CONOCIMIENTO PRELIMINAR

El propsito del conocimiento preliminar es obtener informacin general (documentacin) sobre todos los aspectos importantes de la entidad o rea a ser examinada en el menor tiempo posible. Dicha informacin sirve como instrumento de trabajo en las futuras fases del examen y para proporcionar informacin general al personal de auditora que ser incorporado al equipo en fases siguientes. Los resultados del conocimiento preliminar, permiten luego el anlisis de las actividades o funciones principales de la empresa o entidad y la determinacin de los aspectos de control gerencial que deben ser revisados y evaluados posteriormente. Con el fin de obtener un conocimiento preliminar de la entidad, se identificarn los siguientes aspectos: La naturaleza jurdica, objetivos institucionales, finalidad y objeto social, establecidos en la base legal de constitucin. La misin, visin, metas y objetivos de largo, mediano y corto plazo, determinados en la planificacin de la entidad. Las relaciones de dependencia, ambientales, jerrquicas, operativas, econmicas, comerciales, sociales, societarias, gubernamentales e interinstitucionales (factores externos) La composicin del talento humano, infraestructura, equipamiento, sistemas de informacin administrativa, financiera y operativa, tecnologa de la informacin (factores internos). La diferenciacin de las actividades generadoras de valor: medulares o de lnea y las actividades de apoyo o de soporte. Las fuentes de financiamiento Los funcionarios principales

1. INFORME DE CONOCIMIENTO PRELIMINAR

El informe de conocimiento preliminar, contendr los siguientes datos: - Nombre de la entidad - Ubicacin - Naturaleza de la entidad - Visin, misin y objetivos - Actividad principal - Ambiente organizacional - Fuentes de financiamiento - Indicadores de gestin - Deteccin de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas, FODA - Estructura de control interno - Definicin del objetivo y estrategia de auditora - Personal necesario para su ejecucin - Tiempo a utilizarse

2. DESIGNACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO

La designacin del equipo de trabajo para una auditora de gestin, se realizar sobre la base de las necesidades descritas en el informe de conocimiento preliminar; es decir atendiendo a la naturaleza de la entidad, programa o proyecto y considerando la visin, misin y objetivos de la misma; por lo tanto, de la eleccin de los profesionales que intervendrn en el examen, depender el logro de los objetivos de auditora y la oportunidad en alcanzarlos.

Se designar un equipo de trabajo multidisciplinario, que a ms de los auditores, incluir otros profesionales en disciplinas afines como administradores, ingenieros civiles, analistas en sistemas y de ser posible, se incorporar desde el inicio del examen, un especialista de acuerdo a la naturaleza de las operaciones de la entidad.
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PLANEACIN
En la planeacin de una auditora de gestin se deben cumplir varias tareas: conocimiento de la entidad a travs del relevamiento de informacin, aplicacin de indicadores, evaluacin de control interno, asignacin del equipo de trabajo y diseo de un programa de auditora. Los objetivos especficos de la auditora de gestin, identificarn los temas prioritarios a evaluar, segn la especialidad del programa, rea o actividad a examinarse; estarn en relacin con los criterios de eficiencia y economa en el manejo de los recursos administrados, y de efectividad, legalidad e impacto en el logro de metas y objetivos. La fase de planificacin en la auditora de gestin, comprende desde conocimiento preliminar hasta la formulacin del programa de auditora. Si anlisis est dirigido a un rea especfica, las pruebas de auditora concentrarn en la misma, evitando generalidades que propicien prdida tiempo y de recursos. el el se de

1. PLANIFICACIN ESPECFICA
Es el proceso de recopilacin de informacin y de verificacin de hechos, que sern la base para conocer las caractersticas fundamentales de la entidad y para la ejecucin del examen. La verificacin de hechos a travs de la informacin recopilada y mediante entrevistas a funcionarios, podr revelar la existencia de reas crticas, lo que se dejar constancia en los papeles de trabajo, para dar mayor atencin en la ejecucin del examen. 1.1 Recopilacin y anlisis de informacin En esta fase se recopilar la informacin relacionada con los siguientes aspectos: a. Planeamiento Institucional Plan de desarrollo Planificacin estratgica/ plurianual Plan operativo anual Plan de inversiones y de compras Programas y proyectos Presupuesto aprobado Informes de evaluacin anual Otros documentos relativos al planeamiento institucional

b.

Organizacin Base legal de creacin y reformas Reglamentacin interna Estructura orgnica Asignacin de responsabilidades Delegacin de autoridad Manual de procesos Manual de funciones Detalle de recursos humanos por sistemas, proyectos, programas, unidades, procesos y/o actividades Cdigo de tica c. Operaciones Universo de operaciones reas claves donde haya mayor actividad sustantiva Manuales de procedimientos d. Informacin gerencial Ejecucin presupuestaria Informacin financiera Informes sobre seguimiento de la gestin Informes de auditora y de seguimiento de recomendaciones (auditora interna o externa).

e. Informacin adicional Grado de aceptacin por parte de los usuarios (a travs de denuncias, encuestas, prensa, otros) Procedimientos adoptados para medir e informar el desempeo. Se profundizar en el anlisis de la informacin general ya recopilada, para obtener la siguiente informacin de detalle: Objetivos de la entidad y de sus unidades Polticas generales y de cada rea Actas de directorio Indicadores de gestin institucionales y del sector Tipo de relacin entre el personal y el nivel directivo Estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones Procesamiento de la informacin utilizada Niveles de autorizacin Caractersticas de la tecnologa en uso Si se trata de empresas pblicas de produccin y comercializacin de bienes, se obtendr la siguiente informacin adicional: Bienes que produce y comercializa Canales de distribucin Volmenes de produccin Ubicacin geogrfica de las plantas
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Banco de datos de clientes Caractersticas del mercado y grado de competencia Nivel de inventarios Estructura de endeudamiento Caractersticas del proceso productivo Caractersticas de la tecnologa en uso

Para este tipo de auditoras, es importante revisar tambin, otras fuentes de informacin como: actas de reuniones de trabajo, memorias anuales, leyes y reglamentos especficos. Una vez obtenida toda la informacin necesaria, se proceder a agruparla y referenciarla tomando en consideracin los aspectos descritos en el ttulo recopilacin de informacin. En resumen, cuando se trate de una auditora de gestin que se realiza por primera vez en una entidad, programa o proyecto, la informacin que se obtendr en esta fase, ser numerosa y de gran diversidad; a diferencia de los exmenes concurrentes, en los que la informacin deber actualizarse. 1.2. Entrevistas y visitas Se llevar a cabo una primera entrevista con el titular de la entidad y dems directivos, con el fin de obtener informacin sobre los aspectos detallados anteriormente y en general sobre la organizacin y el contexto en que se desenvuelve, para lo cual se servir de una ayuda memoria de los puntos a tratar en la reunin, en la que se incluir la solicitud de colaboracin de todos los niveles de la entidad. Posteriormente, se realizarn, entrevistas con los responsables de las distintas reas administrativas de la entidad con el fin de obtener informacin adicional y especfica sobre las actividades propias de cada una, as como el detalle de los servidores de lnea, con quienes se tratarn los temas con mayor detalle. Es importante dejar constancia documental (ayuda memoria, solicitudes, actas, etc.) de este procedimiento, en papeles de trabajo. Se realizarn visitas a las oficinas e instalaciones de la entidad, para conocer su ubicacin y presentarse con los servidores. Sobre la base de los productos obtenidos, se realizar el anlisis de la documentacin, con el fin de obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos necesarios para la evaluacin de control interno. 1.3 Evaluacin del sistema de control interno La evaluacin del sistema de control interno en auditora de gestin, de conformidad a lo establecido por las normas ecuatorianas de auditora gubernamental, est dirigida a los sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva y econmica, considerando los componentes de control interno: ambiente de control, evaluacin del riesgo, actividades de control, informacin y comunicacin y seguimiento.
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La evaluacin de control interno, permitir acumular informacin sobre el funcionamiento de los controles existentes e identificar los asuntos que requieran profundizarse en la fase de ejecucin del examen. Segn sus resultados, se determinar la naturaleza y el alcance del examen y se calificarn los riesgos de auditora: inherente, de control, de deteccin y otros riesgos a los que est expuesta la entidad, conforme a lo que seala la norma ecuatoriana de auditora gubernamental a) Sistema administrativo (NCI 200)

Se evaluar el proceso administrativo, verificando la existencia de un entorno organizacional favorable con lneas de conducta y medidas de control que permitan alcanzar los objetivos institucionales, con la ayuda de un cuestionario de control interno que incluya la identificacin de los siguientes instrumentos: Planificacin: planificacin estratgica/plurianual, planificacin operativa, programas y proyectos, plan de inversiones, plan anual de compras, indicadores institucionales. Organizacin: base legal, reglamentacin y normativa interna; estructura orgnica y funcional; identificacin y levantamiento de procesos. Direccin: valores, integridad y tica; polticas administrativas y tcnicas; delegacin, comunicacin, coordinacin; difusin. b) Sistemas de apoyo (NCI 400)

Se evaluarn los sistemas de apoyo, identificando el establecimiento de polticas y procedimientos de control para manejar los riesgos de administracin; la proteccin y conservacin de los activos; y el establecimiento de controles de acceso a los sistemas de informacin. Para lo cual se verificar la existencia de los siguientes instrumentos: Sistemas de informacin: administrativa, financiera, operativa y de tecnologa aplicada. Administracin financiera: presupuesto, contabilidad, costos, tcnicas de anlisis financiero (horizontal y vertical), indicadores financieros e indicadores presupuestarios. Administracin del talento humano: reclutamiento y seleccin; capacitacin y desarrollo profesional, clasificacin y valoracin de puestos; evaluacin y promocin; seguridad social e industrial y planificacin del talento humano. Sistema de administracin de bienes: adhesin a la contratacin pblica; proceso de adquisiciones; garantas; distribucin, control y custodia, uso y destino de los insumos y bienes de larga duracin.

c)

Sistemas que agregan valor (NCI 300)

La evaluacin de los sistemas que agregan valor o misionales, consiste en realizar pruebas de cumplimiento a las actividades de control implantadas por la entidad; valuar el plan de mitigacin diseado para prevenir los posibles eventos negativos en la consecucin de objetivos, funciones o procesos; efectuar el relevamiento de los procesos; ejecutar pruebas de cumplimiento al proceso generador de productos o servicios y determinar el nivel de riesgo de control; verificando lo siguiente: En la planificacin estratgica y operativa, los objetivos o lneas estratgicas asignadas al proceso de produccin. Los estndares a nivel nacional e internacional, aplicables al sector econmico, societario y tcnico en el que se desenvuelve la entidad, a fin de efectuar una comparacin de los resultados de los indicadores aplicados. En el sistema de informacin, los indicadores diseados y configurados para la produccin. El universo de transacciones o datos estadsticos de la produccin de bienes y servicios que correspondan a cada ao dentro del perodo bajo examen. Comparacin inicial de lo ejecutado versus lo programado. Memorias anuales para conocimiento de accionistas, clientes internos, externos y pblico en general, sobre la produccin de bienes y servicios. Clasificacin de la produccin en funcin de grupos homogneos, caractersticas particulares y costos. Clasificacin de la produccin estratificada por aos, para medir comportamiento y tendencias de los bienes y servicios. Controles diseados para evaluar los procesos que incluyan: propsito, objetivos, indicadores cuantitativos, sistemas de medida y responsables independientes y competentes. Informes de control de gestin, sobre la produccin de bienes o servicios, sobre la base de los indicadores diseados para ese fin. La evaluacin de control interno incluir adems, el seguimiento a todos los sistemas o procesos, considerando los siguientes elementos: o Desarrollo de los objetivos, o Medicin de resultados, o Comparacin del rendimiento frente a objetivos y metas propuestas, Anlisis de causas de desviaciones, o Toma oportuna de acciones correctivas y revisin continua de stas. La verificacin de los controles se realizar, aplicando pruebas de cumplimiento en determinadas operaciones, para comprobar el funcionamiento del sistema; en el caso de detectarse desviaciones con respecto a los procedimientos de control de cualquier rea administrativa, se deber ponderar su importancia relativa, en funcin de la gestin total de la entidad.
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La evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de los riesgos y reas crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. Para viabilizar de mejor manera la evaluacin del sistema de control interno, se considerar la ejecucin de las siguientes actividades y la obtencin de los productos detallados a continuacin, considerando lo que establece el Manual de Auditora de Gestin, vigente: Actividades Aplicar el cuestionario de control interno Definir la ponderacin de cada una de las preguntas Calificar el nivel de confianza y riesgo Productos reas crticas, Matriz de riesgos Hallazgos. Plan de muestreo Muestra seleccionada Programas a la medida. 1.4 Determinacin de reas crticas Sobre la base de los resultados de la evaluacin del sistema de control interno, se determinarn las reas crticas, que sern las que presenten deficiencias de control por la ausencia de controles o porque los existentes no funcionan o son innecesarios; seleccionando las de mayor importancia relativa. En la seleccin de estas reas, adems se considerar: la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra: los resultados de otras auditoras; y, el criterio del propio auditor sobre la gestin de la entidad. Por otra parte, se tomarn en cuenta las operaciones, procesos o actividades medulares de las reas que son prioritarias para la administracin, como por ejemplo: administrativa y financiera, administracin de bienes y servicios, talento humano, produccin y/o comercializacin de bienes o servicios y sistemas. Para identificar las reas crticas de una manera ms objetiva, se elaborar una matriz que muestre el impacto que las deficiencias de control causan en los sistemas de administracin. Sobre la base de este estudio, el auditor determinar en forma jerarquizada las reas, sistemas, proyectos, procesos o actividades crticas, en las cuales deber profundizar el anlisis.

1.5 Determinacin del alcance de auditora Una vez determinadas las reas y actividades crticas y sus prioridades, de ser necesario, se realizarn modificaciones al alcance del examen, de conformidad a las disposiciones legales vigentes. 1.6 Programas de auditora Los programas para la auditora de gestin, al igual que para otro tipo de auditora, describen especficamente como se deben llevar a cabo las actividades durante la ejecucin del examen, contienen una relacin ordenada de forma secuencial y lgica de los diferentes procedimientos a desarrollarse en relacin a los objetivos propuestos, en cada uno de los sistemas, proyectos, programas procesos, actividades o rubros a examinarse. Los programas para una auditora de gestin, constituyen los pasos que deben seguirse para su anlisis, en trminos de eficacia, eficiencia, economa, legalidad e impacto; por lo tanto, se formularn con cierta flexibilidad que permita modificaciones cuando se necesite profundizar en los hallazgos encontrados y generar recomendaciones aplicables, oportunas y pertinentes que ayuden a la entidad auditada a corregir las deficiencias. Los programas especficos y a la medida, segn la naturaleza del rea o actividad crtica y los rubros seleccionados a examinar, sern elaborados por el auditor encargado del anlisis, considerando lo siguiente: a) Objetivos: La determinacin de los objetivos estar directamente relacionada, con el rubro especfico a examinar y en su formulacin se considerar el perodo correspondiente y el rea crtica especfica. b) Procedimientos: Anlisis de la eficiencia Anlisis de la Economa Anlisis de la Eficacia Anlisis de la Economa Anlisis de la Ecologa 1.7 Memorando de planificacin El memorando de planificacin resume las actividades desarrolladas en la fase de planificacin de la auditora, se incluye: informacin general de la entidad, actividades de control realizadas; el enfoque de auditora, los objetivos, alcance y estrategia de auditora, indicadores de gestin, un resumen de la evaluacin del sistema de control interno, las reas crticas detectadas, la calificacin de los factores de riesgo; a la vez, permite definir los recursos a utilizar, el tiempo requerido y los programas para la ejecucin del examen; en concordancia con el contenido del formato Memorando de Planificacin del Manual de Auditora de Gestin, vigente.
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EJECUCIN DE LA AUDITORA
En esta etapa, se ejecuta el trabajo de auditora, con el desarrollo de los programas y con la obtencin de la evidencia suficiente, relevante y competente, basada en criterios de auditora y procedimientos definidos en cada programa; evaluacin de los resultados de la gestin y determinacin de los hallazgos resultantes para sustentar los comentarios, las conclusiones y recomendaciones que sern incluidas en el informe.

1. PROGRAMAS DE AUDITORA
A. Anlisis de la eficiencia El estudio de la eficiencia, se realizar determinando los siguientes parmetros: a) La productividad de las operaciones, actividades o servicios en trminos del desempeo de los trabajadores, en un perodo de tiempo y el costo de los recursos utilizados; a mayor productividad, mayor beneficio econmico o calidad del servicio; por lo tanto los esfuerzos de auditora estarn concentrados en los empleados que realicen la misma tarea en un mismo lugar, o el mismo trabajo en distintos lugares.

b) La cuantificacin de las salidas de productos o servicios.

c) La importancia de la actividad para los usuarios internos y externos.

d) Los factores que pueden incidir en la falta de eficiencia de una actividad, como por ejemplo: El uso excesivo de recursos frente a un rendimiento bajo en el trabajo. Falta de evaluacin peridica del nivel de desempeo. La insatisfaccin de clientes internos o externos. Una excesiva acumulacin o centralizacin de trabajo. Mtodos desactualizados de trabajo y procedimientos engorrosos. Falta de acciones para mejorar la eficiencia. Retrasos en la produccin de bienes o servicios por la subutilizacin de recursos humanos y materiales. Existencia de reas subutilizadas o innecesarias.

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B. Anlisis de la eficacia Para este anlisis, se tomar en cuenta lo siguiente: a) Evaluacin de la validez, confiabilidad y suficiencia de los indicadores de gestin. b) Evaluacin de la estructura de los indicadores, con el fin de establecer si los resultados de su aplicacin, permiten reconocer el o los elementos que los causan. c) Evaluacin de la normativa interna y su aplicacin, considerando: Su concordancia con el marco jurdico vigente Necesidades administrativas para su emisin Identificacin de los vacos que impidan la medicin de la eficacia

d) Evaluacin de factores que reduzcan la implementacin de medidas alternas de eficacia, tomando en cuenta los siguientes elementos: Alternativas de medicin que se adapten en relacin con los objetivos de la entidad Fuentes de datos para esas mediciones Procedimientos de control de calidad alternativos Procedimientos de muestreo alternativos Costos

C. Anlisis de economa La economa est asociada con los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para el desarrollo de la gestin de las entidades, por lo que dichos factores debern evaluarse de conformidad con el siguiente anlisis: El recurso o talento humano debe reclutarse atendiendo a las necesidades administrativas de la entidad y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, con sujecin a la planificacin institucional y deber cumplir con los requisitos de capacitacin diseados para el efecto. Las entidades podrn contratar profesionales especializados, cuando la necesidad institucional lo amerite y sobre la base de alcanzar sus objetivos, para lo cual se tomar en cuenta la relacin costo/beneficio. Los recursos materiales son clave para la gestin de una entidad y estarn ligados a su naturaleza, a las actividades que realiza y a la importancia de su desempeo. Su adquisicin se efectuar guardando las formalidades que

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disponga la entidad y en funcin del plan aprobado; el control de los mismos, se lo har en cumplimiento a las disposiciones emitidas sobre control de bienes. Los recursos financieros de la entidad debidamente presupuestados permitirn que la entidad, sistema, programa, proceso o proyecto obtenga los recursos humanos y materiales que requiere para el desarrollo de sus actividades. La eficiencia incorpora variables como los recursos utilizados para alcanzar resultados; por lo tanto, cuando evaluamos eficiencia, tambin medimos economa. De igual modo, para evaluar la eficacia, medimos resultados en funcin de objetivos alcanzados. En conclusin, los programas de medicin de eficiencia y eficacia tambin podran contener objetivos y procedimientos para medir la economa. D. Anlisis de la ecologa Para este anlisis, se tomar en cuenta lo siguiente: El desarrollo del control ambiental, la preocupacin que se tiene por el medio ambiente y la depredacin de los recursos. Las normas ambientales que deben cumplir las entidades tanto pblicas como privadas.

E. Anlisis de la tica Como la corrupcin administrativa ha llegado a niveles inconcebibles, la propia sociedad va tomando conciencia de los problemas y dando soluciones de carcter tico. No slo los cdigos de tica de los profesionales estn en vigencia y deben cumplirse; sino que los gobiernos coadyuvan con leyes que deben cumplirse.

2. DETERMINACIN DE REAS CRTICAS

En la seleccin de estas reas, adems se considerar: la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los riesgos que involucra, los resultados de otras auditoras; y, el criterio del propio auditor sobre la gestin de la entidad. Por otra parte, se tomarn en cuenta las operaciones, procesos o actividades medulares de las reas que son prioritarias para la administracin, como por ejemplo: administrativa y financiera, administracin de bienes y servicios, talento humano, produccin y/o comercializacin de bienes o servicios y sistemas.

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Para identificar las reas crticas de una manera ms objetiva, se elaborar una matriz que muestre el impacto que las deficiencias de control causan en los sistemas de administracin. Sobre la base de este estudio, el auditor determinar en forma jerarquizada las reas, sistemas, proyectos, procesos o actividades crticas, en las cuales deber profundizar el anlisis. DESARROLLO DE HALLAZGOS Esta es la fase ms extensa en donde se integran los especialistas y se conforma el equipo de trabajo multidisciplinario. El concepto de hallazgo de auditora implica cuatro atributos, que constituyen los comentarios de auditora: CONDICIN.- Lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad. Es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto a una operacin, actividad o transaccin. La condicin refleja el grado en que los criterios estn siendo logrados. Es importante que la condicin se refiera directamente al criterio o unidad de medida porque el objetivo de la condicin es describir lo bien que se comporta la organizacin en el logro de las metas expresadas como criterios. CRITERIO.- Es la norma con la cual mide el auditor la condicin. Son la metas que la entidad est tratando de lograra o las normas relacionadas con el logro de las metas. Necesariamente son unidades de medida que permiten la evaluacin de la condicin actual. Los criterios pueden ser los siguientes: Criterios Tpicos: 1. Disposiciones por escrito: a. Leyes b. Reglamentos c. Instrucciones en forma de manuales, procedimientos, etc. d. Objetivos e. Polticas f. Normas g. Otras disposiciones 2. Sentido comn 3. Experiencia del auditor 4. Opiniones independientes de expertos

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CAUSA.- Motivo, razn por el que se dio la desviacin o se produjo el rea crtica, o es el motivo por el que no se cumpli el criterio o norma. Causas Tpicas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Falta de capacitacin Falta de comunicacin Falta de conocimiento de requisitos Negligencia o descuido Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas Falta de buen juicio o sentido comn Falta de honestidad Falta de delegacin de autoridad Auditora interna deficiente

EFECTO.- Dao, desperdicio, prdida. Es el resultado adverso, real o potencial que resulta de la condicin encontrada. Normalmente representa la prdida en dinero en efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas. El efecto es especialmente importante para el auditor en los casos que quiere persuadir a la administracin de que es necesario un cambio o accin correctiva para alcanzar el criterio o meta. Siempre que sea posible, el auditor deber expresar en su informe el efecto cuantificado en dinero u otra unidad de medida. Sin embargo, ciertos aspectos no pueden ser expresados en tales trminos. Efectos Tpicos: 1. Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros. 2. Prdidas de ingresos potenciales 3. Violacin de disposiciones generales 4. Inefectividad en el trabajo( no se estn realizando como fueron planeados o lo mejor posible) 5. Gastos indebidos 6. Informes poco tiles, poco significativos o inexactos. 7. Control inadecuado de recursos o actividades. 8. Inseguridad en que el trabajo se est realizando debidamente. 9. Desmoralizacin del personal.

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3. OBTENCIN DE EVIDENCIAS
Las evidencias pueden ser: fsicas, documentales, testimoniales y analticas, y debern ser evaluadas para el desarrollo de los hallazgos, verificando que cumplan con las siguientes condiciones: A. Suficiencia del trabajo realizado; es decir, recopilacin de hechos reales, adecuados y convincentes. B. Confiabilidad de los antecedentes obtenidos; los antecedentes debern ser vlidos y confiables, es decir que reflejen la situacin real de la entidad o rea examinada. Para determinar la confiabilidad de la evidencia, se sugiere considerar las siguientes reflexiones: La evidencia proveniente de una fuente independiente, puede ser ms confiable que la obtenida en la organizacin auditada. La evidencia obtenida bajo un slido sistema de control interno, es ms confiable que la que se deriva de un control interno dbil o inexistente. La evidencia que es fruto del anlisis fsico, es ms aceptable que la obtenida indirectamente. Los documentos originales son ms confiables que las copias. La evidencia testimonial obtenida en versin libre es ms fidedigna que la obtenida bajo condiciones intimidantes.

C. Relevancia entre los antecedentes obtenidos y la materia analizada; es decir, la relacin entre la evidencia y su utilizacin; la informacin que se utilice para demostrar un hecho, ser relevante si guarda una relacin lgica con ese hecho. Los datos procesados en medios informticos, que son importantes para el desarrollo de la auditora de gestin, sern aceptados siempre que sean relevantes y confiables. Factores a considerar Sobre la base de lo considerado en las Normas Internacionales de Auditora, el juicio del auditor respecto de la evidencia suficiente y apropiada, deber basarse en los siguientes factores:

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La evaluacin de la naturaleza y nivel del riesgo inherente de la entidad o del componente a examinar. Naturaleza de los sistemas de contabilidad y de control interno y la evaluacin del riesgo de control. Importancia relativa del componente a examinar. Experiencia obtenida en otras auditoras. Resultados de auditoras anteriores, incluyendo fraude o error que puedan haberse encontrado. Fuente y confiabilidad de informacin disponible.

4. INDICADORES DE GESTIN
Los Indicadores de gestin son variables o parmetros que permiten medir de forma cuantitativa y cualitativa, el grado de cumplimiento de un sistema, proyecto, programa, componente, proceso, actividad o de la ejecucin de las operaciones, en trminos de eficiencia, economa, efectividad e impacto. Para la construccin del indicador se deber colocar en el numerador las variables con datos relativos a insumos, procesos o productos y en el denominador se colocarn las variables cronolgicas, fsicas o econmicas de comparacin. Se pueden utilizar datos primarios o indicadores que relacionan dos datos; una vez elegidos los indicadores, se definen los objetivos contra los que se van a comparar, la periodicidad en que se realizarn las mediciones y cuando los desvos se convertirn en alertas, es decir, indicarn los niveles por encima o por debajo de los cuales el indicador es importante. Caractersticas: Estarn ligados a la misin, visin, los objetivos estratgicos y las metas trazadas. Establecern una periodicidad y un responsable de clculo. Proveern informacin til y confiable para la toma de decisiones. El nmero de indicadores ser el necesario para evaluar la gestin, uso de los recursos y grado de satisfaccin de los usuarios, evitando los que no son aplicables. Se integrarn con los procesos, reas funcionales y sistemas de evaluacin organizacional.

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Ficha tcnica de indicadores Los indicadores se presentarn en una matriz denominada ficha tcnica, que contiene la siguiente informacin: Nombre del indicador Factores crticos de xito Frmula de clculo del ndice Unidad de medida Frecuencia Estndar Fuente de informacin Interpretacin Brecha

Clases de Indicadores Indicadores cuantitativos Son indicadores que miden el rendimiento de una actividad y entre otros pueden ser: Indicadores de volumen de trabajo, de eficiencia, de economa, de efectividad. Indicadores Cualitativos: Estos no miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los principios generales de una sana administracin. Criterios para identificar un indicador Simples y claros Representativos Investigativos Comparables Estables Relacin costo-efectividad

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Criterios para seleccionar indicadores Identificar el proceso Identificar actividades crticas a medir Establecer metas de desempeo o estndares Establecer medicin de desempeo Identificar las partes responsables Recopilar los datos Analizar y reportar el actual desempeo Comparar el actual desempeo con las metas o estndares Determinar si las acciones correctivas son necesarias Hacer cambios, para que el proceso concuerde con las metas o estndares Determinar si nuevas etapas o nuevas medidas son necesarias

5. CRITERIOS DE AUDITORA
Existen mltiples criterios que se pueden utilizar en auditora de gestin; se detallan a algunos criterios de auditora que pueden ser modificados segn la naturaleza de la entidad bajo examen: La medicin del desempeo es apropiada. Los servicios o bienes, estn bien definidos Las caractersticas del bien o servicio, como calidad y nivel de servicios, deben estar claramente especificadas. Los insumos estn relacionados, con los productos o producidos. resultados

Los datos de insumos y produccin de bienes y servicios, sern verificados. El desempeo debe ser adecuado, en comparacin con el estndar. La base de comparacin debe ser adecuada. El nivel actual de rendimiento debe ser aceptable, en comparacin con la base establecida. Los informes del desempeo sern claros, oportunos; establecern, si los objetivos han sido logrados y qu reas o actividades necesitan acciones correctivas con el fin de mejorar la productividad.

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La comunicacin a los servidores, sobre los niveles de desempeo alcanzados, en comparacin con los esperados, as como una investigacin sobre la calidad del ambiente de trabajo, ayudan a la mejora de la productividad. La mejora en la eficiencia, debe ser evaluada sistemticamente, realizando anlisis de organizacin y metodologa de trabajo. Los Informes sobre productividad de bienes y/o servicios, se mantienen actualizados Los sistemas informticos son evaluados peridicamente, con el fin de detectar fallas que puedan afectar a las operaciones. Actualizacin peridica de los procesos de evaluacin de desempeo, considerando la normativa que se dicta para el efecto.

6. PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo de auditora constituyen el soporte del trabajo llevado a cabo por el auditor, contienen los comentarios, conclusiones y recomendaciones incluidos en su informe; as como las evidencias del cumplimiento del debido proceso de auditora.

Los papeles de trabajo, vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas de planeamiento y ejecucin de la auditora con el producto final de la misma, el informe de auditora.

Las normas ecuatorianas de auditora gubernamental, sealan, que los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con la indicacin de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo de su tarea; son el vnculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecucin y del informe de auditora, por tanto contendrn la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el informe.

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Comunicacin DE RESULTADOS
Se preparar un informe final, el mismo que en la auditora de gestin revelar las deficiencias existentes, contendr los hallazgos positivos y en la parte correspondiente a las conclusiones se expondr en forma resumida lo cual destaca el incumplimiento con su efecto econmico y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economa envase a los recursos utilizados. Las tareas que se llevan a cabo son las siguientes: El Supervisor y Jefe de Equipo elaboran el borrador del informe, sntesis y memorando de antecedentes. El Subdirector revisa el borrador de informe. El Director revisa informe y autoriza realizacin de conferencia final. El Jefe de Equipo convoca a involucrados a la lectura de borrador de informe. El Equipo multidisciplinario realiza conferencia final con funcionarios y relacionados. El Supervisor y Jefe de Equipo receptan puntos de vista y documentacin de funcionarios y terceros relacionados. El Supervisor y Jefe de Equipo redactan el informe final, sntesis y memorando antecedentes. El Subdirector revisa el informe, sntesis y memorando de antecedentes. El Director de Auditora previa revisin suscribe el informe. La Direccin de Planificacin y Evaluacin Institucional realiza control de calidad del informe, sntesis y memorando de antecedentes. El Contralor o Sub-contralor aprueban el informe. Director de Auditora remite el informe a la entidad auditada y el informe, sntesis y memorando de antecedentes a la Direccin de Responsabilidades.

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TIPOS DE INFORME A.- INFORME GENERAL RESPONSABLE rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe. INTRODUCCION Breve descripcin de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinacin y participacin empleados para su desarrollo, duracin de la revisin, as como el propsito y explicacin general de su contenido. ANTECEDENTES Exposicin de la gnesis de la organizacin, es decir, orgenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron en la decisin de implementar la auditoria. TECNICAS EMPLEADAS Instrumentos y mtodos utilizados para obtener resultados en funcin del objetivo. DIAGNOSTICO Definicin de las causas y consecuencias de la auditoria, las cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles. PROPUESTA Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION Explicacin de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados. SEGUIMIENTO Determinacin de los mecanismos de informacin, control y evaluacin necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Sntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para el logro de las propuestas. APENDICES O ANEXOS Grficos, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentacin y fundamentacion de la auditoria.

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b.- INFORME EJECUTIVO RESPONSABLE PERIODO DE REVISION Lapso que comprendi la auditoria. OBJETIVOS Propsitos que se pretenden obtener con la auditoria. ALCANCE Profundidad con la que se audito la organizacin. METODOLOGIA Explicacin de las tcnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. SINTESIS Relacin de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. CONCLUSIONES Sntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuacin. c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentes las siguientes caractersticas: Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable. Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil.

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Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de redireccionar el enfoque estratgico.

c.- INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organizacin. Mediante este informe se puede analizar y evaluar: Si se llevo a cabo todo el proceso de aplicacin de la auditoria. Si se presentaron observaciones relevantes. Si la auditoria esta en proceso, se reprogramo o se replanteo. Las horas hombre que realmente se utilizaron. La fundamentacion de cada observacin. Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas. Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando Presentan las siguientes caractersticas: Inconsistencia en la cadena de valor de la organizacin. Inobservancia del marco normativo aplicable. Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios. Deficiencia en el servicio de los proveedores. Falta de informacin del desempeo de competidores. Perdida de oportunidades de negocio. Baja rentabilidad y productividad. Existencia de una cultura organizacional dbil. Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas. Generacin de bienes y servicios sin la calidad requerida. Potencial de innovacin desaprovechado. Urgencia de replantear los procesos centrales. Necesidad de re direccionar el enfoque estratgico.

Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organizacin, este informe puede presentarse acompaado de un ejemplar del informe general o ejecutivo.

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Monitoreo
El trmino monitoreo es dinmico, permanente y brinda mayor margen de maniobra del auditor. La negociacin de recomendaciones en buen trmino de la palabra, pone de manifiesto la habilidad que debe tener el auditor para redactar una recomendacin que sea viable, econmica y contribuya a mejoras reales o potenciales. En el monitoreo se supervisa - revisando la presencia y funcionamiento de sus componentes a lo largo del tiempo, lo que se lleva a cabo mediante actividades permanentes de supervisin, evaluaciones independientes o una combinacin de ambas tcnicas. Durante el transcurso normal de las actividades de gestin, tiene lugar una supervisin permanente. El alcance y frecuencia de las evaluaciones independientes depender fundamentalmente de la evaluacin de riesgos y la eficacia de los procedimientos de supervisin permanente. Las deficiencias en la gestin de riesgos corporativos se comunican de forma ascendente, trasladando los temas ms importantes a la alta direccin y al consejo de administracin. La auditora no ser efectiva si ha concluido con un buen informe y no se le efecta un seguimiento para verificar, que la empresa auditada ha puesto en marcha las observaciones y recomendaciones que le ha propuesto el equipo auditor. El mtodo para efectuar el seguimiento, depender del tipo de observacin, y tambin de la importancia y materialidad de las observaciones, y tambin de la importancia y materialidad de las observaciones y recomendaciones.

ACTIVIDADES DE SUPERVISIN PERMANENTE

Diferentes actividades llevadas a cabo en el curso normal de la gestin de un negocio pueden servir para realizar la supervisin de la eficacia de los componentes de la gestin de riesgos corporativos. Estas actividades incluyen la revisin diaria de informacin de las gestiones normales del negocio.

EVALUACIONES INDEPENDIENTES
Aunque los procedimientos de seguimiento permanente normalmente proporcionan una retroalimentacin importante sobre la eficacia de los componentes, puede resultar provechoso echar un nuevo vistazo de vez en cuando, centrndose directamente sobre la eficacia de dicha gestin. Habitualmente, las evaluaciones independientes los componentes se llevan a cabo peridicamente. En algunos casos, son originadas por un cambio en la estrategia, procesos clave o estructura de la entidad. Las evaluaciones independientes son

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llevadas a cabo por la direccin, el departamento de auditora interna, especialistas externos o por una alguna combinacin de estas funciones. Las evaluaciones independientes tienen a veces un alcance amplio, incluyendo toda la entidad y todos los componentes de gestin de riesgos corporativos. En otros casos, la evaluacin se limita a una unidad de negocio, proceso o departamento especfico, abordando otras reas del negocio ms adelante.

REVISIONES DE AUDITORA INTERNA

El departamento de auditora interna proporciona una evaluacin de las recomendaciones hechas por el Auditor y actividades de control de una unidad de negocio, proceso o departamento. Estas evaluaciones proveen de una perspectiva objetiva sobre cualquiera de los componentes de la entidad o sobre todos ellos, desde el mbito interno de la empresa hasta la supervisin.

PROCESO DE EVALUACIN
La evaluacin de las recomendaciones del informe constituye un proceso en s misma. Aunque los enfoques o tcnicas varan, hay que aportar al proceso una disciplina, con ciertos fundamentos inherentes a ella. Un proceso metdico proporciona una base slida para una evaluacin. Se utilizan los ms diversos enfoques y tcnicas, en general dependiendo de las circunstancias de la empresa y la naturaleza y alcance de la evaluacin a realizar.

METODOLOGA
Se dispone de una variedad de metodologas y herramientas de evaluacin, incluyendo listas de comprobacin, cuestionarios, cuadros de mando y tcnicas de diagramas de flujo. Los evaluadores identifican las metodologas y herramientas necesarias para apoyar al proceso de evaluacin. Existen diversas de ellas bien estructuradas, que se emplean para documentar y evaluar aspectos especficos de la gestin de la entidad. Los factores de seleccin de dichas metodologas y herramientas de evaluacin son los de su facilidad de uso por parte del personal asignado, su relevancia para el alcance dado y su adecuacin a la naturaleza y frecuencia esperada de la evaluacin.

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LA ESTRATEGIA UTILIZADA PARA EL MONITOREO DE RECOMENDACIONES

Podra ser similar a la utilizada en la planificacin de la entidad. Tambin podra considerar criterios como el siguiente: Monitoreo Corporativo cuando las recomendaciones involucran al mximo ejecutivo, que por conveniencia debe siempre comprometer su actuacin Monitoreo Funcional en cuanto se vinculan los directores departamentales, que obligatoriamente se dan en todos los casos. Monitoreo operativo en cuanto tiene que ver con niveles vinculados con las operaciones. (procesos)

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BIBLIOGRAFIA:
MALDONADO E., Milton K. Auditora de Gestin. Cuarta Edicin. Gua Metodologa para la Auditora de Gestin.

NETGRAFA:
http://es.scribd.com/doc/18421825/23/Fases-de-una-Auditoria-de-Gestion

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