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Tableaux daide la Planification de Chantiers de Nettoyage

SOMMAIRE I. INTRODUCTION .........................................................................3 II. CREATION DUN NOUVEAU FICHIER ..........................................3


A. Copie ou modification du tableau des chantiers ................................. 3
1. 2. 1. 2. 3. 4. Cration dun tableau des chantiers partir dun fichier vierge : ........................................3 Cration dun tableau des chantiers partir dun fichier existant : .....................................7 Saisie dans la feuille Planning : ...........................................................................................8 Utiliser le mode plan ( partir dExcel 2002)....................................................................10 Vrification des frquences :..............................................................................................12 Impression du planning par quinzaine ...............................................................................13

B. Modifications sur le planning annuel et vrifications : ...................... 8

III. CREATION DUNE NOUVELLE ANNEE .......................................14


A. La saisie de la premire semaine ...................................................... 14 B. Les modifications sur le tableau de respect des frquences ............. 15

IV. LA CONCEPTION DU FICHIER....................................................16


A. Le tableau des chantiers .................................................................... 16
1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. Saisie et mise en forme ......................................................................................................16 Cration des noms..............................................................................................................17 Cration des formules ........................................................................................................18 Mise en forme conditionnelle et rgles de saisie ...............................................................20 Protection de la feuille .......................................................................................................22 Saisie et Mise en forme......................................................................................................23 Cration de formules et listes droulantes .........................................................................24 Mise en forme conditionnelle et rgles de saisie ...............................................................27 Cration du Mode Plan ......................................................................................................28 Protection de cellules .........................................................................................................29

B. Le planning annuel ............................................................................ 23

C. Le tableau de contrle ....................................................................... 29


1. 2. 3. 4. 1. 2. Saisie et Mise en forme......................................................................................................29 Cration de formules ..........................................................................................................29 Mise en forme conditionnelle et rgles de saisie ...............................................................30 Protection de cellules .........................................................................................................31 Recherche automatique dans les zones de liste droulante................................................31 Recherche du kilomtrage entre deux chantiers ................................................................32

D. Amliorations possibles .................................................................... 31

I. INTRODUCTION
Ce fichier a pour but daider la planification de chantiers de nettoyage. Il est compos de trois tableaux : Le premier reprsente un planning annuel dcoup en 27 pages de Quinze jours chacun. Le deuxime fait office de tableau de contrle concernant le suivi mensuel des interventions. Le troisime est un tableau rcapitulatif des chantiers avec leur dure et leurs frquences mensuelles. Ce fichier a pu tre cr grce aux informations apportes par M. Robert PEREZ et M. Lionel PEREZ. Nous allons maintenant voir comment utiliser ce fichier selon trois oprations distinctes. La cration dun nouveau planning pour un salari. La mise jour dun planning au passage de la nouvelle anne. Et enfin les explications sur les formules qui constituent ces diffrents tableaux. Bonne lecture !

II. CREATION DUN NOUVEAU FICHIER


A. Copie ou modification du tableau des chantiers
1. Cration dun tableau des chantiers partir dun fichier vierge :
Tout dabord il va falloir saisir des informations dans le tableau des chantiers. Double-cliquez sur le fichier Planning et suivi des chantiers.xlt

Nota : Lors de louverture du fichier, vous aurez quelques messages derreurs concernant la scurit si vous disposez dune version dExcel infrieure celle de 2002.

Une fois le fichier ouvert, accepter lactivation des macros afin que les protections soient effectives, slectionnez alors la feuille tablo_chantiers

Une fois sur cette feuille, vous pouvez

1. 2. 3. 4.

Saisir le nom du chantier Ses observations Les dures du chantier en hiver et en t Ses frquences mensuelles et bimensuelles pour les mois de Juin et Septembre

Il nest prvu pour linstant que 22 chantiers. Si ncessaire, vous pouvez crer des chantiers supplmentaires. Pour cela fait, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la dernire ligne du tableau puis sur Insertion. Vous pouvez de cette manire insrer autant de lignes que vous le dsirez dans ce tableau. Il faudra respecter le mme mode opratoire sur la feuille RESPECT DES FREQUENCES car les deux tableaux sont lis et doivent contenir le mme nombre de lignes.

Une fois cela termine, vous devez vrifier si les noms prdfinis englobent les donnes que vous avez saisies ou non. En effet de nombreuses formules et listes droulantes font appel ces noms. Pour vrifier cela, cliquez sur la liste droulante comme sur limage sur le ct et slectionnez le nom tablo_chantiers.

Normalement, lensemble des chantiers doit tre compris dans cette zone.

Si ce nest pas le cas, il faut faire correspondre le nom la zone de cellules adquate.

Pour pouvoir faire cette manipulation, nous devons dabord enlever la protection de la feuille.

Cliquez alors sur Outils/Protection/ter la protection de la feuille

Une fois cela fait, cliquez sur le Menu Insertion/Nom/Dfinir

Dans la nouvelle fentre, faites dfilez les noms jusqu trouver celui qui vous intresse puis slectionnez le. Vous obtiendrez alors ses rfrences dans la zone Fait rfrence : . La formule qui apparat est dcoupe en deux arguments : Le premier correspond au nom de la feuille et se termine par un point dexclamation (Ex : tablo_chantiers !) Le deuxime correspond aux deux cellules dfinissant notre zone, la premire tant en haut gauche et la seconde en bas droite (Ex : $A$2 :$S$23) Vous pouvez donc modifier la dfinition du nom en modifiant les cellules auxquelles il fait rfrence. Par exemple, si vous avez crer 24 chantiers, la dernire cellule sera donc $S$25. Une fois la modification faite, il ne vous reste plus qu cliquer sur ajouter puis sur OK. Il faudra procder de la mme manire avec le nom chantiers qui dfinit la liste des diffrents chantiers. Une fois tout cela fait il ne vous reste plus qu protger la feuille en utilisant le menu Outils/Protection/Protger la feuille. Une fois toutes ces manipulations faites, il ne vous reste plus qu saisir les planifications dans la feuille planning (Cf. chapitre B) Noubliez pas de sauvegardez votre fichier.

2. Cration dun tableau des chantiers partir dun fichier existant :


Ouvrez le fichier contenant la tableau contenant vos chantiers dj saisis. Dans notre cas, ce sera le fichier DEBIAIS 144 BANYULS PLANNING.xls.

Slectionnez la feuille correspondante, ici la Feuill1. Puis slectionnez les lignes correspondantes aux chantiers.

Cliquez alors avec le bouton droit de la souris sur une des lignes et cliquez sur Copier

Allez alors sur le fichier Planning et suivi des chantiers que vous avez auparavant ouvert. Slectionnez la feuille tablo_chantiers et cliquez avec le bouton droit de la souris sur la premire cellule vide situe en haut droite du tableau (soit la cellule A2). Cliquez alors sur coller. Si votre tableau initial contient plus de 22 chantiers, il faudra au pralable insrer des lignes de la mme manire que dans prcdemment. Une fois toutes ces manipulations faites, il ne vous reste plus qu saisir les planifications dans la feuille planning (Cf. chapitre B) Noubliez pas de sauvegardez votre fichier.

B. Modifications sur le planning annuel et vrifications :


Dans cette partie nous allons observer comment : Remplir la feuille planning Imprimer les plannings par quinzaine Utiliser le mode plan pour se dplacer dans lanne Vrifier les frquences des interventions

1. Saisie dans la feuille Planning :


Tout dabord, slectionnez la feuille Planning. Dans la cellule F1 saisissez la nom du salari.

Pour planifier des chantiers, il suffit de cliquer sur la premire cellule vide dune matine ou dune aprs-midi, il faut alors slectionnez le nom du chantier dsir dans la liste droulante. Cette dernire se place toujours par dfaut sur les premires lignes vides, ce qui vous place souvent en fin de liste.

Une fois que vous avez fini une journe ou demijourne type, il est possible de la dupliquer, pour cela il suffit de slectionner la journe type est de cliquer sur une des cellules la composant avec le bouton droit de la souris. Cliquez alors sur Copier.

Placez-vous sur la premire cellule dune journe encore vierge ou vous pouvez coller la journe dsire.

Attention, il nest pas possible de dupliquer des semaines entires car les cellules contenant des formules ont t protges. Une fois votre anne faite, noubliez de sauvegarder votre fichier.

2. Utiliser le mode plan ( partir dExcel 2002)


et Dans le bord de la feuille PLANNING, vous avez pu remarquer la prsence de boutons ainsi que . Ceux-ci servent masquer ou pas le dtails des semaines (dans la barre verticale) ou des journes (dans la barre horizontale). Ainsi si vous ne dsirer avoir quune vision hebdomadaire des horaires, il suffit de cliquer sur le bouton situ en haut de la barre verticale.

Vous obtenez alors la vision suivante qui permet de se dplacer plus facilement sur lanne. De plus si vous tes intress par une semaine en particulier, il ne vous reste plus qu cliquez sur le bouton lui faisant face avant de pouvoir en observer le dtail.

Vous obtenez alors un cran similaire celui-ci dessous

Vous pouvez procder de la mme manire avec les journes. Dans le cas dun chantier planifier tous les deuxime mardi du mois par exemple. Il suffit dabord de cliquer sur le bouton plac lextrme gauche de la barre horizontale. Vous obtenez alors la vue suivante si vous dsirez voir le dtail de tous les mardi.

3. Vrification des frquences :


Une fois votre planning termin, si vous dsirez vrifier que le nombre dintervention planifi correspond celui prvu, cliquez sur la feuille RESPECT DES FREQUENCES. Une fois sur ce tableau, vous pouvez vrifier grce un code de couleur si vous avez respect ou non vos engagements. Ainsi, si le nombre dintervention planifi et prvu sont identiques la cellule correspondante apparatra en vert. Si la diffrence entre le nombre dintervention planifi et prvu ne dpasse pas une demi intervention (en positif et en ngatif) la cellule correspondante apparatra en orange. Si la diffrence entre le nombre dintervention planifi et prvu dpasse une demi intervention (en positif et en ngatif) la cellule correspondante apparatra en rouge Si jamais votre cellule est remplie de dises, il suffit dadapter la largeur de la colonne afin de voir le contenu de la cellule.. Le nombre de la dernire colonne correspond la diffrence entre le nombre annuel dintervention planifi et prvu.

4. Impression du planning par quinzaine


Une fois votre planification termine et vrifie, vous pouvez limprimer. Nous allons nous assurer nanmoins que limpression par quinzaine prvu fonctionne bien. Pour cela cliquez sur le bouton dAperu avant impression

Lcran suivant devrait apparatre

Comme vous pouvez le remarquer, les premires lignes se rptent sur toutes les feuilles et vous devez disposer de 27 feuilles au total. Si ce nest pas le cas, il faut vrifier la mise en page en cliquant sur le bouton Page de lcran cidessus ou en en allant sur le menu Fichier/Mise en page Il faut alors soit moduler le nombre de pages que vous dsirez en hauteur, soit jouer sur les hauteurs de lignes ou les largeurs de colonnes si jamais vous les avez modifi.

III. CREATION DUNE NOUVELLE ANNEE


Pour chaque nouvelle anne, il est ncessaire de modifier les feuilles PLANNING et RESPECT DES FREQUENCES.

A. La saisie de la premire semaine


Une fois le fichier ouvert, dans la feuille PLANNING, slectionnez la cellule contenant la premire date et modifier la. Faites de mme pour les autres dates de cette premire semaine.

Vous devez alors obtenir un tableau similaire celui ci-dessus, les autres dates sadaptent automatiquement.

B. Les modifications sur le tableau de respect des frquences


Dans la feuille de RESPECT DES FREQUENCES, il va falloir modifier les formules permettant le dcompte mensuel. Slectionnez la feuille correspondante et placez-vous dans la cellule C3.

Vous remarquez alors la formule qui compte le nombre de fois ou votre chantier est effectu sur le mois. Pour la modifier et ladapter la nouvelle anne, il faut supprimer la partie de la formule situe aprs le deuxime point virgule, soit toutes les fonctions NB.SI. Pour cela, ter la protection de la feuille, puis cliquer sur la cellule C3. Placez vous dans la barre de formule et slectionnez, tout ce quil va falloir supprimer.

Supprimer le, vous devez retrouver une formule simplifie telle que cidessous.

Pour insrer la fonction NB.SI, cliquez sur la liste droulante situe gauche de la barre de formule. Si celle-ci napparat pas dans la liste des dernires fonctions utilises, cliquez sur Autres fonctions .

La fentre suivante apparat, il ne vous reste plus qu slectionner la fonction NB.SI dsire.

Lors de la saisie de cette formule, vous devrez lui fournir deux informations : 1 La zone o se situe linformation que vous recherchez, ici, slectionnez la ou les semaines dans la feuille PLANNING. 2 Le nom du chantier recherch situ normalement dans la cellule B3.

Rptez linsertion de la fonction NB.SI autant de fois que ncessaire pour slectionner lensemble des jours du mois. NB. : Ne pas oubliez que la fonction NB.SI ne fonctionne pas avec des zones disjointes.

Une fois la formule acheve, recopiez-la sur la colonne. Il ne vous reste plus qu rpter ces oprations mois par mois.

IV. LA CONCEPTION DU FICHIER


Maintenant que nous avons vu comment utiliser ces diffrents tableaux, nous allons apprendre les concevoir. Avant leur cration, nous allons nommer les trois feuilles de ce fichier : La feuille PLANNING La feuille RESPECT DE FREQUENCES La feuille tableau des chantiers

A. Le tableau des chantiers


1. Saisie et mise en forme
Dans ce tableau, nous allons saisir lensemble des informations vous intressant sur les chantiers dune personne ou dun groupe. Une fois cela fait, nous allons donner des noms des zones de ce tableau, de manire ce que cela nous serve pour les deux autres tableaux que nous crerons par la suite. Et pour finir, bous crerons quelques formules qui nous permettront de calculer des horaires mensuels thoriques et des nombres dinterventions annuels.

Pour commencer, saisissez les intituls dsirs en premire ligne.

Slectionnez les cellules saisies, puis cliquez sur le menu Format/Cellule et choisissez votre mise en forme. Dans notre exemple, lensemble des cellules slectionnes est mis en gras sur fond gris avec un alignement centr horizontalement et verticalement.

De plus pour les cellules contenant le nom des mois, nous avons choisi une orientation 45 degrs pour une meilleure visibilit. Noubliez pas dadapter la largeur des colonnes au contenu. De la mme manire, pensez quadriller lensemble des cellules qui constitueront votre tableau. Dans notre exemple, nous avons prvu 50 chantiers donc 50 lignes. Par commodit, nous avons aussi fig les volets en se basant sur la cellule E2, afin de visualiser en permanence le nom du chantier, ses observations et dures.

2. Cration des noms


Nous allons maintenant donner des noms aux diffrentes zones de ce tableau. Slectionnez lensemble des cellules qui contiendront le nom des chantiers, de la cellule A2 jusqu la cellule A51 dans notre cas.

Pour nommer cette zone, nous allons prcder comme suit : En cliquant sur le menu Insertion/Nom/dfinir La fentre suivante apparat, et il ne vous reste plus

qu saisir le nom de la zone.

Remarquez que le nom ne peut contenir des espaces.

Nous allons rpter cette opration sur les autres noms ncessaires nos formules futures. A savoir la dure t, la dure hiver, la frquence janvier, fvrier, , dcembre et le tableau global nomm tableau_chantiers. NB : Dans notre exemple, vous remarquerez que les mois de Juin et Septembre on t dcoups en deux quinzaines. Cela a ncessit deux noms pour chacun de ces mois.

3. Cration des formules


Nous allons commencer par calculer le nombre dinterventions annuelle chantier par chantier. Pour cela slectionnez la cellule S2 et cliquez sur le bouton somme automatique.

Une fois cela fait slectionnez la zone que vous voulez additionner. Vous devez visualiser un cran similaire celui ci-dessous.

Il faut maintenant recopier cette formule sur lensemble des chantiers. Placez-vous sur la cellule S2, saisissez la poigne de recopie (le curseur de la souris devient une croix noire lorsque vous vous positionnez dessus) et descendez jusqu la dernire cellule de votre tableau. Excel adaptera la formule de ligne en ligne. La deuxime formule va nous permettre de calculer le temps mensuel thorique moyen. Pour cela nous allons multiplier la dure dun chantier avec sa frquence mensuelle. Pour viter de faire cela cellule par cellule, nous allons utiliser la fonction SOMMEPROD. Pour commencer, placer-vous dans la cellule E53, cliquez alors le bouton Insrer une fonction. Slectionnez alors la fonction SOMMEPROD, la fentre suivante apparat : Le terme matrice ne doit pas vous effrayer, dans notre cas il reprsente la colonne des dures ou la colonne des frquences du mois. Comme nous les avons nomm prcdemment, nous navons pas besoin de

les slectionner dans le tableau, il suffit de saisir le nom adquat. Excel nous permet mme dviter cette saisie et de le slectionner parmi la liste des noms crs. Pour faire appel cette liste, placez vous dans la Matrice 1 et appuyez sur la touche F3. Il ne vous reste plus qu choisir le nom dsir dans la fentre suivante. Procder de mme pour saisir le nom de la frquence du mois dans la Matrice2. Vous devez obtenir alors laffichage suivant, il ne vous reste alors plus qu cliquer sur le bouton OK et rpter cette opration pour les mois suivants.

NB : Pour information, la fonction SOMMEPROD permet de faire une somme de produits. Dans notre cas, ligne par ligne nous multiplions la dure du chantier par sa frquence et nous additionnons le rsultat avec la le rsultat de la multiplication du chantier suivant et cela jusquau dernier chantier.

La formule suivante est celle qui nous donnera le total horaire annuel thorique. Nous nous plaons dans la cellule E54 et nous procdons de la mme manire que pour la premire formule de ce tableau. La dernire formule va nous permettre de calculer lhoraire mensuel moyen. Pour cela, plaons-nous dans la cellule E55, dans la barre de formule saisissez la formule suivante =E54/12.

4. Mise en forme conditionnelle et rgles de saisie


Pour crer un chantier, il suffit de saisir son nom, les observations ventuelles, les dures t et hiver et les frquences. Lors de la saisie des dures, noubliez de saisir les chiffres au format heure (ie : pour saisir 08h30 saisir 08:30). Les frquences sont saisies au format numrique, ainsi un chantier qui doit tre effectu une fois par semaine aura une frquence mensuelle de 4,33, deux fois par semaine donnera 8,66. Par commodit, nous avons prfr visualiser rapidement le fait de ne pas avoir dinterventions effectuer sur un chantier. Pour cela, rien nest saisi dans la cellule correspondante mais celle-ci doit apparatre alors avec un fond noir. Nous avons alors utilis loutil Mise en forme conditionnelle.

Slectionnez donc lensemble des cellules ou nous saisirons les frquences des chantiers, soit de la cellule E2 la cellule R51 dans notre exemple.

Cliquez sur le Menu Format/Mise en forme conditionnelle.

La fentre suivante apparat

Cliquez alors sur la liste droulante et slectionnez alors la comparaison gale

Nous allons vrifier si les cellules sont vides. Saisissez alors dans la zone de comparaison la valeur ="". Maintenant, nous allons spcifier Excel la mise en forme que nous dsirons. Cliquez sur le bouton Format, slectionnez longlet Motifs et la couleur dsire. Validez en cliquant sur OK sur chaque fentre afin de

revenir sur le tableau des chantiers pour visualiser un rsultat similaire celui cicontre.

5. Protection de la feuille
Il ne nous reste plus maintenant qu protger les formules saisies dans cette feuille. Pour cela nous devons dabord indiquer Excel quelles seront les cellules que nous pourrons modifier. Slectionnez lensemble des cellules que vous souhaitez pouvoir modifier, dans notre exemple cela ira de la cellule A2 la cellule R51, puis cliquer sur le menu Format/cellule. Slectionnez longlet Scurit et dcochez le bouton Verrouille. Validez en cliquant sur le bouton OK

Une fois cela fait, il ne nous reste plus qu protger la feuille. Slectionnez le menu Outils/Protection/Prot ger la feuille

Dans la fentre suivante, vous pouvez saisir un mot de passe de protection (facultatif), et choisir, malgr la protection, quelles oprations pourront effectuer les utilisateurs du tableau. Une fois cela fait, il ne vous reste plus qu valider en cliquant sur le bouton OK.

B. Le planning annuel
Ce tableau reprsente semaine par semaine, les diffrentes interventions sur les chantiers. Chaque journe est dcoupe en deux priodes sur lesquelles il est prvu 10 interventions en premire priode et 8 en deuxime. Pour chaque intervention, la premire colonne doit permettre de visualiser les diffrents chantiers par une liste droulante. La deuxime colonne doit afficher la dure du chantier par le biais dune formule. La troisime colonne calcule lheure de fin dintervention. La quatrime colonne permet de saisir le kilomtrage ventuel entre les diffrents chantiers. De plus, nous avons dcid, afin de faciliter la visualisation de ce tableau que les mois impairs et pairs disposent dune couleur de fond diffrente. Cela sera fait par le biais dune mise en forme conditionnelle. NB cette dernire colonne sera automatise dans un deuxime temps.

1. Saisie et Mise en forme


Ce tableau va nous permettre de saisir au jour le jour les diffrentes interventions relatives aux chantiers saisis dans la feuille tableau des chantiers. Commenons par saisir quelques informations ncessaires dans la premire ligne du tableau. Nous avons saisi dans la cellule B2 lintitul : MISE A JOUR afin de pouvoir crire dans la cellule C2 la date de mise jour du document. De la mme manire, nous avons saisi le nom de la personne correspondante ce tableau. Les premires informations concernant le planning proprement dit, seront dans la cellule B4 la premire date de votre calendrier. La mise en forme de cette cellule est particulire.

Nous saisissons la date selon le format jj/mm/aaaa mais nous souhaitons voir le nom du jour abrg, son numro, le nom du mois abrg ainsi que lanne. Pour ce faire, slectionnez le menu Format/cellule, cliquez sur longlet Nombre sil nest pas slectionn et choisissez la catgorie personnalise. Dans la zone de saisie, nous allons taper le format suivant : jjj jj mmm aa, ce qui nous permet dobtenir laffichage dsir. Il ne nous reste plus qu confirmer cette mise en forme en cliquant sur le bouton OK.

Dans la cellule C4, apparatra le numro de semaine correspondant au jour saisi prcdemment. Ce numro de semaine est mensuel, en ce sens quil nous permettre de savoir si nous sommes le 1er, le 2me, le 3me, le 4me ou le 5me mardi du mois. La formule ncessaire cette information sera dtaille dans le deuxime point. La cellule D4 contient lheure de dmarrage des interventions, dans notre exemple, 7:00. Enfin dans la cellule E4, nous saisirons uniquement le terme KM, les cellules situes dessous contiendront ventuellement les distances entre les chantiers dinterventions. Les diffrents autres jours de la semaine seront remplis avec les mmes informations. Dans notre exemple, le dimanche nest pas saisi car il nest jamais travaill. La cellule A4 contient quant elle, le mois correspondant au troisime jour de la semaine soit le Mercredi. Au niveau de la mise en forme, nous avons fusionn de la cellule A4 la cellule A24 et demand ce que le texte soit align verticalement. Pour cela nous avons slectionn le menu format/cellule, cliquez sur longlet alignement et choisi une orientation du texte adquate.

Dans la cellule B15, nous avons saisi le nom de la deuxime partie de journe, dans notre cas nous avons tap A.M. (pour Aprs-midi). Dans la cellule D15, nous avons saisi lheure de dmarrage de cette deuxime partie de journe (14:00 dans notre exemple). Les autres cellules vont tre dtailles dans le deuxime point de cette partie car elles contiennent soit des formules, soit une liste droulante.

2. Cration de formules et listes droulantes


La premire formule se situe en C4 et permet laffichage de numro de semaine correspondant la date. Pour cela, nous allons utiliser trois fonctions, CONCATENER(), JOUR() et ENT(). La fonction JOUR() nous permet de connatre le numro du jour de la date saisie en B4, dans notre exemple cela donne 31. Nous divisons ce nombre par et retranchons 1/7 au chiffre obtenu. Nous demandons alors la partie entire de cette opration grce la fonction ENT(). Enfin nous ajoutons 1 cette valeur. Une fois tout cela fait, nous utilisons la fonction CONCATENER() pour mettre bout bout le texte SEM et le chiffre obtenu.

Dans un deuxime temps, nous allons crer dans les cellules B5 B14 et B16 B24 une liste droulante qui permettra de choisir le chantier parmi ceux saisis prcdemment. Pour cela nous slectionnez les cellules et nous cliquons sur le menu Donnes/Validation. La fentre suivante apparat. Dans la liste droulante sous le champ Autoriser, slectionnons une Liste. Il faut maintenant dire Excel le nom de la liste contenant les chantiers.

Placer vous dans la zone Source et appuyer sur la touche F3 du clavier, cela va faire apparatre les diffrents noms dj crs. Slectionnons celui correspondant aux chantiers et validons notre choix en cliquant sur le bouton OK. Nous arrivons sur la fentre suivante. Remarquons que deux cases cocher sont activs. La premire ne prend pas en compte cette rgle de validation si la cellule est vide. La deuxime fera apparatre une liste droulante dans chaque cellule slectionne. Les deux autres onglets disponibles permettent de faciliter la saisie de lutilisateur, soit en le guidant dans la saisie, soit en affichant un message derreur explicite. Cela ne sera pas notre cas aujourdhui, il ne nous reste plus qu valider nos choix en cliquant sur le bouton OK.

Ainsi, nous pouvons maintenant des chantiers dans chacune de nos interventions. Il ne faut pas oublier jours de la semaine.

profiter dune liste droulante cellules de saisie des de rpter cela sur les autres

Nous allons maintenant crer la formule qui permettra dafficher la dure du chantier saisi en B4. Pour cela nous allons utiliser deux fonctions SI() et RECHERCHEV(). La premire fonction va nous permettre de tester lexistence dune intervention dans la cellule B5. En effet, si nous ne saisissons aucun chantier en B5, nous dsirons quaucune dure napparaisse en C5. La deuxime permet de faire recherche Excel la valeur contenue en B5 dans le tableau gnral des chantiers et de nous retourner la valeur correspondante dans la colonne contenant les dures. NB : Ce numro de colonne est modifier selon que nous sommes en priode t ou hiver. La fonction termine est donc celle-ci : =SI(B5="";"";RECHERCHEV(B5;tablo_chantiers;3;FAUX)). La prochaine fonction va permettre le calcule de lheure de fin de lintervention. Nous avons besoin de connatre lheure de dpart et la dure de celle-ci. Les fonctions utilises sont la fonction SI() et laddition. Ainsi la fonction SI() nous permet dafficher ou non lheure de fin en fonction de la prsence dun chantier en B5 et laddition de la cellule C5 et D4 nous donne lheure de fin. La fonction termine est donc celle-ci : =SI(B5="";"";D4+C5) Ces deux formules sont recopier sur les diffrentes interventions possibles de la journe. La dernire formule va servir connatre le nombre dheures effectues sur la journe. Nous allons la saisir dans la cellule C24 et elle effectue la somme des cellules C5 C23. De la mme manire une fois lensemble de la semaine effectue, il est possible de calculer le nombre dheures effectues sur la semaine.

3. Mise en forme conditionnelle et rgles de saisie


Afin damliorer la lisibilit de ce tableau, les employeurs ont dcid de diffrencis par une couleur les mois impairs et les mois pairs. Nous avons pour cela utiliser la mise en forme conditionnelle. Ainsi pour le premier jour, nous avons slectionn les cellules correspondant aux lignes den-tte de dbut de matine et daprs-midi (B4 E4 et B15 E15). Nous avons compar le numro du mois de la cellule B4 avec les numros de mois pairs et ceux impairs et dcid dune mise en forme correspondante.

Une fois la premire semaine termine, il ne reste plus qu la dupliquer et modifier les formules qui permettent le calcul des dates : en B25, la date est calcule en ajoutant 7 la date saisie en B4.

Ainsi la deuxime semaine est cre rapidement et peut-tre duplique pour constituer une anne complte.

Il ne faut pas oublier quelques rgles lmentaires lors de la saisie des interventions dans ce tableau. Tout dabord, il est obligatoire de saisir les interventions els unes aprs les autres. Si ncessaire vous pouvez modifier les heures de dmarrage des demi-journes.

4. Cration du Mode Plan


Afin damliorer encore la lecture de ce tableau assez complexe, nous avons mis en place un plan tel que le permet le logiciel Ms Excel.

Pour cela slectionner votre tableau de manire complte puis cliquer sur le menu Donnes/Grouper et crer un plan/Grouper. Des boutons de regroupement apparaissent alors en haut gauche des numros de ligne. En cliquant sur le bouton 1vous ne disposez plus que dune vision hebdomadaire synthtique et en cliquant sur le bouton 2, vous rcuprez la vision globale du tableau. Le fait dtre en vision hebdomadaire ne vous empche nullement dafficher le dtail dune semaine en cliquant sur le bouton + correspondant.

5. Protection de cellules
De la mme manire que lors du prcdent tableau, nous allons protger toutes les cellules o nous avons saisi des formules.

C. Le tableau de contrle
1. Saisie et Mise en forme
Ce tableau est relativement simple dans sa conception. Il reprend la mise en forme du premier tableau. La premire colonne recense les diffrents chantiers, une formule reprend automatiquement les valeurs saisies dans le tableau tableau des chantiers . La premire ligne reprend le nom des priodes, dans notre exemple les mois, et reprend la mise en forme du mme tableau.

2. Cration de formules
Seules deux formules sont utilises dans ce tableau. La premire reprend la valeur saisie dans le tableau tableau des chantiers . Ainsi dans la cellule B3 nous saisissons la formule suivante ; ='tableau des chantiers'!A2 et la recopions jusqu la cellule B53. Si la cellule correspondante ne contient aucun chantier, la formule nous retourne la valeur 0.

La deuxime formule effectue un comptage du nombre dinterventions saisies dans le tableau Planning et le compare pour la priode donne avec le nombre saisie dans le tableau des chantiers . Cette formule nest pas compltement automatise dans le sens ou la saisie des rfrences des priodes dans le tableau planning est manuelle pour chacune dentre elles. In extenso, pour le mois de janvier, le tableau planning comprend les cellules F4 Y24, B25 Y87 et B88 Q108. Ces valeurs changent dun mois un autre et dune anne sur lautre (Cf. le Chapitre III-B). Il faudra crer la formule sur toute la ligne et la recopier alors sur lensemble des chantiers.

Pour cela, nous allons utiliser les fonctions SI(), NB.SI() et RECHERCHEV(). La premire fonction va nous permettre de vrifier si un chantier existe dans la cellule B3, si ce nest pas le cas nous afficherons la valeur zro sinon nous allons compter grce la fonction NB.SI(). Celle-ci sera utilise autant de fois que ncessaire suivant les zones o le comptage doit tre effectu (Cf le chapitre In extenso ci-dessus).

Puis nous additionnons les diffrentes valeurs trouves par la fonction NB.SI et nous allons y soustraire la valeur de la frquence correspondant au chantier et la priode laquelle nous nous trouvons. La formule finale, pour le mois de janvier est donc : =SI(B3=0;0;NB.SI(PLANNING!$F$4:$Y$24;B3)+NB.SI(PLANNING!B$25:Y$87;B3)+NB.SI(PL ANNING!B$88:Q$108;B3)-RECHERCHEV(B3;tablo_chantiers;5;FAUX)) La valeur obtenue va reprsenter le nombre de fois ou nous sommes intervenus pour un chantier auquel nous avons soustrait le nombre dintervention prvu sur la priode. Si ce chiffre est ngatif, il nous manque des interventions effectuer, si ce chiffre est positif, nous avons effectu plus dinterventions que prvues. Pour visualiser cela plus simplement nous allons utiliser la mise en forme conditionnelle, ce qui sera dtaill dans le prochain chapitre.

3. Mise en forme conditionnelle et rgles de saisie


Comme nous venons de le voir, les cellules de suivi des interventions peuvent prendre plusieurs valeurs numriques. Nous avons dcid de dfinir trois cas de figure possible. Le zro va correspondre la parfaite adquation entre le nombre dinterventions prvues et effectues. Si la valeur se situe entre -0.5 et 0.5, cela veut dire que nous sommes proche de la perfection. Il ne faut pas oublier que lors de la saisie des frquences dans le tableau tableau des chantiers , nous avons donn une valeur thorique au nombre de semaines par mois : 4.33. Hors il arrive que sur trois mois alors que nous devons assumer 13 (4.33*3) interventions sur un chantier, nous effectuons rellement 4 interventions sur deux mois et 5 sur le troisime. Cest pour cette raison que les valeurs comprises entre 0.5 et 0.5 pour ces cellules sont tolres. Enfin, si nous devons plus dune demi intervention ou si nous avons effectu plus dune demi intervention de trop, nous considrons ce cas de figure comme critique et observer et corriger si ncessaire.

La mise en forme conditionnelle correspondante ces trois cas de figure est donc retranscrite comme dans la figure ci-contre.

Il ny a pas de rgles de saisie dans ce tableau car celui-ci se remplit automatiquement au fur et mesure de la saisie des autres tableaux.

4. Protection de cellules
De la mme manire que lors des prcdents tableaux, nous allons protger toutes les cellules o nous avons saisi des formules.

D. Amliorations possibles
Ces tableaux ne reprsentent pas (et loin sen faut) la panace pour la gestion de la planification de chantiers frquence variable. Nous avons donc commenc quelques pistes de rflexions afin de pouvoir les amliorer

1. Recherche automatique dans les zones de liste droulante


Si vous disposez dune longue liste de chantier, lutilisation dune liste droulante peut savrer fastidieuse lusage. Il est donc possible daider dans la saisie afin que vous puissiez commencer saisir et que la liste droulante vous propose les noms de chantiers correspondants vos dbuts de saisie. Pour mettre cela en place, vous pouvez vous aider du lien ci-dessous qui dtaille la mise en uvre de cette possibilit. http://www.commentcamarche.net/faq/sujet-8288-liste-deroulante-avec-saisie-semi-automatiquepour-excel

2. Recherche du kilomtrage entre deux chantiers


Une des demandes de la socit pour qui jai effectu cette formation tait de pouvoir obtenir le kilomtrage automatique entre les diffrents chantiers. La base de rfrence tant les valeurs donnes par ViaMichelin. Le mode opratoire que jai suivi a t : 1. Constitution dune mini-base de donnes des diffrents itinraires possibles (un fichier csv) partir des tableaux de chantiers auxquels nous avons ajout les renseignements gographiques (adresse, CP, ville). Cela a pu tre automatis par deux petites macros, une pour constituer les diffrents itinraires possibles, lautre pour exporter le rsultat au format Csv. 2. Installation dun outil de type EasyPhp ou Wamp (environnement Windows oblige). 3. Cre une base de donnes une table avec les diffrents champs (NumItineraire, Ville dpart, adresse dpart, CP dpart, Ville arrive, Adresse arrive, Cp arrive, distance), la cl primaire tant videmment le premier champ. 4. Utiliser lAPI fournit par ViaMichelin pour aller chercher les diffrentes distances en fonction des donnes contenues dans la table et remplir les champs distances correspondants. Adresse ou vous trouverez des informations sur lAPI de ViaMichelin : http://dev.viamichelin.fr/wswebsite/fra/jsp/vmdn/VMDNHomePage.jsp 5. Renvoyer ces informations dans la base de donnes au format Excel 6. Grce la fonction RECHERCHEV(), afficher automatiquement le kilomtrage correspondant aux chantiers saisi dans le tableau PLANNING. Lutilisation de tout cela tant loin dtre automatis et demandant quelques autres connaissances de loutil informatique. Nous travaillons actuellement chercher des solution splus imples ct utilisateur.

Merci de votre lecture, si jamais vous souhaitez me contacter afin de pouvoir discuter sur les amliorations apporter ces tableaux, sur tout ce que nous navons pas vu ou si ces tableaux vous ont aid. gilles.jol@ifrance.com