Unidad 2 Inicio del proyecto 2.1 Administracin del Personal del Proyecto 2.1.1 El lder del Proyecto 2.1.

2 Habilidades del Lder 2.1.3 Responsabilidades del Lder 2.1.4 Importancia de Administrar a Personas 2.1.5 Opciones para Estructura de Responsabilidades 2.1.6 Integrantes del Equipo, sus habilidades y responsabilidades 2.1.7 La Importancia Asignacin de Roles 2.1.8 La Organizacin del Equipo de Trabajo 2.1.9 La Integracin de Equipos de Trabajo con enfoque a la productividad 2.1.10 Tendencias Futuras de la Administracin de Proyectos

2.- INICIO DEL PROYECTO 2.1 ADMINISTRACION DEL PERSONAL DEL PROYECTO La administracin de personal es un cdigo sobre formas de organizar y tratar los individuos en el trabajo, de manera que cada uno de ellos pueda llegar a la mayor realizacin posible de sus habilidades intrnsecas, alcanzando as una eficiencia mxima de ellos mismos y de su grupo, y dando a la empresa de la que forman parte, una ventaja competida determinante, y por ende sus resultados ptimos. La causa principal de los problemas que se presentan al momento de realizar un proyecto de programacin es la falta de planeacin (aplicacin de procedimientos). Para evitar esto, se requiere poner atencin en la planeacin de las distintas etapas del desarrollo del producto (anlisis, diseo, implementacin, pruebas y mantenimiento). Un producto o servicio a implementar se entiende mejor segn se desarrollan el anlisis, el diseo y la instrumentacin; sin embargo, el proyecto de desarrollo no debe estar supeditado a la disponibilidad de suficiente informacin para iniciar la planeacin, para la elaboracin de un procedimiento adecuado preliminar. En este trabajo se exponen ciertas funciones que han de realizarse al momento de querer hacer una planeacin adecuada, dependiendo del tipo de proyecto que se llevar a cabo. Procedimientos El procedimiento es una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesin cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado. Serie de labores concatenadas. Se dice que es una serie de labores concatenadas, porque son una variedad de diferentes operaciones que se enlazan entre s, para que las anteriores sigan como base a las siguientes y as sucesivamente hasta lograr el resultado deseado Sucesin cronolgica porque se suceden o siguen una tras otra en tiempos subsecuentes y en orden lgico, dando respuesta a la pregunta Cuando.? Manera de ejecutar un trabajo. Porque nos indican el (como..?), El (quien.?), y el (donde..?) del trabajo. Caractersticas Completas: Consideran elementos materiales y humanos, as como el objetivo deseado. Coherentes: Que sus pasos sean sucesivos, complementarios y que tiendan al mismo objetivo. Estables: Firmeza del curso establecido, que no cambien a menudo, sino nicamente por emergencias.

Flexibles: Que permitan resolver emergencias sin romper la estructura establecida y que se restablezca el procedimiento al cesar la emergencia. Continuidad: Tienden a perpetuarse una vez establecidas y las modificaciones solo se agregan a las ya establecidas. Naturaleza y clase de procedimientos La naturaleza de el procedimiento se encuentra apoyada en la tendencia humana de seguir la lnea del menor esfuerzo; es decir, en el trabajo evitar estar decidiendo a cada paso, el (qu hacer?), (el cmo hacerlo..?)etc., lo cual se logra estableciendo los procedimientos que indican las rutinas fijadas para la resolucin de los diferentes aspectos de trabajo. Los procedimientos pueden ser: Para producir un artculo: . fabricas Para tramitar un documento: gobierno Para lograr un servicio: Bancos Para vender un producto: .. Comercios Ubicacin de los procedimientos (planeacin) en la teora de la administracin. Los procedimientos se consideran en el tercer nivel de la planeacin; es decir, en el primer plano se encuentran los objetivos; en el segundo plano las polticas y en el tercer plano los procedimientos. Niveles 1 el objetivo seala la meta a alcanzar. 2 las polticas trazan un camino de cmo llegar a esas metas; esto lo hace en trminos generales, consientes 3 los procedimientos indican paso a paso como realizar las actividades fijadas o trazadas por la poltica. Se hacen trabajos especficos para su aplicacin. Es muy factible confundir el mtodo con el procedimiento, por lo que es necesario tener presente que: el mtodo es la determinacin de cmo efectuar una labor tomando en cuenta el objetivo, las facilidades disponibles y el gasto total monetario en cuestin de tiempo y de esfuerzo. Es decir, el mtodo se refiere a las labores que constituyen un paso dentro de un procedimiento. El mtodo en si es ms limitado que el procedimiento. Importancia de los procedimientos. Se puede concebir a los procedimientos como los hbitos o costumbres de un organismo social. Estableciendo una analoga directa con los hbitos de una persona, se puede ver la importancia

que de estos tienen en su vida. Si una persona tiene hbitos o costumbres negativas, su vida estar llena de obstculos y nunca se podr realizar plena y satisfactoriamente. Del mismo modo, si todo organismo social tiene procedimientos ilgicos, contradictorios, etc., etc., tampoco podr realizar los objetivos sealados. De aqu la importancia del estudio y mejoramiento de los procedimientos. 2.1.1.-EL LIDER DEL PROYECTO Las principales funciones de un lder de grupo podran clasificarse en: Establecer una direccin: Desarrollar una visin a futuro de la cual guiarse para trazar una direccin que le sirva de gua al grupo. Esta visin puede ser tanto un objetivo global del proyecto si es el lder del proyecto o puede ser la visin parcial pero integral del rea que este lidera. Guiar a las personas del grupo: Saber comunicar la visin al grupo y hacer que estos incorporen esta visin para que todos sepan remar hacia esta visin. Motivar e inspirar: Ayudar a que las personas del grupo se sientan parte del grupo y se sientan motivadas a esforzarse para alcanzar los objetivos. Ser lder no significa manejar a las personas ejerciendo un poder ya sea otorgado por el escalafn u otorgado por alguna otra naturaleza. Sino tener la integridad para poder conducir el grupo hacia los objetivos previstos. Es importante recordar que se puede tener poder sobre el grupo pero no por ello lograr su liderazgo. 2.1.2.-Habilidades de un lder. Comunicacin: Se podra denominar como intercambio de informacin entre un emisor y un receptor. El emisor es el responsable de emitir la informacin de forma clara y comprensible para el receptor, a su vez este tiene que proporcionar un feedback de lo que recibe. Un lder en cualquier posicin dentro del proyecto tiene que dominar toda forma de comunicacin que le fuese posible, de esta forma puede comunicar de forma correcta los objetivos planteados. Negociacin: La negociacin implica conferenciar con algn otra persona para llegar a un acuerdo y obtener algn beneficio del mismo. Un lder debe saber negociar para poder realizar de forma eficiente la visin y los objetivos planteados. Los objetivos de negociacin pueden ser muchos, stos son los ms frecuentes. Alcance, costo y objetivos del programa. Cambios de alcance, costo o programa. Trminos contractuales y condiciones. Designaciones. Recursos. Solucin de problemas: Los problemas son figurita repetida en todo programa, proyecto y organizacin. Un lder tiene que saber enfrentar los problemas y guiar al grupo a travs de ellos hasta lograr una solucin integral. Un lder, tiene que detectar los sntomas de un problema antes que este ocurra y de esta forma estar preparado para cuando este se presente. Para esto tiene que tomar decisiones, estas decisiones tienen que ser adoptadas por todo el grupo para optimizar la accin a realizar.

Influenciar a la organizacin: Poder influenciar en el grupo significa que este haga las cosas que se tengan que hacer. Para lograr esto es necesario conocer las estructuras formales e informales de la organizacin. Muchas de estas habilidades son innatas, pero pueden aprenderse. Slo hay que prestar atencin y obrar para el siempre para el bien del grupo. Recuerden, ser lder no significa estar en lo ms alto del escalafn de un grupo, sino tan slo tener la integridad para poder guiarlo hacia el xito. 2.1.3.-RESPONSABILIDADES DEL LDER En un mundo lleno de cambios donde se requiere tomar decisiones constantemente una de las principales caractersticas del lder moderno es saber tomar decisiones, que no necesariamente van a satisfacer a todas las personas, pero s van a beneficiar la mayora. El lder moderno tiene la responsabilidad de dirigir, motivar, entusiasmar a la gente que le rodea con los objetivos que se han establecidos. Hoy tenemos miles de lderes en potencia que necesitan direccin y visin para poder desarrollarse y contribuir al crecimiento de otra persona. Ninguna persona que aspire a tener una posicin de liderazgo debe sentir temor a enfrentarse a las demandas que representan su posicin. Su actitud debe ser el ejemplo que fomente y atraiga el respaldo genuino de sus asociados; porque ellos confan que la determinacin, la seguridad y la firmeza de su lder ser su garanta para conseguir el xito que aspiran. La gente est buscando lderes a quien seguir, preparar los lderes del futuro es responsabilidad de los lderes del presente. Pavimentar el camino para que otros se puedan desarrollar es garantizar que en el futuro tendremos los lderes para dirigir a las futuras generaciones.

2.1.4.-IMPORTANCIA DE ADMINISTRAR A PERSONAS

Cuando un profesional recin recibido, de cualquier especialidad, ingresa a una organizacin, normalmente lo hace en la base de la pirmide, con una tarea especfica y sin personal a cargo Si este profesional se desempea exitosamente en su puesto de base, seguramente llegar el momento en que se le presentar la oportunidad de acceder a una posicin de supervisin. Esto nos lleva a la idea central: cuando un profesional, cualquiera sea su especialidad, pasa a tener gente a cargo, su principal funcin ser justamente la de administracin de dicho personal. Aqu Ya no tiene que realizar la tarea por s mismo, sino lograr que otros la hagan en forma eficaz y eficiente La Administracin de personal resulta fundamental para cualquier profesional que aspire a ocupar posiciones de liderazgo en cualquier organizacin.

Esto es claro, administrar una empresa es fundamentalmente administrar a las personas que la integran, ya que todos los dems recursos (econmicos, financieros, tecnolgicos, etc.) no tienen vida propia, sino que hacen los que los recursos humanos deciden...! A medida que un profesional va ascendiendo de nivel jerrquico en la pirmide organizacional, los conocimientos de su especialidad van gradualmente pasando a un segundo plano, tomando cada vez ms relevancia sus funciones como administrador de personal. Es por esta razn que el estudio de la Administracin de Personal resulta fundamental para cualquier profesional que aspire a ocupar posiciones de liderazgo en cualquier organizacin. Un mdico para curar a un enfermo requiere conocimientos de medicina, pero para dirigir un equipo de trabajo en un hospital requiere tambin profundos conocimientos de administracin de personal. Un mecnico para reparar un auto requiere conocimientos de mecnica, pero para conducir un grupo de tcnicos requiere conocimientos de administracin de personal. Los conocimientos de administracin de personal, es decir, los conocimientos que nos permiten guiar el comportamiento de otras personas en una organizacin se tornan ms relevantes cuanta ms alta sea la posicin de una persona en la jerarqua de una organizacin. Una especialidad (mdico, ingeniero mecnico, contador, licenciado en marketing, etc.) en general nos sirve para obtener un lugar en la base de la pirmide organizacional. Conocimientos de administracin de personal en sentido amplio (liderazgo, motivacin, comunicacin, conduccin de equipos, negociacin, administracin de remuneraciones, seleccin de personal, etc.) resultan hoy imprescindibles para ASCENDER en la pirmide organizacional. Por todas estas razones, entre otras, el estudio de la disciplina de administracin de personal resulta hoy fundamental para cualquier profesional que aspire a posiciones de supervisin, jefatura, gerenciamiento y/o direccin en cualquier organizacin. El desarrollo de una estructura o organizacional da como resultado puestos que tienen que ser cubiertos. El anlisis de puestos ese procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto. Como supervisor o especialista de personal, usted por lo general tratar de extraer del anlisis de puesto uno o ms de los siguientes tipos informacin: ACTIVIDADES DEL PUESTO. Por lo comn primero se obtiene informacin sobre las actividades realmente de trabajo desempeadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades y indica tambin como, por qu y cundo un trabajador desempea cada actividad.

COMPORTAMIENTO HUMANO. Tambin es posible reunir informacin sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicacin, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye informacin referente a las exigencias personales del puesto en trminos de gasto de energa, caminar largas distancias y otros. MQUINAS, HERRAMIENTAS, EQUIPO Y AUXILIARES UTILIZADOS AL TRABAJO. Aqu se incluye la informacin sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios proporcionados. CRITERIOS DE DESEMPEO. Tambin se rene informacin con respecto a los criterios desempeo por medio los cuales se valoran al empleado de ese puesto de. CONTEXTO DEL PUESTO. Este Comprende la informacin referente a cuestiones como condiciones fsicas y horario de trabajo y el contexto social y organizacin, por ejemplo, la gente con la que el empleado deber interactuar habitualmente. Tambin puede reunirse aqu informacin sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo. REQUERIMIENTOS HUMANOS. Finalmente, es usual reunir informacin con respecto a los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educacin, capacitacin experiencia laboral), as como los atributos personales (aptitudes, caractersticas fsicas, personalidad, intereses) que se requieren.

2.1.5.-OPCIONES PARA ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES Para poder comprender mejor la estructura de responsabilidad es importante conocer los tipos de organigramas especficamente los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y autoridad. Y la definicin de responsabilidad Asumir las consecuencias de nuestros actos. Por tanto la estructura de responsabilidades implica a personas y departamentos. La forma ms sencilla de explicitar las responsabilidades, es mediante un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitan los diferentes departamentos y en el otro, las diversas funciones. 2.1.6.-INTEGRANTES DEL EQUIPO SUS HABILIDADES Y RESPONSABILIDADES JAVIER GUTIERREZ SAAVEDRA MIS HABILIDADES COMO LIDER DEL EQUIPO: Es dirigir bien y mantener el mando de la organizacin, de igual forma crear un ambiente controlado dentro del equipo para que podamos trabajar en armona y el fin que deseamos alcanzar sea el esperado, por otra parte tener la habilidad de poder tomar una decisin frente a los problemas que se nos vallan ocasionando, se honesto y brindar confianza hacia mis integrantes del equipo de igual forma hacerles sentir que soy un integrante del equipo y que al igual que ellos yo pondr de mi parte para que la organizacin sea la adecuada.

MIS RRESPONSABILIDADES COMO LIDER DEL EQUIPO SON: Estar siempre al pendiente de las cosas que se estn realizando para a si tener una buena organizacin de equipo, evitar que existan conflictos ya que estos nos perjudicaran, de igual forma tener la responsabilidad de asignar a cada quien su rol dentro del equipo, estar con ellos en todo momento para juntos llegar a la meta que tengamos planeados para la realizacin del proyecto, ser un lder y no aquel que ejerce un poder, para que a si mis integrantes de mi equipo se sientan motivados a alcanzar la meta deseada y hacer mejor las cosas da con da. JORGE ALBERTO SANCHEZ CASTILLO Entre las habilidades que tengo se encuentra la de buscar informacin, paciencia, sincero y sociable. Creo que las habilidades son las bases para ser un buen miembro del equipo y lograr los objetivos que me he planteado y en el transcurso del tiempo se va aprendiendo de los errores que se tenga con los proyectos que se han hecho, y con esto se pueden adquirir ms habilidades. Como dicen echando a perder se aprende. Mi responsabilidad como integrante del equipo es ser entusiasta con el propsito del grupo ser honesto para que la informacin que se tenga del proyecto solo la tenga el equipo, compartir

mis conocimientos y experiencias con los dems para que el equipo funcione, cumplir con mis obligaciones asignadas para que se pueda terminar el proyecto con xito, respetar las decisiones, ser positiva, ser puntual, adaptarme a la forma de trabajar del equipo o condiciones de trabajo, no causar conflictos en el equipo y estar unido al equipo. Noel Antonio Morales Escudero HABILIDADES: Mis habilidades dentro del equipo como un integrante ms, son las de cumplir con las labores que se me asignen de manera adecuada, y de manera correcta, tratando de que no ocurra algn error, cumplir con las tareas asignadas lo ms rpido posible. RESPONSABILIDADES: mis responsabilidades dentro del equipo, son las de hacer lo que se me indique lo mejor posible, no faltar ninguna vez, cuando se me indique se tenga que asistir a alguna junta, informar a mis compaeros de alguna actividad que se tena que hacer y la de cumplir con todo lo que se me indique. 2.1.7.-LA IMPORTACIA ASIGNACION DE ROLES Importancia de la asignacin de roles Este proceso de visualizacin requiere una identificacin de los roles dentro del proyecto. Los individuos que se consideran como participantes del proyecto son aquellos que se encuentran en el departamento de proyectos, en organizaciones funcionales e incluso personas fuera de la organizacin.

Para realizar la funcin de planeacin, el administrador de proyectos debe definir las tareas y los lineamientos de la organizacin, para que los miembros dentro de ella puedan construir, desarrollar y mantener una estructura y proceso de trabajo para cumplir con las metas deseadas. La organizacin de roles se convierte en la estructura a travs de la cual todos los esfuerzos dentro del proyecto son coordinados e integrados en un objetivo comn. Roles principales Existen varios tipos de roles dentro de la organizacin del desarrollo de un proyecto: El Administrador de Proyectos. Esta persona se encarga de resolver los problemas y de aprovechar las oportunidades que se cruzan dentro de la organizacin. Esta persona es una extensin del administrador general y por lo mismo debe tener una visin general. Debe resolver los problemas a travs de la toma de decisiones en cumplimiento con el objetivo. El Ingeniero de Proyectos. El rol de esta persona en ocasiones es confundido con el del administrador de proyectos. El ingeniero de proyectos coordina todas las tecnologas para asegurar un diseo tcnico satisfactorio del sistema. El Administrador de Diseo. Esta persona se encarga de participar en el desarrollo de planes y en la determinacin de las necesidades de recursos para el proyecto. Adems, define la carga de trabajo para el diseo y asigna el personal adecuado para las necesidades. Su trabajo tambin incluye mantener la excelencia tcnica de los recursos, reclutar, entrenar y manejar a la gente en la organizacin. El Ingeniero de Diseo. Ejecuta tareas de diseo y prepara planes detallados y calendarios para el diseo de tareas consistente con todo el plan de proyecto, incluyendo la definicin inicial de requerimientos. Equipo de Programadores. Se encargan de convertir a cdigo en computadora todo el trabajo realizado por el equipo de diseo. Equipo de Mantenimiento. Este grupo contempla tres tipos de actividades, como mejoramiento de las capacidades del producto, adaptacin del producto a nuevos ambientes de cmputo, y depuracin de errores.

2.1.8.-LA ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO. Es importante saber cmo se preparar el equipo para la realizacin de un proyecto, el lder decidir cmo organizarnos aplicando su habilidad de administrar a las personas, ahora en caso de que se den dos proyectos a la vez, dividir al equipo para la realizacin de la misma siempre y cuando se responsabilicen de sus puestos y no haya inconformidades en el grupo dividido. 2.1.9.-LA INTEGRACION DE EQUIPOS DE TRABAJO CON ENFOQUE A LA PRODUCTIVIDAD Un equipo de trabajo es mucho ms que la suma de las personas que lo componen La constitucin del equipo de trabajo es la actividad ms delicada con la que se enfrenta un director de proyecto y en la que ms debe demostrar sus capacidades. Debe tener claro que el equipo de trabajo es un grupo de personas interdependientes con respecto a la informacin, las fuentes, las habilidades y la combinacin de esfuerzos para llevar a cabo una meta comn la culminacin del proyecto. Actualmente las organizaciones se basan en un consolidado equipo de trabajo en el que se coordinan todos los elementos para implementar calidad, productividad, servicios y atencin ciudadana. Para que la estructura de un equipo de trabajo se consolide de la manera ms eficaz, se debe de tomar en cuenta lo siguiente: a) PRINCIPIO DE LA ESPECIALIZACIN: Cuanto ms se divida el trabajo, de cada integrante a una actividad limitada concreta, se obtiene mayor eficiencia, precisin y destreza. b) PRINCIPIO DELA UNIDAD DE MANDO: Para cada funcin debe existir un solo superior inmediato. Este lineamiento recoge el adagio popular que reza: El que a dos jefes sirve, con uno queda mal. c) PRINCIPIO DE LA DEFINICIN FUNCIONAL: Deben definirse por escrito las actividades y responsabilidades que corresponden a cada puesto, entendiendo por ste la unidad de trabajo de personal especfico d) PRINCIPIO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: La autoridad es el poder de dar rdenes de exigir obediencia a los colaboradores. Por su parte, responsabilidad es el deber de dar cuentas al superior. e) PRINCIO DE IGUALDAD: Destaca que debe haber una correspondencia entre el volumen de autoridad y de responsabilidad atribuida y de responsabilidad atribuida a cada persona u organismo. Esta equivalencia es necesaria para evitar que se tenga excesiva responsabilidad sin la necesaria autoridad con muy poca responsabilidad. f) PRINCIPIO DE DELEGACIN: La auditoria se delega y la responsabilidad se comparte, lo cual significa que el jefe debe favorecer que sus colaboradores puedan tomar decisiones en el mbito de sus atribuciones, libremente aunque lo involucren l.

g) PRINCIPIO DE EQUIDAD EN CARGA DE TRABAJO: Es equilibrar las cargas de trabajo para todos los colaboradores en funcin a sus niveles y capacidades, para que puedan enfrentar dentro de una jornada laboral normal la carga de trabajo asignada.

2.1.10.-TENDENCIAS FUTURAS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS Acelerados cambios que se estn efectuando en estos tiempos de posmodernidad afectan todos los rdenes econmicos, sociales y polticos y, por lo tanto, tambin afecta el mundo de las organizaciones, que se expresa en los impactos, en el comportamiento de los individuos que la forman, sus estructuras sobre las que establecen las interacciones e intercambios, y que son facilitadas por sus procesos, procedimientos, sistemas y tcnicas, en una palabra, su tecnologa. Implicaciones futuras en la administracin: Cambios tecnolgicos y en las relaciones econmicas Cambios de estilos, fluidos de liderazgo y direccin organizacionales Cambios en las carreras profesionales, jornadas de trabajo, retiros tempranos, etc. Administracin de Proyectos: El administrador del futuro tiene que ser un buen operador, con un alto nivel de motivacin orientada a la obtencin de resultados mediante la adquisicin, asignacin y manejo de los recursos. Tiene que ser, por lo tanto, un administrador altamente desarrollado y auto confiable, con un amplio entrenamiento cientfico y tecnolgico, con capacidades y habilidades para resolver problemas a travs de procesos de investigacin y adaptacin de conocimientos, y por lo mismo, reclutado de los mejores programas de postgrado en administracin.