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0 PREFEITURA MUNICIPAL DE GURUPI FUNDAÇÃO UNIRG FACULDADE UNIRG CURSO DE ADMINISTRAÇÃO TRABALHO DE CONCLUSÃO
0 PREFEITURA MUNICIPAL DE GURUPI FUNDAÇÃO UNIRG FACULDADE UNIRG CURSO DE ADMINISTRAÇÃO TRABALHO DE CONCLUSÃO

0

PREFEITURA MUNICIPAL DE GURUPI FUNDAÇÃO UNIRG FACULDADE UNIRG CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA.

Acadêmico: André Luis Silva Alves Prof. Orientadora: Maria das Graças Bastos de Sousa, Esp. Gestão Financeira

Gurupi, junho de 2008.

1 ANDRÉ LUIS SILVA ALVES ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS

1

ANDRÉ LUIS SILVA ALVES

ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA.

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Faculdade UNIRG como requisito para obtenção do titulo de Bacharel em Administração.

Prof. Orientadora: Maria das Graças Bastos de Sousa, Esp.

Gurupi, junho de 2008.

2 ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA

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ANÁLISE DO SISTEMA DE CONCESSÃO DE CRÉDITO E CONTROLE DAS CONTAS A RECEBER DA EMPRESA NET SHOP INFORMÁTICA.

ANDRÉ LUIS SILVA ALVES

Este Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) foi julgado adequado para obtenção do titulo de Bacharel em Administração e aprovado em sua forma final junto a Faculdade UNIRG.

Prof. Alexandre Ribeiro Dias, MsC Coordenador do Curso de Administração

Profª. Donária Coelho Duarte, Dra. Coordenadora de Estágio do Curso de Administração

Apresentada ä Banca Examinadora, integrada pelos Professores:

Prof. Orientadora Maria das Graças Bastos de Sousa, Esp.

Prof. Fabio Pegoraro. Esp. Banca Examinadora

Prof. Carolina Furlan. Esp Banca Examinadora

3 Dedico este Trabalho de Conclusão de Curso a toda minha família e em especial

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Dedico este Trabalho de Conclusão de Curso a toda minha família e em especial a minha Mãe (in memória) que tanto me apoiou e lutou para a realização deste sonho.

4 AGRADECIMENTOS Agradeço inicialmente a Deus por me tornar capaz de seguir em frente nesse

4

AGRADECIMENTOS

Agradeço inicialmente a Deus por me tornar capaz de seguir em frente nesse projeto, superando o emocional.

A minha Mãe (in memória) que fez com que esse sonho fosse realizado, me

incentivando sempre com todo puro e sincero amor incondicional de uma Mãe. E não deixando de agradecer de forma grata e grandiosa a meu Pai, a quem eu rogo todas as noites pela minha existência, que sempre me apoiou e aos meus filhos que tanto me ausentei de sua presença e

foram capazes de me entender sem ficar me cobrando o meu tempo junto a eles.

A um amigo verdadeiro que por todo o tempo de faculdade colaborou e incentivou durante todos os meus períodos, incentivando a tornar essa realização concretizada.

Agradeço a minha professora, orientadora e amiga Maria das Graças Bastos de Sousa, Esp. que por sua competência disponibilizou de seu tempo para me ajudar e orientar para a realização deste TCC.

Agradeço também a minha professora Donária Coelho Duarte, Dra. que por sua vez me demonstrou um carisma e amizade muito grande em momentos difíceis na orientação de meu projeto.

A todos

profissional.

os

professores

desta

instituição

que

contribuíram

para

um

aprendizado

Aos funcionários da Net Shop Informática que por meios direto e indireto facilitam a execução do TCC.

Para finalizar agradeço aos colegas de sala e a todos que contribuíram, compreenderam e fizeram suas criticas construtivas, elevando assim nossa jornada.

5 “Porque tu, o Senhor és o meu refugio! O Altíssimo e a tua habitação.

5

“Porque tu, o Senhor és o meu refugio! O Altíssimo e a tua habitação. Nenhum mal te sucedera, nem praga alguma chegara tua tenda. Porque aos anjos dará ordem a teu respeito, para te guardar em todos os seus caminhos. Eles te sustentarão nas suas mãos para que não tropece com teu pé em pedra”.

RESUMO

RESUMO 6 Este Trabalho de Conclusão de Curso apresenta uma análise do sistema de concessão de

6

Este Trabalho de Conclusão de Curso apresenta uma análise do sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da empresa Net Shop Informática Ltda. A eficiência do controle das contas a receber é espelho da análise de concessão de crédito que pode ser conceituado como o risco de perda em que se cometem quando há inadimplência de uma contraparte numa operação de crédito. Ao avaliar o risco a empresa deve analisar a multiplicidade, qualidade e origem das informações disponíveis para essa análise que deve ser baseada no processamento das informações do proponente do crédito para auxiliar na tomada de decisão. A pesquisa

caracterizou-se como descritiva de natureza exploratória. O instrumento de pesquisa adotado foi à entrevista estruturada para diagnosticar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a

receber da empresa. Abordou-se sobre modalidades de pagamento das vendas oferecidas, o processo de concessão de crédito e o sistema de controle das contas a receber da empresa. Com os

dados obtidos no diagnóstico da empresa, foi possível analisar e apresentar conclusões e recomendar de um sistema adequado para o gerenciamento da concessão de crédito e do controle das contas a receber com o objetivo de minimizar os riscos financeiros e auxiliar a empresa na tomada de decisão.

Palavras-chaves: administração financeira. Processo de concessão de crédito. Administração de contas a receber.

ABSTRACT

ABSTRACT 7 This Work of Conclusion of Course presents an analysis of the system of concession

7

This Work of Conclusion of Course presents an analysis of the system of concession of credit and the control of counts to receive of the enterprise Ltd. Net Shop Informatics. The efficiency of the control of the counts to receive is a mirror of the analysis of concession of credit what can be conceptualized like the risk of loss in which it is committed when there is breach of contract of a counterpart in an operation of credit. While valuing the risk to enterprise it must analyse the multiplicity, quality and origin of the available informations for this analysis that must be based on the processing of the informations of the prosunset of the credit to help in the taking decision. The inquiry was characterized how descriptive of nature exploratory. The instrument of inquiry adopted went to interview structured to diagnose the system of concession of credit and the control of counts to receive of the enterprise. It was boarded on kinds of payment of the offered sales, the process of concession of credit and the system of control of the counts to receive of the enterprise. With the data obtained in the diagnosis of the enterprise, it was possible to analyse and to present conclusions and to recommend of a system adapted for the gerenciamento of the concession of credit and of the control of the counts to receive with the objective to minimize the financial risks and to help the enterprise in the taking decision.

Keys Words: Financial administration, Process of concession of credit. Administration of counts to receive.

RESUMO

ABSTRAT

SUMÁRIO

RESUMO ABSTRAT SUMÁRIO 8 1. INTRODUÇÃO 10 1.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS 11 1.2 SITUAÇÃO

8

1.

INTRODUÇÃO

10

1.1

CONSIDERAÇÕES GERAIS

11

1.2

SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA

12

1.3

OBJETIVOS

13

1.3.1

Objetivo geral

13

1.3.2

Objetivos específicos

13

1.4

JUSTIFICATIVA

13

2

REVISÃO DE LITERATURA

15

2.1

ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA – EVOLUÇÃO E CONCEITOS

15

2.2

A FUNÇÃO FINANCEIRA

18

2.3

PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO

20

2.4

A ESTRUTURA FINANCEIRA DA EMPRESA

23

2.5

ADMINISTRAÇÃO DE DISPONIBILIDADE

24

2.5.1

Fluxo de Caixa

25

2.5.2

Índices Financeiros

28

2.6

CONTROLES FINANCEIROS INTERNOS

29

2.6.1

Controle de contas a pagar

29

2.6.2

Controle Bancário

30

2.6.3

Controle Diário de Caixa

31

2.6.4

Controle Financeiro de Estoque

32

2.6.5

Controle de contas a receber

33

2.7

ADMINISTRAÇÃO DE CONTAS A RECEBER

34

2.7.1

Risco do Crédito

35

2.7.2

O PROCESSO DE CONCESSÃO DE CRÉDITO

36

9 2.7.3.1 Os 5 “C” do Crédito 39 2.7.4 Política de Recebimento 40 2.8 ADMINISTRAÇAO

9

2.7.3.1

Os 5 “C” do Crédito

39

2.7.4

Política de Recebimento

40

2.8

ADMINISTRAÇAO DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

41

3

CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

47

4

PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

50

4.1

DELINEAMENTO DA PESQUISA

50

4.2

TÉCNICAS DE PESQUISA

51

4.3

ANÁLISES DOS DADOS

52

5

ANÁLISE E INTERPRETAÇÀO DOS RESULTADOS

53

5.1

MODALIDADE DE VENDAS E SERVIÇOS

53

5.2

CONCESSÃO DE CREDITO

55

5.3

CONTAS A RECEBER

56

6

CONSIDERAÇOES FINAIS

58

6.1

CONCLUSAO

58

6.2

RECOMENDAÇOES

59

6.3

LIMITAÇOES

60

REFERÊNCIAS

61

APENDICE A – Instrumento de Entrevista

67

1.

INTRODUÇÃO

1. INTRODUÇÃO 10 Com o conhecimento das informações obtidas por meio do mercado atual, e a

10

Com o conhecimento das informações obtidas por meio do mercado atual, e a velocidade da comunicação globalizada influente, observa-se que a competitividade empresarial se torna cada vez mais forte. As empresas para se tornarem competitivas precisam ser mais eficientes nos controles financeiros. As ferramentas de gestão financeira apóiam os administradores nos controles financeiros das empresas, visando trazer para as organizações a maximização de seus lucros. Desta forma este Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) foi desenvolvido na empresa Net Shop Informática Ltda e tem como objetivo analisar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da mesma. Para compreender este trabalho e para um melhor entendimento dos objetivos propostos, esta pesquisa está estruturada em sete capítulos.

O capítulo 1 apresenta os elementos da parte introdutória, considerações gerais, situação

problemática, objetivos gerais e específicos que levaram a desenvolver este projeto, justificativa e a estrutura do mesmo.

O capítulo 2 compreende a revisão de literatura, onde serão apresentados os conteúdos

teóricos relacionado ao tema proposto que auxiliarão no desenvolvimento do estudo.

O capítulo 3 demonstra informações da estrutura e caracterização da empresa desde sua

fundação até os dias atuais, mostrando como foi criada e como vem atuando no mercado. No capítulo 4 registram-se os procedimentos metodológicos utilizados para o desenvolvimento do projeto; No capitulo 5 será apresentada as descrições das atividades desenvolvida na empresa e o analise dos dados em ralação a concessão ao credito e o controle de contas a receber na Net Shop Informática. No capítulo 6 são apresentadas as considerações finais, conclusão, recomendações e limitações de estudo, logo a seguir a referencias bibliográficas que foram utilizadas para a elaboração deste estudo e os apêndices do mesmo.

1.1. CONSIDERAÇÕES GERAIS

1.1. CONSIDERAÇÕES GERAIS 11 Observa-se que o mercado vem se desenvolvendo cada vez mais com as

11

Observa-se que o mercado vem se desenvolvendo cada vez mais com as novas inovações e transformações, sejam elas tecnológicas, sociais, econômicas, ambientais ou culturais. Em razão disso os clientes estão sendo mais exigentes com a qualidade dos produtos, serviços prestados e concessão de crédito oferecidos pelas empresas. Para enfrentar as exigências dos clientes e as mudanças do mercado atual as empresas procuram ser mais inovadoras nas estratégias e tecnologias utilizadas a fim de disponibilizar um atendimento diferenciado aos seus clientes para a satisfação dos mesmos. Neste contexto a concessão de crédito apresenta-se como um fator estratégico para efetivar vendas uma vez que poucos clientes podem adquirir a vista o que necessitam, possibilitando a empresa alavancar suas vendas a fim de atingir os objetivos constituídos pela direção da empresa. Assaf Neto e Silva (1997, p.97) afirmam que “crédito diz respeito à troca de bens presentes por bens futuros” e para Silva (1997, p.63), “num sentido restrito e específico, Crédito consiste na entrega de um valor presente mediante uma promessa de pagamento”. O sucesso da organização resulta da eficácia do departamento financeiro da empresa que é considerado de grande importância pelas funções que o mesmo desenvolve como: o recebimento e pagamento de numerários, o controle do fluxo de caixa e o gerenciamento dos controles dos gastos e entrada de dinheiro na empresa. As informações gerenciais do departamento financeiro ajudam as organizações a atingir os seus objetivos, fornecendo aos administradores uma visão geral da situação financeira da organização, contribuindo para que as mesmas possam planejar, organizar e controlar de forma mais eficiente a concessão de crédito assegurando assim o recebimento das contas a receber. Neste contexto este trabalho tem o objetivo de analisar o sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber na empresa Net Shop Informática Ltda.

1.2. SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA

1.2. SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA 12 Com as turbulências e incertezas econômicas ocorridas no mundo atual, as organizações

12

Com as turbulências e incertezas econômicas ocorridas no mundo atual, as organizações estão buscando se precaver das conseqüências que essas mutações podem trazer para a área financeira da empresa. A gestão financeira de uma empresa deve dispor de ferramentas para planejar e controlar os recursos de forma correta para que a empresa possa funcionar de forma adequada como um todo.

Tendo em vista as alterações que ocorrem no ambiente interno e externo das organizações e o surgimento de novas tecnologias, observa-se à necessidade de utilização de ferramentas que contribuam para a gestão financeira eficaz das empresas. Desta forma, o controle financeiro deve ser desenvolvido através de acompanhamento da execução do planejamento financeiro global, empregando – se as técnicas de análise e mediante a investigação das causas das variações orçamentárias. A forma deficiente de concessão de crédito e controle das contas a receber nas empresas gera a inadimplência dos clientes, a insatisfação e desassossego dos gestores ocasionado pela inexistência de um sistema de informação adequado sobre os tomadores de recursos, o que faz com que o ato de receber não seja uma tarefa simples e de retorno certo. Este estudo foi desenvolvido em uma micro empresa comercial e de serviços de Gurupi- To, a Net Shop Informática Ltda. O objetivo deste trabalho surgiu nas observações ocorridas no sistema de concessão de crédito e do controle de contas a receber da empresa onde foi possível constatar um alto índice de inadimplência dos clientes que vem impossibilitando o curso normal da mesma. Diante desta problemática detectada a questão de pesquisa deste trabalho definiu-se em:

O sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber da Net Shop Informática Ltda. são adequados para garantir o recebimento dos clientes?

1.3 OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo geral

1.3 OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo geral 13 Analisar o sistema de concessão de crédito e o controle

13

Analisar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da empresa Net Shop Informática Ltda.

1.3.2 Objetivos específicos

Revisar os conceitos de gestão financeira, com ênfase ao controle de contas a receber e análise de risco na concessão de créditos.

Caracterizar o sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber daa receber e análise de risco na concessão de créditos. empresa; Propor um sistema de concessão

empresa;

Propor um sistema de concessão de crédito e de controle de contas a receber na empresa estudada.

e de controle de contas a receber na empresa estudada. 1.4. JUSTIFICATIVA Administrar os recursos da
e de controle de contas a receber na empresa estudada. 1.4. JUSTIFICATIVA Administrar os recursos da

1.4.

JUSTIFICATIVA

Administrar os recursos da empresa é uma tarefa que exige o conhecimento e habilidade técnicas dos administradores na utilização das ferramentas disponíveis para alcançar os objetivos organizacionais. A função da administração de contas a receber é relevante para a diminuição e prevenção da inadimplência dos clientes na empresa, pois com o controle dessas contas é possível analisar os fatores que estão ocasionando o aumento dos débitos dos clientes e possibilitar a criação de estratégias para amenizar as conseqüências negativas da inadimplência. A eficiência do controle das contas a receber é espelho da análise de concessão de crédito que pode ser conceituado como o risco de perda em que se cometem quando há inadimplência de uma contraparte numa operação de crédito. Ao avaliar o risco a empresa deve analisar a multiplicidade, qualidade e origem das informações disponíveis para essa análise que

14 deve ser baseada no processamento das informações do proponente do crédito para auxiliar na

14

deve ser baseada no processamento das informações do proponente do crédito para auxiliar na tomada de decisão. Este trabalho reveste-se de importância para a empresa Net Shop Informática Ltda. no sentido de reavaliar, planejar e desenvolver um sistema eficaz de análise de concessão de crédito e controle de contas a receber da empresa para amenizar a inadimplência dos seus clientes. A sociedade de uma maneira geral terá uma organização empenhada com o bem estar dos clientes, procurando estrategicamente competir com os concorrentes em preço, prazos adequados e produtos de qualidade para satisfazer os clientes. Para o acadêmico o tema tratado no presente estudo tem ampla importância teórica no sentido de pesquisar variados conceitos abordados pelos diversos autores especializados no assunto e na prática em analisar a viabilidade da aplicação desses conceitos na empresa em estudo.

2. REVISÃO DE LITERATURA

2. REVISÃO DE LITERATURA 15 A pesquisa bibliográfica deste Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) se

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A pesquisa bibliográfica deste Trabalho de Conclusão de Curso (TCC) se faz necessária para apresentar a fundamentação teórica sobre a Administração Financeira dos diversos autores citados neste capítulo e promover uma comparação da teoria e prática para o acadêmico analisar e interpretar os resultados deste trabalho. Desta forma, inicia-se este capítulo com uma explanação dos conceitos que norteiam para o objetivo geral deste estudo, abordando de forma gradativa a maneira como foi se aperfeiçoando os métodos e pesquisas da Administração Financeira com seus planejamentos, controles e execuções.

2.1. ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA – EVOLUÇÃO E CONCEITOS

Damodaran (1999, p.27) “afirma que as finanças corporativas abrangem todas as decisões da empresa que tenham implicações financeiras, não importa que área funcional reinvidique responsabilidade sobre ela”. E que a idéia central do comércio, desde o início das atividades econômicas, era a obtenção de lucros, neste período a administração financeira surgiu como parte de um estudo das ciências econômicas. De acordo com Brigham, Gapenski e Ehrhardt (2001) na década de 20 a administração financeira conseguiu se tornar uma grande área independente, separando-se das demais áreas e ficando especificamente ligada à gestão de finanças, possibilitando uma melhor compreensão dos problemas financeiros e meios para se alcançar os resultados de forma eficiente. Segundo Damodaran (1999) a quebra da bolsa de valores de Nova York em 1929, chamada de Grande Depressão , o Brasil foi significadamente afetado porque mantinha relações comerciais com os Estados Unidos, no início desta crise surge o modelo de Abordagem Tradicional com a predominância dos aspectos externos em que temos como exemplo os fornecedores de capital, banqueiros, acionistas e poupadores. Segundo Hoji (2003, p. 25) “na década de 40 a 50, os administradores voltam a enfocar as empresas com base nas decisões externas, criando modelo de estudos das finanças focado no

16 ponto de vista de um emprestador (aplicador) de recursos, formas de investimentos empresariais como

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ponto de vista de um emprestador (aplicador) de recursos, formas de investimentos empresariais como gerador de riquezas e com base na teoria geral de Keynes (1990) citado por Hoji (2003) investimento agregado como a preocupação central das nações e das corporações”. Após a teoria de Keynes, surgem as finanças corporativas, conforme quadro abaixo:

surgem as finanças corporativas, conforme quadro abaixo: Quadro 1. Evolução da administração Financeira Fonte:

Quadro 1. Evolução da administração Financeira Fonte: FAE (2008)

De acordo com o quadro acima se pode observar que a evolução da administração financeira passou a incluir como plano de estudo teórico e prático as questões relativas ao ativo e passivo dos balanços das empresas, entrando no exercício de uma definição compreensiva. Segundo Hoji (2003, p. 226) “nos anos de 1950 até 1991, passa a ser desenvolvida a Teoria das Finanças permitindo assim as reflexões de lógica econômica no processo das decisões financeiras das empresas”. Depois de 1991 a administração começa a dar mais atenção para a definida a Administração de Riscos, que o risco existe em todas as atividades. Tudo o que é feito hoje,

17 visando a um resultado futuro, está sujeito a algum grau de risco. Somente o

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visando a um resultado futuro, está sujeito a algum grau de risco. Somente o que já aconteceu está livre de risco, pois é um fato consumado. O mesmo autor (2003, p. 227) comenta que “a gestão de uma empresa não deve ter maior preocupação com o desempenho isolado de um ativo, mas o reflexo que determinada decisão promove sobre toda a empresa, o portfólio”. Com a chegada da globalização a administração financeira tornou-se bastante relevante no processo de decisão da empresa. A partir de pesquisas, os referenciais teóricos relacionado à definição de administração financeira, apresentaram divergências. Conforme Gitman (2002, p. 04), “podemos definir finanças como a arte e a ciência de administrar fundos. Praticamente todos os indivíduos e organizações obtêm receitas ou levantam fundos, gastam ou investem”. Segundo Braga (1995, p. 23) “todas as atividades empresariais envolvem recursos financeiros e orientam-se para a obtenção de lucros”. De acordo Gitman (2002, p. 39), “o tamanho e a importância da função da administração financeira dependem do tamanho da empresa. Em empresas pequenas o funcionamento das finanças é geralmente cumprido pelo departamento de contabilidade”. À medida que a empresa cresce o funcionamento das finanças evolui para um departamento separado. Segundo Braga (1995, p. 23) “as receitas obtidas com as operações devem ser suficientes para cobrir todos os custos e despesas incorridas e ainda gerar lucros. Paralelamente a esse fluxo econômico de resultados ocorre uma movimentação de numerário que deve permitir a liquidação dos compromissos assumidos, o pagamento de dividendos e a reinversão da parcela remanescente dos lucros”. Conforme Gitman (2002, p. 34), “a administração financeira lida com as obrigações do administrador na empresa. Os administradores financeiros gerenciam ativamente as questões financeiras de muitos tipos de negócios – financeiros e não – financeiros, privados e públicos, grandes e pequenos, com ou sem fins lucrativos”. Para Hoji (2003) qualquer empresa, sendo ela de grande ou de pequeno porte deve ser descrita como um sistema financeiro de movimentação de caixa, bancos, conta a receber e contas a pagar, ou seja, suas funções financeiras. Diante disso vemos que o administrador financeiro tem função fundamental numa empresa que são fazer análise, planejamento e controle financeiro para as tomadas de decisões de investimento e financiamentos.

18 Conforme Gitman (2002, p. 10), “a administração financeira relaciona-se estreitamente com economia e contabilidade,

18

Conforme Gitman (2002, p. 10), “a administração financeira relaciona-se estreitamente com economia e contabilidade, mas difere bastante dessas áreas”. Pode se afirmar que muitas pessoas consideram a função financeira, econômica e a contábil dentro de uma organização como sendo aparentemente a mesma. Embora haja uma relação ciente entre essas funções, exatamente como há um vínculo estreito entre a Administração Financeira e Economia, o exercício contábil é melhor visualizada como um insumo necessário à função financeira – isto é, como uma subfunção da Administração Financeira. Esta visão está de acordo com a organização conservada das atividades de uma empresa em três áreas básicas – produção, finanças e mercadologia. Em geral, considera-se que a função contábil deve ser controlada pelo vice-presidente financeiro. Contudo, há duas distinções básicas de perspectiva entre a Administração Financeira e a Contabilidade – uma se refere ao tratamento de fundos e a outra à tomada de decisão.

2.2. A FUNÇÃO FINANCEIRA.

Todas as atividades empresariais envolvem recursos financeiros e orientam-se para a obtenção de lucros, neste sentido a administração financeira tem que está voltado para a satisfação do retorno exigido pelos responsáveis, que fazem parte de um dos componentes primordiais para integração do desenvolvimento de atividades e produção de resultados bem sucedidos.

A função financeira compreende um conjunto de atividades relacionado com a gestão dos fundos movimentados por todas as áreas da empresa. Essa função é responsável pela obtenção dos recursos necessários e pela formulação de uma estratégia voltada para a otimização do uso desses fundos. Encontrada em qualquer tipo de empresa, a função financeira tem um papel muito importante no desenvolvimento de todas as atividades operacionais, contribuindo significativamente para o sucesso do

empreendimento. (BRAGA, 1995, p. 23).

Sanvicente (1997) ressalta que a finalidade da função financeira é de auxiliar a empresa de maneira geral, ajudando-a a adquirir os recursos necessários para as atividades da organização. A função financeira de uma organização está baseada na obtenção de resultados positivos, estes alcançados por meio de funções como planejamento financeiro, controle

19 financeiro, administração de ativos e passivos, que devem ser colocados em prática de maneira

19

financeiro, administração de ativos e passivos, que devem ser colocados em prática de maneira efetiva para a geração permanente de lucros e caixa para a empresa.

Já que a maioria das decisões empresariais são medidas em termos financeiros, o administrador financeiro desempenha um papel crucial na operação da empresa. As pessoas de todas as áreas de responsabilidade da empresa – contabilidade, produção, marketing, recursos humanos, pesquisas e assim por diante, necessitam interagir com o pessoal de finanças para realizar seu trabalho. Naturalmente o pessoal de finanças, para fazer previsões úteis e tomar decisões, precisa ter a disposição e a capacidade de conversar com todos dentro da empresa. (GITMAN

2002, p. 10)

Braga (1995, p. 32) ressalta que a função financeira é entendida como um aglomerado de atividades com relação à gestão do fundo de movimentos que são executados em todas as áreas da organização . A mesma tem a função de arrumar recursos e estabelecer estratégias voltadas ao uso desses recursos. A função financeira ajuda a desenvolver as atividades operacionais e colabora para o sucesso da organização. Segundo Sanvicente (1997), para caracterizar a função financeira de uma empresa é necessário classificar as três principais áreas de decisões em administração financeira:

Investimento, que consiste nas decisões de propor estrutura ideal em termos de ativos correntes e fixos para que as metas da empresa sejam atendidas como um todo;

Financiamento é o que se deseja fazer, é definir e alcançar uma estrutura correta em termos de fontes de recursos, dada à composição dos investimentos e por fim, e A área de decisões denominada utilização do lucro liquido, no qual se preocupa com a destinação dada aos recursos financeiros que a empresa gera em suas atividades operacionais e extras – operacionais. Para Braga (1995), as três áreas de decisões da função financeira são categorizadas como:

Investimento no qual se refere tanto à administração da estrutura do ativo quanto à implementação de novos projetos; Financiamentos visam montar a estrutura financeira mais adequada às operações normais e aos novos projetos a serem implantados na empresa; Destinação do lucro adequada favorece a manutenção dos preços das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas ações no mercado.

das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas
das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas
das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas
das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas
das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas
das ações em níveis elevados, e isto poderá garantir o sucesso de futuros lançamentos de novas
20 Os conceitos mencionados pelos autores são semelhantes sobre as três áreas de decisões na

20

Os conceitos mencionados pelos autores são semelhantes sobre as três áreas de decisões na função financeira considerando como investimento os recursos destinados à estrutura ideal para o alcance dos objetivos organizacionais, financiamentos destinados à estrutura financeira adequada para a realização de novos projetos e a utilização/destinação dos lucros que se preocupa com a aplicação dos recursos financeiros para garantir o preço das ações em níveis. Os administradores financeiros das empresas devem estar atentos aos riscos econômicos associados às decisões financeiras, alguns dos fatores de riscos são: concorrência, estrutura de custos, sazonalidade do mercado, variação de taxa de juros, qualidade dos produtos e tecnologia. Também é importante mencionar sobre a função de gestão de recursos, a maneira como decidir fazer investimentos (aplicação de recursos) e de financiamentos (captação de recursos) para que a empresa obtenha lucros. A função financeira para que atinja seus objetivos, é necessário que seja elaborado um plano, nesse sentido a seguir será discorrida a importância do planejamento e controle financeiro na administração financeira.

2.3. PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO

Entende-se que não se pode falar de administração sem se falar de planejamento como ferramenta de controle gerencial onde a empresa se organiza e decide antecipadamente o caminho que está disposta a seguir ou o risco que pretende correr. Decidir antecipadamente constitui-se possuir controle gerencial para minimizar os riscos intrínsecos das incertezas Montana e Charnov (2000.p. 14) ressaltam, as cinco funções administrativas definidas por Fayol: planejar, comandar, organizar, controlar e coordenar como:

Planejar: significa estabelecer os objetivos da organização

é a primeira das funções. Comandar: significa fazer com que os subordinados executem o que deve ser feito.

Organizar: coordenar todos os recursos da empresa sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor maneira possível, segundo o planejamento traçado;. Controlar: estabelecer formas de padrões e medidas de

maximizar a probabilidade de que tudo

ocorra conforme as regras estabelecidas e as ordens ditadas;

Coordenar: coordenação das atitudes e esforços de toda a

desempenho (

(

)

)

21 Pode-se observar que as funções administrativas podem ser percebidas em todas as áreas da

21

Pode-se observar que as funções administrativas podem ser percebidas em todas as áreas da empresa, quer seja em nível estratégico, através do planejamento estratégico e controle das ocorrências advindas do ambiente externo da organização, quer seja em nível tático e operacional, por meio do planejamento e controle do desempenho das atividades. Chiavenato (1999. p 160) define controle como “a função administrativa relacionada com a monitoração das atividades tendo a necessidade a fim de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos e permitir as correções necessárias para atenuar os desvios”. Arantes (1994, p.37) diz que, “a eficácia do controle pode ser auxiliada por um processo ordenado e integrado com as demais funções gerenciais de planejamento e direção”. Propõe três fases para a função do controle:

A avaliação dos resultados reais em relação aos planejados e identificação de eventuais

desvios;

aos planejados e identificação de eventuais desvios; A comunicação dos desvios aos responsáveis por sua
aos planejados e identificação de eventuais desvios; A comunicação dos desvios aos responsáveis por sua

A comunicação dos desvios aos responsáveis por sua correção, e

O acompanhamento dos efeitos das ações corretivas até que os desvios sejam eliminados.

A função administrativa controle representa, assim, uma fase do processo de gestão

imprescindível às organizações, para que possam alcançar um bom desempenho frente às mudanças crescentes no ambiente de mercado onde estão inseridas. Gomes e Salas (1999, p.22) afirmam que “o controle, seja muito ou pouco formalizado, é fundamental para assegurar que as atividades de uma empresa se realizem da forma desejada pelos membros da organização e contribuam para a manutenção e melhoria da posição competitiva”. Braga (1995, p.230) diz O planejamento financeiro de uma empresa compreende a programação dos planos financeiros e sua integração e coordenação com os demais planos organizacionais . Para Hoji (2003) o planejamento consiste em estabelecer com antecedência as ações a serem executadas dentro de cenários e condições preestabelecidos, estimando os recursos a serem utilizados e atribuindo as responsabilidades, para atingir os objetivos fixados. Segundo Braga (1995) planejar significa definir antecipadamente:

as responsabilidades, para atingir os objetivos fixados. Segundo Braga (1995) planejar significa definir antecipadamente:
22 Os objetivos das ações preestabelecidas ( o que se deseja alcançar); A forma pelas

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Os objetivos das ações preestabelecidas ( o que se deseja alcançar);

Os objetivos das ações preestabelecidas (o que se deseja alcançar);

A forma pelas quais as ações serão desenvolvidas ( como será feito);

A

forma pelas quais as ações serão desenvolvidas (como será feito);

Os meios físicos, tecnológicos, humanos e etc. e os recursos financeiros necessários (com o que e por quanto será feito);quais as ações serão desenvolvidas ( como será feito); Os prazos de execução e as épocas

Os prazos de execução e as épocas de conclusão de cada etapa do plano (quando seránecessários (com o que e por quanto será feito); feito); Os responsáveis pela execução das etapas

feito);

Os responsáveis pela execução das etapas do plano (por quem será feito) Portanto, a necessidade de planejar surge como forma conhecer, correlacionar, visualizarde conclusão de cada etapa do plano (quando será feito); e avaliar todas as variáveis envolvidas

e avaliar todas as variáveis envolvidas nos processos de decisão, a fim de possibilitar um desenvolvimento contínuo dos empreendimentos humanos, de maneira rápida e ao alcance de todos, com mínimo esforço, afirma Sanvicente (1997).

O planejamento pode ser definido como o processo de estabelecer objetivo e metas,

determinando a melhor maneira de atingi-las através de ações estratégicas de execução e controle

para a empresa, sendo, portanto, função fundamental para o administrador.

Para Welsch (1983, p.21) “O planejamento e controle de resultados pode ser definido, em termos amplos, como enfoque sistemático e formal à execução das responsabilidades de planejamento, coordenação e controle da administração”.

O planejamento e o controle estão inter – relacionadas, pois o planejamento é necessário

para estabelecer padrões, objetivos e metas. O controle fornece informações ágeis, para

compararem os planos com os resultados atingidos e fornece meio para a realização do processo

de feedback no qual o sistema pode ser modificado para que atinja uma perfeita atuação.

Desta forma, o controle financeiro é desenvolvido através de acompanhamento da execução do planejamento financeiro global, empregando – se as técnicas de análise e mediante a investigação das causas das variações orçamentárias.

2.4.

A ESTRUTURA FINANCEIRA DA EMPRESA

2.4. A ESTRUTURA FINANCEIRA DA EMPRESA 23 Pode se afirmar que o objetivo da administração financeira

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Pode se afirmar que o objetivo da administração financeira é maximizar o valor de mercado da empresa em longo prazo, pois assim estarão maximizando também a riqueza de seus proprietários, acionistas de sociedades por ações ou sócios de outros tipos de sociedades.

Os proprietários de empresas privadas esperam que seu investimento produza um retorno compatível com o risco assumido, por meio de geração de resultados econômicos e financeiros (lucro e caixa) adequados por longo prazo. A geração de lucro e caixa é importante também em empresas públicas, pois, com o reinvesti mento desses resultados, é possível executar a melhoria e a expansão dos serviços oferecidos à comunidade. Assim uma empresa pode ser visualizada como um sistema que aumenta os recursos nela

investidos. (HOJI, 2003, p. 21).

Pode-se dizer que a formação contínua de lucros e caixa colabora para que uma empresa que está atuando no mercado cumpra com suas funções e obrigações, por meio de pagamento de impostos, remuneração adequada aos funcionários, investa em melhores condições para o ambiente de trabalho e a empresa como um todo. Segundo Franco (1991, p. 35), “a gestão da empresa decorre da natureza de sua atividade, que se caracteriza pela compra e venda de mercadorias, com objetivo de lucro”. Para Hoji (2003, p. 22), “compra e vendas são relacionadas às atividades operacionais, existem em função do negócio da empresa e são executadas com a finalidade de proporcionar um retorno adequado para os investimentos feitos pelo proprietário”. Guimarães (2005, p. 56) afirma que “a administração financeira é centrada na previsão e na provisão de recursos financeiros para atender às mais variadas demandas que surgem a cada momento na empresa”. No pensamento do autor Sanvicente (1997 p. 90), “risco econômico, a incerteza ou

variabilidade relativa dos resultados da empresa nos seus setores de atividade, está intimamente associado ao tipo de operação da empresa, bem como á natureza do produto e as características de sua procura”.

A maioria das decisões tomadas dentro da empresa é avaliada em termos financeiros,

tendo a moeda como padrão de medida, assim o administrador financeiro desempenha um papel- chave na operação da empresa, utilizando as informações e dados gerados como principal insumo ao processo de tomada de decisões financeiras.

24 Após os conceitos comentados acima, será abordada a seguir os controles financeiros internos como

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Após os conceitos comentados acima, será abordada a seguir os controles financeiros internos como um aspecto que não pode deixar de ser analisado pela empresa de maneira que esta possa funcionar de forma adequada para atingir seus objetivos.

2.5. ADMINISTRAÇÃO DE DISPONIBILIDADE

As disponibilidades compreendem o numerário em caixa, os saldos bancários de livre movimentação e as aplicações financeiras de liquidez imediata. A administração de caixa tem como meta à obtenção de recursos que possam ser ministrados de forma correta para que a empresa possa funcionar de forma adequada como um todo.

Para Braga (1995, p. 124) “as projeções dos fluxos de entradas e saídas de numerário constituem um instrumento imprescindível na administração das disponibilidades. É fundamental conhecer antecipadamente qual será o montante de recursos que irá sobrar ou faltar amanhã, nos próximos dias e assim por diante”. Nota-se que a disponibilidade deve ser ministrada de forma a manter os níveis de caixa numa linha contínua para que possa obter o equilíbrio no recebimento e nas saídas. Segundo Braga (1995) se as disponibilidades forem mantidas em níveis inferiores, haverá o comprometimento da capacidade de solvência da empresa. Que por um outro lado o excesso de disponibilidades prejudica a rentabilidade. A administração das disponibilidades tentara buscar um equilíbrio entre tais extremos, mas esta não é uma tarefa fácil devido a dinâmica e as faltas de medidas dos fluxos de pagamentos e recebimentos. Para uma ótima administração de disponibilidades, Sanvicente (1997) relata que a maior preocupação é manter o saldo de caixa satisfatório para suprir às exigências dos motivos de manutenção de caixa, porém podendo ser controlada através do nível de caixa e sempre cauteloso para não prejudicar as metas de aumentar os lucros. O mesmo autor (1997) diz ainda que tendo o controle das entradas de caixa, sempre minimizando as possibilidades de furtos ou desfalques nos processos de recebimento, e para que o tempo de ociosidade dos recursos seja o menor possível é necessário acelerar os recebimentos.

2.5.1. Fluxo de Caixa

2.5.1. Fluxo de Caixa 25 Em toda empresa, independente de sua atividade, o fluxo de caixa

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Em toda empresa, independente de sua atividade, o fluxo de caixa é necessário para orientar o administrador na tomada de decisão no dia a dia. Para Ross, Westerfield e Jordan (2000), o fluxo de caixa é importante para a tomada de decisão de investimento, o mesmo é fundamental para determinar o sucesso ou não de uma decisão econômica. O fluxo de caixa é elaborado através dos controles de contas a pagar, contas a receber, verificação das despesas, vendas, contas corrente, enfim, de todas as informações que representem à movimentação de recursos financeiros. O fluxo de caixa pode ser elaborado manualmente, o que dá mais de trabalho, em uma agenda ou um caderno. Porém será uma atividade mais rápida e eficiente se puder ser obtido através da informática, seja uma planilha eletrônica ou uma programação de gestão. O meio de elaboração do sistema de informação dependerá, sobretudo, da capacidade financeira de cada empresa. Sendo o importante é ter o fluxo de caixa ajustado à realidade da empresa, respeitando inclusive as características das informações geradas. Segundo Braga (1937), a estimativa dos fluxos de pagamentos e recebimentos, distribuídos durante a vida útil de um projeto, constitui o ponto de partida do orçamento de capital. Esses fluxos de caixa serão avaliados mediante a aplicação de técnicas simples (prazo de retorno) ou de métodos sofisticados que consideram o valor do dinheiro no tempo (valor atual liquido e taxa interna de retorno). Obviamente, as validades das conclusões que se obterá com a aplicação dessas técnicas dependerão do grau de exatidão das projeções dos fluxos de caixa.

De acordo com Zdanowicz (2000, p.28), “o fluxo de caixa é o instrumento mais importante para o administrador financeiro, pois, através dele, planeja as necessidades ou não de recursos financeiros a serem captados pela empresa”.

O mesmo autor Zdanowicz (2000, p.28), cita que são alguns dos objetivos básicos do fluxo de caixa:

26 Programar os ingressos e os desembolsos de caixa, de forma criteriosa, permitindo determinar o

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Programar os ingressos e os desembolsos de caixa, de forma criteriosa, permitindo determinar o período em que deve ocorrer carência de recursos e o montante, havendo tempo suficiente para as medidas necessárias; Facilitar a análise e o cálculo na seleção das linhas de crédito a serem obtidas junto às instituições financeiras; Desenvolver o uso eficiente e racional do disponível; Fixar o nível de caixa, em termos financeiros; Auxiliar na análise dos valores a receber e estoques, para que se possa ver a conveniência em aplicar nesses itens ou não; Estudar um programa saudável de empréstimos ou financiamentos; Verificar a possibilidade de aplicar possíveis excedentes de caixa.

Estudar o fluxo de caixa é procurar compreender o processo de formação de liquidez na empresa. É reconhecer que atividades estão gerando um fluxo de caixa positivo ou negativo e que as atividades estão eventualmente impedindo o caixa gerado de tornar-se disponível. Neste sentido, pode-se afirmar que a geração de liquidez se torna mais importante do que a geração de lucros já que o que quebra uma empresa não é a falta de lucro e sim a falta de liquidez. São inúmeros exemplos de empresa que se inviabilizaram o financeiro mesmo apresentando lucros contábeis. Curiosamente, o inverso também é verdadeiro. Varias empresas sobrevivem e sobreviveram por vários períodos de prejuízos viabilizando liquidez. Analise do fluxo de caixa nos permite que os sintomas de fragilização da capacidade do capital de giro sejam vistos a tempo para que se possam tomar medidas necessárias em tempo cabíveis. Segundo Brasil (2002, p. 42), “é importante, após fazer a classificação funcional dos componentes do balanço patrimonial e da demonstração de resultados, que seja elaborada uma ligação entre eles, de forma a termos um sistema integrado de análise financeira”. Isso pode ser realizado através do fluxo de caixa. Esse fluxo é, por definição, a diferença entre as entradas e as saídas de dinheiro proveniente das vendas e consumidas nas operações. Ou seja, quando o Sistema de Informação Gerencial realiza funções com o departamento de contas a receber e contas a pagar isto garante maior flexibilidade nas tomadas de decisões, desde que seja bem desenvolvido. O sistema prevê desde o saldo do caixa, contas correntes bancárias o que se tem em contas a receber no dia atual para pagamentos atribuídos nos dias. Podendo o mesmo exibir lançamentos futuros, transferências entre contas-correntes, permite acertos financeiros. Alerta automática as transações e, estado de alerta, como contas vencidas ou vencendo no mesmo dia.

27 Como entender a lógica de um administrador ou investidor que utiliza, no processo de

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Como entender a lógica de um administrador ou investidor que utiliza, no processo de decisão inicial sobre investimentos, técnicas sofisticadas de avaliação com base nos fluxos de caixa, considerando o valor do dinheiro no tempo, aplicando conceitos como valor atual líquido, taxa interno de retorno, índice de lucratividade e depois nas fases de operação e controle passa a medir o desempenho dos investimentos com base em lucros contábeis. Figurativamente, seria o mesmo que esse administrador ou investidor estivesse comparando laranjas com maçãs e, pior, pesando as laranjas e contando as maçãs. (FALCINI, 1992, p. 38).

O fluxo de caixa é a espinha dorsal da empresa sem sua utilização a empresa não saberá quando haverá recursos suficientes para sustentar as operações ou quando haverá necessidade de financiamentos bancários. Empresa que necessitem continuamente de empréstimos de última hora poderá se deparar com dificuldades de encontrar bancos que as financie. Para Hendriksen (1982, p.109) “A necessidade de se desenvolver demonstrativos de fluxo de caixa decorre do aumento da complexidade das atividades operacionais, o que provoca grandes disparidades entre o período nos quais os lançamentos de receitas e despesas são apresentados”. Continuando Hendriksen (1982, p.109) diz que “O período em que os correspondentes fluxos de caixa realmente ocorrem, tal complexidade pode provocar uma maior oscilação no fluxo de caixa. Fatores externos, tais como a inflação ou mudanças no cenário econômico, afetam mais rapidamente os fluxos de caixa do que o lucro contábil”. O fluxo de caixa não depende tão somente da empresa como um todo, mas também da economia do país, pois influencia na vida econômica dos consumidores que conseqüentemente gera a rentabilidade da empresa. Diante disso a análise do ambiente interno e externo e do controle do fluxo de caixa da empresa é imprescindível para a sua manutenção da organização no mercado. Através do fluxo de caixa a empresa pode obter alguns índices financeiros que são relevantes para diagnosticar a situação da organização como o todo.

28 2.5.2. Índices Financeiros. As demonstrações contábeis e financeiras de uma empresa servem para a

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2.5.2. Índices Financeiros.

As demonstrações contábeis e financeiras de uma empresa servem para a construção de índices, destinados a medir a posição financeira e os níveis de desempenho da empresa em diversos aspectos (SANVICENTE; 1997). De acordo com Marion (1998, p.455), “os índices são relações que se estabelecem entre duas grandezas: facilitam sensivelmente o trabalho de quem analisa, uma vez que a apreciação de certas relações ou percentuais é mais significativa que a observação de montantes por si só”. Segundo Matarazzo (1997, p.153) “índice é a relação entre contas ou grupos de contas das Demonstrações Financeiras, que visa evidenciar determinada situação econômica ou financeira de uma empresa”. De acordo com Gitman (2002) os índices servem para analisar, na forma de cálculo o desempenho da empresa e pode ser dividido em quatro categorias: índices de liquidez, de atividade, de endividamento e de lucratividade, conforme demonstração abaixo:

Índice de liquidez - mede a capacidade da empresa de cumprir com suas obrigações em curto prazo e subdivide-se em: Liquidez corrente e liquidez seca.

Índice de atividade - serve para informar a empresa sobre quantos dias levam as contas a serem convertidas em vendas ou caixa e subdivide-se em: Giro de estoque, período médio de cobrança, período médio de pagamento e o giro do ativo total. Índice de endividamento - são recursos de terceiros com o objetivo de gerar lucro e subdivide-se em: Índice de endividamento geral e índice de cobertura de juros. Índice de lucratividade - subdivide-se em: margem bruta, margem operacional, margem liquida, taxa de retorno sobre o ativo total (ROA) e taxa de retorno sobre o patrimônio liquido (ROE). Pode-se afirmar que os índices financeiros são instrumentos essenciais utilizados pelas organizações para analisarem a situação econômico-financeira das mesmas. Entende-se que é necessário um acompanhamento contínuo e permanente desses indicadores financeiros para auxiliar no processo de tomada de decisões.

um acompanhamento contínuo e permanente desses indicadores financeiros para auxiliar no processo de tomada de decisões.
um acompanhamento contínuo e permanente desses indicadores financeiros para auxiliar no processo de tomada de decisões.
um acompanhamento contínuo e permanente desses indicadores financeiros para auxiliar no processo de tomada de decisões.
um acompanhamento contínuo e permanente desses indicadores financeiros para auxiliar no processo de tomada de decisões.
29 2.6. CONTROLES FINANCEIROS INTERNOS. Controles internos podem ser definidos como todas as políticas adotadas

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2.6. CONTROLES FINANCEIROS INTERNOS.

Controles internos podem ser definidos como todas as políticas adotadas pelas empresas com intuito de mitigar riscos e melhorar processos. Segundo o artigo de Márcia Valéria da Silva Morais citado por Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), os principais objetivos dos controles internos são proteger os ativos da empresa; obter informações adequadas; promover a eficiência operacional da organização e estimular a obediência e o respeito às políticas da administração. Pode-se dizer também, que o planejamento financeiro constitui-se em uma ferramenta de controle, pois a análise de desempenho de produtos e das áreas da empresa, comparadas às projeções e objetivos estabelecidos, indica a necessidade, ou não, de ações corretivas. Todas as empresas possuem controles, mas muitas não possuem de maneira efetiva e com adequados sistemas que de forma permanente podem atingir resultados mais favoráveis. E os procedimentos de controle interno devem ser adotados em todas as áreas da empresa, pois onde existem controles internos efetivos diminui os riscos de erros, desperdícios e prejuízos. Em outras palavras, os controles internos devem garantir que as várias fases do processo decisório e do fluxo de informações se revistam da necessária confiabilidade.

2.6.1. Controle de contas a pagar

Contas a pagar é tão importante, quanto os demais processos administrativos da Administração Financeira, as maneiras de proceder em contas a pagar devem desenvolver estruturas e soluções para a finalidade de sua realidade e, ainda, proporcionar ao administrador financeiro informações seguras para sua tomada de decisão. Assim, a segurança dos dados manuseados no sistema de contas a pagar é de suma importância para a manutenção e precisão das informações da organização, que dentre outras devem adotar os procedimentos simples, além daqueles proporcionados pela tecnologia da informação. Segundo Padoveze (2002, p. 241), “pela natureza financeira das informações, é desejável que os dados desses sistemas estejam disponíveis por muitos anos. Assim, os

30 movimentos mensais de 20 ou 30 anos atrás, se existirem, devem ser incorporados aos

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movimentos mensais de 20 ou 30 anos atrás, se existirem, devem ser incorporados aos sistemas e mantidos”. Para um melhor controle de contas a pagar, quando realizado por cheques deve-se fazer com que todos os cheques emitidos sejam acompanhados de cópia, aplicando-se idêntico comportamento a contratos, recibos etc., pois a empresa necessita de um completo arquivo das informações para consultas futuras. Segundo Assef (1999), as contas a pagar representam as obrigações assumidas pela empresa, resultado de compras de produto para revenda e outros custos variáveis, fixos. Compreende-se que, tanto duplicatas a pagar, como contas a pagar são obrigações assumidas pela empresa, que devem ser liquidadas em curto prazo. A administração dessas contas está profundamente relacionada ao fluxo de caixa da empresa, pois representam uma fonte de financiamento para manter as atividades operacionais, que devem buscar o balanceamento com as contas a receber para não incorrer em falta de credibilidade por parte dos fornecedores. Longenecker, Moore e Petty (1997, p.572) comentam que “embora as contas a pagar sejam obrigações legais, elas podem ser pagas em diversos prazos ou podem até mesmo ser renegociadas em alguns casos”. Nesse sentido, todas as empresas estão sujeitas a uma negociação com seus credores no sentido de prorrogar seus prazos de pagamento, tendo em vista que para os credores é interessante o sucesso da empresa.

2.6.2 Controle Bancário

O controle bancário é um influente instrumento de informação para a tomada de decisão, pelo qual o empresário pode verificar com rapidez e eficiência a disponibilidade de seus recursos. De acordo com Eduardo Dantas citado pela revista eletrônica Boletim do Empresário, o controle bancário tem duas finalidades importantes:

Confrontar os registros da empresa lançadas e geradas pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros, se isso ocorrer;o controle bancário tem duas finalidades importantes: Gerar informações sobre os saldos bancários existentes,

Gerar informações sobre os saldos bancários existentes, inclusive verificando se são suficientes para pagar os compromissos do dia.os registros da empresa lançadas e geradas pelo banco, além de apurar as diferenças nos registros,

31 Os valores mantidos nos bancos são considerados ativos líquidos, portanto exigem administração cautelosa. Em

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Os valores mantidos nos bancos são considerados ativos líquidos, portanto exigem administração cautelosa. Em primeiro lugar, no aspecto da segurança, porque os erros e as fraudes sempre acontecem por falta ou falhas de controle, podendo causar danos (muitas vezes fatais) à vida da empresa. Em segundo lugar, o disponível reúne os meios com os quais as empresas realizam seus compromissos e saldam seus investimentos. Portanto, estes controles devem ser rígidos. Uma regra de ouro a considerar é que todos os pagamentos devem ser efetuados em cheques ou por meios eletrônicos, constituindo prova cabal da operação. Para se ter um controle eficaz é necessário fazer o registro diário completo de toda a movimentação bancária e apurar os saldos existentes. As contas bancárias devem ter registros individualizados, para verificação dos saldos existentes em cada uma delas, afirma GUIMARÃES (2002).

2.6.3. Controle Diário de Caixa

Tomando-se em termos restritos de abrangência, caixa significa a quantia mantida em espécie sob a guarda da empresa ou no banco. É a parte do ativo que é totalmente líquida, ou seja, está disponível para uso imediato. Em sentido mais amplo, congrega também os fundos mantidos em conta corrente de bancos e aplicações de curto prazo e de rápida conversão monetária, afirma (FREZATTI, 2005). Gitman (2002 p. 27) escreve que:

Caixa e títulos negociáveis compõem os ativos líquidos da empresa. Dão à empresa a liquidez de que ela necessita para financiar obrigações financeiras, assim que vencem. A caixa é mantida sob a forma de uma conta corrente num banco comercial que rende pouco ou nenhum juro. Há muitas formas de títulos negociáveis, cada uma delas possuindo diferentes características, apesar de todas renderem algum tipo de retorno.

A necessidade de dimensionar o saldo de caixa e sua manutenção não é atribuição do orçamento. Para isto o administrador financeiro possui outro instrumento: o fluxo de caixa. Tanto o sistema orçamentário quanto o fluxo de caixa são ferramentas do planejamento e controle financeiro. Frezatti (2005) afirma que, de forma breve e superficial, enquanto o orçamento é um instrumento financeiro de curto prazo, o fluxo de caixa é de curtíssimo prazo. Pode-se dizer que

32 enquanto o fluxo de caixa se amarra ao dia-a-dia da gestão financeira da organização

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enquanto o fluxo de caixa se amarra ao dia-a-dia da gestão financeira da organização e o orçamento se preocupa com as conseqüências financeiras em curto prazo das decisões tomadas para longo prazo. De acordo com Segundo Filho (2006) o controle de caixa é a etapa do sistema orçamentário que se ocupa com a previsão da situação financeira da organização no período analisado, que pode ser diário. Ou seja, a partir das projeções efetuadas por todas as áreas da organização, procura-se redimensionar a repercussão financeira de todas as entradas e saídas de caixa no período em questão. Em outras palavras, busca verificar se, a partir das estimativas de embolsos e desembolsos, haverá déficit ou superávit de caixa no dia.

2.6.4. Controle Financeiro de Estoque

Para a administração do capital de giro das empresas com recursos limitados, o controle de estoque é de grande importância para um apropriado desempenho financeiro e econômico, pois representam um elemento substancial de seus ativos. Além disso, o seu controle pode adequar maior agilidade e qualidade no atendimento ao cliente. Conforme Gitman (2002, p. 713) “os estoques são ativos circulantes necessários que

representam um

investimento significativo por parte da maioria das empresas”. Assim fica entendida a importância da administração desse ativo nas empresas. Segundo Dias (1993) para organizar um setor de estoques, inicialmente a empresa deve descrever suas principais funções, definidas como princípios básicos para o controle de estoques que são:

possibilitam o funcionamento dos processos de produção e vendas, (

)

o funcionamento dos processos de produção e vendas, ( ) Determinar “o quê” deve permanecer em

Determinar “o quê” deve permanecer em estoque. Número de itens;

Determinar “quando” se devem restabelecer os estoques. Periodicidade; Determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado; Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque; Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição do estoque;

necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição
necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição
necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição
necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição
necessidades; Controlar os estoques em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre a posição
33 Manter inventários periódicos para a avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; Identificar

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Manter inventários periódicos para a avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados;33 Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. Todo e qualquer armazenamento de

Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.das quantidades e estados dos materiais estocados; Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados

Todo e qualquer armazenamento de material gera determinados custos que podem ser juros, depreciação, aluguel, equipamentos de movimentação, deterioração, obsolescência, seguros, salários, conservação e outros mais. O controle físico e financeiro de estoque tem como objetivo básico informar a qualidade e quantidade disponível de cada item existente na empresa quer seja matéria-prima quer seja mercadoria, e quanto esta quantidade significa em valores monetários, mas o objetivo principal é o controle físico do estoque que detecta e impede o saque que representa um desfalque em valores do ativo da empresa.

2.6.5. Controle de contas a receber

Valores que serão recebidos pela empresa é a concretização do processo de vendas, originados por vendas de mercadorias, serviços ou outros ativos. Para Sanvicente (1997), na considerada economia moderna, o uso de crédito como processo de venda e pagamento é uma maneira de armar contra a concorrência, sendo o método mais utilizado entre as empresas. A evolução da administração financeira tem trazido uma série de desafios aos seus colaboradores, principalmente nos tempos atuais dentro da economia globalizada influente no mercado. O departamento de Contas a Receber e as atividades de cobrança tem se tornado mais complexo em função do aumento da inadimplência de clientes, do crescimento da quantidade de clientes atendidos e da necessidade de completa integração dos sistemas empresariais com os sistemas bancários. Neste sentido Zdanowicz (2000, p.199) cita que: o administrador financeiro tem a responsabilidade de analisar os valores a receber pela empresa para que não haja concentração ou deficiência de recursos financeiros investidos neste item, pois podem por em risco a liquidez e o dimensionamento do capital de giro da empresa .

34 Na seção seguinte serão apresentados detalhadamente os conceitos teóricos sobre administração de contas a

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Na seção seguinte serão apresentados detalhadamente os conceitos teóricos sobre administração de contas a receber particularizando o risco de crédito, processo de concessão de crédito, mas para melhor compreender o assunto é relevante à definição do termo inadimplência para o entendimento do tema, que pode ser definido como descumprimento de um contrato ou de qualquer de suas condições.

2.7. ADMINISTRAÇÃO DE CONTAS A RECEBER.

As empresas utilizam o crédito como um fator estratégico de marketing para atrair e efetivar vendas, pois poucos clientes podem comprar o que necessitam a vista. De acordo com Braga, (1995, p. 126).

Vender a prazo implica em conceder crédito aos clientes. Assim a empresa entrega mercadorias ou presta serviços em cada momento e o cliente assume assim o compromisso de pagar o valor no qual foi combinado em sua fatura. Elevando os riscos de atrasos e perdas por falta de pagamento, tendo em vista que as vendas a prazo provocam despesas adicionais com análise de crédito e cobrança. Apesar desses riscos e custos, verificam-se parcelas significativas das transações comerciais realizada a crédito.

Para BRAGA (1995, p.114) conceder crédito ao cliente implica em assumir custos e riscos para a empresa, que por sua vez, nas vendas a vista não existem como, por exemplo, custo por analisar o potencial de crédito de cada cliente, com cobranças de duplicatas, possíveis prejuízos com valores incobráveis, e com recursos empregados nas contas a receber . Observa-se que um fator importante na liberação de crédito é que além dos riscos provocados pela inadimplência são as despesas que provocam tal situação, como se pode avaliar são as despesas com a análise de crédito, despesas bancárias com sustação de cobranças, protesto de títulos entre outros, analisando por este lado pode-se observar que nem sempre seria interessante vender a prazo uma vez que os custos das mesmas são sempre altos juntamente com o risco do não recebimento. Então se entende que conceder créditos a clientes significa assumir riscos que não se encontra em vender a vista. Schirickel (1995, p. 25) define “crédito é todo ato de vontade ou disposição de alguém de destacar ou ceder, temporariamente, parte se seu patrimônio a um terceiro, com a expectativa de que esta parcela volte a sua posse integralmente, depois de decorrido o tempo estipulado”.

35 Esse patrimônio sendo representado no caso por mercadorias pagas a prazo com a promessa

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Esse patrimônio sendo representado no caso por mercadorias pagas a prazo com a promessa de pagamento por parte do cliente em um tempo pré-determinado. Conforme Caouette, Altman e Narayanan (2000, p. 25):

a falência de empresas é apenas um resultado, ainda que

extremo, da evolução do risco de crédito. A falência, que é uma condição binária (uma empresa ou quebra ou não quebra), vem sendo estudada há muito tempo. O risco de crédito, que é o risco flutuante do ciclo de comprometimento de empréstimo, aplicação e pagamento de empréstimo, não vem sendo tão estudado.

[ ]

Nota-se que estudos sobre os motivos de falência das empresas vêm sendo analisados pelos autores, mas o motivo da inadimplência ocorrida pela falta de análise na concessão crédito não vem sendo tão estudada.

2.7.1. Risco do Crédito

Segundo Caouette (2000), o crédito expandiu-se por todas as atividades econômicas e, com o mesmo, os problemas relacionados à inadimplência dos clientes. Com isso, surgiu a necessidade de se desenvolver políticas de crédito que atendessem aos interesses das empresas, procurando minimizar os riscos. A política de crédito de uma empresa estabelece e determina se a mesma deve dar ou não crédito ao seu cliente, e caso seja concedido este deve ser cedido em um limite de crédito. Na concessão de limite a um cliente deve-se em primeiro lugar fazer uma análise dos demonstrativos financeiros do cliente, consultar as fontes de referência do cadastro e observar a procedência do mesmo para analisar as possíveis chances de atraso em seus pagamentos. Schrickel (1998, p. 63) afirma que:

A análise de crédito, que em verdade se decompõe em diversas e diferentes tarefas somatórias, pode ser parcialmente atendida pelos modernos instrumentos informatizados que a técnica nos coloca à disposição. Com tudo, o elemento humano continuará a ser sempre crucial para a avaliação de certas variáveis quantitativas e qualitativas, e para a formulação de opiniões e decisões com relação ao futuro, as quais, com certeza, nenhum computador da mais recente geração poderá suprir integral e suficientemente.

36 Securato (2002) afirma que o risco do crédito pode ser interpretado como o prejuízo

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Securato (2002) afirma que o risco do crédito pode ser interpretado como o prejuízo decorrente da inadimplência de uma contraparte numa operação de crédito. Considera-se risco de crédito uma expressão utilizada para caracterizar os diversos fatores que poderão contribuir para que aquele que concedeu o crédito não receba do devedor na época acordada. Segundo Braga (1995) além dos riscos de atrasos e de perdas por falta de pagamento, as vendas a prazo provocam despesas adicionais com a análise de crédito e cobrança. Apesar desses riscos e custos, verifica-se que parcela significativa das transações comerciais é realizada a crédito. Em suas diversas modalidades, o crédito ao consumidor é largamente utilizado pelo comércio varejista. Para estender o nível de operações, atingir metas, recolher melhor as obrigações e com isso maximizar a rentabilidade, as empresas concedem crédito e essa prática de concessão de prazo para pagamento, favorece a economia aumentando o giro de estoques do comércio e permite as empresas aumentarem suas competitividades. A empresa pode minimizar os riscos de crédito para assegurar sua sobrevivência tendo um cuidado especial nas decisões de concessão de crédito aos clientes.

2.7.2 O processo de concessão de crédito

Para o cliente realizar uma compra de produtos ou serviços a prazo, a empresa concede crédito, no qual pode ocasionar o não recebimento desta compra de serviços ou produto. Na concepção de Sanvicente:

A concessão de crédito atua como elemento do processo de oferecimento de um produto ou serviço não só porque afeta diretamente o preço de aquisição, distribuindo os pagamentos no tempo, como proporciona maior flexibilidade operacional ao comprador, que ganha tempo para gerar recursos com vistas a efetuar os pagamentos

devidos. (SANVICENTE 1997, p. 153).

Para Santos (2003, p.15) “crédito, em finanças, é definido como a modalidade de financiamento destinada a possibilitar a realização de transações comerciais entre empresas e clientes”.

37 Segundo Braga (1995), devido ao fato de concederem crédito aos seus clientes e contarem

37

Segundo Braga (1995), devido ao fato de concederem crédito aos seus clientes e contarem com recursos limitados as empresas exigem prazos de seus fornecedores, mesmo que por isso tenham de pagar mais. De acordo com Silva (2000) os benefícios decorrentes da utilização do crédito podem ser simplificados da seguinte maneira:

do crédito podem ser simplificados da seguinte maneira: Estimula o consumo influenciado na demanda; Auxiliam as

Estimula o consumo influenciado na demanda;

Auxiliam as pessoas a obterem moradia, bens, serviços e alimentos; Favorece o aumento no nível de atividades de empresas; Viabiliza a execução de projetos para os quais as empresas não contam com recursos suficientes. Para Martins (2003) o contínuo crescimento das vendas no comércio obrigou o mercado a diversificar as opções de créditos aos clientes, adequando-as ao estilo de vida, classe social e possibilidades financeiras das pessoas. Assim o crediário foi instituído e é, atualmente, um instrumento mercadológico que facilita a vida do consumidor de baixo poder aquisitivo, que não possui conta bancária ou talão de cheques, e tem como única opção o pagamento a vista. O crédito pode ser formalizado por meio contratual entre a empresa e o cliente e fundamenta-se no compromisso formal e por escrito, assinado, em que são definidas em suas cláusulas todas as obrigações de ambas as partes, de forma clara, precisa e objetiva, podendo também algumas cláusulas ser invalidadas posteriormente, como: valor das prestações; o número de parcelas; os encargos financeiros; eventuais descontos; a possibilidade de a empresa reaver as mercadorias; as garantias; as penalidades, multas e juros por eventuais atrasos ou pelo não pagamento. Silva (2000) afirma que o crédito está inserido no contexto da intermediação financeira, sendo parte relevante da atividade e da geração da receita da empresa comercial. Essa função de “intermediário financeiro” torna o crédito um dos fatores de maior importância para as empresas. Nota-se que o processo de concessão de crédito ao cliente é um procedimento de risco para a empresa, mas a organização deve se amparar em ferramentas de controle para minimizar os erros incorridos na análise de concessão.

a organização deve se amparar em ferramentas de controle para minimizar os erros incorridos na análise
a organização deve se amparar em ferramentas de controle para minimizar os erros incorridos na análise
a organização deve se amparar em ferramentas de controle para minimizar os erros incorridos na análise

2.7.3 Análise para concessão de crédito

2.7.3 Análise para concessão de crédito 38 O principal objetivo da análise de crédito nas empresas

38

O principal objetivo da análise de crédito nas empresas é o de identificar os riscos na

situação de concessão do crédito, verificar a capacidade de pagamento dos clientes, analisando e tomando decisões em relação aos riscos identificados de maneira a atingir os objetivos e evitar a inadimplência. Segundo Gitman (2002), pode-se afirmar que independentemente da atividade, o risco de crédito é constante e, as empresas devem aplicar métodos fundamentais para análise de concessão do crédito baseados no conhecimento das características e perfil do cliente, por meio de um cadastro adequado e que proporcione informações amplas, seguras e fidedignas. Por isso as informações colhidas formal ou informalmente são necessárias para gerar o conhecimento das pessoas e conseqüentemente firmar conceito sobre essas pessoas, que são os clientes. Analisar, conceder e formalizar créditos com eficiência não são condições suficientes para o sucesso da função de intermediação financeira das empresas. As condições que justificaram a confiança de retorno da concessão de crédito podem sofrer alterações com o passar do tempo, por isso os clientes e operações devem ser permanentemente acompanhados. Nesse sentido, a política de crédito não se restringe somente à aprovação de limite e concessão, ela emprega as formas de monitoramento do desempenho dos clientes na liquidação dos seus compromissos e os instrumentos ou técnicas utilizadas para a recuperação de valores a receber em atraso.

A concessão de crédito constitui a segunda etapa do processo de concessão, após ter

fixado a política de crédito, sendo esta uma resposta individual da empresa para cada cliente.

A empresa deverá estabelecer os limites de créditos para os clientes, seguindo o critério

da maximização do lucro da empresa, levando em conta os riscos envolvidos neste processo (Assaf Neto e Silva, 1997). Assaf Neto e Silva (1997) também afirmam que decisão de limite de crédito pode ser restrita a análise de uma proposta específica para atender a uma necessidade de um cliente, ou pode ser mais abrangente, fixando-se um limite para atendimento ao cliente em diversos produtos e por um prazo determinado.

39 Segundo Hoji (2003, p.129), “a análise de crédito não se resume a uma análise

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Segundo Hoji (2003, p.129), “a análise de crédito não se resume a uma análise inicial. A situação do cliente, mesmo daqueles antigos e tradicionais, deve ser constantemente monitorada e atualizada, quanto aos aspectos de pontualidade, capacidade de pagamento e situação financeira”. A seleção de crédito na empresa envolve a que ponto e quanto de crédito conceder. Para desenvolver esta atividade é necessária uma investigação sobre informações do requerente. Neste sentido deve-se dar relevância a abordagem dos 5 C“ do crédito.

2.7.3.1 Os 5 “C” do Crédito

Segundo Schrickel (1998) os 5 C´s do crédito representam uma abordagem tradicionalmente utilizada pelos analistas de crédito para orientar suas análises sobre a capacidade creditícia de um cliente. São eles caráter, capacidade, condições, capital e colateral, que podem ser descritos da seguinte forma:

Caráter – refere-se a intenção do devedor de pagar sua dívida. O histórico do solicitante quanto ao cumprimento de suas obrigações financeiras, contratuais e morais. Os dados históricos de pagamentos e quaisquer causas judiciais pendentes ou concluídas contra o cliente seriam utilizadas na avaliação do seu caráter;

Capacidade – são utilizadas demonstrações financeiras para que comprove a capacidade ou potencial do cliente para pagar o crédito solicitado. Capital – refere-se a situação econômico-financeira da empresa. A solidez financeira do solicitante, conforme informado pelo patrimônio liquido da empresa. O total de exigíveis (a curto

e longo prazo) em relação ao patrimônio líquido, bem como os índices de lucratividade que são

freqüentemente usados para avaliar o capital do demandante de crédito; Colateral – compreende as garantias reais ou pessoas oferecidas, conforme o montante de ativos colocados à disposição pelo solicitante para garantir o crédito. Naturalmente, quanto maior este montante, maior será a probabilidade de se recuperar o valor creditado, no caso de inadimplência. O exame do balanço patrimonial e a avaliação de ativos em conjunto com o levantamento de pendências judiciais podem ser utilizados para estimar os clientes; Condições – relativas a fatores externos e macroeconômicos. As condições econômicas

e empresariais vigentes, bem como circunstâncias particulares que possa afetar qualquer das partes envolvidas na negociação. Enfim, a análise das condições econômicas e empresariais,

possa afetar qualquer das partes envolvidas na negociação. Enfim, a análise das condições econômicas e empresariais,
possa afetar qualquer das partes envolvidas na negociação. Enfim, a análise das condições econômicas e empresariais,
possa afetar qualquer das partes envolvidas na negociação. Enfim, a análise das condições econômicas e empresariais,
possa afetar qualquer das partes envolvidas na negociação. Enfim, a análise das condições econômicas e empresariais,
possa afetar qualquer das partes envolvidas na negociação. Enfim, a análise das condições econômicas e empresariais,
40 assim como as circunstâncias especiais que possam afetar tanto o cliente como a empresa

40

assim como as circunstâncias especiais que possam afetar tanto o cliente como a empresa vendedora, faz parte da avaliação das condições. Os C´s do crédito possuem variáveis relacionadas ao risco que podem fornecer uma classificação, sendo que a classificação Rating é uma avaliação de risco que é feita por meio da mensuração e ponderação das variáveis determinantes do risco da empresa (Silva, 2000). Para Fiorentini (2004), consultora do SEBRAE estabelece algumas regras que deverão ser analisadas pelas empresas para reduzir a inadimplência. Exigir a apresentação RG e CPF, confirmando assinatura no documento;

Não aceitar que o cliente diga o número dos documentos pessoais; Solicitar o comprovante de residência; Efetuar a confirmação dos dados do cliente; Consultar ao Serviço de Proteção ao Crédito – SPC, Centralização do serviço de banco – SERASA, Usecheque, Telecheque e outros; Atualizar os dados cadastrais de clientes antigos; Utilizar os serviços de cartões de crédito ou débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas.

débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que
débito e; Analisar as contas bancárias recém – abertas. 2.7.4. Política de Recebimento Pode-se afirmar que

2.7.4. Política de Recebimento

Pode-se afirmar que as políticas das empresas são auxiliares na tomadas de decisão para solucionar problemas que se enquadram num mesmo padrão. Em administração de empresas, segundo Silva (2000) as “políticas” são como instrumentos que determinam padrões de decisão para resoluções de problemas semelhantes. Para Hoji (2003, p.133) “A política de cobrança deve ser implementada em conjunto com a política de crédito. A concessão não deve ser facilitada demasiadamente para, posteriormente, ter de aplicar rigidez na cobrança, ou vice versa. Se já for esperada a dificuldade de cobrança no ato da concessão do crédito a determinados clientes, a avaliação do crédito deverá ser mais rigorosa”.

41 Pode-se afirmar que a cobrança é o método de operar para obter o pagamento

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Pode-se afirmar que a cobrança é o método de operar para obter o pagamento de contas vencidas e o responsável pela administração do crédito mantém um histórico de observação de pagamento de cada cliente. Para conseguir organizar as contas atrasadas, as empresas empregam políticas e estratégias de recebimentos, levando em consideração o tempo em que as contas dos clientes estejam vencidas, como:

Enviar uma carta ao cliente informando que a conta está vencida;tempo em que as contas dos clientes estejam vencidas, como: Fazer um telefonema ao cliente; Fazer

Fazer um telefonema ao cliente;uma carta ao cliente informando que a conta está vencida; Fazer uma visita pessoal; Contratar uma

Fazer uma visita pessoal;que a conta está vencida; Fazer um telefonema ao cliente; Contratar uma agência de cobrança; Mover

Contratar uma agência de cobrança;Fazer um telefonema ao cliente; Fazer uma visita pessoal; Mover uma ação judicial contra o cliente.

Mover uma ação judicial contra o cliente. Nesse sentido Gitman (2001, p.518) afirma que a “Política de crédito é a determinaçãouma visita pessoal; Contratar uma agência de cobrança; da seleção de crédito, padrões e termos de

da seleção de crédito, padrões e termos de crédito”.

Segundo a concepção de Sanvicente (1997, p. 156) “Política de crédito trata-se de delimitar de quanto tempo disporá o cliente para efetuar os seus pagamentos”. Determinar uma política de crédito na empresa é uma tomada de decisão complexa, pois devem ser analisadas todas as alternativas existentes, de forma que não gere despesas excessivas e inadimplência dos clientes. A empresa pode conceder crédito aos clientes utilizando-se dos serviços das financeiras ou terceirizar a administração de crédito por meio de empresas prestadoras de serviços de cobrança especializada.

2.8. ADMINISTRAÇAO DAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS.

De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas - SEBRAE

(2000) no Brasil são utilizados alguns critérios diferentes para a definição do porte das empresas.

O SEBRAE adota o critério estabelecido pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e

Estatística), que classifica as empresas segundo o número de funcionários combinado com o setor

de atuação da empresa, conforme tabela a seguir. Também é mostrado abaixo o modelo de

classificação de acordo com o seu faturamento anual:

42 Porte Setor Comércio e Serviços Indústria Microempresa Até 09 Até 19 Empresa de pequeno

42

Porte Setor

Comércio e Serviços

Indústria

Microempresa

Até 09

Até 19

Empresa de pequeno porte

De 10 a 49

De 20 a 99

Empresa de médio porte

De 50 a 99

De 100 a 499

Empresa de grande porte

Mais de 99

Mais de 499

Tabela 1: Classificação das empresas segundo número de funcionários Fonte: SEBRAE (2000: 1)

 

Porte

Simples Nacional

 

Exportações

 

Microempresas

 

Até R$ 240 mil

Até US$ 200 mil para comércio e serviços. Até US$ 400 mil na indústria.

Empresas

de

Pequeno

Acima de R$ 240 mil até R$ 2,4 milhões

Acima de US$ 200 mil até US$ 1,5 milhão

Porte

comércio

e mil até US$

serviços. 3,5 milhões na

 

para Acima de US$ indústria.

400

Tabela 2: Classificação das micro e pequenas empresas segundo o faturamento bruto anual Fonte: SEBRAE (2005)

Conforme dados do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (SEBRAE, 2005) a importância das micro e pequenas empresas para o país já é conhecida há muito tempo, Segundo esta instituição, as micro e pequenas empresas brasileiras são as responsáveis pelo emprego de 67% da população economicamente ativa do país no ambiente urbano e se contribuem com 20% do volume de riquezas gerado pela nação. Tais dadas, quando associados às atividades empreendedoras, e demonstrada uma grande perspectiva para o país. Segundo uma pesquisa realizada frequentemente pela Babson College dos Estados Unidos e pela London Business School da Inglaterra, o Brasil se caracteriza como um dos países mais empreendedores do mundo (GEM, 2005). De acordo com o estudo realizado pela instituição Metrocamp (2007) vários autores conforme descritos abaixo optam pela divisão das informações em dois tópicos intitulados pontos fracos e pontos fortes na administração das MPEs (Micro e Pequenas Empresas):

Pontos Fracos:

Influência das relações de parentesco nas atribuições dos cargos e das tarefas - Um dos grandes problemas na empresa de micro e pequeno porte é a influência das relações de parentesco nas atribuições de cargos e tarefas. É muito comum na maioria das MPEs, este fator se

das relações de parentesco nas atribuições de cargos e tarefas. É muito comum na maioria das
43 faça marcante em promoções ao invés do fator capacidade. Muitas vezes, uma pessoa acaba

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faça marcante em promoções ao invés do fator capacidade. Muitas vezes, uma pessoa acaba adquirindo uma carreira numa empresa pela relação de parentesco que possui com o proprietário sem que tenha merecimento para isso. Conseqüentemente, isto irá gerar descontentamento e desmotivação de seus funcionários, pois por melhor que realizem suas tarefas, não terão chance de ascensão (SAVIANI, 1995; JACINTHO, 2004). Barros e Modenesi (1973) e Saviani (1995) ressaltam que esta sucessão por privilégios ou pressões familiares leva a criação de uma liderança falida e a falta de capacidade de administrar um negócio. A empresa não terá as pessoas certas para cada função, não haverá a participação global de todos aqueles que a constituem e reinará o clima “foi sempre assim, para que mudar”;

Falta de planejamento estratégico, visão e missão - O planejamento estratégico se faz necessário a qualquer tipo de negócio, independentemente de seu porte O planejamento estratégico se faz necessário a qualquer tipo de negócio, independentemente de seu porte ou ramo de atuação. Este planejamento esta na definição da visão, da missão, dos objetivos empresariais, previsão das vendas, das tendências, das pesquisas e da distribuição de recursos. Segundo Fritz (1993)5 apud Crosta (2000), a maioria dos fracassos atuais se origina de uma má compreensão do que a empresa realmente é, ou seja, para que a empresa existe, qual seu mercado, qual seu produto ou serviço, etc. McAdam (2005) afirma que ainda é extremamente difícil convencer pequenos empresários a traçarem objetivos a longo prazo em uma realidade empresarial que eles acreditam mudar constantemente. As idéias de Murphy (2005) corroboram as afirmações anteriores.

Confusão entre a pessoa física do empresário e a pessoa jurídica da empresa - Quando se analisa com maior riqueza de detalhes o setor financeiro das MPEs, observa-se freqüentemente Quando se analisa com maior riqueza de detalhes o setor financeiro das MPEs, observa-se freqüentemente que tem a existência de uma confusão entre a pessoa física do empresário e a pessoa jurídica da empresa. É normalmente comum o dono ter primeiro a preocupação de quanto irá lhe sobrar no final do mês, ao contrario de pensar em investimentos, capital de giro, etc. Conseqüentemente, não há como obter um real fluxo de caixa, uma vez que, em suas “emergências”, o micro ou pequeno empresário ira apelar ao capital da empresa. Esta falta de planejamento e organização financeira prejudica a implantação de uma capacitação de qualidade (MURPHY, 2005; PEGN, 2002).

44 Reduzida capacidade administrativa - Muitas vezes, a pequena capacidade administrativa dos dirigentes das empresas

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Reduzida capacidade administrativa - Muitas vezes, a pequena capacidade administrativa dos dirigentes das empresas de micro e pequeno porte apresentam-se como fator limitante ao equilíbrio e ao crescimento. Essa reduzida capacidade, associada à centralização das decisões, pode levar ao aparecimento de vícios e distorções de ordem. O pequeno empresário precisa ter a consciência de que não está suficientemente treinado para a executar certas atividades administrativas, recorrendo para isso a cursos de atualização ou a programas de apoio (BARROS; MODENESI, 1973; JACINTHO, 2004).

programas de apoio (BARROS; MODENESI, 1973; JACINTHO, 2004). Falta de uma política de recursos humanos -

Falta de uma política de recursos humanos - O ser humano é a maior riqueza de uma organização. A vida de um profissional O ser humano é a maior riqueza de uma organização. A vida de um profissional é intensamente vivida na empresa, com a importância de o bem estar, o ambiente, as satisfações pessoais e profissionais devem ser atendidas no possível (LANGBERT, 2005). É neste contexto que os micro e pequenos empresários devem ver a importância dos Recursos Humanos na conquista de um clima ideal de trabalho junto a seus colaboradores. Observa-se que micro e pequenos empresários ainda confundem Departamento de Pessoal com política de Recursos Humanos. Enquanto o primeiro está voltado apenas para um controle da vida do operário, assim como registro de faltas, horas extras trabalhadas, etc., o segundo pretende realizar uma satisfação para o plano de carreiras, uma descrição de cargos, a satisfação do funcionário e o incremento a satisfação e o seu nível intelectual (SAVIANI, 1995). É interessante destacar, entretanto, que muitos micro e pequenos empresários não podem conseguir visualizar seus funcionários como colaboradores no crescimento e a capacidade do desenvolvimento de suas empresas e por isto não desenvolvem as atividades anteriormente mencionadas (MURPHY, 2005).

Falta de uma visão de melhoria contínua - Muitos micro e pequenos empresários ainda não possuem uma auto avaliação de melhoria contínua, uma vez que implantada uma melhoria ou alcançado um patamar superior, eles negligenciam a permanente manutenção ou melhoria desta situação. Esquecem que administrar é verificar a empresa a cada momento e sempre buscar uma situação melhor que a vigente, como indicada pela então metodologia do Kaizen7 (OLIVEIRA, 1994; SAVIANI, 1995; SOIFER, 2002, JACINTHO, 2004).

a vigente, como indicada pela então metodologia do Kaizen7 (OLIVEIRA, 1994; SAVIANI, 1995; SOIFER, 2002, JACINTHO,
45 Pontos Fortes: Maior flexibilidade em relação às grandes empresas Se por um lado existem

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Pontos Fortes:

Maior flexibilidade em relação às grandes empresas Se por um lado existem alguns pontos a serem melhorados, principalmente na formação administrativa das MPEs, por outro existem características que as permitem adquirir maior flexibilidade em relação às grandes empresas. Estas características, deve ser reconhecidas e bem administradas pelos pequenos empresários, podem levá-las ao sucesso empresarial. Uma característica de extrema importância a ser ressaltada é a flexibilidade frente às organizações de grande porte. Segundo Crosta (2000), por serem menores, as MPEs permitem a seus proprietários uma visão mais privilegiada de seu “dia-a-dia” em função do contato mais próximo com cada funcionário e, como conseqüência, adquire uma maior flexibilidade. McAdam (2005), Wiklund e Wiklund (2003) e Yusof e Aspinwall (2005) destacam essa flexibilidade como vantagem na implantação de programas de qualidade e na conquista de mercados inviáveis às grandes empresas.

Caráter mais empreendedor - Se por outro lado a implantação de um novo negócio ou de novas idéias em uma empresa já consolidada envolve um risco, por outro ela é a responsável, na maioria das vezes, pelo surgimento de melhorias e inovações. Esta é não deixa de ser uma característica marcante de muitas MPEs, que se submetem proporcionalmente a um risco maior do que as grandes empresas. Os micro e pequenos empresários possuem mais coragem para arriscar e isto, quando acompanha por planejamentos e estudos, pode ser visto com ponto positivo na busca pela qualidade (SEBRAE, 2005c). Comunicação mais efetiva entre subordinado e superior – Este com certeza deve ser um dos pontos mais favoráveis das MPEs na implantação de programas de melhorias. Neste tipo de empresa, a relação superior e que seja também subordinado é mais direta e produtiva, fazendo com que programas de treinamentos e de reciclagem sempre terá maior eficiência. Na relação inversa, ou seja, subordinado-superior, os problemas do “dia-a-dia” da empresa são relatados mais facilmente e, como conseqüência, resolvidos com maior eficaz. Para Yusof e Aspinwall (2005) a comunicação mais efetiva é decorrente da estrutura hierárquica simples e disponibiliza a criação de um fluxo de informação mais eficiente. Contato mais junto ao cliente - Segundo Goldschmidt e Chung (2005) e Kee-Hung (2005), além da maior flexibilidade e naturalidade da estrutura hierárquica, as pequenas empresas se fazem mais próximas dos clientes do que as organizações de grande porte. Essa proximidade se faz presente principalmente na capacidade que a empresa de pequeno porte possui em estar

grande porte. Essa proximidade se faz presente principalmente na capacidade que a empresa de pequeno porte
grande porte. Essa proximidade se faz presente principalmente na capacidade que a empresa de pequeno porte
grande porte. Essa proximidade se faz presente principalmente na capacidade que a empresa de pequeno porte
grande porte. Essa proximidade se faz presente principalmente na capacidade que a empresa de pequeno porte
46 junto aos clientes e ouvir suas reais necessidades. Como conseqüentemente, os produtos ou serviços

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junto aos clientes e ouvir suas reais necessidades. Como conseqüentemente, os produtos ou serviços por ela comercializados apresentarão um maior grau de satisfação. Vendo-se, por este lado as empresas que visão o melhoramento na sua administração devem optar por novas técnicas de informação atualmente informatizadas, caso contrario serão muito prejudicadas, dessa maneira assim, se não utilizarem essas técnicas de maneira efetiva, poderão ter uma grande chance de se desestruturar e não conquistar a plenitude de uma grande empresa, justamente pelo fato de se bloquearem em informações, planejamento estratégico, administração de recursos, cursos profissionalizantes, destacando os mesmos como fatores prioritários.

3. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

3. CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA 47 Conforme a especificação nacional a empresa possui permissões federais, nacionais,

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Conforme a especificação nacional a empresa possui permissões federais, nacionais,

estaduais e municipais para revender artigos de informática assim como prestar serviços de caracterização voltada a área de informática em toda região do estado. Conforme abaixo descrito demonstrando sua caracterização:

A Razão Social da empresa é Net Shop Comércio de Equipamentos de Informática Ltda.

tendo o seu nome de fantasia como: Net Shop Informática, no qual é inscrita sob CNPJ:

07.352.779/0001-53, situada na Av. Maranhão nº 2049, no Centro de Gurupi, atendendo no ramo de atividade de vendas e prestação de serviço de informática em geral.

A empresa Net Shop Comércio de equipamentos de Informática Ltda. atuante na área de

informática foi criada no dia cinco de maio de 2005. Mesmo com pouco tempo de existência a empresa já conta com uma historia de esforço, determinação e perseverança dos proprietários que apaixonados pela tecnologia, viram a oportunidade de entrar no mercado de informática a fim de oferecer a região equipamentos e serviços especializados na área. A revolução tecnológica vem avançando de forma acelerada a cada dia, elevando a concorrência das empresas neste ramo de atividade, mas mesmo assim os sócios decidiram então

participar desta concorrência, pois o ideal dos proprietários é lutar pela qualidade na oferta de produtos e serviços.

A empresa começou suas atividades com a administração dos acadêmicos do curso de

Administração de Empresas e técnicos em informática, André Luis Silva Alves e Gustavo de Castro Alves, também acadêmico do curso de Administração de empresa e técnico em informática.

A primeira sede da empresa localizou-se na Rua Ministro Alfredo Nasser n. 967 entre a

Avenida Mato Grosso e Avenida Amazonas, com um espaço interno de aproximadamente 48 metros quadrados, dando inicio a suas atividades somente com os dois sócios. Com um mês de instalação a empresa sentiu a necessidade de iniciar suas primeiras contratações, quando um dos sócios observando melhor o comércio optou por concorrer de frente com empresas atuantes no mercado, e decidiu que a empresa deveria mudar de sua localização atual, o que ocorreu, mudando-se para Av. Maranhão nº. 2049, entre as ruas 07 e 08, tendo agora seu espaço interno de aproximadamente 180metros quadrados.

48 Neste período a empresa já contava com uma equipe de cinco funcionários técnicos especializados

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Neste período a empresa já contava com uma equipe de cinco funcionários técnicos especializados na área de informática, capacitados em cursos da área, inclusive com participação em congressos de fabricantes de marcas líderes de mercado, e um Bacharel pós-graduado na área de contabilidade na administração. Hoje, a empresa já possui mais de dois anos no mercado e com nove funcionários contratados, estando distribuídos em três áreas fundamentais, caracterizadas como:

Área Administrativa – composta por quatro pessoas, no qual os negócios são dirigidos por duas pessoas sendo um dos sócios como Administrador da empresa e um Contador Pós Graduado que cuida da área financeira, e mais dois funcionários secundários, um com a função de assistente administrativo e outro como cobrador;

Área Técnica de Informática - dispõe de quatro técnicos em informática estando os mesmos sempre atualizados em cursos profissionalizantes juntos aos fabricantes, Área Técnica de Cartuchos e Toners – possui um funcionário na produção de cartuchos

e toners.

A empresa também realiza serviços de eletrônica, para a realização destes e feito um contrato de prestação de serviços terceirizado, ou seja, os serviços de eletrônica são efetuados por um profissional independente. Os sócios visando o desenvolvimento e competitividades da empresa realizam sempre mudanças no que diz respeito a sua estrutura organizacional, com base na análise dos concorrentes e de suas necessidades, atualizando e aprimorando seus funcionários, visando uma boa qualidade nos serviços e a satisfação dos clientes, adaptando-se desta maneira ao novo cenário de mercado. Com o desenvolvimento da empresa, seus produtos e serviços são sempre voltados para buscar inovações e vão aos poucos se ampliando, como por exemplo, a aquisição de equipamentos de última geração em recarga de toners e cartuchos de marcas multinacionais como HP, LEXMARK, CANNON, XEROX entre outras. Como foi citado acima, empresa é dividida em três áreas, o Administrativo, Operacional

e Produção. O departamento administrativo compreende os Setores de Recursos Humanos, Compras, Estoque, Marketing, Contábil e atendimento que é administrado por um dos sócios, sendo:

de Recursos Humanos, Compras, Estoque, Marketing, Contábil e atendimento que é administrado por um dos sócios,
de Recursos Humanos, Compras, Estoque, Marketing, Contábil e atendimento que é administrado por um dos sócios,
de Recursos Humanos, Compras, Estoque, Marketing, Contábil e atendimento que é administrado por um dos sócios,
49 Recursos Humanos - responsável pelo recrutamento, seleção, contratação, demissão, treinamento e elaboração da

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Recursos Humanos - responsável pelo recrutamento, seleção, contratação, demissão, treinamento e elaboração da folha de pagamento dos funcionários. Compra - responsável pela avaliação dos produtos e aquisição das mercadorias

Estoque – controle físico atualizado das entradas e saídas das mercadorias a fim de manter domínio sobre compras e vendas de equipamentos, evitando assim falhas de percas e furtos;pela avaliação dos produtos e aquisição das mercadorias Marketing - responsável pela promoção e preço buscando

Marketing - responsável pela promoção e preço buscando a sustentabilidade empresarial de curto e longo prazo, administrando e controlando as vendas. Contábil – responsável pelo controle contábil e financeiro da empresa tais como: Caixa, Bancos, Conta a pagar e contas a receber. Atendimento - responsável pelo atendimento ao público e de telefone, tendo a mesma a competência para realizar vendas, administrar as contas a receber passando ao cobrador os endereços dos devedores onde serão feitas as cobranças, ficando também a organização da limpeza passando tarefas a serem executadas as pessoas competentes.

passando tarefas a serem executadas as pessoas competentes. No departamento operacional um dos Sócios e gerente
passando tarefas a serem executadas as pessoas competentes. No departamento operacional um dos Sócios e gerente
passando tarefas a serem executadas as pessoas competentes. No departamento operacional um dos Sócios e gerente
passando tarefas a serem executadas as pessoas competentes. No departamento operacional um dos Sócios e gerente

No departamento operacional um dos Sócios e gerente responsável por todos os serviços a serem executados, o mesmo assiste e coordena o processo de execução desses serviços, trabalhando no setor e focando a execução dos serviços profissionais e especializados nas áreas competentes, tais como:

Organização do espaço para execução dos serviços; Montagens das máquinas vendidas; Serviços em máquinas com defeitos; Controle dos serviços a serem executados; Administração de serviços em redes convencionais e wirelles; Conserto e manutenção de maquinas e equipamentos de informática; Prestação de serviços por meio de Contratos firmados com empresas; Atendimento por meio de visita técnica aos clientes. O Setor de Produção manuseia a recarga de cartuchos e toners, o funcionário realiza o processo de coleta de cartuchos usados, passando-os por um processo de descontaminação, após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda e entrega ao cliente.

após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
após este processo o cartucho passa pela fase de recarga e é colocado para a venda
50 4. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Com base na fundamentação teórica apresentada e com intuito de alcançar

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4. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

Com base na fundamentação teórica apresentada e com intuito de alcançar os objetivos traçados neste trabalho, apresentamos neste capítulo a metodologia utilizada na investigação do problema de pesquisa.

4.1. DELINEAMENTO DA PESQUISA

O desenvolvimento do trabalho foi realizado mediante o conhecimento adquirido e conforme a utilização dos métodos técnicos. Sobre método, Oliveira (2002) descreve que é uma forma de pensar para se chegar à natureza de um determinado problema, quer seja para estudar, quer seja para explicá-lo. Com base nos métodos existentes, este trabalho foi abordado sob o método indutivo, que segundo Marconi, LAKATOS (2004, p.53), “indução é um processo mental por intermédio do qual, partindo de dados particulares, suficientemente constatados, infere-se uma verdade total ou universal, não contida nas partes examinadas.” O método indutivo é utilizado com o objetivo de conduzir a prováveis conclusões. Na concepção de Oliveira (2002) a pesquisa exploratória é um método de suposições onde se pode tirar proveito, fazendo um levantamento provisório, de forma detalhada e estruturada. Segundo CERVO E BERVIAN (2002, p.66) “a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos sem (variáveis) manipula–los”. Com base nestes conceitos este estudo foi uma pesquisa exploratória descritiva,

envolvendo levantamento de dados detalhados através da observação e registro, visando analisar diagnosticar o sistema de concessão de crédito e controle de contas a pagar da empresa Net Shop

Informática Ltda. para atingir os objetivos propostos.

4.2. TÉCNICAS DE PESQUISA

4.2. TÉCNICAS DE PESQUISA 51 As técnicas de pesquisas que foram utilizadas neste trabalho consideram os

51

As técnicas de pesquisas que foram utilizadas neste trabalho consideram os conceitos dos diversos autores sobre: pesquisa bibliográfica, pesquisa documental, e a observação participante e sistemática através de um roteiro como instrumento da coleta de dados . Segundo Marconi e Lakatus, (2004, P. 68), “A pesquisa tem dois significados: em sentido amplo, engloba todas as investigações especializadas e completas; em sentido restrito, abrange os vários tipos de estudos e de investigações mais aprofundadas”. Segundo (MARCONI E LAKATOS 2004, p. 71),

A pesquisa bibliográfica, ou de fontes secundárias abrange toda bibliografia já tornada pública com relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas, livros, boletins, teses, jornais, revistas, monografias, pesquisas, material cartográfico etc., até meios de comunicação orais: rádio gravações em fita magnéticas e audiovisuais: filmes e televisão.

As pesquisas bibliográficas têm o objetivo de apresentar o que já foi abordado sobre o assunto pesquisado. A pesquisa bibliográfica que foi realizada neste trabalho abrange diversos conceitos dos autores relacionados com o tema objeto de estudo. De acordo com Marconi, Lakatos (2004) a análise documental consiste em esclarecer a especificidade e o campo de análise de conteúdo, onde operações visam representar o conteúdo de um documento. No intuito de alcançar os objetivos propostos neste trabalho foi utilizada a pesquisa documental. O caráter particular da pesquisa documental é que esta é uma fonte de coleta de dados que está restrita a documentos escritos e confidenciais. Sendo assim, a pesquisa documental vem observar atentamente informações sobre os assuntos em questão. O método da observação sistemática foi utilizado, por ser o método que permitiu traçar os caminhos para alcançar os objetivos do trabalho de forma lógica e distinguir os possíveis erros, para Marconi e Lakatos (2006) na observação sistemática, o observador sabe planejar os caminhos para alcançar o que procura e o que é importante em determinada situação. Para Cerco e Bervian (2002, p. 27), “observar é aplicar atentamente os sentidos físicos a um objeto, para adquirir um conhecimento claro e preciso”. A utilização de várias técnicas e procedimentos possibilita melhor entendimento a que se reside à finalidade da pesquisa.

52 A observação participante foi o meio utilizado para analisar o sistema de concessão de

52

A observação participante foi o meio utilizado para analisar o sistema de concessão de

créditos e controle de contas a pagar da empresa Net Shop Informática.

4.3. ANÁLISES DOS DADOS

A pesquisa realizada neste trabalho foi qualitativa, pois segundo Oliveira (2002, p. 117) "tem a facilidade de descrever determinado problema, analisando as variáveis e classificando os processos experimentados, permitindo uma interpretação particular da empresa". A análise dos dados foi realizada a partir dos dados coletados na organização confrontado-os com os conceitos levantados na revisão bibliográfica, caracterizando desta forma a pesquisa como qualitativa.

53 5. ANÁLISE E INTERPRETAÇÀO DOS RESULTADOS Este capítulo apresenta a análise e interpretação dos

53

5. ANÁLISE E INTERPRETAÇÀO DOS RESULTADOS

Este capítulo apresenta a análise e interpretação dos dados coletados na empresa Net Shop Informática Ltda, descrevendo o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da empresa com a finalidade de alcançar os objetivos propostos neste Trabalho de Conclusão de Curso de Graduação em Administração, pela Faculdade UNIRG. Os dados pesquisados serão altamente confidenciais sendo de interesse do acadêmico para aplicação dos conhecimentos adquiridos no curso e da empresa para aperfeiçoamento da gestão financeira da mesma. A empresa estudada é dividida em departamentos, mas a análise e interpretação dos dados do diagnóstico realizado na empresa, limitou-se ao departamento financeiro que executa o processo de vendas e serviços, concessão de crédito e processo de recebimento, que são o foco de estudo deste trabalho.

5.1. MODALIDADES DE VENDAS E SERVIÇOS.

Para a realização efetiva do diagnóstico da administração financeira da Net Shop Informática Ltda, foram adotados procedimentos de levantamento de dados em documentos, sistema de informação e aplicação de um roteiro pré – estabelecido para aparar a conclusão deste TCC.

Levando em consideração o número de empregados, nove funcionários, a empresa estudada é classificada como microempresa (classificação do SEBRAE). A organização conta com um sistema de informação, Commerce, que registra e informa os dados referentes ao recurso humano, financeiro, ordem de serviço, vendas realizadas, fluxo de caixa, controle bancário, contas a receber e a pagar, estoque, gerando relatórios administrativos para tomada de decisão do administrador. Embora o sistema de informação da empresa disponibilize informações gerenciais, o empresário não utiliza os relatórios para a análise da situação financeira da organização.

54 Para analisar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a

54

Para analisar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da empresa Net Shop Informática Ltda, partiu-se do levantamento das modalidades de pagamento das vendas oferecidas pela empresa aos clientes. As modalidades de pagamento das vendas efetuadas aos clientes que a empresa adota estão demonstradas na tabela abaixo, em forma de porcentagem.

MODALIDADES DE VENDA E SERVIÇO

PORCENTAGEM DAS VENDAS

Venda a vista

23%

Venda a prazo. (notinhas)

59%

Vendas com cartão de crédito Vendas com cartão de débito.

5,1%

0,9%

Vendas com cheque pré-datado

9%

Vendas realizadas através de financeiras

3%.

TOTAL

100%

Tabela 3: Modalidades de pagamento de venda. Fonte: Dados primários (2007)

Considerando os índices apresentados, nota-se que a venda a prazo com "notinhas" é a modalidade mais utilizada pela empresa para o recebimento das vendas efetuadas, apresentando um percentual de 59% do total. Deve ser ressaltado que é feito o cadastro do cliente no sistema, mas não são feitas consultas sobre o mesmo, quanto a sua situação financeira, SERASA, SPC e nem informações bancárias e pessoais. As vendas a vista aparecem como a segunda modalidade mais utilizada, devido aos descontos concedidos pela empresa que variam de 7 a 10% proporcionando desta forma uma vantagem para os clientes e para a empresa a disponibilidade de caixa. As vendas realizadas com cheque pré-datado é uma forma de aumentar as vendas, mas a empresa não adota precauções para o recebimento como, consulta no SERASA, SPC, CCF e outras informações como bancárias e pessoais para verificar se existência de restrições. As vendas no cartão de crédito é uma modalidade segura para a empresa, mas carece de cuidados na efetivação do processo, e a empresa não cumpre as normas estabelecidas pelas

55 gerenciadoras dos cartões, como a apresentação de documento de identificação pelo portador do cartão

55

gerenciadoras dos cartões, como a apresentação de documento de identificação pelo portador do cartão para confirmação da titularidade do mesmo. A venda é realizada por qualquer funcionário da empresa, que após efetivá-la passa para o funcionário responsável pelo recebimento. Este apresenta as modalidades de pagamento disponibilizadas pela empresa, apresentadas anteriormente, para que o cliente escolha a que lhe convêm financeiramente. As vendas a prazo com "notinhas" não são registradas no sistema pelo nome e data de vencimento, são manuseadas sem nenhum critério para o recebimento.

5.2. CONCESSÃO DE CRÉDITO

Para o cliente realizar uma compra de produtos ou serviços a prazo, a empresa concede

crédito, no qual pode ocasionar o não recebimento desta compra de serviços ou produto.

A concessão de crédito constitui a segunda etapa do processo de concessão, após ter

fixado a política de crédito, sendo esta uma resposta individual da empresa para cada cliente. A Net Shop Informática Ltda não utiliza uma política de concessão de crédito estabelecida para cada cliente, deixando que o mesmo escolha a modalidade de pagamento sem nenhuma restrição ou direcionamento para uma modalidade que garanta o recebimento da venda. Na elaboração do cadastro do cliente para a concessão de crédito a empresa não faz de

maneira efetiva a consulta nos órgão competente para analisar a existência de restrições e não solicita os documentos necessários ao processo de concessão, tais como comprovante de renda, fotocópia dos documentos pessoais e no mínimo uma informação pessoal e bancária.

A empresa apresenta um alto nível de inadimplência devido as vendas realizadas nas

modalidades cheque pré-datado e vendas a prazo em "notinhas", mesmo tendo conhecimento que

nessas modalidades existe o risco por atraso e falta de pagamento, a empresa continua realizando esta forma de concessão de crédito aos clientes, como uma maneira de alavancar as vendas.

A concessão de crédito aos clientes é uma estratégia para aumentar as vendas, mas se

não for desenvolvida corretamente poderá trazer grandes prejuízos para a empresa. Conforme a revisão de literatura, o risco do crédito pode ser interpretado como o prejuízo decorrente da inadimplência de uma contraparte numa operação de crédito. Considera-se

56 risco de crédito uma expressão utilizada para caracterizar os diversos fatores que poderão contribuir

56

risco de crédito uma expressão utilizada para caracterizar os diversos fatores que poderão contribuir para que aquele que concedeu o crédito não receba do devedor na época acordada.

A Net Shop Informática Ltda não aplica a abordagem dos 5 C´s do crédito utilizada

pelos analistas de crédito para orientar suas análises sobre a capacidade creditícia dos cliente. São eles caráter, capacidade, condições, capital e colateral, que são descritos na revisão de literatura deste trabalho.

5.3. CONTAS A RECEBER.

O administrador financeiro tem a responsabilidade de analisar os valores a receber pela

empresa para que não haja concentração ou deficiência de recursos financeiros investidos neste

item, pois podem por em risco a liquidez e o dimensionamento do capital de giro da empresa.

A principal dificuldade que a empresa passa é pelo não recebimento das vendas a prazo,

"notinhas", devido a deficiência na análise de concessão de crédito, a falta de controle das contas

a receber – as mesmas não tem local adequado, não são ordenadas por data de vencimento, nome do devedor e não são registradas no sistema. Diante do exposto pode-se observar que a forma de cobrança da empresa torna-se precária, dificultando a administração das contas a receber. As contas a receber não são organizadas de modo que se possa tomar conhecimento imediato dos pagamentos recebidos e cobrar com rapidez os atrasados, pois as contas vencidas não são controladas eficazmente, são cobradas em datas posteriores ao vencimento ocasionado pela falta de informação e controle das datas de vencimento. A empresa dispõe de um cobrador que realiza as cobranças aos clientes no endereço que consta no cadastro, mas a organização não

possui políticas e estratégias de recebimentos das contas vencidas como: enviar carta ao cliente, telefonar avisando ou fazer uma visita pessoal.

A Net Shop Informática Ltda não usa a cobrança judicial nas vendas a prazo,"notinhas",

em virtude de não realizar a concessão de crédito através de Nota Promissória. Já nas vendas com cheque pré-datado, quando da devolução pela segunda vez, a empresa protesta o cheque.

O cadastro dos clientes é atualizado conforme sua freqüência de compra, ou seja, quem

compra em menor tempo, não é atualizado o cadastro, e quem compra em maior tempo, atualiza-

57 se o cadastro. Neste contexto a empresa corre o risco de não encontrar o

57

se o cadastro. Neste contexto a empresa corre o risco de não encontrar o cliente para efetivar a cobrança. A política de cobrança deve ser implementada em conjunto com a política de crédito, segundo os autores, como a empresa não possui uma política de crédito, a concessão não deve ser facilitada excessivamente para, posteriormente, ter de aplicar rigidez na cobrança, ou vice versa. Se já for esperada a dificuldade de cobrança no ato da concessão do crédito a determinados clientes, a avaliação do crédito deverá ser mais rigorosa As contas a receber são partes das finanças que representa um importante aporte de capital para a empresa, sem o qual a atividade da organização pode ficar comprometida ou mesmo impossibilitada de funcionar.

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS 58 Neste capítulo descreve-se a conclusão do presente trabalho, as recomendações para as

58

Neste capítulo descreve-se a conclusão do presente trabalho, as recomendações para as futuras pesquisas e as limitações para alcance dos objetivos propostos.

6.1.

CONCLUSÃO

Este Trabalho de Conclusão de Curso teve como objetivo analisar o sistema de concessão de crédito e o controle de contas a receber da empresa Net Shop Informática Ltda. A revisão bibliográfica apresentada neste estudo alcançou os objetivos preestabelecidos, demonstrando os conceitos de administração financeira, dando ênfase ao controle de contas a receber e análise de risco na concessão de créditos. Para alcançar o objetivo principal deste estudo foi realizado um diagnóstico do sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber da empresa que permitiu a conclusão apresentada neste trabalho. O diagnóstico demonstra que as dificuldades enfrentadas pela empresa devem-se a concentração das vendas na modalidade a prazo em "notinhas", com um índice de 59% do total das vendas realizadas pela empresa. Essa modalidade de venda torna-se um risco para a empresa, uma vez que a mesma não realiza uma análise da situação financeira do cliente, não consulta informações restritivas nos órgão competentes e não representa um contrato de compra e venda que pode ser cobrado judicialmente. Neste contexto, a cobrança das contas a receber fica comprometida pela falta de garantias e informações para a efetivação do recebimento das contas, sem computar a falta de controle das contas vencidas dos clientes que são cobrados depois do vencimento. Conclui-se, analisando os dados coletados no diagnóstico empresarial, que a organização não pratica uma análise de crédito, não adota uma política de concessão e possui um hipotético controle das contas a receber contribuindo dessa maneira para um elevado índice de inadimplência dos clientes.

59 O sistema de informação implantado na empresa não é utilizado como uma ferramenta gerencial

59

O sistema de informação implantado na empresa não é utilizado como uma ferramenta

gerencial que pode orientar e fornecer dados para uma melhor administração dos recursos da

organização.

A empresa Net Shop Informática Ltda está inserida em um cenário de concorrência

acirrada e envolvida permanentemente no esforço de conquistar clientes fieis. Neste contexto a

empresa tem um grande desafio a abraçar, o de conceder crédito sem comprometer a situação financeira da empresa.

6.2.

RECOMENDAÇÕES

Os conceitos abordados na revisão de literatura, o diagnóstico efetuado na empresa e a conclusão quanto aos principais aspectos abordados, permitem decorrer recomendações para a empresa estudada quanto à importância da implantação de um sistema de concessão de crédito e controle de contas a receber, pois proporcionam minimizar o risco de inadimplência dos clientes e ao empresário, informações dos recursos disponíveis. As recomendações proferidas neste trabalho têm o intuito de melhorar a competitividade da organização no mercado. Desse modo propõem-se a implantação de um sistema de análise de crédito dos 5 C´s para orientar suas análises sobre a capacidade creditícia dos cliente sobre o aspecto do caráter, capacidade, condições, capital e colateral, apresentada na revisão bibliográfica deste trabalho. Para maior segurança e garantia do recebimento das vendas recomenda-se que a empresa estabeleça Exigir sempre a apresentação RG e CPF, confirmando assinatura no documento;

Não aceitar que o cliente diga o número dos documentos pessoais; Exigir o comprovante de residência; Consultar ao Serviço de Proteção ao Crédito – SPC, Centralização do serviço de banco – SERASA, Usecheque, Telecheque e outros; Atualizar sempre os dados cadastrais dos clientes no sistema; Direcionar o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota Promissória.

o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota
o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota
o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota
o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota
o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota
o recebimento das vendas através de cartões de crédito ou débito, cheque, boletos bancários ou Nota
60 Algumas regras que deverão ser analisadas para reduzir a inadimplência. Neste contexto estas regras

60

Algumas regras que deverão ser analisadas para reduzir a inadimplência. Neste contexto estas regras devem ser adotadas juntamente com as políticas de recebimento. Sugere-se que a empresa aproveite o sistema de informação existente na

organização para um maior controle das contas a receber, programando a emissão de relatórios gerencias com os dados das contas vencidas, vincendas e a vencer, por nome do cliente e total a receber por período, pois servirão de instrumentos nas tomadas de decisão da empresa. Com a realização deste TCC pode-se recomendar a continuidade desta pesquisa em outras micros e pequenas empresas para verificar as semelhanças e diferenças do tema estudado

e investigar o uso de informatização nos controles financeiros. As recomendações sugeridas neste TCC são percepções do acadêmico a partir do envolvimento com o estudo e do contato diário com as empresa estudada.

6.3.

LIMITAÇÕES

As limitações deste Trabalho de Conclusão de Curso restringiram-se ao levantamento dos dados para a realização do diagnóstico empresarial, uma vez que o pesquisador é o proprietário da empresa estudada e por existir uma centralização de decisões, ocasionou um acúmulo de atividades gerenciais que diminuiu o tempo para a realização deste trabalho. Outra limitação deste trabalho foi a mudança nos objetivos propostos no projeto do

TCC, que acarretou alterações em quase toda a revisão de literatura e na metodologia diminuindo

o tempo para finalização do estudo. Pode-se considerar também como uma limitação para o resultado deste estudo a quantidade de empresas analisadas, pois seria conveniente a aplicação do estudo em outras empresas para que se pudesse analisar e comparar as características dos resultados.

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66 APÊNDICE - A – Instrumento de entrevista

66

APÊNDICE - A – Instrumento de entrevista

APÊNDICE - A – Instrumento de entrevista

APÊNDICE - A – Instrumento de entrevista 67 ROTEIRO PARA O DIAGNÓSTICO DA EMPRESA PESQUISADA 1)

67

ROTEIRO PARA O DIAGNÓSTICO DA EMPRESA PESQUISADA

1) Levando em consideração o número de empregados como podemos classificar a empresa (

classificação do SEBRAE): micro, pequena, média ou grande?

2) A empresa possui arquivos ou registros com informações dos clientes para consultas

posteriores?

3)Qual o período de renovação do cadastro dos clientes da empresa. A empresa cadastra todos os clientes, registra e atualiza dados necessários sobre eles (consumo médio, atrasos em pagamentos, porte da empresa, etc.)?

4) Qual o sistema de vendas que a empresa trabalha:

(

) venda a vista

%

(

) venda a prazo

%

(

) cartão de crédito

%

(

) cheque pré-datado

%

(

) financeiras

%

(

) notinhas a prazo

%

5) Na venda a vista a empresa concede um desconto especial?

6) Nos recebimento por via de cheque a vista ou pré-datado a empresa pede documentos pessoais

para identificação?

7) Nos recebimento por via de cheque a vista ou pré-datado a empresa faz consulta no SPC,

SERASA e outro órgãos para verificar restrições?

8) Nas vendas com cartão de crédito a empresa pede a identificação do cliente para conferência

da titularidade do cartão?:

9) Em relação as vendas a prazo com notinhas é feito o cadastro e consultas sobre o cliente?

68 10) Quando vende a prazo, quantas referências comerciais são solicitadas ao cliente? 11) Quando

68

10) Quando vende a prazo, quantas referências comerciais são solicitadas ao cliente?

11) Quando a empresa identifica o atraso no pagamento das contas a receber, quanto tempo a empresa demora em tomar decisões de cobrança?

12) A empresa utiliza algum tipo de sistema de informação para auxiliar a tomada de decisão na hora de liberar o crédito?

13) Quanto ao setor de cobrança a empresa tem um departamento exclusivo?

14) Assinale com um ( X ) quais são os requisitos utilizado pela empresa no cadastramento para a concessão de crédito aos clientes

(

) casa própria

(

) cônjuge

(

) end. Comercial

(

) end. Particular

(

) estado civil

(

) grau de escolaridade

(

) idade

(

) nº de dependentes

(

) nenhum

(

) outros bens

(

) referências bancárias (

) referências comerciais

(

) referências pessoais

(

) sexo

(

) telefone comercial

(

) telefone particular

(

) tempo de emprego

(

) tempo de residência

) tipo de moradia ( ) NENHUM

(

(

) tipo de remuneração (

) verificação de restrição

15) Política de Crédito Descreva os critérios para a concessão de crédito a clientes da empresa.

15.1). Análise da Política de Crédito Comente os critérios de concessão de crédito a clientes da empresa, verificando:

a) Há uma política de crédito estabelecida, que indica procedimentos a serem seguidos, níveis de

crédito por cliente, etc?

b) Os critérios são claros e bem definidos?

69 d) Os critérios de concessão de crédito da empresa, são muito restritivos, a ponto

69

d) Os critérios de concessão de crédito da empresa, são muito restritivos, a ponto de estar freando

as vendas, ao contrário, são muito liberais, provocando um super investimento em Contas a

Receber e um aumento das dívidas incobráveis?

16) Controle das Contas a Receber Descreva os sistemas de Controle das Contas a Receber da empresa.

16.1) Análise do Controle das Contas a Receber

Comente como e quais os instrumentos utilizados pela empresa no controle das suas Contas a Receber, verificando:

a) O sistema de Controle das Contas a Receber é funcional e eficiente?

b) A qualquer momento o sistema permite informar, os devedores em atraso, o montante das

Contas a Receber e o montante das Contas a Receber a vencer nos próximos meses?

c) A cobrança das Contas a Receber está sendo realizada de maneira eficiente, isto é, o montante

das Contas a Receber vencidas e de contas incobráveis é relativamente baixo?

d) A empresa tem um controle das contas em atraso por data de vencimento, nome e valor e adota

todas as medidas de cobrança possíveis?