos

Si queremos aceptar su sugerencia slo tendremos que pulsar la tecla intro. Pero si queremos introducir otra palabra slo tendremos que seguir tecleando ignorando su sugerencia

Si hubiera dos o ms palabras que coincidieran su inicio, Excel no mostrara una sugerencia hasta que escribamos una letra que marcara la diferencia entre las dos opciones Excel guarda aun una herramienta mas para facilitarnos el trabajo, el Autollenado, su utilidad es copiar datos. Por ejemplo: Al situar el puntero en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, tras dejar pulsado el botn del ratn durante unos instantes

Podemos arrastrar el ratn hacia abajo

Y Excel nos muestra el texto que insertara tantas veces como celdas sealemos. Tambin podemos copiar mas de una celda. Simplemente seleccionando cuantas celdas deseemos

Y arrastrando como ya sabemos. Pero hay que tener en cuenta que este sistema no desplaza, simplemente copia sin preocuparse de los datos que hubiera previamente en esas celdas,

El resultado final es el siguiente

LECCION 35 Imprimir Antes de imprimir la pgina suele ser necesario Configurar la pgina para definir cuestiones como la orientacin, los mrgenes y poner un ttulo de cabecera

Nos aparece un cuadro donde podemos definir: La Orientacin. Donde decidimos si queremos imprimir la pgina en Vertical o en Horizontal

Pulsando Archivo y Vista preliminar podemos ver como quedara exactamente lo que deseamos imprimir en el papel. No siempre se imprime tal como aparece en pantalla durante la elaboracin de la Hoja de clculo.

Si lo que vamos a imprimir consta de varias pginas podemos movernos para ver como va a quedar en papel las dems pginas pulsando Siguiente La opcin Mrgenes nos permite visualizar donde se encuentran los mrgenes del documento que vamos a imprimir.

una vez que comprobamos que la pgina se visualiza y va a quedar en papel como deseamos pasamos a pulsar Imprimir. Podemos llegar a esta opcin desde la Barra de men pulsando Archivo e Imprimir. Nos aparece el Cuadro Imprimir en el que podemos configurar las propiedades de la impresora para seleccionar el tipo de papel y las caractersticas de la impresin. Igualmente podemos seleccionar: El Intervalo de pginas. Donde podemos seleccionar imprimir Todas las pginas. El cuadro permite otra opcin interesante que es imprimir nicamente un grupo de pginas. para imprimir algunas pginas y no todas debemos seleccionar Pginas y en Desde poner el nmero correspondiente a la primera pgina que queremos imprimir y en hasta la ltima. La opcin Imprimir nos permite seleccionar para imprimir Todo el Libro, nicamente las Hojas activas o un grupo de celdas. Una opcin que puede ser interesante es imprimir nicamente un grupo de celdas. Si queremos imprimir un grupo de celdas las marcamos, es decir las seleccionamos y pulsamos la opcin Seleccin.

Una vez configurada la pgina y definido el tipo de impresin que deseamos pulsamos Aceptar y la impresora comenzar la impresin.

Un camino rpido si la configuracin de la pgina y el tipo de impresin que tenemos definido con anterioridad es el deseado, es pulsar directamente el botn Imprimir de la Barra Estndar.

LECCION 40 El ayudante de Office Excel es una aplicacin muy completa y llena de posibilidades, tanto que es muy difcil llegar a tener en la cabeza todas las caractersticas que pueden sernos til en nuestro trabajo cotidiano. Por eso Excel guarda, aun, una herramienta mas que es la mas til de todas las vistas hasta ahora. Ya que es la llave de todas las dems.

Estoy hablando del Ayudante de Office

Las herramientas de ayuda de Excel, estn en el signo de interrogacin de la barra principal.

Excel tiene dos formas de ayudarnos: la ayuda de Microsoft Excel y La ayuda contextual de la opcin "Qu es esto?" . La primera opcin llama directamente al ayudante de Office para una consulta. La segunda opcin, muestra el ayudante de Office pero solo aparece en pantalla sin mostrar ningn dialogo. La tercera opcin es una ayuda contextual, tras seleccionarla podemos

pinchar en cualquier tem de Excel y se nos mostrara un cuadro con informacin explicativa sobre el.

Volviendo a al Ayudante de Office. El ayudante es una herramienta contextual, esto significa que su comportamiento cambia segn nuestros actos. Por ejemplo si le llamamos desde una hoja en blanco nos aparece el siguiente dialogo O bien puede mostrarnos sugerencias segn las herramientas que estemos utilizando en ese momento Por ejemplo si estamos trabajando con formulas y nos hemos equivocado, el ayudante puede sorprendernos con este dialogo El ayudante dispone de un buen numero de opciones que permiten personalizar su comportamiento. Pulsando en el botn derecho del ratn sobre el ayudante, desplegamos una menu que nos permite: ocultar el ayudante, o cambiar el mueco que representa al ayudante por uno de los ocho disponibles, o mostrar algunas animaciones del repertorio del ayudante que tengamos elegido en ese momento Respecto a las opciones, aqu vemos algunas de las que podemos personalizar para hacer mas cmodo a nuestro ayudante, como por ejemplo que se mueva cuando moleste a nuestra rea de trabajo o activar o desactivar el sonido

LECCION 41 Como obtener ayuda La ventana de ayuda surge cuando pulsamos en alguna de las opciones que el ayudante de Office.

La ventana de ayuda tiene varias zonas:

La pestaa de contenido permite buscar ayuda sobre un tema

La pestaa de Asistente para ayuda se comporta como el ayudante de Office sugiriendo respuestas para nuestras preguntas.

La pestaa del ndice nos permite buscar ayuda sobre un concepto introduciendo una palabra clave.

Por ultimo la zona derecha de la ventana es donde se nos muestra la ayuda que Office nos ofrece.