2009 Rev Audit Manual-Fra

Commission de la fonction publique du Canada 300, avenue Laurier Ouest Ottawa (Ontario) K1A 0M7 Canada
Renseignements : (613) 992-9562 Tlcopieur : (613) 992-9352

Le prsent manuel est galement disponible sur notre site Web l'adresse suivante: www.psc-cfp.gc.ca N de catalogue : SC3-112/2005F ISBN 0-662-71196-3 Sa Majest la Reine du chef du Canada, reprsente par la Commission de la fonction publique du Canada, 2005
Manuel de vrification de la CFP
Table des matires
Table des matires

Avant-propos Introduction
Prface Utilisation du manuel Organisation du manuel Remerciements
1 Le cadre de vrification
Le mandat de vrification La dfinition de vrification Ltendue des vrifications de la CFP Les politiques de vrification de la CFP Le Code de dontologie en vrification de la CFP Laccs linformation au service de la vrification Les rles et les responsabilits La structure organisationnelle de la fonction de vrification
2 Lexcution du mandat de vrification

Lenvironnement de planification des vrifications La planification de la vrification Les plans de vrification annuel et long terme Le rapport sur lavancement du Plan de vrification annuel
3 La conduite de la vrification
Les politiques sur la conduite de la vrification Le travail avec la direction de lentit Les conseils et les avis La confidentialit et la scurit Le processus de vrification de la CFP
Commission de la fonction publique du Canada Table des matires i
Table des matires
4 La planification de la vrification
Planifier la vrification Phase de laperu Phase de ltude prparatoire Plase de planification de lexamen Les objectifs de la vrification Lampleur de la vrification La pertinence par rapport au mande de la CFP Les questions dimportance La vrifiabilit Lnonc de lampleur Les critres de vrification Lapproche de vrification
5 Lexamen de la vrification
Les lments probants Lutilisation du travail dautres personnes La documentation des lments probants Les observations Les recommandations Les conclusions Les questions hors du mandat de vrification de la CFP Le rapport dexamen Les feuilles de travail et les dossiers
6 Le rapport de vrification
Le style Le contenu Mentions de tiers Mise au point du rapport Publication des rapports de vrification de la CFP
ii
Table des matires
Commission de la fonction publique du Canada
Table des matires
7 Le suivi de la vrification
Objet du suivi Le processus
8 Les politiques sur les tudes

Le contexte Les politiques sur les tudes de la CFP Comparaison entre les politiques sur la vrification et les politiques sur les tudes de la CFP
9 Cadre de gestion de la qualit des vrifications de la CFP

Le contexte Principes de la gestion de la qualit des vrifications lments du cadre de gestion de la qualit des vrifications Amlioration permanente du cadre de gestion de la qualit des vrifications
Annexes
A Le Code de dontologie en vrification de la CFP B Vrifications de la CFP : information destine la haute direction C La gestion de projet
Table des matires
iii
Avant-propos
Avant-propos
Message de la prsidente
En vrification, la qualit repose sur une mthodologie rigoureuse et de bonnes directives. Lexpos de notre mthodologie vient ainsi enrichir notre capacit en vrification. Jai le plaisir de procder au lancement du Manuel de vrification de la Commission de la fonction publique du Canada (CFP), labor spcifiquement pour la Direction gnrale de la vrification, dont le rle est deffectuer les vrifications et les tudes de la CFP. Cet important manuel est le premier du genre voir le jour la CFP, un moment charnire de son histoire. La nouvelle Loi sur lemploi dans la fonction publique, qui a reu la sanction royale en 2003 et qui doit entrer en vigueur dici la fin de 2005, donne une nouvelle direction la CFP. Elle accrot le pouvoir de dotation dlgu aux ministres et aux organismes fdraux en mme temps quelle donne la CFP lautorisation de mener des vrifications indpendantes sur lintgrit du processus de nomination, y compris la protection du principe du mrite et de limpartialit politique, et den faire rapport au Parlement.
Maria Barrados, PhD Prsidente de la Commission de la fonction publique du Canada
Le Manuel de vrification de la CFP nonce le cadre de vrification et comporte une srie de politiques de vrification exhaustives qui dictent la conduite des vrifications et des tudes que mnera la Direction gnrale de la vrification. On y trouve galement le Code de dontologie en vrification de la CFP, qui doit tre appliqu en mme temps que le Code de valeurs et dthique de la fonction publique. Le manuel et les politiques de vrification quil contient sont inspirs des normes qui ont cours dans la profession de vrification et au sein dautres disciplines. Cest par lapplication de ses directives et de ses politiques que la CFP mnera bien son mandat de vrification et satisfera aux normes qui balisent la vrification de conformit et de gestion dans le secteur public. Le Manuel de vrification de la CFP est le fruit de recherches intensives et de consultations pousses au sujet des normes et des meilleures pratiques auprs dautres bureaux de vrification lgislative, dorganes dtablissement de normes de vrification et dautres disciplines. Pour donner forme ce manuel, la CFP a fait appel aux connaissances de tiers quelle a adaptes de manire se doter dune stratgie et dune mthodologie qui lui sont propres en vue de sacquitter du mandat de vrification qui est le sien.
Commission de la fonction publique du Canada Avant-propos i
Avant-propos
La Direction gnrale de la vrification de la CFP entend contribuer de manire significative linformation objective, aux conseils et lassurance donns au Parlement et, donc, aux Canadiens et aux Canadiennes au sujet de lintgrit du processus de nomination, y compris la protection du principe du mrite et de limpartialit politique. Le Manuel de vrification de la CFP est un outil important qui doit guider tous les travaux de vrification de la CFP. Il est entendu quil sera tenu jour en fonction des normes de vrification qui seront labores dans lavenir pour le secteur public. Sa mise jour se fera au rythme de lvolution des pratiques et des outils de vrification de la CFP.
Janvier 2005
Pour tout commentaire ou suggestion, veuillez communiquer avec la Direction gnrale de la vrification de la CFP. On trouve le Manuel de vrification de la CFP en version lectronique sur le site Web de la CFP ladresse suivante : www.psc-cfp.gc.ca. It is also available in English.
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Avant-propos
Introduction
Introduction
Prface
La Commission de la fonction publique (CFP) du Canada est un organisme indpendant qui rend compte de ses activits au Parlement. En vertu de la prsente Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP) et de la nouvelle LEFP qui a reu la sanction royale en 2003 et qui doit entrer en vigueur dici la fin de 2005, la CFP a le pouvoir de faire des nominations externes et internes la fonction publique fdrale. La nouvelle LEFP nonce dans son prambule que le pouvoir de dotation devrait tre dlgu l'chelon le plus bas possible dans la fonction publique pour que les gestionnaires disposent de la marge de manuvre dont ils ont besoin pour effectuer la dotation, et pour grer et diriger leur personnel de manire obtenir des rsultats pour les Canadiens. La nouvelle LEFP donne une nouvelle direction la CFP en orientant son mandat sur la protection de lintgrit du processus de nomination, y compris la sauvegarde des principes du mrite et de limpartialit politique. La Loi exige de la CFP quelle effectue des vrifications indpendantes en vue de donner lassurance que le processus de nomination est intgre.
Utilisation du manuel
Le Manuel de vrification de la CFP expose le cadre de vrification et les politiques connexes qui rgissent les travaux de vrification. Ces politiques ont t labores pour permettre la CFP de mener ses vrifications suivant la LEFP. Elles dictent les exigences minimales auxquelles la CFP doit satisfaire dans lexcution des vrifications des questions qui relvent de sa comptence. Les noncs des politiques de vrification de la CFP contiennent le mot doit . Il faut se conformer ces politiques de mme quau Code de dontologie en vrification de la CFP, qui se trouve lannexe A du manuel. Tout dsaccord au sujet de ces politiques et du Code, ou incapacit de sy conformer, doit tre signal sans tarder la vice-prsidente ou au vice-prsident de la Direction gnrale de la vrification (DGV) des fins de dcision ou dapprobation. Le manuel poursuit les objectifs suivants : orienter les vrificatrices et les vrificateurs qui sont tenus de se conformer aux politiques; aider les vrificateurs et les vrificatrices raliser des vrifications de la meilleure qualit possible; encourager le personnel de vrification de la CFP acqurir le niveau de comptence le plus lev possible; constituer un moyen de mesurer les rsultats de la vrification;
Introduction
Introduction
permettre aux personnes de l'extrieur de la DGV de la CFP de mettre en perspective et de mieux comprendre les pratiques et le professionnalisme de la DGV. Le manuel dcrit la mthodologie de vrification de la CFP en expliquant en termes gnraux comment les vrifications doivent tre choisies, planifies, menes et comment leurs rsultats doivent tre communiqus. Le manuel renvoie le lecteur une panoplie doutils de vrification et fournit des directives, sans toutefois tendre linformation sur la manire de faire.
Organisation du manuel
Le manuel est organis suivant la structure des politiques de vrification de la CFP qui sont prsentes au chapitre 1. Voici une brve description des chapitres du manuel. Le chapitre 1 Le cadre de vrification dfinit les vrifications de la CFP, dcrit le mandat de vrification de la CFP, nonce les politiques de vrification de la CFP, prsente le Code de dontologie en vrification de la CFP, clarifie le droit des vrificateurs et des vrificatrices de la CFP daccder linformation de lentit, numre les rles et les responsabilits en matire de vrification au sein de la CFP. Le chapitre 2 Lexcution du mandat de vrification dcrit, de faon gnrale, le processus de planification des vrifications de la CFP, son rapport avec lanalyse du risque, le processus de slection des vrifications et llaboration des plans de vrification. Le chapitre 3 La conduite de la vrification nonce les politiques sur la conduite dune vrification ainsi que les attentes professionnelles en regard de ces politiques. Il prsente galement le processus de vrification de la CFP. Le chapitre 4 La planification de la vrification nonce les politiques et les pratiques de planification de la vrification. Le chapitre 5 Lexamen nonce les politiques et les pratiques dexamen. Le chapitre 6 Le rapport de vrification expose les politiques et les pratiques de compte rendu des rsultats de vrification. Le chapitre 7 Le suivi de la vrification nonce les politiques et les pratiques de suivi de la vrification. Le chapitre 8 Les politiques sur les tudes dfinit ce quest une tude de la CFP ainsi que son utilit, expose les politiques et les pratiques en la matire. Le chapitre 9 Cadre de gestion de la qualit des vrifications de la CFP
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Introduction
Introduction
Remerciements
Le Manuel de vrification de la CFP est le fruit dun travail pouss de recherche et de consultation sur les normes et les meilleures pratiques en vigueur auprs dautres bureaux de vrification lgislative et dorganes dtablissement de normes de vrification et dautres disciplines. Pour donner forme son manuel, la CFP a puis aux connaissances de tiers quelle a adaptes en vue de se doter dune stratgie et dune mthodologie qui lui sont propres. Les auteurs et les auteures tiennent souligner quils et elles se sont largement inspirs du Manuel sur la vrification de gestion du Bureau du vrificateur gnral du Canada.
Introduction
iii
Le cadre de vrification
Le mandat de vrification
Lactuelle Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP) et la nouvelle LEFP confrent toutes deux la Commission de la fonction publique (CFP) le pouvoir de mener des vrifications sur tout sujet relevant de sa comptence. La nouvelle Loi, qui entrera en vigueur la fin de 2005, lui donne en outre le droit de vrifier lexercice du pouvoir des administrateurs gnraux et des administratrices gnrales dtablir les qualifications requises, les exigences et les besoins, et celui de faire des recommandations. La nouvelle LEFP prvoit un modle de dlgation plus complet. Voil pourquoi la CFP doit exercer une diligence accrue dans les vrifications afin de garantir au Parlement lintgrit du processus de nomination. Le mandat de vrification de la CFP touche tous les ministres et les organismes fdraux auxquels elle a dlgu le pouvoir de dotation. Il englobe la CFP elle-mme, lorsquil sagit des responsabilits en matire de dotation non dlgues et de lorientation gnrale quelle donne aux ministres et aux organismes en matire de politiques et de procdures relatives la protection de lintgrit du processus de nomination. Cest la Direction gnrale de la vrification qui sacquitte de la fonction de vrification.
La dfinition de vrification
Une vrification constitue un examen objectif et systmatique dactivits qui donnent lieu une valuation indpendante des rsultats et de la gestion de ces activits. Elle fournit galement de linformation, des observations et des recommandations. Dans le cadre du mandat de la CFP, les vrifications touchent les activits de dotation des ministres et des organismes fdraux et elles visent transmettre au Parlement et en bout de ligne aux Canadiens et aux Canadiennes de linformation objective, des conseils, et lassurance quant lintgrit du processus de nomination la fonction publique. Les vrifications pourront porter sur des entits administratives en particulier ou sur des enjeux de porte gouvernementale. Au besoin, la CFP pourra travailler conjointement avec dautres organisations gouvernementales, dont la Commission canadienne des droits de la personne et le Bureau du vrificateur gnral du Canada.
Ltendue des vrifications de la CFP

Dans le but de raliser son mandat de vrification, la CFP mnera des vrifications dans son champ de comptence, notamment sur toute question relative au pouvoir de dotation quelle dlgue aux administrateurs gnraux et aux administratrices gnrales des ministres et des organismes. Les nominations seront scrutes sous plusieurs angles, dont
Commission de la fonction publique du Canada Chaptire 1 1
le respect du mrite, de limpartialit politique et des valeurs fondamentales de dotation, les qualifications, la reprsentativit, ainsi que toute autre proccupation ou question dintrt associe au processus de nomination. Ltendue des vrifications englobera tous les domaines lis au processus de nomination, entre autres : le cadre de gestion des ressources humaines aux fins de la gouvernance, la planification, les politiques de dotation, la communication, et aussi les contrles et les mesures du rendement quutilisent les ministres et les organismes dlgataires de responsabilits de dotation pour surveiller les rsultats. Les vrifications peuvent viser un ou tous les domaines lis aux points de dcision cls au cours du processus de nomination, allant de la planification (laquelle suppose une planification des ressources humaines), aux nominations mmes, en passant par la dtermination des besoins en matire de ressources humaines et des qualifications essentielles, le processus de dotation et de slection, et ventuellement des sujets connexes dcoulant des nominations (par exemple, le processus de discussion informelle dans le cas des nominations internes ou des enqutes). La pice 1.1 illustre les points de dcision cls du processus de nomination et il donne un aperu de ltendue des vrifications de la CFP.
Pice 1.1 : Points de dcision cls du processus de nomination
Dterminer les critres de mrite
Planification Tenir compte du plan dactivits ainsi que des plans des RH et de lEE Tenir compte de la structure organisation -nelle et de la classification soutenant les plans des RH et de lEE Leons tires Planifier en vue de lavenir Rendre compte des rsultats
Choix du processus
valuation
Fixer : Tenir compte des priorits Choisir les outils - les qualifications Dterminer si le dvaluation et les essentielles processus sera annonc mettre en application - les qualifications ou non tablir la zone de slection supplmentaires - les exigences oprationnelles Discussion informelle - les besoins organisationnels
Nomination
Notifications Respecter la priode dattente Procder la nomination
Slection Choisir la bonne personne Reconnatre que le classement nest plus ncessaire
Aprs la nomination Donner suite toutes les plaintes dposes devant le Tribunal de la dotation de la fonction publique ( linterne seulement) Mener des enqutes, prendre des mesures correctives ou effectuer la rvocation, si ncessaire
La dotation a des ramifications dans de nombreux domaines lis aux ressources humaines, comme la planification, la classification et lquit en matire demploi. Les vrificateurs et les vrificatrices de la CFP peuvent tablir des critres fonds sur des sources telles que la LEFP et la CFP et sur les pratiques exemplaires des organisations exerant le mme genre d'activits au sein ou l'extrieur de la fonction publique
2 Chapitre 1 Commission de la fonction publique du Canada
fdrale. Les vrifications de la CFP peuvent donc examiner ces domaines afin dtablir les facteurs et les causes qui influent sur les dcisions de dotation ou sur le processus de nomination. Pour que la CFP soit en mesure de mener efficacement les vrifications de dotation et de rendre compte au Parlement de lintgrit du processus de nomination, il est crucial quelle examine tout lment pertinent li aux ressources humaines qui a des rpercussions directes ou indirectes sur la dotation, et quelle fasse des recommandations ou des observations cet gard.
Les politiques de vrification de la CFP

Les politiques de vrification de la CFP traduisent les exigences de la LEFP auxquelles la CFP doit satisfaire dans la conduite des vrifications qui relvent de sa comptence. Ces politiques puisent aux normes et pratiques qui sappliquent aux vrifications de conformit et de gestion du secteur public, incluant celles de lInstitut Canadien des Comptables Agrs, de mme quaux normes et pratiques dautres autorits et dautres professions. Les vrifications de la CFP doivent tre menes en conformit avec les politiques de vrification de la CFP et le Code de dontologie en vrification de la CFP.
Politiques gnrales
Le Code de dontologie en vrification de la CFP, le Code de valeurs et dthique de la fonction publique et les autres politiques de la CFP doivent tre respects dans toutes les activits de vrification. Chaque vrification doit tre gre comme un projet. Chaque vrification doit tre mene dans le cadre dun systme de gestion de la qualit. Les administrateurs gnraux ou les administratrices gnrales et leurs dirigeants ou leurs dirigeantes doivent tre informs de leurs responsabilits par rapport aux vrifications de la CFP. Les plans de vrification annuel et long terme de la CFP doivent tre conus de sorte que les questions prsentant un risque lev par rapport au mandat et aux priorits de la CFP sont vrifies ou tudies en temps opportun et que les exigences du mandat de la CFP sont respectes.
Politiques sur la conduite de la vrification

Lquipe de vrification doit : faire preuve de jugement professionnel, de mme que de prudence et de diligence; tre forme de personnes indpendantes desprit et de fait; possder, collectivement, la connaissance du sujet et les comptences en vrification voulues pour satisfaire aux exigences de la vrification; assurer ses membres un encadrement adquat; solliciter le point de vue de la direction de lentit vrifie au sujet des lments essentiels de la vrification;
Chaptire 1
obtenir des conseils et des avis adquats et suffisants tout au long de la vrification.
Politiques sur la planification et lexamen de la vrification

Les vrifications doivent : tre planifies de manire adquate afin que les objectifs de la vrification soient atteints de manire efficace et efficiente; porter des objectifs clairs sur lesquels il est possible de conclure; comporter une tendue claire qui cerne la porte, le calendrier et la nature de la vrification; retenir les questions examiner en fonction de leur pertinence par rapport au mandat de la CFP, de leur importance et de leur vrifiabilit; faire tat de critres appropris qui permettent de circonscrire la vrification et partir desquels il sera possible dlaborer des observations et des conclusions; permettre de recueillir des lments probants adquats et suffisants pour tayer le contenu du rapport de vrification; donner lieu une valuation objective des lments probants par rapport aux critres en vue dlaborer les observations et les conclusions; permettre de formuler des recommandations en vue de guider la mise en uvre des mesures correctives requises aux lacunes signales; prsenter les observations ncessaires et suffisantes pour soutenir les conclusions par rapport chacun des objectifs de vrification.
Politiques sur le rapport de vrification

Chaque vrification doit mener un rapport rdig de manire communiquer de faon claire, prcise, convaincante, efficace et dans un langage simple : les objectifs, la nature, ltendue et la priode sur laquelle porte la vrification, y compris les limitations; les normes professionnelles et les politiques appliques; une description du processus de nomination ou de toute autre activit qui a fait lobjet de la vrification; les critres de vrification utiliss et tout dsaccord de la direction de lentit quant leur pertinence; les observations; les conclusions au sujet de chaque objectif de vrification; les recommandations formules en vue de guider la mise en uvre de mesures correctives; les commentaires de la direction de lentit vrifie, assortis des mesures quelle entend prendre en rponse la vrification, et ses divergences dopinion.
Politiques sur le suivi de la vrification

Les vrifications de suivi doivent : tre effectues au plus tard deux ans aprs la vrification; aboutir un rapport sur lvaluation du caractre opportun des mesures correctives prises pour remdier aux problmes soulevs dans le rapport de vrification.
Le Code de dontologie en vrification de la CFP

Le Code de dontologie en vrification de la CFP ajoute la rigueur professionnelle ncessaire la conduite des vrifications de la CFP. Au mme titre que les politiques de vrification et les autres politiques de la CFP, il guide les employs et les employes de la DGV dans la poursuite de leurs activits quotidiennes. Ce code sajoute au Code de valeurs et dthique de la fonction publique que les fonctionnaires doivent respecter. Le Code de dontologie en vrification de la CFP est prsent lannexe A.
Laccs linformation au service de la vrification

Larticle 135 de la nouvelle LEFP (article 7 de la prsente LEFP) stipule que les administrateurs gnraux et les fonctionnaires doivent permettre la Commission l'accs leurs bureaux respectifs et lui fournir les services, l'aide et les renseignements qu'elle peut exiger en vue de l'excution de sa mission . On peut lire, larticle 18, que pour les besoins de la vrification, la Commission dispose des pouvoirs d'un commissaire nomm au titre de la partie I de la Loi sur les enqutes . Cet accs interdit toutefois la CFP de communiquer des renseignements ou dagir dune manire qui donnerait lieu la divulgation de renseignements que dtient lentit et qui, autrement, ne seraient pas accessibles. Les demandes dinformation des vrificateurs et des vrificatrices de la CFP doivent tre pertinentes pour lexcution des responsabilits de vrification. Les agents et les agentes du gouvernement reconnaissent leur obligation de cooprer avec la CFP et fournissent gnralement linformation demande. Les vrificateurs et les vrificatrices qui ont de la difficult obtenir linformation ncessaire doivent consulter les Services juridiques de la CFP avant daccepter toute limitation du droit linformation. Toute demande daccs linformation refuse doit tre signale la vice-prsidente ou au vice-prsident de la DGV. Au dbut dune vrification, la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV doit envoyer une lettre lentit qui sera lobjet de la vrification pour linformer que la communication de documents la CFP est conforme aux dispositions de la LEFP et quun document protg par le secret professionnel remis la Commission dans le cadre dune vrification ne constitue pas une renonciation au secret professionnel. Ainsi, lentit saura quelle protge le secret professionnel tout en rpondant aux besoins dinformation de la Commission. Linformation qui porte sur les questions couvertes par le secret professionnel ne doit pas tre divulgue sans le consentement exprs de lentit vrifie.
Chaptire 1
Les rles et les responsabilits

De nombreux groupes et employs ou employes de la CFP contribuent la ralisation au meilleur cot possible d'une vrification de la CFP et la production d'un rapport de vrification de qualit. Ils ou elles y contribuent plus dun titre : conseils spcialiss, directives, conseils juridiques, examen critique et rvision, mthodologie, outils de vrification, aide la rdaction, traduction et prsentation du rapport. Leur rle et leur contribution sont mentionns dans diverses parties du prsent manuel. Le rapport de vrification dfinitif est le rsultat des efforts conjugus de tous les intervenants et de toutes les intervenantes. Nous donnons ici un bref aperu des rles et des responsabilits associs une mission de vrification typique pour le directeur gnral ou la directrice gnrale, le gestionnaire ou la gestionnaire, les membres de l'quipe de vrification, la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV et lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit.
Le directeur gnral ou la directrice gnrale

La directrice gnrale ou le directeur gnral de la vrification est responsable de la conduite de la vrification ainsi que de la qualit des produits de vrification raliss par l'quipe. Ses responsabilits consistent :

veiller ce que lquipe ait une connaissance suffisante de lentit ou des fonctions vrifies; maintenir de bonnes relations avec le ministre ou lorganisme; grer tous les aspects de la vrification qui touchent lentit vrifie et coordonner avec les autres quipes les vrifications qui portent sur lentit; diriger l'quipe de vrification, dlguer des responsabilits, suivre de prs lavancement des travaux et examiner les rsultats; grer le budget et veiller ce que la vrification soit ralise dans les dlais prvus; demander conseils et avis d'experts tout au long de la vrification; examiner les bauches du rapport de vrification; informer la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV de l'tat d'avancement de la vrification et des problmes qui se prsentent; faire participer la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV, lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit et le Comit consultatif de vrification (CCV) (voir le chapitre 3 pour plus dinformation) toutes les questions importantes et consigner les dcisions en dossier; assurer la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV de la qualit de la vrification et de la documentation, y compris : du caractre adquat des lments probants tayant les observations, les conclusions et les recommandations importantes avant la publication de lbauche externe; de lachvement et de la rvision du dossier de corroboration lappui des observations, des conclusions et des recommandations avant lmission de la version dfinitive du rapport; veiller au respect de toutes les politiques de vrification de la CFP;
Chapitre 1 Commission de la fonction publique du Canada
recommander la vice-prsidente ou au vice-prsident de la DGV de remettre l'entit vrifie lbauche externe et l'bauche de transmission; recommander la vice-prsidente ou au vice-prsident de la DGV que la publication du rapport soit approuve.
Le gestionnaire ou la gestionnaire et le vrificateur principal ou la vrificatrice principale

Le directeur gnral ou la directrice gnrale dlgue au gestionnaire ou la gestionnaire et au vrificateur principal ou la vrificatrice principale certaines de ses responsabilits touchant la conduite de la vrification. Voici quelles peuvent tre ces responsabilits : lancer la phase de planification de la vrification et laborer le plan dtaill de la vrification; tablir les objectifs de la vrification, dterminer quels lments de l'entit vrifier sont importants par rapport aux objectifs globaux de vrification, dfinir la stratgie de vrification, dterminer les critres et consigner en dossier la faon dont la vrification prend en compte les risques relevs lors du processus de slection des vrifications; effectuer laperu et lexamen; rdiger le mandat, le plan dexamen et les bauches du rapport; prparer des documents d'information sur la vrification l'intention du CCV, de la prsidente et dautres parties, et travailler avec les Communications la rdaction des communiqus et la stratgie de communication du rapport; donner de la formation sur le tas aux vrificateurs et aux vrificatrices; superviser le travail des vrificateurs et des vrificatrices afin de sassurer que les politiques de vrification de la CFP sont respectes; superviser la prparation du dossier de vrification, du dossier de corroboration et consigner au dossier les rsultats de lexamen de ces documents avant la diffusion de lbauche externe; prparer le rapport redditionnel la fin de la vrification dans lequel sont rsums les rsultats de la vrification obtenus par rapport aux objectifs de la vrification et leur contribution aux buts de la CFP.
Les vrificateurs et les vrificatrices

Les vrificatrices et les vrificateurs sacquittent des responsabilits que leur confient le gestionnaire ou la gestionnaire et le vrificateur principal ou la vrificatrice principale. De mme, ils et elles sont tenus d'aider ces derniers et ces dernires en faisant ce qui suit : excuter lexamen et recueillir des lments probants adquats et suffisants; prparer les dossiers de vrification et les dossiers de corroboration; participer la prparation du mandat, du plan dexamen et des bauches du rapport; surveiller les cas ventuels de non-respect des politiques de vrification et des pratiques attendues et les soumettre lattention du gestionnaire ou de la gestionnaire et du vrificateur principal ou de la vrificatrice principale; fournir une rtroaction continue sur la gestion de la qualit des vrifications de la CFP.
Chaptire 1
La vice-prsidente ou le vice-prsident de la Direction gnrale de la vrification

La vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV supervise tous les aspects de la vrification. Ses fonctions sont notamment les suivantes : donner des avis et des conseils au directeur gnral ou la directrice gnrale de la vrification et lquipe de vrification; rationaliser la charge de travail et lutilisation des ressources de la direction gnrale; participer aux grandes dcisions qui entourent les relations avec l'entit vrifie, l'tendue, les problmes d'accs, les questions complexes et litigieuses, la stratgie de rapport; examiner lbauche du rapport et en faire l'examen critique; rviser les dossiers connexes au besoin; faire valider le rapport par les cadres suprieurs de l'entit et en recommander lapprobation par la prsidente; demander conseils et avis lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit affect la vrification; donner lassurance que les avis de lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit ont t pris en compte leur satisfaction mutuelle; prsider le Comit de gestion de la vrification (CGV) (pour plus dinformation, voir le chapitre 3) et le Comit consultatif de vrification (CCV); fournir la prsidente une assurance quant la qualit de la vrification; veiller ce que toutes les politiques de vrification de la CFP soient respectes; approuver le mandat, lbauche externe et la version dfinitive du rapport remettre lentit vrifie.
Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit

Un examinateur ou une examinatrice de la qualit de la Direction des politiques de vrification et de lassurance de la qualit de la DGV, est affect chaque vrification. Son intervention ajoute lindpendance et lobjectivit dans deux phases particulirement risques : la planification et le compte rendu. Pour maintenir son indpendance, lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit formule des avis, mais ne prend pas de dcisions. Il ou elle est membre du CCV, mais ne fait pas partie de l'quipe de vrification. Il ou elle formule des avis dans les secteurs de risque suivants : les risques importants associs la vrification recenss par l'quipe de vrification; lexhaustivit du processus de planification; la pertinence des objectifs de vrification; la pertinence des critres utiliss pour valuer le sujet; la pertinence de la stratgie de vrification, en particulier dans les secteurs risque lev; le caractre adquat et suffisant des lments probants, en particulier par rapport aux constatations qui prsentent un risque lev; le traitement des questions litigieuses qui peuvent surgir pendant la vrification; la nature et lampleur de la consultation mene par l'quipe de vrification; la gravit des dsaccords entre l'entit vrifie et l'quipe de vrification concernant les questions analyses dans le rapport; le caractre adquat des conclusions et des recommandations.
Chapitre 1
Ces responsabilits sont assumes principalement par voie de discussion avec l'quipe de vrification et la rvision de feuilles de travail choisies. Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit est tenu dautoriser par crit que le texte dfinitif du rapport soit publi.
La structure organisationnelle de la fonction de vrification

Les vrifications sont effectues en vue daider la Commission sacquitter du mandat de vrification de la CFP. La Commission est forme de la prsidente et de deux commissaires. La vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV a la responsabilit ultime de la fonction de vrification et relve directement de la prsidente. La pice 1.1 ci-dessous illustre les rles et les responsabilits de vrification.
Pice 1.2 Structure organisationnelle de la fonction de vrification
Prsidente de la CFP
Commission*
Vice-prsidente ou vice-prsident Direction gnrale de la vrification
Comit de gestion de la vrification** Comit Consultatif de vrification**
DIRECTION DES OPRATIONS DE VRIFICATION
DIRECTION DES POLITIQUES DE VRIFICATION ET DE LASSURANCE DE LA QUALIT
Directeurs gnraux ou directrices gnrales
Examinateur ou examinatrice de la qualit
Gestionnaires/ vrificateurs principaux ou vrificatrices principales
Vrificateurs ou vrificatrices
*Les politiques et les plans de vrification annuel et long terme doivent tre approuvs par la Commission. **Voir au chapitre 3 les rles et les responsabilits des comits.
Chaptire 1
Lexcution du mandat de vrification
Lenvironnement de planification des vrifications

Lobjet premier de la Commission de la fonction publique (CFP) est de protger lintgrit du processus de dotation au sein de la fonction publique fdrale, en plus dassurer la sauvegarde des principes du mrite et de limpartialit politique. Le dfi consiste dterminer ce quest une surveillance efficace dans un nouveau contexte lgislatif et comment sen acquitter. Dans ce contexte, la vrification devient une activit dterminante. Choisir les bons secteurs vrifier est un exercice complexe et exigeant qui demande une connaissance approfondie des entits et des questions considrer et qui fait appel un solide jugement professionnel. Cest lune des tapes les plus importantes du processus de vrification laquelle la CFP ne peut se soustraire pour sacquitter pleinement et de manire efficace par rapport au cot de son mandat de vrification. Si le choix des vrifications est mal fait, il est peu probable que le travail produise des rsultats satisfaisants. Les vrifications commences en 2005 devront tenir compte du fait que les entits devront passer de lactuelle Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP), oriente sur le service, la nouvelle LEFP, oriente sur la surveillance. Lexercice de planification en vrification suppose plusieurs activits qui interagissent de manire complexe avant le dbut dune vrification : analyse des tendances et des risques, dfinition des entits qui tombent sous lautorit de la CFP, dlimitation des questions de porte gnrale et des entits examiner sur diffrentes priodes. Le processus de slection des vrifications repose sur trois critres : la pertinence des sujets proposs par rapport la vision, au mandat et aux rsultats stratgiques de la CFP, les risques importants associs aux entits ou aux problmes et la vrifiabilit. La pertinence a trait au fait de savoir si lentit ou les questions prises en compte font avancer les priorits de la CFP et sinscrivent dans son mandat. La planification de la vrification fonde sur le risque porte sur la faon dont sy prend lentit pour grer les pouvoirs de dotation et les risques associs. Le processus de slection des vrifications de la CFP doit tre fond sur les risques et ax sur les rsultats. Il ne doit pas se limiter aux secteurs o lon souponne des lacunes. Les quipes de vrification doivent dterminer les facteurs importants qui risquent dinfluer sur lexercice des pouvoirs de dotation dlgus une entit et la faon dont elle ragit aux difficults et aux possibilits. Les risques importants couvrent limportance relative, limportance de raliser les priorits du gouvernement et lintrt des parlementaires et du public. La vrifiabilit se rattache au fait de savoir si le secteur peut faire lobjet dune vrification. Les risques lis la vrifiabilit sont les suivants :
Commission de la fonction publique du Canada Chapitre 2 1
Manuel de la vrification de la CFP
la disponibilit de ressources internes et externes qualifies; la grande sensibilit la dimension politique; la complexit du secteur propos; lexprience de lquipe de vrification.
La pice 2.1 illustre lenvironnement de planification des vrifications de la CFP. Elle montre comment la planification sinscrit dans une srie dactivits de planification plus large qui a cours la CFP.
Pice 2.1 Environnement de planification des vrifications de la CFP
PROCESSUS DE PLANIFICATION DE LA CFP Analyse de lenvironnement Risques stratgiques, buts et priorits
Plan stratgique
Cadre des rsultats
Plan oprationnel
PROCESSUS DE PLANIFICATION DES VRIFICATIONS
Profils de risque entits/questions
Budget oprationnel de vrification de lexercice suivant ($/ETP/comptences)
Rsum des connais- Propositions sances et des principaux risques des entits et des questions traiter
Plan de vrification long terme Plan de vrification annuel
La planification stratgique
La CFP a mis au point un processus labor de consultation, danalyse et de planification afin que les questions pertinentes qui prsentent un risque important soient traites en temps opportun et que les obligations de son mandat soient respectes. En voici un aperu. Le cycle de planification stratgique de la CFP commence lautomne par une analyse de lenvironnement. Cette analyse sattache dfinir les risques et les possibilits pour la CFP lis :
la mise en uvre de la modernisation de la gestion des ressources humaines et aux responsabilits de la CFP aux termes de la nouvelle Loi sur la modernisation de la fonction publique et de la LEFP; la mise en place de la nouvelle organisation de la CFP, y compris la fonction de surveillance et les ententes de prestation de services. Lanalyse de lenvironnement est le point de dpart du cadre de responsabilisation de gestion du Secrtariat du Conseil du Trsor et du cadre de gestion des risques lchelle de la CFP. Lanalyse permet de dterminer et dvaluer les facteurs critiques susceptibles de faonner les orientations de la CFP et de gnrer des faons de relever les dfis (p. ex. stratgies dattnuation des risques). En bout de ligne, lanalyse vise amliorer la prise de dcisions stratgique et ltablissement des priorits. Cest ainsi quelle contribue de manire dterminante llaboration des plans de vrification annuel et long terme de la Direction gnrale de la vrification (DGV). Lanalyse de lenvironnement permet dtablir une base servant dfinir les priorits stratgiques, les risques de lextrieur et les dfis mentionns dans le rapport sur les plans et les priorits, qui fait partie des documents sur le budget. Chaque automne, se tient une sance de rflexion laquelle participent la prsidente, les commissaires, les membres du Comit excutif de gestion (CEG) et les autres cadres suprieurs. Cette sance est loccasion de se pencher sur les rsultats de lanalyse de lenvironnement et de discuter de deux autres documents prliminaires de stratgie : le Plan stratgique et le Cadre des rsultats. Le Plan stratgique Le Plan stratgique est le document principal de planification qui couvre la vision, le mandat, les valeurs et les secteurs stratgiques prioritaires de lorganisation. La CFP peut planifier et rendre compte des rsultats de ses travaux partir des secteurs prioritaires stratgiques. Ce document tablit une orientation critique laquelle les plans de la DGV doivent tre lis. Le Cadre des rsultats Le Cadre des rsultats sappuie sur larchitecture des activits de programme de la CFP et illustre de manire logique les rsultats immdiats, intermdiaires et dfinitifs, les produits, les indicateurs de rendement, par activit et sous-activit. Les plans de vrification annuel et long terme de la DGV, ainsi que les indicateurs de rendement et les rsultats quelle communique dans son rapport subsquent sur le rendement qui est destin la prsidente doivent tre lis au cadre. Les documents de stratgie sont aussi utiliss pour planifier les activits lies la prparation du rapport annuel (y compris les recherches ncessaires) de la CFP au Parlement sur ltat de sant du systme de dotation de la fonction publique.
Chapitre 2
Le Plan oprationnel
La CFP reoit des fonds pour raliser ses objectifs et fait rapport au Parlement sur les rsultats atteints en conformit avec les principes de la fonction de contrleur moderne. Les rsultats des activits de planification stratgique orientent les gestionnaires dans la prparation du Plan oprationnel du prochain exercice, notamment sur la vision, les objectifs stratgiques et les grands principes de planification de la CFP. Ils donnent galement une orientation gnrale pour la prparation des plans oprationnels et lanalyse des besoins en ressources des directions gnrales.
La planification de la vrification
La planification de la vrification est le processus qui consiste choisir ce qui sera vrifi parmi un large ventail de questions et dentits possibles, compte tenu des ressources disponibles pour lexcution des vrifications. Les produits de planification stratgique de la CFP sont utiles la prise de dcisions. La planification de la vrification de la CFP est un processus long terme et fond sur le risque. Elle englobe trois objectifs : donner lassurance la prsidente et au Parlement que la CFP sacquitte de son mandat de vrification; voir ce que les entits et les questions dimportance soient lobjet dun plan court terme et pluriannuel fond sur une analyse gnrale des risques; veiller ce que soient dfinis les risques majeurs auxquels la CFP pourrait faire face et les faons de les attnuer. La planification de la vrification est dabord la responsabilit de la vice-prsidente ou du vice-prsident de la DGV, qui tient compte des commentaires venant dautres directions gnrales et de sources externes. Les produits de vrification et les rsultats tirs dun processus de planification efficace sont les lments cls de la ralisation du mandat de vrification de la CFP. La pice 2.2 donne un aperu de la planification de la vrification de la CFP.
Chapitre 2
Pice 2.2 Aperu de la planification de la vrification de la CFP
Connaissance
Collecte continue dinformation sur les entits et les questions
Dlimitation de lunivers de vrification
Analyse du risque
Dfinir les risques rattachs au mandat de la CFP Types de vrification Entit lchelle gouvernementale Suivi tude
Choix des vrifications

Grille des projets de vrification, des tudes et des suivis choisis sur la base de critres
Ordre de priorit
Choix des vrifications partir de facteurs tablis
Plan de vrification annuel

Prochain exercice Dtail
Plan de vrification long terme

Rsum Priode de trois quatre ans
Budget oprationnel
Ressources financires et humaines
Conduite des vrifications
Rapport sur la ralisation du plan de vrification annuel

Rsultats attendus Indicateurs de rendement
La connaissance de lunivers de vrification

Lunivers de vrification de la CFP englobe tous les ministres et les organismes ainsi que les questions qui relvent de la comptence de la CFP. Il inclut la CFP elle-mme, pour ce qui est de ses responsabilits non dlgues en matire de dotation et des directives gnrales donnes aux ministres et organismes sur les politiques et les procdures suivre pour la prservation de lintgrit du processus de nomination.
Tout au long de lanne, la DGV met jour de manire systmatique ses donnes de base sur les entits et les secteurs qui forment son univers de vrification. Les membres de lquipe de vrification tirent ces informations de diverses sources : les sites Web des entits; la participation des confrences et des sminaires; des rapports, tels les rapports ministriels sur le rendement, les rapports sur les plans et les priorits, les rapports annuels et les rapports du vrificateur gnral du Canada, du Conseil du Trsor, de la Commission canadienne des droits de la personne et du Tribunal de la dotation de la fonction publique; des discussions avec les vrificateurs ou les vrificatrices internes et externes; les audiences et les rapports des comits parlementaires; diverses sources sur lactualit.
Lanalyse du risque
Les sources dinformation suivantes peuvent aider la DGV dterminer les risques auxquels la CFP doit faire face dans lexcution de son mandat : les rapports de la CFP sur la surveillance des ententes concernant la dlgation des pouvoirs et la responsabilisation en dotation (EDPRD); les donnes de dotation, y compris les analyses et les tudes de la CFP; linformation des groupes des politiques et de la dlgation de la CFP; les enqutes de la CFP; linformation obtenue de personnes; linformation de la prsidente ou de la Commission; autres vrifications et rapports de vrification interne. La DGV maintient les profils de risque sur certaines entits et questions et les met jour continuellement. Ces profils alimentent la planification de vrification long terme parce quils : mettent laccent sur la gestion des risques administratifs, spcialement les risques lis la dlgation du pouvoir de dotation, qui ont un effet dterminant sur le succs de lorganisation ou du secteur fonctionnel; constituent une approche cohrente applicable dune quipe lautre et dun exercice lautre; facilitent lintgration des profils de risques globaux de la DGV dans lvaluation des risques poss par les entits des EDPRD de la CFP. Laperu du profil de risque dune entit ou dune question devrait comprendre ce qui suit : les valuations des EDPRD; linformation cl au sujet de la dotation non dlgue; les risques levs et les rpercussions ainsi que les contrles dattnuation des risques de porte gnrale, lis des entits importantes ou des questions dintrt; les vrifications planifies par dautres; les problmes de vrification non rgls en matire de dotation; le niveau dintrt des parlementaires et de la population.
Chapitre 2
Les profils de risque servent dterminer les secteurs risque lev qui psent sur le mandat de la CFP et constituent une source importante dinformation pour la slection des vrifications. La DGV produit un rsum des connaissances et des risques cls des entits et des questions. Elle le prsente au Comit de gestion de la vrification (CGV) pour obtenir ses commentaires et pour quil soit inclus dans le processus dtablissement de lordre de priorit des vrifications dcrit plus loin dans le chapitre.
Les types de vrification

Il y a plusieurs types de vrification : la vrification dentit, qui porte sur les activits et les questions de dotation dun ministre ou dun organisme; la vrification lchelle gouvernementale, qui porte sur les activits et les questions de dotation qui touchent plusieurs ministres ou organismes; la vrification de suivi, qui permet dvaluer les mesures correctives prises pour rsoudre les problmes dj signals. (Pour plus dinformation, voir au chapitre 7, Le suivi de la vrification.) De plus, la CFP mne des tudes. Ces travaux supposent la collecte de renseignements sur une question qui appelle des claircissements plutt quune conclusion de vrification. Par dfinition, une tude est plus descriptive ou exploratoire quune vrification. (Pour plus dinformation sur les tudes, voir au chapitre 8, Les politiques sur les tudes.)
La slection des vrifications

La connaissance des entits et des questions, ainsi que lanalyse des risques sont les lments cls la base de la slection des vrifications. Il faut tenir compte de plusieurs critres au moment de choisir les vrifications inclure dans le plan de vrification. Les vrifications sont proposes selon les critres de slection suivants : la signification et limportance de la question; la contribution aux priorits de vrification de la CFP; les directives de la prsidente ou de la Commission; les constatations des vrifications ou des tudes prcdentes; les demandes des parties intresses; lurgence dcoulant du risque; la taille de lorganisation; la ncessit de faire un suivi; la disponibilit des ressources de vrification; la couverture ou le cycle souhait.
Chapitre 2
Lordre de priorit
Lune des tapes les plus exigeantes dans la prparation des plans de vrification annuel et long terme est dtablir lordre de priorit. Ce processus tient compte des facteurs suivants : la couverture des questions ou des entits; la signification; la vrifiabilit; limportance de raliser les priorits du gouvernement; lintrt des parlementaires ou de la population canadienne; les directives de la prsidente ou de la Commission; les cycles de vrification; la disponibilit du personnel de vrification; lurgence; le volume de travail et les cots. La DGV tablit lordre de priorit en crant une premire liste des vrifications possibles assortie de tableaux rsumant ces facteurs et prsentant les options.
Les plans de vrification annuel et long terme

Une fois lordre de priorit tabli, les vrifications et les tudes proposes sont runies par la DGV dans un plan de vrification long terme (de trois quatre ans) qui, avec le plan de vrification annuel, est prsent au CGV. Celui-ci doit lexaminer avant den recommander lapprobation la Commission.
Le Plan de vrification long terme

Le Plan de vrification long terme comprend deux lments cls : un rsum des points saillants sur : les principaux risques cerns et la manire dont le plan prvoit les traiter; la contribution aux priorits de vrification stratgiques de la Commission; les lacunes dans la couverture ou les cycles de vrification; le budget de financement. des tableaux prsentant les cots annuels et les budgets en ETP, les principales ressources en personnel, les raisons lappui du choix de la vrification ou de ltude, et les rsultats attendus ou les effets de la vrification.
Le Plan de vrification annuel

Un plan de vrification annuel couvrant lexercice venir accompagne le Plan de vrification long terme. Il comprend tous les renseignements contenus dans le Plan long terme, en plus de dtails sur les risques, les rpercussions, le bien-fond, le calendrier et les cots par phase du processus de vrification. Ce plan est destin au CGV.
Le budget oprationnel de vrification

Dans le cadre des exigences relatives la planification ministrielle de la CFP, la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV produit un budget oprationnel de vrification des ressources financires et humaines requises pour la conduite des vrifications de lexercice venir, que le CEG doit approuver. Ce budget est diffrent des budgets des produits qui sont approuvs par la prsidente comme lment du plan de vrification long terme et du calendrier des vrifications. Chaque budget de vrification est examin avant dtre confirm ou rvis la fin de la phase de planification. La vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV gre les raffectations ncessaires et prsente un rapport sommaire au CGV. Tout changement apport au tableau des vrifications proposes doit tre approuv par la Commission.
Lapprobation des plans

Les bauches de plan sont soumises un processus dexamen et de recommandation en deux tapes : ltape du CGV et ltape de la Commission.
Le rapport sur lavancement du Plan de vrification annuel

La vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV prsente un rapport annuel la Commission sur les rsultats atteints en regard du Plan de vrification annuel. Il rend compte de ce qui suit : les points saillants de lexercice; les rsultats obtenus par rapport aux indicateurs cibles; les contributions aux priorits de vrification stratgiques de la CFP; les proccupations au sujet de questions telles les ressources et ltendue de la vrification.
Leffet sur les priorits de la CFP

La CFP mne des vrifications et des tudes qui conduisent des constatations, des conclusions, des observations et des recommandations prsentes aux ministres et aux organismes. Ces derniers mettent ces recommandations en uvre et apportent les changements ncessaires leurs procdures et leur cadre de gestion de la dotation. Ces changements ont pour effet damliorer la dotation dans les ministres, de protger le principe du mrite et limpartialit politique et font que les personnes nommes la fonction publique sont hautement comptentes et choisies suivant un processus quitable et en temps opportun. La vrification a un deuxime effet sur la dotation au sein des ministres et des organismes, effet par ailleurs moins direct, mais tout aussi important. Lorsque les directions gnrales de la CFP donnent suite aux constatations, aux conclusions et aux observations des vrifications et apportent les changements ncessaires leurs propres activits, les nominations faites dans le contexte du pouvoir de dotation non dlgu sont meilleures, le recrutement est amlior et de meilleures ententes de dlgation en matire
de dotation sont conclues avec les ministres. Tout le processus de dotation dans lensemble de la fonction publique sen trouve amlior.
Les rsultats en matire de rendement

Des vrifications efficaces devraient permettre de faire tat des rsultats suivants en matire de rendement : les ministres ont mis en uvre les recommandations de vrification de la CFP; la CFP a mis en place les changements apporter aux pouvoirs dlgus en matire de dotation, des amliorations au cadre stratgique, ou dautres changements aux activits de programme de la CFP la suite des constatations, des conclusions et des observations des vrifications. Voici deux indicateurs cls de rendement correspondant ces rsultats attendus pour le suivi et le rapport : le pourcentage des recommandations mises en uvre; le pourcentage des observations de vrification sur des changements apporter auxquelles la CFP a donn suite.
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Chapitre 2
La conduite de la vrification
Les politiques sur la conduite de la vrification

Lquipe de vrification doit : faire preuve de prudence et de diligence, de mme que de jugement professionnel; tre forme de personnes indpendantes desprit et de fait; possder, collectivement, une bonne connaissance du sujet et les comptences en vrification ncessaires pour rpondre aux exigences de la vrification; faire en sorte que tous ses membres soient encadrs de manire approprie; solliciter lopinion des gestionnaires de lentit vrifie au sujet des lments critiques de la vrification; recevoir des conseils et des avis suffisants et adquats tout au long de la vrification.
La prudence et la diligence et le jugement professionnel

Le vrificateur ou la vrificatrice s'acquitte de son travail de vrification avec la prudence et la diligence ncessaires et avec professionnalisme et rigueur. Il ou elle se doit donc deffectuer sa vrification conformment aux normes professionnelles et aux politiques de la Commission de la fonction publique (CFP). Il ou elle doit faire appel son jugement lorsque vient le temps de dterminer ce qu'il faut vrifier et quand, les objectifs et les critres de vrification ainsi que la base pour mesurer le rendement, la stratgie et la mthodologie de vrification, lampleur de la vrification, les questions signaler et les conclusions gnrales. L'obligation de prudence et de diligence exige de toute personne qui supervise le travail de vrification et qui a pour tche de faire la rvision et l'examen critique des dcisions cls de vrification qu'elle fasse preuve de la mme vigilance.
Lobjectivit et lindpendance
La vrificatrice ou le vrificateur doit faire preuve d'objectivit, c'est--dire qu'il ou elle ne doit pas orienter la vrification vers des domaines d'intrt personnel ni prjuger des constatations. Les constatations et le rapport ne peuvent dcouler que des lments probants recueillis et tre rdigs conformment aux politiques de vrification, au Code de dontologie en vrification de la CFP et aux directives qui figurent dans le prsent manuel. Le vrificateur ou la vrificatrice doit avoir un point de vue impartial lorsqu'il ou elle prend des dcisions au sujet de l'tendue, des objectifs, des critres, des lments probants, de l'importance des observations et des conclusions. La Direction gnrale de la vrification (DGV) de la CFP et les membres de l'quipe de vrification, qu'il s'agisse d'employs, demployes ou de personnes engages forfait, doivent tre tout fait indpendants. Rien ne doit compromettre (ou sembler compromettre) leur impartialit dans l'excution de leur travail, leur prise de dcisions, dans la formulation de leurs opinions, leurs conclusions et leurs recommandations.
La vrificatrice ou le vrificateur est incit tablir et entretenir de bonnes relations avec les reprsentants ou les rprsentantes et les employs ou les employes de l'organisme vrifi. Selon les politiques de vrification, le vrificateur ou la vrificatrice doit recommander des mesures correctives lorsqu'il ou elle signale des lacunes. Cette pratique ne doit nuire daucune faon l'indpendance de la DGV.
Les comptences de lquipe de vrification

La qualit dune vrification de la CFP dpend directement des personnes qui y sont affectes. Si une vrification exige des dcisions qui dpassent les comptences de la personne concerne, un chec est craindre. La CFP a l'obligation envers le Parlement, les organismes vrifis et les autres parties intresses de veiller ce que les vrifications soient effectues par des personnes comptentes. Il faut donc que l'quipe de vrification et les contractuels et les contractuelles possdent collectivement la connaissance, les qualits professionnelles, les comptences et l'exprience ncessaires pour s'acquitter efficacement du travail de vrification. L'quipe de vrification doit : connatre les concepts et les techniques de vrification de la CFP et avoir la capacit dappliquer les connaissances quelle possde; possder l'exprience et les comptences techniques ncessaires pour bien traiter le sujet vrifier; avoir une connaissance gnrale de l'environnement du gouvernement, de lentit vrifier, des lois et des rglements, et des politiques rgissant le sujet vrifi.
Au dbut du processus de planification, le directeur ou la directrice de la vrification doit dterminer sil faut faire appel des comptences spcialises ou techniques, qui ne sont pas disponibles au sein de lquipe. Le faire tt donne le temps ncessaire pour trouver le personnel au sein de la DGV ou embaucher des personnes forfait. Si les comptences ncessaires ne sont pas disponibles, la vrification doit tre redfinie ou reporte jusqu' ce que le personnel qualifi soit disponible. Les conseillers ou les conseillres en vrification doivent possder les antcdents et les connaissances ncessaires pour faire une bonne rvision et remettre en question les principales dcisions de vrification.
Chapitre 3
Lencadrement
Assurer un encadrement convenable, c'est diriger les vrificateurs ou les vrificatrices et surveiller leur travail de sorte que les objectifs de la vrification sont atteints. L'encadrement est un processus essentiel et continu, qui exige des personnes qui en ont la charge de : veiller ce que tous les membres de l'quipe comprennent bien les objectifs de la vrification; dlguer le projet de vrification aux membres de l'quipe en prcisant clairement ce qu'on attend du projet; donner les conseils, les avis et la formation sur le tas ncessaires, compte tenu de l'exprience des membres de l'quipe; faire en sorte que les procds de vrification soient appropris et bien excuts; faire en sorte que les politiques de vrification de la CFP soient respectes; faire en sorte que les lments probants soient adquats et suffisants, qu'ils soient consigns au dossier et qu'ils tayent les observations et les conclusions de la vrification; faire en sorte que seul le travail de vrification ncessaire soit excut et que les budgets, les calendriers et les dlais soient respects.
Le travail avec la direction de lentit

Les bonnes relations entre les vrificateurs ou les vrificatrices et la direction de l'entit vrifie reposent sur le respect et la confiance. Lorsque de telles relations existent, tant la direction de lentit que la CFP y trouvent leur compte quand l'quipe de vrification doit faire appel lentit pendant la vrification. Comme nous l'avons dj mentionn la rubrique Objectivit et indpendance, de telles relations ne compromettent pas l'indpendance du vrificateur ou de la vrificatrice ou la qualit du rapport de vrification. L'quipe de vrification doit solliciter la participation de la direction de l'entit aux tapes suivantes : au moment de planifier la vrification, afin d'obtenir son point de vue sur les facteurs essentiels au succs de l'activit de dotation vrifie, sa responsabilit l'gard de l'activit, les sources de critres, les risques et ses proccupations, et pour connatre les autres vrifications ou tudes effectues dans le domaine; au moment de mettre au point le plan de vrification, afin d'obtenir son point de vue sur ltendue, les objectifs et les critres retenus pour la phase de l'examen; au moment d'laborer les constatations, afin de s'entendre avec elle sur les faits ou d'obtenir d'autres sources d'lments probants; au moment de rdiger les recommandations, afin qu'elle lui fasse part de son point de vue sur la meilleure faon de corriger le problme; au moment de faire valider les faits, les observations, les problmes et les recommandations qui figurent dans le rapport de vrification, ou de signaler son dsaccord; au moment de mettre au point le rapport dfinitif, pour obtenir des commentaires de l'administrateur gnral ou de ladministratrice gnrale et connatre les mesures
qu'entend prendre le ministre ou lorganisme afin de combler les lacunes, ainsi que les points de dsaccord. Les administrateurs gnraux ou les administratrices gnrales et les dirigeants ou les dirigeantes des entits ont un rle jouer dans lexcution des vrifications de la CFP. Il est important pour eux ou pour elles de bien comprendre ce rle. La CFP a prpar cette fin le document intitul Vrifications de la CFP : information destine la haute direction qui se trouve lannexe B du prsent manuel. Il se veut un aide-mmoire lusage de la direction de lentit. Il constitue un rsum du rle que les administrateurs gnraux et les administratrices gnrales et les dirigeants et les dirigeantes des ministres et des organismes peuvent sattendre jouer dans les vrifications menes par la CFP. Il facilite galement la cration des relations de travail entre lquipe de vrification et la direction de lentit au dbut de la vrification.
Les conseils et les avis

Les vrifications de la CFP sont souvent des mandats complexes que les vrificateurs ou les vrificatrices ne peuvent raliser de manire rentable sans recourir diverses comptences, connaissances spcialises et expriences. Comme nous le soulignons tout au long du manuel, toute vrification requiert une bonne dose de jugement, et ce, chacune des phases. La cration dun comit consultatif de vrification, la nomination dun examinateur ou dune examinatrice de la qualit affect chaque vrification et le soutien de spcialistes de lintrieur et de lextrieur sont autant de conditions qui garantissent que les quipes de vrification pourront bnficier dun bon examen, dun examen critique, de conseils et davis judicieux. Elles devraient pouvoir consulter un examinateur ou une examinatrice de la qualit, le Comit consultatif de vrification (CCV) ou tout autre spcialiste, au besoin. Voici une description des responsabilits des organes de consultation cls.
Le Comit consultatif de vrification (CCV)

Le rle du CCV est de revoir et dexaminer dun il critique les travaux de lquipe de vrification en plus de lui donner des conseils des points de contrle critiques. Son rle dans le systme de gestion de la qualit de la CFP est prsent lannexe C. Il faut crer un CCV pour les vrifications lchelle gouvernementale, les vrifications risque lev et les vrifications de grandes entits. Le CCV, prsid par la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV, est form de membres provenant de lintrieur et de lextrieur de la DGV. Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit doit en faire partie. La prsidente peut dcider de siger au CCV, spcialement pour les vrifications risque lev. Idalement, le comit devrait compter de quatre cinq membres, choisis en fonction de leurs comptences, de lclairage quils peuvent apporter ainsi que de leurs connaissances et de leur exprience. Les conseillres ou les conseillers de l'extrieur sont rputs pour tre des chefs de file dans leur domaine de spcialisation. Les membres qui ne proviennent pas de la DGV doivent attester par crit quen tant que membres du comit, ils se conformeront au Code de dontologie en vrification de la CFP.
La vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV dcide sil y a lieu de crer un comit consultatif de vrification, de faire le choix des membres et de dterminer les modalits de fonctionnement du comit, dtablir le calendrier et lordre du jour de ses runions. Chaque membre du comit reconnu comme expert ou experte peut galement jouer le rle de conseiller spcial ou conseillre spciale auprs de lquipe de vrification. Le CCV est dabord un forum auquel lquipe de vrification peut demander conseil. Lquipe lui prsente de linformation aux points de dcision critiques de la vrification, tels que la planification, lexamen et le rapport (au minimum, trois fois au cours de la vrification). Lquipe de vrification consulte les membres du CCV sur divers aspects de la vrification : la couverture, les questions dimportance et la stratgie de vrification, y compris : les objectifs prliminaires de la vrification, le contexte et le bien-fond de la vrification, les secteurs d'intrt initiaux et la pertinence de la vrification propose par rapport au mandat de vrification de la CFP; l'tendue, la stratgie gnrale et les critres; les moyens de quantification envisags et leur faisabilit; limportance des questions, les observations, les conclusions, les recommandations et la stratgie de rapport proposes; savoir si le rapport transmet le bon message, si les questions sont importantes et si le ton est juste et justifi dans les circonstances. Les comptes rendus des runions du CCV, les relevs des dcisions et les mesures de suivi lies une vrification en particulier sont considrs comme des lments probants conserver dans les dossiers de la vrification.
Le Comit de gestion de la vrification (CGV)

Le CGV gre le processus de vrification de la CFP au nom de la prsidente et de la Commission. Il surveille les processus de planification et de gestion de la vrification ainsi que les questions lies la production et la communication des rsultats des vrifications et des tudes afin de garantir que le systme de gestion de la qualit est appliqu (voir lannexe C), tel quil est prvu dans le Manuel de vrification de la CFP. Pour ce faire, il revoit les documents ci-dessous et en recommande lapprobation la Commission :
le Plan de vrification long terme; le Plan de vrification annuel;
il revoit, suivant un systme de gestion de projet, linformation sur :

les propositions de vrification de la DGV; les cots et le calendrier des projets de vrification et dtude par rapport aux
chanciers et aux budgets, et les explications sur les carts; le plan dexamen sommaire; tout changement propos aux derniers plans de vrification long terme ou annuel;
Chapitre 3
il revoit tous les rapports de vrification et dtude et en recommande lapprobation la prsidente, y compris le rapport de vrification annuel de la CFP (voir le chapitre 6 et lannexe D); il veille ce que les messages livrs dans les rapports de vrification se tiennent par rapport aux positions dj dfendues et aux risques et intrts spciaux y affrents. Le CGV est prsid par la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV et est compos des directeurs gnraux et des directrices gnrales de la DGV, ainsi que du directeur gnral ou de la directrice gnrale des Communications et de la liaison externe de la Direction gnrale de la gestion ministrielle. La prsidente ou le prsident du CGV prsente des rapports de mise jour rguliers la prsidente et la Commission. Les membres du comit se runissent au besoin. Son relev de dcisions se rapportant une vrification en particulier sera inclus dans le dossier de contrle de la vrification et fera lobjet dun suivi au moyen dun systme de suivi.
Les spcialistes de lintrieur et de lextrieur

Lquipe de vrification a recours aux services de spcialistes qui possdent les connaissances et les comptences les plus avances propos des sujets tudis dans le cadre dune vrification. Les spcialistes peuvent provenir de la CFP ou tre embauchs de lextrieur. Leur rle est dassister et de conseiller lquipe de vrification ou deffectuer les travaux de vrification qui sont de leur domaine dexpertise. Ils sont tenus de respecter le Code de dontologie en vrification de la CFP dans lexcution de leurs travaux de vrification.
Les Services juridiques

Lquipe de vrification fait appel aux Services juridiques pour obtenir leur avis sur : les questions dordre juridique susceptibles de surgir en cours de vrification; les recommandations ayant trait aux modifications la loi; lembauche dun conseiller ou dune conseillre juridique de lextrieur; le mandat de la vrification; la mention de tiers dans le rapport de vrification.
Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit

Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit est responsable de donner la viceprsidente ou au vice-prsident de la DGV, lassurance que les vrifications sont excutes en accord avec les politiques et les processus de vrification de la CFP dcrits dans le prsent manuel. Son rle est expliqu au chapitre 1 la rubrique Les rles et les responsabilits. Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit donne de la rtroaction sur : les risques associs la vrification, la meilleure manire de les grer et la pertinence des consultations par rapport ces risques;
le mandat et le plan dexamen, ayant trait en particulier la pertinence du niveau de travail propos, de la mthodologie, des ressources et de lindpendance de lquipe; le caractre adquat et suffisant des lments probants touchant les constatations qui prsentent un risque lev; la conformit du rapport aux politiques sur le rapport de vrification de la CFP. Lexamen est consign au dossier pour dcrire le travail effectu et les rsultats obtenus. Le directeur gnral ou la directrice gnrale de la vrification doit veiller ce que lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit soit consult en temps opportun et reoive linformation dont il ou elle a besoin pour procder son examen.
La confidentialit et la scurit
La CFP sefforce dappliquer les normes les plus leves en matire de conduite professionnelle et dintgrit. Elle cherche tablir des relations empreintes de respect et de confiance avec la direction et le personnel des entits vrifies. Lapplication de ces normes et de ces principes repose en partie sur lassurance que linformation tant de lentit que de lorganisation sera traite de manire sre et confidentielle. Le Code de dontologie en vrification de la CFP exige de tous les employs et de toutes les employes de la DGV de mme que des contractuels et des contractuelles qui participent aux vrifications quils et elles assurent la confidentialit et la protection des documents et des communications internes. Les personnes vises doivent se comporter tel que lexigent les politiques de la CFP. Elles doivent respecter le caractre confidentiel de linformation obtenue des entits vrifies. Lquipe de vrification doit veiller la protection et la confidentialit de tous les dossiers, quils soient dans les bureaux de la CFP ou dans ceux de lentit vrifie.
Le processus de vrification de la CFP

Les vrifications de la CFP comportent quatre phases, qui sont illustres dans la pice 3.1 qui suit.
Chapitre 3
Pice 3.1 Le processus de vrification de la CFP

Plans de vrification annuel et long terme approuvs
(Dbut dune vrification)
lments probants Observations Rapport dexamen Grandes lignes du rapport
EXAMEN
PLANIFICATION
Proposition Plan dexamen Programme de vrification
Rapport de la vrification Rponse de la direction Publication du rapport dfinitif
RAPPORT
(dans les deux ans qui suivent la vrification)

valuation de ltat davancement Rsultats communiquer
SUIVI
La planification de la vrification La phase de la planification permet lquipe de vrification dacqurir les connaissances voulues sur lentit, lactivit de dotation examine ainsi que les problmes auxquels elle fait face. Ces connaissances permettront lquipe de vrification dlaborer un plan dexamen qui servira de point de dpart la conduite ordonne, efficiente et rentable de la vrification. Lexamen de la vrification La phase de lexamen a pour objet de recueillir les lments probants adquats et suffisants qui permettront de tirer une conclusion quant aux objectifs fixs et de soutenir toutes les dclarations faites dans le rapport de vrification. Le rapport de vrification La phase du rapport consiste communiquer les constatations, les conclusions et les recommandations de vrification de manire claire, prcise, convaincante et efficace. Le suivi de la vrification (normalement, dans les deux ans aprs la vrification) Le suivi permet la CFP et ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale de savoir jusqu quel point lentit a adopt les mesures correctives envisages pour corriger les problmes signals la suite de la vrification.
Chapitre 3
Une chane de qualit est intgre au processus de vrification de la CFP par divers moyens : examen critique, rvision, consultation, avis et gestion de projet. Tout systme de gestion de la qualit sappuie sur un certain nombre de principes, les principaux tant les suivants : la qualit est intgre au processus de production plutt que de dpendre dune vrification ou dune liste de contrle aprs la production; les responsabilits de chaque intervenant ou intervenante du processus de contrle sont dfinies clairement et communiques de manire approprie; les contrles rpondent aux risques cls en temps opportun; lexcs de mesures de contrle mne une absence de contrle; le processus de contrle doit tre efficient; les contrles sintgrent en cascade et comportent un choix judicieux de mesures par diverses sources : extrieur, entit, direction gnrale, quipe et personnes; les contrles sont axs sur les rsultats; les vrificateurs et les vrificatrices participent lvolution continue du cadre de contrle. Les lments qui composent le systme de gestion de la qualit de la CFP sont abords tout au long des chapitres du prsent manuel. Ils sont rsums aux annexes C et D. Les politiques de vrification et les processus dtaills lis chacune des phases de la vrification sont expliqus dans les chapitres 4 7.
Chapitre 3
Chaque vrification doit tre planifie adquatement afin de rpondre aux objectifs de manire efficace et efficiente.
Planifier la vrification
Chaque tape d'une vrification de la Commission de la fonction publique (CFP) doit faire appel au jugement professionnel et l'esprit d'initiative des quipes de vrification. Une fois le choix de la vrification arrt, on doit prendre des dcisions en fonction dun certain nombre d'lments : la nature et lampleur de la vrification; les objectifs de vrification; les stratgies, la mthodologie et la technologie utiliser pour valuer les rsultats constats en ce qui a trait l'intgrit du processus de nomination; les comptences, les spcialits et l'exprience requises pour effectuer la vrification. La stratgie retenue pour tirer une conclusion sur chacun des objectifs de vrification est itrative. L'information est recueillie et value, et l'quipe doit alors dcider si elle peut passer l'tape suivante ou s'il lui faut obtenir plus d'information ou consulter davantage. Ainsi, l'quipe saura tt dans le processus si la vrification sera efficace par rapport aux cots ou si elle devra repenser sa stratgie. Il est possible de modifier la vrification ou de l'annuler avant que les cots engags ne deviennent trop levs. Au cours de la planification, l'quipe fait des recherches sur le sujet vrifier et lorganisation vise, consulte le Comit de gestion de rapport (CGR) ainsi que le Comit consultatif indpendant de la vrification (CCIV) et la prsidente, et communique divers moments avec la direction de lorganisation vise.
Lettre initiale
Les quipes de vrification envoient une lettre informant ladministrateur gnral de lorganisation vise, le chef des ressources humaines et le Dirigeant principal de la vrification (DPV) de lintention de la CFP de mener une vrification au sein de lorganisation conformment au cycle de planification des vrifications de la Direction gnrale de la vrification, de lvaluation et des tudes (DGVEE).
Phase de laperu
Cette phase, galement nomme rvision sommaire , comprend toute la recherche qui peut tre mene avant l'envoi de la lettre de mission, sans quil soit ncessaire de communiquer avec le personnel ou daccder aux dossiers de l'organisation vise par la vrification. Cette recherche peut se faire en recueillant linformation accessible au public
ou disponible au sein de la CFP. La phase de laperu alimente la phase suivante de planification de la vrification, nomme phase de ltude prparatoire .
Proposition de vrification
Pendant la phase de planification, lquipe de vrification rdige une proposition de vrification aux fins dapprobation par le vice-prsident de la DGVEE et le CGR. Lquipe de vrification expose le ou les objectifs prliminaires, de mme que lampleur de la vrification mene dans le cadre du plan de vrification annuel et, sil y a lieu, dtermine les nouvelles priorits. Dans le cas de la vrification de questions horizontales, lquipe de vrification peut inclure des renseignements plus dtaills sur ltendue des travaux, notamment sur les organisations concernes, sur la pertinence des questions pour le mandat de la CFP et sur limportance quelles peuvent prsenter pour les parlementaires.
Profil de la vrification
Avant de commencer la planification dtaille, l'quipe de vrification acquiert une connaissance approfondie du sujet de la vrification sans effectuer de vrification dtaille (activits de dotation de lorganisation vise ou de la fonction de dotation de porte gouvernementale). Peu importe l'ampleur et la nature du sujet, il est important que l'quipe de vrification acquire une bonne vue d'ensemble . Si elle tire des conclusions ou signale des faiblesses sans avoir cette comprhension d'ensemble, ses travaux pourraient se rvler improductifs ou ses constatations trompeuses. Pour recueillir linformation ncessaire, lquipe utilise un vaste ventail de procds et de techniques qui peuvent inclure lexamen des lments suivants : les autorisations lgislatives, les politiques et les directives pertinentes; la structure organisationnelle, y compris les bureaux rgionaux et de secteur; le contexte dans lequel volue l'organisation vise; le contexte dans lequel se sont droules les activits de dotation; le personnel cl et les changements ce niveau; les niveaux et les types d'activits de dotation; les mcanismes de reddition de comptes, y compris la dlgation des pouvoirs de dotation; les principaux systmes de contrle qui ont une incidence sur la gestion de la dotation et des ressources humaines dans son ensemble; la qualit et la fiabilit des principaux systmes de donnes sur les ressources humaines; les risques importants en matire dactivits de dotation et les enjeux que connat l'organisation vise; les indicateurs avancs, le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation, lInstrument de dlgation et de responsabilisation en matire de nomination, etc.; les profils de risque de l'organisation conservs par la DGVEE; linformation, les lacunes ou les faiblesses connues qui se rapportent au sujet de la vrification qui ont t signales dans des rapports de vrification ou d'examen antrieurs, y compris les vrifications de la CFP, les vrifications internes et les
Chapitre 4
valuations effectues par l'organisation, les vrifications du Bureau du vrificateur gnral du Canada, ou les autres rapports; l'examen des rapports ministriels sur le rendement, des rapports sur les plans et les priorits, des rapports annuels, des plans stratgiques, des analyses de l'environnement et des plans de gestion des ressources humaines; l'examen du site Web de l'organisation; l'examen des rapports de gestion et des rapports redditionnels; l'examen des principaux systmes de donnes et des procdures de contrle des ressources humaines; l'valuation des risques auxquels l'organisation doit faire face et leur incidence sur les questions de vrification; les consultations menes auprs de conseillers et d'autres organisations afin de trouver les meilleures pratiques et les amliorations possibles; l'examen des vrifications et des tudes que la CFP a menes antrieurement, ainsi que des vrifications et des tudes menes par des tiers; lexamen des donnes de dotation et des autres renseignements ainsi que des tendances compils par la CFP et dautres organisations.
Lettre de mission de vrification

ce stade, lquipe de vrification envoie une lettre informant ladministrateur gnral de lorganisation vise, le chef des ressources humaines et le DPV que la CFP va faire une vrification de lorganisation et que la planification de cette vrification est sur le point de commencer. La lettre de mission de vrification demande ladministrateur gnral de dsigner une personne qui servira dagent de liaison principal avec la CFP tout au long de la vrification et elle marque le dbut officiel des travaux de vrification.
Runion de dpart
Cette runion sert de point de dpart avec la direction de l'organisation vise afin de lui prsenter la vrification. L'quipe de vrification sollicite l'opinion de la direction sur les facteurs de russite essentiels des activits de dotation vrifier, sur la responsabilit de la direction en regard des activits en question, les sources des critres, les risques, les sujets qui la proccupent, ainsi que les autres vrifications ou tudes effectues dans ce domaine. Les quipes de vrification peuvent faire leurs demandes de documentation pralablement ou lors de cette runion.
Phase de ltude prparatoire

Cette phase, galement nomme examen du client , comprend les renseignements recueillis sur l'organisation vise aprs l'envoi de la lettre de mission de vrification. Parmi ces renseignements figurent les entrevues menes, les donnes examines, les autres consultations ainsi que les demandes officielles de documents, les lignes directrices internes, les politiques, etc. La phase de ltude prparatoire est un lment charnire, car elle peut signaler les secteurs de risque possibles, les faiblesses ou les
Chapitre 4
possibilits damlioration. Le rsultat principal de cette phase est le Rapport de l'tude prparatoire qui dcrit la recherche et les sources des renseignements recueillis.
Plan de ltude prparatoire

L'quipe de vrification propose un cadre indiquant les points sur lesquels les travaux de l'tude prparatoire, les ressources et les efforts seront concentrs. Le plan propos couvre les points suivants : Secteurs connus de risques de mission ou de risques oprationnels; Emploi rationnel des ressources de vrification (budget, temps, dplacements); Mthodes de collecte des donnes utilises et raisons pour lesquelles elles sont juges particulirement efficaces : o entrevues et groupes de consultation : quelles personnes seront interroges; quels types de questions seront poses et pourquoi; quels lieux/bureaux/rgions gographiques seront viss par la collecte; o examen de documents : quels documents seront fournis ou demands; o rvisions structures de dossiers : raison dtre des rvisions structures et nombre; mode de slection des dossiers; moment et lieu dexamen des dossiers; Liens avec le mandat de la CFP.
Rapport de ltude prparatoire

L'quipe de vrification recueille de l'information afin de mettre le point final aux dcisions prliminaires portant sur l'ampleur, les cots, lchancier, les comptences et de proposer les objectifs de vrification, les secteurs examiner fond, les critres et la stratgie d'examen. Ce faisant, l'quipe de vrification met au point une vrification qui rduira les risques d'noncer des observations errones, de tirer des conclusions fautives ou de formuler des recommandations inappropries. L'valuation du risque est un outil important utilis au sein du Rapport de ltude prparatoire. On entend par risque la probabilit qu'un vnement ou qu'une action quelconque ait un effet indsirable sur les rsultats escompts. la CFP, le risque est la probabilit que survienne une action ou un vnement li la dotation, combine l'effet indsirable possible sur l'intgrit du processus de nomination. Les risques peuvent aussi tre les menaces qui psent sur la ralisation des objectifs d'une organisation. Dans l'valuation du risque, l'quipe de vrification devrait se poser le genre de questions suivantes : Qu'est-ce qui peut mal tourner? Quelles sont les occasions saisir qui peuvent tre rates? Quelle est la probabilit que les choses tournent mal ou que des occasions soient rates? Quelles sont les consquences?
Le risque peut-il tre minimis ou contrl?
Phase de planification de l'examen

L'quipe de vrification sappuie sur le Rapport de l'tude prparatoire approuv pour laborer la trousse du plan d'examen qui est le rsultat principal de cette phase. La trousse contient le cadre de rfrence dans lequel la DGVEE transmet ses critres et la stratgie quelle envisage lorganisation sous tude. Le plan d'examen proprement dit contient les programmes de vrification, le plan d'chantillonnage (au besoin) ainsi que lchancier de la vrification. Il fournit le cadre dans lequel les rsultats de la vrification et leurs incidences sur le rendement de l'organisation vise pourront tre dtermins. Des lments importants de ce plan, tels que la dfinition des objectifs, de la porte, de la mthodologie (y compris des critres) de la vrification et des tests de vrification excuter, dcrivent la structure et la stratgie requises pour mener bien le projet de vrification.
Le cadre de rfrence
L'quipe de vrification prpare le cadre de rfrence partir des objectifs, de l'ampleur, des critres, de la stratgie de vrification et de l'chancier du Rapport de ltude prparatoire approuv. Le cadre de rfrence est le document grce auquel les vrificateurs et la direction de l'organisation vise comprennent bien ce quoi ils doivent s'attendre de la vrification. L'quipe de vrification prsente le cadre de rfrence la direction de l'organisation vise, sollicite son opinion et ses commentaires, de prfrence par crit, au sujet de l'ampleur, des objectifs et des critres. La direction de l'organisation vise n'approuve pas le cadre de rfrence.
Dvelopper le plan d'examen

Le produit principal de la phase de planification est le plan d'examen. Il dcrit comment les lments probants seront recueillis au cours de la phase de l'examen en vue de raliser les objectifs de la vrification de la manire la plus conomique. Le plan d'examen fournit : un guide servant mener et coordonner les travaux d'examen et les communiquer; un cadre qui permet de distribuer les tches, de calculer et de fixer le budget pour le reste de la vrification; une base facilitant la supervision du travail; un moyen de transfrer les connaissances au personnel moins expriment. Le plan d'examen doit contenir : les objectifs de la vrification; l'ampleur de la vrification, les principales considrations et la justification des dcisions relatives l'ampleur et aux limites qui s'y appliquent et la faon dont la vrification prend en compte les risques cerns lors de la slection de la vrification; les critres de la vrification et leurs sources;
une description de la stratgie et de la mthodologie de la vrification (c'est--dire la nature et l'tendue des lments probants recueillir et analyser en tenant compte des risques cerns et des tests de la fiabilit des contrles et le moment pour le faire), y compris les possibilits de quantifier les rsultats; si ncessaire, un plan dchantillonnage expliquant la population, la taille de lchantillon, les mthodes dchantillonnage et les conclusions que lquipe de vrification devrait pouvoir en tirer; l'identification du personnel de vrification, y compris le personnel des rgions et des services fonctionnels, ainsi que les spcialistes l'interne et l'externe dont l'expertise sera requise; une description des connaissances, des comptences et de l'exprience des membres de l'quipe affects la vrification; lchancier de la vrification, les tapes cls et les points de contrle; le cot estimatif de la vrification, en temps et en argent, pour le personnel contractuel, les dplacements et la traduction, y compris, au besoin, une analyse de l'cart par rapport au budget de vrification initial approuv. Ces prcisions devraient tre prsentes dans un chancier de la vrification).
Avant de commencer les travaux sur place, l'quipe de vrification doit prparer des programmes de vrification qui dcrivent les procds de vrification pour la phase de l'examen. Des programmes de vrification bien conus assurent une approche systmatique et rigoureuse la phase de l'examen et facilitent la documentation des travaux de l'quipe de vrification.
Les objectifs de la vrification

Toute vrification doit avoir des objectifs clairs en regard desquels il sera possible de tirer des conclusions. On exprime habituellement les objectifs d'une vrification par les questions auxquelles la vrification est cense rpondre relativement l'excution des nominations et des activits connexes. En termes gnraux, les objectifs d'une vrification de la CFP correspondent au plan stratgique de la CFP. Les objectifs de la vrification doivent tre examins avec soin et noncs clairement. En rgle gnrale, leur nombre est limit. Ils doivent tre dfinis de telle faon que l'quipe de vrification puisse, la fin de la vrification, tirer une conclusion par rapport chacun d'eux. Comme le travail de vrification consiste rpondre aux questions souleves dans les objectifs, ceux-ci doivent tre dfinis avec le plus de prcision possible pour viter du travail inutile et coteux. Toute modification des objectifs, accompagne des considrations principales et de leur justification, doit tre porte l'attention du viceprsident de la DGVEE, du CGR et de l'examinateur de la qualit. Le travail de vrification est aussi un moyen de transmettre de l'information utile et ncessaire au Parlement. Les objectifs non lis la vrification, comme celui de donner un aperu d'un processus ou d'un sujet, sur lequel il est impossible d'arriver une conclusion et que par ailleurs on n'attend pas, devraient tre distincts des objectifs de vrification.
L'ampleur de la vrification
L'ampleur de la vrification doit tre claire pour ce qui est de la porte, de lchancier et de la nature de la vrification; Les questions vrifier doivent tre choisies en fonction de leur pertinence par rapport au mandat de la CFP, de leur importance et de leur vrifiabilit. Aux tapes initiales de la planification, l'activit de nomination vrifier est souvent dfinie en termes trs gnraux. Il est souvent peu pratique ou rentable de tout vrifier. Pour bien circonscrire l'ampleur de la vrification, il faut limiter les questions d'importance celles qui se rapportent l'objectif de la vrification, qu'il est possible de vrifier avec les ressources disponibles et qui sont essentielles l'atteinte des rsultats prvus de l'activit vrifie. Il y a trois principes de base lis l'ampleur de la vrification : la pertinence par rapport au mandat de la CFP; les questions d'importance; la vrifiabilit.
La pertinence par rapport au mandat de la CFP

La nouvelle Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP) et lancienne LEFP donnent la Commission le pouvoir de faire des vrifications sur n'importe quel sujet qui relve de sa comptence. Le mandat de la CFP et les questions qui sont d'un intrt particulier pour les parlementaires sont les facteurs cls considrer au moment d'valuer la pertinence des questions de vrification.
Les questions d'importance

Pour dgager les questions d'importance, il faut rpondre aux interrogations suivantes : Le sujet a-t-il une incidence marquante sur le processus de nomination? Ce domaine prsente-t-il un risque lev? Est-ce important? La vrification peut-elle contribuer amliorer le rendement et la responsabilisation en regard du processus de nomination? Cette question a-t-elle beaucoup de visibilit ou prsente-t-elle un intrt particulier immdiat pour les parlementaires et la population canadienne? Arriver bien dlimiter l'ampleur de la vrification a pour effet, entre autres, de cerner les sujets possiblement importants ou les questions qui devraient faire l'objet d'une vrification approfondie. Gnralement, les questions qui seront retenues pour une vrification approfondie sont les questions les plus cruciales pour le succs de l'activit de dotation vrifie ou les questions qui prsentent les risques les plus levs. Le vrificateur doit rester trs attentif pour reprer les processus critiques de dotation et ensuite y concentrer sa vrification.
Chapitre 4
La vrifiabilit
On entend par vrifiabilit le fait pour l'quipe de vrification de pouvoir effectuer la vrification conformment aux normes professionnelles et aux politiques de vrification. Il peut se prsenter toute une gamme de situations susceptibles d'amener une quipe dcider de ne pas vrifier un secteur donn mme si celui-ci est important et pertinent. Pour arriver cette dcision, l'quipe de vrification doit avoir conclu : qu'elle n'a pas ou ne peut obtenir l'expertise ncessaire; que le secteur subit des changements importants ou radicaux; qu'il est impossible de trouver des critres valables pour valuer le rendement.
L'nonc de l'ampleur
L'nonc de l'ampleur devrait dcrire les programmes et les fonctions rattachs la dotation qui sont l'objet de la vrification, y compris les secteurs rgionaux de l'organisation sous tude, ainsi que la priode vise par la vrification. Il devrait aussi indiquer toute question ou tout secteur qui a t exclu de l'ampleur de la vrification.
Les critres de vrification

La vrification doit sappuyer sur des critres valables, sur lesquels les observations et les conclusions pourront tre fondes. Les vrificateurs doivent disposer d'un moyen de mesurer ou de juger les rsultats lis aux sujets qui font l'objet de la vrification. Les normes utilises cette fin s'appellent des critres de vrification. Les critres de vrification sont des normes de rendement et de contrle raisonnables et ralistes par rapport auxquelles il est possible d'valuer et de mesurer la conformit, le caractre adquat des systmes et des pratiques, ainsi que l'conomie, l'efficience et le rapport cot-efficacit des activits de dotation. Ils doivent tre pertinents, fiables, impartiaux, faciles comprendre et complets. L'ensemble des constatations cernes par rapport aux critres, combin l'exercice du jugement professionnel, permet l'quipe de vrification de tirer une conclusion sur chaque objectif de vrification. L'ampleur de l'effort requis pour assurer la pertinence des critres est fonction de leurs sources que voici : la LEFP et les autres lois et rglements pertinents; les politiques, les normes et les cadres de contrle des organismes centraux; les rapports sur les plans et les priorits et les rapports sur le rendement de l'organisation; les bonnes pratiques gnralement reconnues; les politiques et les normes tablies par l'organisation sous tude; les critres utiliss dans des vrifications semblables; les normes et les pratiques d'autres organisations exerant le mme genre d'activits; les vrifications antrieures de la CFP.
L'quipe de vrification peut, de manire gnrale, laborer les critres partir des lois et des rglements. Elle n'a alors qu' s'assurer qu'ils sont lis l'objectif de vrification. Les sources premires des critres pour les vrifications de la CFP sont les mcanismes de contrle, les normes, les mesures, les engagements relatifs l'atteinte de rsultats et les buts viss par la direction de l'organisation ou imposs par le Parlement ou des organismes centraux. Si l'organisation a adopt des mesures valables et spcifiques pour valuer ses propres rsultats, le vrificateur doit procder l'examen de celles qui sont lies la vrification pour s'assurer qu'elles sont raisonnables et compltes. Si les mesures de l'organisation sont juges raisonnables et suffisantes, elles pourront servir de critres de vrification. Le directeur gnral de la vrification doit : discuter des objectifs de la vrification et des critres utiliser ainsi que des responsabilits de la direction l'gard du sujet avec les hauts fonctionnaires de l'organisation qui fait l'objet d'une vrification; obtenir leurs commentaires, par crit si possible, sur la pertinence des critres et la comprhension qu'a l'quipe de vrification de la responsabilit de la direction dans le contexte de la stratgie de vrification; consulter le vice-prsident de la DGVEE et le CCIV s'il y a dsaccord avec la direction sur l'un ou l'autre de ces points. En aucun cas, la vrification ne doit tre mene sur la base de critres susceptibles de donner des rsultats fausss ou trompeurs. S'il y a dsaccord avec la direction sur les critres ou les responsabilits de la direction, le rapport doit en faire mention et expliquer pourquoi l'quipe de vrification considre que la direction est responsable du sujet et qu'elle a retenu les critres malgr l'opposition de la direction. mesure que la vrification progresse, on peut se rendre compte, la lumire de plus amples renseignements, que certains critres ne sont pas ncessaires l'atteinte des objectifs de la vrification. Dans ce cas, il est inutile de poursuivre les travaux de vrification relatifs ces critres.
Lapproche de vrification
Aprs avoir dfini l'objectif, l'ampleur et les critres de la vrification, l'quipe de vrification doit laborer une stratgie qui mnera aux rsultats les plus significatifs, au meilleur cot possible. Cet exercice devrait tre document : stratgie et mthodologie de vrification, nature, ampleur, calendrier de collecte des lments probants analyser, compte tenu des risques dtermins et des tests de la fiabilit des contrles, y compris la possibilit de quantifier les rsultats. En gnral, l'quipe de vrification examine les systmes de contrle de l'organisation sous tude qui touchent la fonction de dotation afin de dterminer si l'organisation dispose de systmes adquats pour donner l'assurance raisonnable que la dotation a atteint les rsultats escompts. La vrification est conue de manire permettre
l'analyse, l'examen et la vrification par sondages des lments cls du systme de contrle en vue d'obtenir l'assurance que celui-ci est conu et mis en place correctement. Si le systme de contrle est efficace, il est fort probable que les rsultats seront satisfaisants. Normalement, seuls les lments risque lev sont examins en profondeur. Les contrles sont choisis en fonction de leur importance par rapport l'atteinte des rsultats cls. Si des lacunes importantes sont observes, le vrificateur pousse plus loin l'examen pour trouver la cause du problme et ses effets rels ou ventuels sur les rsultats escompts. Cette stratgie constitue une base solide pour la formulation de recommandations visant amliorer les systmes et les pratiques de mme que pour la dtection des mcanismes de contrle inutiles. Lorsqu'il analyse les systmes de contrle de l'organisation, le vrificateur peut examiner les oprations, les vnements, les dossiers ou les documents. La mthodologie de base consiste dfinir la population vrifier, prlever un chantillon et examiner les oprations en fonction de normes ou de critres. L'chantillonnage peut tre la principale mthode de collecte des lments probants. Les sondages directs sont particulirement utiles lorsque le vrificateur veut valuer la porte d'un vnement ou d'une caractristique quelconque dans la population ou quantifier les effets d'une lacune. Si le vrificateur dsire projeter les rsultats des sondages pour faire une extrapolation l'ensemble de la population, il peut avoir recours des techniques tablies d'chantillonnage. dfaut de matriser les techniques d'chantillonnage, il peut avoir recours des spcialistes. Aprs avoir labor les tests, les procds et la mthodologie, l'quipe de vrification doit passer l'tape de l'examen o elle recueillera les lments probants adquats et suffisants pour tayer le rapport de vrification.
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Chapitre 4
Lexamen de la vrification
Le vrificateur ou la vrificatrice doit recueillir des lments probants adquats et suffisants pour tayer le contenu de son rapport.
Les lments probants

Les lments probants sont de l'information recueillie qui sert de fondement factuel aux observations et aux conclusions sur les objectifs de vrification. Ils fournissent des raisons de croire qu'une affirmation est vraie ou non en donnant des arguments convaincants l'appui d'un fait ou d'un point. ce titre, ce sont les lments probants qui doivent tayer le contenu du rapport de vrification, y compris les descriptions et, surtout, les observations et les conclusions menant des recommandations. La vrification peut tre vue comme un processus dcisionnel itratif. La collecte dlments probants se fait dans le cadre de ce processus. Le vrificateur ou la vrificatrice recueille linformation, en value l-propos et dcide si elle est adquate et suffisante pour tayer les observations, tirer des conclusions en regard des objectifs de vrification et faire des recommandations utiles. Si ce nest pas le cas, il ou elle devra peut-tre recueillir dautres lments probants. La collecte des lments probants se droule comme suit : concevoir les procds ou les tests de vrification (lment du plan dexamen); excuter les procds ou les tests destins recueillir les lments probants; analyser les lments probants et tirer des conclusions, ce qui peut vouloir dire galement valuer les rsultats en regard des critres de vrification; dcider savoir sil faut obtenir plus dinformation et sil est possible de lobtenir, ou si des lments probants adquats et suffisants existent. Il arrive assez souvent quune vrification doive tre repense la phase de lexamen, si lquipe est confronte des difficults imprvues dans la collecte dlments probants adquats et suffisants. La vrificatrice ou le vrificateur doit rester attentif tout indice portant croire que la collecte des lments probants ne donnera pas le niveau dassurance requis et quil faudra prendre des mesures correctives. Les observations, les conclusions et les recommandations contenues dans le rapport doivent rsister toute remise en question. Cest pourquoi elles doivent sappuyer sur des lments probants adquats et suffisants. Avant de dcider si elle ou il a recueilli des lments probants adquats et suffisants, la vrificatrice ou le vrificateur doit tre convaincu, en se fiant son jugement professionnel, que le risque quelle ou quil nonce des observations errones, des conclusions fautives ou des recommandations inappropries est faible.
Chapitre 5
Par dfinition, et conformment aux normes de vrification de lInstitut Canadien des Comptables Agrs, toute vrification apporte un niveau lev dassurance. Le vrificateur ou la vrificatrice fournit un niveau lev, quoique non absolu, dassurance grce aux lments probants quil ou elle recueille par divers procds : inspection, prise de renseignements, demande de confirmation, calcul, analyse et discussion, autant de procds qui lui permettront de minimiser le risque de tirer des conclusions inappropries. Mme si, en dernier ressort, la dcision de savoir si des lments probants adquats et suffisants ont t recueillis est affaire de jugement professionnel, le vrificateur ou la vrificatrice doit quand mme tenir compte de plusieurs facteurs dans sa prise de dcisions.
Des lments probants adquats

Pour que des lments probants soient adquats, l'information doit tre pertinente, fiable et valide. La pertinence rfre l'existence d'une relation claire et logique entre l'information et les objectifs et critres de la vrification. Si l'information n'est pas pertinente, elle ne peut servir de preuve. On parle de fiabilit de linformation s'il est probable qu'on obtiendrait les mmes rponses si on rptait les tests de vrification ou si lon obtenait l'information partir de sources diffrentes. Cela veut dire qu'on peut accorder une plus grande fiabilit aux processus de collecte ou de mesure d'lments probants lorsque la rptition de ces processus produit le mme rsultat ou un rsultat uniforme qui est peu touch par les erreurs de mesure (distribution alatoire des erreurs de mesure). La validit est ce qui caractrise une information qui est bien ce qu'elle est cense tre relativement au contenu, l'origine et au moment o elle est recueillie. Les vrifications exigent rarement une authentification de documents ou de renseignements. On ne s'attend pas non plus ce que le vrificateur ou la vrificatrice soit un expert ou une experte en la matire. Cependant, il ou elle doit tudier la validit de l'information utilise comme lments probants, par exemple les photocopies, les tlcopies, les films et les documents numriss ou lectroniques, notamment se demander si les contrles exercs sur leur prparation taient pertinents. Rgles suivre pour juger du caractre adquat des lments probants : les lments probants documentaires sont habituellement meilleurs que les lments probants testimoniaux; les lments probants recueillis pendant la vrification sont plus fiables lorsque le vrificateur ou la vrificatrice obtient des lments probants cohrents de sources ou de natures diffrentes (p. ex. les tmoignages corrobors par d'autres sources sont prfrables des tmoignages non corrobors); les originaux sont de meilleurs lments probants que les photocopies; les lments probants provenant de tiers crdibles peuvent tre meilleurs que ceux qui sont produits par l'organisation vrifie;
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la qualit de l'information produite par l'entit vrifie est directement lie la robustesse de ses contrles internes (les vrificateurs et les vrificatrices doivent bien connatre la relation entre les objectifs de la vrification et les contrles internes); les lments probants obtenus par l'observation directe, l'inspection et les calculs sont prfrables ceux qui sont obtenus de manire indirecte.
Des lments probants suffisants

Les concepts dlments probants suffisants (quantit) et adquats (qualit) sont interdpendants. Les lments probants sont suffisants si, lorsqu'on les prend globalement, leur poids permet d'tayer de manire convaincante le contenu du rapport de vrification. Le vrificateur ou la vrificatrice, lorsqu'il ou elle exerce son jugement professionnel, doit se demander si le poids des lments probants pris ensemble suffirait persuader une personne raisonnable de la validit des observations et des conclusions et du caractre adquat des recommandations. Voici quelques facteurs importants considrer dans l'exercice de ce jugement : la qualit des lments probants (pertinence, fiabilit, validit); l'importance relative de l'observation ou de la conclusion (en gnral, plus l'importance relative est grande, plus les lments probants doivent rpondre des normes rigoureuses); le risque en jeu si l'observation est errone ou la conclusion fausse; les cots engager pour obtenir de nouveaux lments probants par rapport aux avantages probables pour tayer les observations et les conclusions. Il arrive souvent que les faits importants ne soient pas uniques, mais plutt constitus d'un ensemble de faits interdpendants. Lorsqu'il ou elle value la qualit et la quantit des lments probants, le vrificateur ou la vrificatrice doit se rappeler que la valeur de l'ensemble peut tre aussi grande que celle des faits pris individuellement. Le vrificateur ou la vrificatrice est souvent aux prises avec un problme : comment fournir suffisamment d'lments probants adquats pour prouver qu'une chose n'existe pas. On doit alors se demander o lon a cherch et avec quel degr de minutie. Dans ces circonstances, il est particulirement important que le vrificateur ou la vrificatrice exploite plusieurs sources, cest--dire qu'il ou elle corrobore l'information et consigne ses dmarches au dossier. L'approbation du rapport de vrification par l'entit vrifie ne remplace pas la ncessit d'obtenir des lments probants adquats et suffisants. Le vrificateur ou la vrificatrice doit possder ces lments probants avant de rdiger le rapport pour que les observations, les conclusions et les recommandations se fondent sur des lments de preuve. L'utilit d'envoyer une bauche l'entit vrifie est de faire confirmer (et non prouver) que les faits exposs dans le rapport sont exacts et que le rapport est quitable. Si, malgr tous les efforts faits, on n'arrive pas obtenir des lments probants adquats et suffisants, l'tendue du travail de vrification est limite. Dans cette situation, le vrificateur ou la vrificatrice peut signaler les lments probants recueillis et mettre en lumire leurs limites, sans noncer d'observations ou de conclusions. Si la CFP dcide de signaler la question, elle devrait exprimer une conclusion avec rserve, savoir qu'une certaine partie des lments considrs ne peut faire l'objet d'une valuation en raison du
manque d'lments probants. Si, de l'avis de la CFP, une rserve est insuffisante tant donn l'importance et la porte de la limitation des lments probants, le rapport de vrification fera tat de l'impossibilit d'exprimer une conclusion, cest--dire qu'on ne peut tirer de conclusion sur le sujet.
Les sources et les types dlments probants

Les lments probants proviennent de trois grandes sources : L'information recueillie par le vrificateur ou la vrificatrice (lments probants primaires). Le vrificateur ou la vrificatrice obtient directement l'information par des moyens comme les entrevues, les enqutes, les inspections ou l'observation. Ici, le vrificateur ou la vrificatrice a le contrle sur les mthodes employes et la qualit de l'information recueillie. Cependant, il ou elle doit avoir les comptences et l'exprience ncessaires pour appliquer les mthodes comme il se doit. L'information recueillie par l'entit vrifie (lments probants secondaires). Le vrificateur ou la vrificatrice peut utiliser l'information recueillie par l'entit vrifie y compris les rapports du service de vrification interne et du groupe d'valuation de programme ainsi que l'information qui se trouve dans les dossiers, les bases de donnes, les rapports et les documents de l'entit. Le vrificateur ou la vrificatrice doit apprcier la qualit de l'information au moyen de l'valuation et de la corroboration et en testant l'efficacit des contrles internes pertinents. Le vrificateur ou la vrificatrice peut rduire l'tendue des sondages sur la qualit de l'information si elle ou il constate que les contrles internes de l'entit vrifie sont efficaces. L'information recueillie par des tiers (lments probants secondaires). L'information recueillie par les tiers peut aussi constituer des lments probants. Dans certains cas, l'information a t vrifie par d'autres, ou le vrificateur ou la vrificatrice est en mesure de la vrifier lui-mme ou elle-mme. Parfois, l'information soumise par des tiers ne peut tre vrifie, mais sa qualit est connue (exemple : les donnes de Statistique Canada). La mesure dans laquelle les lments probants provenant de tiers peuvent tre utiliss dpend de la mesure dans laquelle sa qualit peut tre reconnue.
Les formes dlments probants

Les lments probants peuvent prendre diffrentes formes.
lments probants matriels Ces lments s'obtiennent normalement par une inspection ou l'observation et sont corrobors par des feuilles d'inspection, des photos et des vidos, dans la mesure du possible. Ces observations comportent un risque, c'est--dire que la prsence de l'observateur ou de lobservatrice influe sur la situation et affecte la validit des rsultats. L'observateur ou lobservatrice devrait donc se faire le plus discret ou discrte possible.
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lments probants testimoniaux Il s'agit habituellement de dclarations verbales ou crites en rponse aux questions du vrificateur ou de la vrificatrice. Ces lments sont recueillis, par exemple, au moyen d'entrevues avec le personnel de l'entit vrifie et de sondages (au tlphone ou par courrier) auprs de la clientle du service. La prise de renseignements a toujours t l'une des techniques de vrification les plus utilises. Pour que l'entrevue soit fructueuse, il importe de bien se prparer, d'accorder de l'importance au breffage et au dbreffage et la documentation. Les lments probants recueillis lors d'entrevues doivent tre corrobors, autant que possible, par des lments probants provenant d'autres personnes ou d'autres sources. lments probants documentaires Ces lments proviennent de dossiers, de rapports sur le rendement, de bases de donnes, de comptes rendus de runions, d'organigrammes et de la correspondance. On peut obtenir des lments de ce genre, qui comprennent de l'information lectronique ou sur papier, auprs de l'entit vrifie ou de tiers. lments probants analytiques Ces lments s'obtiennent par la manipulation d'autres types d'lments en utilisant des techniques d'analyse comme le calcul, la comparaison et l'analyse du contenu des donnes qualitatives.
L'analyse des lments probants suit dans le temps la collecte de ces lments, mais les membres de l'quipe de vrification doivent savoir quelles techniques d'analyse utiliser avant de commencer laborer leur stratgie de collecte des lments. Autrement, ils pourraient constater que les lments de preuve recueillis ne se prtent pas certaines formes d'analyse. Lorsqu'il ou elle recueille de l'information durant l'examen, le vrificateur ou la vrificatrice doit avoir en tte l'tape du rapport et la ncessit de communiquer le message de vrification d'une manire convaincante. Il ou elle doit chercher des possibilits d'utiliser des tudes de cas, un moyen souvent convaincant d'illustrer un point particulier dans le rapport de vrification. La prsentation de donnes chiffres est un moyen ne pas ngliger pour prouver l'importance des observations et des recommandations. Il faut prvoir la quantification ds la phase de planification.
Lutilisation du travail dautres personnes

Pour des raisons d'efficience, le vrificateur ou la vrificatrice, lorsquil ou elle peut le faire, doit utiliser les travaux de vrification interne et dvaluation et faire appel aux experts de lintrieur et de lextrieur aussi souvent que possible. Lorsque le travail dautres personnes est la principale ou la seule source dlments probants de certaines observations, conclusions et recommandations, le vrificateur ou la vrificatrice doit valuer et corroborer les travaux qu'il ou elle a l'intention d'utiliser. Il ou elle dterminera ainsi si ce travail rpond aux politiques et aux normes de vrification de la CFP, pour ce
qui est de la collecte d'lments probants adquats et suffisants et quil ou elle peut faire confiance ces travaux. Le vrificateur ou la vrificatrice peut se faire une ide de la qualit du travail dautres personnes en vrifiant leur rputation, leurs titres de comptence et leur indpendance. Il peut aussi examiner leurs programmes et leurs rapports de vrification ainsi que leurs feuilles de travail. La nature et la porte de l'valuation et de la corroboration dpendront de l'ampleur du travail par rapport aux objectifs de vrification de la CFP et de la mesure dans laquelle le vrificateur ou la vrificatrice utilisera ce travail. Lorsque le vrificateur ou la vrificatrice utilise le travail dautres personnes, il ou elle doit valuer et corroborer les lments probants pour sassurer de la validit des constatations. Normalement, lorsque de telles constatations sont incluses dans le rapport de vrification de la CFP, la source des constatations est clairement indique.
La documentation des lments probants

Une des politiques sur la conduite des vrifications de la CFP exige que lquipe de vrification conserve de la documentation et des dossiers appropris. Les feuilles de travail et les dossiers servent documenter les dcisions cls et les travaux de vrification. Cest une activit capitale de la vrification, qui doit tre mene terme avant que lbauche de transmission soit prsente. Une bonne documentation aide assurer que : les observations, les conclusions et les recommandations de la vrification se fondent sur une base adquate et justifiable; les observations, les conclusions et les recommandations peuvent tre expliques, en rponse des demandes de renseignements internes ou externes; le lien solide est fait entre les vrifications successives; une base solide est en place pour contrler la qualit d'excution d'une vrification ou les examens ultrieurs par des tiers. Les vrificateurs ou les vrificatrices doivent exercer leur jugement professionnel lorsquils ou elles consignent les lments probants au dossier. Comme principe directeur, le vrificateur ou la vrificatrice doit se rappeler que les dossiers de vrification et les feuilles de travail doivent comprendre ou les lments probants ou une description suffisante de ceux-ci pour permettre au gestionnaire ou la gestionnaire de la vrification et dautres qui examineront lensemble des lments probants darriver aux mmes conclusions que le vrificateur ou la vrificatrice. En plus dtre complets, exacts et clairs, les dossiers et les feuilles de travail qui contiennent les lments probants doivent tre organiss de manire logique de sorte que ces derniers soient facilement reprables. La documentation comprend habituellement la majorit des lments probants, mais il nest pas toujours ncessaire de copier ou de garder en dossier chaque document examin ou encore de donner linformation dtaille tire de ces documents. Par exemple, si les lments probants comprennent les dossiers de lentit vrifie, il peut tre suffisant de
consigner en dossier quun document en particulier a t examin et de noter linformation qui permettra didentifier le document en question et de le trouver. Des feuilles de travail compltes, avec renvois et rfrences, sont dune importance capitale lorsque vient le moment de revoir les constatations avec la direction, dinformer la prsidente, dtayer les dpositions devant les comits parlementaires, de rpondre aux demandes de renseignements de lentit vrifie ou dautres parties intresses et de planifier les prochaines missions. Lindexation et le renvoi sont dexcellents moyens de rendre les lments probants facilement reprables. Lquipe de vrification doit prparer un dossier de corroboration dans lequel elle conservera les lments probants les plus pertinents en ce qui a trait au contenu du rapport de vrification. Ce dossier est un moyen dassurer la qualit des travaux de vrification. Runir tous les lments probants qui se rapportent un rapport et ainsi les rendre facilement reprables permet galement la CFP de rpondre aux demandes de renseignements provenant de lintrieur et de lextrieur (p. ex., audience du Comit des oprations gouvernementales et des prvisions budgtaires ou de tous les autres comits permanents). Le dossier de corroboration tire son utilit du fait que les observations, les conclusions et les recommandations dcoulent logiquement des lments probants en main et quelles sont solidement tayes. Les lments probants du dossier de corroboration doivent tre suffisamment convaincants pour quune personne avertie arrive, aprs examen du dossier, des observations, des conclusions et des recommandations similaires. La corroboration couvre tous les aspects du rapport. En plus des lments probants requis pour tayer les faits noncs, le dossier de corroboration comprend les lments justifiant les dcisions, les hypothses et les conclusions du vrificateur ou de la vrificatrice. Par exemple, on pourrait y retrouver un document expliquant les arguments et les lments justifiant les dcisions du vrificateur ou de la vrificatrice. Habituellement, seule une petite partie dun document ou le rsum des feuilles de travail sera ncessaire pour justifier un nonc. Le vrificateur ou la vrificatrice fera appel son jugement professionnel pour dcider ce quil ou elle versera au dossier de corroboration pour tayer le contenu de son rapport. Il ou elle sassurera dy inclure tous les lments probants adquats et suffisants pour tayer les questions litigieuses, dlicates et qui suscitent un grand intrt. Pour les autres questions, comme les renseignements de base au sujet de lentit, lquipe de vrification pourra choisir de faire un renvoi aux lments probants qui se trouvent dans dautres dossiers de vrification plutt que dinsrer une copie de ces lments probants. Le dossier doit tre index avec soin et contenir des renvois aux renseignements justificatifs. Avant de publier lbauche externe, lquipe de vrification runira les documents que le directeur gnral ou la directrice gnrale de la vrification devra examiner en vue de dcider si la vrification a permis de recueillir des lments suffisants et adquats lappui des principales observations, recommandations et conclusions. Le dossier de corroboration doit tre complet et rvis avant la remise de lbauche de transmission.
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Les observations
Le vrificateur ou la vrificatrice doit valuer de manire objective les lments probants par rapport aux critres quand il ou elle labore ses observations et ses conclusions. L'quipe de vrification recueille des lments probants afin d'tayer la description de l'activit de dotation ltude et d'en valuer le rendement rel par rapport aux critres de vrification. Si le vrificateur ou la vrificatrice constate que le rendement ne correspond pas aux critres, il faut quil ou elle pousse son examen plus loin pour obtenir l'assurance que ses observations et ses conclusions sont significatives, quitables et fondes, et que ses recommandations peuvent mener une amlioration marque du rendement. Les observations de vrification viennent confirmer un rendement satisfaisant ou rvler le niveau, la nature et limportance des carts observs par rapport aux critres, la cause du problme, sil est possible de la trouver, et ses effets sur lobjet de la vrification. Il peut tre ncessaire de recueillir des lments probants supplmentaires ou de discuter de la situation avec la direction de l'entit vrifie pour : dterminer si la lacune observe constitue un cas isol ou plutt un problme gnrique ou systmique; valuer l'effet possible ou rel de la lacune sur les rsultats de lactivit de dotation. Chaque fois que cela est possible, les rpercussions du problme doivent tre quantifies ou cernes autrement pour illustrer ce qui en rsulte dans le rapport; dcouvrir la cause de la lacune pour obtenir l'assurance que les recommandations seront appropries; dterminer si l'entit vrifie peut remdier au problme ou s'il chappe son contrle; recueillir d'autres lments probants (cas, statistiques, etc.), s'il y a lieu, pour illustrer la nature et l'importance de la question; dterminer sur qui le problme a une incidence, comme d'autres units de l'organisation, des organismes centraux ou des tiers; dterminer si la direction de l'entit vrifie est au courant du problme. Si la direction connat le problme et a dj commenc prendre des mesures correctives, il est peut-tre moins important de le mentionner dans le rapport. Quoi quil en soit, la manire de communiquer la question sera diffrente. Aprs avoir compar les lments probants par rapport aux critres et pouss lexamen de la nature et de l'importance du problme, le vrificateur ou la vrificatrice en arrive des observations, qui viennent confirmer le rendement satisfaisant ou dcrire la nature, le niveau et l'importance des carts par rapport aux critres. Le vrificateur ou la vrificatrice peut mentionner dans ses observations qui est responsable; il ou elle peut dvoiler la cause et les effets du problme. Au moment darrter le libell de ses observations, le vrificateur ou la vrificatrice devra peut-tre se pencher sur un ensemble de faits et d'lments probants qui sont interdpendants et les valuer par rapport aux critres correspondants, ou encore les prendre en compte individuellement.
Chapitre 5
Les observations constituent la base partir de laquelle le vrificateur ou la vrificatrice tire ses conclusions sur chacun des objectifs de la vrification. Le vrificateur ou la vrificatrice devrait valuer l'importance des observations par rapport aux objectifs de vrification. Le vrificateur ou la vrificatrice fera appel son jugement professionnel au moment de tirer ses conclusions.
Les recommandations
Lorsque le vrificateur ou la vrificatrice signale des lacunes, il ou elle doit formuler des recommandations menant aux mesures correctives prendre. Le vrificateur ou la vrificatrice formule des recommandations pour que des mesures correctives soient prises lorsque les constatations nonces dans le rapport indiquent quil y a lieu damliorer de manire notable les activits de dotation. Une recommandation peut porter sur une seule ou sur un certain nombre dobservations ou de lacunes connexes. Il peut y avoir des cas o une recommandation ne constitue pas le meilleur moyen d'atteindre les rsultats souhaits. Les exceptions dapplication de cette norme de vrification doivent alors tre justifies au cas par cas et approuves par la vice-prsidente ou le vice-prsident de la Direction gnrale de la vrification (DGV). Dans de tels cas, la vrification peut encore faire une contribution importante en portant l'attention de l'entit vrifie et du Parlement une analyse professionnelle de la situation. Lorsquune mesure corrective est en voie dtre instaure, il convient de le souligner dans le rapport. Une recommandation doit tre : solidement appuye par les observations et les conclusions dont elle dcoule; lie aux causes sous-jacentes de la lacune; formule de manire claire, succincte, directe et suffisamment explicite pour tre facilement intelligible sans plus dexplications; nonce en termes gnraux (c.--d. indiquer ce qui doit tre fait en laissant la direction de lentit vrifie le soin d'laborer les moyens de le faire); propice l'action (c.--d. libelle la voix active et adresse l'organisation qui est responsable d'y donner suite); formule sur un ton positif et en termes nuancs; pratique (c.--d. quil est possible de la mettre en uvre dans un dlai raisonnable, compte tenu des contraintes d'ordre juridique et dautres ordres); rentable (c.--d. ne pas entraner des cots qui dpassent les avantages retirer); axe sur les rsultats (c.--d. donner des indications sur les rsultats attendus, de prfrence mesurables); propice un suivi (c.--d. qu'il est possible de dterminer si les mesures proposes ont t prises); logique et cohrente par rapport aux autres recommandations du rapport.

nimporte quel moment au cours de lexamen, il se peut que lquipe de vrification soit confronte des situations o des mesures immdiates doivent tre prises. De telles
situations devraient tre portes lattention de la vice-prsidente ou du vice-prsident de la DGV. Dans le cas o lquipe de vrification conclut : quil pourrait y avoir infractions la loi ou actes frauduleux, les Services juridiques doivent tre consults; qu'il y a une mesure de dotation qui ne serait pas conforme la LEFP, le Directeur gnral des Oprations de vrification dterminera si cette mesure doit tre porte l'attention de l'administrateur gnral ou de l'administratrice gnrale de l'entit vrifie ou soumise pour enqute l'attention de la Direction gnrale des enqutes; quil y a de srieuses lacunes dans lexercice du pouvoir dlgu par ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale et que des conditions devraient tre imposes, la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV doit consulter le vice-prsident ou la vice-prsidente de la Direction gnrale des politiques de la CFP en vue dobtenir lapprobation de la prsidente. Le rapport devrait faire tat de la dmarche. Le vrificateur ou la vrificatrice pourrait aussi recommander des conditions en vertu desquelles le pouvoir dlgu pourrait tre retenu ou rendu; que lapplication du pouvoir non dlgu de la CFP est dficiente, le vrificateur ou la vrificatrice pourrait formuler des recommandations lattention de la direction gnrale o les lacunes ont t constates. Toute recommandation portant sur des modifications lgislatives est trs dlicate. Si les observations de vrification montrent la ncessit de modifications lgislatives, il faut en discuter avec les Services juridiques.
Les conclusions
Les conclusions de vrification par rapport aux objectifs de vrification doivent sappuyer sur des observations pertinentes et suffisantes. Le fait que la vrification se dcompose en un certain nombre d'lments nexclut pas la ncessit de tirer des conclusions par rapport aux objectifs globaux de la vrification. la phase de la planification, les secteurs d'intrt pour la vrification ont t dtermins. Des lments probants ont t recueillis et les rsultats dans les secteurs essentiels ont t valus par rapport aux critres. Les rsultats rels ont t jugs satisfaisants ou des carts par rapport aux critres ont t constats. Un examen plus pouss des carts par rapport aux rsultats satisfaisants ou aux bonnes pratiques a donn lieu aux observations. Le vrificateur ou la vrificatrice doit valuer l'importance des observations par rapport aux objectifs de la vrification. chaque bout de lchelle des rsultats possibles, cest--dire un rendement entirement satisfaisant ou un rendement trs insatisfaisant, il nest pas difficile de tirer une conclusion sur lobjectif global. Le rapport de vrification contiendrait alors une conclusion sans rserve (positive) ou une conclusion dfavorable. Une conclusion dfavorable simpose quand l'importance et l'tendue des carts par rapport au rendement satisfaisant sont de nature on ne peut plus convaincante. Dans la majorit des cas, toutefois, le vrificateur ou la vrificatrice devra exercer son jugement au moment de formuler une conclusion avec rserve, cest--dire dans les cas o il existe des carts importants par rapport au rendement satisfaisant pour un ou plusieurs aspects du sujet considr. Une conclusion avec rserve contient, en termes explicites ou
implicites, l'expression except pour utilise pour communiquer les carts par rapport aux objectifs de la vrification.
Les questions hors du mandat de vrification de la CFP

En cours de vrification, il peut arriver que lquipe de vrification dcouvre une question problmatique qui sort du mandat de vrification de la CFP. Si la chose se produit, elle doit consulter les Services juridiques pour dcider de la dmarche suivre, notamment dcider : quelles autorits sont responsables de la question ltude; si la question doit tre porte lattention des autorits charges de vrifier le domaine vis ou de faire des enqutes sur le sujet (par exemple, le Bureau du vrificateur gnral du Canada, la Commission canadienne des droits de la personne ou la Direction gnrale des enqutes de la CFP); comment aborder la question avec la direction de lentit; si la question doit tre signale dans le rapport de vrification. Lquipe de vrification doit recueillir suffisamment de preuves pour tre en mesure dexpliquer aux autorits concernes ce quil en est.
Le rapport dexamen
Aprs les travaux de vrification sur place, lquipe de vrification prpare le rapport dexamen. Ce rapport contient les grandes lignes explicatives du rapport de vrification ainsi quun rsum des observations, des recommandations et des conclusions qui se rapportent chaque objectif de vrification. Il facilite la rvision des faits et des rsultats des sondages. Paralllement, lquipe commence prparer le dossier de corroboration. Le rapport dexamen est prsent la vice-prsidente ou au vice-prsident de la DGV, qui formulera son avis et ses commentaires. Une fois la rvision termine, le rapport est utilis pour informer la direction de lentit vrifie. De plus, il sert de point de dpart la rdaction de lbauche interne, sujet dont on traite au chapitre suivant.
Les feuilles de travail et les dossiers

Les feuilles de travail et les dossiers de vrification doivent contenir linformation sur la stratgie et les travaux mens pour raliser les objectifs de vrification. Les principaux documents couvrant toutes les phases du processus de vrification que lon doit y trouver sont les suivants : lapprobation par la Commission du choix de la vrification; linformation recueillie au cours de ltude prparatoire, y compris les analyses pertinentes; le mandat; le plan dexamen sommaire et le plan dexamen;
sil y a lieu, les raisons expliquant les diffrences par rapport au plan dexamen original et lapprobation de ces diffrences; les dcisions de la Commission, de la prsidente et de la vice-prsidente ou du vice-prsident de la DGV; le point de vue de la direction sur les objectifs, les critres et les autres lments de la vrification; les programmes de vrification, sil en est, prcisant les travaux raliser et les travaux dj excuts; les commentaires et les avis des conseillers ou des conseillres, du Comit consultatif de vrification (CCV), de lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit, et les dcisions de vrification importantes prises par lquipe de vrification et la viceprsidente ou le vice-prsident de la DGV la suite des avis reus; les autorisations la phase du rapport; la correspondance importante change avec la direction de lentit; les commentaires de la direction de lentit sur le rapport de vrification et les mesures prises pour rsoudre toute diffrence; lbauche interne prsente au CCV, accompagne du dossier de corroboration; les commentaires des personnes qui ont examin lbauche et le rglement des questions clarifier la suite des commentaires; un rsum pour chaque objectif de vrification servant expliquer lapplication de la mthodologie, la nature et lampleur des lments probants recueillis ainsi que leur analyse. Lquipe de vrification doit grer le projet de vrification comme tout autre projet. Aussi doit-elle tenir un dossier de contrle de la vrification de la CFP dans lequel elle conserve les documents importants se rapportant la gestion de la vrification. On y retrouve les principaux rapports, les approbations et les dcisions qui ont marqu les tapes de vrification. Les vrificatrices ou les vrificateurs sont tenus de se conformer la Loi sur les Archives nationales du Canada quant la conservation des feuilles de travail, qui sont des documents confidentiels appartenant la CFP. Les organisations vrifies, le Parlement et le public ny ont pas automatiquement accs. Toute demande daccs aux feuilles de travail qui provient de lextrieur de la DGV doit tre transmise lagente ou lagent de la CFP charg de lapplication des lois sur laccs linformation et la protection des renseignements personnels.
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Chapitre 5
Le rapport de vrification
Toute vrification doit mener un rapport rdig en vue de communiquer de manire claire, prcise, convaincante et efficace et en langage simple. Il doit comporter : les objectifs et la nature de la vrification, la priode couverte, l'tendue de la vrification, y compris les limitations; les normes professionnelles et les politiques; la description du processus de nomination ou de toute autre activit qui a fait l'objet de la vrification; les critres retenus et tout dsaccord avec la direction quant leur pertinence; les observations; les conclusions sur chaque objectif de vrification; les recommandations visant orienter les mesures correctives; les commentaires de la direction de lentit vrifie, y compris les mesures prvues en rponse la vrification et les divergences d'opinion.
Le style
La rputation et la crdibilit de la fonction de vrification de la Commision de la fonction publique (CFP), et de la CFP dans son ensemble, dpendent en grande partie de la qualit des rapports de vrification. Les rapports reprsentent la plus grande partie de ce que les entits vrifies, les mdias et le public voient de la CFP. Par consquent, il faut que leur contenu et leur prsentation satisfassent aux normes les plus leves. En prparant son rapport, l'quipe de vrification doit avoir l'esprit lutilisation ultime du rapport, y compris : l'assurance donne au Parlement quant au fait que les nominations internes et externes la fonction publique fdrale sont fondes sur le mrite et les valeurs de dotation, la comptence, la reprsentativit et limpartialit politique; l'utilisation quen font les parlementaires lorsquils ou elles examinent de prs le processus de nomination au sein de la fonction publique du Canada. Le rapport vise donner de lassurance et susciter des changements positifs, le cas chant. Il est possible dy arriver dans la mesure o le rapport : est clair, prcis et rdig dans un langage simple de sorte que le lecteur ou la lectrice en comprend le contenu; est convaincant; fait ressortir les secteurs dintrt particulier pour le lecteur ou la lectrice; est quitable et prsent sur un ton impartial, fait mention du fait que la direction a pris des mesures pour corriger les lacunes et souligne les rsultats exemplaires; ne traite que des questions importantes.
Chapitre 6
Le contenu
Voici les principaux lments du contenu dun rapport de vrification de la CFP.
Objectifs
Questions principales concernant le processus de nomination auxquelles la vrification entend rpondre.
Priode vise
Priode vise par la vrification pour laquelle le rapport de vrification donne une assurance. La mention de la priode indique au lecteur ou la lectrice que le rapport traite de questions dintrt courant.
Nature et tendue
Description de ce qui a t vrifi, de la porte de la vrification et des limitations. Lorsque lobjectif de la vrification est de dterminer si lentit sest conforme des autorisations spcifiques ou si les oprations ont t menes en conformit avec celles-ci, les autorisations en question doivent tre indiques.
Professionnalisme
Donner au lecteur ou la lectrice lassurance que la vrification a t mene avec professionnalisme. Les rapports de vrification de la CFP destins au Parlement doivent contenir lnonc suivant : Tous les travaux de vrification pour le prsent rapport ont t excuts conformment au mandat lgislatif et aux politiques de vrification de la Commission de la fonction publique du Canada.
Niveau dassurance
Niveau dassurance obtenu grce aux travaux effectus. Les travaux dcrits dans un rapport de vrification de la CFP sont excuts pour procurer un certain niveau dassurance de vrification. Ce niveau garantit une assurance leve, mais non absolue, et permet lquipe de vrification de conclure sur le sujet par rapport aux objectifs de vrification avec un degr de confiance lev. On obtient le niveau dassurance de vrification par lapplication de divers procds tels que linspection, lobservation, la prise de renseignements, la demande de confirmation, le calcul, lanalyse et la discussion. Le risque de tirer une conclusion inopportune se trouve ainsi rduit au minimum.
Chapitre 6
Description de lactivit
Contexte et renseignements de base permettant de comprendre les questions en jeu et de se faire une ide de lactivit vrifie.
Responsabilits de la direction de lentit

Conseils sur la responsabilit de la direction quant au rendement et aux rsultats des activits de dotation qui font lobjet de la vrification.
Critres
Fondement de la mesure du rendement et source des critres, de mme que tout dsaccord avec lentit quant la pertinence des critres retenus.
Observations
Analyse et information suffisantes, pertinentes et appropries permettant de bien comprendre la question traite. Les observations montrent l'importance de la question en dcrivant son incidence sur la qualit du rendement ou en quantifiant le problme. Elles soulignent la mesure dans laquelle le rendement rel satisfait aux critres, et, si possible, l'effet sur les rsultats. La question doit tre prsente de manire la fois convaincante et quitable. La cause du problme est explique et, lorsque la chose est possible, sa nature est illustre laide de moyens visuels.
Recommandations
Conduisent aux mesures prendre pour corriger les problmes.
Rponses de la direction de lentit aux recommandations

Opinions pertinentes de la direction de lentit sur les observations, les conclusions et les recommandations contenues dans le rapport et mesures prises en vue de corriger les problmes. Tout dsaccord doit tre signal.
Conclusions
valuation du rendement par rapport chaque objectif de vrification, y compris les rserves, le cas chant.
Rsum
Tous les rapports doivent comprendre un rsum. Celui-ci doit couvrir tous les messages importants du rapport. Le ton et le degr dinsistance doivent tre conformes au corps du texte et au communiqu de presse. Le rsum comprend trois parties :
Chapitre 6
Constatations principales Le message principal du rapport. On pourra faire accompagner le message dun exemple concret et explicite pour en faciliter la comprhension. Contexte et observations Lessentiel savoir pour comprendre le message principal. On pourra inclure des rfrences historiques et dautres points importants. Sommaire des rponses de la direction de lentit Brve description de lengagement de lentit prendre des mesures, ou de labsence dengagement.
Mentions de tiers
Par tiers , on entend toute organisation ou personne de lextrieur de lentit vrifie qui est mentionne dans le rapport de vrification. La CFP a le devoir de diligence envers les tiers dassurer lexactitude et la justesse des mentions. Il faut consulter les Services juridiques au sujet de toute mention de tiers. Les tiers cits dans un rapport de vrification doivent tre informs par crit et sans dlai de la nature et du contenu de toute mention propose. Il faut, sil y a lieu, leur demander de vrifier lexactitude et lexhaustivit des noncs qui les concernent. Toute mention dun tiers doit se faire dans le respect de ses droits juridiques et, notamment, de sa rputation ainsi que du caractre confidentiel de linformation.
Mise au point du rapport

Aprs avoir ralis le plan dexamen et communiqu les rsultats la direction de lentit, lquipe de vrification doit : poursuivre la prparation du dossier de corroboration; amorcer le plan de communication et de diffusion du rapport de vrification; prparer un plan, en tenant compte du calendrier et des ressources ncessaires, pour la rvision linguistique et la traduction.
bauches et rapport dfinitif

bauches prparer dans le processus de mise au point du rapport de vrification dfinitif de la CFP.
bauche interne
Lbauche interne, tablie partir du rapport dexamen, doit tre prpare aprs la communication des rsultats la direction de lentit. Cette bauche sert :
Chapitre 6
obtenir lopinion du Comit consultatif de vrification (CCV) et de la prsidente sur limportance et lordre des questions et savoir si le message a atteint le but recherch; de point de dpart aux travaux de rvision linguistique, de traduction et de production.
bauche externe
Cette version doit se rapprocher de la version dfinitive. Elle doit tre : approuve par la vice-prsidente ou le vice-prsident de la Direction gnrale de la vrification (DGV); examine par lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit; approuve par les Services juridiques quant au mandat et aux questions relatives aux tiers; rvise par la Direction des communications et de la liaison externe; examine par les tiers pour obtenir leurs commentaires, sil y a lieu; examine par lentit vrifie pour obtenir ses commentaires. Lbauche externe remise la direction de lentit vrifie pour quelle lexamine doit tre rdige dans la langue officielle demande par lentit. Le rsum est inclus dans cette version. Sa rdaction se trouve enrichie par celle du communiqu de presse, condens des faits rapports et dont le mrite est de mettre au jour toute forme dambigut et dobliger le vrificateur ou la vrificatrice exprimer ses ides avec clart et en langage simple.
bauche de transmission
Aprs que lquipe de vrification a pris en compte les commentaires de lentit sur lbauche externe et que la vice-prsidente ou le vice-prsident de DGV et lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit ont examin la version rvise, celle-ci est transmise la prsidente qui lapprouvera avant quelle soit transmise ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale de lentit. Lbauche de transmission, dont les versions franaise et anglaise sont remises en mme temps lentit, est lbauche servant solliciter la rponse de ladministrateur gnral ou de ladministratrice gnrale, les mesures correctives prvues, tout dsaccord, et son approbation par crit.
Rponse de la direction de lentit aux recommandations

Le rapport de vrification contiendra la rponse de la direction de lentit chacune des recommandations, cest--dire : son accord sur la recommandation et son engagement de prendre les mesures ncessaires; son accord sur la recommandation et une explication justifiant le fait que, pour lheure, aucune mesure ne peut tre prise; son dsaccord sur la recommandation, accompagn dune brve explication.
Les rponses forment pour la CFP et le Parlement la base du suivi. Normalement, le rapport ne comporte pas de rponse sil ny a pas de recommandations. Ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale approuve le rapport par crit et transmet ses rponses la CFP. Si plus de deux ministres ou organismes sont inclus dans ltendue de la vrification, la CFP acceptera une rponse conjointe ou plusieurs rponses. La rdaction des rponses aux vrifications lchelle gouvernementale peut tre confie lorganisme principal, au Secrtariat du Conseil du Trsor ou lAgence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada au nom du gouvernement. La CFP a fix des limites quant au contenu et la publication des rponses de la direction. Lquipe de vrification doit sassurer que la direction de lentit vrifie connat ces limites et quelle entend les respecter. Les rponses doivent tre claires et brves (normalement, pas plus de deux paragraphes). Un plan daction global portant sur les observations et les recommandations sera inclus, sil y a lieu, dans le rapport de vrification. La CFP ninclura pas dans le rapport de vrification une rponse ou un commentaire quelle juge faux ou trompeur. Le rapport de vrification se dfend de lui-mme. La CFP ne rpond pas aux commentaires de la direction de lentit dans le rapport. En cas de dsaccord avec lentit, le rapport fera tat de la nature du dsaccord. Tout dsaccord profond entre le vrificateur ou la vrificatrice et lentit sera signal dans le rsum du rapport.
Approbation finale
Aprs avoir intgr les rponses de la direction de lentit dans le rapport de vrification, il faut obtenir lapprobation finale. Il sagit par l de garantir que les travaux ont t excuts en conformit avec les politiques de vrification et les pratiques de gestion de la qualit de la CFP et que le CCV et lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit ont t consults. tout le moins, les personnes suivantes doivent approuver le rapport : la directrice gnrale ou le directeur gnral charg de la vrification; le conseiller juridique ou la conseillre juridique de la CFP; lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit; la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV. Le rapport est ensuite prsent au Comit de gestion de la vrification (CGV), qui le recommandera lapprobation de la prsidente.
Publication des rapports de vrification de la CFP

La CFP voudra peut-tre publier ses rapports de vrification deux fois par anne ou une fois par anne en mme temps que son rapport annuel. Cela exige un effort considrable de la part de nombreux groupes ou personnes de la CFP. Des tapes cls aident les directeurs gnraux ou les directrices gnrales et les gestionnaires de la vrification grer les projets et coordonner le travail avec les autres groupes chargs, entre autres,
de la rvision linguistique, de la traduction et de liaison parlementaire de la Direction des communications et de la liaison externe et des Services juridiques (voir annexe D). Tout le processus (expos au chapitre 3) doit tre gr et supervis par le Comit de gestion de la vrification de sorte que les rapports de vrification de la CFP soient dposs conformment au Plan de vrification annuel. Les rapports de vrification de la CFP sont remis chaque anne au Comit des oprations gouvernementales et des prvisions budgtaires et, sil y a lieu, dautres comits permanents, comme le Comit des comptes publics. La prsidente et la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV peuvent tre appels communiquer aux dputs et aux dputes les constatations dcoulant des vrifications. Le rsum de chaque rapport est incorpor dans le rapport annuel de la CFP, dpos au Parlement lautomne. La prsidente livre son message sur les rsultats de lensemble des vrifications et sur ltat davancement des priorits de vrification tablies lors de la planification stratgique de la CFP. Les vrifications pour lesquelles le facteur temps a de limportance sont considres comme des vrifications spciales. Elles sont gres par le CGV suivant un chancier ngoci. Les rapports de vrification qui en dcoulent sont publis ds quils sont prts.
Chapitre 6
Le suivi de la vrification
Les vrifications de suivi doivent : tre effectues au plus tard deux ans aprs la fin de la vrification; faire lobjet dun rapport dans lequel le vrificateur ou la vrificatrice value le caractre adquat des mesures correctives prises en vue de rgler les problmes signals auparavant.
Objet du suivi
Le suivi joue un rle important dans les vrifications de la Commission de la fonction publique (CFP). Il met le point final au processus de vrification en ce quil permet de rendre compte des mesures prises par lentit en rponse aux constatations et recommandations formules dans les rapports de vrification prcdents, de mme que sur ltat de mise en uvre de ces mesures. Ce sont les entits qui ont, en dfinitive, la responsabilit de prendre les mesures ncessaires pour amliorer leurs pratiques de gestion.
Le processus
Pour la CFP et lentit vrifie, il est important de savoir jusqu quel point des mesures correctives ont t mises en place pour rsoudre les problmes dj signals. La CFP procde au suivi au plus tard deux ans aprs la fin de la vrification. Pour certaines vrifications, il sera peut-tre ncessaire de faire le suivi plus tt, en raison de limportance et de la nature des questions souleves. ltape de la planification initiale dun suivi, lquipe de vrification doit tenir compte des questions suivantes. Le moment est-il bien choisi (lentit a-t-elle eu suffisamment de temps pour soccuper des questions rgler et prendre les mesures ncessaires)? Le suivi devrait-il porter uniquement sur la mise en uvre des recommandations? La question ou le problme considr a-t-il chang avec le temps? Quel est le niveau du risque associ aux questions souleves dans le rapport de vrification original? Le but ne pas perdre de vue est de dterminer ltat davancement des mesures mises de lavant pour rgler les problmes. Cependant, il se peut quune question change avec le temps et si lon sarrte seulement aux recommandations, on risque de rater de nouveaux aspects proccupants, tant donn quil est possible que les recommandations ne soient plus tout fait pertinentes cause de faits nouveaux ou de la tournure des vnements.
Chapitre 7
Lorsquil ou elle entreprend le processus de suivi, le vrificateur ou la vrificatrice devrait demander tout dabord lentit de lui fournir une mise jour sur ltat des mesures prises pour mettre en uvre les recommandations des vrifications des exercices antrieurs. La demande devrait tre formule comme suit. Quelles sont les mesures prises par lentit pour arriver aux amliorations requises? Lentit progresse-t-elle dans la ralisation de ces amliorations? Ltat ou le succs de la mise en uvre complte des recommandations de la CFP doit tre valu par lquipe de vrification, suivant une chelle semblable celle ci-dessous. 1. Aucun progrs ou progrs non significatif Le fait de produire des plans non structurs est un signe de progrs non significatif. 2. ltape de la planification Des plans structurs en vue dapporter des changements organisationnels ont t tablis et approuvs au niveau hirarchique appropri, et le niveau des ressources ncessaires et le calendrier dexcution prvus sont appropris. 3. Prparatifs en cours Lentit a commenc prparer la mise en uvre, cest--dire embaucher ou former du personnel, laborer ou acqurir les ressources requises pour mettre la recommandation en uvre. 4. Mise en uvre avance La structure et les processus sont en place et intgrs dans certaines parties de lorganisation, et certains rsultats ont t observs. Le calendrier de la mise en uvre complte est dj prvu. 5. Mise en uvre complte Les structures et les processus fonctionnent comme prvu et entirement en place dans tous les secteurs viss de lorganisation. 6. Recommandation sans objet La recommandation est devenue dsute cause des retards, de ladoption de nouvelles politiques, etc. Lquipe de vrification doit donner une copie de lchelle de cotation la direction de lentit ds le dbut du processus de suivi. la fin, elle doit prsenter les rsultats aux reprsentants ou aux reprsentantes de lentit, en discuter et prparer le rapport. En rpertoriant les rsultats des suivis de la vrification, la CFP aura une mesure des progrs raliss dans la rsolution des questions quelle a dj signales dans ses rapports.
Les ressources consacres au suivi

En principe, le suivi est fait par les membres de lquipe affecte la vrification originale. Cependant, il peut arriver que ce ne soit pas possible cause des horaires. Comme pour une vrification, il est important que les membres de lquipe affecte au suivi possdent les comptences ncessaires au sujet de la vrification. Si lquipe est forme de nouveaux membres, le directeur gnral ou la directrice gnrale de la vrification doit, ds le dbut du suivi, bien informer les nouveaux membres ou les
orienter au cours dune sance visant leur transfrer les connaissances de lquipe de vrification initiale.
Possibilits de procder une nouvelle vrification

Lorsquelle examine la situation dans le cadre dun suivi, il est possible que lquipe de vrification trouve que les questions ont volu et quil faille les redfinir. Il est aussi possible quelle en trouve de nouvelles quelle juge importantes et quil y aurait lieu dvaluer et de communiquer au Parlement. Du point de vue du risque, il faut dterminer quelles sont les questions cls revrifier.
Chapitre 7
Les politiques sur les tudes
Le contexte
Limportance accrue dsormais accorde la surveillance et la consolidation de la fonction de vrification de la Commission de la fonction publique (CFP) au sein de la nouvelle Direction gnrale de la vrification (DGV) donnent loccasion de clarifier le domaine dactivits et les produits de la fonction de vrification. Pour la CFP, le moyen de sacquitter de son mandat de vrification est dexcuter des vrifications, ce qui, pour la DGV, devrait tre la forme dexamen privilgier. Les tudes sont un autre produit de la DGV. Elles sont normalement de nature plus descriptive et exploratoire que les vrifications et mettent habituellement laccent sur lune ou plusieurs des activits suivantes : dcrire un sujet ou laborer une base dinformation; explorer ce sujet ou cette base dinformation; dvelopper une mthode pour valuer, plus tard, le sujet ou la base dinformation. Toutes ces activits peuvent faire lobjet dune tude mene dun seul coup ou dune tude chelonne sur plusieurs annes. Au cours de la dernire dcennie, la CFP a produit une varit de produits dexamen. Ces produits, qui seront utiliss par la DGV, ont t revus et regroups dans les catgories tude ou vrification . Certains travaux dvaluation, dtude thmatique ou denqute systmique sont maintenant mens comme des vrifications lchelle gouvernementale. Ils couvrent des questions de porte gouvernementale, les fonctions ou les systmes de tous les ministres. Ces travaux doivent tre mens conformment aux politiques de vrification de la CFP. Dautres valuations et dautres tudes thmatiques sont prsent menes comme des tudes. Les tudes doivent tre menes avec la mme rigueur que les vrifications, cest--dire en faisant appel la mme approche systmatique, structure et fonde sur la collecte dlments probants et avec le mme souci de professionnalisme. Les tudes comportent les tapes de la planification, de lexamen et du rapport. Un suivi est effectu, sil y a lieu. Cependant, les tudes sont menes conformment aux politiques nonces ci-aprs dans le prsent chapitre. tant donn la nature plus descriptive ou exploratoire dune tude, son objectif peut diffrer de celui dune vrification. En voici quelques exemples : dcrire un sujet; cerner les leons tires et les bonnes pratiques; attirer l'attention sur un sujet proccupant ou un sujet de lheure; cerner les enjeux lis un certain domaine; tablir une comprhension commune dun sujet en particulier;
cerner les attentes ou tablir les critres utiliser dans une tude ou une vrification venir.
Lorsquune quipe propose une tude la place dune vrification, elle doit expliquer pourquoi cette forme denqute est juge la plus approprie.
Les politiques sur les tudes de la CFP

Politiques gnrales
Toutes les tudes doivent tre excutes conformment aux politiques et aux pratiques de la CFP en ce qui a trait aux tudes. Le Code de dontologie en vrification de la CFP, le Code de valeurs et dthique de la fonction publique et les autres politiques de la CFP doivent tre respects dans toutes les activits lies aux tudes. Toutes les tudes doivent tre gres comme des projets. Toutes les tudes doivent tre menes dans un cadre de gestion de la qualit. Les administrateurs gnraux ou les administratrices gnrales et leurs dirigeants ou leurs dirigeantes doivent tre informs de leurs responsabilits par rapport aux tudes effectues par la CFP. Les plans de vrification annuel et long terme de la CFP doivent tre conus de sorte que les questions prsentant un risque lev par rapport au mandat et aux priorits de la CFP sont vrifies ou tudies en temps opportun et que les exigences du mandat de la CFP sont respectes.
Politiques sur la conduite dune tude

Lquipe charge dune tude doit : mener ses travaux avec prudence et diligence; tre forme de personnes indpendantes desprit et de fait; possder, collectivement, la connaissance du sujet et les comptences ncessaires pour satisfaires aux exigences de ltude; assurer ses membres un encadrement adquat; solliciter le point de vue de la direction de lentit au sujet des lments essentiels de ltude; obtenir des conseils et des avis adquats et suffisants tout au long de ltude; tenir une documentation et des dossiers adquats.
Planification dune tude et politiques dexamen

Chaque tude doit : tre planifie de manire adquate afin que ses objectifs soient atteints dune manire efficace et efficiente; porter des objectifs clairs; comporter une tendue claire qui cerne la porte, le calendrier et la nature de ltude; retenir les questions examiner en fonction de leur pertinence par rapport au mandat de la CFP, de leur importance et de leur caractre appropri;
donner lieu une valuation objective des lments probants lappui des observations; permettre de recueillir des lments probants adquats et suffisants lappui des conclusions; permettre de recueillir des lments probants adquats et suffisants pour tayer le contenu du rapport de ltude.
Politiques sur le rapport dune tude

Chaque tude doit mener un rapport rdig de manire communiquer de faon claire, prcise, convaincante et efficace et dans un langage simple : les objectifs, la nature, ltendue et la priode sur laquelle porte ltude, y compris les limitations; les normes professionnelles et les politiques appliques; une description du processus de nomination ou de toute autre activit qui a fait l'objet de ltude; les observations; les recommandations ventuelles; les conclusions.
Politiques sur le suivi dune tude

Si la CFP le juge appropri, elle peut choisir deffectuer un suivi dans les deux ans qui suivent la fin dune tude, et communiquer dans un rapport lvaluation du caractre adquat des mesures correctives prises pour rgler les problmes dj signals.
Comparaison entre les politiques sur la vrification et les politiques sur les tudes de la CFP
Les tudes sont rgies par les mmes politiques gnrales et de conduite que les vrifications. Cependant, les politiques sur les tudes en ce qui a trait l'examen, au rapport et au suivi des tudes diffrent quelque peu des politiques sur la vrification. Il existe trois diffrences principales entre les politiques sur la vrification et les politiques sur les tudes de la CFP en matire dexamen.
Pour les tudes, il n'est pas ncessaire d'tablir des objectifs sur lesquels il y a obligation de conclure. Dans certains cas, l'objectif peut tre de dcrire ou d'explorer un sujet. La conclusion consistera dcrire les rsultats de recherche. Il n'est pas ncessaire d'tablir des critres pour les tudes et, par consquent, de faire une valuation par rapport ces critres. De fait, l'objectif d'une tude peut tre justement d'tablir des critres. Il n'est pas ncessaire de prsenter des recommandations dans le cas d'une tude. On peut cependant en prsenter si on juge appropri de le faire.
Il existe quatre grandes diffrences entre les politiques sur la vrification et les politiques sur les tudes de la CFP en matire de rapport.
Pour une tude, il n'y a pas lieu de prsenter les critres utiliss ni d'indiquer si la direction est d'accord ou non avec ces critres puisqu'il n'est pas ncessaire d'tablir des critres pour une tude. Il n'est pas ncessaire dinclure des recommandations dans le rapport dune tude puisqu'il n'est pas ncessaire de faire des recommandations au terme d'une tude. On peut par ailleurs le faire si on le juge appropri. Il n'est pas ncessaire de prsenter les commentaires de la direction moins qu'on juge bon de le faire. Il n'est pas ncessaire de rendre compte des conclusions sur les objectifs de l'tude.
Les politiques de suivi sur les tudes diffrent des politiques de suivi sur les vrifications. Il n'est pas ncessaire d'effectuer de suivi dans le cas dune tude. Cependant, si on le juge bon, on peut faire un suivi sur les observations importantes. Les tudes doivent tre menes avec le mme souci de professionnalisme que les vrifications; cest pourquoi elles sont assujetties aux pratiques professionnelles et au cadre de gestion de la qualit contenus dans le prsent manuel. Le processus dapprobation des tudes choisies doit tre le mme que celui qui sapplique aux vrifications (voir chapitre 2). Lorsque lquipe de vrification propose une tude inclure dans les plans annuel et long terme, elle doit indiquer clairement quil sagit dune tude et non dune vrification et expliquer pourquoi ltude constitue la forme denqute qui convient le mieux.
Chapitre 8
Cadre de gestion de la qualit des vrifications de la CFP
9 Cadre de gestion de la qualit des vrifications de la CFP

Contexte
La Direction gnrale de la vrification, de lvaluation et des tudes (DGVEE) de la Commission de la fonction publique (CFP) effectue des vrifications dans le but de fournir des renseignements et des avis objectifs au Parlement et aux Canadiens, et de les assurer de lintgrit du processus de nomination au sein de la fonction publique fdrale. Cest ainsi quon a conu le cadre de gestion de la qualit (CGQ) des vrifications de la CFP pour nous acquitter de notre mandat en vertu de la Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP) et pour assurer la qualit, la cohrence et lamlioration de notre travail selon les normes professionnelles rgissant nos mthodes.
Principes de la gestion de la qualit des vrifications

Le cadre de gestion de la qualit de la CFP repose sur les principes fondamentaux suivants : La qualit fait partie intgrante de chaque tape du processus et doit toujours tre prsente. Les rles et responsabilits sont bien dfinis et clairement compris. La reddition de comptes est correctement communique aux autres parties. Les contrles sont axs sur les rsultats, dans diffrents ordres et niveaux. Des contrles internes et externes sont mis en place de faon adapte. Un nombre appropri de contrles sont mis en place afin de grer efficacement et de faon opportune les sphres de risque potentiel en ce qui a trait la qualit. Le cadre peut tre amlior de faon permanente et volue avec la participation des spcialistes de la vrification. Le plan stratgique comprend le cadre de gestion de la qualit de la DGVEE. Le plan est en constante volution et est rgulirement mis jour pour reflter le cadre de travail actuel de la DGVEE. Le plan stratgique repose sur un ensemble de valeurs et de comportements qui visent, entre autres, servir lintrt public, faire preuve dindpendance, dobjectivit, dengagement envers lexcellence, dhonntet et dintgrit, et fournir un milieu de travail respectueux o lon donne lexemple (voir le chapitre 2). En laborant le plan stratgique, la DGVEE reconnat quaucun ensemble de rgles ni de contrles ne peut couvrir toutes les circonstances susceptibles de se prsenter au cours dune vrification; laccent est plutt plac sur lexercice de jugement professionnel. Le jugement professionnel est une composante essentielle de la gestion de la qualit dont nous devons nous servir pour planifier et mener des vrifications, ainsi que pour rendre compte des rsultats. Les vrificateurs doivent, entre autres, faire preuve de diligence raisonnable et observer les principes du respect de lintrt public et du maintien du plus
haut niveau dintgrit, dobjectivit et dindpendance. Le jugement professionnel exige des vrificateurs quils fassent preuve dun scepticisme sain et quils vitent de formuler des hypothses. Il faut atteindre un bon quilibre entre la ralisation des tapes de contrle ncessaires, conformment au cadre de gestion de la qualit, et le jugement professionnel que les spcialistes doivent dmontrer. Le cadre de gestion de la qualit des vrifications reconnat que le jugement professionnel confre aux spcialistes un pouvoir discrtionnaire et une certaine flexibilit, tout en exigeant deux une attnuation des risques adapte, ainsi que la documentation des mesures de contrle cls et la justification des dcisions.
lments du cadre de gestion de la qualit des vrifications

Le tableau 9.1 prsente les cinq principaux lments (leadership et planification, gestion de la vrification, orientation-client, ressources humaines et amlioration permanente), ainsi que les sous-lments associs au CGQ des vrifications. La lgende correspondante indique les normes de lassurance de la qualit ou du contrle de la qualit applicables un lment donn. Le tableau 9.2 offre des prcisions supplmentaires sur le type dassurance de la qualit et sur les outils cls correspondant aux lments dcrits au tableau 9.1. La CFP intgre une chane de qualit tout au long du processus de vrification (lment 2, gestion de la vrification), au moyen dun examen critique, dune analyse, dune consultation, de conseils et dune bonne gestion de projets. Ce processus est rsum au tableau 9.3 et complte les rles et responsabilits des vrificateurs prsents au chapitre 1.
Amlioration permanente du cadre de gestion de la qualit des vrifications

Le CGQ des vrifications peut tre amlior de faon permanente en : 1) valuant la qualit des produits ou des processus; 2) documentant les leons apprises; 3) faisant le suivi des initiatives damlioration suggres; 4) effectuant lexamen interne ou externe de nos mthodes; 5) consignant les normes et les mthodes escomptes; 6) renforant les capacits, ce qui comprend la mise sur pied dactivits permettant de sensibiliser et dinformer les spcialistes sur les nouvelles normes ou attentes. Ces activits sappliquent de la mme faon tous les lments du CGQ des vrifications. Cette dmarche dynamique damlioration permanente nous permettra de veiller ce que notre gestion de la qualit continue dvoluer afin de reflter le cadre de travail actuel de la DGVEE. Le fait de mettre laccent sur lamlioration permanente nous permettra en outre de continuer cibler largement le cycle continu de lassurance de la qualit.
Chapitre 9
Tableau 9.1
CADRE DE GESTION DE LA QUALIT PRINCIPAUX LMENTS

Leadership et planification
Orientation stratgique
Slection de la vrification
Planification oprationnelle
Mthodologie
Gestion de la vrification
Gestion de projet Vrification planifie lments probants accessibles, suffisants et appropris Rapport de vrification Indpendance, objectivit et intgrit Accs, protection et conservation des dossiers
Conduite de la vrification
Consultation
Orientation-client
Communication des messages dcoulant de la vrification Rtroaction des clients et des parties intresses
Rapports efficaces
Ressources humaines
Respect en milieu de travail Gestion du rendement Perfectionnement professionnel
Ressources
Leadership et supervision
Amlioration permanente
Revue des pratiques Leons apprises
SYSTME INTERNE DE CONTRLE DE LA QUALIT (Systme de gestion de la qualit Tableau 9.3)
ASSURANCE DE LA QUALIT LINTERNE (Direction des mthodes professionnelles (DMP)-AQ)
EXAMENS EXTERNES DVALUATION DE LA QUALIT (valuations externes priodiques) Suppose la confiance dans le programme interne dassurance de la qualit.
Chapitre 9
Tableau 9.2 lments et outils du cadre de gestion de la qualit des vrifications

lments de la gestion lments de preuve de la qualit Leadership et planification Lorientation stratgique cible 1. Orientation les modifications ncessaires stratgique pour continuer de grer les besoins en cours de transition, ainsi que le mandat de la Direction gnrale en particulier et de la Commission en gnral. Les cadres suprieurs dterminent lapproche et communiquent la direction gnrale les orientations, stratgies et priorits venir. Les vrifications relvent de la 2. Slection de la CFP et traitent les domaines qui vrification prsentent des risques levs ou qui sont jugs suffisamment importants et pertinents pour tre examins par le Parlement, le public et les ministres/agences. Outils cls
Loi sur lemploi dans la
fonction publique (LEFP)

Plan oprationnel Plan stratgique Autres lois Analyse de lenvironnement Comit consultatif de
vrification indpendant
LEFP Rglement sur lemploi dans
la fonction publique
Politiques de dotation de la
CFP
Rapports sur les plans et les
3. Planification oprationnelle
Les budgets et les ressources autorises suffisent pour terminer le travail dcrit dans le plan oprationnel. La slection de la vrification est axe sur les risques, et le travail est class par ordre prioritaire.
priorits/Rapports ministriels sur le rendement de la Commission Plan oprationnel de la direction gnrale Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation Rapport ministriel sur lobligation de rendre compte en dotation Exercice de planification oprationnelle Plan stratgique valuations de risques Activits de surveillance Rapports dexamen
Chapitre 9
lments de la gestion lments de preuve de la qualit Leadership et planification Des mthodes, outils et 4. Mthodologie techniques adapts et pertinents ont t mis en place et sont utiliss uniformment. De bonnes mthodes ont t labores, mises jour et utilises avec rigueur. Les spcialistes sont encourags transmettre les pratiques exemplaires et proposer des amliorations apporter la profession. Gestion de la vrification Au moment des vrifications, on 5. Conduite de la se soucie de lefficience et de vrification lconomie quant au nombre dheures et aux ressources utilises, et selon le mandat lgislatif, les politiques et les pratiques de la Commission. Les spcialistes de la vrification disposent des outils ncessaires pour effectuer des vrifications efficaces. Lquipe de vrification effectue la vrification en temps utile, conformment aux principes de la CFP, et les cots sont justifis.
Outils cls
Mcanismes de revue et de
mise jour des mthodes de vrification Leons apprises Comit du renforcement des capacits Normes professionnelles Avis sur les mthodes Rapports sur la revue des mthodes Examen externe ou par les pairs
Manuel de vrification et
directives de la CFP Normes de lInstitut canadien des comptables agrs (ICCA) Documents de travail lectroniques Logiciel analytique
6 Gestion de projet
Modle de comptence de
la CFP
Information sur les
7. Vrification planifie Le travail de vrification est planifi adquatement. Les questions sont choisies en fonction du risque, de leur pertinence quant au mandat de la Commission, de leur importance et de leur faisabilit. Les critres adapts lvaluation des sujets sont tablis et labors.
ressources humaines (indicateurs) tapes importantes Dossier de contrle de vrification Rapports dtape Outils lectroniques Manuel de vrification et directives de la CFP Proposition de vrification Rapport de ltude prparatoire Plan dexamen Comit consultatif de vrification Examinateur de la qualit Budget Ressources
Chapitre 9
lments de la gestion lments de preuve de la qualit Gestion de la vrification Des lments probants 8. lment probants accessibles, suffisants suffisants et appropris sont recueillis auprs du client ou et appropris dautres sources afin de fournir une base raisonnable permettant de soutenir les observations, les rsultats et les conclusions exprims dans le rapport. On doit consigner au dossier les enjeux reprsentant un risque plus lev qui, selon le vrificateur, constituent des lments de preuve permettant de soutenir la conclusion exprime dans le rapport.
Outils cls
directives de la CFP
Normes professionnelles Confirmation des rsultats
9. Rapport de vrification
Le produit dfinitif est un rapport de qualit qui aborde les secteurs prsentant des risques levs. Il est pertinent, significatif, cohrent, crdible, opportun et comprhensible par les lecteurs. Avant la diffusion de chaque rapport, on effectue une surveillance efficace afin de garantir la conformit du rapport avec le mandat, les dcisions antrieures et les messages de la CFP. On consulte des sources autorises ou des spcialistes qui possdent la comptence ncessaire et qui font preuve de jugement professionnel, selon le protocole dentente.
obtenus dans lorganisation faisant lobjet de la vrification Compte rendu de la runion de confirmation des faits Examen de limportance et de lordre des enjeux, du message et des conclusions du rapport et de leur bienfond effectu par les directeurs gnraux ou viceprsidents, lexaminateur de la qualit et le comit de vrification. Arguments valables Documents de justification et de travail Manuel de vrification et directives de la CFP Examinateur de la qualit Processus de confirmation des faits par lorganisation vise et les tiers, le cas chant Examen critique par le comit consultatif de vrification Dernier examen par le viceprsident et la prsidente Communications et Affaires parlementaires
10. Consultation
directives de la CFP Comit consultatif de vrification Examinateur de la qualit Services juridiques et autres services relevant de la CFP Experts en la matire
Chapitre 9
lments de la gestion lments de preuve de la qualit Gestion de la vrification Toutes les personnes travaillant 11. Indpendance, objectivit et intgrit la vrification, y compris les spcialistes, demeurent objectives et impartiales dans lexercice de leurs responsabilits et dans la formulation de leurs conclusions. Les spcialistes sont libres et doivent tre perus comme tant libres de tout rseau de relations qui pourrait influencer leur jugement professionnel. La protection et la 12. Protection et confidentialit de conservation des renseignements de nature dossiers dlicate, ainsi que de laccs aux sites et aux documents, sont maintenus.
Outils cls
Code de valeurs et
dthique de la fonction publique Code de dontologie en vrification de la CFP Manuel de vrification et directives de la CFP
Loi sur la Bibliothque et les
Archives du Canada
Autorisation institutionnelle
Les dossiers conservs aux fins de vrification sont protgs, selon les politiques relatives aux documents de la CFP et la Politique du gouvernement sur la scurit. Orientation-client 13. Communication des Les messages dcoulant de la messages dcoulant de vrification sont communiqus aux organisations au cours du la vrification processus dapprobation. Les enjeux importants sont communiqus lorganisation, au besoin. Les messages dcoulant de la vrification sont communiqus de faon claire et uniforme aprs le dpt du rapport.
spciale de disposer de documents (CFP) Politique du gouvernement sur la scurit Politiques sur la scurit de la CFP Politiques de gestion des documents de la CFP Politique de conservation des dossiers de la CFP
Runions de confirmation
des faits
Conseils du service de
liaison parlementaire sur les sances dinformation avant le dpt du rapport, sur les exigences en matire dinformation et sur la prparation des communications destines au Parlement Conseils des Communications et Affaires parlementaires sur la prparation des communiqus de presse et des rponses aux demandes des mdias
Chapitre 9
lments de la gestion de la qualit Orientation-client 14. Rtroaction et commentaires des clients et des parties intresses
lments de preuve
Outils cls
Les clients et les parties intresses peroivent le processus de vrification comme tant utile.
Base de donnes assurant
le suivi des recommandations faites au cours des vrifications Analyse des communications externes (mdias, demandes du public, dbats) Analyse de lexamen du rapport des comits permanents de la Chambre des communes Sondages auprs des organisations
15. Rapports efficaces Le public cible des rapports de la DGVEE comprend les rapports et en interprte le contenu de faon approprie. Ressources humaines Les quipes de vrification 16. Ressources disposent des comptences ncessaires pour satisfaire aux exigences des mandats de vrification sur lesquels elles travaillent. Les quipes sont constitues en fonction de deux critres : une expertise suffisante du sujet;
Profils de comptence de la
une formation technique adapte et les comptences requises en matire de vrification pour satisfaire aux exigences du mandat. 17. Leadership et supervision Les vrificateurs et les consultants bnficient dun niveau appropri de leadership, de direction, dencadrement et de reconnaissance. Une supervision approprie est fournie tous les membres de lquipe, aux spcialistes et aux consultants, afin de garantir le bon droulement des vrifications.
8 Chapitre 9
CFP Programme de perfectionnement professionnel Formation obligatoire des membres de la CFP Formation obligatoire des fonctionnaires fdraux Normes de lICCA Code de dontologie
Entente de rendement et
rapport de rtroaction sur une base annuelle Objectifs Conventions collectives Descriptions de poste
lments de la gestion lments de preuve de la qualit Ressources humaines 18. Respect en milieu Le milieu de travail est un lieu o chacun est trait avec de travail dignit et respect, et encourag donner son plein potentiel. On encourage la communication ouverte et franche dans le but de crer un climat de confiance et de collaboration. On apprcie nos talents et notre diversit. On appuie lapprentissage et la qualit de vie. Les employs reoivent en 19. Gestion du temps opportun une rtroaction rendement positive sur leur rendement et ont accs des conseils et des lignes directrices.
Outils cls
Code de valeurs et
dthique de la fonction publique Politiques et lignes directrices des ressources humaines Loi sur les langues officielles, Loi sur lquit en matire demploi et Code canadien du travail
Entente de rendement et
20. Perfectionnement professionnel
Les vrificateurs ont accs un cadre dapprentissage et de perfectionnement en volution, ainsi qu des occasions de perfectionnement professionnel.

rapport de rtroaction sur une base annuelle tablissement de rseaux Programme de perfectionnement professionnel Entente de rendement et rapport de rtroaction sur une base annuelle Objectifs tablissement de rseaux Cadre dapprentissage et de perfectionnement Programme de cours obligatoires Perfectionnement professionnel officiel et officieux Centre de ressources
Amlioration permanente Nos mthodes de vrification 21. Revue des respectent le cadre de gestion mthodes et des de la qualit. pratiques Notre cadre de gestion de la qualit des vrifications est adquat et efficace.
Revue des mthodes
22. Leons apprises
Lexprience acquise dans le cadre de la vrification est value et les occasions damlioration sont cernes et mises en uvre.
internes effectue rgulirement Vrification interne Comit consultatif de vrification Revue externe des mthodes mene par des spcialistes Leons apprises Forum des directeurs de la vrification Comit du renforcement des capacits
Chapitre 9
Tableau 9.3
SYSTME DE GESTION DE LA QUALIT DES VRIFICATIONS DE LA CFP
Gestionnaire de la Comit de vrification (GV) CCVI gestion des Examinateur Vice-prsident, Gestion de Prsidente Vrification Directeur (D) (1) rapports de la qualit lorganisation Directeur gnral (DG) (CGR) vise PLANIFICATION GNRALE Plan long terme et Conseils et Approbation annuel recommandations de la Commission PLANIFICATION Envoi de la lettre Approbation du DG Approbation/ initiale signature Proposition de Prparation par le D Rtroaction/ Approbation vrification Recommandation du DG conseils Profil de vrification Prparation par le GV Revu par le D Approbation du DG Lettre de notification Approbation du DG Approbation/ signature Plan de ltude Prparation par le D prparatoire Approbation du DG Rapport de ltude Prparation par le D Rtroaction/ Examen Approbation Informer la prparatoire Recommandation du DG conseils prsidente Plan de lexamen Prparation par le D Approbation/ Approbation du DG signature EXAMEN Rapport dexamen de Approbation Examen la vrification Sance dinformation Approbation lintention de lauteur du rapport (scnarisation/grande s lignes annotes) Sance dinformation Recommandation Approbation Commentaires lintention de lorganisation RAPPORT Approbation bauche du rapport Examen Examen Avis interne Consultations internes Rtroaction/ la Commission conseils bauche du rapport Recommandation Examen Approbation Examen et externe pour les commentaires commentaires et les de explications de ladministrateur lorganisation (de 2 gnral 4 semaines) Rvision et traduction Approbation Envoi de lbauche Examen Recommandation Approbation aux fins dapprobation Approbation de Approbation de lorganisation (2 ladministrateur semaines) gnral Lecture comparative Approbation et rvision Rapport final approbation pour Signature Signature Signature et impression : Signature Signature recommandation Approbation Certificat dexamen des preuves tapes cls
10
Chapitre 9

CCVI (1) Gestion de Prsidente lorganisation vise
tapes cls
Gestionnaire de la Comit de vrification (GV) gestion des Examinateur Vice-prsident, Vrification Directeur (D) rapports de la qualit Directeur gnral (DG) (CGR)
Certificat dapprobation finale COMMUNICATIONS ET PUBLICATION (de 6 8 semaines) Prparation des points saillants ainsi que des questions et rponses Prparation de notes dinformation lintention de la prsidente Sance dinformation pralable la publication lintention de la prsidente Diffusion du rapport (copies papier et lectronique) APRS LA PUBLICATION Prsentation du Prparation Rtroaction/ rapport de conseils responsabilisation de la CFP Lquipe de la haute direction (EHD)
(1)
Approbation
Approbation
Approbation
Approbation
La participation du Comit consultatif de vrification indpendant est ltape de la planification stratgique. Cependant, les vrifications acheves seront prsentes au Comit titre d'information.
Chapitre 9
11
Annexe A

Introduction
La Commission de la fonction publique du Canada (CFP) est un organisme indpendant qui rend compte de ses activits au Parlement. Aux termes de la prsente Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP) et de la nouvelle LEFP, qui a reu la sanction royale en 2003 et qui doit entrer en vigueur dici la fin de 2005, la CFP a le pouvoir de faire des nominations internes et externes la fonction publique fdrale. La nouvelle LEFP nonce dans son prambule que le pouvoir de dotation devrait tre dlgu l'chelon le plus bas possible dans la fonction publique pour que les gestionnaires disposent de la marge de manuvre dont ils ont besoin pour effectuer la dotation, et pour grer et diriger leur personnel de manire obtenir des rsultats pour les Canadiens. Tandis que les deux lois (la loi actuelle et la nouvelle loi) donnent la CFP le pouvoir de mener des vrifications sur toute question qui relve de sa comptence, la nouvelle loi tend le pouvoir de la CFP en lui permettant de vrifier lexercice du pouvoir quont les administrateurs gnraux et les administratrices gnrales dtablir les qualifications requises, les exigences et les besoins et de faire des recommandations ce chapitre. De plus, en vertu de la nouvelle LEFP, les nominations restent subordonnes aux politiques de la CFP. Cest dans ce contexte de dlgation accrue aux ministres que la CFP consolide sa fonction de vrification au sein de la Direction gnrale de la vrification (DGV). Le Code de dontologie en vrification de la CFP ajoute la discipline professionnelle requise pour mener les vrifications. Tout comme les politiques de vrification et les autres politiques de la CFP, il guide les membres du personnel de la DGV dans leurs fonctions. Ce code est li troitement au Code de valeurs et dthique de la fonction publique que les fonctionnaires doivent respecter.
Application
Le Code de dontologie en vrification de la CFP concerne les vrificateurs et les vrificatrices de la DGV ainsi que les autres employs ou employes de la CFP et les contractuels ou les contractuelles qui pourraient procder une vrification. Les termes vrificateurs et vrificatrices englobent tout le personnel de vrification de la Direction des oprations de vrification et de la Direction des politiques de vrification et de lassurance de la qualit de la DGV, le directeur gnral ou la directrice gnrale, la vice-prsidente ou le vice-prsident et toute personne en situation de dtachement ou dchange la CFP. Les employs ou les employes qui estiment que ce code ne sapplique pas eux, en tout ou en partie, doivent en parler leur superviseur ou superviseure. En rgle gnrale, les employs ou les employes sadressent leur
Commission de la fonction publique du Canada Annexe A 1
superviseur ou superviseure dans ce cas, mais seule la prsidente de la CFP a le pouvoir dexempter une personne de lobligation de respecter le Code. La DGV encourage toutes ses vrificatrices et tous ses vrificateurs se considrer comme des professionnelles et des professionnels, cest--dire comme des travailleuses ou des travailleurs qui visent les normes les plus leves dans lexercice de leurs fonctions et qui en retirent un sentiment de fiert.
Date dentre en vigueur

Le prsent code entre en vigueur le 31 mars 2005.
Responsabilits, autorisations et obligations de rendre compte

En plus d'observer les dispositions du code, les vrificateurs et les vrificatrices de la DGV doivent respecter toutes les exigences particulires en matire de conduite et les autres exigences qui sont contenues dans le Code de valeurs et dthique de la fonction publique, la Loi sur lemploi dans la fonction publique, la Loi sur la gestion des finances publiques ainsi que les autres lois et rglements qui touchent leur emploi, y compris : la Loi sur l'accs l'information; le Code canadien du travail, partie II; le Code criminel du Canada; la Loi sur les langues officielles et rglements; la Loi sur la protection des renseignements personnels; la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique; les autres lois applicables. La LEFP est la loi habilitante de la DGV et de ses activits, qui doivent toutes se justifier en vertu de la LEFP et de toute autre disposition lgislative confrant des responsabilits la CFP. Les manuels de la DGV contenant les politiques, les normes et les pratiques de vrification doivent guider lexcution des vrifications.
Exigences en matire de vrification

1. Objectivit
La personne charge de la vrification ne doit pas prjuger des activits dune entit. Elle est tenue dexcuter ses travaux en toute objectivit. Il ne lui suffit pas dtre objective, elle doit tre perue comme telle. La validit des travaux de la DGV et la confiance accorde ces travaux par la CFP, les entits vrifies et le Parlement, dpendent en grande partie de lobjectivit que lon peroit de la DGV. Par consquent, lobjectivit est un lment crucial de la relation entre
2 Annexe A Commission de la fonction publique du Canada
le vrificateur ou la vrificatrice et lorganisme vrifi. Elle garantit que les constatations et les rapports de vrification seront le fruit de lanalyse des lments probants obtenus et runis conformment aux politiques, aux normes et aux pratiques de la DGV, nonces dans les prises de position professionnelles, les manuels de la DGV et la mthodologie sous-jacente. Mesures visant prvenir les conflits dintrts La DGV est particulirement vulnrable aux allgations de conflit dintrts, rel, possible ou suspect, tant donn quelles peuvent remettre en question lobjectivit et la comptence dont la DGV doit faire preuve au moment de prendre des dcisions impartiales. Ces qualits sont essentielles au succs du travail de la DGV. Comme sa rputation sappuie sur un certain nombre de facteurs, incluant la faon dont le public peroit ses travaux, un conflit dintrts apparent dun vrificateur ou dune vrificatrice peut tre aussi dommageable quun conflit dintrts rel. Mme si les mesures concernant les conflits dintrts sont prvues dans le Code de valeurs et dthique de la fonction publique, il y a lieu dapporter certains claircissements sur le sujet. Il est clair quil vaut mieux viter tout conflit dintrts mettant en cause un vrificateur ou une vrificatrice et une organisation vrifie. Cela ne signifie pas ncessairement quune vrificatrice ou quun vrificateur ne peut pas participer la vrification dun ministre pour lequel elle ou il a dj travaill. La DGV a pour politique datteindre deux ans avant quune vrificatrice ou quun vrificateur puisse participer la vrification dun ancien employeur. Devant toute situation o lancien poste ou la priode coule depuis le dpart de lemploy ou de lemploye soulve des questions de la part de lentit ou de lemploy ou de lemploye, le vrificateur ou la vrificatrice a le devoir de discuter de la situation avec le gestionnaire ou la gestionnaire de la vrification ou avec la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV. a. Ancien emploi Il est vident que les vrificatrices et les vrificateurs ne peuvent vrifier les rsultats dun travail quelles ou ils ont effectu antrieurement. Elles ou ils ne doivent pas participer aux vrifications qui prvoient lexamen des travaux damis ou de connaissances proches. De plus, le vrificateur ou la vrificatrice ne doit pas solliciter un emploi auprs de lentit quil ou elle vrifie. Cette faon de faire pourrait tre vue comme une atteinte son jugement et son objectivit. De plus, si un membre du personnel tait approch par lentit propos de possibilits dembauche, il devrait en informer immdiatement le gestionnaire ou la gestionnaire responsable de la vrification ou un suprieur ou une suprieure, sil y a lieu. Puisque ses employes ou ses employs qui sont dtachs auprs dautres ministres ou organismes demeurent ses employs et employes, la CFP napprouvera pas les dtachements qui, son avis, sont susceptibles de placer la DGV ou les employs ou les employes en situation de conflit dintrts.
Annexe A
b. Ententes contractuelles La DGV doit viter de confier sciemment une mission un expert-conseil ou une experte-conseil (personne ou cabinet) qui est, a t, ou peut tre prochainement li par contrat avec lentit vrifier. Dans ce cas, l'expert-conseil ou lexperte-conseil pourrait en arriver vrifier son propre travail ou celui de son cabinet. Par consquent, la DGV exige de connatre les relations d'affaires qui ont exist au cours des deux dernires annes entre l'expert-conseil ou lexperte-conseil et l'entit. Le DGV devra dcider s'il y a risque de conflit d'intrts. De mme, la DGV doit tre informe de toute offre prsente par l'expert-conseil ou lexperte-conseil ou son cabinet qui concerne l'entit vrifier. Les experts-conseils ou les expertes-conseils et les cabinets qui ont des contrats avec la DGV sont tenus de fournir, leur connaissance, une liste complte de tous les contrats actuels et rcents qu'ils ou elles ont passs avec l'entit quils ou elles examinent, en leur nom ou pour le compte dune cliente ou dun client qui est li de prs lentit. Ils ou elles doivent aviser le gestionnaire ou la gestionnaire de la vrification de toute offre qu' leur connaissance, eux-mmes ou elles-mmes ou leurs cabinets s'apprtent prsenter par rapport l'entit chez qui ils ou elles effectuent une vrification ou d'autres travaux pour le compte de la DGV. Les vrificateurs et les vrificatrices qui participent la ngociation des contrats ont le devoir de s'assurer que les contrats que conclut la DGV le sont en vertu d'une procdure bien tablie et qu'aucun doute ne pse sur la validit des critres utiliss pour leur adjudication. La DGV entend prserver et maintenir des rapports de collaboration mutuellement avantageux avec les experts-conseils ou les expertes-conseils et les cabinets. Paralllement, la DGV doit tre en mesure de prouver hors de tout doute que l'adjudication des contrats aux cabinets n'est daucune faon le fait de pressions exerces par danciens employs ou danciennes employes travaillant dans certains cabinets ou par d'anciens employs ou danciennes employes des cabinets qui travaillent pour la DGV. La procdure d'adjudication des contrats doit mettre la DGV l'abri de tout soupon de conflit d'intrts.
2. Efficacit de la vrification
Le rle premier de la DGV est de fournir de linformation la CFP qui lui permettra de donner lassurance au Parlement que le processus de nomination est intgre. Son objectif est d'amliorer les oprations du gouvernement en ce qui a trait au processus de nomination. Le vrificateur ou la vrificatrice doit dmontrer une attitude constructive dans la rdaction des rapports de vrification. Bien que le rle du vrificateur ou de la vrificatrice consiste implicitement recommander des amliorations la direction de l'entit, il ou elle doit prendre garde, ce faisant, de ne pas assumer le rle de la direction. Par exemple, il ou elle doit viter toute participation directe l'laboration de politiques ou la conception de systmes et de contrles connexes. En cas de doute ce sujet, les employs ou les employes doivent consulter leur superviseur ou leur superviseure.
4 Annexe A Commission de la fonction publique du Canada
3. Confidentialit de linformation recueillie au cours de la vrification

Le Code de dontologie en vrification de la CFP exige que les vrificateurs et les vrificatrices respectent la confidentialit de l'information obtenue auprs des entits vrifies. Il leur est interdit de divulguer une information officielle ou de l'utiliser des fins personnelles sans autorisation. L'information recueillie en cours de vrification ne peut servir qu'aux fins prvues et ne peut tre divulgue quaux seules fins de vrification de la CFP. La DGV a labor des pratiques et des procdures pour communiquer les constatations des vrifications. Elles sont dcrites dans ses manuels. La divulgation d'une information officielle par les vrificateurs et les vrificatrices n'est permise que dans la mesure o elle est prvue par ces pratiques ou sur autorisation des gestionnaires. En outre, les vrificateurs et les vrificatrices doivent garantir la scurit et la confidentialit de tous les dossiers, dans les bureaux de la DGV ou ceux de l'entit vrifie. Les entits vrifies ont intrt connatre les constatations et les conclusions des vrifications et elles ont le droit de savoir. Afin de garantir que les entits sont traites avec quit et que les conclusions ont t examines avec soin, elles doivent demeurer confidentielles jusqu' ce quelles aient t parfaitement corrobores, approuves par lentit et que leur diffusion ait t autorise par la prsidente de la CFP. La divulgation inopportune ou prmature des constatations de vrification peut nuire l'entit vrifie et mettre la CFP dans l'embarras. De plus, la rgle de confidentialit impose tous ceux et toutes celles qui travaillent pour la DGV dtre prudents ou prudentes lorsqu'ils ou elles discutent avec des amis ou des amies, des parents ou des collgues qui ne sont pas de la DGV, de leur travail ou dautres projets mens par leur direction. Ils ou elles doivent se garder de faire au passage des commentaires sur le travail que fait la DGV dans les ministres ou dautres entits.
4. Corroboration des vrifications

Les vrificateurs et les vrificatrices doivent tre prts justifier sans difficult leurs constatations, leurs conclusions et leurs observations en cas de questions embarrassantes. De la mme manire quelle sappuie sur des critres pour vrifier les activits dune entit, la DGV sappuie sur une norme de preuve rigoureuse au moment dvaluer les lments probants qui tayent les constatations et les conclusions des vrifications. Les normes de rendement que la DGV impose ses vrificateurs ou ses vrificatrices ne sont pas moins strictes que celles quelle attend des employs ou des employes des entits vrifies. Cest une question dquit, certes, et cest aussi une question de prserver et daccrotre la crdibilit de la DGV. Les vrificateurs et les vrificatrices doivent sassurer que les lments probants qui tayent leur rapport de vrification rpondent aux conditions de qualit et de quantit permettant de constituer un dossier solide l'appui des conclusions formules.
Annexe A
Les constatations prsentes par la DGV doivent tre fondes sur des faits, qui pourront rsister un examen minutieux. Bien quil puisse parfois tre ncessaire de prsenter des conclusions qui laissent place linterprtation, celle-ci doit tre factuelle, cohrente, logique et raisonnable. Le vrificateur ou la vrificatrice doit conserver un point de vue objectif et factuel.
5. Communication et rapports
Conformment la Politique sur les communications de la CFP, la vice-prsidente ou le vice-prsident de la DGV doit autoriser toutes les communications publiques de la DGV (discours, communiqus, prsentations). Les rapports de la DGV doivent rpondre aux plus hautes normes quant au contenu et la prsentation. Ils doivent tre rdigs conformment aux politiques de vrification de la CFP, dans un langage simple et prcis et tre rviss.
Annexe A
Vrifications de la CFP : information destine la haute direction
Annexe B

Le but
Le prsent document se veut un outil de rfrence lintention de la haute direction des ministres et des organismes, soit les administrateurs gnraux ou les administratrices gnrales et les dirigeants ou les dirigeantes, au sujet du rle des entits dans les vrifications menes par la Commission de la fonction publique (CFP) du Canada.
Le contexte
La CFP est un organisme indpendant qui rend compte de ses activits au Parlement. En vertu de la prsente Loi sur lemploi dans la fonction publique (LEFP) et de la nouvelle LEFP, la CFP a le pouvoir de procder des nominations internes et externes la fonction publique fdrale. La CFP dlgue ce pouvoir aux ministres et organismes. Les nominations sont assujetties aux lignes directrices de la CFP. La LEFP donne la CFP le pouvoir de mener des vrifications sur toute question qui relve de sa comptence. De plus, la nouvelle loi, qui entrera en vigueur dici la fin de 2005, tend son pouvoir en lui permettant de vrifier lexercice du pouvoir quont les administrateurs gnraux ou les administratrices gnrales dtablir les qualifications requises, les exigences et les besoins et de faire des recommandations ce chapitre. La Direction gnrale de la vrification (DGV) de la CFP est responsable de la fonction vrification. La haute direction des entits a un rle important jouer dans toute vrification. Le prsent document nonce les points o elle doit intervenir chacune des tapes, soit la planification, lexamen, le rapport et le suivi. Tout au long de ses travaux, lquipe de vrification veillera ce que la haute direction soit informe des enjeux dimportance qui ressortent de la vrification mesure quelle progresse.
Les principes de base

Voici les principes de base qui sappliquent : Personne-ressource de lentit Ladministratrice gnrale ou ladministrateur gnral de lentit dsigne une personne-ressource principale qui fera la liaison avec la CFP tout au long de la vrification.
Commission de la fonction publique du Canada Annexe B 1
chancier La CFP et lentit discutent dun chancier respecter afin de mener bien la vrification. Accs linformation Les gestionnaires de lentit veillent ce que leur personnel comprenne bien que la CFP a le droit davoir un accs rapide linformation et au personnel. On peut lire larticle 135 de la nouvelle LEFP : Les administrateurs gnraux et les fonctionnaires doivent permettre la Commission l'accs leurs bureaux respectifs et lui fournir les services, l'aide et les renseignements qu'elle peut exiger en vue de l'excution de sa mission. Le vrificateur ou la vrificatrice prsente des demandes dinformation claires, et lentit y donne suite dans un dlai raisonnable et convenu lavance. La divulgation dinformation la CFP dans le contexte dune vrification ne constitue pas une drogation au secret professionnel. Par consquent, rpondre aux besoins dinformation de la Commission nest pas une entorse au secret professionnel des documents. Linformation protge par le secret professionnel ne sera pas divulgue par la CFP sauf si lentit y consent de manire explicite. Conduite de la vrification Les vrificateurs et les vrificatrices de la CFP discuteront des objectifs, de ltendue et des critres de la vrification avec la direction de lentit avant de mettre la dernire main au mandat de la vrification. Si, aprs avoir entrepris lexamen, le vrificateur ou la vrificatrice est davis quil faut modifier de manire importante ltendue de la vrification, il ou elle en discutera avec la direction de lentit vrifie, mais la dcision finale revient la CFP. La stratgie adopter pour le dbreffage de la direction de lentit fait lobjet dun accord rciproque avant la fin de la phase de lexamen. Les problmes relatifs la vrification sont abords et rgls le plus rapidement possible mesure quils se prsentent. Confidentialit La CFP et lentit respectent le caractre confidentiel des bauches de la CFP jusqu la publication du rapport dfinitif.
Annexe B
Le processus de vrification
Voici les principaux points dintervention de la direction de lentit chacune des phases dune vrification.
Rle des vrificateurs ou des vrificatrices de la CFP Planification tape permettant lquipe de vrification dacqurir les connaissances requises sur lentit, les activits entourant le processus de nomination ltude et les problmes qui les concernent. Lquipe de vrification prpare un plan dexamen partir des connaissances acquises, plan grce auquel lquipe est en mesure dexcuter une vrification ordonne, efficiente et rentable. Informer par crit ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale de lentit que la CFP procdera une vrification de lentit et que ltape de la planification est sur le point de commencer. Dans cette lettre, on demande ladministratrice gnrale ou ladministrateur gnral de dsigner une personne-ressource principale qui fera la liaison avec la CFP tout au long de la vrification. Remettre la lettre reue aux personnes de lentit concernes. Aviser la CFP du nom de la personneressource. Rle de la haute direction
Acqurir des connaissances solides de lobjet de la Rencontrer les vrificateurs ou les vrification qui permettront dlaborer le mandat vrificatrices afin de discuter de la et le plan dexamen. vrification propose. Remettre lquipe de vrification linformation qui lui permettra de bien comprendre les secteurs qui seront lobjet de la vrification. Exprimer son point de vue sur la responsabilit lie aux secteurs qui feront lobjet de la vrification de mme que les risques connexes et les proccupations. Prparer le mandat de la vrification : objectifs, tendue, critres et stratgie; le remettre la personne-ressource de lentit qui coordonnera la prparation des commentaires de lentit. (Tout dsaccord non rgl sur les critres de vrification et les responsabilits de la direction sera divulgu dans le rapport de vrification, accompagn des explications appropries.) Exprimer son opinion, de prfrence par crit, sur les objectifs, la stratgie, les critres et la responsabilit par rapport lobjet de la vrification.
Commission de la function publique du Canada
Annexe B
Rle des vrificateurs ou des vrificatrices de la CFP Examen
Rle de la haute direction
tape au cours de laquelle les vrificateurs ou les vrificatrices recueillent les lments probants adquats et suffisants qui leur permettront de tirer des conclusions par rapport aux objectifs de vrification et dtayer les noncs contenus dans le rapport de vrification. Discuter avec la direction de lentit des problmes dimportance qui surgissent tout au long de la vrification. (Lquipe de vrification signale les mesures prises par lentit en vue de rgler un problme lorsquelle a des lments probants suffisants et adquats pour tayer la mise en uvre de telles mesures.) Lorsque cela savre ncessaire, faire confirmer lexactitude des faits par la direction de lentit. Examiner les faits : confirmer leur exactitude ou, en cas derreur, communiquer la bonne information et les lments probants appropris aux vrificateurs ou aux vrificatrices. Participer la sance. Discuter des problmes dimportance et, en particulier, de toutes les mesures prises pour les rgler.
la fin de lexamen, tenir une sance dinformation lintention de la direction de lentit sur les constatations dgages. Rapport
tape au terme de laquelle les vrificateurs ou les vrificatrices communiquent des constatations, des conclusions et des recommandations de manire claire, prcise, convaincante et efficace. Envoyer lbauche du rapport la personne-ressource qui veillera coordonner la prparation de la rponse de lentit dans le dlai convenu. Revoir lbauche du rapport et communiquer clairement la CFP la position de lentit : lexactitude du texte; les faits contests lentit fournit les lments probants lappui du dsaccord. Transmettre la rponse dans le dlai convenu (habituellement de trois quatre semaines). Discuter avec les vrificateurs ou les vrificatrices des problmes soulevs dans la rponse de lentit et tenter de les rsoudre. Ces discussions devraient commencer dans le dlai convenu.
Discuter des problmes soulevs dans la rponse de lentit et tenter de les rsoudre.
Annexe B
Rle des vrificateurs ou des vrificatrices de la CFP Pour tout problme non rgl, le vice-prsident ou la vice-prsidente de la DGV doit rencontrer ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale ou son dlgu ou sa dlgue afin de trouver un terrain dentente.
Rle de la haute direction
Ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale ou son dlgu ou sa dlgue doit rencontrer le vice-prsident ou la vice-prsidente de la DGV pour rsoudre les problmes non rgls. (Il en rsultera une entente ou, tout le moins, une comprhension commune des points sur lesquels un dsaccord subsiste).
Rviser lbauche du rapport en fonction des changements apporter la suite des discussions sur lbauche prcdente. Envoyer lbauche rvise ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale ou son dlgu ou sa dlgue en vue de solliciter les commentaires et les rponses officielles de lentit au sujet des mesures correctives recommandes. Au besoin, rdiger une lettre de recommandations sur les constatations non signales dans le rapport de vrification et la faire parvenir lentit ( lattention de ladministrateur gnral ou de ladministratrice gnrale ou dautres membres de la haute direction) en temps opportun.
Remettre par crit les commentaires dfinitifs de ladministrateur gnral ou de ladministratrice gnrale ou de son dlgu ou de sa dlgue, y compris les rponses officielles au sujet des recommandations et de tout dsaccord dans le dlai convenu et les limites fixes par la CFP (habituellement de deux trois semaines). Revoir lbauche et transmettre les commentaires la CFP en temps opportun.
Suivi de la vrification (normalement, au plus tard deux ans aprs la vrification) tape permettant de faire tat de la mesure dans laquelle les moyens visant corriger des problmes dj signals ont t mis en place. Demander par crit la personne-ressource de faire le point sur les mesures correctives visant mettre en uvre les recommandations formules la suite des vrifications. Transmettre la demande aux personnes qui fourniront les renseignements relatifs ltat davancement de la mise en uvre des mesures. Coordonner la prparation des renseignements communiquer et les faire parvenir la CFP. Discuter de ltat de la situation avec les vrificateurs ou les vrificateurs. Informer lentit des rsultats du suivi. Transmettre linformation aux personnes concernes.
Commission de la function publique du Canada
Annexe B
La gestion de projet
Annexe C
La gestion de projet tapes cls du rapport de vrification de la CFP

La Commission de la fonction publique (CFP) peut publier ses rapports de vrification deux fois par anne (par exemple, en mars et en septembre), ou une fois par anne en mme temps que son rapport annuel. Ceci exige beaucoup de travail de la part de nombreux groupes et de nombreuses personnes la CFP. Les tapes cls ci-dessous sont des points de repre lintention des directeurs gnraux ou des directrices gnrales de vrification et des gestionnaires pour la gestion de leurs projets et la coordination du travail avec les autres services. Le Comit de gestion de la vrification (CGV) doit grer et surveiller le processus de vrification afin que le rapport de vrification de la CFP soit produit conformment au plan de vrification annuel.
tape cl Personne responsable Dates D -moins * (en semaines) Date pour la publication en mars ** Date pour la publication en septembre ***
PLANIFICATION Prsentation dune proposition de vrification au CGV Plan dexamen sommaire Runion du CCV Prsentation du plan dexamen sommaire au CGV EXAMEN Travaux sur place Rapport dexamen, y compris le sommaire annot Runion du CCV Sance dinformation de lauteur du rapport Breffage de la prsidente pour discuter des principaux points signals dans le rapport RAPPORT Examen des principaux points de lbauche avec les Communications bauche interne lexamen du CCV, des Services juridiques et de la prsidente bauche interne la rvision linguistique bauche externe pour lentit dlai de quatre semaines pour les rponses aux recommandations bauche externe rvise la rvision linguistique et la traduction bauche de transmission, approuve par la prsidente, ladministrateur gnral ou ladministratrice gnrale dlai de deux semaines pour approbation par crit Rponses de lentit la rvision linguistique Approbation de publication du CGV et de la prsidente Approbation finale pour impression
Directeur gnral/ Directrice gnrale Directeur gnral/ Directrice gnrale V.-P./Directeur gnral/ Directrice gnrale V.-P./Examinateur/ Examinatrice de la qualit Directeur gnral/ Directrice gnrale Directeur gnral/ Directrice gnrale V.-P./ Directeur gnral/ Directrice gnrale Communications Communications V.-P./ Directeur gnral/ Directrice gnrale Directeur gnral/ Directrice gnrale Communications Directeur gnral/ Directrice gnrale Communications V.-P./ Directeur gnral/ Directrice gnrale Communications V.-P./ Directeur gnral/ Directrice gnrale
49 45 44 43 26 25 24 23 22
Avril Mai Mai Juin Septembre Octobre Octobre Octobre Octobre
Octobre Novembre Dcembre Dcembre Avril Avril Avril Avril Mai
21 20 19 17 12 10
Novembre Novembre Novembre Dcembre Janvier Janvier
Mai Mai Mai Juin Juillet Juillet
Communications V.-P. V.-P.
8 7 6
Fvrier Fvrier Fvrier Annexe C
Aot Aot Aot 1

tape cl Personne responsable Dates D -moins * (en semaines) Date pour la publication en mars **
La gestion de projet
Date pour la publication en septembre ***
COMMUNICATIONS bauche de communiqu de presse avec laide des Communications Notes de breffage de la prsidente
V.-P./ Directeur gnral/ Directrice gnrale Directeur gnral/ Directrice gnrale Communications Sance dinformation de la prsidente, Communications avant la publication Lettre au COG et autres comits Communications permanents concerns PUBLICATION Rapport de vrification au COG et aux Communications autres comits permanents concerns Communiqu de presse Communications Diffusion du rapport (imprim et Web) Communications APRS LA PUBLICATION Rapport redditionnel au CGV V.-P./ Directeur gnral/ Directrice gnrale Audiences parlementaires Communications
Lgende :
6 6 4 4 0 0 0 +2 Sur demande
Fvrier Fvrier Mars Mars Mars Mars Mars Avril
Aot Aot Septembre Septembre Septembre Septembre Septembre Octobre
CCV Comit consultatif de vrification CGV Comit de gestion de la vrification COG Comit permanent des oprations gouvernementales et des prvisions budgtaires * Nombre de semaines avant la publication du rapport (voir tableau ci-dessous) ** Mars : mois de la publication du rapport de vrification de la CFP *** Septembre : mois de la publication du rapport annuel de la CFP Dcompte jusquau mois de mars Nombre de semaines Mois du cycle de rapport avant la publication du rapport Avril 49 52 Mai 44 48 Juin 40 43 Juillet 36 39 Aot 30 35 Septembre 26 29 Octobre 22 25 Novembre 18 21 Dcembre 14 17 Janvier 9 13 Fvrier 5 8 Mars 0 4 Dcompte jusquau mois de septembre Nombre de semaines Mois du cycle de rapport avant la publication du rapport Octobre 49 52 Novembre 45 48 Dcembre 40 44 Janvier 36 39 Fvrier 32 35 Mars 27 31 Avril 23 26 Mai 19 22 Juin 15 18 Juillet 9 14 Aot 4 8 Septembre 0 4
Annexe C

2009 Rev Audit Manual-Fra

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Commission de la fonction publique du Canada 300, avenue Laurier Ouest Ottawa (Ontario) K1A 0M7 Canada

Renseignements : (613) 992-9562 Tlcopieur : (613) 992-9352

Manuel de vrification de la CFP

Table des matires

Table des matires

2 Lexcution du mandat de vrification

Table des matires

Manuel de vrification de la CFP

Table des matires

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Table des matires

8 Les politiques sur les tudes

9 Cadre de gestion de la qualit des vrifications de la CFP

Commission de la fonction publique du Canada

Table des matires

Manuel de vrification de la CFP

Maria Barrados, PhD Prsidente de la Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Ltendue des vrifications de la CFP

Manuel de vrification de la CFP

Notifications Respecter la priode dattente Procder la nomination

Manuel de vrification de la CFP

Les politiques de vrification de la CFP

Politiques sur la conduite de la vrification

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Politiques sur la planification et lexamen de la vrification

Politiques sur le rapport de vrification

Politiques sur le suivi de la vrification

Manuel de vrification de la CFP

Le Code de dontologie en vrification de la CFP

Laccs linformation au service de la vrification

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

Les rles et les responsabilits

Le directeur gnral ou la directrice gnrale

Manuel de vrification de la CFP

Le gestionnaire ou la gestionnaire et le vrificateur principal ou la vrificatrice principale

Les vrificateurs et les vrificatrices

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

La vice-prsidente ou le vice-prsident de la Direction gnrale de la vrification

Lexaminateur ou lexaminatrice de la qualit

Commission de la fonction publique du Canada

Manuel de vrification de la CFP

La structure organisationnelle de la fonction de vrification

Vice-prsidente ou vice-prsident Direction gnrale de la vrification

Comit de gestion de la vrification** Comit Consultatif de vrification**

DIRECTION DES OPRATIONS DE VRIFICATION

DIRECTION DES POLITIQUES DE VRIFICATION ET DE LASSURANCE DE LA QUALIT

Directeurs gnraux ou directrices gnrales

Examinateur ou examinatrice de la qualit

Gestionnaires/ vrificateurs principaux ou vrificatrices principales

Commission de la fonction publique du Canada

Comit de gestion de la vrification Comit Consultatif de vrification