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Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI R2

BusinessObjects Enterprise XI Release 2

Brevets

Business Objects est propriétaire des brevets américains suivants, qui peuvent porter sur des produits proposés et vendus par Business Objects : 5,555,403, 6,247,008 B1, 6,578,027 B2, 6,490,593 et 6,289,352.

Marques

Business Objects, le logo Business Objects, Crystal Reports et Crystal Enterprise sont des marques ou des marques déposées de Business Objects SA ou de ses filiales aux Etats-Unis ou dans d'autres pays. Tous les autres noms mentionnés peuvent être des marques de leurs propriétaires respectifs.

Copyright

Copyright © 2005 Business Objects. Tous droits réservés.

Collaborateurs

Les produits Business Objects de cette version peuvent contenir des redistributions de

tiers

logiciels faisant l'objet d'une licence de collaborateurs tiers. Certains de ces composants peuvent également faire l'objet d'autres types de licence. Une liste non exhaustive des collaborateurs tiers mentionnés, ainsi que les mentions obligatoires, sont consultables à l'adresse suivante :

Table des matières

Chapitre 1

Présentation du Guide de publication de BusinessObjects Enterprise

7

A propos de ce guide

 

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A qui s'adresse ce guide ?

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Sources d'information sur Business Objects

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Chapitre 2

Présentation de publication

 

9

Présentation générale

 

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Présentation de la publication

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10

Qu'est-ce qu'une publication ?

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11

En quoi les publications sont-elles utiles ?

 

11

Nouvelles fonctions de publication

 

11

 

Un seul workflow de publication pour tous les types

 

de publications

 

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11

Plusieurs destinations pour une même publication

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11

Plusieurs formats de publication

 

11

Eclatement des rapports en une seule actualisation

 

12

Personnalisation des rapports

 

12

Planification des publications

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Groupes d'utilisateurs

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Prise en charge sur les plateformes Windows et Unix

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Fonctionnalité Discussions

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Fonctionnalité Instances (autrefois appelée Historique)

 

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Encyclopedia

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A

qui s'adressent les publications ?

 

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Editeurs

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Administrateurs

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Destinataires

 

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13

 

Comment les publications sont-elles générées ?

 

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Table des matières

 

Définition d'une publication

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Modification d'une publication

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Planification d'une publication

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Test d'une publication

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. 17

Chapitre 3

Création de publications

19

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. 20

Présentation générale Avant de commencer

. Création d'un document Desktop Intelligence

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21

Exportation d'un document Desktop Intelligence

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Définition d'une publication

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Modification d'une publication

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Planification d'une publication

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Test d'une publication

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Chapitre 4

Référence de publication

Présentation générale

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. 30

. Définition d'une publication

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Modification d'une publication

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Cibles de profil

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Résolution de profil

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. Options et paramètres d'exécution

Périodicité

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Evénements

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Destinations

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Table des matières

Annexe A

Ressources Business Objects

 

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Documentation et services d'information

 

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Documentation

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Contenu de la documentation

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Emplacement de la documentation

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Documentation accessible depuis un produit

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Documentation accessible depuis le Web

 

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Documentation accessible depuis le CD d'un produit

 

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Envoyez-nous vos commentaires

 

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Support technique, conseil et formation

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Types de support technique proposés

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Support technique en ligne

 

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Identification de la meilleure solution de déploiement pour

 

votre entreprise

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Types de formation proposés

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Adresses utiles

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41

Index

43

Table des matières

chapitre

Présentation du Guide de publication de BusinessObjects Enterprise

chapitre Présentation du Guide de publication de BusinessObjects Enterprise
chapitre Présentation du Guide de publication de BusinessObjects Enterprise

1

Présentation du Guide de publication de BusinessObjects Enterprise A propos de ce guide

A propos de ce guide

Ce guide contient des informations et décrit des procédures concernant l'accès et l'utilisation de la fonction de publication de BusinessObjects Enterprise XI R2.Vous pouvez personnaliser l'aspect de BusinessObjects Enterprise en fonction des besoins de votre entreprise. Il se peut que l'apparence de votre bureau diffère de celui présenté dans ce guide, mais vous pouvez toutefois appliquer la plupart des procédures qui y sont décrites.InfoView est l'interface utilisateur principale permettant de travailler avec les rapports via BusinessObjects Enterprise. InfoView vous permet de visualiser, d'exporter, d'imprimer et de panifier les rapports via votre navigateur. Les utilisateurs reconnus par BusinessObjects Enterprise peuvent personnaliser leur version d'InfoView.

A qui s'adresse ce guide ?

Ce guide s'adresse à toute personne travaillant avec des rapports sur le Web dans BusinessObjects Enterprise. L'interface d'InfoView est intuitive. Elle permet aux utilisateurs de planifier et de visualiser les rapports en toute simplicité. L'administrateur de BusinessObjects Enterprise est généralement responsable de la configuration et de la gestion de votre installation BusinessObjects Enterprise, dont fait partie InfoView.Pour en savoir plus sur ce produit, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise, le Guide de démarrage rapide de BusinessObjects Enterprise et le Guide d'installation de BusinessObjects Enterprise. Les versions en ligne de ces guides figurent dans le répertoire doc de votre produit. Une fois BusinessObjects Enterprise installé, celles-ci sont également accessibles à partir de BusinessObjects Enterprise.

Sources d'information sur Business Objects

Pour en savoir plus et obtenir de l'aide, voir "Ressources Business Objects", page 37. Cette annexe décrit les services de documentation, de support technique, de formation et de conseil relatifs à Business Objects, et contient des liens vers des sources d'information en ligne.

chapitre

Présentation de publication

chapitre Présentation de publication
chapitre Présentation de publication

2

Présentation de publication Présentation générale

Présentation générale

Ce chapitre présente en détail les nouvelles fonctions de publication ajoutées à cette version concernant l'éclatement des documents Desktop Intelligence. Auparavant, ces fonctionnalités clés étaient prises en charge par Publisher, mais dans cette version, elles ont été intégrées à la plateforme. Ce chapitre présente également le nouveau workflow de publication.

Présentation de la publication

Auparavant, on appelait "publication" la procédure qui consistait à exporter un rapport Crystal ou un document Desktop Intelligence vers la plateforme. Les outils utilisés pour cette opération était l'Assistant de publication et la CMC (Central Management Console).

Avec cette version, le concept de publication recouvre désormais le fait de rendre des rapports et des documents publiquement accessibles pour une "utilisation de masse". Le contenu de ces rapports peut ainsi être distribué automatiquement via messagerie électronique ou FTP, enregistré sur un disque, ou géré soit par l'intermédiaire de la plateforme BusinessObjects Enterprise pour une visualisation, un archivage et une extraction sur le Web, soit automatiquement via planification.

Par ailleurs, des fonctions d'éclatement des rapports en une seule actualisation ont été ajoutées à la plateforme. A partir d'InfoView, vous pouvez utiliser un seul document Desktop Intelligence et l'adapter à différents utilisateurs ou destinataires, planifier une publication de manière à ce qu'elle s'exécute à des intervalles définis, et l'envoyer vers plusieurs destinations parmi lesquelles :

des dossiers InfoView

les boîtes de réception InfoView de différents destinataires

les adresses électroniques de différents destinataires

Remarque : Ce concept de publication est différent de l'Assistant de publication, du Broadcast Agent et du Broadcast Agent Publisher.

L'Assistant de publication est un produit Windows conçu pour ajouter des documents au CMS (Central Management Server).

Broadcast Agent et Broadcast Agent Publisher étaient utilisés avec BusinessObjects 6.x. pour publier des documents.

Présentation de publication Qu'est-ce qu'une publication ?

2

Qu'est-ce qu'une publication ?

Une publication est un ensemble de métadonnées utilisées pour la distribution en masse d'un document. Parmi les métadonnées figurent la source de la publication, ses destinataires et la personnalisation qui lui a été appliquée. Pour cette version, une publication est basée sur un seul document Desktop Intelligence.

En quoi les publications sont-elles utiles ?

Les publications peuvent vous aider à diffuser des informations au sein de votre entreprise de manière plus efficace :

Elles permettent de distribuer facilement des informations à des utilisateurs individuels ou à des groupes d'utilisateurs et de personnaliser le contenu que chaque utilisateur ou groupe reçoit.

Elles permettent de fournir des informations d'entreprise ciblées à des groupes ou des utilisateurs individuels par le biais d'un portail protégé par un mot de passe, via Internet, un intranet ou un extranet.

Elles réduisent l'accès aux bases de données en évitant aux utilisateurs d'avoir à envoyer eux-mêmes des requêtes de traitement.

Nouvelles fonctions de publication

Un seul workflow de publication pour tous les types de publications

Afin de simplifier la tâche des éditeurs de documents, les étapes de création d'une publication sont toujours les mêmes, quels que soient le format, la destination ou le schéma de planification.

Plusieurs destinations pour une même publication

Une seule et même publication peut être publiée vers plusieurs destinations, ce qui vous permet de distribuer des publications via courriers électroniques, boîtes de réception InfoView ou dossiers, fichiers et serveurs FTP.

Plusieurs formats de publication

Lors de la procédure de publication, vous pouvez choisir entre plusieurs formats parmi lesquels Adobe PDF, HTML et Microsoft Excel.

2

Présentation de publication En quoi les publications sont-elles utiles ?

Eclatement des rapports en une seule actualisation

L'éclatement des rapports en une seule actualisation soulage votre base de données en rassemblant en un seul passage toutes les informations nécessaires pour un rapport. Le document source est actualisé une fois par rapport à la base de données, puis il est personnalisé pour chaque destinataire en fonction de vos spécifications.

Personnalisation des rapports

A partir d'un document source unique, vous pouvez personnaliser vos

publications de manière à ce que chacun de vos destinataires reçoive une

publication contenant uniquement les données qui l'intéressent.

Planification des publications

La possibilité de planifier l'envoi des publications vous fait gagner un temps précieux. Ainsi, au lieu de créer plusieurs publications, vous pouvez choisir d'exécuter une seule publication aux horaires/périodes de votre choix.

Groupes d'utilisateurs

La diffusion de publications est plus facile à organiser, à suivre et à gérer lorsque vous regroupez les destinataires.

Prise en charge sur les plateformes Windows et Unix

La publication est désormais pris en charge sur les plateformes Windows et Unix.

Fonctionnalité Discussions

La fonctionnalité Discussions permet de créer des notes sur les publications

et les autres objets contenus dans un dossier. Les utilisateurs de

BusinessObjects Enterprise qui disposent des droits nécessaires peuvent ensuite afficher ces notes et ajouter leurs propres commentaires au thread de discussion.

Fonctionnalité Instances (autrefois appelée Historique)

Les destinataires d'une publication peuvent accéder aux anciennes instances de cette publication par le biais de la page Historique. En naviguant entre les versions antérieures et actuelles d'un rapport, les utilisateurs peuvent comparer les modifications qui y ont été apportées.

Encyclopedia

Présentation de publication A qui s'adressent les publications ?

2

Encyclopedia permet aux utilisateurs de Business Intelligence d'accéder aux informations essentielles de leurs rapports. Cette fonctionnalité identifie l'objectif d'un rapport et les questions auxquelles il répond. En outre, Encyclopedia répertorie et définit les termes utilisés dans le rapport. Encyclopedia facilite l'utilisation des rapports et remporte l'adhésion des utilisateurs : ces derniers sollicitent moins le service informatique dans la mesure où toutes les informations dont ils ont besoin sont intégrées au rapport.

A qui s'adressent les publications ?

Les publications s'adressent à trois catégories d'utilisateurs : les éditeurs, les administrateurs et les destinataires.

Editeurs

Opérations effectuées par les éditeurs :

Création de publications en vue de leur distribution.

Sélection des destinataires des publications.

Application de profils aux publications afin de les personnaliser selon le type d'information que chaque groupe d'utilisateurs est habilité à visualiser.

Planification des instances de publication.

Administrateurs

Opérations effectuées par les administrateurs :

Création de noms et de cibles de profil.

Attribution de profils à des utilisateurs ou des groupes particuliers.

Gestion de la configuration des serveurs de messagerie.

Importation dans le système d'informations sur les utilisateurs et les profils.

Destinataires

Opérations effectuées par les destinataires :

Réception des publications.

Inscription aux publications et annulation d'inscriptions.

2

Présentation de publication Comment les publications sont-elles générées ?

Comment les publications sont-elles générées ?

Lorsqu'ils créent une publication pour BusinessObjects Enterprise, les éditeurs suivent un workflow standard :

Ils créent un document Desktop Intelligence sur lequel la publication sera basée.

Ils exportent le document Desktop Intelligence vers le Central Management Server.

Ils fournissent les informations nécessaires pour définir la publication.

Ils modifient la publication afin de la personnaliser en fonction des destinataires.

Ils planifient l'exécution de la publication.

Pour en savoir plus sur la création de documents Desktop Intelligence et sur leur exportation vers le Central Management Server, voir le Guide de l'utilisateur de Desktop Intelligence.

Définition d'une publication

Définir une publication est la première étape qu'un éditeur effectue pour créer une publication dans InfoView.

effectue pour créer une publication dans InfoView. 14 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI R2

Présentation de publication Comment les publications sont-elles générées ?

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Toute publication nécessite au minimum un titre. L'éditeur peut également ajouter une description, des mots clés, un emplacement et des catégories pour définir la publication, le but de cette étape du workflow étant de faciliter la localisation de la publication.

Une fois la publication définie, les utilisateurs peuvent la visualiser dans InfoView. L'exemple ci-après illustre deux publications créées dans le dossier Favoris de l'éditeur.

créées dans le dossier Favoris de l'éditeur. Pour en savoir plus sur la définition d'une

Pour en savoir plus sur la définition d'une publication, voir "Définition d'une publication", page 30.

Modification d'une publication

Une fois définie, une publication peut être modifiée dans sa propre page Modifier, dans InfoView.

modifiée dans sa propre page Modifier, dans InfoView. Les publications doivent être modifiées au moins une

Les publications doivent être modifiées au moins une fois. Dans cette étape du workflow, vous allez spécifier un document source pour la publication, définir des groupes ou des utilisateurs individuels comme destinataires, et appliquer des profils afin de personnaliser les données envoyées à chaque destinataire.

Pour en savoir plus sur la définition d'éléments dans la page Modifier, voir "Modification d'une publication", page 30.

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Présentation de publication Comment les publications sont-elles générées ?

Planification d'une publication

Une fois définie et modifiée, une publication peut être planifiée de manière à ce qu'elle s'exécute à partir de sa page Planifier dans InfoView.

Lors de la phase de planification, l'éditeur donnera un titre à l'instance de publication et indiquera sa fréquence d'exécution à l'aide des paramètres de périodicité disponibles.

Remarque : Les options et les paramètres d'exécution disponibles dépendent de la périodicité sélectionnée. Dans la plupart des cas, les mêmes paramètres s'affichent, tels que les dates de début et de fin. Les noms des types de périodicité, des options et des champs sont généralement explicites, mais pour en obtenir une description complète, voir "Périodicité", page 32.

complète, voir "Périodicité", page 32 . Lors de l'étape de planification du workflow,

Lors de l'étape de planification du workflow, l'éditeur choisit également le format sous lequel la publication sera envoyée, le serveur sur lequel elle sera planifiée, ainsi que sa ou ses destinations. Par défaut, la publication est envoyée vers le dossier dans lequel elle a été créée, mais vous pouvez également choisir de l'envoyer vers un autre dossier, un serveur FTP, ou vers l'adresse électronique ou la boîte de réception InfoView d'un destinataire.

Pour en savoir plus sur les destinations d'envoi des instances de publication, voir "Destinations", page 34.

Test d'une publication

Présentation de publication Comment les publications sont-elles générées ?

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La publication comporte un mode de test qui vous permet d'envoyer une publication à un petit groupe de destinataires ou à vous-même afin de valider les informations et de voir la publication exactement telle qu'elle apparaîtra à un groupe de destinataires plus important. Le test de la publication se fait sur la page Mode test.

Le test de la publication se fait sur la page Mode test. Guide de publication de

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Présentation de publication Comment les publications sont-elles générées ?

chapitre

Création de publications

chapitre Création de publications
chapitre Création de publications

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Création de publications Présentation générale

Présentation générale

Ce chapitre explique comment utiliser la page Créer une publication dans InfoView pour effectuer les opérations suivantes :

Donner un titre à une nouvelle publication.

Ajouter un texte descriptif concernant la publication.

Choisir un emplacement pour stocker les détails relatifs à la publication.

Sélectionner une catégorie pour la publication.

Avant de commencer

Avant de créer une publication, il vous faudra effectuer les opérations suivantes :

Accéder au document Desktop Intelligence sur lequel la publication sera basée ou créer ce document.

Vous assurer que vous disposez des droits système nécessaires pour planifier des publications, et pour définir et modifier leurs destinations. Ces droits sont accordés par l'administrateur BusinessObjects Enterprise.

Vérifier que des profils peuvent être affectés aux publications. Ces profils sont définis par l'administrateur BusinessObjects Enterprise.

Si vous souhaitez appliquer des profils à un document Desktop Intelligence de manière à ce que chaque destinataire reçoive uniquement les informations qui l'intéressent, vous pouvez créer les filtres à l'avance dans votre rapport. Il s'agit d'une étape facultative qui vous permet de vérifier les résultats avant de les appliquer à la publication.

Pour en savoir plus sur les droits et les profils, contactez votre administrateur ou consultez le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise.

Création de publications Création d'un document Desktop Intelligence

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Création d'un document Desktop Intelligence

La publication s'appuie sur des documents Desktop Intelligence standard. Ces documents, qui portent l'extension .rep, étaient auparavant appelés documents BusinessObjects. Pour en savoir plus sur la création de documents Desktop Intelligence, voir le Guide de l'utilisateur de Desktop Intelligence.

Remarque : Il n'est plus nécessaire d'utiliser une requête d'univers pour la publication ni de sectionner le document.