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Auditoria de los gobiernos municipales. Participacin social (1/2)

Autor: Anabella de Estrada

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Presentacin del curso

Este curso de auditora es un modelo de control completo de la gestin de una municipalidad, que incluye a la comunidad. Las auditorias de las gestiones municipales deben brindar a los directivos, funcionarios, trabajadores y la comunidad en general, una razonable opinin sobre la calidad, eficiencia, eficacia y economa de las operaciones econmicas, de la gestin administrativa, del control interno y de la gestin gerencial. El gobierno municipal debe contar con la participacin social para una gestin econmica clara. La auditoria deber tener informe escrito sobre la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de leyes y normas administrativas y contables, el impacto sobre el medio ambiente y la neutralizacin de riesgos.

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1. Gobiernos municipales. Auditora social

El fraude y la corrupcin son actos ilegales casi institucionalizados en el quehacer de los niveles gubernamentales. Para enfrentarse a tales actos la alta direccin, en nuestro caso de los gobiernos municipales, deben hacer uso de una extraordinaria herramienta de gestin y control institucional, como es la auditora social. La auditora social, de seguro adems de evidenciar los procesos y procedimientos institucionales, va a aportar las recomendaciones que requieren los gobiernos regionales para adoptar una poltica severa, justa y decidida para no tolerar comportamientos fraudulentos y de corrupcin en estas instituciones por parte de directivos, funcionarios y trabajadores, en estas instituciones de nuestro pas. La auditora social, facilitar a los gobiernos municipales, los mecanismos para superar la lentitud y complejidad de los procesos administrativos y especialmente para superar la confusin reinante en los procesos, la desorganizacin, la apata del personal encargado y las medidas administrativas contraproducentes que hacen el proceso lento y tortuoso en lugar de ms eficiente y gil. La auditora social pasar a desarrollar un papel importante y decisivo para identificar y divulgar aquellas prcticas de fraudes, sobornos y en general actos de corrupcin que podra identificar como parte de la aplicacin de sus procedimientos, tcnicas y prcticas especializadas. El aporte producto del tema que se investiga es que la comunidad contrate un auditor para que en forma independiente junto a los auditores gubernamentales se fortalezcan todas los procesos de la auditoria financiera, formando un equipo lo suficientemente fuerte, para poder determinar los problemas o irregularidades y fortaleciendo el sistema de control interno, sistema de contabilidad y aquellos errores, irregularidades, actos ilegales y en general fraudes y todos aquellos actos que podrn calificarse como de corrupcin. Definicin La auditoria social es una actividad que realizan grupos sociales para evaluar o examinar la forma cmo se administran los recursos pblicos y el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por los funcionarios y empleados pblicos. Tambin es la vigilancia y acompaamiento que, sobre las actividades de la administracin pblica, realizan los ciudadanos. Breve Resea Histrica Con la apertura democrtica de mediados de los aos 80s y, particularmente, con la firma de los Acuerdos de Paz, el establecimiento en Guatemala de una democracia funcional y participativa es un objetivo nacional. Esto significa que los ciudadanos deben ejercer su derecho de participar en las decisiones que les afectan y acompaar la gestin de gobierno. En los municipios esto ha dejado de ser un propsito escrito en un papel y se ha convertido en una demanda social real, en muchos casos, en una prctica social concreta. La poblacin participa propositivamente en procesos de planificacin del desarrollo, de reduccin de la pobreza o en la elaboracin de planes de inversin anual. En muchos municipios los ciudadanos han denunciado a las autoridades municipales por no tomar en cuenta las demandas sociales, por no rendir cuentas del manejo de los recursos del municipio o por conductas presuntamente ilegales.

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2. Gestin municipal. Participacin social (1/2)

Cultura Democrtica La democracia tiene dos grandes caractersticas. En primer lugar, es una forma de gobierno donde las autoridades son producto del voto popular, estn sujetas a la ley y deben garantizar a los ciudadanos el ejercicio de sus derechos fundamentales. En segundo lugar, la democracia en una forma de vida que necesita de gobernantes democrticos, as como de ciudadanos con una cultura democrtica que les permite comprenderla y aceptarla como la mejor forma de gobierno. Estas actitudes llevan a los ciudadanos a practicar la democracia de manera permanente y a participar activamente en los asuntos pblicos. Propsitos de la participacin social en la gestin municipal La participacin es el ejercicio del derecho que todos los ciudadanos (hombres y mujeres, jvenes y adultos), tienen de influir en las decisiones que toman las autoridades de gobierno y que afectan su vida o sus intereses, sean estos particulares o de grupo. La participacin es un derecho humano, tan importante como la libertad de expresin o de organizacin, porque significa que las personas tienen la oportunidad de dejar de ser un objeto sobre cuya vida o intereses pueden decidir los gobernantes, sin tomar en cuenta lo que piensan o necesitan. La participacin ayuda a que la democracia se fortalezca cada da, pues no se trata solamente de ejercer el derecho a votar cada cuatro aos y dejar que las autoridades electas hagan lo que ms consideran conveniente, sin tomar en cuenta la opinin de los ciudadanos. Uno de los lugares ms adecuados para la participacin ciudadana en la gestin pblica es el municipio, porque se trata de una unidad pequea en materia de poblacin y de territorio. En una comunidad pequea (una aldea o un pueblo) es mucho ms fcil participar que en una gran ciudad, por eso se dice que la autoridad municipal (consejo municipal y alcalde) es la ms cercana a la poblacin y que, por lo tanto, es el gobierno municipal donde los ciudadanos tienen mayores posibilidades de participar e incidir. El cdigo municipal en su artculo 17 contiene un listado de los derechos de los vecinos, entre los cuales se pueden destacar los siguientes: Ejercer los derechos ciudadanos contemplados en la constitucin poltica de la Repblica, como por ejemplo: Inscribirse en el registro de ciudadanos Elegir y ser electos Velar por la libertad y efectividad del sufragio y la pureza de las elecciones Optar a cargos pblicos Participar en actividades polticas Trabajar por el desarrollo de los guatemaltecos y derecho de peticin Participar en actividades polticas municipales Participar activa y voluntariamente en la formulacin, planificacin, ejecucin y evaluacin de las polticas pblicas municipales y comunitarias Ser informado regularmente por el gobierno municipal de los resultados de las

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polticas pblicas y planes municipales y de la rendicin de cuentas Formar parte de la comisin ciudadana municipal de auditora social Utilizar de acuerdo con su naturaleza los servicios pblicos municipales y participar en el aprovechamiento de los bienes propiedad del municipio Solicitar a las autoridades municipales que se haga la consulta popular municipal en los asuntos que sean de gran trascendencia para el municipio y Participar en las consultas populares municipales a las que el consejo municipal convoque.

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3. Gestin municipal. Participacin social (2/2)

En el artculo 17 del cdigo municipal se describen las obligaciones de los vecinos: Servir y defender los intereses del municipio y la autonoma municipal Contribuir a los gastos pblicos municipales, pagando los arbitrios, tasas y dems tributos legalmente establecidos Tambin es obligacin de todo ciudadano respetar las leyes, luchar contra la pobreza, la discriminacin y el racismo, y velar por el respeto a los derechos humanos y por la proteccin del medio ambiente Caractersticas de una buena participacin Para que cumpla con la finalidad de tener un gobierno municipal ms democrtico y eficiente, la participacin ciudadana debe tener las caractersticas siguientes: Voluntaria La participacin es un derecho de las personas, nadie puede ser obligado a participar, Organizada La participacin no puede realizarse en forma espontnea, desordenada e individual. La mejor forma de participar es dentro de una organizacin, sea esta de las contempladas en las leyes o las que existen tradicionalmente en las comunidades, de acuerdo a las propias costumbres de la poblacin, Incluyente Debe darse iguales oportunidades para que hombres y mujeres, jvenes y adultos, puedan acceder a los espacios de participacin para que sus opiniones e intereses sean adecuadamente considerados, Informada Tener un conocimiento aceptable de las leyes que regulan la vida del municipio, de las costumbres y tradiciones comunitarias, de la forma cmo funciona la participacin y de los recursos con que cuenta el gobierno municipal, Efectiva Con la participacin deben alcanzarse resultados. No se participa solo por participar, ni porque sea algo entretenido. Se participa para incidir en la gestin pblica. Responsable Los ciudadanos deben hacer propuestas y asumir compromisos para su implementacin. No se trata solamente de pedir ni de exigir, sino que tambin de dar. Se dijo que los vecinos tienen derechos pero tambin obligaciones. Solidaria La participacin permite hacer algo por las personas que nos rodean, especialmente por los ms pobres y desfavorecidos. Sistemtica Para alcanzar resultados, la participacin debe ser una actividad permanente y dentro de un plan. No es algo que se hace de vez en cuando. Cvica Los ciudadanos y las autoridades deben buscar soluciones mediante el dialogo, en el que todas las partes se esfuerzan en lograr el bien comn. Actitudes confrontativas o cerradas obstaculizan la participacin e impiden alcanzar acuerdos.

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Hay tres condiciones bsicas para la participacin: Ciudadanos bien informados, que conocen sus derechos y obligaciones, y estn dispuestos a participar; Leyes que establecen y garantizan el efectivo funcionamiento de los espacios y procedimientos de participacin; y, Funcionarios municipales respetuosos de la ley y de las costumbres y tradiciones comunitarias y, adems plenamente identificadas con los principios democrticos y con la participacin. Si los funcionarios municipales se niegan a aceptar o a promover la participacin, los ciudadanos tienen derecho de presentar ante un tribunal de justicia un recurso de amparo, para obligarlos al cumplimiento de la ley. La participacin no es un regalo de las autoridades, si no un derecho ciudadano.

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4. Participacin social. Instancias y procedimientos

Instancias y procedimientos de la participacin La fundamental caracterstica de una buena participacin es que sea organizada. De esa cuenta, entre los derechos individuales reconocidos en nuestra Constitucin Poltica de la Repblica en su articulo 34, est el derecho a la libre asociacin, a partir de este derecho es libre la organizacin de las personas, pero nadie esta obligado a asociarse ni a formar parte de grupos o asociaciones de autodefensa o similares, salvo la colegiacin de los profesionales. El principio constitucional de libre asociacin, sinnimo o equivalente al derecho de organizacin, el Cdigo Municipal incluye en el artculo 8, la comunidad organizada como uno de los elementos bsicos del municipio y en sus artculos 18, 19, 20 y 21, regula lo relativo a la formacin y legalizacin de las organizaciones de vecinos y de las comunidades. En su artculo 20, reconoce a las comunidades de los pueblos indgenas, como formas de cohesin social natural, lo que significa que tienen derecho al reconocimiento de su personalidad jurdica, con respecto de su organizacin, con sus respectivas autoridades tradicionales. La Leyde los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural en sus artculos 13 al 17, describe la integracin y funciones de los consejos comunitarios de desarrollo (COCODE), como parte del sistema de Consejos de Desarrollo. Cada COCODE, tiene como objeto, segn el reglamento de la Ley, que los miembros de la comunidad, interesados en promover y llevar a cabo polticas publicas participativas, se renen para identificar y priorizar proyectos, planes y programas de desarrollo de beneficio para la comunidad. Una de las funciones principales es la de promover, facilitar y apoyar la organizacin y participacin efectiva de las comunidades y sus organizaciones en la priorizacin de necesidades, problemas y sus soluciones, para el desarrollo integral de la comunidad. En el Reglamento a la Ley de los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, describe la integracin y funciones del Consejo Municipal de Desarrollo COMUDE, como parte del sistema de consejos de desarrollo en el medio principal de participacin de los habitantes de un municipio en la gestin publica, para llevar a cabo el proceso de planificacin democrtica del desarrollo municipal, es una instancia o espacio de consulta, asesora y concertacin en el municipio para formular propuestas de solucin y sugerir al consejo municipal su aplicacin o aprobacin, a partir de las propuestas hechas por los COCODES, y dems organizaciones comunitarias, para ejecutar procesos de participacin e impulsar el desarrollo con visin de municipio. El cdigo municipal en su artculo 17, incluye entre los derechos de los vecinos integrar la comisin ciudadana municipal de auditoria social, la creacin y funcionamiento de esta comisin debe ser promovida por el concejo municipal, a travs del COMUDE, para que participen en ella los representantes de la sociedad civil que lo integran y un sindico como enlace con el Concejo Municipal, su objetivo radica en que los vecinos en ejercicio de su ciudadana, participen, no solo en el proceso de priorizacin de necesidades y ejecucin de proyectos si no tambin en el control y evaluacin de los mismos, es decir los vecinos deben participar en todo el ciclo de los proyectos, incluyendo su operacin y mantenimiento. Esto garantizar la calidad y la sostenibilidad de la inversin municipal. Lo ms importante es que los vecinos puedan tener informacin verdadera,

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completa y oportuna sobre la forma cmo se manejan los recursos financieros de la municipalidad. Para ello las oficinas, registros, documentos y expedientes existentes en la municipalidad son pblicos y pueden ser examinados o consultados por los vecinos segn el artculo 139 del Cdigo Municipal.

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5. Auditoria. Fiscalizacin a gobiernos municipales

Definicin de Auditoria Gubernamental Es la revisin y examen que lleva a cabo la entidad superior de fiscalizacin a las operaciones de diferente naturaleza, ingresos, egresos y en general de todo inters hacendario de los organismos del estado, los municipios, entidades descentralizadas y autnomas, as como de cualquier persona que reciba fondos del Estado o que haga colectas pblicas en el cumplimiento de sus atribuciones legales. La auditoria gubernamental es el mejor medio para verificar que la gestin pblica se haya realizado con estndares de economa, eficiencia, eficacia transparencia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes aplicables, se ha convertido en un elemento integral del proceso de responsabilidad en el sector pblico. La confianza depositada en el auditor gubernamental ha aumentado la necesidad de contar con normas modernas que lo orienten y permitan que otros se apoyen en su labor. Auditora fiscal a las municipalidades Por mandato constitucional, esta auditoria corresponde ejercerla a la Contralora General de Cuentas de la Nacin, la que deber velar por la probidad, eficacia, eficiencia, transparencia de la gestin municipal. La municipalidad debe rendir cuentas ante la Contralora General de Cuentas, al hacer el corte de caja de cada mes, dentro los cinco primeros das del mes siguiente. Esto se hace mediante el formulario 200-B caja fiscal. La Contralora General de Cuentas, ha emitido Normas Generales de Control Interno, las cuales deben ser respetadas por la municipalidad, para no ser objetos de sanciones. Contralora General de Cuentas La Contralora General de Cuentas, es una institucin tcnica descentralizada, con funciones fiscalizadoras de los ingresos y egresos y en general de todo inters hacendario de los organismos del Estado, los municipios, entidades descentralizadas y autnomas, as como de cualquier persona que reciba fondos del estado o que haga colectas publicas, artculo 2 del Decreto31-2002, del Congreso de la Republica de Guatemala, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, dicha institucin est constituida como lo que le confiere la Constitucin Poltica de la Republica de Guatemala, segn lo estipulan los artculos del 232 al 236, podemos decir que la Contralora General de Cuentas en una institucin que posee su propia Ley Orgnica, as como su respectivo Reglamento. Su importancia radica que es el rgano superior de control que pone en prctica un sistema dinmico de fiscalizacin. Mediante la aplicacin de procedimientos modernos de auditoria Gubernamental, para determinar el grado de eficiencia y economa en la ejecucin de los programas presupuestarios que desarrolla la administracin pblica, no solo a travs de la verificacin de los registros contables, si no adems de la evaluacin de los resultados obtenidos frente a los objetivos institucionales nacionales y sectoriales en sus propios ambientes tecnolgicos que se han adoptado, con el fin de garantizar la transparencia y probidad en la utilizacin del erario pblico, el cual se refleja en el Sistema Integrado de Administracin Financiera, -SIAF-, y se complementa con el Sistema de Auditoria Gubernamental, -SAG-.

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6. Contralora general (1/2)

Atribuciones de la Contralora General de Cuentas a) Ser el rgano rector de control gubernamental. Las disposiciones, polticas y procedimientos que dicte en el mbito de su competencia, son de observancia y cumplimiento obligatorio para los organismos, instituciones, entidades y dems personas a que se refiere el artculo 2 de la Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas. b) Efectuar el examen de operaciones y transacciones financieras-administrativas a travs de la prctica de auditoras con enfoque integral a los organismos, instituciones, entidades y dems personas a que se refiere el artculo 2 de esta Ley, emitiendo el informe sobre lo examinado de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas y de auditora gubernamental vigentes; c) Normar el control interno institucional y la gestin de las unidades de auditora interna, proponiendo las medidas que contribuyan a mejorar la eficiencia y eficacia de las mismas, incluyendo las caractersticas que deben reunir los integrantes de dichas unidades; d) Evaluar los resultados de la gestin de los organismos, instituciones, entidades y personas a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley, bajo los criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economa y equidad; e) Auditar, emitir dictamen y rendir informe de los estados financieros, ejecucin y liquidacin del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, y los de las entidades autnomas y descentralizadas, enviando los informes correspondientes al Congreso de la Repblica, dentro del plazo constitucional; f) Promover de oficio y ser parte actora de los Juicios de Cuentas en contra de los funcionarios y empleados pblicos que no hubieren desvanecido los reparos o cargos formulados por la Contralora General de Cuentas; g) Requerir a la autoridad nominadora, la suspensin en forma Inmediata del funcionario o empleado pblico encargado de la custodia, manejo y administracin de los valores pblicos, cuando se hubieren detectado hechos presuntamente constitutivos de delito, vinculados con sus atribuciones y, adems, denunciarlos ante las autoridades competentes; h) Nombrar interventores en los asuntos de su competencia, de carcter temporal, en los organismos, instituciones o entidades sujetas a control, cuando se compruebe que se est comprometiendo su estabilidad econmica-financiera; i) Autorizar los formularios, sean estos impresos o en medios informticos, destinados a la recepcin de fondos y egresos de bienes muebles y suministros, a excepcin de aquellos referentes a los aspectos administrativos de las entidades a que se refiere el artculo 2 de esta ley, as como controlar y fiscalizar su manejo; j) Examinar la contabilidad de los contratistas de obras pblicas y de cualquier persona individual o jurdica que, por delegacin del Estado, reciba, invierta o administre fondos pblicos, as como en aquellas en que el Estado delegue la administracin, ejecucin o supervisin de obras o servicios pblicos, en lo relacionado con fondos del Estado;

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k) Autorizar y verificar la correcta utilizacin de las hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrnica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas a fiscalizacin; l) Cuando las circunstancias lo demanden y, de manera exclusiva, calificar y contratar Contadores Pblicos y Auditores Independientes, que sean Colegiados Activos en forma individual o como Firmas de Auditora, para realizar auditoras en los organismo, entidades y personas a que se refiere el artculo 2 de la presente Ley, quedando sujetas stas a la supervisin de la Contralora General de Cuentas;

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7. Contralora general (2/2)

m ) Promover la eficiencia profesional de los auditores gubernamentales, a travs de un plan de capacitacin y actualizacin continua; n) Promover mecanismos de lucha contra la corrupcin; o) Verificar la veracidad de la informacin contenida en las declaraciones de probidad presentadas por los funcionarios y empleados pblicos, de conformidad con la ley de la materia y la presente Ley; p) De acuerdo con las caractersticas de las entidades sujetas a examen, la Contralora General de Cuentas podr contratar especialistas de otras disciplinas profesionales para que participen en las auditoras, debiendo estos emitir un Dictamen Tcnico de acuerdo con su especialidad; q) Ejercer control de las emisiones de las especies postales, fiscales, de bonos, cupones y otros documentos o ttulos de la deuda pblica emitidos por el Estado o del municipio, billetes de lotera nacional o cualesquiera otros documentos o valores que determine la ley, r) Controlar la incineracin o destruccin de cdulas, bonos, cupones y cualesquiera otros documentos o ttulos de crdito del Estado o del municipio y dems instituciones sujetas a su fiscalizacin; s) Emitir opinin o dictmenes sobre asuntos de su competencia que le sean requeridos por los Organismos del Estado o entidades sujetas a fiscalizacin, t) Coadyuvar con el Ministerio Pblico en la investigacin de los delitos en contra de la hacienda pblica; u) Promover un programa de digitalizacin de documentos y expedientes de las entidades sujetas a fiscalizacin; v) Informar, publicitar, divulgar y educar sobre el contenido de la presente Ley; y, w) Cualquier otra atribucin que se le delegue en sta y otras leyes

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8. Normas auditora (1/2)

Normas Generales de aplicacin en la auditoria Gubernamental Normas Generales. Capacidad Profesional: El personal designado deber poseer la capacidad profesional necesaria para realizar las tareas que se requieren. Busca garantizar que los auditores mantengan su capacidad profesional y cumplan con los siguientes requisitos: Conocimiento de mtodos y tcnicas, de los organismos, programas y funciones, habilidad para comunicarse con claridad, eficacia y la pericia necesaria para desarrollar el trabajo encomendado. Independencia: La organizacin de auditora y cada uno de los auditores deben estar libres de impedimentos que comprometan su independencia y adems, mantener una actitud y apariencia de sta. Debido Cuidado Profesional: Debe tenerse el debido cuidado profesional al ejecutar la auditora y preparar los informes correspondientes. Control de Calidad: Establece que las organizaciones de auditora deben tener una propiedad o sistema interno de control de calidad y participar en un programa de revisin externa del mismo, para asegurar de que se cumple con las normas de auditora y que se han establecido polticas y procedimientos de auditora adecuados. Normas para el Trabajo: Planeamiento: Se debe definir los objetivos de la auditora, el alcance y metodologa dirigida a conseguir esos logros. Supervisin: El personal debe ser adecuadamente supervisado para determinar si se estn alcanzando los objetivos de auditora y obtener evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una base razonable para las opiniones del auditor.

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9. Normas auditoria (2/2)

Disposiciones Legales y Regulaciones: El auditor debe estar alerta a situaciones de posibles fraudes, abusos o actos ilegales, por lo que debe disear la auditora de tal manera que proporcione una seguridad razonable sobre el cumplimiento de disposiciones legales. Normas para la Presentacin de Informes: Forma: Los informes deben ser preparados por escrito para comunicar los resultados de auditora, y ser revisados en borrador por los funcionarios responsables de la direccin de la empresa. Oportunidad: Los informes deben ser preparados lo ms pronto posible a fin de ser utilizados oportunamente. Presentacin del Informe: Los datos en forma exacta y razonable describirn los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa. Contenido del Informe: Se deben incluir los objetivos de la auditora, alcance y metodologa para comprender su propsito. Normas Internacionales de Contabilidad, (NIAs): Las Normas Internacionales de auditora contienen los principios bsicos y los procedimientos esenciales junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo y de algn otro tipo. Los principios bsicos y los procedimientos esenciales se han de interpretar en el contexto del material explicativo de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicacin. Las Normas Internacionales de Auditora deben ser aplicadas en la auditora de los estados financieros. Estas normas deben ser tambin aplicadas, con la adaptacin necesaria, a la auditora de otra informacin y de servicios relacionados. Las Normas internacionales estn referidos a temas introductorias; responsabilidades; planeamiento; control interno; evidencia de auditora; utilizacin del trabajo de otros; dictamen y conclusiones de auditora; reas especializadas; servicios relacionados; declaraciones internacionales de prcticas de auditora Estas normas con la adaptacin correspondiente son utilizadas por el personal de la auditora social, facilitando su trabajo y permitiendo uniformar el tratamiento de las evaluaciones correspondientes.

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10. Auditora. Procesos (1/2)

Procesos de la Auditoria Gubernamental Investigacin preliminar Se realizar tomando en cuenta lo siguiente: Plan de investigacin preliminar El plan de investigacin preliminar constituye uno de los objetivos ms importantes y una de las herramientas de control administrativo ms tiles dentro del proceso de auditora. El plan de Investigacin es preparado por el Jefe de la auditora al finalizar la etapa de anlisis general. A travs del mismo se puede comunicar el conocimiento y entendimiento inicial de la municipalidad, al equipo de auditora. Dicho plan permite evaluar las lneas generales de investigacin propuestas, en trminos de su importancia, significado y adecuacin y poder juzgar si la revisin se realizar no en forma idnea. Este plan constituye, asimismo, una herramienta para obtener la aprobacin de personal adecuadamente capacitado para realizar la auditora y para determinar el presupuesto y el tiempo que se ha de requerir. Contenido del Plan de Investigacin Preliminar El Plan de Investigacin contiene: Una descripcin de la idea que tenga el equipo de auditora acerca de la municipalidad. Las lneas generales de auditora que han de ser revisadas; Identificacin de las fuentes de criterios de auditora; Detalles de los planes; Los objetivos de la auditora; Las labores principales a desarrollar; Los recursos y el grado de experiencia requeridos; y El tiempo con que se cuenta y los horarios, indicando las fechas de revisin peridica, durante el desarrollo de esta parte de la auditora Etapa de investigacin preliminar Una vez haya sido aprobado el plan de investigacin, el Jefe de la auditora deber reunirse con la Corporacin municipal para presentar a los miembros del equipo de auditoria encargados de desarrollar el examen y discutir las lneas generales de auditora. Resulta adems bastante til reunirse con los auditores internos para minimizar la duplicacin de esfuerzos en la ejecucin de la auditoria. Objetivo de la etapa de investigacin El objetivo de la etapa de investigacin es explorar en una forma eficiente las lneas de sondeo de auditoria identificadas durante la etapa de Anlisis General y profundizar el conocimiento y la comprensin inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades claves de la administracin, as como los sistemas y controles aplicados, Ms especficamente, el equipo de auditora, debe: Preparar y revisar la estructura y la lgica de los programas; Desarrollar y realizar pruebas iniciales de hiptesis; Especificar los criterios de auditoria ms apropiados;

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Realizar una revisin preliminar de las actividades claves de la administracin y una evaluacin de la adecuacin de los sistemas y controles clave identificados Determinar los puntos que sean de importancia potencial para la elaboracin de informes; Establecer el grado de confianza en otras auditoras, incluyendo la auditora interna; Preparar un bosquejo del plan de auditora; y Desarrollar un enfoque para la elaboracin de informes de auditoria integral. Fuentes de Informacin de la Investigacin La informacin recopilada durante la investigacin, deber enfocarse a determinar cules son las lneas generales de investigacin de auditora que revisten mayor importancia. Parte de la informacin puede estar incluida en la carpeta preparada durante la etapa de Anlisis General o disponible en los archivos de auditora de aos anteriores Las fuentes principales de informacin para realizar esta investigacin incluyen:

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11. Auditora. Procesos (2/2)

Comunicaciones internas y publicaciones de la municipalidad * Entrevistas con los miembros de la corporacin municipal * Normas documentadas, polticas y procedimientos aplicables a los sistemas y controles claves; * Fuentes de criterios de auditora identificadas en la etapa de Anlisis General; * Estudios realizados por grupos de evaluacin internos o externos; y * Observaciones del medio ambiente de trabajo. Evaluacin Preliminar Con base a los criterios de auditora para la evaluacin de las actividades claves de la administracin, los sistemas y controles aplicados, el auditor debe proceder a recopilar evidencias para hacer una evaluacin preliminar. La informacin requerida se relaciona con la existencia y el rendimiento de los controles claves. El auditor debe preocuparse principalmente por los controles para garantizar que: Las normas, polticas y prcticas prescritas estn siendo cumplidas Las necesidades de los usuarios se estn satisfaciendo; Las operaciones se realizan en forma econmica y eficiente El rendimiento se revisa en forma peridica; y La elaboracin de informes es adecuada, exacta, completa y oportuna. En esta etapa, la informacin recopilada no debe ser de naturaleza exhaustiva, porque la recopilacin en s de pruebas de auditoria suficiente par llegar a conclusiones y recomendaciones, constituye parte de la fase de ejecucin de la auditora. La evaluacin preliminar de la informacin recopilada trata tanto con los puntos fuertes como con los puntos dbiles. Por ejemplo, dicha evaluacin preliminar deber cubrir: Los controles que se juzguen bien diseados y que parezcan funcionar adecuadamente; Aquellos controles que no estn diseados adecuadamente ni parecen funcionar en forma apropiada; y Aquellos controles que serian aconsejables pero que no existen. La evaluacin preliminar realizada por el auditor constituye las bases para: Determinar qu asuntos parecen de vital importancia y cuya naturaleza indica que debe informarse sobre ellos; y determinar la naturaleza, el alcance y la exactitud de procedimientos de auditora posteriores para reafirmar las hiptesis determinadas para cada asunto que se considere de vital importancia. Contenido del informe de investigacin preliminar Las partes ms importantes del contenido del informe de investigacin son las

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siguientes: * Especificacin de las relaciones de responsabilidad; * Descripcin de las actividades clave, los sistemas y controles aplicados; * Identificacin de los criterios de auditora que han de emplearse; * Evaluacin preliminar; * Descripcin de los asuntos de importancia potencial; y * Un bosquejo del plan de auditora para la fase de ejecucin. * El informe debe ser breve. No debe entrar en detalle en asuntos que hayan sido cubiertos anteriormente y se encuentren en la carpeta de archi-vo o mencionados en el plan de la investigacin. * El contenido del informe debe presentarse en una forma lgica, detallan-do nicamente aquellos aspectos que sean de vital importancia para las decisiones que deban tomarse en relacin con el bosquejo del plan de auditora. Bosquejo del Plan de Auditoria El paso final de la etapa de investigacin preliminar es la preparacin de un bosquejo del plan de auditoria generalmente elaborado y presentado como parte del informe de investigacin. Este plan constituye uno de los puntos principales de control del pro-ceso de auditoria. El propsito de este plan es definir el alcance global de la auditora social, en trminos de los objetivos y proyectos, para estudiar aquellos asuntos que requieran mayor atencin, identificar los recursos requerido identificar las capacidades especiales que se necesiten, establecer los presupuestos de tiempo que se han de requerir en el proyecto de auditora establecer las metas y puntos de control y determinar la fecha de finalizacin. Asimismo, es importante en este momento, determinar los elementos que habrn de utilizarse en los informes de auditoria. Debe anotarse, asimismo, que los objetivos del plan de auditoria, se basan en conclusiones tentativas resultantes de la evaluacin preliminar. Una vez que se realicen las pruebas adecuadas y se recopilen las evidencias adicionales necesarias durante la fase de ejecucin, es posible que sea necesario introducir modificaciones al plan de auditora y a sus objetivos. Constituye responsabilidad del Jefe de Auditora, el expresar su juicio profesional sobre la necesidad de revisiones o modificaciones al plan de auditora.

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12. Auditora. Ejecucin (1/2)

Fase de la Ejecucin de la Auditoria La fase de ejecucin de la auditoria est compuesta por la realizacin de pruebas, la evaluacin de controles y la recoleccin de evidencias suficientes y confiables para determinar si los asuntos identificados durante la fase de planeacin como de importancia potencial, realmente revisten suficiente importancia para efectos de elaboracin de informes o no. Las conclusiones se relacionan con la evaluacin de los resultados de las pruebas realizadas sobre rendimiento, la exactitud de informacin, la confiabilidad de los sistemas y controles claves y la calidad de los resultados producidos. La fase de ejecucin de la auditora incluye: La preparacin de un plan detallado de auditoria; La seleccin o preparacin de programas de auditora detallados; La realizacin de pruebas y controles de evaluacin; La consideracin de las causas y los efectos; El desarrollo de los hallazgos encontrados durante la auditoria; La preparacin de informes; El desarrollo de conclusiones y recomendaciones; y La implementacin y revisin de los archivos de auditora. Si como resultado de las labores realizadas durante la evaluacin preliminar indica que existen controles esenciales, durante la fase de ejecucin, dichos controles deben probarse para verificar si cumplen con lo establecido y si estn operando satisfactoriamente. Si los controles esenciales no estn operando en forma satisfactoria, debe recopilarse evidencia suficiente para determinar si existen controles alternos y de ser as cules son los efectos posibles. Preparacin del Plan Detallado de Auditoria. El primer paso en la fase de ejecucin lo constituye la preparacin un plan de auditora detallado. El plan describe, las labores que han de ser desarrolladas segn cada objetivo de la auditoria social. Cada proyecto se planifica de forma que incluya pruebas, recopilacin de evidencia de auditora adecuada para lograr los objetivos de auditoria especficos. Seleccin o Preparacin de Programas Un programa de auditora detalla siempre los pasos que han de seguirse durante la parte de trabajo de campo, para determinar si los criterios estn cumplindose o no. Es necesario tener mucho cuidado al preparar y utilizar los programas de auditoria, para lograr cumplir los objetivos y recopilar evidencia adecuada. Al preparar y utilizar los programas de auditoria, se debe siempre relacionar los costos de recopilacin de evidencia con los beneficios obtenidos al ayudar a alcanzar los objetivos del examen.

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A medida que se desarrollan los trabajos de auditora, se debe actualizar el plan. Si se determina que los criterios de auditora son inadecuados o que los hallazgos no son los mismos que se haban previsto segn la evaluacin preliminar, es posible que sea necesario modificar el plan. Es esencial su rpida modificacin. El plan de auditoria detallada debe ser aprobado por el Jefe de Auditora. El mismo es responsable de la coordinacin de los esfuerzos de auditora realizados. Realizacin de Pruebas y Evaluacin de Controles Los programas de auditora establecen las labores y las pruebas que deben realizarse. En general, las pruebas se refieren a la aplicacin de un procedimiento de auditora dado a ciertos tems dentro de un grupo. El objetivo de la realizacin de las pruebas es recopilar evidencias de auditora adecuadas sobre el funcionamiento eficaz o ineficaz de las actividades clave, los sistemas y los controles identificados durante la etapa de investigacin preliminar. Este tipo de examen proporciona al auditor los elementos necesarios para determinar el grado de cumplimiento con los criterios de auditoria especificados. La naturaleza y el alcance de la evidencia de la auditora requerida para evaluar la adhesin a los criterios, depende del nivel de importancia y de grado de seguridad de acuerdo a las circunstancias, siendo consciente del hecho de que todo hallazgo, conclusin y concepto sobre los estados financieros deber comprenderse en cualquier estudio posterior.

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13. Auditora. Ejecucin (2/2)

Evidencias Las evidencias de auditora, en las auditorias financieras, estn comprendidas por informacin suficiente y adecuada que el auditor emplea para formarse una opinin sobre la fidelidad, exactitud y el cubrimiento de la contabilidad y los estados financieros de la organizacin auditada as como del cumplimiento de las normas legislativas del caso. En la auditoria social, la evidencia debera incluir informacin que ayuda al auditor a formarse un concepto sobre las responsabilidades conferidas a la forma como se cumplen esas responsabilidades. Sin embargo, con mucha frecuencia la organizacin auditada no reporta informacin adecuada sobre los objetivos, el manejo de recursos, el rendimiento y los resultados que se obtienen y adems, generalmente no existen principios de administracin de aceptacin general, haciendo la labor de recopilacin de evidencias mucho ms compleja. Las tcnicas principales para la recopilacin de evidencias son las siguientes: anlisis, entrevistas, observacin fsica, documentacin y confirmacin Las evidencias obtenidas a travs de distintas fuentes y a travs de distinta tcnicas, cuando llevan a resultados similares, generalmente proporcionan un mayor grado de confiabilidad o persuasividad. En muchas reas de la auditoria social, la informacin tiene que ser recopilada a travs de entrevistas debido a que existen reas en las cuales es difcil hacerlo a travs de la tcnica de listas de verificacin o cuestionarios. Dicha informacin obtenida a travs de entrevistas, debe ser importante y bien documentada. Siempre que sea posible, las conclusiones de auditora derivadas de informacin de esta naturaleza, deben ser revisadas con la persona entrevistada. Durante una auditora, siempre se presenta el interrogante de si es nece-sario recopilar evidencia adicional para estar totalmente seguros de que las conclusiones de auditoria son vlidas. Fase de Elaboracin de Informes de Auditoria La presentacin de informes constituye la fase final del proceso de la auditoria social. Esta fase incluye la discusin de los informes con la corporacin municipal y la presentacin de informes ante al Contralora General de Cuentas, para que luego sea oficializado a los responsables. Durante la fase de planeacin y a travs de la fase de ejecucin de la auditoria, se tiene en cuenta el enfoque de elaboracin de informes que pretende adoptar. El Jefe de la auditora debe cerciorarse de que el enfoque adoptado sobre la presentacin de informes sea el adecuado y que refleje apropiadamente en el contenido de los informes detallados y en informe general. Un paso importante en la fase de presentacin de informes involucra comunicacin de los resultados de auditora a las autoridades de la entidad auditada, para que sta pueda indicar si los hallazgos, y conclusiones son adecuados, si se comprenden las recomendaciones, y si son aceptables y pueden implementarse oportunamente. Aquellas respuestas a las recomendaciones se incluyen como parte del informe de auditora social.

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14. Auditora. Informe detallado

El informe detallado de auditora (cartas de gerencia) suministra informacin sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria. Sin embargo, el informe de auditora general presentado ante otros entes, suministra nicamente la informacin que el auditor considere reviste suficiente importancia como para presentarla ante estos grupos. Un informe general de auditora integrada puede ser presentado de la siguiente manera: * Introduccin; * Informacin bsica sobre la entidad (por ejemplo, objetivos, organizacin, tipo ingresos y gastos, medio ambiente); * Alcance de la auditora; * Resumen de las observaciones de auditoria; * Observaciones y recomendaciones; y, * Resumen de las recomendaciones. * Evidencia suficiente y competente Segn la Norma Internacional de Auditoria nmero 500, establece que el auditor deber obtener evidencia suficiente apropiada de auditora para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basa la opinin de auditora La evidencia del auditor es la conviccin razonable de que todos aquellos datos contables, financieros, administrativos, legales y otros expresados han sido y estn debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos econmicos y circunstancias que realmente han ocurrido. La naturaleza de la evidencia est constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el auditor y que tienen relacin con las cuentas o rubros que se examinan. La evidencia se obtiene por el auditor a travs del resultado de las pruebas de auditora aplicadas segn las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del auditor. El auditor no pretende obtener evidencia absoluta, sino que determina los procedimientos y aplica las pruebas necesarias para la obtencin de una evidencia suficiente y adecuada.

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15. Auditora. Evidencia

Evidencia suficiente Es el nivel de evidencia que el auditor debe obtener a travs de sus pruebas de auditora para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas o rubros que se someten a su examen. Bajo este contexto el auditor no pretende obtener toda la evidencia existente sino aquella que cumpla, a su juicio profesional, con los objetivos de su examen. El nivel de evidencia a obtener por el auditor, referido a los hechos econmicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionar informacin sobre la circunstancia en que se produjeron, con el fin de formarse el juicio profesional que le permita emitir una opinin. Para decidir el nivel necesario de evidencia, el auditor debe, en cada caso, considerar la importancia relativa de las partidas que componen los diversos rubros de las cuentas examinadas y el riesgo probable de error en el que incurre al decidir no revisar determinados hechos econmicos. El auditor deber tener en cuenta y evaluar correctamente el costo que supone la obtencin de un mayor nivel de evidencia que el que est obteniendo o espera obtener y la utilidad final probable de los resultados que obtendra. Independientemente de las circunstancias especficas de cada trabajo, el auditor debe obtener el nivel de evidencia necesario que le permita formar su juicio profesional sobre las cuentas examinadas. La falta del suficiente nivel de evidencia sobre un hecho de relevante importancia en el contexto de los datos que se examinan, obliga al auditor a abstenerse de emitir una opinin, o bien a expresar las salvedades que correspondan. Evidencia Competente El concepto de competente de la evidencia es la caracterstica cualitativa, en tanto que el concepto suficiencia tiene carcter cuantitativo. La interaccin de ambos elementos, competencia y suficiencia, debe proporcionar al auditor el conocimiento necesario para alcanzar una base objetiva de juicio sobre los hechos sometidos al examen. La evidencia es competente o adecuada cuando sea til al auditor para emitir su juicio profesional. El auditor debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtencin de la evidencia adecuada sean los convenientes, as como que las circunstancias del entorno no invalidan los mismos. La convergencia de ambos factores permite considerar que la evidencia obtenida es la adecuada.

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16. Auditora. Riesgos

Importancia Relativa, Riesgo Probable Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a obtener y, en consecuencia, a la realizacin del trabajo de auditora, son los de importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, as mismo, para la formacin de su juicio profesional. La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisin) en la informacin financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confa en la informacin, se hubiera visto influenciado o su decisin afecta como consecuencia del error u omisin. La consideracin del riesgo probable supone la evaluacin del error que puede cometerse por la falta absoluta de evidencia respecto a una determinada partida o a la obtencin de una evidencia incompleta de la misma. Para la evaluacin del riesgo probable, debe considerarse el criterio de importancia relativa y viceversa, al ser interdependiente en cuanto al fin de la formacin de juicio para la emisin de una opinin. Las decisiones a adoptar, basadas en tales evaluaciones, al ser tambin interdependientes, deben juzgarse y evaluarse en forma conjunta y acumulativa. Obtencin de la Evidencia La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de informacin y transmisin de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentacin de sistemas, la obtencin de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relacin tenga carcter exhaustivo. Los datos contables y, en general, toda informacin interna, no pueden considerarse por s mismos, evidencia suficiente y adecuada. El auditor debe llegar a la conviccin de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicacin de las pruebas necesarias. La evidencia de los datos contables podr ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes procedimientos: Inspeccin, observacin, investigacin, confirmacin, clculo y revisin analtica. Inspeccin: consiste en examinar registros, documentos o activos tangibles. La inspeccin de registros y documentos proporciona evidencia de diversos grados de confiabilidad dependiendo de su naturaleza y fuente, as como de la eficacia de los controles internos a lo largo del proceso. A continuacin se presentan tres categoras de evidencia documental que proporcionan al auditor diversos grados de confiabilidad: a) Evidencia documental creada y conservada por terceras partes; b) Evidencia documental creada por terceras partes y conservada por la entidad; y, c) Evidencia documental creada y conservada por el ente. La inspeccin de activos tangibles da lugar a una evidencia fidedigna en relacin con su existencia, pero no necesariamente con su propiedad o valor. Observacin:

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Consiste en examinar el proceso o procedimientos que otros realizan. Por ejemplo, el auditor puede observar el conteo de inventarios realizados por personal del ente o la ejecucin de procedimientos de control interno que no deja rastros de auditora.

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17. Auditora. Investigacin

Consiste en buscar una informacin adecuada recurriendo a personas competentes, ya sea dentro o fuera del ente. Las investigaciones pueden abarcar desde preguntas escritas dirigidas a terceros hasta preguntas orales que se plantean, de un modo informal a individuos dentro del ente. Las respuestas a las investigaciones pueden poner en manos del contador pblico y auditor una informacin que no posea anteriormente o bien puede proporcionarle una evidencia para corroborar. Confirmacin: Consiste en la respuesta que se da a una investigacin que pretende ratificar los datos contenidos en los registros contables. Clculo: Consiste en la verificacin de la precisin aritmtica de los documentos fuentes y de los registros contables o en la realizacin de los clculos independientes. Revisin Analtica: Consiste en estudiar razones y tendencias financieras significativas as como en investigar fluctuaciones y partidas poco usuales. Hallazgos de la Auditoria Los hallazgos de auditora son el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el examen a un rea, actividad u operacin de la gestin municipal. Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la municipalidad, bajo examen que merecen ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y efecto. De acuerdo con las Normas de Auditoria Gubernamental, los elementos del hallazgo de auditora se relacionan de la siguiente forma: Condicin: situacin actual encontrada Criterio: Norma aplicable Causa: Situaciones que originaron la situacin encontrada Efecto: Resultado adverso o potencial de la situacin encontrada. Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son: a) Importancia relativa que amerite ser comunicado; b) Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo; c) Objetivo; y, d) Convincente para una persona que no ha participado en la auditora. El auditor debe estar capacitado en las tcnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: a) condiciones al momento de ocurrir el hecho; b) Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas; c) Anlisis crtico de cada hallazgo importante; c) Integridad del trabajo de auditora; v) autoridad legal; y d) Diferencias de opinin. Ejemplo:

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18. Auditora. Informes de auditoria

Condicin: Se practic el anlisis de inversin de los fondos sociales y pruebas de cumplimiento en las obras de infraestructura ejecutadas en el municipio, en dicho anlisis se detect que en todos los expedientes del ao 2009 no se utiliz el sistema de Guatecompras. Criterio: Todos los organismos del estado, sus entidades descentralizadas y autnomas, unidades ejecutoras, las municipalidades y todas las entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado, previamente al procedimiento establecido en la Ley y su Reglamento publicaran y gestionaran en el Sistema de informacin de Contrataciones y Adquisiciones del sector publico denominado GUATECOMPRAS, Artculo 8. Publicacin de anuncios y convocatoria de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado. Causa: Falta de cumplimiento a lo establecido por la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, en el proceso de Contratacin. Efecto: La municipalidad puso en riesgo la ejecucin de las obras, ya que no se tiene la certeza de transparencia a la hora de la adjudicacin. Adems dicha situacin podr dar lugar a que se beneficie a determinada empresa o persona. Recomendacin El Concejo Municipal, debe girar instrucciones por escrito a cada uno de los empleados municipales que intervengan en el proceso de contratacin de bienes y servicios, a efecto de que, cumplan los requisitos que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Informes especficos para las entidades gubernamentales Segn las Normas de Auditora Gubernamental, los informes que emiten deben tener en cuenta determinadas consideraciones tcnicas. La elaboracin de un informe, sin la responsabilidad y diligencia profesional debida, podra ocasionar un perjuicio en la imagen del ente fiscalizador. Las caractersticas del informe de auditora son: significacin, utilidad y oportunidad, exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria, calidad convincente, concisin, claridad y simplicidad, tono constructivo, organizacin de los contenidos del informe y positivismo. La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora que intervienen en el borrador del informe hasta llegar a la consideracin de la autoridad de la Contralora General de Cuentas, para su aprobacin. Conforme a lo prescrito en la Norma de Auditoria Gubernamental 4.10, los auditores deben comunicar por escrito los resultados del examen realizado a los funcionarios responsables de la entidad. Una vez culminada la fase de ejecucin, el nivel gerencial correspondiente de la Contralora General de Cuentas o el titular del rgano de Control Institucional, segn los casos, remitirn el borrador del informe para requerir comentarios o aclaraciones de los responsables de la gestin

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municipal, con miras a incluirlos, previa evaluacin, en el informe correspondiente. El borrador de Informe no debe estar firmado por los auditores responsables del trabajo. El envo del borrador de informe a las autoridades municipales, se sujetar a las normas respectivas.

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