UNIVERSIDAD SAN MARTN DE PORRES

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN, TURISMO Y PSICOLOGA

ESCUELA PROFESIONAL DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIN

INTEGRANTES:
CABALLERO VITORINO, HEBERT ESPINAL AGUILERA, KATYA HERRERA VIDAL, KATIA JIMNEZ MUNAYCO, SILVIA MARCHENA BONILLA, MIREYRA TABOADA POZO, HAROLD

CURSO:
DINMICA Y COMPORTAMIENTO

Aula: 105 LIMA PER

Turno: Maana

2010

I) INTRODUCCIN

En el presente trabajo se realiza una consultora a la empresa HALEMA SAC dedicada a la importacin, distribucin y almacenamiento de crnicos.

HALEMA cuenta con seis modernos puntos de venta ubicados en puntos estratgicos del pas con gran capacidad frigorfica que sobrepasan las 1,300 toneladas de almacenamiento. Adems contamos con una moderna Planta de Proceso la cual tiene certificacin HACCAP, garantizando as la calidad de nuestros procesos.

El objetivo del trabajo es lograr identificar sus problemas tanto relacionales como comunicacionales, para luego, proponer alternativas de solucin, todo esto basndonos en un estudio previo de la organizacin.

Al identificar los problemas de la organizacin, queremos proponer alternativas innovadoras de solucin, mediante campaas y medios de comunicacin interna que fortalezcan tanto la relacin como la comunicacin.

Hemos logrado una compenetracin con la empresa, de tal modo que la confianza facilito el recabo de informacin (encuestas).

Para finalizar hemos establecido un cronograma y presupuesto de lo que nos cost y costara llevar a cabo lo propuesto para solucionar los problemas de HALEMA SAC.

II) CARACTERIZACIN DE LOS ARTCULOS DE LA ORGANIZACIN

Por la naturaleza de su capital: Privada: su capital es privado, sin ninguna vinculacin con el Estado. El dinero es aportado por un grupo de inversionistas profesionales que invierten en la empresa junto con el quipo de administracin, con una visin a largo plazo. Por su razn jurdica: Privada: Es una empresa regulada por el derecho privado: el Cdigo Civil. Se encuentra inscrita en Registros Pblicos.

Empresas a) Por su actividad productiva: Comercial: Importadoras y comercializadoras de productos crnicos, menudencias de vacuno y aves en el Per. Involucra actividades como compra-venta al por mayor y al por menor, publicidad, informacin de mercado, transporte, almacn, etc. Industrial: se dedica a la elaboracin de productos destinados a la alimentacin como los embutidos en este caso.

b) Por su origen de capital: Nacional: El dinero es aportado por un grupo de inversionistas peruanos.

c) Por su tamao: HALEMA cuenta con ms de 300 trabajadores (150 en plantilla) y un gran nmero de ingresos al ao.

d) Por lo que ofrece al pblico: Bienes: lleva productos de primera calidad a todos sus consumidores. Servicios: almacenaje refrigerado (cmaras con diversos grados de temperatura segn el tipo de mercadera), tneles de congelacin rpida y salas para procesar productos agroindustriales.

e) Por su legalidad: Formal: HALEMA es una empresa que tiene estructuras y sistemas oficiales, definidos para la toma de decisiones, el control, la comunicacin.

f) Por su responsabilidad: Empresa jurdica: S.A.C. (Asociacin Annima Cerrada). Cuentan con no ms de 20 accionistas.

INFORMACIN

Organigrama

HALEMA inicia sus actividades comerciales un 9 de mayo de 1986, que tras aos de esfuerzo se ha situado como una de las principales importadoras y comercializadoras de productos crnicos, menudencias de vacuno y aves en el Per. Contamos con una amplia variedad de productos los cuales son trados de diversas partes del mundo como son de Argentina, Brasil, Uruguay, Estados Unidos entre otros pases. Nuestro sistema de comercializacin se basa principalmente en el requerimiento de cada cliente, atencin personalizada, variedad y calidad de productos contando siempre con precios justos y ofertas especiales. HALEMA cuenta con seis modernos puntos de venta ubicados en puntos estratgicos del pas con gran capacidad frigorfica que sobrepasan las 1,300 toneladas de almacenamiento. Adems contamos con una moderna Planta de Proceso la cual tiene certificacin HACCAP, garantizando as la calidad de nuestros procesos. Nuestra organizacin cuenta con un gran grupo humano con valores slidos y objetivos claros, lo cual nos permite implementar cada vez nuevas estrategias que permitan satisfacer las necesidades de nuestra nica razn de ser: NUESTROS CLIENTES. La inversin realizada por HALEMA no slo se centra en la infraestructura, sino que tambin se ha puesto un especial nfasis en el campo profesional para contar con un adecuado equipo de profesionales de primer nivel con experiencia y manejo de los sistemas de control de calidad ms rigurosos que se exigen en la actualidad. Garantizar a nuestros clientes un abastecimiento continuo, precios competitivos y servicios de calidad; as mismo satisfacer las necesidades de afiliacin, seguridad, autoestima y autorrealizacin de nuestros socios internos, ya que ambos son los principales pilares para sostener el crecimiento continuo de nuestra organizacin y los activos ms importantes que tenemos, convencindolos de que somos socios a travs de valores ticos y morales sostenidos en el tiempo. Nacimos para ser una empresa slida y de vanguardia en la importacin de productos crnicos congelados desarrollando estndares de alta calidad satisfaciendo las necesidades alimenticias de nuestros clientes. TRABAJO EN EQUIPO: Siempre lo ponemos en prctica para el desarrollo de nuestro trabajo. RESPONSABILIDAD: En todas las metas que nos trazamos.

Historia

Poltica

Cultura

Misin

Visin

Valores
HONESTIDAD: Es parte de cada uno de nosotros. COMPROMISO: Con todos nuestros clientes.

Fortalezas 23 aos de experiencia. nica organizacin que brinda servicio de transporte, alquiler de frigorficos y distribucin de productos crnicos. Tiene como prioridad la puntualidad en la entrega de sus productos. Cuenta con un control de calidad eficiente. Debilidades No cuenta con gerencia ni con especialista en Relaciones Pblicas. Hay mltiples procesos en materia de comunicacin con los pblicos, lo que recarga el trabajo en gerencia de ventas como en Recursos Humanos. Los cargos de gerencia son encargados, bsicamente, por confianza y no por competencia. Los gerentes son familiares del gerente general. No hay rea de Marketing. Fortalezas Se est dejando la comunicacin vertical por la comunicacin simtrica utilizando el enfoque Humanista. Las diferentes reas de la empresa, como son: jefatura de ventas, gerencia, entre otras. Se mantienen comunicados constantemente, lo que ayuda a satisfacer necesidades tanto para la empresa como para los trabajadores, as mismo tambin ayuda a la interaccin con dichas reas. Con respecto a sus pblicos externos, en lo que concierne al aspecto comunicacional, los encargados de ventas son los que se comunicacin constantemente con ellos, mantenindoles informados de los productos. Debilidades El boletn est en proyecto y el peridico mural no logra captar la atencin de los trabajadores, por tanto no se enteran directamente de lo que pasa en la organizacin, sino, por medio de rumores. La comunicacin con las sucursales no es ptima y slo se da en casos de emergencia, de lo contrario los trabajadores asumen que todo anda bien. Fortalezas Aplican los incentivos econmicos a los trabajadores por las ventas hechas o por el trabajo realizado. Tambin se realizan almuerzos en diferentes festividades entre los trabajadores, lo que fomenta la confianza.

Oportunidades Per es miembro del Mercosur. Los ltimos tratados de libre comercio que el Per tiene. HALEMA pertenece a la Asociacin de Importadores, eso lo acredita a que sus trabajadores tengan capacitaciones en el extranjero. Amenazas Problemas con los proveedores. Problemas con el producto. Cambio de polticas gubernamentales. Austeridad en las entidades del estado.

G E N E R A L F

D C O M U N I C A C I O N A L

Oportunidades Poseen un peridico mural que podra ser empleado al mximo para mantener informado a los trabajadores. El boletn que al igual que el peridico mural podra ser de gran ayuda para informar de asuntos competentes a la empresa y al rubro. El uso de mejores tecnologas para comunicarse con las diferentes sucursales.

Amenazas Robo de los equipos de radio (ya ha ocurrido) Poco inters de los trabajadores hacia el peridico mural.

Oportunidades Tiene los medios suficientes como para implementar un rea de Relaciones Pblicas. HALEMA es miembro de ASIPAR y a la vez tiene un certificado HACCAP otorgado por DIGESA.

R E L

A C I O N A L

Con respecto a sus pblicos externos, aparte de mantener la comunicacin permanente, tambin se encargan de felicitar, si es en el caso de que uno de sus pblicos este de aniversario. Dato aparte, HALEMA da pequeos regalos (lapiceros con puntero lser) a sus clientes. A los vendedores ms destacados, aparte que se les da incentivos monetarios, tambin se les apoya en una capacitacin en estudios superiores. Tienen como poltica la puntualidad, ya que eso les ayuda a generar confianza con sus clientes. HALEMA es parte ASIPAR (Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados), si ocurren un problema grave, el ente regulador de tal problema sera dicha asociacin que cuenta con un grupo de relacionistas pblicos. Hay un exhaustivo control de calidad. Debilidades Todas las reas de la organizacin, asumen la tarea, en cierto modo, de las Relaciones Pblicas. No tienen un especialista en Relaciones Pblicas ni menos un rea que desempee dicha tarea. Hay mltiples procesos con el tema de relacin, debido a que no hay una gerencia de Relaciones Pblicas, y eso recarga el trabajo en Gerencia de ventas como tambin en Recursos Humanos. Las sucursales no tienen relacionistas pblicos, ni gerencia de ventas o recursos humanos. Por lo que, si ocurre un problema, los encargados de dichos puestos en Lima, tienen que viajar para solucionar los problemas. Al no haber un rea de Relaciones Pblicas, las dems reas cubren este problema incurriendo a errores, que son entendibles ya que no fueron creadas para dicho trabajo, cumpliendo una tarea que no son las propias. Amenazas Problemas con los productos, haya un error en el control de calidad. Cambios en la poltica de los proveedores.

Problemas con el transporte, ya que de eso depende de que llegue puntual el producto.

MODELO DEL ESQUEMA GENERAL DEL MOF

I) PRESENTACIN El presente Manual de Organizacin y funciones (MOF) de HALEMA SAC se constituye en un documento de Gestin Institucional que describe a la Organizacin bajo el aspecto orgnico a nivel de cargos o puestos de trabajos, en el marco de la estructura orgnica y funcional de la organizacin. Tambin se describe las interrelaciones jerrquicas tanto vertical como horizontal entre los diferentes rganos que conforman la estructura organizacional de la empresa. Asimismo, permite que los funcionarios y dems servidores de la organizacin conozcan con claridad su ubicacin dentro de la estructura orgnica de la empresa, sus deberes dentro del cargo que le ha sido encomendado, as como su jerarqua y nivel de responsabilidad, facilitando el seguimiento, evaluacin y control de las tareas y/o actividades permanentes de cada rgano.

II) INTRODUCCIN 2.1 Finalidad El presente Manual de la organizacin y funciones (MOF), tiene por finalidad sealar las funciones y atribuciones de cada rgano de la Empresa HALEMA SAC a nivel de cargo, as como normar las interrelaciones jerrquicas; describindose con claridad las tareas inherentes a cada puesto de trabajo. 2.2 Alcance Abarca a todos los funcionarios y/o servidores que laboran en los diferentes rganos de HALEMA SAC. 2.3 Contenido El Manual de organizacin y funciones de HALEMA SAC, contiene de manera general las funciones de los principales rganos de la empresa: 2.3.1 Gerente general Lleva acabo los acuerdos a los que llega la direccin. Mediando, de alguna manera, entre los rganos supremos y los de lnea. 2.3.2 Asistente de gerencia general La asistente de gerencia general es un apoyo para el gerente general y a la vez un filtro, ya que

todo debe pasar primero por este rgano de apoyo antes de llegar a la gerencia general. Ejecuta mandatos de la gerencia general.
2.3.3 Administradores Son quienes administran recursos a los diversos rganos que se encuentren a su cargo, por ser un rgano de asesoramiento, ellos tambin emiten opiniones sobre temas especializados. 2.3.4 Gerente de logstica Se encarga de velar que la calidad de los productos y servicios que ofrece la organizacin no se vean perjudicados de ninguna manera. Se encuentran a su cargo el rea de compras tanto internacionales, como nacionales, el jefe de servicios y el de almacn central.

2.3.5 Gerente financiero administrativo Este gerente se encarga de aceptar o denegar cualquier proyecto financiero, previo estudio del estado financiero de la organizacin, teniendo a su cargo el jefe de contabilidad, de recursos

humanos, de tesorera y de sistemas. Se encarga adems, de revisar los balances financieros de la organizacin. 2.3.6 Gerente de ventas Es aquel que se encarga de garantizar que las ventas de la organizacin no disminuyan, sino por el contrario, que aumenten. Por ende, es muy importante su relacin con los pblicos externos, porque de esta manera, adems que se forman excelentes relaciones y se cierran tratos importantes, se va posicionando a la marca de manera positiva. 2.3.7 Gerente de produccin Este rgano de lnea se encarga de garantizar que la produccin de la organizacin no se vea afectada por ninguna razn. 2.4 Aprobacin y Actualizacin

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) de HALEMA SAC, est aprobado por el jefe de Recursos Humanos, debindose revisar, evaluar y/o actualizar anualmente por esta dependencia en coordinacin con el gerente general de organizacin.

III. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la institucin. OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas (de manera general) con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.

IV. BASE LEGAL NMERO DE RUC TIPO CONTRIBUYENTE NOMBRE COMERCIAL FECHA DE 30/04/1993 INSCRIPCIN ESTADO DEL CONTRIBUYENTE CONDICIN DEL CONTRIBUYENTE DIRECCIN DEL DOMICILIO FISCAL TELFONO(S) 4511323 SISTEMA DE EMISIN DE COMPROBANTE ACTIVIDAD DE COMERCIO EXTERIOR SISTEMA DE CONTABILIDAD ACTIVIDAD(ES) ECONMICA(S) COMPROBANTE(S) AUTORIZADO(S) A EMITIR NMERO DE TRABAJADORES SISTEMA DE EMISIN ELECTRNICA AFILIADOS AL PLE DESDE PATRONES 20123316658 - HALEMA S.A.C. SOCIEDAD ANONIMA CERRADA HALEMA S.A.C. FECHA DE INICIO DE 09/06/1986 ACTIVIDADES ACTIVO HABIDO AV. VIRREY CONDE DE LEMOS NRO. 231 URB. LA COLONIA PROV. CONST. DEL CALLAO - PROV. CONST. DEL CALLAO - CALLAO FAX 4643361 MANUAL/COMPUTARIZADO IMPORTADOR COMPUTARIZADO Principal CIIU 5112 VTA. MAY. ALIMENTOS, BEBIDAS Y TABACO. Factura 150 en planilla ----Excluido del rgimen de Agentes de Retencin de IGV a partir del 01/11/2003

V. POLTICAS El manual de organizacin y funciones ha sido elaborado bajo las polticas de la organizacin:

VI. LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD 6.1 AUTORIDAD CUADRO ORGNICO DE CARGOS N DE ORDEN DENOMINACION UNIDAD ORGANICA GERENCIA GENERAL DENOMINACION DE CARGOS

TOTAL

01 02 03 GERENCIA DE LOGSTICA 04 05 06 07 08 09 GERENCIA FINANCIERA ADMINISTRATIVA 10

Gerente general Asistente de gerencia general Administradores

01 01 02

Gerente de logstica Asistente de logstica Compras internacionales Compras nacionales Jefe de servicios Jefe de almacn central

01 01 03 03 01 01

Gerente financiero

01

11 12 13 14 15 16 GERENCIA DE VENTAS 17 18 19 20 21 22 GERENCIA DE PRODUCCIN 23 24 25 26 27 28

administrativo Asistente financiero administrativo Secretara recepcionista Jefe de contabilidad Jefe de recursos humanos Jefe de tesorera Jefe de sistemas

01 01 01 01 01 01

Gerente de ventas Asistente de gerencia de ventas Secretara de gerencia de ventas Jefe de ventas Asesor de marketing Ventas institucionales

01 01 01 03 01 01

29

Gerente de produccin Sub gerente de produccin Asistente administrativo Asistente de produccin Jefe proceso Jefe de aseguramiento de calidad Jefe de almacn

01 01 01 01 01 01

01

III) ANLISIS DE LA SITUACIN III. I) Enfoques:

Enfoque Cientfico: HALEMA hace nfasis en las recompensas materiales, ofreciendo a sus trabajadores una comisin por cada venta hecha. Para seleccionar a sus trabajadores los somete a una seleccin rigurosa que permite encontrar el mejor candidato para cada puesto. En cuanto a la burocracia, HALEMA rectifica su uso para que funcione esencialmente el control dentro de la organizacin; sin embargo, este control falla por la desorganizacin en las funciones de los trabajadores. En el mbito comunicacional, se estn dando pasos para entablar una comunicacin ms simtrica y menos vertical. Por ejemplo, en cuanto al corte de carne. Si un trabajador no respeta el estndar, su jefe directo de una forma amigable le indica verbalmente su falla y cmo corregirlo. Es por ello que HALEMA tambin utiliza el enfoque humanista, pero solo busca hacerlos sentir bien (trabajadores) para mejorar su produccin.

Enfoque Humanista: HALEMA recurre a incentivos sociales como premio a sus trabajadores por el logro de sus metas. Algunos de esos son: almuerzos o cenas que generan la confianza entre los miembros de la organizacin, estimulando la creacin de grupos informales. De igual forma, los jefes de venta reciben capacitaciones como incentivos gracias a su nivel de ventas. Los grupos informales se encuentran en el nivel de reconocimiento y afiliacin dentro de la jerarqua de necesidades de Maslow. Cabe resaltar que estos incentivos se dan solo en el caso de que se haya alcanzado la meta; es decir, haya generado mayores ganancias a la empresa. En el panorama comunicacional, los propsitos de la comunicacin considera la satisfaccin de las necesidades de los trabajadores y la interaccin entre los miembros de iguales niveles jerrquicos. Por ejemplo, las distintas jefaturas estn constantemente comunicadas va radio (dentro de Lima).

Enfoque de Sistemas: HALEMA se ha fijado en el entorno y ha visto que tanto l, como su

competencia comparten la misma amenaza al poseer los mismos proveedores.

Nos referimos a problemas en el traslado de la mercadera (huelgas) o la calidad de esta (gripe aviar). Es por ello que ha visto conveniente aliarse, para salir juntos en caso de que suceda alguno de estos problemas. HALEMA pertenece a la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados y regulado por DIGESA. Estos son grupos de inters debido a lo ya explicado. A la vez, al momento que sucede una crisis se convierten en grupos de presin ya que coaccionan con loa medios de comunicacin convirtindose en ente mediador.

III.II) Anlisis de las encuestas. a) Relacin

DIMENSION OBJETIVO Medir los niveles de Control Mutuo entre HALEMA y la parte administrativa de la empresa, a cargo de su exclusivamente de s personal administrativo. PREGUNTAS 1.- HALEMA ha tomado con ptima manera las ideas que han propuesto? 2.- Est siendo correcta la relacin con HALEMA para resolver los problemas? 3.- Estara de acuerdo en apoyar a HALEMA sin necesidad de una remuneracin? 4.- HALEMA siempre cumple con las promesas? 5.- HALEMA le ha ofrecido diferentes oportunidades? 6.- HALEMA llega a cumplir las metas establecidas que se propone? 7.- HALEMA le ofrece mucho ms que otra empresa del mismo rubro?

CONTROL MUTUO

COMPROMISO

Determinar el nivel de compromiso entre HALEMA y la parte administrativa (personal)

Medir el grado de confianza entre HALEMA y la parte administrativa. CONFIANZA

SATISFACCIN

Determinar el grado de aceptacin de HALEMA por parte del personal administrativo.

1) El 100% est de acuerdo con la manera ptima en que HALEMA ha tomado las ideas
propuestas. Se debe al alto nivel de equilibrio entre pblico y HALEMA. Los pblicos se sienten participes en las diferentes ideas propuestas. 2) El 62.5% est en desacuerdo en que exista una correcta relacin con HALEMA para la resolucin del problema. Si bien participan en proponer ideas, la resolucin de estos no los compenetra con la organizacin y eso se debe a un factor como la sobrecarga de funciones que no les corresponde, eso se ha podido observar en HALEMA. El 37.5% est de acuerdo y esto se debe a la relacin directa que se tiene con la gerencia general. Por ejemplo en el caso de la jefa de control de calidad. 3) El 100% est en desacuerdo. Si bien los trabajadores de la zona administrativa son los que ms compenetrados estn. El nivel de compromiso tampoco es favorable. No podran sobreponer el sentimiento afectivo que le tienen a HALEMA. 4) El 37.5% est de acuerdo al decir que HALEMA siempre cumple sus promesas porque tiene un sentimiento arraigado debido a la fuerte relacin que mantiene con la organizacin. Sin embargo, el 37.5% tambin es indiferente a este tema debido a que HALEMA no ha logrado una integracin con su pblico y en opinin de ellos no han visto una realizacin de las promesas. El 25% est en desacuerdo debido a una falta de accin de HALEMA en lo que respecta las promesas hechas. 5) El 100% de los trabajadores est de acuerdo con que HALEMA llega a cumplir las metas que se establece. 6) El 62.5% est de acuerdo en que HALEMA les ofrece a todos diversas oportunidades. El 37.5% adopta una posicin indiferente ya que la confianza no se ha logrado establecer. 7) El 50% es indiferente debido a ser, HALEMA, su empresa madre y no ha tenido experiencia en otra empresa. El otro 50% est de acuerdo, ya que ha logrado un alto/medio grado de satisfaccin y una relacin ptima con la empresa.

b) Comunicacin
DIMENSION OBJETIVO Actitudes: La fidelidad de la comunicacin se ve afectada por tres tipos de actitudes que representa la fuente: La actitud hacia s mismo o auto percepcin; la actitud hacia el tema que se trata o mensaje, y la actitud hacia el receptor. Mientras ms positivas y congruentes sean estas actitudes, mayor ser la fidelidad, puesto que la fuente mostrar confianza en s misma y valorar y valorar su mensaje mientras que el receptor, al percibir una actitud positiva por parte de la fuente haca l, tender a aceptar el mensaje enviado. Conocimiento: Se refiere al nivel de conocimiento que posee la fuente tanto con respecto al tema de su mensaje como al proceso de comunicacin en s mismo. El conocimiento acerca del proceso de comunicacin afectara la conducta de comunicacin, de manera tal, que a mayor nivel de conocimiento, mayor ser la fidelidad. Cdigo: Se refiere a cualquier conjunto de smbolos que pueden ser estructurados de manera que posean significado. Cada vez que se intenta comunicar se debe decidir qu cdigo emplear para enviar el mensaje, seleccionar elementos particulares de este cdigo y estructurarlos de manera especfica. Contenido: Se refiere al material del mensaje que es seleccionado por la fuente para expresar su propsito. En este artculo, el contenido del mensaje son todas las afirmaciones hechas, las conclusiones derivadas, los comentarios, etc. La forma que elige la fuente para disponer las afirmaciones de un mensaje constituye la estructura del contenido. Tratamiento: Se refiere al orden y estilo del mensaje. Corresponde a las decisiones que toma la fuente al seleccionar y estructurar el cdigo y el contenido de una manera determinada. El tipo de receptor es uno de los factores fundamentales que debe considerar la fuente en el tratamiento que da a su mensaje. Al conocer la forma en que la fuente trata el mensaje es posible hacer inferencias acerca de los propsitos y personalidad de la fuente. Es necesario considerar las caractersticas del canal durante el proceso de comunicacin. El canal es definido como los sentidos a travs de los cuales un decodificador receptor puede percibir el mensaje transmitido por la fuente encodificadora. La funcin del canal es permitir la comunicacin al unir la fuente con el receptor. Todo mensaje debe ser transmitido a travs de un canal. La fidelidad de la comunicacin ser mayor si se eligen los canales apropiados para el mensaje o si stos se combinan, como en el caso de los mensajes audiovisuales. PREGUNTAS Los informes presentados en el peridico mural siempre son de mi inters. Siempre que recibo alguna llamada de atencin, escrita o formal, permanezco en calma y no respondo.

De la FUENTE y el RECEPTOR

Siempre entiendo de qu trata la informacin que se muestra en el peridico mural.

El lenguaje con el que se comunican conmigo en esta empresa es siempre simple y comprensible

La informacin presentada en el peridico mural es siempre verdica

Del MENSAJE

Me gusta la manera en la que est presentado y /u organizado el peridico mural

Creo que el peridico mural es suficiente para que me entere de las novedades dentro de la empresa

Del CANAL

1) De una muestra de 23 trabajadores del sector de produccin del producto el 47.82% est en desacuerdo con que la informacin del peridico mural sea de inters. Se debe a la escaza informacin y a la falta de importancia que se le brinda a este medio de comunicacin. Naturalmente, solo se observa informacin que no vara ni mensual ni anualmente. El 30.43% est de acuerdo con los informes. Pero esto no puede ser verdico ya que la informacin no vara y no se sienten identificados con el medio. El 21.73% es indiferente a esta informacin y esto se debe al descuido, en general, del peridico mural. Por ende, la comunicacin no se va a realizar de manera ptima con sus trabajadores de produccin. 2) El 65.21% est de acuerdo a las llamadas de atencin y el modo en que estas son hechas por parte de HALEMA. El 30.43% est totalmente de acuerdo. Esto se debe a una total aceptacin al modo en que son advertidos y corregidos por HALEMA. No se oponen ni al mtodo o forma. Al 4.34% le es indiferente. No tienen una reaccin ni negativa ni positivo. Hay un desinters en lo que son las llamadas de atencin, escritas o verbales. 3) El 52.17% est en desacuerdo de que la informacin en el peridico mural sea de total entendimiento. Se debe al modo de escritura y como ya hemos dicho, la escaza informacin que se maneja en el peridico mural. El 21.73% est de acuerdo aceptando el modo de escritura. Sin embargo, cabe recalcar la escaza de informacin y por ello no se presentan nuevos modelos de informes para poder decir que el entendimiento es completo. Al 17.09% le es indiferente a todo esto debido a la falta de renovacin del peridico mural. El 8.69% est totalmente desacuerdo debido a que asume la realidad precaria que tiene el peridico mural. 4) El 4.34% de los encuestados estn totalmente de acuerdo en que el lenguaje con el que se comunica la empresa hacia ellos es siempre comprensible y simple. Al 52.17% le es indiferente la manera en que HALEMA se dirige hacia ellos, ya que solo se dedican a los que es su labor. El 34.78% manifiestan su desacuerdo hacia esto creyendo en que el lenguaje comunicativo que utiliza la empresa no es comprensible ni simple. El 8.69% est totalmente desacuerdo. 5) Respecto a la informacin del peridico mural de la empresa, el 13.04% indica que es verdico todo lo que se comunica ah. Al 78.26% no le causa ninguna reaccin a la informacin publicada ah ya que les es indiferente. Mientras que el 8.69% est en desacuerdo con lo que se publica en dicho peridico mural, creyendo que todo no es tal cual se informa. 6) Al 60.86% le es indiferente la manera en que es presentado y organizado el peridico mural, debido a la edad de los encuestados. Ya no les causa ningn estmulo la presentacin. Mientras que el 39.13% est totalmente en desacuerdo con la organizacin del peridico mural, creyendo en que la presentacin debera ser otra. 7) El 34.78% de los encuestados est de acuerdo en que el peridico mural es suficiente para que ellos se enteren de las novedades dentro de la empresa. Por otro lado el 65.21% no opina lo mismo, ya que estn en desacuerdo con lo que se indica. Creen que debera haber o recurrir a otros medios o modificar el peridico mural para que puedan enterarse de lo que sucede en HALEMA.

C) Identidad
DIMENSION IDENTIFICACIN E IDENTIDAD DE LA ORGANIZACIN OBJETIVO Medir el nivel de identidad de los trabajadores administrativos con HALEMA. PREGUNTA 1-Est de acuerdo con la misin de HALEMA?

Para los trabajadores de produccin: 1) En lo que respecta a la Misin el 56.52% de una muestra de 23 trabajadores del sector de produccin del producto, est totalmente de acuerdo. Esto refleja que la misin ha logrado posicionarse en la mente de cada trabajador y han tomado parte de su propia filosofa. El 30.43% est de acuerdo con la misin y se sienten de igual manera identificados. El 13.04% son indiferentes a la misin, porque es un personal joven integrndose recientemente a la organizacin. Para los trabajadores de la zona administrativa: 1) El 62.5% de una muestra de 8 trabajadores del sector administrativo est totalmente de acuerdo con la misin de HALEMA. Se debe al grado de identificacin que se tiene entre trabajadores y la organizacin. El 37.5% est de acuerdo con HALEMA. Se identifica pero podra ser reforzada para lograr el nivel del 62.5%

III.III) Anlisis porcentual

NIVELES DE CALIDAD DE LAS RELACIONES Dimensiones Bajos Medio Alto Total

+
Control mutuo 0 5 Compromiso 8 2 Satisfaccin 0 0 Confianza Total 0 2.14

%
0% 62.5% 100% 25% 0% 0% 0% 26.78%

+
0 0 0 3 0 3 4 1.43

%
0% 0% 0% 37.5% 0% 37.5 50% 17.86%

+
8 3 0% 3 8 5 4 27.57

%
100% 37.5% 0% 37.5% 100% 62.5% 50% 55.36%

+
8 8 8 8 8 8 8 8

%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

NIVELES DE CALIDAD DE LAS COMUNICACIONES Dimensiones Bajos Medio Alto Total

+
11 De la Fuente y/o Receptor 0 14 10 Del Mensaje 2 23 Del Canal Total 15 10.71

%
47.82% 0% 60.86% 43.47% 8.69% 100% 65.21% 46.58%

+
5 1 4 12 18 0 0 5.71

%
21.73% 4.34% 17.09% 52.17% 78.26% 0% 0% 24.79%

+
7 22 5 1 3 0 8 6.57

%
30.43% 95.64% 21.73% 4.34% 13.04% 0% 34.78% 28.56%

+
23 23 23 23 23 23 23 23

%
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

NIVEL DE LA CALIDAD DE LA IDENTIDAD Dimensiones Bajos Medio Alto Total

+
Identidad Relacional Comunicacional Total 0 0 0

%
0% 0% 0%

+
0 3 1.5

%
0% 13.04% 6.52%

+
8 20 14

%
100% 86.95% 93.48%

+
8 23 31

%
100% 100% 100%

IV) IDENTIFICACIN DE LOS PBLICOS

1.-HALEMA cumple la funcin de importar y expender crnicos, tanto a Lima como en sus sucursales de provincias. Podramos decir, que abastece a la sociedad de carne para su consumo. Otra funcin que realiza, es el alquiler de frigorficos para la conservacin de carnes en general. 2.- HALEMA pertenece a la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados. Es el primer eslabn de la cadena de importacin y comercio de carne. 3.- Las organizaciones que regulan el comportamiento de HALEMA son la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados y DIGESA, porque regulan tanto los mtodos que debe usar HALEMA para importar sus productos como la calidad de estos. Al mismo tiempo estas toman en cuenta las medidas de seguridad que debe tomar HALEMA al momento de almacenar y mover la mercadera debido a su naturaleza. 4.- HALEMA comprende los siguientes subsistemas: Gerencia de Logstica. Gerencia de Finanzas y Administracin. Gerencia de Ventas. Gerencia de Produccin.

Las funciones asignadas son cumplidas por los subsistemas, rganos, de la organizacin. Se observa sin embargo, que las funciones que se asign a la jefatura de Recursos Humanos y Gerencia de Ventas incluyen tambin, algunas que son propias de un rgano autnomo de RR.PP 5.- Aparte de las ya mencionadas, tiene una relacin con algunos restaurantes, supermercados (Plaza vea), instituciones y hoteles a quienes distribuye sus productos. Tambin depende de sus proveedores como San Fernando. 6.- Los medios de comunicacin no influyen en HALEMA, ya que esta no es participe de una comunicacin con ellos. A la vez, no les es necesario entablar relacin porque se sienten a gusto con la comunicacin y relacin con sus pblicos externos. Para establecer que es lo que quieren, hacen una investigacin para relacionarse con ellos. En lo que refiere a las organizaciones que regulan su comportamiento, todo se comunica mediante el rea de RR.PP de las mismas organizaciones 7.- HALEMA se rige por cuatro valores principales:

Trabajo en equipo: Siempre lo ponemos en prctica para el desarrollo de nuestro trabajo. Responsabilidad: En todas las metas que nos trazamos. Honestidad: Es parte de cada uno de nosotros. Compromiso: Con todos nuestros clientes.

En base a ello se da el cumplimiento de los cdigos de conducta. A la vez, HALEMA logra cumplir con ellos por la fidelizacin y compromiso que ha logrado por parte de sus trabajadores.

V) DESCRPCIN DE LOS PBLICOS

V.I) Pblicos externos: a) DIGESA
La Direccin general de salud Ambiental es el rgano tcnico normativo en los aspectos relacionados al saneamiento bsico, salud ocupacional, higiene alimentaria, zoonosis y proteccin del ambiente. Anlisis Psicolgico 1.- Identificar a las organizaciones y a los pblicos involucrados Ministerio de Salud, Instituto de Desarrollo de Recursos Humanos y Comit Nacional del Codex Alimentarius.

Anlisis Sociolgico 1.- Funcin que cumple la organizacin en la sociedad: Proponer y hacer cumplir la poltica nacional de salud ambiental, a fin de controlar los agentes contaminantes y mejorar las condiciones ambientales para la proteccin de la salud de la poblacin. Articular y concertar los planes, programas y proyectos nacionales de salud ambiental. Establecer las normas de salud ambiental y monitorear y evaluar su cumplimiento. Conducir la vigilancia de riesgos ambientales y la planificacin de medidas de prevencin y control. Promover en la sociedad una conciencia en salud ambiental, propiciando su participacin en la bsqueda de entornos ambientales saludables que permitan la proteccin de la salud, el autocontrol de los riesgos ambientales y el desarrollo de una mejor calidad de vida de las personas. Promover el permanente desarrollo de las capacidades, habilidades y conocimientos de los recursos humanos en salud ambiental, en coordinacin con el instituto de Desarrollo de Recursos Humanos. Desarrollar la investigacin aplicada con base en los riesgos ambientales identificados. Disear, redisear y mejorar continuamente el proceso de Salud Ambiental. Participar en el Comit Nacional del Codex Alimentarius y otros que se constituyan en el mbito de su competencia.

2.- Identificar el sistema del cual forma parte: DIGESA es una entidad del estado que es regulado por el Ministerio de Salud, creada por Decreto Legislativo el 18 de abril de 1990. 3.- Existe alguna otra organizacin externa que regule su comportamiento? Es regulada por el Ministerio de Salud. 4.- Qu subsistemas comprende? Comprende con cuatro subsistemas: Cumple todos con su funcin?

Direccin de Higiene Alimentaria y Zoonosis, Direccin de Ecologa y Proteccin de Medio Ambiente, Direccin de Saneamiento Bsico, Direccin de Salud Ambiental. S cumplen todas sus funciones. 5.- Con qu otras organizaciones se relaciona? De qu otras organizaciones necesita para su subsistencia? Se relaciona con el Ministerio de Salud, Instituto de Desarrollo de Recursos Humanos y Comit Nacional del Codex Alimentarius.

Anlisis Antropolgico 1.- Estudio de la cultura de la organizacin (misin, visin, valores, costumbres, etc) MISION La Direccin General de Salud Ambiental (DIGESA) como rgano tcnico normativo de nivel nacional, articula multisectorialmente la proteccin del entorno ambiental de la persona para proteger y promover la salud de la poblacin, mediante acciones de gestin, regulacin, normatividad, vigilancia, control, supervisin, evaluacin y de concertacin con los gobiernos regionales, locales, y dems componentes del sistema nacional de salud, as como con otros sectores, los aspectos de proteccin del ambiente, saneamiento bsico, higiene alimentaria, control de zoonosis y salud ocupacional, en el marco de la descentralizacin y globalizacin. VISION Organizacin lder en el campo de la Salud Ambiental, de reconocido prestigio nacional e internacional, integrada por personal calificado, motivado y de gran valor tico y moral, que coordina las polticas y las medidas preventivas en el entorno ambiental de la persona para reducir el impacto a la salud ocasionado por los agentes de riesgo ambiental.

b) ASIPAR:
Es la Asociacin de Importadores de Productos Alimenticios Refrigerados - Organizacin Empresarial sin fines de lucro, que brinda diversos servicios empresariales a asociados. Al pertenecer HALEMA a esta organizacin, se ve protegida por ella ya que sale al frente en caso se produzca algn imprevisto de relevancia social. Dejamos en claro, que esta asociacin se convierte en un grupo de presin al verse afectado algunos de sus miembros.

c) SAN FERNANDO (Proveedor)

Anlisis Sociolgico 1. Funcin que cumple la organizacin en la sociedad. San Fernando ha logrado eficiencia a travs de la integracin vertical de la cadena productiva, desde el procesamiento de alimentos balanceados, reproduccin e incubacin, crianza, beneficio y finalmente la comercializacin y distribucin de los productos a nivel nacional e internacional. 2. Identificar el sistema del cual forma parte: ASIPAR 3. Existe alguna otra organizacin externa que regule su comportamiento? DIGESA, ASIPAR 4. Cmo influyen los medios de comunicacin en el comportamiento de la organizacin? Debido a que San Fernando depende de su publicidad y de su imagen, los medio de comunicacin influyen en su comportamiento de manera determinante ya que sin los medios no podran proyectar la imagen que desean.

Anlisis Antropolgico

MISION
"Contribuir al bienestar de la humanidad suministrando alimentos de consumo masivo en el mercado global."

El xito de la Misin se logra: Con personal que practique los valores de la empresa, competente, con espritu de superacin, comprometido con el cambio y promotor del trabajo en equipo. Con el desarrollo de una organizacin gil, eficaz e innovadora que obtenga ventajas competitivas y sea rentable. Con el mejoramiento continuo de procesos, productos y servicios, en estrecha cooperacin con nuestros proveedores, para satisfacer y exceder las expectativas del cliente. Con una cultura basada en los valores de honestidad, lealtad, laboriosidad, responsabilidad y respeto, la prctica de la filosofa de calidad total y una clara actitud de liderazgo. Con acciones orientadas a proteger y conservar el medio ambiente. La riqueza que generamos debe fortalecer nuestra empresa, contribuir a la realizacin personal y al bienestar de nuestros trabajadores, retribuir al capital invertido y permitirnos participar en el desarrollo de la comunidad.

VISION
"Ser competitivos a nivel mundial suministrando productos de valor agregado para la alimentacin humana Es tener la capacidad de conquistar y sostener la preferencia de los clientes y adems ser rentables, operando con los ms altos estndares en calidad, procesos y servicios relevantes; de esta manera, la empresa crece y aumenta su participacin en el mercado.

La competitividad se crea y se desarrolla a travs del aprendizaje, mejoramiento e innovacin, y con la participacin de los clientes, proveedores, personal de la empresa, accionistas y la comunidad. Competimos con los suministradores de alimentos no slo del pas sino del resto del mundo, operando como una empresa de clase mundial. Nos regimos por los ms altos estndares, por los procesos de planeamiento estratgico y gerencia de recursos totalmente integrados, con un enfoque intensivo al cliente. Nos sustentamos en la innovacin tecnolgica, mejora continua, una optima gestin del personal y del conocimiento; y nos mantenemos vigentes con las tendencias mundiales. De esta manera, obtenemos una alta productividad. La cadena de suministro abarca desde la recepcin del pedido, pasando por los procesos de produccin animal e industrial y comercializacin, hasta el servicio post venta atendiendo tanto los mercados internos como los externos. Son productos con transformacin creados a travs de investigacin y desarrollo para satisfacer y exceder las expectativas de los clientes, mejorando su calidad de vida. Nos dedicamos a satisfacer las necesidades de alimentacin de las personas, acorde a los nuevos hbitos alimentarios y en todas las oportunidades de consumo masivo, en los hogares o fuera de l.

V.II Pblicos internos estratgicos: a) Trabajadores de la zona de produccin.

Anlisis Sociolgico: Funcin que cumple el pblico dentro de la organizacin:

Los obreros se encargan del trato directo con el producto y la preparacin de este. Son los responsables de la calidad de las carnes que es medida en su entrada y salida de la planta por la jefa de aseguramiento de calidad. Identificar el sistema del cual forma parte:

Los obreros forman parte del sistema macro HALEMA y estn bajo las rdenes de las gerencias de produccin y logstica. Con que otros pblicos se relaciona:

Se relacionan con los cortadores, la jefa de calidad, los operarios de cmara frigorfica y con Recursos Humanos. Como influyen los medios de comunicacin internos en el comportamiento del pblico interno estratgico:

Los medios de comunicacin internos (peridico mural) no tienen ninguna influencia en el mismo pblico interno estratgico pues est completamente abandonado y descuidado. No es actualizado frecuentemente y est en un formato que no logra captar la atencin. Alguna organizacin externa que regula su comportamiento:

Digesa ya que al regular a HALEMA exige a los obreros cumplir con parmetros de calidad y salubridad.

Anlisis Psicolgico: Identificar a las organizaciones y a los pblicos involucrados:

La nica organizacin involucrada directamente es HALEMA y ms especficamente el rea de RRHH encargada del peridico mural. Sin embargo, indirectamente involucrado est Digesa que determina las reglas de salubridad. Determinar patrones de comportamiento del pblico:

El 47.82% del pblico no tiene ni un mnimo inters en entablar una comunicacin ms directa con HALEMA, debido al desinters que se tiene al medio de comunicacin que es el peridico mural. Describir las situaciones que influyen en su conducta:

Las situaciones que determinan que el pblico no lea el peridico mural es que se encuentra abandonado, no es llamativo, desactualizado en lo que respecta a las noticias de inters para los obreros. El abandono se debe principalmente a que RRHH que se encarga de su publicacin, al tener tambin funciones de RRPP no realiza bien esa labor, puesta se encuentra sobrecargada.

b) Trabajadores de la zona administrativa

Anlisis Sociolgico: Funcin que cumple el pblico dentro de la organizacin:

Administrar recursos que le corresponde a cada rgano. Y as, facilitarle lo que necesita a cada rgano subordinado. Identificar el Subsistema del cual forma parte:

La zona administrativa forma parte del sistema que es HALEMA. Pero a la vez, el personal administrativo depende del gerente general que a su vez depende de la junta general accionistas. Existe alguna otra organizacin externa que regule su comportamiento?

La organizacin que los regula es la Digesa, mas no tiene ninguna injerencia en la toma de decisiones. Qu subsistemas comprende?

Los subsistemas que comprende son todos los derivados de sus gerencias. Cabe resaltar que todos sus subsistemas cumplen sus funciones determinadas. Para Mayor entendimiento ver el anexo del organigrama. Cmo influyen los medios de comunicacin internos en el comportamiento del pblico?

La zona administrativa no tiene ningn contacto con el peridico mural ya que ellos son los que toman las decisiones. Con los medios de comunicacin masivos (impresos, televisivos y radiales) No tienen ningn contacto y tampoco lo plantean como algo necesario.

Anlisis Psicolgico: Identificar a las organizaciones y a los pblicos involucrados:

Las organizaciones involucradas son HALEMA y la Digesa (La Direccin General de Salud Ambiental). En tanto, los pblicos involucrados son los subordinamos a las diferentes gerencias. Determinar los patrones de comportamiento del pblico:

El 62.5% de trabajadores que forma parte de este pblico no asume un compromiso para la resolucin de un problema, eso se debe a la recarga que se hace a sus funciones propias, haciendo as, tareas que no le competen a cada rgano establecido.

Describir las situaciones que influyen en su conducta

Las situaciones que influyen en su conducta son las recargas de trabajo que figuran fuera de sus funciones propias. Por ello, no logran completar algunas de las metas de HALEMA. Tambin influye el hecho de no tener un rgano de RR.PP, lo que implica cargos de responsabilidad y viajes inesperados a las sucursales en provincia que rompen la buena organizacin de relaciones con la sede central.

VI) IDENTIFICACIN DEL PROBLEMA

Se sita en el pblico interno, especficamente en los trabajadores de la zona administrativa y en el personal obrero.

1 Pblico estratgico administrativo: Hay una falencia en el rea de RR.PP, pues no hay una jefatura que se encargue de la relacin y comunicacin netamente. Esto provoca el desorden pues son las dems reas las que cubren estas funciones, pero al no ser su especialidad incurren en errores que muchas veces tambin son provocados por el exceso de trabajo. Eso significa que tienen funciones que no les son propias. Otro problema es que HALEMA tiene sucursales tambin en las distintas provincias del Per, dentro de las cuales no existe un jefe designado de ventas, comercial, recursos humanos y menos RR.PP. Por ende la comunicacin no es ptima y solo se da cuando se presenta algn problema, de lo contrario los trabajadores asumen que el proceso marcha bien. Cabe recalcar que la comunicacin con los jefes en Lima solo es mediante radio y en caso de emergencia se producen viajes a las diferentes sucursales. Producindose gastos innecesarios y un recargo de las funciones del responsable.

2 Pblico estratgicos obreros: En lo que respecta al peridico mural, este no cumple con la funcin que debera. No logra captar la atencin de los trabajadores debido a que pasa desapercibido y as no llega a cumplir su objetivo que es hacer llegar el mensaje que se quiere dar. Por ende, el pblico no est totalmente al tanto de las decisiones de HALEMA y llega a enterarse mediante otras fuentes (rumores) que muchas veces manipulan el mensaje causando conflictos.

VII) OBJETIVOS DE RR.PP

a) Objetivos Generales:

Elevar el nivel de fluidez de comunicacin de HALEMA con los pblicos estratgicos (obreros y personal administrativo) Elevar el nivel de calidad de las relaciones que mantiene HALEMA con su pblico interno, obrero y personal administrativo especficamente. Asesorar a las distintas gerencias de la organizacin en sus funciones, pues se encuentra sobre carga de trabajo en las distintas reas a raz de la ausencia

b)

Objetivos Especficos:

Aumentar el inters del peridico mural.

VIII) ESTRATEGIAS/ TCTICAS DE RR.PP

Estrategias: 1) Que se cree el departamento de Relaciones Pblicas. 2) Trasladar las funciones de RR.PP que se realizaban en las dems jefaturas, concentrndolas en este nuevo rgano. 3) Abrir jefaturas de apoyo en las otras sucursales para llevar as un control permanente y quitarles responsabilidad a los jefes de Lima4) Reestructurar el peridico mural, dando as la oportunidad a los obreros de participar en su ejecucin.

Tcticas: 1) Tener una reunin con los accionistas y directorio para exponer los problemas que se podran solucionar con la creacin de la oficina de RR.PP. Tambin exponer sus beneficios y empezar con una encuesta o focus group a los trabajadores en general, para preguntar cmo reaccionaran en el caso de la creacin de ese nuevo rgano. Presentar los resultados y a raz de la respuesta otorgada, acondicionar el rea de trabajo. 2) Reconocer a las jefaturas que estn ejerciendo funciones de RR.PP y cuales son exactamente estas. Modificar de esa manera el MOF de HALEMA. Comenzar con la seleccin de los trabajadores y jefes de RR.PP 3) Tener una reunin con los accionistas tambin y el directorio, al mismo tiempo reunir a los encargos en cada sucursal. Con ello explicar cada beneficio que se asegurara en las sucursales de HALEMA. Conviene que los encargados sean domiciliados en la zona de la sucursal. Se hace una seleccin de los mejores capacitados para el trabajo. As se contribuye con el desarrollo del departamento. Cabe decir, que existira una capacitacin. 4) Campaa por un peridico mural mejor: Atraer ms la atencin utilizando colores mucho ms llamativos y que jueguen con el logo de HALEMA.

Charlas introductorias para todos los trabajadores Organizar grupos por cada mes, encargados de la actualizacin del peridico. A un mediano plazo, implementar esta campaa en todas las sucursales. A largo plazo, implementar un boletn que salga cada mes o cada 15 das.

IX) CRONOGRAMA
Fecha 8 de setiembre 13 de setiembre 15 de setiembre 18 de setiembre 19 de setiembre Actividad 1era visita a HALEMA. Entrevista con el Jefe de RRHH y el Jefe de ventas Recepcin del Organigrama de la organizacin 2da visita a HALEMA Inicio de la redaccin de FODA y MOF de la empresa Determinacin de los problemas encontrados entre la empresa y sus pbicos. Inicio del anlisis. 3era visita. Reunin para seleccionar las propuestas de solucin. Aplicacin de encuestas. Tabulacin y conteo de los resultados de las encuestas. Comienzo de la preproduccin de la campaa de relanzamiento del Peridico mural. Relanzamiento del Peridico mural 2011 Medicin de impacto de la campaa. Encuesta-Focus Group. Medicin de impacto de la campaa. Presentacin del proyecto de creacin de rgano de RRPP. Focus Grous- Encuestas. Medicin del impacto de apertura de RRPP. 2012 Restructuracin en el MOF incluyendo a RR.PP Implementacin del rgano de RR.PP en las sucursales. 2014 Inicio de la preproduccin del Boletn Informativo. Lanzamiento del Boletn Informativo. Focus Group-Encuesta. lanzamiento del boletn Impacto del

20 de setiembre 22 de setiembre 24 de setiembre 03 de noviembre 03 de diciembre 10 de marzo 13 de marzo 14 de junio 05 de diciembre

27 de enero 27 de febrero

02 de enero 02 de agosto 2015 03 marzo

X) PRESUPUESTO
MODALIDAD Pasajes DESCRIPCIN Para investigacin: S/100 Para viajes a sucursales: S/1500 Para prximas investigaciones: S/300 Peridico mural: S/15.000 Copias-Impresiones: S/1010 Papeles Varios (afiches): S/1000 Los que debemos realizar para completar investigacin/Analizar Campaas: S/1000 Los que sirven para determinar objetivos: S/1000 Distribucin Lima y Sucursales: S/10.000 Impresin y Diseo: S/20.000 Preproduccin: Produccin: S/10.000 Total S/15.000 TOTAL S/1900.00

Papelera:

S/17,010.00

Focus Group:

S/2000.00

Boletn

S/30,000.00

Eventos para Lanzamiento:

S/25,000.00

S/ 72,010.00

XI) ANEXOS
a) Restructuracin del organigrama

Gerente general

Asistente de Gerencia General

Relaciones Pblicas

Gerente de Logistica

Gerente Financiero Administrativo

Gerente de Ventas

Gerente de Produccin

Relaciones Pblicas

Secretaria

Prensa

Eventos

Ceremoniales Protocolos

Comunicacin

Interno

Externo

Interno

Externo

b) Creacin del MOF de RR.PP

1. Relaciones pblicas Es un rgano de apoyo cuyas funciones son: (segn el Estatuto del Colegio Profesional de Relaciones Pblicas del Per) Contribuir con la organizacin a establecer y mantener una comunicacin bidireccional simtrica con sus pblicos. Investigar, identificar y diagnosticar diversos problemas que afecten a la organizacin y sus pblicos. As como asesorar, planear, desarrollar polticas, estrategias, programas y actividades tanto internas, como externas de relacin y comunicacin institucional. Aplicar un concepto de responsabilidad social. Organizar certmenes y eventos, el ceremonial y protocolo. Adems de presentar anualmente un plan de trabajo y un presupuesto para cumplir con todas las estrategias.

2. Secretara Es un rgano de apoyo. La secretara, adems, sirve como un filtro de informacin, es decir, selecciona toda la informacin que pueda llegar a la cabeza del departamento de relaciones pblicas. 3. Prensa Este rgano de lnea se encarga del manejo de medios, como por ejemplo, planificar conferencias de prensa, notas de prensa, publicaciones en medios, canalizar toda informacin noticiosa generada por la organizacin con relevancia social. Asimismo estar atendiendo las comunicaciones noticiosas con sus pblicos internos manteniendo los ms altos estndares, enviando comunicaciones noticiosas dirigidas a la comunidad interna. Adems es este rgano es que se encarga del monitoreo de medios. 4. Eventos La organizacin de cualquier evento requiere tiempo de preparacin por sencillo que sea. Se utilizan diversidad de servicios, es necesario controlar el buen funcionamiento general de cada uno, coordinar materiales requeridos y cuidar los pequeos detalles para hacer que sea nico y cumpla con sus objetivos. Como organizadores de eventos normalmente trabajamos con los siguientes 3 objetivos: - Conocer a quin va dirigido el evento, sus intereses y estar siempre comunicados. - Planificar el evento con la mayor cantidad de tiempo posible para garantizar el desempeo eficazmente en cada una de que el evento implique. - Disear y desarrollar un plan de proyecto y comunicarlo a los diferentes actores del evento. 5. Ceremonial y protocolo Este rgano de lnea trabaja en estrecha relacin con la organizacin de eventos. El rgano de Ceremonial y Protocolo se encarga de establecer todas las formalidades que se tienen que llevar a cabo en un evento, por ejemplo, la ubicacin de cada persona, discursos, en fin, todas las formalidades propias de un evento.

6. Comunicacin El rgano de comunicacin se encarga de: 1. 2. 3. 4. Difundir la informacin de carcter general del departamento. Gestionar la pgina web de la organizacin. La direccin funcional y editorial de los boletines y/o impresos de la organizacin. Formular y proponer polticas y estrategias de difusin y publicidad para proyectar la imagen institucional de la organizacin. 5. Elaborar, revisar y elevar a la Gerencia General boletines, revistas, trpticos y otros medios de difusin que informen sobre las actividades de la organizacin.

c)

Modelo de encuestas
c.1) Tipo comunicacional:

SEXO:_______

EDAD:_______

1-Est de acuerdo con la misin de HALEMA? a)Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 2-Los informes presentados en el peridico mural siempre son de mi inters a)Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 3-Siempre que recibo alguna llamada de atencin, escrita o verbal, permanezco en calma y no respondo a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 4-Siempre entiendo de qu trata la informacin que se muestra en el peridico mural a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 5-El lenguaje con el que se comunica conmigo en esta empresa es siempre simple y comprensible a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 6-La informacin presentada en el peridico mural es siempre verdica a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 7-Me gusta la manera en la que est presentando y/u organizado el peridico mural a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 8-Creo que el peridico mural es suficiente para que me entere de las novedades dentro de la empresa a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo

c.2) Tipo Relacional:

SEXO:______

EDAD:_________

1-Est de acuerdo con la misin de HALEMA? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 2-HALEMA ha tomado con optima manera las ideas que han propuesto? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 3- Est siendo correcta la relacin con HALEMA para resolver los problemas? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 4-Estaria de acuerdo en apoyar a HALEMA sin necesidad de una remuneracin? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 5- HALEMA siempre cumple con las promesas? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 6-HALEMA llega a cumplir las metas establecidas que se propone? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 7-: HALEMA le ha ofrecido diferentes oportunidades? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo 8-HALEMA le ofrece mucho ms que otra empresa del mismo rubro? a) Totalmente de acuerdo b) Acuerdo c) Indiferente d) Desacuerdo e) Totalmente desacuerdo

XII) EVALUACIN
Con la implementacin de la oficina de relaciones pblicas se pudo reorganizar el MOF y establecer las relaciones especficas para cada organizacin eliminando el exceso de trabajo. Al tener resultados ptimos con la nueva gerencia de Relaciones Pblicas se decidi implementar en las sucursales varias jefaturas, obteniendo en un largo plazo la mejora en su produccin, relacin y comunicacin con sus pblicos. Con el lanzamiento del nuevo peridico mural con ms secciones, oportunidades, llamativos, actualizaciones y mucho ms grande se logra llamar la atencin del Pblico interno y as mejor el nivel de comunicacin pues los mensajes iban indirectamente desde la gerencia hacia los obreros mediante un canal directo y confiable, evitando los rumores. Ms adelante, se implement el boletn informativo HALEMA que contiene las noticias mensuales ms importantes que permite al pblico estar enterado de la organizacin y sus avances.