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MANUAL DE CAPACITACIN DIMENSIN DATA CHILE Oracle Applications Order Management

Autor Fecha de Creacin ltima Actualizacin Versin Aprobaciones: Gerente Proyecto Lder Proceso Usuario Clave : Maximiliano Araya : 23 de diciembre 2011 : : 1.0

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Control de Documentacin
Fecha Autor Versin Referencia

1.0

Revisores.
Nombre Posicin

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ndice

Control de Documentacin ........................................................................................................ 2 Detalle prueba 1. Creacin de clientes ...................................................................................... 4 Detalle prueba 2 Ciclo de venta................................................................................................. 6 Detalle prueba 3- Requerimiento de factura adelantada ............................................................ 9 Detalle prueba 4- Requerimiento de Nota de crdito. ............................................................. 12 Detalle prueba 5- Creacin de orden de despacho y tramitacin de nota de venta .................. 15 Detalle prueba 6- Creacin de despacho ................................................................................. 17 Problemas reportados .......................................................................................................... 19

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Detalle prueba 1. Creacin de clientes


Pto
1.1

Descripcin del Proceso


Creacin de clientes, forma estndar

Navegacin
OM>Clientes> Estndar

Resultado Esperado
1.-Creacin de cliente y domicilios, ingresar para las cabeceras: Seleccionar tipo de cliente: Organizacin o Persona. ID de contribuyente Flexfield campo [ ]; dgito validador. 2.-Ingresar en las vietas Clasificacin Clase de perfil Clase Contactos Ultimo(Apellido) Tipo comunicacin Cdigo pas rea Nmero telfono Tipo Perfil de transaccin Clase de perfil Trmino de pago Cobrador Perfil de importes: Divisa: (CLPo USD) Monto de pedido Monto global

Resultado Final

Observaciones

Estado

1.2

Direccin o Domicilios (Abierto) Pinchar botn abierto

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Pto

Descripcin del Proceso

Navegacin

Resultado Esperado
Pas Domicilio Cuidad Propsito de negocios (Facturacin y envo) Pinchar botones primarios. A nivel de domicilio tambin se puede ingresar la misma informacin que de cabecera. 1.-Creacin de cliente y domicilios, ingresar para las cabeceras: Seleccionar tipo de cliente: Organizacin o Persona. ID de contribuyente Flexfield campo [ ]; dgito validador.

Resultado Final

Observaciones

Estado

1.3

Creacin de clientes, forma rpida.

Clientes > Rpido

2.-Ingresar en las vietas Direccin (Abierto) Pinchar botn abierto Pas Domicilio Cuidad Propsito de negocios; Pinchar (Facturacin y envo) Pinchar botones primarios.

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Detalle prueba 2 Ciclo de venta


Pto
2.0

Descripcin del Proceso


Pedidos de venta desde ddirect Pedido de venta

Navegacin
Los pedidos vienen desde la aplicacin de ddirect y solo se tiene que revisar la informacin e ingresar algunos datos como lo muestra en la siguiente ruta
OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas, buscar los pedidos en estado ingresado que viene desde ddierct y revisar la informacin Cabecera Cliente Tipo de pedido: Identificar el tipo de pedido de venta Direccin de envo y facturacin Lista de precios Trmino de pago Depsito Flexfield de Cabecera: Entered by: nombre del usuario que ingresa el pedido. Shipping preference: seleccione Cisco routed Si aplica embarque a la nota de venta ingresar: Mtodo de envo Trminos de flete FOB Si va a adjuntar documentos en la cabecera: Ir a la cabecera de la cotizacin, pinchar el botn atachar representado por un clip en la barra de herramientas. Debe seleccionar: Tipo de archivo: Elegir alguna de las categoras disponibles. Seleccionar si aplica archivo, texto largo corto Adjuntar archivos, escribir descripcin larga o corta. Grabar TAB Lneas tem de venta, seleccionar tem de venta.

Resultado Esperado

Resultado Final

Observaciones

Estado

2.1

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Cantidad Precio, viene de la lista de precios. Descripcin de tem; extendida donde puede ingresar una descripcin detallada de la venta y antecedentes importantes a sealar. Seleccionar lnea de pedido: Cada tipo de pedido tiene lneas que gatillan el WF, que hacen que el sistema solo haga una factura, despacho o ambas. Ingresar fecha pactada si tiene alguna disponible en la vieta ENVIOS Ingresar tipo de cdigo de impuesto que aplica, EXENTO, AFECTO. Grabar.

Flexfield de Lneas: estos se deben llenar cada vez que aparezca la palabra please complete Maitenance type: SmartNet Maintenance entitlement: 8x5xNBD Parts Only Uptime Price: 151.25 *Consulta de stock Se pude hacer una consulta de stock disponible en lnea, para eso en la lnea de pedido debe presionar el botn DISPONIBILIDAD, eso mostrar disponibilidad global y disponible para reserva que no est tomada por otros pedidos de venta *para el caso de dimensin data la reserva de stock en el pedido de venta se realizara automticamente al momento de reservar pedido. Validacin de la nota de venta Cuando est conforme todos los datos de la nota de venta ir a la cabecera o en las lneas y presionar botn REGISTRAR PEDIDO. Para consultar el estado del pedido de venta: Ir a OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos Ingresar el N de cotizacin o pedido, devolver una lnea de resumen, dar botn ABRIR para desplegar el formulario completo e ir a las lneas para revisar el estado. Los estados posibles son: Ingresado: La lnea est solo ingresado

2.2

Consulta de estado de pedido de ventas

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Reservado: La lnea fue ingresada, validada. OC-Solicitud Interna Solicitada: el pedido de venta ya fue registrado y hay una solicitud interna de compra lista para ser importada desde compras OC-Solicitud Interna Creada: solicitud interna creada en el modulo de compras En espera de envo: la lnea fue producida, est en stock, pero no ha sido tramitada. Seleccionado: Cuando se ha emitido una Orden de despacho y el pedido de movimiento ha sido asignado. Enviado: Cuando se ha tramitado el envo. Interface: Cuando la lnea ya ha sido enviada y ha finalizado el circuito.

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Detalle prueba 3- Requerimiento de factura adelantada


Pto
3.0

Descripcin del Proceso


Creacin de un pedido para factura adelantada pedido de venta de req de factura

Navegacin
Este pedido nace de una copia de un pedido de ddirect este proceso de factura adelantada es cuando el cliente necesita facturar antes de que se les despachen los productos
OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas, ingresar datos generales de la nota de venta. Cabecera Tipo de pedido: Identificar el tipo de pedido de venta de requerimiento de factura adelantada. Orden de compra Cliente Direccin de envo y facturacin Moneda, indicar si la venta es en CLP o en USD. Lista de precios, las listas de precios dependen de los tipos de moneda. Trmino de pago Depsito Si aplica embarque a la nota de venta ingresar: Mtodo de envo Trminos de flete FOB Si va a adjuntar documentos en la cabecera: Ir a la cabecera de la cotizacin, pinchar el botn atachar representado por un clip en la barra de herramientas. Debe seleccionar: Tipo de archivo: Elegir alguna de las categoras disponibles. Seleccionar si aplica archivo, texto largo corto Adjuntar archivos, escribir descripcin larga o corta. Grabar TAB Lneas tem de venta, seleccionar tem de venta.

Resultado Esperado

Resultado Final

Observaciones

Estado

3.1

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Cantidad Precio, viene de la lista de precios, permite ajustes en caso de requerirlo, se ingresan en la misma lnea. Descripcin de tem; extendida donde puede ingresar una descripcin detallada de la venta y antecedentes importantes a sealar, por ejemplo nmero de serie. Seleccionar lnea de pedido: Cada tipo de pedido tiene lneas que gatillan el WF. Ingresar tipo de cdigo de impuesto que aplica, EXENTO, AFECTO. Grabar.

3.2

Ejecucin de facturacin automtica

Grabar, la nota de venta quedar en estado INGRESADO hasta que se ejecute el proceso de validacin del pedido de venta. Validacin de la nota de venta Cuando est conforme todos los datos de la nota de venta ir a la cabecera y presionar botn REGISTRAR PEDIDO. Con este estado el pedido queda disponible para ser facturado. Esta es una tarea de los usuarios de finanzas y se realiza en el mdulo de AR. Para generar una factura automtica, se debe. Ir a la responsabilidad de AR / Interfaces / Factura automtica. Seleccionar solicitud nica Seleccionar el nombre del programa, Programa de facturacin automtica o Autoinvoice master program. Ingresar en el campo origen, el valor de acuerdo al tipo de factura que se creo Ingresar una fecha por defecto, esta no es la fecha de facturacin pero el sistema la requiere para ejecutar el proceso. Ir al campo Nota de venta desde e ingresar el No inferior de nota de venta. Ir al campo nota de venta hasta, e ingresar el nmero superior de nota de venta. Puede elegir de a una o un rango, al inicio se sugiere hacerla de 1 en 1 hasta que el proceso est maduro. Ejecutar la solicitud. La ejecucin de este proceso crea una factura en el sistema. Para consultar la factura creada: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de

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venta, ingresar el nmero de pedido de ventas y dar buscar. Esto debe devolver la factura asociada al pedido de venta. ** Si la consulta no devuelve datos, puede ser que el proceso no haya terminado correctamente. Para ver el error, se pide ir a ver solicitudes, buscar el proceso de Importacin de factura automtica generada por el sistema en el proceso y visualizar el OUTPUT. Se despliega un reporte de la ejecucin que contiene un reporte que indica si la transaccin finalizo con xito o fracaso, y el motivo de error.** Para revisar la distribucin contable: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de venta, ingresar el nmero de pedido de ventas y dar buscar. En la factura ir al botn distribuciones Esto desplegar el asiento creado para la factura. Si se requiere cambiar la distribucin, se debe pinchar en cada segmento y cambiar al valor correspondiente

3.3

Registro del numero de factura en el pedido original

OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas, buscar el pedido original que tiene despacho de artculos. Cabecera Flexfield descriptivo de cabecera : en el campo advance invoice colocar el numero de factura adelanta que se creo , esto se requiere ya que el pedido despus al ser despachado este no genera factura ya que existe una factura asociada al cliente y el pedido.

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Detalle prueba 4- Requerimiento de Nota de crdito.


Pto Descripcin del Proceso Navegacin
Al crear un pedido de devolucin este se copia del pedido de venta pero con el tipo de pedido RMA y se contina con el proceso normal de una nota de crdito ya sea con devolucin de inventario o devolucin sin inventario. OM> Pedidos, Devoluciones> Organizador de pedidos En la pantalla de pedidos de ventas se busca el pedido de devolucin se revisa los datos siguientes Cabecera Tipo de pedido: Identificar el tipo de pedido de venta de requerimiento de nota de crdito. Cliente Direccin de envo y facturacin Moneda, indicar si la venta es en CLP o en USD. Si la moneda elegida es distinta de USD el usuario debe elegir el tipo de cambio en el campo tipo de cambio. Si el TC es corporativo el sistema tomar la tasa especificada para ese da, si es TC usuario, el usuario debe ingresar la tasa y fecha en los campos Fecha tipo de cambio, y tasa tipo cambio. Lista de precios, las listas de precios dependen de los tipos de moneda. Trmino de pago Depsito TAB Lneas tem, seleccionar el tem al que har referencia. Cantidad Precio, viene de la lista de precios. Descripcin de tem Seleccionar lnea de pedido: Cada tipo de pedido tiene lneas que gatillan el WF. Ingresar tipo de cdigo de impuesto que aplica, EXENTO, AFECTO. En la vieta DEVOLUCIONES, indicar un motivo de la devolucin. Grabar.

Resultado Esperado

Resultado Final

Observaciones

Estado

4.1

req de Nota de crdito

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12

Grabar, la nota de venta quedar en estado INGRESADO hasta que se ejecute el proceso de validacin del pedido de venta. Validacin del requerimiento Cuando est conforme todos los datos de la nota de venta ir a la cabecera y presionar botn REGISTRAR PEDIDO. Inventario > Transacciones > Recepciones > En la misma pantalla de donde se hace la recepcin de transferencias inter-organizacin o de OC, se ejecuta la entrada final. Ingresar en pantalla de vieta cliente. Ingresar N de RMA o pedido de entrada. Ingresar en pantalla de lneas, Seleccionar destino INVENTARIO. Seleccionar la cantidad a ingresar Seleccionar sub-inventario final. Si aplica, ingresar el localizador de sub-inventario. Ingresar direccin Ingresar N de serie(si aplica) Grabar

4.2

Recepcin de tems en inventario.

4.3

Ejecucin de facturacin automtica

Con esto el tem queda ingresado y valorizado. Esta es una tarea de los usuarios de finanzas y se realiza en el mdulo de AR. Para generar una factura automtica, se debe. Ir a la responsabilidad de AR / Interfaces / Factura automtica. Seleccionar solicitud nica Seleccionar el nombre del programa, Programa de facturacin automtica o Autoinvoice master program. Ingresar en el campo origen, el valor de acuerdo al tipo de factura que se cre. Ingresar una fecha por defecto, esta no es la fecha de facturacin pero el sistema la requiere para ejecutar el proceso. Ir al campo Nota de venta desde e ingresar el No inferior de nota de req de nota de crdito. Ir al campo nota de venta hasta, e ingresar el nmero superior de req de nota de crdito. Puede elegir de a una o un rango, al inicio se sugiere hacerla de 1 en 1 hasta que el proceso est maduro. Ejecutar la solicitud.

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La ejecucin de este proceso crea una factura en el sistema. Para consultar la factura creada: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de venta, ingresar el nmero de req de NC y dar buscar. Esto debe devolver la Nota de crdito asociada. ** Si la consulta no devuelve datos, puede ser que el proceso no haya terminado correctamente. Para ver el error, se pide ir a ver solicitudes, buscar el proceso de Importacin de factura automtica generada por el sistema en el proceso y visualizar el OUTPUT. Se despliega un reporte de la ejecucin que contiene un reporte que indica si la transaccin finalizo con xito o fracaso, y el motivo de error.** Para revisar la distribucin contable: Ir a AR/ Transacciones /Transacciones / Consultar con linterna En la pantalla de bsqueda ir al campo nmero de pedido de venta, ingresar el nmero de req de NC y dar buscar. En la NC ir al botn distribuciones Esto desplegar el asiento creado para la factura. Si se requiere cambiar la distribucin, se debe pinchar en cada segmento y cambiar al valor correspondiente

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Detalle prueba 5- Creacin de orden de despacho y tramitacin de nota de venta


Pto 5.1 Descripcin del Proceso Ejecucin de orden de despacho Navegacin Envos > Despachar pedido de venta > Despachar pedido de venta Para crear la orden de despacho/ entrega; TAB PEDIDO En el campo; Nmero de pedido, indicar el N de nota de venta y dar TAB. Despus de dar TAB aparecern algunos datos del pedido de venta. Puede elegir fechas programadas de envo; Si es as vaya hasta el campo Fecha de envo programada y seleccione Fecha desde y Fecha hasta de donde Ud. planea generar el movimiento. Si no ingresa nada aplica la que tiene el pedido de venta, y se sugiere dejar la fecha hasta en blanco. Puede elegir fecha de solicitud de pedido, si as lo requiere ingresar Fecha desde y Fecha hasta. Si no ingresa nada por defecto toma la fecha del pedido. Si no ingresa nada se sugiere dejar la fecha hasta en blanco. TAB ENVIO Se llenarn automticamente o los llenan manual segn la configuracin los siguientes campos: Regla d secuencia de despacho: Creacin automtica de entrega : SI Confirmar seleccin automtica:si Agregar entregas: NO TAB INVENTARIO Depsito: Regla de agrupacin nota de seleccin. Asignacin automtica: SI Seleccionar desde: Debe seleccionar el subResultado Esperado Resultado Final Observaciones Estado

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inventario donde se haya finalizado la produccin o donde se encuentre disponible el producto. Localizador: Debe seleccionar el localizador del sub/inventario donde se seleccionar el material. Seleccionar sub-inventario hasta: Es el subinventario , donde quedar el producto mientras se hace el despacho. Localizador: Debe seleccionar el localizador del sub/inventario donde quedar el producto mientras se despacha si es necesario. Ejecutar el proceso, apretando el botn ejecutar ahora

El sistema generar un proceso que internamente transformar esta solicitud en un pedido de movimiento, si se fija el sistema genero un nmero de LOTE en el cuadro superior derecho, tome nota de ese n. Si desea guardar respaldo del movimiento generado o necesita entregar un documento fsico el sistema genera un reporte llamado nota de seleccin con el resultado del proceso, que puede ser visualizado desde el men herramientas Ver solicitudes y buscar el N de solicitud que el sistema en el paso anterior gener. Dar visualizar output.

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Detalle prueba 6- Creacin de despacho


Pto 6.1 Descripcin del Proceso Creacin de viajes Navegacin Una vez realizada el pedido de movimiento, las unidades de despacho quedarn disponibles para ser enviadas. Para esto Ud debe ir con la responsabilidad de administrador de pedidos, y buscar el pedido de venta. OM Super Usuario> Envo > Transacciones Aparecer una pantalla de bsqueda donde Ud. Puede seleccionar desde la opcin Lneas Ingresar el campo N de pedido de venta. Podra buscar por cualquiera de los atributos ah presentes, Consignatario, fecha, Estado de lnea. Al ingresar su parmetro de bsqeuda debe dar con el botn ENCONTRAR. Despus de eso, encontrar la o las lneas del pedido de venta, cliente o parmetro por el que busc. Ver que ls lneas tienen una ENTREGA, que es el concepto que el sistema maneja para agrupar los envos a un cliente. Tambin notar que las lneas manejan estados, y en este caso notar que el estado de las lneas es En Etapas/Con Seleccin Confirmada, pues el sistema ya ha confirmado la seleccin que se hizo en los pasos anteriores y consideran esta Entrega como lista para empezar el trmite de salida. Resultado Esperado Resultado Final Observaciones
El usuario debe tener permiso para realizar el envo: OM > Setup > Envo > Autorizaciones y Definiciones de Roles > Autorizaciones

Estado

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6.2

Confirmacin de envo

Cuando la entrega tiene un viaje, para ejecutar la salida de l se debe ejcutar la accin de confirmacin de envo. La confirmacin de envo genera el proceso de salida que descarga el inventario de despacho y puede cerrar el viaje automticamente, tambin est la opcin de que el viaje puede ser cerrado por el usuario. a.- Confirmacin con cierre de viajes automtico Para hacer una confirmacin de envo con cierre de viaje automtico, ir a: Envo> Transacciones > Buscar por el N de pedido, o Nmero de entrega: Ir a la vieta ENTREGA Ir al botn CONFIRMACION ENVIO En el botn confirmacin de envo se deben dar las opciones; -Enviar cantidades ingresadas -Mtodo de envo -Fecha de salida real -Definir entrega en trnsito: Marcar -Cerrar viaje: Marcar si se quiere cerrar el viaje. -Diferir interface: Marcar para diferir el proceso de rebaja de inventario y ejecutarlo manualmente, sino marca se descuenta automtico. -Juego de documentos. Como este ejemplo es de cierre automtico, marcar la opcin CERRAR VIAJE y dar botn ACEPTAR El proceso que genera el sistema descarga el stock, cierra el viaje y cierra la entrega quedando toda la informacin disponible para la contabilidad. El acto de

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rebajar el stock, imputa la cuenta de costo de venta que el tem maneje.

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Problemas reportados
ID do Problema Referencia Mdulo Descripcin Solucin Estado

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