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La Conservazione Sostitutiva in pratica Diritti e doveri del Responsabile della conservazione, cos come sono descritti nella Delibera Cnipa. Imparare la lezione dallesperienza danese La Finanziaria 2008 rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica nei rapporti con la PA. In Danimarca questo avviene dal 2005. Come sta andando? Adobe PDF per la firma digitale
Documenti amministrativi sotto una luce nuova Eliminare i costi e le inefficienze della gestione documentale cartacea dei documenti amministrativi. Uno sguardo al contesto normativo. Fatturazione, elettronica meglio Le regole del gioco della Fatturazione Elettronica. I benefici economici e organizzativi che derivano dalladozione. I missing link per una diffusione capillare. La fattura elettronica intelligente Il documento intelligente come fondamento del PDF/A, il formato ISO per la conservazione a lungo termine dei documenti basato su PDF. Nuove possibilit per la gestione delle fatture attive e passive. Poste Italiane scommette sul digitale Poste Italiane ha rinnovato la gestione delle fatture attive, grazie alla soluzione Adobe. Alla fine del processo i documenti vengono conservati secondo le direttive Cnipa.
Cnipa e Adobe hanno sottoscritto un Protocollo dIntesa che riconosce il PDF quale formato valido per la firma digitale. I plus rispetto al formato P7M.
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menti amministrativi. La gestione digitale del documento in tutte le fasi del suo ciclo di vita tecnologicamente realizzabile e legal-
40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attivit di gestione documentale
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006
mente riconosciuta. La Conservazione Sostitutiva infatti un processo che, a norma di legge, permette di conservare i documenti in formato digitale con il conseguente abbandono dei tradizionali processi basati su carta. La memorizzazione, come specificato dalla Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004, pu avvenire su qualsiasi supporto, dunque possibile utilizzare non solo dischi ottici Worm e CD-R ma anche supporti magneto-ottici e DVD. La normativa in tema di Conservazione Sostitutiva ha alla base: Decreto Ministero dellEconomia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Modalit di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Per quanto riguarda gli obblighi viene definito, tra laltro, che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili;
Firma digitale
particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrit di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici
Riferimento temporale
informazione, contente data e ora, che viene associata a uno o pi documenti informatici
Marca temporale
evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale
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In quali casi necessario lintervento del Pubblico Ufficiale durante il processo di Conservazione Sostitutiva? Lintervento richiesto solo nel caso in cui il documento analogico originale sia unico (un documento unico quando non possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche i possesso di terzi (es: una cambiale, un assegno, il verbale di una assemblea). Delibera Cnipa n. 11 del 19 febbraio 2004
libro giornale e libro degli inventari, fatture attive e passive, registri IVA, contratti, solleciti di pagamento, bilanci desercizio, corrispondenza, relazioni sulla gestione, modulistica relativa ai pagamenti, documenti di
* fanno eccezione: - le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo che sono sottoposte alle procedure di dematerializzazione secondo quanto predisposto dallAgenzia delle Dogane; - il libro paga e libro matricola, la cui conservazione deve avvenire sulla base delle regole fissate dal Ministero del Lavoro (circolare 33/2003).
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Quando deve essere eseguita la Conservazione Sostitutiva dei documenti? Con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno una volta allanno per tutti gli altri documenti (Decreto Ministero dellEconomia e delle Finanze del 23 gennaio 2004).
CARTACEO DIGITALE (FATTURAZIONE ELETTRONICA)
Gestione Fattura
(ciclo attivo)
Produzione delle fattura Stampa Imbustamento Invio Ricezione Apertura della busta Analisi del documento Protocollazione Trasmissione allamministrazione Registrazione Archivio temporaneo Generazione di una copia fattura per gestione delle anomalie Ricerca archivio Fotocopia del documento Invio copia della fattura al richiedente Archivio denitivo
Produzione della fattura elettronica (resa immodicabile con lapposizione della marca temporale e della rma digitale) Invio (previo accordo del destinatario) della fattura elettronica mediante lutilizzo di procedure informatizzate (EDI, PEC, messaggio e-mail contenente un link a un server dove si pu scaricare la fattura) Ricezione della fattura elettronica da parte del ricevente Eventuale riconciliazione e contabilizzazione elettronica Conservazione Sostitutiva
Fonte: rielaborazione da Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva dei documenti contabili e scali Edizione gennaio 2008 Coordinamento Scientico a cura di Benedetto Santacroce
Provvedimento Agenzia delle Entrate del 9 dicembre 2004. Modalit di trasmissione e contenuti della comunicazione telematica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini dell'emissione delle fatture da parte del cliente o del terzo residente in un Paese, con il quale non esistono strumenti giuridici di reciproca assistenza in materia di IVA. Circolare Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19 ottobre 2005. Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52 attuazione della direttiva 2011/115/CE che semplifica e armonizza le modalit di fatturazione in materia di IVA. Finanziaria 2008
Con la Finanziaria 2008, la fatturazione elettronica diventa un sistema obbligatorio, almeno nei rapporti con la PA; tale adempimento dovrebbe cominciare a essere operativo a decorrere da ottobre 2008. Larticolo 1 (commi da 209 a 214) stabilisce, tra laltro, che: - lemissione, la trasmissione, la conservazione e larchiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, devono essere effettuate esclusivamente in forma elettronica, con losservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice
Cosa comporta lemissione di una fattura elettronica? La fattura elettronica pu essere emessa solo con il consenso del ricevente e implica sia per lemittente che per il ricevente la conservazione nella medesima forma (Decreto Legislativo del 20 Febbraio 2004 n. 52).
dellamministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82; - a decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea n possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino allinvio in forma elettronica. Questo implica il necessario adeguamento delle infrastrutture informatiche e delle procedure interne delle amministrazioni interessate alla ricezione e alla gestione delle fatture elettroniche.
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Gli obblighi introdotti dalla Finanziaria 2008 potrebbero consentire di raggiungere la massa critica necessaria a far decollare lutilizzo della fattura elettronica. La questione come imporre concretamente questo obbligo, in modo particolare nel mercato delle piccole e medie imprese. In queste aziende la percentuale di fatture che bisogna inviare in elettronico, affinch ne valga la pena, deve essere superiore al 30% del totale (fonte: Fatturazione Elettronica, Iged.it 2007, n. 4, pag. 6). La Finanziaria prevede anche la definizione di eventuali misure di supporto, anche di misura economica, per le piccole e medie imprese, come gi avvenuto (con esiti alterni) in altri Paesi europei. Con quali benefici? Ricerche condotte dallOsservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano hanno dimostrato come, nonostante i benefici, il tasso di adozione di questo strumento nel nostro Paese sia ancora molto basso, rappresentando meno del 5% del totale degli scambi fra le aziende. Questo perch restano ancora alcune paure (pi o meno fondate) da superare. Tra le barriere da abbattere vi quella relativa alla complessit del contesto normativo che percepito come difficoltoso e parzialmente confuso. In realt esso chiaro e completo e consente limmediata adozione di soluzioni con rischi legati allincertezza interpretativa pressoch nulli. Le aziende manifestano poi difficolt a quantificare con esattezza i benefici, che secondo lOsservatorio possono essere suddivisi in tre classi: 1) miglioramento dellaccuratezza dei processi, grazie alleliminazione o comunque alla riduzione di attivit manuali;
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La ricezione di una fattura elettronica implica la Conservazione Sostitutiva dellintero ciclo passivo? No, la Circolare Agenzia delle Entrate n. 36/ E del 06 dicembre 2006 chiarisce che, ove il contribuente intenda adottare la Conservazione Sostitutiva delle sole fatture elettroniche, consentita la conservazione con le modalit tradizionali delle fatture in formato analogico, a condizione che esse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuit per periodo dimposta.
Quantificare i risparmi del costo per ordine/fattura del ciclo dellordine produttore-distributore
Largo Consumo - scenario tradizionale: 69 euro - scenario intermedio: 50,9 euro
Settore farmaceutico - scenario tradizionale: 35,6 euro - scenario intermedio: 24, 4 euro
Materiale elettrico - scenario tradizionale: 59,7 euro - scenario intermedio: 41,6 euro
2) riduzione dei tempi di esecuzione dei processi, grazie alla possibilit di automatizzarli introducendo logiche di workflow; 3) riduzione dei costi fino all80% rispetto a quelli della fattura tradizionale. I benefici e la riduzione dei costi dipendono inoltre dal livello di integrazione dellintero ciclo dellordine cliente-fornitore (ordine-consegna-fatturazionepagamento). Questo pu essere:
tradizionale con nessuna integrazione e dematerializzazione; intermedio in cui convivono fasi/attivit con un elevato grado di integrazione e dematerializzazione e fasi gestite in maniera tradizionale; integrato in cui tutti i documenti del ciclo sono trasmessi in maniera elettronica e i documenti fiscali sono gestiti con Conservazione Sostitutiva.
Non bisogna dimenticare che il successo di un progetto di Fatturazione Elettronica, e pi in generale di adozione del documento digitale allinterno dei progetti aziendali, presuppone una chiara strategia di change management. Il cambiamento infatti tocca tutte le aree dellorganizzazione e si estende anche oltre i confini, coinvolgendo la filiera nella quale lazienda opera. Per questo importante comunicare con tutti gli attori coinvolti e individuare obiettivi e opportunit comuni. Lazienda deve definire un modello a cui tendere attraverso un percorso graduale, partendo per esempio da progetti pilota con alcuni clienti/fornitori per poi estendere la dematerializzazione a tutti i rapporti in essere. poi importante verificare se nel settore merceologico di appartenenza dellazienda o della filiera produttiva/distributiva vengano utilizzate soluzioni di questo tipo, perch ci permette di ridurre i tempi di adozione e di ottimizzare i benefici.
Su quali supporti si pu effettuare la Conservazione Sostitutiva delle fatture? Come per tutti gli altri documenti a rilevanza fiscale, la Conservazione pu essere effettuata su qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, che sia adatto a garantire la conformit dei documenti agli originali.
Il tempo di payback
Secondo lOsservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, il tempo di payback di un progetto varia a seconda di quanto sia elevato il livello di integrazione e dematerializzazione del ciclo ordine-pagamento e dellintensit dellattivit amministrativa dellazienda. In generale, il tempo di payback risulta essere inferiore allanno per le aziende con media o elevata attivit amministrativa e sempre inferiore ai due anni per le aziende con limitata attivit amministrativa.
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conservare documenti elettronici, preservandone laspetto visivo nel tempo, indipendentemente dalla piattaforma e dagli strumenti utilizzati per creare, trasportare e rappresentare il file; definire un sistema di metadati per rappresentare direttamente nel file la storia del documento o il contesto in cui stato creato; definire un sistema per rappresentare la struttura logica o altre informazioni semantiche del documento direttamente nel file.
Alla base della soluzione di Adobe per la fattura elettronica vi il concetto di documento intelligente che si caratterizza per:
la presentazione di testo, immagini, grafica e dati contabili; il trasporto dei dati contabili in formato XML, fondamentale per linterscambio di dati con il sistema gestionale; lincorporazione di una business logic, vale a dire di una logica applicativa che consente ad esempio di gestire calcoli, di validare i dati e di garantire gli aspetti di sicurezza imposti dalla normativa vigente (mediante la firma digitale).
PDF: lo standard de facto per il Documento Elettronico
La soluzione Adobe permette sia la gestione del ciclo attivo che di quello passivo:
Ciclo attivo
La fattura viene generata componendo i dati contabili XML acquisiti dal sistema gestionale con un template di fattura basato su una struttura dinamica XFA in grado di gestire laccoppiamento tra dati contabili ed elementi per la loro rappresentazione visuale
Il documento ottenuto convertito in formato PDF/A mantenendo i dati contabili disponibili nel le come struttura dati XFA data e sottoposto a rma digitale PDF con un certicato qualicato gestito mediante un apparato HSM certicato al soggetto destinatario mediante posta elettronica (eventualmente PEC) al sistema di Conservazione Sostitutiva che provvede alla sua conservazione a norma
Ciclo passivo
Il documento sottoposto a verica della rma per constatarne lintegrit, quindi analizzato per estrarne i dati contabili XML dalla struttura dati XFA data I dati contabili XML vengono integrati direttamente nelle procedure contabili o nel sistema gestionale La fattura inviata direttamente al sistema di Conservazione Sostitutiva dopo aver vericato la sua rispondenza al formato PDF/A
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Un documento creato a partire da uno spool di stampa un documento informatico valido ai fini della Conservazione Sostitutiva? Partiamo dal fatto che uno spool di stampa non un documento informatico, non essendo di per s la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Inoltre non statico e non modificabile e non viene emesso con lapposizione del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata. Dunque, ai fini fiscali, il documento da cui trae origine lo spool di stampa non pu che essere un documento analogico e pertanto, non pu essere evitata la fase di acquisizione dellimmagine della grandezza fisica, carta, film o nastro magnetico, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. Questa una delle precisazioni fornite dalla Risoluzione della Agenzia delle Entrate n. 14/E del 21 gennaio 2008 a seguito dellinterpello presentato da una societ che eroga ai propri clienti servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione di documenti.
Gli obiettivi - rendere pi efficienti i processi - offrire un servizio migliore alla clientela, sia business che consumer - eliminare il cartaceo dal processo di conservazione dei documenti - gestire internamente la Fatturazione Elettronica, dando comunque ai clienti la possibilit di scegliere la modalit di recapito La strada intrapresa Fatturazione Elettronica del ciclo attivo (il progetto iniziato a gennaio 2007) I partner del progetto - Adobe, che ha fornito la soluzione tecnologica - Postecom, societ del Gruppo deputata ai servizi ICT - Postel che, qualora il cliente lo richieda, effettua linvio cartaceo della fattura occupandosi delle operazioni di stampa e imbustamento Il nuovo processo Il sistema compila in modo automatico la fattura gestendo i dati provenienti da SAP. Genera la fattura in formato Adobe PDF e appone subito la firma digitale e il riferimento temporale (con possibilit di firma massiva poich le fatture possono essere composte da pi allegati). A questo punto la fattura pu prendere due strade: o viene recapitata in elettronico attraverso il servizio Postemail A.R.,
Che cos il PDF/A e per quali documenti pu essere utilizzato? Si tratta di un formato documentale che risolve lurgente necessit di avere uno standard formale per la Conservazione Sostitutiva, assicurando che i documenti quali fatture elettroniche, documenti fiscali e legali, scritture contabili, cedolini elettronici possano essere conservati a lungo termine secondo la normativa vigente.
oppure viene recapitata in maniera tradizionale da Poste Italiane. Alla fine del processo, avviene larchiviazione e conservazione sostitutiva delle fatture emesse, in conformit alla normativa Cnipa. Numero di fatture processate dallinizio del progetto al 30/4/2008 400.000
La validit legale della firma digitale, la creazione di una catena di lavoro automatizzata e il risparmio sui costi di fatturazione sono gli asset che hanno contribuito a considerare strategico il processo realizzato da Poste Italiane con le soluzioni Adobe. La fatturazione tradizionale stata sostituita: si tratta di una scelta in linea con linnovazione dei sistemi portata avanti dal Gruppo Poste, che fornisce ai clienti un servizio a valore aggiunto, e allAzienda la possibilit di conservare in formato elettronico le proprie fatture Roberto Palumbo, Direttore Business Unit Certification, Mail & eServices di Postecom
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Benefici - riduzione dei costi rispetto alla modalit di gestione cartacea - maggiore trasparenza e sicurezza nel processo di creazione e spedizione delle fatture - miglioramento dellimmagine aziendale, dando ai propri documenti un layout uniforme e gradevole - la scelta della Conservazione Sostitutiva predispone il sistema ad aprirsi alla gestione in elettronico anche del ciclo passivo Perch Adobe? - il formato Adobe PDF facilita la lettura ai clienti finali, senza che questi debbano scaricare particolari software o modificare in qualche modo lusabilit del proprio pc - la disponibilit gratuita e la diffusione capillare del software Adobe Reader presso ogni computer e sistema operativo sono garanzia di un uso pervasivo dello strumento - Adobe PDF riconosciuto quale formato valido per la firma digitale.
Adobe PDF per la firma digitale Cnipa e Adobe hanno sottoscritto in data 16 Febbraio 2006 il Protocollo dIntesa che riconosce Adobe PDF quale formato valido per la firma digitale. Un formato per la firma digitale esisteva gi, il P7M, che continua comunque a essere valido. Ma cosa offre in pi il PDF? disponibilit praticamente la totalit dei pc (circa il 90% secondo le stime pi recenti) in grado di interpretare un file PDF utilizzando il visualizzatore Adobe Reader gratuito anche per la verifica delle firme digitali in esso contenute. Il P7M richiede invece software ad hoc accesso immediato al documento il documento PDF con firma digitale non subisce alcuna trasformazione in un altro formato, mentre il P7M imbusta il documento firmato nascondendolo in un nuovo file; per accedervi occorre quindi sbustarlo con la conseguente duplicazione tra documento firmato e non firmato. Nel caso di documenti con pi firme si ha una vera e propria proliferazione di file, essendo richiesti tanti sbustamenti quante sono le firme apposte al documento gestione di firme multiple il PDF consente di apporre firme digitali multiple come sigilli alle revisioni o alle nuove versioni del documento, il che utile per i processi in cui in cui pi persone lavorano sul medesimo documento la firma si vede il PDF consente la rappresentazione grafica delle informazioni mediante campi firma con la possibilit di raffigurare lautografo del firmatario e di contestualizzare lapposizione della firma nel contenuto del documento. precisazione sul luogo e il motivo della firma una funzionalit del PDF permette di comunicare la ragione per cui viene apposta una firma digitale su un documento controlli sulle caratteristiche di una firma i campi firma permettono di controllare le tipologie di firma opponibile garanzia di interoperabilit riconosciuta a livello nazionale e internazionale possibilit di associare alla firma una marca temporale il formato PDF consente di associare una marca temporale a una firma digitale, senza laggiunta di suffissi o di file esterni al documento. Sul mercato invece, non essendo stata definita una modalit comune e interoperabile con cui associare le marche temporali a un documento, esistono soluzioni che per apporre la marca temporale imbustano ulteriormente il file gi firmato, mentre altre rappresentano la marca temporale mediante un file separato dal documento molteplici applicazioni oltre alla firma digitale e alla marca temporale, possibile inglobare anche dati strutturati in formato XML, il che utile nellambito di applicazioni quali la Fatturazione Elettronica.
Adobe, il logo Adobe, Adobe PDF, sono marchi o marchi registrati di Adobe Systems Incorporated negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Tutti gli altri nomi citati appartengono ai rispettivi proprietari. 2008 Adobe Systems Incorporated. Tutti i diritti riservati. Printed in Italy.
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Adobe, il logo Adobe, Adobe PDF, sono marchi o marchi registrati di Adobe Systems Incorporated negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Tutti gli altri nomi citati appartengono ai rispettivi proprietari. 2008 Adobe Systems Incorporated. Tutti i diritti riservati. Printed in Italy.