TRABAJANDO CON VOLUNTARIOS CENTRO DE VOLUNTARIADO EN TODO AMAR Y SERVIR

Autores: Carolina Molina, Beatriz Rahmer Edicin: Francisco Lagos Marzo del 2004, Santiago, Chile

1. POR QU ESTE MANUAL? .......................................................................................3 2. CENTRO DE VOLUNTARIADO EN TODO AMAR Y SERVIR .................................5 3. ALGO SOBRE EL VOLUNTARIADO..........................................................................8
4. VOLUNTARIADO E INSTITUCIONES ............................................................................11

5. PROCESO DE REFLEXIN........................................................................................13 5.1. QUIENES FORMAN PARTE DE ESTE PROCESO DE REFLEXIN? .............13 5.2. REUNIONES.........................................................................................................14
5.2.1 QUINES SOMOS COMO ORGANIZACIN, QU QUEREMOS, HACIA DNDE VAMOS? ...................................................................................................................14 5.2.2 DISEO DEL PLAN DE TRABAJO VOLUNTARIO ..............................................16

5.2.3 GENERAR UN REGLAMENTO.....................................................................22 6 SOLICITUD DE VOLUNTARIOS A EN TODO AMAR Y SERVIR ...........................24 7 DERIVACIN ..............................................................................................................26 8 SELECCIN .................................................................................................................27
8 INDUCCIN ...................................................................................................................31 9 CAPACITACIN.............................................................................................................33 10 COMPAAMIENTO Y CLIMA EMOCIONAL .................................................................36

11 RECONOCIMIENTO..................................................................................................38 12 VALUACIN DEL DESEMPEO .............................................................................39 13 EGRESO .....................................................................................................................41 14 QU PASA CON EN TODO AMAR Y SERVIR DURANTE ESTE PROCESO? ......42 ANEXOS .........................................................................................................................44

1. POR QU ESTE MANUAL?

Actualmente en Chile trabajan aproximadamente ms de 600.000 voluntarios integrndose en distintas instituciones a lo largo del pas. Entre ellos se encuentran diversos tipos de personas, de diferentes edades, experiencias y cultura, los cuales realizan trabajos que apuntan hacia el bien comn, sin recibir apoyo monetario personal. Hoy, en una sociedad ms bien individualista, cuesta creer que existan personas dispuestas a trabajar entregando parte de su tiempo y sus capacidades sin recibir dinero ni recompensas por ello, pero s existen y son muchas. Las personas que tienen intenciones de ser voluntarias traen consigo un deseo particular de desplegar su solidaridad. Esta intencin, que nace muchas veces desde una inquietud personal, busca la acogida necesaria para que as pueda ser entregada en todo su potencial hacia el objetivo de bien comn que persigue. La inquietud que nos impulsa a generar este manual nace desde lo siguiente: si bien tenemos un potencial y numeroso grupo de personas con capacidades, dispuestas a trabajar y entregar parte de su tiempo, existen las condiciones necesarias en las instituciones para acoger estas inquietudes, y transformarlas en herramientas eficaces que signifiquen un aporte para el trabajo que realiza la institucin?, han realizado las instituciones un proceso de reflexin y planificacin en torno al trabajo voluntario?. Durante el ao 2003 se realizaron reuniones con algunos de los encargados de voluntarios de las instituciones asociadas al Centro de Voluntariado En Todo Amar y Servir, con el fin de conocer la experiencia y las inquietudes que han surgido en las organizaciones en relacin con el trabajo que han realizado los voluntarios. Principalmente, se reconocan las siguientes dificultades y necesidades: Se reconoca falta de herramientas para los procesos de seleccin, acogida, motivacin, formalizacin del compromiso, integracin, apoyo, capacitacin, acompaamiento, evaluacin y cierre, de las personas voluntarias. Se presentaba como un dilema la valorizacin de las personas voluntarias y sus espacios de creacin y proactividad, es decir, cul es el valor y lugar que deben tener en la institucin y la relacin que deben tener con los funcionarios. Se expres la necesidad de reflexionar como institucin sobre el tema del voluntariado; qu pensamos en relacin al trabajo voluntario y cmo lo valoramos dentro de la organizacin, saber jerarquizar las necesidades de voluntarios, de qu

tipo tienen que ser estos, cuntos voluntarios se necesitan y cmo se pueden tener herramientas para la seleccin, entre otras temticas. No existe claridad en la mayora de las instituciones de cul es el nivel de responsabilidad que deben tener con la persona voluntaria, y cules son las responsabilidades que se le pueden exigir a stas. Se reconoce que generalmente los voluntarios slo se relacionan con algunas personas de la institucin, adems de los beneficiarios. Esto implica que existe en muchos casos desconocimiento y falta de comunicacin entre los voluntarios en relacin con los funcionarios, incluso con los directores, lo cual afecta la integracin y las posibilidades de efectividad del trabajo de los voluntarios. Adems de estas inquietudes, aparecen problemas ms tcnicos que han dificultado la relacin de los voluntarios con las instituciones, y por lo tanto su labor y los aportes que stos pueden significar: En muchos casos, no existe una historia que avale el trabajo que hacen los voluntarios en el lugar. Generalmente existe desconfianza de que el trabajo sea bien hecho y resulte exitoso, por parte de los beneficiarios de la institucin de beneficencia, los voluntarios nuevos y tambin los funcionarios de la institucin. En muchos casos no se cuenta con un lder entre los voluntarios que sea capaz de coordinar el trabajo (encargado o coordinador del voluntariado). El grupo de voluntarios no se conoce (en un principio) entre s y adems no cuenta con una persona que estimule la comunicacin entre ellos y ayude a generar un ambiente grato y acogedor de trabajo. Para muchas personas, es primera vez que realizan un voluntariado, experiencia que puede resultar fuerte en muchos aspectos y puede desmotivarlos. En muchos casos, el voluntariado es algo nuevo para la institucin de beneficencia. Esto significa que no saben cmo relacionarse con los voluntarios y no estn concientes de que tienen que invertir tiempo en el voluntariado para optimizar el trabajo. Desde estas y otras inquietudes y problemas surge la idea de hacer un manual para las instituciones que trabajan con voluntarios derivados por En Todo Amar y Servir, aunque tambin puede ser una herramienta til para otras instituciones.

De esta forma, queremos invitarlos a generar en su organizacin una lnea estratgica de voluntariado. Esto implica el diseo de una poltica interna que se concretice en un plan para el trabajo voluntario. Nos parece que vale la pena generar las condiciones para que las personas voluntarias puedan realizar un trabajo eficiente, que aporte a la institucin, que genere procesos de integracin social, donde los voluntarios puedan desplegar al mximo sus inquietudes de servicio, y las organizaciones puedan hacerse cargo de este recurso humano con responsabilidad y conciencia de su aporte. Nos parece que hoy las personas voluntarias ya no son slo inquietudes individuales de solidaridad, sino que pueden convertirse en toda una fuerza social transformadora tanto de situaciones de injusticia como de los pensamientos egostas e individualistas de nuestra sociedad. Por lo mismo hay que intentar organizar estas fuerzas y generar el espacio para que puedan desplegarse. Ciertamente este manual no slo presenta herramientas y posibilidades para mejorar la relacin de los voluntarios y las instituciones o de aumentar la eficacia del trabajo de los voluntarios. Este manual se presenta a la base de una reflexin sobre el trabajo voluntario, ms all de su utilidad, ms all de su historia, sino que enfocado desde la humanidad, la integracin, la solidaridad y el compromiso. En este manual encontrarn, primero, una resea del Centro de Voluntariado En Todo Amar y Servir, y una mirada en torno al voluntariado y su vinculacin a las instituciones. Luego, se detallan los procesos necesarios para un adecuado proceso de reflexin en torno al voluntariado, y los pasos fundamentales para un eficiente trabajo con ellos al interior de su organizacin.

2. CENTRO DE VOLUNTARIADO EN TODO AMAR Y SERVIR

La miseria, toda la miseria humana, toda la miseria de las habitaciones, de los vestidos, de los cuerpos, de la sangre, de las voluntades, de los espritus; la miseria de los que estn fuera de ambiente, de los proletarios, de los banqueros, de los ricos, de los nobles, de los prncipes, de las familias, de los sindicatos, del mundo... Tomar en primer lugar la miseria del pueblo. Es la menos merecida, la ms tenaz, la que ms oprime, la ms fatal. Y el pueblo no tiene a nadie para que lo preserve, para que lo saque de su estado. Algunos se compadecen de l, otros lamentan sus males, pero quin se consagra cuerpo y alma a atacar las causas profundas de sus males? De aqu la ineficacia de la filantropa, de la mera asistencia, que es un parche a la herida, pero no el remedio profundo. La miseria del pueblo es de cuerpo y alma a la vez. Proveer a las necesidades inmediatas es necesario, pero cambia poco su situacin mientras no se abren las inteligencias, mientras no rectifica y afirma las voluntades, mientras no se anima a los mejores con un gran

ideal, mientras que no se llega a suprimir o al menos a atenuar las opresiones y las injusticias, mientras no se asocia a los humildes a la conquista progresiva de su felicidad Padre Alberto Hurtado sj

En Todo Amar y Servir, Centro de Voluntariado de la Compaa de Jess, es una agrupacin sin fines de lucro que promueve el servicio y genera puentes entre voluntarios y organizaciones. Nuestra misin es vincular por medio de proyectos de voluntariado a personas que tengan ganas de servir con instituciones que trabajan por la superacin de la pobreza y la promocin humana y que requieren de voluntarios. Esto, con el objetivo de ayudar a construir una sociedad donde las personas puedan encontrarse, conocerse, ayudarse y respetarse. As, aspiramos a la construccin de una sociedad ms solidaria y justa. La fundacin de En Todo Amar y Servir se remonta a agosto de 1998, cuando un grupo de jvenes universitarios vinculados algunos al Hogar de Cristo y otros a Un Techo para Chile, se dieron cuenta de la falta de una organizacin que ofreciera oportunidades concretas de voluntariado para canalizar los deseos de servir de las personas. Con ayuda de Benito Baranda y del jesuita Felipe Berros, actuales directores de la organizacin, se dio inicio a este programa, el que hoy est presente en 15 ciudades de Chile desde Arica a Punta Arenas. En estos 6 aos de existencia, a travs de la creacin y mantenimiento de una bolsa de trabajo voluntario, se han vinculado alrededor de 9.200 personas a ms de 180 lugares de servicio. As, se han implementado ms de 600 proyectos de voluntariado en diversas instituciones sociales a lo largo del pas. Soamos :: Con la superacin de la pobreza, con una sociedad que luche por la justicia, con una cultura ms humana Queremos :: Colaborar con el otro para aliviar su sufrimiento. No quedarnos indiferentes ni tranquilos ante el dolor, la pobreza y la injusticia. Focalizar nuestras preocupaciones fuera de nosotros mismos, mirando distintas realidades que nos lleve a asumir la nuestra con libertad. Buscamos :: Un sentido ms profundo para nuestro estudio, profesin o trabajo. Integrar nuestra vida desde el servicio y el encuentro con los otros. Responder las preguntas ms

profundas de nuestra existencia. Probarnos a nosotros mismos y crecer como personas. Equivocarnos y aprender de nuestros errores. La eleccin de En Todo Amar y Servir de enfocar la labor justamente en la accin voluntaria y en la promocin de sta en Chile se debe a que hay de por medio un fuerte convencimiento de que: El trabajo voluntario es una potencia tanto para la superacin de situaciones de injusticia, pobreza y exclusin, como para la promocin de un sentido de integracin y solidaridad. Genera un sentido de amor y servicio en las personas que son voluntarias, que las lleva a un desarrollo ms humano, siendo esto propicio para la construccin de una mejor sociedad. Desde el voluntariado es posible ir transformando las relaciones sociales empobrecidas, fomentando la integracin y el encuentro. Compartimos lo que afirma Luis Ugalde sj de que el voluntariado por definicin afirma la dimensin gratuita del ser humano. Justamente es esa la dimensin que En Todo Amar y Servir ha querido explorar en las personas. Esta voluntariedad, cuando se relaciona con la bsqueda de justicia, la lucha contra la pobreza y la exclusin, y con la promocin del desarrollo humano y comunitario, nos habla de la existencia de inquietudes ciudadanas, de la necesidad de encuentro, de que la bsqueda de xito individual no es lo nico que mueve a las personas como muchos lo han establecido. En la medida que existan personas dispuestas a gratuitamente entregar sus capacidades por alguna causa que implique el bien comn, podremos tener la esperanza como sociedad de ensalzar la idea de la bsqueda de una sociedad mejor. La accin voluntaria, por no estar motivada por intereses econmicos o de poder, permite armonizar el mvil tico con la accin colectiva, el esfuerzo personal con un cierto imaginario utpico solidario, sin por eso tener que subscribirse a doctrinas o autoridades doctrinarias. As como afirma Martn Hopenhayn, creemos que en la accin voluntaria se encuentra un respiro al disciplinamiento que promueve los intereses rentables, la competitividad y el xito. El compromiso voluntario promueve la vocacin solidaria y logra dar cause a las inquietudes sociales que hoy no encuentran respuesta. En Todo Amar y Servir, es una actitud de vida, un ideal que es opuesto al individualismo. En Todo Amar y Servir, como su nombre lo indica, aspira a que la gente, los nios, jvenes, adultos y adultos mayores de hoy, que son capaces de cambiar el mundo, centren sus vidas en las otras

personas, ms que en s mismos. Aspira a que ms que preocuparnos por lo que nosotros necesitamos, nos preocupemos por lo que necesitan los dems, nos preocupemos de servir a otros. Por eso este Centro de Voluntariado toma ese nombre de la tradicin ignaciana, porque aspira a que una forma de erradicar la injusticia y el sufrimiento es entregarse a los dems, a los que necesitan. Ms que donar, como deca el Padre Hurtado, donarnos a nosotros mismos. Creemos que la manera de aspirar a ese ideal de vida de amar y servir es empezando a trabajar hoy por los otros. Cuando uno se entrega a los dems y palea necesidades reales de otros, es retribuido enormemente y refuerza los deseos de darse a los dems, potenciando las inquietudes de servir. El servicio en s es, entonces, formativo. Empezar a servir hoy nos puede ayudar a ir adoptando una actitud cada vez ms constante hacia el servicio. Creemos que la inquietud de servir a los dems se tiene que transformar en accin hoy, ms adelante es cada vez ms difcil dar este paso. Tal como seala Luis Ugalde sj, la sociedad es mucho ms que la economa y requiere un aceite especial hecho de voluntariedad y creatividad comunicativa y solidaria, que circule libremente y conviertan en vasos comunicantes los actuales recipientes cerrados e incomunicados.

3. ALGO SOBRE EL VOLUNTARIADO

Desde antes que la historia de la humanidad comenzara a contarse y escribirse, han existido siempre personas voluntarias. Tesis un tanto audaz, pero no menos cierta. El voluntariado es un componente esencial del ser humano, desde su carcter relacional, desde el mismo hecho de ser un sujeto que vive en comunidad. Sin embargo, es fundamentalmente en el siglo XX cuando el voluntariado como concepto va naciendo y cobrando importancia social. En la primera guerra mundial su labor fue fundamental en la recuperacin de los enfermos. Fueron voluntarios los que al principio del siglo XX organizaron los primeros sindicatos, quienes fundaron los clubes barriales, parroquias, compaas de bomberos e incluso hospitales. Con el paso del tiempo el voluntariado ha sufrido transformaciones, se han modificado las motivaciones y el tipo de labor que desarrollan. Hoy hay distintos tipos de voluntariado y la percepcin de la sociedad en relacin a ellos tambin se ha modificado. Tradicionalmente el trabajo voluntario era una actividad casi invisible para la sociedad en general, as como para los organismos de gobierno, para el mundo acadmico y con casi nula repercusin en los medios de comunicacin. En los ltimos aos esta percepcin se ha revertido, son reiteradas las apariciones sobre esta temtica en la prensa, en encuestas de opinin, el tema se

ha incorporado en las agendas de organismos de Gobierno y se maneja a nivel de la poblacin en general. Este fenmeno sali a la luz, luego de permanecer tmidamente escondido durante mucho tiempo. La atencin prestada por los medios de comunicacin es una respuesta, una bsqueda de una alternativa posible frente al descreimiento general, a la prdida de valores, a la crisis social y econmica que afecta a toda la sociedad. La publicacin de buenas noticias, de historias de vida de personas corrientes, otorgan un respiro y brindan esperanza renovadora. Actualmente, existen distintas formas de considerar el trabajo voluntario, hay distintas definiciones, unas ms abiertas que otras en relacin a los compromisos establecidos. Algunas exigen organizacin, otras simplemente consideran las labores caritativas momentneas o de emergencia como trabajo voluntario. Algunas definiciones son muy claras y contemplan deberes y derechos como en la legislacin espaola. Hay definiciones ms comunitarias, donde el trabajo voluntario se expresa en una agrupacin que beneficia a la propia comunidad, y hay otras que consideran que el voluntario realiza su labor para un otro beneficiario que no est relacionado con su propia vida. Hay definiciones que consideran trabajo voluntario la participacin de un partido poltico, o por ejemplo, la recaudacin de dinero para una institucin. Otras definiciones apuntan hacia un trabajo ms transformador, y otras hacia una labora ms asistencialista. No es nuestra intencin abordar y dar a conocer todas las distintas definiciones posibles sobre el trabajo voluntario. Nuestro fin es presentar desde En Todo Amar y Servir lo que nos parece fundamental en el trabajo voluntario, pero sobretodo nos interesa entregar herramientas a las instituciones para que logren reflexionar sobre el voluntariado y as aclarar la propia visin y lo que esperan de l. De todos modos, nos parece importante rescatar la idea sealada por Programa del Fomento al Voluntariado de la Divisin de Organizaciones Sociales, quienes presentan el concepto de un voluntariado plural, que ampla su alcance semntico hacia las ideas de diversas prcticas de voluntariado (hoy realmente existentes), que rompa con visiones a veces incorporadas en el inconciente colectivo que relaciona las prcticas voluntarias a acciones meramente asistenciales, corto placistas, principalmente donativas o a actividades militantes (ya sea de partidos polticos o relacionado con el mundo militar). Comprender como institucin el voluntariado plural ayuda a ampliar el campo de reflexin sobre las posibilidades de trabajo voluntario en ella. Creemos que las personas que realizan trabajo voluntario o que desean hacerlo, se encuentran en un lugar particular dentro del orden social. As como afirma Joaqun Garca Roca, el voluntariado no es un territorio ms junto a los dos tradicionales Estado y Sociedad, ni lo pblico o privado; ms bien posee una existencia relacional que se extiende de manera transversal por los

distintos territorios y sectores. De tal forma que es una relacin que expresa el impulso que lleva a cada sector a trascenderse a s mismo, ir ms all de su estado actual: en el interior del Estado, el voluntariado es el impulso ciudadano que empuja a lo pblico a trascender sus inercias burocrticas; en el interior de los mundos vitales, significa el impulso hacia formas convivenciales que trasciendan el localismo y la simple solidaridad natural; en el interior del Mercado, es el impulso que cuestiona el lucro como nico motor de la produccin, el consumo y la distribucin. Para las Naciones Unidas el trabajo voluntario es importante y justificable, por lo mismo ha generado grupos de trabajo y discusin que se dediquen a investigar y generar programas de promocin del voluntariado para los distintos pases. Primeramente, el voluntariado realiza una importante contribucin econmica a la sociedad. Dado el impacto de muchas leyes sobre la buena disposicin y capacidad de las personas a aportar voluntariamente su tiempo, existen definitivamente razones econmicas para que el gobierno deba considerar medidas que hagan propicia la promocin de un entorno favorable para el voluntariado en todos los sectores y por parte de todos los ciudadanos. En segundo lugar, la participacin ha sido vista por mucho tiempo como un elemento esencial de buen gobierno y desarrollo. El voluntariado es un medio clave a travs del cual las personas expresan sus compromisos como ciudadanos, y al crear confianza y reciprocidad entre los ciudadanos contribuye a formar una sociedad ms unida y estable. En este sentido hay tambin una fuerte relacin con el capital social, que se caracteriza, entre otras cosas por la participacin en asociaciones voluntarias o redes de compromiso cvico horizontales. Se comparte as lo que afirma Robert Putnam, respecto a que las discrepancias en rendimiento entre las diferentes partes de los pases pueden ser explicadas ampliamente por diferencias en el capital social, donde la estabilidad poltica y el progreso econmico pueden estar tan ligados a la interaccin social como al capital fsico y humano. En tercer lugar, el voluntariado ayuda a integrar a la sociedad a la gente excluida o marginada. De la misma manera, el voluntariado ofrece para la gente joven oportunidades de desarrollo personal y proporciona una base para la participacin ciudadana. Para los ancianos, el voluntariado contribuye positivamente al proceso de "envejecer activamente", al ayudar a los recin jubilados a ajustarse a la vida sin la estructura del lugar de trabajo, y al mejorar su bienestar fsico y mental. En cuarto lugar, el voluntariado juega un papel en la promocin del pleno empleo al aumentar la posibilidad de que las personas desempleadas consigan trabajo. Para aquellos en busca de empleo remunerado, el voluntariado puede impulsar la confianza en ellos mismos, proveer acceso a redes de lugares de trabajo y una oportunidad para el desarrollo de habilidades especficas

que les pueden abrir puertas en el mercado laboral. El voluntariado tambin puede llevar a la creacin de nuevos trabajos, al llevar a cabo servicios que luego son absorbidos por el Estado y el mercado y transformados en trabajos remunerados. Adems del aporte que significa el voluntariado para el pas, en trminos econmicos y sociales, nos parece importante rescatar especficamente qu puede implicar el trabajo voluntario para una institucin, fundacin u ONG que realiza un trabajo enfocado hacia el bien comn. 4. VOLUNTARIADO E INSTITUCIONES Muchas fundaciones y ONG cuentan con el trabajo voluntario para llevar a cabo sus intervenciones sociales, incluso muchas de ellas utilizan publicidad para la captacin de voluntarios. En este sentido, es importante considerar que para la mayora de las ONG el voluntario representa un recurso humano muy importante, un sujeto que est dispuesto a trabajar, que se encuentra generalmente comprometido con el programa o proyecto, y adems no es una carga econmica para el programa. Optar como institucin por el trabajo voluntario implica una serie de beneficios para la institucin: Extender algunos de los beneficios y de las intervenciones realizadas: por ejemplo, ampliar el nmero de beneficiarios, donde el voluntario trabaja como un apoyo para el personal de la institucin. Llevar a cabo una nueva intervencin realizada exclusivamente por los voluntarios, como por ejemplo, profesionales que prestan sus servicios especficos, como mdicos o psiclogos, o bien por medio de un proyecto creado y realizado por un grupo de voluntarios Retroalimentar y renovar el trabajo de la institucin incorporando visiones nuevas de los voluntarios, quienes pueden ser un potencial aporte de ideas y proyectos, para lo cual es muy importante reconocer las capacidades de los sujetos adems de no olvidar que ellos estn realizando una labor en la institucin, por lo tanto siempre tendrn una opinin e ideas al respecto. Realizar evaluaciones, sistematizaciones y/o investigaciones sobre la institucin, los beneficiarios o las temticas que se abordan. Existen voluntarios estudiantes o profesionales que llevan a cabo este tipo de tareas, que pueden significar un

importante aporte a la institucin, la cual muchas veces no posee los recursos ni las personas competentes para realizar estas tareas. Generar redes de contacto con empresas, universidades y otras instituciones.

Actualmente, las personas voluntarias pueden ser muy variadas. En las distintas instituciones a lo largo del pas podemos encontrar jvenes escolares, adultos, profesionales, estudiantes universitarios, personas de la tercera edad, artistas, intelectuales, estudiantes en prctica e incluso nios que supervisados pueden llevar a cabo una labor voluntaria. Quines son las personas voluntarias? Si bien estamos buscando un voluntariado plural, hay algunos factores que son fundamentales para distinguir a una persona voluntaria: Libre eleccin. Enfatiza el elemento de libre voluntad. Responsabilidad Social. Accin til que beneficia a otros. De todos modos, en el caso de un voluntariado comunitario, donde la labor tambin puede beneficiar a la propia persona, ya que trabaja por su propia comunidad, tambin se puede considerar una accin voluntaria en la medida que el beneficio no sea totalmente individual. Sin beneficio econmico. No implica ganancia econmica en lo personal, pueden recibir algn signo o regalo de agradecimiento de parte de la institucin, pero ste no debe representar una recompensa sino tan slo una seal de agradecimiento. Ms all de las obligaciones bsicas. Est por sobre lo requerido socialmente, como cuidar de la propia familia o de s mismo, participar en procesos electorales o realizar un trabajo remunerado en forma ptima y eficiente. El voluntario como un actor potencial de intervencin, aparece como un sujeto que est dispuesto a intervenir, desde su subjetividad. Un recurso humano disponible, y en muchos casos toda una fuerza social ms all que sujetos particulares. Las instituciones que trabajan con voluntarios nunca deben olvidar que las personas estn realizando una labor voluntaria, que por lo mismo su compromiso est basado en implicancias ticas y no en un contrato laboral. Aunque exista una carta de compromiso, las personas voluntarias siempre deben ser consideradas como tal, es decir, no se les puede exigir ni mantener la misma relacin que se les da a los funcionarios de la

institucin. Su rol debe ser bien definido desde el principio. A pesar de todo el apoyo que pueden significar los voluntarios para una institucin, la labor de sta no puede depender de ellos. Los voluntarios son un aporte en apoyo y crecimiento de la labor institucional, pero no pueden ser funcionarios no remunerados. Es importante establecer el lmite y constantemente reconocer la labor que ejerce el voluntario y preguntarse si este voluntario deja su labor, podremos seguir la nuestra? Lo anterior no significa que las personas no sean capaces de establecer y llevar a cabo un compromiso. De hecho, si la institucin acoge bien a los voluntarios y realiza las labores de capacitacin, motivacin y apoyo, lo ms probable es que el voluntario se comprometa con su labor y la realice eficazmente. El deber de generar un vnculo de solidaridad responsable no slo recae en la persona voluntaria, sino que tambin es parte de la institucin que lo acoge. PASOS

5. PROCESO DE REFLEXIN
Antes de comenzar a trabajar con voluntarios es importante llevar a cabo un proceso de reflexin institucional que pueda esclarecer las dudas, las razones y los caminos para incluir personas voluntarias en la institucin.

5.1. QUIENES FORMAN PARTE DE ESTE PROCESO DE REFLEXIN?

Antes de invitar a trabajar a voluntarios a la institucin debemos preguntarnos quines somos, y cmo nos relacionaremos con el trabajo voluntario. o Lo primero est en considerar qu personas son las que componen la institucin y as distinguir qu relacin tendrn con las personas voluntarias. Es importante reconocer en esta etapa quines son las personas que realmente tendrn ms relacin con los voluntarios, y que ellas sean parte del proceso de reflexin. No se lograr un trabajo eficiente si slo la direccin de la institucin comprende las necesidades y objetivos del trabajo voluntario, pues generalmente no son ellos quienes comparten cotidianamente con los voluntarios. o No hay que olvidar que en algunos casos hay beneficiarios del programa que tienen una mayor influencia en el resto, o que bien tienen cargos organizativos

dentro de la institucin. Es importante considerar a estas personas en el proceso de reflexin, ya que si ellos participan pueden esclarecer las necesidades de voluntarios, adems de posteriormente ayudarlos en su incorporacin y trabajo con las personas. Luego de reconocer quines componen la institucin, recomendamos realizar una reunin para establecer las necesidades de voluntariado, lo ideal es que en esta reunin puedan participar todas las personas que componen la organizacin, y no deben faltar aquellas que se relacionarn directamente con los voluntarios. Ciertamente en la medida que en esta reunin puedan participar todas las opiniones, la capacidad de acogida y comprensin hacia el voluntario ser llevada a cabo de mejor manera.

5.2. REUNIONES
Esta reunin o jornada debe ser dirigida por quien tiene una relacin ms cercana con la mayora de las personas que asisten o asistirn como voluntarios. Depende del tipo de institucin, en algunos casos puede ser el director, pero en otros puede ser alguno de los funcionarios a cargo de las labores administrativas o del personal. Lo importante es que la persona que gue esta reunin sea alguien legitimado y conocido por el resto. Por lo tanto, el director o los directores deben buscar quin puede animar esta reunin en el caso de que su relacin no sea tan cercana con los funcionarios y los beneficiarios que asistan a este proceso de reflexin. Si ya se lleva a cabo un trabajo con voluntarios es importante que stos participen de este proceso, ya sea representados por el coordinador de voluntarios, o por todos ellos (si son pocos), o bien por aquellos que estn ms comprometidos con la organizacin o que trabajan hace ms tiempo. La reunin puede alargarse, as que lo mejor es considerar dos etapas de reflexin, que se pueden trabajar en una jornada o bien en dos o tres reuniones separadas: 5.2.1 QUINES SOMOS COMO ORGANIZACIN, QU QUEREMOS, HACIA DNDE VAMOS? Si no existe claridad respecto a la misin, metas, servicios y beneficiarios de la organizacin es difcil reflexionar sobre la necesidad de voluntariado. Por lo tanto, es importante verificar y aclarar las dudas que existan al respecto.

Si una organizacin cuenta con una buena Planificacin Estratgica le ser mucho ms fcil incorporar a los voluntarios a su quehacer y definir como stos apoyarn el logro de sus objetivos. Si la organizacin no ha realizado nunca este ejercicio de Planificacin Estratgica, sta puede ser una oportunidad para hacerlo y enfrentar bien preparados el proceso de integracin de voluntarios. A continuacin hay una lista de preguntas sobre las cuales se puede trabajar durante la 1 reunin. La idea es ir generando las respuestas entre todos. Ahora, si no hay claridad de las respuestas, sugerimos realizar un proceso de Planificacin Estratgica de su organizacin antes de iniciar la reflexin y construccin de un Plan para el Trabajo Voluntario. 1. Visin: Qu es lo que soamos como organizacin? 2. Misin: De qu forma estamos llevando a cabo esta tarea?, Qu hacemos para cumplir estos sueos? 3. Beneficiarios: Para quines est dirigida nuestra labor? 4. Servicios: Cules son los servicios que ofrecemos? 5. Metas: Cules son nuestras metas a corto, mediano y largo plazo?, Quines y cmo son responsables de dichas metas? Aqu es importante que cada una de las personas que asistan a la reunin comprendan cul es su rol en la planificacin, la idea es que se comprenda que se realiza un trabajo en equipo donde todas las tareas son relevantes para que se cumplan las metas. 6. Necesidades: Qu nos hace falta como organizacin para cumplir estas metas? Esto es fundamental para establecer el Plan de Trabajo Voluntario, se busca observar los espacios vacos, donde es preciso un apoyo para el cumplimiento de una meta. 7. En relacin al trabajo voluntario: Quin ser la persona responsable del plan de trabajo Voluntario? Si an no existe claridad sobre quin ser responsable del plan de trabajo voluntario es importante clarificarlo en esta etapa. Puede ser una persona o un equipo, quienes guiarn el segundo proceso de reflexin. De todos modos, la direccin de la organizacin siempre tendr la responsabilidad del plan de trabajo voluntario, por tanto es imprescindible que sta forme parte del proceso de reflexin. Ahora bien, al elegir o designar a un encargado o coordinador de voluntarios, se debe considerar que sta ser la persona responsable de conducir la

estrategia con voluntarios. Para ello, algunas pistas en cuanto a perfil y funciones son las que se enumeran a continuacin. Perfil del Coordinador de Voluntarios: Presencia diaria en la Institucin, idealmente un funcionario. Conocimiento cabal de la misin, tareas y servicios de la fundacin. Disponibilidad de tiempo para la ejecucin de su rol. Valoracin del aporte de los voluntarios. Habilidades interpersonales (apertura, acogida, humor, etc.) Actitud positiva y constructiva ante dificultades y conflictos humanos. Capacidad de organizacin y gestin.

Principales funciones del Coordinador de Voluntarios: Dar cumplimiento al plan estratgico. Crear una sensibilidad institucional respecto al trabajo de los voluntarios. Elaborar e implementar una planificacin estratgica anual de trabajo con voluntarios, que fomente su incorporacin permanente. Desarrollar e implementar una estrategia de trabajo con voluntarios. Empapar e involucrar a los voluntarios con la misin y mstica de la organizacin. Monitorear el trabajo de y con lo voluntarios en la institucin. Apoyar al programa en la gestin con los voluntarios.

Este proceso es importante, si no se cuenta con una adecuada Planificacin Estratgica, es muy difcil que los voluntarios puedan: Identificarse, sentirse parte de la organizacin Incorporarse de manera eficiente a la organizacin Reconocer el valor de su aporte a la organizacin.

5.2.2 DISEO DEL PLAN DE TRABAJO VOLUNTARIO 5.2.2.1 Conocer la disposicin que tenemos para trabajar con voluntarios:

Qu imagen tenemos de las personas que realizan voluntariado? Es importante conocer si existe una imagen positiva o negativa del trabajo voluntario. Si sta es ms bien negativa es importante esclarecer las dudas, los miedos y profundizar en las razones de esa imagen, ya que si prevalece una imagen negativa la disposicin con los voluntarios puede ser ms cerrada. Si existe una imagen negativa se puede realizar una lista de qu es lo que no se espera de un voluntario, y a la vez una lista de cules son las acciones o actitudes que debe tener la organizacin para que eso no suceda. Por ejemplo: Prevalece la creencia de que no son confiables, se desmotivan rpidamente. Entonces preguntarse: por qu sucede esto?. Quizs porque no se retroalimenta a los voluntarios acerca del impacto de su trabajo y su esfuerzo, o tal vez porque se les pide un trabajo no adecuado a sus motivaciones y capacidades, o bien se les est exigiendo algo que no es adecuado a un voluntario sino que es parte del trabajo de los funcionarios. 5.2.2.2 Qu tipo de voluntario necesitamos y para qu?: Desde las metas y las necesidades establecidas en el 1 proceso, podemos ir observando posibilidades para el trabajo voluntario. No hay que olvidar la idea de un voluntariado plural, en este sentido, los voluntarios pueden participar en cualquier rea donde la organizacin haya diagnosticado alguna necesidad, desde arreglar una sede, entregar atencin profesional, capacitar a los funcionarios o realizar alguna investigacin. Aqu es importante distinguir los espacios donde pueden servir voluntarios de los que la organizacin debe responsabilizarse. Se busca un apoyo en los voluntarios, no sujetos que realicen los deberes que los funcionarios no han sabido responder o que la institucin no ha logrado por falta de eficiencia en su trabajo. Los voluntarios no se pueden responsabilizar de las deficiencias de la institucin, por el contrario, la idea es que con su apoyo ensalcen el trabajo bien realizado, amplen las posibilidades de beneficios y/o apoyen dando ideas y generando nuevos proyectos. Podemos clasificar las necesidades en dos grandes grupos: 1. Apoyo a la gestin de la organizacin

2. Trabajo directo con los beneficiarios Apoyo a la Gestin de la Organizacin Se refiere a aquellas tareas que estn dentro de las actividades que desarrolla la organizacin para poder funcionar, por ejemplo: Administracin: archivo, atencin telefnica, secretara, contabilidad, etc. Labores domsticas: aseo, cocina, etc. Decoracin: pintura, ornato, jardinera, etc. Mantenimiento: gasfitera, electricidad, construccin, carpintera, etc. Obtencin de recursos: proyectos de financiamiento, incorporacin de socios, obtencin de donaciones. Promocin y publicidad: diseo e impresin de afiches, folletos, papelera, boletines, etc. Asesoras profesionales para la organizacin: legal, contable, comercial, atencin mdica, psicolgica etc. Proyectos especiales: propuestas de trabajo elaboradas por los mismos voluntarios, que estn fuera de la programacin normal de la organizacin y que pueden contribuir directa o indirectamente al cumplimiento de su misin. Actividades relacionadas con eventos hacia el interior o el exterior de la organizacin: eventos (navidad, vacaciones, fiestas patrias), colectas, campaas de difusin etc. Trabajo Directo con los Beneficiarios Son las tareas que se relacionan con los servicios especficos que presta la organizacin a sus beneficiarios, por ejemplo: Cuidado personal: higiene, alimentacin, peluquera Acompaamiento: visitas, conversaciones, celebraciones. Recreacin: talleres deportivos, culturales, paseos. Entrega de conocimiento: capacitaciones, apoyo escolar, talleres de formacin, charlas. Atencin profesional: mdica, psicolgica, legal, de asistencia social.

5.2.2.3 Crear un listado de tareas

Luego de detectar las necesidades podemos hacer una lista con las potenciales tareas que puedan realizar los voluntarios. Luego, debemos profundizar en cada una de ellas para establecer el perfil de voluntario que se necesita. El listado debe ser detallado, las tareas no slo deben nombrarse sino que deben ser claramente delimitadas y explicadas, de tal forma de contribuir al profesionalismo con que debe ser asumido el trabajo voluntario adems de los mecanismos de evaluacin correspondientes. Preguntas claves para definir las tareas y el perfil de los voluntarios: Cul es el trabajo especfico a desarrollar? Por qu ese trabajo especfico es necesario? Quines son los beneficiarios de ese trabajo? En qu rea o unidad se inserta? Cuntas personas se necesitan para realizar esta tarea? Cunto tiempo a la semana requiere esta tarea de parte de un voluntario y durante qu perodo de tiempo (meses, aos)? En qu horarios el o los voluntarios pueden realizar esta tarea? Qu habilidades, experiencia de trabajo, nivel de educacin o conocimientos se requieren para esa tarea? Qu puede inhabilitar a una persona para realizar esa tarea? (por ejemplo edad, experiencias, tiempo, personalidad, etc.) Recursos: Qu recursos se necesitan para que el o los voluntarios realicen esta tarea?, esos recursos estn disponibles? Capacitacin: Qu entrenamiento o capacitacin ofrece la organizacin al voluntario para que pueda hacer bien su trabajo? (Ver importancia de la capacitacin, pgina x) Supervisor: Qu persona estar a cargo de el o los voluntarios que realicen esa tarea? (Ver importancia de un padrino para el voluntario, pgina x) Evaluacin: Cmo se evaluar su desempeo en esa tarea en particular?, Cules sern los criterios?, Quin la realizar?, Con qu frecuencia se evaluar su trabajo?. 5.2.2.4 Definir el tipo de voluntarios que se necesitan

Para ayudar a generar el perfil de los voluntarios, les presentamos algunos de los tipos que existen. Las caractersticas se pueden presentar en forma conjunta (por ejemplo, un profesional de la tercera edad, grupos de profesionales o jvenes etc.) Jvenes escolares: Los escolares suelen ser entusiastas, enrgicos y creativos en su servicio. Si bien no tienen herramientas profesionales ni tcnicas, son personas ideales para labores de motivacin y animacin (de nios, actividades deportivas y culturales), de acompaamiento (de ancianos, de reforzamiento escolar, de enfermos etc.) y para labores de construccin u ornamentacin. Sus tiempos generalmente son ms establecidos, ya que deben cumplir el horario escolar, por lo tanto suelen realizar labores voluntarias los fines de semanas o en las tardes despus de los estudios. Debido a la edad y a la etapa de su desarrollo, sus compromisos suelen ser menos estables, lo cual no significa que no puedan realizar un aporte importante. Por lo tanto, hay que buscar las tareas que puedan realizar con mayor facilidad y que no requieran una responsabilidad mayor. Una buena alternativa para ellos est en realizar labores de ms responsabilidad durante sus vacaciones (de invierno o de verano) como, por ejemplo, la animacin de colonias de verano, de campamentos juveniles o de construccin. Para ello es importante que la organizacin planee bien esas actividades, y que estn a cargo de la institucin o de voluntarios mayores. Jvenes de educacin superior: Los jvenes universitarios o de institutos tcnicos se pueden incorporar realizando tareas relacionadas con sus reas de estudios. Pueden generar proyectos propios o apoyar a los profesionales en su labor, lo cual puede ser de gran aporte pues generalmente los jvenes estn entusiasmados y aportan ideas nuevas. Pueden realizar algunas capacitaciones para los beneficiarios o para los funcionarios de la organizacin, pueden llevar a cabo estudios, organizar actividades con otros voluntarios de animacin, campamentos y culturales, entre otras. El compromiso de estos jvenes suele ser alto, si estn motivados pueden ser un importante aporte para la institucin. Sin embargo, no hay que olvidar que los estudiantes tienen perodos de exmenes y exigencias acadmicas, por lo tanto, el horario y los niveles de compromiso se deben adecuar a sus responsabilidades acadmicas. Profesionales y Tcnicos: Los profesionales y tcnicos pueden aportar con su conocimiento experto a la organizacin. Pueden realizar un servicio externo como por ejemplo atender a los beneficiarios de la institucin

en forma gratuita en sus lugares de servicio, lo cual es positivo pero no los involucra con la organizacin, ni con su misin. Pueden realizar su servicio en la institucin, atendiendo a los beneficiarios o bien asesorando y/o capacitando a los voluntarios, funcionarios y beneficiarios. Pueden generar estudios, investigaciones, realizar seminarios y charlas. Debido a la gran cantidad de tipos de profesiones y oficios, hay muchas posibilidades de voluntariado para las instituciones, todo depender de las necesidades que la institucin consider en la 1 etapa de reflexin. No slo hay mdicos, psiclogos, abogados, profesores y asistentes sociales, tambin hay carpinteros, ingenieros, peluqueras, actores, expertos en informtica y muchos otros que pueden realizar labores de capacitacin y asesora en las organizaciones. No hay que olvidar que estas personas suelen cumplir con un horario de trabajo y adems muchos son padres y madres de familia, por lo tanto, se debe adecuar el compromiso y el nivel de responsabilidad al horario disponible de las personas. Personas de la Tercera edad: Si bien las personas de la tercera edad no poseen la misma energa que la de los jvenes, pueden establecer mayores niveles de compromiso y pueden aportar ms tiempo a su labor. Son entusiastas y realizan su labor con mucho cario, les ayuda a rejuvenecerse y sentirse tiles, son respetados y pueden significar un gran aporte a la organizacin, sobretodo en las labores de acompaamiento y cuidado (por ejemplo de nios y enfermos). Adems, pueden aportar desde sus habilidades y experiencias (profesionales o de vida) asesorando, realizando talleres y capacitaciones. Pueden ser ms dedicados con su tarea pues muchas veces es la labor principal que realizan. Incorporar a personas de la tercera edad es un proceso de doble integracin, porque ayuda a generar un pensamiento positivo hacia las personas de la tercera edad, y su sabidura y experiencia es considerada convirtindose en un aporte. Grupos: Pueden ser grupos de amigos, de comunidades parroquiales, universitarios, de profesionales, de algn club deportivo, de un colegio, centros de madres u otros, los cuales tienen una inquietud comn de servicio. Generalmente pueden realizar tareas acotadas o actividades puntuales en un perodo de tiempo. Pueden presentar un proyecto, o bien realizar una tarea para la cual se necesita un grupo de personas que ya estn organizadas y que posean su propia dinmica. Por ejemplo, se puede pedir a un grupo de jvenes universitarios que presenten un proyecto para colonias de verano, o a un centro

de madres que realicen un taller, o a un grupo de escolares que puedan arreglar una sede, entre otros. Lo positivo de los grupos es que poseen sentido de pertenencia e identidad lo cual genera un ambiente adecuado para establecer compromisos. Pueden ser un recurso humano muy til, sobretodo para situaciones de emergencia, pero requieren un mayor esfuerzo por parte de la organizacin en la supervisin de sus tareas. Es importante en estos casos que exista un representante o lder del grupo que mantenga la comunicacin con la organizacin. Estudiantes en prctica: Algunas universidades e institutos promueven que las prcticas de sus estudiantes sean realizadas en instituciones que promueven el bien comn. El voluntariado en estos casos es por un perodo de tiempo determinado por la institucin de educacin, luego ellos pueden convertirse en voluntarios profesionales de la organizacin. Es importante realizar una coordinacin fluida entre la persona encargada del voluntario con los docentes, de tal forma de que el voluntario pueda realizar eficazmente las tareas de la organizacin como sus exigencias acadmicas. Muchas veces el supervisor del estudiante en la organizacin deber evaluarlo segn las exigencias de la universidad o instituto. Los estudiantes en prctica son una buena alternativa para realizar estudios o tareas puntuales en las cuales se necesita un profesional. Lo importante es apoyarlos, motivarlos, y no olvidar que se encuentran realizando una labor exigida dentro de sus actividades acadmicas, pero que han optado por el servicio, porque tienen una inquietud social.

5.2.3 GENERAR UN REGLAMENTO

Luego que se construyen los perfiles de voluntarios sugerimos generar un reglamento que contenga los principios mnimos para que los voluntarios puedan llevar a cabo su tarea, adems debe incluir los derechos de los voluntarios en la organizacin (recordemos que por ejemplo en la legislacin espaola, en su artculo 6 estn claramente definidos). Con un reglamento se pueden aclarar dudas y evitar problemas, pues contiene estndares mnimos de conductas esperables y tambin especifica qu conductas no lo son. Lo ideal es que la construccin de este reglamento sea llevada a cabo por todos quienes participaron en el proceso de reflexin y ciertamente debe ser conocida por los funcionarios y voluntarios de la organizacin en forma detallada, e idealmente con ejemplos.

Algunas de las conductas esperadas que se pueden considerar en el reglamento son: Conocer y apoyar el propsito, la estructura y las polticas de la organizacin. Poner sus conocimientos, habilidades y experiencias al servicio de la organizacin aceptando la orientacin de sus supervisores. Trabajar de acuerdo a los estndares de comportamiento y tica de la organizacin. Participar en charlas o cursos de orientacin y capacitacin que ayuden a optimizar su desempeo. Aceptar y desempear las tareas con las cuales se comprometi, asumiendo sus responsabilidades. Cumplir con los requerimientos formales de vestimenta, jornada de trabajo u otros que demande la tarea que ha asumido. Conocer y acatar las normas de seguridad de la organizacin. Avisar con anticipacin la ausencia o trmino de su compromiso con la organizacin. Asumir con seriedad su rol de representante de la organizacin ante la comunidad.

Entre las prohibiciones bsicas se pueden mencionar: Respetar los derechos de los beneficiarios a quienes prestar sus servicios No violar la confidencialidad de informacin privilegiada relacionada con las actividades de la organizacin. No usar bienes materiales o insumos de propiedad de la organizacin para fines que no sean propios de la misin de sta. No involucrarse en una actividad externa a la organizacin que pudiese derivar en un conflicto de intereses. No usar su posicin o pertenencia a la organizacin para provecho personal o para beneficiar a otros a expensas de la misin, reputacin o comunidad a la cual presta servicios la organizacin. Cuidar los recursos materiales puestos a su disposicin. No pedir ni manejar dinero de la organizacin sin previa autorizacin.

En relacin a los derechos del voluntario en la organizacin se pueden considerar:

Derecho a una formacin y orientacin continua en relacin a los procesos organizacionales y sobre tu tarea especfica. Derecho a recibir los medios necesarios para realizar su tarea (ya sean materiales, estructurales, etc.) Derecho a participar en instancias de la organizacin donde puedan expresar sus inquietudes y opiniones. Derecho a conocer e informarse sobre cambios institucionales que puedan afectar su servicio (por ejemplo, arreglos de infraestructura, cambios de horario, vacaciones de funcionarios, etc.) Derecho a condiciones seguras e higinicas en el desarrollo del voluntariado. Derecho a una identificacin por su calidad de voluntario. En el anexo N 1 encontrarn un ejemplo de proceso de reflexin paso por paso, que les

puede ayudar a guiar el de sus propias organizaciones.

6 SOLICITUD DE VOLUNTARIOS A EN TODO AMAR Y SERVIR

Una vez definido el perfil de los voluntarios, las tareas a desarrollar y el reglamento, se debe establecer las estrategias de bsqueda de los voluntarios necesarios, para lo cual se requiere generar un plan estratgico para su captacin que se define segn los perfiles construidos. Por ejemplo: si se necesitan universitarios se puede ir a las universidades para fomentar el programa, si se necesitan personas de la tercera edad contactarse con alguna agrupacin o club, si se necesitan distintos tipos de voluntarios se sugiere realizar un plan estratgico ms general que contenga la promocin del programa y estrategias de contacto especficas. Otra alternativa est en contactarse con centros de voluntariados, quienes se dedican especialmente a captar y derivar voluntarios a organizaciones de servicio buscando coordinar los intereses de las personas con las necesidades institucionales. En Todo Amar y Servir es justamente un centro de voluntariado, con experiencia en la derivacin de voluntarios a organizaciones. A continuacin estn los pasos a seguir para requerir voluntarios a En Todo Amar y Servir. 1. Contactar al coordinador El centro de voluntariado En Todo Amar y Servir se encuentra trabajando en todas las regiones del pas; en cada una de ellas existe un coordinador quien es la persona con la cual la organizacin se debe comunicar para solicitar voluntarios.

Lo ideal es que la persona que se comunique con el coordinador sea siempre la misma y que sea una de las que estar a cargo de las personas voluntarias en la organizacin. Estas son los correos electrnicos de los coordinadores y oficinas ms cercanas para que puedan comunicarse. Estn divididos por regin, lo cual quiere decir que, por ejemplo, si hay una institucin de Arica, sta tiene que comunicarse con la oficina de Iquique, y as sucesivamente: Primera Regin Segunda Regin Tercera Regin Cuarta Regin Quinta Regin Sexta Regin Sptima Regin Octava Regin Novena Regin Dcima Regin iquique@entodoamaryservir.cl antofagasta@entodoamaryservir.cl copiapo@entodoamaryservir.cl laserena@entodoamaryservir.cl valparaiso@entodoamaryservir.cl rancagua@entodoamaryservir.cl talca@entodoamaryservir.cl concepcin@entodoamaryservir.cl temuco@entodoamaryservir.cl valdivia@entodoamaryservir.cl osorno@entodoamaryservir.cl puertomontt@entodoamaryservir.cl Undcima Regin coyhaique@entodoamaryservir.cl Duodcima Regin puntaarenas@entodoamaryservir.cl

2. Solicitar la ficha de registro de instituciones y para la solicitud de voluntarios: Estas fichas (ver anexo n 2) les sern enviadas va mail, fax o pueden ser retiradas por la organizacin en las oficinas regionales de En Todo Amar y Servir. Tambin es posible solicitar voluntarios va internet, a travs de una clave de acceso que se adquiere luego de asociarse formalmente a En Todo Amar y Servir. Para asociarse formalmente se puede hacer a travs del coordinador o va Internet en el sitio www.entodoamaryservir.cl , especficamente en el link Instituciones. Una vez que su organizacin est asociada formalmente a En Todo Amar y Servir, y tengan su clave de acceso para solicitar voluntarios, la organizacin puede requerir voluntarios a travs de nuestro sitio. Para ello, tienen que ingresar al sitio antes sealado, ir al link Instituciones, y desde ah, pichar en Peticin de Voluntarios. Ah les aparecer primero una pgina en donde se solicita el nombre de usuario y la clave. Ingresando estos datos,

podrn acceder a las pginas interiores donde se encuentra explicado detalladamente cmo deben hacerlo para solicitar voluntarios por esta va. Es importante mencionar que cada coordinacin regional tiene sus propios tiempos de recepcin de requerimientos, por lo tanto es muy importante que la organizacin se contacte con los coordinadores y se informe. 3. Contacto del coordinador: Una vez hecha la solicitud, el coordinador los contacta para revisar en conjunto los requerimientos formulados y para dar respuesta a las inquietudes que han surgido en el proceso. 4. Promocin y difusin: En Todo Amar y Servir desarrolla procesos de promocin y difusin considerando las solicitudes recibidas de las distintas instituciones. De este modo, comienza una relacin continua con las organizaciones, en la medida que voluntarios postulen a los lugares de servicio. Cuando un voluntario postula se da aviso a la organizacin para que sta se contacte con el voluntario, y as comienza el proceso de derivacin.

7 DERIVACIN
Las personas que quieren ser voluntarias se inscriben en En Todo Amar y Servir por medio de dos vas: En primer lugar, esta inscripcin puede ser a travs de la pgina www.entodamaryservir.cl. Aqu, las personas envan su solicitud eligiendo sus reas de inters (arte y cultura; deportes y recreacin; salud; acompaamiento; asesoras profesionales; educacin y capacitacin; infraestructura y construccin) y tipos de poblacin (nios, jvenes, adultos, adultos mayores) donde y a quienes pretenden servir. Luego, esta solicitud es revisada en nuestro centro de voluntariado y se le devuelve al postulante un mail con el listado de las organizaciones que corresponden a dicho inters. Si el postulante no tiene mail, se le invita a una reunin informativa o se le entrega la informacin por telfono. Del listado de proyectos disponibles, el postulante debe elegir tres organizaciones y enviar un mail o llamar a En Todo Amar y Servir entregando esa informacin. En este momento se lleva a cabo la derivacin propiamente tal, que se describe a continuacin.

El coordinador de la regin correspondiente se comunica con las organizaciones que el postulante eligi para darles a conocer que existe un candidato interesado, dndoles sus datos de contacto. Desde este punto del proceso, la responsabilidad de contactar al candidato recae en la organizacin. Esto es de suma importancia, pues mientras ms tiempo se deja pasar, la motivacin del candidato puede disminuir, por lo que se sugiere que una vez recibidos los datos del sujeto, sea contactado de forma inmediata. La otra posibilidad es que la persona se contacte va telefnica con En Todo Amar y Servir, se inscriba en charlas o acuda a la oficina. Si la persona tiene correo electrnico se realiza el proceso anterior. En caso de que no tenga, el coordinador regional realiza una reunin con l, donde se conversa sobre sus intereses y las posibles instituciones en las que podra servir. Nuevamente, se les informa a las organizaciones sobre el posible voluntario, teniendo ellas la responsabilidad de contactarlo. No se debe olvidar que los candidatos estarn considerando otras dos instituciones, por lo que adems de contactarlo a la brevedad, se le debe presentar la organizacin y el tipo de trabajo que l desarrollara de manera completa, para que cuente con toda la informacin para decidir en qu institucin servir. Una vez que el candidato elige, la institucin debe comenzar con el proceso de seleccin.

8 SELECCIN
Cada vez que En Todo Amar y Servir le enva postulantes de voluntarios a su organizacin, se hace necesario elegir a los que mejor encajan con las caractersticas, metas y beneficiarios de ella. Todas las personas tenemos ms desarrolladas unas habilidades que otras, o tenemos preferencia por algn tipo especfico de actividad, mientras hay algunas que nos desagradan por completo, lo que generalmente genera un rendimiento poco adecuado. Es por esto que al recibir a los postulantes su organizacin debe tener claro qu tipo de persona est buscando para qu tipo de trabajo, por lo que previo al proceso de seleccin siempre es recomendable realizar la reflexin que antes se sugiri acerca de qu es lo que verdaderamente se necesita del voluntario.

Para seleccionar a la persona ms adecuada hay varias tcnicas, pero la ms prctica hasta el momento es la entrevista, aunque debido a la naturaleza de algunas tareas a veces se requiere hacer una entrevista psicolgica al postulante. En estos casos es necesario un psiclogo(a) que haga las pruebas pertinentes para evaluar si el candidato se ajusta al perfil requerido y para ver si sus caractersticas psicolgicas se adecuan al trabajo a realizar. A continuacin se presenta una gua para realizar el proceso de seleccin a travs de las dos herramientas ms utilizadas: la entrevista y las pruebas psicolgicas. a) La entrevista La persona que realice la entrevista lo primero que debe tener claro es qu tarea cumplir el postulante para saber qu es lo que busca en l como caractersticas, habilidades, disponibilidad de tiempo, etc. Hay tres tipos de entrevistas que se recomiendan segn la experiencia que tenga el entrevistador: 1. Estructurada: Requiere de una pauta, es decir, se deben generar varias preguntas con anterioridad. Es ideal para entrevistadores sin experiencia y con tiempo acotado. Permite recopilar mucha informacin en poco tiempo. 2. Semi-estructurada: Pauta muy general. Se requiere de ms experiencia para obtener la informacin deseada, pues se va indagando a partir de la misma informacin recopilada en la entrevista. 3. Inestructurada: Sin pauta. Se requiere de mucha experiencia del entrevistador para develar informacin relevante. Puede implicar mucho tiempo, y poca informacin relevante si no es bien manejada. No recomendable cuando hay limitaciones de tiempo. En general para la seleccin de voluntarios la persona que realiza la entrevista tiene cierta experiencia en el tema, por lo que la ms recomendada es la semi-estructurada, en la que se formulan alrededor de cinco preguntas gua acerca de temas que necesariamente deben ser indagados, y luego a partir de las respuestas del voluntario se va profundizando en otros temas que podran resultar de inters para el trabajo al que postula. A continuacin sugerimos una pauta de entrevista semi-estructurada y un proceso de aplicacin que les podra servir de gua.

1. Dar la bienvenida y agradecer por asistir a la reunin. Para lograr un clima ms agradable en la entrevista se puede comenzar por ofrecer un caf o un vaso de agua, etc. y realizar preguntas como primera vez que vienes? te cost mucho llegar?, etc. 2. Por lo general el voluntario llega sin tener mucho conocimiento acerca de la organizacin, por lo que se sugiere comenzar la parte formal de la entrevista contndole acerca de qu realiza la organizacin, cules son sus metas, con quines trabaja, cules son sus beneficiarios, cul es la importancia que le otorgan al voluntariado, qu es lo que se entiende por voluntario, cul sera el trabajo que realizara el voluntarios, en qu horarios, etc. 3. Luego, se recomienda pedir los datos del postulante para efectos de realizar un registro de identificacin. ste debe incluir: nombre, edad, estado civil, estudios, oficio o profesin, ocupacin actual, telfonos de contacto, mail, etc. Otros datos ms profundos pueden ser preguntados ms tarde en el caso que el voluntario sea seleccionado para trabajar en la organizacin. 4. Aqu comienzan las preguntas en relacin al trabajo propiamente tal y del voluntario en relacin a dicho trabajo, por lo que es necesario, como antes se mencion, generar preguntas atingentes que sirvan de gua. Se sugiere que las preguntas tengan relacin con los siguientes temas: a) Motivacin del candidato: aqu se pueden hacer preguntas como conocas nuestra organizacin antes de que te inscribieras en En Todo Amar y Servir? qu fue lo que te llam la atencin de nuestra organizacin? qu te impulsa a trabajar con nosotros?. En definitiva, son preguntas que permitan dilucidar por qu el voluntario est aqu y no en otra institucin. b) Aportes que podra entregar: cmo crees tu que podras servir aqu? cmo piensas que se relaciona el trabajo de nuestra organizacin con tus estudios/oficio/profesin? con qu habilidades o conocimientos cuentas para trabajar con nuestros beneficiarios/funcionarios/equipo.? qu te interesara hacer aqu? etc. c) Disponibilidad de tiempo y recursos: un tema muy importante tanto para la organizacin como para el voluntario es su disponibilidad de tiempo, ya que, por lo general, son personas que tienen otras actividades y responsabilidades. Por esto, se debe dejar claro con cunto tiempo dispone para trabajar en la organizacin y en qu horarios. Tambin es importante indagar cerca de si el voluntario cuenta con los recursos econmicos para trasladarse desde y hacia la organizacin. d) Expectativas del postulante: aqu se puede preguntar acerca de las expectativas que tiene el candidato en relacin al trabajo que realizar, por lo que tambin puede ser prctico aclarar qu aspectos de sus expectativas pueden tener cabida en la organizacin y cules no, lo que le dar un espacio para decidir si finalmente quiere trabajar en ella.

e) Modalidad de trabajo: se puede preguntar acerca de sus habilidades para trabajar en equipo o en condiciones de estrs (si se aplica), por ejemplo: prefieres trabajar solo o con ms personas? prefieres actividades ms bien prcticas o intelectuales? te has enfrentado a trabajos que han resultado frustrantes o estresantes en algn sentido? cmo te has desenvuelto en esas situaciones? etc. 5. Ahora conviene dejar un espacio para que el candidato realice sus preguntas, dudas o comentarios, la pregunta clsica aqu es quieres agregar algo ms? 6. Antes de terminar la entrevista es recomendable hacer un breve resumen, o algn comentario integrativo de lo que se ha conversado, para as generar una sensacin de que se ha preguntado o dicho todo lo pertinente para generar un adecuado proceso de seleccin. 7. Para finalizar, se sugiere agradecer por el tiempo y la informacin entregada y dejar claro cundo se le informar si ha sido seleccionado o no. En relacin a esto ltimo, si es que el candidato no se ajusta al perfil que la organizacin busca y en consecuencia no resulta seleccionado, se sugiere realizar una retroalimentacin contndole al candidato por qu no fue seleccionado, es decir, debido a que no se ajusta al perfil, por lo que no tendra que ver con su condicin como persona. Esto ayuda a que el candidato no se desmotive en la bsqueda de un espacio en el que pueda expresar su vocacin social, para lo que adems se le debe motivar a que vuelva a contactarse con En Todo Amar y Servir para encontrar una organizacin en la que pueda servir. No hay que olvidar que una de las metas de nuestra institucin es que los posibles voluntarios se sensibilicen frente a las personas que sufren para que as adopten una actitud de vida impregnada por el servicio, es decir, una actitud de en todo, amar y servir. b) Pruebas psicolgicas La mayora de las veces con la entrevista ya podemos dilucidar si el candidato servir o no para nuestra organizacin. Sin embargo, hay otras veces en las que el trabajo a realizar requiere de ciertas caractersticas de personalidad que no pueden ser medidas a simple vista, como por ejemplo, una alta tolerancia al estrs y a la frustracin porque el trabajo implica contacto con situaciones difciles. En estos casos se pueden aplicar algunas pruebas o tests psicolgicos. Se recomienda que los tests sean aplicados por personas competentes en pruebas psicolgicas. Muchas veces podemos aplicar una prueba, lo que no ser mucho reto, pero es en el momento de tabular e interpretar en el que se requieren conocimientos tanto del manejo del test como de psicologa.

En el caso que la institucin no cuente con psiclogos, una muy buena opcin es contactar a alumnos de psicologa de las distintas universidades, ya que muchos de ellos tienen ganas de ayudar y de aplicar lo que han aprendido. Si las caractersticas del candidato coinciden con el perfil que la organizacin busca y l se siente con las ganas de participar, entonces puede considerar que ya tiene un nuevo voluntario!. Ahora siguen varias actividades imprescindibles de realizar para lograr un buen ajuste y adaptacin entre la organizacin y el voluntario.

8 INDUCCIN Cuando inicia las labores el nuevo voluntario es cuando ms necesita el apoyo, seguridad y aceptacin de los dems, por lo que las actividades que se realizan deben estar matizadas por una actitud cordial. Se recomienda que el primer da de trabajo se tenga una reunin con todos los nuevos voluntarios donde est presente el director de la organizacin, el jefe inmediato del nuevo voluntario y sus compaeros de trabajo. El motivo de esta reunin es el de intercambiar impresiones, dar informacin, resolver dudas, hacer presentaciones formales y sobretodo, integrar al grupo para un mejor desempeo en su trabajo. De esta forma, el proceso de induccin tiene como objetivo general el facilitar el proceso de adaptacin e integracin del voluntario que ingrese a la organizacin, as como proporcionar el desarrollo de sus sentidos de permanencia en ella. Los objetivos especficos tienen relacin con lo siguiente: Establecer las relaciones que mantendrn los nuevos voluntarios con la organizacin Dar a conocer la filosofa y polticas de la organizacin Dar a conocer las normas de disciplina y de seguridad Incrementar la integracin grupal Mejorar los procesos de comunicacin Maximizar la calidad de las contribuciones individuales Crear una actitud favorable hacia la organizacin Ahorrar tiempo y trabajo al nuevo voluntario y a la organizacin al no tener que realizar acciones dems o mal realizadas.

Dar a conocer el reglamento que contempla los derechos y deberes del voluntario. Dar un sentido de pertenencia a la organizacin, lo que contribuir a que el voluntario se ponga la camiseta. Aumentar la motivacin al darle pistas claras acerca de cmo su trabajo se inserta en la organizacin, esto le proporciona sentido a lo que hace porque comprender que aunque su labor sea una parte pequea dentro de todo el conjunto de tareas, es parte fundamental del equipo, una pieza del engranaje total que hace que funcione.

TCNICAS DEL PROGRAMA DE INDUCCIN Se recomienda partir de lo general a lo particular, as, se puede dar a conocer: 1. La organizacin en general: su historia, su misin, cmo se estructura (mostrar un organigrama por ejemplo), sus beneficiarios, etc. 2. El departamento o rea en la que el voluntario trabajar. 3. Su puesto: esto incluye las tareas que se espera que realice, la presentacin de su equipo de trabajo, horarios, los beneficiarios de su trabajo, la importancia de su labor tanto para la organizacin como para sus beneficiarios. 4. Se pueden presentar pelculas, transparencias y presentaciones audiovisuales en general sobre la organizacin. 5. Hasta ahora los pasos anteriores pueden ser realizados de forma grupal con todos los nuevos voluntarios que ingresen a la organizacin. Una nueva etapa comienza de manera individual con cada uno de ellos, se trata de la formulacin del contrato psicolgico. Este contrato no se realiza de manera escrita sino que es la aclaracin sobre las expectativas con las que el voluntario llega, las expectativas de la organizacin respecto al voluntario, se aclaran cules sern las contribuciones mutuas, como por ejemplo: qu es lo que se espera de l, qu es lo que se le ofrece y qu es lo qu l piensa que puede aportar al desarrollo de su tarea, cules son los recursos con los que contar para realizar su tarea, etc. Este contrato le entrega al voluntario una percepcin acerca de su importancia no slo como mano de obra, sino como miembro activo de la organizacin a la que se integra. Adems sirve como una especie de rayado de cancha ya que se dejan las reglas de trabajo claras desde el principio. 6. Es recomendable tambin el asignar un padrino, es decir, una persona que apoye al voluntario cada vez que tenga dudas acerca de su trabajo o de cmo funcionan las cosas en la organizacin.

7. Carta de compromiso formal (ver anexo N 4): una vez aclaradas las expectativas mutuas en el contrato psicolgico, se realiza el contrato formal. Aqu se deben aclarar los horarios que debe cumplir, las tareas a realizar, metas a cumplir, los recursos materiales e inmateriales con los que contar, etc. En general, se trata de dejar establecidos los deberes y derechos del voluntario a travs de un documento formal que sirve no slo de registro de lo que se debe hacer, sino tambin de gua para el voluntario que recin comienza a trabajar. Una vez que el voluntario ha tenido la primera reunin con su equipo de trabajo, se formar una idea general de la organizacin, de su trabajo, y de las actitudes, criterios, valores y patrones de comportamiento que se esperan en la organizacin. Nunca se debe olvidar dejar muy en claro el rol que el voluntario tendr: mientras ms claros los roles de cada uno, ms fcil hacer un buen trabajo, lo que aumenta la motivacin de los voluntarios. En los anexos (ver anexo N 5) encontrar una propuesta detallada de un programa de induccin.

CAPACITACIN Una vez que el voluntario se integra a la organizacin y que ya ha pasado por el proceso

de induccin- necesita aprender a realizar su tarea. Hay muchos voluntarios que ya han tenido experiencia previa con tareas similares por lo que el aprendizaje ser ms rpido, pero hay otros que por primera vez realizan este tipo de trabajo o incluso un voluntariado. Por esto, la capacitacin o formacin es necesaria tanto para aprender acerca de la tarea especfica como para aprender sobre cmo se hacen las cosas en la organizacin. Adems, es necesario que el entusiasmo inicial de los voluntarios sea nutrido con herramientas que la organizacin entregue para que descubran nuevos desafos y el servicio que prestan sea cada vez ms profesional. Por otra parte, se ha visto que las actividades de formacin contribuyen al compromiso del voluntario con la organizacin, aumentando la posibilidad de una permanencia ms prolongada. En general, al capacitar se busca promover, facilitar, fomentar y desarrollar las aptitudes, habilidades o grados de conocimientos de los voluntarios, para que as desarrollen de la mejor manera posible su tarea, realizando un aporte tanto a la organizacin como a sus beneficiarios. Por otra parte, la capacitacin del voluntario ayuda a conseguir los objetivos de la organizacin. Es un proceso que se debe realizar al comenzar una nueva labor y que tambin se puede ejecutar a lo largo del tiempo que el voluntario permanece en la organizacin tanto para que

aprenda formas de hacer las cosas, conceptos o incluso para modificar actitudes que pueden estar mermando su desempeo o sus relaciones con los otros miembros de la organizacin. Una vez realizada una capacitacin es necesario que se evale si el voluntario ha aprendido lo que se ense. Esta evaluacin se debe realizar varias veces porque es posible que los conocimientos estn frescos una vez terminada la capacitacin, pero a medida que pasa el tiempo se pueden ir olvidando. Por esto, es muy positivo que se realicen reforzamientos continuos hasta que el voluntario demuestre que ya tiene incorporados los contenidos en su forma de trabajar. La capacitacin, adems, contribuye al bienestar de los voluntarios ya que al aprender cmo se hacen las cosas aumenta la sensacin de que uno realmente est sirviendo. De esta forma, se logran beneficios tanto para la organizacin, para los voluntarios y, en definitiva, para los beneficiarios del servicio. Beneficios de la Capacitacin Cmo Beneficia la capacitacin a las organizaciones?: - Conduce a productividad ms alta y a actitudes ms positivas. - Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles. - Crea mejor imagen. - Mejora la relacin jefes-subordinados. - Se promueve la comunicacin a toda la organizacin. - Reduce la tensin y permite el manejo de reas de conflictos. - Se agiliza la toma de decisiones y la solucin de problemas. - Contribuye a la formacin de lderes y dirigentes. Cmo beneficia la capacitacin al voluntario?:

- Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solucin de problemas. - Alimenta la confianza, la posicin asertiva y el desarrollo. - Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones. - Forja lderes y mejora las aptitudes comunicativas. - Sube el nivel de satisfaccin y de motivacin con el trabajo. - Permite el logro de metas individuales. - Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos. - Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.

Todo lo anterior tiene como beneficio integral el generar un clima de trabajo ms agradable, en el que el voluntario se sentir ms motivado a trabajar. Por lo tanto, en una capacitacin se puede conseguir: 1. La transmisin de conocimientos especficos acerca del trabajo 2. Modificar actitudes frente a aspectos de la organizacin, de la tarea y del ambiente 3. Desarrollar habilidades 4. Aumentar la motivacin 5. Mejorar el clima organizacional Sugerencias de capacitacin Un programa de capacitacin puede ser realizado por una persona que pertenezca a la organizacin o por alguien externo a ella. An si se cuenta con recursos econmicos para contratar a un relator que capacite sobre un tema especfico, siempre hay que tratar de promover que agentes internos de la organizacin realicen las capacitaciones. Esto es positivo en varios sentidos: permite ahorrar dinero, le entrega un sentido de importancia a la persona que efecta la capacitacin, aumenta el sentido de equipo y de pertenencia, eleva la percepcin de autoeficacia (la sensacin de que uno se la puede), etc. Para realizar una capacitacin primero hay que determinar cules son los aspectos ms dbiles de los voluntarios en relacin a la tarea o a las relaciones interpersonales y que por lo tanto son los puntos que hay que mejorar. Se recomienda realizar: 1. Deteccin de necesidades: observar los procesos de trabajo, analizar si hay problemas interpersonales, preguntar a las personas qu es lo les falta para hacer mejor su tarea, observar el desempeo, observar si se estn logrando las metas organizacionales, etc. 2. Fijacin de objetivos: una vez claro qu es lo se necesita reforzar hay que fijar las metas que se perseguirn, ver los recursos con los que se cuenta y definir cul de todas las necesidades detectadas tienen mayor prioridad para la organizacin. 3. Programacin y construccin de actividades: ahora toca desarrollar los contenidos que se tratarn, preparar los materiales, preparar las actividades, conseguir salas, sillas, si es posible caf y galletas para hacer recreos, fijar los horarios, etc. 4. Implementacin del programa: se comienzan las actividades preparadas y al final de cada mdulo se puede terminar con un repaso del mdulo anterior. Tambin es necesario hacer evaluaciones para ver si la audiencia est aprendiendo lo que se transmite. Recuerde siempre realizar actividades entretenidas, ldicas, las personas responden generalmente muy bien a juegos

que les permitan entender y aplicar lo que estn aprendiendo. No se limite slo a una charla, las formas ms eficientes de aprender tienen que ver con la experiencia y a travs de materiales audiovisuales, por lo que no se quede slo con un relator que hable y hable por muy interesante que le parezca el tema. 5. Seguimiento: aqu corresponde que, una vez terminada la capacitacin, se realicen evaluaciones (observaciones, pruebas, etc.) continuas para ver si los contenidos entregados se estn efectivamente aplicando en el trabajo. Se trata tambin de realizar pequeos repasos o reforzamientos para asegurar un aprendizaje ms profundo. La forma tpica de un programa de capacitacin cuenta con mdulos (bloques de tiempo que pueden variar desde un par de horas hasta varios das). El bloque inicial siempre ser la bienvenida, el descongelamiento y la negociacin de expectativas. El descongelamiento se refiere a alguna dinmica o juego que permita a la audiencia activarse o despertarse para poder comenzar a trabajar con ellos. La negociacin de expectativas se refiere a una conversacin entre el relator y los alumnos acerca de qu es lo que esperan de la capacitacin y qu es con lo que efectivamente se encontrarn. Esto le sirve al relator para modificar algunas de sus actividades para que sus contenidos sean mejor recibidos, y a los participantes les sirve para saber qu esperar. Luego vienen los siguientes mdulos que pueden ser realizados en distintos das (ojal consecutivos) para no interferir con las actividades de la organizacin. Considere que la atencin de las personas comienza a disminuir, en promedio, a partir de los 45 minutos, por lo que es recomendable hacer actividades entretenidas entre medio de las charlas y no sobrepasar la hora y media de trabajo sin hacer recreos de 15 minutos con caf, t o jugo y algo para comer. Recuerde que las capacitaciones ms efectivas son aquellas en las que la audiencia participa activamente y en la que se presenta informacin de distintas formas (no slo verbalmente).

10 COMPAAMIENTO Y CLIMA EMOCIONAL Hay muchos voluntarios que encuentran en el servicio una alegra potente que los estimula cada vez ms a entregarse de una manera profunda y que no necesitan apoyo de otros para servir a los ms pobres o necesitados. Ellos sirven aunque las condiciones les sean adversas, van aunque les quede muy lejos el lugar, aunque estn cansados, aunque no tengan muchas ganas al comienzo del da. Ellos siempre llegan a servir, porque para ellos es una prioridad. Sin embargo, hay otros

voluntarios que les ha costado mucho la decisin de entregarse a los dems y tienen muchas dudas con respecto al valor del servicio y su relacin con l. A ellos les cuesta ms llegar y comprometerse, tienen las ganas y la inquietud de servir, aoran un mundo ms justo, pero an no se destapa con suficiente potencia las ganas de servir a los dems de una manera profunda y comprometida. Por esto, es muy importante darles un sentido de pertenencia a la organizacin, hacerlos sentir que no estn solos y que hay muchas otras personas que tienen las mismas inquietudes y aoranzas. Recordemos que antes hablamos de actividades como la induccin, la capacitacin y la disponibilidad de un padrino para el voluntario. Aparte de las razones antes mencionadas para efectuar dichas actividades, aparece su utilidad como forma de motivacin y de acompaamiento para que los voluntarios se sientan apoyados e integrados en la organizacin. La idea es transmitirles que aqu sirven, por lo que no da igual si vienen o no, y como se estableci en la carta de compromiso, es responsabilidad de ellos avisar cuando faltan. Siempre se recomienda un trato amigable y grato, ya que a pesar que las razones que ms reconocen las personas para trabajar como voluntarios son la vocacin por servir, construir un pas mejor, y acompaar a los que sufren, entre otros, un factor que influye fuertemente en la motivacin para permanecer en una organizacin, es su ambiente de trabajo o clima emocional. No es lo mismo llegar a un lugar en el que te sientes acogido, en el que te saludan, te preguntan cmo ests, te incluyen en las conversaciones y actividades tanto del trabajo como fuera de l, que llegar a un lugar en el que todo el mundo anda con cara larga, quejndose del trabajo, que no te saludan, no te incluyen, en fin. A este clima es al que nos referimos. Una forma inicial de hacer el clima emocional agradable para el voluntario es la asignacin de una persona a la que puedan acudir cuando tengan dudas, o si se sienten mal por algn aspecto tanto del trabajo mismo como de su vida personal. Esta persona es el padrino al que nos referimos antes. Es importante que muestre inters por lo que le sucede al voluntario, que se comunique directamente con l, pero tambin puede preguntarle a sus compaeros de trabajo acerca de cmo ha sido su desempeo, cmo se ha desenvuelto y si lo observan satisfecho y motivado. La cercana del padrino hace que sea una de las personas con mayor autoridad implcita al momento de evaluar al voluntario o de sancionarlo en el caso que no est cumpliendo de forma adecuada con su tarea. Otra forma de mejorar el clima emocional es crear en su organizacin espacios comunes en los que los voluntarios puedan compartir entre ellos y tambin con los funcionarios, como por

ejemplo, aparte de la hora de colacin crear recreos y actividades en las que se junten a conversar y conocerse ms. Un aspecto que favorece el trabajo de todos los integrantes de la organizacin es la clara definicin de roles y procedimientos en las distintas tareas y responsabilidades. Cuando no hay claridad sobre lo que le corresponde hacer a cada uno, es probable que una persona termine haciendo el trabajo de los dems, desatendiendo sus propias tareas, o generando problemas interpersonales al meterse donde no le corresponde. Parte de la generacin de un buen clima emocional tiene que ver con el grado en el que los voluntarios y dems funcionarios tienen puesta la camiseta, lo que est influido por la identificacin que tengan con la misin de la organizacin. Cuando se est de acuerdo con el espritu que lleva adelante un proyecto, dan ganas de participar y mejorarlo, por esto es tan importante que en el programa de induccin se de a conocer la misin, visin y valores de la organizacin. stos, para efectos posteriores, se pueden poner en afiches o en diarios murales o pintados en una pared, incluso hay instituciones que hacen pequeos folletos con fotos y el logo de la institucin en donde aparecen estos tres importantes puntos: visin, misin y valores. Tambin es muy provechoso establecer espacios como reuniones cortas al comenzar cada da o reuniones una vez a la semana, donde se puedan compartir opiniones, miedos, dudas y se puedan solucionar problemas. Adems, es bueno que en estas instancias se les d a los voluntarios retroalimentacin acerca de cun adecuado es su trabajo, dndoles sugerencias de cmo sera mejor y felicitndolos por los aspectos que estn realizando bien. La base de una buena comunicacin es el respeto, por lo que como encargado del voluntariado, tambin es una responsabilidad suya dar a conocer que en esta organizacin se puede expresar cualquier opinin, pero siempre con mucho respeto por los dems. Por ltimo, es muy tpico los asados o paseos de fin de ao donde todos se renen y comparten. Adems de representar un espacio de recreacin, tambin sirven como actos de cierre, en los que se da por terminada una etapa para dar comienzo a una nueva.

11 RECONOCIMIENTO
Un objetivo transversal a lo largo de este manual es contribuir a la motivacin del voluntario para que permanezca en su organizacin. Todas las sugerencias que hemos realizado apuntan en gran medida a lo anterior porque creemos firmemente que un voluntario motivado

realiza un mejor trabajo y se compromete por ms tiempo, lo que es bueno tanto para la organizacin como para sus beneficiarios. Una de las formas que influyen fuertemente en la motivacin de las personas es que se les reconozca personal o pblicamente su trabajo. Esto se puede realizar de muchas maneras. Por ejemplo, saludos de cumpleaos, invitaciones a actividades de la institucin. Tambin puede ser celebrando el da del voluntario, realizando un acto o una reunin a fin de ao donde se les entregue un diploma, una foto con sus compaeros o beneficiarios, algn regalo que identifique a la organizacin como un llavero, un cuaderno, un marca libro, un lpiz, una insignia u otros, con el logo de la organizacin. Tambin se puede hacer un diario mural de los voluntarios, o que el voluntario del mes reciba un regalo en una celebracin simblica. En definitiva, la forma en que se les reconozca pblicamente depender mucho de su creatividad.

12 VALUACIN DEL DESEMPEO

Para En Todo Amar y Servir, su organizacin presta un servicio muy importante para la comunidad, sin l muchas personas seguiran desatendidas y discriminadas por no contar con recursos econmicos. De la importancia de su labor se deriva que el servicio debe ser profesional, se deben hacer las cosas de la mejor manera posible. El servir de un voluntario no se debe confundir con un favor que puede ser realizado a medias, por lo que es importante exigirle, siempre de manera amigable, lo mejor de sus capacidades para el cumplimiento de sus tareas. Pero para que el voluntario pueda cumplir bien, primero es necesario que sepa lo que tiene que hacer y qu se espera como producto de su trabajo, por lo que volvemos nuevamente a recalcar la importancia y necesidad de realizar la reflexin propuesta al comienzo del manual acerca de lo que como organizacin necesitamos. Una vez claros los parmetros con los que se comparar el desempeo del voluntario, recin se puede comenzar con su evaluacin. Beneficios de la evaluacin para la organizacin: Permite evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazo y definir la contribucin de cada voluntario. Puede aclarar qu es lo que se espera como desempeo adecuado o esperado por la organizacin. Se puede detectar en qu aspecto del trabajo el voluntario se encuentra ms dbil y decidir cmo se le apoyar y capacitar para que mejore.

Beneficios de la evaluacin para el voluntario: La mayora de los voluntarios necesitan y desean retroalimentacin sobre su rendimiento, siempre es ms fcil hacer las cosas cuando se sabe qu se espera de uno. Para mejorar su desempeo es necesaria la evaluacin, as se descubre que est haciendo bien y qu no tan bien, de manera que se pueden mejorar aquellas reas ms dbiles. Le permite profundizar en las reglas del juego, es decir, en los aspectos de comportamiento y desempeo que ms valora la organizacin en sus voluntarios. Tras una evaluacin se pueden fortalecer los aspectos positivos de la labor del voluntario felicitndolo o premindolo de alguna manera. Esto es muy importante porque aumenta la motivacin. Quin y cmo se evala? Hay varias alternativas: 1. El jefe directo del voluntario, detectando si est cumpliendo con lo estipulado en el contrato formal. Luego se puede generar un informe de la evaluacin y entregar retroalimentacin al voluntario. 2. El voluntario, a travs de una autoevaluacin teniendo en cuenta los parmetros establecidos por el jefe o superior. Se puede efectuar a travs de un cuestionario hecho por el coordinador de voluntarios en el que se pregunte acerca del grado de cumplimiento de lo establecido en el contrato formal. El cuestionario puede tener varios formatos, por ejemplo, a) Hacer una pregunta y dejar el espacio abajo para el voluntario lo llene de forma abierta: Crees que has aprendido a desempear de buena forma tu tarea?
Pienso que llevo poco tiempo trabajando aqu, pero de todas formas he aprendido mucho y ya s cmo cumplir con las tareas que me asignaron.

b) Hacer una pregunta y entregar respuestas del tipo: nunca, algunas veces, casi siempre, siempre. Por ejemplo: Has llegado tarde al trabajo? Nunca ___ baja es 1 y la ms alta es 3, por ejemplo: Crees que los beneficiarios de tu trabajo estn contentos con tu labor? Poco contentos: 1 Ms o menos contentos: 2 Muy contentos: 3 Algunas veces__ Casi siempre__ Siempre__ c) Hacer una pregunta y que el voluntario la responda en una escala en la que la puntuacin ms

3. El equipo de trabajo tambin puede evaluar el desempeo de cada uno de sus miembros en reuniones especialmente preparadas por el coordinador de voluntarios. Nunca olvide generar un clima de respeto y tolerancia a las crticas. Para lograrlo es muy importante modular el tono de voz con el que las personas realizan la evaluacin de sus compaeros, y motivar a que las crticas sean constructivas, a la vez que se mencionan los aspectos positivos de su desempeo. 4. Los beneficiarios: ellos son un importante agente para la organizacin, despus de todo es a ellos a quienes queremos servir, por lo que el grado de satisfaccin que tengan con el voluntario ser un importante indicador de su desempeo. Para realizar una evaluacin a travs de los beneficiarios existen principalmente dos modalidades: a travs de breves encuestas de satisfaccin con el servicio o a travs de conversaciones. Las encuestas pueden tener temes parecidos a la de la autoevaluacin que antes se mencion, en el sentido de si se estn satisfaciendo las necesidades de los beneficiarios en virtud de las metas y objetivos de la institucin. Se pueden realizar preguntas que las personas puedan responder poniendo nota, por ejemplo: De una nota de un uno a un siete, siendo siete la ms alta, qu nota le pondra usted a: a) La puntualidad del voluntario: 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ 6__ 7__ b) La disposicin para trabajar del voluntario: 1__ 2__ 3__ 4__ 5__ 6__ 7__ c) Etc.

13 EGRESO
Cuando el voluntario decide irse, o la organizacin decide que deje de participa en ella (por reiteradas inasistencias, por alguna falta a la dignidad de los usuarios, por incumplimiento de las tareas asignadas, por problemas con el equipo de trabajo, o por problemas institucionales), es muy importante que tenga una salida digna, que se vaya contento con lo que ha hecho, con los avances que logr y con las personas que ayud. Es importante que sepa que siempre tendr las puertas abiertas para volver al voluntariado y que se le agradece por su trabajo y aportes. Se sugiere una despedida en persona, que al menos debe contar con el padrino o con el jefe directo del voluntario que se retira. Mejor an si se suman otros voluntarios o funcionarios. Siempre debe hacerse algn tipo de cierre, por lo que si lo anterior no es posible se debe realizar la despedida de todas formas por va telefnica, agradeciendo al voluntario por su servicio e invitndolo a que vuelva cuando tenga inters.

Un ltimo tema a tocar en la despedida es hacer notar al voluntario que existen otras instancias para entregar, por lo que se le puede facilitar los contactos que ustedes tengan o bien invitarlo a contactarse nuevamente con los coordinadores de En Todo Amar y Servir.

1 4 QU PASA CON EN TODO AMAR Y SERVIR DURANTE ESTE PROCESO?

Los ltimos momentos en que hablamos de En Todo Amar y Servir en este manual fueron, primero, hacia el final del proceso de reflexin, cuando las organizaciones estn en condiciones de formular sus requerimientos de voluntariado, y segundo, cuando ya desarrollados los procesos de captacin de voluntarios por parte de nuestro centro de voluntariado, comienza la derivacin para que se inicie el trabajo. Pareciera as que una vez que los voluntarios son derivados a las organizaciones, En Todo Amar y Servir desaparece del mapa. Esto es correcto slo hasta cierto punto. Hemos querido enfatizar en estas pginas el rol fundamental que tienen las organizaciones en el trabajo cotidiano con los voluntarios, en la mantencin de stos, en su motivacin, compromiso, calidad de trabajo y formacin humana. Una vez que En Todo Amar y Servir deriva a los voluntarios, stos pasan a formar parte de la institucin y dependen de ella. Nuestro centro de voluntariado ya no tiene ingerencia sobre ellos, por lo que todo el trabajo que hemos descrito queda en manos de las instituciones que los acogen. Sin embargo, la relacin de En Todo Amar y Servir con las instituciones durante todo este tiempo se mantiene, fundamentalmente en dos grandes mbitos: los voluntarios y las organizaciones mismas. Relacin de En Todo Amar y Servir con los voluntarios. Nuestra organizacin no tiene intencin de ser un cuerpo de voluntarios, sino un puente entre stos y las instituciones. Sin embargo, como queremos apoyar el desarrollo del voluntariado, desde que estas personas son derivadas, implementamos algunas lneas de trabajo con ellos, que se enumeran a continuacin: Seguimiento: si bien, como se vio, el acompaamiento recae en las organizaciones, En Todo Amar y Servir desarrolla durante este tiempo una labor de monitoreo, para lo cual cada dos meses llamamos, enviamos mails o

visitamos a los voluntarios en terreno. Nos interesa saber cmo estn las personas que hemos derivado. As, durante el ao hacemos evaluaciones, recogemos impresiones, e intentamos solucionar problemas o dudas. Invitacin a Capacitaciones: puesto que nos preocupa que los voluntarios puedan acceder a instancias de formacin y capacitacin, mensualmente generamos una oferta de cursos, seminarios y charlas, dependiendo de lo que est sucediendo en la ciudad en la que estemos trabajando. No es que nosotros organicemos estas instancias, sino que aprovechamos aquellas que se estn dando en universidades, institutos u otros. Para ello, una vez al mes enviamos un mail a los voluntarios y/o a los coordinadores de voluntariado de las organizaciones, contando de las posibilidades de formacin y capacitacin disponibles. Organizacin de Encuentros: al menos una vez al semestre organizamos un encuentro con los voluntarios derivados a las distintas organizaciones, a fin de recoger experiencias, evaluar nuestra gestin y fomentar el que voluntarios de distintas instituciones puedan conocerse. Relacin de En Todo Amar y Servir con las organizaciones. La relacin de En Todo Amar y Servir con las organizaciones durante todo este tiempo es fundamental. Slo si somos capaces de trabajar junto a ustedes, estaremos realmente fomentando una cultura de voluntariado. Queremos formar un equipo de trabajo con los coordinadores de voluntariado de cada organizacin. As, nos interesa apoyarlos y colaborar con ustedes en todo lo que nos sea posible. El carcter de esta relacin tiene dos grandes mbitos de accin: El primero, dice relacin con una labor constante de apoyo por parte de En Todo Amar y Servir al trabajo que estn realizando las organizaciones en el rea del voluntariado. As, organizamos reuniones con todas las instituciones para fomentar el encuentro y la formacin de redes, organizamos instancias de capacitacin, momentos de evaluacin de nuestra gestin y de la de ustedes. Del mismo modo, nos interesa fomentar una planificacin y evaluacin conjunta para el desarrollo del voluntariado en sus organizaciones.

El segundo, est en directa relacin con la necesidad de mantener canales de comunicacin fluidos y eficientes. Bsicamente, esto tiene que ver con tener toda la informacin necesaria para una gestin ms efectiva. Para ello, En Todo Amar y Servir se contacta con su organizacin, y esperamos que ustedes lo hagan con nosotros. Esta comunicacin es esencial para:

a. Saber cuando un proyecto o requerimiento de voluntariado ya est satisfecho y hay que sacarlo de la oferta de voluntariado disponible. b. Saber cundo se cumplen los tiempos y plazos de ingreso de voluntarios a su organizacin o a algn proyecto en particular. c. Conocer cundo se abren nuevas ofertas de voluntariado en su organizacin. d. Manejar exactamente cuntos voluntarios han sido derivados, cuntos estn trabajando, y cuntos faltan an. e. Identificar dificultades y problemas en la relacin con algunos voluntarios o con un proyecto en particular. Como se ve, el trabajo constante de apoyo y comunicacin de En Todo Amar y Servir con las organizaciones, y viceversa, es esencial para desarrollar buenos procesos de gestin. Es por ello que desde este ao, implementaremos en cada una de nuestras oficinas un sistema de Asistentes por Institucin. Para cada organizacin asociada a En Todo Amar y Servir existir una persona que se encargar de llevar a cabo la relacin antes descrita, y que servir entonces de nexo entre su organizacin y nuestro centro de voluntariado. Esta ser la persona que se comunicar directamente con el coordinador o encargado de voluntarios de la institucin. Ser quien visitar a la organizacin en terreno, mantendr comunicacin por mail o telfono, solucionar problemas especficos, invitar a reuniones, har evaluaciones, apoyar a planificacin, y manejar la informacin de la institucin, entre otras tareas. Esperamos con todo esto que juntos podamos contribuir a la construccin de una sociedad ms humana, solidaria y justa.

ANEXOS

ANEXO N 1: Ejemplo del Proceso de Reflexin Imaginemos que nuestra organizacin trabaja por la promocin de los derechos del nio en una comunidad, para lo cual realiza tareas de asistencia social, legal y atencin psicolgica de nios derivados de algunas escuelas del sector; realiza actividades culturales y deportivas para los nios en la comunidad; realiza talleres para padres y nios; y funciona durante la tarde como centro abierto para que los nios puedan acudir despus de la escuela y estar en un lugar seguro en vez de estar solos en sus casas o en la calle. Bien, para comenzar un proceso reflexivo nos preguntaremos primero quines formamos esta organizacin? (pregunta que debe hacer quien guiar este proceso, o bien el director). Desde esta pregunta podemos, por ejemplo, sealar que quines deben participar son: la direccin, todos los funcionarios (portero, secretaria, auxiliar, monitores), profesionales (psiclogo, asistente social, abogado), y adems los padres que hace aos ayudan en nuestra labor como voluntarios (que es importante que participen pues seguramente se relacionarn con los nuevos voluntarios). Cules son nuestras reas?: recreacin, capacitacin, apoyo escolar, y asistencia profesional. Luego preparamos una jornada de trabajo, que puede ser durante un da o dividido en dos etapas. 1. Nos preguntamos quines somos como organizacin, qu queremos, hacia dnde vamos?. a. Visin: Qu es lo que soamos como organizacin? i. Que se reconozcan, se defiendan y se cumplan los derechos de los nios en la comunidad. b. Misin: De qu forma estamos llevando a cabo esta tarea?, Qu hacemos para cumplir estos sueos? i. Realizamos talleres y capacitaciones para los padres, para que conozcan los derechos de los nios y adquieran herramientas para poder mantenerlos y para que no sean vulnerados. ii. Llevamos a cabo actividades de recreacin que sean educativas para los nios, y realizamos apoyo escolar. iii. Protegemos a los nios de la violencia y la droga.

c. Beneficiarios: Para quines est dirigida nuestra labor? i. Para todos los nios y nias que forman parte de nuestra comunidad. d. Servicios: Cules son los servicios que ofrecemos? i. Talleres y capacitaciones para padres. ii. Actividades recreativas y deportivas durante los fines de semana y las vacaciones, y apoyo escolar durante la semana. iii. Atencin psicolgica, legal y de asistencia social para los nios y sus padres en caso que se advierta que es necesario. e. Metas: Cules son nuestras metas a corto, mediano y largo plazo?, Quines y cmo son responsables de dichas metas? i. Realizar durante todo el ao talleres de educacin familiar, prevencin de drogas, primeros auxilios, derechos del nio, afectividad, de relacin padres/ hijos, entre otros, para los padres de la comunidad. Quines realizarn estas tareas?: los talleres de educacin familiar y afectividad estarn a cargo de la psicloga, los de los derechos del nio y de prevencin de drogas de la asistente social. Los dems posibles an no estn establecidos. ii. Llevar a cabo actividades culturales, recreativas y deportivas durante todos los sbados en la maana en la sede; planificar colonias de verano a realizarse durante enero, abierto para todos los nios de la comunidad. iii. Realizar apoyo escolar durante los das de semana a los nios inscritos en el centro abierto. El apoyo escolar y las actividades recreativas son responsabilidad de los monitores y sern llevados a cabo por ellos en conjunto a los padres voluntarios. iv. Realizar atencin psicolgica, legal y de asistencia social para los nios y las familias que estn inscritos en el centro abierto, en la medida que sta sea necesaria. A cargo de los profesionales: psiclogo, abogado y asistente social. 2. Conocer la disposicin que tenemos para trabajar con voluntarios: a. Qu imagen tenemos de las personas que realizan voluntariado? i. Todos los integrantes dan sus opiniones y experiencias en relacin al trabajo voluntario, y se realiza una lista de las percepciones. Debe haber un secretario que tome nota. Ejemplos de opiniones que pueden aparecer son:

1. Que generalmente son tiles, pero slo si son adultos. 2. Que los jvenes tienen mejor relacin con los nios que los adultos. 3. Que a veces son irresponsables, no llegan a la hora, y se desmotivan fcilmente. 4. Que no se les puede pedir tanta responsabilidad porque no se les remunera. 5. Son muy permisivos con los nios. 6. Desautorizan a integrantes del equipo. 7. Que pueden aportar buenas ideas, a veces ms objetivas porque estn ms lejanos a la organizacin y observan desde fuera. 8. Que depende de cun motivados estn, para que hagan un trabajo bueno. Luego conversamos de nuestra opiniones y experiencias. Por qu pensamos eso y cmo podramos generar un ambiente y las herramientas necesarias para que no suceda lo que no nos parece correcto. Por ejemplo: si nos parece que son muy permisivos con los nios es necesario capacitarlos para que comprendan y adquieran las capacidades para educarlos. 3. Qu tipo de voluntario necesitamos y para qu?: a. Consideramos las tareas y metas que existen en la organizacin (revisadas en el proceso anterior) y proyectamos posibles espacios para personas voluntarias, desde las necesidades de la organizacin, por ejemplo: i. Con los funcionarios no podemos realizar todos los talleres que nos interesara hacer para los padres. Por lo tanto, sera bueno contar con algunos estudiantes universitarios de psicologa, trabajo social, enfermera, medicina, derecho u otros que puedan realizar algunos talleres para los padres. ii. Debido a la gran cantidad de nios que asisten a los talleres recreativos y deportivos de los fines de semanas no alcanzan los monitores, por lo tanto, sera bueno contar con jvenes, ojal escolares, que realicen estas tareas, o bien con algn estudiante de educacin fsica o un profesional que pudiese realizar un taller de ftbol o gimnasia para los nios durante los sbados en la maana.

iii. Un grupo de jvenes universitarios y escolares podran ayudar a los padres a realizar y organizar las colonias de verano de los nios. iv. Estudiantes de pedagoga podran realizar apoyo escolar a los nios inscritos en el centro abierto, especialmente aquellos que tienen problemas acadmicos. v. Debido a la gran cantidad de atenciones profesionales que se requieren sera bueno contar con ms profesionales que apoyen en esta labor, como mdicos, asistentes sociales, abogados y psiclogos. Luego de discutir las ideas, se considera qu cantidad de personas se necesitaran y por cunto tiempo y se llega a la siguiente conclusin: o Se requieren cinco estudiantes, uno de enfermera, uno de derecho, dos de trabajo social y uno de psicologa que puedan realizar talleres para los padres, durante una o dos veces al mes. o Se necesitan 10 jvenes universitarios o escolares para realizar actividades de animacin recreativa para nios durante todos los sbados del ao (salvo Enero y Febrero). o o o o Se necesita un estudiante o profesional de educacin fsica para realizar una escuela deportiva durante los sbados en la maana. Se necesita un grupo de jvenes universitarios que puedan organizar y llevar a cabo colonias de verano durante el mes de Enero, por 16 das. Se requieren 2 estudiantes de pedagoga que puedan hacer apoyo escolar un da a la semana. Se necesita contar con un mdico, un asistente social, un abogado y un psiclogo que puedan apoyar en algunos casos que la organizacin no ha podido atender. stos pueden hacerlo en sus consultas u oficinas, o bien en la misma sede organizacional. Luego, es importante detallar cada una de estas posibles tareas para los voluntarios, generando as el listado de tareas. Por ejemplo, en relacin al segundo requerimiento sealado antes (10 jvenes universitarios que implementen colonias de verano), nos preguntamos: Cul es el trabajo especfico a desarrollar? o Actividades de animacin recreativa para los nios de la comunidad. Por qu ese trabajo especfico es necesario?

Porque es una tarea que acta potenciando el derecho de los nios a divertirse y a jugar, y los nios de esta comunidad no poseen muchos espacios para hacerlo.

Quines son los beneficiarios de ese trabajo? o Todos los nios de la comunidad que quieran asistir; pueden ser alrededor de 100 nios y nias.

En qu rea o unidad se inserta? o Dentro del rea de recreacin. 10 jvenes Cuntas personas se necesitan para realizar esta tarea? o Cunto tiempo a la semana requiere esta tarea de parte de un voluntario y durante qu perodo de tiempo (meses, aos)? o 3 horas durante el sbado en la maana (de 9:30 a 12:30) desde Marzo hasta Diciembre.

Qu habilidades, experiencia de trabajo, nivel de educacin o conocimientos se requieren para esa tarea? o Jvenes universitarios o escolares que ojal hayan tenido experiencia de trabajo con nios (por ejemplo scouts), que sean activos, que sepan de dinmicas, juegos etc.

Qu puede inhabilitar a una persona para realizar esa tarea? (por ejemplo, edad, experiencias, tiempo, personalidad, etc.) o Que sean mayores de 15 aos y deben asistir al menos dos sbados durante el mes. Recursos: Qu recursos se necesitan para que el o los voluntarios realicen esta tarea?, esos recursos estn disponibles? o Un equipo de msica, y cartulinas, gredas u otros en la media que sean necesario. Los recursos estn disponibles.

Capacitacin: Qu entrenamiento o capacitacin ofrece la organizacin al voluntario para que puede hacer bien su trabajo? o Una capacitacin de parte de la psicloga para el trabajo con nios, y una de parte de la asistente social para que comprendan las realidades del sector.

Supervisor: Qu persona estar a cargo de el o los voluntarios que realicen esa tarea? o La monitora estar a cargo de este grupo de voluntarios. Evaluacin: Cmo se evaluar su desempeo en esa tarea en particular?, Cules sern los criterios?, Quin la realizar?, Con qu frecuencia se evaluar su trabajo?. o La monitora realizar un seguimiento de cada uno de los voluntarios, pues estar presente todos los sbados, anotando que actividades realiz y cmo stas

resultaron. Una vez al mes se realizar una reunin con todos los voluntarios para evaluar el trabajo realizado y planificar entre todos las posibles actividades a efectuarse. Una vez desarrollados estos procesos, podemos generar el reglamento de los voluntarios, con sus deberes y derechos, y solicitar voluntarios a En Todo Amar y Servir. ANEXO N 2: Ficha de Instituciones y Ficha de Solicitud de Voluntarios

Ficha de Registro para Instituciones I. Datos Generales de la Institucin. Nombre: Regin: Ciudad: Comuna: Direccin: Telfonos: E-mail: Sitio Web: Nombre Contacto: Telfono: Celular:

II. Descripcin de la Institucin

Descripcin de los objetivos de la Institucin (en pocas lneas, sealar la Misin de la institucin y los objetivos generales que persigue)

Personas a quienes la Institucin beneficia (selecciona marcando una X en el recuadro de la derecha, una o ms opciones de las siguientes) Nios y/o nias entre 0 y 5 aos Nios y/o nias entre 5 y 12 aos Jvenes entre 12 y 18 aos Hombres entre 18 y 30 aos Mujeres entre 18 y 30 aos Caractersticas de las personas a quienes la Institucin beneficia (selecciona marcando una X en el recuadro de la derecha una o ms opciones de las siguientes que mejor caractericen la poblacin con la que trabajan. Al final puedes sealar otras caractersticas completando el recuadro) Pobreza y/o indigencia Riesgo Social Situacin de abandono Maltrato Violencia Intrafamiliar Enfermedad Discapacidad fsica Jefas de hogar Portadores de VIH SIDA Abuso sexual Inmigrantes Refugiados Cesantes y desocupados Drogadiccin Hombres entre 30 y 60 aos Mujeres entre 30 y 60 aos Hombres mayores de 60 aos Mujeres mayores de 60 aos

Discapacidad mental Viviendo en la calle Privados de libertad Otras Caractersticas

Alcoholismo Falta de oportunidades de aprendizaje y capacitacin

Descripcin de los proyectos de voluntariado que se desarrollan en la institucin o que se quieren implementar (en pocas palabras, cuntanos qu proyectos de voluntariado se desarrollan en tu organizacin y cules se quieren implementar con nuevos voluntarios).

Comentarios, Opiniones, Preguntas:

Ficha de Registro de Proyectos de Voluntariado

Nombre de la Institucin:

Proyecto 1 (Si tienes ms de un proyecto, por favor copia y pega este formulario al final) Nombre del Proyecto: Descripcin del Proyecto:

Poblacin Atendida (marca con una X uno o ms recuadros, segn corresponda) Nios Jvenes Mujeres Pobladores de campamentos Otras caractersticas Discapacitados Adultos de la Calle Adultos mayores

rea de Trabajo (marca con una X uno o ms recuadros, segn corresponda) Arte y Cultura Deporte y Recreacin Infraestructura y construccin Educacin y capacitacin Asesoras Salud Acompaamiento

Otras reas

Lugar de Ejecucin (sealar comuna) Marca con una X el estado actual del proyecto En curso Por ejecutar Fecha Tope de Recepcin de Voluntarios (opcional): Mes / Ao Duracin del Proyecto (marca con una X el recuadro apropiado) 1-3 meses 4 6 meses 7 8 meses 9 11 meses 1 ao Indefinido

Solicitud de Voluntarios para el Proyecto 1 Cuntos voluntarios faltan? (especificar un nmero) Perfil del voluntario Actividad (marca con una X uno o ms recuadros, segn corresponda) Estudiante secundario Estudiante educacin superior Alumno en prctica Profesional Adulto Adulto mayor

Si el voluntario debe poseer conocimientos especficos en algn rea o disciplina, por favor indcalos en el recuadro.

Sexo del voluntario Hombre Mujer Da igual

Tiempo requerido por el voluntario (marca con una X el recuadro apropiado) 1 vez por semana 2 veces por semana 3 veces por semana 1 vez al mes Cada 15 das Por definir

Horario de Trabajo (por favor, marca con una X uno o ms recuadros, segn corresponda) Da semana maana Da semana tarde Da semana noche Da fin de semana maana Observaciones Da fin de semana tarde Da fin de semana noche Por convenir

ANEXO N 3: Carta de Compromiso Ficha de Compromiso Formal Fecha: Identificacin del voluntario 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Nombre completo: Edad: Fecha de nacimiento: Rut (en caso de extranjeros, el nmero de pasaporte): Direccin particular: Comuna, ciudad, regin: Telfono particular: Celular: Direccin oficina: Telfono de oficina: Mail: Estado civil: Hijos: Nivel educacional:

Definicin del trabajo voluntario 1. 2. 3. 4. 5. 6. Tareas que realizar: Beneficiarios: Frecuencia: Das de servicio: Horario de trabajo: Tiempo de duracin de este compromiso (desde- hasta):

(Antes de firmar el compromiso, se sugiere explicitar los derechos y deberes que reglamentan la labor del voluntario. Luego agregar un prrafo que especifique an ms el compromiso) Yo (nombre) _________________________ me comprometo a aportar desde mis conocimientos, experiencias y habilidades la realizacin de la tarea que se me ha asignado de la mejor manera posible. Me comprometo a ser puntual y a asistir los das y horarios convenidos por un perodo de ________ tiempo. -------------------------Firma del Encargado de Voluntariado -------------------------Firma del Voluntario

ANEXO N 4: Propuesta de programa de induccin A. Programa de induccin grupal 1. Bienvenida por el director de la organizacin: esto implica que el director se presente, que cuente algo de l (como sus estudios, sus anteriores trabajos, cmo lleg a esta organizacin, etc.) y que les d la bienvenida a los voluntarios recordando siempre que es muy recomendable hacerles sentir acogidos. As, se les puede agradecer su inters en trabajar con la organizacin, comentarles qu es lo ms motivante del trabajo, etc. 2. Presentar la historia de la organizacin: corresponde mostrar una breve resea de la historia de la institucin, sus inicios, por qu se cre, a qu necesidades responde, a quines est dirigida, quines la conforman, presentar las metas, la visin, misin y valores que la rige, los recursos con los que se cuenta, etc. Esta presentacin se puede acompaar de material audiovisual como fotos de los inicios, de los beneficiarios, de los funcionarios, de voluntarios antiguos, etc, a travs de papelgrafos, transparencias o presentaciones en power point. 3. Estructura organizacional: aqu conviene presentar el orden en el que las diversas funciones y tareas se organizan a travs de los cargos que cada uno cumple, esto generalmente se hace mostrando el organigrama de la organizacin, por ejemplo:

Director
Administrador

Subdirector de XX

Subdirector de XX

Coordinador voluntarios

Subdirector de XX

XX

Voluntarios

4. Aspectos principales de: a) Reglamento de trabajo: horarios, reglas de conducta, tiempos de recreo y colacin, etc. b) Reglamento de seguridad: qu se debe hacer en caso de emergencias como incendios o temblores por ejemplo.

5. Presentacin del coordinador de voluntarios: mostrar quin es la persona a cargo de los voluntarios, conviene hacer una pequea introduccin con su nombre, y despus que el propio coordinador cuente sus tareas, dnde ha trabajado antes, cules son sus estudios o preparacin, qu se debe esperar de l y qu no, les debe dar la bienvenida, acogerlos, etc. 6. Presentacin de los compaeros de trabajo: tanto los funcionarios como los voluntarios ms antiguos, es positivo que alguno de ellos cuente cmo es el trabajo en la organizacin, cules son los pro y los contras, cmo llegaron a trabajar ah, qu les gusta, qu les motiva, qu hacen especficamente, etc. 7. Recorrido por las instalaciones de la organizacin: hacer un mini tur por las distintas salas, habitaciones, oficinas, etc. con las que se cuente, mostrar dnde est el casino, el bao, y mostrar los materiales con los que se dispone para trabajar. 8. Recorrido por la oficina o rea en particular donde los voluntarios trabajarn: mostrar cul ser el lugar especfico donde los voluntarios trabajarn, si tendrn mesas, sillas o computadores asignados o tendrn que compartir por ejemplo. B. Programa de induccin individual En adelante se recomienda que el proceso contine de manera individual con cada voluntario: 9. Presentarle las caractersticas de su puesto: conviene hacer una reunin en la que se le explique al voluntario qu es lo que especficamente har, es decir, se le debe explicar con la mayor claridad posible su tarea, con cunto tiempo contar para realizarla, los recursos con los que podr disponer, qu es lo que no se debe hacer, con quines trabajar directamente, dnde se archivan los papeles importantes, cmo se contesta el telfono, si a su jefe lo trata de t o de usted, etc. Un punto muy importante que facilitar el desempeo del voluntario es dejar claro qu es lo que se espera de l tanto en el sentido de una buena realizacin de su tarea como en relacin a su integracin con los dems miembros de la organizacin. 10. Contrato psicolgico: la presentacin de las caractersticas del puesto dan paso al contrato psicolgico, ya que una vez que el voluntario sabe qu es lo que se espera de l, qu es lo que se le ofrece y qu es lo que l piensa que puede aportar al desarrollo de su tarea, estar capacitado para comprometerse de forma inicial con la organizacin y su trabajo. Adems, es en este momento donde tambin el voluntario expresa sus expectativas, modifica algunas y da a conocer aquellas en las que no est dispuesto a transar, de manera que se genera un ajuste mutuo entre la organizacin (a travs de su representante) y el voluntario. Todo lo anterior se realiza verbalmente y es lo que dar paso a la firma del compromiso formal.

11. Presentacin del padrino: el padrino puede ser un voluntario antiguo o un funcionario o el mismo coordinador de voluntarios. Se trata de una persona que se preocupe del voluntario, que lo observe y le haga preguntas como Sientes que haz aprendido a realizar tu tarea? Te sientes a gusto trabajando ac? Te has llevado bien con tus compaeros? Qu crees t que te servira para realizar mejor tu trabajo?, etc. La idea del padrino es hacerle sentir al voluntario que no est solo, que es importante para los objetivos de la institucin y que su servicio y su bienestar importan de igual manera. Debe ser una persona dispuesta a contestar las dudas y preguntas del voluntario, una persona con trato agradable y asertivo que haga sentir al voluntario acogido. 12. Compromiso formal