Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 CONCEPTOS ELEMENTALES DE LA PLANIFICACIN El presente documento tiene como

finalidad dejar en claro algunos de los trminos ms usados durante los procesos de planificacin (el ciclo de vida de los proyectos, las gerencias, el tipo de gestin). Las reas en las cuales se divide han sido seleccionadas de acuerdo a la funcionalidad que tenga el trmino en cuanto al ciclo de vida de los proyectos; a su pertinencia como un trmino organizacional; de acuerdo a si son herramientas dentro de un proceso. 1. CONCEPTOS TRANSVERSALES: CONCEPTOS GLOBALES: PLANIFICACIN: Planificar constituye un proceso mediador entre el futuro y el presente. En su aspecto conceptual constituye la asignacin de recursos escasos a mltiples objetivos de desarrollo. En su aspecto prctico, es el proceso de identificar los problemas existentes, visualizar la situacin deseada, y formular los objetivos y cursos de accin que conduzcan a la situacin deseada. La misma contiene un contexto, el cual tiene un contenido, basado en un proceso. Esta es racional porque sigue una lgica de menor a mayor. Los procesos de planificacin se deben basar en tres aspectos bsicos: a. Claridad en los procesos: puesto que el modelo de planificacin nos permite tener en claro las entradas, salidas y requerimientos de desarrollo de determinado bien o servicio. Esto implica tambin la existencia de responsables en determinadas reas, adems del desarrollo de organigramas de trabajo jerrquicos. b. Puntualidad: garantizamos a travs del desarrollo de herramientas (cronogramas de trabajo, metodologas de intervencin), los tiempos que nos toma cada una de las actividades a desarrollar, con esto evitamos los contratiempos y podemos cumplir determinadas demandas institucionales. c. Proyeccin a futuro: los modelos de planificacin nos permiten visualizar y adelantarnos en la proyeccin de un bien o servicio, lo cual implicara necesariamente una serie de pasos dentro de los cuales preveremos los componentes necesarios (econmicos, sociales, materiales) para el cumplimiento de nuestros objetivos. PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN: Es un medio para conseguir ciertos objetivos teniendo en cuenta a la comunicacin como un fin en s mismo. Considerndola como el uso planificado de los medios de comunicacin (no implica solamente los mass media) para sustentar las metas y programas del desarrollo tiene una caracterstica holstica (totalizante) en tanto la comunicacin se define como sentido amplio y como un recurso social-econmico que puede y debera ser destinado para el desarrollo de las comunidades y grupos humanos. PLANIFICACIN ESTRATGICA: Planificar estratgicamente significa tener una visin de futuro deseado e identificar las formas para lograrlo teniendo como base el contexto, los elementos polticos los cuales pueden facilitar el cumplimiento de los objetivos y metas determinado, se refiere bsicamente a un esquema en que se busca determinar alianzas, convenios, entre otros los cuales nos permitan mejorar la gestin en cuanto a eficiencia y eficacia. Est relacionada con la consecucin de la misin y la visin de determinada organizacin. Diagrama de planificacin estratgica:

Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 Plan estratgico: lineamientos y directrices

Definicin Anlisis Misin Situacin deseada a futuro Objetivos Programas Directrices Generales transicin POA Plan estrategico Situacin actual Estrategias Recurso Evaluacin 2. CONCEPTOS ORGANIZACIONALES: Visin: es una representacin de la organizacin ejecutora, interventora o evaluadora del proyecto cuenta con una apreciacin de lo que se desea como organizacin, da cuenta de su experiencia (recoge lo valioso del pasado) y presenta los valores actuales que se tiene como institucin. Misin: sita a la organizacin dentro de un marco y con un perfil especfico (contexto), define el papel de la organizacin dentro de lo social (en nuestro caso de estudio), describe la actividad y expresa la razn de ser de la institucin. 3. GESTIN DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS: NIVELES DE PLANIFICACIN: Plan: es el instrumento central o mayor del proceso de planificacin. Resulta de la sumatoria y ordenamiento de programas (los que a su vez incluyen proyectos) construidos para alcanzar objetivos comunes, y suele ser un documento ordenador de las estrategias de intervencin de larga duracin sobre la realidad en la que se va a operar. Tiene una duracin a largo plazo (decenal, quincenal, etc.). Programa: resulta del esfuerzo por ordenar a un grupo de proyectos con objetivos similares y generalmente establece las prioridades de la intervencin, identificando y ordenando los proyectos, definiendo el marco institucional y asignando los recursos que

Metas Metodologa

Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 van a utilizar. Luego, los programas constituyen la sumatoria de varios proyectos para enfrentar un problema comn. Su duracin es a mediano plazo (1-3 aos). Proyecto: se define como la unidad o instrumento menor, y por ende las ms operativa y ms conocida dentro del proceso, es una sistematizacin ordenada que relacionando objetivos, metas, recursos y plazos concretos, est orientada a la produccin de determinados bienes y/o prestar servicios especficos. Tambin se lo ha definido como: Un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con el fin de alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites de un presupuesto y periodo de tiempo dados. Su duracin mxima es de un ao. Un proyecto se puede encontrar dentro de los siguientes estados: a. Proyectos Definitivo: es el documento definitivo el cual cuenta con el aval de los estudios tcnicos (jurdico, ambiental -si aplica-, tcnico, econmico - financiero, logstico - operativo). Este documento especifica cada una de las actividades as como los medios de verificacin que tendrn las organizaciones ejecutoras. b. Anteproyecto: se puede decir que es un proyecto preliminar, ya que si bien es cierto, es producido de una mayor estructuracin y elaboracin del perfil, todava no alcanza el grado suficiente de madurez para ser considerado como proyecto. Puede contener los mismos elementos que componen al proyecto como tal o la mayora de ellos, pero en menor grado de detalle y desarrollo. c. Perfil: El perfil de proyecto es una nueva aproximacin al proyecto, que enuncia de manera ordenada los antecedentes y el diagnstico o descripcin de la situacin existente, los objetivos generales y especficos que se buscan; las metas y los resultados que se espera lograr y las actividades que deben desarrollarse para conseguirlas. Actividad: Son las diferentes acciones que se desarrolla a lo largo de un proyecto. Esta tiene una durabilidad, un costo, y asignacin de recursos. Se dividen en tareas. Tarea: es la unidad mnima de planificacin, consiste en el desarrollo concreto de x o y labor contar con un responsable y es la pieza mnima en la cascada de la planificacin.

FORMULACIN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS: Objetivos: En general un objetivo representa lo que se espera alcanzar en el futuro, como resultado de un esfuerzo. Su importancia radica en que stos son tomados como guas en el desarrollo de acciones, que hacen parte de un plan, un programa, un proceso o una actividad. Existen varias acepciones: a. Situacin que se desea alcanzar en un tiempo determinado. b. Son los fines y propsitos generales o especficos, que una administracin busca alcanzar en un tiempo determinado mediante la ejecucin de un plan, un programa o un proyecto. c. Es el fin que se fija una entidad de manera medible y cuantificable, para tratar de alcanzarlo en un futuro. Objetivos Especficos: Su funcionalidad radica en desmenuzar al objetivo principal, es decir son elementos que abarcan el objetivo principal en cada una de sus diferentes reas, el

Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 cumplimiento de cada uno de ellos implicar un aporte al cumplimiento del objetivo general. Meta: Unidad que permite medir el alcance de un objetivo. Expresin cuantitativa y cualitativa de los logros que se pretenden obtener con el proyecto. (Se debe hacer en trminos de tiempo-cantidad y ojala calidad). Resultado concreto al terminar el proyecto con el cual se lograr los objetivos especficos.

IMPACTO, PRODUCTOS Y RESULTADOS Producto: El producto del proyecto es el resultado concreto y medible que se entrega al terminar el proyecto con el cual se espera el logro de los propsitos u objetivos especficos. Se obtiene mediante el uso de los recursos e insumos. Efecto: es el resultado que se obtiene a partir de la utilizacin de los productos. Impacto: es el resultado que se obtiene posteriormente a la utilizacin de los efectos y se expresa en todo tipo de cambios reflejados en la poblacin beneficiaria. El cumplimiento de los productos, efectos e impactos implica el cumplimiento del objetivo. Se refiere a los efectos benficos que pueden traer los resultados de una investigacin en el mbito cientfico, tecnolgico, ambiental, econmico o social, el cual depende en buena parte de la relevancia que tengan tales resultados. En otras palabras el impacto es el beneficio potencial del proyecto, que solo se har real en la medida en que los resultados se difundan suficientemente y sean utilizados por los actores correspondientes. Aqu es preciso aclarar la diferencia entre el impacto y el objetivo del proyecto. Mientras que el objetivo de la investigacin debe cumplirse y constatarse al final de la misma, el impacto o alcance va ms all del horizonte de tiempo del proyecto, ste slo tendr lugar, siempre y cuando los resultados de la investigacinn sean ampliamente socializados, apropiado y aprovechados. Indicadores: sern parmetros de medicin variable expresados en trminos de cantidad calidad y tiempo, nos permitan verificar el desarrollo y/o cumplimiento de lo estipulado de manera programtica. Se pueden clasificar en: a. Indicadores de eficiencia: miden la gestin. Hacen parte del sistema de seguimiento y control. Estn durante el tiempo que se adelanta el Plan-Programa o Proyecto. Relacionan rendimiento, productividad fsica de: Insumos, Recursos y Esfuerzos. b. Indicadores de logro o de eficacia: tambin indicadores de xito, externos, de impacto o de objetivos. De impacto: Logros a largo plazo = Logro la misin, los objetivos generales; De efecto: Logros a mediano plazo = Objetivos del programa; De resultado: Logros a corto plazo = Resolver necesidades del grupo; De producto: Inmediatos, el cumplimiento de objetivos especficos de cada actividad. Supuestos: es el desarrollo de prerrequisitos, condicionantes, factores externos, entre otros qu se encuentran fuera del alcance o control de quines dirigen un proyecto pero que se deben considerar para la consecucin de objetivos. Insumos: Tienen que ver con los recursos humanos, materiales, equipos y recursos de todo tipo para lograr el resultado esperado, pueden ser definidos en unidades fsicas (cantidad y

Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 calificacin del personal, metros cuadrados y calidad) y son traducidos en medidas monetarias. Procesos: Se definen como la organizacin racional de los recursos para alcanzar un fin determinado. Son implementados a travs de un conjunto de actividades, con procedimientos, normas y reglas; por ejemplo: la relacin insumo - producto definida por la tecnologa de produccin utilizada da cuenta de cantidad y de calidad de insumos que requieren para obtener un determinado producto, al tiempo que implican un proceso delimitado de manera estricta.

COSTOS Y RECURSOS Presupuesto: El presupuesto es la estimacin o clculo de los costos econmicos del proyecto, con base en los recursos humanos, fsicos y tecnolgicos realmente necesarios para el desarrollo de la investigacin. Hay que tener en cuenta que el proyecto de investigacin se somete a una evaluacin tanto tcnica como financiera, y si una de esas partes de la propuesta no es lo suficientemente clara y slida, el proyecto en su conjunto pierde peso y por lo tanto puede ser rechazado. Costos fijos: estn representados por aquellos recursos (humanos, fsicos o tecnolgicos) que no demandan nueva inversin. En otras palabras, se trata de recursos con los cuales ya cuanta la entidad y por lo tanto, puede disponer de ellos en el momento en que lo considere oportuno. Costos incrementales: estos estn representados por aquellos recursos que requieren inversin de dinero fresco, con el fin de contar con estos para el desarrollo del proyecto; es decir, son los gastos en los que incurre directamente la institucin por causa del proyecto. En otras palabras, este tipo de costos se refiere a aquellos recursos que la investigacin necesita, pero de los cuales no dispone. Contrapartida: comprende todos aquellos costos que son financiados o cubiertos por la entidad proponente o ejecutora del proyecto. Es decir, la contrapartida se traduce en los recursos (humanos, fsicos o tecnolgicos) que la institucin puede disponer o en aquellos costos que estn en la capacidad de asumir para destinarlos al desarrollo de la investigacin. La contrapartida puede ser de dos clases: fija o incremental. Se habla de la primera, cuando los recursos del proyecto que est asumiendo la institucin consten en costos fijos; mientras que la segunda clase de contrapartida est constituida por aquellos costos incrementales que la institucin est dispuesta a financiar por s misma o a travs de terceros. 4. HERRAMIENTAS: Cronograma del proyecto: Son las fechas que han sido planificadas para llevar a cabo las actividades y cumplir con los hitos. FODA1: es una herramienta que generalmente ha sido utilizada en la evaluacin interna de organizaciones aunque esto no descarta su aplicacin en evaluaciones comunitarias.

Es una de las herramientas ms visibles en el diagnostico sin embargo su efectividad se encuentra cuestionada debido a que los resultados de este anlisis pueden estar mediados o corrompidos desde un discurso oficial. Ejemplo: la burocracia.

Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 Consiste en la determinacin de puntos clave del ente (comunidad, organizacin, etc.) a evaluar. Los puntos clave se pueden dividir en factores internos -fortalezas, debilidades- e internos -oportunidades, amenazas-, de esta manera el FODA dentro de su estructura plantea las posibilidades de solucin a los factores que podramos considerar como negativos. Conceptos Clave del FODA: a. Fortaleza: analizar aspectos fuertes de la organizacin como: recursos humanos, recursos tcnicos, recursos econmicos, factores internos. b. Debilidades: analizar en que somos dbiles como: estructura organizativa, recursos humanos, factores internos. c. Oportunidades y amenazas: Anlisis del entorno en el nivel poltico, econmico, social, cultural y ambiental. En lo referente a oportunidades se referirn a los elementos del contexto que sean positivos para el desarrollo de nuestro proyecto, en cuanto a las amenaza sern los factores negativos en este desarrollo. d. Matriz FODA: se refiere de PolticoSocialAmbiental a la sistematizacin de Ejemplo Matriz Econmico Cultural lo enunciado por los Fortalezas sujetos / actores sociales. En la matriz Debilidades deben estar priorizados Amenazas los elementos positivos Oportunidades y negativos de la gestin. e. Diagrama FODA: Implica la sistematizacin de los elementos antes expuestos, en tanto este diagrama permita mediante la visualizacin y por ende sea ms factible plantear las soluciones a las problemticas existentes. Definicin Anlisis Maximizar oportunidades Disminuir amenazas Aumentar fortalezas Minimizar debilidades Situacin Actual anlisis mbito interno Misin
Situacin deseada a futuro

Estrategias Recursos mbito externo Amenazas Oportunidades Fortalezas Debilidades

5. SEGUIMIENTO Y EVALUACIN: SEGUIMIENTO: EVALUACIN: a. Continua: b. Fin de Proyecto:

Conceptos Elementales de la Planificacin Diana Del Hierro / Octubre 2011 c. Ex post:

Bibliografa LERMA, Hctor Daniel. Metodologa de la investigacin: Propuesta, anteproyecto y proyecto. Segunda Edicin. ECOE Ediciones. Tercera Edicin. Bogot, 2005