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Gua para elaboracin y actualizacin de Manuales de Organizacin

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DIRECCIN DE ADMINISTRACIN
NDICE

1. Introduccin.............................................................................................................. 1.1 mbito de Aplicacin 2. Objetivo de la Gua..... 3. Poltica.. 4. Normas. 5. Contenido del Manual de Organizacin.. 5.1 Identificacin de la Edicin. 5.2 Captulos del Manual de Organizacin. 5.3 Organizacin Formalizada.. 5.4 Seccin Documentos Complementarios... 6. Anexos..................................................................................................................... 6.1 Formatos e Instructivos del Manual de Organizacin 6.2 Lista de Verbos para Funciones por Niveles Estratgicos, Tcticos y Operativos 6.3 Proceso de Revisin de Manuales de Organizacin.. 7. Glosario....................................................................................................................

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Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluacin

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REVISIN: 1. INTRODUCCIN

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Esta nueva versin tiene la oportunidad de actualizarse en una nueva etapa de la Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal, momento en que se amplan y renuevan horizontes en todos los procesos, mediante diversas estrategias para satisfacer la prestacin del servicio pblico, en un entorno de eficiencia, modernizacin, productividad, competitividad e innovacin, cumpliendo as, el objeto para el que fue creada a travs de procesos tcnicos, operativos y administrativos ejecutando para ello las diversas etapas administrativas como son principalmente la planeacin, organizacin, direccin y control. Una de las estrategias se refiere al mejoramiento organizacional y de los procesos, tcnicos y administrativos, por lo que se hace necesario: Contar con propuestas de estudio para su adecuacin y modernizacin derivadas de la prctica diaria, del conocimiento y cultura organizacional de los usuarios, cumpliendo con las leyes y normas. Afirmar la eficiencia, productividad y competitividad con miras a lograr un desempeo uniforme. Constatar mediante evidencia en los medios impresos y magnticos, el conservar la informacin referente al conocimiento de la organizacin para llevar a cabo sus facultades y funciones.

Una de las herramientas que sirven para impulsar las citadas actividades son los Manuales de Organizacin, los cuales contribuyen favorablemente a proporcionar informacin sobre la conformacin de las reas funcionales especificando entre otros Antecedentes, Marco Jurdico, Estructura Orgnica, Objetivo y Funciones. Por ello, el anlisis de la organizacin se da en dos aspectos: externo e interno; el primero se refiere a la institucin como sistema abierto, esto es, reconocer que cualquier organizacin est regida por una normatividad e interacta con otras instituciones; el contexto interno abarca su apego a las disposiciones normativas y la aplicacin de los principios de organizacin; los resultados deben ser alcanzados y reflejados en la elaboracin de los Manuales de Organizacin. 1.1 MBITO DE APLICACIN reas de la Consejera Jurdica del ejecutivo Federal.

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REVISIN: 2. OBJETIVO DE LA GUA

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Proporcionar una metodologa para la elaboracin, homogeneizacin y/o actualizacin de los Manuales de Organizacin, que permita coordinadamente con los representantes de rea designados para esa labor, un mantenimiento sistemtico a dicha herramienta, lo cual coadyuva a una mayor participacin del factor humano, la alineacin y aprovechamiento de los recursos disponibles, tanto materiales, como financieros y tecnolgicos dentro de la cadena de valor.

3. POLTICA
Puede utilizarse software institucional para la captura de los manuales, considerando la tendencia institucional en la paquetera de Microsoft Windows, mediante el procesador de textos Word de Microsoft y los organigramas en el propio Word, o en el diseador de grficos PowerPoint, sin objecin en el uso de la paquetera con la que las reas cuenten.

4. NORMAS
Generales: Se describirn las estructuras orgnicas de Direccin hasta las que hayan sido publicadas en el Diario Oficial de la Federacin. Se debe anotar una clave o identificacin nica que se conforma con las siglas MO (Manuales de Organizacin), seguida de un guin y la Clave de rea de Responsabilidad y finalmente un nmero progresivo de tres dgitos. Las reas emisoras y propietarias de los manuales de organizacin deben conservar el ejemplar original, debidamente impreso y autorizado. La informacin contenida en los manuales de organizacin de la CJEF es responsabilidad del rea emisora. Documentales: Para simplificar y reducir la gestin documental, mediante las etapas del proceso administrativo, nicamente se debe de considerar como criterio para la elaboracin de los manuales de organizacin, el de Decisin, cubierto por los aspectos de Decisin Estratgica, Decisin Tctica y los de Decisin Operativa. Asimismo, dentro de las funciones se deben reflejar los aspectos medulares del rea as como su contribucin al propio proceso, enfocndose a transparentar la aportacin a la cadena de valor y al cumplimiento de las lneas estratgicas de la planeacin y los propios objetivos que de ella se desprenden.

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5. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

Para conformar documentos uniformes y homogneos en contenido y presentacin, se deber seguir el orden a continuacin indicado: IDENTIFICACIN DE LA EDICIN Portada del Manual Encabezado del documento Textos CAPTULOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Hoja de Formalizacin ndice (tabla de contenido) Introduccin Objetivo Marco Normativo SECCIN ORGANIZACIN FORMALIZADA Estructura Orgnica Organigrama Funciones SECCIN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Glosario Informacin Adicional Para conservar la numeracin de esos elementos y la estructura del manual, siempre debern usarse los elementos en el orden listado. 5.1 IDENTIFICACIN DE LA EDICIN A) PORTADA DEL MANUAL Es la parte externa del documento en la que se identifica con el ttulo e informacin nica ligada a su edicin. A efecto de establecer una presentacin uniforme en los documentos impresos, se utilizar una portada normalizada.

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B) ENCABEZADO DEL DOCUMENTO

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XXXXXX
FECHA: MES Y AO

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1) Nombre de la Direccin o rea Autnoma (Arial, mayscula, negrita no mayor a 10 puntos). 2) rea propietaria (Arial, mayscula, no mayor a 9 puntos). 3) Ttulo del manual (Arial, mayscula, no mayor a 9 puntos). 4) Datos de Control de Publicacin (Arial, mayscula, no mayor a 7 puntos): Nmero de Hojas, Clave, Revisin, Fecha de Elaboracin. C) TEXTOS En hojas interiores utilizar para Ttulos Arial, tamao de 12 puntos maysculas, negritas. Subttulos: tamao 11 puntos, negritas. Texto en general: 11 puntos, maysculas, minsculas, pudindose ajustar de acuerdo a las propias necesidades del documento. Se debe uniformar el manual de procedimientos administrativos a una sola fuente y tipo de fuente y debe reservarse el uso del tipo de letra cursiva para destacar informacin importante. En los textos se puede utilizar el diseo de una columna o el modelo periodstico de dos columnas, para ahorrar espacio. 5.2 CAPTULOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Se desarrollarn a continuacin los elementos para facilitar la elaboracin e integracin del Manual de Organizacin. A) HOJA DE FORMALIZACIN Mediante este formato se da plena evidencia sobre la validez y vigencia del Manual de Organizacin por las autoridades respectivas, integrando el registro de la fecha de entrada en vigencia, reconocindose tambin el crdito a los participantes en su elaboracin.

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Las firmas requeridas como referencia para incluirse dentro de la Hoja de Formalizacin, son las sealadas en el apartado de Formatos y en el instructivo respectivo. B) NDICE (TABLA DE CONTENIDO) Es una relacin de los apartados que constituyen la estructura del documento, para su diseo apegarse a lo siguiente: 1. La numeracin de los apartados del manual ser progresiva. 2. Escrita en nmeros arbigos, llevando el mismo orden de informacin que debe cubrir en su totalidad el contenido. 3. Sin contar Portada y Hoja de Formalizacin. 4. Registrar el nmero de la pgina donde inicie cada tema. C) INTRODUCCIN En este apartado se da a conocer un panorama general del contenido del manual, su utilidad e informacin referente al rea que se describe. Adicionalmente, se puede incluir: breve descripcin de cmo se revisa y mantiene. Se recomienda que sea realizada por el funcionario responsable del rea mediante un mensaje. D) ANTECEDENTES Se refiere a una breve descripcin del origen del rea, as como tambin de la evolucin que sta haya experimentado, destacando los principales cambios y transformaciones estructurales derivadas de las necesidades operativas y administrativas que los hayan propiciado, indicando en su caso las modificaciones estructurales, as como las referencias del rea en el Diario Oficial de la Federacin, en su caso. E) OBJETIVO Se entiende por objetivo, el propsito esencial que pretende alcanzar el rea a travs del desarrollo de sus funciones; derivada del motivo por el cual fue creada. Cabe mencionar que se debe redactar un solo objetivo por cada rea. En su definicin es necesario: 1. Procurar que su redaccin no exceda de cinco lneas. 2. Iniciar con un verbo en infinitivo que indique un propsito a lograr, por ejemplo: Garantizar, Asegurar, Sustentar, Instaurar, entre otros.

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3. Se debe de utilizar solamente un verbo. 4. Omitir adjetivos calificativos. 5. Relacionar para los niveles jerrquicos superiores, los objetivos con las facultades que tienen asignadas en el Estatuto Orgnico. F) MARCO NORMATIVO Es la relacin o listado de los principales ordenamientos, donde se determina las facultades y mbito de competencia de las reas de la CJEF, estos ordenamientos son: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, leyes, tratados, cdigos, reglamentos, decretos y acuerdos relacionados con la organizacin y funcionamiento del rea que se describe en el manual, seguidas de otras disposiciones jurdico administrativas internas que regulen actividades sustantivas del rea, tales como: Convenios, manuales, normas, lineamientos, oficios -circulares. Las disposiciones jurdicas aplicables, deben listarse cronolgicamente de la ms antigua a la ms actual (tomando como base la fecha de su emisin) en el orden de cada uno de los apartados que se mencionan en el prrafo anterior, seguidos de las fechas de emisin y ltima reforma publicadas en el Diario Oficial de la Federacin. Se anotar la fecha con nmeros arbigos en el caso del da y el ao; y en nmeros romanos en el caso del mes. Ejemplo: Ley del Servicio Pblico de Energa Elctrica DOF 22-XII-1975, ltima reforma DOF 23-XII-1993. Se propone considerar lo siguiente: 1. Los nombres de los ordenamientos deben aparecer completos. 2. En el caso de los oficios -circulares y similares, se sealar su nmero, fecha y el cargo del titular del rea que los emiti. 3. Al listar cada ordenamiento se debe evitar hacer uso de vietas. Para la elaboracin de este apartado se recomienda consultar Notas Relativas al Diario Oficial de la Federacin

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5.3 ORGANIZACIN FORMALIZADA

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La estructura orgnica, corresponder a la vigente a la fecha de elaboracin o actualizacin del manual.

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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y DE FINANZAS TITULO DEL MANUAL

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xxxxx
FECHA: MES Y AO

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Elabor

Revis

Aprob

Autoriz

H) ORGANIGRAMA Actualmente existe variedad de definiciones de organigrama, debido a que es un concepto que se liga con el de Estructura Orgnica y con el de organizar la empresa, mediante el diseo de la estructura de responsabilidades, la adecuacin de los sistemas necesarios para que esta funcione y con definir sus estructuras de mando para consolidar su posicionamiento estratgico.

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Una de ellas, textualmente cita: es un plano de la organizacin en la que se representan en forma grfica la estructura orgnica y en forma esquemtica, la posicin de las reas que le componen y sus respectivas relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin, lneas de autoridad y responsabilidad, as como la coordinacin y asesora, entre las mismas reas internas. Tambin se conoce como un instrumento auxiliar de la administracin para representar la estructura de organizacin; la informacin bsica sobre las lneas de mando; los diversos niveles funcionales; los alcances; y otros aspectos de la organizacin. Los organigramas destacan cinco aspectos fundamentales de la estructura de la organizacin: 1. Divisin de trabajo. Cada figura geomtrica representa la unidad responsable de determinada parte de la carga de trabajo de la institucin. 2. Autoridad y Comunicacin. Las lneas indican la cadena de mando (la jerarqua de los empleados) entre los mandos y subordinados. 3. Tipo de trabajo que se ejecuta. Las denominaciones o descripciones de las figuras geomtricas indican las diferentes funciones o reas de responsabilidad. 4. Criterio de agrupacin de los segmentos de trabajo. Indica el criterio con que se han dividido las actividades, por ejemplo, aplicando el criterio de: procesos, especialidad funcional o rea geogrfica, etc. 5. Niveles Superiores. Refleja tambin los diferentes niveles en la jerarqua de la organizacin. Existen varias clases de organigramas, para efecto de la presente gua se considerarn atendiendo a su objeto, los de tipo estructural y de acuerdo a su formato, los de presentacin vertical o mixto. ORGANIGRAMA Se conforman de un nmero determinado de rectngulos de igual tamao que representan a las reas unidas por lneas del mismo grosor para indicar la relacin de adscripcin y autoridad que existe entre ellas. ORGANIGRAMA FORMATO VERTICAL O MIXTO En los organigramas de formato vertical, el rgano representado de ms alta jerarqua est colocado en la parte superior. Las lneas de autoridad parten de arriba hacia abajo. En algunas ocasiones, por comodidad y cuestin de espacio en la composicin de un organigrama, se puede combinar el formato vertical. El diseo inicia considerando que el primer nivel se otorga al rgano superior o de mayor jerarqua seguido por el nivel inmediato inferior, situados en lnea debajo del propio rgano inmediato superior.

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Cuando existe mayor cantidad de niveles jerrquicos y el nmero de rganos aumenta ya no se hace recomendable desplazarlos en una misma lnea bajo su rgano superior, entonces se recurre al organigrama horizontal, aprovechando que en estos organigramas la jerarqua se desplaza de izquierda a derecha. Por ello, ahora aparecen los rganos subordinados del mismo nivel jerrquico uno bajo el otro, unidos por su costado izquierdo al rgano superior; lo que da como resultado un organigrama mixto. En este caso el trazo de las lneas de autoridad debe ser lo suficientemente claro para no dejar duda de cual rgano es el inmediato superior de otro. Se recomienda que en el organigrama se representen del lado izquierdo las reas sustantivas y a continuacin las adjetivas que son las de apoyo. Dentro de cada rectngulo se anotar el nombre del rea de que se trata, evitando el uso de abreviaturas. La colocacin de los rectngulos ser de acuerdo al nivel jerrquico que le corresponda dentro de la organizacin. Las reas de asesora, son aquellas conocidas como de staff, que proporcionan informacin tcnica o conocimientos especializados a los altos niveles jerrquicos, Director General y Directores, en su caso su representacin se har con un rectngulo del mismo tamao que los dems, unido con una lnea continua perpendicular a la lnea de autoridad del rgano al cual asesora. I) FUNCIONES Una funcin se define como el conjunto de actividades afines y relacionadas entre s, necesarias para lograr los objetivos establecidos y cuya ejecucin es responsabilidad de las reas descritas en la estructura orgnica. Se dividen en: Funcin Sustantiva o Bsica: Es aquella relacionada con el objetivo para el cual fue creada el rea. Estas sern preferentemente las funciones que aparecern en el Manual de Organizacin de cada rea, estarn en estrecha concordancia con las que correspondan al rea en el Manual de Organizacin General de la CJEF. Funcin Adjetiva o de Apoyo: Es aquella que se realiza de manera genrica en todas las reas y estn especificadas en el Reglamento Interior de la CJEF como facultades genricas. La participacin de un rea deriva esencialmente de su ubicacin en la estructura; es decir, en la medida que su posicin corresponda a un nivel jerrquico de ms alto nivel, mayor ser el volumen de trabajo de carcter directivo asociado con el estratgico.

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En cambio, en la medida en que la funcin se cumpla a un nivel inferior, mayor ser el volumen de trabajo de tipo operativo, por lo que en su descripcin se debe incluir el verbo ms representativo par a la funcin de acuerdo al nivel correspondiente. (Ver anexo 6.2 Lista de Verbos para Funciones por Niveles Estratgicos, Tcticos y Operativos). A continuacin, se describen algunos puntos esenciales para este apartado: 1. Las funciones deben delimitar en forma clara y concreta las responsabilidades del rea, as como sus facultades y nivel jerrquico correspondientes. 2. Describir las funciones de tal manera que constituyan un camino para alcanzar el objetivo, sin involucrarlo en su redaccin. 3. Las funciones que se refieren al rea deben estar derivadas del Estatuto Orgnico y no ser asociadas a un puesto o puestos de trabajo. 4. Evitar la tendencia a describir las funciones con un grado excesivo de detalle. 5. No debe confundirse las funciones con actividades y/u operaciones, siendo que estas ltimas son ms especficas. 6. Evitar el uso de adjetivos calificativos como adecuado, eficiente, ptimo, etc., ya que estos atributos deben ser naturales e implcitos al desarrollo de la funcin. 7. No repetir funciones bajo una redaccin diferente. 8. Presentar las funciones de cada rea en forma de lista, ordenndolas, para los rganos de mayor nivel jerrquico de acuerdo a la estructura orgnica y para los rganos de un nivel ms operativo de acuerdo a la importancia que revisten o bien por el proceso general de trabajo. 9. Las funciones debern estar validadas y en su caso aprobadas por el titular del rea. 10. Anotar por cada rgano, el cdigo y ttulo del rea que debe corresponder con los de la estructura orgnica descrita para su rpida localizacin y a continuacin describir las funciones. Presentacin de las funciones: A fin de facilitar la correcta redaccin y presentacin de las funciones, enseguida se detallan una serie de lineamientos que auxilian a redactar y simplificar la realizacin de esta tarea. Iniciar la redaccin con un verbo en infinitivo que indique una accin por realizar. Por ejemplo: Controlar, Realizar, etc. Las funciones deben responder a las preguntas Qu se va a hacer? y Para qu?, a efecto de sustentarlas correctamente. Es indispensable que las funciones cumplan con las facultades y ordenamientos conferidos, as como se incorpore en su redaccin lo concerniente al cumplimiento de la Misin, Visin y Objetivos Estratgicos.

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La referencia a procesos y servicios que presta el rea, permite identificar elementos de entrada y salida. Con ello, se establece el alcance de la funcin al delimitar qu parte de las acciones es responsabilidad propia del rea en cuestin. La ventaja de definir funciones de acuerdo a su proceso estriba en que se identifican los distintos pasos de un proceso debiendo estar alineadas hacia una finalidad comn, en lugar de centrase por separado sobre sus actividades en particular. Cabe hacer hincapi en que dentro de las diversas etapas y aspectos que involucra el desarrollo de un proceso, participan distintas reas o diferentes niveles jerrquicos, pero su actividad no es propiamente idntica, debido a que para cada uno la participacin o aportacin en el proceso es diferente. Funciones Adjetivas: Para el caso de manuales en los que se describan funciones de las Consejeras Adjuntas y/o Direcciones, al final de las funciones sustantivas, se debern agregar las siguientes funciones adjetivas: Organizar y controlar el funcionamiento de las reas administrativas que se le hubieren adscrito, promoviendo mejores ndices de calidad y productividad; Acordar con su jefe inmediato el despacho de los asuntos relevantes de su competencia. Desempear las facultades y comisiones que su jefe inmediato le delegue o encomiende y mantenerlo informado sobre el desarrollo de sus actividades. Someter a la consideracin de su jefe inmediato los estudios y proyectos de disposiciones y bases de carcter general, lineamientos, polticas y normas, que se elaboren en el rea de su responsabilidad y que as lo ameriten; Vigilar que en los asuntos de su competencia se d cumplimiento a los ordenamientos legales y a las disposiciones que resulten aplicables; Formular los anteproyectos de programas y de presupuestos que le correspondan; Dictar las medidas tendientes al mejoramiento administrativo en las unidades que se le hubieran adscrito; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y aquellos que le sean sealados por delegacin o le correspondan por suplencia; Proporcionar la informacin, datos o la cooperacin que le sean requeridos por autoridades, dependencias o entidades, en los trminos de los ordenamientos aplicables;

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Celebrar contratos y convenios de transaccin, en su caso, con particulares, autoridades, Dependencias o entidades, relacionados con las funciones que tengan encomendadas; Coordinar, y en su caso supervisar, las actividades que realicen las reas en la materia que corresponda a su mbito de funciones; Proporcionar la informacin y colaboracin que le requieran las dems reas del Organismo para el cumplimiento de las funciones que tienen encomendadas; Asegurar el buen uso y preservar los bienes muebles e inmuebles, sistemas y patrimonio Administrativo que se han asignado a las reas funcionales que estn bajo su responsabilidad y/o sus reas funcionales adscritas, tanto para servicio directo, como las que son bsicas para la prestacin del servicio pblico de energa elctrica; y Las dems que le confiera su superior jerrquico, los Manuales y otros ordenamientos aplicables. Para el caso de las funciones adjetivas de los departamentos se adecuarn de acuerdo a la realidad de su ejecucin segn sea el caso especfico. 5.4 SECCIN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS K) GLOSARIO Listado de palabras poco comunes que requieren explicacin as como conceptos de relevancia; las palabras o nombres tcnicos utilizados tambin se deben explicar. L) INFORMACIN ADICIONAL (OPCIONAL) Cualquier otra informacin adicional de utilidad a los propsitos del rea, podr ser incluida como adicionales si as se considera necesaria a los apartados obligatorios que debe contener el manual, conforme se solicita en la gua, citndose como ejemplo: organigramas de plazas; perfiles de puesto; directorio de funcionarios; servicios al pblico; en el caso de reas forneas o desconcentradas, mbito geogrfico en texto o mapas, cuadros de estadsticas, entre otros. Considerando la magnitud de informacin relevante para el rea, se puede listar los documentos en donde se consulta un tema en especfico.

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REVISIN: 6. ANEXOS

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6.1 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN La seccin siguiente muestra los formatos e instructivos de llenado utilizables para homologar la presentacin de los Manuales de Organizacin. Los formatos son los siguientes: Hoja de Formalizacin Hoja de Texto (Libre Reproduccin) A.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE HOJA DE FORMALIZACIN No. 1 2 CONCEPTO DIRECCIN DE O REA AUTNOMA TITULO DEL MANUAL DESCRIPCIN Anotar el nombre del rea, segn la adscripcin que corresponda. Anotar el titulo completo del manual o del procedimiento especfico o del instructivo o gua. Se debe contar con una clave o identificacin nica que se conforma con las siglas MP (Manual de Procedimientos), PE (Procedimiento Especifico) e IN (Instructivo), seguida de un guin y de Clave de rea de responsabilidad y finalmente un nmero progresivo de tres dgitos. Se anotar la clave de rea de corresponsabilidad que le corresponda. Indicar la fecha de formalizacin (mes y ao) que ser tomada para la entrada en vigor. Anotar el nombre del rea a la que se adscribe la propiedad del manual. Anotar el nombre del rea emisora del manual. Anotar le nombre y cargo del titular del rea superior inmediata a la propietaria del manual quien autoriza. Anotar el nombre y cargo del titular del rea propietaria del manual. Anotar el nombre y cargo del representante del rea o de la Direccin segn se haya determinado. El manual invariablemente debe contar con un el Visto Bueno del titular normativo en el proceso involucrado. Anotar el nombre y cargo de la persona que elabora el manual, procedimiento e instructivo o que realice cambios o modificaciones.

CLAVE DEL DOCUMENTO

4 5 6 7 8 9

CLAVE DEL REA FECHA REA SUPERIOR REA PROPIETARIA DEL MANUAL AUTORIZACIN (REA SUPERIOR) AUTORIZACIN (REA PROPIETARIA) REVISIN

10

11

ELABORACIN

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6.2 LISTA DE VERBOS PARA FUNCIONES POR NIVELES ESTRATGICOS, TCTICOS Y OPERATIVOS Las funciones describen el nivel en que participan las reas mencionadas dentro de un proceso, por ello, ser conveniente considerar la desagregacin para funciones y responsabilidad tanto horizontal como verticalmente. Adicionalmente, el ciclo funcional de la Direccin General inicia con planear, autorizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades asignadas a la Entidad; vigilar que se deriven de las disposiciones jurdico-administrativas aplicables para asegurar que estn contenidas en su totalidad. Al ciclo de Direccin, le corresponder iniciar con programar, coordinar, instrumentar, controlar y verificar. A la Subdireccin, Abogado General y Coordinacin, en su caso, les corresponder principalmente: proponer, presentar, realizar y controlar el correcto desarrollo de las funciones que por su naturaleza se ubican dentro de su mbito de competencia. A las Gerencias y Subgerencias, les corresponder la determinacin de lneas especficas de accin y la elaboracin de programas y proyectos especficos en su especialidad para la obtencin de productos concretos y atender en forma directa una parte de las funciones de la instancia superior, as como coadyuvar a la toma de decisiones de las mismas instancias a travs de la articulacin de los elementos tcnicos de juicio que ofrezcan opciones de solucin. Con el fin de apoyar a la redaccin de las funciones, a continuacin se enlistan algunos verbos de referencia, clasificados segn su uso, en niveles: el 1 corresponde al nivel decisorio superior o estratgico, el 2 al nivel decisorio intermedio o tctico y el 3 al nivel decisorio operativo.
Verbo Nivel 123

VERBO
Aconsejar Acordar Actualizar Adecuar Administrar Almacenar Analizar Apoyar Aprobar Articular Asegurar Asesorar Asignar Asistir

NIVEL
1 2
X X X X X X X X X X X X X X X X

X X

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Atender Auditar Autorizar Calificar Capacitar Colaborar Compilar Comprobar Comunicar Conducir Consolidar Consultar Contabilizar Contribuir Controlar Coordinar Dar Definir Desarrollar Designar Determinar Diagnosticar Dictar Dictaminar Difundir Dirigir Disear Distribuir Divulgar Ejecutar Elaborar Emitir Entrevistar Especificar Establecer Estandarizar Estimar Estructurar Estudiar Evaluar Examinar Expedir Facilitar Formular Fungir Gestionar Implantar Informar Iniciar Inspeccionar Instalar Instituir Instruir Instrumentar Integrar Interpretar Intervenir Inventariar Investigar

FECHA:
X X X X X X X X X X X X X X

OCT/07

X X X

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X

X X

X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X

X X

X X X X

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Mantener Mejorar Motivar Negociar Normar Notificar Obtener Operar Opinar Organizar Orientar Participar Planear Practicar Preparar Presentar Presidir Presupuestar Procesar Procurar Producir Programar Promover Proponer Proporcionar Proveer Proyectar Realizar Recabar Recibir Recolectar Recomendar Registrar Regular Reportar Representar Resguardar Reunir Revisar Seguir Seleccionar Sistematizar Solicitar Someter Supervisar Tramitar Validar Verificar Vigilar

FECHA:
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6.3 PROCESO DE REVISIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN Abarca diferentes mecanismos para la revisin y registro de los manuales, tales como: alta, actualizacin, baja de documentos, ratificacin de la vigencia, difusin y publicacin. El servicio de revisin de manuales, se centra en corroborar los elementos sealados en esta Gua y los principales aspectos en materia organizacional, que se encuentren contenidos tanto en la normatividad del Gobierno Federal como en la institucional. Es mediante la Hoja de Formalizacin, que incluye el control de actualizaciones, el mecanismo de referencia acerca de las revisiones del Manual de Organizacin. 6.3.1 ALTA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Para iniciar la revisin de un Manual de Organizacin se acompaa, la Hoja de Formalizacin con la firma de autorizacin y revisin de los funcionarios respectivos, por parte del rea emisora. Se debe solicitar mediante Comunicado de peticin de revisin, va oficio o correo electrnico, con el Manual de Organizacin y la Hoja de Formalizacin conteniendo las firmas sealadas. 6.3.2 ACTUALIZACIN La actualizacin es un objetivo constante debido a la dinmica de cada uno de los elementos que conforman el Manual de Organizacin, tanto de los aspectos normativos y los aspectos tcnicos. Los criterios a tomar en cuenta para la actualizacin del manual son los siguientes: trmino de la vigencia establecida, cambios en la organizacin, en las funciones; modificaciones y revisin de la legislacin, tanto en las normas nacionales como internacionales. 6.3.3 BAJA La baja de documentos sirve para prevenir la utilizacin de documentos obsoletos retenidos, para efectos legales y/o de presentacin.

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6.3.4 RATIFICACIN DE VIGENCIA

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Cuando no se deriven cambios en los documentos publicados de las revisiones peridicas, el rea emisora debe ratificar su vigencia a travs de la Hoja de Formalizacin.

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REVISIN: 7. GLOSARIO

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ACTIVIDAD Conjunto de operaciones o tareas afines y sucesivas, que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una persona o por una unidad administrativa y encaminado a la cobertura de una funcin. REA ADMINISTRATIVA Cada uno de los rganos que forman parte de una estructura con funciones propias que lo distinguen de otros. Indistintamente pueden ser Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones, Gerencias, Subgerencias / Unidades, Departamentos y Oficinas, as como los homlogos jerrquicos con sus variantes en denominacin en Oficinas Nacionales o Forneas. ASESORA Suministrar a una autoridad de lnea, informacin tcnica o conocimientos especializados en calidad de proposiciones y recomendaciones para efecto de facilitar la toma de decisiones. COMIT DE MEJORA REGULATORIA INTERNA (COMERI) Grupo interdisciplinario para dar cumplimiento a las acciones de la Agenda Presidencial de Buen Gobierno y de las Metas Presidenciales, en materia de simplificacin administrativa y en la implementacin de mejores prcticas que mejoren los procesos. COMPETITIVIDAD Entendemos por competitividad a la capacidad de una organizacin pblica o privada, lucrativa o no, de mantener sistemticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posicin en el entorno socioeconmico. Tambin es una expresin utilizada para comparar la estructura de costos del proceso de produccin, principalmente mano de obra y materias primas, tecnologa, diferenciacin de productos y tamao del mercado, entre otros factores, de un productor con respecto a otros productores internos o externos de productos con igual calidad. DECISIN ESTRATGICA Son aquellas propias de la alta direccin, que normalmente presentan gran trascendencia para la organizacin a la que afectan de forma global. DECISIN OPERATIVA Representan el nivel de regulacin directa del flujo de operaciones de la organizacin. DECISIN TCTICA Corresponden al nivel jerrquico intermedio y son decisiones de mediano alcance tanto en el tiempo como en los recursos comprometidos.

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DELEGACIN DE AUTORIDAD Acto por el cual el encargado de una unidad administrativa, faculta y responsabiliza a un subalterno para actuar en su nombre en la ejecucin de acciones especficas. DESCONCENTRACIN ADMINISTRATIVA Accin o resultado de distribuir o dispersar las decisiones territorialmente sobre ciertos servicios o funciones de una administracin, pero conservando la relacin de subordinacin o jerarqua de manera central. DEPENDENCIAS GLOBALIZADORAS Es aquella institucin pblica subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados. Las dependencias de la Administracin Pblica Federal son las secretaras de estado y los departamentos administrativos segn lo establece la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. El concepto de dependencias globalizadoras se enfoca a la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico as como a la Secretara de la Funcin Pblica. DIFERENCIACIN Elemento del Desarrollo Organizacional que se centra en la especializacin y la descentralizacin para lograr nuevas estructuras y organizaciones desde la perspectiva estratgica y sistmica organizacional. Grado de diferencia entre las reas de la organizacin debido a la especializacin de su personal en funciones y tareas especficas. EFICACIA Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado. EFICIENCIA Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mnimo de recursos y tiempo, logrando su optimizacin. ESTRUCTURA ORGNICA Disposicin sistemtica de los rganos que integran a una institucin, conforme a criterios de jerarqua y especializacin, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerrquicos y sus relaciones de dependencia.

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FUNCIN Conjunto de actividades afines y coordinadas entre s necesarias para alcanzar los objetivos de una entidad, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico administrativas. FORMALIZACIN Legalizar internamente los documentos para hacerlos oficiales en su aplicacin y observancia, considerando que la informacin est especificada explcitamente en sus prcticas normales y las responsabilidades de cada posicin. INTEGRACIN Elemento del Desarrollo Organizacional que fomenta mediante la coordinacin y la estabilidad lograr nuevas estructuras y organizaciones desde la perspectiva estratgica y sistmica organizacional. Logro de la unidad de esfuerzos entre las distintas unidades e individuos mediante liderazgo y planificacin. INNOVACIN Es la introduccin comercial de un nuevo producto, proceso, sistema o dispositivo. Tambin implica el desarrollo de nuevos productos en ocasiones mediante nuevos procesos a los cuales el mercado asigna un valor ms elevado que el anterior. LNEA DE AUTORIDAD Relacin formal y de enlace dentro de las unidades de diferente nivel jerrquico. Canal de Responsabilidad a lo largo del cual se emiten las instrucciones. MANUAL DE ORGANIZACIN Documento en que se registra y actualiza la informacin detallada de una organizacin acerca de sus antecedentes histricos, atribuciones, estructura orgnica, funciones de las unidades administrativas que la integran, niveles jerrquicos, lneas de comunicacin y coordinacin y los organigramas que representan en forma esquemtica la estructura. MARCO NORMATIVO Enunciado de las disposiciones legales constitucin, leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares, etc. de los cuales se derivan las atribuciones y normas de la actividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas descritas en el Manual de Organizacin. MEJORA CONTINUA Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos, de acuerdo con la Norma ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de Calidad Fundamentos y vocabulario. Otra definicin significa cambiar un proceso para hacerlo ms efectivo, eficiente y adaptable, qu cambiar y cmo cambiar depende del enfoque especfico del empresario y del proceso.

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MISIN La misin o razn de ser de la organizacin es un breve enunciado que sintetiza los principales propsitos estratgicos y los valores esenciales que debern ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio. MODERNIZACIN Proceso de cambio a travs del cual las dependencias y entidades del sector pblico actualizan e incorporan nuevas formas de organizacin, tecnologas fsicas, sociales y comportamientos que les permite alcanzar nuevos objetivos de manera ms eficaz y eficiente. Es la transicin de un sistema orgnico funcional hacia otro ms flexible que se vincule con las necesidades de la empresa y de los clientes considerando el modelo institucional de calidad y competitividad. OBJETIVO Es la expresin cualitativa del fin que persigue un rea administrativa o grupo de trabajo, que responde al para qu? se realiza determinada funcin o grupo de funciones. RGANO Es el conjunto de facultades y competencias asignadas a una porcin del aparato administrativo, con total independencia de la persona fsica a cargo de su desempeo, es decir que no importa la persona que lo detenta. ORGANIGRAMA Representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o parte de ella y de las relaciones que guardan entre s los rganos que la integran. PLAZA Unidad o posicin individual de trabajo en determinada funcin a la que se asignan labores y responsabilidades. PROCESO Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados. Un proceso se considera como una serie organizada de actividades relacionadas, que conjuntamente crean un resultado de valor para los clientes. PROCESO ADMINISTRATIVO Es toda una secuencia de pasos que conducen a producir, registrar, conservar o modificar Informacin y su fin es un acto administrativo como una compra, una cobranza, un pago, entre otros.

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PROCESO TCNICO Un proceso tcnico abarca las tareas manuales, los sistemas que coordinan trabajadores y mquinas; como los procesos automatizados, en los que el trabajador juega un papel indirecto o de control. El campo de aplicacin de un proceso tcnico se orienta a producir cambios qumicos (procesos qumicos), altera la forma o estructura (procesos mecnicos), quita o agrega partes o piezas (procesos de armado), altera la ubicacin del objeto que se procesa (transporte) o verifica la exactitud (inspeccin y control de calidad). PRODUCTIVIDAD Incremento simultneo de la produccin, del servicio y del rendimiento laboral de una empresa, debido a la modernizacin y mejora entre los factores que intervienen en est: trabajadores, maquinaria, equipo, tecnologa e insumos - capital conocimiento, energa de los bienes. De manera general puede definirse como la relacin del valor de una entrada (input) dado Correspondiente salida (output). En este sentido son tres clases de influencias internas que inciden en la productividad: estructura organizacional y tecnologa; comunicacin interna de objetivos y expectativas; desarrollo y direccin de recursos humanos. PUESTO Unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante, en determinadas condiciones de trabajo. SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA Proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, as como requisitos y trmites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestacin de los servicios pblicos o trmites administrativos.

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