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Support de cours

Les ERP dans les organisations

Intervenant : Aimad AMZIL

Sommaire
I. Installation et mise en place 1. Installation 2. Cration des bases des donnes a. Lancement de lapplication b. Cration de la base de donnes II. Paramtrage 1. 2. 3. 4. Les options de lentreprise Les paramtres de gestion : Commercial Les paramtres de gestion rgulire : Prfrence Les paramtres des interfaces comptables

III. Structuration des donnes 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Comptabilit Dpts de stockage Collaborateurs Fournisseurs Les familles darticles Les articles Les commissions Les centres de charges et les ressources

IV. Traitement des donnes 1. Module Achat 2. Module Vente 3. Module fabrication V. Etats et tableaux de bord

I. Installation et mise en place 1. Installation

Ouvrir le fichier GECOMAES

Lancer linstallation partir du Setup

Aprs vous avancez sur Suivant, et vous saisissez le code dauthenticit que vous allez copier du fichier SERIAL

Suivre linstallation par Suivant jusqu Terminer

2. Cration de la base des donnes a. Lancement de lapplication

Vous lancez lapplication Sage Gestion Commerciale 100 selon le schma ci-dessous. Et vous accdez lcran Sage

b. Cration de la base de donnes Pour crer une nouvelle base de donne, vous devez crer deux fichiers : (*.mae / *.gcm ) Le fichier (*.gcm) correspond au fichier de la base commerciale, alors que le fichier (*.mae) est relatif la base financire. Noubliez pas que vous installez sage gestion commerciale 100, traitant 4 modules : (Achat, Vente, Distribution et Production), alors pourquoi la solution nous oblige crer un fichier comptable ?! Comme cest une solution ERP, et mme si vous allez travailler sur la gestion commerciale, lapplication vous oblige crer dabord le fichier comptable, puisque le cur dun systme dinformation intgr est le module Financier. Rponse sera prcise sur les copies dcrans ci-aprs

Vous faites alors, Fichier Nouveau

Vous navez pas de fichier comptable, comme cest une nouvelle cration, vous demandez au systme de vous parvenir un fichier comptable nouveau. Vous validez ce passage par suivant : Et vous indiquer le nom de votre socit ( raison social)

Vous validez par suivant, puis

Vous validez par suivant, puis

Vous validez par suivant, puis

La solution est ouverte tout type de monnaie selon les pays. Vous validez par suivant, puis

On indique le nombre de dcimale souhait sur laffichage des montants sur le systme, et leurs formats. Vous alimentez par les caractristiques de la monnaie de tenue comptable. Vous validez par suivant, puis

Comme cest une solution europenne, il nous propose les informations relatives la comptabilit franaise. On doit alors choisir que le paramtrage comptable doit tre manuel, afin quon introduit le paramtrage du plan comptable marocain, donc : Non, le paramtrage sera fait manuellement Vous validez par suivant, puis

Idem pour les informations commerciales Non, le paramtrage sera dfinit manuellement Vous validez par suivant, puis

Vous cliquez sur PARCOURIR, puis, vous placez votre base de donnes comptable (*.mae) quelque part sur les disques de votre ordinateur :

Vous donnez un nom votre base de donnes comptable, et vous enregistrez. Le systme vous envoie directement sur lcran ci-aprs,

Le systme vous confirme quil a enregistr la base des donnes comptable, et vous devez, maintenant, cliquer sur suivant, pour crer la base des donnes commerciale (XXXX.gcm)
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Vous cliquez sur parcourir, afin de donner un nom la base commerciale.

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Vous validez par un click sur FIN, et le logiciel vous confirme que vous avez cr les deux fichiers : comptable (XXX.mae) et commerciale (XXX.gcm)

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II. Paramtrage Le cas quon traite est une entreprise qui vend du matriel informatique, notamment : des Pcs Portables et des Pcs de bureau, sur deux marques HP et Dell. La partie Fichier nous lance vers les parties donglets proposant le paramtrage. Fichier A propos de votre socit

La partie A propos de votre socit traite tous les paramtres relatifs la culture, aux appellations et aux modes de gestion de lentreprise.

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1. Les options de lentreprise Vous commencez par : Option - Option : Agenda

Vous double-cliquez sur Agenda Client : Rendez- vous client Bureau, Prospection Fournisseurs: Visite fournisseurs Bureau socit, son bureau Fournisseurs : Commande fournisseurs Commande urgente, lancement Dpt : Dplacement Rendez-vous avec chef dpt Reprsentant : Rencontre avec les reprsentants Pipe Line, Reporting, prsentations des suivis Article : Evnement article Livraison, promotion

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Option : Catalogue Article PC de bureau : PC de bureau Dell , PC de bureau HP PC de bureau Dell : Professionnel, Personnel
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Idem pour PC de bureau HP

PC Portable : Pc portable HP , PC portable Dell

Option : Catgorie comptable Vente : Ventes au Maroc et ventes lExport


Achat : Achats au Maroc et Achats lExport 16

Stock : Stock Maroc, et stock ltranger

Option : Catgorie tarifaire Type tarif : HT ou TTC / ca dpend du type daffichage de vos tarification. Dtaillants, Grossiste, Client comptoir

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Option : Champ statistique articles Gnration : Gnration 2007, Gnration 2008 Style : Entreprise, Familial

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Option : Champ statistique tiers Localisation : Marrakech, Casa, Tanger, Agadir

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Option : Code risque Bonne cote crdit, livrer (entre 0 et 10000) Client douteux, surveiller (entre 10 000 et 30 000) Client Insolvable, bloquer (entre 30001 et 999999999999999)

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Option : Condition de livraison Sans condition de livraison

Option : Conditionnement Par Ecrin Ecrin de 4 / Qt 4 Ecrin de 8 / Qt 8 Ecrin de 12 / Qt 12

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Option : Devise

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Option : Information Libre Article : 1 re commercialisation, Objectif Quantit vendue,

Option : Mode arrondi Proche : 1 Mode infrieure : 1

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Option : Mode dexpdition Article de frais dexpdition : ZPort / Port & frais dexpdition Vous devez crer un article Zport afin de maitriser la vente du transport, et laffecter dans cette option.

Option : Mode de rglement


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Intitul : Chque Type de rglement : Chque Code rglement : Code EDI nexiste pas au Maroc

Option : Niveau danalyse

Option : Souches et numrotations


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Documents des ventes : N pice, Avoir N, Cession interne, Refacturation

Documents des achats: N pice, Avoir N, Achats internes

Option : Pays Maroc, Mar - Option : Priodicit Semaine, Quinzaine, mensuelle - Option : Service contact

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Option : Structure banque Informez le systme par les - Option : Type Tiers Fournisseur, Client (Manuelle)

Option : Unit dachat et de vente Pice, Unit, Litre, Ml


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2. Les paramtres de gestion : Commercial Il traite les paramtres de gestion quotidienne de lentreprise
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Paramtres gnraux

Paramtres commerciaux - Unit de gestion des poids Quintal, Kg, Gramme - Choix dapplication des remises Choix manuel, remise article, remise client - Appel des tiers en saisie de pice Sur le numro, sur lintitul, sur le code postal - Format de livraison Date, semaine, julien (jour civil, entre 1 et 356) Gestion des nomenclatures / Le paramtrage des articles de production. Il faut revenir les affecter aprs leur cration au niveau de la structuration - Article

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Gestion des livraisons

Ce paramtrage organise la priorit de la livraison, suivant la disponibilit du stock, en fonction de la qualit du client, renseign sur sa fiche complment .
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Gestion des stocks

A partir de quel document voulez-vous que le systme vous informe que le stock nest pas disponible. 3. Prfrence Les prfrences daffichage de gestion

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4. Les paramtres des interfaces comptables Important : sur cette partie, nous devons affecter les codes journaux et les comptes quon doit crer sur : Structure Comptabilit Facturation

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Signification des libells @I : Intitul du tiers @P: Numro de la pice @R : Rfrence de la pice

Rglement

Gnral

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III. Structure des donnes 1. Comptabilit c. Plan comptable

d. Taux de Taxe
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Code Taxe Sens C20 collecte D20 dductible

Intitul TVA collecte sur vente 20% TVA dductible 20%

Taux Type de Taxe 20% TVA/ encaissement 20% TVA/ dbit

TVA collecte

TVA Dductible

e. Code journaux ACH : Achat / Intitul : Achats VTE : Vente / Intitul : Ventes OD: Gnral / Intitul : Oprations Diverses
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CAIS : Trsorerie / Intitul : Caisse BANQ : Trsorerie / Intitul : Banque f.Modle de rglement

2. Dpt de stockage Structure Dpt de stockage Crer les depots de la socit en 3. Collaborateurs
Cration des reprsentants Nom Ait cadi Boudali Prnom Adil Nabil Fonction Reprsentant Resp Commercial Service Profil Commercial Reprsentant Commercial Chef des ventes

4. Fournisseurs Identification,

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Contact

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Complment

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5. Les Familles darticles


Type Centralisateur Centralisateur Code HP Dell Intitul Gamme HP Gamme Dell

Famille Dtail (ex) Important : Il faut absolument que vous compltiez le paramtrage des familles de type dtail. A ne pas oublier : Le suivi du stock, et le paramtrage du compte gnral et de taxe 1, pour la vente au Maroc, ainsi que sur lachat au Maroc

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Type Dtail Dtail Dtail Dtail Dtail Dtail Dtail

Code PortHP PortDell PCBurHP PCBurDell ImpriHP SerHP SerDell

Intitul Portable HP Portable Dell Pc bureau HP Pc bureau Dell Imprimante HP Serveur HP Serveur Dell

Unit de V Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit

Coeft 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1 1,1

Cat produits Centrali Garantie Pays d'origine revente Revente revente revente revente revente revente HP Dell HP Dell HP HP Dell 12 12 12 12 12 12 12 France France France France France France France

6. Les articles
Famille
PortHP PortHP PCBurHP PCBurHP PCBurHP PCBurHP PortDell PortDell PCBurDell PCBurDell PCBurDell PCBurDell PCBurDell

Rf
NX7300 NX6820s DX2300 DX7400 TFT17HP TFT19HP D630 D530 N330 N745 TFT19Dell TFT17Dell DD XZOUTILS XZRH

Dsignation
NX7300 Intel Core2 Duo T5600 1,83 Ghz NX6820s Intel Core 2 Duo T5470 1.6Ghz DX2300 -Intel Core 2 Duo E6320 1,8Ghz DX7400 mT Intel Dual Core E2160 1,8Ghz Ecran TFT 1706 17" Monitor Ecran HP TFT L1906 19" D630 Core 2 Duo T7200 D530 Core 2 Duo T7200 N330 Pentium Dual Core E2140 N745 CoreTM 2 Duo E4300 Dell 19" Plat E198FPValue (analogique) Dell 17" Plat E178FP Value (analogique) Disque Dur interne Cot outils sur fabrication Cot RH sur fabrication

PU HT
13 580 11 400 7 600 5 900 2 520 2 840 12 200 10 250 4 950 5 300 2 200 1 950 700

Art Four
RU464EA GR712EA GK393EA KB784EA PX849AA PX850AA D630 D530 New New

Fournis
Distrisoft Distrisoft Distrisoft Distrisoft Distrisoft Distrisoft Dataco Dataco Dataco Dataco Dataco Dataco Dataco

Optiplex 330 Optiplex 745 E198FP E178FP SATA

Instal Instal

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ZTRAN Instal

Ztransport XZMACHINES

Transport Cot machine sur fabrication

Important : Aprs, on revient Option Fichier / Ap propos de votre socit / Commercial, pour aligner les articles de la nomenclature : Article Machine : XZMACHINES Article Homme : XZRH Article Outil : XZOUTILS Puis Unit de temps : Minutes

7. Les Commissions

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8. Les centres de charges et les ressources On doit indiquer au systme nos ressources humaines, nos machines et nos outils Afin quon puisse les intgrer dans les nomenclatures
Structure Centre de charge

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Structure ressource

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A ne pas oublier daffecter chaque ressource son centre de charge Il faut affecter les ressources pour chaque centre de charges.

IV. Traitement des donnes Vous souhaitez alimenter votre stock et vous demandez votre Assistante Achat de prparer une commande dachat pour vos fournisseurs : Distrisoft et Dataco. Nous prenons le cas, de commander pour chaque article, la qt : 5. 1. Module Achat : Documents des Achats Traitement Traitement des Achats Ajouter un nouvel lment Afin dalimenter le stock, le responsable dachat demande son assistante de lancer une prparation de commande

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La notion des tapes dachat dans ce cas prsente la responsabilit de chaque collaborateur. Sur le paramtrage, (Fichier Autorisation daccs, nous accordons chaque utilisateur, selon ses comptences les crans et les options qui aura le droit dutiliser) A partir dune validation sur oK, vous lancez le document commercial de prparation de commande Achat

Vous slectionnez un fournisseur. Vous compltez les casses. Vous cliquez sur ENTRER, puis sur F4, afin que lapplication vous lance les articles que vous devez choisir et selectionner, un par un.

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Une fois, vous avez fini, la slection de votre document de prparation de commande, vous devez le confirmer en Bon de commande travers le passage suivant.

Avant de valider la commande, le fournisseur vous demande un acompte que vous pouvez saisir sur deux cas.

1er cas :

Saisie dacompte, alors, que vous tes sur la partie bon de livraison. Et le logiciel vous demandera sur quel document vous souhaitez transfrer le document de prparation de commande. Inventaire, Etat du stock sur la fiche article Une fois, vous validez le bon de livraison, vous allez remarquez que sur les fiches article, notamment, la page du stock, o partir de linventaire ( Etat Inventaire), les mouvements de stockage.
Valorisation TTC

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La valorisation TTC vous permet de vous donner une valeur comptable, notamment, la saisie des acomptes, la valeur de la TVA.. Etats libres Afin dditer letat chance fournisseur, partir des tats libres. Vous pouvez slectionnez le nom du fournisseur. Etat Etat libre Relevs dchances Relevs dchances fournisseurs Documents & setting Documents partags Sage Gestion Commerciale Documents standards Etats libres Et vous slectionnez Relev chances fournisseurs.bgc .

Ce relev peut tre imprim.


Chez Dataco

Vous commandez en suivant la mme chose, pour alimenter le stock .


Chez Distrisoft 48

Avant de valider votre commande, vos interlocuteurs vous demander davancer un acompte de : Pour Distrisoft : 200 000,00 Pour Dataco : 200 000,00

Le financier vous accorde le rglement, et vous lenregistrez sur le systme de gestion commerciale. Distrisoft : Acompte 1, Cde 1 Dataco : Acompte 1, Cde 1

Vous voulez avoir la situation de vos deux fournisseurs, et vous faites sortir votre chancier pour le communiquer au responsable dachat. Le Fournisseur Dataco livre toute la marchandise, Alors que Distrisoft livre 5 Pcs NX6820s et 5 imprimantes ImpK5400 en moins

Etat : Inventaire Etat : Cadencier livraison La Direction gnrale dcide de crer un point de vente o vous installez un showroom gr par M. Tadlaoui, vous transfrez 2 articles de chaque rfrence. Adresse du magasin showroom, Av 48 , Rue Abdlhadi Benlkhayate- Casablanca Tel : 05 22 34 57 46 Vous imprimez les tats Documents standard Vous recevez les factures relatives la commande 1 : Cde 1

Vous enregistrez les factures, et vous mettez le transfert


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Le financier souhaite ltat de lchancier afin quil puisse prparer les rglements relatifs la premire chance. Le financier vous prpare le rglement. Vous lenregistrez. Et vous ditez ltat de lchancier.

Distrisoft dcide de commercialiser la rfrence Dell D630, on lui passe commande de Cinq articles. Le fournisseur vous accorde une remise de 5% si vous payez la livraison. (Vous recevez la marchandise, vous enregistrez la facture et vous prsentez le rglement) Vous demandez au financier de vous prparer le rglement total pour tre jours, par rapport lchancier. Vous assurez le rglement

2. Module Vente Vous avez dcid de dmarrer la commercialisation de vos produits. - Le premier client, Socit Najah, Gr par M. Hamdanid, Encours de 20 000 dhs, grossiste, il ngocie avec nous , mod 1 , comme mode de rglement. Socit Najah, passe commande de 5 Pcs Dell N330 avec Ecran 19, Avant de le livrer, le client nous avance la premire partie du rglement On livre et on facture. - Le deuxime client Socit Dahbane, Gr par Naboulssi Il est dtaillants, il ngocie avec nous mod 1, comme mode de rglement Il passe commande 12 Ecran Dell , On gre lindisponibilit, par la cration de la commande chez le fournisseur principal.

3. Production Cration de larticle de fabrication Vous crer un nouvel article. Vous laffectez sa famille dtail, puis, vous changez son statut en article de fabrication

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Puis vous lancez la composition de nomenclature.

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Traitement Gestion de fabrication Documents de fabrication

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Vous lancez la prparation de fabrication qui vous donnera accs aux articles de fabrication

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