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Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa

Efecto

Accin correctiva

Objetivo

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES

Convenios interadministrativos Se evidencia en los convenios de prestacin de servicios suscritos a finales del ao 2009, 05-305-009 Superintendencia de Puertos y Transporte y C034-2009 Fondo de Garantas de Instituciones 15 03 002 financieras Fogafin (FES, S.A), en liquidacin, para la organizacin de archivos, con plazo inicial de 12 meses a partir del acta de inicio, los cuales fueron prorrogados,el primero en el 83.33% al pasar de 12 a 22 meses y el convenio suscrito con Fogafin (FES, S.A) en liquidacin, en el 58.33%,

Falta de Planeacin en la contratacin del recurso humano para el desarrollo de los convenios

Elaborar circular firmada por la Direccin, donde se establezca que no se debe firmar las actas de inicio de contratos, hasta tanto no se cumpla con Demora en la el total del personal que se requiere ejecucin de los para cumplir los convenios y/o contratos convenios que celebre el AGN por la lnea de originando venta de servicios prorrogas para el desarrollo de los mismos Crear base de datos en excel con los perfiles de las personas a contratar

No afectar la planeacin ni el cronograma establecido para la Expedir circular ejecucin de los convenios y/o contratos Tener un remanente de personal idoneo que facilite el proceso de contratacin

Circular

30/08/2011

30/10/2011

8,71

GAP - DG

Crear base datos en excel y llevarla actualizada

Base de datos actualizada

30/08/2011

31/12/2011

17,57

Cumplimento Plan de Accin De los objetivos estratgicos algunas actividades no se cumplieron o presentan poco avance, por cuanto en su diseo y formulacin se incluyeron un gran nmero de actividades que en algunos casos no se cont con los recursos necesarios para su realizacin o cumplimiento, conllevando a que el plan estratgico resulte poco consistente y ambicioso en algunos de sus ejes estratgicos.

19 05 001

Inadecuada programacin del Cumplimiento Se ajusto el plan de accin plan de accion por parcial de incorporando los recursos necesarios y exeso de de algunas se hace seguimiento mensual al plan de actividades y actividades accin. objetivos

Ejercer una adecuada programacin del plan de accin

Plan de accin incorporando recursos

Plan

03/05/2011

12/05/2011

OPA, DIRECCION Y DEPENDENCIAS RELACIONADAS

1,29 Indicadores: Para la medicin de la gestin, el AGN adopto un total de 120 indicadores, los cuales resultan extensos para su aplicacin sin que se evidencie de Los indicadores se ajustan a partir de forma clara y precisa su utilidad para la adecuada Desproporcin en Inefectividad de las actividades programadas en el el diseo y toma de decisiones. los resultados de plande accin y se establecen de forma adopcin de los los indicadores generica para que puedan ser aplicados indicadores a cualquier variable Tabla de indicadores para medicin del plan de accin de la vigencia Elaboracin de hoja de vida y de seguimineto del indicador

12 02 100

Disminuir la cantidad de indicadores a traves de indicadores genericos

Indicadores

24

03/06/2011

28/10/2011 21,00 OPA, DIRECCION Y DEPENDENCIAS RELACIONADAS, COMIT DE DIRECCIN

Hoja de vida con definicin de variables para medicin

60

01/08/2011

28/10/2011 12,57

Correspondencia Interna El Archivo General de la Nacin no cuenta con unos procedimientos de control en cuanto al manejo de la Carencia de correspondencia interna, evidencindose la no procedimientos y 19 05 001 existencia de consecutivos cronolgicos impidiendo mecanismos de la realizacin de una trazabilidad de los control documentos.

La desorganizacin e incertidumbre en el manejo y administracin de la correspondencia interna

Actualizar los procedimientos de recepcin y distribucin de las comunicaciones Internas en lo relacionado con la herramienta Midoc para radicar las comunicaciones internas y generar consecutivo correspondiente

Implementar y adoptar procedimiento en el AGN.

Elaborar y documentar el procedimiento, para llevarlo a Procedimiento aprobacin en el Comit de Control Interno

01/09/2011

30/09/2011 OPA Y DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS 4,14

Correspondencia Interna El Archivo General de la Nacin no cuenta con unos procedimientos de control en cuanto al manejo de la Carencia de Numero Cdigo correspondencia interna, evidencindose la no procedimientos y consecutivo 19 05 001 Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa 4 hallazgo existencia de consecutivos cronolgicos impidiendo mecanismos de del hallazgo la realizacin de una trazabilidad de los control documentos.

La desorganizacin e incertidumbre en el manejo y Efecto administracin de la correspondencia interna

comunicaciones Internas en lo relacionado con la herramienta Midoc para radicar las comunicaciones internas y generar consecutivo correspondiente Accin correctiva

Implementar y adoptar Objetivo procedimiento en el AGN.

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas OPA Y DEPENDENCIAS terminacin de las INVOLUCRADAS Metas Meta RESPONSABLES

Expedir memorando del Dicrector

Memorando

14/07/2011

14/07/2011 0,00

19 05 001

Sistema Integral de Comunicacin. En la vigencia 2010 no se ha implementado en el AGN, un Sistema integral de informacin y comunicacin, que permita reflejar saldos reales en los estados financieros, presentndose diferencias considerables de saldos entre contabilidad, almacn e inventarios en lo referente a las Propiedades planta y equipo, al igual que el cruce de los acreedores registrados por el AGN generando incertidumbre en la informacin presentada

Falta de implementacin en el AGN, de un Sistema integral de Presentacin de informacin y saldos comunicacin, que inconsistentes permita reflejar saldos reales en los estados financieros

Ajustar la funcionalidad del mdulo de inventarios para generar los reportes por agrupaciones histricamente. Y hacer el cruce con la informacin contable y efectuar los ajustes si a ello hubiere lugar.

Contar con una solucin eficiente que permita establecer los saldos reales por Tener informacin agrupaciones en el consistente entre mdulo de Reporte contabilidad e inventarios, inventarios. generando un reporte con datos histricos, para la consolidacin con la informacin contable.

30/08/2011

30/12/2011

DAF, GSG ( INVENTARIOS, ALMACEN ), SISTEMAS Y CONTABILIDAD

17,43 Conciliaciones bancarias. Dentro de las conciliaciones bancarias, se le est dando mal uso a la columna Notas Crdito no contabilizadas, como es el caso de la cuenta 110-040-00138-0, que en el mes de diciembre, se utiliza para relacionar Desproporcin en consignaciones realizadas en horario extendido, el diseo y 19 03 003 pero que realmente si han sido contabilizadas. adopcin de los indicadores

Genera confusin en el anlisis de las conciliaciones bancarias-

Registrar en el libro de Bancos (cuenta 110-040-00138-0 ), las operaciones de transferencias electrnicas que no resulten exitosas, una vez recibido el reporte del banco.

Minimizar las partidas concilaitorias en esta cuenta

Hacer el registro

Registro

31/08/2011

30/12/2011

GPT

17,29 Notas a los estados contables. En las notas de carcter especfico, se indica el cdigo contable, sin determinar el nombre de la cuenta, lo cual no cumple con uno de los objetivos de las notas a los estados financieros, como es el de brindar los 19 03 005 elementos necesarios para que los usuarios puedan comprenderlos claramente. La indicacin del codigo de la cuenta sin mencionar el nombre y composicin del saldo Falta de claridad Determinar el nombre de la cuenta en la y entendimiento presentacin de las notas de los en la estados contables composicin de las cuentas de los estados contables. Incorporar la cuenta en las notas de los Estados Contables. Notas a los Estados Financieros con cdigo de cuenta contable de la vigencia 2011. Notas a los Estados Contables 31/12/2011 15/02/2012

DAF Y CONTABILIDAD

6,57

Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa

Efecto

Accin correctiva Elaborar e implementar procedimiento para consolidar la informacin contable, mientras que el Ministerio de Hacienda y Credito Pblico implementa la parte contable del Sistema Financiero SIIF NACION II.

Objetivo Consolidar la informacin contable con un procedimiento efectivo

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES

Consolidacin de la informacin contable . No se evidencia la existencia de un procedimiento que garantice la veraz y correcta informacin 19 05 001 suministrada a contabilidad, por parte de las diferentes reas involucradas que en su mayora todo se realiza manualmente.

Generan incertidumbre en la razonabilidad Carencia de de los saldos implementacin de contables; los Sistemas duplicidad de Integrados de funciones y Comuniacion. desgaste innecesario en el rea de contabilidad. Crea incertidumbre en Se dej de hacer la los saldos valorizacin de los presentados en activos de las los estados bodegas contables a las santander. cuentas correspondientes .

Contar un procedimiento procedimiento que permita la consolidacin de la informacin contable.

28/10/2011

30/03/2012

DIRECCION, DAF Y SISTEMAS

22,00 Contratar el avalo tcnico de los terresno y edificaciones del AGN incluyendo la Bodega Santander. Mejorar el seguimiento y control a las valorizaciones de los terrenos y edificaciones del AGN. Tener actualizado el avalo tcnico Contratacin de de los terrenos y Avaluos edificaciones del Tecnicos AGN. Proyecto de Decreto de modificacin de planta de personal . Fortalecer la planta de personal para Proyecto de reducir la Decretos de necesidad de modificacin de Proyecto de contratacin de planta de personal Decreto de servicios y estructura. modificacin de profesionales y de estructura. apoyo a la gestin.

Mtodos de Valorizacin de activos. No se evidencia seguimiento y control a las valorizaciones de los terrenos y edificaciones de propiedad del AGN, debido a que se dejaron de 19 03 006 valorizar activos por ms de tres aos, y no permitiendo reflejar saldos reales en las cuentas afectadas de Otros activos y el Supervit por valorizacin.

01/07/2011

30/12/2012

DAF Y CONTABILIDAD

78,29

15/06/2011

31/12/2012 80,71

La entidad se encuentra adelantando una nueva propuesta de reestructuracin para ampliacin y profesionalizacin de la planta de personal, ante las instancias competentes.

15/06/2011

31/12/2012

80,71

10

15 03 002

Contratacin servicios personales. la entidad, desarroll sus funciones con 550 personas, de las cuales se contrataron por prestacin de servicios 453 representando el 82.37%, y 17.63% por personal de planta que corresponde a 97 funcionarios.

Planta de personal Exceso de insuficiente para contratacin atender las labores para prestacin misionales y de de servicios apoyo.

DIRECCION Y GAP

Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa

Efecto

Accin correctiva

Objetivo

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES

10

15 03 002

Contratacin servicios personales. la entidad, desarroll sus funciones con 550 personas, de las cuales se contrataron por prestacin de servicios 453 representando el 82.37%, y 17.63% por personal de planta que corresponde a 97 funcionarios.

No obstante en aras de dar cumplimiento a las responsabilidades Planta de personal asignadas a la Entidad conforme a las Exceso de insuficiente para contratacin nuevas disposiciones legales vigentes, atender las labores para prestacin y ante la necesidad inminente de misionales y de recaudar recursos a travs de la venta de servicios apoyo. de servicios archivsticos, el AGN requiere suscribir contratos de prestacin de servicios y apoyo a la gestin. Elaborar los estudios requeridos, con miras a tercerizar los servicios de apoyo requeridos para la ejecucin de los contratos de venta de servicios.

Contratar nicamente el personal de apoyo requerido para cumplir con el objeto de los contratos de venta de servicios, mediante los cuales la entidad recauda los recursos propios a que est obligada presupuestalmente para su sostenibilidad.

DIRECCION Y GAP

Proyecto de Estudio tcnico para tercerizacin de servicios

Proyecto de estudio tcnico.

15/06/2011

30/12/2012

0,00 Reducir la causacin de gastos por honorarios de contratacin de personal de apoyo. Contar con mayor nmero de personal calificado para atender tcnicamente las funciones de la entidad en la planta de personal. 1 proyecto Decreto modificacin planta personal. de de de de

15/06/2011

30/12/2012 80,57

Incidencia de los honorarios y servicios La causacin de gastos por honorarios y remuneracin servicios tcnicos, resultado de la contratacin de servicios personales, realizada en la vigencia 2010, en cuanta de $5.323.3 millones, tiene incidencia significativa en el estado de actividad econmica y social, del AGN,

11

12 02 003

Este hecho afecta la disponibilidad de la entidad para Falta de personal solventar en las reas requerimientos misionales y de de inversin para apoyo el mejoramiento institucional, con el consiguiente impacto en la gestin.

Proyecto de Decretos de Celebrar los modificacin de contratos de planta de personal prestacin de y estructura. servicios de apoyo requeridos, para No obstante en aras de dar atender la cumplimiento a las responsabilidades ejecucin de las asignadas a la Entidad y ante la actividades necesidad de apropiar recursos a travs contempladas en de venta de servicios archivsticos, el Proyecto de las ofertas AGN requiere suscribir contratos de Estudio tcnico presentadas por prestacin de servicios para lo cual para tercerizacin realizar estudios a fin de tercerizar la concepto de venta de servicios de servicios, las contratacin de servicios de apoyo, y cuales suponen su reducir la causacin de honorarios. participacin nicamente durante el trmino de ejecucin del contrato respectivo. 4

La entidad se encuentra adelantando una nueva propuesta de reestructuracin para ampliacin y profesionalizacin de planta de personal, ante las instancias competentes.

1 proyecto de Decreto de modificacin de estructura.

15/06/2011

30/12/2012

DIRECCION, GAP

Numero consecutivo del hallazgo 11

Cdigo hallazgo

Incidencia de los honorarios y 50 palabras) Descripcin hallazgo (No mas de servicios La causacin de gastos por honorarios y remuneracin servicios tcnicos, resultado de la contratacin de servicios personales, realizada en la vigencia 2010, en cuanta de $5.323.3 millones, tiene incidencia significativa en el estado de actividad econmica y social, del AGN,

12 02 003

Este hecho afecta la disponibilidad de Causa Efecto la entidad para Falta de personal solventar en las reas requerimientos misionales y de de inversin para apoyo el mejoramiento institucional, con el consiguiente impacto en la gestin.

Proyecto de Decretos de Celebrar los modificacin de Unidad de Dimensi contratos de Descripcin de planta de personal medida de las Objetivode n de la prestacin las Metas y estructura. Metas meta servicios de apoyo requeridos, para No obstante en aras de dar atender la cumplimiento a las responsabilidades ejecucin de las asignadas a la Entidad y ante la actividades necesidad de apropiar recursos a travs contempladas en de venta de servicios archivsticos, el Proyecto de las ofertas AGN requiere suscribir contratos de Estudio tcnico presentadas por prestacin de servicios para lo cual para tercerizacin realizar estudios a fin de tercerizar la concepto de venta de servicios de servicios, las contratacin de servicios de apoyo, y cuales suponen su reducir la causacin de honorarios. participacin 1 proyecto de nicamente 1 estudio tcnico. durante el trmino de ejecucin del contrato respectivo.

La entidad se encuentra adelantando una nueva propuesta de reestructuracin para ampliacin y profesionalizacin de planta de personal, ante las instancias Accin correctiva competentes.

funciones de la entidad en la planta de personal.

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES DIRECCION, GAP

15/06/2011

30/12/2012

12

Mediante resolucin 039 de febrero 18 se comisionaron a dos contratistas para asistir en la ciudad de Cali a la conferencia internacional de propiedad intelectual e industrias creativas donde el Archivo General de la Nacin asumi los gastos de viticos y pasajes por valor de $1.781.528. Igualmente por Resolucin No 094 de mayo 12 fue Incumplimiento de 15 03 002 comisionada a la ciudad de Leticia una contratista la Normatividad. para asistir al VII Encuentro del Sistema Nacional de Cooperacin Internacional, de donde los gastos de alimentacin y alojamiento fueron asumidos por Accin Social y los pasajes por valor de $376.824 por el Archivo General de la Nacin

Traslado en el SIG del Procedimiento, Procedimiento revisin y ajuste

Trasladar al GTH la responsabilidad del Generacin de procedimiento de comisiones al interior Dar cumplimiento a Sanciones y exterior, para ejercer el debido control la normatividad Disciplinarias frente a las normas vigentes si a ello vigente. fuere lugar,

17,57 30/08/2011 Oficiar a los terceros para recuperar los recursos. 31/12/2011

Oficios radicados.

0,00

DIRECCIN Y SECRETARIA GENERAL

Ajuste al procedimiento

15/10/2011

31/12/2011

11,00

13

14 04 003

A. La entidad ajustar los procedimientos en los puntos de Expedicin y Aprobacin de Plizas control. Del contrato No. 209 firmado con la compaa de B. Asi mismo se contemplar en el Actualizacion de seguros la Previsora, con el objeto de asegurar los mapa de riesgos el riesgo de firmar un procedimiento, bienes inmuebles del AGN, se evidencia que la Falta de Monitoreo acta de inicio sin contar con el Dar cumplimiento a mapa de riesgo y Inconsistencias expedicin y aprobacin de las plizas se hizo en a los procesos cumplimiento de los requisitos de la normatividad cronograma de a la contratacin forma extempornea, es decir con posterioridad al internos legalizacin del contrato. vigente. auditorias con acta de inicio de la ejecucin del contrato; lo que C. Dentro de la programacion anual de indicacin de gener iniciar el contrato sin el lleno de los auditorias se efectuar5 seguimiento un alacance puntual. requisitos para su ejecucin. especial alcumplimiento de los requisitos de legalizacin de los

Ajuste al mapa de riesgos

15/10/2011

31/12/2011

11,00

JURIDICA Y DAF

Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

13

14 04 003

A. La entidad ajustar los procedimientos en los puntos de Descripcin de Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa Efecto Accin correctiva Objetivo Expedicin y Aprobacin de Plizas control. las Metas Del contrato No. 209 firmado con la compaa de B. Asi mismo se contemplar en el Actualizacion de seguros la Previsora, con el objeto de asegurar los mapa de riesgos el riesgo de firmar un procedimiento, bienes inmuebles del AGN, se evidencia que la Falta de Monitoreo acta de inicio sin contar con el Dar cumplimiento a mapa de riesgo y Inconsistencias expedicin y aprobacin de las plizas se hizo en a los procesos cumplimiento de los requisitos de la normatividad cronograma de a la contratacin forma extempornea, es decir con posterioridad al internos legalizacin del contrato. vigente. auditorias con acta de inicio de la ejecucin del contrato; lo que C. Dentro de la programacion anual de indicacin de gener iniciar el contrato sin el lleno de los auditorias se efectuar un seguimiento alacance puntual. requisitos para su ejecucin. especial alcumplimiento de los requisitos de legalizacin de los contratos.

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES JURIDICA Y DAF

Actualizacin del programa general de auditorias

15/10/2011

31/12/2011

11,00

14

Contrato de Comodato Delegacin para contratar, sin acto administrativo motivado como es el caso del contrato de comodato con Gaseosas Colombianas S.A del 18 Incumplimiento de 14 01 100 de noviembre de 2010, que fue firmado por el la normatividad coordinador de Servicios Generales, cargo que no vigente corresponde a los niveles autorizados por Art 37 del decreto 2150 de 1995, articulo 9 de la Ley 489 Inc. I.

Generacin de Sanciones de carcter Disiplinarias

Emitir un pronunciamiento jurdico por parte del Grupo de Asuntos Jurdicos y Contratacin en el que se indiquen los Dar cumplimiento a parmetros legales bajo los cuales la normatividad debe surtirse un acto de delegacin por vigente. parte del representante legal de la Entidad.

Expedir actos administrativos de delegacin bajo los Pronunciamient parmetros legales o jurdico establecidos en la normatividad vigente.

31/10/2011

30/11/2011

0,00

Realizar La entidad establecer dentro del seguimiento de programa de auditoras internas un ejecucion al punto de control aleatorio a la etapa de proceso ejecucin de los contratos. contractual Objeto del contrato se evidencio que en el contrato 484 no se dio cumplimiento al objeto de la contratacin por ejecutarse actividades que no tienen relacin con las contratadas ni a las obligaciones del contratista sealadas en la clusula segunda del contrato.

Programa Ajuste al Programa General de general de Auditorias auditorias actualizado

15/10/2011

31/12/2011

11,00 Icumplimiento objeto del contrato Generacin de La entidad proyectar un comunicado sanciones con destino a los supervisores de disciplinarias Dar cumplimiento a contrato informando las nuevas Divulgacin de la normatividad disposiciones que contempla el estatuto memorando vigente. anticorrupcin en relacin con procesos de supervisin. La entidad brindar capacitacin no formal a los supervisores de contrato en los temas relacionados con la responsabilidad de la labor de Carencia de supervisin y de planeacin en la contratacin Riesgo inherente Se dar cumplimiento a lo establecido en el manejo de por la Ley 1474 de 2011, Art. 91. los anticipos Dar a conoccer las implicaciones Realizar 2 legales por la capacitaciones inobservancia de la La entidad solo Dar cumplimiento a pactar anticipos la normatividad en los casos que vigente. establezca la ley

15

14 04 100

DIRECCION, GAP Memorando 1 22/07/2011 31/12/2011

23,14 Registro de asistencia 2 07/09/2011 31/12/2011 16,43

Pago de anticipo. La responsabilidad del manejo de los anticipos, 16 14 04 004 corresponde tanto al contratista como al ordenador del gasto. Dentro de las carpetas, no se evidencia la existencia de un Plan de Inversin de los anticipos

Informe de seguimiento cuando se pacten anticipos

31/08/2011

31/12/2011 17,43

SECRETARIA GENERAL Y JURIDICA

Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras) Principio de Economa y Planeacin En el estudio de necesidades se haba determinado la adquisicin de una mquina no obstante, el Ordenador del gasto, soportndose en el Decreto N3570 de septiembre 28 de 2010, en el que se establece el desaplazamiento presupuestal autoriza la adquisicin de una segunda mquina con las mismas caractersticas, de la que fuera licitada segn pliego de condiciones de la licitacin N 004 de 2010 sin estudio previo, contraviniendo lo dispuesto en el artculo 25 numeral 7 de la Ley 80 de 1993, y el artculo 6 de la Ley 610 del 2000. La compra de las referidas mquinas se perfeccion mediante contrato de compraventa No. 495 del 7 de diciembre del 2010, suscrito entre el Archivo General de la Nacin y el Consorcio DIGILIBROS, para la adquisicin, mantenimiento, capacitacin y puesta en operacin de dos (2) Sistemas de Digitalizacin Automtica para libros por valor de $493.6 millones. Respecto de la precitada contratacin, no se evidencio la solicitud de necesidades del bien a contratar, efectuada y/o expedida por la Dependencia a la cual fueron asignadas las referidas mquinas como es la de la Divisin de Reprografa y Automatizacin. En su defecto se tuvo en cuenta para el inicio de la etapa precontractual, el estudio de conveniencia y oportunidad firmado por el Ordenador del gasto sin anexarse los estudios tcnicos previos. Hallazgo con alcance fiscal y con presunto alcance disciplinario.

Causa

Efecto

Accin correctiva

Objetivo

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES

14 01 011 17

Carencia de estudios econmicos y tecnicos

Contratacin antieconmica

La Direccin General mediante memorando reiterar a las dependencias del AGN, que para la adquisicin de bienes y/o servicios tendra en cuenta la necesidad justificada de cada rea para el cumplimiento de sus funciones

Contar con estudios tcnicos previos ajustados a las necesidades de la entidad.

Priorizar la adquisicin de bienes carcter especializado en atencin a las necesidades de la entidad

Memorando

15-sep-11

31-dic-11

15,29

DIRECCION, SG Y JURIDICA

18

Ingresos y gastos recursos propios vigencia fiscal 2010 El recaudo efectivo de ingresos por recursos propios de la vigencia fiscal de 2010, fue de 18 02 001 $6.520.3 millones, en tanto que los compromisos con cargo a esta fuente de financiacin fueron del orden de $7.518.0 millones, presentando diferencia por $997.7 millones.

Se cont con los rendimientos Se denota falta de financieros de planeacin y los Ttulos TES, control, y se y las cuentas por evidencia la cobrar a 31 de ausencia de una diciembre del adecuada gestin 2010, lo que no en la ejecucin corresponde con presupuestal el principio de anualidad

La entidad fortalecera la planeacin para que los compromisos se tengan en Fortalecer la cuenta el recaudo durante la vigencia planeacin fiscal.

Informe trimestral de Ejercer mayor causacin de control al recaudo y ingresos, a los compromisos recaudo y en la vigencia gastos con fiscal. recursos propios

15/09/2011

31-dic-11

DIRECCION, OPA Y DAF

15,29

Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa

Efecto

Accin correctiva

Objetivo

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES

19

Reservas presupuestales Las reservas presupuestales de la vigencia fiscal 2010, asciende a $1.757.4 millones representando el 13.46% del total del presupuesto de gastos Falta de planeacin Escasa gestin ejecutados para la vigencia 2010 que ascendi a 18 02 002 en la ejecucin en la ejecucin $13.053.8 millones. presupuestal presupuesta

El ordenador del gasto se compromete a no suscribir contratos con plazos de ejecuccin hasta la vigencia siguiente, salvo excepcin debidamente justificada

Minimizar la constitucin de reservas presupuestales.

Justificaci{on de la Documentos de Reserva de apropiacin por Apropiacin por contrato contrato.

30/12/2011

20/01/2012

DIRECCION, OPA, DAF Y JURIDICA

3,00 Partidas Conciliatorias. La cuenta 1110 Bancos y corporaciones, con saldo de $67.5 millones, se encuentra subestimada en $10.3 millones, y sobreestimada en $3.7 millones, correspondientes a notas crdito y dbito no contabilizadas, de los meses de julio a diciembre del 2010, generando. Igualmente sobrestimacin en la cuenta Deudores por Prestacin de servicios 18 01 004 por los $10.3 millones y subestimacin de los gastos financieros en $3.7 millones. Solicitar al banco copia de las consignaciones para identificar el tercero y registrar en los libros de bancos. Realizar los ajustes al mdulo de inventarios que permitan corregir los saldos reales del cargue inicial. 17,43 Inventarios y Almacenes: La cuenta Propiedad Planta y Equipo, por $13.049.1 millones, se encuentra subestimado en $86.1 millones y sobreestimado en $19.6 millones, afectando igualmente la cuenta del patrimonio, frente a los saldos reflejados en inventario y almacn Contar con una solucin eficiente que permita establecer los saldos reales por agrupaciones en el mdulo de inventarios, generando un reporte con datos histricos, para la Tener informacin consolidacin con consistente entre la informacin contabilidad e contable. inventarios. Realizar los ajustes al mdulo de inventarios que permitan corregir los saldos reales del cargue inicial.

20

Inadecuados procedimientos para la realizacin de conciliaciones bancarias.

Subestimacin de la cuenta Fortalecer y continuar con el efectivo y gastos seguimiento a las partidas conciliatorias y sobrestimacin con el fin de mantenerlas depuradas. en la cuenta Deudores.

Mantener depuradas las partidas conciliatorias.

Registro Contable

31/08/2011

31/12/2011

DAF y GPT

21

18 03 001

Falta de control y seguimiento a los procedimientos aplicados en las conciliaciones bancarias, para reflejar la razonabilidad de los saldos

Sobrestimacione sy Ajustar la funcionalidad del mdulo de subestimaciones inventarios para generar los reportes en las cuentas por agrupaciones histricamente. afectadas.

Reporte

30/08/2011

31/12/2011

DAF, GPT, CONTABILIDAD Y SISTEMAS

17,57

Numero consecutivo del hallazgo

Cdigo hallazgo

Descripcin hallazgo (No mas de 50 palabras)

Causa

Efecto

Accin correctiva

Objetivo

Descripcin de las Metas

Unidad de Dimensi medida de las n de la Metas meta

Fecha iniciacin Metas

Plazo en Fecha semanas terminacin de las Metas Meta RESPONSABLES

22

Biblioteca: La cuenta Bienes de Beneficio y Uso Pblico Biblioteca, con saldo de $126.7 millones, se encuentra sobrestimada en $20.1 millones, de acuerdo a las diferencias presentadas entre inventarios, almacn y contabilidad, afectando el patrimonio y evidencindose la ausencia de mecanismos de Falta de control y Sobrestimacione control y seguimiento y la realizacin de los ajustes Monitoreo a los sy Realizar los ajustes al mdulo de los 18 03 001 oportunos para mostrar la razonabilidad de los procedimientos de subestimaciones inventarios que permitan corregir los saldos de cada una de las cuentas afectadas. las conciliaciones en las cuentas saldos reales del cargue inicial. bancarias afectadas.

Contar con una solucin eficiente que permita establecer los Tener informacin saldos reales por consistente entre agrupaciones en el Reporte contabilidad e mdulo de inventarios. inventarios, generando un reporte con datos histricos, para la consolidacin con la informacin contable.

30/08/2011

31/12/2011

DAF, GPT, CONTABILIDAD Y SISTEMAS

17,57

Valorizaciones El saldo de la cuenta 1999 Valorizaciones, que a 31 de diciembre asciende a $24.037.7 millones, presenta incertidumbre, en su saldo de $2.465.3 18 01 004 millones afectando igualmente el patrimonio, en su cuenta Supervit por valoraciones, correspondientes a los terrenos y construcciones de las Bodegas de Santander, que a 31 de diciembre del 2010 no han sido valorizados, desde el ao 2006, incumplindose el decreto Registros Contratacin en el SICE. 2649 de Durante la vigencia auditada, se evidencio el registro extemporneo del contrato 437 con OFIBOD LTDA. Los dems contratos no fueron registrados Incumplindose lo ordenado por lo Decreto 3512 en su artculo 13 literal e) que reza.. Registro de contratos. Las entidades 17 02 004 deben registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco das hbiles del mes, de acuerdo con las instrucciones all publicadas, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior. Registros Contratacin en el SICE. Falta de procedimientos para la actualizacin de las valorizaciones de los activos del AGN. Tener actualizado el avalo tcnico de los terrenos y edificaciones del AGN.

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No se reflejan saldos reales en Realizar las valorizaciones y los la cuenta de respectivos registros contables valorizaciones

Contar con el avalo tcnico y con registro contable

Avaluo tcnico y Registro contable

30/08/2011

31/12/2011

DAF, GSG Y CONTABILIDAD

17,57

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Registrar dentro de los cinco (5) Falta de El funcionario al cual se le asigna la primeros das capacitacin a los Generacin de funcin de registrar los contratos al hbiles de cada funcionarios sanciones por SICE debe capacitarse autocapacitarse mes, los contratos encargados del incumplimiento a de acuerdo con los manueles e perfeccionados y registro de la la normatividad instructivos publicados en el Portal del legalizados que de informacin Modulo SICE. acuerdo con la Ley requieran de dicho registro en el SICE.

Cumplir con lo establecido en la normatividad vigente que reglamenta el SICE.

reporte mensual de contratos registrados

08/09/2011

31/12/2011

JURIDICA

16,29 Para cualquier duda o aclaracin puede dirigirse al siguiente correo: laquijano@contraloriagen.gov.co Convenciones: Columnas de calculo automtico Fila de totales Informacion suministrada en el informe de la CGR Celda con formato fecha: Da Mes Ao