ACTIVIDAD DE LA UNIDAD No.

DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Elabora un ensayo mximo 2 pginas, sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve descripcin de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administracin Documental. NOTA: Si usted no se encuentra trabajando en el momento puede investigar para lograr la informacin pertinente, o puede documentarse valindose de trabajos anteriores.

ENSAYO Trabaje hace mucho tiempo en la gobernacin de bolvar desempeando las labores de administrador documental, en la unidad de presupuesto se maneja mucha documentacin de contabilidad, presupuestos, impuestos, estampillas, orden de prestacin de servicios, etc. Toda esta informacin es de carcter pblico, por consiguiente deba tratarse con mucha tica, a su vez deba se digitalizada y presentada en informes Desde el momento de su elaboracin acorde a lo que se est realizando se lleva un orden cronolgico para cada evento, esto con el fin de ser requerida alguna informacin luego de haber sido archivada, ya sea en el archivo activo o en el archivo de aos anteriores. Se presentaban informes mensuales de los documentos elaborados por cada una de las de las persona de cada rea de acuerdo a la secretaria departamental, ya que con ello se comprueba la efectividad de la labor realizada por el responsable de cada dependencia, esta documentacin es foliada en un libro de registro, revisada y digitalizada, la copia del documento es archivada y su original es difundida o transportada a la persona directamente interesada. Aunque para muchas empresas uno de los problemas actuales es la gestin documental. Debemos aprender a hacerlo para as poder gestionar la informacin ordenada previamente, y as poder Gestionar el conocimiento. Ya que existen malos hbitos muy frecuentes en las empresas respecto a la acumulacin de documentos.

En primer lugar, es frecuente que se acumulen en una sala o cuarto de san alejo todos los documentos sin ningn criterio. Las carpetas de los clientes se amontonan en una habitacin junto al ordenador que ya no se usa En estos casos, la mayora de directivos no invierten en la implantacin de sistemas de gestin documental, para ganar tiempo o atajar el problema de raz, su preocupacin es a corto plazo: vaciar el cuarto. Tambin suele ocurrir que cada profesional conserva sus papeles, por lo tanto, si no est l, no se pueden encontrar los documentos que ste ha generado. En este caso, los profesionales no ven la finalidad de la empresa en su conjunto, se centran en su trabajo y no saben lo que hace la persona de su lado. Frente a estos problemas, frecuentes en cualquier empresa o despacho profesional la importancia de trasladar al archivo la responsabilidad de administrar un sistema integral de documentacin, con la finalidad de proteger los derechos de la empresa, abaratar costos e incrementar la eficiencia de la gestin administrativa. Un ejemplo claro muchos profesionales que facturan por horas y pasan una maana entera buscando un documento. El tratamiento documental Las herramientas bsicas son suficientes para implementar un buen sistema de gestin documental. Y lo mejor es que ampliemos la implantacin del sistema. Teniendo en cuenta las tres variantes para el funcionamiento de la misma La clasificacin: implica establecer los tipos de documentos que genera la empresa. Puede ser orgnica o funcional, segn prime el organigrama o las funciones de la misma. La descripcin: por su parte, es el conjunto de datos que identifican un documento. Aqu deben determinarse los distintos campos, como la ubicacin fsica, la fecha o el contenido. Hay que utilizar los mismos trminos para facilitar la bsqueda de documentos y no generar confusin. Respecto a la conservacin: guardar toda la documentacin o desprenderse de ella en cuanto se ha utilizado. Hay que saber ser selectivos en la conservacin de documentos. Por ltimo, la recuperacin es el resultado que evala las anteriores tareas. La finalidad de la gestin documental es recuperar los documentos lo ms rpido posible. La capacidad de controlar la informacin y recuperar la documentacin ofrece una excelente imagen. Ante las dudas de las empresas sobre la seguridad de los sistemas de gestin documental, siempre ser ms fiable crear un sistema donde se den permisos para acceder a los archivos, se monitoricen y controlen los registros, a tener almacenada la documentacin en carpetas que cualquiera puede llevarse en cualquier momento. Aunque la seguridad suprema no existe, hay que tratar de crear un sistema suficientemente seguro. Cuando hablamos de Gestin de Conocimiento no significa que todo el mundo deba acceder a todo Para disear un proyecto de gestin documental, se necesita tiempo, dinero y gente especializada es un proyecto de empresa. Un sistema de gestin documental es algo vivo, se puede ir desarrollando y

aadiendo funcionalidades segn las necesidades de la empresa. Una vez analizada la situacin de la organizacin un paquete sencillo para un grupo reducido de personas, corrige los errores cometidos y despus extindelo al resto de la organizacin Ventajas de la gestin documental. En primer lugar, la gestin documental es un gran paso hacia la gestin del conocimiento. Cuando a travs de una gestin documental avanzada se llega a la gestin del conocimiento, los conocimientos adquiridos por los empleados se pueden compartir con los dems. Las habilidades y conocimientos tcnicos de la gente se pueden aprovechar para mejorar el trabajo los sistemas avanzados permiten acceder a terceros (clientes, proveedores), a travs de Internet, a la documentacin, en cualquier momento y desde cualquier sitio. Por otra parte, se puede aprovechar para optimizar los procedimientos internos. Un buen sistema ayuda a que la empresa sea ms eficaz y, por tanto, ms rentable.