Sistema de Trmite Documentario Definicin del Sistema

Versin: 1.0 Fecha: 25.03.2012

INSTITUTO NAC. DE REHABILITACIN

SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO

DEFINICIN DEL SISTEMA

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Versin: 1.0 Fecha: 25.03.2012

Fecha

Versin

Descripcin

Autor

25/03/2012

1.0

Elaborar el documento donde se plantear la definicin del Asto Lanazca, John Sistema

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TABLA DE CONTENIDOS
1. DESCRIPCIN DEL SISTEMA 1.1 DEFINCIONES BSICAS 1.2 SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO WEB 4 4 4 5 5 5 6 7 8 8 8 9 9 10

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA 2.1 OBJETIVO GENERAL 2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 3. LMITES DEL SISTEMA 4. COMPONENTES DEL SISTEMA 5. REPRESENTACIN FORMAL 5.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO 5.2 CASO DE USO 5.3 INVENTARIO DE ACTORES 5.4 ARQUITECTURA DE SISTEMA WEB 6. RESULTADOS LUEGO DE LA IMPLEMENTACIN

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1. DESCRIPCIN DEL SISTEMA

Un Sistema de Trmite Documentario es la encargada de administrar la documentacin oficial y asegurar su oportuna distribucin, as como de organizar el Sistema de Archivo Central. 1.1 DEFINCIONES BSICAS Tramite Documentario: Procedimiento Administrativo que comprende la recepcin, calificacin, registro, distribucin, control y seguimiento de los documentos que son presentados, transferidos o generados en una entidad. rea de Trmite documentario: Es el responsable de gestionar los procedimientos de trmite documentario de la entidad. Asimismo supervisa la recepcin, procesamiento del sistema de trmite documentario y la atencin al pblico a travs de la mesa de partes. Expediente: Conjunto de documentos relacionados que empieza con un documento inicial del remitente o interesado. Durante el trmite del documento, el expediente se desplaza a travs de destinatarios como una sola unidad documentaria. Un expediente puede tener estados de Pendientes de Recepcin, Pendiente de Atencin, Atendido y/o Archivado 1.2 SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO WEB Sistema informtico que ha sido desarrollado para emplearse mediante el Explorador de Internet y que tiene por objeto la optimizacin y celeridad de los procesos de trmite documentario de los rganos administrativos de la entidad. Para que la entidad, pueda utilizar el sistema, requiere de una red interna de ordenadores, que los servidores tengan instalado una Base de Datos y los ejecutables del sistema. Es necesario que la entidad cuente con un navegador Internet Explorer o salida a internet mediante un proveedor de este servicio, el mismo que puede ser a eleccin de la entidad. El Sistema permite al operador efectuar un seguimiento de los expedientes ingresados al sistema dentro de su mbito de accin asignado, posibilitando informar en tiempo real su ubicacin, sus movimientos y el estado de los mismos as como de sus documentos relacionados.

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2. OBJETIVOS DEL SISTEMA

2.1 OBJETIVO GENERAL El objetivo principal del Sistema de Trmite Documentario es permitir a las Organizaciones tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma 2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS Atender, canalizar y agilizar en forma eficiente y eficaz la tramitacin de expedientes. Mejorar y agilizar la gestin de la documentacin que ingresa al Sector Educacin a travs de usuarios externos e internos. Registrar y efectuar el seguimiento de los documentos que ingresan al Instituto Nacional de Rehabilitacin por parte de usuarios externos, as como los documentos internos que se elaboran en cada unidad orgnica, Proyecto y/o Programa. Reflejar el estado original de los expedientes con el apoyo de todos los usuarios y mostrar la actualizacin continua en el Sistema, en beneficio de los usuarios. Convertir la administracin documental en una herramienta de gestin mediante el manejo de indicadores, reportes de gestin, control de tiempos de respuesta de trmites y estadsticas, estableciendo estrategias para la mejora permanente de los servicios de atencin a usuarios

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3. LMITES DEL SISTEMA

Las limitaciones en cuanto a disposicin de tiempo de parte de la dependencia estatal para con el que solicita el trmite documentario. ste aspecto es inherente de la situacin de que una institucin estatal, como cualquiera, es una organizacin cuya estructura vital son los empleados (pblicos) y, como cualquier grupo de empleados, tienen lmites de horario, por ende, la atencin a quien solicite el documento oficial, queda supeditado al horario laboral de los empleados de la institucin estatal. Una limitacin muy comn en nuestro entorno presentado por estas soluciones, es el hecho de depender de una plataforma especfica (como MS Windows), obligando a las instituciones a realizar mayores gastos en licencias de software. Quienes resultan perjudicados con este manejo son los usuarios, obligados a acudir fsicamente y a realizar largas esperas para poder acompaar su trmite. En algunos casos el usuario debe incluso visitar las reas internas de la organizacin. En ciudades grandes como Lima, las personas que viven fuera (en provincias) deben concurrir fsicamente a realizar su trmite y volver a ir despus de un tiempo para enterarse los resultados. Comnmente los trmites se extienden de los plazos, y eso constituye un retraso ms para el usuario. Podemos mencionar dentro de las herramientas y frameworks para la construccin de Sistemas de Control de Procesos Industriales y de Informacin a XFlow 4 , una plataforma hecha en J2EE para la construccin, ejecucin y administracin de procesos y workflows. Las principales desventajas de XFlow radican en que no maneja documentos electrnicos, la dificultad de uso e instalacin y el no poseer forma alguna de conocer el rendimiento de los procesos.

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4. COMPONENTES DEL SISTEMA

Partiendo del diagrama de clases, podemos crear seis componentes divididos en tres paquetes: Paquete de interfaces: Representan las pantallas que interactan con el usuario. Estos son las de autenticacin y alta de usuario, y la de gestin de documentos. Paquete de controladores: Representan los componentes de negocio que tienen que ver con las operaciones principales del sistema. Estas son la de control de usuarios (altas, autenticaciones) y la de documentos (elaboracin y consultas). Paquetes externos: Representan las que interactan con sistemas externos (los de RENIEC, bancos y dependencias del Estados), aqu se implementarn los Web services que permitirn a stos brindar la informacin necesaria a ste sistema.

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5. REPRESENTACIN FORMAL
5.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO

5.2

CASO DE USO

Sistema de Trmite Documentario Definicin del Sistema 5.3 INVENTARIO DE ACTORES

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5.4

ARQUITECTURA DE SISTEMA WEB

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6. RESULTADOS LUEGO DE LA IMPLEMENTACIN

El Sistema de Trmite Documentario implantado en el Instituto Nacional de Rehabilitacin tiene como finalidad modernizar la gestin documental convirtindola en una gestin gil y electrnica. Sin embargo la aplicacin se fue extendiendo hasta la puesta en funcionamiento de los expedientes Antes de su aplicacin se efecto una estadstica del nmero de memos que se generaban en la Institucin, los cuales fueron poco mas 3000 expedientes. El inicio del cambio se dio en el presente 2009, a partir de ese ao se han ahorrado papel significativamente, las cifras lo demuestran: 2009: 3,473 Expedientes 2010: 4,567 Expedientes 2011: 7,342 Expedientes 2012-Mar-27: 2024 Expedientes

Cabe tener en cuenta que el citado sistema permite enviar memorndums, informes con mltiples copias, lo que a su vez multiplica el ahorro.

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